afdeling gemeenten, ocmw’s en provincies · janezic e., evaluatie van het ‘noodfonds’:...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN

RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

BELEIDSDOMEIN BINNENLANDSE AANGELEGENHEDEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING GEMEENTEN, OCMW’S EN PROVINCIES EN BIJHORENDE RADEN EN COMMISSIES

door

Geert LELOUP

m.m.v. Herman VAN ISTERDAEL

Brussel 2004

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN

RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

BELEIDSDOMEIN BINNENLANDSE AANGELEGENHEDEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING GEMEENTEN, OCMW’S EN PROVINCIES EN BIJHORENDE RADEN EN COMMISSIES

ADMINISTRATIE BINNENLANDSE AANGELEGENHEDEN

DEPARTEMENT EWBL MINISTERIE VAN DE VLAAMSE GEMEENSCHAP

door

Geert LELOUP

m.m.v. Herman VAN ISTERDAEL

Brussel 2004

Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie

WOORD VOORAF Dit werk is het resultaat van een geslaagde samenwerking tussen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en het Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën. Heel wat mensen uit beide instellingen verdienen hier een oprecht woord van dank. Binnen het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap was het in de eerste plaats dhr. Roger De Langhe, secretaris-generaal van het departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw, die de toestemming gaf om op zijn departement aan de slag te gaan. Dhr. Dirk De Rijck, afdelingshoofd a.i. van de afdeling Coördinatie en Beleids-voorbereiding EWBL, was zo vriendelijk om vervolgens voor de praktische ondersteuning te zorgen. Mijn dank gaat uiteraard naar dhr. Johan Ide, afdelingshoofd van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies, die mij de toelating gaf om de personeelsleden van de afdeling te interviewen en het archiefbeheer te bestuderen. Natuurlijk mag ik mevr. Gerda Denruyter en dhr. Patrick Duthye van de agendadienst niet vergeten, die mij heel wat uitleg gaven over het klassement. Een woord van dank ook voor de ambtenaren van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies die, ondanks hun drukke agenda, toch tijd vrij wisten te maken voor de interviews. Binnen het Rijksarchief wil ik in ieder geval dhr. Herman Coppens, hoofd van het Departement Vlaanderen van het Rijksarchief, en mevr. Chantal Vancoppenolle, projectleider en werkleider bij het Rijksarchief te Beveren, voor hun deskundige begeleiding bedanken. Dat geldt natuurlijk ook voor mijn collega's van de IAVA-groep. Mijn bijzondere dank gaat ten slotte naar dhr. Herman Van Isterdael, hoofd van de afdeling Vlaams-Brabant, die niet alleen het archiefbeheersplan geëvalueerd heeft, maar ook de definitieve bestemmingen heeft vastgesteld. Geert Leloup Beveren, 6 oktober 2003

INHOUDSTAFEL

WOORD VOORAF ...................................................................................................................... 5 INHOUDSTAFEL ........................................................................................................................ 7 LIJST VAN AFKORTINGEN...................................................................................................... 9 LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN ................................................. 11 TOELICHTING .......................................................................................................................... 15

A. Doel en structuur van het archiefbeheersplan .................................................................. 15 B. Enkele richtlijnen voor een efficiënt archiefbeheer ......................................................... 17

ARCHIEFBEHEERSPLAN AFDELING GEMEENTEN, OCMW’S EN PROVINCIES ........ 19

A. Voorstelling van de archiefvormer .................................................................................. 21

B. Overzicht van beleidsdomeinen, taakgebieden, taken en handelingen ............................ 35 C. Archiefbeheersplan .......................................................................................................... 42

ARCHIEFBEHEERSPLAN BIJHORENDE RADEN EN COMMISSIES.............................. 127

ADVIESCOMMISSIE VLAAMS NOODFONDS ............................................................ 129

A. Voorstelling van de archiefvormer ................................................................................ 129 B. Archiefbeheersplan ........................................................................................................ 130

VERTEGENWOORDIGER VLAAMSE REGERING IN COMITÉ C1 .......................... 131

A. Voorstelling van de archiefvormer ................................................................................ 131

B. Archiefbeheersplan ........................................................................................................ 132

Inhoudstafel

8

INTERDEPARTEMENTAAL STURINGSORGAAN SOCIAAL IMPULSFONDS (ISOSIF) .............................................................................. 135


OVERLEG KABINET-ADMINISTRATIE SOCIAAL IMPULSFONDS (OKASIF) ............................................................................ 137

A. Voorstelling van de archiefvormer ................................................................................ 137

B. Archiefbeheersplan ........................................................................................................ 138

VORMINGSCENTRUM VOOR LOKALE BESTUREN, ADVIESCOLLEGE VOOR LOKALE AMBTENAREN.................................................. 139

A. Voorstelling van de archiefvormer ................................................................................ 139 B. Archiefbeheersplan ........................................................................................................ 140 VORMINGSCENTRUM VOOR LOKALE BESTUREN, ADVIESCOLLEGE VOOR LOKALE TOPAMBTENAREN .......................................... 141


LIJST VAN AFKORTINGEN ABA administratie Binnenlandse Aangelegenheden AJAV afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen art. artikel B.S. Belgisch Staatsblad Gidsen van de Het betreft hier de volgende uitgaven van het ministerie van de Vlaamse Vlaamse overheid, Gemeenschap: 1984-2002 Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Organisatiestructuur,

organigram en personeelsformatie per administratie. Gecoördineerde tekst op grond van de beslissingen van de Vlaamse Executieve dd. 9 mei 1984, Brussel, 1984. De innoverende overheid. Organisatie en werking van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, 1988.

Gids van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut, Brussel, 1992, 1994 en 1995.

Beknopte Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1996. Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1998, 1999, 2000 en 2002. OCMW Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn ROBIN Registratie en Opvolging van Briefwisseling In een Netwerkomgeving

LIJST VAN GERAADPLEEGDE BRONNEN EN WERKEN

NIET GEDRUKTE BRONNEN: Verzameling omzendbrieven, bewaard door de documentatiedienst van de administratie Binnenlandse Aangelegenheden. GEDRUKTE BRONNEN: Beknopte Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1997. Belgisch Staatsblad, Brussel, 1870-2002. De innoverende overheid. Organisatie en werking van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, 1988. Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1998, 1999, 2000 en 2002. Gids van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut, Brussel, 1992, 1994 en 1995. Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Organisatiestructuur, organigram en personeelsformatie per administratie. Gecoördineerde tekst op grond van de beslissingen van de Vlaamse Executieve dd. 9 mei 1984, Brussel, 1984. Stukken van de Vlaamse Raad, Brussel, 1980-1995. Stukken van het Vlaams Parlement, Brussel, 1995-2002. WERKEN: Administratie Binnenlandse Aangelegenheden. De Vlaamse administratie voor de lokale besturen, Brussel, 2001, 24 p. ASTAES J., BAETSLE M., BEELEN B. e.a., Gemeenteraad. Bevoegdheden, Brugge, 2001, 339 p. BAETEN J., Stadsvernieuwingsfonds pakt stadskankers aan, in Binnenband, 7, nr. 28, juni-juli 2002, pp. 23-24. BOUDRY L., DECOSTER G., DEJONCKHEERE J. e.a., Vlaams gemeente- en provinciedecreet en nieuwe financiering via Gemeentefonds en Stedenfonds blikvangers in binnenlands beleid voor 2003, in Binnenband, 7, nr. 30, december 2002, pp. 1-7. COCLE J., Vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren, in Statuut plaatselijke en provinciale besturen, 2002, pp. 11-21.

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

12

De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, 452 p. DECOSTER G., De Vlaamse begroting Binnenlandse Aangelegenheden voor 1998 doorgelicht, in Binnenband, 3, nr. 9, januari 1998, s.p. DE KEYZER W., MINKE A., VAN DER EYCKEN M. e.a., Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven, Brussel, 1997, 105 p. DUJARDIN J., Overzicht van het administratief toezicht op de tuchtstraffen en de preventieve schorsing die aan het gemeentepersoneel worden opgelegd, in Tijdschrift voor de Vlaamse gemeentesecretaris, 2, 2000, pp. 23-32. DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, Brugge, 2001, 558 p. EECKHOUT J., Schuldherschikkingen. – Hoe gaat het toezicht in zijn werk?, in Binnenband, 2, 1997, s.p. HAEX F., Het investeringsfonds, in De Gemeente, 66, nr. 432, 1991, pp. 225-233. Het Sociaal Impulsfonds, een instrument voor het stedelijk beleid, Brussel, 1996, 117 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven), Brussel, 1998, 191 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1998,Brussel, 2000, 116 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatie van de werking van 1999 & Advies van het ISOSIF met betrekking tot de heroriëntering van het SIF, Brussel, 2000, 100 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 2000, Brussel, 2002, 40 p. IDE J., Sectorale onderhandelingen - lokale en regionale besturen, in Binnenband, 5, nr. 20, oktober 2000, s.p. JANEZIC E., Evaluatie van het ‘Noodfonds’: decreet van 6 juli 1994 houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten, in Binnenband, 2, nr. 5, januari 1997, p. 9. Législation relative aux cultes et à la laïcité en Belgique. Wetgeving betreffende de erediensten en vrijzinnigheid in België, Brussel, Ministère de la Justice, Direction-Générale de la Legislation Civile et des Cultes - Ministerie van Justitie, Directoraat-Generaal Burgerlijke Wetgeving en Erediensten, 2001, s.p. LEROY J., Vijf jaar Vlaams gemeentefonds – Analyse van de periode 1991-1995, in De Gemeente, Brussel, 71, nr. 486, 1996, pp. 638-644. MARÉCHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel I Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie, Financiën (Miscellanea archivistica 41), Brussel, 1986, 117 p. MARÉCHAL G. (ed.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en Advies. Deel II Personeel, Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving, Openbare Gezondheid

Lijst van geraadpleegde bronnen en werken

13

en Milieubeheer, Openbare werken en Ruimtelijke ordening, Cultuur, Toerisme, Jeugd, Sport en Recreatie (Miscellanea archivistica studia 7), Brussel, 1990, 134 p. MARÉCHAL G. (ed.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en Advies. Deel III (Miscellanea archivistica studia 45), Brussel, 1993, 201 p. MARÉCHAL G., Ministerie van Binnenlandse Zaken. Provincie- en Gemeentefinanciën (ca. 1923-1964) (Algemeen Rijksarchief. Toegangen in beperkte oplage - Archives générales du Royaume. Instruments de recherche à tirage limité 405), Brussel, 1996, 9 p. SUYKENS M., Het nieuwe investeringsfonds, in Terzake: praktijkblad over lokaal beleid en samenlevingsopbouw, 8, nr.4, april 1991, pp. 17-19. TERRIZZI R ., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics (Miscellanea archivistica studia 74), Bruxelles, 1995, 339 p. TEMMERMAN D., Evaluatierapport Sociaal Impulsfonds 1998, in Binnenband, 5, nr. 18, april 2000, s.p. VAN HERPE P., 25 miljoen voor stadsvernieuwingsprojecten, in: Binnenband, 8, nr. 32, april 2003, pp. 5-6. VERSCHAEREN J., Burgerlijke godshuizen, burelen van weldadigheid, Commissies van Openbare Onderstand en Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Organisatie, bevoegdheden, archiefvorming (Miscellanea archivistica manuale 46), Brussel, 2001, 401 p. Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen, in Welzijnswerk Kroniek, september 1990, pp. 40-42. Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Brussel, 2002, 12 p. VRANKEN J. en GELDOF D., Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 1991, Leuven/Amersfoort, 1992, pp.104-107. VRANKEN J. en GELDOF D., Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 1992-1993, Leuven/Amersfoort, 1993, p. 123.

TOELICHTING A. DOEL EN STRUCTUUR VAN HET ARCHIEFBEHEERSPLAN Wat is archief? Archiefproducten zijn documenten die, ongeacht hun datum, vorm of drager, naar hun aard bestemd zijn om te berusten onder de instelling, persoon of groep personen die deze documenten heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn/haar activiteiten of de vervulling van zijn/haar taken. Toegepast op overheidsarchief, kunnen we stellen dat het gaat om alle documenten (ook digitale) die gevormd werden in uitvoering van de opdrachten van die overheid. Stukken die toevallig in een archief terechtgekomen zijn en die geen rechtstreeks verband houden met de taakvervulling maken geen deel uit van dat archief. Boeken en tijdschriften behoren evenmin tot het archief. Wat bepaalt de Archiefwet? Ingevolge de Archiefwet van 24 juni 1955 houdt het Rijksarchief toezicht op de archieven van rechtbanken, provincies, gemeenten, openbare instellingen en alle “rijksbesturen”. Archief-producten van deze besturen mogen niet vernietigd worden zonder de toestemming van de algemene rijksarchivaris of van diens gemachtigden (Archiefwet, art. 5). Wat is het IAVA-project? Eind 2001 ging het departement Vlaanderen van het Rijksarchief van start met het IAVA-project. De afkorting “IAVA” staat voor “Instellingenstudie en Archiefbeheer Vlaamse Administratie”. De projectmedewerkers verrichten onderzoek naar de geschiedenis en de bevoegdheden van de Vlaamse administratie (instellingenstudie) en naar de archiefproducten die door deze administratie worden voortgebracht (archiefbeheer). Het resultaat van dit onderzoek bestaat uit archiefbeheersplannen, die per archiefvormende entiteit opgesteld worden. Wat is een archiefbeheersplan? Het archiefbeheersplan biedt een systematisch overzicht van alle archiefproducten waarvoor de archiefvormer verantwoordelijk is. Het kan daarbij zowel gaan om gelijksoortige archiefproducten (bijvoorbeeld een serie subsidiedossiers) als om losse verzamelingen van stukken omtrent een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld stukken betreffende het materieel beheer). Bij elk archiefproduct is aangegeven wat de bestemming ervan is: vernietigen na afloop van de administratieve bewaartermijn of permanent bewaren. Tijdige vernietiging van de archiefstukken die daarvoor in aanmerking komen, heeft als voordeel dat archiefruimte uitgespaard wordt. Op die manier blijft het te bewaren archief beter toegankelijk, kunnen stukken sneller teruggevonden worden en wordt vermeden dat belangrijke documenten verloren gaan. De permanent te bewaren stukken kunnen door de archiefvormer bewaard worden of ze kunnen overgedragen worden aan het Rijksarchief, zodat ze, mits inachtneming van de regels inzake privacy, raadpleegbaar zijn voor onderzoekers. Volgens welke principes is het archiefbeheersplan opgebouwd? Het kernelement van het archiefbeheersplan is de handeling. Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een archiefvormer worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren. Het werken met handelingen heeft

Toelichting

16

vele voordelen. Ten eerste heeft een handeling een zekere levensduur. Hoewel de institutionele structuur van de administratie geregeld wijzigt, blijven haar opdrachten min of meer stabiel. Ten tweede is de handeling een belangrijk criterium voor selectie. Het is op basis van de handeling dat een eerste waardering wordt uitgesproken over de noodzaak tot permanente bewaring van de archiefproducten. Uiteraard moeten ook de archiefproducten zelf in rekening genomen worden. Welke velden komen in het archiefbeheersplan voor? Beleidsdomein Het beleidsdomein komt overeen met een coherent

geheel van bevoegdheden. Beleidsdomeinen zijn gebaseerd op de thesaurus van de Vlaamse Codex.1

TAAKGEBIED HET TAAKGEBIED IS EEN ONDERVERDELING VAN HET

BELEIDSDOMEIN. ZO WORDEN BINNEN HET BELEIDSDOMEIN CULTUUR HET TAAKGEBIED FILM EN HET TAAKGEBIED MEDIA ONDERSCHEIDEN.

TAAK EEN TAAK IS EEN GEHEEL VAN ONDERLING SAMENHANGENDE

HANDELINGEN DIE DEZELFDE DOELSTELLING HEBBEN. Handeling Een handeling is een geheel van werkzaamheden die door een

bestuurlijke entiteit worden uitgevoerd om een bepaalde taak te vervullen en die een of meerdere archiefproducten opleveren.

Datering Hier wordt de periode vermeld waarin de handeling uitgevoerd werd.

Indien de begindatum niet precies gekend is, maar zeker dateert van vóór de staatshervorming, gebruiken we de omschrijving “1111”. Indien de handeling op het moment van de redactie van het archiefbeheersplan nog steeds bestaat, wordt als einddatum “9999” gebruikt.

Grondslagen Veel handelingen worden door de wet- en regelgeving opgelegd en

hebben bijgevolg een wettelijke grondslag. De meeste wettelijke grondslagen zijn in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Indien in de wet- en regelgeving geen expliciete grondslag teruggevonden werd, wordt het symbool “-” vermeld.

Bronnen Onder bronnen wordt de informatie verstaan waarin de handeling

teruggevonden werd. Het kan gaan om gedrukte publicaties, interviews, elektronische informatie, enz.

Archiefvormers Met archiefvormers worden de verschillende diensten bedoeld die de

handeling uitgevoerd hebben. De archiefvormers worden gedateerd en in chronologische volgorde gerangschikt. Ook hier gebruiken we de omschrijving “1111” en “9999”.

Opmerkingen In dit veld wordt extra informatie in verband met de handeling

weergegeven.

1 De Vlaamse Codex bevat de gecoördineerde Vlaamse wetgeving en is samengesteld door de cel Juridische Dienstverlening van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, met wetenschappelijke medewerking van Prof. dr. P. Van Orshoven. Zie www.codex.vlaanderen.be.

Toelichting

17

Archiefproducten Hier wordt het archiefproduct beschreven, bijvoorbeeld “Dossiers inzake …”.

datering Het archiefproduct wordt zo nauwkeurig mogelijk gedateerd. ordening Deze rubriek toont hoe het archief geordend is, bijvoorbeeld

chronologisch. toegang De toegang op het archief zorgt ervoor dat het archief raadpleegbaar is,

bijvoorbeeld een alfabetische index. materiële vorm In dit veld wordt de materiële vorm van het archiefproduct

weergegeven, bijvoorbeeld papier, microfiche, MS Access-databank, enz.

omvang Indien het archiefproduct niet meer aangroeit, wordt de omvang vermeld, uitgedrukt in strekkende meter.

adm. bewaartermijn De administratieve bewaartermijn wordt bepaald door de administratie en drukt uit hoe lang ze het archiefproduct nodig heeft om haar goede werking te verzekeren en om zich op juridisch vlak te verantwoorden.

De administratieve bewaartermijnen die bij de archiefproducten worden vermeld zijn nog voor wijziging vatbaar. De administratie kan deze termijnen ten allen tijde opnieuw bekijken.

def. bestemming De definitieve bestemming wordt bepaald door het Rijksarchief in overleg met de administratie, op basis van de cultureel-wetenschappelijke waarde van het archiefproduct, in het bijzonder voor het historisch onderzoek.

opmerkingen Extra informatie wordt in dit veld weergegeven. B. ENKELE RICHTLIJNEN VOOR EEN EFFICIËNT ARCHIEFBEHEER 1. Bewaar archieven in een goede, geordende en toegankelijke staat. Met “goede staat” wordt de materiële toestand bedoeld. Het is bijvoorbeeld aan te raden om het archief tijdig te schonen: verwijderen van dubbels, paperclips, plastieken mapjes, stukken met een louter tijdelijk belang (bijvoorbeeld verlofbriefjes), enz. Hoe vroeger dit gebeurt, hoe beter. Ook moet het archief bewaard worden in een daarvoor geschikte ruimte. Boeken of voorwerpen horen niet thuis in een archiefbewaarplaats. Met “geordende staat” wordt bedoeld dat de stukken in een systematische orde geplaatst worden, zodat ze op eenvoudige wijze teruggevonden kunnen worden (bijvoorbeeld alfabetisch). Ten slotte is ook een toegang op de archiefproducten noodzakelijk. Voorliggend archiefbeheersplan kan beschouwd worden als een toegang op het gehele archief. De individuele archiefproducten moeten echter ook raadpleegbaar zijn, zodat bijvoorbeeld een bepaald stuk of een dossier snel teruggevonden kan worden. 2. Bepaal de administratieve bewaartermijn van alle archiefproducten. Zolang een archiefproduct frequent gehanteerd wordt, bevindt het zich in de dynamische fase. Indien het archiefproduct niet meer regelmatig gehanteerd wordt, komt het in de semi-statische fase terecht. Pas indien het archiefproduct niet meer van nut is voor de goede werking van de administratie en het niet meer gebruikt wordt omwille van de juridische bewijskracht, is er sprake van de statische fase. Als het archiefproduct zich in de statische fase bevindt, betekent dit dat de administratieve bewaartermijn afgelopen is. Het is belangrijk om deze termijn vast te leggen, want het is na afloop hiervan dat moet worden overgegaan tot vernietiging of tot verdere bewaring omwille van culturele en historisch-wetenschappelijke motieven.

Toelichting

18

3. Markeer de aan de selectie onderworpen archieven. Het verdient aanbeveling de selectie door uiterlijke kenmerken te markeren, bijvoorbeeld door middel van gekleurde stickers: groen voor onmiddellijke vernietiging, blauw met een jaartal voor vernietiging op termijn en rood voor permanente bewaring. De archiefstukken die permanent bewaard moeten blijven, dienen verpakt te worden in zuurvrije dozen. Hierdoor zijn deze stukken nog duidelijker herkenbaar als te “bewaren” en bovendien wordt de verzuring van het papier tegengegaan. Doorgaans wordt drie à tien procent van het archiefvolume door het Rijksarchief voor permanente bewaring geselecteerd. 4. Voer de selectiebeslissingen uit. Het archiefbeheersplan is bedoeld om de administratie te helpen met haar archiefbeheer. Eens de administratieve bewaartermijn van een archiefproduct verstreken is, heeft het in principe geen zin meer om de stukken zelf nog verder te bewaren. Indien de definitieve bestemming van de serie bewaren is, moeten de bescheiden permanent bewaard blijven. De administratie is uiteraard vrij om de bescheiden zelf te bewaren, indien dit gebeurt in goede, geordende en toegankelijke staat. Het is echter mogelijk om de bescheiden over te dragen naar het Rijksarchief, dat dan instaat voor de verdere bewaring en ontsluiting. Indien de definitieve bestemming van het archiefproduct vernietigen is, kunnen de archiefproducten vernietigd worden. In geval van een geplande vernietiging, dient u het Rijksarchief 45 dagen op voorhand op de hoogte te brengen, met vermelding van de aard van de stukken en de uiterste data. Wanneer het Rijksarchief niet reageert binnen de termijn van 30 dagen na ontvangst van de brief, houdt dit de stilzwijgende toestemming tot vernietiging in. Het is natuurlijk verboden om de te vernietigen bescheiden mee te geven met de papierslag van een jeugd- of sportvereniging of met de huisvuilophaaldienst. De vernietiging dient te gebeuren door een gespecialiseerde firma. 5. Hou het archiefbeheersplan up-to-date. Het archiefbeheersplan is een momentopname. Indien nieuwe series ontstaan of bestaande series stopgezet worden, bijvoorbeeld ten gevolge van gewijzigde bevoegdheden van de archiefvormer, moet het archiefbeheersplan gewijzigd worden. Een regelmatige herziening van het plan is daarom zeker aan te raden. Voor eventuele hulp hierbij kan u contact opnemen met het departement Vlaanderen van het Rijksarchief.

