AKURASI DAN MACAM ANGGARAN

Suatu anggaran proyek dihasilkan dari perkiraan biaya komponennya dengan

memperhatikan faktor waktu pelaksanaan pekerjaan. Sesuai dengan namanya, yaitu perkiraan

biaya, maka kata “perkiraan” mengandung arti bahwa angka yang dihasilkan tidak akan 100%

akurat. Meskipun demikian, diinginkan agar menyimpangnya tidak terlalu jauh, sehingga

fungsiya sebagai alat perencanaan dan pengendalian tetap terpelihara. Tidak mudah memberi

batasan akurasi perkiraan biaya, tetapi suatu perkiraan biaya dianggap kurang akurat, jika

terdapat ciri-ciri sebagai berikut :

Terjadi cost overun atau underun yang relatif besar.

Angka-angkanya tidak realistis untuk dipakai sebagai tolok ukur pengendalian biaya.

Tidak reliable untuk alokasi biaya dan mencari pendanaan.

Adapun alasannya bermacam-macam yang ntinya berkisar pada dua hal, yaitu :

1. Materi yang belum tersedia pada saat itu

Materi ini terutama terdiri dari definisi lingkup proyek dan data dan informasi yang diperlukan

untuk membuat estimasi, baik kuantitas maupun kualitasnya amat terbatas pada waktu awal

proyek.

2. Kualitas estimator yang menyusunnya

Bila butir kedua ini dikesampingkan, maka hal yang termasuk pada butir satu umumnya terdiri

dari :

Batasan lingkup proyek yang belum lengkap dan terinci.

Kesalahan perhitungan dalam desain dan engineering.

Terlalu rendah atau tinggi dalam memperkirakan harga atau kuantitas.

Perubahan lingkup proyek karena adanya hal-hal baru.

Pergaulan pekerjaan karena mutunya di bawah standar.

Perubahan cuaca, pemogokan tenaga kerja, atau kendala lain yang tak terduga.

Meleset dalam memperkirakan kenaikan harga barang dan jasa.

Untuk menghadapinya dikenal suatu pendekatan yang bila benar menerapkannya akan

banyak membantu memperbaiki. Pendekatan ini berupa penyediaan kontingensi, cadangan, dan

eskalasi.

JENIS ANGGARAN PROYEK

Sesuai dengan fungsinya, perkiraan biaya atau anggaran dibuat pada periode tertentu

dalam siklus proyek. Dari uraian terdahulu telah disinggung, bahwa setidaknya terdapat dua titik

kritis dalam sudut kelayakan dan kelangsungan proyek, atau investasi, yaitu :

Akhir tahap konseptual, dimana telah diselesaikan studi kelayakan proyek.

Akhir tahap perencanaan PP/definisi yang telah dapat memberikan keterangan lebih

lengkap dan terinci mengenai keputusan dilanjutkan atau tidaknya investasi untuk

membangun proyek.

Untuk rencana atau proyek besar yang kompleks minimal terdapat tiga perkiraan biaya

atau anggaran.

a. Perkiraan Biaya Pendahuluan (PBP)

Perkiraan biaya pendahuluan dikerjakan pada tahap konseptual, dimana berlangsung

kegiatan studi kelayakan. Pada studi ini, semua aspek yang berkaitan dengan rencana investasi

seperti pemasaran, ekonomi, teknik, dikembangkan, dikaji, dan disaring untuk sampai pada suatu

laporan yang dapat dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan mengenai langkah-langkah

berikutnya. Kegunaan PBP ini antar lain adalah :

Mengkaji kelayakan ekonomi dan finansial.

Menentukan urutan prioritas dari beberapa proyek.

Menentukan dilanjutkan atau tidaknya usaha mengkaji kelayakan proyek lebih lanjut.

