caso practico; optimizacion de proceso administrativo en taller
Post on 25-Jun-2015
6.387 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
CASO PRÁCTICO
ANÁLISIS Y MEJORA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
REDUCCIÓN DEL DESPILFARRO EN LA OFICINA
Fecha: 06-09-12
Autor: José Fuentes
1.- ANTECEDENTES
Los procesos administrativos están presentes en todas las empresas. Generalmente, estos
procesos administrativos no son sometidos a análisis de su productividad quedando implícitos en
ellos grandes despilfarros que son asumidos sin tan siquiera plantearse la posibilidad de su mejora.
Es una realidad que, muchas empresas nacen siendo pequeñas y van creciendo conforme
aumenta sus ventas, es decir, su producción. Estas empresas van adaptando tanto el personal
como la maquinaria a este incremento de demanda, llegando a convertirse en grandes compañías
con grandes facturaciones pero, ¿adaptan a la vez los procesos administrativos al crecimiento de la
misma? La realidad es que en la mayoría de los casos no, pudiendo ver grandes empresas
gestionadas del mismo modo “artesanal” que cuando eran pequeñas, siendo necesario un gran
volumen de administrativos para tramitar la información necesaria para que la producción salga
adelante.
En este relato se trata un caso particular de la situación descrita, en concreto de un taller
mecánico, el cual comenzó formado por un único miembro, el dueño del taller, el cual ejecutaba
todas las tareas desde la recepción del vehículo hasta la entrega al cliente una vez reparado.
El diagrama de proceso de estas tareas era el siguiente:
www.zadecon.es Página 1 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
A medida que entraban más pedidos (coches a reparar) el dueño tuvo que contratar a más
mecánicos para tener capacidad de atender a la demanda. Además, trasladó el taller a una nave de
mayores dimensiones para tener capacidad de albergar más vehículos. Con más mecánicos en el
taller y más vehículos a reparar, las tareas administrativas (recepción de vehículos, pedidos de
repuestos, aperturas de órdenes de trabajo, etc.) comenzaron a ganar peso, quedando el dueño de
taller con dedicación exclusiva a la gestión del trabajo. No obstante, posteriormente, se comprobó
www.zadecon.es Página 2 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
que constituía un cuello de botella en el ciclo de trabajo, no siendo capaz de abastecer a los
mecánicos con las órdenes de trabajo a tiempo, por lo que además contrató un administrativo para
la atención de clientes y a un jefe de taller para la organización del trabajo pasando él a realizar las
tareas exclusivas de contabilidad.
La nueva estructura organizativa del taller era la siguiente:
Con la intervención de tantos participantes en el proceso productivo, pronto comenzaron a
aflorar problemas en el traspaso de información los cuales no tenían un origen claro. Para intentar
paliar esta situación se generaron diversos documentos y trámites para asegurar el correcto
traspaso de dicha información.
Sin embargo, estos documentos se generaban para solventar incidencias particulares, no se
tenía en cuenta el proceso productivo completo, por lo que la carga administrativa pasó a ser
nuevamente un cuello de botella, pero esta vez sin la existencia de un aumento de demanda. Ante
esta situación, el gerente del taller tomó la decisión de analizar su método de trabajo en los
procesos administrativos en lugar de seguir el camino habitual que es contratar más administrativos
y entorpecer aún más el proceso.
www.zadecon.es Página 3 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
2.- DESPILFARROS EXISTENTES
Grupo de despilfarro Detalle de despilfarro Comentarios
Si bien puede existir
despilfarro en el método de
Despilfarro en el método: CdM
Despilfarro en el diseño del
trabajo: CdD
trabajo, en este caso el
despilfarro mayor se encuentra
en el propio proceso.
Existe un elevado despilfarro
Despilfarro en el proceso: CdP en el proceso debido al diseño
del mismo.
Despilfarro por bajo
desempeño: Cact
Despilfarro en la fabricación:
CdF Despilfarro por fallos de
gestión: Cg
En este caso no se valora este
despilfarro.
