Arkistolaitoksen asiakaslehti 1/2011

sivu 6Valtiovarain- ministeriö testasi VAPAn

sivu 18Kirkonkirjojen digitointi etenee

sivu 12Kansallisarkisto sai upeita merikuvia

2 akti 1/2011

JulkaisijaArkistolaitos

OsoiteKansallisarkisto

PL 258

00171 Helsinki

Lehden taittoMainostoimisto HINKU

PainopaikkaKopijyvä Oy

Kotisivuwww.arkisto.fi

Tilaukset ja palauteakti@narc.fi

ISSN 1798-2065

PäätoimittajaHeidi Mustajoki, Kansallisarkisto

Toimituskuntayksikön johtaja Juhani Tikkanen, Kansallisarkisto

yksikön johtaja Marja Pohjola, Kansallisarkisto

tutkija Pertti Vuorinen, Kansallisarkisto

johtaja Päivi Hirvonen, Jyväskylän maakunta-arkisto

ToimitussihteeriMinna Nurro, Viestintätoimisto Lumitähti

minna.nurro@pp.inet.fi

akti 1/2011 Sisältö

Kannen kuvaMatti Tiisanoja/Kansallisarkisto

Valtiovarainministeriön tietopalvelupäällikkö

Irja Peltonen kuuluu niihin asiakirjahallinnon

ammattilaisiin, jotka näkevät arkistolaitoksen

vastaanotto- ja palvelujärjestelmä VAPAn

tarjoamat mahdollisuudet.

Pääkirjoituksen kuvaKansallisarkisto

3 Tietomassojen bittiavaruuden hallinta tarvitsee inhimilli-

sen ammattilaisen, muistutetaan pääkirjoituksessa.

4 Lyhyet

6 Valtiovarainministeriö selvisi VAPA-pilotoinnista ja nyt

edelläkävijäministeriö tähtää paperittomaan valtion-

hallintoon.

8 Motivoituneet opiskelijat suorittivat HAUSin asiakirja-

hallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon.

9 Edesmennyt pääjohtaja Veikko Litzen johti murrosajan

arkistolaitosta.

10 Juhlivassa Vaasan maakunta-arkistossa muisteltiin

ensimmäisiä vuosia sodan varjossa.

12 Merenkulkuhallituksen negatiivikokoelman aarteet

Kansallisarkistossa paljastavat 1800-luvun lopun suoma-

laisen dokumenttivalokuvauksen huikean tason.

14 Vanhojen valokuvien ja negatiivien säilytykseen on valitta-

va oikeat suojamateriaalit ajan hampaita vastaan.

15 Kartanoiden arkistot ja kirjakokoelmat halutaan

inventoida ja luetteloida tutkimusta varten.

16 Arkistohoitajien pätevyyttä määritellään myös kansain-

välisellä tasolla, mutta se edellyttää ammatin yhteisten

nimittäjien löytämistä.

18 Kirkonkirjojen tallentamisella on pitkät perinteet jo ennen

nykyistä digitointia, joka parantaa tiedon saatavuutta.

20 Arkistouralla: projektipäällikkö Anni Rinne, Poliisihallitus

21 Asiakkaat ovat tyytyväisiä Suomalaisen Kirjallisuuden

Seuran uudistettuihin tiloihin. Peruskorjauksessa myös

SKS:n arkistot saivat ajanmukaiset tilat.

22 Rummutusta: Moskovan Münchhausen – suomalaisen

syväkurkun kertomuksia

3akti 1/2011

Pääkirjoitus

Rajatonta tietopalveluaElämme muutosten aikaa. Pohjoinen Afrikka kamppailee kohti

demokraattisempaa yhteiskuntaa, ja Wikileaks myllertää tiukaksi

miellettyä ulkoasiainhallinnon asiakirjojen salassapitoa.

Helsingin Sanomien toimittaja Heikki Aittokosken kolumni

12.2.2011 sai minut miettimään arkistojemme tietopalvelujen tule-

vien vuosien suurta haastetta. Hän kirjoitti kokemuksistaan Oslos-

ta, jossa oli etsimässä Wikileaksista Suomea koskevia asiakirjoja.

Sähköistä tietomassaa oli yli 250 000 asiakirjaa, mutta miten ih-

meessä löytää sieltä maatamme koskevia viestejä? ”Ja kokonai-

suutena erittäin merkityksellistä. Jos osaa tehdä oikeita poiminto-

ja ja suhteuttaa ne tapahtuneisiin tosiasioihin, tietää maailmasta

vähän enemmän. Takaisin kahlaamaan.”

Niinpä. Sopivia hakumääreitä ei ole. Arkistoalan ammattilaisten

suuri haaste on rakentaa kansalaisilleen sähköinen väylä, jonka

avulla tiedon tarvitsijat voivat päästä haluamansa lähteen äärelle

mahdollisimman luotettavasti. Siihen eivät riitä raportit digitoitu-

jen sivujen lukumäärästä vaan voimat olisi nyt suunnattava haku-

toimintoihin. Muuten voi käydä niin, että bittiavaruuden miljoonat

mahdollisuudet eivät koskaan kohtaa tarvitsijaansa.

Esimerkkinä elävästä elämästä pieni tapaus, jolla on suuri merki-

tys tiedonhakijalle. Helmikuussa sain sähköpostin Ruotsista. Siinä

pyydettiin kopiota Godegårdin ruukin 1400-luvulta peräisin olevas-

ta käsikirjoituksesta. Sitä säilytetään lähdeviitteen mukaan Kansal-

lisarkistossamme. Vuosikymmenien takaisten tutkimusyritelmieni

perusteella muistin, että etsitty lähde kuuluu pergamenttikokoel-

maamme. Digitaaliarkistomme paljasti, että ruotsalaistutkijan kai-

paama käsikirjoitus on luettavissa hänen omalta kotikoneeltaan

välittömästi. Viesti kysyjälle, ja palaute tuli puolessa tunnissa. Ja

mikä parasta: koekäytössä oleva Astia-verkkopalvelukin löysi teks-

tin.

Kiinnostavaa on, että Riksarkivetin Vadstenan toimipisteessä säi-

lytettävässä Godegårdin arkistoluettelossa on maininta käsikirjoi-

tuksesta: saknas. Hämeenlinnalainen historian lehtori G.E. Eurén

oli tutkimusmatkallaan ”löytänyt” asiakirjan ja lahjoittanut sen

Suomalaisen Kirjallisuuden Seuralle, joka oli siirtänyt sen Valtion-

arkistoon. Tänään ei tuon pergamentin sijoituspaikalla ole merki-

tystä. Se on luettavissa kaikkialla maailmassa reaaliaikaisena, jos

kiinnostusta ilmenee. Mutta sen löytäminen edellyttää ammatti-

taitoa ja huolellista indeksointia.

Pertti Vuorinen, tutkija, Kansallisarkisto

4 akti 1/2011

maakunta-arkiston kokoista rakennusta. Uuteen arkistoon pääs-tään muuttamaan vuoden 2018 alussa. Laajennusosa valmistuu 2020-luvun puolella.

VAPA avattu asiakkaiden käyttöön

Arkistolaitoksen sähköisten aineistojen vastaanoton ja säi-lyttämisen mahdollistava vastaanotto- ja palvelujärjestelmä

(VAPA) otettiin käyttöön maaliskuun alussa. Palvelun tehtävänä on turvata aineistojen säilyminen luotettavasti ja tietoturvallisesti. VAPAn avulla arkistolaitos voi vastaanottaa valtionhallinnossa syn-tyvät, pysyvästi säilytettävät sähköiset aineistot. Organisaatiot voivat käyttää VAPAan tallentamiaan asiakirja-aineistoja esimerkik-si oman asianhallintajärjestelmänsä kautta. Järjestelmän toteutti Tieto Oyj. Arkistolaitos ostaa järjestelmän käyttöpalvelut Tieteen tietotekniikan keskukselta CSC:ltä.

Kahtena ensimmäisenä vuonna asiakkaita on hyvin vähän, sillä organisaatioiden todellinen valmius hyödyntää VAPA-palvelua on toistaiseksi heikko. Valmiuden lisääminen edellyttää muun muas-sa siirtotoiminnallisuuksien toteuttamista tietojärjestelmiin. Tavoit-teena on, että VAPA-palvelun asiakasmäärä kasvaa huomattavasti vuoteen 2015 mennessä.

SÄHKE3-normin tähtäin vuosissa 2013–2014

Arkistolaitos on käynnistänyt vuoden alussa SÄHKE3-nor-min suunnittelun. Kuluvana vuonna keskitytään vielä taus-

taselvitysten tekoon ennen normin varsinaista laadintaa.

SÄHKE3-normi tulee kohdentumaan erityisesti sähköisiin rekiste-rimuotoisiin tietokanta-aineistoihin, joiden säilyttämisestä ja käsit-telystä ei ole määrätty aiemmissa SÄHKE-normeissa. Tarkoitukse-na on määrittää menetelmät tietokantojen käsittelylle, hallinnalle, säilyttämiselle ja siirtämiselle arkistolaitoksen vastaanotto- ja pal-velujärjestelmään VAPAan.

Kuluvan vuoden aikana selvitetään tietokantojen säilyttämistä kos-kevia kansainvälisiä standardeja ja niiden soveltamista. SÄHKE3:n suunnittelussa kiinnitetään huomiota myös aineiston käytettävyy-den edistämiseen. Erityisesti selvitetään, miten alkujaan digitaa-listen aineistojen kuvailukäytäntöjä voidaan kehittää.

Tavoitteena on saada SÄHKE3-normi voimaan vuosien 2013 - 2014 aikana. SÄHKE2-normin voimassaoloaikaa jatketaan vuoden 2014 loppuun saakka. SÄHKE3-normi ei tule edellyttämään muutoksia nykyisin asianhallintajärjestelmiin.

Lyhyet

Osallistu Aktin lukijakyselyyn!

Aktin toimitus kerää palautetta lehdestä verkkokyselyllä. Gallupilla kartoitetaan lukijoiden lukutottumuksia ja kerä-

tään kehitysehdotuksia.

Kyselyyn voi vastata 11.4. - 31.5.2011 välisenä aikana osoitteessa www.arkisto.fi/lukijakysely. Kaikkien yhteystietonsa jättänei-den kesken arvotaan Aktin vuosikerta. Tuloksista kerrotaan seu-raavassa numerossa.

Keskusarkistopäätös sinetöitiin

Opetus- ja kulttuuriministeriö teki joulukuussa periaate-päätöksen arkistolaitoksen keskusarkiston rakentamisesta

Mikkeliin. Keskusarkistossa tullaan säilyttämään vähän käytettyä tai jo digitoitua aineistoa. Uusi arkisto tarvitaan, jotta arkistolaitos voi vastaanottaa 1970- ja 1980-luvuilla syntyneet valtionhallinnon suuret asiakirjamäärät.

Keskusarkisto rakennetaan kahdessa osassa. Ensimmäisessä rakennusvaiheessa se tulee vastaamaan hyllymetrimäärältään noin kahta ja laajennusvaiheen jälkeen noin kuutta Hämeenlinnan

5akti 1/2011

Mittavia siirtoja Kansallisarkistosta Hämeenlinnan maakunta-arkistoon

Kansallisarkisto on siirtänyt viime vuoden lopusta lähtien aineistoja Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Siirroilla va-

raudutaan tutkijasalitoimintojen keskittämiseen Rauhankadulle vuoden 2012 alussa, jolloin Sörnäisten tutkijasalista luovutaan.

