acceso a informacion en la muncipalidad
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Una propuesta pa ra su imp lementa ción
Generación de información
pública
Procesamiento de información
Entrega y Recepción de información
Validación y/o autorización
Centro de Información Municipal
Concejo Municipal
Secretaría
Tesorería
UACI
Contabilidad
Catastro
Promoción social o Unidad
participación ciudadana
Gerencia General
• Actas • Presupuesto • Proyectos • Licitaciones • Ejecución
presupuestaria • Mora
• Organización • Otros
ESQUEMA BASICO PARA PROCESAR Y PUBLICAR INFORMACION MUNICIPAL
Acceso ciudadano a
información pública
Cuentas corrientes
Otros
Acceso a información en la Municipalidad
Una propuesta para su implementación.
Editado por: Iniciativa Social para la Democracia
Revisión: Ramón Villalta, Director Ejecutivo
Equipo Técnico: Cristina Hernández Edith Ramírez
Texto: Alonso Gómez Aurora Cubías
Diseño y Diagramación: Aurora Cubías
Esta publicación ha sido posible Gracias al apoyo de Actión Solidarité Tiers Monde ASTM de Luxemburgo En el marco del Proyecto “Democracia, Transparencia y Participación Ciudadana en la Asociación de Municipios Los Nonualcos”.
Es una Sistematización de la experiencia desarrollada en los municipios de Tapalhuaca, San Pedro Masahuat, San Luis la Herradura y Cuyultitán, en el departamento de La Paz
1ª Edición Octubre 2007 Se imprimieron 840 ejemplares.
Guía 3 Manuales de Transparencia y Participación Ciudadana Municipal
Contenido
Presentación
I.
Conceptos claves sobre el sistema de acceso a información municipal
II.
El derecho ciudadano a la información municipal
III.
El sistema de acceso a información municipal como parte de la transparencia pública
IV.
Procedimientos internos para la recolección, procesamiento y publicación de información municipal
V.
Los sitios Web municipales como parte del Sistema de acceso a información municipal
Política y Ordenanza de Transparencia Pública y Participación Ciudadana Una guía para su formulación
3
Presentación
n el marco del proyecto DEMOCRACIA, TRANSPARENCIA Y PARTICIPACION
CIUDADANA EN LA ASOCIACION DE MUNICIPIOS LOS NONUALCOS, Iniciativa
Social para la Democracia impulsa procesos de orientación que faciliten la
institucionalización de los diferentes mecanismos y/o espacios e instrumentos de transparencia y
participación ciudadana que se implementen en los municipios.
En tal sentido este documento se propone como un manual de consulta y apoyo para que las
Municipalidades y ciudadanía puedan impulsar el acceso de la información pública a la
población, considerando en ella los elementos básicos que el Código Municipal explica en su
Capítulo III, del Título IX, denominado: “De la transparencia y la participación Ciudadana”.
Este contenido no sería posible si no hubiéramos contado con la confianza que muchos
gobiernos locales han puesto en nuestra colaboración técnica y con la voluntad ciudadana de
participar en este tipo de procesos, pues el documento, como tal, es producto de la experiencia
que desde el año 2001 venimos desarrollando en la formulación de políticas públicas
municipales.
Agradecemos a ASTM de Luxemburgo su apoyo para la publicación de este manual y al
equipo técnico de ISD sus aportes para la sistematización de las experiencias.
E
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
4
¿Qué es un sistema?
Según el diccionario, un sistema “es un
conjunto de cosas que relacionadas entre
si, ordenadamente, contribuyen a
determinado objeto”.
A esta definición debemos agregarle el tema
de su funcionamiento sistemático, es decir
permanente y ordenado. Cada parte que
compone un sistema está en actividad,
produciendo cosas, ordenando cosas,
finalizando cosas.
UN SISTEMA ES UN CONJUNTO DE
PROCEDIMIENTOS Y PERSONAS QUE SE
RELACIONAN ENTRE SI DE FORMA
PERMANENTE Y ORDENADA PARA ALCANZAR
UN OBJETIVO COMUN.
Un ejemplo de sistema es nuestro sistema
nervioso:
Nuestra mano toca una hoja de papel y por
medio de las sensaciones que provoca en
nuestro sistema nervioso llega a nuestro
cerebro su textura. Aunque no lo veamos,
sabemos que es papel.
Esto sucede porque un conjunto de órganos
y pequeñas células en nuestro cuerpo han
I.
Conceptos claves sobre el Sistema
de acceso a Información Municipal
El sistema de acceso a
información municipal sería
entonces el conjunto de
procedimientos y unidades
municipales que se
interrelacionan entre sí para
producir, ordenar, disponer y
publicar información sobre
la municipalidad y el trabajo
que desarrolla, garantizando
que la población se “entere”
de los datos.
Sistema de acceso a información municipal
5
transmitido toda esa información a un solo
lugar.
Otro ejemplo que podemos mencionar es
una empresa: cuenta con varias partes como
mercadeo, producción, ventas, investigación,
embarque, contabilidad y personal en
general. Todos estos componentes trabajan
juntos para crear una ganancia, que
beneficie a la empresa.
En estos sistemas que mencionamos, un
elemento fundamental para su buen
funcionamiento es la información, quiere
decir que un sistema no solo puede trabajar
para producir información, sino que requiere
de manejar información interna para que
cada uno de sus componentes funcione
adecuadamente.
¿Qué es información?
Es un conjunto de datos, que se brindan o
que buscamos para estar “enterado/a” de
algo.
Información es la noticia de un periódico, es
el anuncio en una radio, es el dato que nos
brinda un/a compañero/a de trabajo, un
prospecto de una escuela, un banner de la
alcaldía.
Por supuesto la información es importante
para nosotros/as en la medida que
responde a un interés propio.
¿Que es un sistema de
información?
Es un conjunto de procedimientos y actores
que se interrelacionan entre sí para producir
datos importantes, que sirvan para estar
“enterado/a” de algo.
Ese sistema de información puede ser
interno o externo.
El sistema de información interna sirve para
que todos los componentes de una
organización o institución estén
“conectados”, “enterados” e involucrados en
la función general de su organismo,
haciendo cada quien lo suyo pero sabiendo
la marcha del resto para coordinarse
mutuamente y así alcanzar, además de los
objetivos propios de sus responsabilidades,
el gran objetivo del organismo.
Un caso es que en la alcaldía todos/as
los/as trabajadores conocen sus funciones
gracias a la existencia de los “manuales de
puestos”, pero sería mejor si todos/as
estuvieran al tanto de lo que los/as demás
también deben realizar a fin de observar en
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
6
qué se complementan las acciones de
todos/as para el debido cumplimiento del
funcionamiento de la MUNICIPALIDAD.
Pongamos un ejemplo:
Cuando una persona llega a solicitar
información a la alcaldía, por un proyecto de
su comunidad y la persona a la que pregunta
no está debidamente informada de lo que el
encargado de proyectos está haciendo,
puede dar una respuesta equivocada o no
responder y el resultado es que quien
solicita la información se retira molesto/a
con la MUNICIPALIDAD en general, no solo
con la persona que no tiene la información.
En un ejemplo positivo, si una persona llega
a la municipalidad y pregunta qué debe
hacer para ponerse al día en su cuenta de
tasas municipales y no está la persona de
cuentas corrientes pero la secretaria
municipal sabe del tema, pues le responde y
como resultado esta persona cancela su
deuda. Eso, porque la secretaria municipal
conoce el trabajo de la MUNICIPALIDAD.