Este despilfarro también está
presente, en gran medida
debido al mal diseño del
método el cual conlleva la
aparición de errores.
3.- OBJETIVO DEL RELATO
3.1.- Objetivo demostrativo
Los procesos administrativos también pueden ser analizados de forma científica. Debido a esta
habitual falta de análisis en estos procesos administrativos existe un elevado despilfarro, lo que
además de requerir más mano de obra, generalmente generan errores de gestión que se ven
repercutidos directamente en el producto final.
3.2.- Objetivo pedagógico
Este relato tiene como objetivo mostrar la importancia de analizar los procesos administrativos.
En todos los procesos productivos, existen trabajos administrativos de los cuales depende en gran
www.zadecon.es Página 4 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
medida el transcurso correcto de la producción. Un proceso mal diseñado desde el comienzo no
hará más que arrastrar errores aguas abajo. Además, ¿cómo podremos exigir productividad en los
últimos eslabones de la cadena, si desde los primeros están percibiendo los errores?
4.- HERRAMIENTAS CLAVE DE MEJORA
Las herramientas empleadas para la mejora de la productividad en este proyecto han sido:
1- Mejora en tareas administrativas:
i.
ii.
Eliminar o minimizar las tareas que no añaden valor y duplicidades.
Representación en el diagrama de los puntos de inspección.
a. Elaboración de listas de chequeo.
iii.
iv.
v.
Procedimentar y hacer delegables las tareas.
Automatizar o mecanizar pasos.
Examinar tus procesos.
5.- DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO
Ante esta situación, el objetivo del proyecto es optimizar el procedimiento administrativo con la
finalidad de reducir su tiempo de ejecución y eliminar la posibilidad de cometer errores durante su
ejecución.
Para poder optimizar un proceso, primero hemos de contar con él. En la situación inicial del
taller, nos encontramos con que no existe un procedimiento definido, ya sea bueno o malo, por lo
que el primer paso es representar el procedimiento tal cual se está ejecutando.
Como se comentó anteriormente, la no existencia de procedimiento hacía que en cada ocasión
los trabajos se hicieran de forma diferente, no obstante, después del análisis se obtuvo el siguiente
procedimiento como estándar.
www.zadecon.es Página 5 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
www.zadecon.es Página 6 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Con el proceso diagramado podemos hacer una valoración del mismo para localizar mejoras y
fuentes de error.
De una primera observación se puede comprobar que, a priori, se genera gran cantidad de
documentación. Además, también se pueden observar tareas que se repiten y fuentes de errores
como vehículos que comienzan a ser reparados y quedan a la espera de recibir las piezas de
repuesto.
Según lo anterior, se opta por realizar un análisis de la documentación generada con el fin de
evitar tareas de no valor añadido y duplicidades en la información.
ANÁLISIS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE VEHÍCULO
DPTO.EJECUTANTE
DOCUMENTACIÓNGENERADA
DPTO.RECEPTOR
UTILIZACIÓN OBSERVACIONES
Hoja de aperturapara contabilidad
Contabilidad
Informar acontabilidad de
entrada depedido
Hoja que se creó al mismo tiempo que la hojade preaviso a jefe de taller por el mismomotivo que el descrito en esta.
Hoja con objeto de garantizar que ningúnpedido quede pendiente de abrir orden detrabajo. Este documento junto al anterior serellenan debido a que en una ocasión unvehículo quedó sin reparar por un problemade comunicación. Actualmente este error noes posible debido a que se genera unaapertura de orden de trabajo en la base dedatos.
Apertura del servicio a prestar. Da de alta eInforma a todo el taller del mismo.
Administración Hoja de preaviso ajefe de taller
Jefe de taller
Informar a jefede taller deentrada de
pedido
Apertura de ordende trabajo en basede datos
DPTO.EJECUTANTE
DOCUMENTACIÓNGENERADA
Jefe de tallerOrden de trabajo
para taller
DPTO.RECEPTOR
UTILIZACIÓN OBSERVACIONES
Informe contable
Jefe de taller
Apertura de ordende trabajo en basede datos
ContabilidadInformar a
contabilidad detipo de pedido
Este documento se utiliza para informar deltipo de pedido de entrada. Actualmente estaentrada se puede ver directamente ensistema con las órdenes de fabricación.
