От бумажных документов к электронным: почему компании...
Post on 11-Feb-2017
154 Views
Preview:
TRANSCRIPT
От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают оцифровку и как обосновывают?
Веригин Илья, Руководитель направления аналитики и услуг
Европейский лидерв области создания баз данных и банков электронных документов
Разработка и внедрение информационных систем автоматизации деятельности федеральных и региональных органов власти, промышленных предприятий и коммерческих организаций
Что нас ждет20.04.2016«От бумажных документов к электронным: почему компании заказывают оцифровку и как обосновывают? Примеры ROI»
Зачем?
Как с этим жить?
Как сделать?26.04.2016 «Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»
27.04.2016«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»
«Как создать электронный архив в современных условиях»• Теория от ведущих экспертов
по управлению документами • Практическая реализация от специалистов ЭЛАР
Курс вебинаров 24-26 мая 2016 года
Кто сегодня использует оцифровку?
Что сканируют? От почтовых марок до карт 8А0 и каротажных лент 30м. От библиотечных карточек до книг толщиной 80 см От артефактов монет до сценических декораций От свежих приказов до 400-летних изданий
Всё!
Популярные форматы работ Массовая (залповая) оцифровка архивов Поэтапная оцифровка для оптимизации финансирования
Количественная (объем в период) Технологическая (последовательные этапы работ)
Текущий ввод Своими силами с закупкой оборудования и ПО Аренда участка ввода (оборудование/оператор)
Цель оцифровки архивовСохранить и научиться пользоваться в ежедневном режимеНаполнить учетные системы Актуализировать реестры/регистры Находить информацию быстроПолучать доступ к документам с рабочих мест Предоставить удаленный, многопользовательский доступИсключить затраты на копированиеОсвободить помещения…
Цель текущего вводаМаксимально эффективное преобразование в электронный видБыстро и качественно сканировать Использовать ПО автоматической обработки изображений Использовать ПО распознавания Автоматически заполнять поля индексной карточкиМассово загружать документы в ИС…Справляться с текущим вводомМинимизировать трудозатраты и штат
Пример реально №1
Решаемые задачиИстория взаимодействия с гражданами и юрлицами, получение статистики в различных разрезахПереход на электронный документооборот (все поступающие документы сканируются) и повышение дисциплины исполненияДокументная поддержка деятельности: заседаний, комиссий и пр.
Электронный архив Администрации Президента и прикладных систем
Более 7 000 000 документов, в том числе «с грифом».Массовая оцифровка архива + текущий ввод.
71620 листов текста и 10627 листов широкоформатной графики
Пример 2 Министерство природопользованияи экологии Республики Башкортостан
Исключены из пользования ветхие документы (с 1935 года)
Перешли на предоставление в электронном виде по запросам потребителей - ОГВ и компаний
Первичные работы – 4 месяца. Поэтапная оцифровка продолжается.
Электронный архив геологических отчетов и изысканий
Пример 3
ЗАГС Самарской области Оцифровка более 4 000 000 записейИндексирование по «поисковому» набору (5-7 наиболее часто используемых для поиска полей)
ЗАГС Калининградской областиОцифровка 100% архивов (2 800 000 записей)Расширенное индексирование по 9-13 полям (в объеме выдаваемого свидетельства)
Оцифровка архивов ЗАГС – часть государственной политики «Информационного общества». Без наполнения ИС ЗАГС невозможна «электронизация» множества социальных госуслуг.
На днях по результатам отчета Счетной Палаты тема актуализирована.
Пример 4
Данные документов проиндексированы, произведен перевод на русский язык (жесткий регламент преобразования со 100% проверкой ресурса)
Ускоренно запущен ГКН в российском формате Избежали физического приема 30% населения
Оцифровка как способ регистрации прав без приема населения
Дела по 900 000 объектам в 2015 г.
