คู่มือการใช้งาน ระบบประชุม ... · 2014-08-15 ·...

คมอการใชงาน

ระบบประชมทางไกลออนไลน (WEB CONFERENCE)

สารบญ Web Conference คออะไร ............................................................................................................................. ..............................๑ วตถประสงคของ Web Conference............................................................................................................... ............................... ๑ การบรหารการประชมไดเสมอนหองประชมจรง ............................................................................................................................ ๑ ประโยชนของ Web Conference .............................................................................................................. ...................................๑ คณสมบตของ Web Conference .............................................................................................................. ................................... ๒ รปแบบคณภาพหนาจอวดโอ (Conference Quality) .................................................................................................................. ๒ การปรบคณภาพของวดโออตโนมต ........................................................................................................... .....................................๒ การหมนเวยน/สลบหนาจอวดโอ (Video Rotation) .............................................................................. ......................................๓ ขอก าหนดทางเทคนคส าหรบเครองคอมพวเตอร ........................................................................................ ...................................๓ หมวดขอจ ากดในการใชงาน Web Conference ........................................................................................... ................................ ๔ ขอแนะน าในการใชงาน Web Conference ............................................................................................. .................................... ๔ อปกรณประกอบการประชมผานระบบ Web Conference ......................................................................................................... ๔ การตดตง Web Conference .............................................................................................................. ......................................... ๗ การเขารวมประชมใชงาน Conference (Participate Conference) ......................................................................................... ๑๑ ฟงกชนการใชงานในหองประชม Web Conference ....................................................................................... ........................... ๑๓ การน าเสนอขอมลในทประชม ............................................................................................... ....................................................... ๑๔ การน าเสนอเอกสารทเปน Media file ……………………………………………………………………………………………………………………….. ๑๕ การแบงปนหนาจอ (Share Screen) .............................................................................................................. ............................. ๑๖ การน าเสนอขอมลผาน Website ................................................................................................................. ................................ ๑๗ การเชอมตออปกรณเสรม ......................................................................... ....................................................................................๑๘ การใชเครองมอสรางขอความ (Annotation) ................................................................................................. .............................๑๙ การสงขอความสนระหวางการประชม ....................................................................................................... ..................................๑๙ การรบ-สงไฟลเอกสารและดสถานะของการรบ-สงไฟล ..............................................................................................................๒๑ การเลอกมมมองหนาจอ Web Conference .............................................................................................. ................................๒๓ การส ารวจความคดเหน (Polling) ............................................................................................................. ..................................๒๖ การบนทกการประชม ..................................................................................................................................................................๒๘ การควบคมหนาจอวดโอของตนเอง ................................................................................................................. ............................๒๙

๑

Web Conference คออะไร

ระบบประชมทางไกลออนไลน (Web Conference) คอระบบประชมทางไกลออนไลนผานเครอขายอนเตอรเนตความเรวสงโดยสามารถท าการประชมแบบเหนภาพฟงเสยงของผเขารวมประชมตลอดจนน าเสนอขอมลตอทประชม (Presentation) พรอมรบ-สงขอมลในรปแบบตางๆไดในเวลาเดยวกนดวยการใชชองสญญาณอนเตอรเนต (Bandwidth) ไดอยางมประสทธภาพเหมาะส าหรบการประชมทางไกลการเรยนการสอนการฝกอบรมการประชาสมพนธสนคาและกจกรรมสนทนาตางๆ

วตถประสงคของ Web Conference

- เพอใชในการจดการประชมทางไกลออนไลนแบบโตตอบไดทนท (Real-Time Conference) - เพอใหสามารถขยายขอบเขตการประชมไปยงจดตางๆทงภายในและภายนอกองคกรทสามารถตอเชอมกบ Intranet หรอ Internet - เพอใชในการจดสมมนาทางไกลออนไลน - เพอใชในการจดการเรยนการสอนทางไกลออนไลน (Distance Learning) - เพอใชคอมพวเตอรและเครอขายอนเตอรเนตทมอยในองคกรใหเกดประโยชนมากขน - เพอขยายผลน าเนอหาทใชประชมหรอการเรยนการสอนมาเปดชมเพอทบทวนไดตามอธยาศย

การบรหารการประชมไดเสมอนหองประชมจรง

ผทเปนประธานการประชมสามารถควบคมหองประชมไดเสมอนหองประชมจรงโดยสามารถเปด-ปดเสยงของผเขารวมการประชมระหวางการประชมหรอเชญสมาชกคนหนงคนใดออกจากหองประชมไดและผทเปนประธานการประชมสามารถใหสทธในการบรรยายและการน าเสนอตอทประชมรวมถงการโอนสทธความเปนประธานการประชมใหกบผเขารวมประชมหรอสมาชกทานอนในหองประชมท าการแทนได