Dalam hal PBP, dari segi teknik dan engineering, pengembangan atau penyusunannya

didasarkan atas data dan informasi dari kegiatan yang telah diselesaikan pada tahap tersebut,

seperti :

Garis besar lingkup proyek termasuk kapasitas yang telah diinginkan.

Ketentuan mengenai lokasi yang dipilih serta keterangan pokok keadaan tanah, iklim, dan

fasilitas perhubungan yang ada.

Indikasi jadwal pelaksanaan.

Indikasi standar mutu yang diinginkan.

Masalah yang berhubungan dengan pelestarian lingkungan hidup.

Pendekatan yang digunakan memakai metode parametrik, yaitu dengan metode linier

atau eksponensial yang dikombinasikan dengan data dan info yang diperoleh dari proyek

terdahulu. Dalam mempersiapkan PBP ditekankan perlunya hubungan yang erat dan terus-

menerus antara bidang engineering dengan bidang yang menangani masalah eknomi dan pasar.

Bidang pemasaran akan memberikan perkiraan prospek pasar dan indikasi mutu produk,

sedangkan bidang ekonomi akan memberikan masukan seberapa besar investasi yang

dipekirakan masih akan menguntungkan.

b. Anggaran Biaya Proyek (ABP)

ABP diselesaikan pada akhir tahap PP/definisi. Bagi pihak pemilik, ABP berfungsi lebih

penting daripada PBP, karena daripadanya akan diputuskan ikatan yang bernilai besar, yaitu

pembangunan proyek. Oleh karena itu, penyusunan ABP memerlukan waktu yang relatif lama

dan usaha intensif untuk mengumpulkan data serta informasi yang diperlukan agar dicapai

akurasi perkiraan yang diinginkan.

Sama halnya dengan menyusun PBP, harus ada kerjasama yang erat antara kegiatan

engineering, bagian ekonomi, pemasaran, dan pendanaan agar didapat angka yang cukup

realistis. Jadi, dalam kegiatan ABP, usaha dan kegiatan evaluasi, pengembangan, dan

perhitungan yang telah dirintis pada tahap terdahulu diteruskan lebih mendalam dan meluas.

Kegiatan yang diselesaikan pada tahap ini adalah :

Menentukan kuantitas dan kualitas produk.

Indikasi kuantitas dan kualitas bahan mentah.

Survei lokasi, pemeriksaan contoh tanah, data iklim, pengadaan.

Penegasan lingkup proyek yang terdiri unit atau bangunan utama, dan infrastruktur

pendukung.

Daftar peralatan utama termasuk kriteria dan spesifikasi.

Jumlah sebagian besar material curah (bulk).

Denah bagian unit/bangunan utama dan bangunan pendukung.

Perkiraan jam-orang engineering pembelian, dan konstruksi.

Telah diselesaikan survei tingkat upah tenaga kerja di lokasi dan sebagian besar harga

peralatan dan material.

Strategi pelaksanaan pembangunan proyek, seperti jenis kontrak, filosofi, desain, dll.

Indikasi standar mutu dan jadwal proyek.

Kualitas dan Kuantitas Produk

Pada tahap ini, penentuan kuantitas dan kualitas produk harus telah diputuskan oleh

pemilik proyek, karena ini akan dipakai sebagai dasar perhitungan desain engineering

selanjutnya. Penentuan kualitas akan mempengaruhi proses pengolah yang selanjutnya pemilihan

peralatan yang akan dipasang.

Bahan Mentah

Hal ini berhubungan dengan indikasi lokasi sumber bahan mentah, serta mode

transportasinya. Disamping mutu, juga diperhatikan mengenai reserve dan kesinambungan serta

biayanya.

Perlatan Utama

Dengan telah ditentukannya jenis proses, maka langkah berikutnya adalah membuat

bagan arus, neraca energi dan bahan yang dilanjutkan dengan pemilihan peralatan utama yang

didasarkan atas spesifikasi yang telah disyaratkan, seperti kapasitas dan kualitas. Menyusun lay-

out merupakan langkah berikutnya yang diperlukan untuk memeperkirakan jumlah material

curah dan tenaga kerja (jam-orang) yang diperlukan.

