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Econ. Mario Abambari A., PhD.

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

CONTROLUnidad 4:

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA

Unidad 4: EL CONTROL

1. Qué es control y su papel en el controlgerencial.

2. Procedimiento para implementar sistemas decontrol efectivo.

3. Tipos de control de mayor utilización en laempresa.

4. Sistema de control previo que pueden hacer uncontrol administrativo más eficiente.

Econ. Mario Abambari A., PhD. 2

CONTROL

Es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el

desempeño y toma la acción correctiva cuando se

necesita.

El control es un proceso esencialmente regulador.

La aplicación de un control en las organizaciones busca

atender dos finalidades principales: Corregir fallas o

errores existentes y prevenir nuevas fallas o errores de los

procesos.


CONTROL

No se podrá verificar cuál es la situación real de la

organización si no existe un mecanismo informe si los

hechos van de acuerdo con los objetivos.


CONTROL


Es más fácil escapar de una cárcel que entrar en el súper secreto Centro de

Operaciones del Este (OCE) de Visa. Sabe que los hackers son cada vez más

hábiles, los datos se han vuelto un bien muy deseable en el mercado negro y

la mejor manera de mantenerse a salvo es a través de una red de información

que funcione como fortaleza con respuesta inmediata contra las amenazas.

Las personas que trabajan en el

OCE deben:

1. Mantener a los hackers fuera

de combate

2. Conservar la red en

funcionamiento a toda costa ”

Si le invitara a conocer el

OCE (lo cual es poco

probable), el personal del

centro le tomaría una

fotografía y estamparía la

huella del dedo índice de

su mano derecha sobre

un gafete.

Aunque el entorno

del OCE de Visa

podría parecer

controlado en

exceso, ilustra cuán

importantes son los

controles para los

gerentes.

Es el proceso de supervisar,

comparar y corregir el

desempeño laboral.

Todos los gerentes deben

ejercer la función de control,

aun cuando el desempeño de

sus equipos tenga el nivel

planeado

La planeación puede ser llevada a

cabo y también puede crearse

una estructura organizacional

para facilitar el cumplimiento

eficaz de los objetivos, e incluso

es posible motivar a los

empleados mediante un liderazgo

efectivo.

El control crea una conexión

fundamental entre la planeación y

los resultados.

¿Qué ES CONTROL Y PORQUÉ ES IMPORTANTE?

Es el procedimiento de tres pasos:

1.- Es medir el desempeño real

2.- Compararlo contra un estándar

3.- Poner en práctica las accionesgerenciales necesarias para corregir lasdesviaciones o errores de adecuaciónque pudieran presentarse.

El proceso de controlcuenta con determinadasnormas de desempeñocomo: Los objetivosespecíficos que seestablecieron durante elproceso de planeación.

PROCESO DE CONTROL

Medición del desempeño real

Los gerentes puedenemplear uno de cuatrométodos: La observación,los reportes estadísticos,los reportes orales y losreportes escritos

VENTAJASon bastante

completos

DESVENTAJASu preparación

requiere más tiempo

La decisión gerencial dependerá de los resultados, el gerente tomará la decisión de no reaccionar, corregir el desempeño o revisar el estándar.

METAS Y OBJETIVOS

Comparación del desempeño real contra un estándar

Se determina la variación que existe entreel desempeño real y el estándar.

Es posible que se presente ciertavariación en el desempeño de todas lasactividades.

Es fundamental determinar un rango devariación aceptable, cualquier desviaciónfuera del rango demanda atención.

METAS Y OBJETIVOS

Existen tres distintos cursos de acción:

Corregir el desempeño real

Si un trabajo está mal realizado, el gerente

podría corregirlo mediante programas

de capacitación.

Revisar el estándar Se da cuando la variación da

resultado de un estándar irreal, es decir, de un

objetivo demasiado alto o demasiado bajo

No reaccionar

METAS Y OBJETIVOS

Es la suma de los resultados de todas las actividades laborales de la organización que se trata de un concepto de múltiples facetas

Medición del desempeño organizacional

ProductividadorganizacionalGenerar másbienes y serviciosutilizando lamenor cantidadde insumos.