ARCHIEFBEHEERSPLAN

AFDELING GEMEENTEN, OCMW’S EN PROVINCIES

Archiefbeheersplan afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

21

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER 1. Instellingenstudie In een systematische en chronologische volgorde zijn dit in grote lijnen2 de rechtsvoorgangers van de afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies: 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en Lokale Instellingen en

Algemene Directie van het Financieel Beleid van de Regionale en Lokale Instellingen

1984-1986: Dienst Personeelsbeleid Provincies en Gemeenten

Dienst Financieel Beleid Provincies en Gemeenten 1987-1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Tot de eerste staatshervorming in 1980 was de bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en Lokale Instellingen van het ministerie van Binnenlandse Zaken verantwoordelijk voor het administratief toezicht op het personeelsbeleid van provincies en gemeenten. De algemene directie van het Financieel beleid van de Regionale en Lokale Instellingen oefende het administratief toezicht uit op het financieel beleid van provincies en gemeenten.3 Het zou echter nog een aantal jaren duren vooraleer het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap die opdracht kon overnemen. De eerste Vlaamse regering startte immers in 1981 zonder een eigen administratie en de overdracht van de nationale ambtenaren en de oprichting van een eigen ambtelijk apparaat was een ingewikkelde operatie. Men richtte eerst een voorlopige administratieve cel op, die de administratieve structuur uitwerkte.4 Het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap ging uiteindelijk op 1 januari 1983 van start. Maar pas in 1984 werd de eerste structurele personeelsformatie in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd.5 Hierin verscheen voor de eerste maal de administratie Regionale en Lokale Besturen, met binnen het bestuur Algemene Zaken – Algemeen Toezicht en Personeelsbeleid Provincies en Gemeenten de dienst Personeelsbeleid Provincies en Gemeenten en binnen het bestuur Financieel Beleid Provincies en Gemeenten - Intercommunale Verenigingen en Gemeentebedrijven de dienst Financieel

2 Men moet er wel voor opletten dat bij sommige handelingen andere rechtsvoorgangers vermeld worden. Door reorganisaties kunnen handelingen verschuiven van de ene dienst, afdeling of administratie naar de andere. Zo was het administratief toezicht op de OCMW’s tot 1998 een opdracht van de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn. Ook werden sommige handelingen pas bij een latere staatshervorming overgeheveld. 3 TERRIZZI R., Le ministère de l’Intérieur (1830-1994). I. Etude de l’administration centrale et répertoires des commissions et services publics (Miscellanea archivistica studia 74), Bruxelles, 1995, pp. 165-169. 4 De innoverende overheid. Organisatie en werking van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, 1988, p. 7. 5 30 mei 1984, Besluit van de Vlaamse Executieve houdende vaststelling van de personeelsformatie van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap (B.S., 26/06/1984, p. 9310).


22

Beleid Provincies en Gemeenten.6 In 1987 al kreeg de eerste dienst de nieuwe naam dienst Provincie- en Gemeentepersoneel als onderdeel van het bestuur Juridische en Administratieve Aangelegenheden – Provincie- en Gemeentepersoneel.7 Na de eerste grote hervorming van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap in 1991 werd de administratie Binnenlandse Aangelegenheden onderdeel van het grotere departement Economie, Werkgelegenheid en Binnenlandse Aangelegenheden, ook gekend als EWBA.8 Beide diensten bleven daarbinnen wel bestaan, maar nu als onderdeel van het bestuur Financiële Aangelegenheden, Gemeente- en Provinciepersoneel.9 In 1995 werd in het kader van de fusie van de bestaande besturen en diensten tot afdelingen het takenpakket van beide diensten samen met dat van de dienst Juridische en Administratieve Aangelegenheden overgeheveld naar de nieuwe afdeling Gemeenten en Provincies.10 Maar doordat deze afdeling zo groot werd en de taken van de afdeling zo divers, besloot men in 1998 om de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen af te splitsen.11 Anderzijds werd de afdeling Gemeenten en Provincies datzelfde jaar wel verantwoordelijk voor het toezicht op het personeelsbeleid en het financieel beleid van de OCMW's door de overheveling van het administratief toezicht op de OCMW’s van de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn naar de administratie Binnenlandse Aangelegenheden.12 In 1999 verschoof ook de politieke verantwoordelijkheid voor het admini-stratief toezicht op de OCMW’s van de Vlaamse minister van Welzijn naar Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. In 2002 kreeg de afdeling er als gevolg van de staatshervorming van 2001 nog een aantal opdrachten bij. Met Beter Bestuurlijk Beleid, de nieuwe reorganisatie van het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, zou de administratie Binnenlandse Aangelegenheden een onderdeel worden van het nieuwe departement Bestuurs-zaken.13 Sinds haar ontstaan heeft de administratie Binnenlandse Aangelegenheden haar kantoren op drie verschillende adressen gehad. In 1989 verhuisde men van de Kunstlaan in Brussel naar de Montoyerstraat, om al in 1991 naar het Markiesgebouw aan de Markiesstraat te verhuizen. Door het steeds grotere plaatsgebrek werd men gedwongen om al heel wat oudere dossiers te vernietigen. De opdrachten van de afdeling zijn vrij goed afgebakend. Vooraf kan men al stellen dat de afdeling nauw betrokken is bij de beleidsvoorbereiding voor de materies die hieronder opgesomd worden. Toch was dit tot 2002 beperkt. Pas dankzij de staatshervorming van 200114 kreeg Vlaanderen de bevoegdheid om de organieke wetgeving van gemeenten en provincies te veranderen.

6 Het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap. Organisatiestructuur, organigram en personeelsformatie per administratie. Gecoördineerde tekst op grond van de beslissingen van de Vlaamse Executieve dd. 9 mei 1984, Brussel, 1984, pp. 196-197. 7 De innoverende overheid. Organisatie en werking van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Brussel, 1988, pp. 100-102. 8 Dit departement werd in 1994 herdoopt tot het departement Economie, Werkgelegenheid, Binnenlandse Aangelegenheden en Landbouw of EWBL. Door de staatshervorming van 1993 werd Vlaanderen immers deels bevoegd voor landbouw en dus ook voor nieuwe bijhorende administratie Land- en Tuinbouw. 9 Gids van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut, Brussel, 1992, p. 97-98. 10 Gids van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut,, Brussel, 1995, p. 117. 11 Gids van de Vlaamse overheid, Brussel, 1998, pp. 170-172. Interview met R. Janssens, 13/12/2002. 12 5 mei 1998, Omzendbrief BA 98/03 – herschikking van de taken administratief toezicht t.a.v. de OCMW’s tussen de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn (AGMW) en de administratie Binnenlandse Aangelegenheden (ABA) – beslissing van de Vlaamse regering van 20 januari 1998 (B.S., 27/05/1998, p. 17139). 13 Voor meer informatie, zie www.vlaanderen.be/bbb. 14 13 juli 2001, Bijzondere wet houdende overdracht van diverse bevoegdheden aan de gewesten en de gemeenschappen (B.S., 03/08/2001, p. 26636).


23

In de eerste plaats oefent de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies toezicht uit op het personeelsbeleid en het financieel beleid van de ondergeschikte besturen. Eén van de belangrijkste taken van de administratie Binnenlandse Aangelegenheden is immers de uitoefening van het administratief toezicht op de ondergeschikte besturen en in de eerste plaats op de gemeenten, OCMW’s en provincies.15 Toezicht is een vorm van externe controle waarmee de hogere overheid kan verhinderen dat deze besturen beslissingen nemen die strijdig zijn met de wet, de beginselen van behoorlijk bestuur of het algemeen belang. Daarbij moet men rekening houden met het feit dat er verschillende types toezicht zijn. Er is het bijzonder administratief toezicht, waarbij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden voor de gemeenten, OCMW's en provincies of de provinciegouverneur voor de gemeenten en OCMW’s expliciet goedkeuring of machtiging moet geven aan bepaalde besluiten. En er is het algemeen administratief toezicht waarbij men enkel nog optreedt tegen een besluit van een ondergeschikt bestuur wanneer dat bestuur daarmee een wet schendt of het algemeen belang schaadt. In vele gevallen gebeurt dit na een klacht. De provinciegouverneur kan in zijn hoedanigheid als commissaris van de Vlaamse regering een besluit van een gemeente of een OCMW schorsen, waarna de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden kan beslissen om deze schorsing te bevestigen en de beslissing te vernietigen.16 De provincie-gouverneur vormt dus een belangrijke tussenschakel bij het algemeen toezicht op de gemeenten en OCMW’s. Tot voor kort was de provinciegouverneur ook verantwoordelijk voor de schor-sing van de besluiten van zijn eigen provincie. Om die rechter-en-partij-situatie te vermijden, schorst de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden sinds 2002 zelf de besluiten van de provincies.17 Een opvallende tendens is dat men de afgelopen decennia het administratief toezicht aanzienlijk heeft versoepeld, dat men dus minder bijzonder en meer algemeen toezicht heeft ingevoerd. Het algemeen toezicht zelf veranderde bovendien ook van karakter. Waren de gemeenten en OCMW’s vroeger verplicht om een afschrift van elk besluit naar de provinciegouverneur te sturen, moeten de gemeenten sinds 199318 en de OCMW’s sinds 199819 enkel nog een lijst van alle besluiten opsturen met een beknopte omschrijving van de geregelde aangelegenheden. In 1995 zou men mutatis mutandis dezelfde principes invoeren voor het toezicht op de provincies, die alles natuurlijk naar de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden opsturen.20 Het verplicht doorsturen van afschriften van besluiten werd ondertussen beperkt tot beslissingen met belangrijke juridische en financiële gevolgen.21 Het 15 Daarnaast oefent de Vlaamse overheid ook toezicht uit op een aantal andere ondergeschikte besturen. De districten, de politiezones en de besturen belast met het beheer van de temporaliën worden verder in de tekst besproken. Het toezicht op de intercommunales is in 2003 de exclusieve bevoegdheid van de afdeling Interlokale Samenwerking en Lokale Openbare Bedrijven van de administratie Binnenlandse Aangelegenheden. Het toezicht op de polders en wateringen is dan weer ondergebracht bij de functioneel verantwoordelijke afdeling Water van de administratie Milieu-, Natuur-, Land- en Waterbeheer van het departement Leefmilieu en Infrastructuur. 16 De minister heeft trouwens het recht om een beslissing rechtstreeks te vernietigen, zonder te wachten op een schorsing door de provinciegouverneur. 17 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 22 februari 1995 tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 15/10/2002, p. 47027). De minister heeft trouwens het recht om een beslissing rechtstreeks te vernietigen. 18 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 19 14 juli 1998, Decreet tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 10/09/1998, p. 29070). 20 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, p. 4476). 21 Voor de gemeenten waren dat de besluiten van de gemeenteraad betreffende de wervings- en bevorderingsvoorwaarden, de weddeschalen, de bezoldigingsregeling en de vergoedingen en toelagen van het statutair gemeentepersoneel; de besluiten van de gemeenteraad betreffende de belastingen en retributies; de besluiten van de gemeenteraad waarbij de gunningswijze en de voorwaarden van


24

bijzonder toezicht bleef natuurlijk bestaan, maar dan enkel nog voor zaken als de begrotingen, rekeningen, schuldherschikkingen, personeelsformaties...22 De doelstelling van deze hervorming was dubbel: men wou de lokale autonomie erkennen en versterken en dus minder strak toezicht uitoefenen én tegelijkertijd de papierstroom naar Brussel inperken. Doordat de opdrachten van de afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies vrij goed omschreven zijn en men er optreedt in het kader van het bijzonder toezicht of in het kader van het algemeen toezicht met ontvangst van een afschrift, zijn de verschillende handelingen en daaruit voortvloeiende series toch nog goed af te bakenen. Het administratief toezicht op het personeelsbeleid van gemeenten, OCMW's en provincies omvat het toezicht op de personeels-formaties en op het administratief, het geldelijk en het syndicaal statuut van het personeel. Men oefent daarnaast ook het toezicht uit op de personeelsformaties van de politiezones. Daar nauw bij aansluitend ondersteunt men er met subsidies ook de vorming van personeel en van mandatarissen van ondergeschikte besturen. Het administratief toezicht op het financieel beleid van gemeenten, OCMW's en provincies omvat de controle op de begrotingen en rekeningen, op de belastingen en retributies, op de schuldherschikkingen en op de boekhouding.23 Daarnaast oefent men er ook het toezicht uit op de begrotingen en rekeningen van de besturen belast met het beheer van de temporaliën der erediensten. Door onenigheid binnen de Executieve van de Moslims van België is voorlopig nog geen enkele bestuursraad van de Islamitische eredienst erkend en zijn er in dat verband nog geen dossiers. Sommige onderdelen van het personeels- en financieel beleid van de districten en de politiezones worden eveneens onderworpen aan het toezicht van de afdeling.24 Omdat de afdeling door het toezicht op het personeelsbeleid vertrouwd is met de vormingsproblematiek, is ze goed geplaatst om subsidies te verlenen voor de organisatie van vormingsinitiatieven. Een tweede belangrijke opdracht voor de afdeling is het beheer en de verdeling van een groot aantal overheidsfondsen voor ondergeschikte besturen, waarvan sommige ondertussen op-geheven werden of zullen opgeheven worden. Voor gemeenten gaat het meerbepaald om het Gemeentefonds, het Hulpfonds van het Gemeentefonds, het Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten en diens opvolger het Vlaams Financieringsfonds, het Investeringsfonds, het

opdrachten tot aanneming van werken, leveringen en diensten worden bepaald alsmede de gunningsbesluiten van het college van burgemeester en schepenen; de besluiten van de gemeenteraad betreffende de verwervingen en vervreemdingen van onroerende goederen. Voor de provincies waren dat de besluiten van de provincieraad betreffende het administratief statuut, de weddeschalen, de bezoldigingsregelingen en de vergoedingen en toelagen van het provinciepersoneel; de besluiten van de provincieraad betreffende de belastingen en retributies; de besluiten van de provincieraad waarbij de gunningswijze en de voorwaarden tot aanneming van werken, leveringen en diensten worden bepaald, alsmede de gunningsbesluiten; de besluiten van de provincieraad betreffende de verwervingen en vervreemdingen van onroerende goederen. Voor OCMW’s ging het om de besluiten de wervings- en bevorderingsvoorwaarden, de weddeschalen, de bezoldigingsregeling en de vergoedingen en toelagen van het personeel; de besluiten waarbij de gunningswijze en de voorwaarden tot aanneming van werken, leveringen en diensten worden bepaald, alsmede de gunningsbesluiten; de besluiten betreffende de verwervingen en vervreemdingen van onroerende goederen. Decreten van latere datum zorgden er voor dat men ook voor sommige van deze types besluiten geen afschrift meer moest opsturen. 22 Bij decreten van latere datum stapte men voor sommige van deze besluiten over van het bijzonder naar het algemeen toezicht. Het toezicht werd dus ook op dit vlak nog verder versoepeld. 23 Er zijn een aantal afwijkingen. Er is nooit een bijzonder toezicht geweest op de rekeningen van provincies. Dat gebeurt enkel a posteriori door het Rekenhof. En logischerwijze is er geen toezicht op belastingen en retributies van OCMW's aangezien deze geen belastingen of retributies mogen heffen. 24 13 april 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, wat het administratief toezicht op de binnengemeentelijke territoriale organen betreft (B.S., 30/06/1999, p. 24720) en 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april 1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 15/10/2002, p. 47017)..


25

Vlaams Noodfonds, de Bijzondere Dotatie van het Gemeentefonds, het Vlaams Stedenfonds en het Stadsvernieuwingsfonds. Het oudste en belangrijkste fonds is het Gemeentefonds waarmee men dotaties toekent aan gemeenten voor de ondersteuning van hun algemene opdrachten en hun werking. Er waren twee staatshervormingen voor nodig, deze van 1980 en 1988, om van het Gemeentefonds een volledige gewestelijke bevoegdheid te maken. Tot 1990 werd ongeveer 5% van de totale dotatie voor het Gemeentefonds doorgesluisd naar het BFMW, het Bijzonder Fonds voor Maatschappelijk Welzijn, dat hetzelfde deed voor de OCMW’s als het Gemeentefonds voor de gemeenten. Tot 1990 ging ook een deel van het Gemeentefonds naar het Hulpfonds van het Gemeentefonds.25 Het Hulpfonds hielp gemeenten met een bezwaarde financiële toestand. Gemeenten waarvan de rekening met een tekort afsloot, kregen via het Hulpfonds een bijkomend aandeel. Het fonds was aanvankelijk niet echt doeltreffend aangezien het de financiële tekorten juist stimuleerde. Een bijkomend aandeel was immers een beloning voor een slecht beleid. Vlaanderen koos er bijgevolg voor om het Hulpfonds in 1982 in te schakelen bij de toekenning van saneringsleningen aan de gemeenten.26 Een saneringslening was een kredietverlening verstrekt aan gemeenten met een deficit, die zich ertoe verbonden via een haalbaar saneringsplan en binnen een vooraf gestelde termijn het evenwicht van de begroting te herstellen en waarbij het Vlaams Gewest via het Hulpfonds de lasten van deze leningen droeg. Gemeenten kregen dus nog steeds extra financiële steun, maar enkel onder bepaalde voorwaarden.27 Het Hulpfonds werd in 1991 afgeschaft, maar tot 1996 werd een jaarlijkse voorafname van het Gemeentefonds gebruikt om de lasten van de saneringsleningen te betalen. De steden Antwerpen en Gent konden geen beroep doen op dit Hulpfonds van het Gemeente-fonds, maar wel op het gelijkaardige nationale Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten en diens opvolger, het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën. Het Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten was een nationale openbare instelling die met staatswaarborg leningen opnam op de kapitaalmarkt, waarmee de schulden van de grote steden werden geprefinancierd en gespreid in de tijd. In 1990 nam het Vlaams Financieringsfonds dit over. In de eerste plaats inde het de oude schuldvorderingen en stortte het die door aan het nationale Hulpfonds. Daarnaast financierde het de financiële lasten verder en inde het ook deze eigen schuldvorderingen. In Vlaanderen gold deze regeling enkel voor Antwerpen en Gent.28 Daarenboven kon het Vlaams Financieringsfonds vanaf 1992-1993 interveniëren bij de financiering van de lasten van de pensioenen van het personeel van die gemeenten, hun Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn en hun gemeentebedrijven. Dit gebeurde uiteindelijk enkel voor Antwerpen, Gent en Oostende. Het fonds werd echter al in 1995 vervroegd afgeschaft. De steden namen de leningen over en het Vlaams Gewest zélf verleende nu de waarborg. Daarnaast werden ook de modaliteiten in verband met de pensioenlasten aangepast waardoor ook deze regeling in 1999 eindigde. Naast het Gemeentefonds richtte Vlaanderen in de jaren ’80 het Investeringsfonds op om bepaalde onroerende investeringen van gemeenten te subsidiëren. Dit fonds kon echter pas na heel wat moeilijkheden in 1988 echt van start gaan.29 In 1994 creëerde men naar aanleiding van overstromingen en met geld van het Gemeentefonds en het Investeringsfonds een Vlaams Noodfonds. Dat fonds verleende subsidies aan gemeenten die ten gevolge van bijzondere omstandigheden en buiten hun wil het hoofd moeten bieden aan

25 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 10-12. 26 Vlaamse Raad Stuk 385 (1989-1990) - Nr. 1 27 Nota F.B. 833/A.D. van 17 oktober 1989 van directeur-generaal A.R. Roosens betreffende de saneringsleningen – historiek (archief afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies, serie FB/AD) 28 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 438-431. 29 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 282-283


26

belangrijke bijkomende uitgaven waardoor hun begroting op een uitzonderlijke en niet te voorziene wijze wordt bezwaard.30 Het is wel duidelijk dat het geld voor de ondergeschikte besturen versnipperd werd over verschillende fondsen. Hierdoor kregen de gemeenten vaak te maken met ingewikkelde administratieve procedures en hadden ze bijgevolg nog weinig kans om een eigen beleid uit te stippelen. In 2002 besloot men om het geld van het Investeringsfonds, het Vlaams Noodfonds en het grootste deel van het SIF, het Sociaal Impulsfonds, in het Gemeentefonds te integreren.31 Gemeenten kunnen hierdoor nu zelf kiezen waar ze hun geld aan willen besteden. Met de verwijzing naar het het SIF, komen we bij de fondsen met sociale doeleinden. Niet al deze fondsen werden beheerd en verdeeld door de afdeling Gemeenten, OCMW”s of Provincies of diens rechtsvoorgangers, maar toch worden ze hier allemaal besproken om een volledig beeld te kunnen schetsen. Het eerste en belangrijkste fonds was het Bijzonder Fonds voor Maatschappelijk Welzijn, het BFMW, dat hierboven reeds kort vermeld werd. In 1990 werd de dotatie van het BFMW losgekoppeld van het Gemeentefonds en ingeschreven op de begroting van de Vlaamse Gemeenschap, waardoor het een volwaardig afzonderlijk fonds werd.32 Lange tijd bleef het BFMW het enige fonds met een sociaal doeleinde, maar op het eind van de jaren ’80 kwam er een nieuwe dynamiek op gang. Op hetzelfde moment dat de aandacht voor het kansarmoedeprobleem groeide, verwierf Vlaanderen extra geld met de zogenaamde Sint-Katharina-bonus uit 1989. Door een schuldherschikking tussen de grote steden met financiële problemen en de daaruit voortvloeiende geldstroom naar Wallonië kreeg Vlaanderen recht op compensatie. Het leeuwendeel van deze compensatie ging naar enkele grote steden als Antwerpen en Gent. Het overgebleven geld werd verdeeld over twee fondsen, met name het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen, het zogenaamde "Fonds Van den Bossche" en het Vlaams Fonds voor de Integratie van Achtergestelden, het zogenaamde "Fonds Lenssens". Het geld uit het eerste fonds werd verdeeld over de gemeenten, die het moesten gebruiken voor specifieke uitgaven die betrekking hadden op zwakke bevolkingsgroepen. De mogelijkheden voor de gemeenten om het geld te gebruiken werden beperkt door een door de minister van Binnenlandse Aangelegenheden vastgestelde bestemmingslijst. De controle op het gebruik gebeurde via het toezicht op de begroting van de gemeenten. Om geld van het tweede fonds te ontvangen dienden gemeenten en/of OCMW’s projecten ter bestrijding van de kansarmoede op te starten. Die projecten zouden zich vooral concentreren op de kansarmoede en de migrantenproblematiek. Nieuw was dat de gemeenten en/of OCMW’s voor de start een projectaanvraag en elk jaar een evaluatieverslag dienden in te dienen. Ze kregen het geld dus niet langer gewoon in de schoot geworpen.33 Men kwam echter bij de evaluatie van de fondsen, en dan met name van het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen, tot de vaststelling dat niet alle gemeenten even geïnteresseerd waren in een eigen kansarmoedebeleid en het geld niet altijd correct besteedden. Er waren ook twijfels of de verdelingscriteria wel accuraat genoeg waren. Men wou dan ook méér geld selectiever verdelen over die gemeenten die de grootste sociale problemen hadden. De Sint-Katharina-bonus werd daarom in 1990 herverdeeld over twee nieuwe fondsen: het Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen, het VFIK, en de Bijzondere Dotatie.34 Het VFIK had tot doel het lokaal beleid met betrekking tot de strijd tegen kansarmoede te

30 JANEZIC E., Evaluatie van het ‘Noodfonds: decreet van 6 juli 1994 houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten in Binnenband, 2, nr. 5, januari 1997, p. 9. 31Er is een overgangsregeling voorzien. Het Vlaams Noodfonds blijft tot eind 2004 functioneren. Het Investeringsfonds blijft tot 2005 verder werken, maar dan enkel met de tot in 2002 verleende trekkingsrechten. Tot eind 2007 zijn er uitbetalingen mogelijk. 32 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, p. 12. 33 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 206-207. 34 VRANKEN J. en GELDOF D., Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 1991, Leuven/Amersfoort, 1992, pp.104-107.


