aau it services selma lagerlöfs vej 300 business case · side 5 af 15 business case [skriv...
Post on 12-Oct-2020
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
BUSINESS CASE
[SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
Revisionshistorik
Revisionsdato Version Ændringer Forfatter
AAU It Services
Selma Lagerlöfs Vej 300
9220 Aalborg Ø
Side 1 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
1 Indhold
1 Indhold ....................................................................................................................................................... 1
2 Introduktion ................................................................................................................................................ 3
2.1 Business case .................................................................................................................................... 3
2.2 Projektmodel ...................................................................................................................................... 3
2.3 Vejledning .......................................................................................................................................... 3
3 Baggrund og behov ................................................................................................................................... 4
3.1 Formål ................................................................................................................................................ 4
3.2 Behovsstiller ...................................................................................................................................... 4
3.3 Identificerede problemstillinger .......................................................................................................... 4
3.4 Konsekvenser og omfang af problemstillinger................................................................................... 4
3.5 Prioritering af problemstillinger .......................................................................................................... 5
3.6 Afgrænsning af problemstillinger ....................................................................................................... 5
3.7 Kort beskrivelse af behov .................................................................................................................. 5
4 Løsningshypotese ...................................................................................................................................... 6
4.1 Forretningsdesign .............................................................................................................................. 6
4.2 It-design ............................................................................................................................................. 6
4.3 Løsningstype og systemforandring .................................................................................................... 7
5 Formodet løsningsomfang ......................................................................................................................... 7
5.1 Forretningsmæssigt omfang .............................................................................................................. 7
5.1.1 Forretningsmodel ....................................................................................................................... 7
5.1.2 Forretningsprocesser ................................................................................................................. 8
5.1.3 Typer af brugere ........................................................................................................................ 8
5.2 Teknisk omfang ................................................................................................................................. 8
5.2.1 Data ........................................................................................................................................... 8
5.2.2 Applikationer og interfaces ........................................................................................................ 8
6 Gennemførelse .......................................................................................................................................... 9
6.1 Interessenter ...................................................................................................................................... 9
6.2 Risici .................................................................................................................................................. 9
6.3 Afhængigheder til andre foranalyse- og/eller projekter/opgaver ..................................................... 10
6.4 Organisatorisk implementering ........................................................................................................ 10
6.4.1 Omfang og udrulning ............................................................................................................... 10
6.4.2 Brugertræning .......................................................................................................................... 10
6.5 Kompetencebehov ........................................................................................................................... 10
6.5.1 Ledelse .................................................................................................................................... 10
6.5.2 Forretning ................................................................................................................................. 10
6.5.3 ITS ........................................................................................................................................... 10
Side 2 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
6.6 Indsats (estimering med usikkerhed) ............................................................................................... 10
6.6.1 Ledelse .................................................................................................................................... 11
6.6.2 Forretning ................................................................................................................................. 11
6.6.3 ITS ........................................................................................................................................... 11
6.7 Overordnet tidsplan for projektet ..................................................................................................... 11
6.8 Overordnet tidsplan for projektet ..................................................................................................... 11
7 Økonomi .................................................................................................................................................. 11
7.1 Gevinster .......................................................................................................................................... 11
7.1.1 Problembaserede gevinster ..................................................................................................... 11
7.1.2 Tillægsgevinster ....................................................................................................................... 12
7.1.3 Potentielle negative gevinster .................................................................................................. 12
7.2 Investeringsbehov ............................................................................................................................ 12
7.2.1 Områder ................................................................................................................................... 12
7.2.2 Økonomi ................................................................................................................................... 12
8 Strategisk fit ............................................................................................................................................. 13
8.1 Forretningsmæssigt fit ..................................................................................................................... 13
8.2 Teknologisk fit .................................................................................................................................. 13
Side 3 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
2 Introduktion
Business case
Business casen udarbejdes i projektets første fase og opdateres igennem hele projektet indtil at det er afsluttet.
Business casen lever igennem faserne; foranalyse, initiering og detailanalyse, anskaffelse, gennemførsel og
overdragelse. Business casen fungerer som beslutningsgrundlag ved alle projektets milepæle og giver et
opdateret og retvisende billede af projektet. Beslutningstagere forholder sig til business casens indhold og
beslutter på baggrund af business casen og projektets tilstand om projektet skal fortsætte eller afsluttes.
Projektmodel
Faseinddeling i foranalyse, initiering og detailanalyse, anskaffelse, gennemførsel og overdragelse sikrer at der
for alle projekter etableres et solidt beslutningsgrundlag inden organisationen forpligter sig til større udgifter,
at relevante parter er engagerede, at udbud eller egenudvikling sker i henhold til aftalte specifikationer, at
projektet gennemføres inden for de fastsatte rammer samt at den godkendte løsning levers som aftalt.
