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ADMINISTRACION
UNIVERSITARIA
FACILITADOR:
Dr. RICARDO YUGAR FLORES Ph. D.
Licenciado en Economía
Doctor en Ciencias de la Educación Ph. D.
Est. de Doctorado en Eco. Aplicada - Spain
Esp. en Informática para la Planificación - Spain
Focus point for Bolivia and Latin américa –Italy
Experto en Bioestadística y Epidemiología Intermedia-USA
Diplomado en Educación Superior - Bolivia
Diplomado en Psicología y Dirección del Factor Humano-Bolivia.
INTRODUCCION
• La administración de las universidades bolivianas,
latinoamericanas y otros contextos internacionales desde la
creación de la primera Universidad en Bolivia, han seguido los
modelos que se han ido imponiendo en las distintas etapas de la
administración pública y luego privadas.
• El siglo XXI es considerado como el siglo del conocimiento, y es
primordial la formación de recursos humanos, capacitados para
gerenciar la transformación que necesitan las instituciones
universitarias.
• La coordinación entre las personas, es la base fundamental en la
formación de nuevos profesionales, así como, capacitar y
actualizar a los antiguos en favor del desarrollo eficiente de sus
servicios en las unidades universitarias.
• El personal profesionalizado debe contribuir a que la
institución aumente su capacidad de adaptación al
cambiante mundo moderno, lo que contribuirá a la
actualización del uso de las nuevas tecnologías y en el
mejoramiento de la calidad y eficiencia de los procesos
administrativos.
• En base a los conocimientos de las teorías administrativas a
lo largo de la historia, a los desafíos actuales que se nos
presenta en las nuevas organizaciones, y al conocimiento de
una realidad concreta: las Universidades Nacionales, es que
se debe considerar como fundamental importancia la
capacitación y formación de los recursos humanos que
desarrollan las tareas administrativas en ellas.
CAPITULO I Administración, gestión y
la organización Universitaria
• 1.1. Administración
• 1.2. Gestión
• 1.2. La institución universitaria como objeto de gestión
• 1.3 Sistema administrativo
• 1.4 Organización Universitaria
• 1.5 Estructura organizacional.
• 1.5 Cultura organizacional.
• 1.6 Toma de decisiones
LA ADMINISTRACION
“ES EL ARTE DE CUMPLIR CON EL PLAN EN CONJUNCIÓN
CON LA GENTE”.
ES CIENCIA porque tiene OBJETO Y METODOS PROPIOS
O B J E T O: PROCESO DE LA CONSECUCION DE BUEN
AMBIENTE ENTRE LAS PERSONAS PARA ALCANZAR METAS
DE UN PLAN EN BIEN DE LA SOCIEDAD.
ADM. ESTRATEGICA ES VINCULADA A LA INSTITUCION,
COMO LA ADM. OPERATIVA A LOS PROCESOS
ESPECIFICOS.
LA ESTRATEGIA---EL METODO--- Y EL MEDIO
( LA GUIA ) ( PAPEL HUMANO) ( LIDERAZGO)
DEFINICIONES DE ADMINISTRACION EDUCATIVA
“Proceso social destinado a la creación,
mantenimiento, estímulo, control y unificación de
las energías humanas y materiales, organizados
formal e informalmente, dentro de un sistema
unificado, concebido para cumplir los objetivos
establecidos….”
Knezevich (Década de los 60´s)
“Proceso de toma y ejecución de decisiones
relacionadas a la adecuada combinación de los
elementos humanos, materiales, económicos y
técnico-pedagógicos o académicos, requeridos
para la efectiva organización y funcionamiento
de un sistema educativa…..”
OEA (Década de los 70´s)
“Consistente en crear las condiciones físicas,
sociales, culturales y económicas que faciliten y
ayuden las tareas de investigar, enseñar y
aprender que realizan investigadores, maestros y
estudiantes”
ANTONIO PINILLA
“Capacidad de toma de decisiones en cuanto a la
planificación, organización, dirección,
coordinación, control de los recursos humanos,
materiales y financieros escasos universitarios,
vinculados con las relaciones culturales y
sociales”.
