Bibliotekasa m o u sav r ava n j e

Urednik Borislav Panti

Naslov originalaDavid Allen

Getting Things Done

Copyright David Allen, 2001This edition published by arrangement with Viking,

a member of Penguin Group (USA) Inc. Copyright 2011 za srpsko izdanje arobna knjiga

ISBN 978-86-7702-177-1

arobna knjigaBeograd 2011.

Nijedan deo ove publikacije, kao ni publikacija u celini, ne sme se reprodukovati, umnoavati, pretampavati niti u bilo kojoj drugoj formi i bilo kojim drugim sredstvom prenositi ili distribuirati bez odobrenja izdavaa.Sva prava za objavljivanje ove knjige zadravaju autor i izdava prema odredbama Zakona o autorskim pravima.

Dejvid Alen

Klju za uspehUmetnost organizacije posla bez stresa

PrevelaKristina Ivi

Dejvid Alen je proglaen za jednog od najuticajnijih mislilaca na temu produktivnosti i jedan je od kljunih predavaa facilitatora za organizacije kao to su Njujork lajf, Svetska banka, Ford fondacija, L. L. Bin i Mornarica SAD. Alen takoe vodi radionice za pojedince i organizacije irom Sjedinjenih Amerikih Drava. Predsednik je Kompanije Dejvid Alen i ima vie od dvadeset godina iskustva kao savetnik za upravljanje i izvrni trener. O njegovom radu su izvetavali Fast kompani, Forun, Los Aneles tajms, Njujork tajms, Vol strit dornal i mnogi drugi asopisi. Knjiga Klju za uspeh je objavljena u dvanaest zemalja. Dejvid Alen ivi u Ouhaju, u Kaliforniji.

Zahvalnice

Mnogi mentori, partneri, kolege, osoblje i prijatelji su tokom godina doprineli mom razumevanju i razvoju principa knjige Klju za uspeh. Dord Mejer, Majkl Bukbajnder, Ted Drejk, Din Eeson i Rasel Biop odigrali su kljune uloge tokom mog linog i profesionalnog razvoja. Ron Medved, Selio Makgi, Lesli Bojer, Tom Bojer, Pem Tarantin i Keli Forister doprineli su na sebi svojstvene naine sazrevanju mog rada.

Osim toga, na desetine hiljada klijenata i uesnika radionica doprineli su potvrivanju valjanosti i poboljavanju modela kojima se u knjizi bavim. Naroitu zahvalnost upuujem starijim stratezima ove vetine koji su u samom zaetku prepoznali znaaj ovog materijala i u praksi ga i sproveli u svom profesionalnom okruenju, time me ohrabrivi da i sam to uradim. Naroito u tom pogledu zahvaljujem Majklu Vinstonu, Benu Kenonu, Suzani Valaskovi, Patrii Karlajl, Meni Berger, Karoli Endikot, Klari tucinski i Eliotu Kelmanu. Neprocenjiva je i administrativna i moralna podrka koju su mi tokom niza godina pruali ar Kenan i Andra Karaso.

Ni sama knjiga naposletku ne bi bila ono to jeste bez jedinstvene energije i perspektive Toma Hejgana, Dona i Lore Makbrajd, Stiva Luversa, Doa Kuvera, Grega Stajkledera, Stiva ala i Marijana Bejtmana. Mnogo toga dugujem i svojoj urednici Denet Goldstajn, koja je bila velianstven (i strpljiv) instruktor, moj uitelj u umetnosti i vetini pisanja ove knjige.

Na kraju, duboko sam zahvalan svom duhovnom uitelju Dej-Aru, koji je bio vrlo zahtevan vodi i koji me je stalno podseao na moje prave prioritete. Hvala mojoj neverovatnoj supruzi Ketrin na poverenju, ljubavi, napornom radu i lepoti koju je unela u moj ivot.

Sadraj

Zahvalnice 9Uvodna re Kljua za uspeh 13

prvi deo: umetnost sprovoenja misli u delo 17Poglavlje 1. Nova veba za novu stvarnost 19Poglavlje 2. Uspostavljanje kontrole nad svojim ivotom:

pet stupnjeva u savladavanju obima posla 36Poglavlje 3. Kreativno sreivanje projekata: pet faza

planiranja projekata 62

Drugi deo: Vebanje produktivnosti bez stresa 85Poglavlje 4. Kako poeti: vreme, mesto i alati 87Poglavlje 5. Sakupljanje: sakupite svoje obaveze 103Poglavlje 6. Obrada: kako isprazniti korpu 118Poglavlje 7. Organizacija: postavljanje odgovarajuih

korpi 134

Poglavlje 8. Pregled: odravanje funkcionalnosti sistema 169Poglavlje 9. Obavljanje poslova: najbolji izbor sledeeg

koraka 177Poglavlje 10. Kako stei kontrolu nad projektima 193

Trei deo: Mo kljunih principa 203Poglavlje 11. Mo navike sakupljanja 205Poglavlje 12. Mo odluke o sledeem koraku 214Poglavlje 13. Mo usredsreivanja na ishod 244

Zakljuak 230Indeks 233

Uvodna re

Dobro doli u zlatni rudnik strategija koje e vam pomoi da imate vie energije, da budete oputeniji, da postignete mnogo vie uz manje truda. Naroito ako, poput mene, volite da uspeno obavljate stvari, ali ipak elite i da se naslaujete ivotom, to vam, ukoliko previe radite, sve vie izmie ili ak postaje nemogue. Ne morate nuno odabrati ili jedno ili drugo. Mogue je efikasno raditi i istovremeno uivati u svom svetu obinog radnog dana.

Mislim da je efikasnost dobra stvar. Moda je to to radite vano, zanimljivo ili korisno; moda pak nije, ali ga svejedno morate uraditi. Ako je posredi ovo prvo, elite da vam se uloeno vreme i energija vrate u najveoj moguoj meri. Ukoliko je posredi ovo drugo, elite da to pre preete na druge stvari, a da ne morate da spajate kraj s krajem.

ta god da radite, verovatno biste voleli da ste oputeniji, sigurniji u to da je ono to radite u ovom trenutku ba ono to bi trebalo da radite. Bilo da posle posla idete na pivo sa zaposlenima, u pono posmatrate svoje dete kako spava u kolevci, odgovarate na imejl koji vam je na ekranu ili, nakon sastanka, provodite nekoliko neformalnih minuta s potencijalnim klijentom elite da verujete da je to upravo ono to bi trebalo da radite.

Glavna svrha ove knjige jeste da nauite kako da budete maksimalno efikasni i oputeni kad god vam je to potrebno ili kad god elite.

I ja sam dugo tragao, kao to ste verovatno i vi, za odgovorima na pitanja ta raditi, kad raditi i kako raditi. Nakon dvadeset i vie godina razvijanja i primene novih metoda za linu i organizacijsku produktivnost, pored godina rigoroznih istraivanja u smeru samousavravanja, mogu da potvrdim da nema jednog reenja jednom zasvagda. Nijedan softver, seminar, moderan lini rokovnik ili lina izjava o misiji nee pojednostaviti radni dan niti napraviti izbore u vae ime dok vi idete kroz dan, nedelju i ivot. tavie, tek poto nauite kako da poboljate svoju produktivnost i donoenje odluka na jednom nivou, podii ete se na nivo sledee serije poslova i

Umee odmaranja uma i mo oslobaanja uma od svih briga verovatno je jedna od tajni naih velikih ljudi.

