U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

1 | P a g e

คานา

เอกสารหลกสตรอบรมแบบ e-Training หลกสตร ระเบยบงานสารบรรณ เปนหลกสตรฝกอบรมภายใตโครงการพฒนาหลกสตรและดาเนน การฝกอบรมคร ขาราชการพลเรอน และบคลากรทางการศกษาดวยหลกสตรฝกอบรมแบบ e-Training สานกงานคณะกรรมการการ ศกษาขนพนฐาน โดยความรวมมอของสานกงานคณะกรรม การการศกษาขนพนฐานและคณะครศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย เพอพฒนาผบรหาร ครและบคลากรทางการศกษาใหสอดคลองกบความตองการขององคกร โดยพฒนาองคความร ทกษะทใชในการปฏบตงานไดอยางมคณภาพ โดยใชหลกสตรและวทยากรทมคณภาพ เนนการพฒนาโดยการเรยนรดวยตนเองผานเทคโนโลยการสอสารผานระบบเครอขายอนเทอรเนต สามารถเขาถงองคความรในทกททกเวลา

สานกงานคณะกรรมการการศกษาขนพนฐานและคณะครศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย หวงเปน

อยางยงวาหลกสตรอบรมแบบ e-Training สาระการเรยนรสงคมศกษา ศาสนา และวฒนธรรม: การสอนภมศาสตรจะสามารถนาไปใชใหเกดประโยชนตอการพฒนาครและบคลากรทางการศกษาตามเปาหมายและวตถประสงคทกาหนดไว ทงนเพอยงประโยชนตอระบบการศกษาของประเทศไทยตอไป

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

2 | P a g e

สารบญ

หลกสตร “ระเบยบงานสารบรรณ” 1 เคาโครงเนอหา 3 ตอนท 1 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (1) 8 ตอนท 2 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (2) 16 ตอนท 3 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

18

ตอนท 4 แนวปฏบตเกยวกบการจดเกบและการทาลายหนงสอราชการ 22 ตอนท 5 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ 29 ใบงานท 1 59 ใบงานท 2 62 ใบงานท 3 64 ใบงานท 4 68 ใบงานท 5 69 แบบทดสอบกอนเรยน/หลงเรยนหลกสตร 72

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

3 | P a g e

หลกสตร ระเบยบงานสารบรรณ

รหส UTQ-55201 ระเบยบงานสารบรรณ

ชอหลกสตรรายวชา ระเบยบงานสารบรรณ

ปรบปรงเนอหาโดย

วทยากร ภาควชานโยบาย การจดการและความเปนผนาทางการศกษา คณะครศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

4 | P a g e

หลกสตร UTQ-55201 ระเบยบงานสารบรรณ เคาโครงเนอหา

ตอนท 1 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (1) เรองท 1.1 ประวตความเปนมาของงานสารบรรณ เรองท 1.2 ความหมายของงานสารบรรณ เรองท 1.3 ขอบขายของงานสารบรรณ

แนวคด 1. กอนป พ.ศ. 2497 ยงไมมการกาหนดระเบยบงานสารบรรณขนมาโดยเฉพาะ แตละสวนราชการ ตางมระเบยบเกยวกบการรางหนงสอ การเกบรกษาเอกสารตาง ๆ ของตน โดยเฉพาะตางคนตางทาไมมหลกการทแนนอน ตอมารฐบาลจงไดจดตงคณะกรรมการรางระเบยบงานสารบรรณขนโดยม พลเรอเอกหลวงชลธารพฤฒไกร เปนประธานคณะกรรมการ และไดใชเวลาในการรางระเบยบงานสารบรรณเปนเวลานานพอสมควร และในทสดกไดจดทาออกมาใช และมการพฒนาปรบปรงเรอยมา ปจจบนรฐบาลมนโยบายในการนาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการพฒนาระบบราชการตลอดจนการใหบรการประชาชน ใหมประสทธภาพมากขน ภายใตการพฒนารฐบาลอเลกทรอนกสหรอ (E-Government) โดยใหหนวยงานทเกยวของดาเนนการในสวนทรบผดชอบโดยเฉพาะอยางยงการพฒนาระบบสนบสนน (Back office) ซงรวมถงการพฒนาระบบงานสารบรรณ ดวย 2. งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบหนงสอหรอเอกสาร นบตงแต การคด การเตรยมการราง การเขยน การพมพ การจดบนทก การจา การทาสาเนา การคดลอก การยอ การแสดงความคดเหน การสงการ การโตตอบจดหมาย การจดเกบ การเผยแพร การคนหา การนามาใชอางอง จนกระทงรวมถงการทาลาย

3. ขอบขายของงานสารบรรณ ประกอบดวย 1) การผลตหรอการจดทาเอกสาร 2) การสงและการรบ 3) การเกบรกษา และการยม 4) การทาลาย 5) การจดผลตและจดทาเอกสาร

วตถประสงค 1. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบประวตความเปนมาของ

งานสารบรรณได 2. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบความหมายของงานสาร

บรรณได 3. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบขอบขายของงานสาร

บรรณได ตอนท 2 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (2)

เรองท 2.1 ความสาคญของงานสารบรรณ เรองท 2.2 ประโยชนของงานสารบรรณ เรองท 2.3 องคประกอบของงานสารบรรณ

แนวคด 1. งานสารบรรณมความสาคญตอทกหนวยงาน เพราะงานสารบรรณ เปนการจดทาไวอยางเปน

ระบบ ถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ และสามารถดาเนนการอานวยความสะดวกในฐานะงานบรการแกบคคลอน ๆ ดวยความเรยบรอยและรวดเรว เกดประโยชนทกฝายทเกยวของ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

5 | P a g e

2. ประโยชนของงานสารบรรณ มดงน 1) ทาใหการปฏบตงานทเกยวกบหนงสอของทางราชการ เปนระบบและมมาตรฐาน ในการทางานเหมอนกน 2) มความเปนระเบยบเรยบรอยในการทางาน 3) ทาใหประหยดเวลา แรงงาน เงนงบประมาณ และมประสทธภาพในการทางาน 4) สะดวกตอการอางอง และคนหา5) ทาใหเกดความตอเนองในการทางาน 6) กาหนดหนาทและความรบผดชอบของผปฏบตงาน

3. องคประกอบของงานสารบรรณ ไดแก เจาหนาทธรการ พนกงานพมพดดและเครองมอและวสดอปกรณ เจาหนาทธรการเปนผทมความสาคญอยางยง ในหนวยงานสารบรรณของสวนราชการ เพราะเปนผใหบรการแกผบงคบบญชาและเจาหนาทในหนวยงาน ดงนน ผทสามารถทาหนาทงานสารบรรณไดดจะตองมความรภาษาไทยด รจกตวสะกดการนต วรรคตอนแมนยาในศพทและคาแปลในปทานกรมหรอพจนานกรม ยงมความรภาษาตางประเทศดวยยงด และจะเปนการดยงขนถาไดรหลายภาษา มคณสมบตเฉพาะตว คอ ตองมความละเอยดลออ สขมรอบคอบ และรวดเรว ถาจะเขยนหนงสอตองเขยนใหสนทสดแตไดความมากทสด วตถประสงค

1. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบความสาคญของงาน สารบรรณได

2. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบประโยชนของงาน สารบรรณได

3. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบองคประกอบของงานสารบรรณได

ตอนท 3 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.1 สาระสาคญของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.2 ความหมายของหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.3 อายการเกบหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

แนวคด 1. สรปสาระสาคญของระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

และแกไขถง (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 คอ หนงสอ ราชการม 6 ชนด คอหนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ และหนงสอทจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานราชการ

2. หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

3. อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความ

ปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

6 | P a g e

2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษาคนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป

6. หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมด ความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงนเพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลวเมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ปหนงสอเกยวกบการเงน ซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ป หรอ 5 ป แลวแตกรณใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

วตถประสงค 1. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบสาระสาคญของระเบยบ

สานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548ได 2. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบความหมายของหนงสอ

ราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548ได

3. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบอายการเกบหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548ได

ตอนท 4 แนวปฏบตเกยวกบการจดเกบและการทาลายหนงสอราชการ เรองท 4.1 แนวปฏบต เกยวกบการจดเกบหนงสอราชการ เรองท 4.2 แนวปฏบต เกยวกบการทาลายหนงสอราชการ

แนวคด 1. การเกบหนงสอแบงออกเปน 3 ประเภท คอ การเกบระหวางปฏบต การเกบไวเพอใชในการ

ตรวจสอบ และการเกบเมอปฏบตเสรจแลว 2. หนงสอราชการทหมดความจาเปนในการใชงาน และเกบไวจนครบอายการเกบตามทระเบยบ

สารบรรณกาหนดแลว เพอมใหเปนภาระแกสวนราชการ จาเปนตองนาออกไปทาลายเพอชวยใหสวนราชการ ตาง ๆ มสถานทเกบหนงสอไดตอไป

วตถประสงค

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

7 | P a g e

1. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบสาระสาคญเกยวกบแนวปฏบตในการจดเกบได

2. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบสาระสาคญเกยวกบการทาลายหนงสอราชการได

ตอนท 5 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.1 แนวทางปฏบตในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.2 ความสาคญของการใชคาราชาศพทในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.3 ขอจากดในการเขยนหนงสอราชการ

แนวคด 1. การใชคา คาทกคาในหนงสอราชการลวนแลวแตมความสาคญจงตองคานงถงการใชคาบาง

ประเภท ไดแก 1.1) การสะกดคา การสะกดคาจะตองสะกดใหถกตองตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถานกาหนดไว 1.2) การใชคาเชอม คาเชอมไดแก ท ซง อน และ แต แก ตอ เพราะฉะนนจง ควรเลอกใชใหถกตอง และไมควรใชมากเกน 1.3) การใชคาใหเหมาะสม ในการเขยนหนงสอราชการการเลอกใชคาใหเหมาะสมถอเปนหวใจสาคญอยางยง ซงการใชคาใหเหมาะสม 2) การใชเครองหมาย 3) การใชประโยค 4) การเขยนยอหนา

2. ประเทศไทยเปนประเทศทมพระมหากษตรยเปนพระประมข ไทยมภาษาสภาพประเภททเรยกวา “ราชาศพท” ซงแปลวาศพทหลวงสาหรบองคพระมหากษตรยและราชวงศ แตราชาศพทในปจจบ นน หมายถง คาสภาพท ใช ในภาษาราชการ ซ งรวมไปถงศพทส ภาพท ใช ก บบคคลอ น เช น ขาราชการ และภกษสงฆอกดวย ฉะนนการใชคาราชาศพทกบการใชมารยาทตอสถาบนพระมหากษตรย จงเปนว ฒนธรรมทางประเพณงดงามภายในราชสานก และเปนความรทประณตและพเศษสาหรบบคคลภายนอกราชสานก ทควรรกษาไวสบไป

3. การใชภาษาพด และภาษาเขยน ใชแตกตางกน การใชภาษาพด เปนภาษาสอความทแลดไมนมนวล บางครงอาจดสนและหวน การเขยนหนงสอราชการบางครงผเขยนไมสามารถทจะแบงวรรคตอน ยอหนาไดเหมาะสม ทาใหหนงสอแลดไมสวยงาม ไมนาสนใจอาน หรอทาใหขาดความเขาใจในการสอความหมายไดอกดวย

วตถประสงค 1. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบแนวทางปฏบตในการใช

ภาษาในการเขยนหนงสอราชการได 2. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบความสาคญของการใช

คาราชาศพทในการเขยนหนงสอราชการได 3. เพอใหผเขารบการอบรม มความรความเขาใจและสามารถอธบายเกยวกบขอจากดในการเขยน

หนงสอราชการได

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

8 | P a g e

ตอนท 1 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (1) เรองท 1.1 ประวตความเปนมาของงานสารบรรณ จานงค หอมแยม และคณะ (2538 : 3 อางถงในสมประสงค แสนสวาท, 2552 : 9 - 10) ไดกลาวถงความเปนมาของงานสารบรรณ ไววา กอนป 2497 ยงไมมการกาหนดระเบยบงานสารบรรณขนมาโดยเฉพาะ แตละสวนราชการ ตางมระเบยบเกยวกบการรางหนงสอการเกบรกษาเอกสารตาง ๆ ของตนโดยเฉพาะ ตางคนตางทา ไมมหลกการทแนนอน ตอมาในป 2496 รฐบาลไดจดตงคณะกรรมการรางระเบยบงานสารบรรณขน โดยมพลเรอเอก หลวงชลธารพฤฒไกร เปนประธานคณะกรรมการ คณะกรรมการชดนไดใชเวลาในการรางระเบยบงานสารบรรณเปนเวลานานพอสมควร และในทสดกไดจดทาออกมาเปน 3 ตอน ตอนแรก วาดวย การรบ เสนอ สงและระบบการเกบคน ซงคณะรฐมนตรไดมมตเหนชอบ เมอ 10 มถนายน 2496 และไดประกาศใชเมอ 1 มกราคม 2497 ตอนสอง วาดวยแบบหนงสอในราชการและมาตรฐานกระดาษแบบพมพคณะรฐมนตรเหนชอบเมอวนท 14 ธนวาคม 2496 และประกาศใชเมอ 1 มกราคม 2497 ตอนสาม วาดวยหลกงานสารบรรณทวไป ระบบการเกบคนแบบดชนการออกแบบบตร ใหเหมาะสมกบงานเพอหาตวเลขสถต และการเขยนกราฟซงคณะรฐมนตร เหนชอบดวยเมอวนท 3 มกราคม 2498 และอนมตใหดาเนนการตอไป กอนออกประกาศใชในแตละครงนน ไดมการประชมชแจงแกขาราชการและเจาหนาท ผเกยวของและไดรวมอภปรายชแจงขอของใจตาง ๆ ใหผเขารวมประชมเขาใจ นอกจากนยงได ออกไปชแจงวธการทางานตามระเบยบงานสารบรรณตามจงหวดตาง ๆ อกดวย ตอมาในป 2502 กไดมการพจารณาปรบปรงระเบยบงานสารบรรณอกครงหนงโดยไดนาเอาขอเสนอแนะและปญหาตาง ๆ จากการใชระเบยบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497และ 2498 มาปรบปรง ใหเหมาะสมยงขน เมอไดพจารณาปรบปรงระเบยบงานสารบรรณเรยบรอยแลว กไดเสนอใหคณะรฐมนตรพจารณา คณะรฐมนตรไดมมตเหนชอบเมอวนท 24 ธนวาคม 2506 และเรยกระเบยบนวา ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 โดยใหมผลบงคบใชตงแตวนท 1 มกราคม 2507 เปนตนไป แตระเบยบงานสารบรรณดงกลาวน ไมไดครอบคลมถงงานสารบรรณทปฏบตอยทงหมด ประกอบกบมสวนสวนราชการตาง ๆ ไดหารอแนวทางปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไปยงสานกนายกรฐมนตรอยเสมอ ทาใหเปนปญหาอปสรรคกบการปฏบตงาน สานกนายกรฐมนตรจงไดเสนอใหรฐบาลพจารณาและแตงตงคณะกรรมการปรบปรงและพฒนาระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ ซงคณะรฐมนตรไดมมตเหนชอบและใหมผลใชบงคบตงแตวนท 1 มถนายน 2526 เปนตนไป ตอมาไดมการปรบปรงแกไขเพมเตมเกยวกบการนาเอาระบบอเลกทรอนกสเขามาชวยงานสารบรรณ จงไดกาหนดใหมระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ.2548 เพอรองรบการปฏบตงานระบบสารบรรณอเลกทรอนกส

- งานสารบรรณ ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย

- ระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ(ฉบบท 2) พ.ศ.2548 หมายถง การรบ-สง ขอมลขาวสาร หรอหนงสอผานระบบสอสารดวยวธการทางอเลกทรอนกส