Gevinstrealisering sikrer at udbyttereview håndteres efter projektets afslutning og at værdien af løsningen
høstes fyldestgørende.
Vejledning
Business casen:
- Er baseret på spørgsmål – endnu ikke besvarede spørgsmål markeres med ”n/a”.
- Svar på spørgsmål kommer via interviews og workshops.
- Business casen lever igennem hele projektets livscyklus.
- Foranalysen producerer udkast til business case
- Initiering og detailanalysen producerer den detaljerede business case
- Business case, projektafslutningsrapport og gevinstrealiseringsplan danner den sidste ajourførte
dokumentation ved afslutning af projektet
Side 4 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
3 Baggrund og behov
Formål
Beskriv kort formålet med det udtrykte behov.
Behovsstiller
Beskriv behovsstiller(e).
Identificerede problemstillinger
Behovsscreening
• Hvilke problemer opleves?
• Kan problemerne grupperes/kategoriseres?
Konsekvenser og omfang af problemstillinger
Behovsscreening
• Hvad er konsekvenserne af problemerne – overordnet?
• Hvor ofte/hyppigt forekommer problemerne?
• Hvem oplever problemerne?
• Er der andre som kunne tænkes at have samme problemer?
Behovs- og fordelsanalyse
• Hvad er konsekvensen af problemerne?
• Tid - lang gennemløbstid i processen?
• Arbejdstid - tidskrævende arbejdsopgave/proces?
• Personaleomkostninger - ressourcekrævende arbejdsopgave/proces?
• Direkte omkostninger?
• Image?
• Medarbejdertilfredshed?
• Tilfredshed hos studerende?
• …
Side 5 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
Prioritering af problemstillinger
Behovs- og fordelsanalyse
• Hvordan skal problemerne prioriteres indbyrdes?
Afgrænsning af problemstillinger
Behovs- og fordelsanalyse
• Problemafgrænsning
• Antages det at alle eller kun nogle af problemstillingerne medtages i projektet?
Kort beskrivelse af behov
Behovsscreening
• Hvilke overordnede processer/arbejdsopgaver ønskes ændret?
• Hvad skal forretningen overordnet være i stand til når løsningen er implementeret?
• Procesmæssigt/arbejdsgang?
• Datafangst/dataregistrering?
• Beregninger?
• Output?
• …
• Hvornår skal organisationen være i stand til at arbejde på en ny måde?
• Fast deadline for alt eller tanker om en faseinddeling?
• Er der andre som kunne tænkes at have samme behov?
Behovs- og fordelsanalyse
• Hvilke overordnede IT-funktioner skal understøtte dette?
• Workflow – it understøttet arbejdsgang?
• Oprette?
• Ændre?
• Slette?
• Vise/søge?
• Dataudtræk/rapporter?
• Dataudveksling?
Side 6 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
• …
4 Løsningshypotese
Forretningsdesign
• Forretningsproces – standard eller individuel?
• Forretningsproces – deling af viden/data på tværs eller individuelt?
• Organisation – central eller decentral afvikling?
It-design
• Data/viden?
• System/applikation?
• Infrastruktur?
• Driftsmiljø?
Side 7 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
Løsningstype og systemforandring
• Eksisterende eller nyt?
• Løsningstype?
• Brancheløsning?
• Etableret standardløsning?
• Egenudvikling?
Løsningstype Eksisterende AAU løsning
Anskaffelse
Løsningen findes inden for det eksisterende uden tilretninger
Løsningen findes inden for det eksisterende med tilretninger
Mindre anskaffelse (f.eks. tillægsmodul/ delsystem)
Større anskaffelse Helt nyt system med egen systemarkitektur
National defineret løsning
Hvilket eller hvilke systemer
Hvilket eller hvilke systemer
Brancheløsning Hvilket eller hvilke systemer
Hvilket eller hvilke systemer
Etableret standardløsning
Hvilket eller hvilke systemer
Hvilket eller hvilke systemer
Egenudvikling Hvilket eller hvilke systemer
Hvilket eller hvilke systemer
Kan der foretages en fælles udvikling med andre universiteter?
5 Formodet løsningsomfang
Forretningsmæssigt omfang
5.1.1 Forretningsmodel
Behovsscreening
• Organisatoriske enheder?
• Fysiske enheder?
• Geografi?
• Kanaler?
• Produkter/Koncepter/Services?
