a força da assessoria juridica

EbErhardt CarrasCoza Ferramentas gerenciais afinadas com o escritório

MMT ADVOGADOS

A tecnologiacomo base do planejamento estratégico

SANCHEZ & SANCHEZ

Estrutura tecnológicapara atendera grandes clientes

A FORÇA DA ASSESSORIA JURÍDICAA Tigre, considerada uma das melhores empresas para se trabalhar no Brasil, conta com um Departamento Jurídico que atua integradoaos seus objetivos estratégicos

Gestão JurídicaRevista

OS MAIORES PREFEREM O MELHOR

O Espaider é utilizado pelos departamentos jurídicos de várias empresas relacionadas entre as maiores do País pelo Anuário Melhores & Maiores da revista Exame.

São empresas que atuam nas mais diversas áreas, como alimentos, siderurgia, química, comunicações, automotiva, têxtil, finanças e tecnolo-gia. Juntos, esses usuários do Espaider faturam mais de R$ 238 bilhões.

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O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

Faça como os maiores. Prefira o melhor. Espaider, o melhor sistema de gestão para departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia.

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Akzo Nobel • Algar • Atacadão • Avon Cosméticos • Biolab Calçados Beira Rio • CBMM - Cia. Bras. de Metalurgia e Mineração Celulose Irani • Cenibra - Celulose Nipo Brasileira CET - Cia. de Engenharia de Tráfego • Cia. Hering CMPC Celulose do Brasil • CNH • Comau do Brasil • ComgásDow Brasil • Duratex • Elekeiroz • Eternit • FIAT Automóveis Fundação CESP • Galvani • Gerdau Aços Longos • Grupo RBSHeineken do Brasil • Hypermarcas • IBM Brasil • Indústrias Romi International Paper do Brasil • Itautec • Kraft FoodsLocaliza Rent a Car • Magneti Marelli • Mosaic Fertilizantes do BrasilNatura • Nextel • Oxiteno • Panarello • Pfizer • RaiaDrogasil Rede Globo • Refrescos Guararapes • Schincariol • SiemensSpal Ind. Bras. de Bebidas • Takata - Petri • TAM Linhas AéreasTeka • Tigre • TNL Contax • Tupy • Usaçúcar • Vale FertilizantesVillares Metals • Vipal • Volvo • Vonpar Refrescos

EspEcIAL

O Brasil nunca mudou tanto como nos últimos 25 anos. As mudanças começaram a ser gestadas em 1987, com a pos-se dos deputados e senadores que formulariam a Constitui-ção de 1988. E, com certeza, a maior parte dessas mudan-ças deu-se a partir do reordenamento do nosso arcabouço jurídico-institucional. Além de uma nova Carta Magna, tive-mos posteriormente grandes codificações em áreas como Direito Penal, Direito Civil, CLT e Direito Tributário.

De lá para cá tivemos também o surgimento e a consolidação de microssistemas jurídicos, como o Código de Defesa do Consumidor, a Ação Civil Pública, os Juizados Especiais nas esferas Cível e Criminal e os Estatutos, com destaque para os do Idoso, Criança e Adolescente e das Cidades. Vivenciamos ainda o aparecimento das novas leis ambientais e reformulações importantes no Direito Tributário, Empresa-rial e Previdenciário. Tivemos um novo Código Nacional de Trânsito e testemunhamos a reformulação das estruturas do próprio Poder Judiciário.

Foi também em 1987 que surgiu a Fácil Informática, uma empresa com sede em Blumenau (SC). Em pouco tempo ela ficaria nacionalmente conhecida por lançar o Processador de Textos Fácil, líder de vendas absoluto em todo o território nacional.

Muito usado por advogados e seus auxiliares, o produto logo gerou uma versão exclusiva para a área, então denominada Fácil Advogados. Em seguida, um novo produto chamado Fácil Jurídico transforma-va-se no embrião do Fácil Processos, culminando com o Espaider, que hoje se destaca como a melhor e mais completa solução para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

Ao longo destes 25 anos de intensa transformação em seu sistema legal, a sociedade brasileira avan-çou, nossas instituições se fortaleceram e nossa democracia se consolidou. Durante todo esse período, a Fácil evoluiu junto com os profissionais do Direito, modernizando-se, acompanhando as transforma-ções e firmando-se como desenvolvedora do melhor sistema de gestão jurídica do Brasil.

A Fácil deve suas conquistas ao espírito inovador e à capacidade técnica dos advogados brasileiros, que contribuem de sobremaneira para que o Brasil se torne uma Nação cada vez mais forte, justa e soberana.

Muito obrigado,Carlos josé PereiraDiretor

25 AnOs de transformações

Primeiro produto da Fácil: Editor de Textos Fácilpara DOS. Capa do primeiro manual, 1987.

AVANÇOS JURÍDICOS E TECNOlóGICOSVocê está lendo a sexta edição da revista Gestão Jurídica, que aborda assuntos relacionados à ad-ministração de escritórios de advocacia e depar-tamentos jurídicos de empresas a partir do uso da tecnologia.

Nas próximas páginas você encontra cases de sucesso de diversas partes do país e confere en-trevistas de advogados sobre a importância da advocacia no contexto tecnológico atual, em que os profissionais que lidam com o direito confron-tam-se com a necessidade de um desempenho cada vez mais célere e eficiente, proporcionando respostas rápidas aos desafios que lhes são apre-sentados.

Um dos destaques da edição mostra como funcio-na o Departamento Jurídico da Tigre, multinacional brasileira reconhecida pela força da sua marca. O trabalho da equipe de advogados e assessores é fundamental para o sucesso da empresa, que tem nove fábricas no Brasil e 13 no exterior, mantendo negócios em 28 países através de contratos de ex-portação.

A edição traz ainda as mais recentes atualizações do Espaider, o melhor e mais completo software de gestão jurídica do mercado, que atende escri-tórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

BOA lEITURA E BOM pROVEITO!

ÍNDICECASESSanchez & Sanchez ............................................................ 06MMT Advogados ................................................................ 13Eberhardt Carrascoza ...................................................... 18Tigre ...................................................................................... 26

MATÉRIASMultibrowser para todos os setores da advocacia .................................................. 10Fórum de Departamentos Jurídicos .............................. 16On Demand - Planos de comercialização flexibilizam a aquisição do Espaider ............................. 20Smart Forms ..................................................................... 22

ARTIGOSAdvogar ou administrar: eis a questão ........................ 12Virtualização - A justiça muito além da digitalização .................................................................. 24Integração entre sistemas .............................................. 30Indicadores gerenciais ...................................................... 33Contingenciamento de valores - correção monetária x índices ......................................... 34Smart Report ..................................................................... 49Arquivamento de documentos eletrônicos ................ 50

NOTAS ...............................................................32

MóDUlOSSocietário ............................................................................ 36Business Intelligence ........................................................ 37CRM ...................................................................................... 37Cobrança ............................................................................. 38Consultivo ........................................................................... 39Contábil ................................................................................ 39Contencioso ...................... .................................................. 40Contratos ............................................................................ 42GED ....................................................................................... 42Indicadores Gerenciais ..................................................... 43Financeiro ........................................................................... 44Propriedade Intelectual ................................................... 46Requisições .......................................................................... 47Biblioteca ............................................................................ 47Time-Sheet ......................................................................... 48

REVISTA GESTãO JURÍDICA

Publicação Corporativa Fácil - Edição 06 - Ano 2012/2013Rua Gustavo Budag, 407 - 89036-501 - Velha - Blumenau - SCMatriz 47 3328.2929 | Filial São Paulo 11 3262.1890www.facil.com.br - [email protected]

Coordenadora GeralCaroline da Rocha

Edição e textosAgência Noticenter 47 3035.4314Carlos Tonet - Reg. Prof. 330/SC

Projeto Gráfico e EditoraçãoBrava Propagandawww.bravapropaganda.com.br47 3041.2155

EDITORIAL

pARA ATEnDER gRAnDEs cLIEnTEsGrandes grupos econômicos integram a carteira de clientes da Sanchez & Sanchez, um dos maiores escritórios do país. Uso de tecnologia atualizada garante eficiência

sanchez & sanchez

ESTRUTURA TECNOlóGICA

A Sanchez & Sanchez Advogados Associados está en-tre os maiores escritórios de advocacia empresarial do Brasil. Conta com uma equipe de mais de 200 pro-fissionais. E tem entre seus clientes grandes grupos econômicos como HSBC, Itaú, Santander, Claro, AMC do Brasil e Embratel. Para atender a clientes com grande potencial de demanda, a organização tem sua estrutura segmentada em áreas independentes, conforme a atividade fim e subdividida em células de trabalho por matérias, clientes, perfis e valores. Con-ta ainda com uma central de controle de riscos ope-racionais, forte estrutura física, tecnológica, adminis-trativa e financeira, exigências do mercado atual.

Constituída em 1998 na cidade de Ribeirão Preto (SP), a Sanchez & Sanchez tem filiais nas cidades de São Paulo, Campinas e São José do Rio Preto. Acumula ampla experiência no sistema financeiro nacional. Atende também a grandes e médias corporações em diversos segmentos. Presta serviços jurídicos de as-

sessoria e consultoria a empresas brasileiras e es-trangeiras nas áreas trabalhista, cível, recuperação de crédito, gestão de contratos, penal empresarial e tributária.

“Apesar de estabelecida em 1998 como pessoa jurí-dica, as atividades e todo o planejamento já vinham sendo alicerçados desde meados de 1983, fruto da carreira profissional e dos esforços pessoais de nos-so sócio fundador, o advogado Jorge Donizeti San-chez”, informa Rafael Barioni, sócio e advogado coor-denador do Departamento Administrativo/Financeiro e Riscos Operacionais.

Com intensa atuação em todo o estado de São Pau-lo e parte do sul de Minas Gerais, as atividades de-sempenhadas pelo escritório são conduzidas por um controle administrativo interno baseado em gestões de logística, financeiro, recursos humanos, tecnologia da informação, riscos operacionais e arquivos lógicos.

SANCHEZ & SANCHEZ

www.sanchezadv.com.br

Rubens Zampieri Filardi, Maria Helena de Carvalho Ros, Jorge Donizeti Sanchez, Fabiana Cristina Mencaroni Gil e Rafael Barioni

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dulo Indicadores, que expõe graficamente algumas informações preestabelecidas aos gestores. Ele tem sido uma importante ferramenta de trabalho de nos-sos líderes de equipes”, afirma o diretor.

RESUlTADOSO escritório Sanchez & Sanchez atua como parceiro dos clientes para que atinjam seus objetivos da ma-neira mais rápida, eficiente e segura possível. “Busca-mos uma prestação de serviços jurídicos com agilida-de e qualidade. Somos, basicamente, uma empresa prestadora de serviços jurídicos e de cobrança para clientes do segmento corporativo que se diferencia pelos seus valores e expertise. Nossa missão é cres-cer com solidez, gerando resultados para clientes e parceiros sempre pautados pela ética, compromisso, transparência e competência”, assinala Barioni.

Para atingir essas metas, o escritório conta com o su-porte eficiente e seguro do Espaider em seus procedi-mentos administrativos e operacionais. Barioni atesta a eficiência do sistema a partir de suas próprias cons-tatações. “O Espaider facilitou o acesso às informa-ções e documentos. A gestão passou a contar com ferramentas gerenciais padronizadas e atualizadas. Verificou-se que o sistema diminuiu o retrabalho e os preenchimentos de inúmeros formulários internos, eliminando os riscos de imperfeições”.

SANCHEZ & SANCHEZ

INFORMATIZAÇãOPara gerenciar os processos e as atividades internas, o escritório Sanchez & Sanchez utiliza o software de gestão jurídica Espaider, com ênfase no módulo Con-tencioso. “Mantemos cerca de 70 mil pastas dentro do sistema”, diz Barioni. “O Espaider permite uma in-tegração ampla de informações com todos os usuá-rios envolvidos, sejam eles advogados, estagiários ou colaboradores do suporte, como nos departamentos financeiro, logística, riscos operacionais e outros. Toda a colaboração é online”.

Barioni destaca que o sistema dispõe de muitas fer-ramentas e funcionalidades avançadas. “O Espaider permite acessos a relatórios, filtros e ferramentas de gestão impressionantes como, por exemplo, for-mulários destacando a quantidade de processos que se encontram em determinada fase processual. Tam-bém mostra quais estão parados, informando o nú-mero de dias em que se encontram sem alterações”.

A utilização do Espaider pela Sanchez & Sanchez compreende outros módulos, incorporados a partir de um projeto de expansão da automação interna. “Passamos a utilizar também os módulos de Cobran-ça, Financeiro e de Requisições, que estão em fase fi-nal de ajustes e parametrizações para iniciarem suas atividades. Recentemente foi colocado em uso o mó-

“A otimização e o controle das ações, dos deslocamentos das informações são centralizadas num único sistema informatizado, o Espaider, que garante a integração entre todas as áreas existentes, norteando as tomadas de decisões a partir de relatórios detalhados, completos e personalizados.” Rafael Barioni - sócio e advogado

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UM ESTIlO pRópRIO DE ATUAÇãOO escritório Sanchez & Sanchez busca auxiliar seus clientes através de profissionais e áreas de atuação focadas no contencioso cível e trabalhista, bem como na recuperação de crédito.

No direito trabalhista, presta assessoria jurídica em quaisquer assuntos e em todos os estágios do pro-cesso. Trata-se de uma área composta por profissio-nais especializados e pós-graduados em Direito Mate-rial e Processual do Trabalho. Seu foco principal é a assistência jurídica na elaboração de teses, defesas, recursos administrativos e judiciais, encaminhamento de memoriais e realização de sustentações orais pe-rante os tribunais regionais e superiores do trabalho e elaboração de pareceres.

A prática contenciosa compreende os mais variados tipos de disputas em juízo, principalmente o acompa-nhamento de ações possessórias, reivindicatórias, in-denizatórias, responsabilidade civil por danos morais e patrimoniais, locação, cobranças e execuções, pres-tação de contas, cautelares e procedimentos proces-suais especiais, procedimento arbitral e contencioso de massa em todas as instâncias da justiça estadual, federal e tribunais superiores, inclusive sustentação oral junto aos diversos tribunais.

Já a recuperação de crédito tem como objetivo a ado-ção de medidas judiciais ou extrajudiciais que visem à rápida satisfação de operações de crédito inadim-plentes.

As duas áreas vislumbram sempre a possibilidade de reduzir os custos com o processo e a considerável preocupação em promover a composição amigável entre as partes, contando com a atuação de profis-sionais voltados exclusivamente para a negociação.

O escritório também possui atuação na gestão de contratos, versando desde a triagem da documenta-ção necessária à confecção da minutaria (contratos, distratos, quitações, aditivos) até a entrega do instru-mento devidamente formalizado e assinado pelos re-presentantes legais da empresa contratada ou pres-tador de serviços à área de compras e suprimentos do cliente.

Sua gestão estende-se ainda ao controle de venci-mento dos instrumentos e obrigações decorrentes, bem como a adoção de todas as providências neces-sárias para manutenção das informações disponíveis ao cliente em relação ao status de cada demanda.

DATACENTER ASSEGURA ECONOMIA, SEGURANÇA E pRATICIDADE O escritório Sanchez & Sanchez sempre usou servi-dores próprios para rodar o sistema de gestão jurídi-ca. Mas isso não é mais assim. A organização mudou para o sistema datacenter, que é a forma terceirizada de hospedagem. Hoje toda a infraestrutura está a car-go da própria Fácil, empresa que produz o Espaider.

“Inúmeros foram os motivos que justificaram a to-mada de decisão de mudar para um datacenter espe-cializado e externo, mantendo a gestão do conteúdo e da operacionalização sob nossa responsabilidade”, revela Rafael Barioni. “Um dos motivos está na estru-tura complexa e completa que a Fácil oferece, com inúmeros profissionais habilitados e treinados. Hoje contamos com sistemas de backup e atualizações que proporcionam uma grande tranquilidade para os diretores do escritório”.

Barioni menciona também outros fatores. “Foi uma decisão estratégica”, diz. “Com a terceirização, evi-tamos possíveis falhas no fornecimento de energia elétrica, na própria rede de internet interna com sinis-tros em nosso departamento de TI, furtos, incêndio, instalações inadequadas e erros causados por impe-rícia ou imprudência de qualquer técnico não especia-lizado”, complementa.

Mas não foram apenas os aspectos estratégicos que pesaram na decisão de mudar do ambiente in hou-se para o datacenter. “Levamos em conta também a questão financeira, já que o armazenamento dos da-dos requer um grande volume de recursos e é fonte de constante preocupação”.

Para a manutenção de servidores próprios, Bario-ni cita investimento em acompanhamentos diários, geradores de energia, refrigeração adequada, links redundantes, com a contratação de duas empresas diferentes, proteção contra invasões de rede monito-rada por equipe 24 horas/dia e servidores em espe-lhamento separados do banco de dados. “É preciso ter servidores de armazenamento storage com dois backups diários, realizar auditoria de acessos exter-nos, atualizações de versões em ambiente de homo-logação e produção e plantão aos sábados, domingos e feriados para eventuais manutenções do sistema”, complementa.

SANCHEZ & SANCHEZ

“Inúmeros foram os motivos que justificaram a tomada de decisão de mudar para um datacen-ter especializado e externo, mantendo a gestão do conteúdo e da operacionalização sob nossa responsabilidade.”

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Que tipo de postura um profissional da área jurídi-ca deve ter em relação aos projetos estratégicos de seus clientes na área empresarial?O profissional da área jurídica deve estar totalmen-te em sintonia com os projetos, metas e desafios de seus clientes, prestando-lhes todo o apoio jurídico necessário, conduzindo-os pelos caminhos propostos com o mínimo de riscos envolvidos.

O sólido acompanhamento preventivo também é elementar para garantir o sucesso de uma eventual contenda futura. Como deve ser o posicionamento e a atuação es-tratégica do advogado no mundo corporativo?O assessor jurídico deve se pautar pela orientação ao cliente e à prevenção. A prevenção é ainda o meio mais rápido e barato para se evitar a formação de uma relação processual entre partes e juízo. É até es-tranho mencionar isto desta maneira tão friamente, mas um processo deve ser considerado a via extre-ma para a solução de um conflito.

Ou seja, todas as cautelas e tentativas de negocia-ções anteriores ao ajuizamento de uma contenda em busca de imposição jurisdicional devem ser sugeridas e apresentadas.

