คมอ การปฏบตงานสารบรรณ

และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการ

จดทาโดย

ฝายบรหารงานทวไป สานกงานบรหารหนสาธารณะ

กระทรวงการคลง 1 สงหาคม 2554

คานา

การจดทาคมอการปฏบตงานสารบรรณ และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการ ฝายบรหารงาน

ทวไป สานกงานเลขานการกรม สานกงานบรหารหนสาธารณะ จดทาขนเพอเปนแนวปฏบตในการปฏบตงานสารบรรณ และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการ เพอใหการดาเนนงานของหนวยงานในสงกด สานกงานบรหารหนสาธารณะเปนระบบเดยวกน และอางองได เพอเอออานวยในการปฏบตงานเปนไปดวยความสะดวก รวดเรว ประหยดเวลาและงบประมาณ ทาใหมประสทธภาพในการจดการภาระงาน และการบรหารงานสานกงานบรหารหนสาธารณะมประสทธภาพมากยงขน

ทงน ฝายบรหารงานทวไป สานกงานเลขานการกรม ไดรวบรวมขอมลเพอจดทาคมอการปฏบตงานสารบรรณ และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการขน จากระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2523 และทแกไขเพมเตม และระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการปฏบตงานสารบรรณฯ พ.ศ. 2553 (ภาคผนวก) รวมทงการระดมความรจากประสบการณในการทางาน และจากการทไดรบการฝกอบรม เพอใหคมอเลมนมประโยชนและบรรลวตถประสงคในการดาเนนงาน สาหรบเปนแนวปฏบตในทศทางเดยวกน และพรอมรบฟงความคดเหนอนจะเปนประโยชนตอการดาเนนงานและนามาปรบปรงคมอเลมนใหเหมาะสมยงขนตอไป

ฝายบรหารงานทวไป สานกงานเลขานการกรม หวงเปนอยางยงวาคมอเลมนจะเปนประโยชนตอหนวยงานตางๆ ในสงกดสานกงานบรหารหนสาธารณะ ในการดาเนนภารกจตางๆ ใหบรรลวตถประสงคตอไป

สารบรรณ

หนา

บทท 1 บทนา 1 1. วตถประสงค 1 2. ความสาคญ/บทบาท/ขอบเขตและความรทเกยวของ 1 3. หนาทความรบผดชอบ 2 บทท 2 ขนตอนในการดาเนนการ 4

1. ขนตอนการดาเนนงานในภาพรวม 4 2. ขนตอนการดาเนนงานสารบรรณ 4

- งานรบหนงสอ 4 - งานสงและเสนอหนงสอ 6

บทท 3 ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ 8

1. ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ 8 2. การบนทกเสนอหนงสอราชการ 22

บทท 4 รปแบบการพมพหนงสอราชการ 26

1. แนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ 26 2. วธการจดรปแบบการพมพ 27 3. ขนตอนและวธการพมพหนงสอราชการ 29 4. การจดเขาแฟมเพอนาเสนอ 32

บทท 4 ขอเสนอแนะการรางหนงสอ 33

1. การรางหนงสอราชการเปนเรองยากหรอไม 33 2. ขอเสนอแนะในการรางหนงสอ (ใหเปน) 33 3. หลกในการรางหนงสอราชการ 33 4. องคประกอบของการรางหนงสอ 34 5. องคประกอบของการรางหนงสอ 34

ภาคผนวก 35 ภาคผนวก ก 36 ภาคผนวก ข 49 พจนานกรม 68

บทท 1 บทนา

1. วตถประสงค การจดทาคมอการปฏบตงานสารบรรณ และรปแบบการเขยน-พมพหนงสอราชการน มวตถประสงคเพอใชเปนแนวทางในการปฏบตงาน ของแตละหนวยงานในการจดทาหนงสอหรอเอกสารราชการ คาสง หนงสอตางๆ ใหถกตอง เพอใหเปนไปตามระเบยบงานสารบรรณ ซงเปนการปฏบตงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจาสวนตวพอสมควร เปนหลกสาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทางานทเกยวของกบเอกสาร นนจะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายในและหนงสอราชการภายนอก ซงมหลายรปแบบ ทตองดาเนนการ เชน การโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห ขอความรวมมอ การรางหนงสอเชญประชมและวาระการประชม การนาเสนอ การจดเกบเอกสารใหเปนหมวดหมทงทเปนกระดาษและเปนไฟลในระบบคอมพวเตอร ฯลฯ จงตองมการจดระบบงานเอกสารทด จงจะประสบความสาเรจในการบรหารงานเอกสารและเปนการชวยจาไดอกดวย

2. ความสาคญ/บทบาท/ขอบเขตและความรทเกยวของ 1) ความสาคญของงานสารบรรณ (1) เปนดานหนาของหนวยงาน (2) เปนหนวยสนบสนน (3) เปนหนวยบรการ 2) บทบาทของบคลากรในสวนอานวยการ โดยเฉพาะเจาพนกงานธรการ (1) ตองรระเบยบทเกยวของ (2) ตองมมนษยสมพนธ (3) ตองมนาใจ เกอกล (4) ตองมความรอบคอบ (5) ตองมการพฒนาอยางตอเนอง

3) ขอบเขตของงานสารบรรณ (1) รบ-สงหนงสอ (2) รางหนงสอ (3) พมพหนงสอ (4) ผลตสาเนาเอกสาร (5) จดเกบเอกสาร/แฟมเสนอ (6) การสบคน

(7) บนทกเสนอหนงสอ (8) ตรวจทานหนงสอ (9) การทาลายหนงสอ

- 2 -

4) ควรมความรเกยวกบงานสารบรรณ (1) ความรเรองระเบยบงานสารบรรณของสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม และในปจจบนจาเปนอยางยงทจะตองมความรเกยวกบระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของสวนราชการ (e-Document) (2) ความรเรองรหส อกษรยอประจาหนวยงานตางๆ (3) ความรเรองธรรมชาตของหนงสอราชการ คอ ระบบการนาเสนอหนงสอ (4) ความรเรองโครงสรางหนวยงานภายในสามารถเกษยณหนงสอเสนอใหหนวยงานรบผดชอบไดอยางถกตอง

3. หนาทความรบผดชอบ

1) หนาทหลกโดยรวม งานสารบรรณ เปนงานทตองเกยวของกบบคคลและเอกสาร มหนาทหลกเกยวกบการรบ-สงหนงสอราชการ ทงภายใน และภายนอก จงตองอาศยความอดทน ความขยน และความจาสวนตวพอสมควร เปนหลกสาคญในการปฏบตหนาท เพราะการทางานทเกยวของกบเอกสารนน จะเกยวกบหนงสอราชการ ทงทเปนหนงสอราชการภายใน และภายนอก ซงมหลายรปแบบ การรางหนงสอโตตอบหนงสอราชการ การรางหนงสอขอความอนเคราะห การจดเกบเอกสาร การแจงเวยน ใหแตละหนวยงาน การตดตอประสานงานตางๆ ภายในหนวยงานทเกยวของ

งานสารบรรณ มหนาทในการดาเนนงานดานธรการ และควบคมระบบงานสารบรรณ ของสานกงานบรหารหนสาธารณะใหถกตอง รวดเรว มประสทธภาพ สามารถสนบสนนการปฏบตงาน ตามนโยบายเปนศนยกลางการบรหารงาน ดานเอกสารของสานกงานบรหารหนสาธารณะ และตดตอประสานงาน ระหวางหนวยงานทงภายในและภายนอก สงเสรมพฒนาระบบสารสนเทศ เพองานบรหารและงานบรการแกบคคลและหนวยงานทงภายในและภายนอกสานกงานบรหารหนสาธารณะ

2). หนาทของงานสารบรรณ กากบดแลการดาเนนงานและรบผดชอบภารกจ ดงน - อานวยการและประสานงานและสงการงานสารบรรณ - วเคราะหกลนกรองเรองภายนอก เสนอผบรหาร - ราง โตตอบหนงสอราชการภายใน-ภายนอก จดทาคาสง และเอกสารราชการ - ประชาสมพนธขาวสารเรงดวน - จดทาเรองขออนมตเบกเงนสวสดการสนบสนนงานตางๆ - งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย - ลงทะเบยนหนงสอลบ / ออกเลขคาสง ประกาศ - ออกเลขทหนงสอสงภายนอก - ออกเลขทหนงสอสงของสานกงาน - ควบคมทะเบยนประกาศของสานกงานบรหารหนสาธารณะ - ออกเลขทคาสงของสานกงานบรหารหนสาธารณะ - ควบคม และเบกจายวสดสานกงานของสวนอานวยการ - รบเรองจากหนวยงานภายนอกสานกงานบรหารหน - จดสงหนงสอเพอเสนอผบรหาร สงการหรอลงนาม - จดสงหนงสอเวยนแจงใหหนวยงานทเกยวของทราบ

- 3 -

- ประสานงานการรบ-สง หนงสอราชการ จากหนวยงานตางๆ - รบเรองจากหนวยงานภายในสานกงานบรหารหนสาธารณะ เพอสงออกใหกบ หนวยงานทเกยวของ - จดสงจดหมาย-พสดของสานกงานบรหารหนสาธารณะ - คดแยกจดหมาย - จดแฟมเอกสารทเกยวกบคาสง - พมพหนงสอราชการ บนทกขอความ คาสง ระเบยบ ขอบงคบ ประกาศตาง - งานอนๆ ตามทไดรบมอบหมาย

บทท 2 ขนตอนการดาเนนงาน

1. ขนตอนการดาเนนงานในภาพรวม 1. คดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบ ตามสายงาน แลวใหหวหนางานบนทกใหความเหนแลว จงนาเสนอผบรหารตามลาดบขนสายการบงคบบญชาพจารณาสงการ 2. การรบหนงสอภายใน เมอไดรบหนงสอแลวใหปฏบตตามทกลาวมาขางตนโดย อนโลม 3. ตนเรองสงเอกสารทงานสารบรรณ 4. เจาหนาทตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร 5. ถาไมเรยบรอยใหกลบไปแกไข 6. หวหนางานผานเรองเพอเสนอม 2 กรณ ไดแก -เรองแกไขใหคนเอกสารใหเจาของเรอง -เรองทยงไมสนสดใหเสนอตามลาดบขน

2. ขนตอนการดาเนนงานสารบรรณ สามารถแบงงานได ดงน 2.1 งานรบหนงสอ

1. จดลาดบความสาคญ ความเรงดวน ของหนงสอ / เอกสาร / โทรสาร ทรบจากภายนอก 2. ลงทะเบยนรบหนงสอ/ เอกสาร / โทรสาร เขาระบบสารบรรณอเลกทรอนกส โดยสแกนภาพ

เอกสาร เสนอผบรหารเพอพจารณาสงการไปยง สานก / ศนย / กลม ดาเนนการ 3. เสนอหนงสอ / เอกสาร / โทรสาร ตอเลขานการกรม ทางระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

โดยสแกนภาพ เพอพจารณาสงการใหฝายตาง ๆ ดาเนนการ 4. ดาเนนการเกยวกบเรองลบ ตามระเบยบวาดวยความลบของทางราชการ พ.ศ. 2544 5. ปดประกาศเพอเผยแพรประชาสมพนธ 6. ประสานงานกบขาราชการ สบน. และบคคลภายนอกในการคนหาเรองเดม 7. ประสานงานกบศนยเทคโนโลยสารสนเทศ เพอพฒนาระบบสารบรรณอเลกทรอนกส 8. คดแยกจดหมายทเปนเอกสารราชการและจดหมายสวนตว และนาสงใหกบเจาของ 9. ปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

- 5 -

Flow Chart แสดงขนตอนการรบหนงสอ แผนการปฏบตงานสารบรรณ (Flow Chart)

ผรบผดชอบ งานรบหนงสอกจกรรม ระเบยบทเกยวของ งานสารบรรณ รบหนงสอจากหนวยงานภายนอก/ภายใน เอกสารทวไป เอกสารลบ จากไปรษณย และอนๆ ชนความเรว ชนความลบ ตรวจสอบ คดแยก จดหมวดหม หนงสอและสงพมพ A B

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

ลงทะเบยนออกเลขรบเอกสารดวยระบบสารบรรณ

อเลกทรอนกส

ไมตองลงทะเบยน เชน เอกสาร ประชาสมพนธ จดหมายสวน

บคคลเปนตน

ตรวจสอบแลวไมถกตอง เชน สงผดหนวยงาน ไมมผลงนาม

ผานหวหนางาน และผอานวยการ

เสนอผเกยวของโดยตรง ดาเนนการสงคน

เสนอผบรหาร พจารณาสงการ

เสรจสน

- 6 -

2.2 งานสงและเสนอหนงสอ 1. รบหนงสอทหวหนาสวนราชการหรอผทไดรบมอบอานาจลงนามแลว 2. ลงทะเบยนหนงสอเสนอถงปลดกระทรวงการคลงในระบบสารบรรณอเลกทรอนกสทรบจาก

สานก/ศนย/กลม โดยการลงทะเบยนออกเลขทหนงสอและสแกนภาพเอกสารในระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของ สบน.

3. ลงทะเบยนออกเลขทหนงสอสงออกของสานกงานบรหารหนสาธารณะ โดยสแกนภาพเอกสารในระบบสารบรรณอเลกทรอนกสของ สบน.

4. ตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสาร กอนนาสงออกไปยงหนวยงานทเกยวของ 5. คดแยกหนงสอและเอกสาร และจดสงใหหนวยงานตาง ๆ โดยเจาหนาทธรการ หรอบรรจซอง

จาหนาซอง-ปดซอง พรอมทงใหเจาหนาทนาสงทางไปรษณยไปยงหนวยงานทเกยวของ และสงสาเนาคนใหเจาของเรองเปนผจดเกบ

6. ออกเลขทคาสงสานกงานบรหารหนสาธารณะ และคาสงสานกงานเลขานการกรม โดย สแกนภาพ และแจงใหผเกยวของทราบ และสงสาเนาคนเจาของเรอง

7. จดเกบรวบรวมคาสงสานกงานบรหารหนสาธารณะ และคาสงสานกงานเลขานการกรม 8. รบเรองกลบจากสานกงานปลดกระทรวงการคลง โดยบนทกเรองกลบและสแกนภาพเอกสาร

ในระบบสารบรรณอเลกทรอนกส และคดแยกเสนอผบรหารสงการ และสงเรองทผบรหารสงการแลว คนสานก / ศนย / กลม เจาของเรอง

9. ตรวจสอบเอกสารคาพสดไปรษณย คาโทรสาร และนาสงรายละเอยดเพอขออนมตเบกจายคาพสด ไปรษณยดงกลาวใหฝายคลงดาเนนการ

10. จดทาสาเนาเอกสาร การเขาชด เยบเลม ใหกบสานก / ศนย / กลม ใน สบน. 11. ปฏบตงานอนตามทไดรบมอบหมาย

- 7 - Flow Chart แสดงขนตอนการสงหนงสอ

งานสงหนงสอ

หนงสอทหวหนาสวนราชการลงนามแลว

ออกเลขทหนงสอ วน เดอน ป ประทบตราผลงนาม

ตรวจสอบความเรยบรอยของหนงสอ (สงทสงมาดวย)

ลบ ปกปด EMS ธรรมดา รวบรวมสา สาเนาคนเจา ของเรอง สาเนา ใบนาสงเขาแฟม ตรวจสอบ ใบแจงหน

รายเดอนนาสงการเงนเบก จายเกบ

จดสงเรองใหหนวยงานตางๆ

บรรจซองจาหนาซอง – ปดซองสงมอบให เจาหนาททสงไปรษณย และหนวยงานท

เกยวของ นาสงไปรษณย

บทท 3 ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ

ประเภทและรปแบบของหนงสอราชการ

หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 1. หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 2. หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก 3. หนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 4. เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ 5. เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ 6. ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

หนงสอราชการ ม 6 ชนด 1. หนงสอภายนอก 2. หนงสอภายใน 3. หนงสอประทบตรา 4. หนงสอสงการ 5. หนงสอประชาสมพนธ 6. หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หนงสอภายนอก หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ โดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก (ซงขนาดของครฑในหนงสอราชการภายนอก จะมขนาดมาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

- 9 –

รปแบบหนงสอภายนอก (ชนความลบ ถาม)

ชนความเรว (ถาม)

ท........................... (สวนราชการเจาของหนงสอ)

(วน เดอน ป)

เรอง .........................................................................

เรยน ......................................................................

อางถง.......................................................... (ถาม)

สงทสงมาดวย ......................................... (ถาม)

ขอความ ........................................................................................................ ...................................................................................................................................

ขอความ ........................................................................................................ (enter 2 ครง) ขอแสดงความนบถอ (พมพ Enter ท 2)

(ระยะบรรทดประมาณ 2.5) (นายจกรกฤศฏ พาราพนธกล) (พมพ Enter ท 3) ผอานวยการสานกงานบรหารหนสาธารณะ (สวนราชการเจาของเรอง) (พมพในตาแหนงทเหมาะสมและสวยงาม) โทร. ............................. สาเนาสง (ถาม)

(ชนความลบ ถาม)

- 10 -

หนงสอภายใน หมายถง หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธ นอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ (ซงขนาดของครฑทใชในหนงสอราชการภายใน จะมขนาดมาตรฐาน 1.5 เซนตเมตร)

รปแบบหนงสอภายใน (ชนความลบ ถาม)

ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ ................................................................................................................. ท ...........................................................วนท ............................................................. เรอง ............................................................................................................................. (ถากรณชอเรองมความยาวมากกวา 1 บรรทด ในบรรทดท 2 ไมตองมจดเสนใต)

เรยน ..............................................

ขอความ ............................................................................................................. ............................................................................................................................................................................................................................................................................

ขอความ ........................................................................................................... (enter 4 ครง และพมพ ชอเตม) (นายจกรกฤศฏ พาราพนธกล) ผอานวยการสานกงานบรหารหนสาธารณะ

(ชนความลบ ถาม)

- 11 - หนงสอประทบตรา หมายถง หนงสอทใชประทบตรา แทน การลงชอของหวหนาสวนราชการ

ระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกอง หรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบ ลงชอยอกากบตรา

แบบฟอรมหนงสอประทบตรา

(ชนความลบ ถาม)

ท...........................

ถง ........(หนวยงาน)..............

ขอความ .......................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................... (enter 4 ครง และพมพ)

(ชอสวนราชการทสงหนงสอออก) (ตราชอสวนราชการ) (ลงชอยอกากบตรา) (วน เดอน ป) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. .............................

(ชนความลบ ถาม)

- 12 - ลกษณะการใชหนงสอประทบตราแทนการลงชอใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก

1. การขอรายละเอยดเพมเตม 2. การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร 3. การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญ หรอการเงน 4. การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลว ใหสวนราชการทเกยวของทราบ 5. การเตอนเรองทคาง 6. เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนด โดยทาเปนคาสง (ใหใชหนงสอประทบตรา)

หนงสอสงการ ม 3 ชนด คอ 1. คาสง 2. ระเบยบ 3. ขอบงคบ

คาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมาย (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไว โดยจะอาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจา (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร )

ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใช โดยอาศยอานาจของกฎหมาย ทบญญตใหกระทาได (ใชกระดาษตราครฑ มาตรฐาน 3 เซนตเมตร)

- 13 -

รปแบบคาสง

คาสง (ชอสวนราชการหรอตาแหนงผมอานาจทออกคาสง) ท ............... / (เลขปพทธศกราชทออกคาสง)

เรอง .................................................................. ------------------

(ขอความ)..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

ทงน ตงแต ....................................................................................................

สง ณ วนท ....................... พ.ศ. .... (ลงชอ) ...................................................... (พมพชอเตม)

- 14 -

รปแบบระเบยบ

ระเบยบ (ชอสวนราชการทออกระเบยบ) วาดวย ...............................................................................................

(ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ) พ.ศ. ....

------------------

(ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบและอางถงกฎหมายทใหอานาจออกระเบยบ (ถาม) 1. ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบ ...................................... พ.ศ. ....” 2. ระเบยบนใหใชบงคบตงแต ....................................................... เปนตนไป

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามระเบยบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอผรกษาการตามระเบยบไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1)

. ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. ....

(ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

- 15 –

รปแบบขอบงคบ

ขอบงคบ (ชอสวนราชการทออกขอบงคบ) วาดวย ...............................................................................................

(ฉบบท ........................... ถามเรองเดยวกนเกนกวา 1 ฉบบ) พ.ศ. ....

------------------

(ขอความ) ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถงกฎหมายทใหอานาจออกขอบงคบ 1. ขอบงคบนเรยกวา “ขอบงคบ .................................... พ.ศ. ....” 2. ขอบงคบนใหใชบงคบตงแต ..................................................... เปนตนไป

ขอ (สดทาย) ผรกษาการตามขอบงคบ (ถามการแบงเปนหมวด ใหนาขอ ผรกษาการไปกาหนดเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1)

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. .... (ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

- 16 -

หนงสอประชาสมพนธ ม 3 ชนด คอ 1. ประกาศ 2. แถลงการณ

3. ขาว

ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต (ใชกระดาษตราครฑ)

แบบฟอรมประกาศ

ประกาศ (ชอสวนราชการทออกประกาศ) เรอง .........................................................................................

------------------

(ขอความ) ...................................................................................................... ..................................................................................................................................................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนท .............................. พ.ศ. .... (ลงชอ) ................................................ (พมพชอเตม) (ตาแหนง)

- 17 – แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความ เขาใจในกจการของทางราชการ

หรอเหตการณ หรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน (ใชกระดาษตราครฑ)

รปแบบแถลงการณ

แถลงการณ (ชอสวนราชการทออกแถลงการณ) เรอง .........................................................................................

ฉบบท ...................... (ถาม) ------------------

(ขอความ) ...................................................................................................... ...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... (สวนราชการทออกแถลงการณ) (วน เดอน ป)

- 18 – ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพร ใหทราบ

รปแบบขาว

ขาว (ชอสวนราชการทออกขาว)

เรอง ......................................................................................... ฉบบท ...................... (ถาม)

------------------

(ขอความ) ...................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ (สวนราชการทออกขาว) (วน เดอน ป)

- 19 - หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการทาขน (นอกจากหนงสอ 1–5) หรอหนงสอทหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ

1. หนงสอรบรอง 2. รายงานการประชม 3. บนทก 4. หนงสออน

หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน เพอวตถประสงค อยางหนงอยางใด ใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจาเพาะเจาะจง (ใชกระดาษตราครฑ)

รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวม ประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน

บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาท หรอหนวยงานระดบตา กวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ (ใชกระดาษบนทกขอความ)

หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถงภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพ และสอกลางบนทกขอมลดวย หรอ หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาท และเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนสอบสวน และคารอง เปนตน

- 20 -

รปแบบหนงสอรบรอง

(ครฑ) เลขท ................... (สวนราชการเจาของเรอง)

(ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงาน ทจะใหการรบรอง พรอมทงลงตาแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง) ......................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................................................................................................................

ใหไว ณ วนท .............................. พ.ศ. ....................... (ลงชอ) (สวนนใชสาหรบเรองสาคญ) (พมพชอเตม) ตาแหนง

รปถาย

(ถาม)

4x6 ซม.

(ประทบตราชอสวนราชการ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

- 21 -

รปแบบรายงานการประชม

รายงานการประชม ...................................... ครงท .........................

เมอวนท ..................................... ณ .............................

-------------------- ผมาประชม ผไมมาประชม (ถาม) ผเขารวมประชม (ถาม) เรมประชมเวลา

(ขอความ)........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... เลกประชมเวลา .................................... ผจดรายงานการประชม

- 22 -

การบนทกเสนอหนงสอราชการ เนองจากผบงคบบญชามหนงสอราชการทจะตองพจารณา วนจฉย สงการ หรอรบทราบเปน

จานวนมาก ทาใหไมมเวลาทจะดรายละเอยดทนาเสนอมาทกเรองได ดงนน จงเปนหนาทของผบนทกเสนอทจะตองยอเรอง สรปประเดนทสาคญ และเรยบเรยงใหมใหชดเจน เพอใหผบงคบบญชาสามารถอานเขาใจไดงาย และสะดวกแกการพจารณาสงการ

หลกการบนทกเสนอหนงสอราชการมขนตอนสาคญ 3 ประการ คอ 1. ขนตอนกอนบนทกเสนอ 2. ขนตอนการบนทกเสนอ 3. ขนตอนการนาเสนอ

ขนตอนกอนบนทกเสนอ 1. ใหจดลาดบความสาคญ/ความเรงดวน ของหนงสอแตละชนด 2. ควรตงประเดนของเรองใหไดวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ทาไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอน 3. อานหรอศกษาเรองทงหมดใหละเอยดและใหเขาใจ 4. ตองจบประเดนสาคญของเรองใหได 5. หากเปนเรองทเคยตดตอไปมาระหวางสวนราชการ ตองหาเรองเดมเพอประกอบการเสนอ 6. เรองใดทมการอางถงกฎ/ระเบยบ ใหคนหากฎหรอระเบยบนนๆ เพอนาประกอบการเสนอ

ขนตอนการบนทกเสนอ 1. เรองใหสน กระชบ และลาดบความเปนมากอนหลง ใหเขาใจงาย 2. ขอความทจะบนทกเสนอไมจาเปนตองเรยงลาดบความตามหนงสอ เดมทมมา เราสามรถ

จดลาดบความใหม เพอใหเกดความเขาใจงายและชดเจนมากยงขน 3. ขอความตอนใดทเปนความสาคญของเรอง หากประสงคจะใหพจารณาสงการไดรวดเรว ให

ขดเสนใตไวใหเหนชดเจน 4. ควรเสนอความเหนประกอบการพจารณาสงการ 5. ควรเสนอแนะทางออกสาหรบการตดสนใจและสงการ

ขนตอนการนาเสนอ 1. ใหเสนอเรองตามระดบชนความเรว เชน ดวนทสด ดวนมาก และดวน 2. ใหเสนอเรองตามประเภทชนความลบ เชน ลบ ลบมาก ลบทสด 3. ใหตรวจสอบเอกสารทแนบประกอบเรองใหครบทกครงกอนนาเสนอ

- 23 –

ตวอยางรปแบบบนทกเสนอหนงสอราชการ

บนทกขอความ สวนราชการ.................................................................................................................................. ท .......................................................... วนท...............................................................................

