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ACTA No. 24-2015. correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, en las

instalaciones de la Dirección General del Archivo Nacional en Curridabat, a partir

de las 8:30 horas del día 15 de octubre del 2015; con la asistencia del señor Jafeth

Campos Ramírez, Jefe por recargo del Departamento Archivo Histórico en

representación del señor Javier Gómez Jiménez quien se encuentra fuera de la

institución y quien preside; Javier Salazar Sáenz, Historiador y de las señoras

Mellany Otárola Sáenz, Técnica nombrada por la Dirección General del Archivo

Nacional; Ivannia Valverde Guevara, Jefe del Departamento Servicios

Archivísticos Externos (DSAE) y Secretaria Ejecutiva de la Comisión; y la señorita

Melissa Méndez Montes, técnica del Departamento Servicios Archivísticos

Externos quien levanta el acta. Ausentes con justificación: la señora Natalia

Cantillano Mora, Presidente de esta Comisión Nacional y la señora Graciela

Chaves Ramírez, Subdirectora General del Archivo Nacional y Directora Ejecutiva

de esta Comisión. Convocados asistentes: los señores señor Alonso Cedeño

Molina, Encargado del Archivo Central del Instituto Costarricense de Investigación

y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa); Mario Vargas Rodríguez, Encargado

del Archivo Central de la Caja Costarricense del Seguro Social y las señoras

Emilia Vargas Solís, Encargada del Archivo Central del Ministerio de Obas

Públicas y Transportes; Xiomara Alvarado Forero, Encargada del Archivo Central

de la Municipalidad de Flores. Invitada: la señora Estrellita Cabrera Ramírez,

profesional del DSAE asignada para el análisis de las tablas de plazos de

conservación de documentos presentadas por el Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos (Cised) de Inciensa.-------------------------------------------

CAPÍTULO I. LECTURA Y APROBACIÓN DE ACTAS.-----------------------------------

ARTÍCULO 1. Lectura, comentario y aprobación de las actas No. 22-2015 y No.

23-2015.--------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 1. Los miembros acuerdan dejar pendiente la aprobación de las actas

22-2015 del 01 de octubre del 2015 y 23-2015 de 08 de octubre del 2015.------------

CAPÍTULO II. SOLICITUDES DE VALORACIÓN PRESENTADAS POR LOS

COMITÉS DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.---------------------

ARTÍCULO 2. Oficio CSED-005-2015 sin fecha recibido el 13 de octubre del 2015;

suscrito por la señora María de los Ángeles Rodríguez, Secretaria del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de Atenas, por medio del cual presenta 1 tabla de plazos con 28

series documentales. La solicitud incumple con los siguientes requisitos de forma

establecidos en el instructivo para la elaboración de tablas de plazos de

conservación de documentos y/o valoraciones parciales: Requisito N°3: Las

tablas de plazos deben estar acompañadas del organigrama de la institución,

debidamente aprobado por MIDEPLAN o por la autoridad competente: No se

adjunta organigrama. Requisito N°8: Debe contar con el nombre y la firma del jefe

de la unidad productora, y el sello de esta unidad, en cada uno de los folios que

componen la valoración parcial: No se indica el nombre del jefe de la unidad

Productora y no se estampa el sello de la unidad productora. Requisito N°9: Debe

contar con el nombre y firma del Presidente o Secretario del CISED y el sello de

este órgano, en cada una de las páginas de las tablas de plazos: No se indica el

nombre del Presidente o Secretario del Cised y no se le estampa el sello.------------

ACUERDO 2. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivísticos Externos, el oficio CSED-005-2015 sin fecha

recibido el 13 de octubre del 2015; suscrito por la señora María de los Ángeles

Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) de la Municipalidad de Atenas , por medio del cual presenta 1

tablas de plazos con 28 series documentales; para que lo asigne a un profesional

para la revisión, el análisis y preparación del informe de valoración

correspondiente, el cual deberá ser presentado ante este órgano de acuerdo con

la metodología de valoración aprobada en la sesión 51-2012 del 08 de noviembre

del 2012 y deberá solicitar al Cised de la Municipalidad de Atenas subsanar los

siguientes requisitos de forma establecidos en el Instructivo para la elaboración de

tablas de plazos de conservación de documentos y/o valoraciones parciales:N°3:

remitir organigrama; N°8: indicar el nombre del Jefe de la Unidad Productora y

estampar el sello de esa unidad; N°9: Indicar el nombre del Presidente o

Secretario del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y

estampar el sello de ese comité. Enviar copia de este acuerdo a la señora María

de los Ángeles Rodríguez, Secretaria del Comité Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos (Cised) de la Municipalidad de Atenas. ACUERDO

FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 3. Oficio CISED-0014-2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14

de octubre del 2015; suscrito por el señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del

Ministerio de Seguridad Pública, por medio del cual presenta 10 valoraciones

parciales 55 series documentales.-----------------------------------------------------------------

ACUERDO 3. Convocar para una próxima sesión al señor Jorge Juárez Aparicio,

Encargado del Archivo Central del Ministerio de Seguridad Pública; con el objetivo

de analizar la solicitud de valoración parcial presentada por esa institución

mediante oficio CISED-0014-2015 del 14 de octubre del 2015. Los subfondos a

analizar son: Sección Consultorios del Departamento de Salud Ocupacional;

Delegación Policial de Hatillo; Dirección Regional Novena Huetar Atlántica

(Limón); Dirección de Transportes; Delegación Policial Cantonal de Ciudad Colón

(Mota); Dirección de Vigilancia Aérea; Dirección Regional Quinta Chorotega;

Delegación Policial Cantonal de Jiménez; Delegación Policial Cantonal de Escazú;

y Sección Control de Insumos. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Juárez

Aparicio, Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos (Cised) del Ministerio de Seguridad Pública y al expediente de

valoración documental del Ministerio de Seguridad Pública que esta Comisión

Nacional custodia. ACUERDO FIRME.-----------------------------------------------------------

CAPITULO III. LECTURA, COMENTARIO, MODIFICACIÓN Y APROBACIÓN DE

LAS SIGUIENTES VALORACIONES DOCUMENTALES.---------------------------------

ARTÍCULO 4. Análisis del Informe de Valoración IV-047-2015-TP. Asunto: Tabla

de plazos de conservación de documentos. Fondo: Instituto Costarricense de

Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa). Convocado: el señor

Alonso Cedeño Molina, Encargado del Archivo Central de Inciensa. Invitada: la

señora Estrellita Cabrera Ramírez, profesional del Departamento Servicios

Archivísticos Externos asignada para el análisis de la tabla de plazos presentada

por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de

Inciensa. Hora: 9:00 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los

documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su

consulta. Al ser las 9:00 horas ingresa el señor Cedeño Molina. La señora Ivannia

