ame - samtykkjendur r12-v5 - fjársýsla ríkisins · samþykktarferli reikninga - Útg. 5.0...

nóvember 2014 Samþykktarferli reikninga - Útg. 5.0

Fjársýsla Ríksins Bls. 1/18

Samþykkjandi

Samþykktarferill í ORRA

Leiðbeiningar fyrir starfsmenn sem bera ábyrgð á afgreiðslu reikninga

nóvember 2014

Efnisyfirlit

1. Ýmsar leiðbeiningar hjá FJS til notenda Orra ..................................................................... 2

2. Um samþykkt reikninga – hlutverk samþykktaraðila .......................................................... 2 Ferli rafrænna reikninga ............................................................................................................. 3 Breytingar á verklagi ................................................................................................................... 3 Aðgangur samþykkjanda ............................................................................................................ 3 Tími til samþykktar ..................................................................................................................... 3

3. Hvar finn ég tilkynningar? ................................................................................................. 3 Skoða allar tilkynningar .............................................................................................................. 4

4. Hvernig á að afgreiða reikninga ........................................................................................ 5 Skoða reikning ............................................................................................................................ 6 Viðhengi með reikningi ............................................................................................................... 6 Reikningi hafnað ......................................................................................................................... 7 Afgreiða fleiri en eina tilkynningu .............................................................................................. 7

5. Tímamörk í ferli og ítrekun tilkynninga .............................................................................. 8 Stigmögnun (ítrekun) til yfirmanns............................................................................................. 8 Endurúthlutun reikninga ............................................................................................................ 9

6. Orlofsreglur .................................................................................................................... 10 Viðhald á orlofsreglum ............................................................................................................. 12

7. Hvernig birtast PDF skjöl í ólíkum browserum ................................................................. 12 Microsoft Internet Explorer ...................................................................................................... 12 Mozilla Firefox browser ............................................................................................................ 13

8. Skýrslur - Discoverer Viewer ........................................................................................... 13 140 Hreyfingar Birgja ................................................................................................................ 13 141 Reikningar Birgja ................................................................................................................ 14 142 Greiddir reikningar, með bankaupplýsingum .................................................................... 15 146 Veltutölur birgja ................................................................................................................. 16 148 Ógreiddir reikningar, samþykktarsaga .............................................................................. 17 149 Samþykkt reikninga ........................................................................................................... 18

Samþykktarferli reikninga - Útg. 5.0 nóvember 2014

Bls. 2/18 Fjársýsla Ríksins

Skilgreining:

Samþykkjandi – starfsmaður sem gegnir hlutverki í rafrænu samþykktarferli Orra.

1. Ýmsar leiðbeiningar hjá FJS til notenda Orra

Á heimasíðu Fjársýslu ríkisins er að finna leiðbeiningar sem snúa sérstaklega að rafrænum reikningum. Þar er að finna leiðbeiningar bæði sem snúa að stofnunum og birgjum. Meðal leiðbeininga sem snúa að stofnunum má nefna:

� Stillingar á vafra � Leiðbeiningar fyrir samþykktaraðila � Leiðbeiningar fyrir bókara stofnunar með eigið bókhald � Skýrslur í fjárhag

2. Um samþykkt reikninga – hlutverk samþykktaraðila

Samþykkt er yfirleitt skipt milli tveggja aðila, verkefni samþykktaraðila í samþykktarferli eru:

� staðfesta móttöku vöru og/eða þjónustu � staðfesta verð, afslætti og önnur ákvæði samnings � staðfesta bókun � heimila greiðslu

Starfsmenn sem gegna hlutverki í samþykktarferli, skulu fara reglulega inn í sjálfsafgreiðslu Orra og afgreiða allar tilkynningar sem bíða. Starfsmaður getur tengst Orra með venjulegum hætti eða tengst utan vinnustaðar með því að nota vefslóð:

heima.orri.is



Ferli rafrænna reikninga

Þegar ferli rafrænna reikninga er sett upp hjá stofnun er sjálfgefinn ferill eftirfarandi:

