DESARROLLO DE LOS CAPITULOS 1 Y 2 DEL CONTENIDO DE TRABAJO

ALEXANDER VASQUEZ POOL 14-EIST-6-021

TEMA 1: INTRODUCCION Y DEFINICION DE LAS FASES DE ANALISIS DE SITEMAS

1.1- INICIO DEL PROYECTO DE SISTEMA

Desde hace mucho tiempo las empresas y organizaciones

han ido tomando conciencia de la importancia de la

información como un recurso primario dentro de la

organización, la información no solo es un derivado de todas

las operaciones realizadas en una organización, mediante la

información generada por dichas operaciones se puede

conocer cómo marcha la situación general de la organización

es decir se puede verificar si la organización está generando

los resultados esperados con relación a los insumos y

esfuerzos invertidos. Por lo tanto, se podría considerar que la

información es un elemento clave para la toma de decisiones en una organización debido a

que por medio del análisis de los resultados generados el jefe o el tomador de decisiones tiene

una idea de cuál sería el camino correcto a seguir.

Por lo tanto, para maximizar la utilidad de la información las organizaciones deben de

administrarla cuidadosamente de la misma manera en que se administran lo demás recursos.

Las empresas han comprendido que la administración de la información conlleva costos de

producción, distribución, seguridad, almacenamiento y recuperación de la misma.

Los grandes y rápidos avances en el campo de la computación han permitido que el proceso de

administrar la información sea mucho más sencillo y económico con el uso de los sistemas de

información computacionales, la administración de la información mediante los SI difiere

bastante del proceso de administración tradicional de la información, por lo general podemos

manejar una mayor cantidad de información de una forma sencilla y dinámica.

Regularmente las organizaciones dan inicio a un nuevo proyecto de sistemas cuando tienen

una razón de peso para hacerlo como, por ejemplo:

La resolución de problemas:

actividades, procesos o funciones

que en la actualidad o

probablemente en el futuro, no

satisfacen los estándares de

desempeño o expectativas

planteadas por la organización

representan un problema para la

misma por lo que es necesario

emprender acciones que

resuelvan dichas dificultades.

El aprovechamiento de oportunidades: Un cambio para ampliar o mejorar el

rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado. Dichas

oportunidades deben de impulsar a la empresa hacia el logro de sus objetivos.

Dar respuesta a directivos: Proporcionar información en respuesta a órdenes,

solicitadas o mandados originados por una autoridad, llevar a cabo actividades de

cierta manera podrían ser otros posibles razones para proponer un SI.

En el instante en que una empresa decide dar inicio a un nuevo

proyecto de sistemas entra en juego la presencia del analista de

sistemas el cual no es más que el individuo que se emplea para

analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento

de una empresa a través de sistemas de información

computarizados. Por encima de todo el analista de sistemas es

una persona que ve el análisis de los problemas como un reto y

se divierte al idear soluciones factibles para dichos problemas.

El analista debe de ser capaz de lidiar con la situación existente

dentro de la organización mediante el uso de herramientas y

técnicas, así como el uso de la experiencia.

La comunicación es un factor esencial para el analista de sistemas, la misma le permite tratar

con los integrantes de la organización para poder comprender las necesidades de los mismos,

el analista de sistemas debe de poseer suficiente experiencia en área computacional como

para programar, comprender las capacidades de las computadoras, deducir los requerimientos

de información de los usuarios y comunicar que se necesita a los programadores. `

1.2-La investigación preliminar

El analista observa objetivamente lo que sucede en la organización, a continuación, en

conjunto con los miembros de la misma el analista determina con precisión los problemas,

oportunidades y objetivos de la organización.

Las oportunidades se definen como las situaciones que analista considera como susceptibles a

mejorar utilizando sistemas de información computarizados. El aprovechamiento de las

oportunidades le permite a la organización obtener ventajas competitivas y establecer

estándares en la industria.

El logro de los objetivos también es importante, en primer lugar, el analista trata de averiguar

qué es lo que la empresa desea conseguir, lo cual le permite determinar si algunas de las

funciones de los sistemas de información podrían contribuir a que la organización alcance sus

objetivos.