RICARDO YUGAR FLORES
BASES DETERMINANTES EN LA ADMINISTRACION
PLANIFICAR
ORGANIZAR
DIRIGIR
COORDINAR
CONTROLAR
GESTION
• El Concepto de Gestión incorpora el concepto de estrategia
como uno de sus rasgos más relevantes.
• Con frecuencia se piensa que este concepto alude a una
metodología sistemática para planificar las actividades, pero
más bien consiste en un perfil articulado de decisiones que
implica a toda una organización.
• Se puede concebir el desarrollo de una gestión estratégica
aplicable a las instituciones universitarias la cual consiste
en:
a) Un perfil unificado, integrativo de decisiones.
b) Propósitos organizacionales en término de objetivos a largo
plazo, programas y prioridades en la asignación de recursos.
c) Seleccionar los servicios educativos que la organización
ofrece o pretende ofrecer en el futuro.
d) Ventajas a largo plazo sobre los servicios académicos que se
ofrece, conforme a las oportunidades y amenazas del
ambiente en que se inserta, así como a las debilidades y
fortalezas de la organización.
e) Compromiso de los niveles jerárquicos de la organización
(corporativo, académico y funcional).
f) Definir la naturaleza de la contribución educativa, social y
económica que la organización intenta hacer a todas las
instancias que tienen derechos adquiridos sobre ella.
La institución universitaria
como objeto de gestión
1- LO CLASICO DEL MANEJO DE RECURSOS
ADMINISTRATIVOS.
2- CON 1-SE DEBILITA INTEGRACION CON LA GESTION
ACADEMICA CON MANEJO APARTE.
LO QUE OCASIONA:
• DEBIL VINCULO DIALECTICO ACADEMICO-ADMINISTRATIVO.
• ESTO TAMBIEN CAUSA DEBIL PROFESIONALIZACION EN SU
INTEGRACION CUALIFICADA.
• CENTRALIZ-ADM. DESC. ACADM
INSTRUMENTOS ANTERIORES Y
ACTUALES DE LA GESTIÓN
UNIVERSITARIA
Calidad Total - Cultura y Capacitación - Entrenamiento
REINGENIERÍA EN LOS PROCESOS.- Se realiza rediseño de los procesos para conseguir celeridad y calidad del servicio, siendo sus componentes: trabajo y deshechos.
ACTUALES INSTRUMENTOS.
TRANSFORMACION INSTITUCIONAL
Diagnóstico, planificación y evaluación institucional.
Gestión del conocimiento.- PROCESOS, que
analizan, utilizan y traspasan experiencias,
información y conocimientos en el colectivo de la
institución. Explota el SABER institucional.
ETICA EN LA DIRECCION.- Saber lo que no se tiene que hacer, de mediocridad, abuso y deshonesto en la organización.
DIRECCION POR COMPETENCIAS.- Organización con las personas de la institución a partir de las valías personales consensuadas para los puestos y su pertinencia.
LO EMPRESARIAL DE ESTAS ADAPTACIONES, TIENE LA OBLIGACIÓN DE VALORAR LO HUMANO, LOS FINES DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR. NO PUEDE SER UN CALCO.
PRECISIONES EPISTEMOLOGICAS EN
EL CASO DIRECCION DE LA GESTION
UNIVERSITARIA.
SOBRE EL METODO.- El método General en
la DIRECCION “ Es el ascenso de LO ABSTRACTO A LO CONCRETO”, que utiliza la lógica dialéctica en
su principio de las relaciones intersistemas teóricos,
AL SER LA DIRECCION UNA CIENCIA GENERAL PERTENECIENTE A TODA ACTIVIDAD SOCIAL QUE A LA VEZ
EXPRESA EL CONTENIDO CONCRETO DE UN OBJETO DADO
La dirección-gestión universitaria,
se subordina en última instancia a
la PEDAGOGIA COMO
CIENCIA.
La dirección educacional es el proceso social para alcanzar el futuro de la institución, las metas fijadas, las formas de involucrar a profesores, alumnos y resto del personal en su ejecución y las vías para institucionalizar los cambios producidos en la formación integral de los participantes.