Kapetan D. A. Hatfild

Dejvid Alen14

kreativnih ciljeva za koje ste odgovorni, iji se novi izazovi opiru vaoj sposobnosti da jednostavnim formulama postignete ono to elite, i to onako kako elite.

Ipak, iako ne postoji jedinstveno reenje za usavravanje line organizacije i produktivnosti, postoje stvari koje moemo uiniti da bismo ih poboljali. Kako sam lino sazrevao, iz godine u godinu, otkrivao sam sadrajnije i znaajnije stvari na koje bi se trebalo usredsrediti, kojih bi trebalo biti svestan i koje bi trebalo raditi. A pronaao sam i jednostavne procedure koje svi moemo nauiti da koristimo, a koje e umnogome poboljati nau sposobnost da se proaktivno i konstruktivno nosimo sa svakodnevicom.

Ono to sledi jeste kompilacija otkria o linoj produktivnosti, sakupljana tokom vie od dve decenije vodi za postizanje boljeg ishoda s manje uloenog truda, i to u svetu koji je sve nejasniji i opseniji. Proveo sam hiljade sati poduavajui ljude zatrpane papirima u svojim kancelarijama, pomaui im da s lakoom obrade i organizuju sav svoj posao. Metodi koje sam otkrio pokazali su se veoma efikasnim u organizacijama svake vrste, na svakom poslovnom nivou, u razliitim kulturama, pa ak i kod kue i u koli. Nakon dvadeset godina obuavanja nekih od najprefinjenijih i najproduktivnijih svetskih profesionalaca, znam da su svetu potrebni ovi metodi.

Izvrioci s vrha trae da u sebe i svoje ljude usade nemilosrdno izvrenje kao osnovni standard. Oni znaju, a i ja znam, da nakon posla, iza zatvorenih vrata, ostaju pozivi na koje niste odgovorili, delegirani zadaci, neobraene teme sastanaka i razgovora, neorganizovane line obaveze i desetine neproitanih imejlova. Mnogi od tih poslovnih ljudi su uspeni jer su krize koje reavaju i mogunosti koje koriste vee nego problemi koje imaju i koji nastaju u njihovim kancelarijama i akten-tanama. Ali s obzirom na tempo poslova i dananjeg ivota, jednaina je pod znakom pitanja.

S druge strane, potrebni su nam oprobani alati koji nam mogu pomoi da usmerimo svoju energiju na strateki i taktian nain, ali tako da nam nita ne promakne. Takoe, moramo da stvorimo radno okruenje i vetine koje e spreiti da se ljudi istroe pod uticajem stresa. Potrebni su nam radni standardi koji bi privukli i odrali najbolje i najpametnije.

Znamo da su ove informacije krajnje neophodne ljudima u organizaci-jama. Potrebne su i deci u kolama, gde ona jo ne ue kako da obrade infor-macije, kako da se usredsrede na ishode, niti pak koje korake da preduzmu da bi ostvarili zadatke. Potrebne su i svakom od nas da bismo iskoristili sve mogunosti i dodali vrednosti svom svetu na samoodriv nain.

K l j u z a u s p e h 15

Mo, jednostavnost i efikasnost o kojima govorim u knjizi Klju za uspeh najbolje je iskusiti u stvarnosti, u stvarnom svetu, u stvarnim okolnostima. Uvid u sr dinaminog umea upravljanja poslovima i linom produktivnou knjiga nuno prua u linearnom formatu. Pokuao sam da sve to organizujem tako da vam istovremeno ponudim podsticajnu iru sliku i neposredno iskustvo postizanja rezultata.

Knjiga je podeljena na tri dela. Prvi deo opisuje celu igru, daje kratak pregled sistema i objanjenje njegove jedinstvenosti i modernosti, a potom prikazuje osnovni metod u saetoj formi. Drugi deo pokazuje primenu sistema. On vas, korak po korak, obuava da model primenite i na pojedinostima. U treem delu podrobnije opisujem uspenije i temeljnije rezultate koje moete oekivati kada uspostavite metode i modele u svom radu i ivotu.

elim da uskoite. elim da oprobate tehniku i izazove. elim da sami saznate da ono to obeavam nije samo mogue ve i dostupno lino vama. I elim da znate da je sve to predlaem lako izvodljivo. Ne zahteva nikakve dodatne vetine. Ve znate da se usredsredite, da zabeleite stvari, da odluite o ishodima i koracima i da pregledate opcije i napravite izbor. Shvatiete da su mnoge stvari koje ste radili instinktivno i intuitivno sve vreme ispravne. Pokazau vam kako da te osnovne vetine postavite na nov nivo efikasnosti. elim da vas inspiriem da sve to ukljuite u nov oblik ponaanja koji e vas raspametiti.

U knjizi upuujem na obuke i seminare koje sam odrao na ovu temu. Radim kao savetnik za upravljanje poslednje dve decenije, sam i s nekoliko partnera. Moj rad se prvenstveno zasniva na privatnom poduavanju produktivnosti i voenju seminara koji su zasnovani na metodima predstavljenim u ovoj knjizi. Moje kolege i ja smo obuili vie od hiljadu pojedinaca i stotine hiljada profesionalaca i organizovali vie stotina javnih seminara. Odatle crpem iskustvo i primere.

Obeanje je dobro opisao jedan od mojih klijenata, napisavi: Kada sam iz navike primenjivao naela ovog programa, to mi je spaslo ivot... Kada sam ih primenjivao s verom, to mi je promenilo ivot. Ovo je vakcina protiv borbe dan za danom (protiv takozvanih hitnih i problematinih zahteva svakog radnog dana) i antidot za disbalans koji mnogi ljudi oseaju.

PRVI DEO

UMEE SPROVOENJAMISLI U DELO

1Nova veba za novu stvarnost

Mogue je da pred sobom imate mnogo obaveza, a da i dalje budete produktivni, bistre glave i s pozitivnim oseajem oputene kontrole. To je odlian nain da se radi i ivi: na uzvienom nivou efektivnosti i efikasnosti. To je takoe postao i kljuni operativni stil koji se postavlja kao zahtev pred uspene profesionalce koji odlino obavljaju svoj posao. Vi ve znate da uradite sve to je potrebno da biste odlino obavili posao. Meutim, ako ste poput veine ljudi, potrebno je da te vetine primenite potpunije, sistematinije i na vreme, kako biste sagledali stvari s vrha umesto da se oseate zatrpano. Iako su metodi i tehnike koje opisujem u ovoj knjizi izuzetno praktini i zasnovani na zdravom razumu, veina ljudi poseduje neke radne navike koje moraju biti modifikovane pre nego to se na njih primeni ovaj sistem. Promene u nainu na koji razjanjavate i organizujete sve stvari koje rukovode vaom panjom male promene koje su neophodne mogle bi da predstavljaju znaajan pomak u tome kako gledate na neke kljune aspekte posla iz dana u dan. Mnogi od mojih klijenata su o tome govorili kao o znaajnoj promeni paradigme.

Metodi koje ovde predstavljam zasnovani su na dva kljuna cilja: (1) sakupiti sve poslove koje bi trebalo uraditi sada, kasnije, jednog dana, velike, male ili srednje u logian, pouzdan sistem, izvan sopstvenog uma i (2) usredsrediti se na donoenje vanijih odluka o svim ulaznim podacima koji dolaze u va ivot kako biste uvek imali plan za sledei korak koji moete primeniti ili izmeniti u svakom trenutku.

