การจัดทําค่มูมอรปฏบ...

การจดทาคมอการปฏบตงานรจ มอ รปฏบ น(Work Manual)( )

กลมพฒนาระบบบรหาร11 มกราคม 256211 มกราคม 2562

หวขอนาเสนอ

1. ความเปนมา

2. การคดเลอกกระบวนงานในการจดทาคมอ

3. แนวทางการจดทาคการปฏบตงาน

4. แนวทางการเขยน Flowchart

1. ความเปนมาตวชวดการประเมนผลการปฏบตราชการ (DPIS) ประจาป 2562“รอยละความสาเรจของการจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงาน”รอบท 11 หนวยงานมการจดตงคณะทางานจดทา

รอบท 21 จดทารางคมอการปฏบตงาน

รอยละความสาเรจของการจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงาน

1. หนวยงานมการจดตงคณะทางานจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงาน 2 วเคราะหกระบวนงาน

1. จดทารางคมอการปฏบตงาน2. แจงเวยน (ราง) คมอการปฏบตงานใหหนวยงานทเกยวของ2. วเคราะหกระบวนงาน

3. จดลาดบความสาคญของกระบวนงาน ตามขอ 2

ปฏบตงานใหหนวยงานทเกยวของพจารณาและใหความเหน 3 ปรบปรง (ราง) คมอการตามขอ 2

4. คดเลอกกระบวนงาน 1 กระบวนงาน เพอจดทาคมอปฏบตงาน

3. ปรบปรง (ราง) คมอการปฏบตงาน4 เสนอคณะกรรมการพจารณาจดทาคมอปฏบตงาน

5. จดสงรายชอกระบวนงานทจะดาเนนการจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงาน

4. เสนอคณะกรรมการพจารณา (ราง) คมอการปฏบตงาน5 จดทาคมอการปฏบตงานจดทาคมอการปฏบตงานของหนวยงาน 5. จดทาคมอการปฏบตงาน6. เผยแพรคมอการปฏบตงาน

2. การคดเลอกกระบวนงานเกณฑในการคดเลอก ประกอบดวย 3 ปจจย

1. กระบวนงานตามภารกจหลกตามอานาจหนาทในกฎกระทรวงฯ

2. กระบวนงานทกรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวน

3. กระบวนงานมปญหาในการดาเนนงานทผานมา เชน ผปฏบตงาน

ทางานผดพลาดบอยๆ มขอรองเรยนจากผรบบรการ มผรบบรการขอให

มการจดทาคมอการปฏบตงาน เปนตน

การใหคะแนน1. กระบวนงานตามภารกจหลกตามอานาจหนาทในกฎกระทรวงฯ

1 คะแนน หมายถง เปนภารกจสนบสนน2 คะแนน หมายถง ไมใชภารกจหลกของหนวยงาน แตหนวยงานพจารณาดาเนนการเอง2 คะแนน หมายถง ไมใชภารกจหลกของหนวยงาน แตหนวยงานพจารณาดาเนนการเอง3 คะแนน หมายถง ไมใชภารกจหลกของหนวยงาน แตมหนวยงานภายนอกขอใหดาเนนการ4 คะแนน หมายถง ไมใชภารกจหลกของหนวยงาน แตกรมมอบหมายใหดาเนนการ5 คะแนน หมายถง เปนภารกจหลกของหนวยงานตามหนาทในกฎกระทรวงฯ5 คะแนน หมายถง เปนภารกจหลกของหนวยงานตามหนาทในกฎกระทรวงฯ

2. กระบวนงานทกรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวน1 คะแนน หมายถง ไมมความสาคญเรงดวน ดาเนนการไดตามแผนปกต

ใ 2 คะแนน หมายถง กรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวนนอย3 คะแนน หมายถง มกรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวนปานกลาง4 คะแนน หมายถง กรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวนมาก

5 คะแนน หมายถง กรมใหความสาคญ/มความสาคญเรงดวนมากทสด3. กระบวนงานมปญหาในการดาเนนงานทผานมา เชน ผปฏบตงานทางานผดพลาดบอยๆ มขอรองเรยนจากผรบบรการ มผรบบรการขอใหมการจดทาคมอการปฏบตงาน เปนตน