Sirve para tener el registro electrónico.Previamente ha sido dada de alta y ahora eljefe de taller completa esta orden con losdetalles de la reparación.
TallerOrden de trabajo
para taller
www.zadecon.es Página 7 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Apertura de ordende trabajo enpapel
TallerOrden de trabajo
para taller
Esta hoja sólo sirve para que los mecánicosla tengan impresa. Esta operación provienede tiempo atrás cuando los operarios nodisponían de ordenadores en sus puestos detrabajo. Actualmente, pueden consultar todaslas órdenes en el puesto.
DPTO.EJECUTANTE
DOCUMENTACIÓNGENERADA
DPTO.RECEPTOR
UTILIZACIÓN OBSERVACIONES
ContabilidadInforme de fechade entrega depedido
Jefe de taller ytaller
Jefe de taller ytaller
Al igual que en el caso anterior, este informese realizaba antes de disponer de equiposinformáticos para informar de la fechaprevista de recepción de los pedidos.Actualmente, puede ser consultada en elsistema.
En la tabla anterior se puede ver la documentación generada así como a quién va dirigida y la
utilidad que, a priori, tiene. En el apartado observaciones se muestra la información recogida al
respecto en el proceso de toma de datos.
Según esta información, se procede a determinar que tipo de documentación es válida y cuál
no, llegando a la siguiente conclusión:
www.zadecon.es Página 8 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
ANÁLISIS DEL FLUJO DE INFORMACIÓN
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DEVEHÍCULO
DPTO.EJECUTANTE
DOCUMENTACIÓNGENERADA
Hoja de apertura paracontabilidad
AdministraciónHoja de preaviso ajefe de taller
Apertura de orden detrabajo en base dedatos
DPTO.EJECUTANTE
DOCUMENTACIÓNGENERADA
Informe contable
Apertura de orden detrabajo en base dedatos
Apertura de orden detrabajo en papel
DPTO.EJECUTANTE
Contabilidad
DOCUMENTACIÓNGENERADA
Informe de fecha deentrega de pedido
DPTO.RECEPTOR
Contabilidad
Jefe de taller
NECESARIA
Jefe de taller
DPTO.RECEPTOR
Contabilidad
NECESARIA
Jefe de taller Taller
Taller
DPTO.RECEPTOR
Jefe de taller ytaller
NECESARIA
Como se puede observar, la mayoría de la documentación generada no era necesaria,
pudiendo eliminarse del proceso. Veamos su repercusión dentro del proceso en la siguiente figura:
www.zadecon.es Página 9 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
www.zadecon.es Página 10 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Como se puede apreciar en la figura anterior, con el análisis de la documentación hemos
conseguido eliminar una gran cantidad de las tareas ejecutadas en el proceso.
Además, en la etapa de entrega del vehículo, también se ha eliminado la tarea de “Informar al
cliente de la próxima revisión”. Esta tarea la hacía administración quién tenía esta información, para
ahorrar esta tarea se optó por disponer una pegatina en el propio vehículo donde, directamente los
mecánicos, anotaban estos datos, mejorando además, cara al cliente, el tiempo de entrega del
vehículo.
Una vez evaluada la documentación, el siguiente paso es buscar puntos del proceso donde sea
probable cometer errores. A este respecto, podemos observar, como en el diagrama quedó recogida
la posibilidad de que un vehículo quedara a la espera de ser reparado debido a la falta de piezas de
repuesto. De hecho, esta situación se daba con bastante frecuencia provocando en la fábrica tareas
de no valor añadido (movimiento de coches, movimientos de máquinas, etc.) y despilfarro
(reprocesos en las tareas de reparación). Esta situación provocaba bastante malestar en el taller, ya
que unos culpaban a los otros de la incidencia y al final, todo el mundo se veía afectado, los
mecánicos tenían que retirar los vehículos una vez comenzado el trabajo y cambiarlo por otros de
los que tuvieran todos los repuestos, el jefe de taller veía como toda su planificación fallaba
repercutiéndose en los clientes quienes recibían sus vehículos con retrasos y desde contabilidad se
veía como al final del día eran capaces de reparar menos vehículos de los previstos.
