aau it services selma lagerlöfs vej 300 business case · side 5 af 15 business case [skriv...

BUSINESS CASE

[SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]

Revisionshistorik

Revisionsdato Version Ændringer Forfatter

AAU It Services

Selma Lagerlöfs Vej 300

9220 Aalborg Ø

Side 1 af 15 BUSINESS CASE [SKRIV PROJEKTETS NAVN HER]

1 Indhold

1 Indhold ....................................................................................................................................................... 1

2 Introduktion ................................................................................................................................................ 3

2.1 Business case .................................................................................................................................... 3

2.2 Projektmodel ...................................................................................................................................... 3

2.3 Vejledning .......................................................................................................................................... 3

3 Baggrund og behov ................................................................................................................................... 4

3.1 Formål ................................................................................................................................................ 4

3.2 Behovsstiller ...................................................................................................................................... 4

3.3 Identificerede problemstillinger .......................................................................................................... 4

3.4 Konsekvenser og omfang af problemstillinger................................................................................... 4

3.5 Prioritering af problemstillinger .......................................................................................................... 5

3.6 Afgrænsning af problemstillinger ....................................................................................................... 5

3.7 Kort beskrivelse af behov .................................................................................................................. 5

4 Løsningshypotese ...................................................................................................................................... 6

4.1 Forretningsdesign .............................................................................................................................. 6

4.2 It-design ............................................................................................................................................. 6

4.3 Løsningstype og systemforandring .................................................................................................... 7

5 Formodet løsningsomfang ......................................................................................................................... 7

5.1 Forretningsmæssigt omfang .............................................................................................................. 7

5.1.1 Forretningsmodel ....................................................................................................................... 7

5.1.2 Forretningsprocesser ................................................................................................................. 8

5.1.3 Typer af brugere ........................................................................................................................ 8

5.2 Teknisk omfang ................................................................................................................................. 8

5.2.1 Data ........................................................................................................................................... 8

5.2.2 Applikationer og interfaces ........................................................................................................ 8

6 Gennemførelse .......................................................................................................................................... 9

6.1 Interessenter ...................................................................................................................................... 9

6.2 Risici .................................................................................................................................................. 9

6.3 Afhængigheder til andre foranalyse- og/eller projekter/opgaver ..................................................... 10

6.4 Organisatorisk implementering ........................................................................................................ 10

6.4.1 Omfang og udrulning ............................................................................................................... 10

6.4.2 Brugertræning .......................................................................................................................... 10

6.5 Kompetencebehov ........................................................................................................................... 10

6.5.1 Ledelse .................................................................................................................................... 10

6.5.2 Forretning ................................................................................................................................. 10

6.5.3 ITS ........................................................................................................................................... 10


6.6 Indsats (estimering med usikkerhed) ............................................................................................... 10

6.6.1 Ledelse .................................................................................................................................... 11

6.6.2 Forretning ................................................................................................................................. 11

6.6.3 ITS ........................................................................................................................................... 11

6.7 Overordnet tidsplan for projektet ..................................................................................................... 11

6.8 Overordnet tidsplan for projektet ..................................................................................................... 11

7 Økonomi .................................................................................................................................................. 11

7.1 Gevinster .......................................................................................................................................... 11

7.1.1 Problembaserede gevinster ..................................................................................................... 11

7.1.2 Tillægsgevinster ....................................................................................................................... 12

7.1.3 Potentielle negative gevinster .................................................................................................. 12

7.2 Investeringsbehov ............................................................................................................................ 12

7.2.1 Områder ................................................................................................................................... 12

7.2.2 Økonomi ................................................................................................................................... 12

8 Strategisk fit ............................................................................................................................................. 13

8.1 Forretningsmæssigt fit ..................................................................................................................... 13

8.2 Teknologisk fit .................................................................................................................................. 13


2 Introduktion

Business case

Business casen udarbejdes i projektets første fase og opdateres igennem hele projektet indtil at det er afsluttet.

Business casen lever igennem faserne; foranalyse, initiering og detailanalyse, anskaffelse, gennemførsel og

overdragelse. Business casen fungerer som beslutningsgrundlag ved alle projektets milepæle og giver et

opdateret og retvisende billede af projektet. Beslutningstagere forholder sig til business casens indhold og

beslutter på baggrund af business casen og projektets tilstand om projektet skal fortsætte eller afsluttes.