27

ondersteunen. De middelen gingen naar die 15 gemeenten die het meest te kampen hadden met een grote concentratie van kansarme bevolkingsgroepen. Deze gemeenten en hun OCMW’s dienden een algemene beleidsnota en nadien een jaarlijks projectenplan op te stellen. Een jaarlijks evaluatieverslag en een eindverslag waren eveneens verplicht. Het is duidelijk dat het VFIK de principes Vlaamse Fonds voor de Integratie van Achtergestelden overnam en verder uitwerkte.35 Bij de overstap van het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen naar de Bijzondere Dotatie gebeurde echter het omgekeerde. De Bijzondere Dotatie werd gewoon verdeeld over die gemeenten die geen geld ontvingen uit het VFIK. De gemeenten waren nu enkel nog verplicht om het geld te gebruiken om de kansarmoede te bestrijden.36 De vroegere beperkte bestedingslijst viel weg. Deze grotere bestedingsvrijheid was een compensatie voor de kleinere gemeenten, die toelieten dat men in de 15 VFIK-gemeenten het dure en intensieve armoedebeleid voortzette.37 In 1996 werden het BFMW, het VFIK en de Bijzondere Dotatie gebundeld in één fonds, het Sociaal Impulsfonds of SIF. Het SIF werd zo het derde grote fonds naast het Gemeentefonds en het Investeringsfonds. Het verleende subsidies aan gemeenten én OCMW’s met het oog op de geïntegreerde aanpak van het kansarmoedeprobleem en het herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van de achtergestelde buurten. Het vroegere onderscheid tussen VFIK-gemeenten en niet-VFIK-gemeenten bleef echter bestaan. De VFIK-gemeenten werden nu SIF+ gemeenten, die extra geld kregen van het SIF maar in ruil strenger gecontroleerd werden.38 Het SIF werd echter in 2002 afgeschaft en het geld werd grotendeels naar het Gemeentefonds overgeheveld. Men vangt de afschaffing van het Sociaal Impulsfonds echter op door automatisch 8% van de dotatie van een gemeente in het Gemeentefonds te reserveren voor het OCMW van die gemeente. Bovendien worden ook het Vlaams Stedenfonds en het Stadsvernieuwingsfonds opgericht. Het gedeelte van het SIF+ werd overgeheveld naar het nieuwe Vlaams Stedenfonds dat de Vlaamse steden financieel zal ondersteunen bij het voeren van een duurzaam stedenbeleid.39 Het Stadsvernieuwingsfonds is dan weer een echte nieuwkomer. Dit fonds werd in 2002 opgericht en verleent subsidies voor stadsvernieuwings-projecten. Niet alle hier opgesomde fondsen met sociale doeleinden werden door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies of diens rechtsvoorgangers beheerd en verdeeld. Het BFMW, het Vlaams Fonds voor de Integratie van Achtergestelden en het VFIK werden beheerd door diensten en later afdelingen van de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn. 40 Naast overheidsfondsen voor gemeenten en OCMW’s keert men op de afdeling ook nog overheidsfondsen voor provincies uit. In de eerste plaats is er het Provinciefonds. Het huidige Vlaams Provinciefonds is de opvolger van het vroegere nationale Fonds der Provinciën en heeft hetzelfde doel als het Gemeentefonds, maar dan voor de provincies. Het keert dotaties uit aan de

35 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 209-214. 36 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 207-208. 37 VRANKEN J. en GELDOF D., Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 1992-1993, Leuven/Amersfoort, 1993, p. 123. 38 Het Sociaal Impulsfonds, een instrument voor het stedelijk beleid, Brussel, 1996, p. 7-21. 39 BOUDRY L., DECOSTER G., DEJONCKHEERE G. e.a., Vlaams gemeente- en provinciedecreet en nieuwe financiering via Gemeentefonds en Stedenfonds blikvangers in binnenlands beleid voor 2003, in Binnenband, 7, nr. 30, december 2002, pp. 1-7. 40 Het BFMW werd achtereenvolgens beheerd door de dienst Maatschappelijk Welzijn, de dienst OCMW en de afdeling Welzijnszorg. Bij het VFIK is de situatie minder duidelijk. Volgens de Gids van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Instellingen van Openbaar Nut uit 1992 werd het VFIK beheert door de Dienst Financieel Beleid van provincies en Gemeenten. Volgens een ambtenaar van de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn werd het VFIK de hele tijd beheerd door de Cel Kansarmoede en later de afdeling Welzijnsbevordering. De cel Kansarmoede verscheen echter pas in de Gids van de Vlaamse overheid van 1994. Aangezien er in het klassement van de afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies slechts enkele dossiers rond het VFIK teruggevonden werden, is het logisch dat men vrij snel na de start alle series overgebracht heeft naar de cel Kansarmoede. De series zouden dus op de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn moeten terug te vinden zijn.


28

provincies voor de ondersteuning van hun algemene opdrachten en hun werking.41 Een deel van het Investeringsfonds werd sinds 1991 ook over de provincies verdeelt. Door de integratie van het Investeringsfonds in het Gemeentefond zullen ook de middelen voor de provincies in het Gemeentefonds opgenomen worden. De afdeling heeft ten slotte ook een nauwe band met een aantal adviesorganen. Personeelsleden van de afdeling verzorgen het secretariaat van de Adviescommissie Vlaams Noodfonds en van de onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest van het Comité C1 voor de plaatselijke en provinciale overheidsdiensten. Dit gebeurt eveneens voor het Adviescollege voor lokale ambtenaren en het Adviescollege voor lokale topambtenaren, twee van de drie adviescolleges van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen. Hun opdrachten en hun eigen archiefvorming worden in het tweede deel van dit werk besproken. In het volgende onderdeel wordt de archiefbeheer van de archiefvormers beschreven. Hierdoor zal men sneller het verband kunnen leggen tussen het archiefbeheersplan en de actuele situatie. 2. Archiefbeheer Er bestaat een centraal klassement voor de hele afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Door de groei van de Vlaamse overheid is er echter een groot tekort aan ruimte in het Markiesgebouw. Het grootste deel van het klassement van de afdeling zit bijgevolg in kleine aparte opslagruimtes of in kasten op de gangen. Men gebruikt nog steeds het oude systeem van het ministerie van Binnenlandse Zaken om de dossiers te klasseren. Elke provincie heeft een eigen nummer: Antwerpen is 1, Vlaams-Brabant 2, Limburg 5, Oost-Vlaanderen 8 en West-Vlaanderen 9. Het nummer van de gemeente is de combinatie van het getal van de provincie met een eigen getal. Zo heeft de gemeente Aalst in Oost-Vlaanderen het nummer 801. De dossiers rond het toezicht op het personeelsbeleid van provincies en gemeenten zitten allemaal samen. Achtereenvolgens volgen voor elke provincie en gemeente de volgende categorieën elkaar op: personeelsformatie, administratief statuut, aanwervingen en bevorderingen, benoemingen, geldelijk statuut, bevorderingen, syndicaal statuut en ontslagen. Binnen elke categorie worden de verschillende dossiers dan chronologisch geordend. Daarnaast is er een aparte kast met de zogenaamde AG-series, de algemene dossiers. Binnen het dossiers rond het toezicht op het financieel beleid vinden we hetzelfde onderscheid tussen de individuele dossiers en de algemene dossiers. De individuele dossiers werden hier wel wat meer gegroepeerd. Door de overheveling van het toezicht op de OCMW’s heeft men in 1998 voor alle dossiers rond OCMW’s aparte series gecreëerd. Hetzelfde gebeurde voor de dossiers inzake de politiezones en het financieel beheer van de kerkfabrieken in 2002. Vroeger maakten fiches het mogelijk om alles terug te vinden. Omdat dit fichesysteem te omslachtig werd, verving de toenmalige dienst Provincie- en Gemeentepersoneel dit al in 1992 door een PERS-databank. In 1998 voerde men ten slotte voor alle dossiers van de afdeling een volledig nieuw geïnformatiseerd systeem voor dossieropvolging in, ROBIN. Dat is de afkorting voor Registratie en Opvolging van Briefwisseling In een Netwerkomgeving. Uit de naam blijkt duidelijk dat ROBIN eigenlijk een informatiesysteem is om inkomende en uitgaande brieven te registreren en niet om dossiers te klasseren. Men lost dit op door enkel het eerste stuk van een dossier in ROBIN te registeren en alle bijhorende stukken in hetzelfde dossier te steken. Die registratie gebeurt door elk dossier toe te wijzen aan één van de verschillende series binnen het klassement en door ze daarbij ook nog een chronologisch ROBIN-nummer te geven. Men heeft niet de kans gehad om de oudere dossiers in ROBIN in te voeren, maar men kan er gelukkig wel nog beroep doen op de oude steekkaarten. Voor alle duidelijkheid wordt hieronder een 41 De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991, Brussel, 1991, p. 154.


29

alfabetisch overzicht gegeven van de bestaande indeling van het klassement van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en de types dossiers die daarin zitten. Doordat de opdrachten van de afdeling zo goed afgebakend zijn (zie hoger), zijn de series dat ook. Slechts in een paar gevallen zitten verschillende types dossiers samen in één serie, zoals bij de dossiers inzake het toezicht op de OCMW’s. Deze series sluiten logischerwijze vaak aan met de belangrijkste categorieën van het oude classificatiesysteem. Zo is er nog steeds een duidelijk onderscheid te zien is tussen de series van de vroegere dienst Provincie- en Gemeentepersoneel die nu met de begincode PE dragen en de dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten die nu de begincode FB dragen. FB-AD: Financieel Beleid – Algemene Dossiers Dossiers inzake de bevoegdheden, de organisatie en de werking van de eigen dienst Dossiers inzake het beleid met betrekking tot de financiële aangelegenheden van gemeenten en provincies Dossiers inzake het toezicht op schuldherschikkingen door gemeenten Dossiers inzake het toezicht op de gemeentelijke boekhouding en de gemeentekas Dossiers inzake het toezicht op de consolidatieleningen van gemeenten Dossiers inzake de dotaties aan gemeenten in het kader van het Gemeentefonds voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van de gemeenten Dossiers inzake de toekenning van saneringsleningen aan gemeenten het kader van het Hulpfonds van het Gemeentefonds voor de ondersteuning van gemeenten met bezwaarde financiële toestand Dossiers inzake de prefinanciering van de financiële lasten voortkomend uit de schulden van gemeenten in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën Dossiers inzake tussenkomsten in de financiering van de pensioenlasten van steden in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën Dossiers inzake het bijzonder krediet in het kader van het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen Dossiers inzake de bijzondere dotatie aan de gemeenten in het kader van het Gemeentefonds voor de bijkomende financiering van de algemene opdrachten en werking van sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest Dossiers inzake de subsidies aan gemeenten in het kader van het Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen van gemeenten Dossiers inzake de subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten geconfronteerd met belangrijke en onverwachte bijkomende uitgaven Dossiers inzake subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader van het Vlaams Fonds voor de integratie van kansarmen voor de financiering van het lokaal beleid met betrekking tot de strijd tegen de kansarmoede Dossiers inzake de dotaties aan provincies in het kader van het Provinciefonds voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van provincies Dossiers inzake de subsidies aan provincies in het kader van het Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen FB-ADB: Financieel Beleid – Algemene Dossiers Belastingen Dossiers inzake het toezicht op belastingen en retributies van gemeenten FB-GEM-FT: Financieel Beleid – Gemeenten – Financiële Toestand FB-GEM-BEGW: Financieel Beleid – Gemeenten – Begrotingswijzigingen Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten waarvoor de Vlaamse Gemeenschap leningen waarborgt


30

Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten waarvoor de Vlaamse Gemeenschap leningen waarborgt Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van gemeenten Dossiers inzake de subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten geconfronteerd met belangrijke en onverwachte bijkomende uitgaven Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van districten* Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van districten FB-KERKF: Financieel Beleid – Kerkfabrieken Afschriften van de begrotingen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst Afschriften van de begrotingen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst, bestuursraden der Protestantse eredienst, bestuursraden der Anglicaanse eredienst en bestuursraden der Israëlische eredienst Afschriften van de rekeningen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst Afschriften van de rekeningen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst, bestuursraden der Protestantse eredienst, bestuursraden der Anglicaanse eredienst en bestuursraden der Israëlische eredienst FB-O: Financieel Beleid – OCMW’s Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van OCMW’s Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van OCMW’s Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door OCMW’s* Dossiers inzake het toezicht op de boekhouding van OCMW’s FB-POLITIE: Financieel Beleid – Politiezones Dossiers inzake het toezicht op de vaststelling van de gemeentelijke dotatie aan de politiezone Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van politiezones Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van politiezones Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door politiezones* Dossiers inzake het toezicht op de boekhouding en de kas van politiezones* FB-PRO-BEG: Financieel Beleid – Provincies – Begrotingen Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van provincies FB-PRO-BEGW: Financieel Beleid – Provincies – Begrotingswijzigingen Dossiers inzake het toezicht op de begrotingswijzigingen van provincies FB-PRO-BEL: Financieel Beleid – Provincies – Belastingen Dossiers inzake het toezicht op de belastingen en retributies van provincies FB-PV’s: Financieel Beleid – Parlementaire Vragen Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen over financiële aangelegenheden van ondergeschikte besturen door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en haar rechtsvoorgangers


31

PE-AG-AANW&BEV: Personeelsbeleid – Algemeen – Aanwervingen en Bevorderingen Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-ADMIN STAT: Personeelsbeleid – Algemeen – Administratief Statuut Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-BEN: Personeelsbeleid – Algemeen – Benoemingen Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-BEV: Personeelsbeleid – Algemeen – Bevorderingen Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-COMITE C: Personeelsbeleid – Algemeen – Comité C* PE-AG-FORM: Personeelsbeleid – Algemeen – Personeelsformaties Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-GELD STAT: Personeelsbeleid – Algemeen – Geldelijk Statuut Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-NOBE: Personeelsbeleid – Algemeen – Nationale Orden en Burgerlijke Eretekens Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel, OCMW-personeel en provinciepersoneel PE-AG-OTS: Personeelsbeleid – Algemeen – Ontslagen Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-SYND STAT: Personeelsbeleid – Algemeen – Syndicaal Statuut Dossiers inzake het beleid met betrekking tot personeelsaangelegenheden van gemeenten en provincies PE-AG-VORM: Personeelsbeleid – Algemeen – Vorming Dossiers inzake de subsidies aan provincies voor de ondersteuning van de vorming van lokale ambtenaren Dossiers inzake de subsidies aan organisaties voor de ondersteuning van de vorming van lokale ambtenaren Dossiers inzake de subsidies aan organisaties voor de ondersteuning van de vorming van lokale topambtenaren PE-GEM-AANW&BEV: Personeelsbeleid – Gemeenten – Aanwervingen en Bevorderingen Dossiers inzake het toezicht op de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor het statutair gemeentepersoneel


32

PE-GEM-ADMIN STAT: Personeelsbeleid – Gemeenten – Administratief Statuut Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het statutair gemeentepersoneel PE-GEM-BEN: Personeelsbeleid – Gemeenten – Benoemingen Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het statutair gemeentepersoneel PE-GEM-BEV: Personeelsbeleid – Gemeenten – Bevorderingen Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het statutair gemeentepersoneel PE-GEM-FORM: Personeelsbeleid – Gemeenten – Personeelsformaties Dossiers inzake het toezicht op de personeelsformaties van gemeenten PE-GEM-GELD STAT: Personeelsbeleid – Gemeenten – Geldelijk Statuut Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het statutair gemeentepersoneel PE-GEM-OTS: Personeelsbeleid – Gemeenten – Ontslagen Dossiers inzake het toezicht op ontslag van statutaire personeelsleden als gevolg van negatieve evaluaties door gemeenten en op negatieve evaluaties van titularissen van wettelijke graden door gemeenten PE-GEM-SYND STAT: Personeelsbeleid – Gemeenten – Syndicaal Statuut Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van gemeentepersoneel PE-GEM-VORM: Personeelsbeleid – Gemeenten – Vorming* PE-MV’s: Personeelsbeleid – Mondelinge Vragen Dossiers inzake het beantwoorden van mondelinge vragen in het Vlaams Parlement over personeelsaangelegenheden van ondergeschikte besturen door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies PE-O: Personeelsbeleid – OCMW’s Dossiers inzake het beleid met betrekking tot de personeelsaangelegenheden van OCMW’s Dossiers inzake het toezicht op personeelsformaties van OCMW’s Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op aanwerving en bevorderingsvoorwaarden voor het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van het OCMW-personeel Dossiers inzake het toezicht op het ontslag van personeelsleden als gevolg van negatieve evaluaties door OCMW’s en op negatieve evaluaties van titularissen van wettelijke graden door OCMW’s PE-PRO-AANW&BEV: Personeelsbeleid – Provincies – Aanwervingen en Bevorderingen Dossiers inzake het toezicht op aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor het statutair provinciepersoneel PE-PRO-ADMIN STAT: Personeelsbeleid – Provincies – Administratief Statuut Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het statutair provinciepersoneel


33

PE-PRO-BEN: Personeelsbeleid – Provincies – Benoemingen Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het statutair provinciepersoneel PE-PRO-BEV: Personeelsbeleid – Provincies – Bevorderingen Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het statutair provinciepersoneel PE-PRO-FORM: Personeelsbeleid – Provincies – Personeelsformaties Dossiers inzake het toezicht op de personeelsformaties van provincies PE-PRO-GELD STAT: Personeelsbeleid – Provincies – Geldelijk Statuut Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het statutair provinciepersoneel PE-PRO-OTS: Personeelsbeleid – Provincies – Ontslagen Dossiers inzake het toezicht op het ontslag van personeelsleden als gevolg van negatieve evaluaties door provincies en op negatieve evaluaties van titularissen van wettelijke graden door provincies PE-PRO-SYND STAT: Personeelsbeleid – Provincies – Syndicaal Statuut Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van provinciepersoneel PE-PV’s: Personeelsbeleid – Parlementaire Vragen Dossiers inzake het beantwoorden van parlementaire vragen over personeelsaangelegenheden van ondergeschikte besturen door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en haar rechtsvoorgangers PE-ZONE: Personeelsbeleid – Politiezones Dossiers inzake het toezicht op personeelsformaties van politiezones Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van politiezones* Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van politiezones* Afschriften van de rekeningen van politiezones* Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van politiezones Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door politiezones* Dossiers inzake het toezicht op de boekhouding en de kas van politiezones* Men moet er wel rekening mee houden dat niet alles in het centraal klassement bewaard wordt. In de eerste plaats worden allerlei praktische documenten apart bewaard, zoals de omzendbrieven, de minuten van de uitgaande brieven en de ministeriële besluiten. Dat geldt eveneens voor de notulen en de briefwisseling van het Vlaams Noodfonds en de notulen van het Comité C1, Onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest, het Adviescollege voor lokale ambtenaren en het Adviescollege voor lokale topambtenaren. De belangrijkste series buiten het centraal klassement zijn echter de series van de vroegere cel Sociaal Impulsfonds en de huidige cel Stedenbeleid. Men houdt daar zelf de dossiers bij inzake het Sociaal Impulsfonds, het Stedenfonds en het Stadsvernieuwingsfonds. Daarnaast worden ook de afschriften van begrotingen en rekeningen apart bewaard. En er zijn natuurlijk ook de louter digitale archiefproducten, zoals de gegevensbanken voor de uitkering van de overheidsfondsen voor gemeenten, OCMW’s en provincies. Ook het project rond de nieuwe boekhouding voor gemeenten en OCMW’s brengt alleen digitale archiefproducten voort. Naast het Markiesgebouw is er nog het depot van het departement EWBL in Grimbergen, waar de verschillende administraties van het departement hun oude dossiers kunnen laten opbergen. Daar werden van de afdeling nog een aantal dossiers inzake de personeelsformaties van gemeenten en provincies uit de periode 1975-1991 aangetroffen.


34

Een laatste woord over de toegepaste selectiepolitiek. In grote lijnen komt het er op neer dat de beleidsdossiers van de afdeling bewaard worden en de individuele toezichtdossiers vernietigd worden, met dien reserve dat een aantal dossiers bewaard worden om de procedures te illustreren. Dit sluit aan bij de vroegere selectie van dossiers van het ministerie van Binnenlandse Zaken.42 Heel wat van de informatie uit de individuele dossiers is immers ook terug te vinden op het niveau van het ondergeschikt bestuur, dus bij de gemeente, het OCMW, de provincie of de kerkfabriek zelf.43 Uiteraard zijn er een aantal uitzonderingen op de stelregel om de individuele toezichtdossiers te vernietigen. Zo werden alle dossiers rond het toezicht op de taalwetgeving integraal bewaard. Het is immers overduidelijk dat deze van groot historisch belang zijn. Zo worden ook de dossiers inzake de begrotingen en rekeningen van (kathedrale kerkfabrieken) bewaard, omdat uit de eerder bij het Rijksarchief verschenen richtlijnen bleek dat alle bij de begrotingen en rekeningen horende stukken en briefwisseling kunnen worden vernietigd.