Eficacia organizacionalMedida de cuánadecuados son losobjetivos organizacionalesy de qué tan bien se estáncumpliendo y representala meta definitiva para losgerentes

Clasificaciones industriales y empresariales. Se utiliza las clasificaciones o rankings constituidas de forma muy popular de medición utilizada por los gerentes para evaluar el desempeño de sus organizaciones.

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Control del desempeño de los empleados

Retroalimentación eficaz sobre el desempeño

Cuando se da retroalimentación sobre el desempeño, ambas partes requieren sentirse escuchadas, comprendidas y respetadas sólo así podrán darse resultados positivos.

Uso de acciones disciplinariasEl uso de acciones disciplinarias nunca es fácil ni agradable, las medidas disciplinarias pueden utilizarse tanto para controlar como para corregir el desempeño de los empleados y los gerentes deben saber cómo ejercerlas.

DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

Todo gerente necesita contar con herramientas apropiadas para supervisar y medir el desempeño organizacional

Control preventivoEvita los problemas en virtud de que su implementación se da antes de la realización de la actividad laboral

Control concurrente.Es la supervisión directa escuando ocurre la interaccióndirecta entre el gerente ysus empleados en el árealaboral.

Control de retroalimentación

Entra en acción después de que la actividad ha sido ejecutada.

HERRAMIENTAS PARA MEDIR EL DESEMPEÑO ORGANIZACIONAL

TIPOS DE CONTROL


CONTROL PREVENTIVO

Es de responsabilidad exclusiva de cada organización

como parte integrante de sus propios sistemas de

control interno.

– Un control que previene problemas antes de que ocurra

realmente el problema.


CONTROL CONCURRENTE

Son los que se realizan mientras se desarrolla una

actividad. La forma más conocida de este tipo de

control es la supervisión directa


CONTROL DE RETROALIMENTACIÓN

– Control que se da después de que se ha realizado la actividad.

– Ventajas del control de retroalimentación:

• Proporciona a los gerentes información sobre la

efectividad de sus esfuerzos de planeación.

• Mejora la motivación de los empleados al proporcionarles

información sobre qué tan bien lo están haciendo.


TIPOS DE CONTROL


Controles financierosSon herramientas de planeación porque indican cuáles son las actividades laborales más importantes y señalan cuál es el monto de los recursos que se asignan a su realización y de qué manera se llevarán a cabo.

¿Cómo se emplea la información para controlar? Los gerentes

requieren información adecuada en el momento correcto para

vigilar y medir las actividades y el desempeño organizacional.

Controles de información

Es preciso que los gerentes tengan implementados controles amplios y seguros para protegerla. Estos controles pueden ir desde la encriptación de datos o el uso de sistemas de firewall hasta el respaldo de datos y otras técnicas similares




Cuadro de mando integral

Es una forma de evaluar el desempeño organizacional tomando en consideración otros factores como las cuatro áreas que contribuyen al desempeño de la compañía: finanzas, clientes, procesos internos y activos en términos de personas, innovación, crecimiento.

Benchmarking de las mejores prácticas

Es una herramienta de supervisión y medición del desempeño organizacional, el benchmarking puede usarse para identificar problemas específicos de desempeño y posibles áreas de mejora.



Contemporáneos relativos al control El control es una función gerencial

muy importante; los problemas

que enfrenta un Gerente:

las diferencias interculturales,

las condiciones de seguridad en

el ámbito laboral,

la interacción con los clientes y

la gobernabilidad corporativa.

Ajuste de los controles a las

diferencias interculturales y la

incertidumbre global.

Necesitan poner en práctica

controles que protejan a sus

empleados y demás activos ante

problemas y desastres de

alcance internacional.