Projektmodel

Faseinddeling i foranalyse, initiering og detailanalyse, anskaffelse, gennemførsel og overdragelse sikrer at der

for alle projekter etableres et solidt beslutningsgrundlag inden organisationen forpligter sig til større udgifter,

at relevante parter er engagerede, at udbud eller egenudvikling sker i henhold til aftalte specifikationer, at

projektet gennemføres inden for de fastsatte rammer samt at den godkendte løsning levers som aftalt.

Gevinstrealisering sikrer at udbyttereview håndteres efter projektets afslutning og at værdien af løsningen

høstes fyldestgørende.

Vejledning

Business casen:

- Er baseret på spørgsmål – endnu ikke besvarede spørgsmål markeres med ”n/a”.

- Svar på spørgsmål kommer via interviews og workshops.

- Business casen lever igennem hele projektets livscyklus.

- Foranalysen producerer udkast til business case

- Initiering og detailanalysen producerer den detaljerede business case

- Business case, projektafslutningsrapport og gevinstrealiseringsplan danner den sidste ajourførte

dokumentation ved afslutning af projektet


3 Baggrund og behov

Formål

Beskriv kort formålet med det udtrykte behov.

Behovsstiller

Beskriv behovsstiller(e).

Identificerede problemstillinger

Behovsscreening

• Hvilke problemer opleves?

• Kan problemerne grupperes/kategoriseres?

Konsekvenser og omfang af problemstillinger

Behovsscreening

• Hvad er konsekvenserne af problemerne – overordnet?

• Hvor ofte/hyppigt forekommer problemerne?

• Hvem oplever problemerne?

• Er der andre som kunne tænkes at have samme problemer?

Behovs- og fordelsanalyse

• Hvad er konsekvensen af problemerne?

• Tid - lang gennemløbstid i processen?

• Arbejdstid - tidskrævende arbejdsopgave/proces?

• Personaleomkostninger - ressourcekrævende arbejdsopgave/proces?

• Direkte omkostninger?

• Image?

• Medarbejdertilfredshed?

• Tilfredshed hos studerende?

• …


Prioritering af problemstillinger


• Hvordan skal problemerne prioriteres indbyrdes?

Afgrænsning af problemstillinger


• Problemafgrænsning

• Antages det at alle eller kun nogle af problemstillingerne medtages i projektet?

Kort beskrivelse af behov

Behovsscreening

• Hvilke overordnede processer/arbejdsopgaver ønskes ændret?

• Hvad skal forretningen overordnet være i stand til når løsningen er implementeret?

• Procesmæssigt/arbejdsgang?

• Datafangst/dataregistrering?

• Beregninger?

• Output?

• …

• Hvornår skal organisationen være i stand til at arbejde på en ny måde?

• Fast deadline for alt eller tanker om en faseinddeling?

• Er der andre som kunne tænkes at have samme behov?


• Hvilke overordnede IT-funktioner skal understøtte dette?

• Workflow – it understøttet arbejdsgang?

• Oprette?

• Ændre?

• Slette?

• Vise/søge?

• Dataudtræk/rapporter?

• Dataudveksling?


• …

4 Løsningshypotese

Forretningsdesign

• Forretningsproces – standard eller individuel?

• Forretningsproces – deling af viden/data på tværs eller individuelt?

• Organisation – central eller decentral afvikling?

It-design

• Data/viden?

• System/applikation?

• Infrastruktur?

• Driftsmiljø?


Løsningstype og systemforandring

• Eksisterende eller nyt?

• Løsningstype?

• Brancheløsning?

• Etableret standardløsning?

• Egenudvikling?

Løsningstype Eksisterende AAU løsning

Anskaffelse

Løsningen findes inden for det eksisterende uden tilretninger

Løsningen findes inden for det eksisterende med tilretninger

Mindre anskaffelse (f.eks. tillægsmodul/ delsystem)

Større anskaffelse Helt nyt system med egen systemarkitektur

National defineret løsning

Hvilket eller hvilke systemer


Brancheløsning Hvilket eller hvilke systemer


Etableret standardløsning



Egenudvikling Hvilket eller hvilke systemer


Kan der foretages en fælles udvikling med andre universiteter?

5 Formodet løsningsomfang

Forretningsmæssigt omfang

5.1.1 Forretningsmodel

Behovsscreening

• Organisatoriske enheder?

• Fysiske enheder?

• Geografi?

• Kanaler?

• Produkter/Koncepter/Services?

• …


5.1.2 Forretningsprocesser

Behovsscreening

• Overordnede processer/arbejdsopgaver?


• End-2-end processer?