A assessoria jurídica garante, inclusive, resultados práticos junto aos documentos contáveis, ajudando e auxiliando nas informações junto a balanços patrimo-niais, demonstrativos de resultados, planejamentos tributários e outros, em vista de um resultado espe-rado ao final e um período. Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica? Jurimetria é a expressão da vez! Trata-se de uma dis-ciplina nova que está surgindo no Brasil cujo escopo esteja em ampliar o conhecimento sobre os litígios e indicar melhores formas de resolvê-los.

A ideia é misturar direito, estatística e informática na medida em que antecipam-se cenários e planejam-se condutas, ou seja, pode-se medir, por exemplo, o per-centual de decisões de um certo tribunal num certo sentido.

Estas informações que são permitidas por sistemas avançados como o Espaider podem alterar totalmen-

te estratégias de condução de um caso ao compilar as formas de abordagem de teses aceitas com maior frequência. É lógico que não se deve deixar de con-siderar a concepção crítica do estudo tradicional da ciência do direito voltado a discussões teóricas de leis e princípios abstratos.

O aprimoramento dos bancos de dados é uma das diretrizes do CNJ e também deve ser dos escritórios de advocacia que devem possuir profissionais aptos à leitura dos relatórios gerenciais.

Faça uma avaliação da atividade jurídica brasileira em relação aos avanços tecnológicos.Finalmente, acredita-se que nós, profissionais do di-reito, estamos diariamente sendo apresentados a novos institutos, acessos e avanços tecnológicos no sentido de informatizarem o sistema processual vi-gente. Todavia, ainda há muito que avançar rumo a este novo realismo jurídico.

Os tribunais apresentam sinais de inovações, mas ainda engatinham quando a palavra é informatização, uma vez que muitos preceitos e preconceitos preci-sam ser esclarecidos.

pERGUNTAS & RESpOSTASEntrevista com Rafael Barioni, sócio e advogado coordenador do Departamento Administrativo/Financeiro e Riscos Operacionais do escritório Sanchez & Sanchez Advogados Associados

SANCHEZ & SANCHEZ

Rafael BarioniSanchez & Sanchez

Chegou o Espaider 5.0. Ele vem cheio de novas fun-cionalidades, incorpora maior valor agregado tecno-lógico e traz inúmeras vantagens para os usuários. “É o sistema com o melhor da tecnologia, uma ferra-menta ímpar de gestão para departamentos jurídicos e um ERP Jurídico para médios e grandes escritórios de advocacia”, define Carlos José Pereira, diretor da Fácil, empresa que desenvolve o sistema.

O Espaider é o software que atende a todos os requi-sitos tecnológicos e funcionais. “É um produto único”, diz Pereira. “É uma solução totalmente web, acessível por diversos tipos de browsers – Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari – em desktops, notebooks, ta-blets, para Oracle e MS SQL-Server. E pode estar em servidores remotos, pois a Fácil dispõe de detacenter próprio para hospedagem”.

O Espaider 5.0 também pode ser adaptado para as características e peculiaridades do cliente e ainda as-

sMart db sIzEO tamanho do banco de dados se adequa às caracte-rísticas utilizadas pelos clientes, não utilizando áreas desnecessárias.

sMart INtErFaCEAo detectar que o dispositivo é um tablet a interface se adequa com novas características que facilitam a utilização com touch screen.

sMart ForMsAs informações a serem solicitadas ao usuário (cam-pos em telas) se modificam de acordo com a respos-ta fornecida em itens anteriores. Por exemplo: se o processo escolhido for cível, as informações que se-rão solicitadas ao usuário podem ser diferentes das informações solicitadas caso o processo seja traba-lhista. Outro exemplo importante é para escritórios de advocacia que atendem clientes de diversas áreas. Caso o cliente selecionado seja de um determina-do segmento, poderá controlar informações que normalmente não são utilizadas por outros clien-tes, tudo isso de forma transparente e segura.

sim ser atualizado constantemente sem prejuízo para as customizações. É completo funcionalmente, aten-dendo áreas como Contencioso, Contratos, Fluxos de Requisições, Financeiro, Time-Sheet, Societário, Pro-priedade Intelectual, correção monetária, contingen-ciamento e leitura de andamentos de diários oficiais.

A MElHOR COMpRAO produto já nasceu web. Desde suas primeiras versões apresenta características que o fize-ram líder de um segmento, como a forma dife-renciada de realizar e manter customizações.

“Os clientes expressam também a satisfação quando falam do atendimento diferenciado que a Fácil pres-ta em termos de apoio. Mas o grande segredo é que o produto foi construído para permitir excelência no atendimento, facilidade nas customizações, mobilida-de e principalmente segurança para grandes organi-zações”, assinala Carlos José Pereira.

TECNOlóGICASMULtIbroWsErO Espaider pode ser acessado pelos principais brow-sers do mercado. Internet Explorer, Chrome, Firefox e Safari.

htML 5Novo conjunto de especificações do HTML, de CSS e de JavaScript, projetado para aplicativos dessa nova geração. Uma nova era no desenvolvimento de pro-gramas para a internet, onde a mobilidade do usuá-rio é a palavra-chave. Suportado como padrão pelos mais recentes navegadores em diversos dispositivos como tablets e smartphones.

sMart CaChENos browsers mais modernos como o Internet Ex-plorer 9 e Chrome 15.0 a velocidade de acesso foi incrementada utilizando-se um novo esquema de controle de permanência de arquivos.

NoVIdadEs do EsPaIdEr 5.0

pARA TODOs Os sETOREs DA ADvOcAcIANova versão traz todas as atualizações tecnológicas compatíveis com as mais avançadas interfaces dos navegadores e dispositivos móveis

Espaider 5.0

MUlTIBROWSER

ESPAIDER 5.0

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ESPAIDER 5.0

dINaMIsMo Nos INdICadorEs GráFICosAgora é possível aplicar filtros nos gráficos disponibi-lizados pelo módulo Indicadores. Possibilita análises dinâmicas das informações apresentadas.

sMart sCaNNINGLigação direta com equipamentos Scanner para a di-gitalização de informações e arquivamento dentro do sistema de forma ágil.

sMart UPLoadErEnvio de arquivos digitais para o sistema de forma autônoma. Facilita o processo de arquivamento quan-do o usuário precisa anexar muitos documentos no sistema. Também evita o tráfego excessivo de dados em momentos de pico da rede interna e/ou internet.

sMart tICkEtsIntegração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para dimi-nuir custos de impressões em documentos internos – autorizações de pagamentos, efetivações de adian-tamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas. Possibilita ainda flexibilidade nos tipos de formulários: os dados que são impres-sos pelo sistema são configuráveis.

sMart rEPortNo momento da emissão o usuário seleciona as in-formações que deseja. O relatório pode ser: visua-lizado em tela, lido em Microsoft Excel ou impresso em papel. O relatório é automaticamente ajustado da melhor forma possível de acordo com os parâ-metros fornecidos. As informações disponíveis para seleção são configuráveis pelos usuários. É possível disponibilizar informações de todos os cadastros do sistema, inclusive de cadastros subordinados. O sis-tema disponibiliza ainda totais parciais e gerais sem-pre que possível.

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FUNCIONAISsMart bILLINGNovo pacote de funcionalidades que envolvem os módulos Financeiro e Time-Sheet. Automatiza todo o processo de faturamento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escri-tórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contencioso, execução de serviços tabelados de pro-priedade intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e con-troles bancários.

CLIENtE/CasoIncorporação do conceito “Cliente/Caso” – caracterís-tica que está se consolidando como uma das melho-res práticas de gestão de relacionamentos com os clientes dentro de um escritório de advocacia.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NFE Emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas – O Espaider emite NFS-e através do intercâmbio de in-formações com os sistemas das prefeituras. Esta integração já está homologada para diversos municí-pios. Novos são incluídos sempre que necessário.

NoVas FUNCIoNaLIdadEs No MódULo dE Co-braNçaAmpliação das funcionalidades do módulo de Cobran-ça para médios e grandes escritórios que necessitem controlar cobrança de títulos de terceiros em atraso e também para empresas que mantenham setor de cobrança interna.

sMart CoCkPItPainel de configurações centralizado que agiliza di-versas parametrizações de telas e funcionalidades do sistema.

ESPAIDER 5.0

Você já se viu dividido entre exercer bem seu papel de administra-dor e o de advogado? Já pensou em quanto tempo perde com ati-vidades operacionais e repetitivas e que pode-riam estar sendo dele-gadas à pessoas de sua equipe?

Trabalho há uma década no segmento jurídico. Auxi-lio os meus clientes na Gestão Estratégica Jurídica, e além disso, quando não posso auxiliá-los, busco no mercado a melhor solução para todas as áreas do escritório. Funciono como uma integradora de solu-ções jurídicas. Estes anos de muito trabalho rendeu-me uma expe-riência ampla em várias áreas da administração, mas também me ensinou que por mais que se tenha visão generalista, é preciso ter especialização em uma de-las, pois o “foco” é fundamental para levar diferencial ao cliente. Para atingir a excelência, o advogado precisa visua-lizar todas as áreas do escritório: Tecnologia/Infor-mática, Recursos Humanos/Gestão de Pessoas, Ma-rketing e a Área Financeira, isto porque o escritório é uma empresa e o sócio é um empresário, fato este que não pode ser desprezado. Aceitar esta condição é um passo fundamental para que o escritório compre-enda a sua inserção no mercado e adote uma postura administrativa e estratégica, visando o crescimento da carteira “de bons clientes” e preocupando-se em manter a satisfação dos mesmos. Cabe ao Gestor pensar que para prestar um bom ser-viço jurídico, seja para clientes externos ou internos (nos casos de departamentos jurídicos), é preciso ter foco. Este foco irá para a administração ou irá para a área técnica jurídica? É preciso refletir muito sobre esta questão, porque muitas vezes você é um exce-

lente advogado tributarista, mas não consegue gerir de forma profissional o seu escritório ou o departa-mento jurídico da empresa em que trabalha, gerando angústias e estresses, muitas vezes desnecessários. É mais comum do que se pensa, perceber uma grande rotatividade de pessoas no escritório, porque não se “gastou tempo” para planejar na contratação. É mui-to comum também, não saber quanto cobrar por um contrato ou até mesmo quanto está custando um de-terminado cliente porque não se mede o tempo des-tinado a este cliente e não se controla os custos com o mesmo. Percebo que existe uma dificuldade brutal, quase de-sumana, em gerar estes indicadores de desempenho, e, muitas vezes, a culpa sempre é direcionada ao sis-tema de gestão do escritório, sendo que na verdade, para que haja um bom “resultado” na implantação de um sistema, existe uma grande lição de casa que deve ser feita antes mesmo da compra deste sistema. Deve-se planejar muito a implantação, entender quais são as peculiaridades de cada área, fazer entrevista com os usuários, entender qual é a expectativa das áreas com relação ao sistema, com quais departa-mentos da empresa este sistema deverá interagir, etc.

Deve-se ainda criar guias de cadastro, fluxos de infor-mações, identificar os responsáveis pela alimentação do sistema, não esquecendo “jamais” que existem campos no sistema que um estagiário (por exemplo) não saberá e não poderá alimentar, a exemplo das provisões de contingência dos processos, os relató-rios de auditoria, indicadores de proveito econômico, dentre outros indicadores importantes. Administrar uma organização de maneira que esta atinja sua missão, não é tarefa fácil, mas a boa notícia é que é possível. Vale refletir se o responsável tem aptidão para a gestão, caso não tenha, vale a pena de-legar esta tarefa a um administrador ou até mesmo a um consultor externo para assuntos pontuais e que exigem especialização. Esta pode ser uma ótima saída.

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EIs A QuEsTãO

Eliane girão

ADVOGAR OU ADMINISTRAR

ADVOGAR

Eliane Girão é sócia fundadora do Grupo ESG, administradora de empresas com especialização em Marketing, coordenadora do Comitê de Departamentos Jurídicos e membro ativo do CEAE - Centro de Estudos de Adminis-tração de Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos.

[email protected] | www.grupoesg.com.br | 11 3107.2864

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MMT

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cOmO bAsE DO pLAnEjAmEnTO EsTRATégIcOEscritório dividido em cinco grandes áreas, a MMT Advogados, do Rio Grande do Sul, utilizando tecnologia e ferramentas gerenciais como aliadas do desempenho profissional

mmT Advogados - martini, medeiros e Tonetto Advogados Associados

GESTãO E TECNOlOGIA

A MMT Advogados – Martini, Medeiros e Tonetto Advogados Associados - é um escritório de advocacia fundado no ano de 2001 pelos advogados Alexandre Martini, Luciano de Medeiros, Felipe Medeiros e Daniel Tonetto. O es-critório conta com duas unidades, uma na cidade de Santa Maria, principal cidade da região central do Rio Gran-de do Sul e outra em Porto Alegre, a Capital do Estado. A MMT Advogados conta hoje com aproximadamente 30 colaboradores e sua carteira atingiu recentemente a marca de 12 mil clientes, entre pessoas físicas e jurídicas.

Para dar uma maior abrangência territorial à sua atuação, a MMT Advogados mantém parcerias firmadas em todo o Rio Grande do Sul e em Santa Catarina. A organização interna compreende cinco grandes áreas: Direito Empresarial e Societário, Direito Público, Direito Civil, Direito Penal e Penal Empresarial e Direito Trabalhista. Os serviços prestados dividem-se entre os campos preventivo e contencioso.

www.mmtadvogados.com.br

Wagner Pompêo, Luciano de Medeiros, Daniel Tonetto, Alexandre Martini e Felipe de Medeiros

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MMT

DESAFIOS DA GESTãOPara atingir suas metas, a MMT investe em proces-sos de gestão e atualização tecnológica. Em sua ges-tão jurídica são utilizados os módulos Contencioso, Financeiro e Indicadores Gerenciais do ERP Espaider, software especializado na administração de escritó-rios de advocacia e departamentos jurídicos de em-presas.

“O módulo Contencioso veio para organizar o banco de dados de nossos processos, propiciando informa-ções mais seguras e rapidez na prestação dos ser-viços aos nossos clientes. Permite-nos, ainda, ter a informação e controle de prazos de maneira eficaz. E contribui com o rápido andamento dos processos à medida que informa automaticamente quais são os que se encontram parados nas varas judiciais por mais de 30 dias. Em muitos casos, podemos nos an-tecipar às intimações”, explica Luciano.

O módulo Financeiro foi integrado como forma de or-ganizar o departamento financeiro. “Sua implantação fez com que pudéssemos medir a lucratividade das diversas áreas de atuação e dos profissionais envol-vidos. Também é importante na medida que temos in-formações para a tomada de decisões estratégicas”, diz Luciano.

O módulo Indicadores está em fase de implantação e também deve auxiliar na tomada de decisões. “A apresentação dos resultados em formato gráfico permitirá uma avaliação mais clara e direta”, prevê o advogado.

A opção pelo Espaider como ferramenta para a ges-tão da MMT surgiu da necessidade de solucionar pro-blemas recorrentes no âmbito da administração do escritório. “Tínhamos um sistema que burocratizava demais a alimentação das informações. Isso propi-ciava erros. O sistema apresentava algumas falhas, também, no arquivamento dos documentos, fazendo com que as informações estratégicas não refletis-sem, muitas vezes, a realidade do negócio”, revela Luciano.

pOSICIONAMENTO ESTRATÉGICO“Prestar assessoria e consultoria jurídica, prezando pela qualidade e eficiência dos serviços, no sentido de identificar a necessidade do cliente e encontrar a melhor oportunidade para supri-la”. É dessa forma que o sócio advogado Luciano de Medeiros define a atuação da MMT Advogados. Ele acrescenta: “Assim como a MMT tem como foco principal a resolução dos problemas do cliente, o cliente passa a ter uma conexão direta conosco na busca de suas pretensões, expondo suas necessidades para cada advogado da área, assim como, na necessidade, este cliente terá a conexão entre as diversas áreas com os advogados de cada setor, tudo isso na busca da melhor solução para a sua necessidade. O papel da MMT é atingir a excelência nesta troca”.

Luciano explica que os serviços prestados pela MMT atingem uma importante fatia do setor empresarial e tributário da região central do estado. “Buscamos em primeiro lugar blindar a empresa e seus acionistas para depois planejar com os seus gestores o tipo de estratégia para suprir as suas necessidades.”

A sociedade tem, ainda, uma atuação destacada no Direito Público. “Somos um dos escritórios mais im-portantes nesse setor no estado. Mantemos uma carteira de clientes que atinge funcionários públicos federais e estaduais de todas as áreas, além de as-sessorar as empresas em licitações e licenças.”

Já na área Cível, o advogado explica que o portfólio de serviços está direcionado, principalmente, à área con-tratual, possessória e agrária, tendo uma importante atuação, também nas áreas do Direito do Consumidor e Ambiental.

Na área Penal acrescenta que “o escritório está posi-cionado como líder na região e é um dos maiores do Rio Grande do Sul.”

Por fim, há uma importante atuação no Direito do Trabalho, primando pelo exercício da atividade em co-nexão com o direito empresarial.

“Por ser um sistema baseado em tabelas, o Espaider permite que as informações sejam colo-cadas em seus devidos lugares e interliguem-se nos diversos setores, acabando com a neces-sidade de retrabalho nos lançamentos. Além disso, por possuir níveis de acesso, impede que os colaboradores alterem informações sem que estejam aptas para tanto.”

Que tipo de postura um profissional da área jurídi-ca deve ter em relação aos projetos estratégicos de seus clientes na área empresarial?É necessário, acima de tudo, comprometimento. O profissional atuante na área de direito empresarial deve estar comprometido com o projeto estratégico do cliente. É muito importante ter conhecimento do plano para que se possa adotar medidas societárias e tributárias que contribuam com o desenvolvimento da empresa e não a engesse. O comprometimento leva à excelência na prestação do serviço. A MMT Ad-vogados preza por esta excelência.