Cada uno puede cumplir con su función,
pero cada uno/a debe saber que forma
parte de un sistema, DEL SISTEMA DE LA
MUNICIPALIDAD y dentro de ese sistema, la
información es básica para cumplir a
cabalidad con sus objetivos, funciones y
competencias. Para eso es importante
establecer un SISTEMA DE INFORMACIÓN
INTERNA.
Cuando hablamos de un sistema de acceso
a información, estamos hablando de toda la
información que se produce internamente y
que sirve para darla a conocer al público.
En el caso de una alcaldía, hablamos de
toda la información que se produce sobre los
proyectos, el presupuesto, los planes, etc.
Que están disponibles y que sirven para
darlos a conocer a las comunidades,
instituciones y organizaciones para las que
trabajamos o que nos acompañan en
nuestro trabajo MUNICIPAL.
Entonces, ¿qué es un sistema de acceso a
información municipal?
Sistema de acceso a
Información Municipal
EL SISTEMA DE ACCESO A INFORMACIÓN
MUNICIPAL SERÍA ENTONCES EL CONJUNTO
DE PROCEDIMIENTOS Y UNIDADES
MUNICIPALES QUE SE INTERRELACIONAN
ENTRE SÍ PARA PRODUCIR, ORDENAR,
DISPONER Y PUBLICAR INFORMACIÓN
SOBRE LA MUNICIPALIDAD Y EL TRABAJO
QUE DESARROLLA, GARANTIZANDO QUE LA
POBLACIÓN SE “ENTERE” DE LOS DATOS.
Sistema de acceso a información municipal
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El sistema de acceso a información
municipal implica producción,
procesamiento y publicación de información
sobre el trabajo de la municipalidad y su
manejo presupuestario, tanto de forma
interna como externa. Es decir, produce
información para que todas las unidades
municipales trabajen de forma coordinada
para cumplir con sus metas y objetivos, pero
también genera información al público para
mantener su confianza y promover los
resultados que alcanza con su trabajo o las
dificultades que enfrenta para lograrlos.
En el sistema de acceso a información
municipal intervienen todas las jefaturas
existentes y funciona de manera coordinada
al establecer tiempos, procedimientos y
responsabilidades compartidas.
Hablamos de:
Al interior
• Contar con información clara y oportuna para
el funcionamiento de cada unidad
municipal.
• Conocer internamente los servicios
municipales que se ofrecen y la forma en
que se brindan.
• Conocer la estructura interna de la
municipalidad y sus niveles de decisión.
• Conocer el plan de desarrollo municipal y
cómo cada unidad interviene en su
cumplimiento.
• Conocer todas las leyes emanadas de la
municipalidad y cómo cada unidad
interviene también en su cumplimiento.
Al exterior:
Tener a mano para quien lo solicite, la siguiente
información:
• Plan de desarrollo municipal
• Organización y funcionamiento de la
alcaldía.
• Presupuesto Municipal
• Ordenanzas municipales
• Proyectos ejecutados, en ejecución y
programados
• Gestiones municipales realizadas y en
proceso
• Licitaciones en proceso y adjudicadas.
• Mora ciudadana y empresarial
• Acuerdos municipales
• Organizaciones existentes en el municipio y
su estado legal
• Ejecución financiera del presupuesto
municipal
• Programación de eventos a desarrollar:
cabildos, rendiciones de cuentas,
asambleas, reuniones, inauguraciones de
proyectos, presupuesto participativo, etc.
Esta información debe ser brindada por cada
área municipal responsable a una persona
que atienda al público y que luego del
debido trámite la entregue al ciudadano o
ciudadana que la solicite.
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
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Lo que dice el Código
Municipal
El Código Municipal establece a los
gobiernos locales algunas competencias de
promoción de la participación ciudadana en
el municipio:
Título III
Capítulo I Artículo 4.- “Compete a los municipios:
Numeral 8: La promoción de la participación
ciudadana RESPONSABLE en la solución de los
problemas locales, el fortalecimiento de la
CONCIENCIA CIVICA y DEMOCRATICA de la
población”.
Para que esa participación sea realmente
responsable y se fortalezca la conciencia
cívica de la población es necesario que
cuente con INFORMACION, de esa forma sus
propuestas parten de elementos reales y no
de supuestos.
Es por eso que el mismo Código Municipal
establece dentro de las obligaciones del
concejo municipal las siguientes:
Art. 31.- “Son obligaciones del Concejo:
Numeral 9: Mantener informada a la comunidad
de la marcha de las actividades municipales e
interesarla en la solución de sus problemas”.
II. El derecho
ciudadano a la información municipal
“Son obligaciones del
Concejo:
Mantener informada a la
comunidad de la marcha
de las actividades
municipales e interesarla
en la solución de sus
problemas”.
Artículo 31
Numeral 9
Código Municipal
Sistema de acceso a información municipal
9
Uno de los mecanismos que se determinan
para que la población esté enterada son las
sesiones abiertas de concejo:
Título V
Capítulo I: Del concejo:
Artículo 39.- “Las sesiones del concejo serán
públicas y en ellas podrá tener participación
cualquier miembro de su comprensión, con
voz pero sin voto, previamente autorizado
por el concejo; salvo que el concejo acordare
hacerlas privadas”.
La obligación de dar información y hacer los
datos accesibles a la población se remarca
en el Título IX, Capítulo III, donde se
establece claramente el derecho ciudadano
a la información municipal:
Artículo 125-B: “Todos los ciudadanos domiciliados en el
municipio tienen derecho a:
a) Solicitar información por escrito a los
concejos municipales y a recibir
respuesta DE MANERA CLARA Y
OPORTUNA;
b) Ser informados de las decisiones
gubernamentales que afecten el
desarrollo local;
c) Conocer el funcionamiento del gobierno
municipal y del manejo de su
administración;
d) Ser tomados en cuenta por las
autoridades municipales en la aplicación
de las políticas públicas locales;
e) Recibir informe anual de rendición de
cuentas y ejercer contraloría a través del
comité respectivo, en la ejecución de
obras de infraestructura”.
Por otra parte, el mismo Código establece la
obligación de los Concejos Municipales a
satisfacer el derecho ciudadano de
información y lo describe de la siguiente
forma:
Artículo 125-C:
“La municipalidad tienen la obligación de:
a) Garantizar el ejercicio de los derechos a
que se refiere el artículo 125-B;
b) Informar a los ciudadanos de su
comprensión lo pertinente a la
administración municipal, en forma
clara, oportuna y actualizada;
c) Proporcionar la información requerida
por los ciudadanos cuando sea
procedente de acuerdo a este código”.
Como podemos observar, el acceso a
información municipal no se realiza por
voluntad del concejo municipal, sino porque
la ley así lo establece y, siendo tantos los
espacios que se proponen y tanta la
información que se debe facilitar, es más
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
10
fácil si la municipalidad establece su
SISTEMA DE INFORMACION MUNICIPAL,
desde el cual se mantiene actualizada,
ordenada y DISPONIBLE a cualquier persona
del municipio que la requiera.
¿Cuál es la información a la
cual tiene derecho la
población?
El Código Municipal también lo establece:
Artículo 125-D:
“La información de acceso público a que se
refiere el presente capítulo, será la
contenida en los documentos siguientes: a) Ordenanzas municipales y sus proyectos;
b) Reglamentos;
c) Presupuesto Municipal;
d) Planes municipales;
e) Valúo de bienes a adquirir o vender;
f) Fotografías, grabaciones y filmes de
actos públicos;
g) Actas del concejo municipal;
h) Informes finales de auditoria.
