advanced ms office versi 1
DESCRIPTION
Panduan Ms OfficeTRANSCRIPT
Advanced Ms Office
MODUL
ADVANCED MICROSIFT OFFICE
Advanced Ms Office
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .................................................................................................................. 2
MICROSOFT OFFICE LANJUTAN ........................................................................... 1
Mengenal Microsoft Word ............................................................................. 4
1.1. Mengenal toolbar ............................................................................... 5
1. Memulai mengoperasikan Microsoft Word............................... 6
1.1. Membuka Microsoft Word................................................................ 6
1.2. Membuat Dokumen baru. ............................................................... 6
1.3. Membuka File yang sudah tersimpan.......................................... 6
1.3.1. Menyimpan Dokumen ............................................................... 7
1.3.2. Menutup file Dokumen ............................................................. 8
1.3.3. Menutup Jendela Microsoft Word .......................................... 8
1.3.4. Mengetik Dokumen sederhana .............................................. 9
1.3.5. Mengedit Teks ........................................................................... 10
1.3.6. Meng-Copy / Menyalin Teks ................................................. 10
1.3.7. Men-Delete / Menghapus Teks. ........................................... 11
1.3.8. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks. ................................ 11
2. Format teks ............................................................................................ 11
2.1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font) ............................... 12
2.2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size) ......................................... 12
2.3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style) ............................. 12
2.4. Membuat Garis Bawah (Underline) ............................................ 13
2.5. Menentukan Warna Huruf (Font Color) .................................... 13
3. Mengatur Format Paragraph ......................................................... 14
3.1. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf .................................. 14
3.1.1. Mengatur Indentasi ................................................................. 15
3.1.2. Mengatur Jarak Spasi Baris .................................................. 16
4. Mengatur Format Halaman ............................................................. 17
4.1. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan ........... 17
4.1.1. Mengatur Margin ...................................................................... 18
4.1.2. Memasang Nomor Halaman.................................................. 19
4.1.3. Mencetak dokumen ................................................................. 21
5. Mail Merge/Membuat Label Surat .............................................. 23
6. Menggunakan dan Mengatur Style ............................................. 31
7. Mengatur dan Membuat Section .................................................. 34
7.1. Memisah Antar bab dengan Section .......................................... 34
7.2. Mengatur Header dan Footer disetiap Section ....................... 36
7.3. Membuat Footnote .......................................................................... 39
8. Membuat Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar Gambar Secara Otomatis .............................................................................................. 41
Advanced Ms Office
8.1. Memindahkan kursor dengan tombol sakti ............................. 44
8.2. Memanfaatkan AutoCorrect .......................................................... 45
8.3. Membuat titik-titik ........................................................................... 46
8.4. Menulis Rumus dengan Equation Editor ................................... 47
Mengenal Microsoft Excel ............................................................................... 49
9. Lembar Kerja Microsoft Excel ....................................................... 49
9.1. Membuat dan memodifikasi grafik ............................................. 50
9.2. Bagian-bagian dari charts. ........................................................... 51
9.3. Chart Wizard ..................................................................................... 52
9.4. Memodifikasi Charts........................................................................ 55
9.4.1. Chart dengan 2 variabel atau lebih .................................... 55
9.4.2. Contoh chart dengan 2 sumbu nilai................................... 56
9.5. Bekerja dengan format sel ........................................................... 56
9.5.1. Autoformat ................................................................................. 57
9.5.2. Mengatur Format Border ....................................................... 58
9.5.3. Proteksi Worksheet.................................................................. 59
9.6. Menggunakan beberapa fungsi matematis ............................. 60
9.6.1. AutoFill ......................................................................................... 62
9.6.2. AutoSum ..................................................................................... 63
9.6.3. Filtering data ............................................................................. 65
9.7. Menggunakan Fungsi LOOKUP .................................................... 66
9.7.1. Fungsi VLOOKUP ...................................................................... 66
9.7.2. Fungsi HLOOKUP ...................................................................... 67
Menggunakan Data Form ............................................................................. 68
9.7.3. Menggunakan Sub Total ........................................................ 69
9.7.4. Fungsi Statistik Dasar Untuk Database. ........................... 70
Microsoft Power Point ...................................................................................... 73
10. Pengenalan Power Point ................................................................. 73
10.1. Membuat dan memodifikasi tabel .............................................. 76
10.2. Membuat Dan Memodifikasi Diagram ....................................... 78
10.3. Membuat dan memodifikasi grafik ............................................. 80
10.3.1. Mengisi Judul Grafik ................................................................ 81
10.3.2. Mengganti Warna dan Jenis Grafik ..................................... 81
10.3.3. Membuat dan mengatur animasi objek ............................ 83
10.3.4. Mengatur transisi slide ........................................................... 85
11. Membuat hyperlink ............................................................................. 86
11.1. Membuat Master Slide.................................................................... 86
11.2. Menggabungkan dengan objek multimedia ............................ 88
11.2.1. Menggunakan Template ......................................................... 89
11.2.2. Mencetak (Print) Presentasi.................................................. 90
Advanced Ms Office
Mengenal Microsoft Word
Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor)
yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, membuat dokumen berbentuk
surat kabar, membuat label surat, membuat table pada dokumen, dan masih banyak
lagi dukumen-dokumen lain yang biasa dibuat dengan menggunakan Microsoft Word.
Sebelum memulai mengoperasikan Microsoft Word, ada baiknya jika kita
mengenal beberapa istilah yang akan dipakai dalam paket latihan ini. Di antaranya
adalah istilah Screen Layout (tampilan layar), Menu, dan Toolbar.
Screen Layout atau tampilan layar, sesuai dengan arti kata-kata
penyusunnya, merupakan sebuah tampilan yang ditunjukkan komputer anda saat
mengoperasikan program ini. Untuk tampilan dalam Microsoft Word, dapat dilihat
pada gambar di bawah ini.
Gambar 01. Layout Microsoft Word
Pada bagian Baris Judul, dapat kita lihat nama file yang sedang kita buka, jika
kita belum menyimpan dan memberi nama pada file yang kita buka, biasanya
Microsoft Word akan menampilkan file tersebut dengan nama Document 1, 2, 3 dan
seterusnya.
Advanced Ms Office
Istilah Menu yang digunakan dalam Microsoft Word mempunyai pengertian
yang hampir sama dengan pengertian menu dalam kehidupan sehari-hari. Di dalam
menu ini, terdapat beberapa perintah yang dapat kita pilih dengan menyorot
perintah tersebut pada Baris Menu.
Gambar 02. Menu Pada MS. Word
1.1. Mengenal toolbar
Toolbar menyediakan beberapa tombol sederhana yang dipakai untuk
mengakses sebuah perintah yang tertulis pada pada menu. Cara memakainya yaitu
dengan menekan tombol-tombol pada toolbar tersebut.
Gambar 03. Toolbar Standar
Gambar 03. Toolbar Format
Advanced Ms Office
1. Memulai mengoperasikan Microsoft Word
1.1. Membuka Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa cara yang bisa ditempuh,
diantaranya adalah :
1. Klik Tombol Start yang ada di taskbar.
2. Pilih menu Program
3. Kemudian pilih dan klik program aplikasi Microsoft Word.Tunggu sampai
jendela program Microsoft Word ditampilkan.
1.2. Membuat Dokumen baru.
Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan
langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika
komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, cara berikut ini bisa
menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.
1. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol New, kemudian
klik tombol General.
2. Double klik pada icon Blank Document untuk membuat dokumen baru.
3. Jendela siap untuk digunakan pengetikan.
Atau bisa juga menggunakan alternatif cara :
1. Klik tombol New Document yang ada pada baris menu, dengan icon
2. Pada jendela program Microsoft Word, dapat kita pilih menu File | New,
maka setelah kita memilih Blank Document, dokumen kosong akan
ditampilkan pada layar komputer anda.
3. Selain kedua alternatif di atas, bisa juga dengan langsung menekan tombol
Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan di layar anda.
1.3. Membuka File yang sudah tersimpan
1. Klik menu File dan klik tombol Open, maka akan tampil kotak dialog Open.
Advanced Ms Office
2. Pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih
dahulu.
3. Klik pada nama file yang akan dibuka.
4. Klik tombol Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft
Word.
Alternatif lain :
1. Klik tombol Open File pada baris menu.
2. Tekan Ctrl+O.
Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampulan kotak dialog Open File,
pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Klik
tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
Gambar 04. Dialog Open Dokumen
1.3.1. Menyimpan Dokumen
1. Segera setelah memulai pengetikan, sebisa mungkin dilakukan penyimpanan.
Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen.
2. Pada jendela Microsoft Word , pilih menu File, klik tombol Save.
Advanced Ms Office
3. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save. Ketikkan nama file dokumen,
dan klik Save.
4. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari
kemungkinan komputer padam secara mendadak.
Alternatif lain dalam penyimpanan file :
1. Klik tombol Save pada baris menu, seperti pada gambar
2. Tekan tombol Ctrl+S pada keyboard.
Keduanya akan menampilkan kotak dialog Save As. Ketikkan nama file dokumen,
dan klik Save.
Gambar 05. Dialog Save As
1.3.2. Menutup file Dokumen
1. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft
Word, pilih menu File, klik tombol Close, maka Microsoft Word akan
menutup file dokumen yang sedang aktif.
2. Atau bisa dilakukan dengan menekan tombol close pada baris menu, yang
ditandai dengan tombol X.
1.3.3. Menutup Jendela Microsoft Word
1. Pada jendela Microsoft Word, pilih menu File, klik Exit, maka jendela
Microsoft Word akan tertutup.
Advanced Ms Office
2. Pastikan bahwa dokumen yang telah anda ketik sudah tersimpan dengan
benar.
3. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat
dilakukan dengan menklik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari
jendela Microsoft Word
1.3.4. Mengetik Dokumen sederhana
Pada saat memulai program aplikasi Microsoft Word , secara otomatis,
dokumen baru yang masih kosong yang diberi nama Document1 akan ditampilkan
dan siap digunakan.Setiap mengetikkan teks, teks yang Anda ketik akan muncul di
posisi kursor dan kursor akan bergeser ke kanan. Anda dapat memindahkan kusor
dengan keyboard atau mouse.
Jika teks yang yang sedang anda ketik mencapai akhir dari baris, maka teks
tersebut akan dilipat dan kursor secara otomatis pindah ke awal baris berikutnya.
Bila perlu tekan tombol Enter untuk memindahkan titik sisip ke baris berikutnya.,
hanya jika anda ingin memulai pengetikan di baris baru sbelum mencapai batas
kanan, membuat baris kosong atau memulai paragraf baru.
Microsoft Word mendefinisikan sebuah paragraf sebagai sejumlah karakter,
kata, atau kalimat yang diakhiri dengan tanda paragraf. Tanda paragraf akan
disisipkan pada waktu anda menekan tombol Enter. Tanda paragraf ini penting
untuk mengetahui di mana suatu paragraf dimulai dan berakhir pada dokumen anda.
Dalam keadaan defaultnya, tanda paragraf ini tidak ditampilkan.
Sebagai contoh, cobalah untuk mengetik surat sederhana berikut pada
Dokumen 1 yang masih kosong, dan simpan dokumen tersebut dengan nama
Undangan Training.
