978 84-9839-226-5

Microsoft Access

Diseño de aplicaciones sencillas de bases de datos

Contiene CD

Microsoft Access

Microsoft Access

Diseño de aplicaciones sencillasde bases de datos

AutorJosé Bengoechea Ibaceta (Santoña [Cantabria], 1959) ha sido

reconocido por Microsoft® como MVP (Most Valuable Professional) Access® en los años 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011; este es un galardón anual que reconoce la labor de los líderes

excepcionales de la comunidad tecnológica de todo el mundo que, de forma activa, comparten con los demás y con Microsoft su valiosa

experiencia técnica en situaciones reales.

Además, ha creado diversas aplicaciones de gestión para pymes y, en su puesto de trabajo como funcionario de un cuerpo de gestión, utiliza de

forma habitual Microsoft Access.

Bien conocido en foros y grupos de noticias de Internet sobre Access por su activa participación durante años, mantiene uno de los sitios web

sobre programación en Access más veteranos y conocidos en español, «Utilidades Access» (http://jbengoechea.com). En relación con Access,

es autor de otro sitio web, «Access siglo XXI» (http://jbchea.net), y coautor de un blog (http://geeks.ms/blogs/access).

Coincidiendo con el lanzamiento de Office® 2007, colaboró en la elaboración de varios artículos sobre Access en el «Rincón del experto»

(http://www.microsoft.com/spain/office/rincondelexperto).

MICROSOFT ACCESS. DISEÑO DE APLICACIONES SENCILLAS DE BASES DE DATOS.

No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright.

Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros países.

DERECHOS RESERVADOS 2012, respecto a la primera edición en español, por © Ideaspropias Editorial.

ISBN: 978-84-9839-226-5Depósito legal: VG 168-2012Autor: José Bengoechea IbacetaImpreso en España - Printed in Spain

Ideaspropias Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones.

Ficha de catalogación bibliográfica

Microsoft Access. Diseño de aplicaciones sencillas de bases de datos

1.ª ediciónIdeaspropias Editorial, Vigo, 2012

ISBN: 978-84-9839-226-5Formato: 17 x 24 cm • Páginas: 360

ÍNDICE

PRÓLOGO ......................................................................................... 13

1. Primeros pasos con Microsoft Access 2007 ..................................... 171.1. Generalidades ............................................................................ 171.2. Conceptos previos ..................................................................... 18

1.2.1. Bases de datos .................................................................. 191.2.2. Objetos y propiedades ...................................................... 20

1.3. Crear una aplicación ................................................................. 201.4. Formularios ............................................................................... 241.5. Informes .................................................................................... 271.6. Tablas ........................................................................................ 301.7. Consultas ................................................................................... 32CONCLUSIONES .......................................................................... 35AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 37SOLUCIONES ................................................................................ 39

2. Bases de datos ................................................................................. 412.1. Crear una base de datos ............................................................ 41

2.1.1. Manos a la obra ............................................................... 432.2. Relaciones ................................................................................. 542.3. Bases de datos relacionales ....................................................... 61

2.3.1. Modelo ER (Entidad-Relación) ....................................... 62CONCLUSIONES .......................................................................... 65AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 67SOLUCIONES ................................................................................ 69

3. Tablas .............................................................................................. 713.1. Diseño de las tablas ................................................................... 71

3.1.1. Reglas lógicas ................................................................... 723.1.2. Diseño de los campos ...................................................... 743.1.3. Propiedades que definen el tipo de datos ......................... 793.1.4. Otras propiedades de los campos ..................................... 893.1.5. Índices y claves ................................................................ 94

3.2. Datos externos .......................................................................... 983.2.1. Importar tablas ................................................................ 1023.2.2. Vincular tablas ................................................................ 1033.2.3. Importar relaciones .......................................................... 108

CONCLUSIONES .......................................................................... 111AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 113SOLUCIONES ................................................................................ 115