El propósito de la investigación preliminar es buscar información suficiente para determinar si

se debe continuar con el ciclo de vida del desarrollo de sistemas de información. La

investigación preliminar no es una actividad de recolección de datos; no se espera que se

definan todos los problemas ni que se propongan todas las posibles soluciones. La

investigación preliminar es más bien la reunión de información que permita a los miembros del

comité en este caso los ejecutivos de la organización evaluar los méritos de la solicitud del

proyecto y emitir un juicio con respecto a la factibilidad del proyecto.

La investigación preliminar debe de cumplir con los siguientes objetivos.

Entender la naturaleza del problema: muchas veces el problema presentado no es el

problema real sino un síntoma.

Definir el alcance y las restricciones o limitaciones del sistema: El alcance es la

extensión del proyecto o del sistema es decir hasta donde se debe llegar. Se debe

determinar quién es el afectado por el problema.

Fase II

1.3 – Investigación detallada del sistema

En esta fase el analista determina los requerimientos y características de la información que

los usuarios necesitan consultar para llevar a cabo sus actividades, mediante métodos

interactivos como cuestionarios, entrevistas y la investigación.

Los implicados en esta fase regularmente son el analista, los gerentes y los trabajadores del

área de operaciones. En esta fase el analista se preocupa por conocer los siguientes aspectos

de las funciones del sistema:

La gente involucrada con el sistema de información.

Las actividades que realizan el negocio.

El entorno en el que se desarrollan las actividades.

La manera en que se realizan los procedimientos actuales del negocio.

En conclusión, en esta fase el analista trata de determinar cuáles características debería tener

el futuro o cuales aspectos deberían corregirse o mejorarse en el sistema actual de la

organización.

1.4- Análisis de las necesidades del sistema

La siguiente fase que debe enfrentar el analista de sistemas tiene que ver con la determinación

de las funciones del sistema, es decir qué debe hacer el sistema de información para cubrir las

necesidades globales de la organización. Herramientas y técnicas especiales auxilian al analista

en la determinación de los requerimientos. Una de estas herramientas es el uso de diagramas

de flujo de datos para grafica estructurada.

Durante esta fase el analista de sistemas analiza también las decisiones estructuradas que se

hayan tomado. Las decisiones estructuradas son aquellas en las cuales se pueden determinar

las condiciones, las alternativas de condición, las acciones y las reglas de acción. El analista

prepara una propuesta sintetizando sus hallazgos, proporcionando así un análisis de los costos

y beneficios que conllevaría implementar ese sistema en la organización.

Fase III

1.5- Diseño del sistema

En esta fase el analista de sistemas utiliza la

información recopilada en las primeras fases

para realizar el diseño lógico del sistema de

información. El analista diseña

procedimientos precisos para la captura de

datos que aseguran que los datos ingresen al

sistema de información sean correctos.

Además, el analista facilita la entrada

eficiente de datos al sistema de información

mediante las técnicas adecuadas de diseño

de formularios y pantallas.

La concepción de la interfaz de usuario forma parte del diseño lógico del sistema de

información. La interfaz conecta al usuario con el sistema y por lo tanto es sumamente

importante.

La fase de diseño también incluye el diseño de archivos o base de datos la cual es un elemento

indispensable para almacenar los datos que serán introducidos por los usuarios de la

organización. Una base de datos bien organizada es el cimiento de cualquier sistema de

información.

En esta fase el analista también interactúa con los usuarios para realizar el diseño de las salidas

es decir salidas en pantalla o salidas impresas, las cuales son indispensables para satisfacer las

necesidades de información de los mismos usuarios.

Finalmente, el analista debe diseñar controles y procedimientos de respaldo que protejan al

sistema y a los datos, y producir paquetes de especificaciones de programa para los

programadores. Cada paquete debe contener esquemas para la entrada y salida,

especificaciones de archivos y detalles del procesamiento; también podría incluir árboles o

tablas de decisión, diagramas de flujo de datos, un diagrama de flujo del sistema, y los

nombres y funciones de cualquier rutina de código previamente escrita.

Fase IV

1.6- Desarrollo del sistema

En la quinta fase del ciclo de vida el analista trabaja de manera conjunta con los

programadores para desarrollar cualquier software original necesario. Los programadores

diseñan, codifican y eliminan errores sintácticos en el programa. Durante esta fase el analista

también trabaja con los usuarios para desarrollar una documentación efectiva para el software

como los típicos manuales de usuario, manuales de procedimiento, ayuda en línea y sitios web

que incluyan respuestas a preguntas frecuentes.