Пример 5
Пилотные работы начаты (Владимирская обл.)Элемент реализации других приоритетных государственных задач:
постановки на учет неразграниченной земли
проведения инвентаризации и постановки на учет самозахватов и самостроев
План – перевод всех кадастровых документов в электронный вид для наполнению служебной и публичной кадастровой карты
Пример 6
Администрация КраснодараОцифровка архивных документов, касающихся прав собственности на землю и недвижимого имущества. Более 2500 дел.Участок текущего ввода для оперативного сканирования по запросам
Администрация г. СочиОцифровка архива правоустанавливающих документов 1937-2003 г. (2000 дел)Выдаче копий через МФЦ в связи с олимпийским строительством
Востребованный сегодня формат – оцифровка документов земельно-имущественного комплекса с привязкой к координатам Геоинформационной системы для проведения инвентаризаций
Задачи учета, инвентаризации имущества и предоставления госуслуг порождает интерес к оцифровке со стороны муниципалитетов
КультураОцифровка документов Архивного фонда РФ и НСА - неотъемлемая часть деятельности архивов Решаемые задачи: наведение порядка в фондовом учетеупрощение поиска документов и снижение нагрузки на сотрудников архивасокращение времени на отработку запросов пользователейсохранение ветхих оригиналовпереход к предоставлению архивных услуг в электронном виде, в том числе платных услуг
Пример 7Оцифровка всех описей ГАРФ15 лет сотрудничества. Более 7 000 000 описей – сложных для индексирования документов.
Ревизские сказки РГАДАБолее 3 000 000 листов уникальных исторических документов 17-18 в.в. Оригиналы весом до 50 кг и толщиной до 80 см.
* Мы всегда идем навстречу. Под проект разработано уникальное оборудование.
Пример 8Библиотеки – уже больше 20 лет оцифровкиОцифровка картотек для формирования электронного каталога и автоматизации учета (очень сложные документы)Сканирование книг (сегодня – централизованный процесс в рамках развития НЭБ)
Пример 9Оцифровка в музеях – свои особенностиСканирование учетных документов (картотек, инвентарных книг и книг поступлений) для наполнения КАМИССканирование картин и графики для создания виртуальных коллекций и в целях реставрацииФотографирование предметов ДПИ, экспонатов, интерьеров и т.д.
Государственный ЭрмитажОцифровано: 1.Около 1,2 млн. предметов, более 2,6 млн. образов.2.Более 3,7 млн. записей учетных книг3.Более 1,2 млн. библиографических записей
Промышленность и коммерческий секторЦели оцифровки:Сокращение издержек управленческой деятельности (ОРД, финансовая, кадровая документация)
Сохранение научного наследия и модернизация производства (техническая документация)
Пример 10Электронный ресурс документов ремонтно-эксплуатационных службЕдиный ресурс документов РЭС, объединяющий8 гидростанций и профильных проектных институтов Оцифровка более 250 000 документов формата от А4 до А0+
Саяно-Шушенская ГЭСВ кратчайшие сроки (3 недели) были отсканированы 320 тысяч документов Основной массив – конструкторская документация
Пример 11Задача: Обеспечение быстрого доступа к документам проектно-конструкторского отдела для всех служб и подразделений ВТЗ
Создана Система электронного хранилища технической документации
В электронный вид переведено более 600 000 документов, включая:Чертежи и спецификацииТехнические описания и технические условияПаспортаСправочные и нормативно-технические документы
Пример 12Промысловые документы – история и текущие показатели геологоразведки и эксплуатации месторождений
Произведено сканирование, обработка, индексирование: 750 томов геологических отчетов (более 200 000 листов, включая карты, разрезы недр и пр.) 500 документов-приложений к отчетам (более 3 000 листов)
Пример 13
Задача – упрощение учета и управления корпоративным имуществомСоздан корпоративный электронный архив, объединивший документы 64 дочерних предприятийВ электронный вид разово переведено 405 850 дел шести департаментов ОАО «Газпром» (суммарный объем – более 1 300 000 листов)
Задача – финансовая деятельность.Оцифровка бухгалтерской документации в рамках изменения форм собственности и ликвидации обществ
Пример 14Оцифровка клиентских досье – шаг в развитии клиенториентированных сервисовобеспечить доступ к документам для всех сотрудниковповысить скорость и качество анализа информации обеспечить возможность клиенту обратиться в любое отделение или филиал для получения услугисоздать страховую копию на случай утраты или изъятия оригинала по возможности освободить занятые бумагой площади офисов, выводя их в удаленное хранилище
Пример 15Первичная бухгалтерская документацияВ стандартных условиях потребности в оцифровке архивов практически нет.Приоритет – созданию инфраструктуры текущего ввода.
