acuse] - scjn.gob.mx · y seguridad necesarias para el desempeño de sus actividades analizar la...

o 1 3 tt 11 2

SlJP��.EM�. Cl)RT� [;.E Js·:��.=-� �fa,. e:·_: LA ;�P� .. �: T�:;t�

/ACUSE] CONTRALORÍA

OFICIO No. CSCJN/DGA/DAIN7 1 4/2017

":·7 �t:P 7 pm l 311 i:'.u! '-'•·l lt Ciudad de México, 06 de septiembre de 201 7

MTRA. CLAUDIA CRISTINA CAMERAS SELVAS DIRECTORA GElHf.tlé l.;..� DeJ�ECUJi� MATERIALES DE LASUPREM��l;· JUSTICtkDE LA NACIÓN P RE SE N TE

En cum plimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 201 7 , aprobado por el H Comité de Gobierno y Administración de la SCJN , el 02 de enero de 2017 se emitió a través del oficio CSCJN/005/201 7 la orden para practicar una auditoría a ta Dirección General de Recursos Materiales (DGRM), relativa a evaluar que el activo fijo (Mobiliario y Equipo de Oficina) se haya llevado en apego a los criterios de eficiencia, racionalidad, cumplimiento del marco normativo y necesidades de la institución, por et penado del 1 º de enero al 31 de diciembre de 201 6

Con fundamento e n el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría1, se presenta el informe número DAIA/201 7/04.

l. OBJETIVO

Comprobar que la administración y salvaguarda de los bienes de activo fijo propiedad de la SCJN se ll�varon a cabo de manera eficiente y en apego a la normativa, generando la razonabilidad de la información patrimonial presentada en tos Estados Financieros.

Objetivos Específicos

Verificar que el personal de ta Dirección de Almacenes, desempeñe sus actividades confonne a la cédula de funciones: cumplan con los perfiles de puestos y n iveles de responsabilidad, se encuentre actualizada la estructura orgánica del área y que cuenten con las medidas de higiene y seguridad necesarias para el desempeño de sus actividades

Analizar la oportunidad con ta que se llevó a cabo el proceso de suministro de los bienes nuevos. que se hayan registrado (capitalizado) de manera correcta en el SIA, evaluar el proceso llevado a cabo en el reaprovechamiento de tos bienes que ya se tenían, así mismo identificar si se cumplió con dar atención a las necesidades de dotación solicitadas por las diversas áreas de este Alto Tribunal.

Comprobar que el órgano auditado cuente con mecanismos de control para la administración de los bienes de activo fijo, evaluar el grado de confiabilidad de los ya establecidos y la em1s1ón e implementación de políticas internas que regulen su manejo, identificar si se tiene la infraestructura suficiente y las condiciones adecuadas que aseguren la debida salvaguarda del patrimonio que se encuentra resguardado en et almacén

M/MDIG/PYH/JLRG 1 '"::i_ .... 1111e presentado por la Dirección General de Auditoria será autonzado por el Contralor, quien lo enviará al supenor Jerárquico del

ditado. al titular de �rgano y a las instancias que en cada caso se requiera •

;Ú1�7

11. ALCANCE

Durante el periodo sujeto a revisión el área auditada contó con una plantilla autorizada de 1 1 5 plazas de las cuales 32 se encuentran ocupadas por personal perteneciente a la Dirección de Almacenes, se adquirieron 1 ,382 bienes de mobiliario y equipo de administración ejerciendo un monto total de $10 , 1 96,206.26 M.N. , al mes de diciembre se contó con un patrimonio valuado por $31 4,204,846.95 M.N. , consistente en 53,274 bienes de activo fijo, de los cuales 5,354 estaban resguardados y/o emplazados (campo contenido en los reportes del SIA que indica la ubicación física del bien) en el Almacén de Zaragoza y 43,240 asignados a diversas áreas administrativas, se elaboraron 2,072 resguardos y 2,681 liberaciones para servidores públicos adscritos en áreas administrativas y fueron rehabilitados 763 bienes para su reutilización.

Por lo anterior y tomando en consideración la importancia relativa de acuerdo al número de movimientos (resguardos, l iberaciones) generados por el área auditada en la asignación de los mismos y a la pertinencia de las funciones desarrolladas en su gestión, se aplicaron procedimientos de auditoría en las siguientes muestras:

32 (28%) plazas del total autorizadas a la DGRM (funciones y estructura). 334 (24%) bienes de mobiliario y equipo de oficina adquiridos en el año. 885 (1 7%) bienes que se encuentran físicamente en el Almacén de Zaragoza. 7,805 (1 8%) activos registrados en SIA como asignados a áreas administrativas. 638 (31 %) resguardos generados para la asignación en áreas administrativas. 877 (33%) l iberaciones generadas a servidores públicos de áreas administrativas. 57,098,647.66 (1 8%) del monto total de activos fijos (mobiliario y equipo) contabilizados. 1 48 ( 1 9%) bienes de mobiliario que fueron rehabilitados para su reutilización.

El 13 de julio de 201 7, la Dirección General de Auditoría presentó al área auditada los resultados previos de la revisión mediante el oficio CSCJN/DGA/DAIA/61 7/20 1 7, con oficio número DGRM/4787/201 7 de fecha 2 de agosto de ese mismo año, el área auditada solicitó una prórroga de 5 días hábiles para dar respuesta a dicho oficio, la cual fue otorgada por este Órgano Interno de Control en los términos solicitados.

La respuesta con las aclaraciones y justificaciones se recibieron el 24 de agosto del presente año a través del oficio DGRM/5293/201 7, esto es nueve d ías hábiles posteriores a la fecha de vencimiento del plazo otorgado.

111. OBSERVACIONES

Funciones, facultades y estructura del área

Resultado No. 1

Del anál isis efectuado a la estructura orgánica y ocupacional, así como del Manual Organizacional del área auditada publicado en la página de internet de este Alto Tribunal y de las respuestas obtenidas de la aplicación del cuestionario de control interno realizado al personal adscrito a la Dirección de Almacenes, se determinó que dichos documentos no guardan correlación con la estructura real bajo la cual se encuentra operando el área auditada, identificando las siguientes particularidades:

La Estructura Ocupacional muestra dos plazas de mando medio, identificadas con los números: 1 450 y 1 452 en las que sus titulares realizan las funciones de la otra plaza y viceversa.

La Estructura Ocupacional muestra tres plazas con números: 1 398, 1 434 y 1 443 adscritas a la Dirección de Servicios Generales, perteneciente a la Dirección General de Recursos Materiales, � sin embargo realizan funciones en la Dirección de Almacenes.

Se identificaron cuatro plazas: 1 455, 1 459, 1 463 y 1 475 adscritas a la Dirección de Almacenes, de las cuales sus ocupantes están física y funcionalmente en la Dirección de Servicios Generales y Dirección de Adquisición de Bienes de Consumo, Mobil iario y Equipo.

Las plazas: 1 462, 1 464, 1 465, 1 466, 1 467, 1 468, 1 470, 1 472, 1 473, 1 474, 1 476 y 1 477 en la práctica, reportan sus actividades a un servidor público diferente al definido en la Estructura Ocupacional conforme a la l ínea de mando ahí definida .

En el organigrama del Manual de Organización Específico y en la plantilla de la Estructura Ocupacional , se muestran cinco jefaturas de departamento dependientes de la Dirección de Almacenes, sin embargo, solo están en funciones cuatro, la quinta jefatura con número de plaza 1 451 está desarrollando funciones en la Dirección de Servicios Generales.

Por lo anteriormente mencionado, se concluye que el área auditada no observa a cabalidad lo establecido en el artículo 70 fracciones 1 y 11 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la I nformación Pública, que indica lo siguiente:

"Artículo 70. En la Ley Federal y de las Entidades Federativas se contemplará que los sujet.os obligados pongan a disposición del público y mantengan actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan:

l. El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros;

11. Su estructura orgánica completa, en un formato que permita vincular cada parte de la estructura, las atribuciones y responsabilidades que Je corresponden a cada servidor público, prestador de servicios profesionales o miembro de los sujetos obligados, de conformidad con las disposiciones aplicables:"

Causa: Falta de seguimiento oportuno a los cambios estructurales del área auditada.

Efecto: Difundir información incorrecta y/o desactualizada respecto de la estructura orgánica con que está operando actualmente el área auditada.

Recomendación correctiva

01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales instruya a la Coordinadora Administrativa, a actual izar el Manual de Organización Específico y la Estructura Ocupacional . Así mismo, dar seguimiento permanente a dichos documentos conforme a los cambios futuros que presente el área.

Resultado No. 2

Del anál isis realizado a la i nformación contenida en las cédulas de funciones del personal de la Dirección de Almacenes, de las respuestas obtenidas de la aplicación del cuestionario de control interno y de la revisión a los manuales de procedimientos con que cuentan para el desarrollo de sus actividades, se observaron las siguientes incidencias:

3

Cédula de Funciones: 5 de las 1 0 cédulas que fueron objeto de análisis, no están debidamente formalizadas toda vez que carecen de la firma del titular de la plaza, así mismo en 6 casos las actividades plasmadas no corresponden con las que fueron manifestadas (que actualmente desempeñan) en el cuestionario de control interno que les fue aplicado.

Manual de Procedimientos: Se carece de un procedimiento en el que se describa la metodología a seguir para el levantamiento de los inventarios de activo fijo, actividad que conforme a la normativa vigente debe l levarse de manera recurrente, ya sea por parte del personal de la Dirección de Almacenes o bajo su coordinación, así mismo, no se cuenta con un procedimiento que permita identificar los pasos a seguir en el proceso para la rehabil itación de mobiliario.

En el procedimiento número PO-RM-AL-06 denominado "Movimiento de Activo Fijo", no se incluye el supuesto de envío de bienes al interior de la República. En la práctica, se lleva a cabo la contratación de un servicio de flete para su traslado.

Por lo antes mencionado, no se está dando cumplimiento a lo establecido en las fracciones 1, 11, y VI del artículo 9 del Reglamento Orgánico en Materia de Administración, así mismo, no se está considerando lo indicado en el documento denominado "Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Procedimientos", los cuales se transcriben a continuación:

"Artículo 9. Los titulares de las áreas tendrán las siguientes atribuciones:

l. Administrar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y presupuesta/es que se Je asignen para el cumplimiento de sus atribuciones;

//. Coordinar el ejercicio de las atribuciones conferidas al área bajo su cargo, con estricto apego al marco normativo y procedimental que regula su actuación;

(. . .)

VI. Coordinar la elaboración y actualización de Jos manuales de organización y de procedimientos, así como validar su contenido;"

"GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

El Manual de Procedimientos se constituye en un instrumento que regula la función admimstrativa de Ja Suprema Corte de Justicia de la Nación, siendo éste el elemento final que coadyuva a la consecución de la Línea Estratégica "Consolidación de un Marco Regu/atorio Efectivo y Dinámico", al formar parte de Jos diversos instrumentos que norman la operación de este alto Tribunal.

Manual de Procedimientos.- Instrumento administrativo de información en el que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que se efectúan, los puestos que intervienen y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales.

Normas de Operación.- Son las reglas y directrices de carácter obligatorio que se deben observar en el desarrollo de las actividades correspondientes a un procedimiento y que ngen Ja actuación de las distintas áreas funcionales que participan en su operación, para el debido cumplimiento de las responsabilidades que tienen asignadas."

4

Causa: Omisión en la actualización de las cédulas de funciones y la difusión de las mismas, así como de los manuales de procedimientos correspondientes al desarrollo de las actividades de la Dirección de Almacenes.

Efecto: Riesgo de no poder acreditar documentalmente las atribuciones y/o responsabilidades de los servidores públicos.

Recomendaciones correctivas

01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales instruya a su personal responsable, para que elabore los manuales de procedimientos consistentes en el levantamiento de los inventarios de activo fijo y para el proceso de rehabil itación de mobiliario y equipo, así mismo complementar el procedimiento PO-RM-AL-06 en lo referente al envío de bienes al interior de la República, los cuales deberán de ser debidamente formalizados.

02. La titular de la Dirección General de Recursos Materiales instruya a la Coordinadora Administrativa, a l levar a cabo la actualización de las cedulas de funciones del personal adscrito a la Dirección de Almacenes, así mismo recabe las firmas de los titulares de la plaza que las ocupan.

Resultado No. 3

De la verificación realizada a las medidas de seguridad e higiene con que cuenta las instalaciones del Almacén de Zaragoza y de la portación de los utensilios de seguridad por parte del personal que ahí labora, se observó que de la inspección física realizada a una muestra de 1 7 servidores públicos, 5 (29%) de éstos ten ían las prendas sin utilizar (aún se encontraban empacadas) , 3 (1 8%) resguardan los bienes en su casa, 8 (47%) mostraron sus prendas incompletas y solo 1 (6%) contaba con el uniforme completo y en uso.

Cabe destacar que al momento de la inspección real izada por el personal adscrito a este Órgano I nterno de Control, se pudo constatar que al interior del Almacén de Zaragoza, no se contaba con los respectivos señalamientos que indicaran el uso obligatorio de las prendas de protección.

Ante esta situación se procedió a cuestionar al Director de Almacenes respecto de si se contaba con pol íticas o lineamientos que obliguen a la portación de uniformes y prendas de protección por parte del personal que labora en el Almacén, a lo que en respuesta nos fue proporcionado únicamente un documento (pol ítica) de fecha 1 0 de agosto del 2005 por el cual solamente se establece cual es el personal autorizado para que le sea dotado de este tipo de utensilios de trabajo y del cual se hace la siguiente cita:

"POLÍTICA DE DOTA CIÓN DE UNIFORME PARA EL PERSONAL QUE DESEMPEÑA FUNCIONES DE MANTENIMIENTO, INTENDENCIA, TRASLADO Y SIMILARES O ANÁLOGAS, CORRESPONDIENTE AL BENEFICIO DE UNIFORME Y VESTIMENTA DE TRABAJO OTORGADO AL PERSONAL DE LOS NIVELES 22 AL 33, DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN.

a) Consideraciones:

5

Se entenderá por prendas y equipo de protección, cualquier prenda y equipo destinado a ser llevado o sujetado por el trabajador para que le proteja de uno o varios riesgos que puedan amenazar su seguridad o su salud en el trabajo, así como cualquier complemento o accesorio destinado a tal fin. (. .. )"

"/. Generales.

/./.- El presente beneficio pretende coadyuvar a los trabajadores de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, en el desempef'lo de sus funciones, de tal manera que acudan a sus labores de forma acorde a las actividades que realizan, con fines de seguridad y de presentación.