• …
Side 8 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
5.1.2 Forretningsprocesser
Behovsscreening
• Overordnede processer/arbejdsopgaver?
Behovs- og fordelsanalyse
• End-2-end processer?
5.1.3 Typer af brugere
Behovsscreening
• Administration
• Studerende
• Undervisere
• Forskere
• Gæster
• Eksterne samarbejdspartnere
• …
Teknisk omfang
5.2.1 Data
Behovsscreening
• Typer af metadata?
Behovs- og fordelsanalyse
• SW interfaces?
5.2.2 Applikationer og interfaces
Behovsscreening
• Hvilke systemer?
Behovs- og fordelsanalyse
• Hvilke delsystemer?
Side 9 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
6 Gennemførelse
Interessenter
Beskriv de involverede interessenter til gennemførsel af projektet.
Nuværende situation AS-IS
Fremtid TO-BE
Hvem vil få glæde af initiativet Hvem vil få løst problemer
Hvem ejer processen og holdes ansvarlig for udviklingen
Hvem skal involveres i beslutninger Hvem skal godkende indstilling
Hvem skal godkende initiering/styregruppe
Hvem vil opleve ændring i dagligt arbejde Hvilke typer af brugere er involveret i
processen
Konsekvenser for drift og support
Hvem skal allokere ressourcer Økonomi
Medarbejdere
Hvem vil få glæde af initiativet Hvem vil få påvirkning af egne KPIer
Er der andre organisatoriske enheder, som også kan bruge løsningen
Andre initiativer Hvem har planlagt initiativer, der
berører de samme organisatoriske områder, systemer eller forretningsprocesser
Hvem er sponsor og leder andre projekter, der også påvirker
Risici
Beskriv identificerede risici i forhold til projektets gennemførsel.
Risikokategorier Sandsynlighed Status på risiko
Økonomisk Ringe Reduceret sandsynlighed
Applikationer Mellem Stigende sandsynlighed
Infrastruktur Høj Ikke længere relevant
Data
Accept af løsning
Kontraktuelt
Ressourcebehov
Organisatorisk forankring
Realisering af benefits
# Risiko-beskrivelse
Dato risk er identificeret
Risk ejer
Hvem identificerede
Kategori Sandsynlighed Konsekvens hvis risk optræder
Mulige modforanstaltninger
Status på risiko
1
2
3
4
5
Gennemførelse
Side 10 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
Afhængigheder til andre foranalyse- og/eller projekter/opgaver
Beskriv afhængigheder til andre projekter/opgaver.
Organisatorisk implementering
6.4.1 Omfang og udrulning
Med udgangspunkt i omfanget af forretningsmodellen, hvilken udrulning/udrulningsalternativ vil være den
mest hensigtsmæssige?
6.4.2 Brugertræning
• Hvad skal der trænes i (system og processer)?
• Hvor mange brugere anslås at skulle trænes?
Kompetencebehov
6.5.1 Ledelse
• Hvem skal involveres i at træffe beslutninger?
• Om projektets omfang og fremdrift?
• Om løsning?
• Hvem skal drive og lede projektet?
• Hvem skal have ansvaret for forandringsledelse og realisering?
6.5.2 Forretning
• Hvilke eksperter skal bidrage til design af løsningen?
• Hvilke medarbejdere skal bidrage til forandringsledelsen (træning, kommunikation, information, …)?
6.5.3 ITS
• Hvilke systemforvaltere skal bidrage til design af løsningen?
• Hvilken arkitektur, infrastruktur og informationssikkerhed og hvilke support- og systemspecialister
skal bidrage?
Indsats (estimering med usikkerhed)
• Særlige forhold vedrørende gennemførelse af foranalysen?
• Hvordan gennemføres foranalyseprocessen mest hensigtsmæssigt i forhold til:
• Initiativets vigtighed?
• Procesejerskab og bred involvering?
• Gennemførsel af behovs- og fordelsanalyse?
• Gennemførsel af økonomisk analyse?
• Udarbejdelsen af business case og indstilling?
Side 11 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
• Gennemførsel af projektet fra initiering og detailanalyse til og med overdragelse?
• Idriftsættelse af løsningen?
6.6.1 Ledelse
Hvem ejer projektet?
• Hvem skal involveres i at træffe beslutninger?
• Styregruppeformand
• Seniorbruger
• Seniorleverandør
• …
6.6.2 Forretning
Hvilke eksperter skal arbejde på projektet?
6.6.3 ITS
Hvilke specialister skal arbejde på projektet?
