Обзор систем совместной работы

Обзор современных систем совместной работы в web-среде

НИЯУ МИФИ Широков Антон, Смирнова Елена,Мурашко Маргарита, Найдышев Марк, Дубовицкий Артём, Нефедова Алена.

Москва, 2012 год.

Что такое системы совместной работыСистемы совvестной работы (software for web collaboration, web conferencing) — программное обеспечение, созданное с целью поддержки взаимодействия между людьми, совместно работающими над решением общих задач.

Системы для совместной работы – ускорение и упрощение бизнес-процессов, разработка и внедрение инноваций, повышение производительности труда.

Задачи, требующие коллективной удаленной работы

● Управление документами● Управление проектами● Совместный доступ к файлам, принтерам

и другому оборудованию● Календарь● CRM-система● Общий чат, обсуждение● веб-конференции (вебинары)

«Будущее не за горами. Будущее за облаками»

Типы ПО для управления проектами

1. Desktop (настольные) Программное обеспечение находится на десктопе каждого

пользователя. Это предоставляет наиболее гибкий интерфейс. Такие приложения обычно позволяют сохранять информацию в файл, который в дальнейшем может быть выложен в общий доступ для других пользователей или же данные хранятся в центральной базе данных. Как пример, можно привести следующие приложения:

● Cerebro — многопользовательское ПО для управление медиа проектами

● GanttProject● KPlato — приложение для управления проектами под ОС Linux● Microsoft Project● OpenProj● Open Workbench● TaskJuggler

Типы ПО для управления проектами2. Web-based (веб-приложения)

Программное обеспечение является веб-приложением, доступ к которому осуществляется с помощью браузера. Следующие приложения являются примерами веб-приложений:

Basecamp , TeamLab , Мегаплан, Project Kaiser

Плюсы и минусы:● Доступ может быть осуществлен с любого компьютера, не требуется

установка дополнительных приложений● Простой контроль доступа, многопользовательность● Только одна программа, которая установлена на центральном

сервере● Скорость работы ниже, чем у обычных приложений● Проблемы с доступом к серверу или его выход из строя ведут к

полной недоступности информации

Типы ПО для управления проектами4. Персональные

Обычно используются для управлениями домашними проектами.Как правило, это однопользовательские системы с простыминтерфейсом.

5. ОднопользовательскиеОднопользовательские системы могут использоваться в качествеперсональных или для управления небольшими компаниями.

6. МногопользовательскиеПредназначены для координации действий нескольких десятков или сотен пользователей. Обычно строятся по технологии клиент-сервер.

Пирамида технологий управления знаниями

Аналитическая компания — The Radicati Group, Inc., говоря о технологических аспектах управления знаниями, выстраивает такую (от основания к вершине).

● Платформа: передача сообщений, каталоги и справочники, безопасность, электронные формы, базы данных коллективного доступа и т.д.

● Управление потоками работ (workflow): маршрутизация форм, автоматическая маршрутизация входящей электронной почты, мониторинг деловых процессов, средства совместной работы.

● Поисковые средства и управление документами: поиск и извлечение документов из внутренних и внешних источников информации.

● Средства управления отношениями с заказчиками (CRM-системы): управление продажами, поддержка заказчиков, поддержка персонала на местах, маркетинг, электронная коммерция и т.д.

Концепция SaaS

В рамках модели SaaS заказчики платят не за владение программным обеспечением как таковым, а за его аренду, то есть его использование через веб-интерфейс.

Для некоторых функциональных классов КИС (например CRM, HRM, ITSM

и др.) концепция SaaS подходит особенно хорошо и активно применяется на практике.

Используя SaaS технологии можно добиться: 1. существенного сокращения ИT бюджета;2. разгрузки ИТ специалистов;3. возможности легально работать с раннее недоступными по цене

программными продуктами;

● SaaS – (Soft as a Service) – программное обеспечение как сервис

● AaaS (Architecture as a Service) — архитектура как сервис● DaaS (Data/Documents as a Service) — данные/документы

как сервис● FaaS (Frameware as a Service) — конструкция для

разработки и внедрения приложений, поставляемая как сервис

● IaaS (Infrastructure/Information as a Service) — инфраструктура/информация как сервис

● PaaS (Platform as a Service) — платформа как сервис● TaaS (Technology as a Service) — технологии как сервис

Мир меняется! Все становится Сервисом!