4. Formularios ..................................................................................... 1174.1. Entrada y edición de datos ........................................................ 1184.2. Búsqueda y navegación ............................................................. 1194.3. Filtrado de datos ....................................................................... 1214.4. Tipos de formularios ................................................................. 124

4.4.1. Subformularios ................................................................. 1324.5. Diseño de formularios ............................................................... 136

4.5.1. Secciones del formulario .................................................. 1364.5.2. Propiedades de datos ....................................................... 1374.5.3. Diseño gráfico del formulario .......................................... 1384.5.4. Controles del formulario .................................................. 143


5. Módulos y macros ............................................................................ 1735.1. Expresiones ................................................................................ 1745.2. Macros ...................................................................................... 177

5.2.1. Macros incrustadas .......................................................... 1785.2.2. Macros con nombre ......................................................... 185

5.3. Módulos .................................................................................... 1865.3.1. Procedimientos Sub ......................................................... 1875.3.2. Funciones incorporadas ................................................... 1885.3.3. Funciones personalizadas ................................................ 1895.3.4. Editor de código VBA (Visual Basic para Aplicaciones):

algunas nociones básicas ................................................. 191CONCLUSIONES .......................................................................... 201AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 203SOLUCIONES ................................................................................ 205

6. Consultas ......................................................................................... 2076.1. Creación y diseño de consultas: el generador de consultas ....... 2086.2. Tipos de consulta ...................................................................... 211

6.2.1. Consulta de selección ...................................................... 2126.2.2. Consultas de acción ........................................................ 2346.2.3. Otras consultas ............................................................... 241


7. Informes ........................................................................................... 2517.1. Vistas de los informes ................................................................ 2547.2. Orden, agrupación y totales ...................................................... 2577.3. Secciones ................................................................................... 2687.4. Objetos, características y propiedades destacadas

de los informes .......................................................................... 271CONCLUSIONES .......................................................................... 279AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 281SOLUCIONES ................................................................................ 283

8. Mantenimiento, opciones y ajustes .................................................. 2858.1. Mantenimiento ......................................................................... 285

8.1.1. Compactar y reparar ........................................................ 2868.1.2. Copia de seguridad .......................................................... 287

8.2. Herramientas de análisis .......................................................... 2878.3. Opciones de Access .................................................................. 289

8.3.1. Centro de confianza ........................................................ 2918.3.2. Base de datos actual ........................................................ 293

8.4. Últimos ajustes a la aplicación .................................................. 2958.4.1. Administrador del panel de control ................................. 2978.4.2. Personalizar la cinta de opciones ..................................... 2998.4.3. Dividir la base de datos ................................................... 3008.4.4. Proteger la aplicación ....................................................... 3028.4.5. Distribuir la aplicación .................................................... 305


9. Novedades en Access 2010 .............................................................. 3159.1. Cambios en la interfaz de Access .............................................. 3169.2. Novedades y mejoras en los controles y en las herramientas

de diseño ................................................................................... 3189.3. Aplicaciones web ....................................................................... 3249.4. Editor de macros, macros de datos y campos calculados

en el diseño de tablas ................................................................ 3269.4.1. Campos calculados en tablas ........................................... 330

9.5. Compatibilidad entre Access 2007 y Access 2010 .................... 3319.6. Características suprimidas en Access 2010 ............................... 332CONCLUSIONES .......................................................................... 335AUTOEVALUACIÓN .................................................................... 337SOLUCIONES ................................................................................ 339

PREGUNTAS FRECUENTES .......................................................... 341

GLOSARIO ........................................................................................ 345

EXAMEN ........................................................................................... 351

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................ 355

CONTENIDO DEL CD ..................................................................... 357

«A mi esposa: Ana ¡Por fin!»

«A mi madre: Mamá, no hace falta que lo leas.»