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

9 | P a g e

ปจจบนรฐบาลมนโยบายในการนาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการพฒนาระบบราชการตลอดจนการใหบรการประชาชน ใหมประสทธภาพมากขน ภายใตการพฒนารฐบาลอเลกทรอนกสหรอ (E-Government) โดยใหหนวยงานทเกยวของดาเนนการในสวนทรบผดชอบโดยเฉพาะอยางยงการพฒนาระบบสนบสนน (Back office) ซงรวมถงการพฒนาระบบงานสารบรรณ ดวย ปจจบนการนาเทคโนโลยดานคอมพวเตอรมาใชตอการปฏบตงาน มความสาคญและจาเปนอยางยงตอหนวยงาน โดยเฉพาะหนวยราชการอยางหลกเลยงไมได ซงในปจจบนบางหนวยงานสวนใหญไดมการนาการจดการเอกสารดวยระบบ IT มาใชแลวในระบบการรบ-สงเอกสารและการคนหา/ตดตามหนงสอราชการเนองจากเปนหลกฐานเอกสารท สามารถใชอางองเพอการตรวจสอบได ดงนนการพฒนาระบบการตดตาม รบ-สงหนงสอราชการทงหนงสอธรรมดาและหนงสอทกาหนดชนความลบ ความเรว จะทาใหไดทราบถงเอกสารนนๆ ไดดาเนนการไปแลวอยางไรบาง ซงระบบการทางานสารบรรณของงานพฒนาคณภาพ ในการรบ – สงเอกสาร การตดตามเรอง การคนหาเอกสาร และการจดเกบเอกสาร ดาเนนการโดยเจาหนาทจดบนทกและลงทะเบยนในสมดทกขนตอน และหลงจากทาการศกษา วเคราะหขนตอนการทางาน และปญหาทเกดจากการปฏบตงานโดยละเอยด

เรองท 1.2 ความหมายของงานสารบรรณ

สรป กอนป พ.ศ. 2497 ยงไมมการกาหนดระเบยบงานสารบรรณขนมาโดยเฉพาะ พ.ศ. 2497 รฐบาลจงไดจดตงคณะกรรมการรางระเบยบงานสารบรรณขนโดยม พลเรอเอกหลวงชลธารพฤฒไกร เปนประธานคณะกรรมการ และไดใชเวลาในการรางระเบยบงานสารบรรณเปนเวลานานพอสมควร และในทสดกไดจดทาออกมาใช และมการพฒนาปรบปรงเรอยมา ปจจบนรฐบาลมนโยบายในการนาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการพฒนาระบบราชการตลอดจนการใหบรการประชาชน ใหมประสทธภาพมากขน ภายใตการพฒนารฐบาลอเลกทรอนกสหรอ (E-Government) โดยใหหนวยงานทเกยวของดาเนนการในสวนทรบผดชอบโดยเฉพาะอยางยงการพฒนาระบบสนบสนน (Back office) ซงรวมถงการพฒนาระบบงานสารบรรณ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

10 | P a g e

งานสารบรรณ เปนงาน ๆ หนงทจะเขาไปมสวนเกยวของกบการดาเนนงานทงปวง เพอใหการดาเนนงานเปนไปดวยความเรยบรอย ซงนบวามความสาคญมาก เพราะการดาเนนงานขององคการนนจาเปนตองใชและเกยวของกบระบบเอกสาร โดยเฉพาะการออกจดหมาย หนงสอตลอดจนบนทกตาง ๆ เหลานเพอใชเปนหลกฐานเสมอนหนงบนทกความทรงจา ฉะนน ไดมผใหความหมายของงานสารบรรณไวมากมาย ดงน ราชบณฑตยสถาน ไดใหความหมาย งานสารบรรณ พจนานกรมฉบบพระราชบณฑตยสถาน พ.ศ. 2525 ใหความหมายไววา “หนงสอทเปนหลกฐาน” สานกนายกรฐมนตร (2526) ไดใหความหมาย งานสารบรรณ ตามระเบยบสานกนายก รฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 วา “งานสารบรรณ” คอ งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยมและการทาลาย จตรลดา แจมปญญา (2546 : 11) กลาววา งานสารบรรณ หมายถง งานธรการ ทเกยวกบหนงสอโดยตรง เอกสารทางราชการ ทใชตดตอทงภายใน และภายนอกโรงเรยน ตงแตการจดทา การรบสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย อภชย ทามาน (2546 : 5) กลาววา งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวของกบการปฏบตงานสารบรรณซงมขอบขายงานตงแต การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยมจนถงการทาลาย อดม พนโลนต (2546 : 15) กลาววา งานสารบรรณ หมายถง งานทเกยวกบ เอกสารเพอใชเปนหลกฐานทางราชการ กเกยรต เลขาตระกล (2547 : 14-20) ไดกลาวเกยวกบงานสารบรรณไววา งานสารบรรณ ไดแกงานตดตอกบองคการ และบคคลทงภายในและภายนอกโรงเรยนดวยเครองมอตาง ๆ เชน จดหมาย โทรเลขไทรศพท เปนตน เพอใชเปนหลกฐานในการเกบ คน และอางอง การใชลายลกษณอกษรในรปของบนทก และจดหมายของทางราชการ จนทรสดา บญวาร (2547 : 15) ไดใหความหมายของคาวา งานสารบรรณ ไววา หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานหนงสอทงปวงโดยตรง นบตงแต การคด ราง เขยน แตงพมพ แกไข ทาสาเนา รบ สง บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง นาเสนอ สงการ โตตอบ ทารหส เกบเขาท ทาทะเบยนหนงสอเขา - ออก เกบรกษาและคนหา ใหยม ตดตามและจดการทาลายอยางมประสทธภาพ ราชนย นคราวนากล (2547 : 2) ไดใหความหมายของคาวา งานสารบรรณ ไววา หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแต การจดทา การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย สมประสงค แสนสวาท (2552 : 11 – 12) ไดใหความหมายของคาวา งานสารบรรณ ไววา หมายถง งานทเกยวกบหนงสอ เอกสารเพอใชเปนหลกฐานทางราชการ ทมกระบวนการเรมตงแต มการจดทาหนงสอราชการ การสงหนงสอราชการออกจากหนวยงาน และรบหนงสอราชการเขามา ในหนวยงาน มการจดเกบหนงสอราชการ ตลอดจนการรกษาและยมหนงสอราชการไปใชงาน และสนสดดวยการทาหลายหนงสอราชการ เมอถงกาหนดเวลา โดยยดตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เปนแนวในการปฏบตเพอเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตองตรงเวลา และมประสทธภาพเพอประหยดเวลา แรงงานและคาใชจาย สรปไดวา งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบหนงสอหรอเอกสาร นบตงแต การคด การเตรยม การราง การเขยน การพมพ การจดบนทก การจา การทาสาเนา การคดลอก การยอ การแสดงความคดเหน การสงการ การโตตอบจดหมาย การจดเกบ การเผยแพร การคนหา การนามาใชอางอง จนกระทงรวมถง การทาลาย

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

11 | P a g e

สรป งานสารบรรณ เปนงานทเกยวกบหนงสอหรอเอกสาร นบตงแต การคด การเตรยมการราง การเขยน การพมพ การจดบนทก การจา การทาสาเนา การคดลอก การยอ การแสดงความคดเหน การสงการ การโตตอบจดหมาย การจดเกบ การเผยแพร การคนหา การนามาใชอางอง จนกระทงรวมถงการทาลาย

เรองท 1.3 ขอบขายของงานสารบรรณ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

12 | P a g e

แนวคด นยนา เกดวชย (2543 : 5 – 7) กลาวถง งานสารบรรณ เปนงานทเกยวของกบเรอง ดงตอไปน 1. การผลตหรอการจดทาเอกสาร การทจะมเอกสารขนมาใชในการตดตอหรอใชในการปฏบตได จะตองมการผลตหรอจดทาเอกสารนนขนมากอน ซงการทจะผลต หรอจดทาเอกสารนนขนมาได ตองมความเขาใจในเรอง ทจะผลตหรอจดทาซงจาเปนตองอาน คด จด จา ราง เขยน แตง พมพ ทาสาเนาในบางครงถาเปนเรองทไดรบเขามากจาเปนตองบนทกหรอยอเรอง เพอเสนอใหผบงคบบญชาสงการแลวจงนามาผลต จดทาเอกสารขนใหม เมอทาเสรจเรยบรอยแลว กนาเสนอผบงคบบญชาเพอลงในหนงสอนนสงออกไปถงผรบเปนตน 2. การสงและการรบ เอกสารทใชในการตดตองานมทงทเกดจากความคดรเรม และจดทาขนจากหนวยงานของเรา หรอในบางครงทรบเขามาจากภายนอกหนวยงาน แลวจดทาขนเพอตอบออกไปดวยเหตทเอกสารทผลตขนมามวตถประสงคเพอใชเปนสอในการตดตอทาความเขาใจซงอาจเปนระหวางหนวยงานกบหนวยงานหรอระหวางหนวยงานกบบคคล ซงมการสงเอกสารออกไป ในขณะเดยวกนกมการรบจากทอนเขามา และจาเปนตองจดทะเบยนเพอใชควบคม ฉะนน งานสารบรรณจงมเรองเกยวกบการรบและการสง และการทะเบยนเขามาเกยวของดวย 3. การเกบรกษา และการยม เอกสารทผลตขนมานน เนองจากในการปฏบตงานมการตดตอกนในเรองตาง ๆ มากมายปรมาณเอกสารจงเปนจานวนมาก จาเปนตองมการสาเนาเรองการสงออกไวดวย ทงนเพอเมอเวลาทไดรบตอบเขามาจะไดรวาเคยมการตดตออะไรกนบาง ดวยเหตน จงตองมการกาหนดเรองเกยวกบการเกบ และการคนหาเรองทเกบเพอนาออกมาใชอก ในขณะเดยวกนเอกสารทถกเกบไวจาเปนตองมการระมดระวงรกษาเอกสารนนใหอยในสภาพด พรอมทจะนามาใชในการปฏบตงานไดทกเวลา ในระหวางทเกบอยน อาจมความจาเปนทจะตองยมไปใชในงานตาง ๆ ในสวนทเกยวของ ดงนน เรองการเกบ การคนหา การรกษาเอกสาร และการยมเอกสาร จงเปนสวนหนงของงานสารบรรณ 4. การทาลาย เอกสารตาง ๆ ทผลตหรอจดทาขนมาใชงานเมอใชงานแลวแบงสวนกไมจาเปนอะไรทตองนามาใชอก แตโดยทการตดตอราชการเปนเรองทมอยตลอดเวลา ความจาเปนในการใชงานจงอาจเกดมขนได ดวยเหตน จงจาเปนตองมการรกษาเอกสารนนไวชวระยะเวลาหนงเพอแนใจวาเอกสารนน ๆ หมดคณคาหรอหมดความจาเปนในการใชงานแลว นอกจากนเพอมใหเปนภาระในการเกบเอกสารดงกลาว และลดภาระการสนเปลองในการเกบ และเพอสามารถเกบเอกสารทผลตขนใหมและยงความจาเปนตองใชงานอกได จงจาเปนตองมการทาลายเอกสารทหมดคณคาของการใชงานออกไปจากระบบการทางาน พดงาย ๆ กคอ เอกสารตาง ๆ เมอมการผลตขนมานาไปใชงานแลว ซงอาจเปนการใชครงเดยวหรอหลายครงกตาม เมอหมดคณคาของการใชแลวกมการทาลายออกไป เรองทถกละเลยและไมไดรบความสนใจเทาทควร ปญหาในเรองนสาหรบสวนราชการหรอหนวยงานของทางราชการเปนปญหาทใหญมาก เพราะแทบทกหนวยงานจะมเอกสารกองเตมไปหมด สาเหต ในเรองน อาจสรปได 5 ประการ คอ 1. ไมมเจาหนาทรบผดชอบในการเกบโดยเฉพาะ 2. ไมมเครองมออปกรณและสถานทเกบอยางเหมาะสม 3. ไมมศนยกลางทรบผดชอบการเกบ 4. ผบงคบบญชาไมใหความสาคญในเรองของการเกบ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

13 | P a g e

5. ไมมการทาลายเอกสารตามกาหนดเวลา จะเหนไดวา “งานสารบรรณ” เปนงานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารหรองานเกยวกบ การจดทาเอกสารขอทางราชการ มขอบขายครอบคลมเรมตงแตคดราง เขยน ตรวจราง พมพ ทาน ทาสาเนา เสนอ ลงนาม สง เกบเขาท คนหา บนทก ยอเรอง เสนอ สงการยม จนถงขนสดทาย ทาลายเอกสารทหมดความจาเปนในการใชงานออกไปจากระบบ 5. การจดผลตและจดทาเอกสาร ลกษณา มณพนธ (2543 : 74 - 78) กลาวถง การทาหนงสอราชการ ควรศกษาขนตอนการทาหนงสอราชการดงหวขอ ตอไปน 1. การรางหนงสอราชการ คอ การเตรยมการเพอเขยนหนงสอราชการฉบบนน เหตทตองมการรางกอน กเพอใหหนงสอราชการนน ๆ ถกตองเรยบรอยเปนไปตามรแปแบบ และหวขอทกาหนด ชวยใหผอานสามารถตรวจสานวนการใชภาษา ขอความทเขยนไดใจความครบถวนหรอไม และยงชวยใหผทรบหนงสอราชการฉบบรางเพอไปพมพเปนตนฉบบไดอานกอนหาก ไมแนใจกสามารถสอบถามผรางหนงสอกอนจะลงมอพมพ ขอทควรพจารณาและแนวทางในการรางหนงสอ คอ 1.1 หนงสอทรางนน ผรางจะตองรและเขาใจเรองทจะรางอยางละเอยดแจมแจง เปนหนงสอจากใคร ถงใคร ทงนเพอใหทราบวาหนงสอทจะรางนน เปนหนงสอภายในหรอหนงสอภายนอก เพอจะได 1.1.1 รปแบบหนงสอใหถกตอง 1.1.2 กาหนดชอสวนราชการทจะออกหนงสอไดถกตอง 1.1.3 ใชคาขนตนและลงทายไดถกตอง 1.1.4 การใชสานวนภาษาไทยในการแตงจดหมายไดถกตอง 1.2 พจารณาเรองทจะรางโดยละเอยดเพอจะไดกาหนดหวเรอง ในสวนตนของขอความ และดวาเปนเรองเกยวกบอะไร ใคร ทไหน ทาไม และอยางไร เขยนใจความของหนงสอนนไดถกตอง 1.3 ขอความในหนงสอราชการตองประกอบดวยเหตผล โดยเรมตนใจความทเปนเหตกอนและตามความประสงคของขอตกลงตาง ๆ การกลาวอางในเรองกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ คาสง มต หรอตวอยางใด ๆ ตองระบใหชดเจน 1.4 หนงสอทจะรางมอะไรทจะสงไปพรอมหนงสอบาง เพอจะไดระบในชอง “สงทสงมาดวย” 1.5 การใชภาษาเขยนทเรยบงาย กะทดรด ไมใชคาทมความหายหลายทาง โดยเลอกใชคาททนสมยเหมาะกบกาลเทศะและบคคล และสอดคลองเนอความในจดหมายควรใชถอยคาทผรบหนงสอสามารถปฏบตได 1.6 การใชตวสะกดการนต และการเวนวรรคตอนใหถกตอง ตามหลกไวยากรณ และตามความนยม 1.7 ขอความทเขยน เนนจดสาคญ และเรยงลาดบความสาคญไดถกตองไมเขยนวกวน 1.8 การรางหนงสอโตตอบทตองเทาความเรองเดม ผรางสามารถยอสวน ทเปนเหตได หรอระบเหตตามชอเรอง ถาเปนการปฏเสธคาขอ ผรางหนงสอตองแจงเหตผลใหผขอเขาใจ 1.9 ผใดเปนผลงนามในหนงสอฉบบนน เพอจะไดระบ ชอตว ชอสกลและตาแหนงไดถกตอง 1.10 หนวยใดเปนหนวยงานดาเนนเรอง จะไดลงชอสวนราชการทดาเนนเรอง 2. การจดลาดบวรรคตอนของหนงสอราชการ กลรสม ภมมาศ (2527 : 24) ไดกลาวถง การจดลาดบวรรคตอนของหนงสอราชการไวดงน