LA DIRECCION Y SUS LEYES
GENERALES
• LEY DE LA PERTINENCIA SOCIAL:
• LEY DE LA CONJUGACION ARMONICA ENTRE LO SOCIAL E INDIVIDUAL
• LEY DE LA INTEGRACION Y LA DIFERENCIACION:
• AL CONTAR CON CARACTERISTICAS PROPIAS Y PRINCIPIOS, LA DIRECCION EDUCACIONAL ASIENTA SU CARACTER CIENTIFICO CON AMPLIACION DIRECTA A LA GESTION UNIVERSITARIA
LEYES DIDACTICAS QUE HACEN SURGIR
EL MODELO DE GESTIÓN UNIVERSITARIA
LEY DE LA ESCUELA EN LA VIDA:. LA EXPLICACIÓN DE ESTO SE ENCUENTRA EN LA RELACIÓN:
PROBLEMA <---------------> PROCESO
OBJETIVO
LO QUE CONFORMA UNA TRIADA DIALÉCTICA.
OTRA TRIADA DE ESTA PRIMERA LEY QUE SE REFIERE A LA SATISFACCION DE LA NECESIDAD SOCIAL DE FORMACION DE ciudadanos:
NECESIDADES-<--->OBJETIVOS INSTITUC.
Problema misión operativa
DIRECCIÓN
La misión operativa dura un cierto período de tiempo, en función de las necesidades y el problema.
EL PROCESO DIRECCIÓN UNIVERSITARIA EXPRESA UNA PROPIEDAD SINTETIZADORA, COMO SISTEMA, ATRAVES DE SU MISION OPERATIVA.
LEY DE LA EDUCACION A
TRAVES DE LA INSTRUCCION
Se ve en la TRIADA:
OBJETIVO CONTENIDO
METODO
SISTEMA ADMINISTRATIVO
SISTEMA ABIERTO
SISTEMA CERRADO
SISTEMA SEMICERRADO
SISTEMA ADMINISTRATIVO
SISTEMA ABIERTO
SISTEMA CERRADO
SISTEMA SEMICERRADO
ORGANIZACION UNIVERSITARIA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Se reconoce cuatro subsistemas de gestión formal,y son:
- La planificación
- El control de la gestión.
- La comunicación Formal e información
- La gestión de los recursos humanos
Los que interactúan a través de la estructura
organizacional que la Universidad.
Así, la estructura es el puente que conecta todos los
subsistemas.
Una estructura organizacional debiera tener, al
momento de su diseño, cierta propiedad de
indefinición que le permitiera acomodarse más
creativamente al cambio, con el fin de aprovechar las
oportunidades que el mismo ambiente le sea propicia.
CULTURA ORGANIZACIONAL
TERMINO INCERTADO POR (Schein 1985)
Responde a:
- Las regularidades observables del comportamiento, tales
como el lenguaje y la formalidad en el trato entre los
miembros de la organización.
- Las normas que se desarrollan en los grupos de trabajo.
- Los valores dominantes de la organización, como la calidad
de los egresados o el prestigio de sus académicos.
- La filosofía que orienta las políticas de la universidad hacia
sus funcionarios o estudiantes.
- Las "reglas del juego" o procedimientos que un
recién ingresado a una organización debe
aprender para integrarse y funcionar
adecuadamente.
- El sentimiento o clima que se comunica en la
organización, a través, por ejemplo, de la
distribución de su espacio físico y el trato con
personas externas a la organización.
TRES NIVELES DE CULTURA ORGANIZACIONAL
(Adaptado Schein, 2013)
Dos culturas distintas
Parte académica
•Científica
•Producción
•Autonomía
•Informal
•Equipos de trabajo
•Población (muy) critica
Parte administrativa
•Burocrática
•Facilitación
•Dirigida por reglas
•Mas formal
•Departamentos
•Población menos critic a
Entre académicos
• Resultados profesionales son los mas importantes
• Necesito espacio, recursos y tranquilidad
• Su marco referencial existe fuera de la universidad
• Acción solitaria es un derecho mío
• Politización interna
TOMA DE DECICIONES
- RESPONDE A LA FASE DINAMICA
- ACCION
- CUMPLIMENTO
- A QUE SE HAGA
- SE INSTRUYA
INVOLUCRA LA SEGURIDAD SUSTENTADA EN
EL CONOCIMIENTO.