/.//.- Corresponderá a cada titular de cada área administrativa o jurídica. la identificación de necesidades de uniforme del personal a su cargo, por Jo que será su responsabilidad la determinación de la dotación que por este concepto se le otorgue a cada servidor público adscrito al área a su cargo, tomando en cuenta las necesidades del personal en el desempeño de sus labores en la institución. (. .. )"

Por lo anteriormente mencionado y ante la ausencia de un marco normativo específico que regule la obligatoriedad en la portación y el adecuado uso de las prendas de protección se considera que no se está dando cumplimiento a lo establecido en la Norma Mexicana NOM-01 7-STPS-2008 en cuanto a los siguientes preceptos:

"NORMA Oficial Mexicana NOM-01 7-S TPS-2008

1. Objetivo Establecer los requisitos mínimos para que el patrón seleccione, adquiera y proporcione a sus trabajadores, el equipo de protección personal correspondiente para protegerlos de los agentes del medio ambiente de trabajo que puedan dañar su integridad física y su salud.

2. Campo .de aplicación Esta Norma aplica en todos los centros de trabajo del territorio nacional en que se requiera el uso de equipo de protección personal para proteger a los trabajadores contra los riesgos derivados de las actividades que desarrollen. (. . .)

Equipo de protección personal-Selección, uso y manejo en los centros de trabajo.

5.2 Identificar y analizar los riesgos de trabajo a los que están expuestos los trabajadores por cada puesto de trabajo v área del centro laboral. Esta información debe registrarse y conservarse actualizada mientras no se modifiquen los implementos y procesos de trabajo, con al menos los siguientes datos: tipo de actividad que desarrolla el trabajador, tipo de riesgo de trabajo identificado, región anatómica por proteger, puesto de trabajo y equipo de protección personal requerido.

5.3 Determinar el equipo de protección personal, que deben utilizar los trabajadores en función de los riesgos de trabajo a los que puedan estar expuestos por las actividades que desarrollan o por las áreas en donde se encuentran. En caso de que en el análisis de riesgo se establezca la necesidad de utilizar ropa de trabajo con características de protección, ésta será considerada equipo de protección personal.

5.4 Proporcionar a los trabajadores equipo de protección personal que cumpla con las siguientes condiciones:

a Que atenúe la exposición del trabajador con los agentes de riesgo;

/PYH/JLRG

� 6

b) Que en su caso, sea de uso personal; c) Que esté acorde a las características físicas de los trabajadores, y d) Que cuente con las indicaciones, las instrucciones o los procedimientos del fabricante . . . ··

5.5 Comunicar a los trabajadores los riesgos de trabajo a los que están expuestos, por puesto de trabajo o área del centro laboral, con base a la identificación y análisis de riesgos a los que se refiere el apartado 5. 2.

5. 6 Proporcionar a los trabajadores la capacitación v adiestramiento para el uso. revisión, reposición, limpieza, limitaciones, mantenimiento, resguardo y disposición final del equipo de protección personal, con base en las indicaciones, instrucciones o procedimientos que elabore el fabricante de tal equipo de protección personal.

5. 7 Supervisar que durante la jornada de trabajo, los trabajadores utilicen el equipo de protección personal proporcionado, con base a la capacitación y adiestramiento proporcionados previamente.

5.8 Identificar v señalar las áreas del centro de trabajo en donde se requiera el uso obligatorio de equipo de protección personal. La señalización debe cumplir con lo establecido en la NOM-026-STPS-1998.

"6. Obligaciones de Jos trabajadores que usen equipo de protección personal

6. 1 Participar en la capacitación y adiestramiento que el patrón proporcione para el uso, revisión, reposición, limpieza, limitaciones, mantenimiento, resguardo y disposición final del equipo de protección personal.

6.2 Utilizar el equipo de protección personal proporcionado por el patrón de acuerdo a la capacitación que recibieron para tal efecto.

6.3 Revisar antes de iniciar, durante y al finalizar su turno de trabajo, las condiciones del equipo de protección personal que utiliza.

6.4 Informar al patrón cuando las condiciones del equipo de protección personal ya no lo proteja, a fin de que se le proporcione mantenimiento, o se lo reemplace."

Causa: Carecer de una norma de operación interna que regule la uti l ización de prendas de protección , así mismo ausencia en la supervisión del uso de ropa de trabajo y en la adopción de mejores prácticas.

Efecto: Riesgo de sufrir un daño mayor en la integridad física de los servidores públicos, ante la presentación de una contingencia y/o accidente de trabajo.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales instruya al Director de Almacenes para que, analice las funciones de los servidores públicos a su cargo y en su caso se determine y/o justifique mediante un estudio, la necesidad de dotación total o parcial de prendas de seguridad a su personal , así como la temporalidad en su otorgamiento.

7

Recomendación preventiva

01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales l leve a cabo las acciones conducentes y conforme al ámbito de su respectiva competencia para que se elaboren los l ineamientos específicos que coadyuven a garantizar la i ntegridad física de los servidores públicos que laboran en los diferentes almacenes de la SCJN .

Resultado No. 4

En los ú ltimos tres años solo se ha dado capacitación a 1 6 de los 32 servidores públicos adscritos a la Dirección de Almacenes, en temas relacionados con protección civil y paquetería administrativa (office), sin embargo, se observa que en lo que respecta a sus actividades de operación (manejo de inventarios, almacén, administración de riesgos, etc. , ) el área no cuenta con la evidencia documental que permita determinar cuándo fue la ú ltima vez que se otorgó este tipo de capacitació.n y el personal a quienes les fue impartida, por lo que al cuestionarle directamente al titular del área auditada respecto de esta situación , respondió de la siguiente manera:

"Hace aproximadamente 8 años, no localizamos en este momento información sobre los participantes."

Aunado a lo anterior, tampoco se pudo obtener evidencia documental de la impartición de algún tipo de capacitación referente al correcto uso de las prendas de protección que le fueron dotadas al personal adscrito a l área auditada, lo que conlleva a no estar observando lo establecido en el artículo 9, fracción VI de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de Confianza y lo referente al artículo 8, fracción 11 del Reglamento Orgánico en Materia de Administración:

CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO DEL PERSONAL DE CONFIANZA DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN

"ARTÍCULO 9. La Suprema Corte tendrá las siguientes obligaciones:

VI. Organizar los cursos de capacitación y adiestramiento para los trabajadores, adecuados y acordes con las necesidades y funciones propias de la Suprema Corte, para incrementar la productividad y mejorar el desempeño de éstas; (. . .) "

REGLAMENTO ORGÁNICO EN MA TER/A DE ADMINISTRACIÓN DE LA SCJN

"Artículo 8. Los titulares de los órganos tendrán las siguientes atribuciones.

//. Autorizar, operar y vigilar el cumplimiento de los programas de formación y capacitación permanente para el personal del órgano a su cargo; ( . . .) "

Causa: No contemplar en su programa de capacitación, cursos relacionados con temas vinculados a la operatividad específica del área y a la administración o prevención de riesgos.

Efecto: No desarrollar las habilidades y aptitudes de los servidores públicos repercutiendo en la productividad y la eficiencia operativa del área, desconocimiento del uso adecuado de las prendas de protección.

8


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, instruya a efecto de que en su programa anual de capacitación, se contemple a la totalidad de los servidores públicos que integran la plantilla de la Dirección de Almacenes para que les sea otorgada la capacitación específica y directamente vinculada con el desarrollo de sus funciones y la prevención de riesgos.

Suministro, registro y reaprovechamiento de bienes

Resultado No. 5

De la revisión efectuada a los registros del Sistema I ntegral Administrativo (SIA) en cuanto a la administración de los activos fijos de mobiliario y equipo de oficina, se identificó que al mes de diciembre de 201 6, se ten ía un total de 2 1 2 bienes correspondientes a extintores adquiridos entre los años 2002 a 201 3 reconocidos como parte del patrimonio de éste Alto Tribunal, los cuales ascienden a un monto total de adquisición de $2,201 ,059.00 M . N . , al haber sido cubiertos con recursos presupuestales de la partida 5 1 901 "Equipo de Administración".

A este respecto, se observó que 1 27 de éstos que representan el 60% no cuentan con el respectivo resguardo de su asignación (no se encuentran documentalmente controlados) , así mismo en 1 04 casos se detectó que no estaban desagregados como lo establece la normativa, esto es que estaban capitalizados por el costo total de su respectiva compra y no por el valor unitario de los bienes, lo que conlleva a que de ser regularizada esta situación (l levar a cabo la desagregación) en lugar de ser un total de 2 1 2 bienes, se incrementarían a 1 , 1 60, esto es 5.5 veces más el número de registros con que se cuentan actualmente:

Partida

51901

51901

51901

51901

Tabla 1. Registros en el SIA correspondientes a extintores adquiridos por la SCJN.

1 1

1 Código de

Catálogo Descripción

1

Sin Código EXTINTOR HFC236FA HEXAFLUOROPROPANO 2 KG 5190199000 EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN

5190111061 EXTINTOR HFC236FA HEXAFLUOROPROPANO 2 KG 5190111062 EXTINTOR HFC236FA HEXAFLUOROPROPANO 4.SK

Total de extintores adquiridos

1 1 R . 1 U 'd d

eg1stros 1 ni a es : SIA

1,068 124

5 5

2 1

85 82

1,160 212 Fuente: Pedidos consultados en el Sistema Integral Administrativo (SIA)

Es importante mencionar que se identificaron compras realizadas entre los años 201 4 y 201 6 correspondientes a este mismo tipo d e bienes (863 extintores) los cuales fueron registrados como gasto y no como patrimonio (no existe homogeneidad en el registro), afectando la partida presupuesta! 291 01 "Herramientas menores" para la erogación de los recursos, la cual conforme al Clasificador por Objeto del Gasto vigente corresponde a:

"Asignaciones destinadas a la adquisición de herramientas auxiliares de trabajo necesarias para el mantenimiento y conservación de las áreas administrativas y operativas de la Suprema Corte, utilizadas en carpintería y otros talleres, tales como: desarmadores, martíllos, llaves para tuercas, carretillas de mano, cuchillos. navajas. tijeras de mano, sierras de mano, alicates, hojas para seguetas, aplicador de silicón, micrómetros, cintas métricas, pmzas, martíllos, prensas, berbiquíes, garlopas, taladros hasta 318, brocas, zapapicos, escaleras.

ccesorios para teléfono celular o radiocomunicación (cargador de automóvil, chips),

/PYH/J� � 9

detectores de humo, detectores de humedad, detectores de metales manuales, cajas porta llaves, carritos maleteros para traslado de documentos, brochas, cincel, cuñas, rodillo, probadores de corriente y continuidad, botes de basura (contenedores), extintores, entre otros. (. . . ) " .

Se destaca que en este mismo documento se establece que las adquisiciones realizadas mediante la afectación de la partida 51 901 "Equipo de Administración" corresponde a:

"Asignaciones destinadas a la adquisición de equipos propios para el desarrollo de las actividades administrativas, tales como: máquinas de escribir, sumar, calcular y registrar· rotafolios; equipo de fotocopiadoras, aspiradoras, enceradoras, microfilmadoras, circuito cerrado de T. V., equipos de detección de fuego, alarma y voceo, lavadoras, estufas, refrigeradores, hornos de microondas, dictáfonos, mimeógrafos, guillotinas, engrapadoras industriales, perforadoras, engargoladoras, relojes checadores, calentadores, mezcladoras de agua, cafeteras industriales, extractores de aire, equipo de aire acondicionado, ventiladores, f/ejadoras, cajas fuerte, básculas de pesar, de medir y de precisión, diablos de carga, calefactor, contadora de billetes, protectora de cheques, destructora de papel, encuadernadora. procesador de alimentos, antena detectora de código de barras, sopladora con aspiradora y demás bienes cuya adquisición incremente los activos fijos de la Suprema Corte."

Como puede observarse dentro de los artículos y/o tipo de bienes considerados para ser clasificados como parte del equipo de administración (patrimonio de la SCJN) no se encuentran los referentes a extintores contrario a la práctica que ha venido realizando el área encargada de administrar los activos fijos al clasificarlos dentro de este rubro, aunado a lo anterior es de resaltar que tomando en consideración lo establecido en los artículos 202, 203 y 204 del AGA Vl/2008, se concluye que este tipo de bienes no cumplen con las características para ser considerados como parte de los bienes de Activo Fijo propiedad de la SCJN, así mismo de no guardar simetría con lo establecido en el postulado 1 1 ) "Consistencia" de los Postulados Básicos de Contabil idad Gubernamental emitidos por el CONAC, tal y como se indica a continuación:

"Articulo 202. ACTIVO FIJO MUEBLES. Se consideran como bienes de activo fijo muebles todos aquellos bienes que son adquiridos mediante compra, donación, dación en pago, permuta, o cualquier otro medio legal, así como los fabricados por la Suprema Corte, siempre que puedan ser trasladados de un lugar a otro sin detrimento de su naturaleza, no disminuya sus características físicas proporcionalmente a su uso y no estén adheridos al inmueble."

"Artículo 203. DIFERENCIA CON LOS CONSUMIBLES. Para diferenciar a un consumible de un activo, este último debe reunir, cuando menos, alguna de las siguientes condiciones:

a) Bienes identificables susceptibles de inventariarse;

b) Vida útil igual o mayor a un año; y

c) El costo de adquisición rebase el equivalente a 1, 000 UDIS."

"Artículo 204. CLASIFICACIÓN. Los activos fijos se clasifican en.

a) Mobiliario y Equipo, son todos aquellos bienes utilizados en el desarrollo de las actividades de las áreas que no están relacionados directamente con el procesamiento electrónico de información, de material bibliográfico y hemerográfico o vehículos automotores;"

1 0

"11) CONSISTENCIA

Ante la existencia de operaciones similares en un ente público, debe corresponder un mismo tratamiento contable, el cual debe permanecer a través del tiempo, en tanto no cambie la esencia económica de las operaciones.