Analizando el trabajo en las instalaciones se pudo determinar que los motivos de que los
repuestos no estuvieran en el taller en el momento que eran requeridos eran principalmente dos:
- Desde contabilidad no se había hecho el pedido y nadie se había percatado. Esto era
provocado simplemente por la falta de seguimiento de un procedimiento fijado.
- El jefe de taller y operario no habían considerado la fecha de entrega del pedido antes de
comenzar con la reparación del vehículo, lo que provocaba comenzar a reparar un vehículo
sin que estuvieran todos los componentes necesarios en el taller.
Para solucionar todas estas incidencias, se optó por el diseño de un procedimiento general que,
de forma práctica utilizaran todos los miembros del taller. Dicho procedimiento servirá como guía de
trabajo para todos los integrantes y llevará incorporado las herramientas necesarias para evitar la
aparición de errores, de tal forma que en todas las ocasiones se realizaría el trabajo de la misma
manera.
www.zadecon.es Página 11 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Antes de ver dicho procedimiento de trabajo, se muestra el diagrama de proceso después de
las mejoras obtenidas con la eliminación de la documentación innecesaria. Además se ha
incorporado un punto de inspección mediante el cual, nos aseguraremos de que ningún vehículo
comience a ser reparado antes de disponer de todos lo necesario para ello.
www.zadecon.es Página 12 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
www.zadecon.es Página 13 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Según este diagrama de proceso, se diseñó el procedimiento de trabajo, mediante el cual se
empezaría a regir toda la organización. Este procedimiento de trabajo se muestra a continuación:
Hito Inicial: Cliente con vehículos a reparar
Hito Final: La reparación está cobrada y el vehículo entregado al cliente
PROCEDIM IENTO REPARACIÓN DE VEHÍCULO
Fase FINALIZADO
EM PRESA "Arreglauto, S.L."
Quién Archivo
FECHADocumentos a
generar
dd/mm/aaaa
InformaciónTareas Acción
FALSOINICIO:
Entra unvehícul o a
- Recepción de vehículo
FALSORECEPCIÓN
BBDD / Órdenes
AdministraciónOrden de trabajo en
base de datos
Link a software gestión detaller
- Alta de orden de trabajo en base de
datos
FALSO ¿Mantenimientoo avería?
- Se determina si el vehículo se entrega
para un servicio de mantenimiento regular
o es una avería.Jefe de taller
MANTEN. AVERÍA
- Se entrevista al cliente con objeto de
recoger la información necesaria para
realizar la diagnosis de la avería.
Jefe de taller
- En caso necesario, se pedirá una
segunda opinión al mecánico
correspondiente.
Plantilla toma de datosavería
FALSODi a gnóstico de la
avería
FALSO Apetura de ordende trabajo
- Se realizará la apertura de la orden de
trabajo. En caso de tratarse de una
avería se traspasará la información
anotada en la "plantilla de toma de datos
avería".
BBDD / ÓrdenesJefe de taller Orden de trab ajo
FALSO
¿Es necesariorea lizar algún
pedido?Contabilidad
SI
FALSO Rea lizar pedido Contabilidad Hoja de pedidoSoftware contab ilidad y
registro de compras
- Pasar lista de chequeo antes de la
entrada del vehículo a reparación.
Repa ración devehícul o
Lista de chequeo iniciode trab ajos
- Se realizará en el vehículo las tareas
que se indiquen en la orden de trabajo.
- En caso de que el vehículo requiera
algún trabajo adicional se indicará al jefe
de taller para su aprobación por el
cliente.