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

14 | P a g e

2.1 วรรคแรก ขนตนใจความทเปนเหตกอน ซงมอย 2 กรณ 2.1.1 กลาวถงเรองโดยไมมเรองเดมมาเกยวของกบอางองและขนตนโดยใชคาวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” และไมมคาวา “นน” ตอทายวรรคทจบขอความ 2.1.2 จดหมายทอางองเรองทเคยตดตอมาแลว จะขนโดยใชคาวา “ตาม” หรอ “ตามท” หรอ “อนสนธ” และมคาวา “นน” อยทายวรรคทจบขอความ 2.2 วรรคท 2 เปนขอความทเปนเหตผล คอ คาขอ คาสง คาอนมตและขอตกลง ถามหลายขอใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย 3. การพมพหนงสอราชการ การพมพหนงสอราชการ ไมตองบอกสถานทใหละเอยด วนทตากวาครฑ ประมาณ 1 เซนตเมตร ผพมพจะตองมความรในสงตอไปน 3.1 แบบของหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร 3.2 เขาใจขอความในหนงสอนน จดวรรคตอนในการพมพไดอยางถกตอง 3.3 พจารณาเลอกใชกระดาษใหเหมาะสม การพมพหนงสอราชการตองใชกระดาษครฑ ถามขอความมากกวา 2 หนา หนาตอไปใหใชกระดาษทมคณภาพหรอใกลเคยงกบแผนแรก 3.4 การพมพขอความในกระดาษเอ 4 โดยปกตใหพมพขอความ 25 บรรทด บรรทดแรกของกระดาษ ควรอยหางจากขอบกระดาษดานบน 5 เซนตเมตร 3.5 การกนระยะการพมพ กนระยะหางระหวางขอบกระดาษซายมอ ประมาณ 3 เซนตเมตร เพอความสะดวกในการเกบเขาแฟม และหางจากขอบกระดาษทางขวามอไมนอยกวา 2 เซนตเมตร 3.6 การยอหนา ในกรณทจบขอความ และตองการขนขอความใหม ใหเวนหางจากระยะกนหนา ประมาณ 10 จงหวะเคาะ 3.7 รจกแยกคา เมอถงรมกระดาษขวามอ และจะขนบรรทดใหม เพอ ไมใหเสยความใหใชเครองหมาย ยตภงค (-) ระหวางพยางค เชน ยทโธปกรณ แยกเปน ยทโธ-ปกรณ (คานาหนาชอ ยศ คายอ วน เดอน ป เลขบานและตาบล ไมควรแยกคา) 3.8 การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรอง โดยทวไปเวนจงหวะเคาะการเวนวรรคในเนอหา หากเรองทพมพมเนอหาเดยวใหเวน 1 จงหวะเคาะ ถาเนอตางกนจะเวน 2 จงหวะเคาะ 3.9 การพมพหนงสอทมความสาคญและมจานวนหลายหนาใหพมพ ขอความทจะยกไปพมพในหนาใหมไวทดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย…(จด 3 จด) ซงขอความนโดยปกตจะพมพหางจากบรรทดสดทาย 3 ระยะบรรทดพมพ และตองมขอความทมเนอหาตอเนองจากของหนงสอฉบบนนไปพมพไวในหนาถดไป อยางนอย 2 บรรทด กอนทจะพมพคาลงทายและลงลายมอชอ หนงสอราชการทกชนด เมอพมพตนฉบบแลวจะตองมสาเนาค อยางนอย 1 ฉบบ ผลงลายมอชอในหนงสอจะตองลงชอในตนฉบบและสาเนาคฉบบดวยและถอวาเปนผตรวจคนสดทาย 4. การทาสาเนาหนงสอ ความหมายของสาเนาและประเภทของสาเนาหนงสอสาเนา คอ เอกสารททาขนเหมอนกนกบตนฉบบหรอตวจรง เพอใชเปนหลกฐานในงานสารบรรณ นยนา เกดวชย (2543 : 56 – 57) กลาวถง สาเนาหนงสอ ม 2 ประเภท คอ 4.1 สาเนาคฉบบ คอ สาเนาทผลงชอในตนฉบบลงลายมอชอ หรอ ลายมอชอยอไว นอกจากน ยงกาหนดใหผราง ผพมพและผตรวจ ลงลายมอชอยอไวทายขอบดานขวาของหนงสออกดวย

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

15 | P a g e

4.2 สาเนา คอ สาเนาทเกดจากการถายคด อดสาเนา หรอวธอนใด สาหรบชนดนตองมการรบรองสาเนา โดยมคารบรองวา “สาเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงตาแหนงและวน เดอน ปทรบรองทขอบลางของหนงสอ และโดยปกตใหมคาวา “สาเนา” ไวทกงกลางหวกระดาษตอนบนดวย

สรป

ขอบขายของงานสารบรรณ ประกอบดวย 1) การผลตหรอการจดทาเอกสาร 2) การสงและการรบ 3) การเกบรกษา และการยม 4) การทาลาย 5) การจดผลตและจดทาเอกสาร

ตอนท 2 ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (2)

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

16 | P a g e

เรองท 2.1 ความสาคญของงานสารบรรณ

ความสาคญของงานสารบรรณ งานสารบรรณ เปนงานทมอยทกหนวยงานและมความสาคญยงสาหรบหนวยงาน เพอใหการดาเนนงานเปนไปอยางเปนระบบ เกดความสะดวก รวดเรว ถกตอง ตรงเวลาและมประสทธภาพ เพอประหยดเวลา แรงงานและคาใชจาย ไดมผกลาวถงความสาคญของงานสารบรรณไวมากมาย ดงน นยนา เกดวชย (2543 : 8) ไดกลาวถงความสาคญของงานสารบรรณไว ดงน 1. ใชเปนเครองมอในการบรหารงาน 2. เอกสารหรอหนงสอราชการทจดทาขน ใชเปนสอในการตดตอทาความเขาใจระหวางหนวยงานกบหนวยงาน หนวยงานกบบคคล และบคคลกบบคคล 3. เอกสารหรอหนงสอราชการททาขนเปนเสมอนเครองเตอนความจาของหนวยงาน 4. เปนหลกฐานอางองตดตอหรอทาความตกลง 5. หนงสอราชการททาขนอาจเปนสงทมคณคาในการศกษาคนควาตอไปในอนาคต เนองจากเอกสารหรอหนงสอทหนวยงานตาง ๆ ของทางราชการมจานวนมากจงจาเปนตองจดระเบยบการทางานเกยวกบหนงสอราชการเพอประโยชน ดงน 1. ทาใหการปฏบตงานเกยวกบหนงสอทางราชการเปนระบบ และมมาตรฐานในการทางานเหมอนกน 2. มความเปนระเบยบ เรยบรอยในการทางาน 3. ทาใหประหยด เวลา แรงงาน และประหยดเงนงบประมาณ และมประสทธภาพในการทางาน 4. สะดวกตอการอางองและคนหา 5. ทาใหเกดความตอเนองในการทางาน 6. กาหนดหนาทและความรบผดชอบของผปฏบต คาเตอนเมาะราศ(2547 : 15 - 18) กลาวถง ความสาคญของงานสารบรรณ ไววา งานสารบรรณ อยทการจดทาไวอยาง เปนระบบถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ และสามารถดาเนนการอานวยความสะดวกในฐานะงานบรการแกบคคลอนดวยความเรยบรอยและรวดเรวเกดประโยชนทกฝายทเกยวของ และโรงเรยนเปนหนวยงานหนงทตอง ใหความสาคญแกงานสารบรรณดวยการปฏบตทถกตอง และทนสมยอยตลอดเวลา สมประสงค แสนสวาท (2552 : 13) กลาววา งานสารบรรณมความสาคญตอทกหนวยงาน เปนงานทเกยวของกบหนงสอเพอใชเปนหลกฐานอางองในการตดตอซงกนและกน สรป งานสารบรรณมความสาคญตอทกหนวยงาน เพราะงานสารบรรณ เปนการจดทาไวอยางเปนระบบ ถกตองตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ และสามารถดาเนนการอานวยความสะดวกในฐานะงานบรการแกบคคลอน ๆ ดวยความเรยบรอยและรวดเรว เกดประโยชนทกฝายทเกยวของ

เรองท 2.2 ประโยชนของงานสารบรรณ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

17 | P a g e

ประโยชนของงานสารบรรณ สานกงานคณะกรรมการขาราชการพลเรอน (2545 : 13) ไดกลาวถง ประโยชนของงานสารบรรณไวดงน 1. ทาใหการปฏบตงานทเกยวกบหนงสอของทางราชการ เปนระบบและมมาตรฐาน ในการทางานเหมอนกน 2. มความเปนระเบยบเรยบรอยในการทางาน 3. ทาใหประหยดเวลา แรงงาน เงนงบประมาณ และมประสทธภาพในการทางาน 4. สะดวกตอการอางอง และคนหา 5. ทาใหเกดความตอเนองในการทางาน 6. กาหนดหนาทและความรบผดชอบของผปฏบตงาน สรป งานสารบรรณ นนสามารถอานวยประโยชนใหแกหนวยงานมากมาย ทาใหการบรหารงานเปนระบบ มมาตรฐานเกดความคลองตว รวดเรว ประหยดเวลา แรงงาน คาใชจายและเกดประสทธภาพตอหนวยงานนนมากขน

ตอนท 3 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

18 | P a g e

เรองท 3.1 สาระสาคญของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

“งานสารบรรณ” หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดทาการรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการทาลาย

“หนงสอ” หมายความวา หนงสอราชการ “สวนราชการ” หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สานกงาน หรอหนวยงานอนใดของรฐ

ทงในราชการบรหารสวนกลาง ราชการบรหารสวนภมภาค ราชการบรหารสวนทองถน หรอในตางประเทศและใหหมายความรวมถงคณะกรรมการดวย

“คณะกรรมการ” หมายความวา คณะบคคลทไดรบมอบหมายจากทางราชการใหปฏบตงาน ในเรองใด ๆ และใหหมายความรวมถงคณะอนกรรมการ คณะทางาน หรอคณะบคคลอนทปฏบตงาน ในลกษณะเดยวกน

หมวด 1 ชนดของหนงสอ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ

หนงสอ ม 6 ชนด คอ หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ หนงสอทเจาหนาททาขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

หมวด 2 การรบและสงหนงสอ หมวด 3 การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพมพ และซอง บทเฉพาะกาล

สรป สรปสาระสาคญของระเบยบสานกนายกรฐมนตร วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และแกไขถง (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 คอ หนงสอ ราชการม 6 ชนด คอหนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ และหนงสอทจาหนาททาขนหรอรบไวเปนหลกฐานราชการ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

19 | P a g e

เรองท 3.2 ความหมายของหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส” สรป หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทมไปถงบคคลภายนอก หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนเพอเปนหลกฐานในราชการ เอกสารททางราชการจดทาขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส”

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

20 | P a g e

เรองท 3.3 อายการเกบหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความ

ปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสอ

อนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษาคนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป

6. หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมด ความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงนเพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลวเมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ปหนงสอเกยวกบการเงน ซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ป หรอ 5 ป แลวแตกรณใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง สรป

อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป เวนแตหนงสอดงตอไปน 1. หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมาย ระเบยบวาดวยการรกษาความ

ปลอดภยแหงชาต หรอระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ 2. หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสอ

อนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

3. หนงสอทมคณคาทางประวตศาสตรทกสาขาวชา และมคณคาตอการศกษาคนควา วจย ใหเกบไวเปนหลกฐานสาคญทางประวตศาสตรของชาตตลอดไป หรอตามทสานกหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

21 | P a g e

4. หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา 5 ป

5. หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป

6. หนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทไมเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงน รวมถงหนงสอหรอเอกสารเกยวกบการรบเงน การจายเงน หรอการกอหนผกพนทางการเงนทหมด ความจาเปนในการใชเปนหลกฐานแหงการกอ เปลยนแปลง โอน สงวน หรอระงบซงสทธในทางการเงนเพราะไดมหนงสอหรอเอกสารอนทสามารถนามาใชอางองหรอทดแทนหนงสอหรอเอกสารดงกลาวแลวเมอสานกงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบแลวไมมปญหา และไมมความจาเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรอเพอการใด ๆ อก ใหเกบไวไมนอยกวา 5 ปหนงสอเกยวกบการเงน ซงเหนวาไมมความจาเปนตองเกบไวถง 10 ป หรอ 5 ป แลวแตกรณใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลง

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

22 | P a g e

ตอนท 4 แนวปฏบตเกยวกบการจดเกบและการทาลายหนงสอราชการ

เรองท 4.1 แนวปฏบต เกยวกบการจดเกบหนงสอราชการ

หมวด ๓ การเกบรกษา ยม และทาลายหนงสอ

สวนท ๑ การเกบรกษา

ขอ ๕๒ การเกบหนงสอแบงออกเปน การเกบระหวางปฏบต การเกบเมอปฏบตเสรจแลวและการเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ ขอ ๕๓ การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจใหอยในความรบผดชอบของเจาของเรองโดยใหกาหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนของการปฏบตงาน ขอ ๕๔ การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว และไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ใหเจาหนาทของเจาของเรองปฏบตดงน

๕๔.๑ จดทาบญชหนงสอสงเกบตามแบบท ๑๙ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบสาหรบเจาของเรองและหนวยเกบ เกบไวอยางละฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๔.๑.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๔.๑.๒ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๓ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๔.๑.๔ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๔.๑.๕ อายการเกบหนงสอ ใหลงวน เดอน ปทจะเกบถง ในกรณใหเกบไวตลอดไป ใหลงคาวา หาม

ทาลาย ๕๔.๑.๖ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๔.๒ สงหนงสอและเรองปฏบตทงปวงทเกยวของกบหนงสอนน พรอมทงบญชหนงสอสงเกบไปให

หนวยเกบทสวนราชการนน ๆ กาหนด ขอ ๕๕ เมอไดรบเรองจากเจาของเรองตามขอ ๕๔ แลว ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอปฏบตดงน

๕๕.๑ ประทบตรากาหนดเกบหนงสอตามขอ ๗๓ ไวทมมลางดานขวาของกระดาษแผนแรกของหนงสอฉบบนน และลงลายมอชอยอกากบตรา

๕๕.๑.๑ หนงสอทตองเกบไวตลอดไป ใหประทบตราคาวา หามทาลายดวยหมกสแดง ๕๕.๑.๒ หนงสอทเกบโดยมกาหนดเวลา ใหประทบตราคาวา เกบถงพ.ศ. .... ดวยหมกสนา

เงน และลงเลขของปพทธศกราชทใหเกบถง ๕๕.๒ ลงทะเบยนหนงสอเกบไวเปนหลกฐานตามแบบท ๒๐ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๕.๒.๑ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทเกบ ๕๕.๒.๒ วนเกบ ใหลงวน เดอน ปทนาหนงสอนนเขาทะเบยนเกบ ๕๕.๒.๓ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๔ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๕.๒.๕ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

23 | P a g e

๕๕.๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๕.๒.๗ กาหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบตามทกาหนดในตรากาหนดเกบหนงสอ

ตามขอ ๕๕.๑ ๕๕.๒.๘ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๕๖ การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวแตจาเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจา ไมสะดวกในการสงไปเกบยงหนวยเกบของสวนราชการตามขอ ๕๔ ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ โดยแตงตงเจาหนาทขนรบผดชอบกได เมอหมดความจาเปนทจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจดสงหนงสอนนไปยงหนวยเกบของสวนราชการโดยใหถอปฏบตตามขอ ๕๔ และขอ ๕๕ โดยอนโลม ขอ ๕๗ อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนงสอดงตอไปน

๕๗.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบ ใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

๕๗.๒ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด สานวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวนหรอหนงสออนใดทไดมกฎหมายหรอระเบยบแบบแผนกาหนดไวเปนพเศษแลว การเกบใหเปนไปตามกฎหมายและระเบยบแบบแผนวาดวยการนน

๕๗.๓ หนงสอทเกยวกบประวตศาสตร ขนบธรรมเนยมจารตประเพณ สถตหลกฐาน หรอเรองทตองใชสาหรบศกษาคนควา หรอหนงสออนในลกษณะเดยวกน ใหเกบไวเปนหลกฐานทางราชการตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กาหนด

๕๗.๔ หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลว และเปนคสาเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอนใหเกบไวไมนอยกวา ๕ ป

๕๗.๕ หนงสอทเปนเรองธรรมดาสามญซงไมมความสาคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจาเมอดาเนนการแลวเสรจใหเกบไวไมนอยกวา ๑ ป ในกรณหนงสอทเกยวกบการเงน ซงมใชเปนเอกสารสทธ หากเหนวาไมมความจาเปน ตองเกบไวถง ๑๐ ป ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลงเพอขอทาลายได ขอ ๕๘ ทกปปฏทนใหสวนราชการจดสงหนงสอทมอายครบ ๒๕ ป นบจากวนทไดจดทาขนทเกบไว ณ สวนราชการใด พรอมทงบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป ใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ภายในวนท ๓๑ มกราคม ของปถดไป เวนแตหนงสอดงตอไปน