Ova knjiga nudi oproban metod za takvo obavljanje posla i upravljanje poslom. Takoe obezbeuje dobar alat, savete, tehniku i trikove za primenu metoda. Kao to ete otkriti, principi i metodi se mogu odmah upotrebiti i primeniti na sve to treba da obavite u privatnom i profesionalnom ivotu.1

1 Re posao koristim u irem smislu, tako da oznaava sve to elite da uradite ili pak da prome-nite. Mnogi ljudi prave razliku izmeu posla i privatnog ivota, ali ne i ja. Za mene, plevljenje trave u bati ili menjanje testamenta predstavlja posao koliko i pisanje ove knjige ili obuavanje

Uzrok anksioznosti je nedostatak kontrole, organizacije, pripreme i preduzimljivosti.

Dejvid Keki

Dejvid Alen20

Kao i mnogi pre vas, moete primeniti ono to opisujem kao tekui dinamian stil delanja na poslu i u svom svetu. Ili pak, kao ostali, jednostavno moete koristiti ovu knjigu kao vodi kada vam je potrebno da povratite kontrolu.

Problem: novi zahtevi, nedovoljno resursa

Skoro svako koga sam sreo ovih dana ali se da ima mnogo posla ili da nema dovoljno vremena da obavi sve. Pre nedelju-dve, konsultovao sam se s partnerom jedne od najveih investicionih firmi, koji je bio zabrinut da e zadaci novog korporativnog upravljanja koje bi trebalo da obavi u veoj meri uticati na njegove obaveze prema porodici, kao i s menaderkom za ljudske resurse koja je pokuavala da se izbori s vie od sto pedeset imejlova dnevno, s ciljem da se osoblje u regionalnoj kancelariji kompanije u jednoj godini udvostrui s hiljadu na dve hiljade ljudi, uza sve to pokuavajui da sauva svoj drutveni ivot tokom vikenda.

S novim milenijumom se pojavio paradoks: ljudi su poboljali kvalitet ivota, ali su u isto vreme podigli nivo stresa time to prihvataju vie posla nego to mogu da obave. Kao da su im oi gladne. A mnogi su frustrirani i zbunjeni jer ne znaju kako da se iskobeljaju iz situacije u kojoj su se nali.

Posao vie nema jasne granice Glavni razlog podizanja nivoa stresa jeste to to se stvarna priroda naeg

posla promenila na mnogo dramatiniji nain i mnogo bre nego naa znanja i sposobnosti. Definicija posla se promenila u drugoj polovini dvadesetog

veka, pa posao vie ne znai fiziki rad, ve posao koji se obavlja znanjem, kako je to Piter Draker umesno definisao.

Nekada su poslovi bili oigledniji. Trebalo je obraditi polja, pripremiti i pokrenuti maine, spakovati kutije, pomusti krave. Znalo se koji posao treba obaviti bilo je oigledno. Bilo je jasno kada je posao zavren, a kada nije.

Za mnoge od nas, veina projekata ne poznaje granice. Veina ljudi koje poznajem pokuava da postigne desetak stvari u ovom trenutku, a sve i da imaju ostatak ivota na raspolaganju, ne

klijenta. Svi metodi i tehnike u ovoj knjizi mogu se primeniti u spektru ivot posao; to i treba uraditi kako bi se postigla efikasnost.

Vreme je svojstvo prirode koja spreava da se sve stvari deavaju

u isto vreme. Izgleda da to u poslednje vreme ba i ne vai.

Nepoznati autor

K l j u z a u s p e h 21

bi mogli da ih obave savreno. Verovatno se i vi sreete sa istim dilemama. Kako e proi ova konferencija? Koliko e ova obuka biti efikasna? Kakav e biti paket beneficija vaih pretpostavljenih? Da li je esej koji piete dovoljno inspirativan? Da li je sastanak osoblja bio dovoljno podsticajan? Da li je reorganizacija dovoljno funkcionalna? I poslednje pitanje: koliko je podataka potrebno da bi ovi projekti bili uspeniji? Odgovor glasi: bezbroj podataka, lako dostupnih, ili bar potencijalno lako dostupnih preko interneta.

Ako pogledamo iz drugog ugla, nedostatak granica bi mogao da stvori vie posla za sve. Mnogi ciljevi zahtevaju kooperaciju, posveenost i komunikaciju izmeu odeljenja kompanije. Naa kancelarija u obliku silosa se kruni, a s tim dolazi i luksuz da ne morate da itate imejlove u kojima je vaa adresa stavljena u cc imejlove odeljenja za marketing, odeljenja za ljudske resurse, ili pak ad hoc osnovanog odbora.

Nai poslovi ne prestaju da se menjajuMenjanje granica naih projekata i itavog naeg posla bilo bi veliki izazov

za svakoga. Ali sada u jednainu moramo dodati i konstantnu promenu definicije posla. Na svom seminaru esto postavim sledee pitanje: Ko od vas obavlja posao zbog kog je zaposlen? Retko se dogodi da neko podigne ruku. Posao moe da bude bezoblian i bezgranian, a ako ste imali sree da dovoljno dugo ostanete ne poslu koji je bio precizno definisan, verovatno ste shvatili ta je to to bi trebalo da radite kako i u kojoj meri da biste sauvali zdrav razum. Ali mnogi vie nemaju taj luksuz, iz dva razloga:

1 | Organizacije u kojima smo zaposleni su, po svemu sudei, u stalnom procesu promena. Menjaju ciljeve, proizvode, partnere, kupce, trite, tehnologiju i vlasnike. Sve to neminovno utie na strukturu, formu, uloge i podelu posla.

2 | Proseni profesionalac je u dananje vreme vie samostalni agent nego to je to bilo ranije. Danas preusmeravamo karijeru onoliko esto koliko su

Skoro svaki projekat bi mogao biti

bolje uraen, a sada je dostupno i

bezbroj informacija koje mogu to

da omogue.

Nikada se ne moemo u potpunosti pripremiti za ono to je potpuno novo. Moramo se prilagoditi, a svako prilagoavanje je u osnovi kriza samopouzdanja: testiramo sebe, moramo da se dokaemo. Potrebno nam je dodatno samopouzdanje da bismo mogli da se suoimo s drastinom promenom, a da nas to pritom ne uzdrma.

Erik Hofer

Dejvid Alen22

nai roditelji menjali posao. ak i etrdesetogodinjaci i pedesetogodinjaci doprinose uestalosti te pojave. Sada su njihovi ciljevi prosto integrisaniji u glavni tok, a zamaskirani su frazom profesionalni, upravljaki i izvrni

razvoj, koja jednostavno znai da nee provesti mnogo vremena obavljajui isti posao.

Nita vie nije jasno na duge staze ni to ta je na posao, ni to koliko nam ulaznih podataka odreene vrste treba da bismo dobro obavili taj

posao. Do nas iz spoljanjeg sveta dopire ogromna koliina informacija i poziva, a mi se u isti mah nosimo sa isto toliko ideja i dogovora s nama samima i s drugima iz naeg sveta. Pritom nismo dobro opremljeni za savladavanje tog ogromnog broja unutranjih i spoljanjih obaveza.