Valverde Guevara, procede con la lectura del informe de valoración IV-047-2015-

TP, ya que la señora Cabrera Ramírez se encontraba fuera de la institución. Se

destacan las siguientes consideraciones: -------------------------------------------------------

“/…/ 3.5. Mediante oficio Nº CNSED-313-2015 de 26 agosto de 2015, se solicitó al

CISED de INCIENSA facilitar aclaraciones relacionadas con algunas series

documentales consideradas de posible valor científico cultural, las cuales fueron

resueltas en su mayoría por medio del oficio CISED-OF-22-2015 de 10 de

setiembre de 2015. 3.6. Cabe señalar, que el CISED de INCIENSA informó que

con respecto a las series documentales declaradas con valor científico cultural por

la CNSED en el informe de valoración Nº 36-91, correspondiente a la Biblioteca

del Ministerio de Salud, el señor Luis Alberto Rosales del Archivo Central del

Ministerio de Salud les comunicó vía telefónica, lo siguiente: “a) Que no registra

tanto en la Biblioteca como en el Archivo Central del Ministerio de Salud las

supuestas series documentales: “74. INCIENSA. Instituto Costarricense de

Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Trabajo del Dr. Rodrigo Zeledón).

1978.” y “75. INCIENSA. Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en

Nutrición y Salud. 1984”. b) Que la serie No. 75 resulta bastante difícil de

encontrar por los pocos datos descriptivos dados, de igual manera la No. 74 ya

que se conoce que el Dr. Rodrigo Zeledón tiene varias publicaciones en revistas y

un libro de su autoría, pero nada que date de 1978. Además, que en los registros

de la biblioteca no consta material de esos años ya que fue descartado. c) Que sí

registra en el Archivo Central la supuesta serie documental “287. Centros infantiles

de atención integral- necesidades del niño de 0 a 6 años. INCIENSA. 1979”, la

cual responde a una estructura de folleto sobre un taller-seminario, que consta de

21 folios, que es una edición procedente del Departamento de Nutrición del

Ministerio de Salud (actual Dirección de Nutrición) y no del INCIENSA, que es un

único ejemplar y corresponde a material bibliográfico. Además, que a este

documento se puede tener acceso en el Archivo Central del Ministerio de Salud.

”Asimismo, el CISED indicó que: “Sobre las series documentales declaradas con

valor científico cultural en mención, también se procedió a buscar registros en la

Biblioteca del INCIENSA, y se determinó que no consta ninguno sobre las series

documentales dichas. Destaco que en la Biblioteca del INCIENSA únicamente

está disponible el material bibliográfico de autores que hayan sido funcionarios del

INCIENSA, por lo que, se tienen varias revistas y un libro donde aparece el Dr. Dr.

Rodrigo Zeledón, quien fue funcionario del INCIENSA en un periodo determinado,

pero ninguno que date de 1978. Asimismo, en los instrumentos descriptivos de la

Unidad de Archivo Central del INCIENSA no consta ningún documento con los

títulos de las series documentales declaradas, y con mayor motivo a que se

presume que las series responden a documentos de Biblioteca y no de

Archivo.”.—----------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 4. Comunicar al señor Alonso Cedeño Molina, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos del Instituto Costarricense

de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (Inciensa), que esta Comisión

Nacional conoció la solicitud de tablas de plazos de conservación de documentos

presentada mediante oficio CISED-Of-04-2015, para el Fondo: Instituto

Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud. Subfondos:

Consejo Técnico; Dirección General; Dirección Administrativa; Unidad Financiera

Contable; Unidad de Proveeduría Institucional; Unidad de Recursos Humanos;

Dirección Técnica; Unidades Centros Nacionales de Referencia; Unidad de

Servicios Técnicos de Laboratorio; Comité Ético Científico; y declara con valor

científico las siguientes series documentales: -------------------------------------------------

FONDO: Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y

Salud.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Subfondo I. Consejo Técnico.---------------------------------------------------------------------

Tipo documental-------------------------------------- Valor científico – cultural---------

1.2. Actas del Consejo Técnico. Original sin

copia. Contenido: Actos y acuerdos de las

sesiones ordinarias y extraordinarias del

órgano colegiado, las cuales se relacionan con

el expediente administrativo de la sesión

correspondiente. Fechas extremas: 1978-

2015. Cantidad: 0.9 ml. Soporte: papel.

Vigencia Administrativa Legal: 2 años en la

Oficina y 18 años en el Archivo Nacional.--------

Si, ya que reflejan las decisiones

sustantivas tomadas por el

Consejo Técnico.-----------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.6. Expedientes de sesiones. Original sin

copia. Contenido: Documentos producto de las


órgano colegiado. Incluye las convocatorias,

lista de asistencia, orden del día,

correspondencia vista en sesión, acta,

Si, ya que contienen la

información que sirve de insumo

para la toma de decisiones en la

institución y que se encuentra

plasmada en las actas de

sesiones.---------------------------------

documentos vistos en la sesión. Fechas

extremas: 2006-2015. Cantidad: 11 ml.

Soporte: papel. Vigencia Administrativa Legal:

2 años en la Oficina y 18 años en el Archivo

Central.----------------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

Subfondo 1: Consejo Técnico. Subfondo 1.1: Dirección General1.---------------------

1.1.1. Correspondencia. Original y copia.

Contenido: Oficios enviados y recibidos por la

unidad productora como parte de sus

funciones que no pertenecen a algún

expediente administrativo. Fechas extremas:

1987-2015. Cantidad: 11.39 ml. Soporte:

papel. Vigencia Administrativa Legal: 3 años

en la Oficina y 17 años en el Archivo Central.--

Si, ya que refleja las decisiones

sustantivas a nivel institucional.

Conservar la correspondencia

sustantiva a criterio del Jefe de

oficina productora y el Comité

Institucional de Selección y

Eliminación de Documentos

(Cised).-----------------------------------

Subfondo 1.1: Dirección General. Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa-------

1.1.1.1. Correspondencia. Original y copia.



funciones que no pertenecen a algún


1992-2015. Cantidad: 34.78 ml. Soporte:

papel. Vigencia Administrativa Legal: 3 años

en la Oficina y 7 años en el Archivo Central.----

Si, ya que refleja las decisiones

sustantivas a nivel institucional.

Conservar la correspondencia

sustantiva a criterio del Jefe de




(Cised).-----------------------------------

Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.1: Unidad Financiero Contable2.-------------------------------------------------------------------------------------------------

1 Según lo informado por el CISED esta Dirección se creó mediante el Decreto Ejecutivo Nº 10569-SPPS de 04 de octubre de 1979, entendiéndose como el órgano de mayor jerarquía dentro del Instituto y en consecuencia, le corresponde al Director General planear, organizar, coordinar, ejecutar y controlar todo lo que se relacione con el INCIENSA. A pesar de lo anterior, la mayoría de las fechas extremas de los documentos incluidos en esta tabla de plazos datan del año 2000 al 2015. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.1.1.8. Estados financieros. Original.