1. Reikningur berast með rafrænum hætti til Orra frá birgjum 2. Bókunarvél reynir að setja bókun á reikninga, annars er reikningur lesinn óbókaður inn 3. Bókari :

a. athugar hvort reikningurinn sé réttur og eigi erindi til stofnunar b. gengur frá bókun. Hann yfirfer / leiðréttir tillögu bókunarvélar, ef hún er til staðar c. staðfestir reikning, þá er reikningur sendur af stað í samþykktarferli d. leitar reglulega uppi reikninga sem hafa stoppað / verið hafnað í ferli

4. Það er á ábyrgð bókara að tryggja að samþykkt reiknings klárist

5. Samþykkjandi fær tilkynningu frá Orra um að reikningur bíði samþykktar 6. Samþykkjandi skráir sig inn í Orra og tekur afstöðu til reiknings

a. Samþykktur reikningur fer til gjaldkera sem greiðir reikninginn á tilsettum tíma. b. Samþykkjandi skal skrifa ástæðu/athugasemd ef reikningi er hafnað. c. Reikningi sem er hafnað fer aftur til bókarans.

Breytingar á verklagi

Það sem helst má nefna er:

� Þess er krafist að birgjar sendi ekki reikninga á pappír samhliða rafrænum reikningum. Það er nauðsynlegt að starfsmenn hafi auga með því að reikningar séu ekki tvíbókaðir, bæði pappír og rafrænt. Vinsamlegast hafið samband við birgjann og bendið á mistökin

� Staðgreiddir reikningar, t.d. innkaupakort, eiga ekki að koma sem rafrænir reikningar � Það er á ábyrgð kaupandans að hafa samband við birgja ef hann vill gera athugasemdir

við upplýsingar á reikningi, kalla eftir leiðréttingu og/eða kreditreikningi

Aðgangur samþykkjanda

Notendur sem gegna hlutverki í samþykktarferli þurfa

� ábyrgðarsvið: „Sjálfsafgreiðsla starfsmanna“ � yfirmann, skráð í starfsmannakerfi � póstfang, skráð í starfsmannakerfi

Allir notendur Orra eiga að fá skráð þessi atriði þegar þeir eru stofnaðir í Orra.

Tími til samþykktar

Samþykkjandi sem fær tilkynningu um reikning í samþykktarferli hefur samtals 7 daga til að bregðast við reikningnum, honum er send ítrekun eftir fjóra daga sem gildir í 3 daga. Sé ekki brugðist við reikningnum innan 7 daga er hann sendur til yfirmanns (tilgreindur í Starfsmannakerfi Orra).

3. Hvar finn ég tilkynningar?

Hægt er að samþykkja reikninga með því að tengjast Orra með venjulegum hætti. Einnig er hægt að tengjast utan vinnustaðar með því að nota slóð:

heima.orri.is

Hægt er að smella á link í tölvupósti til að tengjast kerfi ef starfsmaður er á vinnustöð sinni. Þeir virka ekki ef notandi er utan vinnustaðar, þá verður hann að tengjast með heima.orri.is



Til þess að finna tilkynningar er valið ábyrgðarsviðið Sjálfsafgreiðsla starfsmanna, þar er smellt á krækjuna Tilkynningar og opnast listi sem sýnir tilkynningar sem bíða. Tilkynningar má einnig finna á verkefnalista (hægra megin á mynd).

Þegar tilkynningaglugginn er opnaður sýnir hann lista yfir Opnar tilkynningar. Til þess að opna tilkynningu er smellt á viðkomandi krækju.

Skoða allar tilkynningar

Samþykkjandi getur einnig valið Allar tilkynningar í flipanum View og birtast þá allar tilkynningar sem viðkomandi hafa borist og enn eru geymdar í kerfinu.

Þegar skoðaðar eru allar tilkynningar, geta þær haft þrenns konar stöðu (sjá dálk lengst til hægri):

Opna Tilkynning er óafgreidd Lokað Tilkynning hefur verið afgreidd, samþykkt eða hafnað af starfsmanni Afturkallað Tilkynningu hefur ekki verið sinnt og er afturkölluð af kerfinu. Í því tilfelli hefur

kerfið sent upplýsingar um það til næsta yfirmanns eða eftirlitsaðila



4. Hvernig á að afgreiða reikninga

Þegar samþykkjandi hefur valið tilkynningu (sjá hér að ofan) birtist hún (sjá hér að neðan). Tilkynningin sjálf skiptist í nokkra hluta. Hnappar eru bæði efst og neðst á skjámyndinni.