ประโยชนของ Web Conference

- ลดคาใชจายในการจดประชมและประสานงานนดหมาย - ลดคาใชจายในการเดนทางเพอมาประชม - เพมประสทธภาพในการประชมดวยฟงกชนการใชงานทจ าเปนและหลากหลาย - เพมประสทธภาพของงานและผลผลตทางธรกจ - เพมการใชประโยชนจากการลงทนดานเครอขายอนเตอรเนตเพมประสทธภาพการสอสารขององคกร

คณสมบตของ Web Conference

หองประชมพกพา ประชมไดในทกททกเวลาทวโลกผานเครอขายอนเตอรเนต นดหมายงายใชสะดวก การนดหมายและการบรหารการประชมสามารถท าไดอยางสะดวกรวดเรวและ

๒

บอยเทาทตองการโดยการนดหมายผานทาง E-mail เครองมอชวยสนทนา มเครองมอใชงานทหลากหลายเพอรองรบการประชมเชนกระดานอเลกทรอนกส การแชรไฟลการสงขอความการจดท าโพลลส ารวจความคดเหนการแชรหนา จอคอมพวเตอรเปนตน ควบคมการประชม การควบคมสามารถท าไดเสมอนการประชมจรงโดยประธานการประชมสามารถ ปดเสยงผเขารวมประชมทานอนและอนญาตเฉพาะผมสทธพดสามารถพดหรอ อาจเชญผเขารวมประชมหรอสมาชกทานใดทานหนงออกจากหองประชมได บนทกการประชมออนไลน สามารถบนทกการประชมออนไลนไดและสามารถนาเนอหาการประชมกลบมา ทบทวนใหมได Variable Bit Rate สามารถบรหารการใชชองสญญาณอนเตอรเนต (Bandwidth) ไดอยางม ประสทธภาพ Unicode Support รองรบการประชมไดหลากหลายภาษา Animation Support รองรบภาพเคลอนไหวและประเภทไฟลทส าคญเพอใชในการประชม Full Conference มฟงกชนรองรบการประชมครบครนเชน Whiteboard Pointer WiFi, WiMax Support รองรบการใชงานทงWifiและWiMax

รปแบบคณภาพหนาจอวดโอ (Conference Quality)

คณภาพของหนาจอวดโอม 4 รปแบบดงน - ขนาดหนาจอวดโอ 1280 x 720 pixels ระบบตองการขนาดความเรวของ Bandwidth ท 1 Mbps. - ขนาดหนาจอวดโอ 960 x 720 pixels ระบบตองการขนาดความเรวของ Bandwidth ท 768 Kbps. - ขนาดหนาจอวดโอ 800 x 600 pixels ระบบตองการขนาดความเรวของ Bandwidth ท 512 Kbps. - ขนาดหนาจอวดโอ 640 x 480 pixels ระบบตองการขนาดความเรวของ Bandwidth ท 384 Kbps.

การปรบคณภาพของวดโออตโนมต

เจาของ/ประธานหองประชมไมสามารถปรบอตราบตเรทนไดเนองจากอตราแบนดวดทของผเขารวมประชมแตละทานมไมเทากนระบบAcuConferecne7 จะปรบแบนดวดทใหอตโนมตโดยพจารณาจากคาของแบนดวดททไดรบดงนนถาเกดวามการปรบอตราบตเลททไมสงพอหรอไมเพยงพอกบการใชงานระบบจะท าการกลบไปเชอมตอใหใหมโดยอตโนมตไดดงน - ปรบอตราบตเรทต าลง - ปรบอตราการสงผานวดโอ - ปรบการแชรหนาจอภาพต าลง การหมนเวยน/สลบหนาจอวดโอ (Video Rotation)

ในกรณทหองประชมนนมผพดมากกวาหนาจอภาพวดโอทแสดงอยในหองประชมระบบจะท าการหมนเวยน/สลบหนาจอวดโอของผพดทกทานใหแสดงขนมาในหองประชมถาผพดทานใดไมสนทนาโตตอบกบผพดทานอนๆทแสดงอยบนหนาจอนนภายใน 3 วนาทระบบจะท าการดงหนาจอภาพวดโอออกจากหนาจอหองประชมแลวน าทานอนขนมาแสดงหนาจอวดโอแทนทโดยระบบจะท าแบบนไปเรอยๆจนกวาการประชมจะเสรจสนอกกรณถาผพดไม

