Система обработки авансовых отчетов на базе concur . Опыт...

СИСТЕМА ОБРАБОТКИ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ НА БАЗЕ CONCUR. ОПЫТ BOEHRINGER INGELHEIM

BDO RUSSIAНадежное плечо для вашего бизнеса

2 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Boehringer Ingelheim в мире и в России

Фармацевтическая компания, основанная в 1885 году

1885

20Входит в 20 лидеров мировых фармацевтических компаний

143Представительства в 47 странах мира

> 46 000Сотрудников

2020 лет компания Boehringer Ingelheim работает в России

900Сотрудников во всех регионах РФ

3 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

ЗадачаСпецифика бизнеса Boehringer Ingelheim

Отделения и представители компании находятся в различных регионах, на большом удалении друг от друга и от головного офиса

Высокая мобильность персонала, связанная с необходимостью постоянных встреч с врачами и экспертами в области медицины

Значительные командировочные и представительские расходы на проведение встреч, круглых столов, семинаров, посвященных инновационным продуктам компании

От 600 до 800 авансовых отчетов в месяц, среднее количество прикладываемых к отчету документов – 25 шт.

4 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Проблемы / потребности

Проблемы Более 50% документов не

сдавались в срок

Ручной ввод данных

Высокая текучесть кадров на участке проверки документов

Большие объемы дебиторской задолженности

Высокие расходы на логистику – затраты на курьерскую службу

Потребности Своевременная и

корректная обработка документов, связанных с командировками сотрудников и представительскими расходами

Анализ расходов с точки зрения налога на прибыль и НДФЛ

Формирование базы для анализа и планирования расходов компании

Дистанционное одобрение расходов сотрудников руководителями компании в период командировок

5 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

ConcurПреимущества

Concur

6 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Внедрение электронной системы обработки авансовых отчетов

7 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Функционал системы Concur

Заказ командировок**

Подготовка отчетных

документов

Утверждение расходов

Аудит

Мониторинг расходования

денежных средств*

Автозаполнение расходов на командировки Возможность заказа билетов и гостиниц Сравнение заказов и действительных расходов

Доступ с мобильных устройств Возможность делегирования Настройка отчетов в соответствии с политиками

компании Прикрепление первичных документов в различных

форматах Возможность дистанционного утверждения, в том

числе с мобильных устройств Возможность делегирования E-mail оповещения об изменении статуса отчета

Электронный архив документов, доступный в любое время для всех сотрудников Boehringer Ingelheim и для проверяющих лиц

Движение средств по корпоративным картам

• - рассматривается возможность реализации** - блок не реализован

8 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Обработка авансовых отчетов в системе электронного документооборота Concur

Система электронного документооборота. Обеспечивает online контроль функций

Сотрудники Электронный авансовый отчет

Проверка и утверждение

документа клиентом

Проверка и утверждение

документа BDO

Запрос недостающих документов

да

Введение проводок

в бухгалтерскую систему.

Возмещение

да

Запр

ос

нед

оста

ющ

их

док

умен

тов

нет

нет

Отчет по затратам

сотрудников

9 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Print screen системы для рядового сотрудника

10 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Print screen системы для рядового сотрудника

11 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Обработка отчетов

Свыше 800 обрабатываемых авансовых отчетов в месяц

Ежемесячная подготовка отчета по возвращенным на доработку документов. Статистический отчет по видам ошибок, допущенных в авансовых отчетах, и, как следствие, минимизация ошибок, дополнительное обучение сотрудников компании

Прямая коммуникация с сотрудниками через систему, сохранение истории сообщений

Электронное хранилище документов

12 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Сотрудничество с аутсорсинговой компаниейЭтапы

Тендер

Согласование и переход

Запуск проекта

Шаг 2: Обучение политикам клиента

Шаг 3: Разработка и согласование алгоритма проверки отчетов

Шаг 4: Запуск и управление решением

Шаг 1: Постановка проблемы

Распределение ответственности сторон в рамках договора по обработке авансовых отчетов

Согласование шаблонов мастер данных: пользователи, авторизационная структура, управленческая аналитика, план счетов, внутренние правила и политики

Демонстрация шаблонов отчетов для Boehringer Ingelheim

Рабочая встреча по обсуждению опросника, шаблонов, бухгалтерских регламентов

Настройка стандартного решения на основании опросника и мастер-данных

Тестирование решения

Проверка и обработка авансовых отчетов специалистами BDO

Формирование отчетов по количеству обработанных и возвращенных сотрудникам Boehringer авансовых отчетов

Формирование статистического анализа по видам ошибок => возможность планировать доработки в системе, дополнительное обучение пользователей, etc.

Постановка проблемы

Описание желаемого результата Выбор поставщика

13 Система обработки авансовых отчетов на базе Concur. Опыт Boehringer Ingelheim

Результаты проекта

Увеличение скорости обработки данных. Срок обработки авансового отчета до 10 дней (включая одобрение и проверку)

Снижение налоговых рисков, возникавших за счет некорректного и несвоевременного предоставления данных для налогового учета

Улучшение коммуникации с сотрудниками региональных подразделений

Формирование электронного архива документов

Упрощение документооборота

Снижение затрат на логистику

Своевременные сдача отчетности (более 98%) и отражение расходов в бухгалтерской системе

Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности

Контактная информацияТел.: +7 (495) 78-78-552

+7 (495) 78-78-553E-mail: outsourcing@bdo.ruwww.bporus.ru

Виктория СмирноваBoehringer Ingelheim

Ольга ПрокопьеваРуководитель бухгалтерского отдела, аутсорсингового подразделения BDO

Тел: +7 (495) 544 50 44

E-mail: info.ru@boehringer-ingelheim.com

www.boehringer-ingelheim.ru