คู่มือการใช้งาน

ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (DTS) บน Lotus Notes Client

สำานักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

กันยายน 2559

สารบัญ

หน้า

การติดตั้ง 1

สิ่งท่ีต้องเตรียมพร้อมในการเปิดใช้งาน 1

การเปิดใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) 2

กรณี มี User Notes ID 2

กรณี ไมม่ี User Notes ID 7

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 1 of 12

คู่มือการคู่มือการใช้งานใช้งานระบบระบบสารบรรณสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อิเล็กทรอนิกส์ ((DDTTSS)) บน บน LLoottuuss NNootteess CClliieenntt

ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Document Management System: EDMS) เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นด้วยซอฟต์แวร์ Lotus notes ซ่ึงใช้งานในลักษณะเครื่องคอมพิวเตอร์ลูกข่าย(Client) เชื่อมการติดต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย (Server) รูปแบบ Client-Server based และ Web based ซึ่งในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (DTS) แบบ Client-Server based นั้นต้องมีการติดตั้งซอฟต์แวร์ Lotus Notes ก่อน จากนั้นจะต้องตั้งค่าส าหรับการใช้งานระบบ ดังนี้

การติดตั้ง เข้าท่ี ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ www.it.chula.ac.th

คลิกเลือก Icon 1. การติดตั้งซอฟต์แวร์ Lotus Notes 7 ท่านสามารถ Download ซอฟต์แวร์ Lotus Notes 7 ได้จาก http://www.it.chula.ac.th/edms

และอ่านวิธีการติดตั้งได้จากเอกสาร "การติดตั้งและตั้งค่า Lotus Notes ในระบบ Windows7" หน้าที่ 1-11

2. การตั้งค่าระบบส าหรับ Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration)

เปิดโปรแกรม Lotus Note ซึ่งอยู่บน Desktop โดยดับเบ้ิลคลิกท่ีcon

3. มี User Notes ID ใช้ในการเปิดข้อมูลจากแผ่น CD

สิ่งที่ต้องเตรียมพร้อมในการเปิดใช้งาน มีดังนี้ 1. มีโปรแกรม Lotus Notes Client บนเครื่องที่ต้องการใช้งานแล้ว 2. มี User Notes ID บนเครื่องที่ต้องการใช้งาน เช่น PC, Notebook (ท าตามคู่มือในหน้า 2 ) 3. กรณีไม่มี User Notes ID ติดตั้งโปรแกรม Lotus Notes Client (ท าตามคู่มือในหน้า 7 ) 4. แผ่นCD ข้อมูลระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) ของหน่วยงาน ที่ได้รับจาก ส านักบริหารเทคโนโลยี

สารสนเทศ

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 2 of 12

การเปิดใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (DTS) กรณี มี User Notes ID 1. น าแผ่น CD ใส่ที่เครื่อง PC ตามรูป แล้วคลิกชื่อท่ีมีนามสกุล nsf ตามตัวอย่าง เป็นข้อมูลของคณะ

พาณิชยศาสตร์และการบัญชี ACC.nsf

2. หน้าจอ ให้ระบุรหัสผ่าน

ระบุรหัสผ่านแล้ว คลิก OK

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 3 of 12

3. หน้าจอการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) หนังสือรับ /หนังสือส่ง / ค าสั่ง

4. หน้าจอหนังสือรับ

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 4 of 12

5. หน้าจอหนังสือส่ง

6. การค้นหา

7. การค้นหาโดยระบุเงื่อนไข

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 5 of 12

8. ข้อมูลที่ได้จากการค้นหา

9. เลือกข้อมูลที่ต้องการค้นหา

10. เลือกข้อมูลที่ต้องการดู

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 6 of 12

11. เปิดข้อมูล

12. เลือกและเปิดข้อมูล

13. ตัวอย่างข้อมูล

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 7 of 12

กรณี ไม่ม ีUser Notes ID ให้ท าตามขั้นตอนดังนี ้ การตั้งค่าระบบส าหรับ Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration) หลังจากติดตั้งซอฟต์แวร์ Lotus Notes ให้เปิดโปรแกรม Lotus Note โดยดับเบิ้ลคลิกท่ี

Icon ซึ่งอยู่บน Desktop จะได้หน้าจอ Welcome ของ Lotus Notes Client Configuration ให้คลิก Next ดังรูป เพ่ือไปขั้นตอนถัดไป

รูปหน้าจอ Welcome

หลังจากคลิก Next จะได้หน้าจอ User Information ให้ระบุข้อมูล

ดังนี้

1. Your name ให้ระบุ User Name ของท่านซึ่งเป็น User name เดียวกับระบบ e-mail (CUNET)

2. Clear ค่า I want to connect to a Domino Server. ออก 3. คลิก Next เพ่ือไปขั้นตอนถัดไป

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 8 of 12

หน้าจอ Instant Messaging Setup

Clear ค่า Setup instant messaging และ คลิก Next เพ่ือไปขั้นตอนถัดไป

หน้าจอ Additional Services

คลิก Next เพ่ือไปขั้นตอนถัดไป

เสร็จสิ้นการตั้งค่า Lotus Notes Client (Lotus Notes Clients Configuration) จะได้หน้าจอ

Notes setup is complete! ให้คลิก OK

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 9 of 12

หลังจากตั้งค่า Lotus Notes Client จะได้หน้าจอ Lotus Notes 7 Setup

1. ให้ติ๊ก In the future, do not perform this check 2. คลิก No ซึ่งจะได้หน้าจอของ Lotus Notes 7

หน้าจอ Lotus Notes 7 Setup

ให้คลิก No Thanks, Just give me the defaults ซึ่งจะได้หน้าจอของ Lotus Notes 7

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 10 of 12

การตั้งค่าเพื่อเข้าใช้งาน Lotus Notes Client

จากหน้าจอ Lotus Notes 7

1. คลิก เลือก File DataBase Open 2. น าแผ่น CD ใส่ที่เครื่อง PC

การเปิดใช้งาน Open Data Base

1. เลือก Filename ชื่อข้อมูลที่มีนามสกุล .nsf ของหน่วยงาน 2. กด Open

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 11 of 12

หน้าจอ Create Cross Certificate

คลิก Yes

หน้าจอ Execution Security Alert (GetProfileField)

เลือก Start trusting the signer to execute this action คลิก OK

หน้าจอ Execution Security Alert (DbLookup)

เลือก Start trusting the signer to execute this action และคลิก OK

คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS) บน Lotus Notes Client

ส านักบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ Page 12 of 12

หน้าจอ Execution Security Alert (SetEnvironment)

เลือก Start trusting the signer to execute this action แล้วคลิก OK

หน้าจอการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์(DTS)

การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (ท าตามข้ันตอนการใช้งาน ในหน้า 3 )