É correto dizer que no mundo corporativo a asses-soria jurídica deve ser cada vez mais proativa, pre-vendo e orientando as empresas do que apenas na área de defesa?Não só é correto como indispensável. O modelo de contencioso causa enormes prejuízos às empresas, não só do ponto de vista financeiro como de imagem. Muitos problemas de defesa existentes nas empresas podem ser resolvidos, não raras vezes, com soluções simples. Mas, para isso, torna-se necessário uma as-sessoria proativa. Por óbvio que de nada adianta a proatividade se não estiver presente a constante atu-alização dos profissionais que prestam os serviços, pois somente dessa maneira se consegue antever os problemas e propor soluções inteligentes. Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?O mercado jurídico está cada vez mais exigente com os profissionais e, por consequência, mais competiti-vo, seja pela qualificação dos profissionais, seja pelo grande número de centros de ensino jurídico existen-tes em nosso país, seja pelo nível de informação e exigência dos clientes do mundo globalizado. Na MMT sempre destacamos a importância de prestarmos um serviço diferenciado e, ao mesmo tempo, aumen-tarmos nossa fatia no mercado, inobstante as barrei-ras impostas pela evolução do mercado.

Para tanto, identificamos dois pontos como estratégi-cos: o primeiro é a rápida adaptação às modificações mercadológicas, tecnológicas internas e aos novos procedimentos jurídicos criados, como o processo eletrônico. O segundo ponto é ter agilidade na identifi-cação das oportunidades do mercado.

pERGUNTAS & RESpOSTAS

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MMT

A TI casa diretamente com esta visão estratégica, pois trata-se de um produto imprescindível para atin-girmos a rapidez, a certeza e o nível de organização necessários para termos o domínio da nossa ativida-de e as informações exatas sobre ela, em qualquer lugar e em um tempo menor. Desta forma, otimiza-mos o tempo para focar na busca de mais clientes, oportunidades e agilidade de adaptação.

Isso significa que um escritório de advocacia nos dias de hoje não pode sobreviver sem as melhores práticas de gestão?Sim. O avanço tecnológico da atividade jurídica vem ao encontro da visão acima demonstrada, uma vez que isto leva o prestador de serviços desta área a re-pensar sua estratégia de atuação. O romantismo do escritório de advocacia de outrora já não tem tanto espaço no mundo jurídico virtualizado. Aqui entra a necessidade de uma adaptação rápida ao novo pro-cedimento, pois a otimização do tempo e do serviço é que determinará qual a fatia de mercado o profissio-nal irá atingir.

Entrevista com Luciano de medeiros, sócio advogado da mmT - martini, medeiros e Tonetto Advogados Associados

Luciano de MedeirosMMT

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FDJUR

O FDJUR foi idealizado por José Nilton Cardoso de Alcantara, advogado e administrador de empresas. Professor e palestrante de diversos cursos de insti-tuições como FGV, PUC e Unisinos, além de seminá-rios promovidos por instituições como IBC, Grupo In-forma, ADPO, Canal Executivo e IBEF. É pós-graduado em Direito Civil e Processo Civil pela Universidade Estácio de Sá e possui especialização em Marketing, Administração de Pessoas e Projetos Empresariais pela Fundação Getulio Vargas.

“No mundo globalizado em que vivemos é muito fácil trocar experiências, informações, entrar em contato com pessoas ao redor do mundo. Ainda assim, os ad-vogados corporativos brasileiros não eram um grupo organizado, não tinham onde expor suas dúvidas e questionamentos, nem com quem trocar ideias”, as-sinala Alcantara.

O Fórum surgiu quando José Nilton Cardoso de Alcan-tara, que é o atual diretor-presidente da associação, identificou a dificuldade dos profissionais do ramo em obter dados, esclarecimentos e informações sobre gestão de departamentos jurídicos. Ele começou a compartilhar informações com amigos da área por e-mail. A partir daí, outros gestores passaram a soli-citar inclusão na lista, até que, em março de 2008 foi fundado o FDJUR.

Funcionando através de uma rede virtual, o FDJUR possibilita que especialistas que atuam em depar-tamentos jurídicos de empresas, entidades ou as-sociações tenham acesso a uma variada gama de informações e possam interagir entre si. “A missão do FDJUR é disseminar os modelos e ferramentas de gestão existentes no mercado para o segmento de Departamentos Jurídicos e incentivar os associados ao estudo, desenvolvimento, intercâmbio e ampliação de suas experiências e base de conhecimento”, relata Alcantara. “Trabalhamos para a construção de uma consistente rede de relacionamentos que possa ge-

rar resultados para os associados, sempre pautado na confiança e na ética”, diz.

Atualmente, o FDJUR conta com 465 associados, que atuam em departamentos jurídicos como vice--presidentes, diretores, gerentes gerais, gestores e consultores, superintendentes, coordenadores, su-pervisores, assessores, assistentes, advogados e es-pecialistas, todos pertencentes ao setor jurídico.

EVENTOS DE SUCESSOConsiderado o melhor evento jurídico corporativo já realizado no Brasil, o “I Fórum Nacional de Departa-mentos Jurídicos” aconteceu em setembro de 2009, na cidade de São Paulo, e contou com a presença de 255 participantes entre diretores, gerentes jurídicos e advogados de todo o país.

O Fórum trouxe aos convidados a possibilidade de trocar experiências e compartilhar práticas de suces-so na gestão estratégica de departamentos jurídicos. Durante o evento, foram apresentados diferentes temas. Ainda no mesmo mês o FDJUR iniciou com a Fundação Getulio Vargas o projeto “FGV Opinião” e realizou a pesquisa “Métricas para Benchmarking nos Departamentos Jurídicos das Empresas Brasileiras”. O projeto foi patrocinado por empresas de grande porte como Gerdau, Fibria, Nextel, Editora Abril, Sou-za Cruz, Whirlpool, Natura, Walmart, Liquigás, Sera-sa, Light, Abbott Laboratórios, Embratel, Alcoa, Ca-sas Bahia e International Paper.

Em março de 2010 ocorreu um encontro entre o FDJUR e seus associados com headhunters da Michael Page, Hays, Stanton Chase, MindSearch, 2Get e Hudson Legal do Brasil. O objetivo era mantê-los atu-alizados nas necessidades de recursos humanos do mercado jurídico.

Em outubro do mesmo ano realizou-se o “II Fórum Nacional de Departamentos Jurídicos”, onde foram

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Desde 2008 os advogados contam com um espaço permanente para discutir questões liga-das aos departamentos jurídicos das empresas. Trata-se do FDJUR - Fórum de Departamentos Jurídicos, que tem como objetivo disseminar os modelos e ferramentas de gestão existentes no mercado deste segmento. Além disso, busca incentivar os associados ao estudo, desenvol-vimento, intercâmbio e irradiação de sua base de conhecimento e experiências, através de uma rede virtual.

FDJUR

FóRUM DE DEpARTAMENTOS JURÍDICOS

www.fdjur.com.br

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FDJUR

A apresentação oficial da GEJUR aconteceu em maio de 2011 durante o congresso “As 12 Melhores Práticas de Relacionamento entre Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos” – primeiro evento promo-vido pela empresa. Foram debatidas e destacadas quais medidas e esforços podem ser estabelecidos a fim de obter uma melhor performance do serviço prestado, efetivando assim, uma parceria de sucesso.

Aqueles que se tornarem parceiros GEJUR poderão usufruir de benefícios como: participação de eventos exclusivos GEJUR/FDJUR, sorteio de cortesias, opor-tunidade de desenvolver, compartilhar e disseminar informações importantes para o mercado.

discutidas questões como competências necessárias aos advogados corporativos e formas de como de-senvolver, motivar e gerenciar os talentos da equipe, além da realização de uma abordagem sobre o mer-cado de trabalho na visão dos profissionais de recru-tamento e seleção.

pARCERIAHoje, o mercado exige que, tanto departamentos ju-rídicos quanto escritórios de advocacia estejam cada vez mais alinhados com o negócio da empresa. Fo-cada na comunicação e no relacionamento, a GEJUR – Gestão Jurídica Empresarial nasceu em 2011 atra-vés do interesse advindo dos escritórios de advocacia que manifestavam vontade em se associar ao FDJUR. “Vendo a necessidade de diferentes nichos do setor jurídico, pedi au-torização aos associa-dos do FDJUR e comecei assim, a compartilhar algumas informações que não eram totalmen-te fechadas e exclusivas para os departamentos jurídicos. Dessa ma-neira, iniciei uma rede de contatos que, hoje, já conta com mais de 1700 nomes, entre só-cios de escritórios, ad-vogados empresariais, empresas de tecnologia e softwares jurídicos, recrutamento e seleção e consultorias”, explica Alcantara.

José Nilton Cardoso de Alcantara: promovendo a integração entre os departamentos jurídicos

ESpAIDER É O pREFERIDO pElOS DEpARTAMENTOS JURÍDICOSLevantamento realizado pelo FDJUR revelou que o Espaider lidera o ranking dos softwares de gestão mais utili-zados entre os departamentos jurídicos de empresas associados da instituição. O produto respondeu por cerca de 15% do mercado dentro do universo pesquisado (106 empresas). A pesquisa foi realizada em julho de 2011.

O diretor da Fácil, Carlos José Pereira, mostra-se satisfeito com o desempenho do Espaider na pesquisa. Ele atribui o sucesso do produto à sua flexibilidade e capacidade de atender características e peculiaridades dos clientes. O Espaider se distingue por identificar e atender as necessidades específicas dos profissionais do direito dentro dos diversos segmentos em que eles atuam. “O produto está presente em quase uma centena de departamentos jurídicos das grandes empresas citadas pelo Anuário Melhores & Maiores da Exame, o que reflete sua qualidade e grande aceitação por advoga-dos que atuam em grandes grupos nacionais e multinacionais”, afirma Pereira.

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CARRASCOZA

Um sistema totalmente adaptado ao jeito do escritó-rio. Funções e relatórios configuráveis de acordo com o tipo de informação que cada cliente mais precisa. Velocidade e praticidade no acesso às informações. Luiz Antônio S. Carrascoza, sócio do Eberhardt Car-rascoza Advogados Associados, não tem dúvidas em afirmar: “O Espaider é uma ferramenta poderosís-sima e indispensável na gestão de um escritório de advocacia que busque resultados mais rápidos, com maior eficiência e confiabilidade”. Luiz Antônio fala com conhecimento de causa. O Eberhardt Carrascoza Advogados Associados é especializado em advocacia empresarial e atende a clientes de áreas diversifica-das, que precisam de agilidade no encaminhamento de questões tributárias, cíveis e trabalhistas.

A primeira versão do Espaider foi implantada em 2007. Em sua fase inicial, o sistema permitiu um maior controle interno das pastas e ações em an-damento. Atualmente o escritório está com mais de 1.500 processos judiciais e administrativos em anda-

mento, todos gerenciados pelo Espaider. “Seria muito difícil gerenciar e organizar todos esses processos sem o sistema”, atesta Luiz Antônio.

Atualmente o escritório se concentra na utilização do módulo Contencioso, que executa o controle dos principais eventos dos processos em andamento. Luiz Antônio assinala que uma particularidade está se mostrando especialmente útil. É a possibilidade de adequar o sistema às particularidades funcionais e estruturais do escritório. “Podemos moldar livremen-te a configuração dos relatórios e o modo de incluir as informações a serem processadas pelo sistema”. Luiz Antônio destaca que uma das principais vanta-gens do Espaider é a geração de relatórios gerenciais completos e personalizados. “O escritório atende a empresas que passam por auditorias e necessitam de informações consolidadas e apresentadas dentro de padrões normativos rigorosos. O Espaider con-segue gerar informações dentro dos mais diversos formatos, com conformações bastante específicas”.

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AFInADAs cOm O EscRITÓRIOA equipe do Eberhardt Carrascoza Advogados Associados ganha em produtividade e efi ciência através da tecnologia de gestão adaptada ao seu perfi l

Eberhardt carrascoza

FERRAMENTAS GERENCIAIS

Luiz Antônio S. CarrascozaSócio Advogado

www.ge.adv.br

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ESTRUTURAO escritório Eberhardt Carrascoza Advogados Asso-ciados está divido por áreas. As principais são tribu-tária, cível e trabalhista. Dentro das áreas existem al-gumas subdivisões. A área tributária também resolve questões societárias, penais tributárias e aduaneiras. Na área cível também estão compreendidos proprie-dade industrial, marcas e patentes, contratos e obri-gações. A organização também mantém parcerias, sendo a principal com um escritório de Porto Alegre, especializado em falências e recuperação judicial.

A equipe é formada por 16 colaboradores entre ad-vogados contratados, estagiários e profissionais de apoio. Do total, seis são sócios e dois são os sócios fundadores. O escritório é focado no direito empre-sarial em geral, atendendo as principais necessidades jurídicas das empresas, em especial nas de maiores demandas. “Atendemos tanto no âmbito preventivo,

Que tipo de postura um profissional da área jurídi-ca deve ter em relação aos projetos estratégicos dos seus clientes na área empresarial?O principal foco, ao nosso ver, deve ser procurar compreender qual o resultado final que o cliente está pretendendo, avaliar adequadamente sua viabilidade, orientar e fazer tudo o que for possível para atingi-lo.

É correto dizer que no mundo corporativo a asses-soria jurídica deve ser cada vez mais proativa, pre-vendo e orientando as empresas do que apenas na área de defesa?Sim, e apesar de o escritório possuir um grande nú-mero de processos em andamento, nos últimos anos a demanda por trabalhos consultivos e preventivos vem aumentando em muito maior proporção do que a demanda por trabalhos contenciosos. A própria re-forma do sistema jurídico vigente, em especial a pro-cessual que está em andamento, acaba maximizando essa situação. Os principais temas litigiosos serão resolvidos por “leading cases”, precedentes que se aplicarão a todos os demais casos semelhantes. Isso implicará numa maior segurança jurídica, de sorte que casos com matérias de direito já consolidadas

COMpROMISSO COM OS RESUlTADOSO escritório Eberhardt Carrascoza foi concebido com a missão de atender e satisfazer as necessidades jurídi-cas das mais diversas empresas e pessoas físicas, tendo como foco a informação e defesa jurídicas dos seus direitos e também sua utilização como técnica de administração de projetos e empreendimentos em diferentes campos.

Perseguindo resultados altamente satisfatórios na relação custo-benefício, com preferência pela ágil e pre-ventiva solução dos problemas e conflitos enfrentados, encontra-se permanentemente à disposição para res-ponder a consultas, exarar pareceres, intermediar negociações, resolver litígios perante os diversos órgãos públicos, bem como para propor as ações e os recursos cabíveis, nas esferas administrativa e judicial, de sorte a corresponder à confiança depositada e atingir a satisfação esperada.

com a análise das mais diversas situações vivencia-das pelos clientes, incluindo planejamentos tributá-rios e societários, e participação em negociações e elaboração de contratos complexos, quanto no âmbi-to contencioso, com a interposição de ações judiciais e defesas que se mostrarem pertinentes”, informa Luiz Antônio.

DATACENTERTodo o sistema e o processamento de informações do escritório Eberhardt Carrascoza rodam em ser-vidores remotos hospedados no datacenter da Fácil. Luiz Antônio diz que as principais vantagens são o acesso às informações remotamente, em qualquer ponto com acesso a internet, segurança e facilidade na atualização e compartilhamento de informações. “Além disso, há a economia com o investimento em equipamentos e servidores”.

tenderão a ser resolvidas extra-judicialmente, pelas próprias partes.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?É essencial, principalmente quando se observa a ten-dência em se universalizar o processo eletrônico, que já é realidade na Justiça Federal da Região Sul e que já está se espalhando também para outras esferas, inclusive para órgãos da administração pública, como a Secretaria Estadual da Fazenda e a Receita Federal.

Luiz Antônio carrascoza analisa a atuação profissional do advogado especializado na assessoria jurídica da área empresarial

pERGUNTAS & RESpOSTAS

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ON DEMAND

Marlei Rute Gruchinski Gerente Comercial Matriz - Fácil

A Fácil lançou novas formas de comercialização e modalidades de utilização do Espaider. Elas permi-tem a contratação na forma On Demand, atendendo às condições e necessidades do cliente. As novidades visam atender a grande variedade de clientes, forma-da por departamentos jurídicos de grandes empresas ou médios e grandes escritórios de advocacia. “Todos os clientes, sejam os departamentos jurídicos ou os escritórios de advocacia, variam no porte, na quanti-dade de usuários e nas necessidades de customiza-ção. Isso tudo influencia nos orçamentos disponíveis para a implementação de sistemas, na quantidade de unidades, nas permissões e restrições de acesso, na necessidade de mobilidade e nos idiomas em que o sistema é acessado”, diz Marlei Rute Gruchinski, ge-rente comercial da Fácil.

Para atender a clientes de todas as especialidades e dos mais diversos portes, a Fácil implementou novas políticas de comercialização do Espaider. “Elas per-mitem uma infinidade de variações que acabam aten-dendo ao que o cliente necessita no momento, permi-tindo que ele venha a migrar de plano e condições à medida que o cenário se modifica e suas necessida-des mudem”, destaca Marlei.

A seguir, você confere as novas modalidades de co-mercialização do Espaider:

STARTERProjetada para aqueles clientes que desejam implan-tações rápidas, sem muito custo, com horas de con-sultoria reduzidas e treinamentos simples. O Espaider vem pré-configurado, pronto para utilização.

As telas foram simplificadas. Nesta modalidade a Fácil vende somente para utilização em seu próprio datacenter e com um preço de hospedagem reduzido.

semi-personaliZadaCriada para escritórios ou empresas que desejam o produto completo e com poucas personalizações. Os próprios consultores fazem alterações em telas, re-latórios, criam novos indicadores e até mesmo criam novos relatórios. O cliente pode decidir utilizar ou não determinadas funcionalidades e eliminar informa-ções desnecessárias em tela. Tudo isso, sem utilizar analistas de negócios, analistas de sistemas ou pro-gramadores.

O trabalho de consultoria e os treinamentos são mais extensos, mas o cliente tem o Espaider semi-adap-tado para suas características e preferências. É uma opção para quem deseja gastar menos sem perder funcionalidades.

pLAnOs DE cOmERcIALIzAçãO FLEXIbILIzAm A AQuIsIçãO DO EspAIDER

Novas opções para a utilização do Espaider fa-cilitam o acesso ao sistema por escritórios e departamentos jurídicos

marlei Rute gruchinski

ON DEMAND

pERSONAlIZADAA modalidade de comercialização Personalizada é aquela que atende aos mais diversos requisitos das empresas e escritórios. A Fácil faz quaisquer tipos de customizações e integrações com outros sistemas. Um exemplo disso são as empresas que desejam in-tegrar o Espaider com o SAP, por exemplo. O Espai-der atualiza no SAP os valores contábeis necessários. Além disso, escritórios grandes de advocacia querem que o produto se adapte perfeitamente às preferên-cias e características, abrangendo todas as formas de faturamento e cobranças e também tendo para cada um de seus clientes relatórios personalizados ou quaisquer outras personalizações necessárias, como automatismos nas distribuições de valores para sócios e outras.