ตองการทจะหลดการแสดงหนาจอวดโอนนผพดสามารถเขาไปคลกทปม เพอ“Lock Video” ไดตามตองการ

๓

ขอก าหนดทางเทคนคส าหรบเครองคอมพวเตอร

Hardware - CPU : Pentium Core 2 Duo, 2.0 or higher - Ram : 2 GB or higher - Standard sound card with headset, microphone - Microphone - Speakers and Web-Cam with 320X240 support or Fire wire Digital Camera with D1 support - If video source is analog, hardware capture card is required - Bandwidth : 512 kbps or higher Software - Operating System : Microsoft Windows 2000 Professional or XP Professional or higher - Microsoft Office XP, 2003 or higher - Microsoft Internet Explorer 6.x or higher version - Microsoft DirectX 8.1 or higher version ** ควรปรบขนาด Bandwidth ของภาพใหเหมาะสมกบความเรวของอนเตอรเนตทใชงานเพอใหไดประสทธภาพในการใชงาน

หมวดขอจ ากดในการใชงาน Web Conference

โปรแกรมจะมขอจากดในเรองของการใชงานผาน Firewall จะตองทาการเปด Port ตางๆของ Firewall กอนการใชงานโดยรายละเอยด Port ทจะตองทาการเปดไดแก - UPD7350, UDP7351, UDP7352, and UDP7353 - TCP7350 - TCP433 - TCP80

ขอแนะน าในการใชงาน Web Conference

หากการใชงานแลวเกดเสยงสะทอน (Echo) การแกไขทสามารถท าไดคอ 1.ผเขารวมประชมทไมไดเปนผ present หรอแสดงความคดเหนใหปดไมโครโฟนและเปดไมโครโฟนเมอตองการใชงานเทานน 2.กรณทใชล าโพงใหหนล าโพงออกจากไมโครโฟน

อปกรณประกอบการประชมผานระบบ Web Conference

การประชมแบบบคคล 1 คน / เครองคอมพวเตอร

๔

การประชมแบบกลมยอย 2-4 คน / เครองคอมพวเตอร

๕

การประชมแบบกลมยอย 2-7 คน / เครองคอมพวเตอร

การประชมขนาดกลาง 5-10 คน / เครองคอมพวเตอร

๖

การประชมแบบหองประชม (หองประชมทเครองเสยง)

การตดตง Web Conference

๗

ส าหรบผทใชงาน Web Conference เปนครงแรกจะตองท าการตดตงโปรแกรม Web Conference ลงเครองคอมพวเตอรเพอเตรยมความพรอมส าหรบรองรบการใชงาน Web Conference ซงผใชงานสามารถดาวนโหลดและตดตงโปรแกรมไดตามขนตอนดงตอไปน

1.เปด Web Browser ไปท http://www.ginconference.com เพอเขาสหนาหลกของเวบไซต

2.คลกท “ทางเขาสหองประชม” เพอเขาสหนาจอ Login ของระบบ Web Conference ดงรป

3.ส าหรบผทใชงานเปนครงแรกใหคลกท “ส าหรบผใชงานเปนครงแรก” ดงรป

๘

4.คลก “ดาวนโหลด” โปรแกรมAcuConferenceชดเตมดงรป

AcuCONFERENCEชดเตมจะรองรบการ Upload ไฟลเอกสารทกชนดและแอนนเมชนในเอกสารหรอใน

รปภาพทน ามาแสดง ตดตง Microsoft DirectX 9.0 ในกรณทคอมพวเตอรของทานใช Microsoft DirectX ต ากวาเวอรชน 9

ทานกสามารถคลกทปม “ปรบปรง” เพอ Update เวอรชนของ Microsoft DirectX แตกรณทคอมพวเตอรของไมมโปรแกรมMicrosoft DirectX ทานกสามารถดาวนโหลดไดเพยงแคคลกท “ดาวนโหลด”

4.1)คลกปม (ถาคลกทตดตงไฟลทไดรบจะเปนไฟลนามสกล “.exe” ซงจะสามารถตดตงไดทนททดาวนโหลดเสรจแตถาคลกดาวนโหลดไฟลทไดรบจะเปน “Zip File”เมอดาวนโหลดไฟลเสรจแลวตอง Unzip ไฟลออกมากอนถงจะตดตงได) เพอท าการตดตงโปรแกรม Web Conference ในหนาจอดาวนโหลดจะปรากฏหนาจอ “File Download – Security Warning” ดงรป