Para los efectos del inciso anterior, la
documentación deberá PERMANECER
ARCHIVADA COMO MINIMO POR UN PERIODO DE
CINCO AÑOS. En el caso de los acuerdos
municipales, tendrán acceso a la información
contenida en ello, aquellos ciudadanos que
directamente resulten afectados por los
mismos”.
Por supuesto, las municipalidades pueden definir
qué otro tipo de información quieren brindar.
¿Cuál es la información NO
PUBLICA?
El Acceso a información puede ser denegado
solo en los siguientes casos: a) información que afecta la intimidad de
las personas y la confidencialidad de
datos y expedientes personales como
domicilios, teléfonos, fichas personales,
fichas médicas.
b) Estados financieros de los
contribuyentes;
c) Documentos cerrados entregados en
virtud de procedimientos de selección de
contratistas, con base a la Ley de
Adquisiciones y Contrataciones de la
Administración Pública (LACAP);
d) Documentos generados por los
abogados de la municipalidad o
preparados a instancia o dirección
expresa de los mismos, que contengan
la estrategia de litigios o teorías legales
preparadas exclusivamente para ser
utilizadas en procesos judiciales o
administrativos, o en anticipación a los
mismos.
e) Toda información que por ley no pueda
ser de dominio público.
Sistema de acceso a información municipal
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La definición de transparencia abarca
muchas más cosas que el acceso a
información, porque en los Artículos del
Código Municipal que hemos venido
estudiando se comprueba que para
catalogar a una municipalidad de
transparente debe reunir al menos los
siguientes requisitos:
• Promover la participación ciudadana.
• Dar acceso a información
• Desarrollar mecanismos de consulta a la
ciudadanía para tomar decisiones
• Rendición de cuentas
La transparencia municipal tiene que ver con
generar relaciones de confianza entre las
autoridades locales y los y las habitantes de
los municipios, partiendo de la obligación
que los primeros tienen de hacer accesible
la información y del derecho de los segundos
a obtenerla, pero también del derecho de
participación de la población en los asuntos
municipales.
El sistema de acceso a información
municipal entonces es solo una parte de la
promoción de la transparencia, porque su
objetivo es mantener información
actualizada y de forma ordenada y accesible
a la población.
III. El sistema de
acceso a información
municipal como parte de la
Transparencia Pública
Artículo 125 A:
“Se entenderá por transparencia en la gestión municipal a las políticas y mecanismos que permiten el acceso público a la información sobre la administración municipal”.
Código Municipal Título IX, Capítulo III
DE LA TRANSPARENCIA.
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
12
¿Cuáles son los
componentes de la
Transparencia Municipal?
Los componentes de la Transparencia
Municipal son:
a) Reglas claras
b) Acceso a información
c) Rendición de Cuentas y
d) Participación Ciudadana.
Veamos brevemente cada una de ellas:
Reg las c l ar as par a to dos / as :
El Código Municipal, siendo la ley que rige a
todos los municipios, debe ser acatado tanto
por todos los gobiernos municipales como
por sus habitantes. Todos y todas debemos
actuar bajo esas reglas.
En el Código Municipal tenemos el Artículo
125-F que establece que cada municipio
debe contar con una ordenanza de
transparencia municipal y participación
ciudadana, según sus características
propias. Cuando el municipio cuenta con
esta ordenanza todos/as deben apegarse a
ella.
Dentro de esta ordenanza podemos
incorporar algunos de estos elementos que
se presentan a continuación y otros que la
municipalidad estime convenientes:
TITULO I
OBJETO Y ALCANCE DE LA ORDENANZA
CAPITULO I
OBJETO Y AMBITO DE APLICACION
Art.1 Finalidad
Art.2 Objetivos de la ordenanza
Art.3 Ámbito de aplicación
Art. 4 Sujetos de participación
CAPITULO II
CONCEPTOS Y DEFINICIONES BASICAS
Art. 5 Conceptos y definiciones básicas
• Participación ciudadana:
• Transparencia en la gestión municipal:
• Mecanismos de participación ciudadana
y transparencia:
• Acceso a información
Art. 6 Principios
TITULO II:
DERECHOS Y DEBERES DE LA POBLACIÓN
CAPITULO UNICO
Art. 7 Derechos de la población
Art. 8 Deberes de la población
Sistema de acceso a información municipal
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TITULO III
MECANISMOS Y ESPACIOS DE
TRANSPARENCIA PÚBLICA Y PARTICIPACION
CIUDADANA
CAPITULO I
DE LA INFORMACION PÚBLICA
Art. 9 La información pública
Art. 10 Excepciones
CAPITULO II
DE LOS MECANISMOS DE TRANSPARENCIA
PÚBLICA
Art. 11 De los mecanismos de
transparencia pública
Art. 12 Buzón de Sugerencias
Art. 13 Periódico mural
Art. 14 Boletines Informativos
Art. 15 Rendición de Cuentas
Art. 16 Acto de rendición de cuentas
Art. 17 Solicitud de acceso a la información
Art. 18 Formalidades y Trámite de la
Solicitud
CAPITULO III
DE LOS MECANISMOS DE PARTICIPACION
CIUDADANA
Art. 19 De los mecanismos de participación
ciudadana
Art. 20 Visitas comunitarias
Art. 21 Sesiones Públicas de Concejo
Art. 22 De su celebración
Art. 23 Cabildos informativos
Art. 24 De la celebración de los cabildos y
publicidad de resultados
Art. 25 Solicitud para la inclusión de temas
en el cabildo
Art. 26 Consultas populares
Art. 27 Convocatoria
Art. 28 Participantes en la consulta popular
Art. 29 Resultados de la votación
Art. 30 Consulta vecinal y sectorial
Art. 31 Desarrollo de la consulta
Art. 32 Plan de inversión participativo
Art. 33 Presupuesto de inversión
participativo
CAPITULO IV
DE LOS ESPACIOS DE TRANSPARENCIA
PÚBLICA Y PARTICIPACION CIUDADANA
Art. 34 Espacios de transparencia pública y
participación ciudadana
Art. 35 Asociaciones Comunales
Art. 36 Directivas Comunales sin
Personalidad Jurídica
Art. 37 Asociaciones de Jóvenes
Art. 38 Asociación de Mujeres
Art. 39 Comité de Desarrollo Local
Art. 40 Unidad Ambiental
Art. 41 Asociación de Agricultores
Art. 42 Comisiones o comités de contraloría
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
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Art. 43 Evaluaciones ciudadanas de la
gestión pública
Art. 44 Comisiones o Juntas de Carácter
Administrativo
Art. 45 Disposición común
TITULO IV
DE LA RESPONSABILIDAD DEL GOBIERNO
LOCAL Y DE LA CORRESPONSABILIAD DE LA
POBLACION DEL MUNICIPIO DE TAPALHUACA
CAPITULO UNICO
Art. 46 De la corresponsabilidad
Art. 47 Responsabilidades de la
Municipalidad:
Art. 48 Corresponsabilidad de la población
del municipio:
TITULO V
DISPOSICIONES FINALES
CAPITULO UNICO
Art. 49 Reglamento de la presente
ordenanza
Art. 50 Vigencia de la presente ordenanza
La actuación de los gobiernos locales y de la
población se regula en esta ordenanza, por
lo tanto, todos/as deberán apegarse a ella
una vez que sea publicada y divulgada por el
concejo municipal.
Ac c es o a la in f orm ac i ón :
Sobre el acceso a información hemos
hablado en este documento, la creación del
Sistema de acceso a información municipal
corresponde con este componente de la
transparencia.