Explicación del postulado básico

a) Las políticas. métodos de cuantificación. procedimientos contables y ordenamientos normativos, deberán ser acordes para cumplir con lo dispuesto en la Ley de Contabilidad, con la finalidad de reflejar de una mejor forma, la sustancia económica de las operaciones realizadas por el ente público, debiendo aplicarse de manera uniforme a lo largo del tiempo;

b) Cuando por la emisión de una nueva norma. cambie el procedimiento de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación de la información financiera que afecte la comparabilidad de la información, se deberá revelar claramente en los estados financieros el motivo, justificación y efecto;

c) Los estados financieros correspondientes a cada ejercicio seguirán los mismos criterios y métodos de valuación utilizados en ejercicios precedentes, salvo cambios en el modelo contable de aplicación general;

d) La observancia de este postulado no imposibilita el cambio en la aplicación de reglas, lineamientos, métodos de cuantificación y procedimientos contables; sólo se exige, que cuando se efectúe una modificación que afecte la comparabilidad de la información, se deberá revelar claramente en los estados financieros: su motivo, justificación y efecto, con el fin de fortalecer la utilidad de la información. También, obliga al ente público a mostrar su situación financiera y resultados aplicando bases técnicas y jurídicas consistentes, que permitan la comparación con ella misma sobre la información de otros períodos y conocer su posición relativa con otros entes económicos similares."

Causa: I nadecuada clasificación de los bienes en el Programa Anual de Necesidades las cuales son dictaminadas y validadas por la Dirección General de Recursos Materiales.

Efecto: Falta de veracidad y/o error en la presentación de la información financiera.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales lleve a cabo las acciones conducentes que permitan la actual ización de la información contenida en el Sistema Integral Administrativo (SIA), en cuanto a la reclasificación y/o disminución del patrimonio de los bienes de tipo extintores, así mismo en lo conducente a las compras de este tipo de bienes no sean considerados como parte del activo fijo de la SCJN.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de instruir por escrito al personal encargado de la integración y/o consolidación del Programa Anual de Necesidades a que observen lo establecido en el Clasificador por Objeto del Gasto vigente, respecto de la correcta catalogación de los bienes y servicios conforme a la descripción de las partidas.

1 1

Resultado No. 6

Al mes de diciembre de 201 6 estaban considerados como parte del mobiliario de la SCJN, 42 registros en SIA con número de activo fijo concernientes a estantería metálica (estantería, entrepaños y postes metálicos), los cuales representan un monto total de $35,655,849.45 M . N . , y que fueron capitalizados de entre los años 2002 a 201 5, observándose que carecían de los documentos de resguardo correspondientes y de la asignación de su respectivo número de inventario conforme a la información emitida por el SIA.

A este respecto, se le cuestionó al titular de la Dirección de Almacenes cuál es el criterio adoptado por el que deben ser considerados como parte del activo a este tipo de bienes, así mismo cuales son los mecanismos establecidos para su control , a lo que respondió de la siguiente manera: "La cons1derac1on como activo a la estantería trad1c1onal se debe al Clasificador por Objeto del Gasto, en este caso, la Dirección de Almacenes no interviene en la clasificación de los activos antes de su compra. ".

Toda vez que estos bienes están siendo considerados como parte del patrimonio de la institución , basándose en lo que establece e l propio Clasificador por Objeto del Gasto, se resalta lo indicado en dicho documento:

"51 101 Mobiliario.- Asignaciones destinadas a la adquisición de bienes muebles y sistemas modulares que requiera la Suprema Corte para el desempeño de sus funciones. tales como: estantes, ficheros, percheros, escritorios, sillas. sillones, estantería compacta. archiveros. libreros, mesas, pupitres, caballetes, restiradores, banco, butaca, confortable, juego de sala. armario metálico, carro transportador de libros, credenza, locker, soporte para videocámara, soporte para televisión, tripié para micrófono y pizarrón, mamparas, pizarrones. entre otros. 11

De lo antes mencionado, es necesario aclarar que al hablar de "estantería metálica" como lo indica el documento en comento en la definición antes citada, se refiere a un tipo de mueble que ya cuenta con una estructura predefinida de fábrica, como es el caso de los bienes con que cuentan las Casas de la Cultura Jurídica en el área de biblioteca, sin embargo al referirnos nuevamente a los bienes que están siendo sujetos de este resultado, éstos corresponden como tal a estructuras armables (montables y desmontables) conformadas por entrepaños, postes metálicos, tornil lería , etc . , las cuales pueden ser incrementadas o disminuidas en sus dimensiones según los requerimientos del usuario o finalmente terminar completamente desarmado en su conjunto cuando ya no se requiera su utilización.

Con base en estas consideraciones si nos remitimos nuevamente a lo que establece el propio Clasificador por Objeto del Gasto, podemos encontrar la siguiente descripción en cuanto al registro de este tipo de bienes como parte del gasto:

"24701 Artículos metálicos para la construcción.- Asignaciones destinadas a cubrir los gastos por adquisición de productos para construcción hechos de hierro. acero. aluminio, cobre. zinc, bronce y otras aleaciones, tales como: lingotes, planchas, planchones, hojalata, perfiles, alambres, varillas, ventanas y puertas metálicas, clavos, torníllos y tuercas de todo tipo; mallas ciclónicas y cercas metálicas, ángulo pre montado, entrepaños y postes metálicos, canal de amarre, etc. 11

Como se puede observar dentro del mismo Clasificador por Objeto del Gasto se considera la inclusión de este tipo de bienes (estantería) ya sea como parte del patrimonio o como un gasto propiamente, condicionado por el tipo de descripción que se le dé al momento de su compra ya sea "estantería" de manera generalizada o "entrepaños o postes" de manera particularizada.

1 2

Cabe mencionar que para aquellos casos en los que se ha considerado llevar a cabo su registro como parte del patrimonio de la SCJN , por las características particulares de este tipo de bien (estructuras armables y desarmables) se dificulta su control en cuanto a la asignación de los números de inventario y la emisión del resguardo correspondiente, lo que ha generado que se tenga este tipo de bienes capitalizados desde 2002 sin contar con el respectivo control documental que establece el AGA Vl/2008 en sus artículos 208, 2 1 2 y 2 1 3 como se menciona a continuación:

"Arlículo 208. REGISTRO DE BIENES. Adquisiciones y Servicios a través de la Dirección de Almacenes, es la unidad responsable del registro de altas y bajas en la cuenta del patrimonio de la Suprema Corte de todos los bienes muebles objeto de este Acuerdo General.

(. . .)

Además del número de activo registrado en el S/A, los bienes estarán identificados y controlados a través de un número de inventario, los cuales se asignarán con series distintas según el género a que correspondan, registrándose en orden consecutivo conforme son dados de alta en el patrimonio.

Posteriormente, por cada bien de activo fijo se dará seguimiento individua/ para lo cual se registrará cuando menos: el usuario que lo tenga en resguardo, la baja y cualquier otra mformación representativa que tenga o genere el uso del bien. ( . . .) "

"Arlículo 212. OBLIGACIÓN DE CONSTITUIR UN RESGUARDO. Los activos fijos serán asignados por cada servidor público usuario de los mismos; se formalizará la entrega mediante un documento de resguardo donde se establecerá la obligación del usuario de conservar el bien en su custodia y a utilizarlo en forma adecuada, en su caso, conforme a las instrucciones de uso de los fabricantes procurando en todo momento conservarlos en condiciones óptimas de operación.

,.

"Arlículo 213. OBLIGACIÓN DEL USUARIO. (. . .) Los titulares de las áreas contribuirán al correcto control de los bienes que tiene asignado el personal a su cargo, para la cual podrán solicitar a la Dirección de Almacenes la información relativa a los bienes referidos a fin de conciliar con sus existencias y, en su caso, requerir la actualización de sus resguardos.

,.

No obstante lo anterior se observa que en cuanto a la clasificación de este tipo de bienes no se está tomando en cuenta lo establecido en los artículos anteriormente citados: 202 y 203 inciso a) del mismo ordenamiento en cuanto a que sean considerados bienes de activo fijo de tipo "mobil iario" aquellos que puedan ser trasladados de un lugar a otro sin detrimento de su naturaleza, así como que sean bienes identificables susceptibles de inventariarse.

Causa: Contraposición y/o falta de claridad en los criterios establecidos para la clasificación de los bienes.

Efecto: Reconocimiento erróneo de bienes como parte del patrimonio, imposibilidad para su control .


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, en coordinación con su homólogo de Presupuesto y Contabilidad deberán establecer y/o definir un criterio específico a implementar para la clasificación de los bienes concernientes a la estantería metálica (bienes desarmables) en cuanto a su consideración como parte del patrimonio o su reconocimiento como un gasto.

J(;tk6z/PYH/J� 1 3

;i:r\' 1l¡Z

02. Con base en el criterio definido por las Direcciones Generales de Recursos Materiales y Presupuesto y Contabilidad, se deberá proceder en su caso a la reclasificación de los bienes (como gasto) o en su defecto a desagregar los bienes, generar y asignar los números de inventario y emitir y formalizar los resguardos correspondientes a la estantería metálica (entrepaños, postes, etc.) .

Resultado No. 7

Se identificó la compra de 1 ,382 bienes de mobiliario y equipo de administración realizada durante el ejercicio de 201 6, de los cuales al 30 de diciembre de 201 6 (fecha de corte del análisis realizado a la distribución de los bienes adquiridos) habían sido asignados a servidores públicos de diversas áreas de la SCJN, 1 ,208 que corresponden al 87% del total adquirido, no obstante 249 de éstos fueron dotados y/o suministrados a los usuarios finales, en un plazo de entre 30 y 205 días hábi les posteriores a la fecha en que fueron recibidos en el Almacén de Zaragoza , los restantes 1 74 ( 1 3%) bienes que permanecen aún almacenados pendientes de su asignación. Así mismo., se han encontrado en este estatus por un periodo de tiempo de entre 81 y 235 días hábiles, (esto es aproximadamente un año calendario) tomando como referencia la fecha de su respectiva entrada al almacén y la correspondiente a la fecha de corte del presente análisis (30 de abril de 201 7) .

Cabe resaltar que del total de bienes que se encuentran en esta situación de "stock" en e l Almacén, 69 (40%) de éstos corresponden a si l las y si l lones ergonómicos y/o ejecutivos, 35 (20%) a ventiladores de mesa y/o pedestal y 24 ( 14%) son mesas de madera , por mencionar los más rewesentativos. Es de resaltar el hecho de que los bienes permanezcan por periodos prolongados de tiempo almacenados puede generar que se dé un deterioro en sus condiciones físicas y/o estéticas, ya que derivado de las maniobras constantes y de la forma de apilamiento de los bienes en el Almacén, existe el riesgo de que se presenten incidentes que puedan ocasionarle un daño, aunado a que no se esté dando cabal cumplimiento a los artículos 1 2 , fracción VI I I y 36, fracción 11 del AGA Vl/2008 y el artículo vigésimo cuarto del Acuerdo General del Comité Coordinador para Homologar Criterios en Materia Administrativa e l nterinstitucional del PJF, por el que se establecen las medidas de carácter general de racionalidad , disciplina presupuesta! y modernización de la gestión para el ejercicio fiscal 201 6, que a la letra indican:

"Artículo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS. Adquisiciones y Servicios por conducto de su titular o del Director de Área que corresponda, conforme a la regulación apf icable, debe ejercer fas siguientes atribucion_es:

VIII. Determinar las cantidades de bienes a adquirir mediante compras globales periódicas de bienes de consumo y de activo fijo recurrente, conforme a los datos de consumo y atendiendo a los criterios que establezcan las cantidades mínimas y máximas de existencia en almacén, considerando en todo momento fa conveniencia de minimizar sus inventarios conforme al Programa de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de Servicios, manteniendo el almacén con las existencias necesarias para su desempeño, para fo cual se promoverán condiciones de entrega denominadas como justo a tiempo;"

"Artículo 36. REQUISITOS DE PROCEDIMIENTO. Adquisiciones y Servicios u Obras y Mantenimiento, según corresponda, deberán verificar antes de iniciar cualquier procedimiento de contratación que:

( . . . )

//. Se ha proporcionado la justificación respecto de los requerimientos cuando así sea necesario; y ( .. .)"

1 4

"VIGÉSIMO CUARTO.- Las Unidades Admmistrativas, en el ámbito de su competencia, establecerán las acciones y mecanismos tendentes a fomentar las mejores prácticas y proyectos innovadores que permitan el ahorro y racionalización del gasto público y procurarán diseñar los indicadores que permitan evaluar y medir su desempeño. (. . .) ,.

Causa: Considerar en el Programa Anual de Necesidades la compra de mobiliario y equipo de administración bienes sin contar con justificación de su necesidad.

Efecto: Desaprovechamiento de los bienes de inversión de la SCJN.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales lleve a cabo acciones encaminadas a comunicar las existencias y dotar los bienes nuevos que cuenten con el mayor tiempo de almacenaje a efecto de que puedan ser aprovechados por las diferentes áreas de la SCJN , conforme a lo establecido en la fracción XXXI I del artículo 1 2 del AGA Vl/2008.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de implementar una pol ítica de operación en la que se establezca que todas las compras anuales de bienes de activo fijo las cuales sean consideradas como parte del "Stock" del almacén a efecto de poder ser incorporadas al Programa Anual de Necesidades, deberán de contar con un anál isis pormenorizado que justifique la necesidad de su compra, fecha de dotación y que se encuentre autorizado por la titular del área auditada.

Resultado No. 8

Durante el periodo sujeto a revisión se llevó a cabo ta rehabil itación de 763 bienes de mobiliario ascendiendo a un monto total de $776,545.76 M . N . , por consiguiente se procedió a realizar la revisión del expediente administrativo el cual se encuentra bajo resguardo de la Dirección de Almacenes detectando las siguientes particularidades:

- No se encontró evidencia de que se hubiera llevado a cabo el informe técnico emitido por el área técnica que acredite la posibil idad de que los bienes sean sujetos de rehabilitación, como lo establece el artículo 231 , fracción 11 del AGA Vl/2008 del cual se hace una cita textual a continuación:

"Artículo 231. REASIGNACIÓN, REHABILITACIÓN O REAPROVECHAMIENTO. La reasignación, rehabilitación o reaprovechamiento de los bienes, se sujetará a las reglas siguientes:

11. Cuando el bien no resulte útil por encontrarse deteriorado o por ser obsoleto. deberá considerarse la posibilidad de su rehabilitación o modernización. de ser éstas posibles, costeables y convenientes según el informe técnico. Adquisiciones y Servicios se encargará de solicitar la rehabilitación a la Unidad Técnica que corresponda o de su contratación, según sea el caso; y ( . . . )"

- De la inspección física l levada a cabo al mobil iario con que cuenta el Almacén de Zaragoza, se observaron diversos bienes de madera incompletos.

1 5

Por lo anteriormente mencionado no se pudo comprobar algún registro de las partes que están por separado a efecto de saber a qué bien pertenecen o en su caso saber si están disponibles para su reúso como lo establece el artículo 231 , fracción 111 del AGA Vl/2008.