PROBLEMAS EN EL AMBITO LABORAL


Áreas

problemáticas

en el ámbito

laboral

Privacidad en el trabajo. Los gerentes tienen la

necesidad de cerciorarse de que los empleados

no estén compartiendo información con

instancias que pudieran aprovecharla para dañar

a la compañía.

Robo por parte de los empleados. El robo

sucede porque el individuo es víctima de

presiones financieras (como problemas

económicos personales) o se ve obligado para

salir de dificultades derivadas de algún vicio

PROBLEMAS EN EL AMBITO LABORAL


Violencia en el entorno laboral

¿Qué factores se considera que están contribuyendo a la violencia en el entorno laboral?

Los elementos que participan en el fenómeno: • El estrés que sufren los empleados a causa de las

incertidumbres económicas, • La inseguridad laboral, • La pérdida de valor de las cuentas de retiro, • Las largas jornadas de trabajo, • La sobrecarga de información, • Las interrupciones cotidianas, • La imposición de fechas límite imposibles de cumplir y el

depender de gerentes poco empáticos.

Es la secuencia de servicio que va de los empleados a los clientes con el propósito de generar una utilidad, la estrategia que sigue la compañía y su sistema de entrega de servicio influyen en el trato que se establece entre empleados y clientes

Gobernabilidad corporativa El sistema utilizado para regir una corporación de manera que los intereses de sus propietarios estén protegidos.

Rol de los consejos directivosTener consejos directivos implica tener un grupo, independiente del cuerpo administrativo, encargado de vigilar los intereses de todas las partes involucradas con la empresa pero que no estuviera involucrado en el manejo cotidiano de la organización.

Generación de reportes financieros y Comité de auditoría. Además de ampliar las funciones de los consejos directivos, estos cambios han permitido que haya información más confiable y precisa sobre las condiciones financieras de las compañías, para cumplir su responsabilidad de generar reportes financieros apropiados.

CONTROL DE LAS INTERACCIONES CON LOS CLIENTES

ENLACE PLANEACIÓN - CONTROL


La actividad gerencial involucra ineludiblemente los cuatro componentes fundamentales de la gestión administrativa:

Planificar

Organizar

Ejecutar

Controlar

Su funcionalidad es integrada porque éstas se desarrollan en el ámbito de una misma unidad económica.

ENLACE PLANEACIÓN - CONTROL


PROCESO DE CONTROL


MEDICIÓN

Fuentes de información: ¿Cómo medimos?

1. Observación personal

2. Reportes estadísticos

3. Reportes orales

4. Reportes escritos


FUENTES COMUNES DE INFORMACIÓN


MEDICIÓN

Criterios de control ¿Qué medimos?

– Empleados

• Satisfacción

• Rotación

• Ausentismo

– Presupuestos

• Costos

• Resultados

• Ventas


TOMA DE ACCIONESADMINISTRATIVAS

Cursos de acción

1. Corregir el desempeño real (actual)

• Acciones correctivas

Cambiar la estrategia, estructura, esquema de

compensaciones o programas de capacitación;

rediseño de puestos; o despedir empleados.


TOMA DE ACCIONESADMINISTRATIVAS

2. Revisar el estándar

Examinar el estándar para establecer si es realista, justo y alcanzable.

Mantener la validez del estándar.

Volver a establecer los objetivos que se fijaron al principio demasiado bajos o demasiado altos.


CONTROL PARA EL DESEMPEÑO

ORGANIZACIONAL

¿Qué es el desempeño?

– El resultado final de una actividad.


CONTROL PARA EL DESEMPEÑO

ORGANIZACIONAL

¿Qué es el desempeño organizacional?

– Los resultados acumulados de todos los procesos y

actividades laborales de la organización.

• Diseño de estrategias, procesos de trabajo y actividades

laborales.

• Coordinación del trabajo de los empleados.


FUENTES DE CONTROL

Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas son:


1.El control de los grupos

interesados,

2. El control organizacional

3. El control grupal

4. El autocontrol individual

FUENTES DE CONTROL


• Se refiere a las presiones externas que recibe la empresa para que modifique ciertas conductas.