La toma de decisiones se da respecto al grado
de centralización informativa.
CAPITULO II Planificación de la
Organización Universitaria
2.1 Definición de planificación estratégica.
2.2 Contenido y proceso de la planificación estratégica.
2.3 Análisis interno de la institución.
2.4 Análisis de contexto o externo.
2.5 El resto de las actividades de la planificación estratégica.
CAPITULO II Planificación de la
Organización Universitaria
2.1 Definición de planificación estratégica.
2.2 Contenido y proceso de la planificación estratégica.
2.3 Análisis interno de la institución.
2.4 Análisis de contexto o externo.
2.5 El resto de las actividades de la planificación estratégica.
2.1 Definición de planificación estratégica.
Es un proceso, a través del cual la organización
define o redefine sus cursos de acción hacia el
futuro, a mediano y largo plazo, lo que le permite
jerarquizar sus objetivos y proveer los medios
para lograrlos.
(Plan de Desarrollo de la Universidad del Valle,
Cali, Colombia, 1989).
Una estrategia puede ser tan
explícita como se quiera,
dependiendo de los niveles
decisionales que se pueden
reconocer en el cuerpo directivo
superior, así como de la
centralización del poder.
Hay algunas instituciones que sólo
rinden cuenta de su gestión a nivel de
sus directorios o juntas directivas, o
frente a los consejos de decanos.
Otras, en cambio, que sustentan una
actitud más participativa, comunican la
estrategia a todos aquellos que tengan
derechos adquiridos sobre la
institución.
La planificación estratégica
(adaptado de Hax y Majluf, 2013)
2.2 Contenido y proceso de la planificación estratégica.
En toda estrategia operativa debe abordarse, en
primer lugar, el contenido, que es conjunto de
medidas mediante las cuales la universidad
pretende conseguir una ventaja competitiva
sostenible en el largo plazo (competencias
distintivas) sobre los demás participantes en el
sector de educación superior (estructura del
sector educacional) y en cada uno de los grandes
programas en los que la universidad participa.
En la estrategia propiamente tal, debe
distinguirse entre:
- El contenido (el qué de la estrategia) y
- El proceso (el cómo lograr las metas).
Perfil del contenido de una estrategia a nivel de planificación
1. Las decisiones en la universidad constituyen una secuencia
coherente, unificadora e integrativa.
2. El propósito central de la universidad se expresa a través
de:
a) Objetivos de largo plazo
b) Programas de acción
c) Prioridades para la asignación de recursos
3. La universidad cuenta con:
a) Una clara segmentación de los programas (*) en los que
participa en la actualidad.
b) Un reconocimiento apropiado para aquellos programas que
desea iniciar
4. La universidad posee características bien definidas del tipo
de institución educacional que actualmente es y la que
desearía llegar a ser.
5. La universidad:
a) Tiene una clara comprensión de quiénes son sus
competidores y de sus características más relevantes.
b) Intenta anticipar las medidas de sus oponentes en el sector
(cuenta con "inteligencia competitiva").
c) Tiene la capacidad de adaptar dinámicamente la estrategia
a los cambios en el medio, dando una respuesta apropiada a
los riesgos y oportunidades.
d) Reconoce sus fortalezas y debilidades.
e) Pretende conseguir un liderazgo institucional sostenible en
el largo plazo sobre sus competidores claves en cada una
de sus programas
6. La universidad formula directrices de cambio estratégico y
desafíos de planificación a cada uno de sus niveles
jerárquicos: corporativo, de unidades de planificación y
funcional.
7. La universidad cuenta con una definición de contribución
educativa y social que intenta hacer a todas las audiencias
que tienen derechos adquiridos sobre ella .
Todo proceso es un esfuerzo mancomunado
de toda la organización; integrativo de los
diferentes niveles jerárquicos; supone
mecanismos de coordinación y busca, en
última instancia, generar consensos.
Perfil del proceso de una estrategia a nivel de
planificación .