"111. Cuando no sea posible el reaprovechamiento o rehabilitación, pero conforme al informe técnico alguna de sus partes pudieran ser reaprovechables para la rehabilitación de algún bien, Adquisiciones y Servicios procederá a elaborar un registro de las citadas partes y vigilará que se separen del bien. Si alguna de esas partes se incorpora a otro bien, lo anotará en el expediente y en los registros documentales y a través del SIA "

- Del total de bienes rehabil itados al 3 1 de diciembre de 2016 , se logró la reasignación de 1 56 (20%) de éstos y, durante el primer cuatrimestre de 201 7 un 28% más, esto es 2 1 3 bienes, quedando una existencia al 2 de mayo de 201 7, de 394 bienes que representa el 52% del total de dichos bienes, con un valor de rehabil itación de $380,91 4.96 M . N . , en espera de ser reasignados.

- Del análisis al expediente de los procedimientos de rehabil itación, se observa que el área auditada no cuenta con elementos documentales (análisis, dictámenes, etc. , ) que pudieran justificar la necesidad de rehabil itar determinados bienes, tanto por sus condiciones (estado de los bienes) de uso y deterioro, como de la determinación de la cantidad necesaria para dar atención a las peticiones de suministro recibidas.

Causa: Carecer de documentos rectores específicos (normas, políticas, criterios, procedimientos, etc. , ) que regulen el proceso para la rehabil itación de bienes.

Efecto: El deterioro de los bienes rehabil itados (al permanecer almacenados por periodos prolongados de tiempo).


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, conmine al Director de Almacenes a observar y dar cabal cumplimiento a lo establecido en el AGA Vl/2008 en lo que se refiere al proceso de reasignación, rehabil itación y reaprovechamiento de los bienes de activo fijo.

02. La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, l leve a cabo las acciones conducentes a efecto de elaborar y someter a autorización las políticas, procedimientos y/o l ineamientos específicos que regulen el proceso de rehabil itación de los bienes a que hace referencia el artículo 231 del AGA Vl/2008.

Resultado No. 9

Como resultado del análisis realizado a la información con que cuenta el Sistema Integral Administrativo (SIA) para la administración y control de los Activos Fijos propiedad de la SCJN , se observó que al mes de diciembre de 201 6 se tenían 643 bienes (mobil iario y equipo de administración) a los que les fue asignado un número de activo fijo, sin embargo no se encontraban capital izados y/o contabil izados (l lamado coloquialmente a este tipo de registros como cascarón), esto es carecen de la fecha de inclusión al patrimonio así como el valor de adquisición es de "cero", por consiguiente se procedió a cuestionar al Director de Almacenes el motivo de esta situación a lo que respondió de la siguiente manera:

�¡ta/PYH/J� 1 6

"Los números de activos para bienes que no fueron adquiridos (generación antes de la compra) no fueron generados por la Dirección de Almacenes"

Con la finalidad de contar con mayores elementos, se procedió a cuestionar a la Dirección General de Tecnologías de la I nformación, como eran generados los números de activo fijo, así como en que procesos operacionales se daba su creación a lo que respondió:

"En el módulo de activos fijos el sistema asigna de manera automática un número de activo fijo en el momento de su creación. Este número es un consecutivo y es controlado por el sistema: el rango de números y sus consecutivos son determinados por la clase de activo en la que se está creando el bien. "

"El número de activo fijo es asignado en los siguientes procesos: Proceso de compras: al crear una solicitud de pedido con imputación "A" (activos) o al crear un pedido con imputación "A" (activos), Proceso de desagregación: Desde el propio módulo de activo fijo, al desagregarse un activo que fue adquirido de manera global. En caso de no haberse concretado la compra del bien, técnicamente es posible establecer los siguiente estatus para cada uno de los activos fijos que hayan sido creados: Bloqueado para altas. Este estatus no permite que el activo sea capitalizado, pero sus datos maestros si pueden ser visualizados. y Borrado físicamente: El activo es eliminado, siempre y cuando no contenga movimientos contables o un equipo asignado. "

Cabe señalar que conforme a lo expuesto por ambas áreas, los 643 registros a que se hace mención corresponden a bienes que no fueron adquiridos por este Alto Tribunal lo que conl leva a que no son susceptibles de ser administrados conforme a lo que establece la normatividad aplicable, no obstante lo anterior, personal de este Órgano I nterno de Control procedió a realizar la consulta y análisis de cada uno de estos "números de activo" a través del módulo del SIA respectivo, el cual es utilizado específicamente por el personal de la Dirección de Almacenes para administrar el "Activo Fijo" propiedad de la SCJ N , detectándose que dichos bienes cuentan con la siguiente información :

Basados en los datos del SIA, 392 (61 %) de éstos bienes están emplazados (ubicados físicamente) en el Edificio Sede, 1 1 2 ( 1 7%) en las Casas de la Cultura Jurídica y 80 ( 1 2%) en los edificios Alterno y Bol ívar, por considerar los más representativos;

En 1 2 casos se identificó que les fue asignado el número de inventario respectivo, así como, presentan movimientos en cuanto a su asignación (elaboración de resguardos y l iberaciones) a diversos servidores públicos l legándose a presentar hasta 7 reasignaciones por bien;

El 98% de los bienes presentan en el campo del servidor público a l que le fue asignado el correspondiente a "Zaragoza Almacén", situación que se genera comúnmente cuando están bajo resguardo de la Dirección de Almacenes.

Es importante considerar que los registros de esta índole datan desde el ejercicio 201 3 por lo que dicha situación ha prevalecido por más de 4 años sin que se haya generado una acción que permita corregir la problemática descrita. Lo anterior se contrapone a lo establecido en el artículo 208 del AGA Vl/2008, vinculado al control de los bienes que si son realmente propiedad de la SCJN , tal como se indica a continuación:

"Artículo 208. REGISTRO DE BIENES. Adquisiciones y Servicios a través de la Dirección de Almacenes. es la unidad responsable del registro de altas y bajas en la cuenta del patrimonio de la Suprema Corte de todos los bienes muebles objeto de este Acuerdo General.

1 7

Para tal efecto, deberá efectuar el registro de cada uno de los bienes que ingresan al patrimonio de la Suprema Corte, mediante su alta en los registros de activo fijo anotando cuando menos. la fecha de inclusión, descripción y valor, antecedentes del bien en cuanto a su adquisición tales como: proveedor, factura, pedido, correspondencia con entrada al almacén, en su caso.

El valor de adquisición será el precio unitario incluyendo impuestos y descuentos considerado en el procedimiento por el cual se incorporó al patrimonio de la Suprema Corte; de no existir, se tomará como valor el asignado por Obras y Mantenimiento si fue elaborado con recursos propios o un valor estimado que será determinado con apoyo de la Unidad Técnica o el avalúo correspondiente.

Además del número de activo registrado en el SIA. los bienes estarán identificados y controlados a través de un número de inventario, los cuales se asignarán con series distintas según el género a que correspondan, registrándose en orden consecutivo conforme son dados de alta en el patrimonio.

Posteriormente, por cada bien de activo fijo se dará seguimiento individual para lo cual se registrará cuando menos: el usuario que lo tenga en resguardo, la baja y cualquier otra información representativa que tenga o genere el uso del bien. ( . . .) "

Causa: Falta de seguimiento en la administración y/o asignación de los números de activo fijo.

Efecto: Falta de veracidad en la información registrada en S IA, riesgo de pérdida de control en la administración de los activos.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales deberá de l levar a cabo las acciones conducentes a efecto de identificar la totalidad de los bienes que en el SIA cuentan con número de activo fijo, pero que están sin capitalizar al no haberse realizado su compra, para que con ayuda de la Dirección General de Tecnologías de la I nformación puedan ser depurados (estatus de "cancelados") y bloqueados a modo de que no sean editables y/o reasignables por parte del área administradora de los activos fijos.

Recomendaciones preventivas

01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, se coordine con su homólogo de Tecnologías de la I nformación a efecto de que se lleve a cabo un análisis al proceso para la generación y asignación de los números de activo fijo, para determinar la posibil idad de que este tipo de registros sean únicamente por bienes que realmente son recibidos físicamente por la SCJN .

02. L a titular d e l a Dirección General de Recursos Materiales, se coordine con s u homólogo de Tecnologías de la I nformación a efecto de que se establezcan restricciones de seguridad en el SIA, en cuanto al proceso de asignación (generación de resguardos o l iberaciones) de los bienes a diversos servidores públicos, en tanto no se encuentren debidamente contabilizados como parte del patrimonio de la SCJN.

.

1 8

Resultado No. 1 O

De la revisión efectuada a la información del Sistema I ntegral Administrativo concerniente al manejo y control de los bienes de activo fijo, se observó que existen 79, entre mobiliario y equipo de administración, que se encuentran asignados mediante el respectivo resguardo a diversos servidores públicos de la SCJN, sin embargo en los registros del sistema aparecen como no capitalizados (sin fecha de inclusión al patrimonio) y/o sin valor de adquisición , lo que provoca que no estén reconocidos como parte del patrimonio de la institución, cabe resaltar que en cuanto a su respectivo número de activo fijo que les fue asignado y que es con el que cuentan actualmente, este corresponde a la nomenclatura o numeración (1 000 . . . . , 1 200 . . . . . . , etc. ) la cual tenían los bienes antes de la alineación realizada a los registros del SIA que se dieron con motivo de la entrada en vigor de la Ley General de Contabilidad Gubernamental , así mismo se identificó que para cada uno de los casos, la información de dichos bienes no se encuentra directamente vinculadas con la datos que dieron origen a su compra como es el número de pedido, fecha del mismo, entrada al a lmacén, etc. , contrario a lo que establece el artículo 208 del AGA Vl/2008 citado con antelación.

Causa: No haberse alineado los bienes con base en lo establecido en la Ley General de Contabilidad Gubernamental .

Efecto: Presentar información errónea en Estados Financieros.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de llevar a cabo las acciones conducentes que permitan identificar aquellos bienes de activo fijo con que cuenta físicamente la institución, los cuales no están capitalizados en el sistema SIA a efecto de que sean regularizados en cuanto a la información mínima con que deben de contar conforme a lo establecido en el artículo 208 del AGA Vl/2008.

Resultado No. 1 1

Como parte de la revisión realizada a los registros con que cuenta el Sistema I ntegral Administrativo (SIA) , se identificó que para algunos casos al comparar la descripción dada a los diferentes bienes de activo fijo (mobiliario y equipo de oficina) con que cuentan desde su incorporación en los respectivos contratos simplificados y, la correspondiente a los mismos bienes que son controlados a través del módulo de activos fijos del Sistema Integral Administrativo, se observó que no guarda homogeneidad con respecto a la establecida en el "catálogo de bienes" del propio sistema, es decir, existen contratos simplificados que en lugar de clasificar los bienes por el respectivo número específico del catálogo, es utilizado el número o clave de 51 1 0 1 99000 que indica la descripción del bien como "Mobiliario" o la 51 901 99000 que describe al bien como "Equipo de Administración" la cual es una clasificación general y no a detalle.

De igual manera se identificaron bienes en los registros del SIA, los cuales en su descripción no corresponden con la definida en el "Catálogo" al presentar la correspondiente a la del apartado de "observaciones" con que cuenta el respectivo contrato simplificado (características técnicas del bien), con el que se realizó su compra, lo que impide guardar una homogeneidad en su catalogación, a efecto de llevar una mejor administración y control de los bienes.

1 9

Por lo anterior se observa que el área auditada, no está considerando lo establecido en los Lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabil idad Gubernamental facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los Entes Públicos, así como de lo contemplado en el artículo 1 2 , fracción XXXI I I del AGA Vl/2008 que a la letra dicen:

"C.3 CONSIDERACIONES

El Catálogo de Bienes deberá conformarse a partir del Clasificador por Objeto del Gasto (COG) ya armonizado con la Lista de Cuentas. Ello representa la forma más expedita y eficiente de coordinar inventarios de bienes muebles e inmuebles, valorizados con cuentas contables y de realizar una efectiva administración y control de los bienes muebles e inmuebles registrados. ( . . .)"

"Artículo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS. Adquisiciones y Servicios por conducto de su titular o del Director de Área que corresponda, conforme a la regulación aplicable, debe ejercer las siguientes atribuciones:

XXXIII. Integrar y mantener actualizado documental y electrónicamente a través del SIA el catálogo de bienes ( . . . )"

Causa: No respetar la descripción de los bienes defin idas en su catálogo, carecer de restricciones en el SIA que imposibilite la edición manual de la descripción de los bienes.

Efecto: Falta de veracidad y/o homogeneidad de la información con que cuenta el SIA en lo referente a la administración y control de bienes propiedad de la SCJN .


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales realice las acciones necesarias a efecto de que a través de su homólogo de Tecnologías de la I nformación, se l imite (en el módulo de activos fijos) la edición manual de los campos donde se indique la descripción de los bienes a modo de que esta sea defin ida únicamente a través del alta de la clave respectiva en el "catálogo de bienes" .

02. La titular de la Dirección General de Recursos Materiales lleve a cabo la identificación de la totalidad de los bienes de activo fijo administrados en SIA propiedad de la SCJN, los cuales se encuentran clasificados con una clave o número del "catálogo de bienes" generalizado (ej . 51 1 01 99000, 51 901 99000, etc. , ) para proceder a la reasignación de la clave que realmente le corresponde conforme a sus características particulares.

Resultado No. 1 2

Del análisis real izado a las entradas de mobiliario y equipo de administración a l Almacén de Zaragoza, los cuales fueron adquiridos durante el ejercicio 201 6 y al proceso de asignación de número activo y número de inventario para controlar los bienes patrimonio de la SCJN , se determinó que cuando existen compras que involucran la adquisición de más de una pieza del mismo bien y con las mismas características, es asignado durante el proceso de compra un solo número de activo en el contrato simplificado de manera g lobal por "partida" posteriormente una vez que ingresa al a lmacén se procede a generar y asignar los números de activo fijo y de inventario por cada uno de los bienes que integran cada "partida" a modo de poder ser controlados de manera unitaria tal y como lo establece la norm tivida aplicable, a esta actividad se le denomina desagregación.

G/PYH/J� </P' 20

Con base en lo anterior, se observó que con respecto a los bienes que fueron adquiridos durante el ejercicio 201 6, la oportunidad en su proceso de desagregación fue de entre 41 a 95 d ías hábiles, la cual fue calculada tomando como referencia el tiempo que pasó de la fecha de entrada al almacén y la fecha en que se l levó a cabo dicha acción.