Bangunan Sipil dan Fasilitas Pendukung

Kompleks pabrik atau instalasi sering memerlukan bangunan sipil yang cukup banyak

dan dengan konstruksi tertentu agar taha terhadap bahaya kebakaran. Misalnya untuk pusat

kontrol yang dipakai sebagai pusat pengendalian operasi dengan sistem instrumen dan

elektronik. Bangunan sipil yang lain adalah, pusat administrasi, bengkel, gudang logistik, serta

gardu listrik.

Tenaga Kerja Kantor Pusat dan Lapangan

ABP seringkali diperlukan sebagai referensi usaha dalam mendapatkan dana proyek,

misalnya untuk mencari pinjaman. Penggunaan lain adalah sebagai anggaran pengendalian

terhadap tahap implementasi fisik sebelum anggaran biaya definitif (ABD) diselesaikan.

c. Anggaran Biaya Definitif (ABD)

Anggaran biaya definitif adalah anggaran yang dihasilkan dari usaha optimal dengan

fungsi utama :

Bagi pemilik (kontrak harga tidak tetap), sebagai patokan kegiatan pengendalian biaya.

Bagi kontraktor (kontrak harga tetap), sebagai angka dasar pengendalian biaya internal.

Karena fungsi pokok ABD adalah sebagai kegiatan pengendalian, maka hasil

pengendalian biaya akan sangat tergantung dari kualitas anggaran definitif. Bila angka ABD

tidak realistis, sudah tentu akan dijumpai kesulitan dalam membuat interpretasi atau menarik

kesimpulan yang tidak tepat dalam kegiatan pengendalian.

Pada umumnya, diinginkan ABD sekitar 5-10%. Pada proyek E-MK yang cukup besar

dengan jenis biaya kntrak tidak tetap, pembuatan ABD dikerjakan oleh pemilik, dan kontraktor

memiliki waktu sekitar 8-10 bulan setelah kontrak ditandatangani. Sementara itu, kegiatan

pengendalian biaya menggunakan ABP yang disiapkan oleh pihak pemilik. Waktu 8-10 bulan

tersebut digunakan untuk melakukan kegiatan engineering dan pembelian sampai pada taraf

tertentu, sehingga data dan informasi untuk menyiapkan ABD dianggap cukup. Agar diperoleh

akurasi yang diinginkan, maka pada waktu menyusun ABD minimal harus sudah menyelesaikan

pekerjaan berikut :

Perincian desain seperti diagram arus, neraca energi, dan neraca bahan untuk proses, off-

site, dan utility. Demikian pula P&ID telah mendekati penyelesaian.

Desain mekanikal, instrumen, dan spesifikasi mekanis peralatan.

Denah dan elevasi peralatan instalasi.

Telah terkumpul penawaran harga dari rekanan atau manufaktur untuk peralatan utama,

dan harga satuan untuk material curah.

Site survey dan pemeriksaan tanah.

Telah diterima penawaran harga sub-kontrak untuk pekerjaan yang penting.

Telah diselesaikan quantity take-off material curah.

Tersedia perincian tingkat upah tenaga kerja.

Perincian keperluan fasilitas konstruksi dan fasilitas sementara.

Perhitungan keperluan jam-orang lapangan dan kantor pusat.

Rencana pelaksanaan berupa jadwal induk proyek dan milestone.

Secara keseluruhan desain engineering telah selesai 70-80%.

Bila persyaratan diatas telah terpenuhi, maka akan diperoleh ABD dengan angka yang

mencerminkan dan mendekati biaya proyek yang sesungguhnya.

Persiapan

Untuk menyusun ABD, langkah pertama adalah menyiapkan hal-hal sebagai berikut :

Format : bertujuan agar ABD terorganisir secara baik, sistematis, dan uniform. Juga

mencegah terlewatkannya komponen anggaran.