1. La estrategia se comunica en forma amplia y
directa:
a) internamente a toda la universidad.
b) externamente a todas las audiencias relevantes.
2. La estrategia se genera a través de un proceso
ampliamente participativo.
3. El Rector (Presidente) dirige el proceso de
formación de la estrategia en forma personal, e
intenta conseguir un consenso generalizado
entorno a las directrices de acción
seleccionadas.
4. La estrategia se fundamenta en un proceso
formal, altamente sistemático, que está
orientado a conseguir una especificación
total de las estrategias corporativas, de
unidades de planificación y funcionales.
5. La estrategia se fundamenta en un proceso
de negociación entre los integrantes claves
de la universidad.
6. La estrategia toma en cuenta la secuencia
de decisiones del pasado.
7. La estrategia es un vehículo de cambio que
permite delinear las nuevas directrices de
acción.
2.3 Análisis interno de la institución.
Se lleva a cabo a nivel de las unidades de
planificación y consiste en la
identificación de las principales fortalezas
y debilidades en relación a las
organizaciones competidoras. En e l caso
de las universidades, este análisis se
efectúa en relación a sus funciones de
docencia, investigación y extensión en
cada una de las facultades.
Especificación progresiva del análisis interno.
Las etapas para todo análisis deben centralizar las
siguientes atenciones:
a) Identificar los competidores relevantes
b) Identificar los factores críticos de desempeño, es
decir, aquellas capacidades que son controlables por
la universidad y que son decisivas para la
supervivencia de la misma a corto y mediano plazo.
c) Estimar el grado de fortalezas y debilidades de cada
unidad estratégica de planificación para enfrentar a
sus competidores.
d) Listar las fortalezas y debilidades asociadas con
cada unidad estratégica de planificación.
Las actividades de apoyo generales de una institución a
todos o algunos de sus servicios y procesos deben están
dados por:
a) Infraestructura (en el caso de las universidades son los
edificios, laboratorios, recursos computacionales,
bibliotecas, etc.)
b) Recursos humanos (políticas de desarrollo académico,
desarrollo de carrera funcionaria, capacitación,
entrenamiento en el trabajo, etc.)
c) Desarrollo tecnológico (sistemas de bibliotecas
computarizadas con acceso a bases de información vía
satélite, recursos de programas computacionales, medios
audiovisuales para la docencia, etc.)
d) Aprovisionamiento (disponibilidad de un hospital para una
facultad de medicina, disponibilidad de una imprenta, etc.)
Cadena de valor de una institución
(adaptado de Porter, 2013)
BENEFICIOS
ADECUADOS
2.4 Análisis de contexto o externo.
A nivel de las unidades estratégicas de
planificación consiste en la identificación del
grado de atractivo para el sector al cual
pertenece dicha unidad.
Para llevar a cabo un análisis del entorno es
necesario identificar los principales factores
externos, esencialmente no controlables, que
afectan el posible éxito de la unidad dentro
del sector educacional.
Como los ambientes son complejos e
inciertos, es necesario tratar de simplificar
esta complejidad a través de un proceso de
reducción que se denomina configuración
perceptiva (Chiavenatto, 1989).
La universidad como un sistema adaptativo
(adaptado de Chiavenato, 2013)
Ambiente específico y general de la Universidad
(adaptado de Chiavenato, 2013)
2.5 El resto de las actividades de la planificación
estratégica.
Consiste en el desarrollo de los
programas generales de acción, la
asignación de recursos y la
construcción de indicadores para el
control de la gestión.
Como recomendación general se sugiere que los programas
de acción surjan de:
a) Las directrices fundamentales de la estrategia corporativa.
b) Los cambios en la misión de la universidad, que a veces
pueden ser más rápidos de lo previsto en un primer análisis.
c) Las actividades que sean preciso desarrollarlas.
d) Aprovechar las oportunidades y neutralizar los impactos
potencialmente adversos del medio externo.
e) Reforzar las fortalezas competitivas fundamentales y
corregir las principales debilidades internas.
f) Es preciso indicar la prioridad de cada programa con el fin
de asignar recursos y poder llevar a cabo un control
estratégico de la gestión.