Nesta forma de comercialização o projeto é mais ex-tenso, pois utiliza analistas de negócios, analistas de sistemas, gerente de projeto e programadores, aten-dendo a definições prévias e aprovadas pelos clientes para que sejam implementadas no Espaider.

MODAlIDADES DE USOIN hoUsEO Espaider é instalado em servidores do cliente ou sob sua responsabilidade. Se o datacenter for do cliente, ou contratado pelo cliente, a Fácil considera a instalação como in house, pois os servidores não estão sob seus cuidados.

dataCENtErAlém de adquirir o Espaider o cliente pode optar por deixá-lo hospedado no datacenter da própria Fácil,

que utiliza um parque de servidores gerenciados pela Quellon do Brasil Sistemas S.A.

As vantagens de utilização do datacenter são inúme-ras:

u O Espaider fica disponível 24 horas por dia e sete dias por semana. Inclusive com suporte para restabelecimento da aplicação à noite, sábados, domingos e feriados.

u Os backups são responsabilidade do servidor da-tacenter.

u Acesso fácil e rápido com utilização de internet banda larga e browser.

u Os serviços de atualizações de versões do sis-tema são responsabilidade da Fácil. Nos preços está incluso um ambiente de homologação para que o cliente faça as verificações antes da nova versão ir para produção.

u O cliente não precisa se preocupar com servido-res, bancos de dados, backups e, além disso, o suporte fica facilitado.

u A qualquer momento o cliente pode optar por transferir a aplicação para seus servidores.

dataCENtEr saasNesta opção o cliente não adquire a licença de uso do programa. Ele começa a utilizar pagando apenas as mensalidades. A diferença é que se no futuro o clien-te desejar transferir o sistema para seus servidores, deverá pagar a licença de uso inicial. Além das vanta-gens de utilização do datacenter, como explicado no item anterior, o custo de instalação inicial é reduzido, pois o cliente não precisa pagar valores iniciais.

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ON DEMAND

STARTER SEMIPERSONALIZADA PERSONALIZADA

ESCRITÓRIO ECORPORATIVO



SOMENTE DATACENTEROU DATACENTER SAAS IN HOUSE DATACENTER OU

DATACENTER SAAS IN HOUSE DATACENTER OU DATACENTER SAAS

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SMART FORMS

Desenvolver sistemas para computadores é uma atividade de alto custo, demorada e que en-volve muitos riscos. Requer recursos humanos altamente qualificados, estratégia adequada e seleção precisa das tecnologias e ferramentas de software a serem utilizadas. Uma grande di-ficuldade é separar o que é moda do que é ten-dência e acertar antecipadamente. Exige ainda foco constante no fundamental: realizar o que o cliente necessita, da forma como ele precisa.

Por outro lado, os clientes não desejam utilizar sistemas herméticos, extremamente padroniza-dos. Todas as empresas, escritórios e organiza-ções têm diferenciais. Organizações do mesmo porte e do mesmo ramo podem funcionar de forma distinta e requerem controles diferencia-dos. Neste contexto, sistemas de sucesso são aqueles vendidos por preços aceitáveis devido à escala de venda, mas que ao mesmo tempo pos-sam ser adaptados às particularidades de cada cliente. Desenvolver soluções desse tipo é um grande desafio para as empresas de software.

Para que o custo das adaptações seja reduzido, é fundamental que elas sejam feitas com o mí-nimo de utilização de analistas e programado-res. Quanto mais poder o consultor que realiza a implantação tiver para adaptar o sistema para o cliente, mais rápida é a implantação e menos onerosa é a personalização. Ao final, os analis-tas e programadores trabalham principalmente

na criação desses ferramentais que dão poder aos consultores e usuários.

O Espaider faz parte da escassa linha de produ-tos feitos com ferramentas que agilizam custo-mizações e personalizações. É possível adaptá--lo facilmente às preferências e características dos clientes, o que lhe garante um ótimo custo/benefício. Sua base ferramental permite ainda, atualizações de versões com a manutenção das alterações realizadas.

Os consultores especializados em implanta-ções do Espaider já dispunham de facilidades que em geral somente são encontradas em grandes ERP’s mundiais. Alguns exemplos:

u Mudar legendas de campos em tela. Inclusi-ve em vários idiomas.

u Alterar a obrigatoriedade dos campos. u Reorganizar os cadastros, distribuindo as in-

formações na ordem e da forma desejada. u Criar cadastros e campos para novas infor-

mações. u Eliminar campo e suprimir cadastros. u Criar, excluir ou alterar relatórios. u Definir os filtros e as telas de pesquisa. u Configurar inúmeros perfis de usuários, com

permissões de leitura/gravação chegando a nível de campos e/ou registros.

u Limitar o acesso de usuários a apenas de-terminados registros.

O Espaider dispõe de ferramentas exclusivas que agilizam customizações e personaliza-ções. É possível adaptá-lo facilmente às preferências e características dos clientes. Es-sas funcionalidades garantem um ótimo custo/benefício. Sua base ferramental permite ainda atualizações de versões com a manutenção das alterações realizadas.

A pERsOnALIzAçãO FAcILITADA

bruno Felipe bauler

SMART FORMS

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SMART FORMS

O Smart Forms permite criar regras que determinam comportamentos especiais no sistema. Estes compor-tamentos acontecem ao longo da digitação das informações, moldando o cadastro de acordo com as escolhas feitas pelo usuário. Exemplos nas figuras abaixo:

O Smart Forms traz uma infinidade de novas possibilidades. As regras são configuráveis pelo consultor através de uma linguagem simples e eficiente. Temos certeza que os clientes perceberão o potencial desta no-vidade.

Tornaremos o Espaider ainda mais adequado para os diversos segmen-tos do direito e para as diversas organizações, dos mais variados setores.

Bruno Felipe BaulerGerente de Desenvolvimento - Fácil

Campos exclusivos de determinada categoria do processo

Campos exclusivos de determinado tipo de contrato

Campos exclusivos de determinado subtipo de contrato

Campos exclusivos de determinado cliente do escritório

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VIRTUALIZAÇÃO

Quando pensamos no encaminhamento de processos judiciais por meio eletrônico, costu-mamos utilizar expres-sões ligadas aos concei-tos de digitalização. Isso nos limita ao conceito de procedimentos digi-tais. Para evoluir, é ne-cessário pensar adiante, criando-se ambientes virtuais.

Há uma grande diferença entre o que é digital e o que é virtual. Digital é algo estanque, como a digitaliza-ção de documentos ou páginas de um processo. Já a virtualização corresponde à criação de programas de computadores e ambientes operacionais interativos, onde as partes de um processo (juízes, advogados, promotores), possam agilizar suas atividades valen-do-se de ferramentas virtuais.

Vive-se, ainda, o processo tradicional (papel) e, par-cialmente, o processo eletrônico digital, desenhado pela lei 11.419/2006. O novo CPC deveria abrir cami-nho para um novo processo, re-concebido segundo as possibilidades da virtualização. Esse passo adiante pode ser dado sem macular princípios jurídicos, pro-cessuais ou materiais.

A Lei 11.419/2006 trouxe o processo digital. O CPC de-veria avançar para o processo virtual. A virtualização significa o alívio para os operadores jurídicos, entre os quais se encontram o magistrado e o advogado.

A lei 11.419/2006 – a lei do processo eletrônico – não contém o termo “virtual”, mas utiliza 22 vezes o ter-mo “digital” ou variações. Isso ocorre porque o Brasil dispõe de um processo eletrônico fundado na digitali-zação. O que se está propondo é um avanço para um processo eletrônico que incorpore, de maneira robus-ta, a virtualização, porque esta é condição indispensá-vel para acelerar o processo decisório, exatamente o calcanhar-de-aquiles do processo eletrônico atual.

Parece fato inquestionável, hoje, que a mera digita-lização das peças e demais elementos dos autos processuais – como tem ocorrido no Brasil - não é condição suficiente para se alcançar um processo eletrônico com as características necessárias para colocar a tecnologia de forma otimizada a serviço de uma melhor prestação jurisdicional, qualitativa e quantitativamente falando. É condição necessária, mas não suficiente. Muita esperança tem sido posta no processo eletrônico e será frustrada se continuar nesse caminho.

Há um dispositivo na lei 11.419/2006, na verdade um comando expresso, que tem sido esquecido pela maioria dos sistemas eletrônicos atuais: detectar a ocorrência de litispendência, perempção e coisa julga-da. A impossibilidade de dar cumprimento a esse co-mando legal é, talvez, a expressão mais contundente da impotência do processo eletrônico digital existente no Brasil hoje. Nessa norma, o legislador determinou que se fizesse o que é impossível fazer num proces-so desenhado e desenvolvido segundo os ditames da mesma lei. Mais parece um titubeio legislativo. Ou um devaneio. Esse comando da lei 11.419/2006 só será atendido se o novo CPC der o passo avante.

Algumas variáveis interessam para a virtualização. Outras não. No caso de petições: a facilidade do fa-moso copia-cola trazido pelo computador, a quan-tidade de pedidos, as citações doutrinárias e juris-prudenciais, a quantidade e discriminação de teses a serem expostas ou analisadas na peça, a quantidade de partes e testemunhas, a qualidade da tese – pa-cificada ou inovadora – o nível em que a peça está chegando ao processo, e por aí vai. Parte delas atrai a ideia de um editor especializado de peças processuais virtuais.

Esse desmonte em elementos, sob luzes e ações das engenharias do conhecimento e de software, podem levar a um editor de peças processuais virtuais inte-ligente, parte do sistema processual e uma imensa janela pela qual o sistema processual evoluirá em in-teligência e poderá assumir papeis de apoio a todos os operadores jurídicos, notadamente juízes e advo-

A jusTIçA muITO ALém DA DIgITALIzAçãO

sebastião Tavares pereira

VIRTUAlIZAÇãOA virtualização é condição indispensável para acelerar o processo decisório

Sebastião Tavares Pereira - Doutorando em Direito Laboral pela UBA. Mestre em Ciência Jurídica pela Univali (SC). Especialista em Direito Processual Civil pela PUC (RS). Analista de Sistemas. Magistrado diretor da Amatra12.

ARTIGO | 25

VIRTUALIZAÇÃO

tregues aos computadores.

O processo digital exibirá, cada vez mais, sua inca-pacidade para produzir os resultados esperados de aceleração dos prazos e de otimização da qualidade da prestação jurisdicional. Sua concepção sistêmica aponta para esse resultado. Portanto, o avanço para um processo virtual é uma imposição do tempo so-bre o legislador.

Se este, ao elaborar a mais relevante lei do país ati-nente ao processo, passar ao largo dessa questão, negando-se a enfrentar o problema do novo proces-so – que será obrigatoriamente virtual, o processo eletrônico do novo CPC – estará cometendo, permite--se pensar, um erro histórico. A cidadania clama por uma Justiça célere e de qualidade. Somente um pro-cesso virtual é capaz de responder a esse reclamo constitucional do brasileiro.

Os detalhes poderão ser remetidos para legislação esparsa. Entretanto, o grande arcabouço, as grandes diretrizes, terão de ser postas pelo novo diploma pro-cessual.

6. Determinar a submissão da tecnologia ao jurídico e não o inverso (princípio da dupla instrumentali-dade ou da subinstrumentalidade da tecnologia).

7. Determinar que a alimentação do sistema pro-cessual se faça em consonância com os ditames da virtualidade e de modo que abram caminhos para a otimização do sistema processual (datifi-cação pertinente).

8. Determinar a adoção de peças processuais virtu-ais e abrir caminho para investimentos públicos no desenvolvimento de ferramenta de edição es-pecializada de peças processuais (editor de peça processual virtual), de propriedade do Estado e de distribuição gratuita, para uso acoplado aos sistemas processuais ou não; a determinação deverá ser feita no nível de generalidade e abs-tração compatível com o teor da lei, mas com redação que abranja o que já agora se mostra adequado para o processo.

9. Determinar que o sistema processual, indepen-dentemente das ferramentas tecnológicas ado-tadas, seja de propriedade do Estado brasileiro – que dele poderá dispor da maneira que os in-teresses nacionais exigirem - e não esteja sujeito a licenças de quaisquer ordens, formatadas por terceiros.

gados. Neste artigo, voltado aos juristas, deixou-se de mencionar os meios tecnológicos e suas potencialida-des. Eles estão disponíveis, muito evoluídos, nos dois âmbitos – hardware e software – com possibilidades plenas de tornar realidade as ideias aqui ventiladas.

CONSIDERAÇõES FINAISO novo CPC não pode nascer velho. E deve assumir o papel de grande sistematizador do processo virtual no Brasil. Um processo em que as máquinas farão tudo o que podem fazer melhor que o homem. E aos homens estará reservado o trabalho que só eles po-dem e devem fazer no processo, notadamente o “jul-gar”.

O processo digital vem prestando imensos benefícios para o avanço tecnológico no âmbito judicial. Suas li-mitações também começam a se tornar evidentes. O novo CPC, pela natural perspectiva de futuro por trás de uma legislação dessa natureza, deve abrir os caminhos para a implantação de um efetivo processo virtual, conforme a acepção de virtual adotada neste artigo: um processo novo, com forte incorporação de automação em todas as tarefas que possam ser en-

pRECEITOS MÍNIMOS pARA O NOVO CpC

1. Determinar que se caminhe na direção da virtu-alidade e se abandone a mera digitalização; os desdobramentos desse comando são incontá-veis, chegando até à facilitação e aceleração do ato decisório (auxiliando efetivamente o juiz).

2. Estabelecer a padronização sistêmica, em níveis que só a virtualização pode permitir – o que não significa sistemas iguais, os técnicos sabem dis-so.

3. Exigir e autorizar a integração sistêmica plena do ou dos SEPAJs com os demais sistemas do mun-do (extraoperabilidade).

4. Determinar e autorizar o estabelecimento e a uti-lização de bases de dados confiáveis; com isso, entre outras coisas, abrindo espaço para o uso amplo, mas seguro e controlado, do linkamento e outras tecnologias, nos sistemas processuais, nos níveis de informação e operação.

5. Zelar pelo acionamento da publicidade somente até os limites necessários para a garantia da fi-dedignidade do processo (evitar os julgamentos secretos); a virtualização facilitará enormemente esse ajuste.

Este texto é o resumo de um artigo que trata do assunto com referências técnicas e bibliográficas. O conteúdo completo pode ser acessado em: http://jus.com.br/revista/texto/21242/processo-eletronico-no-novo-cpc-e-preciso-virtualizar-o-virtual/1

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TIGRE

A Tigre é uma multinacional brasileira. É líder na fabricação de tubos, conexões e acessórios para a construção civil. Tem nove fábricas no Brasil, 13 no exterior e mantém negócios com 38 países, sendo 28 com exportações. Fatura perto de R$ 3 bilhões anuais produzindo mais de 450 mil toneladas de produtos. Com 6,7 mil funcio-nários, já figurou por 12 vezes no ranking das melhores empresas para trabalhar, elaborado anualmente pela revista Você S/A. A empresa é reconhecida pela qualidade, inovação e responsabilidade social e ambiental.

A Tigre é uma das mais conhecidas e valiosas marcas do país e reina absoluta no segmento de construção. Pesquisa do Datafolha em 2011 indica que ela tem 83% da preferência do mercado. E que a lealdade a seus pro-dutos alcança formidáveis 92%. O valor do ativo da marca corresponde a cerca de 40% do valor da empresa, de acordo com pesquisa da Interbrand/Financial Times.

Uma corporação desse porte e com esse perfil de eficiência exige estruturas de apoio igualmente bem organi-zadas e com o mesmo nível de capacidade técnica e operacional.

É o que acontece com o Departamento Jurídico Corporativo da Tigre, que vem se estruturando para atuar de forma proativa, atendendo a todas as unidades de negócio da empresa no Brasil e no exterior. Sua estrutura é formada por advogados, auxiliares e estagiários divididos em dois núcleos: o Núcleo de Contencioso e Contratos e o Núcleo Societário, Internacional e Marcas e Patentes.

Equipe do Departamento Jurídico Corporativo da Tigre: atuação integrada ao crescimento da empresa

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cORpORATIvO AcOmpAnhA A FORçA DA mARcALíder absoluta em seu segmento de atuação, a multinacional brasileira conta com o apoio estratégico de uma assessoria jurídica estruturada para apoiar seu crescimento

Tigre

DEpARTAMENTO JURÍDICO

www.tigre.com.br

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TIGRE

ESTRATÉGIA JURÍDICAO Departamento Jurídico Corporativo da Tigre as-sumiu sua atual conformação em 2009, depois de um amplo processo de reorganização estratégica e operacional. “O Jurídico passou a atender a todas as operações da empresa em todo o mundo, e em todas as áreas do direito. Atendemos a diversas em-presas da corporação e a um número significativo de clientes internos. São atividades diversificadas e com variados graus de dificuldade. A equipe é exigida para atender desde simples consultas até as complexas operações internacionais”, explica o gerente jurídico corporativo Alencar Guilherme Lehmkuhl.

Para dar respostas rápidas e alcançar os níveis de eficiência propostos, o jurídico da Tigre investiu em novos processos de gestão e de informatização. O sistema de gestão jurídica Espaider faz parte dessa estrutura. Adquirido em 2005, o Espaider está ca-pacitado a atender a todas as exigências da atividade jurídica da empresa em seu formato atual. São utili-zados os módulos de Contratos, Requisições, Conten-cioso, Consultivo, Propriedade Intelectual, Proprieda-de Imobiliária e Societário.

Alencar destaca as principais vantagens decorren-tes da utilização do Espaider. “O sistema possibilitou uma maior sinergia entre os colaboradores do Jurídi-co, pois o acesso simultâneo, dentro do conceito de portal colaborativo, permite que nosso cliente inter-no seja atendido independentemente de quem esteja tratando de determinado assunto originalmente. Isso garante um fluxo contínuo de informações, provi-dências e encaminhamentos”. Ele complementa: “O módulo de Requisições, por exemplo, ampliou os be-nefícios à empresa e ao Jurídico ao determinar clara-mente um fluxo para as solicitações, possibilitando aos gestores o acompanhamento e aprovação dos contratos, pareceres e outras demandas que envol-vam sua área”.