๙

คลกปม เพอ Save โปรแกรมไวส าหรบตดตงในภายหลง

คลกปม เพอตดตงโปรแกรมทนททท าการดาวนโหลดโปรแกรมเสรจ

คลกปม หากตองการยกเลกการตดตงโปรแกรม

4.2)ในกรณทเปนคอมพวเตอรของทานใชระบบปฏบตงาน Windows XP ใหผใชงานท าการเปลยนระบบ configuration กอนโดยไปท Internet Explorer เมอเขาสหนาจอ Microsoft Internet Explorer แลวคลกท Tools Internet Options ดงรป

4.3)จะปรากฏหนาจอ “Internet Options” ขนคลกท Security และคลกปม ดงรป

๑๐

4.4)จะปรากฏหนาจอ “Security Setting” เลอก Enable ท Automatic prompting for ActiveX controls และ

คลกปม จะปรากฏหนาจอ “Warning!” คลกปม ดงรป

หนาจอ “Security Setting” หนาจอ “Warning!”

การเขารวมประชมใชงาน Conference (Participate Conference)

๑๑

1.กลบไปทหนาจอ Login ของระบบ Web Conference 2.กรอกรายละเอยดรหสของเจาของหอง/ประธานหองในชองของ“ส าหรบผไดรบเชญ”ดานขวา 3.จากนนคลกปม “คนหา”

4.ถาหองประชมไดท าการสรางเสรจเรยบรอยพรอมเขาประชมไดจะเหนชอหองประชมอยดานลางหวขอ “Session in progress” กจะสามารถเขาไปคลกเพอเขาสหองประชม

*** แตในกรณถาหองประชมไมพรอมทจะใชงานรายชอหองประชมจะปรากฏอยใน “Session not in progress” คณจะไมสามารถเขาไปคลกชอหองประชมได

5.หลงจากคลกชอหองประชมแลวจะปรากฏรายละเอยดการเขารวมประชมโดยใหกรอกชอของคณในชอง “Your name” จากนนคลกทปม “Submit”

6.เขาไปตงคา device ตางๆเชนกลอง, ล าโพงและไมโครโฟนเปนตน

๑๒

7.คลกปม “Start” เพอเขาสหองประชม Conference

ฟงกชนการใชงานในหองประชม Web Conference

เมอเขาสหนาจอหลกของ Web Conference

๑๓

ภาพรวมของระบบ Conference ประกอบไปดวย 7 สวน

1. สวนของแถบค าสงเมนอยดานบนสดของระบบConference 2. สวนของปมค าสงซงมอยไดกน 3 ปมคอ

2.1)ปม (ปมยกมอ) ใชในกรณทหองประชมถกควบคมโดยประธานผเขารวมประชมจะตองกดปมยกมอ เพอขอสทธในการพด

2.2)ปม (ปมขอเปน Presenter) ใชในกรณทผเขารวมประชมตองการน าเสนอเอกสารในทประชม

2.3)ปม (ปมหยดฟง) ใชในกรณทประธานตองการเปนผพดเพยงคนเดยวสวนผเขารวมประชมจะเปน เพยงผฟงเทานน 3. สวนของรายชอผเขารวมประชม 4. สวนของ Chat เปนการพดคยกนระหวางผเขารวมประชม 5. สวนLayout ของ Conference 6. สวนของเอกสารตางๆและSlide ทน ามาเสนอในทประชม 7. สวนของแถบค าสงเมนของระบบConference

การน าเสนอขอมลในทประชม

๑๔

ฟงกชน “เอกสาร” ในทประชมบางครงอาจตองมการน าเสนอขอมลในสวนของเอกสาร (Soft File) เพอการสอสารทชดเจนและเขาใจงายเราสามารถใชฟงกชน “เอกสาร” ในการ Upload เอกสารตางๆส าหรบใชในการประชมไดไมวาจะเปนการ Upload เอกสารไวลวงหนากอนการประชมหรอ Upload ในระหวางการประชมกสามารถท าไดทนท วธการอพโหลดเอกสารม 2 วธ 1. วธอพโหลดเอกสารเฉพาะไฟล PowerPoint

1.1)คลก (เปดเอกสารเพอน าเสนอ) ในการ Upload เอกสารเขาสหองประชม

1.2)เลอกไฟลทตองการ Upload สหองประชมเมอเลอกไดแลวใหคลกท 2. วธการอพโหลดเอกสารไฟอนๆ

2.1)คลก (เปดเอกสารเพอน าเสนอ) ในการ Upload เอกสารเขาสหองประชม

2.2)เลอกไฟลทตองการ Upload สหองประชมเมอเลอกไดแลวใหคลกท

หมายเหต: ไฟลทสามารถ Upload ส Conference ไดจะตองเปนไฟลนามสกลดงน Microsoft Word .doc, .docxและ .docm Microsoft Excel .xls, .xlsxและ .xlsm Microsoft PowerPoint .ppt, .pptxและ .pptm ไฟลรปภาพ .jpg, .gif และ .bmp ไฟล Flash .swf