• Ejemplos de este tipo de fuentes son los sindicatos, organismos gubernamentales, clientes, proveedores, accionistas y otros

• Se espera que ejerzan el autocontrol individual en la realización de su labor, basándose en normas éticas y morales de su respectiva profesión.

El control de los grupos interesados

FUENTES DE CONTROL


• Se refiere a las reglas y procedimientos formales, ya sea preventivos o correctivos de desviaciones de los planes y el cumplimiento de los objetivos deseados.

• Ejemplos de este tipo de controles pueden citarse reglas, políticas, normas, presupuestos, auditorias y otros.

El control organizacional

FUENTES DE CONTROL


• Se refiere a las reglas, normas, valores que comparten los miembros de un grupo y mantienen mediante premios y castigos

• Como por ejemplo, retirar voz y voto a un miembro del grupo, elegirlo representante ante otros grupos, etc.

El control grupal


• Consiste en los mecanismos orientadores que operan en un individuo o persona, ya sea en forma consciente o inconscientemente.

• Para ser un profesional exitoso es necesario adquirir conocimientos detallados, habilidades específicas y actitudes y formas de conducta básicas.

El autocontrol individual

CLASIFICACION

CONTROL

Por el ámbito

Interno

Externo

Por el momento

Previo

Simultáneo

Posterior


LA FUNCION DEL CONTROL


Las acciones se derivan del control que éstas actúan sobre:

1.- Los objetivos y planes, en cuanto que por probarse incorrectos hayan de modificarse.

2.- La organización para alcanzar los objetivos y planes, cuando se muestre incapaz para este propósito.

3.- La ejecución de los planes, si no es la más apropiada.

LA FUNCION DEL CONTROL


CONTROL FORMALEstá compuesto por ritmo sistemático y periódico.

CONTROL INFORMALEste se produce sin método ni regularidad se fundamenta en la discrecionalidad y espontaneidad.

CONTROL AUTOMÁTICOCuando identifica una anomalía la corrige automáticamente.

CONTROL NO AUTOMÁTICOToma decisiones específicas dependiendo del criterio del gerente.

Recoge los instrumentos más frecuentes cada uno tiene su propósito, cubren razonablemente las necesidades de control en cualquier organización.

• Manuales organizativos y de procedimientos

• Intervención • Inspección • Control interno • Auditoría interna • Auditoría externa • Auditoría operativa • Contabilidad analítica • Control presupuestario • Análisis por ratios • Cuadro de mando integral

El control a priori debe ser seguido del control a posteriori, contraste entre lo real y lo previsto.

TIPOLOGIA DE INSTRUMENTOS DE CONTROL

La conducta del personal se apoya sobre los objetivos de la empresa que pueden ser controlar:

1. Los resultados de su gestión2. Las acciones que ejecutan3. Su compromiso

El control de resultados analiza el grado de consecución de los objetivos prefijados, que responsabiliza a las personas de alcanzar determinados logros, prescindiendo de evaluar las acciones que hayan realizado.


En cuanto a las unidades de medición, se pueden identificar tres:

Es la que se expresa en unidades monetarias, así como los controles

financieros son capaces de medir y

evaluar la ejecución de áreas no financieras.

Es habitual utilizar unidades físicas

como pueden ser, por ejemplo, la producción en toneladas o la

plantilla media.

El uso de ratios: financieros u operativos, es recomendable cuando el cociente entre dos

cantidades resulte más significativo o diferencial que

la información que suministren ambas por

separado.


Es la función por la cual la Dirección se asegura que los recursos son obtenidos y empleados eficaz y eficientemente para el logro de los objetivos de la organización.

Su propósito es gobernar la organización para que desarrolle las estrategias seleccionadas para alcanzar los objetivos prefijados.

EFICIENCIAAlcanzar un objetivo de manera optima

EFICACIAMide la productividad de la gestión

Aplica diversos procedimientos, métodos e instrumentos que están integrados en un sistema formal, esto quiere decir que el control de gestión exige definir un sistema que incorpore los controles más relevantes de la empresa.