Contenido: Detalle de la situación económica y

financiera y los cambios que experimenta la

institución en un período determinado. Provee

información sobre el patrimonio del emisor a

una fecha y su evolución económica y

financiera en el período que abarcan para

facilitar la toma de decisiones económicas.

Fechas extremas: 2002-2015. Cantidad: 1.36

ml. Soporte: papel. Vigencia Administrativa

Legal: 3 años en la Oficina y 17 años en el

Archivo Central.-----------------------------------------

Si, ya que reflejan la situación

económica y los cambios

financieros de la institución.

Conservar los estados financieros

del IV trimestre o anuales.-----------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.1.1.1.12. Informes de ejecución

presupuestaria3. Original. Contenido: Detalle

de los movimientos contables efectuados junto

con sus contenidos presupuestarios, montos

económicos asignados y saldos; los cuales

son obtenidos en los primeros tres trimestres

del año. Fechas extremas: 1984-1994, 2005-

20154. Cantidad: 0.39 ml. Soporte: papel.

Si ya que refleja la utilización de

los recursos brindados al Inciensa.

Conservar los informes de

ejecución presupuestaria

correspondientes al periodo 1984-

1994.--------------------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

2 De acuerdo con lo mencionado por el CISED, el Área Financiero Contable se crea con el decreto ejecutivo Nº 26656-S de 10 de febrero de 1998. Sin embargo, es hasta el año 2002 con la reforma del artículo 1 de la Ley 4508 sobre la creación del INCIENSA, que se le otorga personalidad jurídica instrumental al instituto, lo cual le permitió manejar fondos públicos directamente. En años anteriores, los suministros, liquidaciones presupuestarias, estados financieros, modificaciones presupuestarias, entre otras actividades eran responsabilidad del Ministerio de Salud o eran vistos y aprobados por ellos con insumos facilitados por INCIENSA. Por tal motivo, el INCIENSA no cuenta con registros de algunos documentos financiero contables de años anteriores al 2002.----- 3 De acuerdo con lo indicado por el CISED, estos informes tienen una periodicidad trimestral y el resumen anual se observa en las liquidaciones presupuestarias.----------------------------------------------- 4 En la tabla de plazos se consignó que las fechas extremas de los informes de ejecución presupuestaria corresponden a los años 2005-2015. Sin embargo, en el oficio de aclaraciones presentado por el CISED de INCIENSA, se informó que una de las bodegas donde se almacenan documentos de carácter contable y presupuestario, se hallaron “ejecuciones presupuestarias que datan de 1984 a 1994. Por lo que, las fechas extremas consignadas para esta serie documental


Oficina y 7 años en el Archivo Central.-----------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

1.1.1.1.13. Liquidaciones presupuestarias5.

Original. Contenido: Resumen anual de los

movimientos presupuestarios del ejercicio

económico donde se determina el superávit o

déficit. Fechas extremas: 1999-2014.

Cantidad: 0.26 ml. Soporte: papel. Vigencia

Administrativa Legal: 3 años en la Oficina y 17

años en el Archivo Central.--------------------------

Si, ya que refleja la ejecución

anual del presupuesto

institucional.-----------------------------

----------------------------------------------

----------------------------------------------

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1.1.1.1.14. Libro de diario. Original sin copia.

Contenido: Registro diario de los hechos

económicos (ingresos y egresos) de la

institución. Fechas extremas: 1997-20156.


Administrativa Legal: 1 año en la Oficina y 19


Si, declarado con valor científico

cultural por la CNSED en la

resolución Nº 02-2014 de 24 de

setiembre de 2014, publicada en

el diario oficial La Gaceta Nº 5 de

8 de enero de 2015.-------------------

----------------------------------------------

1.1.1.1.16. Libros mayores. Original sin copia.

Contenido: Registro general donde se

organizan las cuentas de activos, pasivos y

patrimonio de la institución. Fechas extremas:

1981-1992, 1994-20157. Cantidad: 0.246 ml.






en la tabla de plazos deberían ser 1984-2015. No obstante, no registran documentos de 1995-2004.--------------------------------------------------------------------------------------------- -------------------------------- 5 Según lo señalado por el CISED, esta serie se diferencia de los “informes de ejecución presupuestaria” en cuanto a que estos últimos corresponden a los tres primeros trimestres mientras que la liquidación presupuestaria se da en el IV trimestre del año.--------------------------------- 6 En la tabla de plazos se indicó que la serie “Libros diario” datan de 1994 a 2015. No obstante, el CISED indicó que las fechas correctas corresponden al período 1997-2015. ------------------------------- 7 El CISED informó que las fechas extremas de esta serie documental corresponden al periodo 1981-2015 y no a 1994-2015 como se estableció en la tabla de plazos de conservación de documentos.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


1 año en la Oficina y 19 años en el Archivo

Central.----------------------------------------------------

8 de enero de 2015.-------------------

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---------------------------------------------

1.1.1.1.17. Modificaciones presupuestarias.

Original. Contenido: Detalle de las variaciones

del presupuesto ordinario y extraordinario

asignado por año a la institución. Fechas

extremas: 1996-2015. Cantidad: 1.52 ml.



Central.---------------------------------------------------






8 de enero de 2015.-------------------

----------------------------------------------

---------------------------------------------

1.1.1.1.19. Presupuestos ordinarios y

extraordinarios. Original. Contenido: Cálculo y

negociación anticipado de los ingresos y los

egresos de la actividad económica de la

institución estimada para un período. Es un

plan de acción dirigido a cumplir una meta

prevista expresada en valores y términos

financieros que debe cumplirse en

determinado tiempo y bajo ciertas condiciones

previstas. Fechas extremas: 1992-2015.









8 de enero de 2015.-------------------

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Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.2: Unidad de proveeduría Institucional.--------------------------------------------------------------------------

1.1.1.2.2. Actas de adjudicación8. Original sin

copia. Contenido: Actos y acuerdos de la

adjudicación de contrataciones administrativas

a los proveedores ganadores. Fechas




Central. Vigencia Administrativa Legal: 1 año

en la Oficina y 19 años en el Archivo Central.

Si, ya que refleja las

contrataciones realizadas por

Inciensa, así como la utilización e

inversión de recursos.----------------

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1.1.1.2.8. Expedientes de contratación

administrativa. Original sin copia. Contenido:

Contratación directa, abreviada o pública de

un bien o servicio, correspondencia, solicitud

de servicios y mercancías, justificación para la

realización de la compra, requisitos previos,

cartel de licitación, publicación en el sistema

informativo de compras, acta de apertura,

ofertas, análisis técnico y legal, resolución de

adjudicación, orden de compra, contrato,

facturas, solicitudes de prórroga, recursos.



