administração do tempo belmetal 10

10/06 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

QUEM SOU EU?

• Eng. Elétrica e Administração

• Pós em Gestão Estratégica

• Executivo Sênior

• Professor presencial e EAD

• Consultor

• www.Formarnaweb.com

• Fotografia e cinema

• Importância;

• Primeiro o mais importante;

• Classificação das tarefas, quadrante de urgência e importância;

• Uso de ferramentas para organização das tarefas;

• Organização geral e de e-mail;

• Integração de ferramentas.

ALGUNS PONTOS

HOJE O RECURSO MAIS ESCASSO E

LIMITADO É O TEMPO!

INDÚSTRIA DO TEMPO

• GANHAR TEMPO;

• USAR TEMPO LIVRE;

• VENDER TEMPO.

E O MEU

TEMPO

COMO FAÇO

ESCOLHAS

• O que fazer?

• Qual o critério?

• Começo por

onde?

• Qual elimino?

Nossa vida é...

Tomar decisões !!

Programadas e

Não programadas

PROBLEMA

DIAGNÓSTICO

ALTERNATIVAS DECISÃO

AVALIAÇÃO

CICLO DA TOMADA DE DECISÃO

QUAL A

ALTERNATIVA

CERTA

•VALORES

•CRENÇAS

•PRINCÍPIOS

•SONHOS

•VISÃO

•RAZÃO

•MISSÃO

COMO ESTABELECER?

ROTEIRO

PROPÓSITO OBJETIVO

CLARO ESCOLHA

CERTA

E

AGORA

1 - ORGANIZAÇÃO

• Diminuir pendências; • 5S; • Analisar a carga de trabalho; • Delegar; • Reuniões planejadas; • Criar rotinas.

2 - PLANEJAR

• Estabelecer atividades;

• Catalogar atividades;

• Separar atividades;

• Paretto, 20 – 80;

• Montar cronogramas

BRINCAR

DE LEGO

E

COMER

SALAME ?

A - ATIVIDADES

• Liste todas as atividades e metas;

• Separe as que podem ser delgadas;

• Estabeleça os tempos de duração;

• Estabeleça metas SMART, Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Realizadores e com Tempo.

B - CATALOGAR

Modelo Stephen Covey:

• Importância

• Urgência

Urgente

Menos Urgente

Importante

I

Crises

Projetos com prazos determinados

Atividades sob pressão externa

Conflito com clientes significativos

Situações de conflito ou atrito com familiares ou amigos

Cobrança de resultados decisivos

II

Prevenção de problemas, proação

Planejamento

Prospecção de oportunidades

Fortalecimento de relacionamentos e amizades

Busca de novas formas de atuação

Reflexão e avaliação de sua forma de proceder

Menos

Importante

III

Interromper seu trabalho com freqüência para atender os outros

Atividades de efeito a curto prazo

Trabalho levado para casa que poderia ser feito no dia seguinte

Resposta imediata a todas as solicitações vindas de terceiros

IV

Manter-se ativo para parecer que trabalha duro

Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo

Hiperatividade social no trabalho

Arquivo morto

Fofocas com vizinhos

Visitas sociais por obrigação

MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA

C - SEPARAR

• Rotineiras diárias, semanais e mensais. Marque na agenda;

• Pessoais (desenvolvimento, educação, saúde, lazer, emocional, espiritual), familiares, profissionais, sociais;

• Prioritárias e emergenciais;

• Circunstanciais.

D - PARETTO

• 20 % das atividades representam 80% dos resultados esperados!!

PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO

PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A

R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S

8 8 8 8 8 8 8

9 9 9 9 9 9 9

10 10 10 10 10 10 10

11 11 11 11 11 11 11

12 12 12 12 12 12 12

13 13 13 13 13 13 13

14 14 14 14 14 14 14

15 15 15 15 15 15 15

16 16 16 16 16 16 16

17 17 17 17 17 17 17

18 18 18 18 18 18 18

19 19 19 19 19 19 19

20 20 20 20 20 20 20

AFINAR O INSTRUMENTO

FÍSICO

MENTAL

ESPIRITUAL

SOCIAL/EMOCIONAL

NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE :

MODELO SEMANAL

MODELO PROJETO

3 - ACOMPANHAMENTO

• Ferramentas gestão;

• Aplicativos;

• Outlook, Gmail;

• Registro, arquivo.

APLICATIVOS

• Android/iOS sincroniza com Gmail, gera e-mail avisando;

• Windows sincroniza com Outlook;

• Sincronização do Outlook.

1 - Ação/Gerenciamento

• Calendário/Agenda:

– Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas tarefas;

– Marcar todos os compromissos avulsos que surjam.

2 - Ação/Gerenciamento • Planos de ação – São para projetos e assuntos relevantes que

envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).

– Tarefas, data conclusão prevista duração responsável, precedências;

– Do Excel gerar tarefas e calendário dentro do Outlook. Colocar um período anterior para aviso;

– Do Excel mandar e-mail quando for revisado o cronograma para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;

– Dentro do Excel puxar as tarefas e calendário que estejam dentro do Outlook. Através da categoria colocar dentro do Plano de ação correspondente.

3 - Ação/Gerenciamento

• Pastas do Outlook – sempre deixar a pasta de entrada livre, os e-mails recebidos dar seguimento. Criar as pastas de acordo com as categorias, pessoas, Planos de ação, etc.

• Crie filtros de separação automática das pastas.

4 - Ação/Gerenciamento

• E-mails recebidos:

– Responder na hora – deletar ou dar categoria e mover para pasta, ou estabelecer horários;

– Deletar se não precisa de guardar;

– Através do Outlook gerar tarefa e calendário se for o caso de existir algo para ser feito no futuro e não for do cronograma, se for do cronograma gerar uma tarefa dentro do cronograma.

5 - Ação/Gerenciamento

• E-mails enviados

– Apagar se não precisar guardar através de regra por categoria;

– Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for gerar uma necessidade de cobrança de resposta copiar para calendário e tarefas e gravar.

• Reuniões agendadas, controladas e registradas pelo Outlook.

6 – Mídias sociais

• Disciplina e cuidado no uso;

• E-mail particular;

• Etiqueta.

S

A

N

T

O

G

R

A

A

L

V

I

D

A

E

T

E

R

N

A

NO FINAL

Se der tempo, você se questiona.

Faz o balanço da vida.

Que qualidade?

Qual o resultado?

Como usei meu

tempo?

Não é o tempo que voa.

Sou eu que vou devagar.

Helena Kolody

PARA REFLETIR ...

OBRIGADO

SUCESSO!!

http://www.antonioabmoreira.com.br

antonio albano moreira

@antonioabmoreira

antonio@antonioabmoreira.com.br