GESTãO JURÍDICAAlencar faz uma avaliação extremamente positiva das funcionalidades do Espaider e dos ganhos que o sistema proporciona para o Jurídico da Tigre. “Muito mais do que possuir uma base digitalizada dos docu-mentos, o Espaider viabilizou a gestão das informa-ções, atividades e o relacionamento com os clientes internos. Possibilitou, inclusive, que o Jurídico possa ser avaliado pelo seu atendimento às demandas da empresa”.

Entre os benefícios o advogado destaca ainda a im-pressão de relatórios, a descentralização do atendi-mento, a utilização de indicadores e a redução no uso de planilhas e controles paralelos.

Nessa nova forma de atuação do Jurídico da Tigre, foi determinante a implantação de diversos indicadores, tanto para acompanhar, medir e estabelecer metas para as atividades internas do jurídico, quanto para mensurar os resultados do trabalho em toda a em-presa.

“Os indicadores das atividades internas possibilitaram o controle do fluxo de trabalho da equipe, estabele-cendo divisões por especificidade, manutenção de um padrão de qualidade no atendimento e o estabeleci-mento de metas como o tempo de resposta ao cliente interno’, destaca Alencar.

O coordenador atesta que a utilização das ferramen-tas tecnológicas disponíveis no Espaider resulta até mesmo em ganhos financeiros para a Tigre. “Com in-dicadores em contencioso, além da rotina de atualizar mensalmente as contingências contábeis, foi possível avaliar os pontos críticos em cada tipo de demanda e promover ações preventivas para diminuir o risco e, por conseguinte, obter resultados financeiros com a redução de novos processos”. ACOMpANHANDO O CRESCIMENTOAlencar reforça a disposição do Departamento Jurídi-co Corporativo da Tigre em acompanhar o crescimen-to da empresa, permanecendo à altura dos desafios resultantes de uma atuação global e cada vez mais desafiadora.

As questões jurídicas vivenciadas pelo dia a dia da Ti-gre são muitas e diversificadas. A empresa conta com escritórios terceirizados no Brasil e no exterior para tratar de assuntos específicos. A utilização de produ-tos da empresa em muitos países e em quantidades volumosas resulta também numa preocupação espe-cial relacionada ao direito do consumidor.

Mesmo as questões colocadas sob responsabilidade de parceiros são gerenciadas pelo Jurídico da Tigre. “Temos que apresentar aos gestores uma visão am-pla de toda conformação jurídica, com relatórios glo-bais. Sem ferramentas tecnológicas robustas, moder-nas, integradas e eficientes, isso não seria possível”, avalia Alencar.

Os investimentos em tecnologia foram fundamentais para alcançar o desempenho desejado. Antes da reor-ganização, até 50% do tempo das equipes era gasto em rotinas e processos. “Hoje a parte operacional cor-responde a apenas 30%. Isso significa que podemos dedicar muito mais tempo e atenção às atividades que nos são propostas”, diz Alencar. “A equipe já recebeu até mesmo elogios da auditoria, pela qualidade e con-fiabilidade das informações geradas”.

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TIGRE

Qual a importância do departamento jurídico inter-no nas grandes corporações atualmente?O jurídico de empresas está ganhando cada vez mais espaço no mundo corporativo, sendo decisivo e par-ticipativo como as demais áreas envolvidas em pro-jetos estratégicos, como financeiro, marketing e en-genharia.

Alinhado com a estratégia e conhecendo profunda-mente o negócio na sua empresa, o jurídico pode atu-ar ativamente para viabilizar os projetos com menor risco e custos atendendo a legislação de cada país.

Além de participar na estratégia da empresa, o ju-rídico deve atuar de forma preventiva, deixando de “apagar incêndios”, buscando a revisão de processos internos, promovendo treinamentos e disseminando conhecimento, oferecendo alternativas e soluções inovadoras na mitigação de riscos e agregando valor aos negócios da companhia.

Que tipo de postura um profissional da área jurídi-ca deve ter em relação aos projetos estratégicos de uma empresa?É indispensável para o advogado interno, o conheci-mento em direito empresarial e o domínio do negócio da empresa para atingir o objetivo corporativo atra-vés dessa estratégia definida.

É correto dizer que no mundo corporativo a asses-soria jurídica deve ser cada vez mais proativa, pre-vendo e orientando as empresas do que apenas na sua defesa?Podemos com toda a certeza afirmar que a orienta-ção é a melhor defesa. Com ações preventivas muitas vezes é possível a revisão de processos internos que minimizam riscos e, em alguns casos, se pode obter um efetivo ganho econômico, deixando de ser uma área de despesas para ser uma área que agregue va-lor ao negócio, com ética e legalidade.

Neste sentido, o jurídico da empresa deve realizar constantemente palestras e treinamentos para capa-citar os gestores, possibilitando que o dia a dia da em-presa seja conduzido por profissionais cada vez mais conscientes de suas possibilidades e limites, uma vez que com ações simples e de baixo custo se minimiza o risco das operações.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?No perfil atual jurídico corporativo, a utilização de um sistema integrado aos demais softwares da empresa é indispensável.

O jurídico da Tigre, por ser uma área corporativa, centraliza as informações jurídicas de todas as em-presas. Em organizações com diversas empresas e unidades de negócio, isso somente é possível atra-vés de um sistema versátil, ágil e de fácil utilização, permitindo a gestão de informações gerenciais com o uso de indicadores e interfaces com outras áreas.

Cabe ressalvar que, por melhor que seja o sistema, ele precisa ser corretamente atualizado pelos mem-bros do jurídico, caso contrário, será um obstáculo ao dia a dia dos profissionais do setor.

Como você avalia a informatização na esfera do Judiciário?O Judiciário brasileiro vem caminhando para a mo-dernização tecnológica que já é uma realidade. Iniciou uma disponibilidade de andamentos processuais via internet e, mais recentemente, o processamento ele-trônico, que certamente é benéfico, pois resulta em celeridade dos trâmites processuais e diminuição de custos com acompanhamento.

Por outro lado, esse avanço na informatização trouxe um grande desafio para os advogados, que precisam obrigatoriamente se modernizar para conseguir exer-cer a profissão.

pERGUNTAS & RESpOSTASEntrevista com Alencar guilherme Lehmkuhl, gerente jurídico corporativo da Tigre

Alencar Guilherme LehmkuhlGerente jurídico corporativo da Tigre

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TIGRE

O JURÍDICO SOB A óTICA DE GESTãO Na Tigre desde, 2000, Alencar sempre foi um entu-siasta dos processos de gestão. “Desde o início da carreira eu acreditava que o funcionamento de um departamento jurídico depende, em grande parte, de uma correta e eficiente gestão de seus processos in-ternos. É preciso organizar as atividades, padronizar procedimentos, melhorar a comunicação interna e adotar ferramentas tecnológicas capazes de garantir segurança e agilidade no trabalho, obtendo os melho-res resultados para a empresa”, diz.

Motivado pelo desafio de implementar as melhores soluções na Tigre, Alencar cursou Administração de Departamento Jurídico, pela GVLaw. “Foi uma decisão acertada. Pude conhecer e aprender novos conceitos de gestão jurídica, muitos dos quais foram aplicados na prática. Diante da multiplicidade de fatores que re-gem as questões jurídicas de uma grande empresa, não basta apenas contar com profissionais de talento. É preciso dar aos advogados e à toda a equipe um ambiente de trabalho organizado, planejado e com uma gestão eficiente das atividades”, opina.

O ESpAIDER NA TIGREA utilização do Espaider pelo Departamento Jurídi-co Corporativo da Tigre resulta em diversos ganhos operacionais. Confira os destaques:

atENdIMENto ao CLIENtE INtErNoQualquer funcionário da Tigre que utilize um e-mail com o domínio “@tigre” pode solicitar um parecer para o Jurídico. O Espaider aceita automaticamente as solicitações.

baNCo dE CoNhECIMENtoO Espaider incorpora um sistema de buscas que en-contra informações, documentos, pareceres e trocas de mensagens sobre assuntos pesquisados. Assim, situações vivenciadas anteriormente podem servir de suporte para atendimento a novos casos.

aGILIdadE E sEGUraNça Nas comunicações entre profissionais do setor jurí-dico, o Espaider dispensa o uso de e-mails. Com isso, garante a plena comunicação entre as partes, sem riscos de perdas de mensagens e com a certeza de que as informações repassadas são realmente rece-bidas.

INdICadorEs Uma das funções bastante utilizadas pelo Jurídico da Tigre é a análise dos fatores de risco. O Espaider cal-cula as possibilidades de êxito em processos e ajuda a identificar pontos vulneráveis, indicando a necessi-dade de uma atenção redobrada.

PLaNEjaMENto O Espaider facilita o planejamento de provisões contábeis da Tigre, indicando ações preventivas que diminuem o contigenciamento tanto em questões trabalhistas como tributárias. Essa opção resulta na melhoria dos procedimentos ligados ao balanço anu-al da empresa.

INtEGração ENtrE CoNtratos E o FINaNCEIroA Tigre possui centenas de contratos junto a forne-cedores, nas mais diversas áreas. O Espaider verifica a validade dos contratos e emite avisos de renova-ção. Por estar integrado com outros sistemas, ele bloqueia pagamentos nos casos em que os contratos não estejam dentro das condições exigidas ou que se encontrem em aberto.

David Mauricio Escobar Gomez, Alencar Guilherme Lehmkuhl e Auriane Rosa de Almeida Pires

Unidade da Tigre em Joinville

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INTEGRAÇÃO

As empresas utilizam sistemas de informação de di-versos fornecedores. Algumas ainda mantêm seus próprios programas, criando um ambiente bastante heterogêneo e complexo. A vantagem desta prática é poder optar pelos melhores produtos para a infor-matização das diversas áreas. A desvantagem é o desafio de integração entre os diferentes sistemas utilizados.

Os benefícios para as organizações que vencem este desafio são diversos. Entre eles, pode-se destacar a agilidade no acesso às informações unificadas e atua-lizadas, a confiabilidade destas informações e a dimi-nuição de trabalho aos usuários, na medida em que eles não precisam alimentar a mesma informação em mais de um sistema.

Contrapondo-se às vantagens de integrar os diversos sistemas, estão as muitas dificuldades técnicas para fazê-lo. É comum encontrar softwares utilizando tec-nologias e arquiteturas variadas, sendo executadas sobre diferentes plataformas e utilizando bancos de dados distintos.

Nos últimos anos, a Fácil superou estes obstáculos e conseguiu integrar o Espaider com diversos sistemas de seus clientes. Na área jurídica, é difícil existir uma rotina padronizada. Os projetos devem ser sob medi-da, atendendo às características e peculiaridades de cada empresa e sistema que utiliza.

Diversos tipos de integrações fazem parte da expe-riência adquirida pela Fácil. Já customizamos o Es-paider para interagir, por exemplo, com sistemas de gestão de crédito bancário, sistemas contábeis para provisionar contingências. O mesmo ocorreu em relação a sistemas financeiros para autorizar paga-mentos relacionados a processos judiciais, mantendo atualizadas as informações relacionadas a estes pa-gamentos.

Mostramos, nesse artigo, uma integração – classi-ficada como de “complexidade alta” – desenvolvida para contabilizar as contingências e os depósitos judi-ciais no sistema R/3 da SAP®.

gil corrêa júnior

INTEGRAÇãO ENTRE SISTEMAS

Lote contábil para contingenciamento criado pelo sistema Espaider.

Lote contábil para contingenciamento criado pelo sistema Espaider no sistema R/3.

Gil Corrêa JúniorGerente de Análise de Negócios - Fácil

ARTIGO | 31

INTEGRAÇÃO

u O risco e os valores dos processos são analisa-dos e revisados pela área jurídica, no sistema Espaider, formando provisões para as contingên-cias. Estas informações passam por um fluxo de aprovação, e ao final, os valores são automati-camente provisionados no módulo Contábil do sistema R/3 da SAP®. A geração dos documen-tos contábeis é feita de forma transparente aos usuários jurídicos.

u Mensalmente, o Espaider atualiza monetaria-mente esses valores, conforme regras vigentes em cada área do direito – trabalhista, tributária e cível, entre outras – e envia complementos des-tas provisões para o R/3®.

u Há ainda uma integração entre os sistemas em função das informações relacionadas a depó-sitos. No caso de depósitos programados com antecedência, o usuário do jurídico cadastra as informações no sistema Espaider e estas infor-mações são enviadas ao módulo financeiro do sistema R/3 da SAP®. Desta forma, a área finan-ceira da empresa é alertada sobre a necessida-de do depósito e na data prevista efetiva o pa-gamento. Já no caso de depósitos emergenciais, cuja efetivação precisa ser realizada imediata-mente, o fluxo é inverso: a área financeira faz o depósito e cadastra as informações no sistema R/3®. Estas informações são transmitidas para o Espaider. Não há retrabalho algum de digita-ção dos dados. Os sistemas se integram perfei-tamente.

Este tipo de integração visa ainda evitar divergências e até mesmo fraudes nas informações contabilizadas pela empresa. Principalmente após o surgimento da Lei Sarbanes-Oxley, notamos que as empresas estão cada vez mais preocupadas em dar transparência aos seus balanços contábeis. Nos departamentos ju-rídicos, o foco foi direcionado para os valores conta-bilizados das contingências. Preparamos o Espaider para permitir que a evolução de todos os valores existentes no sistema possam ser auditados.

O Espaider possui ferramentas que permitem vi-sualizar a variação histórica de cada valor, inclusive identificando o responsável por cada modificação. As correções monetárias históricas, os juros mora-tórios históricos e as alterações manuais a partir de determinada data, tanto do valor quanto da classifi-cação de risco do processo, ficam registradas para consultas futuras. A integração destas ferramentas do Espaider com o módulo contábil do sistema já utili-zado pela organização, completa a solução e confere transparência e confiabilidade total para os balanços de resultados da empresa.

A Fácil mantém os profissionais necessários nas di-versas áreas para prover soluções nessa linha, com bastante sucesso. Quando trabalhamos neste tipo de empreitada, atuamos de maneira integrada com a área de TI de nosso cliente, dando ideias e expondo os melhores meios para obter o resultado esperado com a maior eficiência possível. Nossa equipe de ana-listas auxilia na definição tanto das regras de negócio envolvidas, quanto nas tecnologias mais adequadas para desenvolver o projeto em questão. Estes fatores são decisivos para o sucesso.

Quanto às tecnologias e formas de integração utiliza-das, cada projeto possui suas particularidades. Há ca-sos em que o cliente já possui um sistema de gestão preparado para exportar/importar dados através de arquivos ou views no banco de dados, e quer aprovei-tar estas funcionalidades para integrar com o sistema jurídico. Neste caso, customizamos o Espaider confor-me este cenário.

Em outros casos, a empresa quer sincronizar deter-minado sistema com o Espaider, permitindo troca de informações em tempo real. Nestas situações, reco-mendamos sempre a construção e utilização de web services. É a forma mais fácil e ágil para integrar dois sistemas de tecnologias, plataformas, arquiteturas ou banco de dados diferentes. Ao adotarmos esta so-lução, conseguimos reduzir o esforço de integração e, consequentemente, o custo final do projeto é mi-nimizado.

Contingência de um processo criada pelo sistema Espaider.

Contingência de um processo criada pelo sistema Espaider no sistema R/3.

ESTRUTURA DE DATACENTERA Quellon do Brasil Sistemas S.A, que gerencia o da-tacenter da Fácil/Quellon, incrementou os serviços de replicação online. Todas as informações postadas no datacenter da Fácil/Quellon são transferidas em segundos para o datacenter da parceira Quick Soft, empresa especializada em hospedagem e infraestru-tura de segurança corporativa.

O datacenter backup pode ser utilizado em caso de disaster/recovery.

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NOTAS

NOTAS

NEW FACEUsuários Espaider poderão utilizar qualquer navega-dor, como Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safa-ri, Android e outros que ainda serão homologados. As novas versões também serão imediatamente disponibilizadas à medida em que forem lançadas. Para que essa solução fosse possível, foi montado o projeto New Face na empresa Quellon, que reuniu uma equipe de programadores durante dois anos. A Quellon é uma empresa do grupo e responsável pe-las tecnologias de base utilizadas no Espaider.

pRESENÇA lOCAlA Fácil abrirá novas unidades em diversos estados. As próximas serão no Rio de Janeiro e Belo Horizonte. Já está sendo estudado o local para uma unidade tam-bém no Nordeste.

DIÁRIO FÁCIlEm breve será lançado o Diário Fácil, programa de-senvolvido em parceria com a empresa cearense Se-vana, que irá oferecer informações periódicas sobre os andamentos dos processos publicados nos diários oficiais e outras publicações oficiais.

São Paulo é o primeiro estado a receber o serviço, seguindo-se dos demais tribunais.

Com a nova ferramenta, usuários do Espaider rece-bem e-mails com avisos e têm os andamentos inclu-ídos diretamente nos processos correspondentes ca-dastrados no sistema.

ApOIO AO ClIENTE EM ESpANHOlUm grupo de colaboradores do departamento de Apoio ao Cliente da Fácil está recebendo aulas de espanhol para atender clientes da América Lati-na localizados principalmente na Argentina, Chile, Colômbia e Venezuela.

Cursos de inglês já vinham sendo oferecidos pela empresa aos colaboradores.

Nuno Francisco Simão - Diretor de tecnologia da Quellon e Ênio Lindner - Diretor da Quick Soft

Julio, Jefferson, Marco Antônio, Fernando Volpi, Fernando Bauler, Guilherme, Jonas, Eduardo e Janaína.

Pablo, Felipe, Bernardo, Rolf, Nuno, Taynara, Bruna e Sorlei

ARTIGO | 33

INDICADORES

A visualização de dados em forma de gráficos auxilia a tomada de decisões, facilita o entendimento e é a forma mais adequada para apresentações e relató-rios resumidos. O módulo Indicadores do Espaider foi especialmente desenvolvido para suprir essa neces-sidade de apresentações dos dados do sistema de forma visual.

A partir da utilização da primeira versão liberada, os clientes passaram a solicitar uma importante melho-ria. A Fácil atendeu e trabalhou em uma nova funcio-nalidade, nos indicadores, que permite “filtros dinâmi-cos em tempo de visualização”. A inclusão de filtros possibilita que os dados apresentados em tela sejam dinâmicos. Permite assim, análises mais elaboradas sem perder a facilidade e a simplicidade no acesso às informações.