Legal: 3 años en la Oficina y 7 años en el

Archivo Central.----------------------------------------

Si, ya que evidencian la inversión

de los recursos públicos

administrados por Inciensa.

Conservar las contrataciones

administrativas adjudicadas de

proyectos relevantes a nivel

institucional, a criterio del Comité


Eliminación de documentos y el

jefe de la oficina productora.--------

----------------------------------------------

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---------------------------------------

Subfondo 1.1.1: Dirección Administrativa. Subfondo 1.1.1.3: Unidad de Recursos

8 De acuerdo con lo informado por el CISED, esta serie documental se inició a producir en el año 1997 como parte del trámite de contratación administrativa. Estas actas se elaboran en un libro legalizado por la Auditoría Interna, razón por la cual las actas originales de adjudicación no se pueden incluir en el expediente de contratación administrativa. No obstante, en el expediente si se incluye una copia de las actas de adjudicación.---------------------------------------------------------------------

Humanos.------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.1.3.15. Expedientes de personal. Original

sin copia. Contenido: atestados, títulos

académicos, comprobantes de declaraciones

juradas, acciones de personal, contratos,

evaluaciones del desempeño,

correspondencia, cartas enviadas por el

funcionario, amonestaciones, felicitaciones,

informes de fin de gestión, hoja de vida,

autorizaciones para uso de equipos analíticos,

toma de muestras y ejecución de ensayos e

incluye la documentación que demuestre su

competencia para la realización de dichas

actividades: registros de actualización de

capacitaciones, registro de inducción al

puesto, evaluaciones de la competencia,

declaración de ética y confidencialidad.

Expediente de acceso restringido. Fechas




Central.----------------------------------------------------

Si, ya que reflejan la situación

laboral de los empleados que

trabajaron en la institución durante

un período determinado.

Conservar los expedientes

correspondientes a funcionarios

que se han destacado por su

influencia en el desarrollo

institucional dando énfasis a

aquellos expedientes del personal

técnico especializado o por la

jerarquía de los puestos que

ocupen, a criterio del Jefe de la

Oficina Productora y el Comité



(Cised).-----------------------------------

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Subfondo 1.1: Dirección General. Subfondo 1.1.2: Dirección Técnica.----------------




funcionarios que no pertenecen a algún


Si, ya que reflejan la toma y

ejecución de las decisiones sobre

el quehacer institucional.

Conservar la correspondencia de

carácter sustantivo a criterio del

1995-2015. Cantidad: 28.6 ml. Soporte: papel.



--------------------------------------------------------------

Jefe de la Oficina Productora y del

Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos

(Cised)------------------------------------

1.1.2.6. Expedientes de ejecución de

convenios9. Original sin copia. Contenido:

Correspondencia, actas o minutas, informes

periódicos de ejecución del convenio, otros

convenios propios del tipo y especificidad de

convenio en temas de vigilancia

epidemiológica, aseguramiento de la calidad,

investigación y enseñanza. Fechas extremas:



Oficina y 18 años en el Archivo Central.----------

Si, ya que refleja las alianzas

interinstitucionales para invertir los

fondos públicos en el control

epidemiológico del país. -------------

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Subfondo 1.1.2: Dirección Técnica. Subfondo 1.1.2.1: Unidades Centros Nacionales de Referencia (Tabla de plazos de conservación de documentos de unidades homólogas).---------------------------------------------------------------------------

1.1.2.1.1. Correspondencia. Original y copia.



funciones que no pertenecieron a algún





el quehacer institucional.

Conservar la correspondencia de

carácter sustantivo a criterio del

Jefe de la Oficina Productora y del

9 Según lo informado por el CISED, esta serie documental se refiere a un único convenio denominado “Convenio de aporte financiero en la Caja Costarricense del Seguro Social y el Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud” en apoyo al Programa de Vigilancia Epidemiología. Dicho convenio se estableció en el 2007 y finalizó en el año 2011.--- Esta serie para el único convenio antes mencionado, sí incluye el informe final de ejecución y los informes de avance los cuales tenían una periodicidad mensual. Asimismo, el CISED indicó que verificó las fechas extremas de la serie y se determinó que las fechas correctas corresponden al período 2007-2011 y no 2001-2015 como se indicó en la tabla de plazos de conservación de documentos de esta unidad.---------------------------------------------------------------------------------------------



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Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos

(Cised).-----------------------------------

1.1.2.1.22. Informes epidemiológicos10.

Original. Contenido: Comunicación del estado

actual sobre el monitoreo de eventos sujetos

de vigilancia epidemiológica y el análisis

sistemático de sus tendencias, los cuales son

enviados periódicamente a las autoridades de

salud e instancias técnicas del nivel nacional,

regional y local para apoyar la toma de

decisiones. Fechas extremas: 2006-2015.



años en el Archivo Central.-------------------------

Si, ya que permiten conocer los

eventos más relevantes que han

afectado la salud pública del país.-

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Subfondo 1.1.2: Dirección General. Subfondo 1.1.2.2: Comité Ético Científico11.--

10 Con respecto a esta serie documental, el CISED indicó lo siguiente: “los informes en soporte electrónico no todos poseen firma digital certificada, no todos están respaldados en soporte papel y no todos los informes datas igualitariamente en los Centros Nacionales de Referencia ni con la misma periodicidad. En la página web del INCIENSA se cuenta con la mayoría de estos informes por cada Centro Nacional de Referencia que datan entre 2010-2013. Parte de las recomendaciones del Archivo Central ha sido que los informes que únicamente se generan en electrónico sean firmados digitalmente y en caso de no con la firma digital que se reproduzcan y firmen en papel, esto a partir del 2015. En el 2002 se implementó el Sistema de Información de Laboratorios (SILAB) el cual permite generar estadísticas a partir de datos almacenados, consultar datos sobre las muestras analizadas, resultados de laboratorio y registros de diversos eventos de vigilancia epidemiológica. Con la SILAB fue posible la generación de informes epidemiológicos, lo cual fue un mandato del Ministerio de Salud a partir del 2005 para brindar información sobre vigilancia epidemiológica a la Caja Costarricense del Seguro Social…”-------------------------------------- 11 El Comité Ético Científico es una coordinación permanente asesora de la Dirección General, integrado por un mínimo de cinco miembros preferiblemente de ambos sexos y de diferentes profesiones y/o disciplinas. En la medida de lo posible, sus integrantes contarán con calidades reconocidas en los ámbitos de investigación, bioética, epidemiología, salud pública y servicios de salud. Cabe señalar, que este Comité no aparece reflejado en el organigrama institucional, sin embargo es una dependencia de la Dirección General establecida desde 1979 mediante el decreto ejecutivo Nº 10569 “Reglamento del INCIENSA” de 24 de setiembre de 1979. Además, cuenta con normas y procedimientos aprobados por el Consejo Técnico desde 1997 y fue acreditado por primera vez por el Consejo Nacional de Investigación en Salud en el año 2001.-------------------------




funciones que no pertenecieron a algún





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el quehacer institucional. Además,

contiene parte de la

correspondencia conocida en las

sesiones del Comité. Conservar la

correspondencia de carácter

sustantivo a criterio del Jefe de la

Oficina Productora y del Comité



(Cised)------------------------------------

1.1.3.2. Actas del Comité Ético Científico12.

Original sin copia. Contenido: Actas y

acuerdos de las sesiones ordinarias y

extraordinarias del órgano colegiado, las

cuales se relacionan con el expediente

administrativo de la sesión correspondiente.