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Prólogo

PRÓLOGO

Poco antes de finalizar esta obra, cuando estaba preparando la sección de «Preguntas frecuentes», se me ocurrió que mi amiga Carmen, precisamente por ser usuaria ocasional de Access, tendría alguna pregunta interesante para incluir en ese apartado. La que propuso, realmente me sorprendió: «¿Para qué sirve Access?». O sea, usa Access y no sabe para qué sirve. Pensándolo bien, no es ni extraño ni infrecuente. Utiliza Access por su facilidad para realizar consultas sobre tablas planas, pero poco más; emplea solo esa parte de Access, pero ve que hay muchas más utilidades que desconoce.

Dicho de una forma muy simple: Access sirve para hacer programas. Quien dice programas, dice aplicaciones de base de datos, es decir, programas de esos que «se apañan» muy bien manejando datos, por ejemplo, programas de gestión. Si solo utiliza tablas y consultas, Carmen está utilizando la aplicación Microsoft Access, pero no ha creado ninguna aplicación y, por tanto, no está aprovechando de Access todo lo que puede.

La diferencia entre usar la aplicación Access y usar una aplicación desarrollada con Access es que en el segundo caso no es necesario saber nada de este pro-grama.

Cualquier electrodoméstico tiene sus «tripas» fuera de la vista y de las manos del usuario, no se vaya a electrocutar, y dispone de algunos botones o mandos para manejarlo. Lo mismo ocurre con las aplicaciones, que deben ocultar las tripas al usuario y facilitarle unos mandos para manejarlas; las «tripas» serían las tablas, consultas, código y macros, y los mandos, es decir, la interfaz de usuario, los formularios y los informes de Access. Vamos, que Access sirve para crear aplicaciones que permitan manipular datos con facilidad.

Usted podrá preguntarse «¿Como el programa de base de datos de un gran banco, por ejemplo?». A mí no me lo han encargado nunca, ni se le ocurre a nadie hacerlo en Access, pero por cuestiones de seguridad y de escala, no porque Access no sea capaz de abordar la complejidad de una aplicación de ese tipo; si el banco se limitara a una sola oficina, quizás sí se podría plantear, aunque el tema de la seguridad de los datos sería complicado.

En general, con Access las aplicaciones son desarrolladas por una sola persona o, a lo sumo, por un equipo de dos o tres que, con muchísima frecuencia, no

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son profesionales. Un caso característico es el de un funcionario o un empleado de oficina que hace su propia aplicación para que le facilite el trabajo de ges-tión. Conoce tan bien su trabajo y ha ido adaptando tanto a él su aplicación, día a día, que, por nada del mundo puede haber otra aplicación que funcione mejor, por muy profesional que sea, por mucho dinero que haya costado o por mucho que se empeñen los directivos de la empresa. Así las aplicaciones de Access tienen mala fama, porque no falta quien afirme que sus usuarios boi-cotean la implantación de las grandes aplicaciones corporativas por resistencia al cambio. Quizás, si a la hora de hacer esas grandes aplicaciones se hubieran fijado en lo que obtiene el usuario de la pequeñas aplicaciones en Access, el resultado habría sido mejor y tendría menos resistencia. Lo cierto es que du-rante el tiempo que ha durado el desarrollo de la gran aplicación corporativa, si la empresa ha seguido funcionando ha sido gracias a las pequeñas aplicacio-nes en Access y que cuando un contratiempo requiera una modificación de presupuesto millonario, quizás por un simple cambio en la legislación fiscal, seguirá funcionando gracias a estas aplicaciones en Access.

Para ilustrar lo anterior, me gusta un ejemplo bélico. El 19 de julio de 1808, el ejército de Napoleón conoció por primera vez la derrota en Bailén a manos de un ejército profesional español. Dicen que su general, Castaños, lo primero que hizo para prestarse al combate fue deshacerse de todos los voluntarios que tra-taban de alistarse contra el francés, solo quería profesionales, experimentados, disciplinados y bien dirigidos.