De igual manera, durante el ejercicio 201 6 se l levó a cabo la desagregación de bienes que fueron considerados como parte del patrimonio desde los años 201 2, 201 3 y 201 5 habiendo transcurriendo para estos casos de entre 206 a 858 días hábiles.

Cabe señalar que como consecuencia de que los bienes no se encuentren debidamente desagregados en el S IA, se genera la imposibilidad de llevar a cabo su control de manera individual, en cuanto a la asignación de los mismos mediante la emisión de los respectivos resguardos y/o l iberaciones, así mismo que pueda responsabilizarse a los usuarios por el correcto uso que se le pueda dar al bien, lo que provoca que no se esté cumpliendo cabalmente con lo establecido en los artículos 208 y 2 14 del AGA Vl/2008 citado este primero con antelación, así como de lo considerado en los Lineamientos dirigidos a asegurar que el Sistema de Contabilidad Gubernamental facilite el registro y control de los inventarios de los bienes muebles e inmuebles de los Entes Públicos, emitido por el CONAC que a la letra dicen:

"Artículo 214. LIBERACIÓN DE RESGUARDO Y PRÉSTAMO DE BIENES. La Dirección de Almacenes elaborará los documentos de resguardo y liberación de resguardo por la asignación o retiro de bienes asignados a los usuarios, que deberán formalizarse inmediatamente a la realización del evento o, por excepción, hasta tres días hábiles posteriores a partir de la fecha de emisión. Si dentro del plazo previsto el usuario no emite observaciones al documento de activo fijo éste se dará por aceptado."

C.2. 1 FUNCIONALIDAD INDISPENSABLE QUE DEBEN CUBRIR LOS APLICA TIVOS SEGÚN LA LEY DE CONTABILIDAD

"1. 1. Registro derivado de la gestión.

Con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en los incisos B "Objetivos del Sistema de Contabilidad Gubernamental" y C "Características del Sistema de Contabilidad Gubernamental" del apartado "11. Sistema de Contabilidad Gubernamental" del Marco Conceptual de Contabilidad Gubernamental, el registro de todas las operaciones de impacto financiero deberá derivarse de la gestión de los procesos operativos y realizarse en el momento y lugar donde ocurren dichas transacciones, con la finalidad de que permitan registrar de manera automática y en tiempo real las operaciones contables y presupuestarias, propiciando el registro único. simultáneo y homogéneo de las mismas."

"1.3. Tiempo real

Las transacciones deben registrarse por única vez en el momento en que suceden o cuándo el ente público conozca su existencia."

"1.4. Transaccionalidad

El registro automático debe realizarse operación a operación."

De igual manera, en el punto 1 1 , de su procedimiento número PO-RM-AL-05 denominado "Procedimiento para altas de activo fijo", se establece que el Jefe de Departamento de Almacén de Activo Fijo y/o el Técnico Operativo, deberán de llevar a cabo la siguiente actividad:

21

"Desagrega el activo creado en el SIA en tantos bienes esté compuesto o integrado ··

Causa: Falta de supervisión y seguimiento al proceso de a lta de activos y desagregación, carecer de un plazo establecido para la actividad número 1 1 (desagregación) del manual de procedimientos PO-RM-AL-05.

Efecto: Riesgo de sustracción y/o extravío al no contar con el documento que delimite la responsabilidad del buen uso y resguardo del bien, desaprovechamiento tecnológico para la administración de bienes patrimoniales.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales l leve a cabo las acciones conducentes a efecto de identificar aquellos bienes que forman parte del patrimonio de la SCJN que aún se encuentran pendientes de realizar su desagregación para l levar a cabo dicho proceso, y en consecuencia emitir y formalizar los respectivos resguardos.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, instruya al Director de Almacenes para que complemente las normas de operación del procedimiento Altas de Activo Fijo PO-RM-AL-05, a efecto de establecer tiempos de ejecución en el proceso de desagregación de los bienes de activo fijo.

Controles e Infraestructura para la salvaguarda de los bienes

Resultado No. 1 3

Como resultado del anál isis a la información generada por el Sistema Integral Administrativo (SIA) y la proporcionada por el personal adscrito a la Dirección de Almacenes se pudo determinar que a febrero de 201 7, el Almacén de Zaragoza contaba con un total de 5 ,202 bienes de mobiliario y equipo de administración en sus instalaciones, de los cuales conforme a la información contable 3,989 de éstos, que representan el 77%, se encontraban totalmente depreciados, lo anterior conforme a las cifras presentadas en Estados Financieros, en donde el valor de cada uno de estos bienes es igual al de "un peso" por lo que hablando estrictamente en aspectos contables, cumplió su vida úti l , lo anterior puede observarse de manera gráfica en la siguiente imagen.

. �

Gráfica 1. Bienes en el Almacén de Zaragoza depreciados (Mobiliario y Equipo de Administración)

3,989 bienes (77%)

• Totalmente Depreciados

1,213 bienes (23%)

• Depreciándose

22

Aunado a lo anterior se pudo identificar que del total de bienes que se encontraban en el Almacén, 3,434 de éstos han permanecido por más de 365 días en las i nstalaciones del inmueble en comento, toda vez que confonne a la información del S IA, 2,286 bienes ingresaron entre los años de 2002 a 2014 , así mismo 1 , 1 48 entraron durante el ejercicio 201 5, por consiguiente se observa que el 44% del total de los bienes presentan una temporalidad de entre 2 y 1 4 años en su almacenaje.

2,286

Gráfica 2. Bienes en el Almacén de Zaragoza conforme al año de ingreso (Bienes de mobiliario y Equipo de Administración)

Ejercicio 2002-2014 Ejercicio 2015 Ejercicio 2016 Ejercicio 2017 Sin Resguardo

Como parte de las inspecciones realizadas a los bienes y de la información con que cuenta el SIA, se pudo identificar que el 95% de los bienes en custodia del almacén corresponden a mobiliario y equipo de administración usado, esto es que fueron en su momento dotados a las diversas áreas de la SCJN para posteriormente ser devueltos al Almacén para ser resguardados en sus instalaciones, toda vez que ya no eran necesarios para su uso por las respectivas áreas, tal y como se muestra a continuación:

Gráfica 3. Bienes en el Almacén de Zaragoza clasificados por tipo (Mobiliario y Equipo de Administración)

4,966 (95")

Bienes Nuevos Bienes Usados

Por lo anterior, se observa que no se está considerando lo establecido en el punto tercero y décimo noveno, inciso K del Acuerdo General del Comité Coordinador para Homologar Criterios en Materia Administrativa e l nterinstitucional del Poder Judicial de la Federación, por el que se establecen las medidas de carácter general de racionalidad , d iscipl ina presupuesta! y modernización de la gestión, así mismo al cumplimiento de lo establecido en los artículos 1 2 , fracción XXXI I y 230, fracción 1 del AGA Vl/2008, los cuales se citan a continuación:

"TERCERO. - Las medidas que se contienen en el presente Acuerdo forman parte de la mejora administrativa implementada en los órganos del Poder Judicial de la Federación y encuentran sustento en los principios de economía, eficiencia, eficacia, imparcialidad y honradez previstos en el artículo 134 de la Constitución Política de los Estados Unidos

xicanos para el ejercicio de los recursos públicos.

/PYH/J� �

23

En este sentido y con el propósito de alcanzar las medidas de ahorro, racionalidad, disciplina presupuesta/ y mejora de la gestión, los Órganos del Poder Judicial procurarán: adoptar las mejores prácticas que se desarrollen en la materia ( . . .) "

"DÉCIMO NOVENO.- Los Órganos del Poder Judicial promoverán de manera específica las siguientes acciones.

K. EN MA TERIA DE DESINCORPORACIÓN DE BIENES: Se enajenarán los bienes muebles o inmuebles improductivos u obsoletos, ociosos o innecesarios, previa autorización del Órgano de Gobierno que corresponda, a fin de evitar gastos de administración y mantenimiento, procurando que este proceso se realice preferentemente a través del "Servicio de Administración y Enajenación de Bienes" (SAE). ··

"Artículo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS. Adquisiciones y Servicios por conducto de su titular o del Director de Area que corresponda, conforme a la regulación aplicable, debe ejercer las siguientes atribuciones:

XXXII. Informar a los Órganos de la Suprema Corte de la existencia de bienes de lento movimiento y/u obsoletos, con la finalidad de conocer si éstos les son útiles, para que en breve los soliciten y, en su caso, los remanentes se integren a los lotes de bienes que sean propuestos a desincorporar;"

"Artículo 230. PROCEDENCIA. Procederá la desincorporación de los bienes muebles activos o consumibles que formen parte del patrimonio de la Suprema Corte, en los siguientes casos:

l. Cuando los bienes muebles, por sus cualidades técnicas, ya no resulten útiles. funcionales o que no se requieran para el servicio al cual se les destinó. ni se necesiten en ninguna otra área de la Suprema Corte o sean obsoletos, salvo que existan razones que justifiquen su permanencia. Para los casos de bienes informáticos, previo dictamen técnico de Informática. "

Causa: Carecer de los lineamientos a que hace referencia la fracción XXXI del artículo 1 2 del AGA Vl/2008, no contar con un subprograma (en su Programa Anual de Trabajo) que permita medir el cumplimiento de lo establecido en el AGA Vl/2008, en cuanto al manejo de aquellos bienes de lento o nulo movimiento u obsoletos por más de 1 80 días.

Efecto: Generar gastos de administración y de mantenimiento por bienes que se encuentran totalmente depreciados y obsoletos.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de solicitar a su homólogo de Infraestructura Física, l leve a cabo el dictamen de aquellos bienes que cuentan con una temporalidad en su almacenaje mayor a 1 80 días, a efecto de determinar sus condiciones y en su caso proceder a su inclusión en uno de los lotes propuestos para el proceso de desincorporación.


0 1 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de incluir en su Programa Anual de Trabajo, un subprograma encaminado a medir la administración eficiente de los inventarios, en particular al manejo de aquellos bienes de lento o nulo movimiento u obsoletos por más de 1 80 días, conforme a lo indicado en la fracción XXXI del artículo 1 2 del AG�OB.

Resultado No. 1 4

Como parte de l a inspección física realizada a las instalaciones del Almacén de Zaragoza, se determinó que existe una gran cantidad de espacios destinados para el acomodo de los bienes de activo fijo que tiene bajo su resguardo, cabe señalar que el espacio total de la nave es administrado tanto por la Coordinación de Compilación y Sistematización de Tesis para el manejo de las publicaciones oficiales, así como por la Dirección General de Recursos Materiales, en específico la Dirección de Almacenes para los bienes consumibles y de activo fijo. La distribución de los espacios por el tipo de material es la siguiente:

Gráfica 4. Proporción utilizada por tipo de bienes (Almacen General de Zaragoza)

46%

25%

29%

Bienes de tipo "Publicaciones" Bienes de tipo "Consumibles" • Bienes de tipo "Activo Fijo"

Derivado de lo anterior se observó que el 71 o/o del espacio físico con que cuenta el Almacén de Zaragoza es administrado por la DGRM a través de la Dirección de Almacenes para el manejo de los bienes consumibles y de activo fijo, por consiguiente el uso de espacios utilizados exclusivamente por esa área administrativa, está distribuida de la siguiente manera:

Gráfica 5. Proporción utilizada por tipo de bienes (Almacen General de Zaragoza)

65%

Bienes de tipo Consumibles (1,019.8 metros cuadrados)

• Bienes de tipo Activo Fijo (1,872.31 metros cuadrados)

El tener en las instalaciones del Almacén bienes de nulo movimiento ha generado que se haya sobrepasado la capacidad de las instalaciones del inmueble en cuanto a espacios para resguardar este tipo de bienes, provocando que se tengan que invadir lugares destinados para otras actividades (Anexo Fotográfico No. 1 ) , como es el caso de la rampa de carga y descarga, espacios del estacionamiento o lugares a la intemperie, parte de las oficinas administrativas o del área de publicaciones, etc. , lugares que por sus condiciones físicas no fueron diseñados para esta actividad o están destinados para otro tipo de funcionalidad .

�hrw 25

Aunado a lo anterior se pudo comprobar que derivado de la falta de espacio, el personal adscrito a la Dirección de Almacenes ha optado por apilar los bienes hasta en cuatro n iveles (Anexo Fotográfico No. 2) ocasionando un riesgo de que pueda generarse un derrumbe de los mismos a consecuencia de las maniobras realizadas cotidianamente, por lo que se observa que el área auditada no está dando cabal cumpl imiento a lo establecido en los artículos 1 2 , fracción XXXI I y 230, fracción 1 del AGA Vl/2008, y a lo considerado en los punto tercero y décimo noveno, inciso K del Acuerdo General del Comité Coordinador para Homologar Criterios en Materia Administrativa e l nterinstitucional del Poder Judicial de la Federación , por el que se establecen las medidas de carácter general de racionalidad, discipl ina presupuesta! y modernización de la gestión, citados con anterioridad, así como a l punto noveno de este último ordenamiento y la fracción XXXI del artículo 1 2 del AGA Vl/2008, los cuales se transcriben a continuación:

"NOVENO.- Con el fin de aprovechar los espacios de almacenamiento, se dará impulso a la desincorporación de bienes muebles no útiles para el desarrollo de las funciones institucionales y se promoverá la suscripción de convenios de colaboración con instituciones públicas, preferentemente del sector educativo y social, para la realización de donaciones de papel de reúso. mobiliario, equipo informático y demás materiales e insumos."

"Articulo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS. Adquisiciones y Servicios por conducto de su titular o del Director de Área que corresponda, conforme a la regulación aplicable, debe ejercer las siguientes atribuciones: (. . .) XXXI. Custodiar y controlar documentalmente y a través del SIA, los inventarios de los bienes existentes en el almacén del activo fijo y de los consumibles, proponiendo al Comité con la opinión de la Contraloría, los lineamientos para el control de inventarios, en donde se fijará como mínimo la realización de dos inventarios de almacén al año y el manejo de aquellos bienes de lento o nulo movimiento u obsoletos por más de ciento ochenta días; (. . .) "

Causa: No considerar la totalidad de los bienes de nulo movimiento en los procedimientos de desincorporación realizados.

Efecto: Sobrepasar la capacidad de las instalaciones de la Bodega de Zaragoza, mayor deterioro de los bienes, incremento en el riesgo de presentar accidentes por parte del personal que realiza las maniobras de bienes.


0 1 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, instruya al Director de Almacenes a observar y aplicar cabalmente lo establecido en las fracciones XXXI y XXXI I del artículo 1 2 del AGA Vl/2008 en cuanto a determinar los bienes de Activo Fijo que sean de lento o nulo movimiento u obsoletos a efecto de que puedan ser reuti l izados o en su defecto se integren a los lotes de bienes propuestos a desincorporar.