เรอง................................................................................................................................................

เรยน ..............................................

สรปเรอง .......................................................................................................................................................................... ..........................................................................................................................................................................

กฎ/ระเบยบ/ขอมลทเกยวของ ............................................................................................................................................................................ ...........................................................................................................................................................................

ขอเสนอเพอพจารณา ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................

คาสง ............................................................................................................................................................................ ............................................................................................................................................................................ (ลงชอ)........................................ (ชอเตม) (ตาแหนง)

- 24 -

ท เลขทหนงสอ

สวนราชการเจาของหนงสอ ทอยสวนราชการ

วน/เดอน/ป

เรอง การรายงานผลการดาเนนการตามมตคณะรฐมนตร เรอง....(ชอเรองเดมทกาหนดใหรายงาน)...

เรยน เลขาธการคณะรฐมนตร

อางถง หนงสอสานกเลขาธการคณะรฐมนตร........................ลงวนท.................................

สงทสงมาดวย ........................(ถาม)..........................

๑. ความเปนมา คณะรฐมนตรไดมมตเมอวนท.................................................มอบหมายใหกระทรวง...........................................รบไปดาเนนการเกยวกบเรอง......................................... (หรอขอความตามทคณะรฐมนตรกาหนดใหรายงาน)............................

๒. ผลการดาเนนงาน บดน กระทรวง....................................... โดยกรม................................................... ไดดาเนนการตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวขางตนสรปไดดงน ๒.๑ ............................................. ๒.๒ ............................................. ๒.๓ ในการดาเนนการตามขอ ............. ไดใชงบประมาณจาก..................... จานวน .......................... บาท ๒.๔ ผลกระทบจากการดาเนนการ .........................(ถาม)........................

๓. ปญหาและอปสรรค ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

๔. แนวทางแกไข ..................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

/๕. ขอเสนอ ...

แบบหนงสอรายงานผลการดาเนนการตามมตคณะรฐมนตร

ชนความเรว (ถาม)

สลค. (๐๕)๓๗

- 25 -

- ๒ -

๕. ขอเสนอ กระทรวง........................................................จงขอใหนาผลการดาเนนการตามมตคณะรฐมนตรดงกลาวขางตนเสนอคณะรฐมนตร ................................................ตอไปดวย

จงเรยนมาเพอโปรดดาเนนการตอไป

ขอแสดงความนบถอ

(…………………………….) รฐมนตรวาการกระทรวง......................

สวนราชการเจาของเรอง โทร. หมายเลขโทรศพท โทรสาร หมายเลขโทรสาร E-mail ไปรษณยอเลกทรอนกส

บทท 4 รปแบบการพมพหนงสอราชการ

1. แนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ

งานสารบรรณไดกาหนดแนวทางปฏบตในการพมพหนงสอราชการ ดวยเครองคอมพวเตอร ตามแบบฟอรมทแนบ เนองจากปจจบนไดมการนาเครองคอมพวเตอร มาใชในการพมพหนงสอราชการแทนเครองพมพดดธรรมดามากขน เนองจากสามารถเกบขอมลและแกไขเปลยนแปลงขอความไดรวดเรว ทาใหหนงสอราชการ มความสะอาดสวยงามและสนเปลองเวลานอย แตปญหาทพบอยเสมอวา หนงสอทพมพดวยเครองคอมพวเตอรมปญหาเกยวกบการตงระยะบรรทด ในการพมพ ซงตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกาหนดระยะบรรทดในการพมพดวยเครองพมพดดธรรมดา และผพมพมกเขาใจผดวาเครองคอมพวเตอรไมสามารถปรบระยะบรรทดพมพไดเหมอนกบเครองพมพดดธรรมดา

ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกาหนดระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการดวยเครองพมพดดธรรมดาไว 3 ระยะดวยกน ดงน 1. ระยะ ก = ระยะปด 1 2. ระยะ ข = ระยะปด 1 บดขน 2 3. ระยะ ค = ระยะปด 2

จากระยะบรรทดขางตน สามารถนามาเทยบเคยงเพอกาหนดระยะบรรทดสาหรบใชในการพมพหนงสอราชการดวยเครองคอมพวเตอรได ดงน 1. วธทหนง เคาะปม Enter เพอพมพขอความบรรทดตอไป (ระยะ ก) เลอน CURSER ไปในตาแหนงทายสดของบรรทดกอน เคาะปม Enter 1 ครง ระยะบรรทดทพมพไวเมอครจะกลายเปนระยะ ค ถาตองการปรบระยะบรรทดใหเปนระยะ ข ใหปรบขนาดตดอกษรใหลดลงจากทพมพงานอย จากทพมพดวยตวอกษร TH SarabunPSK ขนาดตวอกษร 16 กปรบลดเหลอ 8 ระยะบรรทดจะปรบเปนระยะ ข 2. วธทสอง คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ “ระยะหาง” โดยกาหนดคากอนหนาและหลงจากเปน 6 พ. ซงเทากบ ระยะ ข ถากาหนด คาเปน 12 พ. จะเทากบ ระยะ ค 3. วธทสาม คลกทรายการ “รปแบบ” ของแถบเมน คลกทรายการ “ยอหนา” เลอกใชรายการ “ระยะหางบรรทด” ดงน 1) หนงเทา = ระยะ ก 2) 1.5 บรรทด = ระยะ ข 3) สองเทา = ระยะ ค 4. นอกจากเรองการกาหนดคาระยะบรรทดในการพมพหนงสอราชการแลว ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกาหนดระยะเคาะยอหนาไว 10 จงหวะเคาะ เมอนามาใชกบเครองคอมพวเตอรทพมพดวยตวอกษร TH SarabunPSK ตวอกษรขนาด 16 ใหตงคา แทบ ทระยะ 2 เซนตเมตร ระยะเคาะของยอหนาจะใกลเคยงกบ 10 จงหวะเคาะ

- 27 -

อกเทคนคหนง ของการพมพระหวางบรรทด คอ ใหเอา CURSER ไปวางไวตรงตวแรกของบรรทด

แลวกด CTRL+ จ กจะไดระยะบรรทดเทากบ 1 ½ สวนประเดนยอหนาใหยอหนา ตงแต 8 – 15 ตวอกษร (หามตากวา 8 ตวอกษร)

2. วธการจดรปแบบการพมพ

2.1 ระยะหางระหวางบรรทด ซงตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ กาหนดการตงระยะหางระหวาง

บรรทดไว 4 ขนาด 1) ปด 1 หรอเคาะ Enter 1 ครง ใชสาหรบขอความสวนเดยวกนทยงไมจบ ไดแก (1)

ขอความในยอหนาเดยวกน (2) ชอและทอยสวนราชการ 2) ปด 1 บดขน 2 หรอตงระยะหาง 1.5 บรรทด ใชระหวางบรรทดทเปนคนละสวนกน

ไดแก ทอยสวนราชการ วนท เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย และเวนกอนยอหนาทกยอหนา เปนการบงบอกวาขอความเหลานนเปนคนละสวนกน แตยงไมจบขอความทงฉบบ

3) ปด 2 หรอเคาะ Enter 2 ครง ใชเพอแสดงการสนสดเนอหาของหนงสอฉบบนน สวนมสวนเดยว คอ กอนคาวา ขอแสดงความนบถอ

4) ปด 2 บดขน 2 หรอตงระยะหาง 2.5 บรรทด ใชในชองลายมอชอของผลงนาม ซงมสวนเดยว เชนกน

การจดระยะบรรทดในการพมพดวยคอมพวเตอร ครงแรกควรพมพ 1 Enter ทงหมดกอน แลวตงระยะบรรทดภายหลง โดยมวธใช 2 วธ คอ

วธท 1 เลอกปม รปแบบ (format) เลอก ยอหนา (paragraph) เลอก ระยะหาง (line spacing) และ เลอก ระยะตามตองการ คอ 1.5, 2 และ 2.5 บรรทด ดงกลาว

วธท 2 กดทแปน ctrl + จ ในบรรทดหรอยอหนาทตองการระยะบรรทด 1.5 ยกเวน “คาลงทาย” จะตองใชระยะบรรทด 2 และในชอง “ชอผมอานาจลงนาม” ใหใชระยะบรรทด 2.5

2.2 การกนหนาซายขวา ตามระเบยบสานกนายกฯ กาหนดใหตงกนหนาซายขวา โดยใหตงกนซายของกระดาษ 3

เซนตเมตร ขวา 2 เซนตเมตร แต ดานขวาไมเครงครด และไมตองกนตรง แตปญหาเกดจากผพมพหรอผบงคบบญชาเหนวา การกนตรง จะดสวยงามเปนระเบยบเรยบรอย แททจรง กลบมผลเสยมากกวา เพราะทาใหวรรคตอนผดพลาด แมวาคอมฯ จะสามารถบบหรอขยายตวอกษรได กมควรกระทา เพราะทาใหชองไฟผดปกต ดงนน ในการพมพ จงควรคานงถงความถกตอง ของวรรคตอนเปนสาคญ โดยเวนดานขวาไวพอประมาณ แตไมควรนอยกวา 2 เซนตเมตร

2.3 การยอหนา ตามรปแบบทกาหนดการยอหนาตองหางจากขอบดานซาย 8-15 ตวอกษร หรอ 18 เคาะ ประมาณ 2.5 ซม. แตถาใหสวยงาม คอ ประมาณ 13 ตวอกษร และตวอกษรใชขนาด 16 พอยด ซงคอมพวเตอรสามารถตงยอหนา หรอ Tap ไดตามตองการ (กด Tab 2 ครง) และชนดของตวอกษร ควรใช TH SarabunPSK

- 28 - 2.4 วรรคตอน ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณฯ ไดกาหนดเรองวรรคตอนไว 2 ชนด

คอ วรรค 1 ตวอกษร (วรรคเลก) และวรรค 2 ตวอกษร (วรรคใหญ) (โดยใชพมพดดเปนเกณฑ) แตปจจบนสวนใหญพมพดวยเครองคอมฯ ซง 1 เคาะพมพดดเทากบ 1 ตวอกษร แตเคาะของคอมพวเตอรมขนาดประมาณ ครง ตวอกษรเทานน ดงนน การพมพดวยคอมฯ จงตองเคาะมากกวาพมพดด ดงนน ควรวรรคในวรรคเลก 2 เคาะ สวนวรรคใหญอาจใช 3 - 4 เคาะ กได เชน หลงคาวา เรอง เรยน อางถง สงทสงมาดวย สวนวรรคเคาะเดยว ควรใชระหวางเครองหมาย เชน ไมยมก ยตภงค ไปยาลใหญ เปนตน

2.5 กรณการพมพหนงสอทมจานวนหลายหนา ใหพมพคา ตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางมมขวาของหนานน ๆ

แลวตามดวย ... (จด 3 จด) โดยปกต ใหเวนระยะหางจากบรรทดสดทาย 3 ระยะบรรทดพมพ

2.6 การเขยน “สงทสงมาดวย” จะตองระบใหชดเจนวา เปนเอกสารหรอสงอนใด ถาเปนเอกสาร กตองระบประเภทวา เปนเอกสารใด

หรอสงของประเภทใด จานวนเทาใด เชน รายงานการประชม จานวน 5 แผน โครงการฝกอบรม จานวน 3 แผน หนงสอจานวน 2 เลม เปนตน ไมควรเขยนวา เอกสาร เพราะไมขดเจนวาเปนเอกสารใด สาหรบจานวนเอกสารหากจะใหชดเจนและสะดวกในการตรวจนบ ควรใชคาวา แผน สวนคาวา ฉบบ อาจไมชดเจนวามกแผน

2.7 สาหรบ วงเลบ ( ) ตามระเบยบสานกนายกฯ ระบวา หากอยทายประโยค หรอทายยอหนา กไมจาเปนตองใส เพราะ

เหนชดเจนอยแลว และไมปะปนกบขอความอน แตถาอยระหวางขอความ ควรใสวงเลบ เชน (เอกสารแนบ 1) หรอ (รายละเอยดตามสงทสงมาดวย 1) ทงน เพอมใหกดขวางขอความทยงไมจบ

2.8 การตดคาเมอสนสดบรรทด ในการตดคาตองใสเครองหมายยตภงค (-) แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบ คาทตดแลวความหมายเปลยน กไมสมควรตด เชน แม-นา การ-ศกษา ยกตว-อยาง ควบ-คม ประ-ธาน เปนตน สวนคาทออกเสยงเชอมกน จะตดคาไมได เชน ราช-การ รฐ-บาล และ คาทเปนหนวยคาเดยวกน กไมควรตด เชน กระ-ทรวง สานก-งาน บญ-ช ท-ปรกษา เอก-ชน คาเหลาน เปนตน แตถาเหนวาจาเปน ใหใชวธ บบ หรอ ขยาย ตวอกษรในบรรทดนนแทน อกประเดน คอ ทายบรรทด มกจะมคาวา ซง จง โดย เรอง เมอ (เมอวนท) เพอ หอยทายอยเปนสวนใหญ ถากรณเชนน ขอให ปด หรอ Enter ขนบรรทดใหมไดเลย