Y ganó. Pero Napoleón envió entonces la Grande Armée, un enorme ejército como jamás había conocido la historia, al que no había en la tierra otro capaz de enfrentarlo. Así que, a medida que avanzaba ese ejército, las unidades mi-litares españolas se disolvían, incorporándose algunos de sus miembros a la guerrilla. Y fue la guerrilla, pequeñas unidades no profesionales, conocedoras del terreno, las que en cada pueblo y en cada comarca contuvieron ese gigan-tesco ejército hasta que soplaron vientos mejores. El gran acierto de la Junta Central Suprema, la «junta directiva», fue ver la importancia de ese papel, tratar de coordinar y de abastecer las distintas partidas y procurar que se les reconociera como beligerantes.

Access es el trabuco que se emplea en las oficinas para resistir cuando las gran-des aplicaciones corporativas no existen o no son capaces de enfrentarse a un gran problema. Conozco alguna empresa que lleva gestionando la producción con aplicaciones de Access mientras esperan, desde hace años, que el equipo informático acabe el desarrollo de la gran aplicación corporativa. También sé

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Prólogo

de alguna empresa industrial, de las muy grandes, que contrata profesionales para que desarrollen o colaboren en el desarrollo de aplicaciones de Access que complementen y aprovechen, localmente, la información de la aplicación corporativa donde esta no alcanza a llegar.

Pero Access no solo se utiliza en pequeños departamentos de enormes corpo-raciones. No conozco nada mejor para aplicaciones de gestión a medida para pymes. En este caso, no se trata de francotiradores, sino de auténticos pro-fesionales que resultan muy competitivos, pues utilizan la herramienta mejor adaptada a ese medio y a esas dimensiones: Access. Me refiero a aplicaciones para talleres, restaurantes, peluquerías, etc., que se pueden gestionar de una forma muy personal y necesitan que su aplicación se adapte a su forma de gestión, y no al revés. Y donde digo talleres o restaurantes, también podemos decir grupos de talleres o grupos de restaurantes (por favor, no del tamaño de McDonald’s®), pues Access también es capaz de trabajar en red.

Vamos, puede pensar alguien que esté leyendo esto que no hemos empezado con la primera lección y este tipo ya está ganando batallas a Napoleón, arre-glando multinacionales y solucionando los problemas de gestión de las pymes ¿Hasta dónde vamos a llegar en algo más de 300 páginas y sin ver nada de programación? Vale, me he dejado llevar por el entusiasmo hasta batallas fan-tásticas. Las aplicaciones que va a poder desarrollar después de leer este libro son aplicaciones sencillas, forzosamente sencillas mientras no se inicie en el arte de la programación, pero, aún así, pueden resultar de mucha utilidad. En mi oficina, en la que trabajamos 12 personas, calculábamos que cada segundo que se necesitaba, de más o de menos, en realizar una tarea rutinaria, equivalía a dos horas al cabo del año, así que, segundo a segundo, tacita a tacita…

En realidad, lo que a mí más me gusta es programar en Access con VBA (Visual Basic para Aplicaciones), que no se va a ver, casi ni de pasada, en este libro. Me entusiasma, me habría encantado empezar por ahí, pero seguramen-te no son buenos principios.

Recuerdo que hace bastantes años, después de leer un manual sobre C++, conseguí que, si yo escribía 2 + 2 = la máquina me respondiera 4, cuan-do lo que yo quería era que me imprimiera los recibos del estudio de danza que por aquel entonces llevaba mi mujer. Había llegado más lejos que con ensamblador, pero no lo encontraba práctico, así que me volví a mi querido QuickBASIC. Más tarde, ya con Windows®, decidí pasar mi aplicación a VB (Visual Basic) utilizando Access, que acababa de aparecer como repositorio

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de datos. Los avances con VB eran lentos, pues cambiaba mucho el entorno, así que para avanzar, empecé insertando los datos directamente en las tablas, luego me ayudé de los formularios de Access,… Al final estaba más avanzada la aplicación que había hecho en Access solo como soporte, que la que esfor-zadamente pretendía desarrollar en VB, así que ¡a la porra con VB! Y hasta hoy, Access sigue siendo la herramienta más útil que he encontrado.