Advanced Ms Office
Gambar 06. Tampilan Dokumen
1.3.5. Mengedit Teks
Jika anda membuat kesalahan selam proses pengetikan, Anda dapat
memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini :
Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Anda ketik, pilih menu
Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).
Untuk menghapus teks yang baru saja Anda ketik, pilih dan klik menu Edit,
Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik tombol Undo pada toolbar Standard.
Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan
tombol Shift+Enter.
1.3.6. Meng-Copy / Menyalin Teks
Untuk menyalin teks yang Anda pilih ke lokasi lain, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih teks yang akan Anda salin.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Copy (Ctrl+C).
3. Tempatkan titik sisip di lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
Selain cara tersebut di atas, Anda dapat juga menyalin teks degan menggunakan
tombol.
Advanced Ms Office
Copy Paste
1.3.7. Men-Delete / Menghapus Teks.
Untuk menghapus teks yang telah Anda pilih, ikuti langkah berikut ini.
1. Pilih teks yang akan anda hapus.
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Clear atau tekan tombol Delete.
1.3.8. Meng-Cut-Paste/Memindahkan Teks.
Untuk memindahkan teks yang Anda pilih ke lokasi yang baru, ikuti langkah berikut
ini :
1. Pilih teks yang akan Anda pindahkan
2. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Cut (Ctrl+X).
3. Tempatkan titik sisip pada lokasi baru.
4. Kemudian pilih dan klik menu Edit, Paste (Ctrl+V).
Copy Paste
2. Format teks Anda dapat mengatur format teks dengan menggunakan salah satu cara berikut ini : 1. Pilih atau sorot teks yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai
yang anda inginkan.
2. Tempatkan titik sisip pada posisi awal pengetikan teks,atur formatnya, kemudian
ketik teks yang Anda inginkan. Dengan cara ini, semua teks yang Anda ketik
mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang Anda pilih sampai Anda
melakukan perubahan kembali ayau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain
pada dokumen.
Advanced Ms Office
2.1. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)
Setiap jenis dan bentuk huruf (Font) mempunyai nama, misalnya Arial, Times,
Courier dan lain-lain. Untuk mengubah Font dari teks yang sebelumnya telah
Anda ketik, ikuti langkah berikut :
Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah fontnya.
Pilih dan klik font yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan font yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+F.
Gambar 07. Jenis Huruf dan Ukuran Huruf
2.2. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Semua teks yang anda ketikkan pada dokumen baru dengan menggunakan
template Blank Document akan memakai pilihan default font Times New Roman
dengan ukuran huruf 10 point. Untuk mengubah ukuran huruf (font size) dari
teks yang sebelumnya anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah ukurannya.
Pilih dan klik ukuran yang anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font Size
yang terdapat pada baris toolbar formatting atau tekan tombol Ctrl+Shift+P.
Anda juga bisa menggunakan kombinasi tombol Ctrl+] untuk membesarkan
ukuran huruf dan Ctrl+[ untuk mengecilkan huruf.
2.3. Memilih Gaya Tampilan Huruf (Font Style)
Untuk mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari teks yang sebelumnya
telah anda ketik, ikuti langkah berikut ini :
Advanced Ms Office
Pilih atau sorot teks yang akan Anda ubah gaya tampilannya.
Untuk menampilkan huruf tebal, pilih dan klik tombol toolbar Bold (B) yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+B.
Untuk menampilkan huruf miring, pilih dan klik tombol toolbar Italic (I) yang
terdapat pada baris toolbar Formatting atau tekan tombol Ctrl+I.
2.4. Membuat Garis Bawah (Underline)
Untuk memberi garis bawah dari teks yang sebelumnya telah anda ketik, ikuti
langkah berikut ini :
Pilih atau sorot teks yang akan Anda beri garis bawah.
Pilih dan klik tombol toolbar Underline yang terdapat pada baris toolbar
Formatting atau tekan tombol Ctrl+U untuk memberi garis bawah tunggal,
(U) atau Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda, atau
Ctrl+Shift+W untuk memberi garis bawah tunggal hanya pada kata.
2.5. Menentukan Warna Huruf (Font Color)
Bila diperlukan huruf yang telah anda ketikkan dapat ditampilkan dengan warna
tertentu sehingga tampilan huruf tersebut terlihat lebih menarik. Untuk
mengubah warna huruf (font color) dari teks yang sebelumnya telah anda ketik,
ikuti langkah berikut ini :
Pilih atau sorot teks yang akan anda ubah warnanya.
Pilih dan klik warna yang Anda inginkan pada tombol daftar pilihan Font
Color yang terdapat pada baris toolbar Formatting, seperti pada gambar icon
dibawah.
Advanced Ms Office
3. Mengatur Format Paragraph
Dalam Microsoft Word, paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan
menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu
daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang
mempunyai satu pemikiran. Anda dapat mengatur format paragraf dengan
menggunakan salah satu cara berikut ini :
Pilih paragraf yang akan anda format, kemudian atur formatnya sesuai
dengan keinginan anda.
Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau
formatnya, kemudian ketik paragraf yang Anda inginkan. Dengan cara ini,
semua paragraf yang anda ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti
format yang anda pilih sampai anda melakukan perubahan kembali atau
memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.
3.1. Mengatur Perataan teks dalam Paragraf
Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri
(left-align), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan
kanan (justify). Untuk mengatur perataan teks dari paragraf, ikuti langkah berikut
ini：
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog paragraph akan
ditampilkan.
3. Pada kotak dialog Paragraph, klik tab Indent and Spacing. Pada tombol
daftar pilihan, Alignment, pilih perataan teks yang anda inginkan.
Left untuk perataan kiri
Centered untuk penempatan di tengah
Right untuk perataan kanan.
Justified untuk perataan penuh di kiri dan kanan.
4. Contoh format paragraf yang Anda pilih, dapat Anda lihat pada kotak
Preview.
5. Klik OK.
Advanced Ms Office
Selain itu, perataan teks dari paragraf dapat dilakukan dengan menekan salah satu
dari tombol
Gambar 09. Dialog Pengaturan paragraf
3.1.1. Mengatur Indentasi
Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan
atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama dari
paragraf atau membuat indentasi gantung. Untuk mengatur indentasi paragraf, ikuti
langkah berikut ini :
1. Pilih dan tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan
ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Indentation, atur indentasi yang anda inginkan.
Kotak isian Left, untuk menentukan jarak indentasi dari margin kiri.
Kotak isian Right, untuk menentukan jarak indentasi dari margin
kanan.
Advanced Ms Office
Kotak daftar pilihan Special, untuk menentukan indentasi khusus
dengan jarak sesuai dengan yang Anda isi pada kotak By.
1. (none), jika tidak ada indentasi khusus.
2. First line, jika indentasi kiri hanya untuk baris pertama saja.
3. Hanging, jika ingin membuat indentasi gantung, yang
diindentasi adalah baris lain selain baris pertama.
5. Contoh format paragraf yang anda pilih, dapat anda lihat pada bagian kotak
Preview.
6. Klik OK.
3.1.2. Mengatur Jarak Spasi Baris
Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masing-
masing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan. Untuk
mengatur jarak spasi baris menggunakan menu, ikuti langkah berikut :
1. Pilih atau tempatkan titik sisip pada paragraf yang akan Anda format.
2. Pilih dan klik menu Format, Paragraph. Kotak dialog Paragraph akan
ditampilkan.
3. Pada kotak dialog tersebut, klik tab Indents and Spacing.
4. Pada bagian Spacing, tentukan jarak spasi baris yang anda inginkan.
Kotak isian Before, diisi dengan jarak spasi sebelum paragraph
Kotak isian After, diisi dengan jarak spasi sesudah paragraph.
5. Kotak daftar pilihan Line Spacing, diisi dengan jarak spasi baris yang
diinginkan.
Single untuk jarak spasi satu.
1.5 lines, untuk jarak spasi satu setengah.
Double, untuk jarak spasi dua.
At least, untuk menentukan jarak spasi minimal.
Exactly, untuk menentukan jarak spasi yang pasti.
Multiple, untuk menggandakan jarak spasi Single menjadi Dua, 1.5
lines menjadi Tiga dan Double menjadi Empat.
6. Contoh format paragraf yang anda pilih dapat dilihat pada kotak Preview.
7. Klik OK.
Advanced Ms Office
4. Mengatur Format Halaman Yang dimaksud dengan mengatur format halaman diantaranya mengubah ukuran
kertas, mengatur margin, memasang nomor halaman, dan lain-lain.
4.1. Mengubah Ukuran kertas dan Orientasi Pencetakan
Untuk mengubah ukuran kertas, dan orientasi pencetakan, ikuti langkah berikut
ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan
ditampilkan.
2. Pada kotk dialog Page Setup, klik tab Paper Size.
Gambar 10. Dialog Pagge Setup
3. Pada tombol daftar pilihan Paper Size, pilih dan klik ukuran kertas yang akan
Anda gunakan. Atau gunakan kotak Width untuk menentukan lebar kertas,
dan kotak Height untuk menentukan tinggi kertassesuai dengan keinginan
Anda.
Advanced Ms Office
4. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan Portrait untuk
pencetakan dengan posisi tegak atau Landscape untuk pencetakan dengan
posisi tertidur.
5. Pada tombol daftar pilihan Apply To, pilih dan klik bagian dokumen yang
akan memakai ukuran kertas dan orientasi yang baru.
Whole Document, pengaturan baru akan berlaku untuk seluruh
halaman.
This Point Forward, Microsoft Word akan menyisipkan tanda
pemisah Continuous pada titik sisip dan pengaturan baru akan dimulai
pada bagian yang baru.
This Section, pengaturan baru akan berlaku pada bagian tempat titik
sisip berada.
6. Lihat hasilnya pada kotak Preview dan klik OK untuk menutup kotak dialog.
4.1.1. Mengatur Margin
Margin merupakan jarak antara tepi daerah pengetikan teks dengan tepi
halaman kertas. Apabila Anda membuka dokumen baru dengan menggunakan Blank
Document, Microsoft Word akan menggunakan template normal dengan batas
margin atas dan bawah 1 inci serta batas margin kiri dan kanan 1.25 inci.
Pengaturan margin akan berlaku untuk seluruh dokumen, kecuali jika Anda
telah memilih teks tertentu atau membagi dokumen ke dalam beberapa bagian.
Untuk mengatur margin dari dokumen dengan menggunakan menu, ikti langkah
berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Page Setup. Kotak dialog Page Setup akan
ditampilkan.
2. Pada kotak dialog Page Setup, klik tab Margins.
Advanced Ms Office
3. Tentukan jarak dari batas margin yang Anda inginkan.
Top, untuk menentukan batas margin atas.
Bottom, untuk menentukan batas margin bawah.
Left, untuk menentukan batas margin kiri pengetikan.
Right, untuk menentukan batas margin kanan pengetikan.
Gutter, untuk menambahkan spasi lebih pada margin kiri jika Anda tidak
memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror margins atau
menambahhkan spasi lebih pada bagian dalam (margin kiri untuk
halaman ganjil dan margin kanan untuk halaman genap) untuk daerah
penjilidan jika Anda memberi tanda pemilihan pada kotak cek Mirror
margins.
4. Pada kotak isian Header, tentukan jarak dari tepi atas kertas ke isi header.
Dan pada kotak isian Footer, tentukan jarak dari tepi bawah kertas ke isi
footer.
5. Pada kotak pilihan Apply To, pilih dan klik bagian mana dari dokumen yang
akan memakai margin baru.