Mecánicos
Hoja de trab ajosadicionales
IMPORTANTE: No realizar
ningún trabajo sobre el
vehículo que no se incluya
en la orden de trabajo sin la
autorización previa del jefe
de taller.
FALSO
www.zadecon.es Página 14 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
FALSO cliente.
Ll amar a cliente - Se llamará al cliente para indicarle que
puede recoger el vehículo.Administración Ficha de cliente
FALSO
INICIO: El cl ientel l ega a recoger el
vehícul o
FALSO
- Se realizar el cobro de la reparación
realizada.
Realiar cobro Administración
- Generar factura y entregar copia a
cliente
Facturación /Factura Software facturación
- Cobros aceptados:
Efectivo
Tarjeta
Talón
FALSO
Entrega r vehículo
- Se realizará la entrega del vehículo al
cliente dándole las indicaciones
oportunas.
Jefe de taller
FIN
FALSO
6.- MEJORA OBTENIDA Y CONCLUSIÓN
6.1.- Descripción de la mejora
Además de las mejoras derivadas de la optimización del proceso, las cuales pasaremos a
evaluar en el punto siguiente, las mejoras que aporta este método de trabajo son las siguientes:
•
•
Unificación del trabajo: Siempre se va a desarrollar el trabajo de la misma forma.
Eliminación de posibles fuentes de error: Una fuente de error era entrar vehículos a
reparar de los cuales no estaban disponibles todos los repuestos en el taller. Esto venía
motivado por dos causas. La primera que no se hubiera hecho el pedido, la cual se
solventa con el propio procedimiento, ya que no entrará ningún vehículo a reparar si la
tarea anterior no se ha ejecutado, lo cual se comprueba mediante los checks.
www.zadecon.es Página 15 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
No se empezará la reparación del vehículo si no están marcadas lastareas anteriores.
• Mejora continua: Ante cualquier error detectado en el proceso, este podrá incluirse en
el propio procedimiento de trabajo, quedando inmediatamente implantado para la
siguiente reparación.
• Mejora en el servicio prestado: Reduciendo los tiempos de espera y de entrega a los
clientes y minimizando las posibles incidencias.
6.2.- Conclusión y cuantificación de la mejora
En este punto se hace una evaluación de la mejora obtenida a partir de la optimización del
proceso. Para lo cual se presenta el resumen de un estudio de tiempos de las tareas administrativas
antes y después de la implantación de la mejora.
www.zadecon.es Página 16 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Estudio de métodos y tiempos de la tarea: Reparación de vehículo
Datos de la tarea
Empresa:
Dirección:
Localidad:
Código Postal:
Teléfono:
Nombre de la tarea:
Área-Sección:
Código de la tarea:
Arreglauto
C/ Reparación, 1
Madrid
28013
916202122
Reparación de vehículo
Taller
Nombre del archivo informático:
Analista/Autor:
Fecha de toma de datos:
Fecha de procesado:
Nº Revisión:
Fecha de revisión:
Motivo de la revisión:
Jose Fuentes Redondo
07/03/2012
10/04/2012
Inicial
-
Datos del estudio
Parámetros del pedido / producto
Descripción del parámetro del pedido
Tamaño del lote
Cantidad
1,00
Uds
cable Velocidad a Pie
Parámetros técnicos
Descripción del parámetro técnico
Distancia a recorrer para entrega de documentación
Cantidad
0,80
50,00
Uds
seg./metro
metros
Suplementos
Suplementos de descanso
Necesidades personales.
Fatiga.
Estar de pie.
Total suplementos de descanso.
Suplementos por imprevistos
Imprevistos.
Total suplementos por imprevistos.
Suplementos por inicio y fin de la jornada
Inicio y fin de la jornada.
Total suplementos
Cantidad
5%
4%
2%
11%
Cantidad
1%
1%
Cantidad
0%
12%
Porcentaje de coches con avería
Parámetros estadísticos
Descripción del parámetro estadístico
Porcentaje de coches para mantenimiento
Cantidad
40,00%
60,00%
Uds
Cuadro resumen de métodos y tiempos
Descripción
Tiempo estándar.