Aparte de que me guste contar batallitas, lo que quiero explicar con todo lo anterior es que lo que nos va a enganchar es lo que nos produzca resultados prácticos inmediatamente y eso es lo que nos proporciona Access con las he-rramientas que incorpora sin necesidad de saber programar. Si lo que puede hacer con Access le resulta realmente útil, si disfruta en cada pequeño avance, este programa le va a dar muchas satisfacciones y le aseguro que querrá seguir aprendiendo y avanzado, que el horizonte está muy lejos, y entonces empezará a aprender a programar, y sé que disfrutará aprendiendo durante muchos años.

Con el libro me tengo que poner más serio, cuestión de política editorial, y no he podido dejarme llevar por los arrebatos de entusiasmo, que es lo que me gustaría trasmitir, aunque eso quizás lo consiga Access por sí solo, como ha hecho conmigo. Si al final de este libro a usted le gusta Access y se ve a sí mismo buscando la manera de hacer algo que no se explica en él, que va un poco más allá, creo que habrá sido un éxito.

José Bengoechea Ibaceta

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Primeros pasos con Microsoft Access 2007

En esta primera unidad didáctica empezaremos con unas ideas generales sobre el programa Microsoft Access. Posteriormente, crearemos una aplicación de base de datos muy sencilla que nos permitirá explorar los distintos objetos que componen el conjunto.

Este primer paso va a ser rápido, sin profundizar en detalles, tratando de quedar-nos con una idea del conjunto sobre cuáles son las partes principales de este y cuál es el papel de cada una de esas partes dentro del todo.

El objetivo de esta unidad didáctica es comprender qué es y para qué sirve una aplicación de base de datos de Access, así como comprobar que está formada por un conjunto de distintos objetos relacionados entre sí (principalmente ta-blas, consultas, formularios e informes), cada uno con un papel específico que debemos distinguir.

Pero Access también puede considerarse un sistema de desarrollo rápido de aplicaciones (RAD [Rapid Application Development]) y, por tanto, su objetivo final será crear una aplicación que gestione los datos estructurados de manera sencilla para el usuario.

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1 Primeros pasos con Microsoft Access 2007

1.1. Generalidades

Microsoft Access es el SGBD (Sistema Gestor de Bases de Datos) de Mi-crosoft Office. Eso significa que con este programa podemos almacenar datos de manera sistemática y acceder a ellos de forma rápida y estructurada.

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Con Access no podemos crear una aplicación para tratar fotografías o editar vídeos, pero sí una sólida aplicación de gestión. No en vano, una gran parte de los usuarios habituales de Access lo utilizan para desarrollar aplicaciones que les ayuden en su trabajo habitual de gestión y, la otra parte de los usuarios, in-formáticos profesionales, para crear aplicaciones dirigidas a esos trabajadores.

Desde la pequeña aplicación de escritorio del principiante en Access hasta la gran aplicación del profesional consistente en atacar servidores de datos, hay un trecho que pasa por la experiencia y el aprendizaje de conceptos teóricos, en especial del lenguaje de programación VBA, que no va a ser objeto de estudio en este manual.

Aunque es posible que muchos usuarios de Access hayan recorrido este ca-mino de forma autodidacta, el objetivo de esta obra es aportar una base sólida a partir de la cual el lector pueda seguir ampliando conocimientos de forma autónoma si así lo desea o, al menos, ser capaz de desarrollar aplicaciones sen-cillas de datos y correctamente estructuradas.

Microsoft Access 2007 ha supuesto un cambio notable con respecto a las versiones anteriores, quizás el más importante desde los inicios del programa (1992) o al menos desde la versión 97. Sin perder la sencillez, el programa gana en potencia y en facilidades para el usuario final. Al mismo tiempo, mejora notablemente la apariencia gráfica, admitiendo mayor calidad y más formatos de imagen. Asimismo, la nueva interfaz gráfica de Office, en la que la cinta de opciones sustituye a los menús y barras de herramientas, supone una revolu-ción que se propagará al resto de aplicaciones de Microsoft y será imitada por otras compañías.