6. Beri tanda atau klik kotak cek Mirror Margins, jika Anda ingin ukuran
margin kiri pada halaman genap menjadi ukuran margin kanan pada halaman
ganjil dan ukuran margin kanan pada halaman genap akan menjadi ukuran
margin kiri pada halaman ganjil.
7. Lihat hasilnya pada kotak Preview, dan klik OK untuk menutup kotak dialog.
4.1.2. Memasang Nomor Halaman
Microsoft Word menawarkan banyak pilihan untuk menempatkan dan
menampilkan nomor halaman. Nomor halaman yang Anda tempatkan juga
Advanced Ms Office
merupakan bagian dari Header atau Footer. Untuk memasang nomor halaman pada
dokumen anda, ikuti langkah berikut :
1. Pilih dan klik menu View, Page Layout.
2. Pilih dan klik menu Insert, Page Numbers. Kotak dialog Page Numbers
akan ditampilkan.
3. Pada tombol daftar pilihan Position, pilih dan klik posisi nomor halaman yang
Anda inginkan.
Top of Page(Header), untuk menempatkan nomor halaman di atas.
Bottom of Page(Footer), untuk menempatkan nomor halaman di
bawah.
4. Pada tombol daftar pilihan Alignment, pilih dan klik perataan nomor halaman
yang Anda inginkan.
Left, untuk penempatan nomor di sisi kiri.
Center, untuk penempatan nomor di tengah.
Right, untuk penempatan nomor di sisi kanan.
Inside, untuk penempatan nomor di bagian dalam halaman dengan dua
muka.
Outside, untuk penempatan nomor di bagian luar halaman dengan dua
muka.
5. Nomor halaman akan muncul di seluruh halaman yang ada dalam dokumen
mulai dari halaman pertama. Jika halaman pertama tidak ingin di beri nomor
halaman, hilangkan tanda pemilihan pada kotak cek Show number on first
page.
Advanced Ms Office
Gambar 11. Dialog Page Number Foarmat
6. Klik tombol perintah Format, untuk memilih format nomor yang akan anda
pakai (default 1, 2, 3).
7. Klik OK.
4.1.3. Mencetak dokumen
Apabila anda ingin mencetak dokumen anda, dokumen tersebut harus sudah
diaktifkan atau ditampilkan di layar. Untuk mencetak dokumen yang sedang aktif di
layar, ikuti langkah berikut ini :
1. Pilih dan klik menu File, Print (Ctrl+P). Kotak dialog Print akan ditampilkan.
2. Pada tombol daftar pilihan Name, pilih dan klik printer driver yang anda
inginkan.
Advanced Ms Office
Gambar 12. Dialog Print
3. Anda dapat menentukan halaman yang akan anda cetak, dengan cara
melakukan pemilihan dan pengisian pada kotak Page Range.
Klik tombol pilihan All, jika Anda bermaksud mencetak seluruh isi
dokumen.
Klik tombol pilihan Selection, bil Anda ingin mencetak teks yang anda
pilih.
4. Apabila anda ingin mencetak dokumen tersebut lebih dari sati kali, isilah
kotak isian Number of Copies dengan jumlah salinan yang anda inginkan.
5. Pada tombol daftar pilihan Print what, pilih Document bila ingin mencetak
isi dokumen.
6. Tentukan halaman yang akan dicetak pada tombol pilihan Print.
1. All pages in range, bila anda ingin mencetak halaman ganjil maupun
halaman genap.
2. Odd pages, jika Anda ingin mencetak halaman ganjil saja.
3. Even pages, jika Anda ingin mencetak halaman genap saja.
7. Klik OK.
Advanced Ms Office
Untuk mencetak dokumen, bisa juga dilakukan dengan menekan tombol Print pada
baris menu, seperti pada icon
5. Mail Merge/Membuat Label Surat
Beberapa waktu lalu kami telah memberikan langkah-langkah pembuatan
surat undangan untuk banyak orang sekaligus. Kini, kami lengkapi langkah-langkah
tersebut dengan pembuatan label surat dengan fasilitas mail merge dari Microsoft
Word.
Cara ini akan sangat berguna bagi Anda yang sering mengirim surat kepada
banyak orang yang sama. Dengan cara ini, Anda tidak akan terlalu repot lagi
mengetik satu per satu alamat surat ke atas labelnya. Hanya butuh sekali untuk
memasukkan data orang-orang tersebut, maka untuk pembuatan surat ataupun
label berikutnya Anda tinggal memanggil datanya kembali. Langkah pembuatan
Label Surat adalah :
1. Dalam Microsoft Word, klik [Tools] pada bar menu. Cari [Mail Merge], kemudian
klik Mail Merge.
Gambar menu Mail Merge
2. Pada wizard Mail Merge Helper yang tampil setelahnya, klik drop-down menu
[Create] untuk melihat beberapa pilihan. Pilih [Mailing Labels…].
Advanced Ms Office
Gambar Dialog Mail Merge Helper
3. Sebuah boks pertanyaan pun akan muncul ke hadapan Anda. Bunyinya "To
create the mailing labels, you can use the active document window Document 1
or a new document window". Nah, dari dua tombol yang ada di bawahnya, klik
yang bertuliskan [Active Window].
Gambar Dialog Konfirmasi Mail Merge
4. Maka, Anda akan kembali pada Mail Merge Helper. Lihat, kini bagian 2 dari menu
tersebut (Data source) telah aktif. Persis seperti pada gambar 4. Klik drop-down
menu [Get Data] untuk melihat beberapa pilihan menunya.
Advanced Ms Office
Gambar Dialog Mail Merge Helper
5. Pilih [Create Data Source…] untuk membuat database alamat kontak surat. Anda
yang pernah mencoba Langkah-langkah Membuat Surat Undangan silakan
langsung menuju Langkah 10, karena tentunya Anda menyimpan data mail
merge waktu itu, kan? Sementara Anda yang baru pertama kali ini mengikuti
Langkah pemanfaatan fasilitas mail merge, silakan terus mengikuti Langkah-
langkah ini.
Gambar Dialog Mail Merge Get Data
Advanced Ms Office
6. Akan tampil dialogue box Create Data Source. Perhatikan bagian [Field names in
header row:] secara teliti. Bagian ini menunjukkan data apa saja yang akan Anda
masukkan ke dalam database Anda. Seperti field "Title" misalnya, jenis field ini
meminta Anda untuk memasukkan jenis data sapaan, seperti "Bapak", "Ibu" atau
"Sdr/Sdri". Nah, sekarang tergantung Anda, field apa saja yang kira-kira Anda
butuhkan untuk database alamat kontak surat tersebut. Perlu diingat bahwa
database ini tidak hanya akan dipakai untuk keperluan pembuatan label, tapi
juga untuk pembuatan surat. Jika ada field yang tidak Anda perlukan, tinggal klik
saja kemudian klik tombol [Remove Field Name]. Sesudahnya klik [OK].
Gamabar Dialog Create Data Source
7. Word akan meminta Anda untuk menyimpan database tersebut. Beri nama yang
familiar saja, agar Anda tidak kesulitan ketika mencarinya untuk keperluan surat
menyurat lainnya. Misalnya, beri nama dengan "Data Mailmerge", kemudian klik
[Save].]
Advanced Ms Office
Gambar Dialog Save As Database
8. Setelahnya, Anda akan diminta untuk mengisi database tersebut dengan data
alamat kontak Anda. Klik [Edit Data Source] untuk mengisinya.
Gambar Dialog Edit Data Source
9. Masukkan data alamat kontak Anda dalam formulir field yang tersedia. Lihat
gambar 9 untuk jelasnya. Untuk menambahkan data klik [Add New]. Untuk
menghapusnya, klik [Delete]. Seselesainya, klik [OK].
Gambar Dialog Data Form
Advanced Ms Office
10. Anda akan kembali pada dokumen Anda. Sekarang kembali klik [Tools] pada
menu bar dan pilih [Mail Merge…]. Pada Mail Merge Helper, klik tombol [Get
Data] dan pilih [Open Data Source…].
Gambar Dialog Mail Merge Helper Open Datasource
11. Klik file database yang tadi Anda buat, dan klik [Open]. Kemudian klik [Set Up
Main Document] pada boks pertanyaan yang hadir setelahnya.
Gambar Dialog Setup Main Dokument
12. Selanjutnya Anda akan disuguhi dialogue box Label Options. Untuk
menyesuaikannya dengan Anda, klik [Details]. Aturlah layout label yang akan
Anda buat, seusainya beri nama sesuai keinginan Anda. Jadi pada waktu
berikutnya, Anda akan menggunakan fasilitas label ini, tinggal klik saja pada
[Label Options]. Sesudahnya klik [OK] sampai boks [Create Labels] muncul.
Advanced Ms Office
Gambar Properties Layout Label
13. Pada dialogue box Create Labels ini, ketik awal dari label yang Anda inginkan.
Misalnya "Kepada Yth." Kemudian tekan [Enter] pada kibor. Jangan dulu
mengeklik [OK]. Klik drop-down menu [Insert Merge Field]. Klik satu persatu
field yang ada dan yang ingin Anda masukkan. Maka, hasilnya akan seperti pada
gambar 13. Begitu Anda selesai, klik [OK].
Gambar Dialog Create Label
Advanced Ms Office
14. Anda akan kembali pada Mail Merge Helper. Sekarang, langsung klik tombol
[Merge].
Gambar Dialog Merge dengan Dokumen
15. Pada dialogue box Merge, klik saja tombol [Merge]. Maka, otomatis dokumen
Anda akan seperti pada gambar 15.
Gambar Tampilan Mail Merge final
Advanced Ms Office
6. Menggunakan dan Mengatur Style
Masih banyak pengguna Microsoft Word yang belum menggunakan style
dalam mengetik, Padahal bila tidak memanfaatkan style kita akan sering memformat
satu – persatu yang tentunya akan sangat merepotkan. Style adalah gabungan
beberapa format, semacam template dari format. Misalnya format ukuran huruf
24pt, Centered, Times New Roman, diberi nama style Title. Dengan menggunakan
style, kita bisa menerapkan format yang sama tanpa harus memformat satu-
persatu. Setiap huruf yang diketikkan pada Microsoft Word memiliki style, style yang
default adalah Normal.
Gambar 01. Style pada Toolbar
Bila belum diubah, style normal adalah format font Times New Roman, 12pt, rata
kiri, spasi 1, tanpa indentasi. Style dapat diakses dari toolbar seperti gambar di atas,
atau dari menu Format > Styles and Formatting.
Mari kita lakukan percobaan:
Buat dokumen baru, ketik “Ini menggunakan Style 1”, kemudian format
tulisan tersebut dengan font Comic Sans, 18 pt, Italic, rata kiri. Ubah nama
style pada tool bar Style 1.
Advanced Ms Office
Tekan ENTER untuk pindah ke baris baru, kemudian ketik “Ini menggunakan
style 2” dengan format font Monotype Corsiva, 12 pt, bold, centered,
underlined. Kemudian ganti style menjadi Style 2.
Tekan ENTER lagi, kemudian set style ke Normal. Ketik “Ini yang Normal”
Tekan ENTER, set style pada toolbar style cari Style 1 yang tadi dibuat. Ketik “Ini
Style 1 lagi”
Tekan ENTER, set style menjadi Style 2. Ketik “Ini style 2 lagi”.