Legal: 1 año en la Oficina y 19 años en el

Archivo Central.-----------------------------------------

Si, ya que permite conocer las

decisiones tomadas por el Comité

Ético Científico.-------------------------

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1.1.3.8. Expedientes de acreditación del

Comité Ético Científico. Original. Contenido:

Normas y procedimientos del CEC,

acreditación miembros del CEC por parte del

Si, ya que representa la

acreditación del Comité Ético

Científico como un órgano

colegiado de excelencia

12Es importante indicar que el CISED informó que las actas no se encuentran ni selladas ni firmadas debido a no era una costumbre en el Comité.------------------------------------------------------------

CONIS, carta de acreditación y requisitos que

establezca el Reglamento de ley 9234. Fechas



2 años en la Oficina y Permanente en el

Archivo Central.-----------------------------------------

investigativa en estricto apego a

los derechos humanos.---------------

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1.1.3.11. Expedientes de proyectos de

investigación biomédica. Original. Contenido:

Correspondencia, protocolo de investigación

final aprobado y sus enmiendas,

consentimientos informados y sus enmiendas,

hoja de vida del investigador principal,

informes de eventos adversos serios y no

serios e internacionales, reportes de seguridad

internacionales en caso de designación de una

organización para realizar la investigación

(organización de administración por contrato),

informe de finalización del proyecto de

investigación, auditorías. Fechas extremas:

1996-2015. Cantidad: 18, 9 ml. Soporte: papel.



Si, ya que refleja los

procedimientos utilizados en las

investigaciones de salud

realizadas en seres humanos..

Conservar los expedientes de

investigación que impliquen

ensayos clínicos de mayor

relevancia para la salud pública

del país a criterio del Jefe de




(Cised).-----------------------------------

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1.1.3.12. Expedientes de sesiones. Original sin

copia. Contenido: Documentos producto de las


órgano colegiado. Contiene convocatoria, lista

de asistencia, orden del día, correspondencia

vista en la sesión, ejecuciones y seguimiento

Si, ya que refleja la toma de

decisiones relacionadas con el

ámbito de la investigación de la

salud.--------------------------------------

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de acuerdos, documentos vistos en la sesión.

Fechas extremas: 2015. Cantidad: 0.12 ml.



Central.----------------------------------------------------

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1.1.3.14. Informes de gestión. Original.

Contenido: Detalle sobre los proyectos de

investigación aprobados, rechazados,

suspendidos, cancelados y finalizados, las

enmiendas a investigaciones activas, las

inspecciones realizadas y la lista de

investigaciones activas que se presenta

trimestral y anualmente ante el Consejo

Nacional de Investigaciones en Salud (CONIS)

ante la Dirección General. Fechas extremas:




Si, ya que reflejan la inversión del

Estado en la investigación

científica de la salud pública.

Conservar los informes anuales.---

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Las series documentales presentadas ante la Comisión Nacional de Selección y

Eliminación de Documentos, mediante oficio CISED-Of-04-2015, para el Fondo:

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud,

Subfondos: Consejo Técnico; Dirección General; Dirección Administrativa; Unidad

Financiera Contable; Unidad de Proveeduría Institucional; Unidad de Recursos

Humanos; Dirección Técnica; Unidades Centros Nacionales de Referencia; Unidad

de Servicios Técnicos de Laboratorio; Comité Ético Científico; y que esta comisión

no declaró con valor científico cultural pueden ser eliminadas al finalizar su

vigencia administrativa y legal, de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y

136 del Reglamento a la Ley No 7202.----------------------------------------------------------

Con respecto a los tipos documentales que el Cised asignó una vigencia

“permanente” en una oficina o en el Archivo Central, se debe tomar en cuenta lo

indicado en el inciso 1 de la Resolución Nº CNSED-1-200913, que establece: “Si

estos documentos carecen de valor científico-cultural, es la oficina o la entidad

productora, la responsable de custodiar permanentemente estos documentos. 2.

Si los documentos en mención son declarados como de valor científico cultural,

serán trasladados al Archivo Nacional para su custodia permanente, cuando se

cumpla el plazo que señala la Ley 7202.”-------------------------------------------------------

En cuanto a los documentos en soporte electrónico, es importante aclarar que, de

conformidad con el artículo 16 de la Ley General de Control Interno Nº 8292, la

institución debe documentar los sistemas, programas, operaciones del computador

y otros procedimientos pertinentes a los sistemas de información, ya que esto le

permitirá disponer de documentación completa, adecuada y actualizada para

todos los sistemas que se desarrollan. Además, se les recuerda que se deben

conservar los metadatos que permitan el acceso a la información en un futuro, de

acuerdo con los lineamientos de la “Directriz con regulaciones técnicas sobre

administración de documentos producidos por medios automáticos”, emitida por la

Junta Administrativa del Archivo Nacional y publicada en La Gaceta Nº 61 de 28

de marzo de 2008, y las “Normas Técnicas para la Gestión y el Control de

Tecnologías de Información, (N-2-2007-CO-DFOE)”, publicada en La Gaceta Nº

119 de 21 de junio de 2007; y que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y

Documentos Electrónicos No. 8454 publicada en La Gaceta No. 174 del 13 de

octubre del 2005, la “Política de Certificados para la Jerarquía Nacional de

Certificadores Registrados” y la “Política de Formatos Oficiales de los Documentos

Electrónicos Firmados Digitalmente” publicadas en el Alcance 92 a La Gaceta No.