Stari modeli i navike nisu dovoljniNi standardni obrazovni sistem, ni tradicionalni modeli upravljanja

vremenom, niti mnotvo dostupnih pomagala za organizaciju poput linih rokovnika, majkrosoft autluka ili digitalnih rokovnika nisu nas osposobili za suoavanje s novim zadacima. Ako ste pokuali da koristite bilo ta od tih alatki za obradu podataka, verovatno ste shvatili da su veoma nepodesne za

prilagoavanje brzini, kompleksnosti i promeni prioriteta. Sposobnost da budemo uspeni i oputeni, a da pritom drimo konce u rukama tokom ovih plodnih ali potresnih vremena zahteva nove naine razmiljanja i delanja. Postoji

velika potreba za novim metodima, tehnologijama i radnim navikama, koji bi nam pomogli da stignemo navrh svog sveta.

Tradicionalni pristupi upravljanju vremenom i linoj organizaciji bili su korisni u svoje vreme. Obezbedili su nam korisne referentne take za radnu snagu koja je nastala na prelazu iz industrijskog naina organizacije u nov oblik rada, koji je ukljuivao izbor posla i slobodu odluivanja o tome kada ga obaviti. Kada je vreme postalo faktor rada, lini kalendar je postao kljuni alat za rad. (ak su i u osamdesetim godinama dvadesetog veka mnogi profesionalci smatrali da je osnova organizacije posedovanje depnog rokovnika, a mnogi ljudi i danas smatraju da je njihov kalendar glavni alat koji im omoguava da dre sve konce u rukama.) Sa slobodom organizacije vremena stigla je i potreba da se naprave dobri izbori onoga to e se raditi. Oznaavanje prioriteta po principu ABC i spiskovi obaveza razvrstanih po danima bili su kljune tehnike koje su ljudi razvili kako bi razvrstali sopstvene

to se vie trudim, manje uspevam.

Nepoznati autor

Vetar i talasi su uvek na strani najsposobnijih navigatora.

Edvard Gibon

K l j u z a u s p e h 23

izbore na logian nain. Ako ste imali slobodu da odluite ta ete uraditi, takoe ste bili odgovorni za prave izbore, u skladu sa svojim prioritetima.

Verovatno ste, bar u nekom trenutku, otkrili da kalendar, premda jeste vaan, moe delotvorno urediti samo mali deo onoga to treba dovesti u red. A spiskovi obaveza i pojednostavljeno oznaavanje prioriteta su se pokazali neprikladnim za obim i promenljivu prirodu posla prosenog profesionalca. Poslovi se sve vie sastoje iz desetina ili ak stotina imejlova dnevno, bez prostora da se zanemari i jedan jedini zahtev, alba ili naredba. Zanemarljiv je broj ljudi koji mogu (ili bi trebalo) da oekuju da e uspeti da raspodele sve po prioritetima, od najvanijih do manje vanih stvari, ili pak da sauvaju svoj dnevni spisak obaveza, a da im prvi telefonski poziv ili efova upadica potpuno ne poremete planove.

ira slika prema pojedinostimaNa drugom kraju spektra, veliki broj poslovnih knjiga, modela, seminara

i gurua zagovara iru sliku kao reenje za snalaenje u kompleksnom svetu. Prema teoriji, razjanjavanje glavnih ciljeva i vrednosti uvodi red, znaenje i pravac u na posao. U praksi pak dobronamerno razmiljanje o vrednostima vrlo esto ne postie eljene rezultate. Video sam kako je mnogo takvih pokuaja propalo, iz jednog od sledeih razloga ili pak vie njih:

1 | Previe je smetnji na svakodnevnom nivou obaveza da bismo postigli odgovarajui fokus na viim nivoima.

2 | Neefikasni lini sistemi organizacije stva- raju ogroman podsvesni otpor ka veim projekti-ma i ciljevima, kojima zbog toga moda neemo dobro upravljati, to e prouzrokovati jo vie ometanja i stresa.

3 | Kada razjasnimo vie nivoe i vrednosti, oslobaamo svoje standarde, te primetimo da je potrebno uvesti mnogo vie promena. Ve imamo ozbiljne negativne reakcije na veinu poslova koje treba da obavimo. A ta je prvobitno stvorilo pozamaan deo posla koji je na naim spiskovima? Nae vrednosti!

Usredsreivanje na primarne ishode i vrednosti svakako je kljuna veba. Ali to ne znai da ima manje posla ili manje izazova u sprovoenju misli u delo. Naprotiv: to samo podie ulog u igri koja se i dalje mora igrati iz dana u dan. Ako, na primer, menader za ljudske resurse odlui da se pozabavi

Usredsreenost na vrednosti ne

pojednostavljuje va ivot. Ona

vam daje znaenje i pravac i

uslonjava va svet.

Dejvid Alen24

kvalitetom radnog okruenja da bi privukao i zadrao kljune talente on time ne pojednostavljuje stvari.

U naoj novoj kulturi posla koji se obavlja znanjem postoji deo koji nedostaje: sistem s koherentnim setom postupaka i alata koji funkcioniu efikasno na nivou na kom se posao stvarno obavlja. Taj set mora obuhvatiti uvide u iru sliku, kao i najsitnije detalje. Njime se mora uskladiti vie slojeva prioriteta, ali i odravati kontrola nad hiljadama svakodnevnih novih poslova. Taj set nam mora utedeti mnogo vie vremena i truda nego to je potrebno za odravanje tog sistema. Mora nam olakati sprovoenje misli u delo.

Obeanje: stanje pripravnosti majstora borilakih vetina

Razmislite za trenutak kako bi bilo da sa svoje upravljake pozicije imate sve pod kontrolom, na svim nivoima i sve vreme. ta bi se dogodilo kada biste svu svoju panju mogli da posvetite svemu to vam doe pod ruku, sopstvenom odlukom, bez ometanja?

Mogue je. Postoji nain da se izborimo sa svime, da ostanemo oputeni i da obavimo vane poslove uz minimum truda, u svim sferama ivota i posla. U okviru kompleksnog sveta u koji ste ukljueni, mogue je iskusiti ono to ljudi koji se bave borilakim vetinama nazivaju um kao voda, dok vrhunske atlete govore o tome kao o zoni. U stvari, verovatno ste, s vremena na vreme, ve bili u tom stanju.

To je stanje delanja i postojanja u kome je um bistar, stanje pri kom se dogaaju konstruktivne stvari. To je stanje koje je svima dostupno i stanje koje nam je sve vie potrebno kako bismo se

efikasno suoili s kompleksnou ivota dvadeset prvog veka. To stanje e se sve ee zahtevati od veoma uspenih profesionalaca koji ele da odre balans i konstantan pozitivan ishod u svom poslu. Vesla svetske klase Krejg Lambert je opisao kakav je to oseaj u knjizi Um nad vodom:

ivot je sputan nedostatkom panje, bilo dok se peru prozori,

bilo dok se pie remek-delo.Nadija Bulane

Vaa sposobnost da stvorite mo

direktno je proporcionalna vaoj

sposobnosti da se opustite.