๕๘.๑ หนงสอทตองสงวนเปนความลบใหปฏบตตามกฎหมายหรอระเบยบวาดวยการรกษาความปลอดภยแหงชาต

๕๘.๒ หนงสอทมกฎหมาย ขอบงคบ หรอระเบยบทออกใชเปนการทวไปกาหนดไวเปนอยางอน ๕๘.๓ หนงสอทสวนราชการมความจาเปนตองเกบไวทสวนราชการนน ใหจดทาบญชหนงสอครบ ๒๕

ป ทขอเกบเองสงมอบใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ขอ ๕๙ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป และบญชหนงสอครบ ๒๕ ปทขอเกบเองอยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ เพอใหสวนราชการผมอบและกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ผรบมอบยดถอไวเปนหลกฐานฝายละฉบบ

๕๙.๑ บญชสงมอบหนงสอครบ ๒๕ ป ใหจดทาตามแบบท ๒๑ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน

๕๙.๑.๑ ชอบญชสงมอบหนงสอครบ ๒๙ ป ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช

๕๙.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

24 | P a g e

๕๙.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทสงมอบ ๕๙.๑.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๑.๑๑ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๕๙.๑.๑๒ ลงชอผมอบ ใหผมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจงพรอม

ทงลงตาแหนงของผมอบ ๕๙.๑.๑๓ ลงชอผรบมอบ ใหผรบมอบลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกลดวยตวบรรจง

พรอมทงลงตาแหนงของผรบมอบ ๕๙.๒ บญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเอง ใหจดทาตามแบบท ๒๒ ทายระเบยบโดยกรอก

รายละเอยดดงน ๕๙.๒.๑ ชอบญชหนงสอครบ ๒๕ ป ทขอเกบเองประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชท

จดทาบญช ๕๙.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๕๙.๒.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๕๙.๒.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๕๙.๒.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอทขอเกบเอง ๕๙.๒.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๕๙.๒.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ ๕๙.๒.๙ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๕๙.๒.๑๐ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ ๖๐ หนงสอทยงไมถงกาหนดทาลาย ซงสวนราชการเหนวาเปนหนงสอทมความสาคญและประสงคจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เกบไว ใหปฏบตดงน

๖๐.๑ จดทาบญชฝากหนงสอตามแบบท ๒๓ ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๖๐.๑.๑ ชอบญชฝากหนงสอ ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช ๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช ๖๐.๑.๓ วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช ๖๐.๑.๔ แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช ๖๐.๑.๕ ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ ๖๐.๑.๖ รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ ๖๐.๑.๗ ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ ๖๐.๑.๘ ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

25 | P a g e

๖๐.๑.๙ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ ๖๐.๑.๑๐ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๖๐.๑.๑๑ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ๖๐.๑.๑๒ ลงชอผฝาก ใหผฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและนามสกล ดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผฝาก ๖๐.๑.๑๓ ลงชอผรบฝาก ใหผรบฝากลงลายมอชอและวงเลบชอและ นามสกลดวยตวบรรจงพรอมทงลงตาแหนงของผรบฝาก

๖๐.๒ สงตนฉบบและสาเนาคฉบบบญชฝากหนงสอพรอมกบหนงสอทจะฝากใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร

๖๐.๓ เมอกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ตรวจหนงสอและรบฝากหนงสอแลวใหลงนามในบญชฝากหนงสอ แลวคนตนฉบบใหสวนราชการผฝากเกบไวเปนหลกฐานหนงสอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถอวาเปนหนงสอของสวนราชการผฝาก หากสวนราชการผฝากตองการใชหนงสอหรอขอคน ใหทาไดโดยจดทาหลกฐานตอกนไวใหชดแจงเมอถงกาหนดการทาลายแลว ใหสวนราชการผฝากดาเนนการตามขอ ๖๖ ขอ ๖๑ การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชราชการไดทกโอกาส หากชารดเสยหายตองรบซอมใหใชราชการไดเหมอนเดม หากสญหายตองหาสาเนามาแทนถาชารดเสยหายจนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดมได ใหรายงานผบงคบบญชาทราบและใหหมายเหตไวในทะเบยนเกบดวย ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอสาคญทเปนการแสดงเอกสารสทธ กใหดาเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

สวนท ๒ การยม

ขอ ๖๒ การยมหนงสอทสงเกบแลว ใหปฏบตดงน ๖๒.๑ ผยมจะตองแจงใหทราบวาเรองทยมนนจะนาไปใชในราชการใด ๖๒.๒ ผยมจะตองมอบหลกฐานการยมใหเจาหนาทเกบ แลวลงชอรบเรองทยมไวในบตรยมหนงสอ

และใหเจาหนาทเกบรวบรวมหลกฐานการยม เรยงลาดบวน เดอน ปไวเพอตดตามทวงถาม สวนบตรยมหนงสอนนใหเกบไวแทนทหนงสอทถกยมไป

๖๒.๓ การยมหนงสอระหวางสวนราชการ ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย

๖๒.๔ การยมหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน ผยมและผอนญาตใหยมตองเปนหวหนาสวนราชการระดบแผนกขนไป หรอผทไดรบมอบหมาย ขอ ๖๓ บตรยมหนงสอ ใหจดทาตามแบบท ๒๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๖๓.๑ รายการ ใหลงชอเรองหนงสอทขอยมไปพรอมดวยรหสของหนงสอนน ๖๓.๒ ผยม ใหลงชอบคคล ตาแหนง หรอสวนราชการทยมหนงสอนน ๖๓.๓ ผรบ ใหผรบหนงสอนนลงลายมอชอ และวงเลบชอกากบพรอมดวยตาแหนงในบรรทดถดไป ๖๓.๔ วนยม ใหลงวน เดอน ปทยมหนงสอนน ๖๓.๕ กาหนดสงคน ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนคน ๖๓.๖ ผสงคน ใหผสงคนลงลายมอชอ ๖๓.๗ วนสงคน ใหลงวน เดอน ปทสงหนงสอคน

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

26 | P a g e

ขอ ๖๔ การยมหนงสอทปฏบตยงไมเสรจหรอหนงสอทเกบไวเพอใชในการตรวจสอบใหถอปฏบตตามขอ ๖๒ โดยอนโลม ขอ ๖๕ การใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระทามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงน จะตองไดรบอนญาตจากหวหนาสวนราชการระดบกองขนไป หรอผทไดรบมอบหมายกอน สรป การเกบหนงสอแบงออกเปน 3 ประเภท คอ การเกบระหวางปฏบต การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ และการเกบเมอปฏบตเสรจแลว

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

27 | P a g e

เรองท 4.2 แนวปฏบต เกยวกบการทาลายหนงสอราชการ

สวนท 3 การทาลาย

ขอ 66 ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการเกบหนงสอสารวจหนงสอทครบกาหนดอายการเกบในปนน ไมวาจะเปนหนงสอทเกบไวเองหรอทฝากเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แลวจดทาบญชหนงสอขอทาลายเสนอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอบญชหนงสอขอทาลาย ใหจดทาตามแบบท 25 ทายระเบยบ อยางนอยใหมตนฉบบและสาเนาคฉบบโดยกรอกรายละเอยดดงน

66.1 ชอบญชหนงสอขอทาลาย ประจาป ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทจดทาบญช 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชอสวนราชการทจดทาบญช 66.3 วนท ใหลงวน เดอน ปทจดทาบญช 66.4 แผนท ใหลงเลขลาดบของแผนบญช 66.5 ลาดบท ใหลงเลขลาดบเรองของหนงสอ 66.6 รหสแฟม ใหลงหมายเลขลาดบหมของการจดแฟมเกบหนงสอ 66.7 ท ใหลงเลขทของหนงสอแตละฉบบ 66.8 ลงวนท ใหลงวน เดอน ปของหนงสอแตละฉบบ 66.9 เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขทะเบยนรบของหนงสอแตละฉบบ 66.10 เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอแตละฉบบ ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ 66.11 การพจารณา ใหคณะกรรมการทาลายหนงสอเปนผกรอก 66.12 หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

ขอ 67 ใหหวหนาสวนราชการระดบกรมแตงตงคณะกรรมการทาลายหนงสอประกอบดวย ประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอยสองคน โดยปกตใหแตงตงจากขาราชการตงแตระดบ 3 หรอเทยบเทาขนไปถาประธานกรรมการไมสามารถปฏบตหนาทไดใหกรรมการทมาประชมเลอกกรรมการคนหนงทาหนาทประธานมตของคณะกรรมการใหถอเสยงขางมาก ถากรรมการผใดไมเหนดวยใหทาบนทกความเหนแยงไว ขอ 68 คณะกรรมการทาลายหนงสอ มหนาทดงน

68.1 พจารณาหนงสอทจะขอทาลายตามบญชหนงสอขอทาลาย 68.2 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรทาลาย และควรจะขยายเวลาการ

เกบไว ใหลงความเหนวาจะขยายเวลาการเกบไวถงเมอใด ในชอง การพจารณาตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอทาลาย แลวใหแกไขอายการเกบหนงสอในตรากาหนดเกบหนงสอโดยใหประธานกรรมการทาลายหนงสอลงลายมอชอกากบการแกไข

68.3 ในกรณทคณะกรรมการมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหทาลาย ใหกรอกเครองหมายกากบาท (×) ลงในชอง การพจารณา ตามขอ 66.11 ของบญชหนงสอขอทาลาย

68.4 เสนอรายงานผลการพจารณาพรอมทงบนทกความเหนแยงของคณะกรรมการ(ถาม) ตอหวหนาสวนราชการระดบกรมเพอพจารณาสงการตามขอ 69

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

28 | P a g e

68.5 ควบคมการทาลายหนงสอซงผมอานาจอนมตใหทาลายไดแลว โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได และเมอทาลายเรยบรอยแลวใหทาบนทกลงนามรวมกนเสนอผมอานาจอนมตทราบ ขอ 69 เมอหวหนาสวนราชการระดบกรมไดรบรายงานตามขอ 68.4 แลว ใหพจารณาสงการดงน

69.1 ถาเหนวาหนงสอเรองใดยงไมควรทาลาย ใหสงการใหเกบหนงสอนนไวจนถงเวลาการทาลายงวดตอไป

69.2 ถาเหนวาหนงสอเรองใดควรทาลาย ใหสงบญชหนงสอขอทาลายใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณากอน เวนแตหนงสอประเภททสวนราชการนน ไดขอทาความตกลงกบกรมศลปากรแลว ไมตองสงไปใหพจารณา ขอ 70 ใหกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร พจารณารายการในบญชหนงสอขอทาลายแลว แจงใหสวนราชการทสงบญชหนงสอทาลายทราบดงน

70.1 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนชอบดวย ใหแจงใหสวนราชการนนดาเนนการทาลายหนงสอตอไปได หากกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายในกาหนดเวลา 60 วน นบแตวนทสวนราชการนนไดสงเรองใหกองจดหมายเหตแหงชาตกรมศลปากร ใหถอวากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ไดใหความเหนชอบแลว และใหสวนราชการทาลายหนงสอได

70.2 ถากองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนวาหนงสอฉบบใดควรจะขยายเวลาการเกบไวอยางใดหรอใหเกบไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนนทราบ และใหสวนราชการนน ๆ ทาการแกไขตามทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร แจงมา หากหนงสอใดกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร เหนควรใหสงไปเกบไวทกองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร กใหสวนราชการนน ๆ ปฏบตตาม เพอประโยชนในการน กองจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร จะสงเจาหนาทมารวมตรวจสอบ หนงสอของสวนราชการนนกได

สรป หนงสอราชการทหมดความจาเปนในการใชงาน และเกบไวจนครบอายการเกบตามทระเบยบสารบรรณกาหนดแลว เพอมใหเปนภาระแกสวนราชการ จาเปนตองนาออกไปทาลายเพอชวยใหสวนราชการ ตาง ๆ มสถานทเกบหนงสอไดตอไป

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

29 | P a g e

ตอนท 5 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

เรองท 5.1 แนวทางปฏบตในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ ในการเขยนหนงสอราชการทดจาเปนอยางยงทจะตองมหลกการในการเขยน จงจะทาใหภาษาของหนงสอราชการนาอาน มความชดเจน และตรงตามวตถประสงคของการเขยน จงขอกลาวถงขอควรคานงในการเขยนหนงสอราชการดงตอไปน

1. การใชคา คาทกคาในหนงสอราชการลวนแลวแตมความสาคญจงตองคานงถงการใชคาบางประเภทดงตอไปน

1.1 การสะกดคา การสะกดคาจะตองสะกดใหถกตองตามพจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถานกาหนดไว ถงแมวาคอมพวเตอรจะมโปรแกรมดกชนนาร หรอพจนานกรมในคอมพวเตอรแลวกตาม แตกไมสามารถตรวจสอบไดทกคา โดยเฉพาะชอเฉพาะ หรอชอบคคล การถอดคาจากภาษาตางประเทศเปนภาษาไทยกจะตองใชใหถกตองตามทราชบณฑตยสถานกาหนดไวดวย นอกจากนยงตองคานงถงคาพองเสยงทสะกดตางกนและมความหมายทแตกตางกนดวย เชน การ การณ กาล กานต กานท กาญจน หรอการสะกดคาผด กจะทาใหความหมายเปลยนแปลงไป เชน ปา ปา ปา ปา ปา เปนตน จงควรเขยนใหถกตองทกคา

1.2 การใชคาเชอม คาเชอมไดแก ท ซง อน และ แต แก ตอ เพราะฉะนนจง ควรเลอกใชใหถกตอง และไมควรใชมากเกน เพราะจะทาใหประโยคซบซอน เขาใจยาก คาเชอมคาเดยวกนไมควรทจะใหซา ๆ ในประโยคเดยวกน หรอในยอหนาเดยวกน ตวอยางเชน 61

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

30 | P a g e

“ดวย คณะสหเวชศาสตร ไดกาหนดจะจดทาหนงสอรายงานประจาป 2549 เพอเปนขอมลในการดาเนนงาน และใชเปนแหลงอางอง และเผยแพรผลงานในการดาเนนงานไปยงหนวยงานตาง ๆ ในการนจงใครขอใหทางภาควชาสงขอมลทจะนามาจดทาใหทนกาหนดเวลาดงกลาว ตามแบบฟอรมดงกลาว แตทงนหากภาควชาใดประสงคจะไดขอมลขอใหตดตอไปยงงานบรหารและธรการได” ประโยคทปรบแกไขแลว ดงน “ดวย คณะสหเวชศาสตรไดกาหนดจะจดทาหนงสอรายงานประจาป 2549 เพอรายงานการดาเนนงาน และใชเปนแหลงอางอง เผยแพรผลการดาเนนงานไปยงหนวยงานทเกยวของ ในการนจงใครขอความอนเคราะหขอมลจากภาควชา ดงแบบฟอรมทแนบมาน ทงนหากภาควชาประสงคจะไดขอมลเพมเตมโปรดตดตอทงานบรหารและธรการคณะ” ในประโยคท 1 ใหคาเชอมซากนหลายท บางคาไมจาเปนตองใชคาเชอม และบางคาใชคาเชอมผด ดงนนในการเขยนหนงสอราชการจงควรอานทวนกอนทจะจดสง

1.3 การใชคาใหเหมาะสม ในการเขยนหนงสอราชการการเลอกใชคาใหเหมาะสมถอเปนหวใจสาคญอยางยง ซงการใชคาใหเหมาะสม ไดแก สรรพนาม การใชคาขนตน สรรพนาม คาลงทาย รวมถงคาทใชในการจาหนาซองดวย

1.3.1 คาสรรพนาม ควรใช ผม กระผม หรอ ดฉน ไมควรใชคาวา ขาพเจา ซงเปนคาทพระราชวงศชนสงทรงใช ในกรณทไมใชชอเฉพาะบคคล ควรใชชอหนวยงาน ไมควรใชคาวา ทาน หรอหนวยงานของทาน เพราะบคคลมใชเจาของหนวยงาน ควรใชชอหนวยงานเทานน เชน “ตามหนงสอทอางถง สานกงานคณะกรรมการการอดมศกษาไดแจงวา...” หรอ “ขอใหภาควชาจดสง...” นอกจากนยงควรใชคาสรรพนาม คาลงทาย และคาทใชจาหนาซองหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณดวย

1.3.2 คาบพบท กบ แก แต ตอ มกใชผดเสมอ เชน ใชคาวา “กบ” แทน คาวา “แก” เชน สงเอกสารให กบ มหาวทยาลยธรรมศาสตร ตองใชคาวา ใหแก มหาวทยาลยธรรมศาสตร และใชคาวา “แด” แกผทสงกวา เชน อทศแด ถวายแด เปนตน

1.3.3 การยกตวอยางโดยใชคา เชน ไดแก อาท ในการยกตวอยางสวนใหญยงใชกนสบสนอย ทถกตองคอ

“เชน” ใชยกตวอยางคาตาง ๆ ทมความหมายใกลเคยงกน แลวลงทายดวย ฯลฯ หรอเปนตน “ไดแก” ไมใชการยกตวอยาง จะตองยกมาทงหมด 62

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

31 | P a g e

“อาท” ยกมาเฉพาะทสาคญหรอลาดบตน ๆ ไมตองใช ฯลฯ เพราะทสาคญมเพยงเทานน และไมควรใชคาวา “อาทเชน” เพราะ คาวา อาท และ เชน มความหมายเดยวกนคอการยกตวอยาง จงไมควรใชคาทงสองคานซอนกน

1.3.4 คาทมกใชผดไดแกคาวา “จะ จก ใคร ไป มา” จะ ใชไดทวไป เปนภาษาราชการทใชไดเสมอ จก บางคนนยมใช “จกขอบคณยง” ความหมายของคาคอนขางหนก มความหมายคลาย ตอง ซงไมสนมนวล สละสลวย มกใชคาสง คากาชบ ใคร เสยงไมสไพเราะ และมความหมาย “อยาก” หรอ “ตองการ” เชน ใครขอเชญทานเขาประชม ไมชดเจนวาตองการเชญ แลวจะเชญจรง ๆ หรอไม แตหากตดคาวาใครออกกสอความหมายไดชดเจนอยแลว คานมกใชกนทวไป โดยเขาใจผดวาเปนคาสภาพ ไป – มา มกใชสลบกน การใชคานควรคานงถงผรบหนงสอเปนสาคญ ควรใช “จงขอเชญ ไป เปนวทยากร” เพราะผรบหนงสอ ยอมคดวาตนเดนทางไป หรอ “จฬาลงกรณมหาวทยาลยขอสงผแทน มา รวมประชม” เพราะผรบหนงสอซงเปนผจดประชมยอมคดวาจะมผมารวมประชม

2. การใชเครองหมาย ในภาษาไทย ไมใชเครองหมายตามแบบตางประเทศ เชน “ ? , .” เปนตน แตยงคงใชเครองหมายบาง

ชนดทจาเปนเพอสอความหมายใหชดเจน ไดแก ไปยาลนอย อญประกาศ สญประกาศ ยตภงค และจลภาค ฯลฯ โดยมวธใชในหนงสอโตตอบดงน

2.1 ไปยาลนอย (ฯ) ในปจจบนมการใชไปยาลนอยผดกนมาก เชน นางสาวสมศรฯ มหาวทยาลยฯ คณะฯ กระทรวงฯ กรมฯ บรษทฯ โครงการฯ การสมมนาฯ เหลาน เปนการใชทรเทาไมถงการณ โดยปกตการกลาวครงแรกจะใชคาเตม หากกลาวในครงตอไปไมสามารถใชคายอ หรอคาแทนได เพอใหกระชบไมซาซาก การใชคาแทนคาดงกลาวม 5 วธ คอ

2.1.1 ใชสรรพนาม เชน เขา กระผม 2.1.2 ใชคานาม เชน มหาวทยาลย นางสาวสมศร 2.1.3 ใชคายอ เชน ครม. พ.ร.บ. ฯลฯ ในกรณในการกลาวครงแรกควรวงเลบคา

ยอไวดวย 2.1.4 ใชคาตด เชน “สมเดจพระเทพรตนฯ” (นามสกล) อศรางกรฯ ธนาคาร

เกษตรฯ กรณนจาเปนตองใชไปยาลนอยเสมอ 2.1.5 ใชคาบงช เชน หนวยงานดงกลาว บคคลขางตน 63

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

32 | P a g e

กรณทใชผดกนมากคอการใชไปยาลนอย บางคนเขาใจผดวา หากกลาวชอไมเตมตองใชไปยาลนอยทกครง เชน กระทรวงการคลง คาวา กระทรวงเปนคานามทวไป (สามานยนาม) การคลงเปนนามเฉพาะ (วสามานยนาม) คาสองคานนามารวมกนเปนคาผสม เมอไดกลาวถงชอเตมไปแลว ครงตอ ๆ ไปสามารถใชคานามแรกแทนชอเตมได

อนง คาวา กระทรวง มหาวทยาลย ฯลฯ ลวนเปนคานามทสมบรณแลว มปรากฎในพจนานกรม จงไมตองมไปยาลนอยแตอยางใด การใชไปยาลนอยตองใชกบสงเดยวทเขยนไมจบ เชน พระนาม นามสกล ชอเฉพาะของหนวยงานทยาว ๆ เปนตน จะเขยนชอแลวไปยาลนอยนามสกลไมได เพราะชอกบนามสกลเปนคนละสง หรอคนละคา จะไปยาลนอยนามสกลไดกตอเมอเขยนนามสกลไมจบ เชน อศรางกร ณ อยธยา อาจเขยนวา อศรางกรฯ ได (เมออานออกเสยงจะตองอานใหเตม)

2.2 เครองหมายอน ๆ ในภาษาไทยใชบาง เชน 2.2.1 อญประกาศ (เครองหมายคาพด “...”) ใชเมอตองการคดลอกขอความมากลาว หรอ

เนนชอเฉพาะ ขอความสาคญ เชน ตามมาตรา...ระบวา “.......” การเนนคาหรอขอความสาคญ ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวอกษรขนาดใหญ ตวหนา หรอตวเอนไดตามความเหมาะสม

2.2.2 สญประกาศ (ขดเสนใต__) ใชเมอตองการเนนขอความสาคญ เชน ขอเชญประชม ในวนจนทรท 23 เมษายน 2550 ปจจบนคอมพวเตอรสามารถใชตวหนา ตวอกษรขนาดใหญ หรอตวเอนแทนการขดเสนใต แตไมควรใชทงตวหนาและขดเสนใตพรอมกน เพราะเปนการเนนทซาซอน

2.2.3 ยตภงค (ขดสน – ) ใชในกรณตดคาระหวางบรรทด และคาสองคาทเกยวของกน เชน ไป – มา หรอ รายรบ – รายจาย เปนตน ยตภงคไมควรใชแทนตวเลขหวขอยอย ควรใชตวเลข เชน

1) ............................ 2) ............................ 3) .............................

2.2.4 จลภาค (จดลกนา ,) ในภาษาไทยไมควรใช เพราะมวรรคตอนในการแบงขอความอยแลว จลภาคควรใชกรณทจาเปน ซงหากไมใชอาจเขาใจผดได เชน ตวเลขหลายหลก ชอนามสกลทอาจปะปนกน เชน สมพร สาราญผล , นยม พรพลาศ, โสภา แกวหวาน เรยบเรยง เปนตน 64

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

33 | P a g e

2.2.5 นขลขต ( ) คอเครองหมายวงเลบ ใชครอมขอความทผเขยนไมตองการใหอานตดตอกบขอความนอกวงเลบ คลายกบเปนคาอธบายนอกเรองเพอใหผอาน ผฟงเขาใจ

2.2.6 ไมยมก ( ๆ ) ใชเขยนไวหลงคาหรอความ เพอใหอานคาหรอความนนซากนสองหน แตตองเปนคาหรอความชนดเดยวกน ถาเปนคาหรอความชนดตางกน แมจะมรปเหมอนกนกใชไมยมกไมได ตองเขยน ดวยอกษร เชน เดกคนทใสเสอสแดง ๆ , ในแตละวน ๆ เปนตน และไมควรใชไมยมกกบคาบางคาทใหความตางชนดกน เชน เจาหนาททปฏบตหนาท เปนตน

3. การใชประโยค ปญหาสาคญประการหนงในการเขยนหนงสอโตตอบคอ ประโยคยาว ซบซอน อนเกดจากการใช

คาเชอมมากไป สงผลใหอานแลวเขาใจยาก ผเขยนทมความเชยวชาญ เชน นกกฎหมาย ผเขยนตารา อาจใชประโยคยาวแตชดเจน เขาใจงาย สวนผทยงไมชานาญจาเปนตองรจกประโยคแตละประเภท เพอเปนพนฐานในการเขยนทดตอไป

3.1 ประเภทของประโยค การแบงประเภทของประโยคอาจแบงไดหลายแบบตามเกณฑทกาหนด หากแบงโดยใชเจตนาของผสงสารเปนเกณฑ อาจแบงเปนประโยคบอกเลา ประโยคคาถาม ประโยคคาสง รวมทงประโยคขอรอง ในทนจะแบงโดยอาศยความซบซอนของขอความเปนเกณฑ ไดแก ประโยคความเดยว ประโยคความรวม และประโยคความซอน ดงรายละเอยดตอไปน

3.1.1 ประโยคความเดยว (เอกรรถประโยค หรอ single sentence) คอประโยคทมกรยาสาคญเพยงตวเดยว ประโยคความเดยวอาจมทงสวนขยายประธาน กรยา หรอกรรมกได แตสวนขยายนนไมมลกษณะของประโยค ประโยคความเดยวมกจะสนไมซบซอน ดงตวอยาง “คณะสหเวชศาสตรใครขอขอบพระคณทานมา ณ โอกาสน” “ผไดรบการคดเลอกเปนพนกงานมหาวทยาลยจะตองสอบผานเกณฑทกาหนด”

3.1.2 ประโยคความรวม (อเนกรรถประโยค หรอ compound sentence) คอ ประโยคทประกอบดวย ประโยคใจความเดยวอยางนอย 2 ประโยค มคาเชอมหรอสนธานทเชอมระหวางประโยคนน ๆ คาเชอม เชน และ แต หรอ ก แม ถงแมวา เพราะ จง นอกจาก ...แลว...ยง ฯลฯ ดงตวอยาง

“จงขอเรยนเชญทานเพอเปนเกยรตในงานดงกลาว และขอเชญรวมรบประทานอาหารกลางวนดวย” 65

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

34 | P a g e

“ตามทคณะวทยาศาสตร ไดขอยมรถบสขนาด 45 ทนงของคณะสหเวชศาสตรเพอใชในการสมมนาบคลากรของคณะวทยาศาสตรในระหวางวนท 3 – 7 เมษายน 2550 นน เนองจากวนดงกลาวหนวยกจการนสตคณะสหเวชศาสตรไดจดใหมการออกคายชมชน จงมความจาเปนตองใชรถบสในวนดงกลาว”

3.1.3 ประโยคความซอน (สงกรประโยค หรอ Complex sentence) คอประโยค ทประกอบดวยประโยคหลก และประโยคยอยทซอนอยเพอขยายประโยคหลก ประโยคความซอนจะใชคาเชอม เชน คาวา ท ซง อน วา โดย เพอ ตาม เมอ จน (กระทง) ทาให ฯลฯ ประโยค ความซอนอาจเปนประโยคสน ๆ เชน “รายละเอยดปรากฏตามสงทสงมาดวย” หรอประโยคยาว ดงตวอยาง

“ดวยคณะสหเวชศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลยไดตระหนกถงความสาคญของการอนรกษทรพยากรนา ซงมความจาเปนตอการดารงชวตของสงมชวตในโลก จงไดจดใหมการอบรมเรอง “การใชทรพยากรนาอยางมจตสานก” บางครงอาจมการใชประโยคซอนรวม คอมทงประโยคซอน และความรวมอยในประโยคเดยวกน หากไมชานาญกอาจทาใหประโยคยาวและซบซอน จบใจความยาก ตวอยางตอไปนเปนตวอยางประโยคซอนรวม แตผเขยนใชภาษาทชดเจน และเขาใจงาย

“หนวยงานทรงไวซงสทธทจะไมรบราคาตาสด หรอราคาหนงราคาใด หรอราคาทงหมดกได และอาจพจารณาเลอกจางในจานวน หรอขนาด หรอเฉพาะรายการหนงรายการใด หรออาจจะยกเลกการประมลจางดวยระบบอเลคทรอนกสโดยไมพจารณาจดจางเลยกได”

อยางไรกตามในการเขยนหนงสอราชการหรอหนงสอโตตอบใด ๆ ควรใชประโยคทสน กระชบ เขาใจงาย ควรหลกเลยงประโยคยาวทมคาเชอมมาก หรอหากจาเปนตองใชประโยคยาวกตองพจารณาอยางรอบคอบ

3.2 เทคนคการสรางประโยคทด นอกจากการใชประโยคสน ๆ ทมคาเชอมไมมากดงกลาวแลว ยงมเทคนคการสรางประโยคทด โดยการกาหนดคาขนตนประโยค โดยใชหลก 5W1H และฝกพจารณาประโยคจากตวอยางตาง ๆ ดงรายละเอยดตอไปน

3.2.1 การกาหนดคาขนตนประโยค ผเขยนควรคานงถงเสมอวา การขนตนประโยคจะตองมประธาน และจะตองใชเรมตนการสนทนาได คาขนตนประโยคอาจเปนคาคาเดยว หรอกลมคาทไมยาวนก ตวอยางเชน การเขยนบนทกเสนอขออนมตโครงการฝกอบรม ในสวนเนอหาจะตองสรปประเดนสาคญของโครงการซงมหลายประเดน อาจกาหนดคาขนตนประโยค (ขดเสนใต) ดงน 66

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

35 | P a g e

“ผเขารบการอบรม ไดแก ขาราชการ และพนกงานมหาวทยาลยทปฏบตหนาทธรการในสงกดคณะสหเวชศาสตร จานวน 30 คน วธการอบรม เปนการบรรยายโดยวทยากร และฝกปฏบตโดยใชกรณศกษาสถานการณจาลอง งบประมาณ จานวนเงน 30.000บาท (สามหมนบาทถวน) เบกจายจากงบเงนทนคณะสหเวชศาสตร สาหรบคาขนตนประโยคทซากบคาทกลาวมาแลวในทใกลกน สามารถละไวในฐานทเขาใจได เพอมใหกลาวคาเดมซา ๆ กน

3.2.2 ใชหลก 5W1H ไดแก ใคร ทาอะไร (ใหแกใคร) ทไหน เมอไร ทาไม และอยางไร ซงอาจใชครบหรอไมครบทกตวกได

3.2.3 ฝกพจารณาประโยคจากตวอยางตาง ๆ เมอมโอกาสไดอานหนงสอโตตอบหรอขอความใด ๆ กตาม ควรฝกพจารณาแยกใหเหนวาประโยคนน ๆ ขนตนทใดและสนสดทใด หากพบขอความทยาวหรอซบซอน อาจทดลองเขยนประโยคใหมทสน กระชบและเขาใจงายกวาเดม ดงตวอยาง “สานก... ไดรบอนมตในหลกการจากกรม... ใหจดซออาวธเปนราคาถกเพอเปนสวสดการขาราชการ โดยสงตรงจากโรงงานผผลต ทมหนาทรบผดชอบเกยวกบการปราบปรามผกระทาผดในหนาทกรม... ทมความจาเปนในการปองกนชวตทรพยสนทงไมเสยดอกเบยไวเปนของตนเอง ซงนอกจากจะเปนการสรางขวญกาลงใจแกขาราชการผปฏบตงานแลว ยงเปนการสนองนโยบายกรม และประหยดงบประมาณการจดซออาวธปนของราชการอกทางหนงดวย” ขอความนมเพยงประโยคเดยวในทงยอหนา อกทงเรองเดยวกนยงกระจดกระจายอยในสวนตาง ๆ มการใชคาเชอมมากและใชผดท ทาใหความหมายผดไปดวย คอ “โรงงานผผลต ทมหนาทรบผดชอบเกยวกบการปราบปรามผกระทาผดในหนาทกรม” วธพจารณาจะตองแยกแยะประเดนใหไดเสยกอนวา ยอหนานมกประเดน แลวแยก1 ประเดนเปน 1 ประโยค ในแตละประโยคใหรวมประเดนยอย ๆ ทเกยวของไวดวยกน โดยอาจแยกเปน 4 ประโยค ดงน

