Управление поручениями и задачами при помощи системы...

M-Files TMSУправление задачами и

поручениями

Артем Шпаченко, M-Files / FTS

Ключевыепреимущества

Единая корпоративная среда для учета всех заданий и связаннойинформации (документы, другие типы записей и т.д.)

Регистрация заданий с учетом различных характеристик: Личные задачи, поручения, собрания

Процессные и проектные

Разовые и периодические

Индивидуальные и групповые

Создаваемые вручную и автоматически

Регистрация отсутствий (отпуска, болезни и т.д.) сотрудников с цельюпредоставления доступа к задачам их заместителям на период отсутствия

Регистрация запросов от сотрудников, требующих реагирования иинициации новых заданий (включая анонимные запросы)

Доступ к задачам и связанной информации с любых аппаратных устройств

Полная статистика по заданиям в срезе ответственных лиц,подразделений, процессов, проектов, факту выполнения и т.д.

Факторы повышенияэффективности с M-Files

Встроенные рабочие процессы по управлению заданиями исоответствующие функции (делегирование, перенос на будущийпериод, утверждение выполнения и возврат на доработку)

Персональное планирование в срезе недели и конкретного дня, попроектам и процессам, а также мониторинг задач, поставленных другихсотрудникам

Автоматический учет задач, выполненных в срок и с его нарушением, атакже расчетный индекс точности выполнения задач по каждомусотруднику

Автоматически сохраняемые данные, такие как фактическая датаначала и завершения задачи, количество откладываний и доработок,цепочка делегирования задания и др.

Подсказывающие сигнальные сообщения о наступлении крайнего срокасегодня, опозданием с выполнением задачи и т.д.

Доступ к системе осуществляется через Проводникоперационной системы Windows (Windows Explorer).

Вся работа в системе осуществляется только в одномокне, а сходство с Проводником обеспечиваетлегкость изучения программного решения

Задачи сгруппированы по различным критериям вдинамических папках (представлениях) для удобствапользователя.

Каждая такая папка представляет собой выборку данныхпо фильтру (к примеру, папка На ближайшие семь днейотображает невыполненные задачи, плановая датаначала которых охватывается одной неделей)

Сортировка задач, отображаемых в представлении,может осуществляться по любому полю.

Значение крайнего срока может указыватьсявручную постановщиком задачи или формироватьсяавтоматически, исходя из корпоративных правил посрокам выполнения различных типов задач

Создание нового задания осуществляется из меню в левомверхнем углу экрана с выбором соответствующего класса(разовая задача, периодическая задача, собрание илизадача процесса).

Крайний срок может указываться вручную илиустанавливаться автоматически системой, исходя извнутренних правил по длительности выполненияотдельных типов задач

Все поручения отображаются в представлениидля персонального планирования ответственнымза их выполнение.

Задание также может быть принято в работу,делегировано другому сотруднику или отложено

При делегировании указывается новыйответственный за выполнение задачи ивыполняется действие Делегировать.

Возможность делегирования предусмотрена длялюбых типов задач, включая персональные

Задачи могут быть не только индивидуальными,но и групповыми – количество ответственных лицдля указания в карточке не ограничено

Постановщик поручения может отслеживатьне только статус выполнения задания, но ивидеть весь путь делегирования

К заданию могут добавляться комментарии пользователей

Перед началом выполнения, задача принимаетсяв работу, что изменяет ее статус.

Это позволяет руководителям подразделений ируководящему персоналу просматривать текущуюзанятость своих сотрудников

Документы, связанные с задачей, могутдобавляться в систему пользователем спомощью простого перетаскивания из папкина диске компьютера (drag-and-drop)

Каждый документ может быть предварительнопросмотрен в системе без его открытия.

Поисковая функциональность системы позволяетосуществлять поиск информации не только пометаданным карточек задач, но и тексту связанныхс ними документов

По задаче доступна регистрация затраченноговремени, а также времени, оставшегося до еезавершения.

Процент выполнения задачи, в таком случае,рассчитывается автоматически

Задача может быть завершена соответствующимдействием из меню или делегирована другомусотруднику.

Если выполненная задача является поручением,то постановщик такой задачи осуществляет ееутверждение или отправляет задачу на доработку

Для периодических задач указывается интервали единица времени интервала.

При завершении таких задач автоматическисоздается новая плановая задача с учетомзаданного интервала

При регистрации собрания указывается список участников,дата и время его проведения.

Функции назначения, переназначения и отмены собранияинициируют уведомление всем его участникам поэлектронной почте.

Также к собранию может быть привязана переговорная длябронирования

Задачи процессов автоматически создаются привыполнении корпоративных бизнес-процессов.

К примеру, регистрируемый в управленческойсистеме заказ на закупку может автоматическипередаваться в M-Files и формировать задачу дляответственного сотрудника по его утверждению

Задачи процессов также автоматическисоздаются в процессе согласованиядокументов, которые могут регистрироватьсяв самой системе M-Files

В системе могут регистрироваться проекты и связанные с ними задачи

Проектные задачи отображаются надиаграмме Гантта – система отображаеттакже процент выполнения отдельных задачи проекта в целом

Каждая задача, для которой установлен крайнийсрок, анализируется системой в контексте еесвоевременного выполнения.

В карточке сотрудника автоматическирассчитывается индекс точности, показывающийразницу между процентом задач, выполненных всрок и после его наступления

В системе также могут регистрироватьсязапросы от сотрудников, которые являютсяпредпосылками для инициации задач

Запросы от сотрудников могут бытьанонимными – в таком случае система несохранит информацию об авторе запросапри регистрации

Задания могут создаваться на основезапроса - для этого достаточно выделитьзапрос и выполнить функцию созданиянового задания и запрос автоматическибудет привязан к заданию

В системе могут регистрироватьсяплановые и фактические отсутствиясотрудников (отпуска, пропуски по болезнии др.)

В момент начала отсутствия по сотруднику,все его невыполненные задачи становятсядоступными для выполнения егозаместителем на данный период

Статистические отчеты по заданиям изапросам показывают данные в различныхсрезах в виде реестров. Все статистическиеотчеты доступны только в рамках доступа,определенного для пользователей

Календарь позволяет визуализироватьзадания и отображать их в срезе месяца,недели или дня

Веб-интерфейс позволяет получить доступ ксистеме без установленного клиента M-Files(поддерживаются все популярныеИнтернет-браузеры)

Интерфейс для мобильных устройствпозволяет в любой момент получить доступ кзадачам и связанной с ними информации –мобильные приложения доступны дляiPhone / iPad, Android и Windows Phone

www.fts-eu.com

+7 (495) 950-54-69

info.ru@fts-eu.com

www.m-files.com

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!