Kevään kuluessa Hämeenlinnan maakunta-arkistoon siirretään runsaat 2 000 hyllymetriä asiakirjoja sinne jo aiemmin siirretyn 6 500 hyllymetrin lisäksi. Sörnäisten toimipisteestä Rauhanka-dulle siirretään puolestaan noin 4 000 hyllymetriä käytetyimpiä asiakirjoja.

Arkistolaitos kartoittaa viranomaisten pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja

Arkistolaitos tiedustelee toukokuun aikana viranomaisilta pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määriä. Tuloksia hyö-

dynnetään arkistosiirtojen suunnittelussa ja säilytystilatarpeiden arvioinnissa.

Kysely suunnataan niille valtion viranomaisille, jotka ovat velvollisia siirtämään pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen.

Kysely kohdistuu niihin pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin, jotka on sijoitettu päätearkistoon tai vastaaviin tiloihin. Sähköisessä muodossa olevat tai esimerkiksi työskentelytiloissa säilytettävät asiakirjat eivät sisälly kyselyyn. Sen sijaan organisaatioiden hallus-sa olevat edeltäjäviranomaisten asiakirjat kartoitetaan.

Virastot saavat arkistolaitokselta sähköpostitse kyselypyynnön, jossa on linkki sähköiseen kyselylomakkeeseen.

Saaduista tiedoista tehdään yhteenveto alkusyksyn aikana, minkä jälkeen tietoja käytetään arkistolaitoksen vastaanottosuunnitelmi-en laadinnassa.

Kyselyn toteuttaa Kansallisarkisto yhteistyössä maakunta-arkisto-jen kanssa.

Oletko käyttänyt digitoituja aineistoja? Kerro kokemuksistasi ja mielipiteistäsi!

Svenska litteratursällskapet i Finlandin selvityshanke Tut-kijoiden ääni ja sähköiset aineistot kerää verkkokyselyllä

tietoa niin arkistojen, kirjastojen kuin museoidenkin digitoitujen aineistojen käytöstä sekä käyttäjien kokemuksista, toiveista ja tar-peista. Vastauksia toivotaan niin akateemisilta tutkijoilta, sukutut-kijoilta kuin muiltakin aineistojen käyttäjiltä.

Kysely aukeaa 20.4.2011 kummallakin kotimaisella kielellä osoit-teessa www.sls.fi/forskarnasrost ja on käynnissä 19.6.2011 saakka. Vastaukset kerätään nimettöminä, mutta yhteystietonsa jättäneiden kesken arvotaan kirjapalkintoja.

Arkistolaitokselle uudet yhteystiedot

Arkistolaitoksen yhteystiedot ovat muuttuneet vuoden alusta. Sekä Kansallisarkistolla että maakunta-arkistoilla on

nyt käytössään yhteinen sähköpostiosoite: arkisto@narc.fi.

Lisäksi Kansallisarkistossa on otettu käyttöön yksi postiosoite: PL 258, 00171 Helsinki.

Hämeenlinnan maakunta-arkisto saa säilytettäväkseen yhteensä 8 500 hyllymetriä Kansallisarkistosta siirrettyjä aineistoja.

KUVA: MERVi LAMPi

6 akti 1/2011

Tässäkö on valtionhallinnon sähköisen säilyttämi- sen tulevaisuus? Valtionvarainministeriön aulas-sa seinä on keltaisten muistilappujen peitossa. Lasiovien takana arkistokotelot ovat sentään hyvässä järjestyksessä. Niistäkin päästään mi-nisteriössä eroon, kun valtionhallinto siirtyy lä-hivuosina VAPAn eli sähköisen vastaanotto- ja palvelujärjestelmän käyttäjäksi.

Kun VAPA muuttuu lähivuosina osaksi arkistolaitoksen arkea,

kyse on ennenkokemattomasta muutoksesta, jonka merkitystä

harva pystyy hahmottamaan. Jos aikaisemmin on puhuttu paperit-

tomista toimistoista, niin nyt tavoitteena on paperiton valtionhal-

linto, jonka pysyvästi säilytettävät arkistot tallennetaan jälkipolville

vain sähköisessä muodossa VAPAssa.

Valtiovarainministeriössä tietopalvelupäällikkö Irja Peltonen kuu-

luu niihin asiakirjahallinnon ammattilaisiin, jotka näkevät VAPAn

tarjoamat mahdollisuudet. Tämä konkretisoitui alkuvuonna päätty-

neessä VAPA-pilotoinnissa, johon osallistuivat Kansallisarkiston ja

VM:n lisäksi sisäasiainministeriö ja Valtiokonttori.

Pohjatyö oli tehty valmiiksiPeltosen mukaan päätös lähteä mukaan koetestaukseen oli

VM:ssä helppo: ”VAPA-pilotointi tuli meille mahdollisuutena viedä

asiaa eteenpäin, sillä pohjatyö oli ministeriössä tehty jo valmiiksi.”

Ministeriö on mukana eräiden valtioneuvoston virastojen MAHTi-

yhteistyössä ja asianhallintajärjestelmä on SÄHKE2-normin kans-

sa yhteensopiva. Yhteistyö arkistolaitoksen kanssa on ollut luon-

tevaa, sillä VAPA-pilotoinnin aikana ministeriö on hakenut pysyvää

sähköisen säilyttämisen lupaa.

”Pystyimme myös tekemään VAPA-palvelun edellyttämän tieto-

turva-auditoinnin pilotoinnin yhteydessä”, Peltonen sanoo. Tieto-

turvan auditoinnin osalta valtiovarainministeriö teki yhteistyötä

Valtiokonttorin Valtion iT-palvelukeskuksen kanssa. ”Meidän yh-

teistyöstämme on suoraa hyötyä kaikille muille organisaatioille.”

Peltonen uskaltautuu melko suoraan toteamaan, että pilotoin-

nissa ei ilmennyt ministeriön osalta suurempia ongelmia. Kaiken

taustalla on SÄHKE-yhteensopiva asianhallintajärjestelmä, jonka

ansiosta esimerkiksi metatietojen kanssa ei kohdattu ongelmia.

”Varmasti niitä olisi ilmennyt, jos metatietoihin liittyviä asioita ei

olisi otettu huomioon jo aivan alkuvaiheessa, kun asianhallintajär-

jestelmää otettiin käyttöön.”

Luottamus välttämätöntäVM:ssä MAHTi-asianhallintajärjestelmä tai sen kehittyneempi

versio on tulevaisuudessa ainoa kanava, jonka kautta ministeriön

pysyvästi sähköisesti säilytettävä tieto siirtyy VAPAan. ”Jos meillä

on tietoa muissa asianhallintajärjestelmissä, niin tieto siirretään

ensin MAHTiin ja sieltä edelleen VAPAan.”

Ministeriö selvisi VAPA-pilotoinnista

”Tienraivaajiahan tässä ollaan”, toteaa tieto-

palvelupäällikkö Irja Peltonen valtiovarainmi-

nisteriön osallistumisesta VAPA-pilotointiin.

7akti 1/2011

VAPAan yhteensopivia asianhallintajärjestelmiä voisi melkein ver-

rata standardikokoisiin asiakirjojen säilytyskoteloihin, jotka mah-

tuvat vain tietynkorkuisiin hyllyihin. VAPA-järjestelmässä koteloita

tai hyllyjä ei perinteisessä mielessä enää ole, vaan tieto tallentuu

sähköiseen järjestelmään. Tärkeät metatiedot – tieto tiedosta –

pysyvät sähköisen aineiston mukana. Metatiedot kertovat säh-

köisen aineiston synty-, käsittely- ja käyttöhistorian, eli asiakirjan

koko elinkaaren.

Jotta sähköisesti talletettava tieto säilyisi ikuisesti, on asiakkaalla

oltava vahva luottamus säilyttävään viranomaiseen eli tässä tapa-

uksessa arkistolaitokseen.

”Kun säilytettävä tieto on sovitun normin mukaista, niin taustal-

la toimivan järjestelmän tulee uusiutua sitä mukaa kun tekniikka

kehittyy.”

Valtionhallinnossa tämä merkitsee säästöjä. Viimeistään siinä

vaiheessa, kun pysyvästi säilytettävän sähköisen tiedon omistus

siirtyy lopullisesti arkistolaitokselle, ei valtionorganisaatioiden

tarvitse murehtia mistään. Vastuu säilytettävästä aineistosta on

lopullisesti vain ja ainoastaan arkistolaitoksella.

Ministeriö muuttuu paperittomaksiKaikki pilotointiin osallistuneet organisaatiot hyötyivät kokemuk-

sesta, sillä muutaman kuukauden mittaisen koejakson aikana ne

pystyivät paikantamaan erilaisia ongelmakohtia. Vaikka pilotointi

oli vielä kesken tätä haastattelua tehtäessä, totesi tietopalvelu-

päällikkö Peltonen, että ministeriössä ainakin pysyttiin ajan tasalla

siitä, missä kokonaisuudessa mennään.

”Tiedämme nyt, mihin suuntaan järjestelmäämme ja tietoturvaa

pitää kehittää. Kun saamme luvan pysyvään sähköiseen säilyttämi-

seen, niin tämä kokonaisprosessi on nyt kertaalleen käyty läpi.”

VAPAn käyttöönotossa seuraava vaihe valtiovarainministeriössä

on siirtosopimuksen teko, jonka jälkeen edessä on varsin konk-

reettinen työsarka. ”Sitten päätetään mitä ja milloin siirretään.”

Ministeriössä toivotaan, että lupa sähköisen aineiston pysyväissäi-

lytykseen saataisiin tämän vuoden aikana. ”Me pyrimme siihen,

että ministeriössä ei kymmenen vuoden kuluttua ole paperiasia-

kirjoja. Turhaa kiirettä ei kannata itselleen tehdä, mutta tavoitteet

on asetettava pitkäjänteisesti.”

Keskittäminen hyödyttää kaikkiaSama tavoite on ministeriön ohjauksessa olevalla Valtiokonttoril-

lakin, jonka Valtion iT-palvelukeskus räätälöi julkishallinnolle säh-

köisiä palveluita. Tämän vuoden aikana palvelukeskus kehittää

edelleen VALDA-palvelua, jotta se täyttää SÄHKE2-normin vaati-

mukset. Tämän jälkeen palvelua käyttävät valtionhallinnon organi-

saatiot voivat ryhtyä valmistelemaan VAPAn käyttöönottoa.

Peltonen näkee VAPAn hyödyt kiistattomina valtionhallinnon nä-

kökulmasta: ”On järkevää, että kaikki tehdään keskitetysti. Orga-

nisaatio saa hyvin toimivasta sähköisestä asianhallinnasta välittö-

män taloudellisen hyödyn. Jos ei ole VAPAa, niin organisaation

täytyisi itse varmistaa jatkuva tekninen ylläpito, käyttöympäristö

ja palvelut järjestelmästä. Kyse on valtion yhteisestä palvelusta”,

Peltonen tiivistää.