O módulo de Indicadores está ligado a todas as in-formações do sistema e permite que sejam feitas as configurações necessárias para cada acompanha-mento. As páginas de indicadores aparecerão no mó-dulo que o usuário indicar, com os parâmetros que foram definidos e, agora, com os filtros que podem ser utilizados. Existe uma infinidade de parametriza-ções possíveis, com diversos tipos de gráficos.

Um consultor da Fácil ou profissional treinado no cliente poderá criar novos indicadores ou alterar os existentes, além de incluir os filtros necessários.

Um item importante é que os indicadores serão pro-cessados no servidor (serviço de tarefas), em ho-rários de pouca utilização do sistema (à noite, por exemplo). O sistema processará cada indicador e deixará os gráficos prontos para serem rapidamente visualizados via web.

É possível também configurar o Espaider para que os indicadores sejam enviados para um endereço de e-mail determinado. Serão enviados em formato de imagem para visualização em qualquer computador.

O Espaider auxilia na obtenção de resultados e análi-se de dados, tudo para que os controles sejam mais efetivos.

Os gráficos podem ser salvos em formatos padroni-zados para serem incluídos em apresentações.

Alexandre Marcelo PicklerAnalista de Sistemas - Fácil

Alexandre marcelo pickler

INDICADORES GERENCIAIS

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CONTINGENCIAMENTO DE VALORES

São comuns as seguintes situações:

u O tipo de juro estava incoerente. O cliente não percebe que estava com juros compostos, por exemplo, quando deveria de estar com juros sim-ples.

u O valor de determinado índice havia sido digitado erroneamente sem que ninguém percebesse. A distorção vai se acumulando com o tempo. Um simples erro de digitação pode significar milha-res de reais em diferenças acumuladas.

u Os índices foram obtidos em sites não confiáveis e sem a qualidade necessária.

u Existiam fórmulas no programa ou na planilha que estavam incorretas.

u O fato se agrava quando se trata de processos tributários, onde os valores são altos e as corre-ções monetárias podem ser diferenciadas para o principal, multa e juros.

Os clientes necessitavam de uma assessoria adicio-nal. Diante disso, foram lançados dois serviços opcio-nais:

u O primeiro é uma base de índices correta e atua-lizada constantemente. O Espaider do cliente to-dos os dias se conecta com uma base de dados na Fácil e obtém os índices disponíveis, corretos e verificados. O cliente pode optar por qualquer ín-dice. A Fácil garante qualquer índice em sua base de dados.

u O segundo serviço é a consultoria de algumas horas todos os meses para garantir que todo o processo de correção monetária esteja corre-to. O consultor garante que os relatórios para contingenciamento podem ser emitidos ou os sistemas corporativos irão obter dados corre-tos, via integrações diretas realizadas. Embora o Espaider permita o agendamento da tarefa de correção monetária, pode haver inconsistências nos dados, apontadas pelo programa. Processos podem ter sido incoerentemente configurados quando foram cadastrados. O usuário deve en-tão proceder a correção para que tudo ocorra de forma eficaz. O contingenciamento e a contabili-zação passam a ser confiáveis.

O Espaider mantém ainda um histórico de valores da correção monetária, com o valor original, correções, os juros, os acréscimos, os decréscimos e todos os valores envolvidos no processo. O trabalho dos advo-gados e das auditorias contratadas fica minimizado.

Os clientes que desejarem esses serviços podem postar chamados técnicos (TRM) solicitando propos-ta ou enviar e-mail para [email protected].

marcelo Luis Engler

CONTINGENCIAMENTO DE VAlORES cORREçãO mOnETÁRIA X ÍnDIcEs

Para que o contingenciamento de valores dos processos possa ocorrer de forma eficaz, é importante que a correção monetária seja eficiente. E para uma boa correção monetária a base de índices deve estar perfeita.

É muito comum na migração de dados de sistemas legados e/ou de planilhas eletrônicas para o Espaider, ain-da durante o processo de homologação, a equipe de consultoria perceber que os números apresentados pelo Espaider não conferem com os números até então utilizados pelos clientes.

O primeiro procedimento a ser realizado é uma nova verificação das configurações realizadas no Espaider, como: juros, índices e outras. O Espaider é bastante flexível quanto às configurações que podem ser realiza-das. Permanecendo eventuais diferenças, a equipe de consultoria debruça-se sobre a questão e analisa onde ocorreu o equívoco. Normalmente, como veremos abaixo, encontram-se divergências nos dados históricos dos clientes.

Marcelo Luis EnglerGerente de Consultoria - Fácil

MÓDULOS

Melhor e mais completo sistema de gestão jurídica do mercado, o Espaider pode ser usado tanto por escritórios de advocacia quanto por departamentos jurídicos de empresas ou instituições.

O Espaider possui ferramentas modernas e recursos tecnologicamente avançados. A seguir, conheça os detalhes de algumas das principais funções do sistema.

UMA SOlUÇãO COMplETA pARA ESCRITóRIOS DE ADVOCACIA E DEpARTAMENTOS JURÍDICOS

pROCURAÇõESControle de procurações emitidas pela empresa com vi-gência e poderes. Aviso de vencimento da procuração, com antecedências configuradas, para o responsável ou responsáveis da procuração. ATOSControle de todos os atos, como assembléias e outros, com registro, documentos, atas e controle de providên-cias com datas e acompanhamento da realização. AlTERAÇõES DE CApITAlRegistro das composições de capital, atuais e históricas. Participação de cada sócio e histórico das alterações re-alizadas ao longo do tempo. CADASTRO DE SóCIOS / ACIONISTASCadastro geral de sócios e acionistas com todos os da-dos e informações. Pessoas físicas ou jurídicas. ADMINISTRAÇõESControle das administrações e seus participantes e car-gos. DECISõES E CIRCUlARESCadastro geral de decisões e circulares, diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação. EVENTOS / OCORRêNCIASRegistro de todos os eventos e ocorrências com a insti-tuição, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas. NORMASCadastro geral de normas, diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação.

ANExOSQuaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transfe-ridos para o servidor, podendo ser acessados somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. Os documentos podem ser vinculados ao GED e o conteú-do dos mesmos indexados, desde que estejam nos se-guintes formatos: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). IMóVEISCadastro de imóveis com denominação, código da fazen-da, código interno, coligada envolvida, tipo de imóvel, nú-mero do contrato, situação fiscal, matrícula, número do contribuinte, se há processo na propriedade e número do processo, penhora ou hipoteca, valor, data e observa-ções. Características como endereço, número do INCRA, unidade de medida, área e dados de seguro. Dados de registro, cartório, área registrada, livro, página e data da negativa. Valores envolvidos atuais e históricos. Valor de impostos. CONTROlE DE CERTIDõES E lICENÇASCadastro de certidões e licenças, municipais, estaduais e federais com controle de vencimento e avisos via e-mail. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podendo ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

SOCIETÁRIO

MóDUlOS DO ESpAIDER

MÓDULOS | 37

MÓDULOS

Permite que o usuário extraia dados do ambiente corporativo, dos demais módulos do sistema Espaider, criando uma nova base de informações para análises, cruzamentos, geração de planilhas e gráficos, capazes de auxiliar na tomada de decisões.

DATA WAREHOUSENova base de dados criada para análises e cruzamentos de informações.

DATA MARTSUma base de dados Data Warehouse pode armazenar grandes quantidades de informação, divididas em unida-des lógicas menores que são chamadas de Data Marts.

NAVEGAR NAS INFORMAÇõESO analista de informação ou pessoa que gerencia os da-dos, pode navegar nas informações por diversas manei-ras e ao final pode imprimir, e até mesmo salvar aquela visão para uma futura consulta.

SlICE AND DICEÉ possível trocar a ordem das colunas e linhas, escon-dê-las ou trazê-las novamente para visualização.

RESUlTADO pODE SER GRAVADO EM DIVERSOS FORMATOSO resultado da análise pode ser gravado nos seguintes formatos: HTML, MHT, PDF e XLS.

ESTIlOS CONDICIONAIS AplICADOSEM VAlORES Dependendo de determinadas condições, são apontados valores em cores diferenciadas, chamando a atenção do analista.

DIVERSAS CONFIGURAÇõESA visualização das informações pode ser configurada de diversas formas: totais na primeira ou na última coluna, mostrar ou não totais de valores simples, mostrar ou não totais em colunas e linhas, totais gerais ou parciais em colunas ou linhas e visualização automática de amos-tragens. Os resumos podem ser: médias, somas, míni-mo, máximo, desvio padrão, desvio padrão percentual, quantidade, variância, variância percentual e variações absolutas e percentuais.

CRM

NEGóCIOSCadastramento dos negócios em andamento com con-trole de produtos oferecidos, valor geral do negócio, data prevista de fechamento, responsáveis internos e externos e documentos associados como propostas, planilhas, textos e outros. Cada negócio ganha um nú-mero único para ser acompanhado. ATENDIMENTOSCadastramento dos atendimentos em andamento com controle de responsáveis internos e externos e docu-mentos associados como e-mails, planilhas, textos e outros. Cada atendimento ganha um número único para ser acompanhado. CAMpANHASCadastramento de campanhas para oferta de produtos por vendedores internos ou externos, via e-mail, carta, telefone ou visitas. Controle do estado geral de cada campanha e também de cada cliente dentro da campa-nha.

pERIóDICOSLista de pessoas físicas ou jurídicas que receberão em data fixa ou periodicamente e-mails ou documentos. Não existe limite para a criação de listas que podem ser

segregadas por classificação das pessoas como clien-tes, fornecedores, clientes potenciais, aniversariantes e outras. As classificações são ilimitadas e sobrepostas. EVENTOS E pROVIDêNCIASTodos os eventos relacionados ao negócio, ao atendi-mento e as campanhas, são cadastrados com data, hora, tipo e responsáveis. Ao evento podem ser associadas providências para os responsáveis, que serão avisados por e-mail, relatórios e ainda visualização de todos os compromissos em agenda individual. NúClEOS / EQUIpESOs negócios, atendimentos e campanhas podem ser con-trolados por núcleos ou equipes, que têm um gerente ou responsável e diversos membros. O gerente sempre é avisado dos trâmites de negócios, atendimentos e cam-panhas que estão sob sua responsabilidade. Os mem-bros responsáveis pelas providências são avisados por e-mail, relatórios e via agenda de compromissos.

pRODUTOSCadastro de produtos que estão sendo oferecidos no negócio. Além do estado geral do negócio que pode ser sucesso, insucesso ou cancelado, cada produto individu-almente será controlado pelo estado proposto, vendido.

BUSINESS INTEllIGENCE

Permite o controle e acompanhamento de negócios, atendimentos e campanhas. Envio periódico de e-mails e docu-mentos com base em listas de pessoas físicas e/ou jurídicas criadas por critérios definidos.

CRM - cusTOmER RELATIOnshIp mAnAgEmEnT

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DESpESASControle de despesas por processo ou por título. Permite a inclusão de despesas do escritório e de despesas do cliente para cobrança do devedor.

VAlORES ADIANTADOS pElOS DEVEDORESControle dos valores adiantados pelos devedores antes do fechamento da negociação. Estes valores são au-tomaticamente abatidos no cálculo do valor da dívida. Funcionalidade bastante útil quando o devedor deixa de pagar um parcelamento negociado, e os títulos precisam ser renegociados.

GERAÇãO DE pARCElASGeração automática das parcelas devedoras no cadas-tro do processo de cobrança.

IMpORTAÇãO DE ARQUIVOS Importação de arquivos com as informações para co-brança. Possui leiautes pré-definidos, e permite ainda, a definição e implementação de novos leiautes.

TElA DE NEGOCIAÇãOTela de negociação com parâmetros informados. Permi-te diversas simulações dos cálculos, facilitando a nego-ciação com o devedor.

ApROVAÇãO DE pROpOSTAS DIFERENCIADAS DE RENEGOCIAÇãOPermite que as propostas feitas pelo devedor sejam ca-dastradas e submetidas para aprovação do cliente. So-mente depois da aprovação é que a negociação é fecha-da, com a geração do boleto e demais etapas do fluxo.

pAGAMENTO AO ESCRITóRIO OU pAGAMENTO DI-RETAMENTE AO ClIENTEO sistema controla tanto os pagamentos realizados ao escritório quanto os pagamentos realizados diretamente ao cliente. No caso do pagamento realizado ao escritó-rio, o sistema gerencia desde os recebimentos dos títulos negociados até o repasse dos valores correspondentes ao cliente, passando pela emissão da fatura de honorá-rios para fins fiscais. Na hipótese de preferência por pa-gamento diretamente ao cliente, o sistema pode emitir os boletos de cobrança contra o devedor em nome do cliente, e gerenciar ainda a cobrança pertinente dos ho-norários devidos.

DISTRIBUIÇãODistribuição de responsabilidades de cobranças. Distri-buição por núcleo e por usuário.

ÍNDICES MONETÁRIOSVariáveis de índice monetário para atualização do saldo devedor.

GARANTIASInformações sobre objetos e garantias da cobrança (ve-ículos, imóveis ou genérico).

EVENTOS E pROVIDêNCIASControle de eventos e providências de cada título / de-vedor.

AGENDAControle da agenda (providências).

BlOQUETOEmissão de bloquetos de cobrança.

CAMpANHASParametrização para clientes em campanha, com a pos-sibilidade de definição de diversos tipos de filtros para as campanhas. Exemplos: dias em atraso da dívida, faixa de valor da dívida, classificação do devedor, etc.

VARIÁVEISVariáveis de contratos para cálculo de juros e correções. Cálculo dos honorários do escritório e as comissões dos profissionais envolvidos de acordo com parâmetros previamente configurados.

INTEGRAÇãOIntegração com o módulo Contencioso.

pUBlICAÇãO DE DADOS pARA OS ClIENTES Além dos e-mails que podem ser disparados automa-ticamente para os clientes, na ocorrência de determi-nados eventos, existe a possibilidade de publicação de dados pela internet.

Permite o registro e o controle de títulos de terceiros em cobrança amigável ou judicial.

COBRANÇA

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CONSUlTIVOFunções para o controle e o acompanhamento de atendimentos que foram realizados, mas que ainda não estão em fase de processo, pareceres e outros itens extrajudiciais. Sua função é evitar que se percam dados sobre atendimen-tos, clientes e tarefas realizadas nas fases iniciais. À medida em que as informações são inseridas, o módulo vai for-mando o perfil completo do caso. Ele passa a inserir providências e documentos, formando uma base para consulta e acompanhamento do processo no futuro.

Horas para o Time-sHeeTIntegração com o Time-Sheet para o lançamento, acom-panhamento, controle e cobrança das horas despendi-das. EVENTOS E pROVIDêNCIASO Espaider sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providências são inseridas nas agendas dos profissio-nais responsáveis. As agendas são acompanhadas pelos responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser apli-cados diversos tipos de seleção. WORkFlOW DE pROVIDêNCIASNo cumprimento de uma ou mais providências, o siste-ma automaticamente gera as providências subsequen-tes. NúClEOSOs advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos. DOCUMENTOSOs documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos originais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obten-ção dos documentos de determinado caso é automáti-

ca, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras chaves e por palavras constantes no documento quando os formatos dos arquivos forem: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). alerTas via e-mailAlém de todos os controles presentes em telas e relató-rios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados por e-mail, em diversos tipos de ocorrências. pESQUISA FÁCIl E RÁpIDAOs casos podem ser localizados rapidamente por diver-sos argumentos. NUMERAÇãO AUTOMÁTICA DE pASTASOpcionalmente, podem ser definidas as regras para a ge-ração automática da numeração das pastas. Codificação única dentro do escritório ou departamento jurídico. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser apli-cados filtros criados pelos usuários. O formato dos re-latórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

CONTÁBIlpRINCIpAIS CARACTERÍSTICAS

u Plano de contas flexível em diversos níveis. u Diário, razão e balancetes. u Diversos períodos abertos para lançamentos. u Integração perfeita com o módulo Financeiro. As

configurações prévias permitem que lançamentos sejam realizados automaticamente.

u Pesquisa de lançamentos contábeis por origem, data, valor, conta e histórico.

u Rateio de lançamentos por centros de custos pre-viamente cadastrados.

u Visualização fácil e rápida dos saldos contábeis. u Importação de dados de outros sistemas. Alguns

leiautes já são disponibilizados pelo sistema, e ou-tros podem ser acrescentados. Funcionalidade útil para importar dados de sistemas de Recursos Hu-manos, por exemplo.

u Bloqueio das competências e exercícios já contabi-lizados, evitando inconsistências nas informações e até mesmo fraudes contábeis. O bloqueio é estendi-do ao módulo Financeiro, já que ele também alimen-ta o módulo Contábil.

u Pré-fechamento contábil: as informações financei-ras que impactam a contabilidade ficam bloqueadas em períodos determinados pelo contador, possibili-tando que o fechamento contábil seja feito com se-gurança e agilidade.

RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser apli-cados filtros criados pelos usuários. O formato dos rela-tórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impres-sos ou enviados aos clientes.

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CONTENCIOSO

Cadastramento geral dos processos, seus andamentos, valores, características e participantes.

AGENDASAgenda de compromissos de todo o sistema. Também podem ser adicionados os compromissos particulares. Permite a criação de novas agendas, podendo ser visua-lizadas separadamente ou em conjunto. Agenda especial de providências com facilidades de cumprimento, pror-rogação, períodos, pessoas e outros argumentos. EVENTOS E pROVIDêNCIASO Espaider sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providências são inseridas nas agendas dos profissionais responsáveis, evitando a per-da dos prazos.

As agendas são acompanhadas pelos responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser aplicados diversos tipos de seleção. WORkFlOW DE pROVIDêNCIASNo cumprimento de uma ou mais providências o sistema automaticamente gera as providências subsequentes. CONTROlE DE ADIANTAMENTOSControle de adiantamentos fornecidos aos colabora-dores com integração com o módulo Financeiro. Valor solicitado, data da solicitação, valor adiantado, data do adiantamento e o saldo de adiantamentos. A prestação de contas pode ser opcionalmente por processo. NúClEOSOs advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos. pROVIDêNCIAS JUDICIAIS E ADMINISTRATIVASAs providências podem ser Judiciais ou Administrativas. DOCUMENTOSOs documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos origi-nais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obtenção dos documentos de determinado processo é automática, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras chaves e por palavras constantes no documen-to quando os formatos dos arquivos forem: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). INSTâNCIASOs processos são acompanhados em suas múltiplas ins-tâncias, com identificação do processo em cada tribunal - número, juízo, turma, seção, etc.

pESQUISA FÁCIl E RÁpIDAOs processos podem ser localizados rapidamente por diversos argumentos de busca. NUMERAÇãO AUTOMÁTICA DE pASTASOpcionalmente, podem ser definidas as regras para a geração automática da numeração das pastas. Codifica-ção única dentro do escritório ou departamento jurídico. ATUAlIZAÇãO DE VAlORESCálculo de atualização de valores, com correção por qualquer índice, taxa ou moeda cadastrada.