Совместная работа над документами Стремительное развитие возможностей Интернета привело к тому, что сейчас уже становится практически нормой решение многих задач онлайн. На это не могли не обратить внимание разработчики интернет-софта, и поэтому теперь у всех пользователей есть возможность работать с текстами, презентациями, электронными таблицами во Всемирной сети совместно с другими людьми.

Рассмотрим несколько подобных веб-ресурсов, которые дают возможность редактировать документы в Интернете сразу нескольким пользователям. Речь пойдет о Zoho.com, GoogleDocs, TeamLab и NauDoc Free. Возможность совместной работы с одним материалом несколькими пользователями достигается в них за счет отслеживания сервисом его версий и внесенных изменений в каждую из них. Веб-ресурсы этого типа фиксируют исправления в режиме реального времени, и поэтому ситуаций, которые могут привести к потере данных, просто не может быть.

Zoho.comРазработчик: ZOHO Corp.Веб-сайт: www.zoho.com

Один из таких сервисов, Zoho.com, позволяет корректировать документы, презентации, а также хранить и обрабатывать почту, планировать события, оставлять и редактировать заметки. Кроме того, данный веб-ресурс способен после некоторой настройки работать с продуктами Microsoft, такими как SharePoint и Office. Причем все описанные выше действия Zoho.com позволяет осуществлять пользователю как самостоятельно, так и совместно с другими. Впрочем, предоставляемые данным сайтом услуги гораздо шире, чем просто работа над документами.

Отличительной особенностью данного сервиса является удобный интерфейс работы с личными папками и файлами. Например, просмотреть те документы, с которыми вы сейчас работе, можно в разделе Docs/Explorer. Важное замечание: тот, кто получил доступ к общему документу, сможет увидеть его, не только кликнув по ссылке, но и в разделе Shared Docs. Ведь вы можете работать и с одним общим текстом конкретного пользователя, и с большим количеством документов самых разных людей.Кстати, те материалы, которые вы сами создали и предоставили для совместной работы, также можно увидеть в этом разделе.

Google DocsРазработчик: GoogleВеб-сайт: www.google.com/google-d-s/intl/ru/documents

Если по каким-то причинам Zoho.com вам не приглянулся, можно обратить свой взор на другой мощный сервис, знакомый очень многим пользователям, — Google Docs от компании Google. Как известно, данный производитель ПО давно и успешно работает на рынке онлайн-решений, причем бесплатных.

В отличие от сервиса Zoho.com, взаимодействующего с любыми пользователями, сервис Google Docs открыт только для обладателей аккаунта на своем сервере. Как и в большинстве других веб-приложений для совместной работы, изменения, вносимые в документ разными людьми, будут представлены в виде примечаний-сносок. Функций для редактирования документов и организации совместного доступа к ним у Google Docs значительно меньше, чем у описанного выше Zoho.com, но, тем не менее, для небольших проектов их вполне хватит.

TeamLab

Разработчик: Ascensio System LimitedВеб-сайт: www.teamlab.com

Еще один интересный онлайн-сервис для работы с документами называется TeamLab. Пожалуй, интерфейс этого портала наиболее удобный из всех нами рассмотренных.

На указанном ресурсе вы сможете не только работать с документами, но и общаться в чатах, назначать задачи в проекте и контролировать их выполнение, просматривать сведения о других пользователях (скажем, для формирования проектной команды) и пр.

Отличительной особенностью данного портала является то, что здесь используется не внутренний текстовый процессор, а внешний — OpenOffice. org. По умолчанию возможность создания и редактирования документов отсутствует (можно только загрузить материал и предоставить к нему доступ).

NauDoc FreeСистема электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации канцелярского документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствии с подходами стандарта ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.). Впрочем, для совместной работы нескольких человек и даже небольшой компании это решение подходит идеально. Отслеживание версий и комментариев к документам оно поддерживает.