Toistaiseksi vapaaehtoinen ja maksuton VAPA on edelleen yllät-

tävän huonosti tunnettu valtionhallinnon organisaatioissa. Kan-

sallisarkiston viime syksynä teettämä kysely paljasti, että siihen

vastanneista 41 organisaatiosta vain vajaa puolet aikoo hakea säh-

köisen säilyttämisen lupaa vuoteen 2015 mennessä.

Valtionhallinnossa kaikilla organisaatioilla on luonnollisesti omat

aikataulunsa, mutta Peltonen ei näe mitään estettä sille, miksi VA-

PAn käyttö ei yleistyisi julkishallinnossa.

”Jos arkistolaitos pystyy tarjoamaan hyvän palvelun kohtuullisel-

la hinnalla, ohjeistamaan organisaatiot siitä, minkälaista tiedon

pitää olla ja kaiken lisäksi tarjoamaan sähköiseen säilyttämiseen

liittyvän tietotaidon, niin kyllähän hyöty on merkittävä,” Peltonen

muistuttaa.

teksti: eeVa-kaisa ahtiainen, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

kuVa: Matti tiisanoja, Kansallisarkisto

VAPAARKISTOLAITOKSEN

SÄHKÖISEN SÄILYTTÄMISEN

PALVELU

TULE TUTUSTUMAAN VALTIO EXPO 2011

-MESSUTAPAHTUMASSA

TIISTAINA 3.5.2011

HELSiNGiN KATAJANOKALLA

MARiNA CONGRESS CENTERiSSÄ

Valtionhallinnon päättäjille ja asiantuntijoille

www.valtioexpo.fi

8 akti 1/2011

HAUS:in järjestämän asiakirjahallinnon ja arkis-totoimen ammattitutkinnon ensimmäisenä läpi käynyt pilottiryhmä kokoontui viime vuoden marraskuussa juhlimaan valmistumistaan. Tun-nelma oli juhlallinen mutta vapautunut.

HAuS KEHIttämISKESKuS Oy solmi sopimuksen opetushal-

lituksen alaisen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tutkintotoimi-

kunnan kanssa alan ammattitutkinnon järjestämisestä keväällä

2009. Sen pohjalta HAUS järjestää ammattitutkintoon valmistavaa

koulutusta ja sen edellyttämät näytöt.

Ensimmäinen 23 hengen ryhmä aloitti lokakuussa 2009 ja sai

työnsä valmiiksi reilun vuoden työskentelyn jälkeen. Pilottiryhmä

kokoontui 4.11.2010 valmistujaistilaisuuteen HAUS:in tiloihin Hel-

singin Munkkiniemeen.

Uusia ideoita ja osaamista työhönJuuri todistuksen saaneet asiakirjahallinnon ammattilaiset kertoi-

vat saaneensa koulutuksesta runsaasti uusia ideoita ja osaamista

työpaikan asiakirjahallinnon ja samalla oman työn kehittämiseen.

Kunnioitus alaa kohtaan on lisääntynyt, sillä nyt viimeistään kurs-

silaisille valkeni, miten moninaisia asioita asiakirjahallinnon am-

mattilaisen on kyettävä nykyään hoitamaan.

Tiedonhallinnan työt läpäisevät koko organisaation ja niillä on vah-

va yhteys riskienhallintaan ja laadun kehittämiseen. Tutkinnossa

arvostetaan muun muassa sitä, että tutkinnon suorittaja saa päte-

vyyden alan tehtäviin ja turvaa tulevaisuudelle.

Tiivistä yhteistyötä työpaikan kanssaAmmattitutkinto koostuu kahdesta osasta: asiakirjahallinnon suun-

nittelusta, ohjauksesta ja organisoinnista sekä asiakirjahallinnon ja

arkistotoimen hoidosta ja asiakirjoja koskevasta tietopalvelusta.

Ammattitutkinnon suorittaminen vaatii opiskelijalta myös omaa

suunnittelu- ja toteutustyötä. Kullekin opiskelijalle laaditaan hen-

kilökohtainen näyttösuunnitelma sekä suunnitelma valmistavasta

koulutuksesta ja työssäoppimisesta. Tällöin otetaan huomioon jo

olemassa oleva ammatillinen osaaminen.

Opiskelija suunnittelee näyttönsä yhteistyössä oppilaitoksen ja

työpaikkansa kanssa, joten myös työpaikka hyötyy opinnoista.

Näyttöjä toteutetaan todellisissa työtilanteissa ja ne dokumentoi-

daan huolellisesti arviointikeskusteluja varten.

Kullekin opiskelijalle nimetään myös työpaikkaohjaaja, joka tukee

tutkinnonsuorittajaa. Oli ilahduttavaa, että valmistujaistilaisuudes-

sa oli läsnä useampia työpaikkaohjaajia.

Innostunut ja motivoitunut ryhmäRyhmää luotsannut koulutuspäällikkö marja Laine-Asikainen

luonnehti ryhmää innostuneeksi, motivoituneeksi ja kehittämis-

myönteiseksi. Marjalle itselleen ensimmäisen ryhmän vetäminen

teki koko alaa uudella tapaa tutuksi. Oli ilo oppia tuntemaan pa-

remmin asiakirjahallinnon ammattilaisia ja heidän työtään. Samal-

la hän sai tutustua myös erilaisiin työpaikkoihin ja työpaikkaoh-

jaajiin.

Laine-Asikainen kiitti lämpimästi Kansallisarkiston viranomaisar-

kistoyksikön asiantuntijoita valmistavan koulutuksen toteutuksis-

ta. Yhteistyö on toiminut loistavasti ja jatkuu myös seuraavan, vii-

me marraskuussa aloittaneen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen

ammattitutkinnon HAUS-ryhmän kanssa.

teksti: arMi helenius, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

kuVa: haus

HAUSin ammattitutkinnon ensimmäinen ryhmä juhli valmistumista

Hymy oli herkässä, kun HAUSin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammatti-tutkinnon ensimmäisenä suorittanut ryhmä sai tutkintotodistuksensa.

9akti 1/2011

In memoriam: Veikko Litzen 1933–2011Arkistolaitoksen entinen pääjohtaja ja kulttuuri-historian professori Veikko Litzen kuoli Roomas-sa tammikuun 17. päivänä 2011. Hän palveli koko aktiivisen työuransa ajan sekä arkistolaitosta että tiedeyhteisöä. Näissä rooleissa hän hyödytti sekä arkistolaitosta että yliopistomaailmaa.

VALmIStuttuAAn yLIOPPILAAKSI vuonna 1953 Veikko

Litzen ryhtyi opiskelemaan historiaa valmistuen filosofian

kandidaatiksi vuonna 1961. Väitöskirja, joka käsitteli Sir John

Fortescuen kirjoituksia naisen perimysoikeudesta Englannin

kruunuun, valmistui vuonna 1971 ja tuotti seuraavana vuon-

na yleisen historian dosentuurin.

Litzenin ura arkistoalalla alkoi Helsingin kaupunginarkistossa

1960 ja virkaura Valtionarkistossa (Kansallisarkistossa) vuon-

na 1962. Vuonna 1973 hänet nimitettiin arkistoneuvokseksi ja

Valtionarkiston tutkimusosaston johtajaksi.

Yhteys yliopistomaailmaan kuitenkin säilyi, sillä 1970-luvun

alkuvuosiin saakka hän hoiti ajoittain assistentin ja apulais-

professorin virkoja Helsingin yliopistossa. Hän myös esitel-

möi radiossa.

9

Valtionarkistossa Veikko Litzen osallistui suuriin järjestämis-

hankkeisiin. Hän muun muassa saattoi loppuun Rautatiehalli-

tuksen vanhemman arkiston järjestämisen ja laati sen luette-

lon sekä järjesti uudelleen Vaasan senaatin arkiston.

Jätti jäljen kokonaiseen sukupolveenKun Turun yliopistoon perustettiin maamme ensimmäinen

kulttuurihistorian professorin virka, haki Litzen sitä ja sai sen.

Kausi Turussa kesti 1978–1987, ja sen aikana hän kehitti itse-

näisesti professuurin sisällöllistä ja pedagogista ilmettä.

Litzenin turkulaiset kollegat ovat todenneet, että hänen ope-

tuksensa jätti jäljen kokonaiseen sukupolveen, josta kasvoi

tutkijoita, kirjailijoita ja taiteilijoita. Tähän kauteen kuului Suo-

men Rooman instituutin johtajuus 1983–1985.

Tutkijana Litzeniä kiehtoivat vaikeat ja vielä lopullista rat-

kaisua vailla olevat ongelmat. Leimallista hänen kirjalliselle

tyylilleen oli viehtymys pelkistettyihin aforistisiin ilmaisuihin.

Hänen täyttäessään 60 vuotta 1993 Turun yliopisto perusti

vuosittain pidettävän ”Veikko Litzen -luennon”, ja silloin il-

mestyi myös hänelle omistettu juhlakirja.

Arkistolaitoksen murroskauden johtajaArkistolaitokseen Veikko Litzen palasi 1987, kun hänet nimitet-

tiin valtionarkistonhoitajaksi, virkanimikkeenä vuodesta 1992

pääjohtaja. Hän hoiti virkaa eläkkeelle siirtymiseensä saakka

1996.

Hänen aikansa virastopäällikkönä oli murroskautta, jolloin

valtionhallinnon rakenteita muutettiin ja tietotekniikka kehit-

tyi nopeasti. Hän suhtautui myönteisesti ja ongelmakeskei-

sesti ajan haasteisiin, kuten atk:n käyttöönottoon. Arkistotie-

tokantajärjestelmän (VAKKA) kehitystyö käynnistettiin ja se

tuli yleiseen käyttöön 1997. Maamme sai uuden arkistolain

1994. Litzen oli kauan tietohuollon neuvottelukunnan (TINFO)

jäsen ja toimi sen puheenjohtajana 1990-luvun puolivälissä.

Veikko Litzen pyrki edistämään arkistoalan pohjoismaista

yhteistyötä, jonka tuloksia olivat muun muassa vuosittain pi-

dettävät pohjoismaisten maakunta-arkistonjohtajien neuvot-

telupäivät. Hän osallistui myös arkistoalan kansainväliseen

yhteistyöhön ja toimi muun muassa Kansainvälisen arkisto-

neuvoston (ICA, International Council on Archives) toimeen-

panevan komitean jäsenenä 1990–1992.

teksti: eljas orrMan, arkistoneuvos, Kansallisarkisto

kuVa: kansallisarkisto

10 akti 1/2011

Vaasan maakunta-arkisto vietti 75-vuotismerk-kipäivää 24. tammikuuta 60 juhlavieraan kera. Seuraavana päivänä järjestettiin arkistoja ja tutkimusta käsittelevä seminaari sekä esiteltiin yleisölle arkiston toimintaa avointen ovien päi-vässä.

OPEtuS- JA KuLttuuRImInIStERIön tervehdyksen esitti

juhlassa ylitarkastaja Anne Luoto-Halvari. Maakuntajohtaja Asko

Peltola korosti puheessaan maakunta-arkiston merkitystä alueel-

lisena kulttuurilaitoksena ja pohjalaisen identiteetin vahvistajana.