Podemos implementar además algunos de
estos mecanismos:
Instalación de centros de información
municipal
Cartelera informativa
Boletines informativos
Asambleas informativas
Perifoneos
Anuncios en radio
Radios municipales
Programa de las fiestas patronales
Entre otros posibles.
Ren dic ión de C u en t as :
La rendición de cuentas es uno de los
componentes principales de la
transparencia, significa DAR
EXPLICACIONES, JUSTIFICAR, SOMETER A LA
EVALUACION PUBLICA, AL EXAMEN Y
REVISION CIUDADANA LAS DECISIONES Y
LAS ACTUACIONES DE LOS/AS
Sistema de acceso a información municipal
15
SERVIDORES/AS PUBLICOS/AS EN EL
EJERCICIO DE SU GESTION PUBLICA.
Esta rendición de cuentas puede
desarrollarse a través de audiencias
públicas o a través de otros mecanismos
que posibiliten no solo el acceso a
información sino también la consulta
ciudadana directa al concejo municipal
sobre diversos temas que le sean de interés
particular.
La rendición de cuentas necesita de
información actualizada, necesita entonces
del sistema de acceso a información
municipal.
Part ic i pac i ón C iu d ad an a
Como vimos anteriormente, el Código
Municipal establece como obligación de las
autoridades locales promover la
participación ciudadana en la gestión
municipal y sobre asuntos de interés de la
comunidad, es decir, que tomen en cuenta a
la población para la toma de decisiones en
la conducción del municipio.
La participación ciudadana es un proceso
permanente de involucramiento de la
población en el análisis de su realidad,
propuestas de superación de problemas o
de fortalecimiento de acciones positivas al
desarrollo local.
Para que esta participación sea efectiva, la
población debe contar con información, de
esa forma, las propuestas o sugerencias
parten de las condiciones reales existentes
en los municipios.
Como podemos observar, la transparencia
requiere del acceso a información, el acceso
a información necesita que la municipalidad
trabaje internamente para garantizar que los
datos de su trabajo se encuentren
actualizados y en orden, esos datos deben
ser recopilados desde todas la unidades
municipales que la conforman y, para eso,
hay que establecer procedimientos internos
y responsabilidades individuales, es decir,
debe establecer su sistema de acceso a
información municipal.
Vamos a hablar ahora sobre qué
procedimientos y responsabilidades deben
establecerse para implementar un sistema
de acceso a información municipal
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
16
Paso 1: Acuerdo Municipal y
creación de equipo técnico
municipal.
El Concejo Municipal debe oficializar su
decisión de implementar el Sistema de
acceso a información municipal a través de
un Acuerdo.
En este acuerdo se debe establecer además
desde cuándo se inicia el proceso, cuál va a
ser el equipo técnico responsable y quién
será la persona coordinadora del proceso en
general.
Este equipo técnico puede ser coordinado
por un/a concejal o por con un/a gerente
general (si cuentan con él/ella). El resto del
equipo puede estar integrado por jefes y
jefas de las distintas unidades municipales.
Si cuentan con el área de comunicaciones
pues ésta debe ser una de las principales
integrantes.
La función del equipo técnico es garantizar
la implementación del sistema de acceso a
información municipal, estableciendo los
procedimientos, los/as involucrados/as, los
tiempos, la documentación y los formatos de
recolección de la misma.
IV. Procedimientos internos para la
recolección, procesamiento y publicación de
información municipal
Un sistema de acceso a información municipal facilita el ordenamiento y la accesibilidad de la información sobre la gestión pública para que pueda ser utilizada en cualquier espacio informativo, de consulta o de rendición de cuentas con la población.
Sistema de acceso a información municipal
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Paso 2: Capacitación al
Concejo Municipal y
personal de alcaldía
En primer lugar, para desarrollar un trabajo
como este debemos capacitar a los/as
miembros del Concejo Municipal y al
personal de cada jefatura para que
comprendan la importancia del sistema de
información y las implicaciones que significa
para cada uno.
Todos los apartados anteriores deben ser
estudiados y analizados para que se genere
un nivel de sensibilización y compromiso en
todos/as los/as que forman parte de la
municipalidad.
Esta capacitación la pueden distribuir en dos
reuniones de personal, de 3 horas cada una.
La primera reunión será para explicar qué es
un sistema de acceso a información
municipal y por qué debemos implementarlo
y la segunda para discutir y analizar las
responsabilidades de cada uno/a en ese
sistema de información.
Es importante además hablar sobre EL
TRABAJO EN EQUIPO:
El trabajo en equipo se entiende como: “un
número de personas, con capacidades
complementarias, comprometidas con un
objetivo común y con responsabilidades
compartidas”. En el trabajo en equipo todos
y todas dependen de todos y todas,
mantienen una responsabilidad compartida
pero se mantiene también la
responsabilidad individual.
En este sentido, el brindar la información
pública a la población, requiere del concurso
de todas las personas responsables de un
área o departamento dentro de la
municipalidad, facilitando su información y
cumpliendo las metas propuestas en cuanto
a tiempo, para que la información sea
oportuna y en cuanto a calidad, para que
sea la exigida por la ley y de forma
comprensible a los más amplios sectores.
Respondiendo a lo establecido en el marco
jurídico, es importante que cada persona
que labora en las municipalidades,
reconozca su labor dentro del equipo de
trabajo, para garantizar que la información
se convierta efectivamente en PUBLICA.
Generalmente no se acostumbra
sistematizar la información sobre lo que se
hace o sobre sus resultados y es básico
incluir un proceso de producción de
información no solo para efectos del acceso
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
18
ciudadano, sino para el control interno de
avances que se van teniendo en cuanto al
cumplimiento de los propósitos y objetivos
de cada municipalidad.
Se debe reconocer en primera instancia que
el Código Municipal establece a todas las
municipalidades la obligación de brindar
acceso a la ciudadanía a toda la información
que maneja y, ciertamente, es el personal
que trabaja dentro de ellas quien la produce
y maneja. Por eso es necesario que todos/as
colaboren con este cumplimiento de la ley y
que se muestre su capacidad de
transparentar todo el hacer municipal.
Paso 3: Elaboración de un
plan de trabajo para
implementar el sistema de
acceso a información
municipal
Una tercera reunión de trabajo puede
utilizarse para elaborar la planificación de
las actividades grandes a desarrollar para
iniciar la implementación del sistema de
información.
Estas actividades inician con un diagnóstico
sobre la situación de la información dentro
de cada unidad municipal. Se debe verificar
el tipo de información que se produce, cómo
se produce, quiénes la producen, en dónde
la tienen y cómo la tienen (digital o física). Se
analiza además cuál es de esta información
es pertinente para el trabajo interno y cuál
es pertinente, según la ley, para distribución
a los/as ciudadanos/as.
Luego del diagnóstico se debe elaborar una
lista de la información que se necesita tener
a mano y por lo tanto procesar dentro del
sistema de acceso a información municipal,
también se define quién o qué unidad
municipal es la responsable de cada dato,
cómo la debe procesar y a quién la debe
entregar.
Un tercer elemento a considerar es dónde se
reunirá toda esta información para que esté
accesible al público: ¿se abrirá un centro de
información municipal?, ¿se delegará a una
persona dentro del mismo personal para que
ejerza esta función o se contratará a
alguien?, ¿cuáles serán los formatos de
solicitud de información que se darán a las
personas cuando lo soliciten? ¿Cuál será el
mecanismo de entrega?
Todas estas actividades las incorporamos en
la siguiente matriz que proponemos para la
planificación.