Cuando lea este libro, ya se habrá puesto a la venta Microsoft Access 2010. No se preocupe, Access 2010 es la evolución natural de Access 2007 y todo lo que aprenda aquí le servirá para la nueva versión de este programa. Los cambios en la interfaz son escasos y las mejoras, que son importantes, no afectan al funcio-namiento básico y, en todo caso, se hará mención a ellas cuando corresponda. Además, en la mayor parte de este manual, las explicaciones, e incluso algunas imágenes, serán idénticas para Access 2007 y Access 2010.

La terminología empleada para referirse a los elementos principales relacionados con la aplicación informática Microsoft Access 2007 tales como «base de datos»,

1.2. Conceptos previos

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«objetos» o «propiedades», llegará a resultarle familiar, pero en este momentopuede provocarle cierta ambigüedad, confusión o dificultad para su comprensión.

Por ello, se hace necesario realizar una pequeña aclaración y definir de forma breve qué es una base de datos y a qué nos referimos cuando nombramos tér-minos como «propiedades» u «objetos».

Estas bases de datos precisan de una serie de mecanismos para manejar las entradas y salidas de datos, organizarlos y garantizar su integridad eficazmente. Es lo que se llama «motor de base de datos», que, en versiones anteriores, se corresponde con el motor Jet y, a partir de Access 2007, con el motor ACE.

También es necesario un medio o interfaz para facilitar al usuario la interac-ción con esos datos. Esto lo logramos mediante un conjunto de formularios e informes (también a través de módulos y macros) que conforman la aplicación de base de datos.

El conjunto de base de datos, motor y aplicación constituye un sistema de base de datos.

Imaginémonos en una tienda de muebles. Después de ver la exposición, nos di-rigimos al dependiente que toma nota de lo que queremos, nos cobra y nos dice que esa misma tarde llegará la compra a nuestro domicilio; todo eso equival-dría a la aplicación. Tanto los muebles como el almacén donde se encuentran, así como las normas de organización del mismo, constituirían la base de datos. El conjunto de los empleados del almacén que se ocuparán de sacar los artícu-los, empaquetarlos y expedirlos, junto con sus procedimientos, herramientas y maquinaria, equivaldrían al motor de la base de datos.

Con frecuencia se usan indistintamente las denominaciones «aplicación» o «base de datos» para hacer referencia al mismo archivo de base de datos de

1.2.1. Bases de datos

Las bases de datos son un conjunto de archivos y registros cuyo contenido responde a un propósito determinado y está organizado para que la localiza-ción de cualquier elemento de información resulte sencilla y eficiente. Además, comprende tanto los datos como la definición de estos y la forma de relacio-narse entre ellos.

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Access, ya que un solo archivo puede contener ambas cosas; incluso si las sepa-ramos en distintos archivos, podríamos nombrar al conjunto con cualquiera de los dos términos.

En general, aludimos al conjunto con una u otra expresión, salvo que queramos mencionar una de las partes en concreto o contraponer ambas, lo cual quedará claro en el contexto, por ejemplo, en afirmaciones del tipo «Tengo la base de datos en el servidor y una copia de la aplicación en cada uno de los puestos».

Los objetos del mismo tipo forman colecciones. Aunque se usan principalmen-te en programación, también existen colecciones a la vista; por ejemplo, el objeto Panel de exploración (que se tratará más adelante) muestra las colec-ciones Tablas, Consultas, Formularios, Informes, y Macros y Módulos.

Lo que caracteriza a los objetos es que tienen propiedades y métodos. Con las propiedades se muestran o establecen sus características (por ejemplo, si son visibles o no), mientras que con los métodos se ejecutan acciones a partir de esos objetos (por ejemplo, borrar un registro).

Durante el diseño de una aplicación, constantemente estaremos fijándonos en las propiedades de los objetos. Un gesto que tiene que ser habitual es abrir en modo diseño un objeto para poder ver sus propiedades en la correspondiente ventana. Si cambiamos las propiedades de un objeto, modificaremos su apa-riencia o su funcionamiento.