Vaasan kaupunginvaltuuston puheenjohtaja, kansanedustaja Hå-

kan nordman muistutti onnittelupuheessaan, että maakunta-

arkiston olemassaolo on oikeudenmukaisuuskysymys alueille ja

niiden asukkaille, mutta se edistää myös arkistolaitoksen toimin-

taa.

Arkistotoimi alkoi Senaatin arkistostaPääjohtaja Jussi nuorteva kertoi juhlapuheessaan, että Suomen

arkistojen asema määritettiin jo Ruotsin ja Venäjän välisessä Ha-

minan rauhansopimuksessa vuonna 1809. Valtiollinen arkistotoi-

mi käynnistyi Senaatin arkistona.

Senaatin arkisto muutettiin vuonna 1859 tutkijoille avoimeksi Val-

tionarkistoksi. Sen tehtävänä oli palvella sekä hallintoa että histo-

riantutkimusta. Nuorteva totesi, että molemmat tehtävät ovat sen

jälkeen kuuluneet arkistolaitokselle.

Vaasan maakunta-arkisto juhli 75 toimintavuottaan

Vaasan maakunta-arkisto toimii vuonna 1939 rakennetussa

SOK:n kiinteistössä, johon kunnostettiin arkistolle tilat 1980-

luvun lopulla.

Historiantutkija ja

opettaja Johanna Bonäs

korosti esitelmässään,

että arkistohenkilökun-

nan osaaminen edistäisi

tiedon lähteille pääsyä

ja helpottaisi tutkijan

työtä, koska tutkija ei

aina itsekään tiedä, mitä

tietoa hän etsii.

Vaasa sai maakunta-arkiston vuonna 1936Maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen totesi puheessaan,

että ajatus alueellisten arkistojen perustamisesta syntyi 1800-lu-

vun lopun historiantutkimukselle myönteisessä ilmapiirissä. En-

simmäinen maakunta-arkisto saatiin kuitenkin vasta vuonna 1927

Hämeenlinnaan. Vaasan vuoro saada oma yleinen arkisto tuli, kun

presidentti Pehr Evind Svinhufvud antoi asetuksen Vaasan maa-

kunta-arkiston perustamisesta 24. tammikuuta 1936.

Vaasan kaupunki rakennutti arkisto- ja kirjastotalon, joka valmistui

syksyllä 1935. Vuonna 1987 Vaasan maakunta-arkisto sai uudet

toimitilat arkkitehti Erkki Huttusen suunnittelemassa funkkistyy-

lisessä Opisto-talossa.

Ensimmäiset vuodet sodan varjossaVaasan maakunta-arkiston toiminta oli tuskin lähtenyt käyntiin tal-

visodan syttyessä. Toiminta jatkui normaalina syksyyn 1939 asti,

mutta sota aiheutti poikkeuksellisia toimenpiteitä: Vaasan maa-

kunta-arkisto vastaanotti muualta tulevia arkistojen evakuointeja

ja huolehti niiden sijoittamisesta turvaan.

Vaasa sai hoidettavaksi muun muassa rajaseudun seurakuntien

arkistot, Viipurin maakunta-arkiston asiakirjoja ja ulkoministeriön

salaiset asiakirjat. Aineistoja sijoitettiin Vaasaan, isonkyrön van-

haan kirkkoon ja maatiloille Mustasaareen.

Valtionarkisto siirtyi osittain Vaasaan ja sai käytettäväkseen tutki-

jasalin ja yhden tutkijahuoneen. Vaasan pommituksissa joulukuun

lopulla vuonna 1939 arkistotalo ja muutamat asiakirjavihkot vau-

rioituivat. Samana vuonna tuli voimaan myös arkistolaki, jossa

luotiin raamit viranomaisten asiakirjahallinnon ohjaustoiminnalle,

muun muassa arkistontarkastuksille.

11akti 1/2011

Aineistoja kertynyt 8 800 hyllymetriäVaasan maakunta-arkiston alkuvuosikymmeninä arkistoaineiston

vastaanottaminen valtion viranomaisilta oli suurin työsarka. En-

simmäisenä toimintavuotena saatiin arkistoon 800 hyllymetriä yk-

sistään Vaasan hovioikeuden arkistoa. Se on edelleenkin Vaasan

suurin yksittäinen virastoarkisto.

Jo 1930-luvulla Valtionarkistosta siirrettiin Vaasaan Etelä-Pohjalai-

sen osakunnan kotiseutukeräyksenä kootut asiakirjat. Sotavuodet

hidastivat aineistojen luovutusta, mutta vuonna 1950 aineistoa oli

jo 3 200 hyllymetriä.

Sotavuosien jälkeen arkistoon virtasi monenlaisia arkistoja, ja

1950- ja 1960-luvuilla kertyi mittava taloarkistokokoelma. Vuoden

2010 lopussa aineistoa oli 8 800 hyllymetriä, josta yksityisarkistoja

1 300 hyllymetriä.

Yksityisten aineistojen hankinta on edelleen keskeistä. Kotiseu-

tukeräykset ovat kuitenkin historiaa. Tänään henkilökohtaiset suh-

teet arkiston luovuttajiin ja maakunta-arkiston näkyvyys ja tunnet-

tuus ovat tärkeitä.

Asiakkaan palveluksessaVaasan maakunta-arkisto kirjasi vuonna 2010 yli 2 000 asiakas-

käyntiä. Arkiston ovi käy nykyisin entistä harvemmin, vuodesta

2000 kävijämäärä on puolittunut. Verkkopalvelujen käyttö sen si-

jaan lisääntyy niiden tarjonnan runsastuessa myös arkistolaitok-

sessa.

Kiinnostus historiaa kohtaan ei aina realisoidu asiakaskäynniksi

arkistossa. Uusien palvelukonseptien luominen, arkistopedagogi-

nen toiminta ja yhteistyö tutkijoiden kanssa ovat Vaasan maakun-

ta-arkistolle tärkeitä elämän ehtoja.

teksti: arja rantanen, johtaja, Vaasan maakunta-arkisto

kuVat: Mikael herrgård

Seminaari tarkasteli arkistoa tutkimuslaitoksenaVaasan maakunta-arkiston juhlaseminaarissa pohdit-

tiin arkistojen roolia muuttuvassa tutkimusympäristös-

sä. FM, historioitsija ja sukututkija teppo ylitalo Lapu-

alta kuvaili esitelmässään sitä lakipykälien viitoittamaa

tietä, jota arkistot ja sukututkijat käyvät rinta rinnan.

Ylitalo korosti esityksessään sukututkimuksen etiikkaa

ja kiitti arkistolaitosta hyvästä yhteistyöstä sukututki-

musyhteisön kanssa.

Hiljattain filosofian tohtoriksi Vaasan yliopistossa väi-

tellyt Peter Ehrström esitelmöi paikallishistoriasta.

Hän on tutkinut Vaasan Palosaaren kaupunginosan ke-

hittymistä vaatimattomasta satama-alueesta työläis- ja

teollisuuskaupunginosaksi ja edelleen Vaasan yliopis-

to- ja korkeakoulukeskukseksi.

FM Johanna Bonäs kertoi elävästi tutkijan työn haas-

teista. Hän valmistelee väitöskirjaa Åbo Akademin

historian laitokselle Pohjanmaan talonpojista ja La-

puan liikkeestä. Bonäsin kuvaus yksittäisen asiakirjan

löytymisen merkityksestä sekä historiantutkijan asia-

kirjalähteiden etsimisestä ja tietojen kokoamisesta lu-

kuisista eri arkistoista ja arkistoinstituutioista sai var-

masti jokaisen kuulijan ymmärtämään historioitsijan

työn vaivat.

Seminaarin päätti arkistolaitoksen pääjohtaja Jussi

nuorteva, joka toi esitelmässään monipuolisesti esiin,

kuinka tiedonhallinnan käytännöt ja tarpeet ovat muut-

tuneet. Hän totesi, että aineistojen sähköistyminen

muuttaa myös tutkimusprosessia kaikilla tieteenaloilla.

Juhlaväkeä Vaasan maakunta-arkiston tutkijasalissa.

12 akti 1/2011

Kai muistat kannella kun…Aaltojen kevyttä keinuntaa, purjeiden pulliste-lua, keulan alla rytmikkäästi murtuvat mainingit. Kuka kehtaa väittää, että kuvat eivät osaisi ker-toa tarinoita? 1800-luvun lopussa silloisen Luot-si- ja majakkalaitoksen ylihallitus teki kauaskan-toisen päätöksen ja hankki kameran.

LuOtSI- JA mAJAKKALAItOKSEn kameran käyttäjät doku-

mentoivat majakat ja muut merenkululle tärkeät turvalaitteet Suo-

men vesialueilla, mutta he ikuistivat jälkipolvien onneksi paljon

muutakin. Muuten ei olisi selitettävissä, miten Kansallisarkistoon

tämän vuoden alussa luovutetussa entisen Merenkulkuhallituk-

sen negatiivikokoelmassa on kymmeniä tai jopa satoja lasi- ja

panoraamanegatiiveja, jotka johdattavat kirjaimellisesti mennee-

seen maailmaan.

Majakkasaaret taltioitu taitavastiKokoelman yli 2 500 negatiivista vanhimmat lasinegatiivit ovat

1890-luvulta. Lasinegatiiveista löytyy jo kauan sitten Ahvenanme-

ren horisontista kadonnut Bogskärin majakka, jota syysmyrskyt

ja ankarat talvet koettelivat vuodesta toiseen. Paikalla kävi arvo-

valtainen vierasjoukko kesällä 1893 ja ylihallituksen Eläköön-tar-

kastusaluksen kannella seissyt valokuvaaja ikuisti majakan ”noin

200 metrin päästä”, kuten lasinegatiivin suojapaperin reunaan on

raapustettu.

Vuodelta 1893 on tunnistettavissa 18 negatiivia, joihin on kirjoitet-

tu kuvan numero sekä vuosiluku. Lasinegatiivit ovat kokoa 9x12.

Kyse on mitä ilmeisimmin ollut virkatehtävästä, sillä valokuvaaja

on ikuistanut majakoita ja saarten asuin- ja huoltorakennuksia. Ku-

vaaja on kiertänyt kesän aikana useilla majakkasaarilla: Bogskärin

luodon lisäksi Porin Reposaaressa, Viipurinlahden Uuraansaarella,

Kotkan Pirköyrissä, Mustasaaren Norrskärillä, Kaskisten Sälgrun-

dissa ja Merenkurkun Valassaarilla.

Tuokiokuvia menneestä maailmastaKameran ja materiaalin hankkiminen luotsi- ja majakkalaitokselle

oli merkittävä menoerä. Päätös kameran hankkimisesta kertoo,

että laitoksessa oli henkilöitä, jotka hallitsivat kuvaamisen, jopa

haastavissa olosuhteissa.

Merimerkkien ja loistojen lisäksi kameralla taltioitiin lasinegatii-

veille Majakka- ja luotsilaitoksen kartta- ja piirroskokoelmien origi-

naaleja. Jo 1800-luvun lopulla on etsitty tapoja arkistoida ainutlaa-

tuista aineistoa useammalla eri tavalla.