Podem ser utilizados os critérios de atualização desde 1964. Podem ser mantidos os históricos mensais de atualiza-ção com segregação dos valores de correção, multa, juros e outras modificações judiciais.

CONTINGENCIAMENTO / CONTROlE DE RISCOSAs informações utilizadas no contingenciamento dos processos – valores e riscos analisados e atribuídos pelos advogados – podem ser cadastrados por proces-so ou pedido a pedido. As revisões nestas informações ficam armazenadas historicamente, demonstrando cla-ramente quando e por qual motivo houve alterações. Este conceito torna o processo de contingenciamento muito mais transparente e seguro.

CONTROlE DE pEDIDOS Os pedidos formulados na inicial e na situação atual do processo ficam registrados. Análise fácil e rápida dos níveis de sucesso por área ou pedido.

CONTROlE DE ATRASOSA partir das datas de cada evento e das datas de rece-bimento e cadastramento das informações, o Espaider permite o cálculo da eficiência de todas as áreas do es-critório e também dos colaboradores externos. ANTIFRAUDE / AUDITORIATodas as operações realizadas no sistema podem ser armazenadas por data, hora, usuário e tipo de operação. O sistema mantém o controle do histórico do evento e suas alterações, impedindo que os prazos sejam altera-dos ou camuflados.

ARQUIVOControle da retirada de pastas e outros documentos. Solicitações e devoluções feitas via sistema. CADASTRO GERAl DE pESSOASO Espaider mantém um cadastro único de pessoas físi-cas, jurídicas, espólio e internos, para todos os módulos. Isto evita a duplicidade de cadastros. As pessoas podem ser classificadas de acordo com os critérios do escritó-rio ou da empresa.

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lANÇAMENTOS DE VAlORES DE DESpESAS E OU-TROSEm cada processo podem ser lançados valores de des-pesas e outros, como honorários e viagens.

Os valores são lançados automaticamente no módulo Financeiro para o reembolso de despesas quando ne-cessário. BUSCA E ApREENSãOControle de busca e apreensão de veículos e equipamen-tos. alerTas via e-mailAlém de todos os controles presentes em telas e rela-tórios, o Espaider permite que alertas sejam configura-dos para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. pUBlICAÇãO DE DADOS pARA OS ClIENTES Além dos e-mails que podem ser disparados automati-camente para os clientes, na ocorrência de determina-dos eventos (andamentos), existe a opção de publicação de dados em tela pela internet. ARQUIVO MORTOControle de processos encerrados e transferência para o arquivo morto, com dados de êxito parcial ou total, motivo e benefício auferido. ApENSOSControle de processos apensados e localização fácil e rápida. ACORDOS Controle de acordos, parcelas e datas de vencimento. DADOS pARA SEGUROLaudo pericial com data, valor e valor atualizado. Depó-sito prévio com data, valor e valor atualizado.

VAlORES pARA CÁlCUlO DE ExECUÇãO DE SEN-TENÇAValor do cliente, valor do adverso, valor do perito e juiz.

IMpOSTOS SOBRE A SENTENÇAImposto de renda, INSS e valor líquido. DEpóSITOS, pENHORAS E CAUÇõES Controle de depósitos, bens penhorados e cauções, com correção monetária automática por qualquer moeda ou índice. ClASSIFICAÇãO DOS pROCESSOSClassificação dos processos por diversas informações como Categoria, Natureza, Especificidade, Assunto, Uni-dade, Divisão e Centro de Custo. FIlTROS ORGANIZACIONAISA empresa ou escritório poderá criar informações de grupo empresarial, empresa e filiais. Todo o sistema se adapta a essas informações para lançamentos, emissão de relatórios, grupos de usuários e consultas. CONTROlE DE EVENTOS A ApROVAROs eventos lançados por estagiários ou vindos eletroni-camente podem cair numa caixa denominada eventos a aprovar e dependem da aprovação de usuário supervisor para serem efetivados nos processos. Poderão ser con-firmados, alterados ou cancelados. CADASTRAMENTO DE pROCURAÇõESAs procurações poderão ser cadastradas e controladas via sistema, com datas de vencimentos, poderes e outras informações. As procurações poderão estar pré-cadas-tradas em modelos pré-formatados que serão preenchi-das pelo sistema no momento da emissão. Os arquivos são gerados no formato DOC da Microsoft Word. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser apli-cados filtros criados pelos usuários. O formato dos rela-tórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impres-sos ou enviados aos clientes.

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CONTRATOSPermite o controle dos contratos genéricos, valores, parcelas, correções, avisos e documentos

ANÁlISE CRÍTICA DE CONTRATOSMinutas de contratos podem ser submetidas a diversos usuários para que se pronunciem a respeito e fiquem re-gistradas as sugestões de alterações no sistema. Todos os trâmites, até a aprovação final, ficam armazenados para consultas futuras. VAlORES E CORREÇãO MONETÁRIATodos os valores envolvidos no contrato são registrados com data de vencimento. Os valores podem ser corrigi-dos por qualquer moeda ou índice informado. pERIODICIDADE / RENOVAÇãO / RESCISãOControle de periodicidade. O responsável pelo contra-to é avisado via e-mail, com a antecedência solicitada pelo usuário, do vencimento do contrato, da existência de data para rescisão e da renovação automática do contrato. Opcionalmente podem ser avisados também outros participantes do contrato. pESQUISASPesquisa fácil e rápida de contratos por: contratado, responsável, tipo de contrato, objeto e datas de início e término de abertura e de encerramento. pROCURAÇõESControle de procurações emitidas pela empresa com vi-gência e poderes. Aviso de vencimento da procuração com antecedência configurada, para o responsável ou responsáveis pelo contrato. EVENTOS / OCORRêNCIASRegistro de todos os eventos e ocorrências do contrato, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de aler-tas em datas escolhidas.

DOCUMENTOSControle de entrega de documentos do contrato e do cliente/fornecedor. A entrega pode ser única na contra-tação ou periódica durante a vigência do contrato. ANExOSQuaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados junto com o contrato como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transferidos para o servidor, podendo ser acessados somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. GARANTIASGarantias podem ser cadastradas para os contratos ar-quivados. ClÁUSUlAS ESpECIAISCláusulas especiais podem ser destacadas, com envio de alertas diferenciados quando necessário. ADITIVOSArmazenamento e controle dos diversos aditivos reali-zados durante a vigência do contrato principal. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

lIGAÇãO COM OUTROS MóDUlOSFunciona independentemente ou ligado aos demais mó-dulos do sistema. VÁRIOS TIpOS DE ARQUIVOSAceita os mais variados tipos de arquivos podendo ser imagens, sons, textos, etc. Extensões como XLS, XLSX, DOC, DOCX, BMP, PPT, PPTX, HTML e PDF são exemplos de arquivos que podem ser armazenados. INDExAÇãO DO CONTEúDO DO DOCUMENTOOs documentos com os seguintes formatos, que forem arquivados no GED, terão seus conteúdos indexados: Mi-crosoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC

e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). pESQUISAS “E” E “OU”Uma tela de pesquisa permite que documentos sejam recuperados, visualizados e editados rapidamente, uti-lizando-se diversas palavras chaves em combinações “OU” ou “E” ou sem determinadas palavras. Este recurso é utilizado na pesquisa de palavras dentro dos documentos anexados ou na pesquisa de quaisquer registros cadastrados no sistema, tornando as buscas ainda mais fáceis e práticas.

Os documentos eletrônicos são armazenados e recuperados a qualquer tempo, de forma fácil e rápida, para visuali-zação ou edição.

GED - Gerenciamento eletrônico de documentos

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ARMAZENAMENTO CENTRAlIZADOOs documentos são automaticamente copiados para o servidor e criptografados, podendo ser acessados so-mente por pessoas autorizadas. Backups periódicos ga-rantem a armazenagem total de todos os documentos. pROGRAMAS DE ORIGEMOs programas de origem são chamados automatica-mente para edição ou visualização de documentos. úlTIMOS DOCUMENTOSPasta “últimos documentos”, com os documentos inse-ridos nos últimos seis dias, para facilitar o acompanha-mento dos profissionais de diversas áreas. envio auTomáTico de e-mailsOpcionalmente pode ser configurado o envio automáti-co de e-mails informando os documentos inseridos e o resumo de seu conteúdo. ClASSIFICAÇãO ESTRUTURADAClassificação estruturada dos documentos em diversos níveis. A quantidade de níveis é determinada pelo usu-ário. Os documentos são separados automaticamente pela classificação indicada.

INDICAÇãO DA lOCAlIZAÇãO FÍSICALocalização física dos documentos. Estrutura de plan-tas, andares, salas, armários, prateleiras e gavetas, con-figuradas pelo usuário. NATUREZA E TIpOClassificação dos documentos por natureza e tipo. Ad-ministrativos, financeiros, técnicos, etc. As classifica-ções são configuradas pelo usuário. ORIGEM DO DOCUMENTOOrigem do documento. Filial ou departamento, autores e revisores. verbeTes e palavras-cHavesAlém da indexação das palavras contidas no texto do documento, para os formatos mais utilizados, o Espai-der permite que o usuário digite verbetes e palavras--chaves padronizadas do escritório ou empresa para consulta futura. Então, mesmo que o documento não apresente em seu texto original determinadas palavras ou jargões, o usuário poderá acrescentá-las, para facili-tar a pesquisa futura.

INDICADORES GERENCIAIS

Configuração de indicadores com base em informações do sistema presentes em quaisquer módulos e tabelas.

DIVERSOS TIpOS DE GRÁFICOSO resultado do cálculo dos indicadores configurados, é apresentado em tela em forma de gráfico. Pode ser impresso ou exportado para formatos que podem ser lidos por outros programas.

VISUAlIZAÇãO DOS GRÁFICOSO usuário poderá configurar em que local do sistema a página de gráficos deve aparecer e também ligar a esta página os diversos controles de acesso e segurança, garantindo que somente pessoas autorizadas possam visualizar informações estratégicas.

FIlTROS DINâMICOS EM TEMpO DE VISUAlIZAÇãOÉ possível incluir filtros nos indicadores, fazendo com que os dados apresentados em tela sejam dinâmicos. Permite assim, análises mais elaboradas sem perder a facilidade e a simplicidade no acesso às informações.

FlExIBIlIDADEO usuário treinado ou consultores especializados confi-guram a forma e o tipo de gráfico e quais informações serão demonstradas.

O usuário fica livre para incluir, alterar ou excluir as pa-rametrizações. Flexibilidade total no tratamento das in-formações.

pROCESSAMENTO NO SERVIDORAs tarefas que preparam os dados são executadas no servidor, permitindo que extensas bases de dados sir-vam de base para as consultas. Podem ser agendadas para execuções noturnas deixando os resultados à dis-posição no dia seguinte, sem que o usuário aguarde ou sobrecarregue os equipamentos em horários inadequa-dos.

VISUAlIZAÇãO NA WEBO Espaider é totalmente web. O resultado dos indicado-res configurados através de gráficos pode ser visualiza-do facilmente via web, no próprio browser, facilitando a utilização por diretores e gerentes.

resulTado via e-mailO Espaider pode ser configurado para que os indicado-res sejam enviados para um endereço de e-mail deter-minado.

Serão enviados em formato de imagem para serem vi-sualizados em qualquer computador.

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44 | CASE FINANCEIRO

FINANCEIROContas a Receber / Contas a Pagar / Faturamento / Flu-xo de Caixa, todas as funcionalidades para o controle do contas a receber, contas a pagar, tesouraria, emissão de notas fiscais e bloquetos. CADASTRO DE pESSOAS FÍSICAS E JURÍDICASUm cadastro único de pessoas físicas e jurídicas permite que clientes, fornecedores, parceiros, pessoas e empre-sas em geral, possam ser cadastradas no sistema. O cadastro pode ser completo, com todas as informações importantes ou resumidamente, com dados mínimos. O cadastro pode ser centralizado num único departa-mento, responsável pela manutenção periódica das in-formações. Através de senha podem ser definidos crité-rios de manutenção, como: criação, alteração, exclusão e outros. Determinados usuários podem apenas utilizar as informações sem incluir ou alterá-las, garantindo a qualidade e exatidão da informação armazenada.

ClIENTE / CASOSistema totalmente compatível com o conceito “Cliente/Caso” – característica que está se consolidando como uma das melhores práticas de gestão de relacionamen-tos com os clientes dentro de um escritório de advoca-cia.

SMART BIllINGFuncionalidades envolvendo os módulos Financeiro e Time-Sheet. Automatizam todo o processo de fatura-mento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escritórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contenciosa, execução de serviços tabelados de Propriedade Intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e controles bancários.

OCORRêNCIAS EM TÍTUlOSAlém dos controles normais de pagamentos e recebi-mentos, totais ou parciais, o sistema permite que todas as ocorrências com títulos possam ser gravadas com data e informações relevantes, mantendo um histórico perfeito e facilitando a tomada de decisão sempre que necessário. JUROS E DESCONTOSControle dos juros a receber e a pagar, cálculo de acordo com os dados informados. Podem ser ainda informados descontos e outros abatimentos. TÍTUlOS VENCIDOS E A VENCERConsulta fácil e rápida com controle eficaz e eficiente dos títulos vencidos e a vencer.

pREVISõESPodem ser lançados valores a pagar e a receber como previsões, influenciando o fluxo de caixa. No recebimen-to do documento, as previsões poderão ser alteradas e confirmadas.

pAGAMENTOS pARCIAIS E RENEGOCIAÇõESControle dos pagamentos parciais e apuração do saldo final. Facilidade no controle de renegociações e prorro-gações. CONTAS BANCÁRIAS E MOVIMENTAÇõESLançamentos efetuados por conta, com apuração atu-alizada do saldo. Movimentações do período podem ser visualizadas facilmente. CONTA CAIxAControle da movimentação do caixa. CONCIlIAÇãO BANCÁRIARotina para agilização da conciliação bancária. O extrato do banco é confrontado com os lançamentos realizados. AUTORIZAÇõES DE pAGAMENTOSControle e emissão de autorizações de pagamento. Pode ser definido o fluxo de aprovação e ordem dos aprova-dores.

SMART TICkETSIntegração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para diminuir custos de impressões em documentos internos – auto-rizações de pagamentos, efetivações de adiantamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas, etc. Possibilita ainda, a flexibilidade nos tipos de formulários. Os dados que são impressos pelo sistema são configuráveis.

lANÇAMENTOS NO CAIxA/BANCOSFacilidade na execução e controle de lançamentos em Caixa ou em Bancos, bem como transferências entre contas. plANO DE CONTAS FINANCEIROOs lançamentos são classificados de acordo com o plano de contas financeiro. Emissão de balancetes fi-nanceiros, com total de despesas e receitas por conta e apuração dos resultados. Ligação com o plano contábil, para geração automática dos lançamentos. Os balance-tes financeiros podem ser emitidos e analisados antes da apuração contábil final.

CENTROS DE CUSTOS Os lançamentos podem ser classificados por Centros de Custos para apuração dos resultados e emissão dos ba-lancetes financeiros por centros de custos.

REGIMES DE CAIxA OU COMpETêNCIAO sistema possui relatórios que demonstram o resul-tado financeiro através do regime de caixa e também através do regime de competência. A visualização pode ser por conta financeira ou por centro de custo, com to-talizações em cada nível dos respectivos planos.

FlUxO DE CAIxAFluxo de caixa com base no plano de contas financeiro.

FINANCEIRO

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EMISSãO DE BlOQUETOSEmissão de bloquetos com códigos de barras personali-zados para os diversos bancos.

TRIBUTOSCálculo e controle de tributos, retidos ou não, como IRRF, ISS, PIS, COFINS e CSLL. REMESSA E RETORNOLigação com os bancos no padrão CNAB400 e Febra-ban240, para o envio e retorno de recebimentos e paga-mentos eletrônicos. INTEGRAÇãO COM A CONTABIlIDADEGeração automática do movimento contábil, de acordo com parâmetros inseridos no sistema. REEMBOlSO DE DESpESASAs despesas realizadas e que devem ser reembolsadas pelo cliente são faturadas com notas de débito para ressarcimento dos gastos efetuados. Controle eficaz e eficiente, na recuperação dos valores.

Na configuração pode-se pré-determinar as naturezas de despesas que são faturáveis contra cada cliente. Limites diários e/ou por ocorrência de despesas que o cliente aceita.

Faturamentos indevidos dos reembolsos de despesas são evitados.

FATURAMENTO DE SERVIÇOS TABElADOSFuncionalidade especial para apuração de faturas de serviços cujos preços são tabelados. Conceito muito utilizado em escritórios especializados em Propriedade Intelectual.

ADIANTAMENTOSControle dos valores entregues aos colaboradores, obe-decendo a um fluxo de aprovação. As despesas podem ser digitadas e o saldo a receber ou a pagar controlado pelo sistema. O controle também se estende à Clientes e Fornecedores. CHEQUESPermite o gerenciamento de cheques emitidos e recebi-dos com baixa automática, pré-datados e descontados, controle de numeração e impressão de cheques, sendo totalmente integrados ao sistema financeiro de contas a receber e a pagar. pROJETOSOs lançamentos podem ser classificados por projetos, auxiliando a apuração de resultados e possibilitando a visão dos balancetes financeiros por projeto.

ORDENS DE FATURAMENTOAo criar uma ordem de faturamento, o sistema gera as faturas conforme as regras dos contratos dos clientes e aprovação prévia dos responsáveis. As faturas são disparadas automaticamente aos clientes através de e-mail ou disponibilizados para impressão em lote e en-vio pelos correios.

FaTuramenTo e pré-FaTuramenToAs receitas podem ser lançadas como pré-faturamento, onde o sistema permite aglutinar, visualizar e alterar as informações antes de serem faturadas. O sistema dispõe de modelos padrões de nota fiscal e de reem-bolso, que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente. A emissão pode ser realizada em impressoras laser, em regimes especiais, e também em impressoras matriciais.