Samþykkja Samþykkjandi samþykkir viðkomandi reikning Hafna Reikningur ekki samþykktur eða breyting á bókun reiknings Endurúthluta Samþykkjandi framsendir tilkynningu til annars aðila Athugasemdir Aths eru sýnilegar í samþykktarsögu. Þær eru ekki sendar til birgja.

Starfsmaður dagsetning og tími

Uppl. um reikninginn

Bókun á reikningi

Krækja í mynd af reikningi, viðhengi eru hluti af PDF skjali

Samþykktarsaga og athugasemdir starfsmanna

Athugasemdir samþ. Sé reikningi hafnað þarfað skrá skýringu

Sé hakað hér þá birtist tilkynningin aftur eftir að hún er samþykkt

Smellt hér til að samþykkja reikning

Smellt hér til að hafna reikningi

Endurúthluta reikningi til annars starsmanns



Skoða reikning

Hægt er að skoða reikning sem er í samþykktarferli með því að smella á krækju í mynd hér að ofan. Reikningar eru birtir í PDF skjali. Þeir eru flestir sýndir í sama útliti til einföldunar. Gæta þarf Þess að stillingar í vafra fyrir birtingu PDF skjala hafa áhrif á hvernig skjalið birtist.

Viðhengi með reikningi

Ef viðhengi eru við reikninginn birtast þau í PDF skjali á eftir reikningi.

Upp koma þau tilvik að viðhengi birtast ekki með eðlilegum hætti. Þá er það sett sem viðhengi við PDF skjalið. Í þeim tilvikum eru settar leiðbeiningar í PDF skjalið um hvernig notandi getur birt viðengið. Ef ekki er hægt að skoða viðhengið getur starfmaður (eða bókari fyrir hans hönd) nálgast það í AP kerfi.



Reikningi hafnað

Helstu ástæður þess að starfsmaður hafnar reikningi eru:

Bókun reiknings: Samþykkjandi skráir athugasemd til bókara sem breytir bókun. Reikningi er alltaf hafnað þegar koma þarf einhverjum breytingum eða leiðréttingum til bókhaldsins.

Reikningurinn sjálfur: Samþykkjandi hafnar reikningi vegna viðskiptakjara s.s. verð. Starfsmaður er sjálfur ábyrgur fyrir að hafa samband við birgja og fá reikning leiðréttan eða fá útgefinn kreditreikning.

Ef reikningi er hafnað þarf alltaf að skrá ástæðu höfnunar í svæðið Aths. (athugasemdir starfsmanns). Starfsmaður getur sett inn athugasemd hvort sem reikningi er hafnað eða hann samþykktur.

Athugið einnig:

� Athugasemdir er hægt að sjá í samþykktarsögu reiknings og skýrslum. � Ef reikningi er hafnað og ástæða er ekki skráð í svæðið Athugasemdir starfsmanns breytist

staða tilkynningarinnar ekki í Lokað og tilkynningin er áfram óafgreidd. � Ef bókun reiknings er breytt krefur samþykktarferillinn stundum þann sem hafnaði reikningi

aftur um samþykki. Með því er kerfið að kalla eftir samþykkt á kreditbókun, þ.e. það vill fá heimild til að færa ranglega bókaðan reikning af fyrra viðfangi, áður en hann er bókaður á nýtt viðfang og sendur til samþykktar. Unnið er í að koma í veg fyrir slíka virkni en því miður hefur vandinn hefur ekki verið leystur að fullu.

Afgreiða fleiri en eina tilkynningu

Þegar starfsmaður þarf að afgreiða fleiri en eina tilkynningu er hægt að haka við „Velja“ við hvern reikning og smella á „Opna“. Þegar það er gert þá opnast tilkynningarnar hver á fætur.