Kokoelman helmiin kuuluu 59 nitraattifilminegatiivia, jotka ovat

peräisin vuosilta 1903–1904. Tuntemattomalla valokuvaajalla oli

käytössään ns. panoraamakamera, jossa negatiivikoko oli 10x30.

Kuvista valtaosa on herkullisia tuokiokuvia menneestä maailmasta.

Vain harvan kuvaajan nimi tiedossaMerenkulkuhallituksen kuvakokoelma on nyt Kansallisarkiston

makasiinissa. Tarkoitus on luetteloida aineisto mahdollisimman

tarkasti. Valitettavan monista vanhimmista negatiiveista puuttuvat

13akti 1/2011

Helsingin purjehdusseura järjesti syyskuussa 1904

purjehduskilpailun, jossa pääpalkintona oli matka-alus-

pokaali. Heikon tuulen vuoksi alukset eivät purjehtineet

alkuperäistä avomerireittiä pitkin, vaan kilpailu siirrettiin

saaristoreitille.

q Elokuussa 1882 käyttöön otettu Bogskärin majakka

ikuistettiin lasinegatiiville kesällä 1893.

tarkat tiedot kuvausajoista ja -paikoista, mutta toisiin kuviin on teh-

ty merkintöjä, joiden avulla kuvien tunnistaminen on mahdollista.

Yksi nimeltä mainittu on Fritz August Werner Hertzell (1850–

1903), joka oli aikanaan Helsingin nimekkäimpiä valokuvaajia. Ko-

koelmassa Herzellin ottamat kuvat eivät olekaan merimerkeistä

tai majakoista, vaan tuokiokuvia Venäjän keisarillisen perheen ke-

sänvietosta.

Vuonna 1886 Hertzell kauppasi itse ottamaansa valokuvapotret-

tia keisarillisesta perheestä. Tällaista kuvaa ei kokoelmasta löydy,

mutta viittä vuotta myöhemmin Hertzell oli seuraamassa tsaari-

perheen kesänviettoa – sen ajan paparazzien tyyliin – sillä muuta-

massa lasinegatiivissa on etäämpää ikuistettu huvijahti Tsarevna,

suomeksi Keisarin tytär, keisari Aleksanteri III:n ja hänen vaimon-

sa maria Feodorovnan Suomenlahdella käyttämä huvipursi – yksi

aikansa eleganteimmista.

teksti: eeVa-kaisa ahtiainen, tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

kuVat: Merenkulkuhallituksen negatiiVikokoelMa, Kansallisarkisto

Näiden tuhansien kuvien digitointia kannattaa odottaa. Vaikka valtaosa negatiiveihin ikuistetuista kohteista on jo aikaa sitten poistuneita pookeja

ja muita merimerkkejä sekä niiden rakennuspiirustuksia, joukossa on todellisia suomalaisen dokumenttivalokuvauksen helmiäkin.

14 akti 1/2011

Eri valokuvamenetelmiä on valokuvan historian aikana ollut jopa 1 500, mutta vain muutama kymmenen muodostaa valokuvauksen valtavir-ran. Varsinaiset valokuvamenetelmät luokitel-laan mustavalko-, värivalokuva-, jalopaino- ja fo-tomekaanisiin menetelmiin.

VALOKuVAmEnEtELmIEn LuOKIttELu on mielenkiintoista

menetelmätutkimusta. Vuokaaviot tai muut tunnistusta helpot-

tavat kaaviot auttavat havaitsemaan valokuvasta oleelliset tun-

tomerkit, joilla menetelmä määritetään tai joitakin menetelmiä

suljetaan pois.

Ajallinen määritys antaa myös suuntaa menetelmästä. Kuten pa-

periaineiston myös valokuvamenetelmien tunnistus alkaa visuaa-

lisella tarkastelulla. Esimerkiksi monokromaattisesta vedoksesta

määritetään kuvasävy, pintastruktuuri ja rakeisuus. Kuva-aineksen

kemialliset vauriot antavat suuntaa kuvan muodostavasta yhdis-

teestä tai metallista.

Mikroskoopilla määritetään mm. vedoksen kerroksellisuus, mah-

dollinen sideaine, paperin kuidut tai rasteri. Kuvan ajoitusta ja

menetelmän määritystä edistävät kuvan sisältö, kuvakoko, mar-

ginaalit, sekä se, onko kyseessä suurennos vai pinnakkaisvedos.

Kemiallisia analyysejä tai analyyttisiä tutkimuslaitteita tarvitaan

vain harvoin.

Säilytettävä viileässä ja kuivassa Useat valokuvamenetelmät säilyvät varsin huonosti. Sävyttämä-

tön hopeagelatiinivedos haalistuu tai kellastuu epätasaisesti hope-

an hapettuessa. Hopeagelatiinilasinegatiiveilla esiintyy peilimäistä

hopeahuntua sekä emulsion mekaanisia vaurioita ja kosteusvau-

rioita. Kromogeeniset värivalokuvamenetelmät haalistuvat sekä

valossa että pimeässä.

Valokuvia tulee säilyttää viileässä ja kuivassa. Värimenetelmät

sekä nitraatti- ja asetaattifilmit tulisi säilyttää hyvin kylmässä,

muutamassa asteessa, mutta ilman suhteellisen kosteuden tulee

kuitenkin olla noin 35–40 prosenttia.

Lasinegatiivit tulee säilyttää hieman huoneenlämpöä viileämmäs-

sä. Mustavalkoiset vedostusmateriaalit ja polyesterifilmit voidaan

säilyttää huoneenlämmössä, kunhan kosteus pysyy tasaisena.

Suojamateriaali valittava oikeinValokuvien suojamateriaalien laatukriteerit ovat vaatimuksiltaan

paperiaineiston suojamateriaaleja tarkempia, joten ne soveltuvat

Vanhojen valokuvien tunnistaminen vaatii tarkkuutta ja taitoa

Uno Wegeliuksen kuvaa-

maa oululaista katumiljöötä

tuomiokirkolta vuodelta 1901.

Kyseessä on hopeagelatiinila-

sinegatiivi kokoa 9 x 12cm,

joka on käännetty positiivi-

kuvaksi. Kuvan yläreunassa

näkyy menetelmälle tyypillisiä

kosteusvaurioita: emulsio on

vaurioitunut ja osin irronnut

reunasta.

15akti 1/2011

Konservaattorin on kyettävä tunnistamaan:

• rasioidut valokuvamenetelmät

• vedokset: suola- ja albumiinipaperimenetelmät, emulsiopaperimenetelmät (hopeakollodium- ja hopeagelatiinivedokset), ilmikopio- ja kehitysmene- telmät

• negatiivit: suolapaperinegatiivi, kollodium- ja gelatiinilasinegatiivit sekä selluloosanitraatti, sellu- loosa-asetaatti ja polyesterifilmit

• värivalokuvamenetelmät: autochrome ja lukuisat kromogeeniseen menetelmään pohjautuvat väri- materiaalit

• harvinaisemmat menetelmät: syanotypia, platina/ palladium ja muut jalopainomenetelmät

Syksyllä 2010 käynnistyi useamman laitoksen yhteishanke, joka tähtää kartanoiden arkistojen ja kirjakokoelmien tilanteen kohentamiseen.

HAnKKEELLA On kaksi päätavoitetta. Toisaalta tarkoituksena

on saada tilanomistajat entistä aktiivisemmin huolehtimaan itse

arvokkaista kokoelmistaan, toisaalta kerätä tietokantaan tietoa

kokoelmista tutkimusta varten.

Hankkeessa ovat mukana Kansallisarkisto, Svenska litteratursäll-

skapet i Finland, Kansalliskirjasto, Åbo Akademis bibliotek sekä

Ritarihuone. Ne haluavat myös kannustaa kartanoita inventointi-

ja luettelointiprojekteihin ja tarjoavat tähän asiantuntija- ja kon-

sultointiapua, muun muassa ohjausta arkistojen järjestämisessä

sekä tietoa arkistojen ja kirjakokoelmien hoidosta.

Arkistoinstituutiot voivat myös ottaa vastaan projektissa kartanoi-

den arkistoja, luetteloida niitä ja säilyttää tulevaa tutkimusta var-

ten.

Ehdotus Arrajoen kartanon ateljee- rakennuksen julkisivuksi.

Kartanoiden kokoelmat kukoistamaan

Ohjeita arkistojen ja kirjakokoelmien hoidosta:

www.sls.fi/arkistointi ja www.sls.fi/arkivering

Kartanokysely internetissä: www.sls.fi/kartanokysely

ja www.sls.fi/herrgardsenkaten

Kartanoaineistoista tietokanta

Projektityöryhmä on tuottanut tilanomistajille ja muille asiasta

kiinnostuneille esitteen sekä suomeksi että ruotsiksi. Esite sisäl-

tää suppeat neuvot arkistojen ja kirjakokoelmien hoidosta sekä

hankkeessa mukana olevien laitosten yhteystiedot. Esitettä on

saatavilla edellä mainituista laitoksista.

Kartano- ja tilanomistajille lähetettiin helmikuun lopussa kysely

kartanoiden ja tilojen hallussa olevista arkistoaineistoista ja kir-

jakokoelmista. Kyselyn vastaukset muodostavat perustan tieto-

kannalle, johon lisäksi viedään tiedot projektissa mukana olevien

laitosten kokoelmista.

Kyselyn yhteydessä voi myös pyytää neuvontaa arkisto- ja kirjako-

koelmien hoitoon. Kyselyn tuloksista kerrotaan myöhemmin tänä

vuonna.

teksti: kenth sjöbloM, ylitarkastaja, Kansallisarkisto

kuVa: arrajoen kartanon arkisto, Kansallisarkisto

myös muille asiakirjoille. Valokuvavedosten suojaamiseen ohjeis-

tetaan käyttämään 40–120 g/m2 paksuista suojapaperia ja suoja-

kuoria.

Suojapaperit voivat sisältää alkalireserviä ja olla hivenen emäksi-

siä. Syanotypioillle sekä kromogeenisille värivedoksille ei suositel-

la alkalisia puskuroituja suojapapereita.

Valokuvien primääri- ja sekundäärisuojiksi ohjeistetaan käytettävän

suojamateriaaleja, jotka läpäisevät iSO 18902:2001 standardin kri-

teerit sekä valokuva-aktiviteettitestin iSO 18916:2007 testimene-

telmät. Vaikka jotkut muovit läpäisevät valokuva-aktiviteettitestin,

ei niitä suositella niiden ilmatiiviyden vuoksi. Paperi on riittävän

huokoista eikä kerää sisäänsä haitallista mikroilmastoa.

teksti: istVán kecskeMéti, yksikön johtaja, Kansallisarkisto

kuVa: kansallisarkisto

16 akti 1/2011

Kansallisarkistossa lokakuussa 2010 järjestetyn kansainvälisen workshopin aiheena oli arkiston-hoitajan pätevyysmäärittely. Aiheen parissa työs-kentelee Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n työryhmä, jossa on edustus myös Kansallisarkis-tosta.

PROJEKtISSA PyRItään tarjoamaan metodiset välineet, joita

voidaan hyödyntää, kun laaditaan pätevyysmäärityksiä kansal-

lisella tasolla. Niitä kutsutaan projektissa termillä ”competency

model”.