Kode akuntansi : pemecahan lingkup proyek hendaknya cukup rinci, pengelompokan

dapat dibuat berdasarkan disiplin area, tenaga kerja, material, peralatan, kantor pusat, dll.

Pengelompokan ini terutama diperlukan untuk pengendalian.

Jadwal induk : jadwal induk proyek dengan milestone yang penting hendaknya telah

tersedia pada waktu membuat ABD. Hal ini dibutuhkan untuk mengaitkan unsur biaya

dan waktu pelaksanaan, serta memperkirakan eskalasi dan rencana penggunaan

kontingensi.

Definisi lingkup proyek : membuat ABD harus selalu mengacu pada definisi lingkup

proyek, memeriksa dengan teliti mana yang termasuk, dan mana yang di luar lingkup

kerja. Lingkup kerja akan mudah “menggelembungkan” total biaya proyek.

Pengecekan dan update harga satuan : harga satuan yang digunakan hendaknya selalu di

review agar mencerminkan situasi terakhir. Demikian pula sumber material, peralatan,

dan tenaga kerja.

Proses Penyusunan ABD

Unsur atau komponen biaya pada ABD meliputi butir-butir yang diperjelas sebagai

berikut :

PERKIRAAN BIAYA UNTUK PROPOSAL

Harga akhir proposal, atau juga disebut harga lelang, terdiri dari biaya proyek hasil

estimasi, ditambah suatu jumlah yang ditentukan oleh strategi pimpinan perusahaan kontraktor.

Strategi tersebut dibuat untuk menghadapi suasana kompetisi dalam suatu lelang terbuka.

Estimasi tersebut disusun berdasarkan informasi yang terdapat dalam dokumen lelang

yang diterima dari pemilik, terdiri dari gambar, spesifikasi, kriteria, dan penjelasan lain lingkup

proyek. Untuk jenis kontrak harga tetap atau lump-sum, umumnya deskripsi lingkup proyek

dalam RFP sudah lengkap dan rinci, sehingga perkiraan biaya material pada proposal dapat

dilakukan dengan quantity take-off. Secara keseluruhan, langkah yang diambil oleh kontraktor

untuk menyusun estimasi proposal adalah sebagai berikut :

Mengkaji dokumen lelang. Terutama terhadap pasal yang mempunyai dampak terhadap

harga.

Meneliti lingkup proyek untuk kemudian diperinci menjadi material, peralatan, dan

tenaga kerja (jam-orang) yang diperlukan.

Mengadakan survei lokasi.

Memperkirakan produktivitas tenaga kerja.

Membuat quantity take-off.

Membuat paket kerja.

Meminta penawaran dari sub kontraktor dan rekanan.

Menyusun biaya langsung dan tidak langsung.

Membubuhkan angka kontingensi dan eskalasi.

Sebelum proposal dikirimkan kembali pada pemilik disertai dengan harga total

penawaran lelang, maka pimpinan perusahaan kontraktor membubuhkan angka mark-up yang

besarnya sesuai dengan strategi yang diambil.

Tingkat Akurasi

Akurasi perkiraan biaya tergantung dari sejumlah faktor, diantaranya yang terpenting

adalah tersedianya data dan informasi pada waktu membuat estimasi. ABD memiliki akurasi

biaya lebih tinggi karena diselesaikan dengan waktu yang lebih lama, yaitu 8-10 bulan setelah

contract award, sedangkan estimasi proposal dilakukan sebelumnya dengan kurun waktu sekitar

3-4 bulan.

Dengan demikian, ABD potensial, lebih banyak data dan informasi yang sempat

dikumpulkan, tentu saja dengan penghalusan sana-sini, estimasi proposal akan dapat menjadi

ABD yang berguna untuk biaya pengendalian internal operasi kontraktor dalam melaksanakan

implementasi fisik proyek.,