Advanced Ms Office
Untuk lebih memudahkan kita dapat memodifikasi, misalnya kita ingin setelah
Style 1 kemudian ditekan ENTER pada baris yang baru langsung diset Style 2.
Caranya pada menu klik Format > Styles and Formating. Maka akan muncul
kotak Styles and Formating padam sebelah kanan dokumen.
Pada tulisan Style 1 klik kanan dan pilih Modify, akan muncul kotak Modify Style.
Pada pilihan Style for folowing paragraph pilih Style 2.
Advanced Ms Office
7. Mengatur dan Membuat Section
7.1. Memisah Antar bab dengan Section
Pada microsof word disediakan fasilitas yang berguna untuk penomoran
halaman dan pengaturannya atau yang disebut dengan page break, sehingga
dengan menggunakan page break tiap halaman yang diedit tidak
mempengaruhi halaman selanjutnya, sebelum memulai menggunakan anda
harus membuat ketikan dokumen terlaebih dahulu. Adapun langkah-langkah
pembuatan page break dengan section adalah :
1. Anda bisa memulai dengan mengetikan judul bab sampai dengan
daftar pustaka, contoh seperti gambar dibawah.
2. Buatlah nomor halaman dengan memilih menu Insert > Page
Number untuk posisi penomoran silahkan pilih sesuka anda dan rata
kanan kirinya juga silahkan diatur sesuka anda, seperti pada gambar
dibawah dengan posisi nomor halaman diatas tengah.
Advanced Ms Office
3. Posisikan kursor pada baris kedua yaitu PENDAHULUAN dengan kursor
di awal baris. Kemudian pilih Menu Insert > Break … anda bisa
melihat tampilan dialog break seperti dibawah.
Pada Menu Break ada type dan section break, masing-masing type
memiliki kegunaan sendiri-sendiri :
Break type :
Page Break berguna untuk memindahkan kehalaman berikutnya
beserta teks yang ada dibawah kursor.
Column Break berguna untuk memisahkan antar kolom dengan
halaman yang berbeda.
Text Wrapping Break berguna untuk memebuat spasi antar baris teks
hampir sama dengan enter.
Section Break Type :
Next Page berguna untuk pindah ke halaman berikutnya dengan
meninggalkan halaman sebelumnya.
Continous berguna untuk membatasi baris sebelumnya dengan baris
yang akan ditulisi.
Even Page berguna untuk mimisahkan nomor halaman genap saja.
Advanced Ms Office
Odd Page berguna untuk mimisahkan nomor halaman ganjil saja
Untuk lebih jelasnya anda bisa melihat gambar di bawah :
Gambar Hasil dari Menu Break.
4. Untuk memisahkan nomor halaman genap dan ganjil anda bisa
memilih Even Page dan Odd Page dimana Even Page untuk penomoran
halaman genap dan Odd page sebaliknya, biasanya kedua pilihan
menu ini digunakan untuk paper dan pembuatan buku.
7.2. Mengatur Header dan Footer disetiap Section
Setelah pengaturan Page Break dengan section selesai selanjutnya anda bisa
mengatur header dan footer bila diperlukan, karena ada page break maka
untuk header dan footer tidak otomatis mengikuti semua yang dituliskan pada
header dan footer. Untuk itu anda harus mengatur satu per satu atau
perhalaman, namun ada cara yang lebih mudah melakukannya, yaitu :
1. Pilih Menu View > Header and Footer maka akan tampil dialog
Header dan Footer seperti gambar dibawah.
Advanced Ms Office
Bila anda sudah menentukan nomor halaman pada setiap section
sebaiknya hilangkan dahulu semua nomor halaman yang ada.
2. Hasil dari header dan footer akan tampak seperti dibawah ini.
Setelah membuat header dah footer maka buatlah nomor halaman
dengan mengetikan langsung pada header atau footer, untuk mengatur
penomoran halaman, misal daftar isi menggunakan romawi dan yang
lainnya menggunakan angaka biasa (0-9) anda bisa mengaturnya pada
Menu Header dan Footer ada beberapa menu yang digambarkan dengan
icon Insert Page Number.
untuk mengatur serta mengganti style number anda bisa memilih menu
Format Page number.
Setelah anda memilih Format Page Number anda akan dihadapkan dengan
dilaog Faormat page number seperti gambar dibawah, karena anda akan
membuat bagian daftar isi dengan nomor halaman berupa karakter atau
angka romawi anda pilih Menu Number Format dan Start at bisa anda
tentukan dengan bebas sesuai kebutuhan, seperti dibawah.
Advanced Ms Office
3. Pada halaman berikutnya selain menggunakan format number angka
romawi anda bisa mengganti atau menyisipkan nomor halaman sesuai
dengan kebutuhan serta anda tentukan mulai penomoran halaman.
Misalkan pada Bab I, anda tuliskan pada footer bab 1 maka akan
muncul juga tulisan bab1 pada bagian halaman Bab II, untuk
mengatur tulisan agar tidak sama setiap Bab anda bisa menggunakan
menu Link to Previous sehingga halaman sebelumnya tidak aktif dan
anda bisa mengetikan teks Bab 2, begitupun untuk bab berikutnya.
4. Untuk menentukan tinggi header dan footer setiap section anda bisa
mengaturnya sesuai kebutuhan setiap section pada halaman yang
anda buat, pilih menu Page Setup, seperti pada gambar dibawah.
Anda bisa mengatur dengan mengubah pada bagian From edge : Header
dan Footernya dalam bentuk centi meter. Andapun bisa mengatur
beberapa pengubahan pada layout section.
Advanced Ms Office
7.3. Membuat Footnote
Ketika mengetik dokumen resmi seperti makalah seminar, skripsi atau doku-
men penting yang lain, biasanya ada istilah penting. Untuk memberi keterangan
istilah tersebut yang biasa dilakukan adalah dengan memberi catatan kaki atau
footnote. Cara membuat catatan kaki tersebut adalah :
5. Bukalah dokumen Word Anda lalu bloklah pada kata yang akan Anda beri catatan
kaki. Kliklah menu [Insert] sehingga terbuka pilihan menu, dan kemudian klik
[Footnote]..
Gambar Menu Footnote
Advanced Ms Office
6. Akan muncul dialogue box Footnote and Endnote. Pada bagian Insert pilihlah
Footnote. Bagian Endnote adalah sama seperti catatan kaki, tapi letaknya hanya
di akhir dokumen. Lalu pada bagian Numbering biarkan saja Autonumber. Anda
bisa saja memasukkan simbol tertentu untuk penanda catatan kaki ini, dengan
me-ngeklik tombol [Symbol].
7. Kliklah tombol [Options], maka akan muncul dialogue box baru Note Options.
Di sini Anda dapat mengubah format footnote. Misalkan Anda memilih footnote
Anda menggantung, klik [Place at] dan pilihlah beneath the text. Juga bisa Anda
ubah penomoran catatan kaki dengan nomor ataupun huruf. Lalu klik [OK].
Advanced Ms Office
8. Maka, pada bagian belakang kata yang Anda blok tadi ada nomor 1. Lalu kursor
akan berpindah ke footnote. Sekarang tinggal masukkan keterangan istilah yang
Anda blok tadi. Setelah selesai mengetikkan catatan kaki, balikkan kursor
kembali ke teks.
9. Catatan kaki Anda sudah terpampang di bagian bawah dokumen. Lakukan hal
serupa untuk memberi catatan kaki berikutnya.
8. Membuat Daftar Isi, Daftar Tabel dan Daftar
Gambar Secara Otomatis
Daftar isi tentu sangat penting bagi dokumen panjang yang Anda bagi dalam
beberapa bagian. Dokumen itu misalnya laporan, proposal, skripsi, tesis dan
sebagainya, atau bahkan buku. Para Pembaca pasti akan sangat dimudahkan untuk
mencari yang mereka perlukan dalam dokumen Anda. Dan yang pasti lagi, tidak sulit
membuat daftar isi dengan Microsoft Word. Langkah pembuatan otomatisasi
pembuatan Daftar isi, tabel dan gambar adalah :
1. Kami anggap Anda sudah menyelesaikan seluruh dokumen Anda dan siap
membuat daftar isi. Di sini Anda tinggal menggunakan fasilitas heading yang
sudah disediakan oleh Word. Anda bisa menggunakan semua heading, misalnya
untuk judul bagian atau judul sub-bagian. Caranya, bloklah judul bagian pertama
Anda, lalu klik boks [Style] pada toolbar pemformatan, dan pilih Heading 1. Nah,
Advanced Ms Office
sekarang Anda lakukan hal serupa pada judul-judul bagian lainnya, dan
formatlah dalam model Heading 1.
2. Kalau Anda juga ingin menyertakan judul sub-bagian dalam daftar isi Anda, Anda
tinggal menjalankan proses yang sama dalam hal pemberian heading. Maka,
bloklah judul yang terdapat pada sub-bagian dan pilih format Heading 2 dari boks
[Style]. Seperti pada gambar di bawah, menunjukan penggunaan beberapa
heading dari style, penggunaan heading tergantung dari style format heading
yang akan dipakai.
3. Sekarang, saatnya Anda memutuskan di mana daftar isi tersebut akan Anda
letakkan. Biasanya, dan sekaligus untuk memudahkan pembaca, daftar isi
senantiasa ditempatkan di bagian depan setelah halaman judul. Untuk itu, klik
tombol [Insert] yang terdapat di menu bar, kemudian pilih [Insert and Tables].
Advanced Ms Office
4. Pada dialogue box yang muncul, klik tab [Table of Contents]. Untuk menentukan
desain dari daftar isi Anda, arahkan mouse pointer Anda ke boks [Formats] yang
menyediakan beberapa pilihan desain. Klik saja salah satu desain dan Anda akan
melihat hasilnya di jendela preview. Jika Anda sudah menemukan desain yang
Anda suka, langsung saja klik tombol [OK].
5. Daftar isi Anda pun langsung muncul. Kalau sudah tidak lagi membuat perubahan
pada dokumen Anda, Anda pun tak perlu lagi mengubah daftar isinya. Namun
kalau Anda melakukan perubahan entah menambah atau mengurangi teks atau
gambar pada dokumen, susunan halaman Anda mungkin berubah. Dan, Anda
Advanced Ms Office
pun perlu membenahi daftar isi. Tapi Anda tak perlu khawatir. Untuk
mengubahnya, bloklah keseluruhan tabel isi, lalu klik kanan mouse Anda dan
pilih [Update Field].
Untuk membuat daftar tabel dan gambar caranya sama seperti pembuatan daftar isi
sebelumnya, pada header dari style yang ada bisa dibuat link (koneksi/matarantai)
pada daftar tabel dan daftar gambar.
8.1. Memindahkan kursor dengan tombol sakti
Untuk memindahkan kursor ke suatu kata baris, atau halaman tertentu masih
banyak orang-orang awam menggunakan tombol panah. Hal ini tentu saja akan
memperlambat kerja kita. Ada cara yang lebih efektif, yaitu dengan menggunakan
tombol sakti CTRL.
Untuk pindah halaman lebih cepat jika menggunakan shortcut CRTL+ Page
Down / Page Up. Untuk ke awal halaman, dapat dengan menggunakan shortcut
CTRL+Home, untuk ke akhir halaman shortcutnya CTRL+End. Untuk memindahkan
kursor setiap kata dapat menggunakan tombol CTRL+tombol panah. Sedangkan
untuk menuju ke awal baris cukup menekan tombol Home, dan untuk ke akhir baris
Advanced Ms Office
cukup dengan tombol End. Tentunya dengan cara ini pindah-pindah kursor akan
lebih cepat.