Competency model -hankkeita on valmiina tai vireillä ainakin Yh-

dysvalloissa, Hollannissa, Ranskassa ja Ruotsissa (hollantilaisten

määritys on suomennettuna AAY:n kotisivustolla: www.aay.fi).

Hankkeet ovat maiden arkistoyhdistysten vastuulla.

Pätevyysmäärittelyllä voidaan pyrkiä esimerkiksi arkistoprofession

tunnetuksi tekemiseen, koulutuksen kehittämiseen, urasuunnitte-

lun avustamiseen, ammatilliseen edunvalvontaan tai viiteaineis-

ton tuottamiseen kehityskeskusteluja varten. ihannetapauksessa

competency model sekä kirjaa olemassa olevan tilanteen että an-

taa eväitä myös kehittämiseen.

Vaatimusten kaksi profiilia

Ammattiin kohdistuvat vaatimukset rakentuvat kahdentyyppisistä

profiileista: professionaalisista (professional profiles) ja pätevyys-

profiileista (competency profiles). Professionaalinen profiili mää-

rittelee arkistonhoitajan ammatin erityislaadun. Uniikkeja piirteitä

ovat ainakin aikaulottuvuus, aineiston todistusarvo ja yhteys pro-

sesseihin sekä arvonmääritys.

Määrittelyyn vaikuttaa ammatin jakaantuminen eri tasoihin. Erää-

nä luokitteluna on jako operationaaliseen, professionaaliseen ja

johtajatasoon. Competency model -määrittelyssä on syytä rat-

kaista, mille tasolle se on ensisijaisesti tarkoitettu. Termien käy-

tössä kannattaa olla tarkkana, koska esimerkiksi asiantuntija-termi

(expert) sopii käytettäväksi kaikilla tasoilla; henkilö voi olla oman

ammatillisen tasonsa puitteissa asiantuntija, vaikka ei sitä toisilla

tasoilla olisikaan.

Löydettävä ammatin yhteiset nimittäjät Eräs näkökulma on myös se, toimiiko arkistonhoitaja julkisella vai

yksityisellä sektorilla ja se, onko työympäristönä arkistonmuodos-

taja vai arkistoinstituutio. Erilaisista konteksteista huolimatta on

suositeltavaa, että pätevyysmäärittely voisi koota ammatin yhtei-

set nimittäjät.

Monissa maissa keskeinen kysymys on, otetaanko määrittelyyn

sekä arkistonhoitajan että records managerin ammatit. Suomes-

sahan tätä jakoa ei periaatteessa tehdä.

Pätevyysprofiili on professionaalista profiilia konkreettisempi ja

yksityiskohtaisempi. Sen sisältö riippuu siitä, mikä on pätevyys-

määrittelyn konteksti: pyritäänkö ammatin vaatimusten mahdol-

lisimman laajaan määrittelyyn vai rajoitutaanko tiettyyn toimin-

taympäristöön.

Pätevyysmäärittely kokoaa arkistonhoitajan yhteiset nimittäjät

Ruotsin ulkoasiainministeriön arkistonhoita-ja Berndt Fredriksson selostamassa sikäläistä competency model -hanketta, jossa koulutuksen ja sertifioinnin kysymykset ovat tärkeitä. Svenska Arkivsamfundetille kaavaillaan keskeistä roolia arkistonhoitajien sertifioinnissa.

17akti 1/2011

ICA:n apulaispääsihteeri Christine Martinez keskustelemassa

hollantilaisen konsultin Thijs Laevenin kanssa.

Kansainvälistä kompetenssia

KAnSALLISARKIStOn JA ICA:n yhteinen work-

shop-päivä viime vuoden lokakuussa rakentui

siten, että viisi työryhmän jäsentä alusti eri hank-

keista ja iltapäivä käytettiin keskusteluun.

Tilaisuudessa ICA:ta edusti apulaispääsihteeri

Christine martinez. Muita alustajia ja työryhmän

jäseniä olivat Josep Conejo muntada (Espanja),

maria Cueva Blanco (Espanja), Agnès Dejob (Rans-

ka), Berndt Fredriksson (Ruotsi), thijs Laeven (Hol-

lanti). Kansallisarkistoa edusti ylitarkastaja Armi

Helenius, joka selosti suomalaisia näkemyksiä

pätevyysvaatimuksista. Tilaisuutta isännöi arkisto-

neuvos Eljas Orrman.

Ranskan arkistoyhdistys on kehittänyt competen-

cy model -mallin, joka on yhdistyksen kotisivustol-

la (www.archivistes.org, otsikkona La profession).

Mallia esitteli yhdistyksen edustaja Agnès Dejob.

Pätevyysvaatimukset on esitetty taulukkona, jossa

on neljä saraketta: toiminnot, tiedot, tekniset tai-

dot ja käyttäytymistaidot.

Eräänä toimintona on seulonta, joka edellyttää seu-

lontasuunnitelman tekoa. Se vaatii tietojen tasolla

muun muassa lainsäädännön, hallinnon ja hallin-

tohistorian sekä seulontateorioiden tuntemusta.

Teknisten taitojen tasolla edellytetään esimerkiksi

kykyä laatia konkreettinen seulontasuunnitelma ja

editoida sitä sekä kykyä erottaa säilytettävä aineis-

to hävitettävästä. Käyttäytymisen tasolla edellyte-

tään ihmissuhdetaitoja, kykyä analyysiin ja syn-

teesiin sekä itsekuria ja ahkeruutta.

Keskustelussa mainittiin arkistonhoitajan ydin-

kompetensseina kehittämistaidot, kyky ymmär-

tää eri organisaatioiden rakenteita ja prosesseja,

asiakkaiden huomioon ottaminen, lainsäädännön

tuntemus, hyvät kommunikointivalmiudet ja joh-

tamistaito sekä IT-taidot.

Pienestä osallistujamäärästä huolimatta tilaisuus

oli antoisa. Käyty keskustelu oli vilkasta ja asian-

tuntevaa. Jää nähtäväksi, onko Suomessa tilausta

competency model -hankkeelle.

Pätevyys on monen tekijän summaPätevyys koostuu tiedoista, taidoista ja taipumuksista. Viimeksi

mainittuun liittyy laaja kirjo asioita, kuten ihmissuhde- ja kommu-

nikaatiotaidot, kyky analyyttiseen ajatteluun, asenteet ja keskitty-

miskyky jne. Osa taipumuksista on synnynnäisiä ja suhteellisen

pysyviä, osaan voidaan vaikuttaa.

Pätevyyttä ei voi suoraan havaita, vaan se ilmenee käyttäytymi-

sessä. Se saa luonnollisesti monia ilmenemismuotoja: se voi olla

esimerkiksi rekisteröintiä, arkistonmuodostussuunnitelman laa-

dintaa, päätöksentekoa tai mitä tahansa työhön liittyvää. Käyttäy-

tymistä ja sen tuloksia arvioivat henkilö itse ja monet ulkopuoliset

tahot. Pätevyysprofiilia laadittaessa ratkaistaan, pitäydytäänkö

tiukasti arkistoammatillisiin vaatimuksiin vai otetaanko mukaan

myös yleisiä vaatimuksia, kuten henkilöstö- ja taloushallinto.

teksti: jari lybeck, erityisavustaja, Kansallisarkisto

kuVat: Matti tiisanoja, Kansallisarkisto

Artikkeli perustuu ICA:n työryhmässä tekeillä olevaan käsikirjaan,

jonka tarkoituksena on tukea kansallisia competency model -hank-

keita. Käsikirjan on määrä valmistua elokuussa 2011. Sen luonnos

tulee keväällä 2011 ICA:n kotisivustolle (www.ica.org) jäsenkun-

nan kommentoitavaksi.

18 akti 1/2011

Kirkonkirjojen järjestelmällinen digitointi alkoi Suomessa viime vuosikymmenen puolivälissä, kun sukututkijat aloittivat vapaaehtoisvoimin yli 125 vuotta vanhempien kirkonkirjojen digitoin-nin. Luterilaisen ja ortodoksisen kirkon omat laa-jat digitointihankkeet käynnistyivät muutamaa vuotta myöhemmin.

KIRKOnKIRJAt JA muut väestörekisteriasiakirjat ovat sekä

tieteellisen että harrastustutkimuksen keskeisintä lähdeaineistoa.

Niiden mikrofilmaus ja digitointi helpottavat merkittävästi aineiston

saatavuutta ja ehkäisevät alkuperäisten asiakirjojen kulumista.

Kirkonkirjoiksi nimitetään seurakuntien pitämiä väestökirjoja. Nii-

hin kuuluvat historiakirjat, muuttaneiden luettelot ja rippikirjat.

Historiakirjoihin merkittiin aikajärjestyksessä tiedot kirkollisista

toimituksista, kuten kasteesta, vihkimisestä ja hautauksesta.

Muuttaneiden luettelot sisälsivät tiedot seurakuntaan ja sieltä

pois muuttaneista henkilöistä. Rippikirjoihin kirjattiin seurakunta-

laiset perhekunnittain.

Kirkonkirjojen sisältö ja muoto on muuttunut ajan kuluessa. Seu-

rakunnissa siirryttiin käyttämään 1950- ja 1960-luvuilla perhelehtiä

kirkonkirjojen sijaan. 1990-luvulla useimmat seurakunnat ottivat

käyttöön jäsentietojärjestelmät. Nykyään kirkonkirjojen käsite

kattaa manuaalisten kirjojen ja perhelehtien lisäksi seurakuntien

jäsentietojärjestelmien tiedot.

Kirkonkirjojen digitointi helpottaa tiedon saatavuutta

Kettulan rippikirja vuosilta 1815–1822.

19akti 1/2011

Vuonna 1918 luotiin siviilirekisteri uskontokuntiin kuulumattomis-

ta henkilöistä. Väestörekisterikeskus perustettiin vuonna 1969,

ja nykyinen väestötietojärjestelmä vuonna 1971: siihen koottiin

tiedot seurakuntien ja siviilirekisterin perhelehdistä. Seurakunnat

säilyivät väestörekisteriviranomaisina aina vuoteen 2000 saakka,

jolloin väestökirjanpito lopullisesti siirtyi valtiolle.

Mormonit aloittivat mikrokuvauksen Kirkonkirjojen mikrokuvaus alkoi vuonna 1949, jolloin Myöhem-

pien Aikojen Pyhien Jeesuksen Kristuksen Kirkkoa lähellä oleva

amerikkalainen Genealogical Society of Utah -järjestö (GSU) ryh-

tyi kuvaamaan luterilaisten ja ortodoksisten seurakuntien hallussa

olleita, ennen vuotta 1860 kertyneitä kirkonkirjoja. GSU luovutti

näiden niin sanottujen mormonifilmien positiivikappaleet silloi-

selle Valtionarkistolle. Hanketta selvittänyt Lumikki Jokinen on

todennut, että GSU:n mikrokuvaus oli kulttuuriteko, jonka ansios-

ta osa merkittävimmästä arkistoaineistosta saatiin koko kansan

käyttöön.