Resultado No. 1 5

);;>- Se encontraron bienes que carecían de su respectiva etiqueta de inventario.

);;>- Números de inventario y/o etiquetas duplicadas.

);;>- Bienes que por su número de inventario eran diferentes a los capturados en los registros del Sistema Integral Administrativo (SIA).

);;>- Bienes que físicamente se encontraban en el almacén pero que en los registros del sistema aún permanecían asignados a un servidor público.

Aunado a lo anterior, al momento de tratar de identificar bienes específicos, se constató que el proceso de organización y acomodo de los activos fijos no facilita su búsqueda y localización, en la mayoría de los casos los bienes se encuentran apilados (encimados) en varios niveles dificultando la inspección de los que se encuentran en un primer nivel , sin contar que este tipo de acomodo provoca mayor deterioro de los bienes que soportan el peso de los que se encuentran apilados encima, así mismo de las constantes maniobras que se deben de realizar con motivo del trabajo diario.

Derivado de haberse detectado esta situación se le cuestionó al titular de la Dirección de Almacenes si se contaban con documentos rectores (manuales, guías, pol íticas, etc.) debidamente actualizados, los cuales indicaran como debe de ser administrado los espacios del área de almacenaje, la forma de acomodo de los bienes, como debe de ser el correcto apilamiento de los mismos, las mejores prácticas para la conservación de los bienes, la utilización y características de las áreas de carga y descarga, manejo y ubicación del montacargas, la adecuada utilización de la estantería instalada y el tipo de bienes que pueden ser almacenados en dichos espacios, etc. , a lo que respondió:

"Los bienes se acomodan, estiban y salvaguardan conforme a las indicaciones de los fabricantes, observando las medidas de seguridad y protección civil, así como los espacios disponibles de almacenaje. "

Por lo antes mencionado el personal de este Órgano Interno de Control, no pudo constatar la existencia de documentos rectores específicos los cuales coadyuven en la mejora operativa del área en cuanto a los supuestos mencionados con anterioridad, por lo que no se está tomando en consideración lo establecido en el artículo 9, fracción V del Reglamento Orgánico en Materia de Administración, así mismo lo referente a lo considerado en el artículo 1 2 , fracción XXXI del AGA Vl/2008:

"Artículo 9. Los titulares de las áreas tendrán las siguientes atribuciones:

V. Evaluar la operación del área a su cargo y orientar la instrumentación de acciones de mejora, con el objeto de que los resultados sean consistentes con los objetivos y metas institucionales; "

"Artículo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS.

XXXI. Custodiar y controlar documentalmente y a través del SIA, los inventarios de los bienes existentes en el almacén del activo fijo y de los consumibles, proponiendo al Comité con la opinión de la Contraloría, los lineamientos para el control de inventarios, en donde se fijará como mínimo la realización de dos inventarios de almacén al año y el manejo de aquellos bienes de lento o nulo movimiento u obsoletos por más de ciento ochenta días;"

Causa: Falta de un marco regulatorio y procedimental específico que regule la administración del almacén.

Efecto: I ncumplimiento en el logro de las metas y objetivos encaminados a lograr la correcta salvaguarda de los activos propiedad de la SCJN. �;iia/PYH/J� 27


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de instrumentar las acciones necesarias a efecto de l levar a cabo un inventario físico al 1 00% de los bienes que se encuentran en custodia del Almacén de Zaragoza a efecto de determinar aquellas diferencias con base en los registros del Sistema I ntegral Administrativo (SIA) e informar el resultado a la Contraloría para los efectos procedentes.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de presentar una propuesta de lineamientos, los cuales regulen de manera específica la administración de los activos fijos, al amparo de lo establecido en la fracción XXXI del artículo 1 2 del AGA Vl/2008.

Resultado No. 1 6

Como resultado de l a inspección física realizada a l a documentación (resguardos y liberaciones) con que cuenta la Dirección de Almacenes para el control de los bienes de mobiliario y equipo de administración propiedad de este Alto Tribunal en cuanto a su asignación, se observó que durante el ejercicio 201 6 fueron generados un total de 3,934 resguardos y 6, 1 06 liberaciones, sin embargo durante el proceso de revisión a dicha documentación se detectó un faltante de 469 resguardos y 3, 1 28 liberaciones, lo que representa un 1 2% y un 51 % respectivamente, toda vez que fueron detectados con base en el número consecutivo con que cuentan cada uno de estos documentos, así como también a los registros del Sistema Integral de Administrativo (SIA), por consiguiente derivado de este hallazgo se le cuestionó al Director de Almacenes el motivo de esta situación a lo que respondió:

"La información contenida en la totalidad de carpetas proporcionadas corresponde a los documentos emitidos en su oportunidad, no contamos con carpetas pendientes, por lo que consideramos que los resultados de su revisión cubren el universo de los documentos solicitados y de lo cual pueden obtener resultados concluyentes; el motivo por el cual algunos documentos no se encuentran dentro del archivo se lo expliqué en la reunión sostenida la semana pasada, siendo entre otros: la no emisión de documentos que son cancelados y/o /os derivados de inventarios físicos, (. . . )".

Es de resaltar que de las carpetas revisadas, no se encontró evidencia de documentos "cancelados" o de a lguna justificación del porque se hubiese l levado a cabo la cancelación, lo que genera una disminución en el grado de confianza depositado en el mecanismo de control establecido, así mismo el no observar cabalmente lo señalado en los artículos 2 1 2, 2 1 3 y 2 1 4 del AGA Vl/2008.

"Artículo 212. OBLIGACIÓN DE CONSTITUIR UN RESGUARDO. Los activos fijos serán asignados por cada seNidor público usuario de los mismos; se formalizará la entrega mediante un documento de resguardo donde se establecerá la obligación del usuario de conseNar el bien en su custodia y a utilizarlo en forma adecuada, en su caso, conforme a las instrucciones de uso de los fabricantes procurando en todo momento conseNarlos en condiciones óptimas de operación. "

"Artículo 213. OBLIGACIÓN DEL USUARIO. Es obligación de los usuarios solicitar a la Dirección de Almacenes la liberación de su resguardo de aquellos bienes que dejan de estar bajo su responsabilidad por causa justificada; si fuera el caso de separación del área y no realizarse inmediatamente el procedimiento de entrega-recepción de oficina, el titular de la unidad jurídica o administrativa o quien éste designe, recibirá provisionalmente los bienes conforme al resguardo existente ( . . .)

-�� 28

Cuando la Contrataría participe en cualquier procedimiento de entrega-recepción respecto de los seNidores públicos de la Suprema Corte, deberá remitir en un plazo de cinco días hábiles copia certificada del acta que para tal efecto se levante y del anexo relativo a los resguardos de activo fijo a la Dirección de Almacenes y a Informática, para que éstas últimas en un plazo de cinco días hábiles, actualicen los resguardos de los seNidores públicos que correspondan.

Los titulares de las áreas contribuirán al correcto control de los bienes que tiene asignado el personal a su cargo, para la cual podrán solicitar a la Dirección de Almacenes la información relativa a los bienes referidos a fin de conciliar con sus existencias y, en su caso, requerir la actualización de sus resguardos. "

"Artículo 214. LIBERACIÓN DE RESGUARDO Y PRÉSTAMO DE BIENES. La Dirección de Almacenes elaborará los documentos de resguardo y liberación de resguardo por la asignación o retiro de bienes asignados a los usuarios, que deberán formalizarse inmediatamente a la realización del evento o, por excepción, hasta tres días hábiles posteriores a partir de la fecha de emisión. Si dentro del plazo previsto el usuario no emite observaciones al documento de activo fijo éste se dará por aceptado. "

En este sentido, es necesario tomar en consideración que con base en los registros del SIA y lo manifestado por el Director de Almacenes, se identificó que como resultado de los inventarios anuales realizados a los bienes con que cuentan las diferentes áreas de la SCJN , el área auditada emite nuevamente los resguardos, aún y cuando no existan cambios en su asignación (el servidor público cuenta con los mismos bienes por los que firmó un resguardo previo), generando una carga administrativa en esta actividad, al utilizar recursos humanos y materiales, en la reimpresión de los documentos (utilización de papel), recabar las firmas (tiempo y personal asignado), archivar nuevamente los documentos generados (personal y espacio físico).

Es necesario precisar que para esta última etapa de la actividad "archivo de la documentación" el personal de la Dirección de Almacenes cuenta con dos archivos de los mismos documentos los cuales corresponden a los resguardos y l iberaciones que son firmados en original y que se encuentran organizados por áreas y las copias que se sacan para organizar estos m ismos por número consecutivo (la misma información doble), actividad que se realiza año con año, lo que conlleva a no estar observado lo establecido en las medidas de austeridad, racionalidad y discipl ina presupuestaria para el ejercicio 201 6.

Causa: Falta de supervisión y deficiencias en la adopción de mejores prácticas para la optimización de recursos.

Efecto: Carecer de elementos documentales formalizados que permitan responsabil izar a los usuarios por el adecuado uso de los bienes, riesgo de sustracción de bienes.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, instruya al titular de la Dirección de Almacenes a cumplir cabalmente con lo establecido en los artículos 2 1 2 y 2 1 3 del AGA Vl/2008, así mismo a lo indicado en las actividades de los puntos 8, 1 0 y 1 7 del procedimiento número PO-RM-AL-06 "Procedimiento para movimientos activo fijo".

29


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de incluir normas de operación en el procedimiento número PO-RM-AL-06 "Procedimiento para movimientos activo fijo" en la que se establezca:

Que todos los movimientos (resguardos y l iberaciones) de activos fijos registrados en el Sistema I ntegral Administrativo deberán de estar soportados por los documentos correspondientes debidamente formalizados y obrar en los archivos de la Dirección de Almacenes, y

Que únicamente podrán generarse registros (resguardos y l iberaciones) en el Sistema Integral Administrativo por movimientos reales de los bienes de Activo Fijo ya sea por asignación o retiro de éstos a un servidor público a diferencia de los realizados actualmente por el desarrollo de los inventarios cuando no existe ninguno de los supuestos mencionados.

Resultado No. 1 7

Derivado del análisis realizado a la información contenida e n e l Sistema Integral Administrativo (SIA) concerniente a la administración de los bienes de activo fijo, en particular al mobiliario y equipo de administración que forman parte del patrimonio de este Alto Tribunal, se observó que existen 696 bienes (considerados así por contar cada uno de estos con número de activo fijo el cual le fue generado por el propio sistema) que representan un monto total capitalizado por $41 ,341 ,404.83 M . N . , los cuales no muestran la elaboración del documento de resguardo correspondiente aún y cuanto se encuentran emplazados (ubicación física) en los diferentes edificios de la SCJN, por consiguiente se procedió a cuestionar al titular de la Dirección de Almacenes respecto de esta situación a lo que respondió:

"Son bienes que se encuentran en proceso de actualización y depuración de sus registros dentro de los cuales se puede observar que algunos no pueden ser considerados como activos (bases acrílicas, extensiones, plugs, extintores, etc.), en otros casos, son bienes en proceso de desagregación como lo son los equipos de circuitos cerrados de tv. (CCTV) de lo cual ya se solicitó a la DGIF información de bienes y valores individuales; y, por último, Jos bienes de mobiliario que se relacionan y que son susceptibles de inventario y resguardo, se revisarán los antecedentes para determinar lo conducente. "

Cabe señalar que el 72% de estos bienes presentan una fecha de capitalización de entre los años de 2002 a 201 O, esto es entre 7 y 1 5 años, situación que se refleja en las cuentas contables del patrimonio como se muestra a continuación:

Tabla 2. Bienes capitalizados sin resguardo por año de registro

1 Año Capitalización No. Bienes % Bienes 1 Monto Capitalizado % Monto Cap.

2002- 2010 498 71.6% $16,841,430.31 40.7% 2011 19 2.7% $80,687.22 0.2% 2012 21 3.0% $453,214.16 1.1% 2013 85 12.2% $14,538,898.78 35.2% 2014 34 4.9% $8,323,154.80 20.1% 2015 9 1.3% $846,523.96 2.0% 2016 30 4.3% $257,495.60 0.6%

Totales 696 100.0% $41,341,404.83 100.0%

Fuente: Información de activos fijos administrada en el Sistema Integral Administrativo (SIA)

JJAA,'v 30

El 55% del monto total capitalizado concerniente a estos bienes, representa un total de $22,862,053.58 M .N . , los cuales se encuentran contemplados conforme a su fecha de capitalización en los ejercicios 201 3 y 2014 , tal y como se muestran en la tabla anterior, dentro de los que destacan los bienes de tipo: equipo contra incendio, equipo de circuito cerrado de TV y estantería metálica. Esta situación genera que se dé incumplimiento a lo establecido en el artículo 2 1 2 del AGA Vl/2008, citado con anterioridad, en cuanto a no contar con un documento de "resguardo" que formalice la entrega del bien al servidor público "usuario" y en el que se establezca la obligación de conservarlo en óptimas condiciones mediante su adecuado uso.

Gráfica 6. Tipo de bienes por monto capitalizado (Ejercicio 201 3 y 2014) (Montos en miles de pesos)

10,309 (46"1

• Eq. Circuito Cerrado TV • Eq. Contra Incendio Estantería Mobiliario • Otros

No obstante lo anterior, se puede observar que en diversos casos se reafirma lo expuesto por el Director de Almacenes, en cuanto a que existen bienes mal clasificados ya que no pueden ser considerados como activo toda vez que dentro de sus características no están las correspondientes a que: puedan ser trasladados de un lugar a otro sin detrimento alguno, no disminuya sus características físicas por el uso, o se encuentre adheridos al inmueble entre otras, tal y como lo establecen los artículos 202, 203 y 204 del AGA Vl/2008 citados con anterioridad en este documento, por lo que se ha venido incurriendo en una clasificación errónea de los bienes en cuanto a que debe o no ser considerado como parte del patrimonio de la SCJN.

Causa: Falta de actualización de la información contenida en SIA, clasificación de manera errónea desde que se programa la compra.

Efecto: Presentar información incorrecta en los Estados Financieros, contar con bienes no controlados documentalmente conforme a lo establecido en la normativa.


0 1 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, realice las acciones conducentes a efecto de llevar a cabo la reclasificación de los registros de los bienes que actualmente están considerados como de mobiliario y/o equipo de administración, pero no cumplen con las características o criterios establecidos en los artículos 202, 203 y 204 del AGA Vl/2008.