8.2. Memanfaatkan AutoCorrect
Setiap orang memiliki kebiasaan buruk dalam mengetik, seperti saya misalnya seting
mengetik “utnuk” padahal pengennya “untuk”. Entah kenapa kebiasaan ini sulit
dihilangkan. AutoCorrect adalah fitur dari Ms Word untuk menyelesaikan masalah
itu. Pada menu pilih Tools > AutoCorrect Option. Pada kotak Replace masukan
kata-kata salah yang sering kita ketik, pada kotak With masukkan kata yang
benar.Klik Add.
Advanced Ms Office
AutoCorrect juga dapat dimanfaatkan sebagai pembuat shortcut. Masukkan saja
kata-kata yang sering kita pakai seperti “yg” untuk “yang”, “tm” untuk “terima
kasih”, “Ass” untuk “Assalamua’laikum”, “kku” untuk “Koperasi KOPMA UGM”, dll.
Mari kita coba, masukkan pada AutoCorrect Option dengan cara seperti diatas pada
kotak Replace masukkan “tm” dan pada kotak With masukkan “terima kasih”. Klik
Add. Ketik “tm” lalu tekan spasi.
8.3. Membuat titik-titik
Saat membuat formulir, soal, questioner, dll biasanya terdapat titik-titik didalamnya.
Misalnya :
Nama :.............................................................................................
Alamat :.............................................................................................
Untuk membuat titik-titik seperti contoh diatas anda bisa menggunakan tab stop.
Tab stop adalah tempat dimana kursor akan berhenti saat kita menekan tombol TAB.
Jadi cara membuatnya adalah cukup dengan mengklik sekali pada ruler (penggaris).
Seperti pada contoh diatas, dibuat 3 tab stop, yaitu pada tempat dimana kita hendak
menulis “:”, pada awal titik-titik, dan pada akhir titik-titik. Untuk membuat tab stop
yang terakhir agak beda caranya, yaitu dengan mengklik 2 kali pada ruler, maka
akan muncul kotak Tabs. Akan terlihat posisi dimana saja kita membuat tab stop.
Klik pada tab stop yang paling terakhir, kemudian pada pilihan leader pilih no 2
untuk membuat titik-titik. Klik Set, kemudian OK.
Gambar Dialog Tabs
Advanced Ms Office
8.4. Menulis Rumus dengan Equation Editor
Menulis rumus pada microsoft word sangat mudah, anda diminta untuk
menentukan rumus yang akan ditulis dan anda sudah bisa menyisipkannya pada
halaman yang anda akan rulis rumus tersebut, baik rumus matematika ataupun
rumus yang lainnya. Sebelumnya anda bisa memunculkan manu Equation dengan
cara klik kanan pada area taskbar sehingga muncul beberapa menu dan pilih menu
Customize, seperti tampak pada gambar dibawah.
Setelah memilih menu customize anda akan
dihadapkan pada tampilan dialog Customize anda bisa
memilih menu Commands : Catagories > Commands
kemudian pilih Equation Editor seperti pada gambar
dibawah.
Klik Equatin Editor tahan pada mouse kemudian letakan pada daerah taskbar
disamping menu Help dan lepaskan mouse. Maka menu Equation Editor pembuat
rumus pada miscrosoft word sudah siap digunakan.
Advanced Ms Office
Untuk memulai menmggunakan anda klik pada menu Equation, bila muncul dialog
seperti dibawah, berarti anda belum menginstal equatin editor pada microsoft word
2003 secara lengkap.
Bila anda akan menginstalnya maka klik Yes dan klik No bila tidak ingin
menginstalnya, bila diminta memasukan microsoft office 2003 masukan ke cdroom
dan akan menginstal secara otomatis.
Contoh anda akan membuat rumus seperti dibawah :
Klik Equation Editor dan akan muncul menu Equation editor seperti dibawah :
Untuk menggunakan equation editor anda klik saja pada menu berupa rumus-rumus
yang tersedia dan akan muncul sub rumus dan pilih sesuai dengan yang anda
perlukan, anda juga bisa mengkompbinasikan rumus-rumus yang akan anda buat.
Advanced Ms Office
Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi
yang banyak digunakan untuk membantu menghitung, memproyeksikan,
menganalisa, dan mempresentasikan data Serta pembuatan tabel dan grafik yang
sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data-data perusahaan, hasil-hasil
penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.
Hal yang paling mendasar pada sebuah dokumen Excel adalah kotak yang
memuat sebuah elemen data, kotak tersebut disebut “cell”. Masing-masing cell
merupakan interseksi antara “row/baris” dan “Column/kolom” Baris
diidentifikasikan dengan Angka dan Kolom dengan Huruf. Nomor baris dan Angka
Kolom yang ditunjuk sebagai cell khusus disebut “cell acuan/cell reference”. Satu
set dari kolom dan baris disebut “Worksheet” yang muncul pada dokumen Excel
dan Koleksi dari beberapa “Worksheet” disebut “Workbook”. Sewaktu membuat
sebuah Workbook maka akan otomatis terdapat tiga Worksheet.
9. Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita
mengenal lebih dulu bagaimana tampilan Microsoft Excel, beserta beberapa istilah-
istilah umum yang akan digunakan. Beberapa istilah-istilah umum yang diberikan
pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan dalam pembahasan
selanjutnya,sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan baik.
Advanced Ms Office
Lembar Kerja Excel
Sebelum Mulai Bekerja dengan Microsoft Excel ada baiknya anda menganal terlebih
dahulu perintah-perintah yang sering digunakan pada Excel, terutama cara untuk
memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table dibawah.
9.1. Membuat dan memodifikasi grafik
Charts adalah suatu representasi visual dari sebuah / sekelompok data. Excel
memperlihatkan charts dalam dua cara yang berbeda. Dapat ditampilkan dalam satu
worksheet yang sama atau dalam worksheet yang terpisah. Jika anda ingin
mencetak charts saja, akan lebih baik jika membuat charts dalam worksheet yang
terpisah. Charts yang terdapat dalam satu worksheet yang sama akan “melayang”
dalam worksheet, dapat digerakkan dan diperbesar sesuai dengan keinginan. Jika
anda berencana mencetak charts beserta dengan data yang digunakan, maka lebih
baik memasukkan charts dalam satu worksheet yang sama.
Advanced Ms Office
Contoh charts yang terletak dalam satu Worksheet yang sama
9.2. Bagian-bagian dari charts.
Setiap charts memiliki Horizontal Axis ( sumbu horizontal ) yang
menunjukkan kategori dari tiap data, dan Vertical Axis ( sumbu vertikal ) yang
menunjukkan nilai dari tiap data. Untuk membuat suatu charts dengan sekali klik
keyboard, cukup tekan tombol F11 saja. Atau untuk menampilkan menu pembuatan
charts, cukup pilih di menu atas View, Toolbars, Charts. Atau cukup gunakan chart
wizard yg terletak di menu atas.
1. Charts Objects : Saat suatu chart dipilih, elemen-elemen dari chart tersebut
akan terlihat di drop down list dari Charts Objects.
2. Format Selected Object.
3. Select Chart Type.
4. Legend.
5. Data Table ( untuk mengaktifkan tampilan data ).
Advanced Ms Office
6. By Row ( untuk menampilkan data berdasarkan baris ).
7. By Colomn ( untuk menampilkan data berdasarkan kolom ).
8. Angle Clockwise / Counterclockwise ( untuk memutar tulisan dengan arah
yang diinginkan ).
9.3. Chart Wizard
Chart wizard berguna untuk memudahkan anda dalam membuat berbagai macam
jenis charts. Langkah pertama adalah memilih jenis charts yang akan dipakai.
1. Untuk menampilkan data secara grafis, pilih cell yang ingin kita tampilkan dan
kemudian klik Chart wizard button (Pada Taskbar) atau pada menu pilih
Insert > Chart.
Pada halaman pertama pada Chart Wizard, pilih Tipe dan Subtipe dari chart
yang kita inginkan. Sewaktu kita klik tipe chart, subtipe chart untuk tipe
tersebut akan muncul pada bagian Chart sub-type.
Kita juga dapat melakukan preview bagaimana data kita muncul dalam
bentuk chart yang dipilih menggunakan Press and Hold to View Sample
button. Setelah Tipe dan Subtipe chart dipilih klik Next.
Advanced Ms Office
Pada halaman ini, yakinkan bahwa kotak Data range mempunyai cell acuan
untuk digunakan membuat chart, dan pilihlah apakah data akan diatur
berdasarkan baris atau kolom. Setelah itu klik tab Series untuk menamai data
atau nilai yang digunakan untuk mendefinisikan isi chart.
Rangkuman cell yang digunakan untuk membuat chart mempunyai label data,
sehingga label yang benar muncul pada wizard, periksa label urutan dan
range benar dan kemudian klik Next.
Advanced Ms Office
2. Pada wizard diatas mengizinkan kita mengatur tampilan chart, seperti
menambahkan judul chart dan label untuk aksis hosrisontal (X) dan Vertikal
(Y). Setelah kita ketik label atau judul, preview dari chart akan berubah
merefleksikan tambahan yang dibuat. Pada tab Other, kita dapat merubah
tampilan dari chart seperti gridline, memnyembunyikan legend dll.
Setelah puas dengan tampilan, klik Next untuk Wizard yang terakhir.
3. Pada wizard ini, kita dapat memilih untuk membuat chart kita pada sheet
yang baru dengan memilih As new sheet option button atau sebagai bagian
dari worksheet yang ada dengan memilih As object in option button, nama
dari worksheet yagn dipilih tertera pada kotak daftar tsb. Sewaktu kita klik
Finish maka grafik akan muncul pada worksheet.
Advanced Ms Office
9.4. Memodifikasi Charts
Jika chart anda terletak dalam satu worksheet
yang sama dengan data, anda dapat memindahkan
dan mengatur ukuran chart dengan cara di-drag
ditengah atau disisi. Untuk mengubah jenis atau tipe chart, anda dapat
menggunakan menu Chart > Chart Type atau dengan klik kanan pada chart dan
pilih menu chart type.
9.4.1. Chart dengan 2 variabel atau lebih
Pemasukan pada kolom sebelah kiri memiliki nilai sampai dengan 25.000, sedangkan
keuntungan pada kolom sebelah kanan memiliki nilai maksimal 15.00%.
Untuk menggabungkan kedua data dalam 1 chart diperlukan sebuah “sumbu nilai
kedua” ( Secondary Value Axis ).
Pilih Custom Types dari Chart Wizard
Kemudian pilih diantara Line – Colomn on 2 Axes
atau Lines on 2 Axes.
Advanced Ms Office
9.4.2. Contoh chart dengan 2 sumbu nilai.
Anda juga dapat memperlihatkan tabel data didalam chart yang diinginkan. Cukup
pilih Chart > Chart Option lalu pilih Data Table Tab dan pilih opsi Show Data
Table.
9.5. Bekerja dengan format sel
Excel menyediakan penguaturan format baik angka maupun teks sehingga
data-data yang dimasukan kedalam excel lebih mudah untuk dikelola, untuk
Advanced Ms Office
mengelola formating dalam excel terdapat pada formating toolbar. Format koma,
persen dan puluhan hanya bisa dilakukan untuk data nilai saja.