1980-luvun puolivälissä Valtionarkisto mikrokuvasi Neuvostoliitolle

luovutetulla alueella toimineiden ja sittemmin lakkautettujen orto-

doksisten seurakuntien kirkonkirjat vuoteen 1950 saakka. Vuonna

1987 evankelis-luterilainen kirkkohallitus alkoi kuvata mikrokor-

teille luovutetun alueen luterilaisten seurakuntien vuosien 1860–

1950 kirkonkirjoja, jotka olivat Lakkautettujen seurakuntien kes-

kusarkiston (LSKA) hallussa. LSKA liitettiin vuonna 1990 Mikkelin

maakunta-arkistoon, jolle mikrofilmien omistusoikeus siirtyi.

Luterilaiset ja ortodoksiset seurakunnat ovat 1970-luvulta lähtien

kuvanneet kirkonkirjojaan. Kuvaus on aloitettu joko 1860-luvulta

tai jopa seurakunnan perustamisesta lähtien. Rekisterihallinto

käynnisti 1990-luvulla kihlakuntien rekisteritoimistojen siviilirekis-

teriasiakirjojen mikrokuvauksen.

Kumpikin kirkko digitoi kirjansaKeskustelu kirkonkirjojen digitoinnista virisi Suomessa 1990-luvun

puolivälissä. Erityisesti sukututkimuskenttä ajoi asiaa aktiivisesti.

Suomen Sukuhistoriallinen Yhdistys käynnisti 2000-luvun puolivä-

lissä vapaaehtoisvoimin yli 125 vuotta vanhemmista kirkonkirjois-

ta kuvattujen mikrofilmien digitoinnin.

Luterilainen ja ortodoksinen kirkko käynnistivät vuosina 2007 ja

2008 laajat kirkonkirjojen digitointihankkeet, jotka liittyvät kirkko-

jen jäsentietojärjestelmien uudistamiseen. Evankelis-luterilainen

kirkko rakentaa parhaillaan koko kirkolle yhteistä Kirjuri-järjestel-

mää, joka sisältää muun muassa jäsentietojärjestelmän, digitoi-

dun aineiston hallintaosion eli digiosion ja kansalaisliittymän. Di-

giosio kattaa digitoidut kirkonkirjat ja perhelehdet vuodesta 1860

lähtien sekä seurakuntien laatimat sukuselvitykset.

Työryhmä selvittää yhteistä käyttöliittymää

Väestörekisteriasiakirjoja on seurakuntien, ar-

kistolaitoksen ja rekisterihallinnon hallussa. Eri

osapuolten toteuttama väestörekisteriasiakirjojen

digitointi antaa mahdollisuuden kehittää niiden

saatavuutta, käytettävyyttä ja niistä annettavaa tie-

topalvelua. Kansallisarkisto asetti vuonna 2009 ar-

kistolaitoksen, molempien kirkkojen ja rekisterihal-

linnon edustajista työryhmän (KOVA-työryhmän),

jonka tehtävänä on selvittää väestörekisteriasiakir-

jojen pitkäaikaissäilytystä, yhteisen käyttöliittymän

luomista digitaalisiin aineistoihin sekä yhteisen

virtuaalisen sukuselvityspalvelun luomista.

Seurakunnat vastaavat kirkonkirjojen digitoinnista ja metatietojen

tuottamisesta kirkkohallituksen määräysten mukaan. Digitoinnin

toivotaan valmistuvan vuoden 2014 loppuun mennessä. Digiosio

on aluksi seurakuntien virkakäytössä, mutta tavoitteena on myö-

hemmin avata siihen kansalaisliittymä, jonka kautta käyttörajoituk-

sista vapaat digitoidut kirkonkirjat ovat selattavissa.

Ortodoksinen kirkollishallitus on keskitetysti digitoinut seurakun-

tien kirkonkirjat ja perhelehdet 1800-luvun lopusta vuoteen 2008.

Ortodoksinen kirkko on käyttänyt samaa metatietomääritystä ja

digitoinnin laatukriteereitä kuin luterilainen kirkko. Digitoimisen

myötä ortodoksinen kirkko on keskittänyt kirkonkirjoista annetta-

van tietopalvelun Kuopioon perustettuun keskusrekisteriin.

Siviilirekisteri yhä digitoimattaRekisterihallinnossa on myös selvitetty maistraateissa olevien

siviilirekisteriasiakirjojen digitointia, mutta hankkeelle ei ole vielä

myönnetty rahoitusta.

Arkistolaitos saattoi aloittaa kirkonkirjojen digitoinnin vuonna 2009

opetusministeriön myöntämän erillismäärärahan turvin. Tuolloin

digitoitiin tallemikrokorteilta luovutetun alueen luterilaisten ja or-

todoksisten seurakuntien kirkonkirjat 1860–1949, ortodoksisten

sotilasseurakuntien kirkonkirjat sekä luovutetun alueen siviilirekis-

teriasiakirjat. Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamassa vuo-

den 2010 digitointihankkeessa arkistolaitos digitoi mormonifilmit

yhteistyössä Suomen Sukututkimusseuran kanssa.

teksti: tytti Voutilainen, johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

kuVa: Mikkelin Maakunta-arkisto

20 akti 1/2011

Asiantuntijuutta kehittämässämItEn SInuStA tuLI ARKIStOALAn AmmAttILAInEn?

Aloitin Suomen historian opiskelijana Jyväskylän yliopistossa

vuonna 2003 ja tarkastelin jo tuolloin työmahdollisuuksia valtion-

hallinnossa. Ensimmäiset askeleeni arkistoalalla olivat Maanmit-

tauslaitoksen arkistokeskuksen aineistosiirtoja valmistelevat työt

Keski-Suomen Maanmittauslaitoksessa vuonna 2004. Tehtäväni

olivat heti alusta asti monipuolisia ja haasteellisia. Jatko Maan-

mittauslaitoksen arkistokeskuksessa korkeakouluharjoittelijana ja

määräaikaisissa virkasuhteissa tuntui luontevalta.

Arkistonhoitotutkinnon suoritin opiskelun ja työn ohessa. Ymmär-

sin, että asiantuntijuuden kehittyminen edellyttää aktiivisuutta

ja jatkuvaa substanssiosaamisen kehittämistä. Lisäksi osaavien

mentoreiden tuki ammatillisen kehitykseni alkuvaiheessa oli tär-

keää.

VAKItuInEn työPAIKKASI On PuOLuStuSVOImISSA

SOtILASLääKEtIEtEEn ARKIStOSSA. KERRO työStäSI.

Arkistopäällikkönä minulla on paikallisia ja valtakunnallisia tehtäviä.

Toimin esimiestehtävässä Sotilaslääketieteen arkistossa vastaten

sen toiminnasta. Lisäksi johdan Sotilaslääketieteen Keskuksen

asiakirjahallintoa toimialapäällikkönä. Työni kiteytyy johtamiseen,

suunnitteluun, kehittämiseen ja kouluttamiseen niin esimies- kuin

asiakirjahallinnollisissa tehtävissä.

PARHAILLAAn tOImIt PROJEKtIPääLLIKKönä VItJA-

HAnKKEESSA. mIStä SIInä On KySymyS?

Vitja-hanke on poliisiasiain toiminnanohjausjärjestelmän kokonais-

uudistushanke. Sen tehtävänä on tuottaa poliisin sekä muiden tur-

vallisuus- ja oikeusviranomaisten toimintaprosesseja tehostava ja

yhtenäistävä tietoturvallinen tietojärjestelmäkokonaisuus. Hank-

keen toimikausi on 1.1.2010–31.12.2014.

mIKSI VItJAn tIEDOnOHJAuS KIInnOStI?

Kyseessä on ollut erilainen hanke ensimmäisistä määrittelytöistä

alkaen. Kokonaisuuden työstäminen on aloitettu käyttäjänäkökul-

masta, joka on oleellista operatiivista toimintaa palvelevassa jär-

jestelmäkokonaisuudessa. Hankeorganisaatiossa on neljä toimin-

nallista projektipäällikköä, ja sen alaisissa määrittelytyöryhmissä

toimii yli 200 henkilöä. Toiminnanohjausjärjestelmän tiedonohjaus

on haasteellinen tehtävä, jolla on suuri merkitys kokonaisarkkiteh-

tuurissa.

mItKä OVAt ARKIStOALAn KESKEISIä HAAStEItA?

Arkistoalan keskeiset haasteet ilmenevät parhaiten synergiaedun

tavoittelussa tietoyhteiskunnassamme. Alan asiantuntijoilla on

vastuu siitä, että katsomme tulevaisuuteen ja jatkuvasti uudistu-

van tekniikan mahdollisuuksiin. Sähköisen kiirehdinnän keskellä

on muistettava, että tekniikaltaan paras innovaatio saattaa pettää.

Saavuttaaksemme enemmän kuin toimintojen vaikutusten sum-

man tarvitaan niin lakeja, asetuksia, määräyksiä ja ohjeita kuin

alamme asiantuntijoille vahva asema kehitystyössä. Merkitys ko-

rostuu erityisesti käsiteltäessä yksittäisten kansalaisten salassa

pidettäviä tietoja. Vaikka alaa koskeva viranomaisohjaus koetaan

usein turhauttavana organisaatioiden uudistuspyrkimyksissä, on

muistettava, että asiantuntijoiden tehtävänä on katsoa asioita ar-

kistoalan ammattilaisen silmin.

kuVa: kaj MalMberg, Poliisihallitus

ArkistourallaEri organisaatioissa työskentelevät arkistoinnin ammattilaiset kertovat

Aktin Arkistouralla-palstalla urastaan ja työstään. Tällä kertaa tutustumme projektipäällikkö Anni Rinteeseen, joka työskentelee tiedonohjauksen projektis-sa Poliisihallituksen Vitja-hankkeessa.

21akti 1/2011

Vuosina 2006–2010 toteutetun Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran peruskorjauksen yhtenä tavoitteena oli SKS:n kansanrunousarkiston ja kirjallisuusarkiston asiakaspalvelun parantami-nen. Tavoite saavutettiinkin remonttien ja toi-minnan järjestämisellä osittain uudelleen.

HELSInGIn KRuununHAASSA sijaitsevan SKS:n pääraken-

nuksen peruskorjaus ei juuri muuttanut kansanrunousarkiston

ulkonäköä. Arkistosali, jossa asiakkaat työskentelevät, säilyi kar-

jalaishenkisessä 1940-luvun lopun kuosissaan.

Suurin muutos sekä asiakkaille että työntekijöille oli se, että

myös kansanrunousarkiston kuva- ja ääniteyksikköjen asia-

kaspalvelu hoidetaan Hallituskatu 1:ssä. Näin asiakkaat saavat

tarvitsemansa perinne- ja muistitietoaineiston tutkittavakseen

yhdessä paikassa, oli aineisto missä muodossa tahansa. Hen-

kilökunnalle yksi palvelupiste antaa mahdollisuuden keskittyä

aikaavieviin tutkijapalvelutehtäviin.

Valoisa ja ilmava tutkijasali Kirjallisuusarkiston tilat Mariankatu 19:ssä remontoitiin koko-

naan vuoden 2010 aikana. 1970-luvun vähän jo tunkkainen tut-

kijasali muutettiin valoisaksi ja avaraksi työskentelytilaksi. Myös

asiakasopastusta parannettiin, koska kirjallisuusarkiston löytä-

minen Mariankatu 19 sisäpihalta on ollut ainakin ensikertalaisille

hankalaa.