31

02. La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, realice las acciones conducentes encaminadas a regularizar (desagregar, reclasificar y emitir los resguardos) los registros y controles documentales necesarios de todos aquellos bienes que sean determinados como parte del mobiliario y equipo de administración de la SCJN .

Resultado No. 1 8

Como parte del análisis realizado a los registros con que cuenta e l Sistema I ntegral Administrativo (SIA) para la administración de los bienes de activo fijo propiedad de este Alto Tribunal, se observó que al mes de marzo de 201 7 existían 690 bienes de tipo mobiliario y equipo de administración los cuales fueron descapitalizados (dados de baja del patrimonio) entre 68 y 7 4 días hábiles posteriores a la fecha en que fueron retirados del almacén con motivo de su desincorporación, los cuales en términos monetarios representaban un monto total de $2,084,604.32 M .N . , respecto de su valor de adquisición , por lo que durante ese periodo dichos bienes permanecieron en los registros contables como parte del patrimonio y fueron reportados en Estados Financieros aún y cuando físicamente ya no se contaba con ellos.

El 3 de marzo de 201 7, personal adscrito a este Órgano Interno de Control , con motivo del proceso de revisión a que se hace referencia en este informe llevó a cabo, con base en una muestra selectiva, el inventario físico de los bienes de mobiliario y equipo de administración que a esa fecha se encontraban resguardados en el Almacén de Zaragoza, a este respecto, se encontraron 26 bienes los cuales debieron haber sido retirados en fecha anteriores por corresponder a activos incluidos dentro de los lotes que fueron desincorporados durante el ejercicio de 201 6 lo que demuestra que existe la posibil idad de que se presentaran números de inventario generados y asignados de manera duplicada.

Aunado a lo anterior se identificó que al 1 5 de abril del presente año existían 30 bienes de mobil iario y equipo de administración, los cuales se encontraban contenidos en los lotes del proceso de desincorporación a que se hace referencia y que aún no estaban descapitalizados y/o dados de baja del patrimonio de la SCJN conforme a la información emitida por el SIA a esa fecha.

Por lo anteriormente mencionado se observa que el órgano auditado no está dando cabal cumplimiento a la naturaleza del precepto normativo contenido en los artículos 2 1 7 y 232 fracciones VI I del AGA Vl/2008 que a la letra indican:

"Artículo 217. REGISTRO DE BAJAS. La Dirección de Almacenes registrará en el SIA la baja de los bienes con base en los documentos de desincorporación realizados, que acrediten que el bien ya no forma parte de los activos. El registro efectuado afectará directa y contablemente la cuenta de patrimonio respectiva. Adquisiciones y Servicios al realizar este tipo de registros también avisará a la Contraloría y a Presupuesto y Contabilidad para los efectos correspondientes." "Artículo 232. PROCEDIMIENTO PARA LA DESINCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. El procedimiento se sustanciará por Adquisiciones y Servicios de la forma siguiente:

VII. Con base en el destino final señalado en la autorización, efectuará los trámites para solicitar la baja administrativa del bien o bienes de los inventarios a la unidad que corresponda, así como en sus registros de inventarios documentales y a través del SIA ( . . .)"

Causa: Falta de supervisión en la actualización oportuna de los registro con motivo de los movimientos que

¡¡� 32

Efecto: Presentar información financiera errónea, falta de confiabilidad en los registros presentados en SIA, deficiencias de control.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de realizar el registro de baja en el Sistema I ntegral Administrativo, concerniente a los 30 bienes de tipo mobiliario y equipo de administración que fueron integrados en algunos de los lotes desincorporados durante 201 6 y que aún se encuentran contemplados en el patrimonio de la SCJN.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, l leve a cabo las acciones conducentes a efecto de incluir una norma de operación en el procedimiento número PO-RM-AL-08 "Procedimiento para bajas de activo fijo" en la que se establezca un plazo máximo para la actualización de los registros en el Sistema I ntegral Administrativo en cuanto a la baja de un bien de Activo Fijo, plazo que deberá de estar alineado conforme a lo establecido en el artículo 2 1 4 del AGA Vl/2008.

Resultado No. 1 9

De l a revisión efectuada a l procedimiento empleado por e l personal adscrito a l a Dirección de Almacenes para la asignación de los números de inventario y la emisión de las etiquetas correspondientes, se observó que esta actividad es realizada y controlada a través de una hoja de cálculo en formato Excel, en la cual se genera de manera manual y en forma consecutiva los números de inventario de cada uno de los bienes que forman parte del patrimonio de este Alto Tribunal. Así mismo en esta base de datos se estableció incluir información de referencia para cada uno de los bienes registrados como es: número de activo, número de documento de compra, documento de entrada, descripción del bien, por mencionar algunos de éstos, los cuales presentan deficiencias (campos en blanco) o inconsistencia en su llenado.

Es necesario mencionar que una vez que es creado el respectivo número de inventario y vinculado al activo fijo, este es ingresado de manera manual en la información de cada uno de los bienes que se encuentra cargada en el Sistema I ntegral Administrativo para efectos de su control, por consiguiente como resultado del análisis realizado a la información antes mencionada se detectó la existencia de 49 bienes que presentaban duplicidad en la asignación de los respectivos números de inventario, de igual manera del rango de numeración asignada entre el 500000 al 564 1 66, se detectó la existencia de 1 ,434 números de inventario los cuales no se encuentran vinculados o asignados a alguno de los bienes que están registrados en el SIA, aunado a lo anterior como parte del levantamiento del inventario físico realizado a los bienes que se encontraban en el Almacén de Zaragoza, se identificaron casos en que diversos bienes presentaban el mismo número de inventario.

Cabe mencionar que la mecánica empleada y las herramientas util izadas actualmente para la administración y emisión de los números de inventario y de las etiquetas respectivas es completamente manipulable por el personal que lo opera, así mismo que no deja evidencia histórica (mediante registros emitidos por un sistema) de los diferentes movimientos realizados como son: reimpresión de etiquetas, cambio de datos, nombre o cuenta del servidor público que efectuó el registro, fechas de cada uno de los movimientos, etc. , medidas de control que pueden ser implementadas de manera sistematizada , por lo que esta serie de hechos conllevan a disminuir de manera considerable el grado de confianza que puede ser depositado en los controles establecidos actualmente, generando riesgos que pueden repercutir en la afectación del patrimonio de este Alto Tribunal.

33

Esta situación recae en un incumplimiento a lo establecido en el artículo 208 del AGA Vl/2008 y punto tercero del Acuerdo General del Comité Coordinador para Homologar Criterios en Materia Administrativa e l nterinstitucional del Poder Judicial de la Federación los cuales fueron citados con anterioridad, así como de observar la definición contenida en la fracción L del artículo 2 de AGA Vl/2008, que a la letra indica lo siguiente:

"Artículo 2o. DEFINICIONES. La interpretación y aplicación del presente Acuerdo General se entenderá por:

( . . .)

L. SIA. Sistema Integral Administrativo para el control de las adquisiciones, usos, servicios, arrendamientos. obras públicas, desincorporaciones e inventarios de la Suprema Corte de Justicia de la Nación; ( . .) "

Causa: Falta de adopción de mejores prácticas que permitan eficientar la administración de los bienes de Activo Fijo.

Efecto: Descontrol en la administración de los bienes que puede derivar en el extravío de los mismos.


0 1 . El Titular de la Dirección de Almacenes realice las acciones conducentes a efecto de que se lleve a cabo la reasignación de los números de inventarios que presentan duplicidad en su asignación, así como que puedan ser util izados aquellos que fueron generados y que finalmente no fue realizada su asignación a un bien en específico.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá de solicitar a la Dirección General de Tecnologías de la I nformación la sistematización en la generación y asignación de los números de inventario de los bienes de Activo Fijo así como de la emisión de sus respectivas etiquetas, optando primeramente para que sea a través del Sistema Integral Administrativo y/o una funcionalidad derivada de este la cual se encuentre directamente vinculada a los registros de dicho sistema, manteniendo como requisitos mínimos la siguiente información: número de inventario, código de barras, fecha de impresión, código del bien, entre otros.

Resultado No. 20

Se identificó que al mes de febrero de 201 7 en los registros del Sistema Integral Administrativo, habían 209 bienes de tipo "mobiliario modular" los cuales fueron detectados del análisis de una muestra selectiva, estos bienes conforme a la información obtenida a partir del mismo sistema, carecían del respectivo documento de "resguardo" y dentro del campo donde se indica la fecha de asignación del bien tenían la correspondiente a "01 -0 1 - 1 900". Cabe señalar que con base en estos datos, la distribución del mobiliario correspondía a: 46 bienes emplazados en el Edificio Sede y 1 63 en el Almacén de Zaragoza, por lo que se procedió a la ubicación física de estos últimos como parte del procedimiento de inventario físico que se ten ía programado realizar en dichas instalaciones, cuyo resultado fue la no localización de los bienes.

34

Como consecuencia de estas acciones durante el mes de marzo del mismo año el personal de la Dirección de Almacenes procedió a la elaboración de los respectivos resguardos, presentándolos a los auditores como evidencia documental de su control , a este respecto se observa que de la fecha de recepción de estos bienes a la correspondiente de la elaboración del resguardo, pasaron entre 52 y 780 días hábiles por lo que durante este periodo se careció del documento (resguardo) de control correspondiente. Así mismo, los que fueron presentados a los auditores como evidencia de su elaboración carecían de las firmas correspondientes, tanto del servidor público usuario como las del personal de la Dirección de Almacenes que administra los bienes, por lo que no estaban debidamente formalizados, incumpliendo con lo establecido en los artículos 21 2 y 2 1 4 del AGA Vl/2008 citados con antelación. Esta omisión genera incumplimiento a lo estipulado en las fracciones 111 y IV del artículo 8 de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de Confianza de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, las cuales a la letra indican lo siguiente:

"ARTÍCULO 8. Los trabajadores tendrán las siguientes obligaciones:

( . . .)

111. Ejercer sus funciones con estricto apego a la normativa vigente;

IV. Ejercer y coadyuvar para el cumplimiento de los fines del servicio público, aportando al máximo su capacidad y ejercer sus funciones con objetividad, imparcialidad, honestidad, profesionalismo y excelencia; ( . . . ) "

Es importante mencionar que estos bienes por corresponder a mobiliario de tipo modular, su entrega es realizada en "sitio", esto es, son l levados directamente a las áreas solicitantes para poder ser armados por parte del personal de la empresa bajo la supervisión de personal del área técnica respectiva que en este caso compete a la Dirección General de Infraestructura Física, y una vez conclu ida esta actividad se da aviso al área de almacenes para que sea generada la entrada respectiva, los números de inventario y los resguardos de asignación. Por lo que compete a los bienes que fueron adquiridos en 201 3, esta notificación le fue realizada al titular de la Dirección de Almacenes durante el mes de septiembre de ese mismo año para dar inicio al procedimiento antes descrito.

Causa: Falta de supervisión y seguimiento en la administración (control y salvaguarda) de los Activos Fijos.

Efecto: Riesgo de sustracción y/o extravío de bienes, falta de elementos documentales para responsabilizar al usuario por el mal uso del mobiliario, disminución en la confiabil idad de la información manejada en SIA (control interno).


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, gire sus instrucciones para la identificación de aquellos bienes que han sido entregados en "sitio" y carecen de resguardo a efecto de proceder a la emisión y formalización del mismo, para posteriormente actualizar la información contenida en el Sistema I ntegral Administrativo (SIA) .


0 1 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de incluir una norma de operación en el procedimiento número PO-RM-AL-05 "Procedimiento para altas de activo fijo" en la que se establezca para el caso de los bienes entregados "en sitio", el plazo l ímite para la elaboración de los documentos de resguardo respecto de la fecha en que fueron gener dos los números de inventario de dichos bienes.

35

Resultado No. 21

Del análisis realizado a los controles con que cuenta la Dirección de Almacenes para la salida de mobiliario y equipo de las instalaciones del Almacén de Zaragoza, se identificó que en la práctica común el área utiliza 4 formatos diferentes para retirar dichos bienes, los cuales difieren del documento denominado "Autorización de Salida de Bienes" concerniente al formato número 3, autorizado mediante el procedimiento PO-RM-AL-06 "Movimientos de Activo Fijo" elaborado el 30 de enero de 201 5.

De una muestra de 74 documentos de salida revisados (generados durante el ejercicio sujeto a revisión} , se detectó que solo el 4% corresponde al documento autorizado para salida de bienes, el 46% carecen de alguna firma en los rubros: elaboró, revisó y autorizó. Cabe señalar que con estos mismos documentos fueron dotados 1 86 bienes a diversas áreas entre jurídicas y administrativas de los cuales 58 bienes que representan el 33%, no se ha emitido el respectivo resguardo y 1 2 bienes que representan el 6% carecían de número de inventario, identificando que no se está dando cumplimiento por parte del Jefe de Departamento de Almacén de Activo Fijo I Técnico Operativo a lo establecido en los puntos 1 4 y 1 5 del procedimiento PO-RM-AL-06 "Movimientos de Activo Fijo" que establecen:

Punto 14: "Imprime en dos tantos documentos de Resguardo Individual de Activo Fijo y de la Liberación de Activo Fijo; elabora Pase de Salida para el retiro de Jos bienes de los edificios y recaba firma en éstos. "

Punto 15: "Registra en bitácora documentos de activo fijo, entrega dos tantos de Resguardo y Liberación, así como del Pase de Salida al Departamento de Almacén de Mobiliario y Equipo, recaba acuse en bitácora. "

Cabe mencionar que al 28 de abril de 201 7 no se había regularizado la situación de los resguardos a que se hace mención, por lo que se identifica que el área auditada incumplió lo establecido en los artículos 1 2 fracción XXXI , 208, 2 1 2 y 2 1 4 del AGA Vl/2008 y las fracciones 111 y IV del artículo 8 de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de Confianza de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, citados con antelación, así como de lo establecido en la fracción XXVI del artículo 1 2 del AGA Vl/2008 el cual a la letra indica:

"Artículo 12. A TRIBUCIONES DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS

XXVI. Recibir y entregar a Ja Unidad Solicitante, conforme al formato que el Comité autorice, los bienes o servicios adquiridos por la Suprema Corte. "

Causa: Generar y utilizar formatos de "salida de bienes" diferentes al autorizado, al no apegarse a lo establecido en sus procedimientos vigentes, falta de supervisión de la actividad.

Efecto: Riesgo de presentarse pérdida y/o la sustracción de los bienes en custodia del Almacén de Zaragoza.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de que sean elaborados los resguardos de los 58 bienes que salieron del Almacén de Zaragoza durante 201 6 y que carecían de dicho documento, recabando la firma de los servidores públicos a los que les fueron asignados cada uno de los bienes.