Untuk format mata uang anda bisa menggunakan icon yang ada pada toolbar, bisa
digunakan untuk mengurangi dan menambahkan angka nol.
Selain nilai angka anda juga bisa mengubah teks sesuai dengan keperluan, hampir
sama dengan Ms Word yang ditunjukan oleh gambar dibawah, selain teks anda juga
bisa mengatur ukuran tulisan, menebalkan tulisan, membuat huurf miring dan garis
bawah.
Mengatur teks tidak sebatas mengubah ukuran dan jenis tulisan anda juga
bisa mengubah posisi tesk : rata kanan, rata kiri maupun rata tengah juga anda bisa
membuat teks pada beberapa sel dengan bantuan merge cell seperti ditunjukan
pada gambar dibawah :
9.5.1. Autoformat
Auatoformat digunakan untuk memanupilasi tampilan tabel, klik pada menu
Format > Autoformat sehingga muncul dialog autoformat seperti dibawah :
Advanced Ms Office
Untuk pengaturan format anda bisa memilih menu Option pada dialog
Autoformat, setelah memilih Format tabel yang akan digunakan klik OK.
9.5.2. Mengatur Format Border
Tabel atau grafik lebih nyaman untuk dilihat apabila kita memberikan border
pada sisi-sisinya, untuk mengatur format border anda bisa memmilih manu
Format > Cells atau dengan keyboard (Ctrl+1) dan anda juga bisa
melakukannya dengan klik kanan pilih Format Cells pada tab dialog Format
cell pilih Border tentunya setelah di blok area yang akan dibubuhi border.
Advanced Ms Office
Selain border pada dialog Format cell disediakan juga beberapa tab menu
seperti Menu Number, Alighment, Font, Paterns dan Protection yang masing-
masing menu memiliki pengaturan sendiri, anda bisa mencoba fungsi dari tab
menu tersebut.
9.5.3. Proteksi Worksheet
Area kerja atau worksheet bisa anda proteksi dengan password, proteksi ini
membuat area kerja menjadi readonly atau hanya bisa dibaca saja tidak bisa
di tulisi/diedit, untuk memngedit area kerja yang telah di proteksi anda harus
membuka proteksinya (unprotection) dengan memasukan password sesuai
dengan waktu memproteksinya, langkah untuk memproteksi area kerja
adalah :
1. Klik menu Tools > Protection > Protect sheet maka dialog protect
sheet akan muncul.
Advanced Ms Office
2. Masukan password yang mudah diingat pada Password to unprotect
sheet dan pilih Allow all users of this worksheet to bila dirasa
sudah cukup dengan pilihan pada allow all.... klik OK dan anda akan
diminta memasukan password lagi, seperti tampilan dibawah, setelah
selesai klik OK
Perlu diperhatikan password yang dimasukan untuk kedua kalinya harus
sama dengan password yang pertama kali..
Kemudian untuk membuka proteksi anda bisa mengulangi langkah seperti
akan memproteksi worksheet, pilih menu Tools > Protection >
Unprotection sheet maka anda diminta untuk memasukan password
kembali, password untuk membuka worksheet yang telah diproteksi
sebelumnya.
9.6. Menggunakan beberapa fungsi matematis
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks,
nilai, tanggal, jam dan lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel,
dapat mengikuti langkah berikut ini :
1. Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2. Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3. Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn
Bila ada kesalahan pengetikan data, anda dapat memperbaikinya dengan
mengikuti langkah-langkah berikut ini :
Advanced Ms Office
Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri
mouse 2 kali pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter
bila sudah selesai.
Excel juga dapat digunakan untuk memasukkan sebuah fungsi perkalian (*),
penjumlahan (+), pembagian ( / ), pengurangan ( - ), pangkat ( ^ ), maupun akar (
sqrt ).
Contoh penggunaan dapat dilihat seperti contoh dibawah ini.
Untuk contoh diatas, kita dapat menggunakan 2 cara.
3. Cara pertama adalah dengan memasukkan rumus “=200*175000” di cell
C4,tanpa tanda kutip ( untuk memasukkan rumus harus diawali tanda = ).
4. Cara kedua adalah memasukkan rumus “=C2*C3” di Cell C4.
Untuk contoh diatas, anda bisa menggunakan fungsi SUM untuk menjumlahkan
rangkaian cell dari C3 sampai C8.
Advanced Ms Office
Cara lain adalah dengan melakukan melakukan blok kepada data yang ingin di
hitung, lalu klik kanan pada status bar ( paling bawah ) untuk memilih perhitungan
apa yang akan dilakukan, antara lain :
Average ( rata-rata )
Count ( jumlah data )
Count Nums ( menghitung jumlah data Numerik )
Max ( Nilai maksimal )
Min ( Nilai Minimal )
Sum ( Penjumlahan ). Hasilnya akan diperlihatkan pada baris status.
9.6.1. AutoFill
AutoFill adalah suatu fasilitas yang sangat membantu
dalam Excel. Merupakan suatu alat bantu untuk menyusun
suatu urutan bilangan, bulan, tanggal ataupun tahun. Cara
penggunaannya adalah pertama memasukkan 2 buah nilai
yang berurutan mendatar maupun menurun. Blok dua nilai
tersebut, arahkan ke kanan bawah cell paling terakhir. Pada
contoh adalah cell G3. Drag kebawah hingga nilai yang
diinginkan.
Advanced Ms Office
9.6.2. AutoSum
AutoSum adalah suatu cara untuk menghitung secara cepat
data-data yang hendak dihitung, seperti SUM, AVERAGE,
MAX, MIN, COUNT.
Berikut ini bebrapa Fungsi yang sangat berguna
No Fungsi Aksi
1 SUM Menjumlahkan bilangan pada cell yang
ditentukan
2 AVERAGE Menemukan nilai rata-rata bilangan pada cell
yang ditentukan
3 COUNT Menemukan jumlah masukan pada cell yang
ditentukan
4 MAX Menemukan nilai terbesar pada cell yang
ditentukan
5 MIN Menemukan nilai terkecil pada cell yang
ditentukan
Dua fungsi lain yang mungkin digunakan adalah Now() dan PMT(). Fungsi
Now() mwmberikan nilai waktu saat workbook dibuka jadi nilai akan berubah setiap
kali workbook dibuka.
Fungsi PMT() sedikit lebih komplek, PMT menghitung pembayaran dikarenakan
pinjaman, menganggap bunga pinjaman dan pembayaran konstan. Untuk melakukan
perhitungan PMT membutuhkan nilai bunga pinjaman, jumlah bulan pembayaran dan
neraca awal. Elemen-elemen tersebut dimasukkan kedalam fungsi yang disebut
argumen dan harus dimasukkan dalam urutan tertentu, Tabel berikut ini meringkas
argumen pada fungsi PMT().
No. Argumen Penjelasan
1 Rate Bunga pinjaman, dibagi dengan 12 untuk pembayaran
bulanan
2 Nper Jumlah total pembayaran pinjaman
Advanced Ms Office
3 Pv Jumlah pinjaman
4 Fv Jumlah yang ditinggalkan setelah pembayaran terakhir
(biasanya kosong yang dindikasikan dengan 0)
5 Type
0 atau 1, mengindikasikan apakah pembayaran dibuat
pada awal atau akhir bulan (biasanya kosong, yang
dindikasikan dengan 0 atau pada akhir bulan)
Sebagai contoh : Jika anda ingin meminjam $20,000 dengan bunga 8% dan dibayar
selama 24 bulan, kita dapat menggunakan fungsi PMT() untuk mengetahui cicilan
bulanan. Pada kasus ini formulanya dituliskan sbb:
=PMT(8%/12, 24, 20000) hasilnya adalah cicilan perbulan $904.55.
Latihan Sederhana :
Cara pengerjaan :
Nilai Jumlah pada G6 didapat dengan memasukkan rumus “=SUM(D6:F6)”.
Untuk jumlah yang lain didapat dengan mengcopy rumus pada G6.
Nilai Minimal pada D14 didapat dengan rumus “=MIN(D6:D13)”.
Nilai Maksimal pada D15 didapat dengan rumus “=MAX(D6:D13)”.
Nilai Rata-Rata di D16 didapat dengan rumus “=AVERAGE(D6:D13)”.
Advanced Ms Office
9.6.3. Filtering data
Pada microsoft excel terdapat menu data yang didalamnya ada fasilitas untuk
memfilter data sesuai dengan kriteria yang diinginkan, sehingga data yang muncul
akan lebih mudah dikenali karena adanya fasilitas filtering, sebelum menggunakan
filtering data ada baiknya anda membuat database/tabel yang sudah terisi dengan
data-data. Langkah menggunakan filtering adalah :
Klik Menu Data > Filter > Autofilter, contoh data tabel 1 yang sudah di filter.
Tabel 1. Hasil Filtering
Untuk membuat Filtering data berdasarkan kriteria yang kita inginkan anda klik pada
Header tabel yang ada tanda panah kebawah, maka akan muncul menu kriteria
filtering yang kita inginkan :
Pada menu terlihat bahwa filtering bisa berdasarkan sorting dan kriteria filter data
yang anda inginkan, untuk pilihan custom, maka anda akan dihadapkan pada dialog
filtering data dengan pilihan custom seperti dibawah :
Advanced Ms Office
Dengan fasilitas custom Autofilter, anda bisa mencoba filtering yang diinginkan dan
anda juga bisa memilih operator and dan or, filtering berdasarkan gaji, nip dan lain
sebagainya. Bila didasa autofiltering sudah tidak dibutuhkan lagi maka anda bisa
menghilangkannya dengan cara yang sama seperti akan membuat autofiltering.
9.7. Menggunakan Fungsi LOOKUP
9.7.1. Fungsi VLOOKUP
Fungsi Vlookup merupakan fungsi bantuan references. Fungsi Vlookup dipakai
untuk menghasilkan nilai pada tabel secara vertikal.
Penulisan : =VLOOKUP(nama_baris;tabel;kolom_pencarian;range_lookup)
Contoh Penggunaan VLOOKUP :
Advanced Ms Office
Cara pengerjaan :
Pada A8 masukkan nilai NIM terlebih dahulu yang terdapat pada tabel NIM
dan Nama. Pada B8 ketikkan formula = VLOOKUP(A8;$A$2:$B$5;2;0).
9.7.2. Fungsi HLOOKUP
Fungsi Hlookup merupakan fungsi bantuan references juga. Fungsi Hlookup
dipakai untuk menghasilkan nilai pada tabel secara horizontal.
Penulisan : =HLOOKUP(nama_kolom;tabel;baris_pencarian;range_lookup)
Contoh Penggunaan HLOOKUP :
Cara pengerjaan : Pada C6 ketikkan formula =HLOOKUP(B6;$B$1:$F$3;2;0).
LOOKUP VALUE
Pada prinsipnya sama dengan Vlookup, namun pada lookup value ini memungkinkan kita
untuk mengambil beberapa data dari tabel lain sabagai referensi / patokan.
Contoh Penggunaan LOOKUP VALUE
Dari 2 tabel peminjaman dan tabel buku akan dibuat Daftar Peminjaman Buku.