K l j u z a u s p e h 25

Veslai imaju izraz za to stanje bez trenja: ljuljaka... Prisetite se potpune radosti koju ste oseali dok ste se ljuljali na ljuljaci u zadnjem dvoritu: jednostavan ciklus pokreta, momentum koji dolazi od same ljuljake. Ona nas nosi; ne moramo nita forsirati. Savijamo noge u kolenima da bismo napravili vei luk, ali sila gravitacije obavlja najvei deo posla. Vie smo ljuljani nego to se sami ljuljamo. amac nas ljulja. amac hoe bre da ide: brzina peva u njegovoj prirodi i obliku. Na posao je da jednostavno prestanemo da ga usporavamo, da ga zadravamo svojim upinjanjem da plovimo bre. Ako se previe trudimo, usporavamo amac. Trud postaje tenja, a ona sama sebe gui. Ljudi koji tee da budu aristokrate penjui se na drutvenoj lestvici shvate da je taj trud uzaludan. Aristokrate ne tee ka cilju, oni jesu na cilju. Ljuljaka je to stanje uma. Poreenje um kao voda U karateu postoji predstava kojom se definie

pozicija savrene spremnosti: um kao voda. Zamislite da bacate kameni u mirno jezero. Kako se ponaa voda? Odgovor je: ponaa se sasvim u skladu sa snagom i masom ulazne jedinice, a zatim se vraa u stanje smirenosti. Ne ponaa se mlako niti prenagljeno.

Mo udarca u karateu potie od brzine, a ne od jaine. Potie od fokusiranog pop na kraju zamaha. Zato majuni ljudi mogu da naue da lome daske i cigle svojim rukama: nisu nam potrebni uljevi niti brutalna snaga, ve samo sposobnost da stvorimo usredsreeni nalet brzine. A napet mii je spor. Zbog toga se na visokim nivoima treninga u borilakim vetinama zahteva balans i oputenost jednako kao i sve ostalo. Bistar um i fleksibilnost su kljuni.

Bilo ta to vau reakciju ini prenagljenom ili mlakom moe vas kontrolisati, a esto i biva tako. Imejlovi, uposlenici, projekti, neproitani asopisi, nesreene misli, neprikladno ophoenje prema deci ili efu sve to moe prouzrokovati slabije rezultate nego to biste vi voleli. Veina ljudi posveuje raznim stvarima ili manje ili vie panje nego to one zasluuju, samo zato to ne deluju umom koji je kao voda.

Ako vam je um prazan, spreman je na sve, otvoren je za sve.

unrju Suzuki

Bilo ta to vau reakciju ini

prenagljenom ili mlakom moe vas

kontrolisati, a esto i biva tako.

Dejvid Alen26

Da li moete da postignete svoje stanje produktivnosti kada vam je to potrebno?Setite se kada ste se poslednji put oseali vrlo produktivnim. Verovatno

ste imali oseaj da drite sve konce u rukama, niste bili pod stresom, bili ste vrlo usredsreeni na ono to ste radili, uinilo vam se da je vreme proletelo

(ve je vreme za ruak?). Imali ste oseaj da upadljivo napredujete ka vanom ishodu. Da li biste voleli da se ee oseate tako?

Ako ste pak daleko od tog stanja ako se oseate kao da se sve otima vaoj kontroli, ako ste pod stresom, nefokusirani, ako vam je dosadno da li imate sposobnost da vratite sebe u to stanje? Tu e metod knjige Klju za uspeh imati najvei uticaj na va ivot, pokazujui vam kako da se vratite u stanje um kao voda, pri emu e svi vai resursi funkcionisati na najviem nivou.

Princip: efikasno obavljanje unutranjih obaveza Osnovni truizam koji sam otkrio u toku dvadesetak godina obuavanja

i treninga jeste da veliki deo stresa koji ljudi doive potie od obaveza s kojima se ne nose na pravi nain. ak e i oni koji nisu svesno pod stresom iskusiti veu oputenost, bolji fokus i vie produktivne energije kada naue da efikasnije kontroliu nedovrene poslove u svojim ivotima.

Verovatno ste sa samim sobom sklopili vie dogovora nego to moete da pojmite. Svaki taj dogovor, bio mali ili veliki, prati manje sve- stan deo vas. To su nedovreni poslovi, koje definiem kao bilo ta to nam odvlai panju.

Nedovreni poslovi obuhvataju zadatke svih vrsta: od zaista krupnih (spreiti glad u svetu), preko skromnijih (zaposliti novog asistenta), do najsitnijih (zameniti elektrini reza za olovke). Osim toga, mogue je da e trenutno u igri biti vie unutranjih obaveza nego to ste i sami svesni. Razmislite koliko je stvari za koje se oseate odgovornim, za koje mislite da ih treba promeniti, zavriti ili uraditi. Na primer, imate obavezu da odgovorite na

Jedno moemo uiniti, a najsreniji su upravo oni ljudi

koji to ine do granica svojih mogunosti. Moemo biti sasvim

prisutni. Moemo biti tu bez izuzetka. Moemo... svu svoju

panju usmeriti na priliku koja je pred nama.

Mark van Doren

Sve to, takvo kakvo jeste, ne pripada tamo gde jeste predstavlja nedovreni posao koji vam odvlai

panju.

K l j u z a u s p e h 27

svaki novi imejl, na poruke u govornoj poti i ono to vam se nalazi u korpi. Sigurno postoje brojni projekti za koje oseate da ih je potrebno definisati u vaoj zoni odgovornosti, kao i ciljevi i pravci koje treba razjasniti; tu je i karijera kojom treba upravljati, kao i ivot uopte, u kojem treba odravati ravnoteu. Prihvatili ste neki stepen unutranje odgovornosti, u ivotu i na poslu, za sve to predstavlja nedovreni posao bilo kakve vrste.

Da biste efikasno reili sve to, najpre morate identifikovati i sakupiti sve te stvari na koje reagujete, a potom treba da isplanirate kako da ih reite. To vam se verovatno ini jednostavnim zadatkom, ali u praksi veina ljudi ne zna da ga dosledno sprovede u delo.

Osnovni zahtevi za upravljanje obavezamaDobro upravljanje obavezama zahteva uvoenje nekih osnovnih aktiv-

nosti i postupaka.

Prvo, ako vam je neto na umu, va um nije bistar. Sve to smatrate nedovrenim mora biti smeteno u pouzdan sistem izvan vaeg uma, to jest u ono to zovem korpom za sakupljanje, iji ete sadraj redovno pregledati i prerasporeivati. Drugo, morate razjasniti ta su tano vae obaveze i odluiti ta treba da uradite da biste napredovali ka ispunjenju zadatka. Tree, kada ste jednom odluili koje korake treba da preduzmete, morate imati podsetnike za njih, organizovane u sistem koji redovno pregledate.

Vana veba za probu ovog modelaPredlaem da zapiete projekat ili situaciju koja vam u ovom trenutku

okupira um. ta vas trenutno mui, ometa, interesuje ili na neki nain zauzima veliki deo vae svesne panje? To moe biti projekat ili problem koji vam stvarno stoji nad glavom, neto to ste primorani da uradite ili situacija za koju oseate da je morate reite to ranije.

Moda idete na odmor za koji bi trebalo da napravite neke odluke u poslednjem trenutku. Ili ste moda upravo nasledili est miliona dolara i ne znate ta biste uradili s keom. Bilo ta.

Jeste li? Dobro. Sada u jednoj reenici napiite nameravani uspeni ishod tog problema ili situacije. Drugim reima, ta bi trebalo da se dogodi da biste taj projekat smatrali uraenim? Posredi moe biti neto jednostavno poput otii na odmor na Havaje, reiti situaciju s muterijom X, reiti

Dejvid Alen28

Suzaninu situaciju sa kolovanjem, razjasniti novu strukturu upravljanja odeljenjima ili primeniti novu strategiju ulaganja. Jasno? Odlino.