NOTAS FISCAIS ElETRôNICASEmissão de notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS--e) através do intercâmbio de informações com os siste-mas das prefeituras. Esta integração já está homologa-da para novos municípios. Outros são incluídos sempre que necessário.

BOlETOS E ExTRATOS ANExOS à FATURAInclusão automática de relatórios e boletos dentro da fatura. Esta inclusão é feita no mesmo arquivo PDF, em página subsequente à nota fiscal/nota para ressar-cimento de despesas. Desta forma é detalhado clara-mente o Time-Sheet faturado, as despesas incorridas no período, etc. A transparência ao cliente é feita sem controles manuais/paralelos do departamento Adminis-trativo/Financeiro.

FATURAMENTO INTERNACIONAlEmissão de faturas diferenciadas (Invoices) em moeda e idioma estrangeiro, com os controles pertinentes.

pAGAMENTO ElETRôNICOO pagamento de tributos (impostos, taxas e contribui-ções), TED, DOC, e títulos pode ser feito de forma sim-ples e rápida, através do intercâmbio eletrônico de dados com o banco. E-mails automáticos que avisam o venci-mento de títulos a Pagar e a Receber. O sistema permite configuração para enviar e-mails automaticamente, avi-sando o vencimento de títulos a pagar e a receber. NOTAS FISCAIS DE ENTRADAGerenciamento e controle das notas fiscais de fornece-dores, calculando tributos e gerando títulos automatica-mente no contas a pagar. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

MÓDULOS

lEITURA DAS REVISTAS / ANÁlISE DE COlIDêN-CIASAs revistas no formato eletrônico podem ser obtidas no site do INPI e fornecidas ao sistema, que faz a leitura e a análise das colidências. Durante a leitura da revista, os processos e seus andamentos são cadastrados automa-ticamente no sistema. Ao efetuar a análise das colidên-cias, os despachos que podem interessar ao escritório/departamento são apontados. NACIONAIS E INTERNACIONAISMarcas, Patentes e Desenhos Industriais, nacionais e in-ternacionais. AGENDAMENTO DE pROVIDêNCIASAgendamento de providências conforme despacho pu-blicado em revista (RPI). Os eventos e as providências são lançadas automaticamente no ato da leitura da re-vista. EVENTOS E pROVIDêNCIAS AUTOMÁTICASSão lançadas automaticamente as providências neces-sárias, dependendo do evento ocorrido e parametriza-ção realizada pelo usuário. DATASControle de datas de vencimento, de concessão, de vi-gência, de proteção e prorrogação. RETRIBUIÇõES ANUAISControle de vencimento de retribuições anuais. COlIDêNCIAAnálise de colidência entre as revistas de marcas e de patentes do INPI com os registros acompanhados pelo departamento/escritório.

A Fácil presta o serviço de leitura antecipada da revista para correção de eventuais inconsistências que impe-çam sua leitura adequadamente.

FORMUlÁRIOS NO pADRãO DO INpIEmissão de formulários em Word (da Microsoft) nos modelos fornecidos pelo INPI. Preenchimento automá-tico de informações. BUSCAS E REGISTROSControle de buscas e registros. ClASSIFICAÇãO DE MARCASClassificação de marcas IN51 e acordo NICE. São arma-zenadas as descrições padrão e personalizada, facilitan-do o preenchimento automático dos formulários do INPI.

CONTROlE DE pARTICIpANTESControle de todos os participantes: clientes, interessa-dos, correspondentes, inventores, engenheiros e outros.

ARMAZENAMENTO DE ARQUIVOSArmazenamento de arquivos, imagens e e-mails. CONTROlE DE ORÇAMENTOS ANUAISPodem ser lançadas as previsões anuais com desem-bolsos previstos e o sistema faz o lançamento do re-alizado. Podem ser emitidos mapas comparativos do previsto com o realizado. TABElA DE pREÇOSCadastramento dos agentes e dos preços e taxas co-bradas. Nacionais e internacionais. Na realização dos serviços o sistema sugere o agente com menor custo, considerando todos os serviços que serão realizados. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

pROpRIEDADE INTElECTUAl

Permite o perfeito acompanhamento e controle de Marcas, Patentes, Desenhos Industriais, Contratos de Averbação, Direitos Autorais e Domínios.

MÓDULOS

CASE | 47REQUISIÇõESAs requisições de serviços realizadas junto ao departamento jurídico/escritório por outros profissionais da empresa podem ser feitas via sistema. lOGINS SOB DEMANDAPossibilidade dos próprios usuários se cadastrarem no sistema para utilizar o módulo de Requisições. A úni-ca exigência neste caso, é que o profissional tenha um e-mail válido nos domínios pré-configurados (@nome_da_empresa.com, por exemplo). O acesso ao sistema é garantido a todos os interessados, sem comprometer a segurança. Ótima funcionalidade quando a empresa não possui um sistema centralizado de Logins (AD, LDAP ou SSO), mas quer disponibilizar o módulo de Requisi-ções para centenas de usuários. Existem ainda, meios de integrar o sistema com softwares de RH, para assim inativar contas de colaboradores que não estejam mais na empresa.

alerTas via e-mailAlém de todos os controles presentes em telas e relató-rios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. O requisitante e o responsável são avisados da entrada de requisições ou da resposta de requisições postadas no sistema. DIVERSOS SERVIÇOSAs requisições podem ser classificadas por tipo de ser-viço: contratos, cartas, pareceres, procurações e outros que podem ser configurados. Para cada tipo de serviço o usuário deve preencher os dados correspondentes e necessários para a resposta do departamento jurídico/escritório.

HISTóRICO AUTOMÁTICOO sistema mantém um histórico com data, hora e anda-mento realizado. DOCUMENTOS ANExADOSPodem ser anexados quaisquer tipos de documentos em Requisições. FlUxOS DE INFORMAÇõES DIFERENCIADOSPodem ser customizados fluxos de trabalho diferencia-dos de acordo com a necessidade do departamento jurí-dico/escritório. Diversas parametrizações são possíveis. Alguns exemplos: fluxos distintos de acordo com o tipo de serviço e níveis de alçada; etapas de cada fluxo, inclu-sive, indicando as pessoas responsáveis por cada etapa; informações que devem ser preenchidas em cada etapa; ações que podem ser tomadas em cada etapa; etc.

aprovações via e-mailAs aprovações podem ser realizadas por e-mail. Bastan-te útil quando o fluxo exige aprovação da presidência e/ou diretoria da empresa. As aprovações ficam registra-das no sistema, sem que estes usuários precisem rece-ber treinamento, dispor de login e senha, etc. O controle de acesso é diferenciado, permitindo o acesso à aprova-ção apenas ao destinatário do e-mail.

RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

BIBlIOTECACadastramento de livros, isolados ou em coleções, artigos, CD’s e outros. Com dados de registro, título, mídia, coleção, fascículo, volume, edição, ano, ISBN, tombo, editora, imagens de capa e dorso, capítulos e número de páginas.

IMAGENSInformações para arquivo de imagens de capa e dorso. CONTROlE DE EMpRÉSTIMOS E MOVIMENTAÇõESTipo de evento, data, usuário, prazo e data prevista de retorno e data do retorno efetivo. CADASTROSAutores, editoras e assuntos. Pesquisa fácil e rápida por esses argumentos. CATAlOGAÇãOCatalogação estruturada. Localização. pESQUISAPesquisa fácil e rápida de itens por autor, editora, assun-to, capítulo, verbetes ou palavras chaves.

ETIQUETASImpressão de etiquetas para identificação de itens. As etiquetas podem conter códigos de barras para agilizar o registro de empréstimos e devoluções. ASSINATURASControle de assinaturas de itens com avisos de venci-mentos. SOlICITAÇõES DE ITENSControle de solicitações de itens feitas para a bibliote-ca, com solicitantes em espera e ordem de entrada de pedidos. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

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48 | CASE

MÓDULOS

Permite o cadastramento e a classificação das horas trabalhadas para posterior cobrança ou análise de desempenho. pRODUTIVIDADEAs horas são divididas em “Produtivas Cobráveis”, “Pro-dutivas não Cobráveis” e “Improdutivas”. Mapas e relatórios apresentam a produtividade do cola-borador e do escritório ou departamento. Aparecem os percentuais de cada tipo em relação a carga horária pa-drão do período. Pode-se visualizar claramente a carga horária, as horas lançadas, o saldo e o percentual atingi-do, por colaborador do escritório ou do departamento. FATURA VAlORIZADAAo final do período o sistema apresenta os extratos/fa-turas de cada cliente, valorizadas e totalizadas de acor-do com o contrato e suas características. O extrato de Time-Sheet é anexado automaticamente à nota fiscal, sem necessitar de operacionalização manual do setor administrativo/financeiro.

VAlORIZAÇãO DAS ATIVIDADESUtilização do conceito de “Tipo de hora” para valorizar o Time-Sheet, permitindo a união de regras de faturamen-to bem diferenciadas e específicas em uma estrutura única, facilitando o cadastramento das informações con-tratuais e o faturamento do Time-Sheet. Configurações permitem atender todas as regras de cobrança existen-tes em um escritório de advocacia.

SERVIÇOS TABElADOSPode-se optar por trabalhar com serviços cujos preços são tabelados. Funcionalidade muito utilizada em escri-tórios especializados em Propriedade Intelectual.

inglês ou porTuguês - real ou dólarA fatura pode ser emitida em inglês ou português, valo-rizada em real ou dólar ou outra moeda qualquer, con-figurada para o cliente. No momento do lançamento o sistema informa o idioma do cliente, para que o lança-mento seja pertinente. lANÇAMENTOS DETAlHADOS OU RESUMIDOSA tela de lançamento é configurada de acordo com a necessidade. Podem ser resumidas para agilizar o lan-çamento ou completas, com todos os detalhes exigidos pelo usuário.

FECHAMENTO TEMpORÁRIOApós o fechamento de cada colaborador existe a fase de fechamento temporário, onde o supervisor pode anali-sar e alterar os lançamentos antes da emissão da fatura definitiva. AJUSTE DE HORASAntes do faturamento podem ser realizadas alterações diretamente na quantidade de horas, ou então, em infor-mação denominada ajuste. Nesses casos, a quantidade de horas é ajustada para mais ou para menos, para efei-to de faturamento, mas mantendo-se o valor original inalterado para efeito de estatísticas. TABElA DE CATEGORIASO sistema permite que os profissionais sejam divididos em categorias, de acordo com a necessidade do cliente. Estagiário, júnior, pleno, sênior, advogado, sócio, etc. TABElA DE ESCAlASAs diversas escalas de horário dos profissionais são ca-dastradas, para efeito do cálculo automático da carga horária do período. TABElA DE MOTIVOS DE INDISpONIBIlIDADEOs diversos motivos de indisponibilidade são cadas-trados, para serem lançados em horas improdutivas e produtivas não cobráveis, para acompanhamento do co-laborador. No caso de determinadas indisponibilidades, como férias, o sistema preenche automaticamente o Time-Sheet do profissional. CUSTO DA HORAO custo hora de cada profissional pode ser cadastrado para comparação com o valor efetivamente faturado e o resultado auferido. BANCO DE HORASControle de banco de horas. As horas podem ser lança-das contra um banco de horas e acompanhadas periodi-camente, para verificação do saldo disponível. RElATóRIOSDiversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser apli-cados filtros criados pelos usuários. O formato dos re-latórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, im-pressos ou enviados aos clientes.

Time-sHeeT

ARTIGO | 49

SMART REPORT

A Fácil sempre trabalhou fortemente para permitir que as informações do Espaider pudessem ser extra-ídas através de bons relatórios. O sistema já nasceu com um ótimo gerador de relatórios. Através dele, consultores especializados ou usuários treinados po-dem criar novos relatórios ou alterar os já existentes com facilidade, redefinindo leiautes, incluindo e supri-mindo campos. Além disso, este gerador emite o re-latório em formato PDF, o que facilita a visualização em qualquer computador.

Também no início do desenvolvimento do Espaider, agregamos componentes que nos permitiram desen-volver relatórios nativos para os aplicativos Excel e Word, da Microsoft. Desta forma, o relatório gerado pode ser trabalhado pelo usuário, aproveitando todo o potencial destas ferramentas.

Assim, com estas soluções e aproveitando as suges-tões de diversos clientes, criamos centenas de rela-tórios. Os mais variados modelos estão à disposição dos usuários do Espaider. Contudo, percebemos que a demanda por novos relatórios só aumentava. As necessidades das organizações mudam rapidamen-te. Um relatório que é bom hoje, pode ser incompleto amanhã, ou conter informações que não são mais necessárias.

Tendo esta visão, decidimos desenvolver uma solu-ção nova. A ideia era simples: permitir que os usuá-rios escolhessem rapidamente os campos a serem impressos, no momento da emissão do relatório. O sistema passou a gerar uma listagem com os da-dos escolhidos. Esta listagem pode ser visualizada

em tela ou exportada para o Microsoft Excel, possi-bilitando assim, a mineração e/ou reorganização das informações. Denominamos esta funcionalidade de “Relatórios HTML”. O impacto nos clientes foi muito positivo. Os usuários ganharam bastante agilidade para extrair informações operacionais, e até mesmo, montar mapas gerenciais.

Desta experiência positiva, tiramos a ideia para desen-volver uma nova e poderosa ferramenta. Chama-se “Smart Report”. Ela segue a lógica dos “Relatórios HTML”, mas com as seguintes inovações:

u O usuário pode unir informações de vários ca-dastros no mesmo relatório. Extrair dados de campos de processos, andamentos, providências e pedidos no mesmo relatório, por exemplo. A escolha destes dados é simples e a visualização do resultado é clara.

u Ao unir vários cadastros, os subtotais pertinentes também podem ser demonstrados na listagem. É mais uma opção para o usuário.

u A nova ferramenta permite a escolha de qual-quer informação do sistema, inclusive daquelas que dependem de filtros especiais. Por exemplo: é possível incluir no relatório valores de proces-sos atualizados até determinada data histórica. Neste caso, quando algum destes campos é se-lecionado, o filtro do relatório solicita qual data histórica o usuário deseja.

u O relatório é gerado de forma nativa para o Mi-crosoft Excel.

u Um Core inteligente de organização das informa-ções foi incorporado. O relatório resultante va-ria de acordo com o objetivo do usuário naquele momento. Os dados são distribuídos da melhor forma possível para visualização em tela, para impressão em papel, ou para que o usuário tra-balhe com o “Auto-filtro” do Excel, da Microsoft.

O Smart Report está disponível na nova versão do Es-paider (5.0).

nOvAs OpçÕEs Em RELATÓRIOs EXcLusIvOs

marco Aurélio beber

SMART REpORT

Marco Aurélio BeberProgramador de Sistemas - Fácil

50 | CASE

ESPAIDER 5.0

lIGAÇãO DIRETA ESpAIDER x MICROSOFT OUTlOOkUma grande quantidade de e-mails precisa ser ar-quivada em pastas correspondentes, sejam de pro-cessos, contratos, propriedade intelectual ou outros. Normalmente esses e-mails eram impressos em pa-pel e enviados para o arquivo. Com o Espaider, isto não é mais necessário. A Fácil fornece um Add-On que liga o Outlook da Microsoft com o Espaider. Desta for-ma, o usuário arquiva facilmente e-mails em pastas do Espaider. Basta clicar em um botão denominado Arquivar, que é acrescentado na tela do Outlook. Em seguida, o usuário escolhe o local do Espaider onde deseja anexar o e-mail. Pronto: uma cópia do e-mail fica armazenada no sistema. Imediatamente se torna disponível para outros usuários que tiverem permis-são para acessar a pasta.

Outra característica do Add-On do Espaider resolve um grande problema: os e-mails enviados acabam ficando somente na caixa de quem os manipula, po-dendo ser perdidos em caso de problemas nestas caixas de e-mail. Para resolver esta situação, o Ou-tlook pode ser configurado para que e-mails enviados somente saiam da caixa de saída depois que o usuário fizer o arquivamento.

SMART SCANNINGO Espaider tem ligação direta com equipamentos de captura de imagens. Esta funcionalidade elimina a necessidade dos documentos serem primeiramente armazenados em disco para depois serem anexados ao sistema. Agilidade e diminuição de erros de arqui-vamento são benefícios imediatos.

SMART UplOADEREm determinados escritórios ou organizações, a quantidade de documentos eletrônicos a serem ar-quivados é bastante elevada. É comum também que o escritório ou empresa faça mutirões para digitali-zar documentos antigos, gerando milhares de docu-mentos eletrônicos que devem ser arquivados orga-nizadamente num curto espaço de tempo.

Para resolver esse problema, o Espaider dispõe de uma rotina especial denominada Smart Uploader. O Espaider localiza o documento eletrônico no disco rí-gido e faz automaticamente o arquivamento no local adequado. O arquivo anexado ao sistema é marcado como arquivado, podendo ser eliminado. Essa rotina pode ser agendada para ser executada em horários com menos fluxo de acesso ao sistema, à noite, por exemplo, para não sobrecarregar a rede. Esse agen-damento permite ainda, que o sistema continue per-formático para os usuários durante o dia, evitando qualquer peso adicional por causa dos arquivamen-tos em série. Essa funcionalidade pode ser utilizada regularmente, caso o cliente opte por utilizá-la no dia a dia. O usuário disponibiliza o arquivo num diretório e sabe que em determinado horário o próprio sistema fará o arquivamento.

e-mails direTamenTe do espaiderA partir das telas do Espaider o usuário pode enviar e-mails e já mantê-los arquivados no sistema. Não precisa recorrer ao seu programa de e-mail tradicio-nal. Além disso, pode anexar ao e-mail a ser enviado, arquivos que já estejam em formato eletrônico no sistema. O usuário ganha agilidade em suas tarefas.

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ElETRôNICOS

O Espaider facilita o arquivamento de documentos através de funcionalidades especiais:

Hains, Luiz, Alexandre, Anderson, Ulisses, Henrique e Rafael

QUEM USA ESPAIDER, TEM DIREITO À TRANQUILIDADE.

Você só está tranquilo quando tem certeza de que todas as coisas estão funcionando direito, mesmo na sua ausência.

Nós também pensamos assim. Por isso desenvolvemos uma solução em gestão jurídica totalmente segura, eficiente e dinâmica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

O Espaider é uma solução para gestão jurídica

desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

www.facil.com.br | [email protected] 47 3328.2929 | Filial São Paulo 11 3262.1890

a força da assessoria juridica

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