Advanced Ms Office
Cara pengerjaan :
Nama pada cell B11 adalah =VLOOKUP(A11;$A$2:$D$5;2;0)
Perihal pada cell D11 adalah = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;2;0)
Judul pada cell E11 adalah = VLOOKUP(C11;$F$2:$H$5;3;0)
Menggunakan Data Form
Data form digunankan untuk menambah, manghapus dan memodifikasi data yang
ada pada tabel, langkah menggunakan data form adalah :
klik pada manu Data > form :
Setelah dialog data form muncul terdapat pilihan menu pada sebelah kanan, yaitu :
Advanced Ms Office
New : Membuat Record baru, berdasarkan header tabel yang ada.
Delete : Menghapus record pada posisi record yang sedang tampil.
Restore : Mengembalikan kepada posisi semula.
Find Prev : Mencari record data sebelumnya.
Find Next : Mencari data record selanjutnya.
Criteria : Memfilter berdasarkan criteria data yang ada pada tabel.
Close : Menutup data form.
Pada pilihan menu Criteria, anda akan dihadapkan pada pengisian kriteria
berdasarkan data-data yang ada pada tabel/database, yang menunjukan kriteria
berdasarkan gaji, dimana yang akan muncul dari sekian record yang ada pada
tabel/database berdasarkan kriteria yang dimasukan.
9.7.3. Menggunakan Sub Total
Pada dasarnya subtotal digunakan untuk mentotalkan bagian-bagian yang berbeda
pada tabel, berdasarkan isi data tabel yang ada, bila subtotal dijalankan maka pada
bagian kiri pada microsoft excel terdapat tanda garis yang menunjukan subtotal dari
kriteria yang dipilih, langkah untuk membuat subtotal adalah :
Pilih menu Data > Subtotal, maka dilalog subtotal :
Pada dialog subtotal terdapat pilihan At each change in yang menunjukan
berdasarkan apa sortingnya, Use Function menyediakan pilihan sub menu sum,
Advanced Ms Office
max, min, average dll, sedangkan Add subtotal to menyediakan pilahan pada
bagian mana akan diletakan jumlah subtotal dari pilihan At each change in,
sedangkan pada pilihan paling bawah terdapat tiga checklist bisa anda pergunakan
sesuai kebutuhan, untuk membatalkan anda bisa menekan tombol Remove All.
9.7.4. Fungsi Statistik Dasar Untuk Database.
Fungsi statistik dasar untuk database digunakan untuk memanajeman data-
data yang ada pada tabel dan database dengan statistik, langkah-langkah untuk
menggunakan fungsi statistik dasar pada database adalah :
1. Buatlah sebuah tabel atau lebih untuk dijadikan database, contoh seperti
pada tabel dibawah :
Fungsi-fungsi yang sering digunakan pada fungsi statistik database sederhana
adalah :
=DSUM(Database;Field;Kriteria)
=DMAX(Database;Field;Kriteria)
=DMIN(Database;Field;Kriteria)
=DAVERAGE(Database;Field;Kriteria)
=DCOUNT(Database;Field;Kriteria)
2. Tempatkan kursor mouse dibawah Field GajiTotal, kemudian ketikan
=DSUM(Database Select database dari field Nama sampai Manajer; Field
Gaji; Kriteria Select field Bagian sampai Staff Biasa), kemudian Enter.
Advanced Ms Office
3. Untuk mengisi Gaji Terbesar : =DMAX(Database Select database dari field
Nama sampai Manajer; Field Gaji; Kriteria Select field Bagian sampai
Staff Biasa).
4. Untuk mengisi Gaji Terkecil : =DMIN(Database Select database dari field
Nama sampai Manajer; Field Gaji; Kriteria Select field Bagian sampai
Staff Biasa).
5. Gaji Rata-rata : DAVERAGE(Database Select database dari field Nama
sampai Manajer; Field Gaji; Kriteria Select field Bagian sampai Staff
Biasa)
6. Jumlah Karyawan : DCOUNT (Database Select database dari field Nama
sampai Manajer; Field Gaji; Kriteria Select field Bagian sampai Staff
Biasa).
Hasil dari perhitungan diatas seperi tabel dibawah :
Untuk fungsi-fungsi yang lainnya anda bisa mencobanya sendiri, kemudian untuk
mengisi Koordinator dan Manajer anda tidak bisa mengcopy seperti biasa tetapi ada
cara tertentu sebagai berikut :
1. Blok dari Staff Biasa sampai jumlah karyawan sel terakhir.
2. Kli Menu Data > Table, maka akan muncul dialog Table :
3. Klik pada Column input cell: yang bertanda panah merah kecil, maka akan
muncul dialog selanjutnya :
Advanced Ms Office
Kemudian klik label/record Staff Biasa pada tabel, sehingga dialog Table
Column input cell akan terisi, selanjutnya klik tombol yang ada pada bagian
isian table – Column input cell paling kanan untuk kembali ke tampilan
dialog table.
4. Setelah semua selesai klik OK. Maka akan terlihat pada tabel seperti :
Advanced Ms Office
Microsoft Power Point
10. Pengenalan Power Point
Microsoft Office 2003 dilengkapi dengan satu aplikasi yang sangat dibutuhkan
untuk presentasi, sehingga materi yang begitu banyak akan dirangkum hanya yang
penting-pentingnya saja, tidak hanya teks dan gambar yang bisa disajikan tetapi
suara dan film juga bisa disajikan pada media presentasi. Baik presentasi proposal,
penelitian, hasil seminar dll. Persiapan untuk membuat presentasi secara sederhana
mencakup :
Menyiapkan materi presentasi sebelum dibuat kedalam power point.
Materi presentasi merupakan pokok-pokok pikiran yang akan disajikan dalam
presentasi. Materi presentasi bukanlah materi yang akan dibacakan pada saat
presentasi, anda boleh membuat catatan terpisah mengenai materi yang
perlu dikemukakan pada saat presentasi.
Memilih media yang akan digunakan.
Media yang dipilih bisa menggunakan alat bantu untuk menyajikan materi
presentasi. Dengan alat bantu anda dapat memastikan bahwa gagasan-
gagasan yang anda kirimkan tersampaikan sesuai yang anda maksudkan.
Dari segi waktu
Dalam setiap kesempatan presentasi Anda akan selalui dibatasi oleh waktu.
Lama waktu yang tersedia berbeda-beda, dalam presentasi proposal
penelitian misalnya, Anda hanya mendapatkan waktu presentasi maksimal 20
menit. Anda sebaiknya mencari informasi berapa lama waktu presentasi yang
diberikan agar seluruh materi yang Anda persiapkan dapat tersampaikan
dengan jelas.
Cara penyajian presentasi, sesuai dengan media dan peserta dari
seminar/audience, Anda harus dapat merangkum materi yang hendak Anda
presentasikan dalam bentuk yang jelas dan mudah dipahami. Selain dalam
bentuk teks, materi presentasi dapat juga disajikan dalam bentuk grafik,
tabel, maupun gambar.
Beberapa hal yang perlu Anda perhatikan saat mendesain slide presentasi
diantaranya sebagai berikut.
Advanced Ms Office
1. Warna. Warna adalah bagian pertama yang akan dilihat oleh audien
(terutama background). Gunakan warna yang kontras antara materi
presentasi dengan background agar slide Anda mudah dibaca.
2. Huruf. Pilihlah huruf yang mudah dibaca. Contoh huruf yang biasa
digunakan seperti ARIAL, TAHOMA, dan TIMES NEW ROMAN
3. Komposisi. Disini diperlukan kejelian Anda untuk memadu komponen
presentasi menjadi slide yang cantik. Anda dapat membuat paduan
antara teks dengan tabel, teks dengan gambar, dan sebagainya.
Contoh Pilihan warna yang baik :
Memulai membuat presentasi tentunya harus membuka dulu Powerpoint, langkahnya
adalah :
Start > Programs > Microsoft Office > Microsoft office powerPoint 2003.
Advanced Ms Office
Area kerja Power point terdiri dari bagian-bagian, seperti :
Standar Toolbar. Bagian mi berisi tool standar Power Point seperti tool
untuk membuat dokumen baru, membuka dokumen, dan mencetak dokumen.
Main Menu. Menu utama Power Point yang antara lain berisi menu untuk
operasi File, Edit, View, dan Insert.
Area Slide , menampilkan slide aktif yang sedang anda kerjakan.
Area Catatan, digunakan untuk memberikan catatan (notes) pada slide yang
sedang anda sunting.
Area Outline, akan menampilkan kerangka presentasi yang mencakup judul
dan isi materi presentasi secara keseluruhan
Task Pane, berupa jendela yang ditampilkan sebelah kanan area slide, yang
membantu anda pada saat menyunting slide presentasi. Jendela Task Pane
ditampilkan secara otomatis dan isinya akan menyesuaikan dengan
Advanced Ms Office
pekerjaaan yang sedang anda lakukan, atau anda dapat memilih atau
menampilkan sendiri isi Task Pane sesuai kebutuhan.
Baris Penggulung (Scroll Bar), ada 2, Horisontal Scroll Bar untuk
menggulung layar ke kiri atau ke kanan, Vertical Scroll
Bar untuk menggeser layar ke atas atau ke bawah.
10.1. Membuat dan memodifikasi tabel
Tabel pada powerpoint sangatlah perlu terlebih untuk membuat data-data lebih
ringkas sehingga presentasi yang dibuat lebih enak dicermati, berikut langkah-
langkah untuk membuat tabel pada Powerpoint :
Klik Manu Insert > Table, maka dialog table akan muncul :
Pada dialog insert table ketikan jumlah Number of columns dan Number of rows
sesuai kebutuhan pembuatan tabel, klik OK maka akan muncul tabel sesuai dengan
jumlah baris dan kolom yang diketik :
Bila anda klik pada tabel akan muncul dialog Table and Borders seperti pada
gambar di atas. Untuk lebih jelasnya bisa anda lihap pada tabel dibawah, bila anda
Advanced Ms Office
mengaktifkan salah satu icon pada dialog table and borders maka kursor secara
otomatis akan berubah sesuai dengan kegunaan icon yang ada.
Drwa Table
Untuk membuat tabel atau menyisipkan tabel
baik kolom ataupun garis
Eraser
Untuk menghapus garis tabel pada posisi
garis
Border Style Mengubah style pada garis tabel
Border Width Berguna untuk menebalkan/menipiskan garis
Border Color
Mewarnai garis/borders
Outside Border
Memberikan pilihan bagian mana saja yang
akan diberi garis/borders
Fill Color Memberi warna pada garis tabel
Merge Cell
Menggabungkan beberapa cell (kolom
ataupun baris)
Split Cell
Membelah baris menjadi dua kolom
Align Top
Perataan atas
Center Vertical Perataan tengah
Align Bottom
Perataan Bawah
Distribute Row Evenly
Membuat tabel setiap baris memiliki jarak
tertentu
Distribute Column
Evenly
Membuat tabel setiap kolom memiliki jarak
tertentu
Icon-icon atau tombol diatas berguna untuk memodifikasi tabel, untuk masing-
masing fungsi bisa anda coba pada tabel yang telah anda buat. Pada dialog Table
and Borders terdapat satu tombol yaitu Table yang berguna untuk menambah dan
mengurangi tabel.