Actividad Contenido Período Responsables
1. Análisis de la información que tiene la Alcaldía.
• Qué tenemos? • Cómo lo tenemos? (digital o físico) • Hasta qué fecha está actualizado? • ¿Qué cosas dificultan la actualización? • ¿Qué proceso desarrollamos para tener
información de nuestra unidad? • Qué datos sobre esta información son
relevantes para el equipo de la alcaldía • Qué datos son relevantes para la población
(según el código municipal)
1 mes Un concejal, gerente general o secretario municipal puede asumir la coordinación.
Cada jefe de unidad municipal realiza el diagnóstico de su unidad.
2. Establecimiento de la información clave que debemos tener accesible a la población.
• Revisión de lo que dice el Código Municipal • Revisión de otra información que se crea
conveniente publicar • Se hace un cuadro sobre la información que
se debe tener y a qué unidad municipal corresponde
15 días Coordinador/a del proceso.
Jefes/as de unidades municipales
3. Creación de procesos de entrega de la información y formatos
• Procedimiento para la solicitud ciudadana • Procedimiento para presentación de
denuncias o quejas • Procedimiento para presentación de
sugerencias • Formatos para cada procedimiento • Pasos para resolver cada solicitud,
sugerencia, queja o denuncia. • Procedimiento de apelación
1 mes Coordinador/a del proceso
Jefes/as de unidades municipales
4. Establecimiento del centro de información municipal
• Quién será la persona responsable de la recolección y manejo de esta información
• Cuáles serán sus funciones • Cuál será su mobiliario para atender
adecuadamente al público • Quién será su jefe/a inmediato/a superior.
1 mes Coordinador/as del proceso
Concejo Municipal y alcalde/sa
Jefes de unidades municipales 5. Elaboración de calendarios a cumplir
• Qué información se actualiza: una vez al año, una vez al mes, una vez a la semana o a diario?
15 días Coordinador/as del proceso
Concejo Municipal y alcalde/sa
Jefes de unidades municipales 6. Apertura del Centro de Información Municipal o del espacio de acceso a información ciudadana dentro de la municipalidad
• Revisión de que el primer paquete de información esté en manos de la persona responsable de atender al público.
• Diseñar evento de inauguración • Inauguración • Funcionamiento
1 mes Coordinador/as del proceso
Concejo Municipal y alcalde/sa
Jefes de unidades municipales
Paso 4: Análisis de la
información que tiene la
alcaldía
El objetivo es identificar qué información se
tiene, cómo se tiene, quién la produce y si
está actualizada.
Con ello se genera una visión exacta de
hacia dónde y cómo se debe orientar el
proceso de trabajo para la implementación
del sistema de información y beneficia la
incorporación de todas las unidades
municipales.
Podemos tomar como referencia siempre la
información que nos demanda el Código
Municipal:
Unidad Municipal
Información que produce
Secretaria/o Municipal, Gerencia General o Concejo Municipal
• Concejo Municipal y sus comisiones • Dependencias municipales y servicios
que se ofrecen, requisitos para dar esos servicios y costo de cada uno.
• Organigrama de la alcaldía • Ordenanzas vigentes • Plan de desarrollo municipal
(estratégico o anual) • Acuerdos municipales que afectan
directamente a la población a un sector de ella
• Eventos públicos programados o ejecutados: rendiciones de cuentas, cabildos, asambleas comunitarias, visitas del Alcalde/sa a las comunidades
• Agenda del Concejo Municipal • Organismos de cooperación en el
municipio.
Unidad Municipal
Información que produce
UACI y/o encargado de proyectos
• Compras y licitaciones en proceso o ejecutadas
• Banco de ofertantes en el municipio • Proyectos ejecutados, en ejecución y
por ejecutar Contabilidad y/o Tesorería
• Presupuesto municipal • Ejecución financiera del presupuesto
municipal • Ingresos del FODES • Deuda pública • Presupuesto de inversión participativa • Estados financieros • Dictámenes finales de informes de
auditoria • Valúo de bienes municipales
Cuentas corrientes
• Número de contribuyentes que tiene el municipio y dato consolidado del estado de mora. (Puede clasificarse por barrio)
Catastro • Lotificaciones legalizadas • Lotificaciones en proceso • Mapas del municipio • Procesos de inscripción de empresas o
negocios Promoción social o persona delegada para esta responsabilidad
• Programas sociales que se están desarrollando
• Número, estructura, estado legal y datos de contacto sobre organizaciones ciudadanas (ADESCOS, comités, CDL, otros)
• Programas de capacitación implementados o por implementar
• Plan general municipal para la promoción de la participación ciudadana
OTRA QUE SE PUEDE INCORPORAR
• Asociación de municipios a la cual están incorporados
• Otros servicios municipales como: mercado, seguridad ciudadana, cementerio, Registro Familiar
• Otras áreas de trabajo como medio ambiente, gestión de riesgo, etc.
Esta tabla nos ubica de forma general, cada
municipalidad debe analizar si además de
esta información existe otra que se pueda
publicar. A más información….más
transparencia.
Sistema de acceso a información municipal
21
Paso 5: Establecimiento de
la información clave que
debemos tener disponible y
accesible a la población.
Es claro que no toda la información que
acabamos de revisar estará disponible para
la población en forma inmediata. Es
necesario hacer un esfuerzo de análisis
sobre cuál es la que se puede brindar sin
mayores procedimientos y cuál requiere de
un tiempo de preparación.
La información inmediata, es decir, la que
debe y puede tener la persona encargada de
brindar información al público es:
• Alcalde/sa, concejo municipal y
comisiones del concejo.
• Agenda del concejo municipal o del
Alcalde/sa.
• Organigrama de la alcaldía, que incluso
puede estar colgado en la pared para
conocimiento general.
• Calendario de eventos municipales:
rendiciones de cuentas, cabildos,
asambleas comunitarias, etc.
• Trípticos o boletines del plan de
desarrollo del municipio, de informes de
rendición de cuentas, informes de
cabildos, de proyectos ejecutados o en
ejecución.
• Servicios municipales que se brindan,
costo, requisitos para hacer uso de
ellos, encargado/a.
• Algún acuerdo municipal que deba ser
del conocimiento del público:
modificación de tasas municipales,
apertura de un nuevo servicio municipal,
etc.
• Anuncios, avisos o noticias sobre la
municipalidad: Visitas de cooperación,
inauguraciones de proyectos, etc.
• Formatos de solicitudes de información,
cuando se trata de información que
debe ser preparada.
• Formatos para presentación de quejas o
sugerencias para ser colocados en un
buzón.
• Programas de capacitación
implementados o por implementar
• Asociación de municipios a la cual están
incorporados
La información que debe ser preparada, es
decir, la que debe ser procesada por un área
específica de la alcaldía:
• Ordenanzas vigentes completas
• Plan de desarrollo municipal (estratégico
o anual) completo
• Acuerdos municipales que afectan
directamente a la población a un sector
de ella (certificaciones o copias)
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
22
• Organismos de cooperación en el
municipio. (Información detallada)
• Compras y licitaciones en proceso o
ejecutadas
• Banco de ofertantes en el municipio
• Presupuesto municipal
• Ejecución financiera del presupuesto
municipal (por períodos)
• Ingresos del FODES
• Deuda pública
• Presupuesto de inversión participativa
• Estados financieros
• Dictámenes finales de informes de
auditoria
• Valúo de bienes municipales
• Lotificaciones legalizadas
• Lotificaciones en proceso
• Mapas del municipio
• Procesos de inscripción de empresas o
negocios
• Programas sociales que se están
desarrollando (completos)
• Número, estructura, estado legal y datos
de contacto sobre organizaciones
ciudadanas (ADESCOS, comités, CDL,
otros)
• Plan general municipal para la
promoción de la participación ciudadana
• Otras áreas de trabajo como medio
ambiente, gestión de riesgo, etc.