42 G. MARÉCHAL, Ministerie van Binnenlandse Zaken. Provincie- en Gemeentefinanciën (ca. 1923-1964) (Algemeen Rijksarchief. Toegangen in beperkte oplage - Archives générales du Royaume. Instruments de recherche à tirage limité 405), Brussel, 1996, 9 p. 43 Voor meer informatie over de archiefvorming en -selectie op het gemeentelijk niveau, zie: G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel I Burgerlijke Stand, Bevolking, Militie, Financiën (Miscellanea archivistica 41), Brussel, 1986, 117 p.; G. MARÉCHAL (ed.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en Advies. Deel II Personeel, Openbare Veiligheid en Inwendige Ordehandhaving, Openbare Gezondheid en Milieubeheer, Openbare werken en Ruimtelijke ordening, Cultuur, Toerisme, Jeugd, Sport en Recreatie (Miscellanea archivistica studia 7), Brussel, 1990, 134 p.; G. MARÉCHAL (ed.), Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en Advies. Deel III (Miscellanea archivistica studia 45), Brussel, 1993, 201 p. Voor OCMW’s, zie: J. VERSCHAEREN, Burgerlijke godshuizen, burelen van weldadigheid, Commissies van Openbare Onderstand en Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn. Organisatie, bevoegdheden, archiefvorming (Miscellanea archivistica manuale 46), Brussel, 2001, 401 p. Voor meer informatie over archiefvorming en -selectie bij de provinciale administraties, zie de bewaar- en vernietigingslijst van het West-Vlaams Provinciaal Archief op www.west-vlaanderen.be/archiefdienst. Voor meer informatie over archiefvorming en -selectie bij de kerkfabrieken, zie: W. DE KEYZER, A. MINKE, M. VAN DER EYCKEN en R. VAN LAERE, Richtlijnen en aanbevelingen voor het beheer van het archief van de kerkfabriek en van andere parochiearchieven, Brussel, 1997, 105 p.


35

B. OVERZICHT VAN BELEIDSDOMEINEN, TAAKGEBIEDEN, TAKEN EN HANDELINGEN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ONDERSTEUNING TAAK ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Handelingen beheren van de briefwisseling .............................................................. 42 beantwoorden van parlementaire vragen .............................................. 42 bijhouden van wet- en regelgeving....................................................... 44 organiseren van de werking van de eigen dienst .................................. 45 verzorgen van het secretariaat van afdelingsvergaderingen ................. 45 TAAK SECRETARIAAT RADEN EN COMMISSIES Handelingen verzorgen van het secretariaat van de Adviescommissie Vlaams

Noodfonds ............................................................................................ 47 verzorgen van het secretariaat van het Comité C1 voor de plaatselijke

en provinciale overheidsdiensten, onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest ................................................................................ 47

verzorgen van het secretariaat van het Interdepartementaal

Sturingsorgaan Sociaal Impulsfonds (ISOSIF)..................................... 48 verzorgen van het secretariaat van het Overleg Kabinet-Administratie

(OKASIF) ............................................................................................. 49 verzorgen van het secretariaat van het Vormingscentrum voor Lokale

Besturen, Adviescollege voor lokale ambtenaren................................. 49 verzorgen van het secretariaat van het Vormingscentrum voor Lokale

Besturen, Adviescollege voor lokale topambtenaren............................ 50 TAAKGEBIED ONDERGESCHIKTE BESTUREN TAAK VOORBEREIDING, OPVOLGING EN EVALUATIE VAN HET BELEID

MET BETREKKING TOT ONDERGESCHIKTE BESTUREN Handelingen voorbereiden, opvolgen en evalueren van het beleid met betrekking tot

ondergeschikte besturen........................................................................ 51 ontwikkelen van een nieuw geïnformatiseerd budgetterings- en

boekhoudingsysteem voor ondergeschikte besturen............................. 52


36

TAAKGEBIED GEMEENTEN TAAK TOEZICHT OP GEMEENTEN Handelingen uitoefenen van het algemeen toezicht op gemeenten............................ 53 uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van gemeenten .... 54 uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van

gemeentepersoneel................................................................................ 55 uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van gemeente-

personeel .............................................................................................. 57 uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van gemeente-

personeel ............................................................................................... 58 uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het

gemeentepersoneel of gemeentelijke titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties ...................................................... 59

uitoefenen van toezicht op de tuchtmaatregelen genomen ten opzichte

van leden van het gemeentepersoneel................................................... 60 uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van

gemeenten ............................................................................................. 61 uitoefenen van toezicht op de rekeningen van gemeenten en de

eindrekening van de gemeenteontvanger.............................................. 63 uitoefenen van toezicht op de belastingen en retributies van

gemeenten ............................................................................................ 64 uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door

gemeenten ............................................................................................ 65 uitoefenen van toezicht op de gemeentelijke boekhouding en de

gemeentekas.......................................................................................... 66 uitoefenen van toezicht op de vaststelling van de gemeentelijke dotatie

aan de politiezone ................................................................................. 67 uitoefenen van toezicht op de consolidatieleningen van gemeenten .... 68 TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR GEMEENTEN Handelingen verlenen van dotaties aan gemeenten in het kader van het

Gemeentefonds voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van gemeenten ........................................................................ 69


37

verlenen van saneringsleningen aan gemeenten in het kader van het Hulpfonds van het Gemeentefonds voor de ondersteuning van gemeenten met bezwaarde financiële toestand ..................................... 70

prefinancieren van de financiële lasten voortkomend uit de schulden

van gemeenten in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën ......................................................... 71

verlenen van een tussenkomst in de financiering van de pensioenlasten

van steden in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën..................................................................... 72

verlenen van een bijzonder krediet aan gemeenten in het kader van het

Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen............................................... 73

verlenen van een bijzondere dotatie aan de gemeenten in het kader van

het Gemeentefonds voor de bijkomende financiering van de algemene opdrachten en werking van sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest .................................................................................................. 74

verlenen van subsidies aan gemeenten in het kader van het

Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen van gemeenten ...................................................................................... 74

verlenen van subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams

Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten die ten gevolge van bijzondere omstandigheden het hoofd moeten bieden aan belangrijke bijkomende uitgaven............................................................................. 76

verlenen van subsidies aan steden in het kader van het Vlaams

Stedenfonds voor de ondersteuning van een duurzaam stedenbeleid ... 77 verlenen van subsidies aan steden in het kader van het

Stadsvernieuwingsfonds voor de ondersteuning van stadsvernieuwings-projecten ............................................................................................... 77

TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR GEMEENTEPERSONEEL Handelingen toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel ................................. 79 TAAKGEBIED OCMW’S TAAK TOEZICHT OP OCMW’S Handelingen uitoefenen van het algemeen toezicht op OCMW’s ............................. 81 uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van OCMW’s....... 82 uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van OCMW-

personeel ............................................................................................... 82


38

uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van OCMW-

personeel ............................................................................................... 84

uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van OCMW-personeel ............................................................................................... 84

uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het OCMW-

personeel of OCMW-titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties .............................................................................. 85

uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van

OCMW’s .............................................................................................. 86 uitoefenen van toezicht op de rekeningen van OCMW’s ..................... 87 uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door OCMW’s... 88 uitoefenen van toezicht op de boekhouding van OCMW’s .................. 88 TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR OCMW-PERSONEEL Handelingen toekennen van eretekens aan OCMW-personeel .................................. 90 TAAKGEBIED GEMEENTEN EN OCMW’S TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR GEMEENTEN EN OCMW’S Handelingen verlenen van subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader van het

Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen (VFIK) voor de financiering van het lokaal beleid met betrekking tot de strijd tegen de kansarmoede ......................................................................................... 92

verlenen van subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader van het

Sociaal Impulsfonds (SIF) voor het herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede ......................................................................................... 93

TAAKGEBIED DISTRICTEN TAAK TOEZICHT OP DISTRICTEN Handelingen uitoefenen van het algemeen toezicht op districten .............................. 95 uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van

districten ............................................................................................... 95 uitoefenen van toezicht op de rekeningen van districten ...................... 96


39

TAAKGEBIED POLITIEZONES TAAK TOEZICHT OP POLITIEZONES Handelingen uitoefenen van het algemeen toezicht op politiezones.......................... 98 uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van politiezones ... 98 uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van

politiezones ........................................................................................... 99 uitoefenen van toezicht op de rekeningen van politiezones................ 100 uitoefenen van toezicht op schuldherschikkingen door politiezones.. 101 uitoefenen van toezicht op de boekhouding en de kas van

politiezones ......................................................................................... 102 TAAKGEBIED PROVINCIES TAAK TOEZICHT OP PROVINCIES Handelingen uitoefenen van het algemeen toezicht op provincies .......................... 103 uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van provincies .... 103 uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van provincie-

personeel ............................................................................................. 104 uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van provincie-

personeel ............................................................................................. 106 uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van provincie-

personeel ............................................................................................. 107 uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het

provinciepersoneel of provinciale titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties ......................................................... 108

uitoefenen van toezicht op de begrotingen en de begrotingswijzigingen

van provincies..................................................................................... 108 uitoefenen van toezicht op de belastingen en retributies van

provincies............................................................................................ 109 uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door

provincies............................................................................................ 110


40

TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR PROVINCIES Handelingen verlenen van dotaties aan provincies in het kader van het Provinciefonds

voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van provincies............................................................................................ 112

verlenen van subsidies aan provincies in het kader van het

Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen....................................................................................... 112

verlenen van subsidies aan provincies voor de ondersteuning van de

vorming van lokale ambtenaren.......................................................... 113 TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR PROVINCIEPERSONEEL Handelingen toekennen van eretekens aan provinciepersoneel ............................... 115 TAAKGEBIED KERKFABRIEKEN OF BESTUURSRADEN VAN DE

ERKENDE EREDIENSTEN TAAK TOEZICHT OP KERKFABRIEKEN OF BESTUURSRADEN VAN DE

ERKENDE EREDIENSTEN Handelingen uitoefenen van toezicht op de begrotingen van (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten .............. 117 uitoefenen van toezicht op de begrotingen van (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten .............. 117 uitoefenen van toezicht op de rekeningen van (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten .............. 119 TAAKGEBIED ORGANISATIES TAAK SUBSIDIES VOOR ORGANISATIES Handelingen verlenen van subsidies voor onderzoeken en experimenten met supra-

communale waarde of draagwijdte in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)............................................................................... 121

verlenen van subsidies aan verenigingen die actief zijn in en voor de

vierde wereld in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) ........... 122 verlenen van subsidies aan organisaties voor vorming, begeleiding en

sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF).......... 123 verlenen van subsidies aan organisaties voor de organisatie van

vormingsinitiatieven voor lokale en provinciale ambtenaren............. 124


41

verlenen van subsidies aan organisaties voor de organisatie van vormingsinitiatieven voor lokale topambtenaren................................ 125


42

C. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ONDERSTEUNING TAAK ADMINISTRATIEF-JURIDISCH BEHEER Handeling beheren van de briefwisseling Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en

Lokale Besturen en Algemene Directie van het Financieel Beleid van de Regionale en Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Gemeente- en Provinciepersoneel en Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Archiefproducten Minuten van de uitgaande brieven van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en

haar rechtsvoorganger datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Minuten van de uitgaande brieven van de cel Sociaal Impulsfonds (SIF) van de afdeling

Gemeenten, OCMW’s en Provincies datering 1997-2002 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling beantwoorden van parlementaire vragen Datering 1111-9999


43

Grondslagen 1 maart 1984, Omzendbrief S.G./84/3. Betreft procedure inzake de

schriftelijke vragen van de leden van de Vlaamse Raad (Omzendbrieven AJAV) 1 februari 1988, Dienstorder 88/2. Onderwerp: Schriftelijke vragen – procedure. (Omzendbrieven AJAV) 1988, Omzendbrief 1988/14. Betreft: Schriftelijke vragen van de Vlaamse Raad (Omzendbrieven AJAV) 22 december 1994, Omzendbrief VR 94/14 betreffende schriftelijke vragen van het Vlaams Parlement (Omzendbrieven AJAV) 4 maart 1997, Omzendbrief VR 97/14. Betreft: Schriftelijke vragen van het Vlaams Parlement (Omzendbrieven AJAV)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en


Archiefproducten

Dossiers inzake de parlementaire vragen voor de afdeling Gemeenten, OCMW’s en

Provincies en haar rechtsvoorgangers over de personeelsaangelegenheden van ondergeschikte besturen

datering 1988-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de mondelinge vragen in het Vlaams Parlement voor de afdeling

Gemeenten, OCMW’s en Provincies over de personeelsaangelegenheden van ondergeschikte besturen

datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de parlementaire vragen voor de afdeling Gemeenten, OCMW’s en

Provincies en haar rechtsvoorgangers over de financiële aangelegenheden van ondergeschikte besturen

datering 1988-9999 ordening chronologisch


44

toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake de parlementaire vragen voor de cel Sociaal Impulsfonds (SIF) van de

afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies over het Sociaal Impulsfonds datering 1996-2002 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling bijhouden van wet- en regelgeving Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en


Archiefproducten Omzendbrieven van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en haar

rechtsvoorgangers datering 1967-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Ministeriële besluiten inzake de personeelsaangelegenheden van ondergeschikte besturen

van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en haar rechtsvoorgangers datering 1979-1982 en 1995-9999 ordening chronologisch en vanaf 1995 op maand, daarbinnen achtereenvolgens

alfabetisch op gemeente, alfabetisch op provincie en alfabetisch op OCMW

toegang geen


45

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Ministeriële besluiten inzake de financiële aangelegenheden van ondergeschikte besturen

van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies en haar rechtsvoorgangers datering 1962-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling organiseren van de werking van de eigen dienst Datering 1984-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten

1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Archiefproducten

Dossiers inzake de bevoegdheden, de organisatie en de werking van de afdeling Gemeenten,

OCMW’s en Provincies en haar rechtsvoorgangers datering 1986-9999 ordening thematisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 5 jaar def. bestemming BEWAREN na selectie belangrijkste dossiers Handeling verzorgen van het secretariaat van afdelingsvergaderingen Datering 1997-1999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-1999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies


46

Archiefproducten

Notulen van de vergaderingen van de cel Sociaal Impulsfonds (SIF) van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

datering 1997-1999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


47

TAAK SECRETARIAAT RADEN EN COMMISSIES Handeling verzorgen van het secretariaat van de Adviescommissie Vlaams

Noodfonds Datering 1994-9999 Grondslagen 6 juli 1994, Decreet houdende diverse bepalingen inzake de financiering

van de gemeenten (B.S., 27/07/1994, p. 19367). 29 september 1994, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 6 juli 1994… (B.S., 03/12/1994, p. 30042)

5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)

Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten


Archiefproducten

Notulen van de Commissie van het Vlaams Noodfonds

datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Briefwisseling van de Commissie van het Vlaams Noodfonds

datering 1995-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verzorgen van het secretariaat van het Comité C1 voor de

plaatselijke en provinciale overheidsdiensten, onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest

Datering 1993-9999 Grondslagen - Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1995-2000


48

Administratie Binnenlandse Aangelegenheden. De Vlaamse administratie voor de lokale besturen, Brussel, 2001, p. 14. interviews

Archiefvormers 1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen De afdeling verzorgt het secretariaat pas sinds 1997. Tussen 1993 en

1997 gebeurde dit op het kabinet van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden.

Archiefproducten

Notulen en bijhorende stukken van de sectorale onderhandelingen in het Comité C1 voor de

plaatselijke en provinciale overheidsdiensten, Onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest

datering 1997-9999 ordening op jaar toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verzorgen van het secretariaat van het Interdepartementaal

Sturingsorgaan Sociaals Impulsfonds (ISOSIF) Datering 1997-2000 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-2001: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten Notulen en bijhorende stukken van het Interdepartementaal Sturingsorgaan Sociaals

Impulsfonds (ISOSIF) datering 1997-2001 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


49

Handeling verzorgen van het secretariaat van het Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds (OKASIF)

Datering 1997-2000 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-2000: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten Notulen en bijhorende stukken van het Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds

(OKASIF) datering 1997-2000 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verzorgen van het secretariaat van het Vormingscentrum voor

Lokale Besturen, Adviescollege voor lokale ambtenaren Datering 2002-9999 Grondslagen 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de

voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren (B.S., 17/04/2002, p. 15609)

Bronnen Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Brussel, 2002, 12 p.

interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten Notulen van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Adviescollege voor lokale

ambtenaren datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


50

Handeling verzorgen van het secretariaat van het Vormingscentrum voor

Lokale Besturen, Adviescollege voor lokale topambtenaren Datering 2002-9999 Grondslagen 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de



interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten Notulen van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Adviescollege voor lokale

topambtenaren datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


51

TAAKGEBIED ONDERGESCHIKTE BESTUREN TAAK VOORBEREIDING, OPVOLGING EN EVALUATIE VAN HET BELEID

MET BETREKKING TOT ONDERGESCHIKTE BESTUREN Handeling voorbereiden, opvolgen en evalueren van het beleid met betrekking

tot ondergeschikte besturen Datering 1111-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en


Archiefproducten Dossiers inzake het beleid met betrekking tot de personeelsaangelegenheden van gemeenten

en provincies datering 1974-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen In ROBIN bestaan er in feite verschillende series met beleidsdossiers,

en dan met name over het beleid met betrekking tot de personeelsformaties, het administratief statuut, aanwervingen en bevorderingen, het geldelijk statuut en het syndicaal statuut. Doordat deze series erg klein zijn, werd er voor gekozen om deze hier onder een meer algemene term op te nemen.

Dossiers inzake het beleid met betrekking tot de financiële aangelegenheden van

gemeenten, OCMW’s en provincies datering 1974-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN


52

Dossiers inzake het beleid met betrekking tot de personeelsaangelegenheden van OCMW’s datering 1998-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Stukken betreffende het beleid met betrekking tot het Sociaal Impulsfonds (SIF)

datering 1996-2002 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling ontwikkelen van een nieuw geïnformatiseerd budgettering- en

boekhoudingsysteem voor ondergeschikte besturen Datering 2000-9999 Grondslagen 18 mei 2000, Omzendbrief betreffende de invoering van de nieuwe

OCMW-beleidsinstrumenten (www.binnenland.vlaanderen.be/ngob) Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 2002

interviews www.binnenland.vlaanderen.be/ngob Archiefvormers 2000-2002: Afdeling Inspectie en Toezicht 2003-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Doordat men met een beperkte budget een breed publiek moet zien te

bereiken, maakt men vooral gebruik van het internet. De website www.binnenland.vlaanderen.be/ngob maakt deel uit van de algemene website www.binnenland.vlaanderen.be die beheerd wordt door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verzorgen van de externe contacten’ in het archiefbeheersplan van de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen.


53

TAAKGEBIED GEMEENTEN TAAK TOEZICHT OP GEMEENTEN Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op gemeenten Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 28 juni 1985, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie van de procedure alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 17/09/1985, p. 13300). 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648).

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-2002.

interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het personeel van de Regionale en

Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Opmerkingen Dit is eigenlijk geen echte handeling. Het algemeen administratief

toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Doordat het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, werd er voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Het gaat dan om het toezicht op personeelsformaties, op het administratief statuut, op het geldelijk statuut, op het syndicaal statuut, op begrotingen en begrotingswijzigingen, op belastingen en retributies, op schuldherschikkingen en op de vaststelling van de gemeentelijke dotatie aan de politiezone. Belangrijkste argument is dat voor verschillende van deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Een ander argument voor afsplitsing is dat sommige handelingen een maatschappelijk belang kunnen hebben. Met


54

deze ene handeling worden de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. Deze laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van gemeenten Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 28 juni 1985, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie van de procedure alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 17/09/1985, p. 13300). 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet…tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648). 15 juli 2002, Decreet tot wijziging van het decreet van 28 april 1993… (B.S., 15/10/2002, p. 47017). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/12… (B.S., 15/10/2002, p. 47052)




Opmerkingen Het toezicht op de personeelsformaties wordt nu uitgeoefend via een

aangepast algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur én de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. Tussen 1993 en 2002 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden. Tot 1993 gebeurde het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden voor de grotere gemeenten en een goedkeurings-toezicht van de provinciegouverneur voor de kleinere gemeenten. In dat laatste geval was er vanaf 1985 beroep mogelijk bij de minister. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.


55

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de personeelsformaties van gemeenten

datering 1975-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen

chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn tot vervanging door volledig nieuwe personeelsformatie def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De afdeling heeft enkel de meest recente versie van de

personeelsformatie nodig. Bijgevolg heeft de oudere versie bij ontvangst van een volledig nieuwe of een gecoördineerde versie van de personeelsformatie geen nut meer.

Handeling uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van

gemeentepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet … (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 28 juni 1985, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie van de procedure alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 17/09/1995, p. 13300). 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648)




Opmerkingen Met administratief statuut bedoelt men de aanwervingen, bevorderingen

en de benoemingen. De hierboven vermelde grondslagen hebben enkel


56

betrekking op het toezicht op de besluiten van de gemeenteraad betreffende de wervings- en bevorderingsvoorwaarden. Het toezicht wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur en naar de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. Tot 1993 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden voor de grotere ge-meenten en een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur voor de kleinere gemeenten. In dat laatste geval was er vanaf 1985 beroep mogelijk bij de minister. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het statutair

gemeentepersoneel datering 1980-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen

chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers dienen momenteel vrij lang bewaard te worden. Sommige

statuten zijn immers vrij oud en worden gewoon met wijzigingen aangepast. Indien de afdeling ooit over gecoördineerde versies beschikt, heeft men enkel deze versie nodig en kan men net als bij de personeelsformaties bij ontvangst van een nieuwe of gecoördineerde versie de oudere dossiers vernietigen.

Dossiers inzake het toezicht op de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor het

statutair gemeentepersoneel datering 1980-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen


aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden zijn immers vrij oud en worden gewoon met wijzigingen aangepast. Indien de afdeling ooit over gecoördineerde versies beschikt, heeft men enkel deze versie nodig en kan men net als bij de personeelsformaties bij ontvangst van een nieuwe of gecoördineerde versie de oudere dossiers vernietigen.

Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het statutair gemeentepersoneel


chronologisch


57

toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en hebben dus niet zo

lang nut. Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het statutair gemeentepersoneel


chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en hebben dus niet zo

lang nut. Handeling uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van

gemeentepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 14 februari 1961, Wet voor economische expansie, sociale vooruitgang

en financieel herstel (B.S., 15/02/1961, p. 938) 27 mei 1975, Wet…tot invoering van de Nederlandse tekst van de gemeentewet … (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 28 juni 1985, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie van de procedure alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 17/09/1995, p. 13300). 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05 (B.S., 03/08/1993, p. 17648)



Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies


58

1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Met geldelijk statuut bedoelt men de weddenschalen, de

bezoldigingsregeling en de vergoedingen en toelagen. De hierboven vermelde grondslagen hebben tot 1989 enkel betrekking op weddenschalen en tot 1993 enkel betrekking op weddenschalen en bezoldigingsregelingen. Het toezicht wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur en de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. Tot 1993 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden voor de grotere gemeenten en een goedkeurings-toezicht van de provinciegouverneur voor de kleinere gemeenten. In dat laatste geval was er vanaf 1985 beroep mogelijk bij de minister. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het statutair gemeentepersoneel



statuten zijn immers vrij oud zijn en worden gewoon met wijzigingen aangepast. Indien de afdeling ooit over gecoördineerde versies beschikt, heeft men enkel deze versie nodig en kan men net als bij de personeelsformaties bij ontvangst van een nieuwe of gecoördineerde versie de oudere dossiers vernietigen.