CONTROL DE GESTIÓN

CONTROL DE GESTIÓN

SISTEMA DE CONTROL

ESTRUCTURA PROCESOSISTEMA DE

INFOMACION

Estructura

Tiene los siguientes aspectos

Las unidades de gestión a controlar

Los objetivos

Las responsabilidades asignadas a cada unidad

Los criterios de evaluación

Estructura

La estructura de control debe diseñarse en base a las siguientes consideraciones:

1. Naturaleza de las actividades: Factores clave de éxito diferenciados.

2. Características del entorno: El entorno en el que se mueve la empresa afecta al diseño y funcionamiento de su sistema de control.

3. Estrategas de la empresa: Las estrategia pueden darse por factores clave de éxitos adicionales específicos.

4. Estructura de la organización: Convive con la organización, la asignación d responsabilidades y el grado de control sobre los recursos.

5. Estilo de dirección: Delegación de responsabilidades, se habrá de incorporar a su diseño el mayor o menor grado de delegación existente.

Proceso


Se refiere al conjunto de tareas que desarrolla el sistema de control

1. Formulación de objetivos,

planes y responsables

2. Registro de

resultados y cálculos de

desviaciones

3. Análisis de desviación

por causas y responsables

4. Identificació

n, elaboración y selección de acciones

5. Implantación de acciones

y seguimientos

de las mismas

Es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una necesidad o un objetivo.

Los elementos del sistema de información son:

1.- Personas 2.- Actividades o técnicas de trabajo3.- Datos4.- Recursos materiales

Sistema de información

SISTEMA DE CONTROL INTERNO



1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Ambiente de control

Acuerdos, compromisos oprotocolos éticos

Desarrollo del TalentoHumano

Estilo de Dirección

Orientación estratégica

Planes y Programas

Modelo de Operación porProcesos

Estructura Organizacional

Administración de riesgo

Contexto Estratégico

Identificación de Riesgos

Análisis de Riesgos

Valoración de Riesgos

Políticas de Administración deRiesgos


2. SUBSISTEMA DECONTROL

DE GESTIÓN

Actividades de Control

Información

Comunicación Pública

•Políticas de Operación•Procedimiento•Controles•Indicadores•Manual de Procedimientos

•Información Primaria•Información Secundaria•Sistemas de Información

•ComunicaciónOrganizacional•Comunicación Informativa•Medios de Comunicación


3. SUBSISTEMA

DE CONTROL

DE EVALUACIÓN

Autoevaluación

Evaluación

Independiente

Planes de

Mejoramiento

•Autoevaluación de Control

•Autoevaluación de Gestión

•Evaluación del Sistema de

Control Interno

•Auditoria Interna

•Plan de Mejoramiento

Institucional

•Plan de Mejoramiento por

Procesos

•Plan de Mejoramiento Individual

FUNDAMENTOS DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO


AUTORREGULACIÓN

• Capacidad que tiene la entidad para reglamentar con base en las Leyes, los asuntos propios de su función definiendo normas, políticas y procedimientos.

AUTOGESTIÓN

• Capacidad institucional que posee para interpretar, coordinar y aplicar de manera efectiva y eficaz la función administrativa que le ha sido delegada por la Ley o el estatuto.

AUTOCONTROL

• Capacidad que tiene cada individuo dentro de la organización para asumir como propio el control interno

Bibliografía

• Benavides Pañeda, Javier (2014) Administración,Segunda edición, Mc GrwHill, México D.F.

• Koontz, Harold; Weihrich, Heinz; Cannice, Mark (2008)Administración, una perspectiva global y empresarial; McGrawHill, 14ª edición; México DF.

• Robbins, Stephen; Coulter, Mary (2014), Administración,12ava. Pearson, México DF.

• Administración de Idalberto Chiavenato - 2da. Edición

• Liderazgo y dirección: Dos conceptos distintos conresultados diferentes (GELI PAUTT TORRES)

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