Athugasemdir



5. Tímamörk í ferli og ítrekun tilkynninga

Þegar starfsmaður færi tilkynningu um reikning sem bíður afgreiðslu hefur hann samtals sjö daga til að afgreiða hann. Að liðnum fjórum dögum er honum send ítrekun. Sé reikningi ekki sinnt innan sjö daga (samtals) er tilkynning send á yfirmann viðkomandi starfsmanns. Yfirmaðurinn hefur þá kost á því að afgreiða tilkynningu sjálfur eða senda reikninginn aftur til undirmanns síns. Nánar er farið í eftirlitshlutverk yfirmanns hér á eftir.

Athugið, að þessi tímamörk taka ekki tillit til eindaga eða gjalddaga reiknings.

Stigmögnun (ítrekun) til yfirmanns

Ef starfsmaður sinnir ekki hlutverki sínu er tilkynning send yfirmanni hans. Sú tilkynning er svipuð almennu tilkynningunni fyrir utan auka-hnapp. „Resend to Approver“ sem gerir yfirmanni mögulegt að senda tilkynningu aftur til starfsmanns og fær hann þá aftur sjö daga til að sinna henni. Tilkynningarnar líta eins út í vinnulistanum nema það bætist „stigmagnað úr“ aftast við lýsinguna.

Ef yfirmaðurinn sinnir tilkynningunni ekki innan fimm daga er reikningi sjálfvirkt hafnað, án skýringar. Í þvi tilfelli þarf bókari að taka afstöðu til reikningsins og ákveða hvað skal gera.

Tímarammi til samþykktar sést hér.



Endurúthlutun reikninga

Við endurúthlutun reikninga er beiðni um afgreiðslu framsend til annars starfsmanns. Það gerist ef starfsmaður vill af einhverjum ástæðum að annar starfsmaður fari yfir og taki afstöðu til reikningsins.

Samþykkjandi smellir á hnapp Endurúthluta.

Nafn starfsmanns sem á að fá tilkynningu um reikninginn er sett í reitinn við hliðina á „Allir starfsmenn og notendur“. Tryggt þarf að vera að hann sé skráður notandi í Orra. Athugið, að þessi listi sýnir alla starfsmenn ríkisins, gætið þess að notendanafn og netfang séu rétt. Í athugasemdir er hægt að setja skilaboð til þess sem skal afgreiða reikninginn.

Að lokum er smellt á hnapp Gangsetja.

Athugið einnig:

� Tilkynning kemur ekki aftur til baka til starfsmannsins sem framsendir. � Athugasemd í endurúthlutun kemur ekki í samþykktarsögu � Samþykktarsaga sýnir þann starfsmann reikningur er sendur til. � Ekki er hægt að nota þessa virkni til að bæta starfsmanni við ferlið. Þess vegna er ekki hægt

að nota þessa virkni til að fá álit annars aðila.

Ef óskað er eftir áliti eða samþykki annars aðila við einstaka reikninga er einfaldast að prenta þá út og láta viðkomandi skrifa upp á. Starfsmaður skráir síðan í samþykktarferli tilvísun í þann aðila sem athugasemd og geymir áritaðan pappír með gögnum bókhalds.



6. Orlofsreglur

Orlofsreglur eru leið til þess að flytja tímabundið ábyrgð á samþykkt reikninga yfir á staðgengil/fulltrúa. t.d. á meðan starfsmaður er í orlofi. Starfsmaður setur SJÁLFUR upp eigin orlofsreglur og verður að gæta þess að gera það ÁÐUR en orlof hefst.

Tengjast Orra og smella á Sjálfsafgreiðsla starfsmanna og smella svo á Tilkynningar

Í sjálfsafgreiðslu starfsmanna er smellt á Orlofsreglur

Til þess að stofna orlofsreglu er smellt á hnappinn Stofna reglu

Í flipa Vörutegund er valið Allt og smellt á hnappinn Næsta



Næst kemur upp flipi Orlofsregla: Svar þar þarf að skrá orlofsregluna sjálfa:

a. Upph.dags. Kerfið kemur sjálfgefið með þann dag og tíma sem Orlofsreglan er stofnuð. Hægt er að skrá dagssetningu reglu fram í tímann. t.d að hún byrji að virka 01.10.2014 00:00:00. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

b. Lokadags. Hægt er að setja lokadags. á regluna t.d. 28.10.2014 14:34:34. Reglan hættir þá að virka 28 maí 2011 kl. 14:34. Einnig er hægt að smella á dagatalið hægra megin við reitinn til að velja dagsetningu.