Handeling uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van

gemeentepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 19 december 1974, Wet tot regeling van de betrekkingen tussen de

overheid en de vakbonden van haar personeel (B.S., 24/12/1974, p. 15410). 28 september 1984, Koninklijk Besluit tot uitvoering van de wet van 19 december 1974… (B.S., 20/10/1984, p. 15396)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het personeel van de Regionale en

Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies


59

1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op het syndicaal statuut van gemeentepersoneel wordt

altijd al uitgeoefend via het algemeen toezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van gemeentepersoneel


chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het

gemeentepersoneel of gemeentelijke titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties

Datering 1999-9999 Grondslagen 18 mei 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april

1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 30/06/1999, 24727). 18 mei 1999, Omzendbrief BA-99/04…(B.S., 30/06/1999, 24791)

Bronnen interviews Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op het ontslag van leden van het gemeentepersoneel of

gemeentelijke titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties verloopt via een speciale procedure. Op vraag van het betrokken personeelslid kan een hoorzitting worden georganiseerd waarin beide partijen hun standpunt kunnen bepleiten. De Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden oordeelt vervolgens op basis van het proces-verbaal van de hoorzitting of het ontslag gerechtvaardigd was.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het ontslag van leden van het gemeentepersoneel of

gemeentelijke titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties datering 1999-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen

chronologisch toegang ROBIN


60

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de tuchtmaatregelen genomen ten

opzichte van leden van het gemeentepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 28 juni 1985, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie van de procedure alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 17/09/1985, p. 13300). 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 10 mei 1989, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht betreffende sommige maatregelen getroffen ten aanzien van de leden van de gemeentepolitie (B.S., 03/06/1989, p. 9875) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 24 juli 1991, Decreet houdende regeling voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de handelingen betreffende tucht- en sommige ordemaatregelen genomen ten opzichte van het gemeentepersoneel bedoeld in de nieuwe gemeentewet (B.S., 29/08/1991, p. 18789). 24 juli 1991, Omzendbrief B.A.-G-91/12… (B.S., 29/08/1991, p. 18815)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-2002

DUJARDIN J., Overzicht van het administratief toezicht op de tuchtstraffen en de preventieve schorsing die aan het gemeentepersoneel worden opgelegd, in Tijdschrift voor de Vlaamse gemeentesecretaris, 2, 2000, pp. 23-32. interviews

Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het Personeel van de Regionale en

Lokale Instellingen 1984-1986: Dienst Personeelsbeleid 1987-1991: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel 1991-1994: Dienst Juridische en Administratieve Aangelegenheden 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen

Opmerkingen Het toezicht op de tuchtmaatregelen genomen ten opzichte van

gemeentelijke personeelsleden verloopt sinds 1991 via een speciale procedure. Op vraag van het betrokken personeelslid wordt een


61

hoorzitting georganiseerd waarin beide partijen hun standpunt kunnen bepleiten. De Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden oordeelt vervolgens op basis van het proces-verbaal van de hoorzitting of de tuchtstraf gerechtvaardigd was. Tot 1991 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden.

Archiefproducten Dossiers inzake het toezicht op tuchtmaatregelen genomen ten opzichte van

gemeentepersoneel datering 1980-1991 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Vanaf 1991 wordt het toezicht op de tuchtmaatregelen uitgeoefend door

(de rechtsvoorgangers van) de huidige afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen. De dossiers uit die periode bevinden zich in het klassement van die afdeling. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht op de tuchtmaatregelen genomen ten opzichte van leden van het gemeentepersoneel’ in het archiefbeheersplan van de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen.

Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen

van gemeenten Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 23 september 1983, Koninklijk Besluit nr. 208 tot oprichting van een Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten (B.S., 07/10/1983, p. 12484) 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 20 december 1989, Decreet tot oprichting van een Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën (B.S., 22/02/1990, p. 3315). 22 december 1989, Besluit van de Vlaamse Executieve tot uitvoering van het decreet van 20 december 1989… (B.S., 22/02/1990, p. 3318) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p.


62

17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648). 13 april 1999, Decreet tot wijziging van het decreet van 28 april 1993… (B.S., 30/06/1999, p. 24722). 18 mei 1999, Omzendbrief BA-99/04… (B.S., 30/06/1999, p. 24791)


ASTAES J., BAETSLE M., BEELEN B. e.a., Gemeenteraad. Bevoegdheden, Brugge, 2001, p. 199-p. 220. interviews

Archiefvormers 1111-1983: Algemene Directie van het Financieel Beleid van de

Regionale en Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten

wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht waarbij de provinciegouverneur en de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. Tot 1999 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden die sinds 1993 een afschrift moest ontvangen. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’. De gemeenten die eerst door het Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten en nadien door het Vlaams Financieringsfonds ondersteund werden, vallen echter sinds 1983 onder een bijzonder goedkeuringstoezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘het prefinancieren van de financiële lasten voortkomend uit de schulden van gemeenten in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën’.

Archiefproducten

Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten

datering 2001-9999 ordening chronologisch, daarbinnen op provincie en daarbinnen alfabetisch op

gemeente toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten


chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


63

Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten waarvoor het

Vlaams Gewest leningen waarborgt datering 1994-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen

chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten

waarvoor de Vlaams Gewest leningen waarborgt datering 1983-9999 ordening op provincie, daarbinnen alfabetisch op gemeente en daarbinnen

chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Deze dossiers bevatten de verslagen van de begeleidingscommissies. Handeling uitoefenen van toezicht op de rekeningen van gemeenten en de

eindrekening van de gemeenteontvanger Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 25 september 1985, Omzendbrief… (Documentatiedienst ABA) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het

opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 28 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648). 27 mei 1997, Decreet tot wijziging van het decreet van 28 april 1993… (B.S., 19/06/1997, p. 16349)


ASTAES J., BAETSLE M., BEELEN B. e.a., Gemeenteraad. Bevoegdheden, Brugge, 2001, p. 220-233. interviews


Regionale en Locale Instellingen


64

1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Opmerkingen Het toezicht op de rekeningen van gemeenten wordt nu uitgeoefend via

een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden die eveneens een afschrift moet ontvangen. Tot 1993 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden die sinds 1993 een afschrift moest ontvangen

Archiefproducten

Afschriften van de rekeningen van gemeenten

datering 1994-9999 ordening chronologisch, daarbinnen op provincie en daarbinnen alfabetisch op

gemeente toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Gegevensbank met gegevens van de rekeningen van gemeenten

datering 1985-9999 ordening niet van toepassing toegang Informix materiële vorm digitaal: Informix adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerking De gegevensbank start in 1985. Deze wordt echter vanaf 1998 veel

gedetailleerder doordat sinds dat jaar de rekeningen en de proef- en saldibalansen van de gemeenten digitaal doorgestuurd worden en volledig in deze gegevensbank opgenomen worden.

Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van gemeenten


chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de belastingen en retributies van

gemeenten Datering 1111-9999


65

Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet … (B.S., 22/08/1975, p. 10174). 3 december 1984, Wet tot wijziging van de bepalingen betreffende het toezicht op de handelingen van de gemeentelijke overheden (B.S., 22/12/1984, p. 16020)

26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 23 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, p. 17628). Zie ook Omzendbrief BA-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648)


interviews Archiefvormers 1111-1983: Algemene Directie van het Financieel Beleid van de


Opmerkingen Het toezicht op de belastingen en retributies wordt nu uitgeoefend via

het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur wel nog een afschrift moet ontvangen. Tot 1984 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aan-gelegenheden. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op belastingen en retributies van gemeenten

datering 1967-9999 ordening op type belasting en daarbinnen chronologisch toegang fiches en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerking Men zou graag hebben dat de administratie één dossier per type

belasting nog langer kan bewaren om als princiepzaak te kunnen dienen. Er bestaan immers erg weinig andere bronnen over gemeentelijke belastingen en retributies. Bovendien kunnen gemeenten alle types belasting heffen die niet expliciet verboden zijn waardoor er een grote diversiteit is.

Handeling uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door

gemeenten Datering 1988-9999 Grondslagen 28 april 1993, Decreet van houdende regeling, voor het Vlaamse

gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S.,


66

03/08/1993, p. 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, p. 17648). 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april 1993… (B.S., 15/10/2002, p. 47017). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/12… (B.S., 15/10/2002, p. 47052)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1994.

EECKHOUT J., Schuldherschikkingen. – Hoe gaat het toezicht in zijn werk?, in Binnenband, 2, 1997, s.p. interviews

Archiefvormers 1988-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten


Opmerkingen Het toezicht op schuldherschikkingen door gemeenten wordt nu

uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur wel nog een afschrift moet ontvangen. Tussen 1993 en 2002 werd het toezicht uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden, tot 1993 via het algemeen toezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op schuldherschikkingen door gemeenten

datering 1988-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de gemeentelijke boekhouding en de

gemeentekas Datering 1111-9999 Grondslagen 10 februari 1945, Besluit van den Regent houdende algemeen reglement

op de gemeentelijke comptabiliteit (B.S., 31/03/1945, p. 1950) 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van de

gemeentewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 26 mei 1989, Wet… tot codificatie van de gemeentewet onder het opschrift “Nieuwe gemeentewet” (B.S., 30/08/1989, p. 14900) 7 juni 1989, Decreet houdende vaststelling, voor het Vlaamse Gewest, van regelen betreffende de organisatie alsook de uitoefening van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 29/06/1989, p. 11590). 5 juli 1989, Omzendbrief B.A.-G-89/12… (B.S., 18/08/1989, p. 14315) 2 augustus 1990, Koninklijk Besluit houdende het algemeen reglement op de gemeentelijke comptabiliteit (B.S., 03/10/1990, p. 18759)


67

23 april 1993, Decreet houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 03/08/1993, 17628). 23 juni 1993, Omzendbrief BA-G-93/05… (B.S., 03/08/1993, 17648)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Algemene Directie van het Financieel Beleid van de


Opmerkingen Er bestaan een aantal bijzondere procedures om concrete betwistingen

te beslechten bij de uitvoering van de begroting, inzonderheid betalingen. De gemeenteontvanger heeft de taak om de betaalbaar gestelde uitgaven te doen. De betaalbaarstelling van de uitgaven is de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen. Bij weigering of vertraging in de betaalbaarstelling van wettelijk verplichte uitgaven kan de bestendige deputatie hen hiertoe dwingen. Het college van burgemeester en schepenen kan hiertegen sinds 1989 beroep instellen bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden. Voorts kan de ontvanger sinds 1993 beroep aan te tekenen bij de minister tegen de beslissing van de bestendige deputatie om een door de gemeenteontvanger geweigerde betaalbaar gestelde uitgave toch uitvoerbaar te verklaren.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de gemeentelijke boekhouding en de gemeentekas

datering 1991-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de vaststelling van de gemeentelijke

dotatie aan de politiezone Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april

1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten (B.S., 15/10/2002, p. 47017). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/12… (B.S., 15/10/2002, p. 47052)

Bronnen interviews


68

Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de vaststelling van de gemeentelijke dotatie aan de

politiezone wordt uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur wel nog een afschrift moet ontvangen. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de vaststelling van de gemeentelijke dotatie aan de

politiezone datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de consolidatieleningen van gemeenten Datering 2000-9999 Grondslagen - Bronnen interviews Archiefvormers 2000-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten Dossiers inzake het toezicht op de consolidatieleningen van gemeenten

datering 2000-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


69

TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR GEMEENTEN Handeling verlenen van dotaties aan gemeenten in het kader van het

Gemeentefonds voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van gemeenten

Datering 1111-9999 Grondslagen 16 december 1976, Koninklijk Besluit tot instelling van een

Gemeentefonds (B.S., 24/12/1976, 16262). 28 januari 1977, Koninklijk besluit tot vaststelling van de regelen inzake omslag van het deel van het Gemeentefonds dat aan de gemeenten van het Vlaamse Gewest toevalt (B.S., 01/03/1977, 2459). 19 januari 1983, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de regelen… (B.S., 17/02/1983, 2258) 31 juli 1990, Decreet tot instelling van het Vlaams Gemeentefonds… (B.S., 11/09/1990, 17252). 7 november 1990, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 21/12/1990, 23704) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780). 22 november 2002, Omzendbrief BA-2002/16… (B.S., 20/12/2002, p. 57640)


De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 10-12. LEROY J., Vijf jaar Vlaams gemeentefonds – Analyse van de periode 1991-1995, in De Gemeente, 71, nr. 486, 1996, pp. 638-644. interviews



Opmerkingen Voor meer informatie over het Gemeentefonds en de andere fondsen,

zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de dotaties aan gemeenten in het kader van het Gemeentefonds voor de

financiering van de algemene opdrachten en de werking van de gemeenten datering 1985-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN


70

opmerkingen De serie bevat verschillende types dossiers. Er zijn de dossiers met vragen van derden over de verdelingscriteria, de berekening, de voorschotten en de definitieve uitbetaling van de dotaties. Daarnaast zijn er de dossiers met afschriften van de ministeriële besluiten met betrekking tot de kwartaalvoorschotten en de definitieve verdeling. Ten slotte zijn er ook dossiers die betrekking hebben op de beleids-voorbereiding.

Gegevensbank met gegevens van het Gemeentefonds voor de financiering van de algemene

opdrachten en de werking van de gemeenten datering 1989-9999 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Met deze gegevensbank berekent men de aandelen van de gemeenten in

het Gemeentefonds en geeft men ook de door te storten bedragen door aan Dexia, de opvolger van het Gemeentekrediet.

Handeling toekennen van saneringsleningen aan gemeenten in het kader van

het Hulpfonds van het Gemeentefonds voor de ondersteuning van gemeenten met bezwaarde financiële toestand

Datering 1111-1996 Grondslagen 16 december 1976, Koninklijk Besluit tot instelling van een

Gemeentefonds (B.S., 24/12/1976, 16262). 28 januari 1977, Koninklijk besluit tot vaststelling van de regelen inzake omslag van het deel van het Gemeentefonds dat aan de gemeenten van het Vlaamse Gewest toevalt (B.S., 01/03/1977, 2459). 15 september 1982, Omzendbrief 833 A.D…. (Documentatiedienst ABA). 19 december 1984, Besluit van de Vlaamse Executieve tot wijziging van het Besluit van de Vlaamse Executieve van 19 januari 1983… (B.S., 05/01/1985, p. 72). 19 januari 1983, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de regelen… (B.S., 17/02/1983, 2258) 31 juli 1990, Decreet tot instelling van het Vlaams Gemeentefonds… (B.S., 11/09/1990, 17252). 7 november 1990, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 21/12/1990, 23704) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)


Regionale en Locale Instellingen 1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1996: Afdeling Gemeenten en Provincies


71

Opmerkingen Voor meer informatie over het Hulpfonds van het Gemeentefonds en de andere fondsen, zie instellingenstudie.

Archiefproducten

Dossiers inzake de toekenning van saneringsleningen aan gemeenten het kader van het

Hulpfonds van het Gemeentefonds voor de ondersteuning van gemeenten met bezwaarde financiële toestand

datering 1984-1993 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling prefinancieren van de financiële lasten voortkomend uit de

schulden van gemeenten in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën

Datering 1111-1995 Grondslagen 23 september 1983, Koninklijk Besluit nr. 208 tot oprichting van een

Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten (B.S., 07/10/1983, p. 12484) 20 december 1989, Decreet tot oprichting van een Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën (B.S., 22/02/1990, p. 3315). 22 december 1989, Besluit van de Vlaamse Executieve tot uitvoering van het decreet van 20 december 1989… (B.S., 22/02/1990, p. 3318). 23 oktober 1991, Decreet tot wijziging van het decreet van 20 december 1989… (B.S., 28/12/1991, p. 29767) 22 december 1995, Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1996 (B.S., 30/12/1995, p. 36108)


De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 438-441. interviews

Archiefvormers 1111-1988: Bestuursdirectie van de Provinciale en Lokale Instellingen

1989-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995: Afdeling Gemeenten en Provincies

Opmerkingen Voor meer informatie over het Hulpfonds van het Gemeentefonds, het

Vlaams Financieringsfonds en de andere fondsen, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de prefinanciering van de financiële lasten voortkomend uit de schulden

van gemeenten in het kader van het Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten


72

datering 1987-1989 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Het Hulpfonds tot financieel herstel van de gemeenten was de nationale

voorganger van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën.

Dossiers inzake de prefinanciering van de financiële lasten voortkomend uit de schulden

van gemeenten in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën

datering 1989-1996 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van een tussenkomst in de financiering van de

pensioenlasten van steden in het kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën

Datering 1992-1999 Grondslagen 23 oktober 1991, Decreet tot wijziging van het decreet van 20 december

1989 tot oprichting van een Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën (B.S., 28/12/1991, p. 29767) 22 december 1995, Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting 1996, art. 47 en 48 (B.S., 30/12/1995, p. 36108)

Bronnen DECOSTER G., De Vlaamse begroting Binnenlandse Aangelegenheden

voor 1998 doorgelicht, in Binnenband, 3, nr. 9, januari 1998, s.p. interviews



Opmerkingen Voor meer informatie over het Vlaams Financieringsfonds en de andere

fondsen, zie instellingenstudie. Archiefproducten

Dossiers inzake tussenkomsten in de financiering van de pensioenlasten van steden in het

kader van het Vlaams Financieringsfonds tot herstel van de gemeentefinanciën datering 1991-1999 ordening chronologisch


73

toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van een bijzonder krediet aan gemeenten in het kader van

het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen

Datering 1989-1990 Grondslagen 12 juli 1989, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de

regelen inzake de verdeling en het gebruik van het bijzonder krediet ter ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen (B.S., 12/09/1989, p. 15624). 11 oktober 1989, Besluit van de Vlaamse regering tot wijziging van het besluit van de Vlaamse regering van 12 juli 1989 … (B.S., 21/12/1989, p. 20696). 23 mei 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve tot vaststelling van de regelen… (B.S., 08/08/1990, p. 15480)

31 juli 1990, Decreet tot instelling van het Vlaams Gemeentefonds en tot regeling van de bijzondere dotatie voor sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest (B.S., 11/09/1990, p. 17253)

Bronnen De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen, 1988-1991,

Brussel, 1991, pp. 206-207. interviews

Archiefvormers 1989-1990: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten Opmerkingen Voor meer informatie over het Bijzonder Fonds ter ondersteuning van

het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen en de andere fondsen, zie instellingenstudie.

Archiefproducten

Dossiers inzake het bijzonder krediet in het kader van het Bijzonder Fonds ter

ondersteuning van het gemeentelijk beleid ten aanzien van zwakke bevolkingsgroepen datering 1989-1990 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Er zijn slechts een beperkt aantal dossiers met betrekking tot de

wetgeving en de uitbetaling. Dat is logisch aangezien het toezicht op het gebruik gebeurde via een aan de gemeentebegroting toegevoegde lijst.


74

Handeling verlenen van een bijzondere dotatie aan de gemeenten in het kader van het Gemeentefonds voor de bijkomende financiering van de algemene opdrachten en werking van sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest

Datering 1990-1995 Grondslagen 31 juli 1990, Decreet tot instelling van het Vlaams Gemeentefonds en

tot regeling van de bijzondere dotatie voor sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest (B.S., 11/09/1990, p. 17253)

14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058)


VRANKEN J. en GELDOF D., Armoede en sociale uitsluiting. Jaarboek 1991, Leuven/Amersfoort, 1991, pp. 101-109. interviews

Archiefvormers 1990-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1995: Afdeling Gemeenten en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over de Bijzondere Dotatie en de andere fondsen,

zie instellingenstudie. Archiefproducten

Dossiers inzake de bijzondere dotatie aan de gemeenten in het kader van het Gemeentefonds

voor de bijkomende financiering van de algemene opdrachten en werking van sommige gemeenten van het Vlaamse Gewest

datering 1991-1995 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies aan gemeenten in het kader van het

Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen van gemeenten

Datering 1985-9999 Grondslagen 24 januari 1985, Decreet van houdende instelling van een

Investeringsfonds… (B.S., 19/03/1985, p. 3276). 12 februari 1986, Decreet houdende wijziging van het decreet van 24 januari 1985… (B.S., 25/03/1986, p. 3913). 16 september 1987, Besluit van de Vlaamse Executieve tot uitvoering van het decreet van 24 januari 1985… (B.S., 22/10/1987, p. 15344). 30 september 1987, Omzendbrief… (B.S., 20/10/1987, p. 15204). 20 juli 1988, Besluit van de Vlaamse Executieve


75

tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Executieve van 16 september 1987… (B.S., 25/11/1988, p. 16364). 1 maart 1989, Besluit van de Vlaamse Executieve tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Executieve van 16 september 1987… (B.S., 12/05/1989, p. 8197). 7 juni 1989, Besluit van de Vlaamse Executieve tot wijziging van het besluit van de Vlaamse Executieve van 16 september 1987… (B.S., 19/08/1989, p. 14344). 7 juni 1989, Omzendbrief…(B.S., 19/08/1989, p. 14372) 20 maart 1991, Decreet betreffende het Investeringsfonds… (B.S., 30/04/1991, p. 9127). 20 maart 1991, Besluit van de Vlaamse Executieve tot uitvoering… van het decreet van 20 maart 1991… (B.S., 30/04/1991, p. 9151). 3 april 1991, Omzendbrief BA-G-91/8… (B.S., 30/04/1991, p. 9174) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1992-2002. De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 282-283. HAEX F., Het investeringsfonds, in De Gemeente, 66, nr. 432, 1991, pp. 225-233. SUYKENS M., Het nieuwe investeringsfonds, in Terzake: praktijkblad over lokaal beleid en samenlevingsopbouw, 8, nr. 4, april 1991, pp. 17-19. interviews



Opmerkingen Voor meer informatie over het Investeringsfonds en de andere fondsen,


Dossiers inzake de subsidies aan gemeenten in het kader van het Investeringsfonds voor de

ondersteuning van onroerende investeringen van gemeenten datering 1988-9999 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Er zijn verschillende types dossiers. Er zijn dossiers inzake de

wetgeving, inzake de berekening en verdeling van de trekkingsrechten en inzake vragen van derden.

Gegevensbank met gegevens van het Investeringsfonds voor de ondersteuning van

onroerende investeringen van gemeenten datering 1989-9999 ordening niet van toepassing


76

toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Met deze gegevensbank berekent men de trekkingsrechten van de

gemeenten in het Investeringsfonds en geeft men ook de door te storten bedragen door aan Dexia, de opvolger van het Gemeentekrediet.