Paso 6: Creación de
procesos de entrega de la
información y formatos
Los procedimientos para entrega de
información son básicamente dos: 1) el
procedimiento para quien solicita
información que está ya disponible en el
centro de información municipal o en la
persona que la municipalidad haya delegado
para atención de dichas solicitudes; 2) el
procedimiento para quien solicita
información que debe ser preparada antes
de ser entregada.
1) Solicitud de información inmediata a
la persona encargada o centro de
información municipal.
Esta puede hacerse de forma verbal,
el o la ciudadana simplemente se
avoca a la persona encargada de
brindar información y la “pide”. Sin
mayor trámite le es entregada pues
ya está aprobada por el concejo
municipal para ese fin.
2) Solicitud de información que debe
ser preparada.
Siempre se hace ante la persona
encargada o ante el centro de
Sistema de acceso a información municipal
23
información municipal, de forma
escrita, en un formato que ya se
tendrá listo para este tipo de
peticiones.
Eso significa que cuando la solicitud
se llena, la persona encargada debe
llevarla al concejo municipal para su
aprobación y luego garantizar que el
área municipal responsable la
trabaje y se la haga llegar para luego
entregarla al solicitante.
Podemos ordenar el procedimiento de
trámite de solicitudes información que debe
ser preparada de la siguiente forma:
a) El o la solicitante se presenta ante la
persona encargada de la información
municipal o ante el centro de
información municipal y llena el
formato de solicitud.
b) La persona encargada le brinda al o
la solicitante una copia de dicha
solicitud y le dice en cuántos días
puede pasar a retirarla.
c) La persona encargada entrega al
concejo municipal o a quien hayan
autorizado para que dé el visto
bueno de entrega de la información
que se ha solicitado y lo notifica a la
unidad municipal responsable.
d) La unidad municipal responsable
prepara la información en el plazo
definido y se la entrega a la persona
encargada de la información
municipal.
e) A la fecha prevista, el o la solicitante
recibe la información, firmando una
hoja de “recibido”, como constancia
para la municipalidad de la
información que entrega.
En la mayoría de municipalidades que está
implementando estos procesos han
establecido como plazo máximo de entrega
de información 15 DIAS después de haber
sido presentada la solicitud, pero eso
depende del tipo de información que se trate
pues alguna es procesada por las unidades
municipales a diario así que se puede poner
un plazo mínimo de 3 días para que la
información sea retirada.
Cada municipalidad debe estimar el tiempo
que necesita para procesar las solicitudes
de información, pero debe tener en mente
que su “imagen institucional” siempre
depende de la agilidad con que resuelve las
peticiones, solicitudes o sugerencias que la
población le hace. De acuerdo a ello la
población opina si la municipalidad es
eficiente o no.
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
24
Ahora bien, también debe establecerse un
procedimiento claro para cuando no se
cumple con el tiempo previsto de entrega de
información solicitada, o cuando se ha
denegado información y el o la solicitante
desean “apelar” a la decisión tomada.
Si la información no es entregada o se
establece que no puede ser entregada, el
Concejo Municipal debe entregarle al o la
solicitante una nota en la cual explique las
razones de tal denegación y permitir la
posibilidad de “apelación” a dicha
respuesta.
Cuando alguien “apela” debe llenar un
formato en el que describa por qué no
acepta la respuesta que se le ha brindado y
que solicita nueva revisión del caso. Para
este trámite puede establecerse un plazo de
3 días para que la persona apele y máximo
de 10 días para recibir nueva respuesta.
Este procedimiento no puede ser de tiempo
indefinido, así que el concejo municipal debe
decidir cuándo se cierra o cuántas
oportunidades tiene un/a ciudadano/a para
apelar.
Ahora hablemos de los formatos. Estos
pueden variar en cada alcaldía, pero hay
datos que no pueden dejarse de lado.
Conozcamos algunos:
FORMATO PARA SOLICITUD DE
INFORMACION QUE DEBE SER PREPARADA
SOLICITUD CIUDADANA DE INFORMACION MUNICIPAL
Sres. Concejo Municipal de ___________
Respetuosamente solicito a ustedes den el trámite correspondiente a mi siguiente solicitud. Nombre de la persona u organización que solicita la información: Información que solicita:
Dirección y número de teléfono para notificaciones: Número de DUI de la persona que realiza el trámite: Firma de la persona que realiza el trámite: Fecha en que se realiza la solicitud: Fecha en la que se le entregará la información Firma de la persona que recibe la solicitud (Sello municipal)
FORMATO PARA PRESENTACION DE QUEJAS
O DENUNCIAS
QUEJA O DENUNCIA CIUDADANA Sres. Concejo Municipal de ___________
Respetuosamente me remito a ustedes para presentar la siguiente: QUEJA o DENUNCIA Nombre de la persona u organización que la realiza: Asunto que expone:
Propuesta para superar dicha deficiencia o medida que propone: Lugar o teléfono donde se le pueda enviar respuesta: Persona que recibe la presente QUEJA O DENUNCIA (Sello Municipal) Fecha de presentación:
Sistema de acceso a información municipal
25
FORMATO PARA PRESENTACION DE
SUGERENCIAS
SUGERENCIA CIUDADANA Sres. Concejo Municipal de ___________
Respetuosamente me remito a ustedes para presentar la siguiente: SUGERENCIA Sugerencia que realiza
Fecha en que la deposita en el buzón municipal:
Es importante que la persona encargada de
brindar la información lleve un registro de
las solicitudes de información recibidas y
resueltas. Esto es útil para que la
municipalidad analice su nivel de eficiencia,
conozca en qué temas la población está más
interesada, tome medidas para promover
otro tipo de información que también es útil
y que la población no considera, y para otros
fines de mejora de sus procedimientos.
Este registro puede llevarse en un formato
como el que se propone (ejemplo):
Control de solicitudes presentadas y resueltas Solicitud
presentada Fecha de solicitud
Área responsabl
e
Fecha que se resolvió
Solicitud de copia plan de desarrollo municipal
02 de Julio 2007
Secretaria municipal
16 de Julio de 2007
Solicitud de copia de plan de inversión participativo
5 de julio de 2007
Contabilidad No se entregó por …….
Expediente de trabajador municipal
10 de Julio de 2007
------------------- No se entregó por no ser información pública
Y así sucesivamente
Todos estos procedimientos y formatos
deben detallarse en un documento escrito y
aprobado a través de un Acuerdo Municipal,
de ambas cosas deben tener copia todas las
unidades municipales.
Los procedimientos de solicitud de
información, de recepción de respuesta, de
los formatos a utilizar y de la información
que pueden solicitar deben darse a conocer
a la población para que se apliquen
adecuadamente.
Paso 7: Establecimiento del
Centro de Información
Municipal
En este documento, ISD propone la creación
de un centro de información municipal, que
puede considerarse como un espacio en el
cual se encuentra la persona encargada de
atender las solicitudes de información al
público y cuenta con el mobiliario, equipo y
papelería necesaria para ejercer su función.
Sin embargo, este espacio debe quedar a
consideración de la municipalidad, de
acuerdo a su capacidad financiera para
crearlo y para sostener a una persona que
se dedique exclusivamente a esto.
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
26
Algunas municipalidades han optado por
realizar todos los procedimientos descritos
en el paso anterior a través de la o el
secretario municipal, sin embargo, esta
persona tiene tantas cosas a su cargo que
puede fallar, sin proponérselo en el debido
cumplimiento de esta función.
