Проблемы современного делопроизводства и...

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 11

ПроблемыПроблемы современногосовременногоделопроизводстваделопроизводства

ии секретарскаясекретарская профессияпрофессия

ХрамцовскаяХрамцовская НатальяНаталья АлександровнаАлександровнаведущийведущий экспертэксперт попо управлениюуправлению документациейдокументацией

компаниикомпании ««ЭлектронныеЭлектронные ОфисныеОфисные СистемыСистемы»», , членчлен ““ГильдииГильдии УправляющихУправляющих ДокументациейДокументацией”” ии ARMA InternationalARMA International

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 22

МыМы живёмживём вв эпохуэпоху революционныхреволюционных переменперемен ввтакойтакой консервативнойконсервативной отраслиотрасли, , каккак делопроизводстводелопроизводствоии документооборотдокументооборот. . ВозникаютВозникают нене толькотолько новыеновыетрудноститрудности, , ноно ии новыеновые возможностивозможности..

ПроизошлоПроизошло изменениеизменение статусастатуса ии ролироли секретарясекретаря,,отот машинисткимашинистки ии ««прислугиприслуги заза всёвсё»» додо организатораорганизаторадеятельностидеятельности офисаофиса ии управляющегоуправляющего проектамипроектами..

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 33

ЯЯ

способствуюспособствую

переменампеременам

ЯЯ защищаюзащищаю

ценныеценные ресурсыресурсы

ЯЯ обеспечиваюобеспечиваю соответствиесоответствие

требованиямтребованиям законодательствазаконодательства

ЯЯ уменьшаюуменьшаю

уровеньуровень рисковрисков

ЯЯ управляюуправляю

информациейинформацией

ЯЯ –– СПЕЦИАЛИСТСПЕЦИАЛИСТ ДОУДОУ

Из рекламы компании Iron Mountain

РольРоль специалистовспециалистов ДОУДОУ

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 44

РеволюцияРеволюция вв делопроизводстведелопроизводстве

�� УжесточениеУжесточение законодательнозаконодательно--нормативныхнормативныхтребованийтребований кк работеработе сс документамидокументами ии информациейинформацией

�� ИнформацияИнформация становитсястановится ценнымценным деловымделовым активомактивоморганизацийорганизаций

�� ВнедрениеВнедрение современныхсовременных технологийтехнологий вв работуработу ссдокументамидокументами

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 55

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 66

ПроблемыПроблемы современногосовременногоделопроизводстваделопроизводства

�� ЗаконодательноЗаконодательно--нормативнаянормативная базабаза

�� ОрганизационныеОрганизационные проблемыпроблемы

�� ТехническиеТехнические проблемыпроблемы ((техникатехника))

�� КадрыКадры

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 77

СовременныеСовременные технологиитехнологииработыработы сс документамидокументами

�� ПодготовкаПодготовка, , редактированиередактирование, , размножениеразмножение, , рассылкарассылка документовдокументов

�� ЭлектроннаяЭлектронная почтапочта, , системысистемы мгновенныхмгновенныхсообщенийсообщений, , ИнтернетИнтернет--технологиитехнологии

�� ЭЦПЭЦП ии криптографиякриптография

�� Workflow (Workflow (управлениеуправление движениемдвижением документадокумента))

�� СистемыСистемы электронногоэлектронного документооборотадокументооборота ииэлектронныеэлектронные архивыархивы

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 88

НовыеНовые видывиды деятельностидеятельности секретарясекретаря

�� ПодготовкаПодготовка графиковграфиков, , слайдовслайдов ии раздаточныхраздаточныхматериаловматериалов длядля докладовдокладов нана совещанияхсовещаниях,,

�� ОбщениеОбщение сс клиентамиклиентами попо всемувсему мирумиру, , ссиспользованиемиспользованием телефонателефона, , факсафакса, , электроннойэлектроннойпочтыпочты ии системсистем мгновенныхмгновенных сообщенийсообщений,,

�� ИнтернетИнтернет--поискпоиск ии подборкаподборка информацииинформации попоопределеннойопределенной теметеме,,

�� УправлениеУправление видеоконференциямивидеоконференциями,,

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 99

ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот::достоинствадостоинства

�� ПриПри внедрениивнедрении СЭДСЭД секретарисекретари –– авангардавангардвнедрениявнедрения

�� ПовышениеПовышение квалификацииквалификации секретарясекретаря ии егоегорыночнойрыночной стоимостистоимости

�� ПриПри правильномправильном внедрениивнедрении –– уменьшениеуменьшение долидолималоинтересноймалоинтересной, , техническойтехнической работыработы; ; переноспереносзначительнойзначительной частичасти техническихтехнических обязанностейобязанностейсекретарясекретаря нана исполнителейисполнителей ии руководстворуководство..