1 คะแนน หมายถง ไมมปญหาในการดาเนนงาน2 คะแนน หมายถง มปญหาในการดาเนนงานนอย3 คะแนน หมายถง มปญหาในการดาเนนงานปานกลางญ4 คะแนน หมายถง มปญหาในการดาเนนงานมาก5 คะแนน หมายถง มปญหาในการดาเนนงานมากทสด จาเปนตองมคมอ

ตารางการใหคะแนนกระบวนงาน เกณฑการใหคะแนน สรปคะแนน

(1) (2) (3) (1) (2) (3)(1) ภารกจหลก

(2)กรมใหความสาคญ/ม

(3)ปญหาในการ

(1)x(2)x(3)

ความสาคญเรงดวน ดาเนนงานทผานมา

ใหเลอกกระบวนงานทมคะแนนสงสด กรณถามกระบวนงานไดคะแนนสงสดเทากน ใหคณะทางานพจารณาเลอกมา 1 กระบวนงาน

3. แนวทางการจดทาคมอการปฏบตงานคมอการปฏบตงาน (Work Manual) คอ

1. แผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตนและจดสนสดของ กระบวนการ 2 ระบถงขนตอนและรายละเอยดตาง ๆ ของกระบวนการ2. ระบถงขนตอนและรายละเอยดตาง ๆ ของกระบวนการ3. มกจดทาขนสาหรบงานทมความซบซอน มหลายขนตอน และ

เกยวของกบหลายคน 4. สามารถปรบปรงเปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน4. สามารถปรบปรงเปลยนแปลงเมอมการเปลยนแปลงการปฏบตงาน 5. เพอใหผปฏบตงานไวใชอางอง ไมใหเกดความผดพลาดในการ

ป ปฏบตงาน

ลกษณะทดของคมอการปฏบตงานลกษณะทดของคมอการปฏบตงาน

1 ใ 1. เนอหากระชบ ชดเจน เขาใจงาย

2 เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม2. เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม

3. เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม

4. มความนาสนใจ นาตดตาม

5. มความเปนปจจบน ไมลาสมย

6. แสดงหนวยงานทจดทา วนบงคบใช

7. มตวอยางประกอบ

ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน1. ศกษารายละเอยดของงานจากเอกสาร เอกสารเดมทใชในปจจบนวาจดทาป ใ ป ไ โ รปแบบใดบาง เปนมาตรฐานเดยวกนหรอไม โดยศกษาจากทกๆ หนวยงาน

ภายในองคการ

2. สงเกตการปฏบตงานจรง โดยเปรยบเทยบกบเอกสารทศกษาวาตรงกน ไ ป ใ หรอไมทงขนตอน ปรมาณการใช วามากกวาหรอนอยกวาทเขยน เพอนามา

พจารณาจดทาใหถกตองตามการปฏบตงานจรง บางขนตอนไมจาเปน กสามารถตดทอนกระบวนการได

3 จดทาขนตอนการทางาน (Work flo ) อยางงาย ทแสดงถงทมาทไป3. จดทาขนตอนการทางาน (Work flow) อยางงาย ทแสดงถงทมาทไป ลาดบขนตอนกอนหลง หรอความสมพนธระหวางกน โดยยกรางขนมากอน

ขนตอนการจดทาคมอการปฏบตงาน (ตอ)4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน โดยการนาขนตอนการทางาน มาขยาย

ใ โ ความใหสมบรณ โดยระบผรบผดชอบ เอกสารอางอง วธการควบคม เทคนคตางๆ เพอใหเปนเอกสารทมประสทธภาพและประโยชนสงสด5. มการทดสอบโดยผปฏบตงานอาน และผทไมไดปฏบตงานอาน เพอดวาเขาใจและสะดวกตอการอานหรอใชงานหรอไม นาสนใจ กระชบ และชดเจนหรอไม6 ตรวจสอบกบนตกร วามประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทาง6. ตรวจสอบกบนตกร วามประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอกฎระเบยบของทางหนวยงานหรอไม

ใ ใ ป ป ใ ป7. ขออนมต จากผมอานาจในการนามาใชเปนแนวทางปฏบตงานใหเปนมาตรฐานเดยวกน8. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร

องคประกอบของคมอการปฏบตงาน1. วตถประสงค 7. แบบฟอรมทใช 2. ขอบเขต 8. เอกสารบนทก3. คาจากดความ 9. แผนผงกระบวนการปฏบตงาน

(Work Flow)(Work Flow)4. หนาทความรบผดชอบ 10. มาตรฐานงานฐ5. ขนตอนการปฏบตงาน 11. ระบบตดตามประเมนผล 6. เอกสารอางอง ภาคผนวก : ตวอยาง, ระเบยบ, คาสง

1. วตถประสงค

ความหมาย• ความหมาย เปนการชแจงใหผอานทราบถงวตถประสงคในการจดทาเอกสารเรองนขนมา

2. ขอบเขต

ความหมาย• ความหมาย เปนการชแจงใหผอานทราบถงขอบเขตของกระบวนการในคมอวา

ใ ใ ใ ใ ใครอบคลมตงแตขนตอนใด ถงขนตอนใด หนวยงานใด กบใคร ทใด และเมอใด

3. คาจากดความ

• ความหมายเปนการชแจงใหผอาน เปนการชแจงใหผอาน

ทราบถงคาศพทเฉพาะ ซงอาจเปนภาษาไทยซงอาจเปนภาษาไทยหรอภาษาองกฤษ หรอ

ใ คายอ ทกลาวถงภายใตระเบยบปฏบตนน ๆ เพอใหเปนทเขาใจตรงกน

4. หนาทความรบผดชอบ

• ความหมายเปนการชแจงให เปนการชแจงให

ผอานทราบวามใครบางทเกยวของกบบางทเกยวของกบระเบยบปฏบตนนๆโ โดยมกจะเรยงจากผมอานาจหรอตาแหนงสงสดลงมา

5. ขนตอนการปฏบตงาน5. ขนตอนการปฏบตงาน • ความหมาย เปนการอธบายขนตอนการทางานอยางละเอยด วาใคร ทาอะไร ทไหน อยางไร เมอใดโดยสามารถจดทาไดในรปแบบตางๆ ไดแก การใชตาราง การใชแผนภม และการใชFlow Chart อธบาย

ป ใ ป fแผนผงกระบวนการปฏบต ในรปแบบ info graphic

6. เอกสารอางอง6. เอกสารอางอง• ความหมาย เปนการชแจงใหผอานทราบถงเอกสารอนใดทตองใช

ประกอบคกน หรออางองถงกน เพอใหการปฏบตงานนนๆ สมบรณ ไดแก ระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญตสมบรณ ไดแก ระเบยบปฏบตเรองอน พระราชบญญต กฎหมาย กฎระเบยบ หรอวธการทางาน เปนตนฎ ฎ

7. แบบฟอรมทใช7. แบบฟอรมทใช

• ความหมายปนการช จงใหผอานทราบถง บบฟอรมตางๆ ทตอง เปนการชแจงใหผอานทราบถงแบบฟอรมตางๆ ทตอง

ใชในการบนทกขอมลผเกยวของในการปฏบตงานของใชในการบนทกขอมลผเกยวของในการปฏบตงานของกระบวนการนนๆ

8. เอกสารบนทก

• ความหมาย เปนการชแจงใหผอาน

ใ ทราบวาบนทกใดบางทตองจดเกบเพอเปนขอมลหรอหลกฐานของการปฏบตงานนนๆ พรอมทงระบถงผรบผดชอบในการจดเกบสถานท ระยะเวลา และวธการจดเกบ

ทกหนวยงานจดทาตารางการจดเกบเอกสารแบบเดยวกน ดงตวอยางกระบวนงานวเคราะหดนทางเคม

9. แผนผงกระบวนการปฏบตงาน Work Flowฏแสดงการไหลของงาน บอกรายละเอยดการปฏบตโดยยอ

ทกหนวยงานจดทาแผนผงการปฏบตงาน (Work Flow) แบบเดยวกน ดงตวอยาง

10. มาตรฐานงานฐมาตรฐานงาน คอ ขอกาหนดในการปฏบตงาน

• มาตรฐานระยะเวลา• มาตรฐานในเชงคณภาพ เชน ความถกตอง ความสมบรณของขอมล

ป ความผดพลาด ความคมคาของงาน เปนตน

11. ระบบตดตามและประเมนผล • เพอใชตดตามผลการปฏบตงานเปรยบเทยบกบมาตรฐานทกาหนด• กาหนดรปแบบ และระยะเวลาในการตดตาม เชน ทก 3 เดอน หรอทก 6 เดอน กาหนดรปแบบ และระยะเวลาในการตดตาม เชน ทก 3 เดอน หรอทก 6 เดอน

ตวอยาง

4. แนวทางการเขยน FlowchartFlowchart คออะไร?

การใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหการใชสญลกษณตางๆ ในการเขยนแผนผงการทางาน เพอใหเหนถงลกษณะ และความสมพนธกอนหลงของแตละขนตอนในกระบวนการทางาน

ประโยชนของ Flowcharto ทาให เขาใจกระบวนการงาน และแยกแยะปญหาในแตละo ทาให เขาใจกระบวนการงาน และแยกแยะปญหาในแตละ

ขนตอนไดงายo แสดงลาดบการทางานo หาขอผดพลาดไดงายo ขอ ล ไ ย

รปแบบของ Flowchart• Basic flowchart • Swim Lane DiagramBas c lo c a t g

มกใชในกรณทการปฏบตเกยวของกบหลายหนวยงาน

สญลกษณพนฐานทใช เรมตน (Start)

สนสด (End/Stop)start

end

กจกรรม, การปฏบตงาน (Process)

เอกสาร/รายงาน (Document)

การตดสนใจ (Decision)

ทศทางการทางาน (Direction Flow) ใชเชอมตอสญลกษณตางๆ เพอแสดงทศทางการทางาน (Direction Flow) ใชเชอมตอสญลกษณตางๆ เพอแสดงการไหลการงานConnection Bar สญลกษณใชแทนจดแยกหรอจดรวม

จดเชอมตอในหนาเดยวกน (Connector)

( ) ใ ไ โ ใ (Curve Connector) ใชกรณเสนทศทางตดกนแตไมเชอมกน โดยใหเขยนครอมตรงทเสนตดกนหมายถง ผรบผดชอบ (Actor)เสนปะแนวนอน ใชสาหรบแบงลาดบขนในการปฏบตเสนปะแนวตง ใชสาหรบแบงชองบทบาทของผรบผดชอบ (Actor)

หลกการเขยน Flowchart

1 ไป1. ทศทางของผงงานจะเรมจากบนลงลาง และจากซายไปขวา และควร เขยนเครองหมายลกศรกากบทศทางไวดวย

2. ภาพสญลกษณ 1 ภาพ แทน คาสง 1 คาสง3. หลกเลยงการขดโยงไปมาในทศทางตดกน ถาจาเปนตองโยงถงกน ควร ใชเครองหมายจดตอเนองแทน4 มคาอธบายในภาพ เขยนเพยงสน ๆ เขาใจงาย4. มคาอธบายในภาพ เขยนเพยงสน ๆ เขาใจงาย5. ผงงานใดงานหนงจะม จดเรมตนและจดจบทเดยว เทานน

ลกษณะการเขยน Flow Chartลกษณะการเขยน Flow Chart

1. โครงสรางการทางานแบบลาดบ (Sequence)

2. ผงงานแบบมเงอนไข/ทางเลอก (Selection)

3. ผงงานแบบมเงอนไขทาซา

1. การเขยนแบบลาดบ (Sequence)

ส

( q )

start startตวอยาง

จะแสดงขนตอนการทางานทเรยงลาดบกน

start

ไปไมมการขามขน หรอยอนกลบไปทาคาสงหรอกระบวนการทไดทาไปแลวทาไปแลว

stopp

2. การเขยนแบบมเงอนไข/ทางเลอก (Selection)

เรมตน

ตวอยาง

หลกการ ไ ใ

เรมตน

1. มเงอนไขสาหรบตดสนใจ2. มลกศรออกได 2 ทางเสมอ คอ จรง/

รอสญญาณไฟ

เทจ หรอ yes/no หรอ true/false3. ทางเลอกตองมาพบกน และทางานใ ไป

ใชไฟแดงหรอไม

ในขนตอนตอไปไมใช

เดนขามถนน

หยด

จบการนาเสนอ

การจัดทําค่มูมอรปฏบ...

Documents