Es necesario entonces analizar quién o
desde qué unidad estas peticiones de
solicitud pueden tramitarse sin arriesgar la
eficiencia y eficacia de la municipalidad.
Si se define la instalación de un centro de
información municipal deben considerarse
los siguientes elementos:
a) Espacio adecuado para la persona
que trabajará en él y para recibir a
los/as solicitantes.
b) Muebles para contener en ellos los
documentos que son de acceso
inmediato.
c) Copias de los formatos que se
utilizan para las solicitudes de
información, presentación de
denuncias o quejas y hojas de
sugerencias
d) Nombramiento de la persona
responsable del centro de
información municipal, jefe/a
inmediato/a superior y salario
e) Horarios de atención al público.
Si se delega la responsabilidad a una
persona que ya está en funciones se debe
considerar:
a) Analizar las responsabilidades que
tiene y si puede asignársele la de
entrega de información.
b) Mobiliario del que dispone para la
información de acceso inmediato,
formatos y atención al público.
c) Ubicación en el edificio municipal.
d) Nivel de decisión que tenga y si las
demás unidades municipales
colaborarán con ella (acá es
importante el documento de
procedimientos con el respectivo
acuerdo municipal distribuido en
todas las unidades municipales).
Paso 8: Elaboración de
calendarios a cumplir
Todo este proceso que hemos visto debe
planificarse en un tiempo prudencial, en el
paso 2 vimos una propuesta de tiempo pero
cada municipalidad debe saber cuál es su
capacidad para cumplirlo. Esto no significa
que podemos darle largas, recordemos que
es una obligación y que cuanto antes la
cumplamos es mejor.
Sistema de acceso a información municipal
27
El calendario de trabajo debe ajustarse a los
dos tipos de información que se debe
mantener a mano para el público, desde la
unidad municipal o desde el espacio o
persona asignada para atender al público
directamente. Una información se actualiza
al año, otra para tres años, otra mensual,
quincenal, semanal e incluso, alguna debe
actualizarse a diario.
Les proponemos el siguiente ejemplo: Información que produce Periodo de actualización
• Concejo Municipal y sus comisiones
• Dependencias municipales y servicios que se ofrecen, requisitos para dar esos servicios y costo de cada uno.
• Organigrama de la alcaldía
• Ordenanzas vigentes • Plan de desarrollo
municipal (estratégico o anual)
• Organismos de cooperación en el municipio.
• Cada 3 años a menos que exista modificación
• Acuerdos municipales que afectan directamente a la población a un sector de ella
• Eventos públicos programados o ejecutados: rendiciones de cuentas, cabildos, asambleas comunitarias, visitas del Alcalde/sa a las comunidades
• Agenda del Concejo Municipal
• Cada vez que se emite uno
• A diario, semanalmente o quincenalmente a menos que exista modificación.
Información que produce Período de actualización
• Compras y licitaciones en proceso o ejecutadas
• Banco de ofertantes en el municipio
• Proyectos ejecutados, en ejecución y por ejecutar
• Cada vez que se inicien nuevos procesos o se adjudiquen
• Cada vez que se inauguren, se inicien.
• Los proyectos programados se van modificando conforme se van iniciando, es un solo cuadro para el año
• Presupuesto municipal • Ejecución financiera del
presupuesto municipal • Ingresos del FODES
• Deuda pública
• Presupuesto de inversión participativa
• Estados financieros • Dictámenes finales de
informes de auditoria • Valúo de bienes municipales
• Anualmente • Mensualmente
• Cada vez que ingrese • Cada mes para tener
información actualizada de montos
• • Una vez al año
• Mensualmente • Cada vez que se
reciban • Anualmente a menos
que exista compra, venta o donación de alguno.
• Número de contribuyentes que tiene el municipio y dato consolidado del estado de mora. (Puede clasificarse por barrio)
• Mensualmente
• Lotificaciones legalizadas • Lotificaciones en proceso • Mapas del municipio • Procesos de inscripción de
empresas o negocios
• Anualmente • Cuando inician
trámite • Anualmente • Cuando inicien
trámite • Programas sociales que se
están desarrollando • Número, estructura, estado
legal y datos de contacto sobre organizaciones ciudadanas (ADESCOS, comités, CDL, otros)
• Programas de capacitación implementados o por implementar
• Plan general municipal para la promoción de la participación ciudadana
• Según avances, se propone mensual
• Según se van registrando o actualizando datos
• Según existen y finalizan
• Anualmente
• Asociación de municipios a la cual están incorporados
• Otros servicios municipales como: mercado, seguridad ciudadana, cementerio, Registro Familiar
• Otras áreas de trabajo como medio ambiente, gestión de riesgo, etc.
• Según modificaciones
• Según se aperturen y mensualmente
• Según se aperturen y mensualmente
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
28
Recordemos que, el funcionamiento del
Sistema de acceso a información municipal
no solo posibilita la atención de solicitudes,
sino que facilita la elaboración de otros
informes como los de rendición de cuentas,
cabildos informativos y otros espacios de
información, ya que no se tendrá que hacer
esfuerzos extras de obtención de
información, pues ya se tendrá completa,
actualizada y ordenada desde cada área
municipal.
Paso 9: Apertura del Centro
de Información Municipal o
del espacio de acceso a
información ciudadana
dentro de la municipalidad
Independientemente de que instalemos un
Centro de Información Municipal (CIM) o solo
establezcamos el mecanismo de solicitud de
información ciudadana, es importante
realizar un anuncio público o inauguración
para que se de a conocer a la población su
existencia, sus procedimientos, la
información que pueden solicitar y la
persona encargada de atenderles.
Este es un evento importante para la
municipalidad, ya que abre sus puertas en
cumplimiento de la transparencia municipal.
Se puede invitar a la población en general,
medios de comunicación, instituciones y
organizaciones gubernamentales y no
gubernamentales, iglesias, funcionarios/as
públicos/as departamentales y nacionales,
según el nivel de importancia que demos al
paso que están dando al formalizar el
acceso a la información pública.
Por otra parte, otros municipios pueden
retomar el ejemplo y se contribuye a
fomentar las prácticas y mecanismos de
transparencia a nivel nacional.
Este tipo de eventos ya se conocen en las
municipalidades, así que no nos
detendremos en su organización.
Con esta apertura las municipalidades están
cumpliendo con un requisito legal, están
mostrando su voluntad política de
transparentar su gestión y muestran que su
administración se lleva a cabo de forma
clara, tanto que facilita la información sobre
la misma.
Ahora, a darle cumplimiento al documento
de procedimientos establecido.
Sistema de acceso a información municipal
29
El Internet como
herramienta de acceso a
información municipal
Hoy en día muchas municipalidades
difunden su trabajo a través del Internet, en
Sitios Web municipales que ofrecen
información sobre su concejo municipal, sus
proyectos, su territorio, sitios turísticos, etc.
El Internet se ha convertido ahora en una
ventana grande de conexión con el mundo,
quien tiene un sitio Web está presente en
todas partes y la información que se
encuentra en él es importante para muchas
personas.
Veamos un ejemplo:
Una agencia de cooperación internacional
está interesada en contribuir con algún
municipio de El Salvador, pero el solo hecho
de viajar hasta el país le significa elevados
costos.