La documentación les indica a los usuarios como utilizar

de forma adecuada el software y los pasos que deberán

seguir en caso de surjan problemas en el uso del

software.

Cabe destacar que antes de poner en funcionamiento el

nuevo sistema de información es necesario someter al

mismo a una serie de pruebas con la finalidad de buscar

errores y corregirlos, algunas pruebas son realizadas solo

por los programadores, otras las realizan los

programadores en conjunto con el analista.

En cuanto al mantenimiento los programadores se

encargan de ello, las empresas invierten una cantidad de

dinero considerable en el mantenimiento de sistemas. El

mantenimiento puede llevarse a cabo automáticamente

actualizando el software por medio de la web.

Fase V

1.7- Evaluación e implementación del sistema

La implementación es el proceso de verificar y entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y

construir todos los archivos de datos necesarios para usarla. En este punto los programadores

y los analistas de sistemas asumen diferentes responsabilidades. El analista debe proveer

especificaciones claras y correctas al programador. El programador codifica, prueba y

documenta los módulos de programas, mientras que el analista de sistemas planifica la

integración de los programas y asegura que trabajen unidos para satisfacer las necesidades de

la organización.

Cuando se evalúa un sistema de información, el cliente puede medir los niveles de calidad que

considera pertinentes para su producto y a partir de eso, realizar cambios que permitan

siempre mejorar la calidad. En pocas palabras la evaluación de un sistema se lleva a cabo para

identificar puntos débiles y fuertes.

En resumen, en la última fase del SDLC el

analista participa en la implementación del

nuevo sistema en la organización,

capacitando os usuarios en el manejo del

nuevo software. Es importante enfatizar

que el analista deberá de realizar la

conversión de los datos de la organización

contenidos en el sistema anterior usado

por la empresa al nuevo sistema de

información.

TEMA 2: ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

2.1- DEFINICION DE ESTUDIO DE LA FACTIBILIDAD

Después de haber definido la problemática que azota a

la organización y establecer las causas que ameritan la

implantación de un nuevo sistema, es pertinente

realizar un estudio de factibilidad para determinar la

infraestructura tecnológica y la capacidad técnica que

amerita el nuevo sistema, así como los costos,

beneficios y el grado de aceptación que la propuesta

del nuevo sistema genera en la organización. Este

estudio permitirá determinar las posibilidades de

diseñar el sistema propuesto y su puesta en marcha.

Regularmente los estudios de factibilidad se completan durante la fase de diseño del sistema,

en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución

propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y

operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores

políticos y otros de contexto institucional.

En resumen, el estudio de factibilidad ayuda al analista a determinar si es posible o no que

tanto la organización y sus miembros puedan ver al proyecto llegar a su fase final. Por lo

general el estudio de factibilidad es efectivo para descartar proyectos inconsistentes con los

objetivos de la organización, que requieran una capacidad técnica imposible o que no tengan

ningún mérito económico. Aunque es meticuloso el estudio de factibilidad es algo que vale la

pena ya que ahorra tiempo y dinero tanto a las empresas como a los analistas de sistemas.

2.2- Elementos de un estudio de factibilidad

Los tres elementos clave de un estudio de factibilidad son la factibilidad técnica, factibilidad

económica y la factibilidad operativa.

La factibilidad técnica: El analista debe de averiguar si es posible desarrollar el nuevo

sistema teniendo en cuenta los recursos técnicos actuales con los que cuenta la

organización. De no ser así se podrían actualizar los recursos técnicos actuales de tal

forma que se puedan cumplir con los requisitos requeridos. En pocas palabras la

factibilidad técnica busca comprobar si existe o no la tecnología necesaria que cumpla

con las especificaciones.

Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfaces entre los sistemas

actuales y el nuevo sistema. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes

especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no

pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de

codificación; tales componentes y programas no son compatibles técnicamente. Sin embargo,

puede hacerse una interfaz entre los sistemas no compatibles mediante la emulación, la cual

son circuitos diseñados para hacer que los componentes sean compatibles, o por medio de la

simulación, que es un programa de cómputo que establece compatibilidad, pero con

frecuencia estas formas de factibilidad técnica no están disponibles o son demasiado costosas.

Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene personal que

posea la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el

sistema propuesto. Si el personal actual de la organización no tiene dicha experiencia, puede

entrenársele o pueden emplearse personal nuevo que la posea.

Para evaluar la viabilidad técnica se necesita evaluar la viabilidad del hardware y del software

computacional para manejar las cargas de trabajo de manera adecuada. En primer lugar, se

debe hacer un inventario de todo el hardware computacional con el que cuente la

organización para descubrir que hay disponible y que se puede utilizar. El analista deberá

trabajar con los usuarios para determinar que hardware se necesitara, para determinar el

hardware necesario hay que determinar los requerimientos de información de los humanos

también podría ser útil conocer la estructura organizacional y la forma en que los usuarios

interactúan con las tecnologías del entorno.

El siguiente paso para determinar las necesidades de hardware es estimar las cargas de

trabajo. Para ello los analistas de sistemas formulan cifras que representan las cargas de

trabajo actuales y pronosticadas para el sistema, de manera que el hardware que se obtenga

posea la capacidad de manejar las cargas de trabajo actuales y futuras.

En cuanto al software, los analistas y las organizaciones se enfrentan cada vez más con la

decisión de crear, comprar o subcontratar al evaluar software para los proyectos de sistemas

de información, en especial cuando se contemplan actualizaciones a sistemas existentes o

antiguos.

Factibilidad económica: Se refiere a que, si la

organización afectada cuenta con los recursos

monetarios necesarios para sacar adelante el nuevo

proyecto de sistemas, los costos básicos a

considerar son el costo del tiempo invertido por el

analista, el costo del tiempo del equipo de análisis

que acompaña al analista, el costo de realizar el

estudio de sistemas por completo, el costo del

tiempo de los empleados de la empresa, el costo

estimado del hardware que se va a necesitar y el

costo de software o del software a desarrollar.

La empresa afectada debe ser capaz de ver el valor de la inversión que está

considerando antes de comprometerse con un estudio de sistemas completo. Si los

costos a corto plazo no se ven opacados por las ganancias a largo plazo o no producen

una reducción inmediata de los costos de operación, entonces el sistema no es viable

económicamente y el proyecto no debe continuar.

Factibilidad operativa: Imagine que tanto la factibilidad técnica como la factibilidad

económica son adecuadas para la implementación del nuevo sistema. El analista de

sistemas debe aún considerar la viabilidad operacional del proyecto solicitado. La

viabilidad operativa depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e

implica la acción de pronosticar si el sistema funciona y se utilizara una vez sea

instalado.

Es decir, esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo

sistema se use como se supone. En esta factibilidad deberían considerarse cuatro aspectos

importantes. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la

organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o

bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema. Segundo, un nuevo sistema

puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo,

miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones.

Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios muy rápidos que le impiden al personal

adaptarse a él y aceptarlo lo cual como se mencionó anteriormente podría producir

resistencias al cambio. Sin importar que tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto

económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptaran el sistema

o que su uso provocara múltiples errores entonces el sistema no debería de implantarse.

IDENTIFICACION DE COSTOS Y BENEFICIOS

Podemos considerar a los costos y beneficios como tangibles e intangibles. Al considerar los

sistemas debemos tener en cuenta ambos tipos de beneficios.

Los beneficios

2.3- Beneficios tangibles

Los beneficios tangibles son las ventajas que se pueden medir en dinero y se acumulan en la

organización a través del uso del sistema de información. Algunos ejemplos de beneficios

tangibles son aumento en la velocidad de procesamiento, acceso a información que se

consideraba inaccesible por cualquier otro método, acceso a la información de manera más

oportuna, la ventaja que ofrece el poder de cálculo superior de la computadora y la reducción

en la cantidad de tiempo requerido por los empleados para completar ciertas tareas. Los

beneficios tangibles pueden ser medidos en términos de ahorro de dinero, tiempo y recursos.

2.4- Beneficios intangibles

Son beneficios que se acumulan en la organización debido al uso del sistema de información

son difíciles de medir, pero no por eso dejan de ser importantes. A estos se les conoce como

beneficios intangibles. Algunos beneficios intangibles por el uso de los sistemas de información

podrían ser un proceso de toma de decisiones mejorado, una mejoría en la precisión, la

empresa se vuelve más competitiva en el servicio al cliente, una mejora en la imagen comercial

y un aumento en la satisfacción en el trabajo para los empleados al eliminar las tareas

tediosas. Como podemos ver en esta lista, los beneficios intangibles son en extremo

importantes y pueden tener implicaciones de largo alcance para la empresa, ya que se

relacionan con personas tanto en el exterior como en el interior de la organización.