Overordnet tidsplan for projektet
• Behovs og fordelsanalyse
• Økonomisk analyse
• Indstilling
Overordnet tidsplan for projektet
• Initiering og detailanalyse • Anskaffelse • Gennemførelse • Overdragelse • Drift • Gevinstrealisering
7 Økonomi
Gevinster
7.1.1 Problembaserede gevinster
• Foranalysen
• Effektivitetsforbedring?
• Initiering og detailanalyse
• SMART
• Specifikt – Hvad vil jeg opnå med mit mål? Hvorfor vil jeg gerne nå mit mål? Hvem involverer det at
nå mit mål?
Side 12 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
• Målbart – Hvordan ved jeg når jeg har nået mit mål? Hvad er mit succeskriterium for målet? Hvad
har ændret sig når jeg har nået målet?
• Attraktivt – Hvad er min motivation for at nå målet? Hvordan beriger målet min nuværende
situation? Hvilken værdi giver det mig, når jeg har nået målet? Hvad drømmer jeg om?
• Realistisk – Tror jeg på at jeg kan nå mit mål? Vil jeg ofre, hvad der er nødvendigt for at nå mit mål?
Hvilke udfordringer kommer jeg til at møde på vejen? Hvordan tackler jeg udfordringerne?
• Tidsbestemt – Hvornår kan jeg nå mit mål? Hvad er mine deadlines på vejen mod målet? Hvor lang
tid har jeg? Hvor lang tid ønsker jeg at bruge?
7.1.2 Tillægsgevinster
Foranalysen
Som følge af forandringen?
7.1.3 Potentielle negative gevinster
Foranalysen
Som følge af forandringen?
Investeringsbehov
7.2.1 Områder
• Forretningens andel?
• Digitaliseringspuljen?
• ITS’ andel
7.2.2 Økonomi
Omkostningstyper Unit I&D Anskaffelse Gennemførsel Overdragelse Total
Inte
rn
AAU (ITS) Timer 0 0 0 0 0
1.000 DKK 0 0 0 0 0
AAU (andre enheder) Timer 0 0 0 0 0
1.000 DKK 0 0 0 0 0
Ydelser (fx IFS) 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Ekste
rn
Konsulenter Timer 0 0 0 0 0
(Budgetteret faktura) 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Andet (fx licenser, HW) 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Total før uforudsete omkostninger 0 0 0 0 0
Uforudsete omkostninger 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0
Side 13 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
8 Strategisk fit
Forretningsmæssigt fit
• Hvad skal det bruges til?
• Skal fungere som en vurdering af relevans/vigtighed for det enkelte behov • Ved flere behov kan dette også fungere som input til prioritering blandt de enkelte behov
• Business relationship manageren bør inddrage AAUs strategiske mål og programmets individuelle mål, samt relevante mål fra øvrige programmer.
Indtil programmerne har defineret deres egne mål, tager business relationship manageren udgangspunkt i
de temporære identificerede brændende platforme for det enkelte program.
Teknologisk fit
• Hvad skal det bruges til?
• Skal fungere som dokumentation af hvorvidt den antagne løsning er i overensstemmelse med IT-principperne
• Princip 1: Den samme opgave skal løses ved samme proces med samme it-løsning.
• Princip 2: Data registreres ved kilden, dvs. der, hvor data naturligt fødes, opdateres ét sted og
anvendes mange steder.
• Princip 3: Procesejeren har ansvaret for digitalisering af hele processen og ansvaret for, at
digitaliseringen gennemføres med involvering af alle interessenter.
• Princip 4: Digitalisering sker om muligt ved anvendelse af nationalt definerede it-løsninger
(fællesoffentlige løsninger), dernæst ved brancheløsninger (universitære fællesløsninger), dernæst
etablerede standardløsninger, som kan købes færdige og slutteligt gennem egenudvikling på AAU.
AAU udvikler samtidig helst it-services i fællesskab med andre universiteter.
Er løsningshypotesen
i overensstemmelse
med IT-principperne?
IT principper
P1 P4
P3 P2 P7
Løsningshypotese J/N J/N Afvigelses-
forklaring
Side 14 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]
• Princip 5: Valg af it-løsninger sker med udgangspunkt i offentlige standarder og offentlige
arkitekturprincipper.
• Princip 6: Ved anskaffelse og udvikling skal der altid ske vurdering af både open source og
kommercielle teknologier.
• Princip 7: Principperne 1-6 kan fraviges:
• Hvis det skaber værdi for AAU at gøre det og det samtidig kan forklares, hvorfor der afviges
• Hvis der er taget højde for konsekvenserne ved afvigelsen.
Hvad er et princip?
Et princip er et rammesættende udsagn, der
afgør, hvordan it skal anvendes ved AAU
top related