Handeling verlenen van subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams

Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten die ten gevolge van bijzondere omstandigheden het hoofd moeten bieden aan belangrijke bijkomende uitgaven

Datering 1994-9999 Grondslagen 6 juli 1994, Decreet houdende diverse bepalingen inzake de financiering

van de gemeenten (B.S., 27/07/1994, p. 19367). 29 september 1994, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 6 juli 1994… (B.S., 03/12/1994, p. 30042)

5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)

Bronnen JANEZIC E., Evaluatie van het ‘Noodfonds’: decreet van 6 juli 1994

houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten, in Binnenband, 2, nr. 5, januari 1997, p. 9.

interviews Archiefvormers 1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten


Opmerkingen Het Vlaams Noodfonds werd tot nu toe enkel in 1995 en 1999 gebruikt.

Voor meer informatie over het Vlaams Noodfonds en de andere fondsen, zie instellingenstudie.

Archiefproducten

Dossiers inzake de subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams Noodfonds voor

de ondersteuning van gemeenten geconfronteerd met belangrijke en onverwachte bijkomende uitgaven

datering 1995-9999 ordening voor 1995 chronologisch en voor 1999 op provincie, daarbinnen

alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN


77

Handeling verlenen van subsidies aan steden in het kader van het Vlaams Stedenfonds voor de ondersteuning van een duurzaam stedenbeleid

Datering 2003-9999 Grondslagen 13 december 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de

werking en de verdeling van het Vlaamse Stedenfonds (B.S., 29/01/2003, p. 3657). 17 januari 2003, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 13 december 2002… (B.S., 18/03/2003, p. 12990). 1 maart 2002, Omzendbrief BA-2002/03… (B.S., 11/04/2002, p. 14946)

Bronnen BOUDRY L., DECOSTER G., DEJONCKHEERE J. e.a., Vlaams gemeente- en provinciedecreet en nieuwe financiering via Gemeentefonds en Stedenfonds blikvangers in binnenlands beleid voor 2003, in Binnenband, 7, nr.30, december 2002, pp. 1-7.

interviews Archiefvormers 2003-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over het Vlaams Stedenfonds en de andere

fondsen, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies aan steden in het kader van het Vlaams Stedenfonds voor de

ondersteuning van een duurzaam stedenbeleid datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen Het Vlaams Stedenfonds ging pas recent van start, waardoor het nog

niet duidelijk was welke series er gevormd zullen worden. Handeling verlenen van subsidies aan steden in het kader van het

Stadsvernieuwingsfonds voor de ondersteuning van stads-vernieuwingsprojecten

Datering 2003-9999 Grondslagen 22 maart 2002, Decreet houdende de ondersteuning van

stadsvernieuwingsprojecten (B.S., 07/05/2002, p. 19041). 5 juli 2002, Besluit van de Vlaamse regering betreffende subsidiëring van stadsvernieuwingsprojecten (B.S., 19/11/2002, p. 51577)

Bronnen BAETEN J., Stadsvernieuwingsfonds pakt stadskankers aan, in

Binnenband, 7, nr. 28, juni-juli 2002, pp. 23-24.


78

VAN HERPE P., 25 miljoen voor stadsvernieuwingsprojecten, in Binnenband, VIII, april 2003, pp. 5-6.

interviews Archiefvormers 2003-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over het Stadsvernieuwingsfonds en de andere

fondsen, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake de subsidies aan steden in het kader van het Stadsvernieuwingsfonds voor

de ondersteuning van stadsvernieuwingsprojecten datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn def. bestemming opmerkingen Het Stadsvernieuwingsfonds ging pas recent van start, waardoor het nog

niet duidelijk was welke series er gevormd zullen worden.


79

TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR GEMEENTEPERSONEEL Handeling toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 21 juli 1867, Koninklijk besluit tot instelling van het burgerlijk ereteken

bestemd om de trouwe en de loyale diensten te belonen welke ingevolge een lange loopbaan in de provinciale, gemeentelijke, door verkiezingen of onbezoldigde betrekkingen aan het land worden bewezen (B.S., 22/07/1867, p. 4153). 15 januari 1885, Koninklijk besluit betreffende het toepassen van de bepalingen van het koninklijk besluit van 21 juli 1867… (B.S., 21/01/1885, p. 293). 29 november 2002, Omzendbrief BA 2002/18… (B.S., 14/01/2003, p. 2180)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-2001: Dienst Protocol 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Deze bevoegdheid werd pas met de staatshervorming van 2001

overgeheveld. Voor de eervolle onderscheidingen in de nationale orden stuurt de afdeling een afschrift van het koninklijk besluit naar het ministerie van Buitenlandse Zaken zodat de dienst Ridderorden van dit ministerie voor elke gedecoreerde een fiche kan opstellen en die fiche kan klasseren in het nationale fichier, waarvan de oudste steekkaarten uit de 19e eeuw dateren. Daarnaast bezorgt de afdeling de dienst Ridderorden ook een elektronische versie van alle onderscheidingen die door haar tussenkomst werden toegekend. Dit verklaart deels waarom deze gegevens op het Vlaamse niveau vernietigd kunnen worden.

Archiefproducten Dossiers inzake de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden en de

burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel, OCMW-personeel en provinciepersoneel

datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers bevat ook de gegevens voor het OCMW-personeel en het

provinciepersoneel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan OCMW-personeel’ en ‘het toekennen van eretekens aan provinciepersoneel’.


80

Steekkaarten met personengegevens voor de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel

datering 2002-9999 ordening per onderscheiding of ereteken en vervolgens alfabetisch op naam toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Gegevensbank met personengegevens voor de toekenning van eervolle onderscheidingen in

nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel, OCMW-personeel en provinciepersoneel

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze gegevensbank bevat ook de gegevens voor het OCMW-personeel

en het provinciepersoneel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan OCMW-personeel’ en ‘het toekennen van eretekens aan provinciepersoneel’.


81

TAAKGEBIED OCMW’S TAAK TOEZICHT OP OCMW’S Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op OCMW’s Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 31 december 1983, Koninklijk besluit nr. 244 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 25/01/1984, p. 1026). 14 juli 1998, Decreet tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 10/09/1998, p. 29070). 24 november 1998, Omzendbrief WEL/98-07… (B.S., 05/02/1999, p. 3512) 5 mei 1998, Omzendbrief BA-98/03 betreffende de herschikking van de taken administratief toezicht t.a.v. de OCMW’s tussen de Administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn (AGMW) en de Administratie Binnenlandse Aangelegenheden (ABA) – beslissing van de Vlaamse regering van 20 januari 1998 (B.S., 27/05/1998, p. 17139)


interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn

1984-1986: Dienst Maatschappelijk Welzijn 1987-1994: Dienst OCMW 1995-1997: Afdeling Welzijnsbevordering 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies


toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Doordat het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, werd er voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Het gaat dan om het toezicht op het administratief statuut, op het geldelijk statuut en op het syndicaal statuut. Belangrijkste argument is dat voor verschillende van deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Een ander argument voor afsplitsing is dat sommige handelingen een groot maatschappelijk belang kunnen hebben. Met deze ene handeling worden dan de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. Deze laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn dus terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.


82

Handeling uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van OCMW’s Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 5 augustus 1986, Koninklijk Besluit nr. 430 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 21/08/1986, p. 11558). 14 juli 1998, Decreet tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 10/09/1998, p. 29070). 24 november 1998, Omzendbrief WEL/98-07… (B.S., 05/02/1999, p. 3512)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn


Opmerkingen Het toezicht op de personeelsformaties van de OCMW’s wordt nu

uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Tot 1998 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op personeelsformaties van OCMW’s

datering 1998-9999 ordening alfabetisch op OCMW en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn tot vervanging door volledig nieuwe personeelsformatie def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies heeft enkel de meest

recente versie van de personeelsformatie nodig. Bij ontvangst van een volledig nieuwe of een gecoördineerde versie van de personeelsformatie, heeft de oudere versie dan ook geen nut meer.

Handeling uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van OCMW-

personeel Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 14 juli 1998, Decreet van tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 10/09/1998, 29070). 24 november 1998, Omzendbrief WEL/98-07… (B.S., 05/02/1999, p. 3512)


83




en de benoemingen. De meest recente grondslag heeft enkel betrekking op het toezicht op de besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn betreffende de wervings- en bevorderingsvoorwaarden. Het toezicht wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij er wel nog een afschrift naar de provinciegouverneur opgestuurd moet worden. Tot 1998 gebeurde dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de OCMW’s’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het OCMW-personeel

datering 1998-9999 ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake het toezicht op aanwerving en bevorderingsvoorwaarden voor het OCMW-

personeel datering 1998-9999 ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het OCMW-personeel

datering 1998-9999 ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en dienen dus niet zo

lang bewaard te worden. Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het OCMW-personeel

datering 1998-9999


84

ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en dienen dus niet zo

lang bewaard te worden. Handeling uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van OCMW-

personeel Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 14 juli 1998, Decreet van tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 10/09/1998, 29070). 24 november 1998, Omzendbrief WEL/98-07… (B.S., 05/02/1999, p. 3512)



Opmerkingen Met geldelijk statuut bedoelt men de weddenschalen, de

bezoldigingsregeling en de vergoedingen en toelagen. Het toezicht wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur wel nog een afschrift moet ontvangen. Tot 1998 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de OCMW’s’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het OCMW-personeel

datering 1998-9999 ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van OCMW-

personeel Datering 1111-9999


85

Grondslagen 19 december 1974, Wet tot regeling van de betrekkingen tussen de




Opmerkingen Het toezicht op het syndicaal statuut van OCMW-personeel wordt altijd

al uitgeoefend via het algemeen toezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de OCMW’s’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van het OCMW-personeel

datering 1998-9999 ordening alfabetisch op gemeente en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het OCMW-

personeel of OCMW-titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties

Datering 1999-9999 Grondslagen 18 mei 1999, Decreet houdende wijziging van de organieke wet 8 juli

1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 30/06/1999, 24738). 8 juni 1999, Omzendbrief WEL/99-07… (B.S., 30/06/1999, p. 24800)

Bronnen interviews Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op het ontslag van leden van het OCMW-personeel of

OCMW-titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties verloopt via een speciale procedure. Op vraag van het betrokken personeelslid kan een hoorzitting worden georganiseerd waarin beide partijen hun standpunt kunnen bepleiten. De Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden oordeelt vervolgens op


86

basis van het proces-verbaal van de hoorzitting of het ontslag gerechtvaardigd was.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het ontslag van leden van het OCMW-personeel of OCMW-

titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties datering 1999-9999 ordening op gemeente daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen

van OCMW’s Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 31 december 1983, Koninklijk Besluit nr. 244 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 25/01/1984, p. 1026). 29 december 1988, Wet tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 04/01/1989, p. 20). 5 augustus 1992, Wet houdende bepalingen betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 08/10/1992, p. 21595). 17 december 1997, Decreet houdende wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 06/02/1998, p. 3368)



Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van OCMW’s

wordt nu uitgeoefend door de provinciegouverneur, die het beroep behandelt van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn tegen de beslissing van de ander met betrekking tot de begroting en begrotingswijzigingen van het OCMW. De Vlaamse minister Binnenlandse Aangelegenheden wordt daar eigenlijk niet bij betrokken. Tot 1998 werd het toezicht uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie in geval van niet-goedkeuring of wijzigingen door de gemeenteraad, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Welzijn.


87

Archiefproducten Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van OCMW’s

datering 1998-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Doordat de minister niet langer betrokken is bij het toezicht op de

begrotingen van OCMW’s, bevatten de weinige dossiers in hoofdzaak vragen om informatie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de rekeningen van OCMW’s Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 31 december 1983, Koninklijk besluit nr. 244 tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976 (B.S., 25/01/1984, p. 1026). 29 december 1988, Wet van tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 04/01/1989, p. 20). 5 augustus 1992, Wet houdende bepalingen betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 08/10/1992, p. 21595). 17 december 1997, Decreet houdende wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 06/02/1998, p. 3368)


1984-1986: Dienst Maatschappelijk Welzijn 1987-1994: Dienst OCMW 1995-1997: Afdeling Welzijnsbevordering 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies interviews

Opmerkingen Het toezicht op de rekeningen van OCMW’s wordt nu uitgeoefend via

een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden. Vóór de overgangsperiode tussen 1998 en 2003 verliep het toezicht via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie in geval van niet-goedkeuring of wijziging door de gemeenteraad, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Welzijn.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van OCMW’s

datering 1998-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN


88

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door OCMW’s Datering 1998-9999 Grondslagen 14 juli 1998, Decreet tot wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976

betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 10/09/1998, 29070). 24 november 1998, Omzendbrief WEL/98-07… (B.S., 05/02/1999, p. 3512)

Bronnen interviews Archiefvormers 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op schuldherschikkingen door OCMW’s wordt nu

uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse regering. Tot 1998 verliep dit toezicht via het algemeen toezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door OCMW’s

datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dergelijke dossiers bestaan (nog) niet. Indien ze in de toekomst toch

ontstaan, is het raadzaam om de serie hierboven te beschrijven en ze volgens de hierboven vermelde richtlijnen te behandelen.

Handeling uitoefenen van toezicht op de boekhouding van OCMW’s Datering 1111-9999 Grondslagen 8 juli 1976, Organieke wet betreffende de openbare centra voor

maatschappelijk welzijn (B.S., 05/08/1976, p. 9876). 17 december 1997, Decreet houdende wijziging van de organieke wet van 8 juli 1976… (B.S., 06/02/1998, p. 3368). 17 december 1997, Besluit van de Vlaamse regering betreffende de boekhouding en de administratieve organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (B.S., 08/04/1998, p. 10675)

Bronnen interviews


89

Archiefvormers 1111-1983: Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn


Opmerkingen De OCMW-wet bevat een aantal bijzondere procedures om concrete

betwistingen te beslechten bij de uitvoering van de begroting, inzonderheid betalingen. De OCMW-ontvanger heeft de taak om de betaalbaar gestelde uitgaven te doen. De betaalbaarstelling van de uitgaven is de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. Bij weigering of vertraging in de betaalbaarstelling van wettelijk verplichte uitgaven kan de provinciegouverneur hen hiertoe dwingen. De raad voor maatschappelijk welzijn kan hiertegen beroep instellen bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden. Voorts kan de ontvanger beroep aan te tekenen bij de minister tegen de beslissing van de bestendige deputatie om een door de ontvanger geweigerde betaalbaar gestelde uitgave toch uitvoerbaar te verklaren.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de boekhouding van OCMW’s

datering 1998-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


90

TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR OCMW-PERSONEEL Handeling toekennen van eretekens aan OCMW-personeel Datering 1111-9999 Grondslagen 21 juli 1867, Koninklijk besluit tot instelling van het burgerlijk ereteken

bestemd om de trouwe en de loyale diensten te belonen welke ingevolge een lange loopbaan in de provinciale, gemeentelijke, door verkiezingen of onbezoldigde betrekkingen aan het land worden bewezen (B.S., 22/07/1867, p. 4153). 15 januari 1885, Koninklijk besluit betreffende het toepassen van de bepalingen van het koninklijk besluit van 21 juli 1867… (B.S., 21/01/1885, p. 293). Zie ook 29 november 2002, Omzendbrief BA 2002/18… (B.S., 14/01/2003, p. 2180)


interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursafdeling voor het Maatschappelijk Welzijn


Opmerkingen Voor de eervolle onderscheidingen in de nationale orden stuurt de

afdeling een afschrift van het Koninklijk Besluit naar het ministerie van Buitenlandse Zaken zodat de dienst Ridderorden van dit ministerie voor elke gedecoreerde een fiche kan opstellen en die fiche kan klasseren in het nationale fichier, waarvan de oudste steekkaarten uit de 19e eeuw dateren. Daarnaast bezorgt de afdeling de dienst Ridderorden ook een elektronische versie van alle onderscheidingen die door haar tussenkomst werden toegekend. Dit verklaart deels waarom deze gegevens op het Vlaamse niveau vernietigd kunnen worden.



datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers bevatten ook de gegevens voor het gemeente-personeel

en het provinciepersoneel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel’ en ‘het toekennen van eretekens aan provinciepersoneel’.


91

Steekkaarten met personengegevens voor de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan OCMW-personeel


nationale orden en burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel, OCMW-personeel en provinciepersoneel

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze gegevensbank bevat ook de gegevens voor het gemeentepersoneel

en het provinciepersoneel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel’ en ‘het toekennen van eretekens aan provinciepersoneel’.


92

TAAKGEBIED GEMEENTEN EN OCMW’S TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR GEMEENTEN EN OCMW’S Handeling verlenen van subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader

van het Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen (VFIK) voor de financiering van het lokaal beleid met betrekking tot de strijd tegen de kansarmoede

Datering 1990-1996 Grondslagen 31 juli 1990, Decreet tot instelling van een Vlaams Fonds voor de

integratie van kansarmen (B.S., 11/09/1990, p. 17258). 19 december 1990, Besluit van de Vlaamse Executieve houdende uitvoering van het decreet van 31 juli 1990… (B.S., 16/03/1991, p. 5476) 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1992-1995

De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 206-209. Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen, in Welzijnswerk Kroniek, september 1990, pp. 40-42.


1993-1994: Bestuur Gezin en Maatschappelijke Dienstverlening, Cel Kansarmoede 1995-1996: Afdeling Welzijnsbevordering

Opmerkingen Voor meer informatie over het VFIK en de andere fondsen, zie

instellingenstudie. Archiefproducten

Dossiers inzake subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader van het Vlaams Fonds

voor de integratie van kansarmen (VFIK) voor de financiering van het lokaal beleid met betrekking tot de strijd tegen de kansarmoede

datering 1991-1992 ordening chronologisch toegang fiches materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Dit beperkt aantal dossiers bevat enkel wat briefwisseling en nota’s

voor de minister van Binnenlandse Aangelegenheden. De belangrijkste dossiers rond het Vlaams Fonds voor de Integratie van Kansarmen moeten terug te vinden zijn op de administratie Gezin en Maatschappelijk Welzijn.


93

Handeling verlenen van subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader

van het Sociaal Impulsfonds (SIF) voor het herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede

Datering 1996-2002 Grondslagen 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking

en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058). 14 mei 1996, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 14 mei 1996… (B.S., 03/07/1996, p. 18128) 5 juli 2002, Decreet van tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, p. 38780). 1 maart 2002, Omzendbrief BA-2002/03… (B.S., 11/04/2002, p. 14946). 1 maart 2002, Omzendbrief BA-2002/04… (B.S., 11/04/2002, p. 14948). 8 maart 2002, Omzendbrief BA-2002/05… (B.S., 19/04/2002, p. 15889). 8 maart 2002, Omzendbrief BA-2002/06… (B.S., 19/04/2002, p. 15900)


Het Sociaal Impulsfonds, een instrument voor het stedelijk beleid, Brussel, 1996, 117 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven), Brussel, 1998, 191 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1998,Brussel, 2000, 116 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatie van de werking van 1999 & Advies van het ISOSIF met betrekking tot de heroriëntering van het SIF, Brussel, 2000, 100 p. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 2000, Brussel, 2002, 40 p.

Archiefvormers 1996-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-2002: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over het Sociaal Impulsfonds en de andere

fondsen, zie instellingenstudie. Archiefproducten Dossiers inzake subsidies aan gemeenten en OCMW’s in het kader van het Sociaal

Impulsfonds voor het herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede

datering 1996-1999 en 2000-2002 ordening op convenantperiode en daarbinnen alfabetisch op gemeente toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Het SIF werkte met convenantperiodes van drie jaar. Na het

overgangsjaar 1996 volgden de periodes 1997-1999 en 2000-2002. Men


94

heeft voor elke periode een opsplitsing gemaakt tussen de dossiers met financiële stukken en de dossiers met inhoudelijke stukken.

Gegevensbank met gegevens van het Sociaal Impulsfonds (SIF) voor het herstel van de leef-

en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede datering 1996-1999 en 2000-2002 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Met deze gegevensbank berekent men de trekkingsrechten van de

gemeenten in het Sociaal Impulsfonds en geeft men ook de door te storten bedragen door aan Dexia, de opvolger van het Gemeentekrediet.

Stukken betreffende de gegevensbank van het Sociaal Impulsfonds (SIF) voor het herstel

van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede

datering 1996-2002 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Stukken betreffende het financieel beheer van het Sociaal Impulsfonds (SIF) voor het

herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede

datering 1997-2000 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


95

TAAKGEBIED DISTRICTEN TAAK TOEZICHT OP DISTRICTEN Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op districten Datering 1999-9999 Grondslagen 13 april 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april

1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, wat het administratief toezicht op de binnengemeentelijke territoriale organen betreft (B.S., 30/06/1999, p. 24720). 18 mei 1999, Omzendbrief BA-99/04… (B.S., 30/06/1999, p. 24791)

Bronnen interviews Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen Opmerkingen Dit is eigenlijk geen echte handeling. Het algemeen administratief

toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Doordat het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, wordt er voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Het gaat dan om het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen. Belangrijkste argument is dat voor deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Met deze ene handeling worden dan de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. De laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn dus terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen

van districten Datering 1999-9999 Grondslagen 13 april 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april

1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, wat het administratief toezicht op de binnengemeentelijke territoriale organen betreft (B.S., 30/06/1999, p. 24720).

Bronnen interviews


96

Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van districten

is grotendeels identiek met het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten. Het wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur en de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht op de begroting en begrotingswijzigingen van gemeenten’.

Archiefproducten Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van districten

datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dergelijke afschriften heeft men (nog) niet ontvangen. Indien men ze in

de toekomst toch ontvangt, is het raadzaam om de serie hierboven te beschrijven en ze volgens de hierboven vermelde richtlijnen te behandelen.

Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van districten



Handeling uitoefenen van toezicht op de rekeningen van districten Datering 1999-9999 Grondslagen 13 april 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april

1993 houdende regeling, voor het Vlaamse Gewest, van het administratief toezicht op de gemeenten, wat het administratief toezicht op de binnengemeentelijke territoriale organen betreft (B.S., 30/06/1999, p. 24720).

Bronnen interviews Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies


97

Opmerkingen Het toezicht op de rekeningen van districten is identiek met het toezicht op de rekeningen van gemeenten. Dit toezicht wordt uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. De minister ontvangt hoe dan ook altijd een afschrift van de rekeningen van de districten. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht op de rekeningen van gemeenten’.

Archiefproducten Afschriften van de rekeningen van districten

datering ordening toegang materiële vorm 10 jaar adm. bewaartermijn VERNIETIGEN def. bestemming Dergelijke afschriften heeft men (nog) niet ontvangen. Indien men ze in


Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van districten

datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


98

TAAKGEBIED POLITIEZONES TAAK TOEZICHT OP POLITIEZONES Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op politiezones Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Dit is eigenlijk geen echte handeling. Het algemeen administratief

toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Doordat het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, wordt er normaal voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Het gaat dan om het toezicht op de personeelsformaties, op begrotingen en begrotingswijzigingen en op schuldherschikkingen. Belangrijkste argument is dat voor deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Met deze ene handeling worden dan de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. De laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn dus terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van politiezones Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies


99

Opmerkingen Het toezicht op de personeelsformaties van de politiezones wordt

uitgeoefend via een aangepast algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur en de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moet ontvangen. Deze regeling is dezelfde voor ééngemeentezones en meergemeentezones.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de personeelsformaties van politiezones

datering 2002-9999 ordening alfabetisch op politiezone en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn tot vervanging door volledig nieuwe personeelsformatie def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen

van politiezones Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van

politiezones is identiek met het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van gemeenten. Dit toezicht wordt uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur en de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moeten ontvangen. De regeling is dezelfde voor ééngemeentezones en meergemeentezones. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht op de begroting en begrotingswijzigingen van gemeenten’.