2.9 การลงทายดวยการขอบคณ ตามระเบยบฯ ใหใชคาขอบคณใหเหมาะสมกบผรบ ดงน

ระดบเสมอกน หรอผใตบงคบบญชา ใชคาวา ขอขอบคณ หรอ ขอบคณมาก ระดบสงกวา ใช จะขอบคณยง ระดบ “กราบเรยน” ซงม 14 ตาแหนง นน ควรใช จะเปนพระคณยง ซง 14 ตาแหนง มดงน

- 29 -

1. ประธานองคมนตร 2. นายกรฐมนตร 3. ประธานรฐสภา 4. ประธานสภาผแทนราษฎร 5. ประธานวฒสภา 6. ประธานศาลฏกา 7. รฐบรษ

1. ประธานศาลรฐธรรมนญ 2. ประธานศาลปกครองสงสด 3. ประธานกรรมการเลอกตง 4. ประธานกรรมการสทธมนษยชน

แหงชาต 5. ประธานกรรมการปองกนและ

ปราบปรามการทจรตแหงชาต 6. ประธานกรรมการตรวจเงน

แผนดน 7. ผตรวจการแผนดนของรฐสภา

ตามหนงสอสานกนายกฯ ท นร. 1305/ว5239 ลว. 7 กค 2541

คา ฯพณฯ ไมมระเบยบกาหนดใหใชในหนงสอราชการ ซงมกจะพบในกรณทมหนงสอถง นายกรฐมนตร อยบอย ๆ ซงในปจจบนไมสมควรนามาใชอก

2.10 ประเดนอน ๆ 1) โดยเฉพาะผทปฏบตงานหนาหอง ชวยศกษาคาสงมอบอานาจใหรกษาราชการแทน และคาสงใหปฏบตราชการแทน วาผบงคบบญชามขอบเขตในการลงนามในเรองอะไรบาง ไปไดเลย โดยมตองเสนอผบงคบบญชาระดบสงขนไป และกรณพมพ คาวา “รกษาราชการแทน และปฏบตราชการแทน ซงทง 2 คาน จะตองอยหลงตาแหนงของผรบมอบอานาจ โดยเคาะ 1 ตวอกษร หรอ 2 เคาะดวยเสมอ 2) การประทบตรา คาวา สาเนา ระดบชนความเรงดวน และระดบชนความลบ เชน ดวน ดวนมาก ดวนทสด และคาวา ลบ ใหประทบในตาแหนงหรอจดใหถกตองและสวยงาม ดวย 3) การแนบเอกสารตนเรอง หรอเอกสารแนบ ตาง ๆ ตามทไดอางองในเนอหา เชน เอกสารแนบทเปนสงทสงมาดวย ควรจะแนบตอจากตวจรงของหนงสอทจะตองสงออกไปยงหนวยงานภายนอก 4) การเรยงเอกสาร ขอใหเรยงใหสวยงามและเหลอมกนระหวางตวจรงกบสาเนา ไมเกน 1 เซนตเมตร และกรณทใชแฟมสฟารอง ควรใหเอกสารเสมอระดบขอบแฟม ไมตองเหลอมลงมา 5) การตดธง เจาหนาทเจาของเรองทกสานก/ศนย/กลม จะตองเปนผดาเนนการเอง หากไมตดมา เลขาหนาหองจะตองตดและตรวจสอบความเรยบรอยกอนทจะนาเสนอผบรหาร

3. ขนตอน/วธการพมพหนงสอราชการ

1. หลงจากตดตงโปรแกรม Microsoft Word และจดเตรยมโครงรางงานทจะทาการบนทก 2. เขาโปรแกรม Microsoft Word โดยคลกทปม Start เลอก Programs จากนนเลอนเมาส ไปท Microsoft Office แลวคลกท Microsoft Word - จากนนจะปรากฏหนาจอของ Microsoft Word ขนมา ดงรป

- 30 –

3. คลกทปม แฟม เลอก ตงคาหนากระดาษ

- ตงคาหนากระดาษดานบน 2 เซนตเมตร - ตงคาหนากระดาษดานลาง 2 เซนตเมตร - ตงคาหนากระดาษดานซาย 3 เซนตเมตร - ตงคาหนากระดาษดานขวา 2 เซนตเมตร เสรจแลวกดปม ตกลง

4. เลอกรปแบบของหนงสอราชการ ทตองการ เชน หนงสอราชการภายนอก หนงสอราชการ ภายใน หรอจะเปนคาสง ประกาศ เปนตน 5. การสรางหวกระดาษของหนงสอตามรปแบบของหนงสอทตองการ และขนาดของครฑ สาหรบหนงสอราชการภายนอก มขนาดความสง 3 ซม. และหนงสอราชการภายใน/ บนทก มขนาดความสง 1.5 ซม.

- 31 -

6. เมอพมพเนอเรองเสรจสน ทาการบนทก (Save) ขอมล

- สาหรบการบนทกเอกสารทมอยแลว คลกทปม แฟม เลอก บนทก หรอคลกทสญลกษณ บนแถบเครองมอมาตรฐาน - สาหรบการบนทกเอกสารทยงไมมทเกบ คลกทปม แฟม เลอก บนทกเปน (Save As) - ปอนชอ แฟม เสรจแลว คลกปม บนทก เพอบนทก (Save) ขอมล

7. การพมพเอกสารออกทางเครองพมพ

- เมอทาการบนทกขอมลเรยบรอยแลว ตอไปจะทาการพมพเอกสารออกทางเครองพมพ

- คลกทปม แฟม เลอก พมพ หรอคลกทสญลกษณ บนแถบเครองมอมาตรฐาน - คลกเลอก ชอเครองพมพ ทถกตอง - คลกเลอก ในชองของหนา คอ ทงหมด หนาปจจบน หรอ ระบเลขหนา ทตองการ พมพกได - คลกเพอกาหนดคณสมบตใหกบเครองพมพ - ถาตองการพมพเอกสารออกมามากกวาหนง กใหปอนจานวนชดของเอกสารลงไป ในชอง จานวนสาเนา

ขอควรปฏบต : กอนพมพเอกสาร โปรดตรวจสอบรปแบบ วรรคตอน ระยะบรรทด และคาผด

กอนทกครง เพอเปนการประหยดกระดาษ หมกพมพ รวมทงระยะเวลา และ เพอใหงานทพมพออกมามประสทธภาพและสวยงาม

- 32 -

- คลกทปม ตกลง นาเอกสารทพมพออกมาทาการตรวจสอบความถกตองอก ครงหนง แลวนาเสนอผบงคบบญชาตอไป

8. ออกจากโปรแกรมการใชงาน คลกทปม แฟม เลอก จบการทางาน

4. การจดเขาแฟมเพอนาเสนอ

1. ตองมใบคมเรองทกแฟมทนาเสนอ 2. เรองทมชนความลบ ใหใสแฟมแยกออกมาเฉพาะ และนาเสนอตามระเบยบวาดวยเรองความลบ

ของทางราชการ 3. เรองทมชนความเรว ใหใสแฟมแยกออกมาจากเรองทวๆไป และผเสนอเรองตองคอยตดตามเปน

พเศษ 4. เรองใดทผบงคบบญชาดงออกไปพจารณาตางหาก ใหบนทกไวในใบคมเรองของแฟมทนาเสนอ

นนๆ 5. สาหรบเรองทวไปทไมมชนความเรว และไมมชนความลบ ใหเสนออยในแฟมเดยวกนได

บทท 5 ขอเสนอแนะการรางหนงสอ

1. การรางหนงสอราชการเปนเรองยากหรอไม?

คนสวนใหญจะคดวา คนทพดจารเรองด พดเกง กนาจะรางหนงสอได ถงแมภาษาจะไมสละสลวย สานวนไมถกใจ กสามารถมาปรบแตงได แตจากการทไดสมผสกบคนประเภทน จรง ๆ แลว ไมใชเปนอยางทคด เพราะจากการไดอานเรองทคนเหลานเขยนมา ไมสามารถเขาใจไดวา เขาจะบอกอะไร ตองการอะไร แตพอสอบถามดวยวาจา เขาสามารถตอบหรออธบายใหเราเขาใจได “แตทาไมเขาจงไมสามารถเขยนออกมาอยางทเขาพดได” นเปนประเดนสาคญของการรางหนงสอวา เปนหรอ ไมเปน

2. ขอเสนอแนะในการรางหนงสอ (ใหเปน)

1. ผรางหนงสอราชการ ควรฝกฝนในการรางหนงสอ ชอบทจะเปนคนอานหนงสอหรอบทความเพอจะไดนาสานวน ภาษา หรอขอความทสามารถมาประยกตใชใหเปนประโยชนตอการรางหนงสอราชการในแตละประเภทไดดยงขน

2. ผรางหนงสอราชการ ควรอดทนตอการถกตตง หรอการใหแกไขหนงสอจากผบงคบบญชา และนาขอผดพลาด หรอขอทแกไขมาเปนบทเรยน ทงนใหคดไปในทางทดทวา “การแกไขหนงสอเปนเรองธรรมดาทผบงคบบญชาจะปรบปรง เพอใหถอยคาหรอสานวนในหนงสอฉบบนนมความไพเราะและนาอานมากยงขน”

3. ผรางหนงสอราชการ ควรมจดมงหมายทหวงผล คอ รางอยางมจตวญญาณ เชน ถาตองการใหทราบถงเหตการณ กตองรางใหผอานเขาใจเหมอนกบรเหตการณนนดวยตนเอง หรอถาตองการขอความรวมมอเรองใด กตองรางใหผอาน คลอยตามและยนดใหความรวมมอในเรองนน ๆ 3. หลกในการรางหนงสอราชการ

ขนตอนการดาเนนการ 1. ศกษาและจดจารปแบบของหนงสอราชการ (ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสาร

บรรณ) ใหถกตองและแมนยา 2. เขาใจในโครงสรางของหนงสอราชการแตละชนด เชน หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอ

ประทบตรา เปนตน 3. จบประเดนของเรองทจะราง 4. บอกความประสงคใหชดเจน เพอใหผรบสามารถพจารณาไดอยางรวดเรว 5. กรณมความประสงคหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ 6. กรณจาเปนจะตองอางตวบทกฎหมาย หรอตวอยางใหระบใหชดเจน เพอใหผรบคนหามา

ตรวจสอบไดสะดวก 7. ใชถอยคากะทดรด ไดใจความ 8. ใชถอยคาเปนภาษาราชการ 9. การใชถอยคาปฏเสธ ใหใชภาษาทนมนวล รนห 10. หลกเลยงถอยคาทเปนคาซาซอน คาฟมเฟอย 11. การใชอกขระวธ ตวสะกด ตวการนต และวรรคตอนใหถกตอง 12. ใชคาราชาศพทใหถกตอง

- 34 - 13. ระมดระวงในการใชคาทมความหมายใกลเคยงกน 14. หลกเลยงการใชคาทเปนภาษาตางประเทศใหมากทสด 15. ไมใชคาทใชในโฆษณา 16. อานและตรวจทานความถกตองอกครงหนง

4. องคประกอบของการรางหนงสอ 1. มเอกภาพ หมายถง มจดมงหมายทสาคญเพยงเรองเดยว เนอหาไมปะปนจนทาใหเกดความสบสน 2. มสมพนธภาพ หมายถง มความเชอมโยงของเนอความเปนไปตามลาดบและตอเนองกน 3. มความกระจาง หมายถง เนอความชดเจน ไมคลมเครอ สามารถเขาใจไดตรงตามวตถประสงค ของผเขยน ไมเกดปญหาในการตความ 4. มอารมณคงท หมายถง ผรางจะตองรกษาระดบของความคด หรออารมณใหคงท 5. มความนาพอใจตดตาม หมายถง เชญชวนใหผอานตดตามเรองราวจนจบ 5. โครงสรางในการรางหนงสอราชการ

ตอนท 1 (คาขนตน) 1. หากเปนเรองทเคยตดตอกนมากอน จะตองดถงเรองเดม วาเคยเปนมาอยางไร ปกตใหขนตนดวยคาวา “ตาม ...” ลงทายดวยคาวา “นน” 2. หากเปนเรองทเกดขนใหม ซงไมเคยมการตดตอกนมา กอน จะตองเขยนความประสงค หรอความมงหมาย โดยมเหตผลอยางชดเจน ปกตใหขนตนดวยคาวา “ดวย...” หรอ “ เนองจาก ...”

ตอนท 2 (จดประสงค) 1. ใหแจงจดประสงคทมหนงสอไป เชน การขอความรวมมอ การขอความเหน การขอความชวยเหลอ 2. ถามจดประสงคหลายขอ ใหเขยนแยกออกเปนขอ ๆ ใหชดเจน

ตอนท 3 (คาลงทาย) ปกตจะขนตนดวย คาวา “จง ...และตอทายดวยขอความทไดระบใหปฏบตตาม หรอ รองขอ ตามขอความทไดระบไวใน ตอนท 2 ใหชดเจน เชน จงเรยนมาเพอโปรดทราบ/และถอปฏบต จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา/สงการ จงเรยนมาเพอโปรดพจารณาใหความอนเคราะห/ ใหความรวมมอ

ภาคผนวก

- 36 -

ภาคผนวก ก

ตวอยาง การรางหนงสอ ประเภทหนงสอเชญ มขนตอนการรางหนงสอ ดงน ยอหนาแรก แจงวตถประสงคทเชญ ยอหนาทสอง 1. ใหความสาคญของผถกเชญ 2. ใหรายละเอยดวาผรบเชญจะตองทาอะไร ทไหน เมอใด ยอหนาสดทาย 1. แสดงความหวงทจะไดรบการตอบรบเชญ 2. แสดงความขอบคณไวลวงหนา รปแบบหนงสอทเชญ 1. กรณทเชญบคคลจากหนวยงานภายนอกทมไดสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายนอก 2. กรณทเชญบคคลจากหนวยงานทสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายใน (คอ ทาเปนบนทกเรยนเชญ)

- 37 -

ตวอยางหนงสอเชญ เรอง ขอเรยนเชญเปนวทยากร

เรยน .....................................