(1) “สานก... ไดรบอนมตในหลกการจากกรม... ใหจดซออาวธปนราคาถกเพอเปนสวสดการขาราชการ (2) ผมสทธซอจะตองเปนขาราชการในกรม... ทมหนาทรบผดชอบเกยวกบการปราบปรามผกระทาผดในหนาทกรม... โดยมความจาเปนในการปองกนชวตทรพยสนทงของตนเอง และทางราชการ (3) วธการซอจะตองสงตรงจากโรงงานผผลตในราคาถกกวาทองตลาด โดยใชระบบเงนผอน ไมเสยดอกเบย (4) ประโยชนในการซอ นอกจากจะเปนสวสดการและสรางขวญกาลงใจแกขาราชการผปฏบตงานแลวยงเปนการสนองนโยบายกรม และประหยดงบประมาณการจดซออาวธปนของราชการอกทางหนงดวย” 67

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

36 | P a g e

จะเหนไดวาขอความดงกลาวม 4 ประเดนหลก ซงแยกได 4 ประโยค แตละประโยคยงมประเดนยอย ๆ อกหลายประเดน ซงสามารถนามาเขยนรวมกน โดยใชการวรรค หรอชาคาเชอมไดตามความเหมาะสม ในการฝกอาจใชหมายเลขดงตวอยางเพอแยกใหเหนแตละประโยคทแยกจากกน เมอเขยนจรงไมตองใสตวเลข ทงนในการพมพจะตองไมลมวา เมอจบประโยคตองวรรคใหญเสมอ

4. การเขยนยอหนา 4.1 ความหมายและประเภทของยอหนา ยอหนา (paragraph) หมายถงขอความตงแต 1 บรรทด

ขนไป ทมใจความสมบรณ ยอหนาม 4 ประเภท ดงน 4.1.1 ยอหนารปตว T (ตวท) มประโยคใจความสาคญอยตอนตนยอหนา ซง ยอหนาประเภท

นเขยนงาย และจบใจความงาย เหมาะสาหรบงานเขยนทกประเภททตองการประหยดเวลาอาน หรอตองการสอความอยางรวดเรว ดงตวอยางทขนตนยอหนา ดงน

ก. “ดวย ดฉน มความประสงคจะขอลาศกษาตอระดบปรญญาเอกในประเทศ (เขยนรายละเอยดการลา)........................................................................................................

ข. “จฬาลงกรณมหาวทยาลยขอแจงใหทราบวา คณะไมอาจจดสรรทนดงกลาวใหแกทานได เนองจาก............(อางเหตผล กฎ ระเบยบทเกยวของ)....................................... 4.1.2 ยอหนารปตว (ตวทหวกลบ) มประโยคใจความสาคญอยตอนทายยอหนา เหมาะสาหรบเรองทตองยกเหตผลมาอางกอน แลวสรปในตอนทาย ดงตวอยาง

ก. ................. (กลาวถงความสาคญของการเขยน 2 – 3 บรรทด) ดงนน คณะสหเวชศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลย จงจดอบรมเรอง การดแลรกษาสขภาพของผสงอาย ในวนท..........

ข. คณะสหเวชศาสตร จฬาลงกรณมหาวทยาลยขอเรยนวา .........(อางเหตผลหรอระเบยบ).............. ดงนน จงไมสามารถจดการประชมในชวงเวลาดงกลาวได

4.1.3 ยอหนารปตว I (ตวไอ) มประโยคใจความสาคญอยตอนบนและตอนทายยอหนา เหมาะสาหรบเรองทยาก ซบซอนหรอยดยาว ตองการยาความอกครงหนง

4.1.4 ยอหนาทมประโยคใจความสาคญอยกลางยอหนา ไมเหมาะสาหรบยอหนาทยาว เพราะจบใจความยาก อาจใชไดในยอหนาสน ๆ (ประมาณ 3 - 5 บรรทด)

4.2 ลกษณะของยอหนาทด 4.2.1 มเอกภาพ คอมใจความสาคญเพยงเรองเดยว 4.2.2 มสมพนธภาพ มการเชอมโยงกน เปนเหตเปนผลกน 4.2.3 มสารตถภาพ คอ มการเนนยาสาระสาคญใหเดนชด68

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

37 | P a g e

5. หลกการยอหนา เวนวรรค การตดคาเมอสนสดบรรทด 5.1 หลกการยอหนา ควรยอหนาในกรณทสนสดเนอความ ถายงไมสนสดเนอความแตยอหนายาว

มาก ควรยอหนาเมอสนสดประโยค ยอหนาหนงในหนงสอราชการไมควรเกน 8 บรรทด แตขอความทวไปอาจยาวถง 12 บรรทดกได

5.2 หลกการเวนวรรค ตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรฯ กาหนดวรรคไว 2 ชนด คอ วรรค 1 ตวอกษร และวรรค 2 ตวอกษร แตในการพมพดวยคอมพวเตอร การวรรค 1 เคาะจะเลกเกนไปแทบสงเกตไมเหน

ฉะนนวรรคเลกอาจใช 2 เคาะ สวนวรรคใหญควรใช 3 - 4 เคาะกได สวนวรรคเคาะเดยว ควรใชระหวางเครองหมาย เชน ไมยมก ยตภงค ไปยาลใหญ เปนตน

วรรคเลก ใชวรรคระหวางคา ใชกอนและหลงคาบางคา เชน คอ ไดแก อาท และ วรรคกอนหลงเครองหมายตาง ๆ เชน ฯลฯ “.......” หากไมวรรคจะทาใหเครองหมายเหลานนมองไมเหนชดเจน

วรรคใหญ ใชวรรคระหวางขอความทยงไมจบแตยาวมาก หรอประโยคทจบ สมบรณแลว ผพมพและผตรวจรางควรพถพถนในการจดวรรคตอนใหถกตอง เพราะภาษาไทยไมมการวรรคระหวางคาเหมอนภาษาองกฤษ ถาใชวรรคตอนไมถกตองกอาจทาใหเขาใจความหมายคลาดเคลอนไปได การตดคาเมอสนสดบรรทด ในการตดคาตองใสยตภงคเสมอ แตตองพจารณาตดอยางรอบคอบ คาทตดแลวความหมายเปลยนกไมควรตด เชน แม – นา นกการ – ศกษา ยกตว – อยาง ฯลฯ คาทออกเสยงเชอมกนจะตดคาไมได เชน ราช – การ และคาทเปนหนวยคาเดยวกนกไมควรตด เชน กระ – ทรวง บญ – ช การพมพดวยคอมพวเตอรในปจจบนมกมปญหาเรองการตดคาเสมอ เพราะคอมพวเตอรจะจดหนาใหโดยอตโนมตโดยไมคานงถงความหมาย จงจาเปนตองตรวจทานภาษากอน และการตดคาควรพจารณาเนอความในหนงสอราชการดวยวา ในหนงยอหนาหรอหนงหนากระดาษไมควรมการตดคามากเกนไป ควรจดคาแบงคาใหเหมาะสมดวย

6. การใชเลขไทย หนงสอราชการควรใชเลขไทยทงฉบบ ซงสานกนายกรฐมนตรไดมหนงสอขอความรวมมอไปยงหนวย

ราชการตาง ๆ ใหใชตวเลขไทย แตในทางปฏบตยงมไดมการใชอยางทวถงกน เลขไทยเปนเอกลกษณอยางหนงของภาษาไทย หนวยราชการหรอหนวยงานอน ๆ จงควรปฏบตใหสอดคลองกน ทงน ยกเวนขอความทมศพทเทคนคภาษาอนปะปนอย เชน ชอสตร ศพทเฉพาะทมตวเลข สามารถใชตวเลขอารบกไดเฉพาะสวนนน ๆ 69

7. ภาษาทวไป – ภาษาราชการ ในภาษาราชการ และภาษาทเปนทางการ จะมการใชคาหรอสานวนบางชนดทแตกตางกน ดงน

ภาษาทวไป ภาษาราชการ ใคร ผใด ทไหน ทใด แบบไหน แบบใด อะไร สงใด อนใด ไดไหม ไดหรอไม เมอไหร เมอใด อยางไร เชนใด ประการใด ทาไม เพราะอะไร เหตใด

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

38 | P a g e

เดยวน ขณะน บดน ตองการ (มความ) ประสงค ชวย อนเคราะห ไมใช มใช ไมด มชอบ ไมสมควร ไมได มได หาไมได มอาจ....ได ในเรองน ในการน ในกรณน เรองนน เรอง (กรณ) ดงกลาว เหมอนกน เชนเดยวกน ขอเชญมา ขอเชญไป ยงไมไดทาเลย ยงไมไดดาเนนการแตอยางใด เสรจแลว แลวเสรจ เรยบรอยแลว ขอเตอนวา ขอเรยนใหทราบวา ปญญาทบ , โง ขาดความรความเขาใจ ใชไมได , เลว ยงบกพรอง , ยงตองปรบปรง ขอใหดาเนนการ โปรดพจารณาดาเนนการ โปรดอนมต โปรดพจารณาอนมต 70

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

39 | P a g e

สรป การเขยนหนงสอราชการเปนทงศาสตร และศลป ทางดานศาสตรคอการมหลกการในการเขยนท

ชดเจน การใชภาษาถกตองตามหลกการใชภาษา ใชใหเหมาะสมกบบคคลและโอกาส สวนทางดานศลป คอการใชภาษาใหมสานวนไพเราะ นมนวล จงควรศกษาและฝกใหเกดความชานาญ โดยในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการจะตองคานงถงการใชคา ไดแก การสะกดคา การใชคาเชอม การใชคาใหเหมาะสม การใชเครองหมาย ไดแก ไปยาลนอย และเครองหมายอน ๆ นอกจากนยงตองใชประโยคตามประเภทใหถกตอง มการยอหนา การใชเลขไทย และใชภาษาของทางราชการใหถกตองอกดวย

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

40 | P a g e

ตอนท 5 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

เรองท 5.2 ความสาคญของการใชคาราชาศพทในการเขยนหนงสอราชการ

การใชคาราชาศพท ภาษาเปนระบบและสญลกษณทใชสอความหมายตอกนระหวางชนในชาต ภาษาและตวอกษรไทยเปนมรดกทางวฒนธรรม ทบรรพบรษของคนไทยไดคนคดประดษฐขนแลวสรางสมและถายทอดตอกนมาจนถงคนไทยรนปจจบน ภาษาไทยมลกษณะเฉพาะแตกตางกวาภาษาอน จงเปนทชนชมและภาคภมของคนไทย ถอเปนเอกลกษณสาคญยงของชาต ภาษาไทยมระดบของภาษา เชนเดยวกบภาษาของชาตอนทวไป คอมภาษาสภาพทใชสอสารในการพด การเขยนระหวางผใหญกบผนอยและผนอยกบผใหญ ตลอดจนผทเสมอกนใชตอกน และมภาษาสามญคอภาษาปากทใชพดจายอมเปนของคกนทแสดงใหเหนถงวฒนธรรมของชาต และของบคคลในชาตเปนรายตว ประเทศไทยเปนประเทศทมพระมหากษตรยเปนพระประมข ไทยมภาษาสภาพประเภททเรยกวา “ราชาศพท” ซงแปลวาศพทหลวงสาหรบองคพระมหากษตรยและราชวงศ แตราชาศพทในปจจบนนหมายถง คาสภาพทใชในภาษาราชการ ซงรวมไปถงศพทสภาพทใชกบบคคลอน เชน ขาราชการ และภกษสงฆอกดวย ฉะนนการใชคาราชาศพทกบการใชมารยาทตอสถาบนพระมหากษตรย จงเปนวฒนธรรมทางประเพณงดงามภายในราชสานก และเปนความรทประณตและพเศษสาหรบบคคลภายนอกราชสานก ทควรรกษาไวสบไป

คาอธบาย 1. คากราบบงคมทลทขนตนหรอลงทายวา “ขอเดชะ...” แตกอนใชกบพระบาทสมเดจพระเจาอยหวเพยงพระองคเดยว ตอมาเมอป 2439 ไดมประกาศบรม-ราชโองการ ในพระบาทสมเดจพระเจาอยหว รชกาลท 5 ใหใชคากราบบงคมทล สมเดจพระนางเจาเสาวภาผองศร พระบรมราชนนาถ เสมอดวยคากราบบงคมทลพระกรณา เวนแตคาวา “บรม” ไมตองใช ดงนน คากราบบงคมทลสมเดจพระบรมราชนนาถ จงเปลยนไปตามพระบรมราชโองการ สวนคากราบบงคมทลสมเดจพระบรมราชน ยงคงถอตามคากราบบงคมทล สมเดจพระอครมเหสทมมาแตโบราณ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว เมอทรงรบราชสมบตแลว แตยงมไดทรงรบราชาภเษก ออกพระนามแตเพยง “สมเดจพระเจาอยหว” คากราบบงคมทล ทงทขนตนหรอลงทายยงไมตอง “ขอเดชะ” และคาสงยงไมใช “พระบรมราชโองการ” (จากลายพระหตถ สมเดจฯ เจาฟากรมพระยานรศรานวดตวงศ กราบบงคมทลพระบาทสมเดจพระปรเมนทรมหาอานนทมหดล) หนงสอเจาพระยาธรรมาฯ กราบบงคมทลพระบาทสมเดจพระปรมนทรมหาประชาธปกเมอกอนบรมราชาภเษก และการ “ขอเดชะ” จะนาไปใชกบเจานายพระองคอนนอกจากทงสองพระองคไมได 2. คาวา “กราบบงคมทลพระกรณา” แปลวา “กราบบงคมทลพระบาทสมเดจพระเจาอยหว” ฉะนน จะนาไปใชกบเจานายพระองคอนหาไดไม

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

41 | P a g e

3. คาวา “ทราบฝาละอองธลพระบาท” แปลวา “ร” พระบาทสมเดจพระจอมเกลาเจาอยหว ไดทรงประกาศไวเมอ พ.ศ. 2411 วาไมม “ทรง” ฉะนนผทใชราชาศพทคานวา “ทรงทราบฝาละอองธลพระบาท” จงผดหลกการใชราชาศพท สาหรบคาวา “ทราบฝาละอองพระบาท” กไมม “ทรง” เชนเดยวกน ม “ทรง” เฉพาะคาวา “ทรงทราบ” เทานน เพราะ “ทราบ” เปนคาธรรมดา มใชราชาศพท เมอจะใชเปนกรยาในราชาศพท จงตองมคาวา “ทรง” นาหนา 4. แตกอนคาขนตนหนงสอทมไปถวายพระราชวงศ ชน สมเดจเจาฟา ใชวา “ขอประทานกราบทล” ไดมาเปลยนใชคาวา “ขอพระราชทานกราบทล” ในรชกาลท 7 ประมาณ พ.ศ. 2470 5. ตาแหนงสมเดจพระอครมเหสและพระมเหสรองนน ตามหลกในกฎมณเฑยรบาล วาดวยการสบราชสนตตวงศ พ.ศ.2467 ใหคานยามศพทไววา “สมเดจพระอครมเหส” คอ พระชายาหลวงของพระบาทสมเดจ พระเจาอยหวทมพระบรมราชโองการสถาปนาขนเปนสมเดจพระนางเจาฯ พระบรมราชน สวน “พระมเหสรอง” คอพระชายาของพระบาทสมเดจพระเจาอยหวทดารงพระเกยรตรองจาก สมเดจพระนางเจาฯ พระบรมราชน 6. พระบรมวงศ ชนพระองคเจา หมายความวา พระองคเจาพระองคนน ทรงเปนพระราชโอรส พระราชธดา ในพระบาทสมเดจพระเจาอยหว ไมวารชกาลใด 7. พระอนวงศ เปนพระราชวงศทเปนพระราชนดดาในองคพระมหากษตรย ไมวารชกาลใด 8. คาวา “ทรงกรม” หมายความวา พระราชวงศพระองคนน ทรงไดรบการสถาปนาเปนกรมพระยา กรมพระ กรมหลวง กรมขน หรอกรมหมน 9. การใชราชาศพทกบ “สมเดจพระสงฆราชเจา” นน ใชเสมอการใชราชาศพทกบพระราชวงศชนพระองคเจาทเปนพระราชโอรสในองคพระมหากษตรย สวน “สมเดจพระสงฆราช” นนใชราชาศพทเสมอพระราชวงศ ชนพระองคเจา ทเปนพระราชนดดาในองคพระมหากษตรย 10. สรรพนามบรษท 1 ถาใชในหนงสอราชการใหใชวา “ขาพเจา” 11. สรรพนามบรษท 2 สาหรบใชกบขาราชการชนสง ระดบรฐมนตร และเอกอครราชทตแตกอนใชวา “ฯพณฯ” (อานวา พณหวเจาทาน) ตรงกบภาษาองกฤษวา “Your Excellency” เวลานในวงการทตกยงใชอย 12. การกราบบงคมทลถาทาโดยจดหมาย ตองทาถงราชเลขาธการขอใหนาความขนกราบบงคมทล