Sada zapiite sledei fiziki korak koji treba napraviti kako bi se situacija pomerila ka cilju. Kada bi sve to treba da obavite u ivotu bilo to, od ega biste poeli, koji konkretan vidljiv korak biste napravili? Da li biste uzeli telefon i

obavili telefonski poziv? Otili do svog kompjutera i napisali imejl? Seli s papirom i olovkom i uradili brejnstorming? Razgovarali oi u oi sa svojim suprunikom, sekretaricom, advokatom ili efom? Kupili biste eksere u gvoari? ta biste uradili?

Jeste li pronali odgovor na to pitanje? Dobro. Da li su vam ova dva minuta razmiljanja iole bila od koristi? Ako ste

nalik na veinu ljudi koji rade ovakvu vebu tokom mojih seminara, imaete doivljaj bolje kontrole, oputanja i fokusa. Biete i motivisaniji da zaista preduzmete neto u vezi s tom situacijom, o kojoj ste dosad samo razmiljali. Zamislite tu motivaciju uvelianu hiljadu puta, kao nain na koji ivite i radite.

Ako se u ovoj maloj vebi zaista dogodilo neto pozitivno, razmislite o ovome: ta se promenilo? ta se to dogodilo, pa je va doivljaj postao bolji? Sama po sebi, situacija vie ne postoji, barem ne u fizikom svetu. Sigurno jo nije zavrena. Ono to se sigurno dogodilo jeste to da ste dobili jasnu definiciju eljenog ishoda i sledeeg koraka koji je potrebno napraviti.

Ali kako ste doli do toga? Odgovor je: razmiljanjem. Nije to bilo previe razmiljanja, ali bilo je dovoljno da bi vam pomoglo da uvrstite svoje obaveze i resurse koji su potrebni za njihovo ispunjenje.

Kako stvarno funkcionie posao koji se obavlja znanjem Dobro doli u stvarno iskustvo posla koji se obavlja znanjem i temeljni

operativni princip: morate misliti na svoje obaveze vie nego to ste toga svesni, ali ne onoliko koliko se plaite da ete morati. Piter Draker je napisao: U

poslu koji se obavlja znanjem... zadatak nije dat, ve mora biti odreen. Kljuno pitanje koje postavljamo kada elimo veu produktivnost glasi: ta su oekivani rezultati ovog posla? To

je i pitanje koje zahteva rizine odluke. Obino ne postoji izravan odgovor; umesto njega, postoje izbori. Rezultati moraju biti jasno definisani kako bismo postigli produktivnost.

Misli kao ovek akcije, postupaj kao ovek razuma.

Anri Bergson

Predak svakog koraka je misao.Ralf Voldo Emerson

K l j u z a u s p e h 29

Veina ljudi ima otpor prema pokretanju naleta energije koji im je potreban da bi razjasnili pravo znaenje neega to su pripustili u svoj svet, te da bi odluili ta treba da urade u tom pogledu. Nismo naueni da moramo da razmislimo o poslu pre nego to ga se poduhvatimo. Veina naih svakodnevnih aktivnosti ve je odreena neuraenim i nepomerenim obavezama koje zure u nas kada doemo na posao, ili pak porodicom koju treba nahraniti, decom koju treba obui. Koncentrisano razmiljanje odreuje eljene ishode, a samo mali broj ljudi osea da treba da se upusti u to. Ali istina je da je razmiljanje o ishodu jedno od najefikasnijih sredstava za ostvarivanje eljenih rezultata.

Zato su vam obaveze na umu?Neto vam je na umu najee zato to elite da to bude drugaije nego

to trenutno jeste, a ipak:

niste tano razjasnili ta je nameravani ishod;jo niste odluili ta je sledei korak i/ili niste pohranili podsetnike na ishod i korake u sistem u koji imate poverenja.

Zato razmiljate o tome. Sve dok ne razjasnite te misli i ne donesete odluke, dok ne uskladitite podatke o rezultatima u sistem za koji apsolutno znate da ete o njemu razmiljati onoliko esto koliko je potrebno, va mozak nee moi da odustane od posla. Moete da prevarite sve ostale, ali ne moete prevariti svoj um. On zna da li ste doli do zakljuaka do kojih je trebalo da doete i da li ste smestili ishode i podsetnike na pouzdano mesto, odakle e isplivati na povrinu vae svesti u odgovarajue vreme. Ako to niste uradili, va um nee prestajati da radi prekovremeno. ak i ako ste ve odluili koji e biti va sledei korak za reavanje problema, va um nee odustati sve dok ne pohranite podsetnik na mesto za koje on zna da ete ga sigurno pogledati. Pritiskae vas da preduzmete sledei korak, i to ba onda kad nita ne moete preduzeti povodom toga, a to e samo prouzrokovati jo vie stresa.

Va um nema um za sebe Barem jedan deo vaeg uma zaista jeste nekako glup, na zanimljiv

nain. Kada bi imao neku uroenu inteligenciju, podseao bi vas na stvari

Ta neprestana, neproduktivna zaokupljenost svim poslovima koje treba da obavimo najvei je potroa vremena i energije.

Keri Glison

Dejvid Alen30

koje bi trebalo da uradite samo onda kada moete da uradite neto povodom toga.

Da li negde imate baterijsku lampu sa istroenim baterijama? Kada vas va um podseti da treba da stavite nove baterije? Kada primetite da su se stare istroile! To nije ba pametno. Kada bi va um imao uroenu inteligenciju, podsetio bi vas na te prazne baterije onda kada proete pored novih baterija u prodavnici, i to onih prave veliine.

Da li ste od trenutka kada ste se jutros probudili pomislili na neto to bi trebalo da uradite? Da li ste pomislili na tu obavezu vie od jedanput? Zato? Stalno razmiljanje o neemu to ne napreduje predstavlja troenje vremena i

energije. A to samo pojaava vau anksioznost izazvanu onim to bi trebalo da radite, ali ne radite.

Izgleda da veina ljudi doputa da njihovi umovi upravljaju njima, posebno kada je posredi sindrom posla preko glave. Verovatno ste mnoge obaveze, mnogo svojih nedovrenih poslova predali svom umu, koji nije sposoban da ih se efikasno poduhvati.

Transformacija obavezaEvo kako ja definiem obaveze: obaveze su sve ono to putate u svoj

psiholoki ili fiziki svet, tamo gde mu inae nije mesto, pri emu niste odredili eljeni ishod ili sledei korak. Sistemi za organizaciju veine ljudi mahom su nefunkcionalni zato to ti ljudi jo nisu transformisali sve obaveze koje pokuavaju da organizuju. Sve dok je neto obaveza, ne moe se kontrolisati.

Veina spiskova obaveza koje sam video tokom godina (kada su ih ljudi uopte imali) bili su upravo to, spiskovi obaveza, a ne popisi realnih zadataka kojih se treba poduhvatiti. Ti spiskovi su bili samo delimini podsetnici na nereene

obaveze, koje jo nisu prevedene u ishode i korake, to jest stvarne planove i detalje onoga to je potrebno da urade ljudi koji prave te spiskove.