Распределенный ввод Штрих-кодирование Централизованное распознавание Автоматическое извлечение данных, вплоть до формирования
проводок
Наиболее активное направление – ОЦО, где распределенный ввод – часть бизнес-процессов
Крупный мясопроизводительКрупный спортивный ритейлерКрупнейший продуктовый ритейлер………
ОБОСНОВАНИЕ
Архив технической документации: сканировать самим или заказать услуги?Промышленное предприятие решило перевести в электронный вид архив технической документации:Объем 1 500 000 листов (чертежи и приложения к ним формата А4 – А0)Помимо заказа аутсорсинговых услуг, рассматривалось создание участка сканирования и оцифровка документов своими силами.
Цели:Модернизация производственного циклаРеинкарнация разработокВысвобождение площадейСохранение самих документов
Самостоятельный ввод Заказ услуг
Количество выделяемых штатных единиц (8-часовой рабочий день) - 6
Срок сканирования – 3 месяца (участок сканирования на территории заказчика со штатом 40 человек)
Скорость оцифровки (6 человек, сканирование + ввод данных по 4 полям) – 3400 страниц в день
Срок индексирования – 6 месяцев (выполняется параллельно со сканированием, при условии работы >100 операторов индексирования)
Общий срок оцифровки – 441 рабочий день (23 месяца) Общий срок оцифровки – 6 месяцев (несколько этапов). Первая полностью подготовленная часть ресурса передается заказчику уже в 1 месяце.
Фактическая стоимость содержания специалиста включая З/П, НДС и отчисления в ПФР, ФОМС, ФСС, ДМС и накладные расходы: (40 000 + 13%) + 22% + 5.1% + 2.9% + 0.2% + 50% = 81 450 руб./мес. Фонд оплаты труда – 11 240 100 руб. Стоимость закупки 6 планетарных сканеров (3 формата А2+, 2 протяжных формата А0, 1 планетарный формата А0) – 12 102 470 руб.
Сумма затрат: 23 346 570 руб.
Стоимость услуг: 35 956 000 руб.Сумма затрат с учетом типового коэффициента на организацию работ (1,5): 35 019 855 руб.
Итог
Более детальный расчет подтолкнул компанию выбрать заказ услуг по причине гораздо более низкого периода окупаемости (PP=2,27 года)
вместо 23-месячной постепенной самостоятельной оцифровки с «оттянутым» эффектом оптимизации
предприятие смогло в срок 6 месяцев создать ресурс, внедрить его на производстве и окупить на 82%.
Оцифровка документов по текущей деятельности ОГВОГВ в процессе деятельности формирует дела на объекты учета (в среднем 60 страниц документов
на один объект):Объем массива – 10 000 дел. Массив оперативный, востребованный в деятельности. Документы хранятся в отдельных помещениях и подвале. На отработку одного обращения (поиск документа в архиве, копирование и составление ответа с перепечаткой текста) требуется в среднем 45 минут. Из-за обилия медленной ручной работы ОГВ не справляется со своевременным исполнением возложенных обязанностей
некоторые документы теряются штат необходимо «оптимизировать»
Обоснование вложенийДокументы в деле многостраничные. Необходимо отсканировать все 60 страниц, проиндексировать только 20. Оцифровка документации по 1 объекту - около 325 рублей. Затраты на перевод в электронный вид всего массива документов около 3 300 000 руб. Параметры работы: поиск документа, распечатка копий и составление типового ответа с приложением копий - 6 мин (вместо 45).Общая эффективность работы повышается до 10 раз (по факту повысилась в 5-6 раз, т.к. сотрудник выполняет смежные обязанности, а часть работ по-прежнему требует доступа к оригиналу документа). Появилась возможность сократить штат с 10 до 7 штатных единиц. При среднемесячной заработной плате гражданских служащих в 32 тыс. рублей (Росстат), даже без учета дополнительных выплат и компенсаций, ежегодная экономия составляет 1 152 000 рублей (с коэффициентами – более 2 000 000 в год).