1.2.2. Objetos y propiedades

Casi todo lo que tiene nombre en Access es un objeto; una tabla, un informe, un formulario, un campo, un botón, un menú, un comando, la propia aplica-ción, etc., todos son objetos. Asimismo, un objeto puede contener otros objetos.

1.3. Crear una aplicación

Una aplicación en Access se crea con distintos tipos de objetos relacionados en-tre sí y que, empezando desde los cimientos (en general por este orden, aunque no necesariamente), serían las Tablas, Consultas, Formularios, Informes, y Macros y Módulos.

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La fachada, esto es, la parte a la vista del usuario final desde donde accede al resto del edificio, serían los formularios y, en parte, los informes, es de-cir, la aplicación.

A continuación, crearemos automáticamente una nueva aplicación usando una plantilla de Access. De forma muy rápida, veremos cómo el usuario final interactúa con la aplicación a través de formularios e imprime datos con los informes y, luego, cómo, generalmente de manera oculta al usuario, debajo de esos formularios e informes subyace la información almacenada en ta-blas y con una serie de instrucciones para su manipulación que se guardarán en consultas.

Afortunadamente, Access 2007 incorpora numerosas facilidades para el usuario que no existían en versiones anteriores, entre ellas las plantillas de documento.

Para comenzar a crear una nueva aplicación usando una plantilla de Access, tendremos que, en primer lugar, abrir el programa (Inicio>Microsoft Office> Microsoft Office Access 2007). Posteriormente, en lugar de Base de datos en blanco, seleccionaremos, en el menú de la izquierda, Categorías de planti-llas, la opción Destacado y, en el centro, en Plantillas destacadas en línea, la opción Contactos.

Después, en la parte inferior del menú de la derecha, pulsaremos el botón Descargar para obtener la plantilla deseada.

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Tras generar la aplicación a partir de la plantilla descargada, Access se abrirá y se presentará, listo para introducir datos, el primer formulario de la primera aplicación, tal como podemos observar en la siguiente imagen.

Si cerrásemos Access, buscáramos Contactos.accdb en la carpeta Mis docu-mentos e hiciéramos doble clic sobre el nombre del archivo, la aplicación se abriría directamente en este formulario sin necesidad de pasar por todos los pa-sos anteriores. Contactos.accdb es el nombre del archivo de base de datos que acabamos de crear y que contiene tanto la base de datos como la aplicación.

En esta pantalla inicial de la nueva y recién creada aplicación de Access, ob-servamos, en primer lugar, la cinta de opciones (ribbon), esto es, el conjunto de iconos presente en la parte superior de la pantalla.

La cinta de opciones sustituye de forma ventajosa a los menús y barras de he-rramientas de versiones anteriores de Office.

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Si pulsamos en las diferentes pestañas de la cinta de opciones, Inicio, Crear, Datos externos o Herramientas de base de datos, observaremos que la cinta va cambiando, mostrando botones relacionados con el título de la pestaña.

La pestaña Inicio, situada en la parte superior izquierda de la cinta de opcio-nes, añade funcionalidades muy importantes al formulario creado. En ella, se muestran las herramientas más comunes para cambiar la vista de la aplicación, editar datos, ordenarlos, filtrarlos y navegar.

Gráficamente, la cinta está dividida en varios cuadrados (cada uno de ellos presenta un nombre descriptivo en el pie), que son los grupos de opciones.

Esta cinta de opciones es personalizable. Existen formas sencillas de ocultar al usuario las opciones de diseño de la aplicación, dejándole solo las necesa-rias para trabajar con el formulario. Incluso, aunque es algo más complicado, empleando herramientas de terceros es posible crear cintas de opciones especí-ficas para su aplicación. Posteriormente, cuando la aplicación contenga datos, podremos comprobar la potencia de las prestaciones que se pueden obtener para los formularios e informes desde la cinta de opciones.