Obaveze nisu nuno loe. Stvari koje upravljaju naom panjom obino se manifestuju kao obaveze. Ali kada obaveze uu u na ivot i na posao, duni smo da ih definiemo i razjasnimo njihovo znaenje. To je naa odgovornost kao ljudi koji rade znanjem. Kad bi obaveze bile ve transformisane i razjanjene, verovatno ne bi iziskivale nita osim fizikog rada.

Vladaj svojim umom, ili e on zavladati tobom.

Horacije

Sve obaveze koje pokuavamo da organizujemo treba da

transformiemo u korake koje moramo da preduzmemo.

K l j u z a u s p e h 31

Na kraju jednog od mojih seminara, via menaderka glavne biotehno- loke firme ponovo je pogledala spisak obaveza koji je napravila, rekavi: ovee, ovo je ogroman bezoblian skup stvari koje je nemogue ura-diti! Nikada nisam uo bolji opis onoga to predstavlja ureen spisak u veini linih sistema. Ljudi uglavnom pokuavaju da se organizuju tako to preureuju nepotpune spiskove nejasnih odrednica. Ne shvataju ta i u kojoj meri treba organizovati da bi se to zaista isplatilo. Ukoliko elite da se trud uloen u organizaciju isplati, treba da sakupite sve to zahteva razmiljanje, a zatim da razmislite o tome.

Proces: upravljanje sledeim koracima

Moete sebe uvebati, skoro kao sportisti, da budete bri, da imate bolje reflekse, da bolje reagujete i da budete fokusirani na posao koji se obavlja znanjem. Moete razmiljati efikasnije i upravljati rezultatima jednostavnije i s vie kontrole. Moete dovesti stvari u red u itavom spektru poslovnog i linog ivota i postii vie uz manji napor. I moete unapred doneti odluke o svim obavezama koje sakupite i stvoriti standardne operativne procedure za ivot i posao u ovom novom milenijumu.

Ipak, pre nego to uspete da postignete ita od toga, trebalo bi da vam pree u naviku da nemate nita na umu. A kao to smo videli, nain na koji bi to trebalo da se uradi nije upravljanje vremenom, informacijama ili prioritetima. Uostalom:

ne organizujete pet minuta, pa zavrite sa estim;ne upravljate obiljem informacija inae biste uetali u biblioteku i umrli, ili biste pukli prvi put kada biste se konektovali na internet ili otvorili telefonski imenik;ne upravljate prioritetima imate ih.

Umesto toga, klju za upravljanje svim vaim obavezama jeste u upravljanju sledeim koracima.

Upravljanje koracima je najvei izazovOno to radite sa svojim vremenom, sa informacijama, sa svojim telom

i svojim fokusom koji je vezan za vae prioritete to su stvarne mogunosti koje morate da poveete sa svojim resursima. Pravi problem predstavlja izbor

Dejvid Alen32

onoga to emo raditi u svakom trenutku. Pravi problem je upravljanje onim to radimo.

To moe zvuati oigledno. Ipak, iznenadili biste se spoznajom da veina ljudi naredne korake mnogih projekata i obaveza uglavnom ostavlja da vise u vazduhu. Izuzetno je teko upravljati koracima koje niste identifikovali i koje niste odluili da napravite. Veina ljudi se suoava s gomilom prepreka, a da jo ne znaju ta one predstavljaju. Uobiajeni prigovor Nemam dovoljno

vremena da ________ (popuniti prazninu) razumljiv je jer postoje mnogi projekti koji vas preplavljuju zato to prosto ne moete uraditi projekat! Moete samo napraviti korak vezan za

taj projekat. Mnogi koraci zahtevaju samo minut ili dva, u odgovarajuem kontekstu, da bi se projekat pomakao unapred.

Dok sam obuavao hiljade profesionalaca, shvatio sam da nedostatak vremena nije njihov glavni problem (iako oni sami moda misle da jeste). Njihov pravi problem jeste nedostatak jasnoe i definicije samog projekta, kao i pitanje koji su sledei koraci koje treba napraviti u vezi s tim. Razjanjavanje

je na prvom mestu, i to razjanjavanje im se za njim ukae potreba. Samo emo tako sakupljati plodove svojih uspeno koordiniranih koraka, umesto da se razjanjavanjem bavimo na kraju, kada se glavobolja ve pojavila.

Vrednost pristupa odozdo nagoreTokom godina sam otkrio praktinu vrednost poboljanja rada na linoj

produktivnosti odozdo nagore, poevi od najsvakodnevnijih, osnovnih nivoa tekuih aktivnosti i obaveza. Intelektualno najpodesniji nain trebalo bi da bude odozgo nadole prvo razreiti line i korporativne ciljeve, zatim odrediti kljune ciljeve i, na kraju, usredsrediti se na detalje implementacije. Meutim, problem je u tome to je veina ljudi toliko upletena u obaveze na svakodnevnom nivou da je njihova sposobnost da se uspeno usredsrede na iru sliku ozbiljno oteena. Shodno tome, pristup odozdo nagore je uglavnom efikasniji.

Ono to e omoguiti najbolja sredstva za irenje vidnog polja jeste dranje pod kontrolom onoga to je u vaoj korpi i onoga to vam je trenutno na umu, te oslanjanje na iskustva koja vam mogu pomoi da ostanete na pravom putu. Oslobodiete kreativnu, inspirativnu energiju koja e bolje podrati vau usmerenost ka novim ciljevima, a vae samopouzdanje e

Poetak je pola posla.grka izreka

Retko se zaustavimo na pola puta zbog nedostatka vremena.

Zaustavljamo se jer nismo odredili ta treba da uradimo.

K l j u z a u s p e h 33

porasti kako bi moglo da reava to to ta kreativnost proizvodi. Neposredno poto ste zasukali rukave i primenili ovaj sled radnji, osetiete slobodu, olakanje i inspiraciju. Biete bolje opremljeni za razmiljanje o vanim ciljevima kada je va alat za rukovanje koracima za sprovoenje deo vaeg trenutnog operativnog stila. Postoji mnogo tema za razmiljanje koje su vanije od sadraja vae korpe, ali ako vae upravljanje na tom nivou nije efikasno koliko bi moglo da bude, onda plivate u irokoj odei.

Mnogi direktori s kojima sam radio tokom dana bi raistili svoje stolove od svakodnevnih obaveza, a zatim bi tokom veeri doiveli nalet ideja i vizija o svojim kompanijama i budunosti. To je automatska posledica uklanjanja prepreka pri radu.

Horizontalno i vertikalno upravljanje koracimaTreba da kontroliete obaveze, projekte i korake na dva naina ho-

rizontalno i vertikalno. Horizontalna kontrola odrava koherentnost u svim aktivnostima u kojima uestvujete. Zamislite svoju psihu kako, kao policijski radar, neprestano pomno posmatra svoju okolinu. Moe se zaustaviti na hiljadu razliitih stvari koje prizivaju ili zahtevaju vau panju tokom bilo kog dela dana: prodavnica, kuepazitelj, vaa tetka Marta, strateki plan, ruak, vaa biljka koja vene u kancelariji, iznervirana muterija, cipele koje je potrebno ispolirati. Morate da kupite markice, poloite ek, rezerviete hotel, otkaete sastanak sa osobljem, pogledate film veeras. Moda ete se iznenaditi koliinom stvari o kojima zaista razmiljate i za koje treba da se pobrinete u jednom danu. Treba vam dobar sistem za beleenje to veeg broja tih podataka, koji bi mogao da obezbedi informacije na zahtev, a da vam pritom dozvoli da brzo i jednostavno prebacite fokus s jedne stvari na drugu.