95 del 20 de mayo del 2013 se encuentran vigentes.----------------------------------------

13 Publicada en La Gaceta Nº 101 de 27 de mayo de 2009.------------------------------------------------------

Finalmente se recuerda que están vigentes las resoluciones CNSED-01-2014 y

CNSED-02-2014 publicadas en la Gaceta No. 5 del 08 de enero del 2015

relacionadas con la declaratoria general de valor científico cultural de series

documentales producidas en todos los órganos superiores o colegiados, Áreas de

Planificación Institucional, Auditorías Internas, Asesorías Legales o Jurídicas,

Recursos Humanos, Áreas Financiero Contable (incluyendo áreas presupuestales)

y Proveedurías Institucionales de todas las instituciones que conforman el Sistema

Nacional de Archivos.--------------------------------------------------------------------------------

Así mismo, se le consulta al señor Cedeño Molina si tiene algún comentario,

consulta o duda adicional sobre la lectura del informe a lo que responde que no.---

Enviar copia de este acuerdo a las señoras Andrea Segura Chavarría, Jefe del

Consejo Técnico; Lissette Navas Alvarado, Directora General; Gretel Pereira

Rivera, Jefe Unidad Financiero Contable; Gabriela Chavarría Richmond, Jefe de

Unidad de Proveeduría Institucional; Ana Morice Trejos, Jefe Dirección Técnica y

de Centros Nacional de Referencias; Germana Sánchez Hernández, Jefe Comité

Ético Científico; a los señores German Picado García, Director Administrativo;

Carlos Olivas Rojas, Jefe Unidad de Recursos Humanos; Jorge Sequeira Soto,

Jefe de la Unidad de Servicios Técnicos de Laboratorio; y al expediente de

valoración del Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y

Salud (Inciensa) que custodia esta Comisión Nacional.-------------------------------------

ARTÍCULO 5. Análisis de la solicitud de valoración parcial presentada por el


Ministerio de Obras Públicas y Transportes (Mopt), mediante oficio CISED-2015-

022 del 07 de setiembre del 2015. Convocada: la señora Emilia Vargas Solís,

Encargada del Archivo Central Central del Ministerio de Obas Públicas y

Transportes. Hora: 10:45 a.m. Se deja constancia que durante la sesión los

documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión para su

consulta. Al ser las 10:45 horas ingresa la señora Vargas Solís y la señora Ivannia

Valverde Guevara, procede con la lectura de la valoración presentada por el Cised

del Mopt. La señora Vargas Solís agradece a este órgano colegiado la prontitud

con que se atendió la solicitud de valoración presentada por el Cised del Mopt.-----

ACUERDO 5. Comunicar a la señor Orlando Cervantes Benavides, Presidente del


Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que esta Comisión Nacional conoció

la solicitud de valoración parcial presentada mediante oficio CISED-2015-022 del

07 de setiembre del 2015, para el Fondo: Ministerio de Obras Públicas y

Transportes Subfondo: Departamento de Control de Combustibles; y le informa

que NINGUNA de las series documentales sometidas a valoración fue declarada

con valor científico cultural. En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas

cuando finalice la vigencia administrativa y legal establecida por el Cised del

Ministerio de Obras Públicas y Transportes de acuerdo con los artículos No. 120,

132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No 7202. Enviar copia de este acuerdo al

señor Harland Alfaro Murillo, Jefe del Departamento de Control de Combustibles y

al expediente de valoración documental del Ministerio Obras Públicas y

Transportes que esta Comisión Nacional custodia.-------------------------------------------


Comité Institucional de selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de Flores, mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de

setiembre del 2015 .Convocada: la señora Xiomara Alvarado Forero, Encargada

del Archivo Central de la Municipalidad de Flores. Hora: 11:00 a.m. Se deja

constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de los

miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:15 horas ingresa la

señora Alvarado Forero y la señora Mellany Ótarola Sáenz, procede con la lectura

de la solicitud de valoración parcial presentada por el Cised de la Municipalidad de

Flores.-----------------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 6. Comunicar a la señora Xiomara Alvarado Forero, Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la

Municipalidad de Flores, que esta Comisión Nacional conoció la solicitud de

valoración parcial presentada mediante oficio MF-CISED-CE-003-2015 del 10 de

setiembre del 2015, para el Fondo: Municipalidad de Flores, Subfondo:

Departamento de Contabilidad; y le informa que NINGUNA de las series

documentales sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural.

En consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised de la Municipalidad de Flores de

acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No

7202. Enviar copia de este acuerdo al señor Wilbert Apú Sánchez, Jefe del

Departamento de Contabilidad y al expediente de valoración documental de la

Municipalidad de Flores que esta Comisión Nacional custodia.---------------------------


Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de

Correos de Costa Rica, mediante oficio CISED-10-2015 del 28 de setiembre del

2015.Convocada: la señora Cinthya Garro Herrera, Encargada del Archivo Central

de Correos de Costa Rica. Hora: 11:00 a.m. Se deja constancia que durante la

sesión los documentos estuvieron a disposición de los miembros de la Comisión

para su consulta. Al ser las 10:55 horas ingresa la señora Garro Herrera y la

señora Mellany Ótarola Sáenz, procede con la lectura de la solicitud de valoración

parcial presentada por el Cised de Correos de Costa Rica.--------------------------------

ACUERDO 7. Comunicar a la señora Cinthya Garro Herrera , Secretaria del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de

Correos de Costa Rica y Encargada del Archivo Central de esa institución, que

esta Comisión Nacional conoció la solicitud de valoración parcial presentada

mediante oficio CISED-10-2015 del 28 de setiembre del 2015, para el Fondo:

Correos de Costa Rica, Subfondos: Dirección de transportes; Archivo Telegráfico;

y Salud Ocupacional; y le informa que NINGUNA de las series documentales

sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En

consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised de Correos de Costa Rica de

acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la Ley No

7202. Enviar copia de este acuerdo al señor Jorge Solano, Jefe de la Dirección

de Transportes; a las señoras Cinthya Garro Herrera, Jefe Archivo Telegráfico;

Kattia Bryan Cerdas, Jefe de Salud Ocupacional y al expediente de valoración

documental de Correos de Costa Rica que esta Comisión Nacional custodia.--------


Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) de la Caja

Costarricense del Seguro Social, mediante oficio CISED-15-2015 del 29 de

setiembre del 2015.Convocado: el señor Mario Vargas Rodríguez, Encargado del

Archivo Central de la Caja Costarricense del Seguro Social. Hora: 11:15 a.m. Se

deja constancia que durante la sesión los documentos estuvieron a disposición de

los miembros de la Comisión para su consulta. Al ser las 11:00 horas ingresa el

señor Mario Vargas Rodriguez, acompañado del señor Gerardo Salazar González,

Presidente del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de

la Costarricense del Seguro Social y la señora Mellany Ótarola Sáenz, procede

con la lectura de la solicitud de valoración parcial presentada por el Cised de la

Caja Costarricense de Seguro Social.-----------------------------------------------------------

ACUERDO 8. Comunicar al señor Gerardo Salazar González, Presidente del

Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos de la Caja

Costarricense del Seguro Social , que esta Comisión Nacional conoció la solicitud

de valoración parcial presentada mediante oficio CISED-15-2015 del 29 de

setiembre del 2015 , para el Fondo: Caja Costarricense del Seguro Social,

Subfondos: Comisión de Regulación en Patología; Dirección de Planificación

Institucional; Subárea Registro Institucional de Proveedores; Subárea de

Aseguramiento de la Calidad y Control Estadístico; y Servicio de Radiología (Área

de Salud de Coronado) y le informa que NINGUNA de las series documentales

sometidas a valoración fue declarada con valor científico cultural. En

consecuencia, estas series pueden ser eliminadas cuando finalice la vigencia

administrativa y legal establecida por el Cised de la Caja Costarricense del Seguro