5.1.3 Typer af brugere

Behovsscreening

• Administration

• Studerende

• Undervisere

• Forskere

• Gæster

• Eksterne samarbejdspartnere

• …

Teknisk omfang

5.2.1 Data

Behovsscreening

• Typer af metadata?


• SW interfaces?

5.2.2 Applikationer og interfaces

Behovsscreening

• Hvilke systemer?


• Hvilke delsystemer?


6 Gennemførelse

Interessenter

Beskriv de involverede interessenter til gennemførsel af projektet.

Nuværende situation AS-IS

Fremtid TO-BE

Hvem vil få glæde af initiativet Hvem vil få løst problemer

Hvem ejer processen og holdes ansvarlig for udviklingen

Hvem skal involveres i beslutninger Hvem skal godkende indstilling

Hvem skal godkende initiering/styregruppe

Hvem vil opleve ændring i dagligt arbejde Hvilke typer af brugere er involveret i

processen

Konsekvenser for drift og support

Hvem skal allokere ressourcer Økonomi

Medarbejdere

Hvem vil få glæde af initiativet Hvem vil få påvirkning af egne KPIer

Er der andre organisatoriske enheder, som også kan bruge løsningen

Andre initiativer Hvem har planlagt initiativer, der

berører de samme organisatoriske områder, systemer eller forretningsprocesser

Hvem er sponsor og leder andre projekter, der også påvirker

Risici

Beskriv identificerede risici i forhold til projektets gennemførsel.

Risikokategorier Sandsynlighed Status på risiko

Økonomisk Ringe Reduceret sandsynlighed

Applikationer Mellem Stigende sandsynlighed

Infrastruktur Høj Ikke længere relevant

Data

Accept af løsning

Kontraktuelt

Ressourcebehov

Organisatorisk forankring

Realisering af benefits

# Risiko-beskrivelse

Dato risk er identificeret

Risk ejer

Hvem identificerede

Kategori Sandsynlighed Konsekvens hvis risk optræder

Mulige modforanstaltninger

Status på risiko

1

2

3

4

5

Gennemførelse


Afhængigheder til andre foranalyse- og/eller projekter/opgaver

Beskriv afhængigheder til andre projekter/opgaver.

Organisatorisk implementering

6.4.1 Omfang og udrulning

Med udgangspunkt i omfanget af forretningsmodellen, hvilken udrulning/udrulningsalternativ vil være den

mest hensigtsmæssige?

6.4.2 Brugertræning

• Hvad skal der trænes i (system og processer)?

• Hvor mange brugere anslås at skulle trænes?

Kompetencebehov

6.5.1 Ledelse

• Hvem skal involveres i at træffe beslutninger?

• Om projektets omfang og fremdrift?

• Om løsning?

• Hvem skal drive og lede projektet?

• Hvem skal have ansvaret for forandringsledelse og realisering?

6.5.2 Forretning

• Hvilke eksperter skal bidrage til design af løsningen?

• Hvilke medarbejdere skal bidrage til forandringsledelsen (træning, kommunikation, information, …)?

6.5.3 ITS

• Hvilke systemforvaltere skal bidrage til design af løsningen?

• Hvilken arkitektur, infrastruktur og informationssikkerhed og hvilke support- og systemspecialister

skal bidrage?

Indsats (estimering med usikkerhed)

• Særlige forhold vedrørende gennemførelse af foranalysen?

• Hvordan gennemføres foranalyseprocessen mest hensigtsmæssigt i forhold til:

• Initiativets vigtighed?

• Procesejerskab og bred involvering?

• Gennemførsel af behovs- og fordelsanalyse?

• Gennemførsel af økonomisk analyse?

• Udarbejdelsen af business case og indstilling?


• Gennemførsel af projektet fra initiering og detailanalyse til og med overdragelse?

• Idriftsættelse af løsningen?

6.6.1 Ledelse

Hvem ejer projektet?

• Hvem skal involveres i at træffe beslutninger?

• Styregruppeformand

• Seniorbruger

• Seniorleverandør

• …

6.6.2 Forretning

Hvilke eksperter skal arbejde på projektet?

6.6.3 ITS

Hvilke specialister skal arbejde på projektet?

Overordnet tidsplan for projektet

• Behovs og fordelsanalyse

• Økonomisk analyse

• Indstilling

Overordnet tidsplan for projektet

• Initiering og detailanalyse • Anskaffelse • Gennemførelse • Overdragelse • Drift • Gevinstrealisering

7 Økonomi

Gevinster

7.1.1 Problembaserede gevinster

• Foranalysen

• Effektivitetsforbedring?