Si esta agencia sabe que dicho municipio
cuenta con un sitio Web lo buscará y tratará
de encontrar en él la mayor cantidad de
información posible, sobre todo sobre:
V. Los sitios Web municipales
como parte del Sistema de
acceso a información municipal
El Internet se ha convertido ahora en una ventana grande de conexión con el mundo, quien tiene un sitio Web está presente en todas partes y la información que se encuentra en él es importante para muchas personas
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
30
Los problemas que el municipio enfrenta,
las carencias que tiene;
Lo que está haciendo el gobierno local
por resolverlos;
Los proyectos que está ejecutando o ha
ejecutado;
El presupuesto que maneja;
Lo que invierte y cómo lo invierte;
Qué relación tiene con las comunidades
Qué otra cooperación existe en el
municipio;
Cuál es su plan de desarrollo;
Con quién debe contactarse para iniciar
la cooperación, etc.
Veamos otro ejemplo:
Una ciudadana del municipio sabe que la
municipalidad tiene un sitio Web y lo visita
para buscar si se están ejecutando
programas que contribuyan al desarrollo de
las mujeres y querrá saber:
Qué instancia los financia
Cómo puede incorporarse en ellos
Dónde se ejecutan
A quién debe dirigirse
Qué días le pueden atender y
Qué requisitos debe cumplir para ser
tomada en cuenta
Otro ejemplo:
Una organización de salvadoreños en el
exterior envía a la municipalidad un fondo
para que lo invierta en reparación de una
escuela, al saber que tiene un sitio Web lo
visitará porque deseará saber:
Cómo se utilizó el dinero
Qué fue lo que se reparó en la escuela
Cuándo se reparó
Una foto de la escuela en reparación o ya
reparada
Si se menciona quien donó los fondos
Un último ejemplo:
Una persona se traslada de un municipio a
otro y al saber que la municipalidad de su
nuevo domicilio tiene sitio Web lo visitará
para ver si encuentra información sobre:
Los servicios que brinda la municipalidad
Cuáles son las tasas municipales que se
pagan por esos servicios
Qué necesita para inscribirse como
nuevo dueño de la propiedad que habita
Con quién debe realizar el trámite
A qué horas le pueden atender
A qué número de teléfono puede llamar
Incluso, querrá saber si alguno de estos
trámites los puede hacer en línea.
Estos ejemplos que hemos citado nos
ilustran un poco sobre la información que
Sistema de acceso a información municipal
31
debe contener un sitio Web municipal y nos
muestran también que para muchos casos
esta información no solo facilita la acción de
otros frente al municipio sino que ahorra
tiempo y dinero a quien hace uso de él.
En buena medida esto vuelve a la
municipalidad más eficiente en la prestación
de sus servicios y en su desempeño
orientando el desarrollo municipal.
De acuerdo a los ejemplos, al encontrar la
información que se ha descrito, se ha
garantizado:
En el primero, un cooperante que puede
contribuir a desarrollar proyectos que no
estaban al alcance del presupuesto
municipal.
En el segundo, una persona más que se
beneficia de los programas sociales que
se impulsan.
En el tercero, la confianza y
posiblemente más cooperación por parte
de los/as patriotas salvadoreños/as que
se encuentran fuera de nuestro país.
En el cuarto, un contribuyente más que
llega a la municipalidad a realizar un
trámite y queda plenamente satisfecho
porque no tuvo que llegar más de una
vez a cumplirlo.
Estas y muchas más pueden ser las ventajas
que nos ofrece un sitio Web municipal con la
INFORMACION CLARA, OPORTUNA Y
ADECUADA al funcionamiento de la alcaldía,
al cumplimiento de las responsabilidades
ciudadanas y a la obtención de recursos
para satisfacer más necesidades en el
municipio
El contenido de un sitio
Web municipal que
responde a la transparencia
municipal
Es por esta razón que proponemos a las
municipalidades que en sus sitios Web
incorporen los siguientes elementos de
información (cada municipalidad puede
hacer ajustes, esta es solo una referencia):
GOBIERNO MUNICIPAL
Alcalde Concejo Comisiones del Concejo
Municipal Dependencias y servicios
municipales Organigrama municipal
CIUDAD Historia Economía Cultura Salud Educación Turismo Fiestas patronales
Acceso a Información en la Municipalidad Una propuesta para su implementación
32
TRANSPARENCI A MUNICIPAL
Marco jurídico Actas y acuerdos
municipales Notificaciones
resoluciones Licitaciones Informes de auditoria Rendición de cuentas Proyectos Presupuesto Municipal
PARTICIPACION CIUDADANA
Cabildos Abiertos Consultas ciudadanas Organización social Presupuesto de inversión
participativa Comisiones especiales
PLANIFICACION Plan estratégico de desarrollo municipal
Plan de gobierno Otros planes
COOPERACION Cooperación internacional (Agencias o comités de salvadoreños/as en el exterior propios del municipio, otros)
Cooperación nacional (instituciones de gobierno, organismos no gubernamentales, donaciones)
ASOCIATIVIDAD MUNICIPAL
Ubicar si el municipio pertenece a una microregión o está alianza con otros de forma permanente o temporal y con qué fines.
SITIOS DE INTERES
Es un espacio que facilita la conexión del visitante del sitio Web a otras organizaciones o instituciones que están relacionadas con el quehacer municipal
OTROS La municipalidad puede agregar otros elementos como noticias, agendas, eventos, etc.
Cada uno de estos apartados del sitio Web
se alimenta del sistema de acceso a
información municipal establecido, su
contenido depende de los procedimientos
que en el apartado anterior estudiamos.
Recordemos algunos elementos:
El o la secretario/a municipal proveerán la
información sobre el marco jurídico, las
actas y acuerdos, notificaciones y
resoluciones.
El o la encargada de la UACI proveerá la
información sobre las licitaciones en proceso
o programadas, los proyectos ejecutados, en
ejecución o programados.
El o la responsable de CATASTRO deberá
proveer la información sobre el estado del
registro de propiedades, lotificaciones
legalmente establecidas o las que no han
realizado el debido trámite municipal.
Y así sucesivamente, cumpliendo con los
procedimientos y distribución de
responsabilidades que vimos en el apartado
anterior: procedimientos internos para la
recolección, procesamiento y publicación de
información municipal.
seguirá apoyando a
las municipalidades y
a la ciudadanía para
que juntos puedan
trabajar en función del desarrollo
local a través del impulso de procesos
organizativos y la aplicación de la
transparencia pública.
En ese sentido, deben estar
pendientes de nuevos materiales que
les estaremos haciendo llegar para
que se apoyen en herramientas de
trabajo que otros municipios ya han
puesto en práctica.
Agradecemos a nuestro equipo
técnico institucional el esfuerzo
realizado ya que sin su aporte no
tendríamos nada que ofrecer a
ustedes.
La dirección
Iniciativa Social para la Democracia Urbanización Satélite, Pje. Venus, Casa No. 23
San Salvador. Tel: 2284-9726 Fax: 2274-6182
Sitio Web: www.isd.org.sv
Correos Electrónicos: [email protected]
direcció[email protected]
Este material ha sido elaborado gracias al apoyo de Acción de Solidaridad con el Tercer Mundo ASTM de Luxemburgo.
Generación de información
pública
Procesamiento de información
Entrega y Recepción de información
Validación y/o autorización
Centro de Información Municipal
Concejo Municipal
Secretaría
Tesorería
UACI
Contabilidad
Catastro
Promoción social o Unidad
participación ciudadana
Gerencia General
• Actas • Presupuesto • Proyectos • Licitaciones • Ejecución
presupuestaria • Mora
• Organización • Otros
ESQUEMA BASICO PARA PROCESAR Y PUBLICAR INFORMACION MUNICIPAL
Acceso ciudadano a
inform
ación púb
l ica
Cuentas corrientes
Otros