การน าเสนอเอกสารทเปน Media file

ไฟลทเปน Media file สามารถ Upload ไฟลโดยท าไดตามขนตอนดงตอไปน

1.คลกปม จากนนคลก จะปรากฏหนาจอดงรป

๑๕

2.เลอกไฟลทตองการ Upload สหองประชมเมอเลอกไดแลวเรากคลกท 3.ไฟลทเราท าการ Upload จะปรากฏหนาจอดงรป

หมายเหต: ไฟลทสามารถ Upload ไดจะตองเปนไฟลนามสกล.wmv,.asf, .avi, .mpg, .mpeg, .dat, .rm,

.rmvb

การแบงปนหนาจอ (Share Screen)

๑๖

ฟงกชน “จอภาพ” ในการประชมผานระบบ Web Conference บางครงไมสามารถ Upload ขอมลหรอเอกสารเขาสระบบไดเนองจากไฟลมขนาดใหญหรอเปนโปรแกรมทตองการน าเสนอผน าเสนอกสามารถแบงปนหนาจอของตนเองใหผเขารวมประชมทานอนดไดนอกจากนฟงกชน “จอภาพ” ยงสามารถท างานในลกษณะของการ Remote Access เพอใหผเขารวมประชมทานอนสามารถเขามาควบคมเครองของผน าเสนอไดเชนการจดท าหรอแกไขเอกสารรวมกนเปนตน

การใชปม (การสงภาพหนาจอ) ท าตามขนตอนดงตอไปน 1.เปดไฟลเอกสารทตองการน าเสนอไวทหนาจอของผทตองการน าเสนอ

2.คลกปม กจะปรากฏหนา “Desktop” ของผน าเสนอดงรป

3.จากนนจะปรากฏหนาจอคอมพวเตอรของผน าเสนอ 4.ผเขารวมประชมจะเหนหนาจอของผน าเสนอไมวาผน าเสนอจะกระท าการใดๆกตามบนหนาจอคอมพวเตอร 5.ในกรณทผเขารวมประชมตองการควบคมเครองของผน าเสนอสามารถกระท าไดดงน 5.1)เลอกชอผเขารวมประชมเพอใหสทธการควบคมจอภาพ 5.2)รปเมาสปรากฏอยหนาชอของผควบคมจอภาพ 5.3)ในกรณทผทเปนประธานหรอผน าเสนอตองการถอนสทธคนเพอกลบมาควบคมเครองสามารถท าไดดงน 5.3.1)ขยบเมาสเพยงเลกนอยทานกจะไดสทธในการควบคมเครองกลบคนมา

๑๗

5.3.2)เลอนเมาสไปขวาสดแลวคลกท “”CTRL” 5.3.3)กด F4 เพอใหสทธการควบคมกลบคนมา 5.3.4)กดShift+Ctrlระบบจะออกจากหนาแชรจอภาพโดยทนท **หมายเหต: สามารถใหสทธการควบคมเครองไดครงละ 1 ทานเทานน

การน าเสนอขอมลผาน Website

ฟงกชน “เวบ” ผน าเสนอทตองการน าเสนอขอมลจากเวบไซตกสามารถท าไดทนทโดยการใชฟงกชน “เวบ” ในการคนหาขอมลจากอนเตอรเนตใหผเขารวมประชมรบทราบขอมลไปพรอมๆกนและผเขารวมประชมกสามารถสบคนขอมลในเวบไดอยางอสระเชนเดยวกนโดยมวธการดงน 1. ผเขารวมประชมจะสามารถเขาเวบไดจะตองมสถานะเปนผน าเสนอ(Presenter) 2. รปแบบ Layout ของหองประชมจะมรปแบบ Slide View ,2Video+slide View , 3Video+slide View และ 4Video+slide View

3. จากนนคลก จะปรากฏหนา Desktop ผน าเสนอสามารถเขาเวบไซตไดเหมอนเขาเวบผาน หนาจอคอมพวเตอรปกต

การเชอมตออปกรณเสรม

๑๘

ฟงกชน “Play Media” (เครองเลนสอ) ผน าเสนอสามารถใชฟงกชน Play Media ในการน าเสนอเอกสารทเปน Media file เชนไฟล VDO และสามารถเชอมตออปกรณเสรมไดเชน Scanner, Visualizer เพอเปนอกทางเลอกในการน าเสนอประกอบดวย 2 ฟงกชนยอยดงน สอมลตมเดยเพอน าเสนอเอกสารทเปน Media file เชนไฟล VDO กลองตวท2ในกรณทตองการตออปกรณกลองตวท 2 เพอใชงานการบนทกภาพ