Archiefproducten Afschriften van de begrotingen en begrotingswijzigingen van politiezones

datering ordening toegang materiële vorm


100

adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dergelijke afschriften heeft men (nog) niet gekregen. Indien men ze in


Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van politiezones

datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de rekeningen van politiezones Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de rekeningen van politiezones is identiek met het

toezicht op de rekeningen van gemeenten. Dit toezicht wordt nu uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de provinciegouverneur, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden die een afschrift moet ontvangen. De regeling is dezelfde voor ééngemeentezones en meergemeentezones. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht op de rekeningen van gemeenten’.

Archiefproducten Afschriften van de rekeningen van politiezones

datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dergelijke afschriften heeft men (nog) niet ontvangen. Indien men ze in

de toekomst toch ontvangt, is het raadzaam om de serie hierboven te


101

beschrijven en ze volgens de hierboven vermelde richtlijnen te behandelen.

Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van politiezones

datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door

politiezones Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op schuldherschikkingen door politiezones is identiek met

het toezicht op schuldherschikkingen door gemeenten. Dit toezicht wordt uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de provinciegouverneur wel nog een afschrift moet ontvangen. Voor meer informatie, zie de handeling ‘uitoefenen van toezicht schuldherschikkingen door gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door politiezones




102

Handeling uitoefenen van toezicht op de boekhouding en de kas van de politiezones

Datering 2002-9999 Grondslagen 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 28 april


Bronnen interviews Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht de boekhouding en de kas van de politiezones is identiek

aan het toezicht op de gemeentelijke boekhouding en de gemeentekas. Er bestaan een aantal bijzondere procedures om concrete betwistingen te beslechten bij de uitvoering van de begroting, inzonderheid betalingen. De gemeenteontvanger voor ééngemeentezones of de bijzondere rekenplichtige voor meergemeentezones heeft de taak om de betaalbaar gestelde uitgaven te doen. De betaalbaarstelling van de uitgaven is de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen voor ééngemeentezones en van politiecollege voor meergemeentezones. Bij weigering of vertraging in de betaalbaar-stelling van wettelijk verplichte uitgaven kan de bestendige deputatie hen hiertoe dwingen. Het college van burgemeester en schepenen of het politiecollege kan hiertegen beroep instellen bij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden. Voorts kan de ontvanger beroep aan te tekenen bij de minister tegen de beslissing van de bestendige deputatie om een door de ontvanger geweigerde betaalbaar gestelde uitgave toch uitvoerbaar te verklaren.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de boekhouding en de kas van politiezones




103

TAAKGEBIED PROVINCIES TAAK TOEZICHT OP PROVINCIES Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op provincies Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, p. 4476). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493)





toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Aangezien het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, werd er voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Het gaat dan om het toezicht op personeelsformaties, op het administratief statuut, op het geldelijk statuut, op het syndicaal statuut, op begrotingen en begrotingswijzigingen, op belastingen en retributies en op schuldherschikkingen. Belangrijkste argument is dat voor verschillende van deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Een ander argument voor afsplitsing is dat sommige handelingen een groot maatschappelijk belang hebben. Met deze ene handeling worden dan de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. Deze laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn dus terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de personeelsformaties van provincies Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174)


104

22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaams Gewest (B.S., 28/02/1995, p. 4477). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493). 15 juli 2002, Decreet van houdende wijziging van het decreet van 22 februari 1995… (B.S., 15/10/2002, p. 47027). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/13… (B.S., 15/10/2002, p. 47064)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-1995. interviews Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het personeel van de Regionale en


Opmerkingen Het toezicht op de personeelsformaties wordt nu uitgeoefend via een

aangepast algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moet ontvangen. Tot 2002 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden, hoewel dit tot 1995 enkel gebeurde nadat de provinciegouverneur een goedkeuringsvoorbehoud geformuleerd had. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op provincies’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de personeelsformaties van provincies

datering 1975-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn tot vervanging door volledig nieuwe personeelsformatie def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen De afdeling heeft enkel de meest recente versie van de

personeelsformatie nodig. Bij ontvangst van een volledig nieuwe of een gecoördineerde versie van de personeelsformatie, heeft de oudere versie dan ook geen nut meer.

Handeling uitoefenen van toezicht op het administratief statuut van

provinciepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, 4477). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493)


105

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-1995. interviews

Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het personeel van de Regionale en



en de benoemingen. De hierboven vernoemde grondslagen hebben tot 1995 enkel betrekking op de aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden. Het toezicht op het administratief statuut van het provinciepersoneel wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift dient te ontvangen. Tot 1995 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden, hoewel enkel gebeurde nadat de provincie-gouverneur een goedkeuringsvoorbehoud geformuleerd had. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de provincies’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het administratief statuut van het statutair

provinciepersoneel datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers dienen momenteel vrij lang bewaard te worden. Sommige

statuten zijn immers vrij oud en worden gewoon met wijzigingen aangepast. Indien de afdeling ooit over gecoördineerde versies beschikt, heeft men enkel deze versie nodig en kan men net als bij de personeelsformaties bij ontvangst van een nieuwe of gecoördineerde versie de oudere dossiers vernietigen.

Dossiers inzake het toezicht op aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden voor het statutair

provinciepersoneel datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers dienen momenteel vrij lang bewaard te worden. Sommige

aanwervings- en bevorderingsvoorwaarden zijn immers vrij oud en worden gewoon met wijzigingen aangepast. Indien de afdeling ooit over gecoördineerde versies beschikt, heeft men enkel deze versie nodig en


106

kan men net als bij de personeelsformaties bij ontvangst van een nieuwe of gecoördineerde versie de oudere dossiers vernietigen.

Dossiers inzake het toezicht op bevorderingen van het statutair provinciepersoneel

datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en hebben dus niet zo

lang nut. Dossiers inzake het toezicht op benoemingen van het statutair provinciepersoneel

datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers handelen over individuele gevallen en hebben dus niet zo

lang nut. Handeling uitoefenen van toezicht op het geldelijk statuut van

provinciepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 14 februari 1961, Wet voor economische expansie, sociale vooruitgang

en financieel herstel (B.S., 15/02/1961, p. 938) 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, 4477). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493)

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-1995. Archiefvormers 1111-1983: Bestuursdirectie van het personeel van de Regionale en


Opmerkingen Met geldelijk statuut bedoelt men de weddenschalen, de

bezoldigingsregeling en de vergoedingen en toelagen. Het toezicht op het geldelijk statuut van het provinciepersoneel wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift dient te


107

ontvangen. Tot 1995 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden, hoewel dit voor de vergoedingen en toelagen enkel gebeurde nadat de provinciegouverneur een goedkeuringsvoorbehoud geformuleerd had. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op provincies’.

Archiefproducten Dossiers inzake het toezicht op het geldelijk statuut van het statutair provinciepersoneel

datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op het syndicaal statuut van

provinciepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 19 december 1974, Wet tot regeling van de betrekkingen tussen de




Opmerkingen Het toezicht op het syndicaal statuut van provinciepersoneel wordt altijd

al uitgeoefend via het algemeen toezicht. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op provincies’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het syndicaal statuut van provinciepersoneel

datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches, vanaf 1992 PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


108

Handeling uitoefenen van toezicht op het ontslag van leden van het

provinciepersoneel of provinciale titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties

Datering 1999-9999 Grondslagen 18 mei 1999, Decreet houdende wijziging van het decreet van 22

februari 1995 houdende regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 30/06/1999, p. 24730). 18 mei 1999, Omzendbrief BA-99/05… (B.S., 30/06/1999, p. 24798)

Bronnen interviews Archiefvormers 1999-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op het ontslag van leden van het provinciepersoneel of

provinciale titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties verloopt via een speciale procedure. Op vraag van het betrokken personeelslid kan een hoorzitting worden georganiseerd waarin beide partijen hun standpunt kunnen bepleiten. De Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden oordeelt vervolgens op basis van het proces-verbaal van de hoorzitting of het ontslag gerechtvaardigd was.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op het ontslag van leden van het provinciepersoneel of

OCMW-titularissen van wettelijke graden als gevolg van negatieve evaluaties datering 1999-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen en de

begrotingswijzigingen van provincies Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, p. 4476). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493). 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet 22 februari 1995… (B.S., 15/10/2002, p. 47027). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/13… (B.S., 15/10/2002, p. 47064)


109

Bronnen Gidsen van de Vlaamse overheid, 1984-1995. Archiefvormers 1111-1983: Algemene Directie van het financieel beleid van de

regionale en locale instellingen 1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen en begrotingswijzigingen van provincies

wordt nu uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moet ontvangen. Tot 2002 verliep dit toezicht via een goedkeurings-toezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de provincies’.

Archiefproducten

Afschriften van de begrotingen van provincies

datering 1998-9999 ordening chronologisch en daarbinnen op provincie toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 2 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van provincies

datering 1980-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN Handeling uitoefenen van toezicht op de belastingen en retributies van

provincies Datering 1111-9999 Grondslagen 27 mei 1975, Wet… tot invoering van de Nederlandse tekst van… de

provinciewet… (B.S., 22/08/1975, p. 10174) 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, p. 4477). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, p. 4493)


Regionale en Locale Instellingen


110

1984-1994: Dienst Financieel Beleid van Provincies en Gemeenten 1995-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies 1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies

Opmerkingen Het toezicht op de belastingen en retributies van provincies wordt nu

uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift moet ontvangen. Tot 1995 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de gemeenten’.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de belastingen en retributies van provincies

datering 1983-9999 ordening op provincie en daarbinnen chronologisch toegang fiches en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling uitoefenen van toezicht op de schuldherschikkingen door provincies Datering 1995-9999 Grondslagen 22 februari 1995, Decreet tot regeling van het administratief toezicht op

de provincies in het Vlaamse Gewest (B.S., 28/02/1995, 4477). 22 februari 1995, Omzendbrief BA-95/04… (B.S., 28/02/1995, 4493). 15 juli 2002, Decreet houdende wijziging van het decreet van 22 februari 1995… (B.S., 15/10/2002, p. 47027). 27 september 2002, Omzendbrief BA-2002/13… (B.S., 15/10/2002, p. 47052)

Bronnen EECKHOUT J., Schuldherschikkingen. – Hoe gaat het toezicht in zijn

werk?, in Binnenband, 2, 1997, s.p. interviews


1998-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op schuldherschikkingen door provincies wordt nu

uitgeoefend via het algemeen toezicht, waarbij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden wel nog een afschrift dient te ontvangen. Tussen 1995 en 2002 verliep dit toezicht via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Voor meer uitleg, zie de handeling ‘uitoefenen van het algemeen toezicht op de provincies’.


111

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de schuldherschikkingen door provincies datering ordening toegang materiële vorm adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Dergelijke dossiers bestaan (nog) niet. Indien ze in de toekomst toch



112

TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR PROVINCIES Handeling verlenen van dotaties aan provincies in het kader van het

Provinciefonds voor de financiering van de algemene opdrachten en de werking van provincies

Datering 1111-9999 Grondslagen 17 maart 1965, Wet betreffende het Fonds der Provinciën (B.S.,

09/04/1965, p. 3815). 31 december 1983, Koninklijk Besluit nr. 263 tot wijziging van de regels voor het berekenen van de dotaties van het Gemeentefonds en het Fonds der provinciën (B.S., 21/01/1984, p. 910) 29 april 1991, Decreet betreffende het Vlaams Provinciefonds (B.S., 08/06/1991, p. 12768)


De financiering van de lokale besturen in Vlaanderen 1988-1991, Brussel, 1991, pp. 154-155. interviews



Opmerkingen Voor meer informatie over het Provinciefonds en de andere fondsen, zie


Dossiers inzake de dotaties aan provincies in het kader van het Provinciefonds voor de

financiering van de algemene opdrachten en de werking van provincies datering 1986-9999 ordening chronologisch toegang fiches en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies aan provincies in het kader van het

Investeringsfonds voor de ondersteuning van onroerende investeringen

Datering 1991-9999 Grondslagen 20 maart 1991, Decreet betreffende het Investeringsfonds… (B.S.,

30/04/1991, p. 9127). 20 maart 1991, Besluit van de Vlaamse Executieve tot uitvoering… van het decreet van 20 maart 1991… (B.S.,


113

30/04/1991, p. 9151). 3 april 1991, Omzendbrief BA-G-91/8… (B.S., 30/04/1991, p. 9174) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, p. 38780)

Bronnen HAEX F., Het investeringsfonds, in De Gemeente, 66, nr. 432, 1991,

432, pp. 225-233 interviews



Opmerkingen Voor meer informatie over het Investeringsfonds en de andere fondsen,


Dossiers inzake de subsidies aan provincies in het kader van het Investeringsfonds voor de

ondersteuning van onroerende investeringen datering 1992-2002 ordening chronologisch toegang fiches, vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling verlenen van subsidies aan provincies voor de organisatie van

vormingsinitiatieven voor lokale ambtenaren Datering 1994-9999 Grondslagen 1 juni 1994, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van

regelen betreffende de subsidiëring van initiatieven inzake de vorming van lokale ambtenaren (B.S., 06/07/1994, p. 17978)

25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren (B.S., 17/04/2002, p. 15609)

Bronnen COCLE J., Vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen,

ambtenaren en topambtenaren, in Statuut plaatselijke en provinciale besturen, 2002, pp. 11-21. Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Brussel, 2002, 12 p. interviews

Archiefvormers 1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel



114

Archiefproducten

Dossiers inzake de subsidies aan provincies voor de ondersteuning van de vorming van lokale ambtenaren

datering 1994-9999 ordening chronologisch toegang PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


115

TAAK MINISTERIËLE MACHTIGINGEN VOOR PROVINCIEPERSONEEL Handeling toekennen van eretekens aan provinciepersoneel Datering 1111-9999 Grondslagen 21 juli 1867, Koninklijk besluit tot instelling van het burgerlijk ereteken

bestemd om de trouwe en de loyale diensten te belonen welke ingevolge een lange loopbaan in de provinciale, gemeentelijke, door verkiezingen of onbezoldigde betrekkingen aan het land worden bewezen (B.S., 22/07/1867, p. 4153). 15 januari 1885, Koninklijk besluit betreffende het toepassen van de bepalingen van het koninklijk besluit van 21 juli 1867… (B.S., 21/01/1885, p. 293). 29 november 2002, Omzendbrief BA 2002/18… (B.S., 14/01/2003, p. 2180)

Bronnen interviews Archiefvormers 1111-2001: Dienst Protocol 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Deze bevoegdheid werd pas met de staatshervorming van 2001

overgeheveld. Voor de eervolle onderscheidingen in de nationale orden stuurt de afdeling een afschrift van het koninklijk besluit naar het ministerie van Buitenlandse Zaken zodat de dienst Ridderorden van dit ministerie voor elke gedecoreerde een fiche kan opstellen en die fiche kan klasseren in het nationale fichier, waarvan de oudste steekkaarten uit de 19e eeuw dateren. Daarnaast bezorgt de afdeling de dienst Ridderorden ook een elektronische versie van alle onderscheidingen die door haar tussenkomst werden toegekend. Dit verklaart deels waarom deze gegevens op het Vlaamse niveau vernietigd kunnen worden.



datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze dossiers bevat ook de gegevens voor het gemeentepersoneel en het

OCMW-personeel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel’ en ‘het toekennen van eretekens aan OCMW-personeel’.


116

Steekkaarten met personengegevens voor de toekenning van eervolle onderscheidingen in nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan provinciepersoneel


nationale orden en de burgerlijke eretekens voor dienstanciënniteit aan gemeentepersoneel, OCMW-personeel en provinciepersoneel

datering 2002-9999 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming VERNIETIGEN opmerkingen Deze gegevensbank bevat ook de gegevens voor het gemeentepersoneel

en het OCMW-personeel. Zie de handelingen ‘het toekennen van eretekens aan gemeentepersoneel’ en ‘het toekennen van eretekens aan OCMW-personeel’.


117

TAAKGEBIED KERKFABRIEKEN OF BESTUURSRADEN VAN DE

ERKENDE EREDIENSTEN TAAK TOEZICHT OP KERKFABRIEKEN OF BESTUURSRADEN VAN DE

ERKENDE EREDIENSTEN Handeling uitoefenen van het algemeen toezicht op de (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten Datering 1111-9999 Grondslagen 10 maart 1999, Wet tot wijziging van…de wet van 4 maart 1870 op de

temporaliën van de erediensten… (B.S., 23/04/1999, p. 13482) Bronnen interviews Archiefvormers 1111-2001: Directie Erediensten

2002-9999: Afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen Opmerkingen De wet van 10 maart 1999 voerde een algemeen toezicht in, omdat door

de invoering van de Nieuwe Gemeentewet een juridische leemte was ontstaan. Dit is eigenlijk geen echte handeling. Het algemeen administratief toezicht is eerder de juridische techniek waarbij men enkel optreedt als een bestuur een wet overtreedt of het algemeen belang schaadt. Dat kan dus elk op dat moment in België en Vlaanderen geldende wet, decreet of besluit zijn. Omdat het onmogelijk is om dit allemaal te beschrijven, wordt er normaal voor gekozen om de belangrijkste handelingen die nu via het algemeen toezicht verlopen, af te splitsen tot zelfstandige handelingen. Belangrijkste argument is dat voor verschillende van deze handelingen vroeger een bijzonder toezicht bestond of later in het kader van het algemeen toezicht nog een afschrift moe(s)t opgestuurd worden. Doordat de wetgeving verouderd is en het toezicht nog grotendeels via het bijzonder toezicht verloopt, geldt dit gedeelte van de redenering voorlopig niet voor deze 'besturen belast met het beheer van de temporaliën van de erediensten'. Met deze handeling worden dan de dossiers beschreven die niet onder één van de afgesplitste handelingen vallen. Deze laatste types dossiers worden echter behandeld door de afdeling Juridische Aangelegenheden en Verkiezingen en zijn dus terug te vinden in het archiefbeheersplan van die afdeling. Voor meer uitleg, zie instellingenstudie.

Handeling uitoefenen van toezicht op de begrotingen van (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten Datering 1111-9999 Grondslagen 4 maart 1870, Wet op de temporaliën der erediensten (B.S., 09/03/1870,

p. 905). 23 février 1871, Arrêté royal concernant les églises protestantes et israélites. Existence civile. – Organisation. (B.S., 27/02/1871, p. 549).


118

19 juli 1974, Wet tot erkenning van de besturen belast met het beheer van de temporaliën van de islamitische eredienst (B.S., 23/08/1974, p. 10424). 17 april 1985, Wet tot erkenning van de besturen belast met het beheer van de temporaliën van de orthodoxe eredienst (B.S., 11/05/1985, p. 6870). 15 maart 1988, Koninklijk Besluit tot organisatie van de raden van de kerkfabrieken van de orthodoxe eredienst (B.S., 31/03/1988, p. 4496). 18 juli 1991, Wet tot wijziging van de wet van 4 maart 1870… (B.S., 26/07/1991, p. 16612).

Bronnen Législation relative aux cultes et à la laïcité en Belgique. Wetgeving

betreffende de erediensten en vrijzinnigheid in België, Brussel, Ministère de la Justice, Direction-Générale de la Legislation Civile et des Cultes - Ministerie van Justitie, Directoraat-Generaal Burgerlijke Wetgeving en Erediensten, 2001, s.p.

interviews Archiefvormers 1111-2001: Directie Erediensten

2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de begrotingen van de kerkfabrieken en bestuursraden

wordt uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Het toezicht de begrotingen van de kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst en van de bestuursraden van de Orthodoxe eredienst wordt uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden omdat deze besturen provinciaal georganiseerd zijn.

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-

katholieke eredienst datering 1980-9999 ordening op kathedrale kerkfabriek en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst

datering 1990-9999 ordening op kerkfabriek der Orthodoxe eredienst en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Men heeft alle dossiers in verband met het toezicht op de begrotingen

en rekeningen van de kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst van het ministerie van Justitie overgebracht naar de administratie Binnenlandse Aangelegenheden. De kerkfabrieken van de Orthodoxe eredienst werden immers pas in 1988 erkend en de serie start in 1990.


119

Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kerkfabrieken der Rooms-katholieke

eredienst, bestuursraden der Protestantse eredienst, bestuursraden der Anglicaanse eredienst of bestuursraden der Israëlische eredienst

datering 2002-9999 ordening op kerkfabriek of bestuursraad en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Handeling uitoefenen van toezicht op de rekeningen van (kathedrale)

kerkfabrieken of bestuursraden van de erkende erediensten Datering 1111-9999 Grondslagen 4 maart 1870, Wet op de temporaliën der erediensten (B.S., 09/03/1870,

p. 905). 23 février 1871, Arrêté royal concernant les églises protestantes et israélites. Existence civile. – Organisation. (B.S., 27/02/1871, p. 549). 19 juli 1974, Wet tot erkenning van de besturen belast met het beheer van de temporaliën van de islamitische eredienst (B.S., 23/08/1974, p. 10424). 17 april 1985, Wet tot erkenning van de besturen belast met het beheer van de temporaliën van de orthodoxe eredienst (B.S., 11/05/1985, p. 6870). 15 maart 1988, Koninklijk Besluit tot organisatie van de raden van de kerkfabrieken van de orthodoxe eredienst (B.S., 31/03/1988, p. 4496). 18 juli 1991, Wet tot wijziging van de wet van 4 maart 1870… (B.S., 26/07/1991, p. 16612).

Bronnen Législation relative aux cultes et à la laïcité en Belgique. Wetgeving

betreffende de erediensten en vrijzinnigheid in België, Brussel, Ministère de la Justice, Direction-Générale de la Legislation Civile et des Cultes - Ministerie van Justitie, Directoraat-Generaal Burgerlijke Wetgeving en Erediensten, 2001, s.p.

interviews Archiefvormers 1111-2001: Directie Erediensten

2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het toezicht op de rekeningen van de kerkfabrieken en bestuursraden

wordt uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de bestendige deputatie, met mogelijk beroep bij de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden. Het toezicht de rekeningen van de kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst en van de bestuursraden van de Orthodoxe eredienst wordt uitgeoefend via een goedkeuringstoezicht van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden omdat deze besturen provinciaal georganiseerd zijn.