Social de acuerdo con los artículos No. 120, 132, 135 y 136 del Reglamento a la

Ley No 7202. Enviar copia de este acuerdo a los señores Walter Palma Platero,

Miembro de la Comisión de Regulación en Patología, Hospital Calderón Guardia;

Rafael Portuguez Barboza, Miembro de la Comisión de Regulación en Patología,

Hospital Max Peralta; Roger Ballestero Harley, Jefe Dirección de Planificación

Institucional; a las señoras Lidia Ugalde Ramírez, Miembro de la Comisión de

Regulación en Patología, Hospital México; Cindy Madrigal Jiménez, Jefe Subárea

Registro Institucional de Proveedores; Leslie Vargas Vásquez, Jefe Subárea de

Aseguramiento de la Calidad y Control Estadístico; Hilda Oreamuno Ramos, Jefe

Servicios de Radiología, Área de Salud de Coronado; y al expediente de

valoración documental de la Caja Costarricense del Seguro Social que esta

Comisión Nacional custodia.------------------------------------------------------------------------

CAPITULO IV CORRESPONDENCIA.----------------------------------------------------------

ARTÍCULO 9. Oficio DAH-895-2015 del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22

de setiembre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del

Departamento de Archivo Histórico, mediante el cual solicita emitir la declaratoria

de valor científico cultural para los documentos que pertenecieron al señor Alberto

Cañas Escalante, los cuales sus hijos pretenden donar al Archivo Nacional.----------

ACUERDO 9. Trasladar para una próxima sesión el análisis oficio DAH-895-2015

del 21 de setiembre del 2015 recibido el 22 de setiembre del 2015; suscrito por el

señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento de Archivo Histórico,

mediante el cual solicita emitir la declaratoria de valor científico cultural para los

documentos que pertenecieron al señor Alberto Cañas Escalante, los cuales sus

hijos pretenden donar al Archivo Nacional.------------------------------------------------------

ARTÍCULO 10. Correo electrónico del 24 de setiembre del 2015; suscrito por la

señora Silvia Marín Fajardo, Encargada del Archivo Central del Consejo Nacional

de Producción, mediante el cual realiza la siguiente consulta: “el 15 de marzo de

2012 y 03 de abril del 2013 se realizó una transferencia al Archivo Nacional de un

total 77 libros de actas del Consejo Nacional de Producción, por lo que el 29 de

julio del presente año solicite al Departamento del Archivo Histórico un listado ya

que actualmente en el Archivo Central se resguardan copias de esta serie

documental. Al confrontar la lista con el físico se pudo con constatar que

efectivamente son copias, por lo que les agradezco me indiquen si se puedo

proceder a eliminar.”-----------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 10. Comunicar a la señora Silvia Marín Fajardo, Encargada del

Archivo Central del Consejo Nacional de Producción, que esta Comisión Nacional

conoció el correo electrónico del 24 de setiembre del 2015, y le informa que para

eliminar las copias de Actas del Consejo Nacional de Producción, debe presentar

ante este órgano colegiado una solicitud de valoración documental debidamente

aprobada por el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos

del Consejo Nacional de Producción, de acuerdo con lo estipulado en la Ley del

Sistema Nacional de Archivos No. 7202, su reglamento y el procedimiento vigente

que encuentra en la dirección electrónica

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&i

d=75&Itemid=93. Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración

documental del Consejo Nacional de Producción que custodia esta Comisión

Nacional.------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 11. Correo electrónico del 25 de setiembre del 2015; suscrito por la

señora Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante el

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&id=75&Itemid=93

http://www.archivonacional.go.cr/index.php?option=com_content&view=category&id=75&Itemid=93

cual remite para conocimiento el oficio N° 10178-15 del 21 de setiembre del 2015,

suscrito por la señora Silvia Navarro Romanini, Secretaria General de la Corte

Suprema de Justicia, relacionado con la solicitud de trasferencia de expediente de

“Conservación permanente del Poder Judicial”.SE TOMA NOTA.------------------------

ARTÍCULO 12. Oficio DM-570-15 del 22 de setiembre del 2015 recibido el 28 de

setiembre del 2015; suscrito por la señor Welmer Ramos González, Ministro de

Economía, Industria y Comercio, mediante el cual informa la conformación actual

del Cised de ese Ministerio.------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 11. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Jefe del

Departamento Servicios Archivístico Externos, copia del oficio DM-570-15 del 22

de setiembre del 2015 recibido el 28 de setiembre del 2015; suscrito por la señor

Welmer Ramos González, Ministro de Economía, Industria y Comercio para que

registre la conformación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos de ese Ministerio en el registro correspondiente.----------------------------

ARTÍCULO 13. Correo electrónico del 03 de octubre del 2015; suscrito por la

señora Ana Marcela Ávalos Mora, Profesional de la Unidad de Planificación,

mediante el cual solicita completar la información correspondiente al informe de

seguimiento de las acciones de Mejora del Sistema de Control Interno de los años

2006 al 2010.--------------------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 12. Trasladar a la señora Ivannia Valverde Guevara, Secretaria

Ejecutiva de esta Comisión Nacional, copia del correo electrónico del 03 de

octubre del 2015; suscrito por la señora Ana Marcela Ávalos Mora, Profesional de

la Unidad de Planificación, con la finalidad de que complete el formulario

correspondiente al informe de seguimiento de las acciones de Mejora del Sistema

de Control Interno de los años 2006 al 2010. ACUERDO FIRME.------------------------

ARTÍCULO 14. Copia del correo electrónico del 03 de octubre del 2015; suscrito

por la señora Kemly Jiménez, funcionaria de la Municipalidad de Pérez Zeledón,

mediante el cual informa que se eliminaron los documentos del Plesbicito.------------

ACUERDO 13. Comunicar a la señora Kemly Jiménez, funcionaria de la

Municipalidad de Pérez Zeledón, que esta Comisión Nacional conoció el correo

electrónico del 03 de octubre del 2015, y le recuerda que en la sesión No. 23-2013

celebrada por este órgano colegiado el día 31 de julio del 2013, se suspendió el

análisis de la solicitud de valoración documental de los documentos producidos

por Comisión Organizadora del Plebiscito de revocatoria del mandato del Alcalde

Municipal , dada la medida cautelar emitida por el Segundo Circuito Judicial de

San José, Goicoechea a las diez horas veinte minutos del diez de mayo del dos

mil trece. Por tanto, los documentos relacionados con el Plesbicito no cuentan con

autorización para ser eliminados. Enviar copia de esta acuerdo al expediente de

valoración de la Municipalidad de Pérez Zeledón que custodia esta Comisión

Nacional.--------------------------------------------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 15. Oficio DAH-927-2015 del 01 de octubre del 2015 recibido el 08 de

octubre del 2015; suscrito por el señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del