Aunque los beneficios intangibles de un sistema de información son factores importantes que

debemos considerar al momento de decidir si continuamos con un proyecto de sistemas o no,

un sistema que se construya teniendo en cuanto solo los beneficios intangibles no tendrá

éxito.

Los costos

2.5- Costos tangibles

Los conceptos de costos tangibles e intangibles son paralelos a los conceptos de los beneficios

tangibles e intangibles que vimos antes. Los costos tangibles son aquellos que el analista de

sistemas y el personal contable de la empresa pueden pronosticar con precisión.

Entre los costos tangibles se incluye el costo del equipo como las computadoras y terminales,

el costo de los recursos, el costo del tiempo del analista de sistemas, el costo del tiempo de los

programadores y los salarios de los demás empleados relacionados. Por lo general, estos

costos están bien establecidos o se pueden descubrir con mucha facilidad, y son los que

requerirán un desembolso de efectivo por parte de la empresa.

2.6- Costos intangibles

Los costos intangibles son difíciles de

estimar y tal vez no se conozcan. Entre

éstos se incluyen perder la ventaja

competitiva, perder la reputación de ser el

primero con una innovación o el líder en un

campo, reducir la imagen de la empresa

debido al aumento en la inconformidad de

los clientes, y un proceso inefectivo de

toma de decisiones debido a que la

información pertinente se recibe después

de tiempo o no se tiene acceso a ella.

Como podrá imaginar, es casi imposible

pronosticar un monto de dinero para los

costos intangibles de una manera precisa.

Para ayudar a los encargados de la toma de

decisiones que desean ponderar el sistema

propuesto y todas sus implicaciones, usted

debe incluir los costos intangibles incluso

cuando no sean cuantificables.

2.7- Ejemplos prácticos

A continuación, se muestran algunos ejemplos de un estudio de factibilidad

En el anterior ejemplo de un informe o estudio de factibilidad de un sistema de información

podemos observar que en primer lugar se describe el problema que la organización desea

resolver o las oportunidades que la misma desea alcanzar. En segundo lugar, se plasma la meta

general que la organización chick pollo desea lograr.

En tercer lugar, se plantean los objetivos específicos que la organización desea alcanzar

mediante la implantación del nuevo proyecto de sistemas como podemos ver la mayoría de

sus objetivos están enfocados a mejorar la gestión general de organización tanto de las ventas,

clientes y los productos. En el siguiente paso se ilustran los recursos preliminares o iniciales

para dar inicio al desarrollo del proyecto y por último se muestran los posibles riesgos que

podría contraer la organización al implantar el nuevo sistema de información.

Como podemos observar los estudios de factibilidad juegan un papel importante en el

desarrollo de un proyecto de sistemas ya que le da tanto al analista como a la organización un

preámbulo o idea del camino a tomar con respecto al desarrollo del sistema además que

ayuda a prevenir posibles riesgos.

Aquí podemos observar otro ejemplo similar al anterior.

Es importante recalcar que los estudios de factibilidad deben incluir el valor total de los costes

que conllevaría la implementación del nuevo sistema de información. Observemos el siguiente

ejemplo.

Presupuesto de la propuesta

Componentes

Recomendados

Descripción Unidades Costo

Estimado

Total

Ordenador Procesador Intel

o amd dualcore

2.0ghz en

adelante.

2ghz de RAM

DDR2

Disco duro 80gb

en adelante

Monitor de

LCD 17

pulgadas.

Teclado y mouse

genérico.

Sistema

operativo

Windows 7

1 RD$

6,900.00

RD$ 6,900.00

Impresora (Impresora –

fotocopiadora

Canon)

1 RD$

1,800.00

RD$ 1,800.00

Subtotal RD$ 8,700.00

En los siguientes ejemplos podemos observar tanto costos como beneficios tangibles que se

van acumulando en la organización por el uso el nuevo sistema de información y como el

aumento de estos va evolucionando a medida que pasa el tiempo.

En cuanto a los costos y beneficios intangibles son realmente difíciles de medir y estimar.