สอมลตมเดยใชน าเสนอเอกสารทเปน Media file เชนไฟล VDO ใน Web Conference ใหผเขารวมประชมดได มวธดงน

1.)คลก 2.)เลอกไฟลทตองการ Upload เขาสหองประชม

3.)เมอเลอกไดแลวเรากคลกท ไฟลทเราท าการ Upload จะปรากฏในหนาจอConference กลองตวท2เพอใชประโยชนจากภาพของกลองตวท 2 ในวตถประสงคอนๆเชนตองการน าเสนอสนคาหรอถายทอดบรรยากาศในหองประชมใหผเขารวมประชมทานอนไดเหนไปพรอมๆกน

โดยกดปม จะปรากฏหนาจอเลอกแหลงวดโอซงสามารถเลอกทจะแสดงภาพอปกรณตอพวงกลองตวท2 (Web Cam, DVD Camcorder หรอ Visualizer) ใหคลกเครองหมายถกทชอง “Device” จากนนคลกเลอกอปกรณทตองการน าเสนอแลวคลกปม “OK” จะปรากฏภาพของอปกรณการตอพวงกลองตวท 2 (Web Cam, DVD Camcorder หรอ Visualizer) เขาสหองประชมดงรป

การใชเครองมอสรางขอความ (Annotation)

๑๙

ฟงกชน : Annotation ผน าเสนอสามารถเลอกใชเครองมอการสรางขอความ (Annotation) เพอสรางขอความในการน าเสนอสามารถขดเขยนแสดงความคดเหนไดอยางอสระโดยไมท าความเสยหายแกเอกสารเพราะเครองมอสรางขอความเปนการขดเขยนในลกษณะของ Layer และยงสามารถน าไปใชรวมกบฟงกชนเวบได โดยเลอกอปกรณทตองการเขยนซอนบนเอกสารทน าเสนอแลวคลกทปมดงรป

เครองมอเขยนซอนบนเอกสารประกอบดวย 4 อยางดงน

ปากกาเพอเลอกใชปากกาส าหรบขดเขยนขอความ ปากกาเนนแถบแสงเพอเลอกใชปากกาเนนขอความ เครองลบเพอเลอกใชยางลบ/ ลบทงทงหมดเพอลบขอมลทงหมด ลกศร “ซาย” และ “ขวา” ใชเปลยนหนาเอกสาร

** หมายเหตใชไดเฉพาะไฟล PowerPoint เทานนสวนไฟลอนๆสามารถแกไข, เพมเตม, หรอลบขอความตางๆไดในเอกสารนนเลย

การสงขอความสนระหวางการประชม

ในระหวางการประชมสามารถสงขอความสนและแสดงความคดเหนของเราถงผเขารวมประชมไดโดยเราสามารถเลอกไดวาตองการสงขอความถงผเขารวมประชมทานใดทานหนงหรอสงหาทกทานในการสงขอความสนนสามารถปรบเปลยนฟอนทไดและยงมไอคอนแสดงอารมณใหเลอกใชงานไดตามความตองการ

วธการใชงานมดงน 1. พมพใสกลองขอความ 2. การสงขอความม 2 วธ

2.1)คลกปม 2.2)กด Enter บนแปนพมพเพอสงขอความ

3. การสงขอความสามารถเลอกใชไอคอนในการสงและเราสามารถเลอกแบบตวอกษรในการสงไดโดย

- การเลอกแบบอกษรในการสงขอความสนเลอกไปท จากนนจะปรากฏดงรป

๒๐

4. การสงขอความสนสามารถเลอกไดวาจะสงขอความใหทกคนหรอสงใหเปนรายบคคลดงรป

5. สามารถSaveบทสนทนาไดโดยคลกท

การรบ-สงไฟลเอกสารและดสถานะของการรบ-สงไฟล

ฟงกชน “การรบ -สงไฟล” จากความปลอดภยของระบบท าใหผเขารวมประชมไมสามารถ Save เอกสารท Upload ไวในหองประชมไดดงนนหากผเขารวมประชมตองการเอกสารระหวางการประชมกสามารถขอใหผน าเสนอสงไฟลเอกสารดงกลาวโดยใชฟงกชน “การรบ –สงไฟล” และสามารถตดตามสถานะของการสงไฟลได

๒๑

วธการสงไฟล 1. ผน าเสนอคลก Share แลวเลอก Transfer Files

2. หลงจากนนผน าเสนอคลก “Add File”