c. Skilaboð Skilaboð til staðgengils/fulltrúa. t.d. „Verð í orlofi næstu viku. Viltu afgreiða alla reikninga fyrir mig.“

d. Endurúthluta Hér er staðgengill valinn. Veljið Allir starfsmenn og notendur og smellið á stækkunarglerið og þá opnast leitargluggi. (Sjá mynd hér að neðan)

e. Í leitarglugga er hægt að leita að staðgengli/fulltrúa í starfsmannalista.

Sláið inn nafn stafsmann sem leitað er að eða hluta nafns. Hægt er að nota % til þess að leita eftir hluta nafns t.d. slá inn Þorkell% og fá alla starfsmenn sem heita Þorkell.

o Leita skal eftir Heiti og Smellt á hnappinn Hefja. o Þegar staðgengill er fundinn er smellt á táknið undir “Flýtival” o Gætið þess, að þegar leitað er að staðgengli sýnir kerfið alla starfsmenn. Mikilvægt

er að velja starfsmenn sem tilheyra þinni stofnun. o Takið eftir notendanafni sem segir til um hvaða stofnun starfsmaður tilheyrir. o Gætið þess einnig að netfang sé til staðar og rétt. Ef netfang er ekki til staðar skal

hafa samband við launafulltrúa stofnunar.

a

b

c

d

f

e

g



f. Framsenda svar Alltaf skal haka í Framsenda svar. Athugið, sé regla vistuð með “Flytja tilkynningareignarhald” þá þarf að eyða henni og byrja upp á nýtt.

g. Þegar smellt er á Apply er reglan vistuð. Reglan verður virk á upphafsdagsetningu.

Viðhald á orlofsreglum

Þegar búið er að skrá orlofsreglu birtist hún með svipuðum hætti og sést hér að neðan.

Hægt er að skoða virkar orlofsreglur í verklið: Sjálfsafgreiðslu starfsmanna > Tilkynningar (sjá lið nr.2) og breyta þeim.

Uppfæra Ef smellt er á „Blýantinn“ undir „Uppfæra“ er hægt að breyta orlofsreglunni. Eyða Ef smellt er á „Ruslatunnuna“ undir „Eyða“ er orlofsreglunni eytt.

Athugið :

� Samþykktarsaga sýnir upprunalegan starfsmann sem samþykkjanda og nafn þess sem leysir af kemur fram í athugasemd.

� Ágætt er að regla taki gildi nokkrum dögum áður en frí hefst sem tryggir að hún er virk áður en stafsmaður fer í frí.

7. Hvernig birtast PDF skjöl í ólíkum browserum

Ólíkir vafrar birta PDF skjöl með ólíkum hætti og ekki alltaf augljóst hvernig á að nálgast viðhengi sem geta verið í reikningi. Hér eru leiðbeiningar sem snúa að tveimur algengustu browserum.

Microsoft Internet Explorer

Birtir PDF skjöl í browsernum. Til að sjá tækjaslár og möguleg viðhengi,

� smelltu á ESC hnappinn eða ...

� færið bendil neðst á skjá. Þá birtist tækjaslá. Veljið hnapp „Show Adobe Reader toolbar“ .



Þá er hægt að skoða viðhengi sem geta verið í skjalinu.

Mozilla Firefox browser

Nýrri úrgáfur af Firefox bjóða upp á þrjár leiðir til að skoða PDF skjöl. Með honum fylgir innbygður skoðari fyrir PDF skjöl og sýnist mér ekki vera hægt að skoða viðhengi við PDF skjöl í honum. Því þurfa notendur að skipta um skoðara (viewer).