ลาดบพระราชอสรยศกด

ฐานนดรศกด พระนาม

1. พระบาทสมเดจพระเจาอยหว พระบาทสมเดจพระปรมนทรมหาภมพลอดลยเดช มหตลาธเบศร รามาธบด จกรนฤบดนทร สยามมนทราธราช บรมนาถบพตร

2. สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระนางเจาสรกต พระบรมราชนนาถ

3. สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมโอรสาธราช เจาฟามหาวชราลงกรณ สยามมกฎราชกมาร

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

42 | P a g e

ฐานนดรศกด พระนาม

สมเดจพระเทพรตนราชสดา เจาฟามหาจกรสรนธร รฐสมาคณากรปยชาต สยามบรมราชกมาร

4. สมเดจเจาฟา สมเดจพระเจาลกเธอ เจาฟาจฬาภรณ วลยลกษณ อครราชกมาร

สมเดจพระเจาภคนเธอ เจาฟาเพชรรตนราชสดา สรโสภาพณณวด

สมเดจพระเจาพนางเธอ เจาฟากลยาณวฒนา กรมหลวงนราธวาส ราชนครนทร

5. พระบรมวงคชนพระองคเจา พระเจาวรวงคเธอ พระองคเจาศรรศม พระวรชายาฯ

พระเจาวรวงคเธอ พระองคเจาโสมสวล พระวรราชาทนดดามาต

พระเจาหลานเธอ พระองคเจาทปงกรรศมโชต

พระเจาหลานเธอ พระองคเจาพชรกตยาภา

พระเจาหลานเธอ พระองคเจาสรวณณวรนารรตน

พระเจาหลานเธอ พระองคเจาสรภาจฑาภรณ

พระเจาหลานเธอ พระองคเจาอทตยาทรกตคณ

6. พระเจาวรวงคเธอ (ทมไดทรงกรม) พระอนวงคชนพระวรวงคเธอ (ททรงกรม)

ทลกระหมอมหญงอบลรตนราชกญญา สรวฒนาพรรณวด

การใชราชาศพทในหนงสอราชการ

การใชคาขนตน-สรรพนาม-คาลงทาย ในหนงสอราชการ และการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

1. พระราชวงศ 1.1 พระบาทสมเดจ

ขอเดชะฝาละอองธล

ใตฝาละอองธลพระบาท

ควรมควรแลวแตจะทรง

พระเจาอยหว

พระบาทปกเกลาปกกระหมอม

พระกรณาโปรดเกลาโปรด

ขาพระพทธเจา กระหมอม ขอเดชะ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

43 | P a g e

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

(ออกชอเจาของหนงสอ)

ขาพระพทธเจา ขาพระพทธเจา...(ลงชอ)...

ขอพระราชทานพระบรม

(หรอจะเอาคาวาขอเดชะมาไว

ราชวโรกาส กราบบงคมทล

ทายชอเจาของหนงสอกได

พระกรณาทราบฝาละออง

ขอพระราชทานทลเกลา

ธลพระบาท ทลกระหมอมถวายขอเดชะ

1.2 สมเดจพระบรม

ขอเดชะฝาละอองธล

ใตฝาละอองธลพระบาท

ควรมควรแลวแตจะทรง

ราชนนาถ พระบาทปกเกลาปกกระหมอม

พระกรณาโปรดเกลาโปรด

ขาพระพทธเจา กระหมอม ขอเดชะ (ออกชอเจาของ

หนงสอ) ขาพระพทธเจา...(ลง

ชอ)...

ขอพระราชทานพระราช

(หรอจะเอาคาวาขอเดชะมาไว

วโรกาสกราบบงคมทล

ทายชอเจาของหนงสอกได)

ทราบฝาละอองธลพระบาท

1.3 สมเดจพระบรมราชน

สมเดจพระยพราช

ขอพระราชทานกราบ

ใตฝาละอองพระบาท

ควรมควรแลวแตจะทรง

ขอพระราชทานกราบ

(สยามมกฎราชกมาร)

บงคมทล….(ออกพระนาม)...

พระกรณาโปรดเกลาโปรด

บงคมทล

สมเดจพระบรมราชกมาร

กระหมอม ...........(ระบพระนาม).........

ทราบฝาละอองพระบาท

ขาพระพทธเจา ขาพระพทธเจา...(ลงชอ)...

1.4 สมเดจเจาฟา

ขอพระราชทาน..................

ใตฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา

ขอพระราชทานกราบทล

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

44 | P a g e

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

............(ออกพระนาม)...........

โปรดกระหมอม ...........(ระบพระนาม).........

ทราบฝาพระบาท ขาพระพทธเจา ขาพระพทธเจา...(ลงชอ)...

1.5 พระบรมวงศชน

ขอประทานกราบทล…..

ใตฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา

ขอพระราชทานกราบทล

พระองคเจา ..........(ออกพระนาม)...........

โปรดกระหมอม ...........(ระบพระนาม).........

กราบฝาพระบาท ขาพระพทธเจา ขาพระพทธเจา....(ลงชอ).....

1.6 พระเจาวรวงคเธอ

กราบทล.....(ออกพระนาม)

ฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล

(ทมไดทรงกรม)

ทราบฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม

...........(ระบพระนาม).........

พระอนวงศชน

(หญง) เกลากระหมอมฉน

พระวรวงคเธอ

(ททรงกรม)

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

1.7 พระอนวงศ ทล…....(ออกพระนาม).......

ฝาพระบาท ควรมควรแลวแตโปรด

ทล…....(ระบพระนาม)

ชนพระวรวงศเธอ

ทราบฝาพระบาท (ชาย) กระหมอม

(ทมไดทรงกรม)

(หญง) หมอมฉน

1.8 พระอนวงศ ทล…....(ออกพระนาม).......

ฝาพระบาท แลวแตจะโปรด ทล…....(ระบพระนาม)

ชนหมอมเจา (ชาย) กระหมอม (หญง) หมอมฉน 2. พระภกษ 2.1 สมเดจ ขอพระราชทาน ใตฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะ ขอประทานกราบ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

45 | P a g e

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

พระสงฆราชเจา กราบทล..... โปรดเกลา (ออกพระ

นาม).................... ขาพระพทธเจา โปรดกระหมอม ทล…....(ระบพระ

นาม)...... กราบทล

..............................

2.2 สมเดจพระสงฆราช

กราบทล..............................

ฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรด

กราบทล.............................

(ชาย) เกลากระหมอม

..........(ระบพระนาม)..........

(หญง) เกลากระหมอมฉน

2.3 สมเดจพระราชาคณะ

มนสการ..............................

พระคณเจา ขอมนสการดวยความเคารพ

มนสการ.............................

รองสมเดจราชาคณะ

กระผม - ดฉน อยางยง

2.4 พระราชาคณะ

นมสการ..............................

พระคณทาน ขอนมสการดวยความเคารพ

มนสการ.............................

กระผม - ดฉน อยางสง 2.5 พระภกษสงฆทวไป

นมสการ..............................

ทาน ขอนมสการดวยความเคารพ

มนสการ.............................

ผม - ดฉน 3. บคคลธรรมดา 3.1 ประธานองคมนตร,

นายกรฐมนตร, ประธาน

รฐสภา, ประธานวฒสภา,

กราบเรยน ทาน ขาพเจา กระผม

ขอแสดงความนบถออยางยง

กราบเรยน

หรอประธานสภาผแทน

ผม – ดฉน

ราษฎร, ประธานศาลฎกา

รฐบรษ 3.2 บคคล เรยน ทาน

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

46 | P a g e

ผรบหนงสอ คาขนตน สรรพนาม คาลงทาย คาทใชใน

การจาหนาซอง

ธรรมดา นอกจาก 3.1 ขาพเจา – กระผม ขอแสดงความนบถอ เรยน ผม - ดฉน หมายเหต (1) ผทเชญกระแสพระบรมราชโองการไปยงผใด ไมตองใชคาลงทายหนงสอนน (2) คาทใชในหนงสอถงพระราชวงศ และพระภกษ ตาม 1 และ 2 ใหใชคาราชาศพท หรอถอยคาสภาพ ซงเปนไปตามขนบธรรมเนยมประเพณ หรอตามททางราชการกาหนด (3) ในกรณทมหนงสอถงผรบระบเฉพาะตาแหนงใหใชคาขนตน สรรพนาม คาลงทายในหนงสอราชการ และคาทใชในการจาหนาซอง ตามตาแหนง

การใชราชาศพทในการถวายรายงานดวยวาจา การใชคาขนตนและคาลงทายในการกราบบงคมทล กราบทล และทลดวยวาจา

ฐานนดรของผรบฟง คาขนตน คาลงทาย

พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ

ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม

ดวยเกลาดวยกระหมอมขอเดชะ

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมโอรสาธราชฯ สยามมกฎราชกมาร สมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ สยามบรมราชกมาร

ขอพระราชทานกราบบงคมทล ทราบฝาละอองพระบาท

ดวยเกลาดวยกระหมอม หรอ ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณา โปรดเกลาโปรดกระหมอม

สมเดจเจาฟา ขอพระราชทานกราบทล ทราบฝาพระบาท

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

พระบรมวงศชน พระองคเจา (พระราชโอรส พระราชธดา ของพระมหากษตรย)

ขอประทานกราบทล ทราบฝาพระบาท

ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

พระเจาวรวงศเธอพระองคเจา (ทมไดทรงกรม) พระอนวงศชน พระวรวงคเธอ

กราบทล ทราบฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรด

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

47 | P a g e

ฐานนดรของผรบฟง คาขนตน คาลงทาย

(ททรงกรม)

พระอนวงศชน พระวรวงศเธอพระองคเจา (ทมไดทรงกรม)

ทล ทราบฝาพระบาท ควรมควรแลวแตจะโปรด

หมอมเจา ทล ฝาพระบาท แลวแตจะโปรด

ตวอยางคาถวายรายงานดวยวาจา 1. พระบาทสมเดจพระเจาอยหวและสมเดจพระบรมราชนนาถ ขอเดชะฝาละอองธลพระบาท ปกเกลาปกกระหมอม ขาพระพทธเจา (ชอผถวายรายงาน) ขอพระราชทาน พระบรมราชวโรกาส กราบบงคมทล พระกรณาทราบฝาละอองธลพระบาท ดวยเกลาดวยกระหมอม ขอเดชะ 2. สมเดจพระบรมโอรสาธราชฯ สยามมกฎราชกมาร และสมเดจพระเทพรตนราชสดาฯ สยามบรมราชกมาร ขอพระราชทานกราบบงคมทล ทราบฝาละอองพระบาท ขาพระพทธเจา (ชอผถวายรายงาน) ขอพระราชทานกราบบงคมทลถวายรายงาน ควรมควรแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาโปรดกระหมอม หรอ ดวยเกลาดวยกระหมอม 3. สมเดจเจาฟา ขอพระราชทานกราบทล ทราบฝาพระบาท ขาพระพทธเจา (ชอผถวายรายงาน) ขอพระราชทาน กราบทลถวายรายงาน ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม 4. พระองคเจา ขอประทานกราบทล ทราบฝาพระบาท ขาพระพทธเจา (ชอผถวายรายงาน) ขอประทานกราบทลถวายรายงาน ควรมควรแลวแตจะโปรดเกลา โปรดกระหมอม

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

48 | P a g e

การใชราชาศพทตามพระอสรยศกด

คานามและกรยาทมความหมายอยางเดยวกน แตใชราชาศพทตางกนตามพระอสรยศกด หรอตามสภาพของสภาวการณและสถานท

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

คาสง พระบรมราชโองการ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว พระราชเสาวนย สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน พระเสาวนย สมเดจพระบรมราชชนน พระราชบณฑร พระราชดารสสง

สมเดจพระยพราช

พระราชบญชา พระราชดารสสง

สมเดจพระบรมราชกมาร

พระดารสสง พระราชวงศ พระประศาสน สมเดจเจาพระยา

พด พระราชดารส พระราชกระแส

พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

พระดารส รบสง

พระราชวงศทวไป

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

49 | P a g e

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

จดหมาย พระราชหตถเลขา พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ

ลายพระหตถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

พระมหาสมณสาสน สมเดจพระมหาสมณเจา พระสมณสาสน สมเดจพระสงฆราชเจา ลายพระหตถ พระราชวงศทวไป

สมเดจพระสงฆราช ลขต พระสงฆ

จดหมายทใชในการเจรญสมพนธไมตรระหวางประเทศ

พระราชสาสน สาสนของประมขทเปน พระมหากษตรย

อกษรสาสน สาสนของประมขทเปน ประธานาธบด (หรอตาแหนงท เรยกชออยางอน ซงสามญชนทเปนผดารงตาแหนง)

โทรเลข พระราชโทรเลข พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

เกด เสดจพระราชสมภพ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

50 | P a g e

สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

สมภพ ประสต

พระราชวงศทวไป

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

วนเกด วนพระบรมราชสมภพ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว วนพระราชสมภพ สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

วนประสต พระราชวงศทวไป งานบาเพญกศลเนองในวนเกด พระราชพธเฉลมพระชนมพรรษา พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

สมเดจพระบรมราชนนาถ บาเพญพระราชกศลเฉลม พระชนมพรรษา หรอ บาเพญพระราชกศลฉลอง พระชนมาย

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

บาเพญพระกศลวนประสต พระราชวงศทวไป อาย..........ป พระชนมพรรษา.............พรรษา พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

สมเดจพระบรมราชนนาถ พระชนมาย...............พรรษา สมเดจพระบรมราชน

สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

พระชนษา.................ป พระราชวงศทวไป ขอโอกาสเพอทาการสงหนง สงใด

ขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาส พระบาทสมเดจพระเจาอยหว ขอพระราชทานพระราชวโรกาส สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

51 | P a g e

สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

ขอพระราชทานพระวโรกาส มเหสรอง ชน สมเดจพระนางเจา และพระบรมวงศชนเจาฟา

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

ขอประทานพระวโรกาส พระราชวงศทวไป ขอประทานโอกาส ผควรเคารพทวไป

ขออนญาต ขอพระราชทานพระบรม ราชานญาต

พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

ขอพระราชทานพระราชานญาต สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

ขอพระราชทานพระอนญาต พระมเหสรอง ชน สมเดจพระนางเจา และพระบรมวงศ ชน สมเดจเจาฟา

ขอประทานพระอนญาต พระราชวงศทวไป ขอประทานอนญาต ผควรเคารพทวไป

บอก กราบบงคมทลพระกรณา พระบาทสมเดจพระเจาอยหว กราบบงคมทล สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

กราบทล พระราชวงศตงแต ชน สมเดจเจาฟา ลงไปจนถงพระวรวงศเธอ(ททรงกรม)

ทล พระวรวงศเธอ (ทมไดทรงกรม) และหมอมเจา

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

52 | P a g e

ขอบใจ รสกเปนพระมหากรณาธคณ ลนเกลาลนกระหมอม

พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

รสกเปนพระเดชพระคณลนเกลาฯ รสกเปนพระกรณาธคณลนเกลาฯ

พระราชวงศชนสง

ขอบพระทย พระราชวงศ ชน พระอนวงศ

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

อนเคราะห พระบรมราชานเคราะห พระบาทสมเดจพระเจาอยหว พระราชานเคราะห สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

พระอนเคราะห พระราชวงศทวไป ตาย สวรรคต พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช พระบรมราชวงศททรงไดรบ พระราชทานฉตร 7 ชน