Nasuprot tome, vertikalna kontrola upravlja razmiljanjem o poje- dinanim temama i projektima. Na primer, va unutranji policijski radar se zaustavi na predstojeem godinjem odmoru dok vi i va suprunik razgovarate o tome za veerom gde i kada ete ii, ta ete raditi, kako da se pripremite za to putovanje i tako dalje. Ili va ef i vi treba da donesete neke odluke o reorganizaciji koju nameravate da sprovedete. Ili treba da porazmislite o muteriji koju ete pozvati. To je planiranje projekta u irem smislu. To je usredsreivanje na jedan poduhvat, situaciju ili osobu i

Vizija nije dovoljna. Potreban joj je poduhvat. Nije dovoljno zuriti u stepenice; potrebno je popeti se.

Vaclav Havel

Dejvid Alen34

osvetljavanje ideja, pojedinosti, prioriteta i sledova dogaaja koji su potrebni da bi se stvari reile, barem na trenutak.

Cilj horizontalnog i vertikalnog upravljanja je isti: smaknuti stvari s uma i sprovesti misli u delo. Prikladno upravljanje koracima vam dozvoljava da se oseate prijatno i da drite konce u rukama dok se kreete kroz irok spektar posla i ivota, dok prikladna usredsreenost na projekte razjanjava pojedi-nosti koje su vam potrebne i upuuje vas na njih.

Glavni izazov: izbaciti sve iz glaveNe postoji pravi nain da postignete oputenu kontrolu koju obeavam

ako drite sve obaveze u glavi. Kao to ete otkriti, ponaanje pojedinaca opisano u ovoj knjizi ukljuuje stvari koje vi ve radite. Razlika izmeu onoga

to ja radim i onoga to rade ostali jeste u tome to ja sakupim i organizujem sve svoje obaveze postojeim alatima koje imam pri ruci, a ne u glavi. A to vai za sve malo ili veliko, lino ili profesionalno, bitno ili nebitno. Za sve.

Siguran sam da ste u nekom trenutku stigli do take u projektu ili u svom ivotu kada ste morali da sednete i da napravite spisak. Ako je tako, znate o emu govorim. Meutim, veina ljudi pravi takve spiskove samo onda kada konfuzija postane nepodnoljiva i kada jednostavno moraju neto da preduzmu. Oni obino naprave spisak koji se odnosi samo na oblast koja ih mui. Ali kada bi takav pregled postao obeleje vaeg ivota i posla i kada biste ga stalno primenjivali na sve oblasti svog ivota (a ne samo na najhitnije), primenjivali biste upravljanje poslovima koje opisujem.

Pokuavam da napravim intuitivne izbore zasnovane na opcijama koje imam, umesto da pokuavam da razmislim o tome koje su te opcije. Trebalo bi da sam ve promislio o svemu i da sam sauvao rezultate na nain u koji verujem. Ne elim da gubim vreme razmiljajui o stvarima

vie od jedanput. To je neefikasno korienje kreativne energije i izvor je frustracije i stresa.

Ne moete zbrzati takvo razmiljanje. Va um e nastaviti da obrauje sve to je i dalje nereeno. Ali um moe primati nereene obaveze samo do odreene granice pre nego to se raspri.

Kratkorono pamenje deo vaeg uma koji ima tendenciju da uva sve nepotpune, nereene i neorganizovane obaveze mahom funkcionie kao

Obino postoji obrnuta proporcija izmeu onoga to se nalazi u vaoj

glavi i onoga to sprovodite u delo.

Nema razloga da o neemu razmiljate dvaput, ukoliko pak ne

volite da razmiljate o tome.

K l j u z a u s p e h 35

radna memorija kompjutera. Poput kompjuterskog ekrana, va svestan um je alat za fokusiranje, a ne mesto za skladitenje. Moete da razmiljate o svega dve-tri stvari odjednom. Ali nepotpune stvari se i dalje skladite u pro- storu za kratkorono pamenje. Kao i kod komp- jutera, kapacitet je ogranien; kako bi taj deo vaeg mozga i dalje funkcionisao na visokom ni-vou, moete uskladititi ogranien broj obaveza. Veina ljudi se eta unaokolo s memorijom koja puca po avovima. Oni su neprestano ometeni, a njihova mentalna preoptereenost ometa njihov fokus.

Na primer, da li je tokom poslednjih nekoliko minuta va um odlutao u neku oblast koja nema nikakve veze ni sa im to upravo itate? Verovatno. I vrlo je verovatno da je va um odlutao u pravcu nekog nedovrenog posla, neke nepotpune situacije u koju ste nekako investirali. Ta situacija je prosto iskoila iz vae memorije i povikala na vas iznutra. A ta ste vi uradili povodom toga? Ukoliko niste to zapisali i spustili u svoju korpu od poverenja, znajui da ete uskoro baciti pogled na nju, verovatno ste se zabrinuli povodom toga. To nije posebno efikasno reenje: ne postoji napredak, a napetost raste.

Veliki problem je to to vas mozak stalno podsea na neto kada nita ne moete uraditi povodom toga. Mozak nema oseaj za prolost ili budunost. To znai da, im kaete sebi da treba da uradite neto i pohranite to u svoju memoriju, postoji deo vas koji misli da bi sve vreme trebalo neto da radite. On misli da bi sve to treba uraditi trebalo obaviti ba sada. Iskreno, im ste u svojoj memoriji uskladitili dve stvari, stvorili ste lini neuspeh, jer ne moete obe stvari da uradite u isto vreme. To stvara sveprisutan faktor stresa iji izvor ne moe biti utvren.

Veina ljudi je neprestano izloena nekom obliku takvog stresa, i to toliko dugo da ak ne prepoznaju da se nalaze u tom stanju. Poput sile gravitacije, stres je sveprisutan, te oni na koje deluje obino nisu svesni pritiska. Ljudi shvate koliko su napeti tek kad se otarase pritiska i kad primete koliko se drugaije oseaju.

Moete li se otarasiti takvog stresa? I te kako. Ostatak ove knjige e vam objasniti kako da to postignete.

Teko je boriti se protiv neprijatelja koji ima ispostavu u vaoj glavi.

Sali Kempton

Dejvid AlenKlju za uspeh

Izdava:arobna knjiga

Beograd

Za izdavaa:Borislav Panti

Plasman:021/439697

Lektura:Nevena Bojii

Dizajn korica:Dragan Bibin

Prelom i priprema za {tampu:Marija Gaji{in

[tampa:Publish, Beograd

Tira:1200

CIP - Katalogizacija u publikaciji Narodna biblioteka Srbije, Beograd

005.336159.947.3331.103

ALEN, DejvidKlju za uspeh: Umetnost organizacije posla bez stresa / Dejvid Alen; prevela Kristina Ivi. - Beograd : arobna knjiga, 2011 (Beograd : Publish). - 255 str., 25 cm. (Biblioteka Samousavravanje) Prevod dela: Getting Things Done / David Allen. - Tira 1200. - Registar.

ISBN 978-86-7702-177-1

a) Uspeh b) Vreme - Upravljanje c) Rad - OrganizacijaCOBISS.SR-ID 185574156