02. La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, instruya al Director de Almacenes y al Jefe de Departamento de Almacén de Activo Fijo a dar cabal cumplimiento a lo establecido en cada uno de los puntos contenidos en el procedimiento PO-RM-AL-06 "Movimientos de Activo Fijo" que conforme a lo establecido en la normatividad aplicable rige su operatividad .

�'5'W 36

Resultado No. 22

Se identificó que al mes de diciembre de 201 6, se tenían 1 ,066 bienes los cuales con base en los registros del S IA, aún se encontraban asignados y/o bajo resguardo de diversos servidores públicos que habían causado baja en la SCJN , del total de dichos bienes, 61 (6%) fueron actualizados en sus resguardos durante el primer cuatrimestre de 201 7 habiendo pasado de la fecha de baja del servidor público a la fecha de actualización del resguardo de entre 72 a 526 días hábiles.

De los 1 ,005 (94%) bienes restantes, se identificó que de la fecha de baja del respectivo servidor público a la fecha de corte de la información (30 de abril de 201 7), había transcurrido un periodo de entre 1 50 a 529 días hábiles sin que se hubiera regularizado dicha situación . Cabe señalar que estos bienes representan en términos monetarios un total de $1 5,967,022.54 M . N . , respecto de su valor de adquisición.

Del total de bienes que actualmente presentan esta situación 431 (43%) corresponden principalmente a equipos de aire acondicionado en resguardo de la Dirección General de Infraestructura Física, así como 405 (40%) son sil las, mesas, bancos y aparatos de cocina entre otros, en resguardo de la Dirección de Comedores.

Por lo anteriormente mencionado se observa que el personal adscrito a la Dirección de Almacenes, encargado de administrar los bienes de activo fijo no está dando cabal cumplimiento a lo establecido en los artículos 2 1 2, 21 3, 214 y 21 5 del AGA Vl/2008 y fracciones 111 y IV del artículo 8 de las Condiciones Generales de Trabajo del Personal de Confianza de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, citados con anterioridad.

Causa: Deficiencias en el control y seguimiento de la asignación de los bienes de activo fijo.

Efecto: I nformación desactual izada en los sistemas de control, carecer de veracidad en la información del S IA.


01 . La titular de la Dirección General de Recursos Materiales, deberá l levar a cabo las acciones conducentes a efecto de proceder a la actualización y formalización de los resguardos de los bienes que aún se encuentran asignados a servidores públicos que causaron baja en la SCJN, así como actual izar la información de los mismos en el Sistema I ntegral Administrativo (SIA) conforme a lo establecido en el artículo 21 3 del AGA Vl/2008.

Resultado No. 23

Del análisis realizado a la información proporcionada por la Dirección General de Infraestructura Física (DGIF) correspondiente a los bienes de tipo "mobil iario" los cuales fueron elaborados por personal de la Dirección de Mantenimiento (tal leres de artesanos) adscrita a esa misma Dirección General y que fueron dotados a diversas áreas de este Alto Tribunal, se observó que durante el ejercicio de 201 6 fueron elaborados un total 1 1 4 bienes de este tipo, los cuales no fueron reportados a la Dirección General de Recursos Materiales para su correspondiente inclusión al patrimonio de la SCJN , por lo que el personal de la DGIF encargado de coordinar la elaboración y dotación de este tipo de mobiliario no está observando cabalmente lo establecido en los artículos 208 y 209 del AGA Vl/2008, tal como se indica a continuación:

37

"Artículo 208. REGISTRO DE BIENES. ( . .)

�/�

El valor de adquisición será el precio unitario incluyendo impuestos y descuentos (. . .) si fue elaborado con recursos propios o un valor estimado que será determinado con apoyo de la Unidad Técnica o el avalúo correspondiente

··

"Arlículo 209. MOBILIARIO ELABORADO CON RECURSOS PROPIOS. Obras y Mantenimiento debe informar a la Dirección de Almacenes /os bienes que fabnque para su incorporación al control de activo fijo, proporcionando el valor estimado que se asignará al bien mueble. El aviso deberá realizarse en un plazo no mayor a tres días hábiles contados a partir de la entrega del bien a la Unidad Solicitante. "

Así mismo al no estar reconociendo este tipo de bienes como parte del mobiliario propiedad de la institución, repercute en que no estén siendo controlados a través de los sistemas implementados para este fin como es el caso para el resto de los bienes de esta índole, por lo que no se están generando los respectivos resguardos los cuales permitan responsabil izar al usuario por el correcto aprovechamiento del bien, aunado a que se incumple directamente lo establecido en los artículos 2 1 0 y 2 1 2 del mismo ordenamiento al que se hace referencia con antelación.

Cabe señalar que a la fecha la Dirección General de Infraestructura Física no cuenta con criterios específicos que estén debidamente autorizados los cuales permitan identificar y/o clasificar que tipo de bienes de los que son elaborados con recursos propios de la SCJN son susceptibles de incorporación al patrimonio de la institución ya que dentro de los bienes que fueron elaborados durante 201 6 sobresalen los concernientes a repisas, percheros de pared, bases para computadora o inclusive l ibreros de madera de los cuales se desconoce o no se tiene la certeza si todos estos deben de ser considerados para su respectiva inclusión a los controles de activo fijo llevados a través del Sistema Integral Administrativo por parte de la Dirección General de Recursos Materiales.

Causa: Falta de criterios para la clasificación de los bienes.

Efecto: Imposibilidad para salvaguardar correctamente los bienes elaborados con recursos propios de la SCJN.


01 . El titular de la Dirección General de Infraestructura Física , deberá de comunicarle a su homóloga de Recursos Materiales el total de bienes de "mobiliario" que fueron elaborados con recursos propios de la SCJN durante el ejercicio 201 6, a efecto de que esta última lleve a cabo la inclusión de los mismos al patrimonio de este Alto Tribunal, así como, los datos referentes a la asignación de cada uno de estos.

02. Una vez que el titular de la Dirección General de I nfraestructura Física, le comunique a su homóloga de Recursos Materiales los bienes que fueron elaborados con recursos de la SCJN durante 201 6 y 201 7, éste último instruya al Director de Almacenes para que lleve a cabo las acciones conducentes a efecto de proceder a la incorporación de dichos bienes al patrimonio de la institución y la generación y formalización de los respectivos resguardos.


01 . El titular de la Dirección General de Infraestructura Física en coordinación de su homóloga de Recursos Materiales establezcan los criterios específicos para la clasificación de los bienes elaborados con recursos propios de la SCJN que conforme a sus características deberán de ser susceptibles de ser incorporados al patrimonio de la I nstitución.

38

CONCLUSIÓN

En términos generales se observa que la Dirección de Almacenes adscrita a la Dirección General de Recursos Materiales presenta una falta de politicas, procedimientos y l ineamientos que regulen de manera particular las actividades que desarrolla, así como la falta de supervisión e implementación de controles (diferentes al registro en S IA) para cada uno de los procesos desarrollados, los cuales permitan eficientar la operatividad encaminada al logro de metas y objetivos.

Es de resaltar que tampoco se está dando la debida importancia a la formación y/o adiestramiento del capital humano a efecto de mejorar la productividad operacional del área, de igual manera la administración de riesgos, los cuales pueden ser susceptibles de afectar de manera directa la integridad física tanto del personal que labora en las instalaciones, como de los bienes de patrimonio que ahí son resguardados.

Por lo anteriormente mencionado y como resultado de la auditoría integral practicada a la Dirección General de Recursos Materiales en cuanto a la administración y control de los activos fijos propiedad de la SCJN, este órgano interno de control concluye que el área auditada presentó los siguientes resultados relevantes:

1 . El área auditada no ha realizado la actualización de su Manual de Organización, de su Organigrama y su Estructura Ocupacional conforme a su plantilla vigente, los cuales se encuentran publicados en la página de Internet de este alto Tribunal.

2. De 1 O cédulas de funciones revisadas, 6 de éstas no corresponden las actividades que realmente realizan los servidores públ icos y 5 no están firmadas de conocimiento, así mismo se carece de procedimientos para el levantamiento de inventarios y la rehabilitación de bienes.

3. De la inspección física al uso de uniformes y prendas de protección por parte del personal del Almacén se identificó que el 29% tenía prendas sin utilizar (nuevas), el 1 8% las resguarda en su casa, el 4 7% las presentó incompletas y solo el 6% las usa completas.

4. El personal de Almacenes no ha recibido capacitación respecto de las actividades propias de su operación y del uso adecuado de los utensilios de protección por más de 8 años, únicamente se ha otorgado a algunos la referente a protección civil y cursos de informática.

5. Se registraron 2 1 2 extintores por un monto de $2,201 ,059.00 M . N . , como parte del patrimonio de la SCJN, de los cuales 1 27 no tienen resguardo, 1 08 no están desagregados, y por sus características no deben ser considerados como Activo Fijo conforme al Clasificador por Objeto del Gasto.

6 . Se tienen registros desde 2002 por un total de $35,655,849.45 M . N . , concernientes a estantería metálica considerada como mobiliario, los cuales no cumplen con las características para formar parte del Activo Fijo conforme al AGA Vl/2008 y al Clasificador por Objeto del Gasto.

7 . Se identificó que 249 bienes que fueron adquiridos durante 201 6, se suministraron a diversas áreas de la SCJN, entre 30 a 205 d ías hábiles posteriores a la fecha en que fueron recibidos en el Almacén de Zaragoza.

8. Se rehabil itaron 763 bienes de mobiliario por un monto de $776,545.76 M .N . , de los cuales al mes de abril de 201 7 , solo se logró reasignar el 48% de éstos, quedando como stock a esa misma fecha el 52% con un valor de rehabil itación de $380,91 4.96 M .N .

�61� 39

9. Existen 643 bienes con número de Activo Fijo que no se capitalizaron al no realizarse su compra (respuesta área de Almacenes), sin embargo, 392 tienen registro de emplazamiento (ubicación física) en SIA y 1 2 presentan asignaciones (resguardos) y tienen número de inventario.

1 0 . Se detectaron 79 bienes de mobil iario y equipo de administración los cuales están asignados mediante resguardo a diversas áreas de la SCJN , pero en SIA no se encuentran capitalizados al tener número de activo fijo con la nomenclatura anterior a la al ineación de la LGCG.

1 1 . No guarda homogeneidad los registros de algunos bienes contenidos en los pedidos de compra con respecto a la descripción a que hace referencia al catálogo de bienes cargado en el SIA incumpliendo a lo establecido en la normativa aplicable.

1 2 . La Dirección de Almacenes tardó entre 41 y 858 días hábiles en l levar a cabo el proceso de desagregación de los bienes que fueron adquiridos durante los ejercicios de 201 2 a 201 6 imposibilitando así s u dotación y control documental durante este periodo de tiempo.

1 3. Se identificó que 5,202 bienes de mobil iario y equipo estaban resguardados en el Almacén de Zaragoza, de los cuales 3,989 (77%) están totalmente depreciados y 3,434 (66%) han permanecido por más de 365 días almacenados en un periodo de tiempo de entre 2 y 14 años.

14. El Almacén de Zaragoza se encuentra sobrepasado por tener Activo Fijo de nulo movimiento sin desincorporar, ocasionando que se destinen áreas (oficina, estacionamiento, etc.) que por sus características no están acondicionadas para resguardar bienes.

1 5. Del inventario físico realizado en el Almacén de Zaragoza se detectó: mobil iario y equipo sin etiqueta de inventario, etiquetas duplicadas, bienes diferentes a los registrados en S IA, activos físicamente en almacén pero asignados según registro del sistema, así mismo su organización y acomodo no facilita su búsqueda.

16 . En 201 6 se generaron 3,934 documentos de resguardo y 6, 1 06 de l iberación para el control en la asignación de los bienes patrimonio de la SCJN , detectándose de la inspección física a los expedientes documentales un faltante de 469 ( 1 2%) resguardos y 3, 1 28 (51 % ) l iberaciones.

1 7 . Existen 696 bienes capitalizados por un total de $41 ,341 ,404.83 M . N . , los cuales según sistema carecen de resguardo asignado al haber sido clasificados como activos fijos, sin reunir las características para serlo, el 72% de éstos bienes fueron dados de alta entre 2002 y 201 O.

1 8. La descapitalización (baja del patrimonio) de 690 bienes que representan un monto de $2,084,604.32 M . N . , conforme a su valor de adquisición, tardó entre 68 y 74 d ías hábiles posteriores a la fecha en que fueron retirados del Almacén con motivo de su desincorporación.

1 9. El control para la generación de los números de inventario presentó los siguientes hallazgos: inconsistencias en su llenado, duplicidad de números, números generados sin estar vinculados a bienes, es susceptible de manipulación sin dejar evidencia de los cambios.

20. Se identificaron 209 bienes de tipo "mobil iario modular" asignados a diversas áreas de la SCJN, que permanecieron s in el respectivo resguardo entre 52 a 780 días hábiles, así mismo su información en el SIA se mantuvo desactualizada por este mismo periodo de tiempo.

40

21 . De la revisión de 74 documentos mediante los cuales se autoriza la "salida de bienes" del Almacén de Zaragoza, se detectó que el 96% no corresponde al formato oficial y el 46% carecen de alguna de las respectivas firmas de elaboró, revisó, supervisó

22. Se identificaron 1 ,005 bienes los cuales conforme a los registros del S IA al mes de abril de 201 7, aún se encontraban asignados a personal que había causado baja en la SCJN , habiendo transcurrido entre 1 50 a 529 d ías hábi les permaneciendo en esta situación.

23. Se elaboraron 1 1 4 bienes de tipo "mobil iario" con recursos propios de la SCJN que no fueron reportados a la DGRM para su inclusión al patrimonio, por lo que no están siendo controlados a través del su registro en S IA, la emisión de resguardos y la asignación de números de inventario.

PODER JUDICIAL DE LA FEDERACiOÍ ,

sumMA COITE IE JUmetA H uuan

I C O llT R A l O • I A

Lic. Ma1� 1 1 l í�;Ün�ómez

Direct��eral de Auditoría

JCDOM/MDIG/PYH/JLRG

L. C. Pedro Yoval Huesca Director de Auditoría I ntegral "A"

41 Esta hoja corresponde a l Informe de Auditoría número DAIA/201 7/04, relativo a la Dirección General de Recursos Materiales, por e l período de enero a diciembre�

acuse] - scjn.gob.mx · y seguridad necesarias para el desempeño de sus actividades analizar la...

Documents