Сравнение систем коллективной работы

Используемые технологии

Используемые технологии

Современная архитектура и платформа

● Вертикальный шардинг (вынесение модулей на отдельные серверы MySQL)

● Репликация MySQL и балансирование нагрузки между серверами

● Распределенный кеш данных (memcached)● Непрерывность сессий между веб-серверами (хранение

сессий в базе данных)● Кластеризация веб-сервера:

○ Синхронизация файлов (это – проблема для облачного сервиса)

○ Балансирование нагрузки между серверами

Масштабируемая платформа: веб-кластер

Облачное хранилище файлов

Обзор существующих решений

Рейтинг CRM-систем, используемых в веб-студиях и интернет-агентствах России

По данным экспертной группы Tagline за 2011 год

Зарубежные разработки

Basecamp — это онлайн-инструмент для управления проектами, совместной работы и постановки задач по проектам, созданный компанией 37signals. В процессе разработки и практического использования Basecamp был создан фреймворк Ruby on Rails.

● Мегаплан● Teamtools● Teambox● 5pm● TeamLab● Qtrack● Teamer● Zoho Projects● Teamwork

Microsoft Dynamics NAV

В конце 2010 года вышла новая версия Microsoft Dynamics NAV2009 R2, которая включает в себя следующие новые возможности:

● полная интеграция с Microsoft Dynamics CRM;

● удаленное подключение к базе данных через Интернет, в том числе по каналам мобильной связи;

● поддержка виртуализации приложений App-V (что теперь, в том числе, позволяет создавать «частное облако»);

● тесная интеграция с Windows 7;

● визуализация бизнес-данных и процессов;

NetSuite

NetSuite — одна из ведущих мировых SaaS ERP/CRM компаний, которая начала свой бизнес еще в далеком 1998 году (тогда компания называлась NetLedger). Компания сразу начинала свою работу как провайдер ERP для малого и среднего бизнеса, когда эта ниша являлась ещё полной экзотикой.

Netsuite поставила себе задачу стать первооткрывателем в нише Social ERP. Netsuite вместе с компанией InsideView заключили договор о партнерстве с целью создания социального ERP нового типа. В качестве примера новых возможностей NetSuite можно отметить реализованную сейчас в ней возможность встроенного мониторинга финансового состояния поставщиков-клиентов, что позволит заранее отслеживать все риски и интегрировать новый уровень контроля над ситуацией.

Итак, благодаря социальной технологии InsideView Netsuite сможет мониторить информацию о своих клиентах и выдавать наглядную картину менеджерам по закупкам и продажам.

SAP Business ByDesign

В конце 2010 года SAP официально снова начала массовые продажи своей SaaS ERP-системы SAP Business ByDesign (облачное ERP-решение) предствляющее собой единый сервис для автоматизации сразу всех сфер деятельности компании, включая: производство, финансы и продажи. Система работает удаленно в датацентрах SAP.

Предназначена для управления производством и финансами, а также включает мощную систему бизнес-аналитики. Его внедрение стоит $37,500 и проводится в течении 6 недель. Далее необходимо оплатить $149 за подключение каждого нового пользователя в месяц.

Oracle

E-Business Suite

Oracle E-Business Suite — единственный на сегодняшний момент полный интегрированный комплекс приложений для электронного бизнеса, работающий в рамках облачной платформы. Отчетливая мировая тенденция по интеграции всех смежных с ERP задач в одно общее решение прослеживалась и в ранее рассмотренных NetSuite и Microsoft Dynamics NAV, но в Oracle E-Business Suite уровень интеграции выходит на принципиально новый уровень, вот общий список обширных возможностей этой системы.

Возможности E-Business Suite

● управление эффективностью предприятия на основе системы корпоративных показателей;

● моделирование бизнес-процессов● бюджетирование и консолидация;● общий учет и отчетность;● управление производством;● управление запасами и цепочками поставок;● управление персоналом;● управление качеством;● управление продажами;● складской учет;● клиентский учет и сопровождение;● Oracle E-Business Suite, как и его аналоги, также включает в

себя реализацию сразу трех смежных направлений — подсистемы ERP, CRM, PLM.

Источники1. Презентация MasterNewMedia: Best Online Collaboration Tools 20122. Материалы конференции DevConf'11 про 1С.Битрикс3. Аналитический портал http://www.livebusiness.ru/4. Е.П. Круподерова, В.П. Короповская "СОЦИАЛЬНЫЕ СЕРВИСЫ ВЕБ

2.0"5. Журналы CNEWS, BYTE, ComputerBuild6. Рассел Д. Арчибальд. Управление высокотехнологичными

программами и проектам7. Carstensen, P.H.; Schmidt, K. (1999). Computer supported cooperative

work: new challenges to systems design.