ทวงคต เจาฟาซงไดรบการเฉลมพระยศพเศษ สนพระชนม พระราชวงศตงแตชนสมเดจเจาฟา

ลงมาถงพระองคเจา ภกษใชกบ สมเดจพระสงฆราชขนไป

ถงชพตกษย หมอมเจา มรณภาพ พระสงฆ สามเณร ถงแกอสญกรรม ประธานองคมนตร องคมนตร

นายกรฐมนตร รฐมนตร ประธาน สภาผแทนราษฎร ประธานวฒสภา ประธานศาลฎกา และผไดรบพระราชทานเครองราชอสรยาภรณ ชนปฐมจลจอมเกลา

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

53 | P a g e

ถงแกอนจกรรม ผไดรบพระราชทานเครองราช อสรยภรณ แตชนประถมาภรณมงกฎไทย, ปฐมดเรกคณาภรณ หรอทตยจลจอมเกลา

ถงแกกรรม สภาพชนทวไป

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

อปถมภ พระบรมราชปถมภ พระบาทสมเดจพระเจาอยหว พระบรมราชนปถมภ สมเดจพระบรมราชนนาถ

สมเดจพระบรมราชน พระราชปถมภ สมเดจพระบรมราชชนน

สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

พระอปถมภ พระราชวงศทวไป ทอง พระนาภ ใชสาหรบเจานายททรงมพระอาการ

ประชวร เชน ปวดพระนาภ (ปวดทอง) ลงพระนาภ (ทองรวง)

พระครรภ ใชสาหรบเจานายททรงมครรภ เชน ทรงพระครรภกหมายถงมทอง ประชวรพระครรภกหมายถง เจบทองจะคลอดบตร

พระอทร ใชสาหรบแสดงถงสายสมพนธ เชน ทรงเปนพระขนษฐารวมพระอทร หรอจะใชเกยวกบอาการเจบปวย ของโรค ภายในชองทอง เชน มหนองคงในชองทองกอาจพดไดวา มหนองคงในพระอทร เปนตน

หนาตาง สหบญชร มอยเฉพาะทพระทนงองคสาคญ ใช สาหรบเสดจออกใหประชาชนเฝาฯ ในโอกาสตาง ๆ เชน ในงานพระ ราชพธบรมราชาภเษก เปนตน ทาเปนรปหนาตางกม ทาเปนประต

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

54 | P a g e

แลวมมขยนออกมากม พระบญชร ใชสาหรบเรยกหนาตางอาคารท

เรยกวา พระทนงและพระตาหนก พระแกล ใชสาหรบเรยกหนาตางอาคารท

เรยกวาตาหนก

คาสามญ ราชาศพท ใชสาหรบ

ยน ทรงยน จากพระราชนพนธรชกาลท 5 เรอง ราชานกจ ร.3

เสดจยน จากประกาศพระราชโองการ พระราชนพนธ รชกาลท 4

นง ประทบ นอน เขาทพระบรรทม หรอ บรรทม ใชสาหรบพระบาทสมเดจพระเจา

อยหวและสมเดจพระบรมราชนนาถ การจะใชคาใดแลวแตกรณ เชน “นอนแลว” ใชวา “เขาทบรรทมแลว” “นอนไมหลบ” ใชวา “บรรทมไมหลบ” “ตนนอน” ใชวา “บรรทมตน” “นอนเลน” ใชวา “บรรทมพกผอนพระอรยาบถ”

บรรทม สาหรบเจานายทวไป เดน เสดจพระราชดาเนน หรอ

ทรงพระดาเนน พระบาทสมเดจพระเจาอยหว สมเดจพระบรมราชนนาถ สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

รบรอง รบเสดจ ไมใชคาวา “การถวายการตอนรบ” เสยง พระสรเสยง พระบาทสมเดจพระเจาอยหว

สมเดจพระบรมราชนนาถ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

55 | P a g e

สมเดจพระบรมราชน สมเดจพระบรมราชชนน สมเดจพระยพราช สมเดจพระบรมราชกมาร

รายงาน กราบบงคมทลรายงาน จากคากราบบงคมทลพระบาท สมเดจพระมงกฎเกลาเจาอยหว ใน การเปดโรงเรยนเพาะชาง และใน การเปดราดโอโทรเลขใน พ.ศ.2456

คากราบบงคมทลในโอกาสตาง ๆ 1. ถาจะกราบบงคมทลถงความสะดวกสบาย หรอรอดอนตรายของตนใหขนตนวา “ขอเดชะพระบารมปกเกลาปกกระหมอม” กอนแลวคอยกราบทลเรองอนตอไป 2. ถาจะกราบบงคมทลถงเนอความทหยาบคาย หรอนาเกลยด ควรใชดวยคาวา “พระราชอาญาไมพนเกลาพนกระหมอม” แลวจงกราบบงคมทลเรองนนตอไป 3. ถาจะกราบบงคมทลถงการทไดทาผดพลาด หรอทาในสงทไมสมควรทา ใชคานาวา “พระราชอาญาไมพนเกลาพนกระหมอม” 4. ถาจะกราบบงคมทลขอพระราชทานพระมหากรณาธคณใชคานาวา “ขอพระบารมปกเกลาปกกระหมอม” 5. ถาจะกราบบงคมทล ซงเปนการขอบพระเดชพระคณใชคาวา “พระเดชพระคณลนเกลาลนกระหมอม” 6. ถาจะกราบบงคมทลเปนกลาง ๆ เพอจะไดทรงเลอกใหลงทายวา “ควรมควรประการใดสดแลวแตจะทรงพระกรณาโปรดเกลาโปรดกระหมอม” 7. ถาจะกราบบงคมทลความเหนของตนใชคาวา “เหนดวยเกลาดวยกระหมอม” 8. ถาจะกราบบงคมทลขอพระราชทานพระบรมราชานญาตใชคาวา “ขอพระราชทานพระบรม ราชานญาต 9. ถาจะกราบบงคมทลถงสงททราบมาใชคาวา “ทราบเกลาทราบกระหมอม” 10. ถาจะกราบบงคมทลถงการทาสงใดสงหนงถวายใชคาวา “สนองพระมหากรณาธคณ” 11. ถาจะขอพระราชทานโอกาสทาสงใดสงหนงใชคาวา “ขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาส”

สรป ประเทศไทยเปนประเทศทมพระมหากษตรยเปนพระประมข ไทยมภาษาสภาพประเภททเรยกวา

“ราชาศพท” ซงแปลวาศพทหลวงสาหรบองคพระมหากษตรยและราชวงศ แตราชาศพทในปจจบนนหมายถง คาสภาพทใชในภาษาราชการ ซงรวมไปถงศพทสภาพทใชกบบคคลอน เชน ขาราชการ และ

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

56 | P a g e

ภกษสงฆอกดวย ฉะนนการใชคาราชาศพทกบการใชมารยาทตอสถาบนพระมหากษตรย จงเปนวฒนธรรมทางประเพณงดงามภายในราชสานก และเปนความรทประณตและพเศษสาหรบบคคลภายนอกราชสานก ทควรรกษาไวสบไป

ตอนท 5 การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ

เรองท 5.3 ขอจากดในการเขยนหนงสอราชการ ขอจากด 1. การใชภาษาพด และภาษาเขยน ใชแตกตางกน การใชภาษาพด เปนภาษาสอความทแลดไมนมนวล บางครงอาจดสนและหวน 2. การเขยนหนงสอราชการบางครงผเขยนไมสามารถทจะแบงวรรคตอน ยอหนาไดเหมาะสม ทาใหหนงสอแลดไมสวยงาม ไมนาสนใจอาน หรอทาใหขาดความเขาใจในการสอความหมายไดอกดวย ขอเสนอแนะ 1. ผเขยนหนงสอควรมการศกษาจากตวอยางหนงสอราชการทมสานวนภาษาไพเราะ เหมาะสมกบเปนหนงสอราชการ นอกจากนยงตองศกษารปแบบและแบบฟอรมหนงสอราชการแตละประเภทดวย 2. การแบงวรรคตอนในหนงสอราชการ คอ การแบงวรรค ในประโยคเลก ๆ ควรเวนวรรค 1 ตวอกษร และการขนประโยคใหมควรเวนวรรค 2 ตวอกษร (ปจจบนการใชคอมพวเตอรในการจดพมพหนงสอราชการ การเวนวรรค 1 ตวอกษรอาจจะดไมชดเจนนก อาจจะตองเพมเปน 2 - 3 ตวอกษรกได) สวนในเรองของการยอหนาในหนงสอราชการ ในหนงหนากระดาษควรยอหนาอยางนอย 3 – 4 ยอหนาเทานน ยกเวนการขนยอหนาทเปนหวขอทเปนตวเลขสามารถยอหนาใหตรงกนตามนาหนกหวขอทมนาหนกเทาเทยมกน และจดใหเปนระเบยบกนทงฉบบ ซงปจจบนการจดพมพดวยคอมพวเตอร สามารถตงคาหวขออตโนมตไดดวย สรป

การใชภาษาพด และภาษาเขยน ใชแตกตางกน การใชภาษาพด เปนภาษาสอความทแลดไมนมนวล บางครงอาจดสนและหวน การเขยนหนงสอราชการบางครงผเขยนไมสามารถทจะแบงวรรคตอน ยอหนาไดเหมาะสม ทาใหหนงสอแลดไมสวยงาม ไมนาสนใจอาน หรอทาใหขาดความเขาใจในการสอความหมายไดอกดวย

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

57 | P a g e

รายการอางอง

กเกยรต เลขาตระกล. การพฒนาการปฏบตงานสารบรรณ โรงเรยนบกวทยาคม กรมสามญศกษา จงหวดศรสะเกษ. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2547. คาเตอน เมาะราษ. การพฒนาบคลากรดานการดาเนนงานสารบรรณโรงเรยนบานหนองสาหราย อาเภอธวชบร จงหวดรอยเอด. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2547. จนทรสดา บญวาร. การพฒนาการปฏบตงานสารบรรณ สานกงานเขตพนทการศกษานครพนม เขต 1. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2547. จานงค หอมแยม และคณะ. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ. กรงเทพฯ : อมรการพมพ, 2538. จตรลดา แจมปญญา. การพฒนาบคลากรเกยวกบการปฏบตงานสารบรรณ โรงเรยนเฉลม พระเกยรตสมเดจพระศรนครนทรศรสะเกษ อาเภอเมอง จงหวดศรสะเกษ. การศกษา คนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2546. ชาร มณศร. การนเทศการศกษา. กรงเทพฯ : ศลปาบรรนาการ, 2542. นยนา เกดวชย. คาอธบายระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526. นครปฐม : นตนย, 2543. ราชบณฑตยสถาน. พจนานกรมฉบบราชบณฑตยสถาน พ.ศ.2525. กรงเทพฯ : นานมบคส พบลเคชน, 2525. ราชนย นคราวนากล. การพฒนาการดาเนนงานสารบรรณ โรงเรยนบานใหมวทยาคม อาเภอครบร จงหวดนครราชสมา. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2547. ลกษณา มณพนธ. พระราชบญญตการศกษาแหงชาต. กรงเทพฯ : โรงพมพครสภา, 2543. ศรวรรณ เสรรตน และคณะ. การโฆษณาและการสงเสรมการตลาด. กรงเทพฯ : ม.ป.พ., 2540. สมประสงค แสนสวาท. การพฒนาการดาเนนงานสารบรรณ โรงเรยนดอนแคนดอนหวายสามคค

อาเภอจงหวด จงหวดรอยเอด. วทยานพนธปรญญาครศาสตรมหาบณฑต สาขาการบรหารการศกษา บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยสารคาม, 2552.

สนตชย โสมศรแพง. การพฒนาการปฏบตงานสารบรรณ โรงเรยนบานนายง อาเภอศรธาต

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

58 | P a g e

สานกงานเขตพนทการศกษาอดรธาน เขต 1. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลย มหาสารคาม, 2546. สานกนายกรฐมนตร. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526. กรงเทพฯ :

ประชาชน, 2526. สานกนายกรฐมนตร. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 พรอม ภาคผนวกฉบบแกไข พ.ศ. 2539 และคาอธบาย. พมพครงท 7. กรงเทพฯ : ศลปสนองการพมพ, 2539. สานกนายกรฐมนตร. ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไข เพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548. กรงเทพฯ : ประชาชน, 2548. สภรณ ประดบแกว. งานสารบรรณภาคปฏบต. พมพครงท 2. กรงเทพฯ : วฒนาพานช, 2541. อภชย ทามาน. การปรบปรงการปฏบตงานสารบรรณ สานกงานการประถมศกษา อาเภอเมอง จงหวดนครพนม. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2546. อดม พนโนลต. การพฒนาระบบงานสารบรรณโรงเรยนอางศลา อาเภอพบลมงสาหาร จงหวดอบลราชธาน. การศกษาคนควาอสระ กศ.ม. มหาวทยาลยมหาสารคาม, 2546.

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

59 | P a g e

ใบงานท 1.1

ชอหลกสตร ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (1) เรองท 1.1 ประวตความเปนมาของงานสารบรรณ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบประวตความเปนมาของงานสารบรรณ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

60 | P a g e

ใบงานท 1.2

ชอหลกสตร ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (1) เรองท 1.2 ความหมายของงานสารบรรณ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบความหมายของงานสารบรรณ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

61 | P a g e

ใบงานท 1.3

ชอหลกสตร ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ เรองท 1.3 ขอบขายของงานสารบรรณ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบขอบขายของงานสารบรรณ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

62 | P a g e

ใบงานท 2.1

ชอหลกสตร ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (2) เรองท 2.1 ความสาคญของงานสารบรรณ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบความสาคญของงานสารบรรณ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

63 | P a g e

ใบงานท 2.2

ชอหลกสตร ความรทวไปเกยวกบงานสารบรรณ (2) เรองท 2.2 ประโยชนของงานสารบรรณ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบประโยชนของงานสารบรรณ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

64 | P a g e

ใบงานท 3.1

ชอหลกสตร ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.1 สาระสาคญของระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสารประกอบการอบรม

คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

65 | P a g e

ใบงานท 3.2

ชอหลกสตร ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.2 ความหมายของหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบความหมายของหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสารประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

66 | P a g e

ใบงานท 3.3

ชอหลกสตร ระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 เรองท 3.3 อายการเกบหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548 คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบอายการเกบหนงสอราชการตามระเบยบสานกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และทแกไขเพมเตม (ฉบบท 2) พ.ศ. 2548

2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสารประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

67 | P a g e

ใบงานท 4.1

ชอหลกสตร แนวปฏบตเกยวกบการจดเกบและการทาลายหนงสอราชการ เรองท 4.1 แนวปฏบต เกยวกบการจดเกบหนงสอราชการ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบแนวปฏบต เกยวกบการจดเกบหนงสอราชการ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

68 | P a g e

ใบงานท 5.1 ชอหลกสตร การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.1 แนวทางปฏบตในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบแนวทางปฏบตในการใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

69 | P a g e

ใบงานท 5.2 ชอหลกสตร การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.2 ความสาคญของการใชคาราชาศพทในการเขยนหนงสอราชการ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบความสาคญของการใชคาราชาศพทในการเขยนหนงสอราชการ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html

U T Q - 5 5 2 0 1 ร ะ เ บ ย บ ง า น ส า ร บ ร ร ณ

70 | P a g e

ใบงานท 5.3 ชอหลกสตร การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ เรองท 5.3 ขอจากดในการเขยนหนงสอราชการ คาสง ใหผเขารบการอบรม ปฏบตดงน

1. ศกษาใบความรเกยวกบเนอหาเกยวกบขอจากดในการเขยนหนงสอราชการ 2. อธบาย และสรปสาระสาคญทไดจากการศกษาเนอหา จากการศกษาดวยตนเองจากเอกสาร

ประกอบการอบรม คาแนะนา

ผเขารบการอบรมสามารถสบคนจากแหลงเรยนรอนๆ ได เชน โดยใชคาสาคญวา “ระเบยบงานสารบรรณ” “หนงสอราชการ” “ระเบยบสานกนายกรฐมนตร” “การใชภาษาในการเขยนหนงสอราชการ” หรอไปศกษาเพมเตมไดท

http://www.kromchol.com/eoffice/law.htm http://www.opm.go.th/opminter/download/download.html