Coste mano de obra.
Coste mano de obra por unidad.
Clasificación de las operaciones.
Total operaciones de valor añadido.
Total operaciones de no valor añadido.
Total desplazamientos.
Total almacenamientos.
Total esperas.
Total inspecciones.
Total inspección operación.
Total búsquedas.
Total operaciones eliminables.
Total comunicaciones.
Seg/Ud
3.910,01
20,00
21,72
Seg/Ud
2.250,14
1.659,87
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1.659,87
0,00
Min/Ud
65,17
€/hora
€/unidad
Min/Ud
37,50
27,66
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
27,66
0,00
CdM 1,74
www.zadecon.es Página 17 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Operaciones unitarias de operario para finalización de cable
TareaCod
OpeDescripción de la operación
Tipo de
Operación
Distancia T. Normal
(Metros) (seg)
Tipo
Operación
Valor Añadido
OpEliminable
OpEliminable
Valor Añadido
Desplazamiento
Valor Añadido
OpEliminable
Valor Añadido
OpEliminable
Valor Añadido
OpEliminable
Sup. adic. Tot Supl
(%) (%)
Tiempo
Corregido
(Seg)
Unidades
Tiempo% Operación
Corregidoen la tarea
Total (Seg)
F_010 Recepción de vehículo
F_020 Rellenar hoja de apertura para contabilidad
F_030 Rellenar hoja de preaviso a jefe de taller
F_040 Abrir orden de trabajo en base de datos
F_050 Entrega de documentación
F_060 Diagnóstico de la avería
F_070 Generar informe contable
F_080 Apertura de orden de trabaje en base de datos
F_090 Apertura de orden de trabajo en papel
F_100 Realizar pedido
F_110 Rellenar informe de fecha de entrega
F_120 Llamar al cliente
352,10
128,23
134,87
95,62
50,00 40,00
823,21
254,55
183,64
421,74
365,54
124,32
130,23
412,32
378,32
140,32
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
12,00%
394,35
143,62
151,05
107,09
44,80
922,00
285,10
205,68
472,35
409,40
139,24
145,86
461,80
423,72
157,16
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
0,40
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
1,00
394,35
143,62
151,05
107,09
44,80
368,80
285,10
205,68
472,35
409,40
139,24
145,86
461,80
423,72
157,16
3.910,01
10,09%
3,67%
3,86%
2,74%
1,15%
9,43%
7,29%
5,26%
12,08%
10,47%
3,56%
3,73%
11,81%
10,84%
4,02%
100,00%
Valor Añadido
F_130 Realizar cobro Valor Añadido
F_140 Informar al clientre de la próxima revisión
F_150 Entregar vehículo
OpEliminable
Valor Añadido
SUBTOTAL TAREAS DE AJUSTES Y RECOGIDA DE PUESTO (MÁQUINA EN MARCHA)
Tiempo total de ejecución de la tarea: Reparación de vehículo 3.910,01 100,00%
Procedimiento Nº OperariosTiempo hombre
(minutos/unidad)
Reparación 1 65,17
Según el estudio anterior obtenemos los siguientes resultados.
•
•
Tiempo de operaciones de valor añadido: 37,50 min/vehículo
Tiempo de operaciones de no valor añadido (eliminadas con la mejora): 27,66
min/vehículo
Con lo cual se ha conseguido una mejora del 42,44% sobre el tiempo de ciclo inicial.
Considerando que de media el taller daba servicio a 35 vehículos semanales, es decir a 140
vehículos mensuales y que el precio medio de la mano de obra administrativa es de 20 € la hora
(0.33 € el minuto) obtenemos un ahorro de:
Ahorro mensual 27,66min € vehículos €
* 0,33 * 140 1.277,89vehículo minuto mes mes
www.zadecon.es Página 18 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
Lo que anualmente supone un ahorro de:
Ahorro anual 1.277,89€ meses €
* 11 14.056,81mes año año
Según todo lo anterior, se muestra una síntesis de la mejora obtenida en este proyecto:
•
•
Ahorro anual de 14.056,81 €.
