all hands it staff meeting 05312017.ppt - hawaii department of … · 2017. 6. 6. · microsoft...

DOH IT STAFFALL HANDSMEETING

ENHANCED SECURITY ACCESS

Department of Health05/31/2017

1

Agenda Introduction  Current State Future State HIPAA Security Policy / Password Tips Summary Reset / Renew Password Register for Self Service Password Maintenance Self Service Password Reset / Forget Password Self Service Change Password Multi Factor Authentication Questions and Answers

Introduction

Objective Improve Security Access to DOH Resources

Office 365 (Email, OneDrive, SharePoint, etc.)Application Systems (EMR, Financial, Personnel)

Why? Active Directory:  Vulnerable to hackers DOH email Impossible Travel Security Alerts DOH email accounts appearing on Dark Web ETS Directive on Hardening Password Policy ETS Implementation of Multi‐factor Authentication

Current State

Current Security Access to Resources

Who Are You (Email Address)

What do you know (password) User choice – Length and Character String Permanent – Does not require changing

Too Vulnerable and not Secure Enough

Future State

Improve Security Access  Who Are You (Email Address) – No Change What do you know

Password  Amended Security Password Policy SP 03.11 Account locks  (for 15 minutes) after 5 invalid logon attempts

Security Questions – (3 out of 5)

What do you own (code –> text, email, voice) Smartphone / Desk Phone Email address

HIPAA Security Policy Amending Security Policy ‐ SP 03.11  Change will include new parameters for password security: 10 characters minimum (lowercase/uppercase alphabet, numbers, and special characters).

Change every 90 days. 6 unique passwords before reusing a password.

Examples: DOH!sth3BE5t, Let5B3S@fe&

6

Password Tips DO

Use a passphrase to remember long passwords. Substitute letters with special characters (i.e., a to @). Protect your password like you would the keys to your house.

DON’T Use single dictionary words, sports teams, or popular names (such as Star Wars).

Use personal information. Use anything you would put on social media. Use a “one‐upped” password which means only changing your password by one character.

7

Summary ‐ Reset / Renew Password Register for Self Service Password Maintenance

http://aka.ms/ssprsetup

Self Service Password Reset / Forget Password http://portal.office.com Click on    Can’t access your account

Self Service Change Password http://portal.office.com Go to Settings  Click on    Change your password

Central Reference Web Site

http://password.doh.hawaii.gov From a Browser No log in Required

Web Site URL for Registration and Self‐Service Functions Detailed Step by Step instructions

Register Self Service Password Maintenance http://aka.ms/ssprsetup

Setup 2 of the 3 options: Office Phone

Extensions not supported

Authentication Phone Security Questions

Self Service Password Reset / Forget Password Self Service Password Reset / Forget Password

http://portal.office.com Click on    Can’t access your account Verify using options setup in registration (2 out of 3)

Office Phone Authentication Phone Security Questions

Reset your password

Self Service Change Password

Self Service Change Password http://portal.office.com Go to Settings  Click on    Change your password

OR

Domain computer – Ctrl + Alt + Delete 

Multi‐Factor Authentication (MFA)

User signs in from any device  Using existing username/password

Users must also authenticate using an email account, landline phone, mobile device, or authenticator app before access is granted Code is Requested by sign on process Code sent to Registered device or authenticator app (i.e. –Microsoft Authenticator or Google Authentiator) Text, email, Voice

Code entered in sign on process

Plan and Timetable May – Informational Briefings

DEC DOH IT Staff Distribution of Documentation to all DOH Staff

June  Staff Registration Period Training and Hands on Support System Configuration

July  Activate Enhanced Password Multi Factor Authentication Planning and Activation

Questions ??

15