3. ผน าเสนอจะพบหนา “Send File” ใหคลกปม “Add File” และเลอกไฟลทตองการน าเสนอจากนนคลก “Open”

๒๒

4. ไฟลน าเสนอจะปรากฏบนหนา “Send File” จากนนผน าเสนอสามารถเลอกวาจะสงเอกสารใหผเขารวมประชมทกทานหรอตองการสงไฟลเอกสารเฉพาะรายบคคลกไดมวธการดงน สงไฟลเอกสารเฉพาะบคคล - ตกเครองหมายถกหนารายชอผเขารวมประชมทานนนทตองการสงไฟลเอกสารใหและกด “OK”

สงไฟลเอกสารใหกบผเขารวมประชมทกทานพรอมกน

- ใหผน าเสนอคลกปม และกด “OK”

- แตถาตองการยกเลกใหกดปม และกด “OK” วธการรบไฟล เมอมผเขารวมประชมสงไฟลมาใหทางฝงของผรบไฟลกจะปรากฏดงรปขางลางนจากนนผทไดรบไฟลกสามารถเลอกไดวาจะบนทกหรอไมรบไฟล

การเลอกมมมองหนาจอ Web Conference

๒๓

ในการน าเสนอระหวางการประชมเราสามารถเลอกมมมองหนาจอไดหลากหลายรปแบบเพอใหเหมาะสมกบการใชงานทแตกตางกนออกไปโดยมรปแบบการน าเสนอดงนมมมองปกตมมมองวดโอ+เอกสารมมมอง 1 วดโอมมมอง 4 วดโอมมมอง 9 วดโอและมมมอง 16 วดโอเปนตน สามารถทเลอกแสดงรปแบบหนาจอน าเสนอแบบทตามตองการโดยผทมสถานะเปนผน าเสนอสามารถเลอกวางรปแบบในการน าเสนอไดม 2 วธดงน 1. ไปทเมน View จะพบกบรปแบบการน าเสนอดงรป

2. ผน าเสนอเลอกรปแบบไดทปม Layout อยทางซายมอดานลาง

แลวคลกทปม จะพบกบรปแบบตางๆดงรป

เลอกรปแสดงหนาจอดงรป

Lecture View :: เปนมมมองทแสดงหนาจอส าหรบผเขารวมประชมและมเอกสารอยตรงกลางและมรายชอผเขารวมประชมกบเครองมอส าหรบพมพขอความสนอยดานลาง

๒๔

2Video+Silde View :: เปนมมมองทแสดงหนาจอ 2 วดโอหนาจอของประธานกบผเขารวมประชมและมเอกสารอยตรงกลางเหมาะส าหรบการประชมขนาดเลกมผเขารวมประชมไมเกน 2 ทาน

4Video+Silde View 3Video+Silde View

3Video+Silde View :: เปนมมมองทแสดงหนาจอ 3 วดโอหนาจอของประธานกบผเขารวมประชมและมเอกสารอยตรงกลางเหมาะส าหรบการประชมขนาดเลก

4Video+Silde View :: เปนมมมองทแสดงหนาจอ 4 วดโอหนาจอของประธานกบผเขารวมประชมและมเอกสารอยตรงกลางเหมาะส าหรบการประชมขนาดเลก

Slide View :: มมมองรายชอผเขารวมประชม + เอกสารเปนมมมองทไมมหนาจอของผเขารวมประชมแตมเครองมอส าหรบสงขอความสนถงกนไดเหมาะส าหรบการประชมทตองการเนนทตวเอกสารและลดการใชงาน bandwidth ลง

1Video :: เปนมมมองทมหนาจอของผทเปนประธานหรอผน าเสนอเพยงหนาจอเดยวเหมาะส าหรบการประชมในลกษณะของการรบฟงบรรยายเนอหา

๒๕

2Video :: เปนมมมองทมหนาจอของผเขารวม 2 หนาจอมเครองมอส าหรบสงขอความสนถงกนไดเหมาะส าหรบการประชมทเนนการพดคยและเหนผเขารวมประชมอยางชดเจน

4Video :: เปนมมมองทมหนาจอของผเขารวม 4 หนาจอมเครองมอส าหรบสงขอความสนถงกนไดเหมาะส าหรบการประชมทเนนการพดคยและเหนผเขารวมประชมอยางชดเจน

9Video :: เปนมมมองทมหนาจอของผเขารวมประชมถง 9 หนาจอมเครองมอส าหรบสงขอความสนถงกนไดเหมาะส าหรบการประชมทเนนการพดคยและเหนผเขารวมประชมอยางชดเจน