Til að aftengja innbyggðan skoðara í Firefox og nota Acrobat reader:

1. Veljið tákn lengst til hægri efst á skjá: og veljið Options. 2. Veljið flipa: Application 3. Finnið línu: Portable Document Format (PDF) 4. Í fellivali hægra megin, veljið annan tveggja kosta:

a. Use Adobe Reader (default) – notar Acrobat reader í nýjum glugga. b. Use Adobe Acrobat (in Firefox) – notar Acrobat reader í Firefox

8. Skýrslur - Discoverer Viewer

Þó nokkrar skýrslur eru aðgengilegar og hér að neðan er minnst á þær sem tengjast afgreiðslu reikninga.

140 Hreyfingar Birgja

Í GL-skýrslur undir lið 140 Hreyfingar Birgja eru skýrslur þar sem hægt er að skoða samþykktarsögu bæði fyrir greidda og ógreidda reikninga. Þetta eru eingöngu hreyfingar úr AP kerfinu (þ.e. hreyfingar á viðskiptafærslum á tegund 2275).



141 Reikningar Birgja

Þessi skýrsla sýnir reikninga og greiðslur á valda kennitölu í viðskiptaskuldum (AP). Einnig er hægt að velja ákveðinn reikning eða reikninga. Fram kemur hvort búið er að greiða reikning.

� Áskildar færibreytur (* merkt): Stofnun, dagsetning frá, dagsetning til og kennitala birgja. � Valkvæðar færibreytur eru: Reikningsnúmer og greitt J/N.

Hægt er að velja kennitölu birgja eða hluta úr kennitölu, dæmi 590%. Ef kennitala birgja er ekki þekkt er % valið og koma þá upp hreyfingar á alla birgja.

Reikningsnúmerið kemur úr AP kerfinu. Ef % er valið þá koma upp allir reikningar á valinn birgja

Greitt J/N ef ekkert er valið koma upp allir reikningar bæði ógreiddir og greiddir

Ef valið er % í kennitala birgis þá er flett á milli mismunandi kennitalna hér.



142 Greiddir reikningar, með bankaupplýsingum

Þessi skýrsla sýnir yfirlit yfir greiðslumóttakendur reikninga úr AP og inn á hvaða bankareikning var greitt og hvenær.

� Áskildar færibreytur (*merkt): Stofnun, dagsetning frá, dagsetning til og kennitala birgja. � Valkvæðar færibreytur: Reikningsnúmer.





146 Veltutölur birgja

Þessi skýrsla raðar birgjum í velturöð, auk þess sýnir hún veltutölur og fjölda reikninga frá einstökum birgjum.

� Áskildar færibreytur (*merkt): Stofnun, dagsetning frá, dagsetning til og kennitala birgja. � Valkvæðar færibreytur: Reikningsnúmer og greitt J/N.






148 Ógreiddir reikningar, samþykktarsaga

Þessi skýrsla sýnir samþykktarsögu ógreiddra reikninga. Reikningar eru sundurliðaðir eftir stöðu þeirra (Ferlið hafið,hafnað,samþykkt,samþykkt handvirkt og undanskilið) í fellimynd.

� Áskildar færibreytur (*merkt): Stofnun, dagsetning frá, dagsetning til og kennitala birgja. � Valkvæðar færibreytur: Reikningsnúmer, fylgiskjalanúmer til og frá - og greitt J/N.

Ferli hafið Hafnað Samþykkt Samþykkt




149 Samþykkt reikninga

Þessi skýrsla nýtist til að skoða hver sögu samþykktar á tilteknum AP reikningi, hvenær reikningurinn var samþykktur þ.e. dagsetning á samþykki og hver staðan á honum er í AP kerfinu.

� Áskildar færibreytur (*merkt): Stofnun, dagsetning frá, dagsetning til og kennitala birgja. � Valkvæðar færibreytur: Reikningsnúmer, fylgiskjalanúmer til og frá - og greitt J/N.

framhald

Velja „ Rows and Columns“ og breyta úr 13 í 15 til þess að fá alla skýrsluna á einni síðu, eða notið „export“ og flytjið út í Excel.

Hægt er að velja kennitölu birgja eða hluta úr kennitölu dæmi 590%



Skannað skjal er opnað með því að ýta á bláu örina.

ame - samtykkjendur r12-v5 - fjársýsla ríkisins · samþykktarferli reikninga - Útg. 5.0...

Documents