Kirjallisuusarkiston henkilökunnan työtilat ovat eri kerroksessa

kuin asiakaspalvelu, näin on myös kansanrunousarkistossa.

Tilamuutosten lisäksi SKS:n arkistot ovat uudistaneet ja yhden-

mukaistaneet palvelukäytäntöjään. Esimerkiksi vuoden 2011

alusta myös kansanrunousarkisto palvelee asiakkaitaan yhtenä

päivänä viikossa klo 18 saakka, syksyllä iltapäivystyksiä on kaksi

kertaa viikossa. Näin teemme asiakkaiden toivomuksesta.

Aineistot ajanmukaisiin tiloihinPeruskorjauksen yhteydessä muutettiin arkistoaineistojen säily-

tystiloja paremmin nykyvaatimukset täyttäviksi. Täydellisethän ti-

lat eivät koskaan ole, mutta digitoinnin ohella haluamme SKS:ssa

varmistaa myös alkuperäisaineistojen säilyvyyden.

Myös saapuvan aineiston, noin 70 hyllymetriä ja noin 400 tuntia

vuodessa, käsittelylle varustettiin remonttien yhteydessä omia

tiloja. Kaikkia suunnitelmia ei kuitenkaan pystytty toteuttamaan,

koska toimitilojen neliömäärä ei peruskorjauksessa lisääntynyt.

Myös talouden realiteetit suitsivat suunnitelmia.

Osa palveluista verkon kauttaRemonteista ja muutoista huolimatta SKS:n arkistot toimivat koko

ajan pieniä katkoksia lukuun ottamatta. Samalla suunniteltiin ja

toteutettiin aineistojen digitointia ja sähköisiä palveluita. Näin ta-

voiteltiin kokonaan uudenlaista palvelukokonaisuutta, jossa osaa

palveluista tarjotaan selkeästi verkon kautta ja osaa paikan päällä.

On ollut ilahduttava huomata, että asiakkaat ovat ottaneet SKS:n

uudistuneet arkistot tyytyväisinä ja sankoin joukoin vastaan. Jat-

kamme vuoropuhelua, jotta voimme jatkossakin vastata asiakkai-

demme tarpeisiin.

teksti: tuoMas M. s. lehtonen, pääsihteeri, Suomalaisen Kirjallisuuden Seura

kuVa: reijo PiisPanen, SKS:n kuva-arkisto

Kirjallisuusarkiston uusittu tutkijasali on valoisa ja kodikas.

SKS:n arkistot palvelevat uusituissa tiloissa

22 akti 1/2011

Moskovan Münchhausen – suomalaisen syväkurkun kertomuksia

Myyttisten tarinoiden paroni von Münchhausen oli oikeasti arvostettu liikemies. Niin oli myös moskovalainen insinööri Väinö Manner. ”Välirau-han” aikana hän tapasi Suomen Moskovan lähet-tiläänä toimineen J. K. Paasikiven, joka suoras-taan janosi taustatietoja neuvostojärjestelmästä. Niitä hänelle tarjosi järjestelmän sisällä toimiva Manner.

InSInööRIn tIEDOt olivat peräisin – tai ainakin näyttivät tule-

van – neuvostojärjestelmän terävimmän kärjen tuntumasta. Man-

nerin keskusteluympäristö ylsi varaministeritasolle, mutta ”name

dropping” saattoi yltää sitä ylemmäksikin. Vaikka Paasikivi tenttasi

Manneria Wenäjän oloista ja merkitsi saamansa vastaukset visus-

ti muistiin, hän ei kai kuunaan raportoinut niitä Helsinkiin. Tuskin

lähettiläs silti piti informaattoriaan mynkhausenina.

Väinö Manner oli tuttu mies Suomen Moskovan lähetystössä.

Lähettiläät tunsivat häntä jonkun verran, mutta herran taustoista

heillä ei näytä olleen täsmällisempää käsitystä. Väinö Vieno Man-

ner (entinen Salonen, 1880–1954) oli Suomen kansalainen, mutta

oleskeli pysyvästi Neuvostoliitossa.

Oltiin tietävinään – tai Manner itse antoi ymmärtää – että hänellä

oli hallussaan keksintö, jota hän koetti myydä Neuvostoliitolle. Vii-

tattiin sotateollisuuteen. Toisaalta Suomen turvallisuuspoliisi irvis-

teli insinöörin kaupittelevan Neuvostolalle ikiliikkujaa. Riskinä val-

tiollinen poliisi ei ilmeisesti Manneria pitänyt – tai siltä vain puuttui

keinoja täsmällisemmän tiedon hankkimiseksi.

Hyvät suhteet, herraskaista elämääManner vietti kaikesta päätellen venäläisine avovaimoineen hy-

väosaisen herraskaista elämää työläisten ja talonpoikien valtion

pääkaupungissa. insinöörillä oli varaa ja mahdollisuus rakentaa

kaupunkiin jopa oma talo. Hänellä piti siis olla hyvien tulojen lisäk-

si erinomaiset suhteet erinäisiin viranomaisiin.

Jotakin Manner kaiketi tienasi siitäkin, että hän toimi 1930-luvulla

konsulttina Suomen uutta lähetystöä rakennettaessa. Arvattavim-

min hänet työllistettiin siksi, että insinööri osasi lahjoa oikeat ta-

hot. Virallisesti hän vain kävi kiirehtimässä yhteistyökumppaneja.

Lähetystö valmistui 1930-luvun lopulla, mutta sotien vuoksi talo

jäi pian tyhjilleen.

Mannerin avulla voidaan arvuutella, tiedettiinkö Stalinin Neuvos-

toliitossa ennakolta Saksan Barbarossa-hyökkäyksestä. Pika-pika

-hengessä (vrt. Wiki-alkuiset verkkosivut) vuodetaan menneisyy-

den kätköstä julkisuuteen, mitä Kremlissä todella tiedettiin tai us-

kottiin kesän korvalla 1941.

Venäläiset luottivat puolustukseensaToukokuun loppupuolella, kuukautta ennen Saksan hyökkäystä,

Manner lausui käsityksenään, että venäläiset olivat hyvin optimis-

tisia. Maassa uskottiin, että Neuvostoliitto voittaisi mahdollisen

sodan Saksaa vastaan, koska marsalkka Semjon timoshenko oli

kuulemma – vähäisen luoteisen rajakahakan herättelemänä – vah-

vistanut tarmokkaasti maan sotalaitosta.

Toisaalta Manner tiesi kertoa, että Moskovassa luultiin, ettei so-

taa tule, koska Hitler tietää Saksan heikkouden ja tahtoo välttää

sodan Neuvostoliiton kanssa. Neuvostoliitto oli Mannerin keskus-

teluympäristön käsitysten mukaan paremmassa asemassa kuin

Saksa: ”Nyt on Hitler pyytäjä ja Stalin voi olla jäykkänä.”

Motivaatio olisi tyystin erilainen. Venäläiset sotilaat eivät olleet

tahtoneet lähteä hyökkäyssotaan Suomea vastaan, mutta jos

Neuvostoliiton päälle käydään, niin sotaväki taistelisi tosissaan.

Toukokuun viimeisenä päivänä Manner kertoi, että eräät piirit

Moskovassa yhä pelkäsivät Saksan Lebensraum-hyökkäystä.

Mannerin mukaan venäläiset suhtautuivat optimistisen luottavai-

sesti puolustusmahdollisuuksiinsa. Jos Saksa hyökkäisi, joutuisi

Neuvostoliitto puolustussotaan ja koko kansa nousisi yhtenä mie-

henä. Stalinista tulisi suuri kansanjohtaja.

Lounaalla puhuttiin USA:n mahdistaSeuraavana päivänä Paasikivi tarjosi lähetystössä Mannerille lou-

naan. Keskustelussa ei sillä kertaa kajottu Saksan-Neuvostoliiton

sotaan. ”Suurusvieras” piti Saksan voittoa sodassa iso-Britanniaa

vastaan hyvin epävarmana, koska USA:n voimavarat olivat tavatto-

man suuret ja sotilaallinen innostus iso.

Mannerin mukaan USA ryhtyisi vuodesta 1942 alkaen sotaan ai-

van tavattomalla teholla. Saksan teollisuuslaitokset ja kaupungit

hävitettäisiin, mitä ei Saksan moraali eikä tuotanto kestä, ennusti

Manner. Hän selitti, että USA:ssa oli tehty merkittäviä keksintöjä

Rummutusta

23akti 1/2011

muun muassa lentokonetekniikan alalla ja uudet aseet otettaisiin

käyttöön Saksaa vastaan.

Mannerin Suomea koskeviin johtopäätöksiin Paasikivi lienee ollut

tyytyväinen. Lähettiläs merkitsi päiväkirjaansa, että Manner luuli

Neuvostoliiton jättävän Suomen rauhaan. Mannerista neuvosto-

johdossa oli vallalla mielipide, ettei Suomesta ole mitään saavu-

tettavaa; Suomen kansa ei tahdo sovjettijärjestelmää. ”Mutta olisi

koetettava olla hyvissä väleissä Neuvostoliiton kanssa.”

Viimeinen teesi on niin tutunoloinen, että se voi olla Paasikiven

oma johtopäätös, ellei peräti hänen ceterum censeonsa.

Selvisi hengissä Stalinin vainoistaPaasikivi lähti Moskovasta Helsingin Taka-Töölön huvilaan pasians-

sin panoon, kunnes valtiolliset tehtävät taas kutsuivat. Manner

joutui jatkosodan ajaksi turvasäilöön.

Valtion tehtävät toivat hänet takaisin vankileirien saaristosta Mos-

kovaan. Suomen lähetystö oli ränsistynyt vieraissa käsissä sodan

aikana. Lähettiläs Cay Sundströmille hankittiin jostain Manner

remontin vetäjäksi.

Selvää on, että lähetystön isännöitsijäksi ja tulliasioiden hoitajaksi

loppuelämäkseen jäänyt Manner joutui raportoimaan tekemisis-

tään isäntämaan viranomaisille. Mikään muu ei oikein selitä sitä,

että moinen ulkomaanelävä selvisi hengissä Stalinin vainoista ja

kuoli kotikaupungissaan luonnollisesti 1954.

teksti: kauko ruMPunen, tutkija, Kansallisarkisto

kuVat: kansallisarkisto

Suomen uuden

Moskovan lähetystön

harjannostajaisia vietettiin

keväällä 1938.

Väinö Manner on

alarivissä neljäs

vasemmalta, ja hänestä

oikealle ovat lähetystön

piirtänyt arkkitehti

Hilding Ekelund ja

lähettiläs, paroni

A. S. Yrjö-Koskinen.

Suomen Moskovan lähettilään, vapaaherra A. S. Yrjö-Koskisen

päiväkirjan maininta Väinö Mannerista (KA): Rakennuttajakonsultti

kävi tarvittaessa kiirehtimässä neuvostoliittolaisia yhteistyö-

kumppaneja.

Arkistot kertovatTavallisten ihmisten elämää valottavia asiakirjoja eri aikakausilta.

Näyttely täydentyy vuoden loppuun saakka.

Klikkaa osoitteeseen http://extranet.narc.fi/arkistotkertovat