Максимальный срок окупаемости проекта только за счет повышения эффективности работы – 2,9 года (фактический – 1,7 года).
Помимо чистой экономии на з/п, ОГВ исключил утерю документов и смог включиться в межведомственное электронное взаимодействие.Экономический эффект от этих результатов может быть рассчитан лишь частично.
Финансовые документы: Оцифровка или внеофисное хранение?Крупная торговая компания: гигантские затраты на хранение массивов первичных документов (договоры, акты, счета и пр.).Стремясь к сокращению затрат и не желая брать на себя организационные вопросы, связанные со строительством собственного архива, компания выбирала один из вариантов аутсорсинга: Оптимизировать работу с бумагой, передав документы на внеофисное хранение.Оцифровать и сохранить архивные документы в электронном виде, уничтожить всю бумагу с истекшим сроком хранения.
Объем документов – 10 000 000 страниц (около 8 000 коробов). Доступ к документам регулярный, ежемесячно запрашиваются и изменяются около 5% документов (400 коробов).
Внеофисное хранение ОцифровкаРазовые затраты (короба, упаковка, транспортировка, прием исполнителем): 8000*142=1 136 000 руб.
Разовые затраты (сканирование в поточном режиме и автоматическое индексирование по №, дате, контрагенту с проверкой): 10 000 000*2,25 = 22 500 000 руб.
Ежемесячный платеж за хранение массива, выдачу и доставку в среднем 200 коробов в месяц: 8000*20+400*97=198 800 руб.
Уничтожение бесплатно.
Затраты за 3 года: 8 292 800 руб. Общие затраты: 22 500 000 руб.
Затраты за 5 лет: 13 064 000 руб.
Недостатки: Медленный доступ к оригиналам (1-3 дня). Крайняя высокая стоимость подготовки подборок, например, по требованию ФНС. Альтернатива высоким платежам за поиск – провести дорогостоящую начальную систематизацию документов перед передачей на хранение.
Недостатки: Высокие начальные вложения. Необходимость хранения в бумаге текущих документов.
Плюсы: Низкие начальные затраты. Плюсы: Быстрый доступ, отсутствие затрат на поиск, тиражирование документов и составление подборок.
ИтогРасчет позволил увидеть, что подходы имеют диаметрально противоположные преимущества и недостатки.
Для компании был реализован гибридный вариант услуг:Документы вывозятся на внеофисное хранение для мгновенного освобождения площадей и снижения расходов, связанных с их обслуживанием.Вместо физической доставки при запросе документы сканируются. Электронная копия пересылается компании быстрее и обходится дешевле, а ее хранение и повторное обращение к документу не требуют затрат.За 3-5 лет хранения постепенно формируется электронный фонд пользования (электронный архив, содержащий до 80% документов). По окончанию срока хранения бумага просто уничтожается с оцифровкой оставшихся 20% или без нее.
Регистрируйтесь26.04.2016
«Текущий ввод документов и оцифровка архивов: какие технологии выбрать?»27.04.2016
«Электронный архив: от статичного хранилища к динамичной документной поддержке деятельности. Стратегии применения ЕСМ»
Полный платный курсГлубокое погружение и сертификат
«Как создать электронный архив в современных условиях»
• Теория от ведущих экспертов по управлению документами
• Практическая реализация от специалистов ЭЛАР
24-26 мая 2016 года
ditad.ruerm.ru
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ
Корпорация ЭЛАР127015, г. Москва, Бумажный проезд, д. 14, стр. 2Тел.:+7 (495) 792-31-31Факс: +7 (499) 251-36-03
office@elar.ruwww.elar.ru
top related