Advanced Ms Office
10.2. Membuat Dan Memodifikasi Diagram
Diagram atau struktur organisasi pada microsoft powerpoint tentu sangat diperlukan
mengingat tidak hanya teks dan tabel saja yang harus dipresentasikan, ada juga
bentuk diagram sehingga presenter harus pandai-pandai mempresentasikan dan
menyajikan dalam bentuk diagram, langkah pembuatan diagram pada powerpoint
adalah :
Klik Menu Insert > Diagram akan muncul dialog Diagram Gallery :
Setelah muncul dialog Diagram Gallery anda tinggal memilih bentuk diagram yang
disukai, contoh dalam kasus ini kita pilih yang standar :
Insert Shape : Menyisipkan Shape pada diagram yang ada.
Advanced Ms Office
Layout : Merubah tampilan diagram.
Select : Menselect sebagian atau semua diagram.
Fit Text : Membuat teks dengan ukuran huruf yang sama.
Autoformat : Memberikan pilihan layout organization chart style gallery.
Advanced Ms Office
organization chart style gallery menyediakan style cukup banyak pilihan anda
tinggal klik dan layout digram yang anda buat sudah berubah sesuai dengan
keinginan anda.
10.3. Membuat dan memodifikasi grafik
Pada microsoft powerpoint disediakan pula menu yang berfundi untuk membuat
grafik, Melalui Microsoft Graph kita bisa menyisipkan aneka grafik kedalam slide.
Aplikasi ini mempunyai kemampuan membuat grafik yang setara dengan Microsoft
Excel. Untuk membuat grafik, pastikan kita telah menggunakan desain slide dengan
kotak placeholder grafik didalamnya. , Langkah pembuatan grafik pada Microsoft
Powerpoint adalah :
Klik menu Format > Slide Layout, yang ada pada sisi kanan area kerja.
Kemudian klik ganda kotak placeholder bergambar grafik untuk menyisipkan
grafik.
Pilih Layout yang ada gamar/grafik, atau bisa juga dengan menggunakan
sembarang desain slide, kemudian klik menu Insert > Chart. Secara
otomatis, Microsoft Garph akan menyisipkan sebuah grafik ke dalam slide.
Advanced Ms Office
10.3.1. Mengisi Judul Grafik
Klik menu Chart > Chart Options, pada bagian Titles. Ketikkan judul grafik
pada Chart Title, lalu ketikkan teks untuk sumbu X, Y dan Z pada Category (X)
axis, Series (Y) axis, dan Value (Z) axis. Kemudian klik OK. Bial ada kesalaha
dalam penamaan atau pengisian data anda masih bisa mengeditnya, seperti pada
gambar dibawah :
Pada dialog Chart Option diatas terdapat beberapa tab manu yang berguna untuk
mengedit/memodifikasi chart/grafik, anda bisa mencoba dari menu-menu
tersebut.
10.3.2. Mengganti Warna dan Jenis Grafik
Untuk mengganti warna dan jenis grafik anda bisa Klik bagian yang akan diubah
warnanya, gunakan tombol Charts Objects untuk memilihnya. Kemudian klik
menu Format > Selected Area Series atau anda menggunakan mouse dengan
cara klik dua kali pada bagian grafik/objek yang akan diubah, Pilih warna yang
tersedia.
Advanced Ms Office
Patterns Berguna untuk mengganti warna grafik, Border, Area Effect warna dll.
Shape Berguna untuk memodifikasi bentuk dari grafik yang igunakan.
Data Label Digunakan untuk membuat label pada tiap-tiap grafik.
Option Menunjukan pilihan kerapatan/jarak antar grafik.
Pada Manu Chart disediakan untuk mengganti type pada grafik yang ada, anda klik
Manu Chart > Chart Type, setelah dipilih klik OK.
Hasil dari modifikasi grafik adalalah sebagai berikut :
Advanced Ms Office
10.3.3. Membuat dan mengatur animasi objek
Presentasi tanpa animasi tidaklah lengkap, namun bila presentasi
kebanyaklan animasi juga tidak bagus artinya animasi objek seperlunya saja,
sehingga peserta yang memeperhatikan presentasi lebih nyaman.
Langkah pembuatan animasi objek pada presentasi powerpoint adalah :
1. Buatlah Teks/Gambar atau objek apapun pada presentasi anda kemudian
blok/klik pada objek yang akan dianimasikan.
2. Klik Menu Slide Show, kemudian akan tampil dipinggir kanan menu task
pane seperti dibawah :
Menu Animasi/Effect
Sub Menu Animasi
Menu Effect Lengkap
Advanced Ms Office
Menu Animasi/Effect
3. Pada Menu More Effect terdapat menu
lengkap sesuai dengan submenu yang
dipilah pada add effect, setelah dialog add
effect muncul anda tinggal memilih animasi
effect yang tersedia dan anda sudah bisa
melihat hasil dari pilihan animasi anda
terhadap objek yang di blok/dipilih saat itu
juga, bila dirasa kurang pas dengan selera
anda, bisa langsung diganti dengan animasi
yang lainnya, setelah dipilih kemudian klik
OK. Begitu juga pada menu-menu effect
yang lain cara penggunaannya sama, Anda
bisa melihat tampilan dialog add effect dibawah.
Mengatur animasi secara manual
Untuk membuat animasi secara manual/pembuatan animasi secara sendiri –
sendiri, pada menu Taskpane disamping klik pada menu Add Effect > Motion
Paths > More Motion paths.
Setelah dialog add motion path terbuka
anda bisa mengklik pada bagian basic
atau Line & curva ataupun special, sesuai
kebutuhan animasi dan untuk mengedit
sesuai dengan arah animasi yang anda
inginkan adalah dengan cara menggeser
arah panah animasi yang ditandai dengan
panah berwana merah pada mata
panahnya dan hijau pada ekor panah.
Advanced Ms Office
Contoh Arah animasi objek secara manual
10.3.4. Mengatur transisi slide
Transisi pada slide digunakan untuk membuat presentasi yang dibuat lebih manis
terlihat dan lebih soft dalam gerakan perpindahan antar halaman presentasi, transisi
slide boleh digunakan ataupun diabaikan.
Langkah untuk membuat transisi slide adalah :
1. Pilih Menu Slide Show > Slide Transition maka akan muncul dialog
Slide transition pada samping kanan
Powerpoint yang disebut taskpane,
seperti pada gambar di samping.
Tombol kembali
Menu/pilihan Transition untuk
slide presentasi anda.
Pengaturan Kecepatan Transition
Suara pada Transition
Pengaturan dengan Mouse,waktu
Melihat langsung hasil transition
Advanced Ms Office
2. Klik pada menu Apply to Selected Slides : pilih salah satu effect yang
anda inginkan, supaya effect transition terlihat langsung maka anda
sebaiknya menchecklist pada box paling bawah AutoPreview, bila dirasa
effect transition sudah pas klik pada slide yang lainnya atau klik pada area
kosng presentasi.
3. Untuk mengetahui apakah transition sudah ada atau tidak anda bisa
mengeceknya melalui gambar bintang pada sudut kiri/bawah penomoran
slide masing-masing slide.
Slide yang sudah terdapat transition
4. Untuk membuat semua presentasi satu transition anda klik pada menu
dibawah menu transition Apply to All Slide, dan untuk menmbuat
transition baru ataupun untuk mengedit transition yang sudah ada
langkah-langkahnya sama.
11. Membuat hyperlink
11.1. Membuat Master Slide
Master slide digunakan untuk membatu kita membuat slide presentasi dengan logo
dan background buatan sendiri, sehingga tidak perlu menggunakan desain template
yang sudah ada.
Untuk membuat slide master klik Menu View > Master > Slide Master maka area
kerja powerpoint akan berubah seperti pada gambar :
Advanced Ms Office
Pada samping kanan disediakan berbagai template untuk dijadikan slide master dan
terlihat pada slide ada dua yang saling berhubungan antara slide satu dan dengan
slide dua :
Master Slide Tampilan Pertama
Sub Master Slide/Halaman kedua
Anda bisa menentukan mulai dari ukuran huruf, jenis huruf warna, dan juga style
yang akan digunakan sebagai master slide. selain menggunakan desain template
yang sudah ada, anda juga bisa menggunakan desain buatan sendiri sebagai yang
akan dijadikan slide master, langkah pembuatan slide master dengan desain buatan
sendiri adalah :
Advanced Ms Office
1. Klik icon Insert New Slide Master, pada dialog menu Slide Master New.
Insert New Title Master
Rename Master
Delete Master Layout Master
Preserve Master
2. Klik Menu File > Open File Powerpoint yang akan dijadikan master slide,
dengan extention .ppt, .pps, dan .pot
3. Save Slide Master, dan sipa digunakan.
11.2. Menggabungkan dengan objek multimedia
Multimedia pada presentasi cukup berguna terlebih untuk mendukung bahan-bahan
presentasi yang akan ditampilkan pada peserta, dan informasi yang disampaikan
lebih lengkap karena dilengkapi dengan gambar, suara dan video.
Langkah untuk membuat presentasi anda disisipi dengan objek multimedia adalah :
1. Klik Menu Insert > Movies and Sound > Movie From File.
maka akan tampil submenu seperti pada gambar di bawah :
2. Setelah memilih Movie from file akan muncul dialog seperti Open File
Movie, anda pilih file movie dan klik OK.
Advanced Ms Office
3. Kemudian pada presentasi anda akan terlihat gambar video, anda bisa
mengubah ukuran tampilan dari video tersebut.
11.2.1. Menggunakan Template
Pada saat membuat presentasi baru. Anda dapat juga memanfaatkan
template-template yang sudah disiapkan oleh Microsoft PowerPoint. Untuk
menggunakan template tersebut, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik menu File > New. Jendela Task Pane – New Presentation di
sebelah kanan akan ditampilkan.
2. Oleh karena Anda ingin menyiapkan atau membuka presentasi baru dengan
dasar template tertentu, pada bagian New yang ada di Task Pane, klik From
Design Template. Jendela presentasi baru yang masih kosong dengan Task
Pane - Slide Design akan ditampilkan.
3. Pada kotak daftar pilihan Apply a design template yang ada di Task Pane >
Slide Design, Anda dapat memilih dan menggunakan berbagai design
template yang menarik sesuai dengan keinginan.
4. Setelah Anda memilih design template, Anda dapat menambah slide baru
dengan memilih dan mengklik menu Insert > New Slide (Ctrl+M).
Advanced Ms Office
5. Pada jendela Task Pane - Slide Layout, pilih dan klik layout slide yang ingin
Anda gunakan. Setelah jendela presentasi baru dengan layout slide yang
Anda pilih ditampilkan, Anda dapat melakukan penyuntingan sesuai dengan
kebutuhan.
11.2.2. Mencetak (Print) Presentasi
Untuk mencetak presentasi, pilih menu File > Print atau tombol Ctrl+P pada keyboard, sehingga muncul kotak dialog berikut:
Advanced Ms Office
Beberapa parameter yang dapat dipilih dalam pencetakan ini adalah:
All : mencetak semua slide
Current Slide : mencetak satu slide yang sedang aktif
Selection : mencetak beberapa slide yang dipilih
Slide : mencetak slide-slide halaman tertentu
Copies : jumlah copy yang akan dicetak
Print What
Slides: mencetak slide satu halaman penuh
Handouts: mencetak beberapa slide dalam satu halaman. Pengaturannya
dilakukan pada bagian Handouts
Notes Pages : mencetak hanya catatan yang diberikan pembuat
presentasi pada setiap slide
Outline View : mencetak hanya bagian outline saja