Aumento de la capacidad del taller al optimizar las tareas administras las cuales
comenzaban a ser un cuello de botella. Esto permitirá la posibilidad de atender
a mayor número de vehículos.
•
•
•
•
Reducción de los errores que derivan en reprocesos y tareas de no valor
añadido.
Mejor servicio al cliente, reduciendo las esperas y el tiempo de entregas.
Unificación de las tareas en todos los departamentos del taller.
Implantación de un proceso de mejora continua.
A continuación se muestra una ficha en el que se resume toda la información referente a esta
mejora, de manera cuantitativa y estructurada, para ayudar a su compresión:
www.zadecon.es Página 19 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
CASO PRÁCTICO
PROPUESTA DE M EJORA
Documento 1 - Datos de la tarea y resumen de la mejora: Reparación de vehículo
Datos generales de la tarea
Empresa:
Dirección:
Localidad:
Código Postal:
Teléfono:
Nombre de la tarea:
Área-Sección:
Código de la tarea:
Cuadro resumen de la mejora
Actual Propuesto
Descripción de la mejora
Definición del problema:
No existe procedimiento en la realización de los procesosadministrativos, la documentación generada es numerosa,constituyendo un cuello de botella.
Arreglauto
C/ Reparación, 1
Madrid
28013
916202122
Reparación de vehículo
Taller
Mejora
Seg/Ud %Descripción
Tiempo estándar (Tiempohombre)
Coste mano de obra (€/hora)
Coste mano de obra porunidad (€/ud)
Total desplazamientos (m)
Clasificación de lasoperaciones
Total operaciones devalor añadido.
Total ope. deno valor añadido.
Totaldesplazamientos.
Totalalmacenamientos.
Total esperas.
Total inspecciones.
Total inspecciónoperación.
Total búsquedas.
Total operacioneseliminables.
Totalcomunicaciones.
CdM
Seg/Ud
65,17
20,00
0,36
56,00
Seg/Ud
Seg/Ud
37,50
Breve desarrollo de la mejora:
Se analiza la documentación generada, así como el resto de lastareas, eliminando todas aquellas innecesarias. Además, seestablece un procedimiento de trabajo para asegurar elcumplimiento de la mejora planteada.
27,66 42%
0,21
0,00
Seg/Ud
0,15
56,00
Seg/Ud
42%
100%
% Aprobado:
Fecha Aprobación:
Aprobado por:
Responsable deimplantación:
Plazo de implantación:
Fecha de implantación:
Horas-hombreasignadas:
Presupuesto asignado:
Aceptación de la mejora
SI
10/09/2012
Juan García
Pedro Capilla
2 semanas
11/09/2012
12 horas-hombre
1.200 Euros
NO
2250,14 2250,14
1659,87
44,80
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1615,07
0,00
3,22 %
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1,00 %
0,00
1659,87
44,80
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
1615,07
0,00
2,22
0%
100%
100%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
0%
Cuantificación de la Mejora esperada
Nº unidades producidas/año:
Ahorro esperado por unidad (€/ud):
Ahorro anual esperado (€/año):
1.540
9,13
14.056,81
Registro de implantación de la mejora
Fecha 1:
Fecha 2:
Fecha 3:
Implantado:
Implantado:
Implantado:
SI
SI
SI
NO
NO
NO
Grado de Implantación (%):
Grado de Implantación (%):
Grado de Implantación (%):
Grado de implantación es el porcentaje de obtención con respecto a la mejora esperada:
Presupuesto empleado:
Horas empleadas:
Mejora final obtenida:
Ahorro anual obtenido:
……………………… Euros
……………………… Horas-hombre
……………………… €/ud
……………………… €/año
www.zadecon.es Página 20 de 20
Copyright © 2012 Induser Organización Industrial, S.L. - Zadecon
top related