Departamento Archivo Histórico, mediante el cual solicita la declaratoria de valor

científico cultural de los siguientes documentos ofrecidos vía donación por el señor

Hugo Marín Brenes: 1-Real Cédula de concesión de Armas para la Ciudad de

Cartago, 2- Real Cédula de concesión de Armas para el Capitán Diego Caro de

Mesa, 3- Decreto de las Cortes de Cádiz , Otorgándole el título a Cartago de Muy

Noble y Leal Ciudad, y el título de ciudad a San José, y el de villa a Alajuela ,

Heredia y San José.-----------------------------------------------------------------------------------

ACUERDO 14. Comunicar al señor Javier Gómez Jiménez, Jefe del Departamento

Archivo Histórico, que esta Comisión Nacional conoció el oficio DAH-927-2015 del

01 de octubre del 2015 recibido el 08 de octubre del 2015, y DECLARA con valor

científico cultural los siguientes documentos ofrecidos vía donación Hugo Marín

Brenes: 1-Real Cédula de concesión de Armas para la Ciudad de Cartago:

Fecha: 14 de agosto de 1565.Soporte digital. Descripción: Cédula de concesión

del escudo de Cartago, con las formulas Ceremoniales acostumbradas en este

tipo de documentos.2- Real Cédula de concesión de Armas para el Capitán

Diego Caro de Mesa: Fecha: 7 de agosto de 1565.Soporte Digital: Descripción:

Blasón completo del escudo de armas de Diego Caro de Mesa con las formulas

ceremoniales acostumbradas en ese tipo de documentos.3-Decreto de las Cortes

de Cádiz , Otorgándole el título a Cartago de Muy Noble y Leal Ciudad, y el

título de ciudad a San José, y el de villa a Alajuela , Heredia y San José.

Fecha: 16 de octubre del 1813. Soporte: Digital. Descripción: Es copia digital del

documentos manuscrito del libro de actas de las Cortes hecho en la fecha

indicada, Enviar copia de este acuerdo a la señora Virginia Arias Chacón,

Directora General del Archivo Nacional.---------------------------------------------------------

ARTÍCULO 16. Oficio JA-923-2015 del 13 de octubre del 2015 recibido el 13 de

octubre del 2015; suscrito por la señora Virginia Chacón Arias, Directora Ejecutiva

de la Junta Administrativa del Archivo Nacional, por medio del cual remite copia

del oficio EH-588-2015 de 02 de octubre del 2015 relacionado con el

nombramiento de la señora Natalia Cantillano Mora como presidente de la

Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos. SE TOMA NOTA

ARTÍCULO 17. Oficio CISED-0015-2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14

de octubre del 2015; suscrito por el señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del


Ministerio de Seguridad Pública, mediante el cual informa que se dio un cambio en

la vigencia administrativa legal de la serie documental Tarjetas de control de

Préstamos de Expedientes, que en su momento fueron declarados con valor

permanente por ese comité institucional.--------------------------------------------------------

ACUERDO 15. Comunicar al señor Jorge Juárez Aparicio, Presidente del Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos (Cised) del Ministerio de

Seguridad Pública, que esta Comisión Nacional conoció el oficio CISED-0015-

2015 del 14 de octubre del 2015 recibido el 14 de octubre del 2015 y le agradece

la información consignada en ese oficio.---------------------------------------------------------

ARTÍCULO 18. Correo electrónico del 14 de octubre del 2015; suscrito por la

señora Olga María Rodríguez Blanco, Jefe del Departamento de Gestión de

Información y Archivo del Ministerio de Economía, Industria y Comercio, mediante

el cual realiza la siguiente consulta: “Estimados señores, queremos hacerles llegar

nuestra consulta de la Resolución CNSED-01-2014, con respecto al punto D,

Convenios nacionales e internacionales. La consulta, se refiere a si la serie

documental de los convenios nacionales e internacionales emitidos antes de esta

Resolución deben estar en la Asesoría Jurídica, o si solo se aplica para los

convenios firmados después de esta resolución.”---------------------------------------------

ACUERDO 16. Comunicar a la señora Olga María Rodríguez Blanco, Jefe del

Departamento de Gestión de Información y Archivo del Ministerio de Economía,

Industria y Comercio, que esta Comisión Nacional conoció el correo electrónico del

14 de octubre del 2015, y le informa que los convenios nacionales e

internacionales producidos por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio

emitidos antes de la Resolución CNSED-01-2014 pueden ser custodiados por la

Asesoría Jurídica de ese ministerio. Se recuerda que ese tipo documental no

puede ser eliminado, ya que cuenta con declaratoria de valor científico cultural.

Enviar copia de este acuerdo al expediente de valoración del Ministerio de

Economía, Industria y Comercio que esta Comisión custodia. ----------------------------

CAPITULO VI. ASUNTOS VARIOS.--------------------------------------------------------------

ARTÍCULO 19. El señor Jafeth Campos Ramírez, comenta que la señora Natalia

Cantillano Mora, no puede asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de

Selección y Documentos los días jueves, debido a que ese día imparte lecciones

en la Universidad de Costa Rica en horas de la mañana. La señora Ivannia

Valverde Guevara, agrega que se recibió un correo suscrito por la señora

Cantillano Mora, donde informa la situación anterior, y donde indica que los días

disponibles para reunirse son los martes y miércoles. La señora Valverde Guevara

comenta que la señora Otárola Sáenz, el señor Gómez Jiménez y ella participan

los días martes de la Comisión de Descripción y la Comisión que redacta la Norma

Nacional de Descripción, por lo que consulta al señor Javier Salazar Sáenz si él

puede asistir a las sesiones los días miércoles ya que según el acuerdo No. 30

tomado en la sesión No. 01-2015 se definieron los días jueves para sesionar

debido a su participación en la Comisión de Talleres de Memoria Intangible. El

señor Salazar Sáenz comenta que si bien es cierto que los días miércoles debe

asistir a otra reunión, no es algo programado para todos los miércoles, por tanto,

él podría asistir a las sesiones de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación

de Documentos en caso de que se realicen esos días.--------------------------------------

ACUERDO 17. Los miembros de esta comisión acuerdan seguir sesionando los

días miércoles a partir de las 8:30 horas y hasta las 16 horas en caso de ser

necesario. ACUERDO FIRME.--------------------------------------------------------------------

A las 11:40 horas se levanta la sesión.-----------------------------------------------------------

Jafeth Campos Ramírez

Vicepresidente

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acta no. 24-2015. correspondiente a la sesión … · acta no. 24-2015. correspondiente a la...

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