ดวย (หนวยงาน) .............................................................. ไดจดการฝกอบรม ................................................................................และไดกาหนดใหมการบรรยายในหวขอวชา............................................................. ในวนท ........................................... เวลา.....................

ณ..........................................................................

สานกงานบรหารหนสาธารณะ ไดพจารณาเหนวา ทานเปนผมความรและประสบการณมากในเรอง ............................... และสามารถใหความรแกผเขารบการฝกอบรมในหวขอวชาดงกลาวไดเปนอยางด ในการน สบน. จงขอเรยนเชญทานไดกรณาไปเปนวทยากรบรรยาย........................เพอใหความรแกผเขารบการฝกอบรม ตามวน เวลา และสถานทดงกลาวดวย จะขอบคณยง

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา และหวงเปนอยางยงวา จะไดรบความกรณาจากทาน และขอขอบคณมา ณ โอกาสนอกครงหนง ขอแสดงความนบถอ

(ลงชอ) ........................................... (ชอเตม) (ตาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง)

- 38 -

หนงสอขอความรวมมอ

มขนตอนการรางหนงสอ ดงน ยอหนาแรก แจงวตถประสงคหรอความจาเปนทจะขอความรวมมอ ยอหนาทสอง 1. ตองเขยนกลอมใจดวยคารมตามสมควร 2. ชความสาคญของบคคลหรอหนวยงานทจะขอความรวมมอ 3. ระบประโยชนทจะไดรบจากความรวมมอ 4. แจงวตถประสงคทจะขอความรวมมอในลกษณะขอรอง ยอหนาสดทาย 1. ขอรองใหดาเนนการ 2. แสดงความขอบคณลวงหนา รปแบบหนงสอ 1. กรณทขอความรวมมอจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกทมไดสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายนอก 2. กรณทขอความรวมมอจากหนวยงานหรอบคคลทเปนขาราชการทสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายใน (คอ ทาเปนบนทกเรยนเชญ)

- 39 -

ตวอยางหนงสอขอความรวมมอ

เรอง ขอความรวมมอในการตอบแบบสอบถาม

เรยน ผอานวยการสานกงานบรหารหนสาธารณะ

สงทสงมาดวย แบบสอบถาม จานวน 1 ชด

ดวยคณะกรรมการขอมลขาวสารของราชการ สานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาล จะทาการศกษาวเคราะหผลการดาเนนงานการปฏบตตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540 เพอประกอบการพจารณาดาเนนงานของคณะกรรมการฯ ตอไป

ในการน คณะกรรมการขอมลขาวสารของราชการ สานกนายกรฐมนตร ทาเนยบรฐบาลไดพจารณาเหนวา สบน. ไดมการดาเนนการตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการเปนไปอยางมประสทธภาพ คณะกรรมการฯ จงใครขอความรวมมอจาก สบน. ไดตอบแบบสอบถามทสงมาพรอมน เพอคณะกรรมการฯ จะไดนาขอมลดงกลาวไปใชประโยชนในการดาเนนงานตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดใหความรวมมอในการตอบแบบสอบถามตอไปดวย และขอขอบคณลวงหนามา ณ ทน ขอแสดงความนบถอ

(ลงชอ) .................................. (ชอเตม) (ตาแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร.

- 40 -

หนงสอตอบปฏเสธ

มขนตอนการรางหนงสอ ดงน ยอหนาแรก อางถงเรองทหนวยงานนน ๆ มหนงสอเชญ /หรอขอความรวมมอ ยอหนาทสอง 1. แสดงความขอบคณ 2. ใหเหตผลอยางชดเจนถงสาเหตทตองปฏเสธ 3. ภาษาทใชในการตอบปฏเสธตองนมนวล ยอหนาสดทาย 1. แสดงนาใจหรอใหความหวงทจะใหความรวมมอในโอกาสหนา 2. แสดงความเสยใจ และขออภยอกครงหนง รปแบบหนงสอ 1. กรณทตอบปฏเสธจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกทมไดสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายนอก 2. กรณทตอบปฏเสธจากหนวยงานหรอบคคลทเปนขาราชการทสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายใน (คอ ทาเปนบนทกเรยนเชญ)

- 41 – -

ตวอยางหนงสอตอบปฏเสธ เรอง ขอความอนเคราะหใหขาราชการชวยงาน

เรยน ผอานวยการ / อธบด.....................................

อางถง หนงสอ ............................ ท ............... / ............. ลงวนท ............................

ตามหนงสอทอางถง ขออนญาตใหนางสาว.................................................. ไปชวยงานระหวาง วนท ............ พฤษภาคม ถงวนท ........... พฤษภาคม 2554 นน

สบน. ไดพจารณาแลวเหนวา ในชวงเวลาดงกลาว นางสาว........................... ไดรบมอบหมายใหรบผดชอบงานตามโครงการ ..............................หากนางสาว...................... ...ไดใชเวลาระหวางนนไปชวยงาน จะทาใหงานดงกลาวไมแลวเสรจ ตามกาหนดเวลา ดงนน สบน. จงรสกเสยใจทไมสามารถอนญาตใหไปชวยงานตามท...............ขอมาได อยางไรกด หากประสงคจะขอใหนางสาว.......................... ไปชวยงานในโอกาสตอไป และไมมขอขดของดวยเหตสาคญใด ๆ สบน. ยนดใหความรวมมออยางเตมท

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ และขออภยมา ณ ทน ขอแสดงความนบถอ

(ลงชอ) .................................. (ชอเตม) (ตาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง) โทร.

- 42 –

หนงสอสอบถามหรอขอขอมล

มขนตอนการรางหนงสอ ดงน ยอหนาแรก 1. แจงเหตผลความเปนมาในเรองทตองการสอบถาม ยอหนาทสอง 1. แจงรายละเอยดทตองการสอบถาม 2. เขยนคาถามเปนขอ ๆ แยกเปนประเดน ยอหนาสดทาย 1. แสดงความหวงทจะไดรบคาตอบ 2. แสดงความขอบคณทจะไดรบคาตอบลวงหนา รปแบบหนงสอ 1. กรณทเปนหนงสอจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกทมไดสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายนอก 2. กรณทเปนหนงสอจากหนวยงานหรอบคคลทเปนขาราชการทสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายใน (คอ ทาเปนบนทกเรยนเชญ)

- 43 -

ตวอยางหนงสอสอบถามหรอขอขอมล เรอง ขอทราบขอมลเกยวกบวธและขนตอนในการจดทะเบยนเปนทปรกษา

เรยน ผอานวยการ ..........................

ดวยมหาวทยาลย ...................กาลงอยในระหวางการดาเนนการรางขอบงคบตาง ๆ เพอรองรบพระราชบญญตมหาวทยาลย ............. ในการเปนมหาวทยาลยในกากบของรฐ

มหาวทยาลย ................... ไดรบทราบวา (หนวยงาน สบน. )................... เปนหนวยงานทรบจดทะเบยนทปรกษาไทยทกสาขา ดงนน ทางมหาวทยาลยจงใครขอทราบขอมลเกยวกบวธและขนตอนในการจดทะเบยนเปนทปรกษา รวมทงรายชอบรษททมสาขาทางดานการเงนการคลง เพอททางมหาวทยาลยจะนามาคดเลอกสรรหาเปนทปรกษาใหกบทางมหาวทยาลยตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดพจารณา และหวงเปนอยางยงวา จะไดรบความกรณาในเรองขอมลดงกลาว และขอขอบคณลวงหนามา ณ โอกาสน ขอแสดงความนบถอ

(ลงชอ) ................................ (ชอเตม) (ตาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง) โทร.

- 44 -

หนงสอตอบขอสอบถามหรอนาสงขอมล

มขนตอนการรางหนงสอ ดงน. ยอหนาแรก อางถงเรองทหนวยงานนน ๆ ไดมหนงสอสอบถามมา ยอหนาทสอง 1. ใหรายละเอยดครอบคลมทกเรองทผถามตองการใหมากทสด 2. ขอมลใดทไมสามารถใหได กควรแสดงความเสยใจ (หรอขออภย) 3. แนะนาใหหาขอมลจากแหลงอน ยอหนาสดทาย 1. แสดงไมตรจตตอผถาม โดยเอาใจชวยใหการดาเนนงานของผถามประสบความสาเรจ 2. แสดงความพรอมทจะใหขอมลในโอกาสตอไป รปแบบหนงสอ 1. กรณทเปนหนงสอจากหนวยงานหรอบคคลภายนอกทมไดสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายนอก 2. กรณทเปนหนงสอจากหนวยงานหรอบคคลทเปนขาราชการทสงกดกระทรวงเดยวกน ใหใชรปแบบเปนหนงสอราชการภายใน (คอ ทาเปนบนทกเรยนเชญ)

- 45 -

ตวอยางหนงสอตอบขอสอบถามหรอใหขอมล เรอง ขอความอนเคราะหขอมล

เรยน (อธการบด) ..........................

ตามท (มหาวทยาลย) .................................... ไดขอความอนเคราะหขอมล ........................................................................................................................ ........................................................................... นน

สานกงานบรหารหนสาธารณะ (สบน.) ขอเรยนวา ขอมลเกยวกบวธและขนตอนในการจดทะเบยนเปนทปรกษา รวมทงรายชอบรษททปรกษาทางดานสาขาการเงน การคลงนน ทาง สบน. ไดนาลงในเวปซไซดไวเรยบรอยแลว ดงนน ทางมหาวทยาลยสามารถดาวนโหลดขอมลดงกลาวไดตลอดเวลา และหากทางมหาวทยาลย ตองการขอมลในเรองอนเกยวกบ สบน. ทาง สบน. ยนดนาสงขอมลใหทราบในโอกาสตอไป

จงเรยนมาเพอโปรดทราบ ขอแสดงความนบถอ

(ลงชอ) .................................. (ชอเตม) (ตาแหนง)

(สวนราชการเจาของเรอง) โทร.

- 46 -

ตวอยางระเบยบวาระการประชม

ระเบยบวาระการประชม

ครงท /2554 วนท........ เดอน ..................... พ.ศ. ....

ณ ...................................... เวลา .......................

ระเบยบวาระท 1 เรองทประธานจะแจงใหทประชมทราบ ................................................................................................................ ระเบยบวาระท 2 เรองรบรองการประชมครงทแลว ................................................................................................................ ระเบยบวาระท 3 เรองเพอทราบ ................................................................................................................ ระเบยบวาระท 4 สบเนองจากการประชมครงทแลว ................................................................................................................ ระเบยบวาระท 5 เรองเสนอพจารณา ................................................................................................................ ระเบยบวาระท 6 เรองอน ๆ (ถาม)

- 47 -

ตวอยางรายงานการประชม

รายงานการประชม ...........................................

ครงท / วนท ................................... ณ .......................................