1+5View :: มมมองวดโอเตมจอ (1 + 5) เปนมมมองทมการจดวางภาพแบบ VDO Conference คอ 1 จอใหญ 5 จอเลกโดยจะเหนเฉพาะภาพหนาจอของผเขารวมประชมส าหรบหนาจอหลกจะเปนของผทมสถานะผน าเสนอ

การส ารวจความคดเหน (Polling)

๒๖

ฟงกชน “Polling” ผทมสถานะเปนผน าเสนอสามารถส ารวจความคดเหนของผเขารวมประชมทานอนๆในระหวางการประชมและสามารถแสดงผลส ารวจความคดเหนแกผเขารวมประชมพรอมออกรายงานผลส ารวจไดนอกจากนผทสราง Poll สามารถเลอกทจะใหระบบแสดงหรอซอนชอผตอบได

วธดงน 1. ผน าเสนอไปทปมเมน “Share” 2. ไปท Polling 3. จะพบหนาจอสรางแบบสอบถามดงรป

4. วธการสรางแบบสอบถามม 2 วธคอ

4.1)ผน าเสนอสามารถ Import แบบสอบถามทมอยแลวมาใชในการประชมไดโดยคลกทปม จากนนเลอกไฟลแบบสอบถามทไดสรางไวแลวคลก “Open” 4.2)ผน าเสนอสามารถสรางแบบสอบถามใน Conference เองไดดงน -สรางค าถาม (Question) -สรางค าตอบในรปแบบของตวเลอกได -ผน าเสนอสามารถเลอกไดวาตองการใหผเขารวมประชมตอบแบบ “ค าตอบเดยว” หรอ “หลายค าตอบ” -จ านวนค าตอบของผน าเสนอมมากกวา 5 ค าตอบสามารถสรางตวเลอกเพมไดอกโดยคลกท “Add Item”

- ถาผน าเสนอตองการลบตวเลอกของค าตอบออกใหคลกทเครองหมายกากบาททอยดานหลงของค าตอบไดเลย

- ถาผน าเสนอสรางแบบสอบถามเรยบรอยแลวใหคลกปม

๒๗

5. ผน าเสนอสามารถ Export ค าตอบของผเขารวมประชมทกทานออกมาเปนไฟล.html ได

ใหคลกทปม ดงรป

6. ไฟล .html

การบนทกการประชม

๒๘

ฟงกชน “บนทกการประชม” ผทเปนประธานในทประชมเทานนจงจะสามารถบนทกการประชมไดโดยจะบนทกทงภาพเสยงเอกสารและการขดเขยนเพมเตมในการประชมแตละครงและสามารถน ากลบมาเปดชมการประชมยอนหลงไดโดยมวธการดงน 1. ผควบคมหองประชมจะตองกดปมเมน “Conference Control” แลวกด “บนทก” (Start Recording) เพอสงใหระบบท าการบนทกการประชมนนๆ

2. ระหวางการประชมผควบคมสามารถพกการบนทก(Pause) ไดโดยกดทปม “Pause” 3. เมอสนสดการประชมผควบคมกดปม “Stop” เพอหยดการบนทกระบบจะท าการSaveการบนทกโดยอตโนมต และไฟลบนทกจะถกจดเกบไวท My Document >>AcuStudio>> record หรอผควบคมท าการปด ระบบConference โปรแกรมจะ Save การบนทกใหอตโนมตและไฟลบนทกจะถกจดเกบไวท My Document >> AcuStudio>> record เชนเดยวกน 4. ไฟลบนทกทประชมจะมลกษณะดงน

การควบคมหนาจอวดโอของตนเอง

ผเขาใชงานระบบ Web Conference สามารถก าหนดรปแบบการสงภาพวดโอไดอยางอสระทหนาจอของตวทานเองดงตอไปน

๒๙

a) ปม เพอปดหนาจอไวเพอไมใหบดบงในสวนของพนทหองประชม

b) ปม เพอปด/เปดเสยงล าโพง

c) ปม เพอปรบระดบเสยงล าโพง

d) ปม เพอปด/เปดไมโครโฟน

e) ปม เพอปรบระดบเสยงไมโครโฟน

f) ปม เพอปด/เปดการสงภาพ (หยด-เรมสงวดโอ)

g) ปม (การตงคาวดโอ) เพอการปรบการตงคาวดโอ

h) ปม (การตงคาเสยง) เพอการปรบการตงคาเสยง

i) ปม (ซอน/แสดงจอวดโอของตนเอง) เพอซอนหรอแสดงจอภาพวดโอของตนเอง