• Initiering og detailanalyse

• SMART

• Specifikt – Hvad vil jeg opnå med mit mål? Hvorfor vil jeg gerne nå mit mål? Hvem involverer det at

nå mit mål?


• Målbart – Hvordan ved jeg når jeg har nået mit mål? Hvad er mit succeskriterium for målet? Hvad

har ændret sig når jeg har nået målet?

• Attraktivt – Hvad er min motivation for at nå målet? Hvordan beriger målet min nuværende

situation? Hvilken værdi giver det mig, når jeg har nået målet? Hvad drømmer jeg om?

• Realistisk – Tror jeg på at jeg kan nå mit mål? Vil jeg ofre, hvad der er nødvendigt for at nå mit mål?

Hvilke udfordringer kommer jeg til at møde på vejen? Hvordan tackler jeg udfordringerne?

• Tidsbestemt – Hvornår kan jeg nå mit mål? Hvad er mine deadlines på vejen mod målet? Hvor lang

tid har jeg? Hvor lang tid ønsker jeg at bruge?

7.1.2 Tillægsgevinster

Foranalysen

Som følge af forandringen?

7.1.3 Potentielle negative gevinster

Foranalysen

Som følge af forandringen?

Investeringsbehov

7.2.1 Områder

• Forretningens andel?

• Digitaliseringspuljen?

• ITS’ andel

7.2.2 Økonomi

Omkostningstyper Unit I&D Anskaffelse Gennemførsel Overdragelse Total

Inte

rn

AAU (ITS) Timer 0 0 0 0 0

1.000 DKK 0 0 0 0 0

AAU (andre enheder) Timer 0 0 0 0 0

1.000 DKK 0 0 0 0 0

Ydelser (fx IFS) 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Ekste

rn

Konsulenter Timer 0 0 0 0 0

(Budgetteret faktura) 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Andet (fx licenser, HW) 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Total før uforudsete omkostninger 0 0 0 0 0

Uforudsete omkostninger 1.000 DKK 0 0 0 0 0

Total 1.000 DKK 0 0 0 0 0


8 Strategisk fit

Forretningsmæssigt fit

• Hvad skal det bruges til?

• Skal fungere som en vurdering af relevans/vigtighed for det enkelte behov • Ved flere behov kan dette også fungere som input til prioritering blandt de enkelte behov

• Business relationship manageren bør inddrage AAUs strategiske mål og programmets individuelle mål, samt relevante mål fra øvrige programmer.

Indtil programmerne har defineret deres egne mål, tager business relationship manageren udgangspunkt i

de temporære identificerede brændende platforme for det enkelte program.

Teknologisk fit

• Hvad skal det bruges til?

• Skal fungere som dokumentation af hvorvidt den antagne løsning er i overensstemmelse med IT-principperne

• Princip 1: Den samme opgave skal løses ved samme proces med samme it-løsning.

• Princip 2: Data registreres ved kilden, dvs. der, hvor data naturligt fødes, opdateres ét sted og

anvendes mange steder.

• Princip 3: Procesejeren har ansvaret for digitalisering af hele processen og ansvaret for, at

digitaliseringen gennemføres med involvering af alle interessenter.

• Princip 4: Digitalisering sker om muligt ved anvendelse af nationalt definerede it-løsninger

(fællesoffentlige løsninger), dernæst ved brancheløsninger (universitære fællesløsninger), dernæst

etablerede standardløsninger, som kan købes færdige og slutteligt gennem egenudvikling på AAU.

AAU udvikler samtidig helst it-services i fællesskab med andre universiteter.

Er løsningshypotesen

i overensstemmelse

med IT-principperne?

IT principper

P1 P4

P3 P2 P7

Løsningshypotese J/N J/N Afvigelses-

forklaring


• Princip 5: Valg af it-løsninger sker med udgangspunkt i offentlige standarder og offentlige

arkitekturprincipper.

• Princip 6: Ved anskaffelse og udvikling skal der altid ske vurdering af både open source og

kommercielle teknologier.

• Princip 7: Principperne 1-6 kan fraviges:

• Hvis det skaber værdi for AAU at gøre det og det samtidig kan forklares, hvorfor der afviges

• Hvis der er taget højde for konsekvenserne ved afvigelsen.

Hvad er et princip?

Et princip er et rammesættende udsagn, der

afgør, hvordan it skal anvendes ved AAU

aau it services selma lagerlöfs vej 300 business case · side 5 af 15 business case [skriv...

Documents