ผมาประชม 1. นาย ประธานทประชม 2. นาย กรรมการ 3. นาย กรรมการ 4. นางสาว กรรมการและเลขานการ 5. นาย กรรมการและผชวยเลขานการ ผไมมาประชม 6. นาย กรรมการ 7. นาย กรรมการ ผเขารวมประชม (ปกตจะเปนเจาหนาทหรอผทไดรบเชญใหมาชแจงเรองทหนวยงานตาง ๆ เปนเจาของเรองตอทประชม) 8. นาย 9. นาย เรมประชมเวลา.................... น. ประธานทประชมกลาวเปดประชม แลวแจงและเสนอเรองตาง ๆ ใหทประชมทราบและพจารณาตามวาระดงตอไปน

1. เรอง ประธานแจงใหทประชมทราบ ประธานแจงเรองตาง ๆ ใหทประชมทราบดงตอไปน 1.1 เรอง ประธานแถลง (แจง) วา ............................................. ทประชมรบทราบ 1.2 เรอง ประธานมอบหมายให นาย............................ (ตาแหนง) ........................... แถลง (แจง) เรอง ...................... ดงน ....................... ทประชมรบทราบ

2. เรอง รบรองรายงานการประชมครงท / ประธานไดเสนอใหทประชมพจารณารบรองรายงานการประชมครงท / เมอวนท ..... เดอน ............ พ.ศ. .... ทประชมพจารณาแลวลงมตใหแกไขดงน

- 48 - 1. หนา 1 ใหแกไขขอความบรรทดท ............... ขอความเดม “ “ ขอความใหม “ “ เมอแกไขแลว ทประชมรบรองรายงานการประชม

3. เรองสบเนอง (ถาม) โดยปกตจะเปนเรองทประธานหรอทประชมถามเพอตดตามเรองตาง ๆ ทไดตกลงมอบหมายใหผใดผหนงรบไปดาเนนการวาไดดาเนนการไอยางใด มปญหาและอปสรรคหรอไมเปนตน หรออาจเปนเรองทคางจากการพจารณาคราวกอนเปนเรองสบเนองจะหยบยกขนมาพจารณากอนในวาระนกได

4. เรอง เสนอเพอพจารณา 4.1 เรอง (การเสนอเรองเขาสทประชม ฝายเลขานการหรอผจดประชมควรจะจดทาวาระโดยชประเดนใหชดเจนพรอมเสนอขอมลเพอประกอบการพจารณาดวย) 4.2 เรอง ทประชมเพอพจารณาแลวลงมตอนมตตามทเสนอ หรอลงมตไมอนมต เพราะ ......................... (เรองใดททประชมไมอนมตใหชเหตผลประกอบดวย) 4.3 เรอง ทประชมพจารณาแลว ลงมตดงน (1) (2) นอกจากนนทประชมมขอสงเกตเกยวกบ (ถาม) ดงน

5. เรองอน ๆ (ถาม) (โดยปกตจะเปนเรองรบดวนทเสนอขอเพมเตมวาระการพจารณา หรอกรรมการสอบถามเรองใดเรองหนงทมขอสงสยตอประธานกรรมการ หรอเสนอขอใหนาเรองใดเรองหนงจดทาเปนวาระเขามาพจารณาในโอกาสตอไป ถาประธาน หรอทประชมสวนใหญเหนชอบดวย ฝายเลขานการกจะหาเอกสาร ขอมล และจดทาเปนวาระเพอพจารณาในการประชมครงตอไป)

เลกประชมเวลา ................ น. (นางสาว.......................................................) (นาย .............................................................) กรรมการและผชวยเลขานการ กรรมการและเลขานการ ผจด/บนทกรายงานการประชม ผตรวจ/บนทกรายงานการประชม

- 49 –

ภาคผนวก ข

ระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

โดยทเปนการสมควรปรบปรงระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสยใหมใหเหมาะสมยงขนคณะรฐมนตร จงวางระเบยบไว ดงตอไปน

ขอ 1 ระเบยบนเรยกวา "ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 2 ระเบยบนใหใชบงคบตงแตวนท 1 มถนายน 2526 เปนตนไป ขอ 3 ใหยกเลก 3.1 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 3.2 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ 3.3 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยการลงชอในหนงสอราชการ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2516 บรรดาระเบยบ ขอบงคบ มตของคณะรฐมนตรและคาสงอนใด ในสวนทกาหนดไวแลวในระเบยบน หรอซงขดหรอขดแยงกบระเบยบนใหใชระเบยบนแทน เวนแตกรณทกลาวในขอ 5 ขอ 4 ระเบยบนใหใชบงคบแกสวนราชการ สวนราชการใดมความจาเปนทจะตองปฏบตงานสารบรรณนอกเหนอไปจากทไดกาหนดไวในระเบยบนใหขอทาความตกลงกบผรกษาการตามระเบยบน ขอ 5 ในกรณทกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต กาหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวเปนอยางอนใหถอปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการนน ขอ 6 ในระเบยบน

"งานสารบรรณ" หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดทา การรบ การสง การเกบรกษาการยมจนถงการทาลาย

"หนงสอ" หมายความวา หนงสอราชการ "สวนราชการ" หมายความวา กระทรวง ทบวง กรมสานกงานหรอหนวยงานอนใดของรฐทงใน

ราชการบรหารสวนกลางราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศ และใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

"คณะกรรมการ" หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงานในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการคณะทางาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงานในลกษณะเดยวกน ขอ 7 คาอธบายซงกาหนดไวทายระเบยบ ใหถอวาเปนสวนประกอบทใชในงานสารบรรณ และใหใชแนวทางในการปฏบต

- 50 -

ขอ 8 ใหปลดสานกนายกรฐมนตรรกษาการตามระเบยบน และใหมอานาจตความและวนจฉยปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบนรวมทงการแกไขเพมเตมภาคผนวกคาอธบาย กบใหมหนาทดาเนนการฝกอบรมเกยวกบงานสารบรรณการตความ การวนจฉยปญหาและการแกไขเพมเตมภาคผนวก และ คาอธบายตามวรรคหนงปลดสานกนายกรฐมนตรจะขอความเหนจาก คณะกรรมการพจารณาปรบปรงและพฒนาระเบยบสานกนายกรฐมนตรเพอประกอบการพจารณากได

หมวด 1 ชนดของหนงสอ

ขอ 9 หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก 9.1 หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ 9.2 หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก 9.3 หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ 9.4 เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานราชการ 9.5 เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

ขอ 10 หนงสอ ม 6 ชนด คอ

สวนท 1 หนงสอภายนอก

ขอ 11 หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการหรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอกใหจดทาตามแบบท 1 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน

11.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสงสาหรบหนงสอของ คณะกรรมการใหกาหนดรหสตวพยญชนะเพมขนได ตามความจาเปน

11.2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการหรอคณะกรรมการ ซงเปนเจาของหนงสอนนและโดยปกตใหลงทตงไวดวย

11.3 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

11.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม

11.5 ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตาราง การการใชคาขนตนสรรพนาม และคาลงทายทกาหนดไวในภาคผนวก 2 แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

11.6 อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะ หนงสอทสวนราชการผรบหนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตามโดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอวนท เดอน ป พทธศกราชของหนงสอนนการอาง ถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระสาคญ ตองนามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย

- 51 -

11.7 สงทสงมาดวย (ถาม) ใหลงชอสงของ เอกสาร หรอ บรรณสารทสงพรอมกบหนงสอนน ในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

11.8 ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงายหากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ

11.9 คาลงทาย ใหใชคาลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตาราง การใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทายทกาหนดไวในภาคผนวก 2

11.10 ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอและใหพมพชอเตม ของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอตามรายละเอยดทกาหนดไวในภาคผนวก 3

11.11 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของเจาของหนงสอ 11.12 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอถา

สวนราชการทออกหนงสอ อยในระดบกระทรวง หรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกองถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมาใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ

11.13 โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองหรอ หนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

11.14 สาเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดทาสาเนาสงไปใหสวน ราชการหรอบคคลอนทราบและประสงคจะใหผรบทราบวาไดมสาเนาสงไปให ผใดแลวใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงสาเนาไปใหเพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวาสงไปตามรายชอทแนบรายชอไปดวย

สวนท 2

หนงสอภายใน ขอ 12 หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอ ภายนอกเปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวงกรมหรอจงหวดเดยวกนใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดทาตามแบบท 2 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 12.1 สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอโดยมรายละเอยดพอสมควรโดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกองเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท(ถาม)

12.2 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรองตามทกาหนดไวในภาคผนวก 1 ทบเลขทะเบยนหนงสอสงสาหรบหนงสอของคณะกรรมการ ใหกาหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจาเปน 12.3 วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ 12.4 เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม 12.5 คาขนตน ใหใชคาขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชคาขนตน สรรพนาม และคาลงทายทกาหนดไวในภาคผนวก 2แลวลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบตาแหนงหนาท

- 52 -

12.6 ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงายหากมความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอ ๆในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวย ใหระบไวในขอน

12.7 ลงชอและตาแหนงใหปฏบตตามขอ 11.10 และขอ 11.11 โดยอนโลมในกรณทกระทรวง ทบวง กรมหรอจงหวดใด ประสงคจะกาหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระทาได

สวนท 3

หนงสอประทบตรา ขอ 13 หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปโดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปเปนผรบผดชอบลงชอยอกากบตราหนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการและระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองสาคญ ไดแก

13.1 การขอรายละเอยดเพมเตม 13.2 การสงสาเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร 13.3 การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการสาคญหรอการเงน 13.4 การแจงผลงานทไดดาเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ 13.5 การเตอนเรองทคาง 13.6 เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปกาหนดโดยทาเปนคาสง ใหใชหนงสอประทบตรา

ขอ 14 หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท 3 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

14.1 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของเจาของเรอง ตามทกาหนดไวในภาคผนวก 1ทบเลขทะเบยนหนงสอสง

14.2 ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง 14.3 ขอความ ใหลงสาระสาคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย 14.4 ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก 14.5 ตราชอสวนราชการใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ 72 ดวยหมกแดงและให

ผรบผดชอบลงลายมอชอยอกากบตรา 14.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออก

หนงสอ 14.7 สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ 14.8 โทร. หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง ดวยและหมายเลข

ภายในตสาขา (ถาม) ในกรณทไมมโทรศพทใหลงชอทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงตาบลทอยตามความจาเปนและแขวงไปรษณย (ถาม)

สวนท 4

หนงสอสงการ

ขอ 15 หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอสงการม 3 ชนด ไดแก คาสง ระเบยบ และขอบงคบ

- 53 -

ขอ 16 คาสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑและใหจดตามแบบท 4 รปแบบคาสงทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

16.1 คาสง ใหลงชอสวนราชการหรอตาแหนงของผมอานาจทออกคาสง รปแบบคาสง 16.2 ท ใหลงเลขททออกคาสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข 1 เรยงเปนลาดบไปจนสนปปฏทนทบ

เลขปพทธศกราชทออกคาสง 16.3 เรอง ใหลงชอเรองทออกคาสง 16.4 ขอความ ใหอางเหตทออกคาสง และอางถงอานาจทใหออกคาสง (ถาม) ไวดวยแลวจงลง

ขอความทสงและวนใชบงคบ 16.5 สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ขอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกคาสง 16.6 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกคาสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 16.7 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกคาสง

ขอ 17 ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทไดวางไวโดยจะอาศยอานาจของกฎหมายหรอไมกไดเพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท 5 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

17.1 ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ 17.2 วาดวย ใหลงชอของระเบยบ 17.3 ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด 17.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ 17.5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ 17.6 ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปนชอระเบยบขอ 2 เปนวน

ใชบงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใดและขอสดทาย เปนขอผรกษาการระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได

17.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ

17.8 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 17.9 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกระเบยบ

ขอ 18 ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอานาจหนาทกาหนดใหใชโดยอาศยอานาจของกฎหมายทบญญตใหกระทาได

18.1 ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ 18.2 วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ 18.3 ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถา

เปนขอบงคบ 18.4 พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ 18.5 ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบและอางถง

กฎหมาย 18.6 ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยให ขอ 1 เปนชอขอบงคบ ขอ 2 เปนวนใช

บงคบกาหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใดและขอสดทายเปนขอผรกษาการขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกไดโดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด 1

- 54 -

18.7 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ

18.8 ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 18.9 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกขอบงคบ

สวนท 5 หนงสอประชาสมพนธ

ขอ 19 หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทกาหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายกาหนดแบบไวโดยเฉพาะหนงสอประชาสมพนธม 3 ชนด ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว ขอ 20 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ

20.1 ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ 20.2 เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ 20.3 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศและขอความทประกาศ 20.4 ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออก

ประกาศ 20.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ 20.6 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผออกประกาศในกรณทกฎหมายกาหนดใหทาเปนแจงความ

ขอ 21 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลงเพอทาความเขาใจในกจการของทางราชการ หรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท 8 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

21.1 แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ 21.3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบท

เรยงตามลาดบไวดวย 21.4 ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ 21.5 สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ 21.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออก

แถลงการณ ขอ 22 ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดทาตามแบบท 9ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

22.1 ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว 22.2 เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว 22.3 ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยง

ตามลาดบไวดวย 22.4 ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว 22.5 สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว 22.6 วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

- 55 -

สวนท 6 หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ขอ 23 หนงสอทเจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอ หนงสอททางราชการทาขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตนรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม 4 ชนด คอ หนงสอรบรองรายงาน การประชม บนทก และหนงสออน ขอ 24 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแก บคคล นตบคคล หรอหนวยงานเพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจาเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดทาตามแบบท 10ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

24.1 เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ท 1 เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทนทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด

24.2 สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการซงเปนเจาของหนงสอนนและจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได

24.3 ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา แลวตอดวยชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงานททางราชการรบรองในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตมโดยมคานาหนานามชอ นามสกล ตาแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนทางานอยอยางชดแจง แลวจงลงขอความทรบรอง

24.4 ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง

24.5 ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอ ผทไดรบมอบหมายและพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวในลายมอชอ

24.6 ตาแหนง ใหลงตาแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ 24.7 รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองสาคญทออกใหแก

บคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด 4*6 เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตรา ชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผนน ลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย ขอท 25 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของ ทประชมไวเปนหลกฐานใหจดทาตามแบบท 11 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

25.1 รายงานการประชมใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน 25.2 ครงท ใหลงครงทประชม 25.3 เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม 25.4 ณ ใหลงสถานททประชม 25.5 ผมาประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชม ซงมาประชมใน

กรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอตาแหนงใด 25.6 ผไมมาประขม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงม

ไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม) 25.7 ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอตาแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงได

เขารวมประชม (ถาม) 25.8 เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม

- 56 -

25.9 ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามลาดบ

25.10 เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม 25.11 ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน

ขอท 26 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชาหรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบตากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกน ในการปฏบตราชการโดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความและใหมหวขอดงตอไปน

26.1 ชอตาแหนงทบนทกถง โดยใชคาขนตนตามทกาหนดไวในภาคผนวก 2 26.2 สาระสาคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทก ถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย 26.3 ชอและตาแหนง ใหลงลายมอชอและตาแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทก

ขอความใหลงวนเดอนปทบนทกไวดวยการบนทกตอเนอง โดยปกตใหผบนทกระบคาขนตนใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตนและใหลงวน เดอน ป กากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและวน เดอน ป กากบเทานน ขอท 27 หนงสออน คอ หนงสอ หรอ เอกสารอนใดทเกดขน เนองจากการปฏบตงานของเจาหนาท เพอเปนหลกฐานในทางราชการซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอก ทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวงทบวงกรมจะกาหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญาหลกฐานการสบสวนและสอบสวน และคารอง เปนตน

สวนท 7 บทเบดเตลด

ขอ 28 หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสง และดาเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน 3 ประเภทคอ

28.1 ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน 28.2 ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว 28.3 ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะทาได

ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง 32 พอยทใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซองตามทกาหนดไวในแบบท 1 แบบท 2 แบบท 3 และแบบท 15ทายระเบยบ โดยใหระบคาวา ดวน ดวนมากหรอ ดวนทสด สาหรบหนงสอตามขอ 28.1 ขอ 28.2และขอ 28.3 แลวแตกรณในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทกาหนด ใหระบคาวา ดวนภายใน แลวลงวน เดอน ป และกาหนดเวลา ทตองการใหหนงสอนน ไปถงผรบกบใหเจาหนาทสงถงผรบซงระบบนหนาซองภายในเวลาท กาหนด ขอท 29 เรองราชการทจะดาเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสารเชนโทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตนและใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอ ในกรณทจาเปนตอง ยนยนเปนหนงสอ ใหทาหนงสอยนยนตามไปทนทการสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรทศน วทยสอสารวทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

- 57 -

ขอท 30 หนงสอทจดทาขนโดยปกตใหมสาเนาคฉบบเกบไวทตน เรอง 1 ฉบบและใหมสาเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบสาเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ขอท 31 หนงสอทเจาของหนงสอเหนวามสวนราชการอนทเกยว ของควรไดรบทราบดวย โดยปกตใหสงสาเนาไปใหทราบโดยทาเปนหนงสอประทบตราสาเนาหนงสอนใหมคารบรองวา สาเนาถกตอง โดยให เจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไปซงเจาของเรองลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจงและตาแหนงทขอบลางของหนงสอ ขอท 32 หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจานวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหส ตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงกาหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข 1 เรยงเปนลาดบไปจนถงสนปปฏทนหรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบ หนงสอภายนอกอยางหนง อยางใดเมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนนจะตองใหหนวย งานหรอบคคลในบงคบบญชาในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวยกใหมเจาหนาทจดทาสาเนาหรอจดสงใหหนวยงานหรอบคคลเหลานนโดยเรว ขอท 33 สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวาง เจาของหนงสอและผรบหนงสอตามภาคผนวก 2 ขอท 34 หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษ ใหทาตามแบบทกาหนดไวในภาคผนวก 4สาหรบหนงสอทเปนภาษาอน ๆ ซงมใชภาษาองกฤษ ใหเปนไปตาม ประเพณนยม

หมวด 2

การรบและสงหนงสอ สวนท 1

การรบหนงสอ ขอ 35 หนงสอรบ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอกใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลาง ปฏบตตามทกาหนดไวในสวนน ขอ 36 จดลาดบความสาคญและความเรงดวนของหนงสอเพอดาเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสารหากไมถกตองใหตดตอสวนราชการ เจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอเพอดาเนนการใหถกตองหรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐานแลวจงดาเนนการเรองนนตอไป ขอ 37 ประทบตรารบหนงสอตามแบบท 12 ทายระเบยบ ทมมบนดานขวา ของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน

37.1 เลขรบ ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน 37.2 วนท ใหลงวนเดอนปทรบหนงสอ 37.3 เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

ขอ 38 ลงทะเบยนหนงสอรบในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท 13 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน 38.1 ทะเบยนหนงสอรบ วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน 38.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงลาดบตดตอกนไปตลอดปปฏทน

เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรา รบหนงสอ 38.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา 38.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอทรบเขามา 38.5 จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอ บคคลในกรณทไมมตาแหนง

- 58 -

38.6 ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวน ราชกาหรอชอบคคลในกรณทไมมตาแหนง

38.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอ เรองใหลงสรปเรองยอ 38.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 38.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 39 จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของ ดาเนนการโดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชอง การปฏบตถามชอบคคลหรอตาแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอ ใหลงชอหรอตาแหนงไวดวยการสงหนงสอทลงทะเบยนรบแลวไปใหสวนราชการทเกยวของดาเนนการตามวรรคหนง จะสงโดยใชสมดสงหนงสอตามขอ 48 หรอใหผรบหนงสอลงชอ และวนเดอนปทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนรบหนงสอกไดการดาเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไมใหเปน ไปตามทหวหนาสวนราชการกาหนดถาหนงสอรบนนจะตองดาเนนเรองในหนวยงานนนเองจนถงขนไดตอบหนงสอไปแลวใหลงทะเบยนวาไดสงออกไปโดยหนงสอทเทาใด วนเดอนปใด ขอ 40 การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอ จากหนวยงานสารบรรณกลางแลวใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม

สวนท 2 การสงหนงสอ

ขอ 41 หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตาม ทกาหนดไวในสวนน ขอ 42 ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสง ทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณ กลางเพอสงออก ขอ 43 เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวใหปฏบตดงน

43.1 ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท 14 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

43.1.1 ทะเบยนหนงสอสง วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน 43.1.2 เลขทะเบยนสง ใหลงเลขลาดบของทะเบยนหนงสอสงเรยงลาดบ ตดตอกนไปตลอดป

ปฏทน 43.1.3 ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจาของสวนราชการเจาของ เรองในหนงสอทจะ

สงออกถาไมมทดงกลาวชองนจะวาง 43.1.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนออก 43.1.5 จาก ใหลงตาแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอ บคคลในกรณทไมมตาแหนง 43.1.6 ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ตาแหนง 43.1.7 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไม มชอเรองใหลงสรปเรองยอ 43.1.8 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน 43.1.9 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 43.2 ลงเลขทและวนเดอนปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบ และสาเนาคฉบบ ใหตรงกบเลข

ทะเบยนสงและวนเดอนปในทะเบยนหนงสอสงตามขอ 43.1.2 และขอ 43.1.4

- 59 -

ขอ 44 กอนบรรจซอง ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยบรอย ของหนงสอตลอดจนสงทสงไปดวยอกครงหนงแลวปดผนกหนงสอทไมมความสาคญมากนก อาจสงไปโดยวธพบยดตดดวยแถบกาว กาว เยบดวยลวด หรอวธอนแทนการบรรจซอง ขอ 45 การจาหนาซองใหปฏบตตามแบบท 15 ทายระเบยบ สาหรบหนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต ใหปฏบตตามขอ 28ในกรณทไมใชสมดสงหนงสอ ใหมใบรบหนงสอตามขอ 49 แนบตดซองไปดวย ขอ 46 การสงหนงสอโดยทางไปรษณย ใหถอปฏบตตามระเบยบหรอวธการทการสอสารแหงประเทศไทยกาหนดการสงหนงสอซงมใชเปนการสงโดยทางไปรษณย เมอสงหนงสอใหผรบแลวผสงตองใหผรบลงชอรบในสมดสงหนงสอหรอใบรบ ขอ 47 หนงสอทไดลงทะเบยนสง ในกรณทเปนการตอบหนงสอซงรบเขามาใหลงทะเบยนวาหนงสอนนไดตอบตามหนงสอรบทเทาใด วนเดอนปใด ขอ 48 สมดสงหนงสอใหจดทาตามแบบท 16 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

48.1 เลขทะเบยน ใหลงเลขทะเบยนหนงสอสง 48.2 จาก ใหลงตาแหนงหรอชอสวนราชการหรอชอบคคล 48.3 ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ตาแหนง 48.4 หนวยรบ ใหลงชอสวนราชการทรบหนงสอ 48.5 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได 48.6 วนและเวลา ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ป และเวลาทรบหนงสอ 48.7 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 49 ใบรบหนงสอ ใหจดทาตามแบบท 17 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน 49.1 ท ใหลงเลขทของหนงสอฉบบนน 49.2 ถง ใหลงตาแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการ หรอชอบคคลในกรณทไมม

ตาแหนง 49.3 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนนในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 49.4 รบวนท ใหผรบหนงสอลงวน เดอน ปทรบหนงสอ 49.5 เวลา ใหผรบหนงสอลงเวลาทรบหนงสอ 49.6 ผรบ ใหผรบหนงสอลงชอทสามารถอานออกได

สวนท 3

บทเบดเตลด ขอ 50 เพอใหการรบและสงหนงสอดาเนนไปโดยสะดวกเรยบรอย และรวดเรวสวนราชการจะกาหนดหนาทของผปฏบตตลอดจนแนวทางปฏบต นนไวดวยกได ทงน ใหมการสารวจทะเบยนหนงสอรบเปนประจาวาหนงสอตามทะเบยนรบนน ไดมการปฏบตไปแลวเพยงใดและใหมการตดตามเรองดวย ในการน สวนราชการใดเหนสมควรจะจดใหมบตรตรวจคนสาหรบหนงสอรบและหนงสอสงเพอความสะดวกในการคนหากไดตาม ความเหมาะสม ขอ 51 บตรตรวจคน ใหจดทาตามแบบท 18 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

51.1 เรอง รหส ใหลงเรองและรหสตามหมวดหมของหนงสอ 51.2 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนตามทปรากฏในทะเบยนหนงสอรบ

51.3 ท ใหลงเลขทของหนงสอ - 60 -

51.4 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอ 51.5 รายการ ใหลงเรองยอของหนงสอเพอใหทราบวา หนงสอนน มาจากทใด เรองอะไร 51.6 การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอนนเพอให ทราบวาสงไปทใดเมอใด

หมวด 3

การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ สวนท 1

การเกบรกษา

ขอ 52 การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลว และการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ขอ 53 การเกบระหวางปฏบต คอการเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ขอ 54 การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอกใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

54.1 จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบสาหรบเจาของเรองและหนวยเกบเกบไวอยางละฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

54.1.1 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ 54.1.2 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 54.1.3 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 54.1.4 เรองใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 54.1.5 อายการเกบหนงสอใหลงวนเดอนปทจะเกบถงในกรณ ใหเกบไวตลอดไป ใหลง

คาวา หามทาลาย 54.1.6 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด(ถาม)

54.2 สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปใหหนวยเกบทสวนราชการนน ๆ กาหนด ขอ 55 เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ ๕๔ แลว ใหเจาหนาท ผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

55.1 ประทบตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๗๓ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนนและลงลายมอชอยอกากบตรา

55.1.1 หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคาวา หามทาลาย ดวยหมกสแดง 55.1.2 หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลา ใหประทบตราคาวา เกบถง พ.ศ. .... ดวยหมก

สนาเงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง 55.2 ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท 20 ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

55.2.1 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ 55.2.2 วนเกบ ใหลงวนเดอนปทนาหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ 55.2.3 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 55.2.4 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 55.2.5 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปยอ

55.2.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ - 61 -

55.2.7 กาหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทกาหนดในตรากาหนดเกบ หนงสอตามขอ ๕๕.๑

55.2.8 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ขอ 56 การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจาไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามขอ ๕๔ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกไดเมอหมด ความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลวใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ๕๔และขอ ๕๕ โดยอนโลม ขอ 57 อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสอดงตอไปน

57.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

57.2 หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลวการเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

57.3 หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารต ประเพณ สถต หลกฐานหรอเรองทตองใชสาหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกนใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

57.4 หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

57.5 หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญและเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป ในกรณหนงสอทเกยวกบการเงนซงมใชเปนเอกสารสทธ หากเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ปใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอทาลายได ขอ 58 ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๕ ปนบจากวนทไดจดทาขน ทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ปใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคมของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

58.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอ ระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

58.2 หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไป กาหนดไวเปนอยางอน 58.3 หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชหนงสอครบ

๒๕ ปทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายแหงชาต กรมศลปกร ขอ 59 บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป และบญชหนงสอครบ ๒๕ ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการ ผมอบและกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

59.1 บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป ใหจดทาตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

59.1.1 ชอบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชท จดทาบญช

59.1.2 กระทรวง ทบวง กรมกอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช

59.1.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดทาบญช - 62 -

59.1. 4 แผนท ใหลงเลขลาดบขอบแผนบญช 59.1.5 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทสงมอบ 59.1.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบ 59.1.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 59.1.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 59.1.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 59.1.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 59.1.11 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 59.1.12 ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอ และวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจง

พรอมลงตาแหนงของผมอบ 59.1.13 ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตว

บรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบมอบ 59.2 บญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเอง ใหจดตามแบบท 22 ทายระเบยบ โดยกรอก

รายละเอยดดงน 59.2.1 ชอบญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเองประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราช

ทจดทาบญช 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช 59.2.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดทาบญช 59.2.4 แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช 59.2.5 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง 59.2.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 59.2.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 59.2.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 59.2.9 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 59.2.10 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 60 หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญและประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เกบไว ใหปฏบตดงน

60.1 จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

60.1.1 ชอบญชฝากหนงสอ ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราช ทจดทาบญช 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช 60.1.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดทาบญช 60.1.4 แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช 60.1.5 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ 60.1.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 60.1.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 60.1.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ

- 63 -

60.1.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 60.1.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 60.1.11 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) 60.1.12 ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจง

พรอมทงลงตาแหนงของผฝาก 60.1.13 ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตว

บรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบฝาก 60.2 สงตนฉบบและสาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝากใหกองจดหมายเหต

แหงชาต กรมศลปากร 60.3 เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลวใหลงนามใน

บญชฝากหนงสอแลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐานหนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากรใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝากหากสวนราชการ ผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคนใหทาไดโดยจดทาหลกฐานตอกนไวใหชดแจงเมอถงกาหนดการทาลายแลว ใหสวนราชการผฝากดาเนนการตามขอ ๖๖ ขอ 61 การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาสหากชารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดมหากสญหายตองหาสาเนามาแทนถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมไดใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวยถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธกใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

สวนท 2 การยม

ขอ 62 การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน 62.1 ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด 62.2 ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอ

และใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงลาดบวนเดอนปไวเพอตดตามทวงถามสวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

62.3 การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

62.4 การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย ขอ 63 บตรยมหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

63.1 รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน 63.2 ผยม ใหลงชอบคคล ตาแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน 63.3 ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอกากบพรอมดวยตาแหนงในบรรทดถดไป 63.4 วนยม ใหลงวนเดอนปทยมหนงสอนน 63.5 กาหนดสงคน ใหลงวนเดอนปทจะสงหนงสอนนคน 63.6 ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ 63.7 วนสงคน ใหลงวนเดอนปทสงหนงสอคน

- 64 -

ขอ 64 การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ใหถอปฏบตตามขอ ๖๒ โดยอนโลม ขอ 65 การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงน จะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน

สวนท 3 การทาลาย

ขอ 66 ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผ รบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอททครบกาหนดอายการเกบในปนนไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกอง จดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอบญชหนงสอขอทาลายใหจดทาตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

66.1 ชอบญชหนงสอขอทาลาย ประจาป ใหลงตวเลขของ ปพทธศกราชทจดทาบญชทจดทาบญช 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กองใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช 66.3 วนท ใหลงวนเดอนปทจดทาบญช 66.4 แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช 66.5 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ 66.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 66.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 66.8 ลงวนท ใหลงวนเดอนปของหนงสอแตละฉบบ 66.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 66.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 66.11 การพจารณา ใหคณะกรรมการทาลายหนงสอเปนผกรอก 66.12 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 67 ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอ ประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไปถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมา ประชมเลอกกรรมการคนหนงทาหนาทประธานมตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหน ดวยใหทาบนทกความเหนแยงไว ขอ 68 คณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน

68.1 พจารณาหนงสอทจะขอทาลายตามบญชหนงสอขอทาลาย 68.2 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควร ทาลาย และควรจะขยายเวลา

การเกบไวใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใดในชอง การพจารณา ตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอทาลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตรากาหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการทาลายหนงสอลงลายมอชอกากบการ แกไข

68.3 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหทาลาย ใหกรอก เครองหมายกากบาท (x) ลงในชอง การพจารณาตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอทาลาย

68.4 เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ (ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอเพอพจารณาสงการ ตามขอ 69

- 65 -

68.5 ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายได แลวโดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองไดและเมอทาลายเรยบรอยแลวใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจอนมตทราบ ขอ 69 เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ68.4 แลว ใหพจารณาสงการดงน

69.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทาลายใหสงการให เกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทาลายงวดตอไป

69.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแต หนงสอประเภททสวนราชการนนไดขอทาความตกลงกบกรมศลปากรแลวไมตองสงไปใหพจารณา ขอ 70 ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอทาลายแลวแจงใหใหสวนราชการทสงบญชหนงสอขอทาลายทราบดงน

70.1 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนดาเนนการทาลายหนงสอตอไปไดหากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา 60 วน นบตงแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหต แหงชาตกรมศลปากรใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความ เหนชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนงสอได

70.2 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใด ควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ทาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากรแจงมาหากหนงสอใดกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรม ศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตามเพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบหนงสอของสวนราชการนนกได

หมวด ๔

มาตรฐานตรา แบบพมพ และซอง

ขอ 71 ตราครฑสาหรบแบบพมพ ใหใชตามแบบท 26 ทายระเบยบ ม 2 ขนาด คอ 71.1 ขนาดตวครฑสง 3 เซนตเมตร > 71.2 ขนาดตวครฑสง 1.5 เซนตเมตร ตราชอสวนราชการใหใชตามแบบท 27 ทายระเบยบ ม

ลกษณะเปนรปวงกลมสอง วงซอนกน เสนผาศนยกลางวงนอก 4.5 เซนตเมตร วงใน 3.5เซนตเมตร ลอมครฑตามขอ 71.1 ระหวางวง ขอ 72 นอกและวงในมอกษรไทยชอกระทรวง ทบวง กรม หรอสวนราชการทเรยกชออยางอน ทมฐานะเปนกรมหรอจงหวดอยขอบลางของตราสวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตราสวนราชการใดทมการตดตอกบตางประเทศ จะใหมชอภาษาตางประเทศเพมขนดวยกไดโดยใหอกษรไทยอยขอบบนและอกษรโรมนอยขอบลางของตรา ขอ 73 ตรากาหนดเกบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอเกบ เพอใหทราบกาหนดระยะเวลาการเกบหนงสอนนมคาวา เกบถง พ.ศ. .... หรอคาวา หามทาลาย ขนาดไมเลกกวาตวพมพ 24 พอยท ขอ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง

- 66 -

74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกตใหใชกระดาษปอนดขาว นาหนก 60 กรมตอตารางเมตร ม 3 ขนาด คอ

74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา ขนาด 210 มลลเมตร x 297 มลลเมตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา ขนาด 148 มลลเมตร x 210 มลลเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา ขนาด 52 มลลเมตร x 74 มลลเมตร

74.2 มาตรฐานซอง โดยปกตใหใชกระดาษสขาวหรอสนาตาล นาหนก80 กรมตอตารางเมตร เวนแตซองขนาดซ 4 ใหใชกระดาษนาหนก 120 กรมตอตารางเมตร ม 4 ขนาด คอ

74.2.1 ขนาดซ 4 หมายความวา ขนาด 229 มลลเมตร x 324 มลลเมตร 74.2.2 ขนาดซ 5 หมายความวา ขนาด 162 มลลเมตร x 229 มลลเมตร 74.2.3 ขนาดซ 6 หมายความวา ขนาด 114 มลลเมตร x 162 มลลเมตร 74.2.4 ขนาดดแอล หมายความวา ขนาด 110 มลลเมตร x 220 มลลเมตร

ขอ 75 กระดาษตราครฑ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 พมพครฑตามขอ 71.1 ดวยหมกสดาหรอทาเปนครฑดน ทกงกลางสวนบนของกระดาษ ขอ 76 กระดาษบนทกขอความ ใหใชกระดาษขนาดเอ 4 หรอขนาดเอ 5 พมพครฑ ตามขอ 71.2 ดวยหมกสดาทมมบนดานซาย ตามแบบท 29 ทายระเบยบ ขอ 77 ซองหนงสอ ใหพมพครฑตามขอ 71.2 ดวยหมกสดาทมมบนดานซายของซอง

77.1 ขนาดซ 4 ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑ โดยไมตองพบ มชนดธรรมดาและขยายขาง 77.2 ขนาดซ 5 ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 2 77.3 ขนาดซ 6 ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 4 77.4 ขนาดดแอล ใชสาหรบบรรจหนงสอกระดาษตราครฑพบ 3สวนราชการใดมความจาเปนตอง

ใชซองสาหรบสงทางไปรษณยอากาศโดยเฉพาะ อาจใชซองพเศษสาหรบสงทางไปรษณยอากาศและพมพตราครฑตามทกลาวขางตนไดโดยอนโลม ขอ 78 ตรารบหนงสอ คอ ตราทใชประทบบนหนงสอ เพอลงเลขทะเบยนรบหนงสอ ตามแบบท 12 ทายระเบยบ มลกษณะเปนรปสเหลยมผนผา ขนาด 2.5 เซนตเมตร x 5 เซนตเมตร มชอสวนราชการอยตอนบน ขอ 79 ทะเบยนหนงสอรบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดรบเขาเปนประจาวน โดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดรบหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 13 ทายระเบยบ ขอ 80 ทะเบยนหนงสอสง ใชสาหรบลงรายการหนงสอทไดสงออกเปนประจาวนโดยเรยงลาดบลงมาตามเวลาทไดสงหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลมและชนดเปนแผนตามแบบท 14 ทายระเบยบ ขอ 81 สมดสงหนงสอและใบรบหนงสอ ใชสาหรบลงรายการละเอยดเกยวกบการสงหนงสอ โดยใหผนาสงถอกากบไปกบหนงสอเพอใหผรบเซนรบแลวรบกลบคนมา

81.1 สมดสงหนงสอ เปนสมดสาหรบใชลงรายการสงหนงสอ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 16 ทายระเบยบ

81.2 ใบรบหนงสอ ใชสาหรบกากบไปกบหนงสอทนาสงโดยใหผรบเซนชอ รบแลวรบกลบคนมา มขนาดเอ 8 พมพหนาเดยว ตามแบบท 17 ทายระเบยบ ขอ 82 บตรตรวจคน เปนบตรกากบหนงสอแตละรายการเพอใหทราบวาหนงสอนน ๆ ไดมการดาเนนการตามลาดบขนตอนอยางใด จนกระทงเสรจสน บตรนเกบเรยงลาดบกนเปนชดในทเกบโดยมกระดาษตดเปน

- 67 -

บตรดรรชน ซงแบงออกเปนตอน ๆ เพอสะดวกแกการตรวจคน มขนาดเอ 5 พมพสองหนาตามแบบท 18 ทายระเบยบ ขอ 83 บญชหนงสอสงเกบ ใชสาหรบลงรายการหนงสอทจะสงเกบ มขนาดเอ 4พมพหนาเดยว ตามแบบท 19 ทายระเบยบ ขอ 84 ทะเบยนหนงสอเกบ เปนทะเบยนทใชลงรายการหนงสอเกบ มขนาดเอ 4 พมพสองหนา มสองชนด คอ ชนดเปนเลม และชนดเปนแผน ตามแบบท 20 ทายระเบยบ ขอ 85 บญชสงมอบหนงสอครบ 25 ป เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ปสงมอบเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 21 ทายระเบยบ ขอ 86 บญชหนงสอครบ 25 ป ทขอเกบเอง เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทมอายครบ 25 ป ซงสวนราชการนนมความประสงคจะเกบไวเอง มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 22 ทายระเบยบ ขอ 87 บญชฝากหนงสอ เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทสวนราชการนาฝากไวกบกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร มลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 23 ทายระเบยบ ขอ 88 บตรยมหนงสอ ใชสาหรบเปนหลกฐานแทนหนงสอทใหยมไป มขนาดเอ 4 พมพหนาเดยว ตามแบบท 24 ทายระเบยบ ขอ 89 บญชหนงสอขอทาลาย เปนบญชทใชลงรายการหนงสอทครบกาหนดเวลาการเกบมลกษณะเปนแผนขนาดเอ 4 พมพสองหนา ตามแบบท 25 ทายระเบยบ

บทเฉพาะกาล ขอ 90 แบบพมพ และซอง ซงมอยกอนวนทระเบยบนใชบงคบ ใหใชไดตอไปจนกวาจะหมด

ประกาศ ณ วนท 11 เมษายน 2526 เปรม ตณสลานนท

พลเอกเปรม ตณสลานนท นายกรฐมนตร

พจนานกรรม

เอกสารอางอง การจดทาคมอปฏบตงานน ผจดทา (ฝายบรหารงานทวไป) ไดศกษาและคนควาหาขอมลจากระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม และระเบยบกระทรวงการคลง วาดวยการปฏบตงานสารบรรณฯ พ.ศ. 2553 (ภาคผนวก) และหนงสอเทคนคการเขยนหนงสอราชการ หนงสอโตตอบ และรายงานการประชม ของรองศาสตราจารย นภาลย สวรรณธธาดา อาจารย อดล จนทรศกด และพนเอกกจคณตพงศ อนทอง รวมทงการระดมความรจากประสบการณในการทางาน และจากการทไดรบการฝกอบรม ของบคลากร ฝายบรหารงานทวไป