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1010

ЭлектронныйЭлектронный документооборотдокументооборот: : недостаткинедостатки

�� ТехническоеТехническое обслуживаниеобслуживание техтех сотрудниковсотрудников, , комукомуСЭДСЭД нене поставилипоставили

–– РегистрацияРегистрация документовдокументов

–– ВнесениеВнесение резолюцийрезолюций ии отчетовотчетов обоб исполненииисполнениидокументовдокументов

–– СписаниеСписание документовдокументов вв делодело

�� СекретарьСекретарь заинтересованзаинтересован вв томтом, , чтобычтобы всевсесотрудникисотрудники делалиделали своюсвою черновуючерновую работуработу вв СЭДСЭДсамостоятельносамостоятельно

�� ««БезбумажныйБезбумажный офисофис»» -- мифмиф

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1111

УправлениеУправление перепискойперепиской руководителяруководителя

�� ОбъемОбъем документовдокументов возрастаетвозрастает ии руководительруководитель ссэтимэтим нене справляетсясправляется

�� ЧтобыЧтобы эффективноэффективно использоватьиспользовать СЭДСЭД, , нужнанужнаэффективнаяэффективная системасистема маршрутизациимаршрутизации

�� ИспользованиеИспользование внутреннихвнутренних нормативныхнормативныхдокументовдокументов длядля регламентациирегламентации порядкапорядка работыработы ссоднотипнымиоднотипными документамидокументами

�� ПриПри внедрениивнедрении СЭДСЭД –– руководителируководители часточастопродолжаютпродолжают работатьработать сс ««бумагойбумагой»», , аа секретарьсекретарьдолжендолжен вноситьвносить данныеданные вв СЭДСЭД

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1212

СекретарьСекретарь ии электроннаяэлектронная почтапочта

�� СущественныеСущественные каждодневныекаждодневные затратызатраты рабочегорабочеговременивремени нана приёмприём ии отправкуотправку сообщенийсообщений,,

�� СущественныеСущественные затратызатраты рабочегорабочего временивремени нанауправлениеуправление электроннойэлектронной почтойпочтой ((сохранениесохранение, , распечатываниераспечатывание, , уничтожениеуничтожение сообщенийсообщений),),

�� ПроблемаПроблема ««спамаспама»»

�� НадежностьНадежность электроннойэлектронной почтыпочты нене 100%, 100%, ии сбоисбои ииотключенияотключения времявремя отот временивремени случаютсяслучаются;;

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1313

СколькоСколько можетможет стоитьстоить плохоеплохоеуправлениеуправление электроннойэлектронной почтойпочтой??

�� 16 16 маямая 2005 2005 годагодакрупнейшаякрупнейшая инвестиционнаяинвестиционнаякомпаниякомпания MorganMorgan StanleyStanleyпризнанапризнана виновнойвиновной ввмошенничествемошенничестве. . ШтрафШтраф –– 1,41,4миллиардамиллиарда долларовдолларов

�� ГлавнаяГлавная причинапричина ––неспособностьнеспособность компаниикомпаниипредставитьпредставить вв судсуд своюсвоюэлектроннуюэлектронную перепискупереписку

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1414

ПроблемаПроблема использованияиспользования ЭЦПЭЦП

�� ЭЦПЭЦП –– лишьлишь одинодин изиз способовспособовобеспеченияобеспечения аутентичностиаутентичностидокументадокумента::

–– ДалекоДалеко нене самыйсамый популярныйпопулярный вв деловомделовом миремире,,

–– РедкоРедко используемыйиспользуемый вв ««защищённыхзащищённых»» СЭДСЭД,,

–– ПолезенПолезен припри передачепередаче информацииинформации попо открытымоткрытымканаламканалам..

–– ЕстьЕсть возможностивозможности ««обманутьобмануть»» ЭЦПЭЦП

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1515

ОпасностиОпасности ЭЦПЭЦП

�� ОпытныеОпытные мошенникимошенники способныспособны использоватьиспользоватьнеподготовленностьнеподготовленность ««клиентаклиента»» кк грамотномуграмотномуприменениюприменению этойэтой сложнойсложной технологиитехнологии;;

�� ПодписаниеПодписание документадокумента нана чужомчужом компьютерекомпьютере: : -- нетнетгарантиигарантии тоготого, , чточто ВыВы подписываетеподписываете тото, , чточто видитевидите;;

�� ПодписаниеПодписание WordWord--документовдокументов ии PDFPDF –– встроенныевстроенныемакросымакросы ии кодыкоды, , ии ««шуткишутки»» сс шрифтамишрифтами;;

�� НазначениеНазначение ЭЦПЭЦП можетможет бытьбыть различнымразличным..

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1616

СекретарьСекретарь ии ЭЦПЭЦП

�� СекретарьСекретарь проверяетпроверяет поступившиепоступившие документыдокументы ссЭЦПЭЦП..

ВВ нормативныхнормативных документахдокументах должнодолжно бытьбытьзакрепленозакреплено, , чточто конкретноконкретно проверяетпроверяет секретарьсекретарь, , зазачточто онон несетнесет ответственностьответственность..

�� СекретарьСекретарь часточасто подписываетподписывает документдокумент зазаначальниканачальника, , используяиспользуя егоего ЭЦПЭЦП..

ЭтоЭто незаконнонезаконно. . СуществуютСуществуют рискириски каккак длядлясекретарясекретаря, , тактак ии длядля руководителяруководителя..

11 11 ноябряноября 20062006 V V ВсероссийскаяВсероссийская конференцияконференция секретарейсекретарей 1717

Вопросы?