120

Archiefproducten

Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van kathedrale kerkfabrieken der Rooms-katholieke eredienst

datering 1980-9999 ordening op kathedrale kerkfabriek en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Dossiers inzake het toezicht op de rekeningen van kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst

datering 1990-9999 ordening op kerkfabriek en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Men heeft alle dossiers in verband met het toezicht op de begrotingen

en rekeningen van de kerkfabrieken der Orthodoxe eredienst van het Ministerie van Justitie overgebracht naar de Administratie Binnenlandse Aangelegenheden. De kerkfabrieken van de Orthodoxe eredienst werden pas in 1988 erkend en de serie start al in 1990.

Dossiers inzake het toezicht op de begrotingen van kerkfabrieken der Rooms-katholieke

eredienst, bestuursraden der Protestantse eredienst, bestuursraden der Anglicaanse eredienst en bestuursraden der Israëlische eredienst

datering 2002-9999 ordening op kerkfabriek der Orthodoxe eredienst en daarbinnen chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN


121

TAAKGEBIED ORGANISATIES TAAK SUBSIDIES AAN ORGANISATIES Handeling verlenen van subsidies voor onderzoeken en experimenten met

supra-communale waarde of draagwijdte in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)

Datering 1996-1999 Grondslagen 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking

en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058) 30 juni 2000, Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2000 (B.S., 17/08/2000, p. 27886)

Bronnen Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven),

Brussel, 1998, p. 43-45. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1998,Brussel, 2000, pp. 61-62. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatie van de werking van 1999 & Advies van het ISOSIF met betrekking tot de heroriëntering van het Sociaal Impulsfond, Brussel, 2001, p. 18.


1998-1999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over het SIF en de andere fondsen, zie


Dossiers inzake de subsidies voor onderzoeken en experimenten met supra-communale

waarde of draagwijdte in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) datering 1996-1999 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Gegevensbank met financiële gegevens over de subsidies voor onderzoeken en

experimenten met supra-communale waarde of draagwijdte, de subsidies voor de verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld en de subsidies voor vorming, begeleiding, informatie en sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)

datering 1996-2002 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access


122

adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Eén gegevensbank bevat alle financiële gegevens met betrekking tot de

subsidies die in de rand van het SIF werden uitgekeerd. Voor meer informatie, zie de handelingen ‘verlenen van subsidies aan verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’ en ‘verlenen van subsidies aan organisaties voor vorming, begeleiding en sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’.

Handeling verlenen van subsidies aan verenigingen die actief zijn in en voor de

vierde wereld in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) Datering 1996-1999 Grondslagen 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking

en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058) 30 juni 2000, Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2000 (B.S., 17/08/2000, p. 27886)


Brussel, 1998, p 46-46. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1998,Brussel, 2000, p. 74. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatie van de werking van 1999 & Advies van het ISOSIF met betrekking tot de heroriëntering van het SIF, Brussel, 2000, p. 17.

interviews Archiefvormers 1996-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-1999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Voor meer informatie over het SIF en de andere fondsen, zie

instellingenstudie Archiefproducten

Dossiers inzake subsidies aan verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld in het

kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) datering 1996-1999 ordening geen toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Gegevensbank met financiële gegevens over de subsidies voor onderzoeken en

experimenten met supra-communale waarde of draagwijdte, de subsidies voor de verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld en de subsidies voor vorming, begeleiding, informatie en sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)


123

datering 1996-2002 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Eén gegevensbank bevat alle financiële gegevens met betrekking tot de

subsidies die in de rand van het SIF werden uitgekeerd. Voor meer informatie, zie de handelingen ‘verlenen van subsidies voor onderzoeken en experimenten met supra-communale waarde of draagwijdte in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’ en ‘verlenen van subsidies aan organisaties voor vorming, begeleiding en sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’.

Handeling verlenen van subsidies aan organisaties voor vorming, begeleiding

en sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) Datering 1996-2002 Grondslagen 14 mei 1996, Decreet tot vaststelling van de regelen inzake de werking

en de verdeling van het Sociaal Impulsfonds (B.S., 01/06/1996, p. 15058). 30 juni 2000, Decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de aanpassing van de begroting 2000 (B.S., 17/08/2000, p. 27886) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)


Brussel, 1998, p. 46-51. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1998,Brussel, 2000, p. 62-69. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatie van de werking van 1999 & Advies van het ISOSIF met betrekking tot de heroriëntering van het SIF, Brussel, 2000, p. 14-17. Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 2000, Brussel, 2002, p. 20-21.

interviews Archiefvormers 1996-1997: Afdeling Gemeenten en Provincies

1998-2002: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Opmerkingen Het onderzoeksveld verschoof de laatste jaren naar de stedelijke

problematiek en het stedenbeleid, in anticipatie op de overgang van het SIF naar het Stedenfonds.

Archiefproducten Dossiers inzake subsidies aan organisaties voor vorming, begeleiding, informatie en

sensibilisering in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) datering 1996-9999 ordening geen


124

toegang geen materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN Gegevensbank met financiële gegevens over de subsidies voor onderzoeken en

experimenten met supra-communale waarde of draagwijdte, de subsidies voor de verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld en de subsidies voor vorming, begeleiding, informatie en sensibilisering’ in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)

datering 1996-2002 ordening niet van toepassing toegang Access materiële vorm digitaal: Access adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Eén gegevensbank bevat alle financiële gegevens met betrekking tot de

subsidies die in de rand van het Sociaal Impulsfonds werden uitgekeerd. Voor meer informatie, zie de handelingen ‘verlenen van subsidies voor onderzoeken en experimenten met supra-communale waarde of draagwijdte in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’ en ‘verlenen van subsidies aan verenigingen die actief zijn in en voor de vierde wereld in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF)’.

Handeling verlenen van subsidies aan organisaties voor de organisatie van

vormingsinitiatieven voor lokale en provinciale ambtenaren Datering 1994-2001 Grondslagen 1 juni 1994, Besluit van de Vlaamse regering houdende vaststelling van

regelen betreffende de subsidiëring van initiatieven inzake de vorming van lokale ambtenaren (B.S., 06/07/1994, p. 17978)

Bronnen interviews Archiefvormers 1994: Dienst Provincie- en Gemeentepersoneel


Archiefproducten

Dossiers inzake de subsidies aan organisaties voor de ondersteuning van de vorming van

lokale ambtenaren datering 1997-1999 ordening chronologisch toegang PERS en vanaf 1998 ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN


125

opmerkingen 5% van het bedrag dat gereserveerd was voor de provincies voor de organisatie van vormingsinitiatieven voor lokale en provinciale ambtenaren, ging naar organisaties.

Handeling verlenen van subsidies aan organisaties voor de organisatie van

vormingsinitiatieven voor lokale topambtenaren Datering 2002-9999 Grondslagen 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de


Bronnen interviews

COCLE J., Vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren, in Statuut plaatselijke en provinciale besturen, 2002, pp. 11-21.

Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Brussel, 2002, 12 p. Archiefvormers 2002-9999: Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies Archiefproducten

Dossiers inzake de subsidies aan organisaties voor de ondersteuning van de vorming van

lokale topambtenaren datering 2002-9999 ordening chronologisch toegang ROBIN materiële vorm papier adm. bewaartermijn 10 jaar def. bestemming VERNIETIGEN

ARCHIEFBEHEERSPLAN

BIJHORENDE RADEN EN COMMISSIES

Archiefbeheersplan bijhorende raden en commissies

129

ADVIESCOMMISSIE VLAAMS NOODFONDS A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER

Medewerkers van de afdeling verzorgen het secretariaat van de in 1994 opgerichte Adviescommissie van het Vlaams Noodfonds.44 Dit fonds werd in reactie op de overstromingen van het jaareinde 1993-1994 opgericht en gespijsd met middelen van het Gemeentefonds en van het Investeringsfonds. Het verleende financiële ondersteuning aan die gemeenten die met onverwachte belangrijke bijkomende uitgaven geconfronteerd werden. De Adviescommissie van het Vlaams Noodfonds had de opdracht om de ingediende dossiers te bestuderen en te kijken of deze alle voorwaarden voldeden om extra middelen te ontvangen.45 Doordat het nieuwe Gemeentefonds het Vlaams Noodfonds opslorpt, verdwijnt vanzelfsprekend ook de Adviescommissie Vlaams Noodfonds. De adviezen van de Adviescommissie zitten in de dossiers van het Vlaams Noodfonds, die op hun beurt in het klassement van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies terug te vinden zijn. Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaar houdt trouwens zelf de notulen en de briefwisseling bij.

44 6 juli 1994, Decreet houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten (B.S., 27/07/1994, p. 19367) en 29 september 1994, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 6 juli 1994 houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten (B.S., 03/12/1994, p. 30042) 45 JANEZIC E., Evaluatie van het ‘Noodfonds’: decreet van 6 juli 1994 houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten, in Binnenband, 2, nr. 5, 1997, p. 9.


130

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED GEMEENTEN TAAK SUBSIDIES EN DOTATIES VOOR GEMEENTEN Handeling verlenen van advies over de toekenning van subsidies aan

gemeenten in het kader van het Vlaams Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten geconfronteerd met belangrijke en onverwachte bijkomende uitgaven

Datering 1994-9999 Grondslagen 6 juli 1994, Decreet houdende diverse bepalingen inzake de financiering

van de gemeenten (B.S., 27/07/1994, p. 19367). 29 september 1994, Besluit van de Vlaamse regering tot uitvoering van het decreet van 6 juli 1994… (B.S., 03/12/1994, p. 30042) 5 juli 2002, Decreet tot vaststelling van de regels inzake de dotatie en de verdeling van het Vlaams Gemeentefonds (B.S., 31/08/2002, 38780)

Bronnen JANEZIC E., Evaluatie van het ‘Noodfonds’: decreet van 6 juli 1994

houdende diverse bepalingen inzake de financiering van de gemeenten, in Binnenband, 2, nr. 5, januari 1997, p. 9.

interviews Archiefvormers 1994-9999: Adviescommissie Vlaams Noodfonds Opmerkingen De adviezen van de Adviescommissie Vlaams Noodfonds zitten in het

subsidiedossier zelf dat behandeld wordt door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verlenen van subsidies aan gemeenten in het kader van het Vlaams Noodfonds voor de ondersteuning van gemeenten die ten gevolge van bijzondere omstandigheden het hoofd moeten bieden aan belangrijke bijkomende uitgaven’. De notulen en de briefwisseling worden bewaard door de secretaris. Voor meer informatie, zie: ‘verzorgen van het secretariaat van de Adviescommissie Vlaams Noodfonds’. Voor meer informatie over het Vlaams Noodfonds, zie instellingenstudie.


131

VERTEGENWOORDIGER VAN DE VLAAMSE REGERING IN COMITÉ C1

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER

Sinds 1990 worden in de onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest van het Comité C1 voor de plaatselijke en provinciale overheidsdiensten de sectorale onderhandelingen gevoerd tussen de Vlaamse regering en de vakbonden van het personeel van de ondergeschikte besturen.46 De hieruit voortvloeiende protocollen gelden voor alle organieke besturen waarvoor men normerend optreedt. Concreet gaat het over de gemeenten, gemeentebedrijven, verenigingen van gemeenten, OCMW's, OCMW-ziekenhuizen, Autonome Verzorgings-instellingen, verenigingen van OCMW's, provincies en provinciebedrijven. Een personeelslid van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies zorgt sinds 1997 voor de praktische en inhoudelijke ondersteuning. Voordien gebeurde dit op het kabinet van de Vlaamse minister voor Binnenlandse Aangelegenheden.47 Hoewel er in het klassement van de afdeling een serie met opschrift Comité C1 voorzien is, wordt daar niets in opgenomen. Het is de bevoegde ambtenaar zelf die de protocollen bewaart. Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaar houdt trouwens zelf de notulen bij.

46 2 augustus 1990, Koninklijk besluit tot wijziging van de koninklijke besluiten van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekkingen tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel en van 26 september 1980 houdende uitvoering van de artikelen 1, b, en 4, 2$, van de wet van 1 september 1980 betreffende de toekenning en de uitbetaling van een vakbondspremie aan sommige personeelsleden van de overheidssector (B.S., 31/08/1990, p. 16740). 47 Interview met A. Vervoort, 13/03/2003.


132

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ONDERGESCHIKTE BESTUREN TAAK SECTORALE ONDERHANDELINGEN OVER DE LOON- EN

ARBEIDERSVOORWAARDEN VAN HET PERSONEEL VAN ONDERGESCHIKTE BESTUREN

Handeling voeren van de sectorale onderhandelingen over de loon- en

arbeidsvoorwaarden van het personeel van ondergeschikte besturen in het Comité C1 voor de plaatselijke en provinciale overheidsdiensten, Onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest

Datering 1990-9999 Grondslagen 19 december 1974, Wet tot regeling van de betrekkingen tussen de

overheid en de vakbonden van haar personeel (B.S., 24/12/1974, p. 15410). 20 juni 1975, Wet tot wijziging van de wet van 19 december 1974… (B.S., 16/09/1975, p. 11355). 28 september 1984, Koninklijk besluit tot uitvoering van de wet van 19 december 1974… (B.S., 20/10/1984, p. 14039). 2 augustus 1990, Koninklijk besluit tot wijziging van de koninklijke besluiten van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 … (B.S., 31/08/1990, p. 16740). 21 mei 1997, Omzendbrief ABA 97/10… (B.S., 31/08/1997, p. 2938)

Bronnen IDE J., Sectorale onderhandelingen - lokale en regionale besturen, in

Binnenband, 5, nr. 20, oktober 2000, s.p. DUJARDIN J., SOMERS W., VAN SUMMEREN L. e.a., Praktisch handboek voor gemeenterecht, Brugge, 2001, p. 279. interviews

Archiefvormers 1990-9999: Vertegenwoordiger van de Vlaamse regering in het Comité

C1 voor de plaatselijke en provinciale overheidsdiensten, Onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest

Opmerkingen De notulen en de briefwisseling worden bewaard door de secretaris.

Voor meer informatie, zie de handeling: ‘verzorgen van het secretariaat van het Comité C1 voor de plaatselijke en provinciale overheids-diensten, onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest’.

Archiefproducten

Protocollen van het Comité C1 voor de plaatselijke en provinciale overheidsdiensten,

Onderafdeling Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest datering 1999-9999 ordening chronologisch toegang geen


133

materiële vorm papier adm. bewaartermijn 30 jaar def. bestemming BEWAREN opmerkingen Dit zijn de originele protocollen. De vakbonden en het kabinet

ontvangen een afschrift.


135

INTERDEPARTEMENTAAL STURINGSORGAAN SOCIAAL IMPULSFONDS (ISOSIF)

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER In 1997 werden er in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) op het niveau van de Vlaamse administratie twee overlegstructuren opgericht. Voor de SIF+ gemeenten het ISOSIF, Interdepartementaal Sturingsorgaan Sociaal Impulsfonds, en voor de overige gemeenten het OKASIF, Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds. Het ISOSIF was een horizontaal sturingsorgaan dat bestond uit vertegenwoordigers van de verschillende administraties die betrokken waren bij de uitwerking van het Sociaal Impulsfonds. Men wou met ISOSIF de verschillende beleidsdomeinen coördineren die invloed hadden op het stedelijk beleid. Dit moest er voor zorgen dat er een Vlaams inclusief stedelijk beleid gevoerd werd en men de randvoorwaarden kon scheppen voor een lokaal inclusief beleid. In de beginperiode van het SIF was het ISOSIF vooral bezig met adviezen over de beleidsplannen van de SIF+ gemeenten.48 Na verloop van tijd werd de beleidsvoorbereidende taak steeds belang-rijker. De bottom-up of de vragen van de gemeenten, de beleidsevaluatie en de ontwikkeling van meetbare resultaten en indicatoren werden belangrijke inhoudelijke agendapunten van ISOSIF.49 Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaren houden trouwens zelf de notulen bij.

48 Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997, Brussel, onuitgegeven, 1998, pp. 54-57. 49 TEMMERMAN D., Evaluatierapport Sociaal Impulsfonds 1998, in Binnenband, 5, nr. 18, april 2000, s.p.


136

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED GEMEENTEN EN OCMW’S TAAK SUBSIDIES VOOR GEMEENTEN EN OCMW’S Handeling verlenen van advies over de beleidsplannen van SIF+ gemeenten in

het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) Datering 1997-2001 Grondslagen - Bronnen Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven),


Archiefvormers 1997-2002: Interdepartementaal Sturingsorgaan voor het Sociaal

Impulsfonds (ISOSIF) Opmerkingen De notulen zijn het enige archiefproduct en worden bewaard door de

secretaris. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verzorgen van het secretariaat van het Interdepartementaal Sturingsorgaan voor het Sociaal Impulsfonds (ISOSIF)’.


137

OVERLEG KABINET-ADMINISTRATIE SOCIAAL IMPULSFONDS (OKASIF)

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER In 1997 werden er in het kader van het Sociaal Impulsfonds (SIF) op het niveau van de Vlaamse administratie twee overlegstructuren opgericht. Voor de SIF+ gemeenten het ISOSIF, Interdepartementaal Sturingsorgaan Sociaal Impulsfonds, en voor de andere gemeenten het OKASIF, Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds. Het OKASIF bestond uit vertegenwoordigers van de Vlaamse minister van Binnenlandse Aangelegenheden, vertegenwoordigers van de Vlaamse minister van Welzijn en leden van het team SIF van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en provincies. Het beoordeelde de beleidsplannen van de waarborggemeenten. Men maakte er ook richtinggevende afspraken en vaststellingen.50 Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaren houden trouwens zelf de notulen bij.

50 Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven), Brussel, 1998, pp. 57-59.


138

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED GEMEENTEN EN OCMW’S TAAK SUBSIDIES VOOR GEMEENTEN EN OCMW’S Handeling verlenen van advies over de beleidsplannen van SIF

waarborggemeenten in het kader van het Sociaal Impulsfonds voor het herstel van de leef- en omgevingskwaliteit van achtergestelde buurten en de bestrijding van kansarmoede

Datering 1997-2000 Grondslagen - Bronnen Het Sociaal Impulsfonds. Evaluatierapport 1997 (onuitgegeven),


Archiefvormers 1997-2000: Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds

(OKASIF) Opmerkingen De notulen zijn het enige archiefproduct en worden bewaard door de

secretaris. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verzorgen van het secretariaat van het Overleg Kabinet-Administratie Sociaal Impulsfonds (OKASIF)'.


139

VORMINGSCENTRUM VOOR LOKALE BESTUREN, ADVIESCOLLEGE VOOR LOKALE AMBTENAREN

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER De afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies keert sinds het midden van de jaren '90 subsidies uit voor vormingsinitiatieven voor personeel en mandatarissen van ondergeschikte besturen. Een decreet uit 2002 integreerde deze initiatieven en voorzag daarbij in de oprichting van het Vormingscentrum voor Lokale besturen.51 Dit Vormingscentrum bestaat eigenlijk uit drie adviescolleges. Het Adviescollege voor lokale mandatarissen, het Adviescollege voor lokale ambtenaren en het Adviescollege voor lokale topambtenaren verlenen advies over de desbetreffende subsidieaanvragen. Personeelsleden van de afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies verzorgt het secretariaat van het Adviescollege voor lokale ambtenaren en van het Adviescollege voor lokale topambtenaren. De adviezen zelf zitten in de subsidiedossiers en deze zijn op hun beurt terug te vinden in het klassement van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaar houdt trouwens zelf de notulen bij.

51 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren (B.S., 17/04/2002, p. 15609).


140

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ORGANISATIES TAAK SUBSIDIES VOOR ORGANISATIES Handeling verlenen van advies over de toekenning van subsidies aan

provincies voor de organisatie van vormingsinitiatieven van lokale ambtenaren

Datering 2002-9999 Grondslagen 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de



interviews Archiefvormers 2002-9999: Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Adviescollege

voor lokale ambtenaren Opmerkingen De adviezen van het Adviescollege voor lokale ambtenaren zitten in het

subsidiedossier zelf dat behandeld wordt door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verlenen van subsidies aan provincies voor de organisatie van vormingsinitiatieven van de vorming van lokale ambtenaren’. Dubbels van die adviezen zitten bij de notulen die worden bewaard door de secretaris. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verzorgen van het secretariaat van het Adviescollege voor lokale ambtenaren van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen’.


141

VORMINGSCENTRUM VOOR LOKALE BESTUREN, ADVIESCOLLEGE VOOR LOKALE TOPAMBTENAREN

A. VOORSTELLING VAN DE ARCHIEFVORMER De afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies keert sinds het midden van de jaren '90 subsidies uit voor vormingsinitiatieven voor personeel en mandatarissen van ondergeschikte besturen. Een decreet uit 2002 integreerde deze initiatieven en voorzag daarbij in de oprichting van het Vormingscentrum voor Lokale besturen.52 Dit Vormingscentrum bestaat eigenlijk uit drie adviescolleges. Het Adviescollege voor lokale mandatarissen, het Adviescollege voor lokale ambtenaren en het Adviescollege voor lokale topambtenaren verlenen advies over de desbetreffende subsidieaanvragen. Personeelsleden van de afdeling Gemeenten, OCMW's en Provincies verzorgt het secretariaat van het Adviescollege voor lokale ambtenaren en van het Adviescollege voor lokale topambtenaren. De adviezen zelf zitten echter in de subsidiedossiers en deze zijn op hun beurt terug te vinden in het klassement van de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Het secretariaatsarchief wordt beschreven in het eerste deel van dit werk. De betrokken ambtenaar houdt trouwens zelf de notulen bij.

52 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de voorwaarden en de regels inzake de toekenning van subsidies voor vormingsinitiatieven voor lokale mandatarissen, ambtenaren en topambtenaren (B.S., 17/04/2002, p. 15609).


142

B. ARCHIEFBEHEERSPLAN Beleidsdomein Binnenlandse Aangelegenheden TAAKGEBIED ORGANISATIES TAAK SUBSIDIES VOOR ORGANISATIES Handeling verlenen van advies over de toekenning van subsidies aan

organisaties voor de organisatie van vormingsinitiatieven voor lokale topambtenaren

Datering 2002-9999 Grondslagen 25 januari 2002, Besluit van de Vlaamse regering tot vaststelling van de



interviews Archiefvormers 2002-9999: Vormingscentrum voor Lokale Besturen, Adviescollege

voor lokale topambtenaren Opmerkingen De adviezen van het Adviescollege voor lokale topambtenaren zitten in

het subsidiedossier zelf dat behandeld wordt door de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verlenen van subsidies aan provincies voor de organisatie van vormingsinitiatieven van de vorming van lokale topambtenaren’. Dubbels van die adviezen zitten bij de notulen, die worden bewaard door de secretaris. Voor meer informatie, zie de handeling ‘verzorgen van het secretariaat van het Adviescollege voor lokale topambtenaren van het Vormingscentrum voor Lokale Besturen’.

afdeling gemeenten, ocmw’s en provincies · janezic e., evaluatie van het ‘noodfonds’:...

Documents