En el lado izquierdo de la ventana principal del formulario, observamos una barra vertical con el título Panel de exploración.

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El panel de exploración nos permite acceder a los objetos principales de la apli-cación creada: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, y Macros y Módulos.

Si hacemos doble clic sobre la barra del panel de exploración, se desplegará un panel con los objetos agrupados. A su vez, si pulsamos en el botón desplegable de la barra horizontal de Exploración de contactos de la parte superior del panel y seleccionamos Tipo de objeto, nos mostrará los distintos objetos de Access: Tablas, Consultas, Formularios e Informes. Al crear una aplicación sencilla, no se muestran ni Macros ni Módulos, pues esta carece de ellos.

Todos estos objetos del panel de exploración se pueden abrir haciendo doble clic sobre cada uno de ellos con el ratón.

Debajo de la cinta de opciones se presenta una ventana con el título Lista de contactos, es lo que se denomina «formulario».

1.4. Formularios

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Si pulsamos con el ratón en Nuevo contacto para abrir el formulario Detalles de contactos, visualizaremos un tipo distinto de formulario.

Son las dos maneras posibles de presentar los datos. En el primer formulario, la información se recoge en forma de tabla, mostrando varios registros a la vez y en el segundo, los registros se presentan de uno en uno. Son dos formularios con vistas distintas.

Los formularios son la principal interfaz de comunicación entre el usuario y la aplicación de base de datos. A través de ellos visualizamos y editamos los datos, desplazándonos entre registros, buscando y filtrando. También controlamos el flujo de la aplicación abriendo otros formularios e informes o ejecutando distintas acciones.

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En ambos casos, Access proporciona una herramienta para desplazarse entre registros (botones de desplazamiento), ubicada en la parte inferior izquierda del formulario e idéntica en cualquiera de ellos.

Para interactuar con el usuario, los formularios contienen una colección de objetos llamados «controles». Algunos de ellos sirven para editar los datos del formulario. Los más comunes son los cuadros de texto (controles en los que se puede escribir texto, números o fechas), pero también podemos seleccionar una opción desplegada en un cuadro combinado, elegir uno entre varios boto-nes de opción, marcar una casilla de verificación, etc. Existen otros controles que no permiten editar datos, sino que sirven para lanzar acciones como, por ejemplo, cerrar un formulario (a través de los botones de comando) o mostrar indicaciones, por ejemplo, para completar campos (etiquetas).

Cada tipo de control tiene un nombre identificativo y unas características pro-pias.

Los controles que muestran o editan directamente información guardada en la base de datos creada están asociados a un campo de una tabla y se llaman «controles dependientes».

Con los controles editables podemos interactuar también a través de la cinta de opciones y de los menús contextuales. Si pulsamos con el botón derecho del ratón sobre un control, se nos mostrará un menú con distintas posibilida-des según cada contexto.

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También usando la cinta de opciones o los menús contextuales sobre controles dependientes podemos realizar acciones que afecten al conjunto de registros del formulario, por ejemplo, cambiar el orden en que se presentan los registros o filtrar los resultados de manera que se muestren solo los resultados que cumplan con determinados criterios, por ejemplo, que el campo Apellidos contenga determinada palabra.

Sin necesidad de que el usuario intervenga, a través de la cinta de opciones y de los menús contextuales, Access 2007 proporciona a los formularios de las aplicaciones unas herramientas muy poderosas para la manipulación de datos.

1.5. Informes

Los informes son objetos que presentan los datos de forma clara; se conciben para ser impresos y son parte de la interfaz de la aplicación aunque, al contra-rio que en el caso de los formularios, la información solo es de salida.

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Con los informes mostramos la información de nuestra base de datos en un formato que se corresponde con el de una presentación impresa, de manera que dicha información puede estar ordenada, agrupada, mostrando cálculos sobre conjuntos de datos, y ser imprimida, separada en páginas.

Los informes pueden imprimirse directamente o visualizarse de forma previa en pantalla.

En los informes existe la posibilidad de usar los mismos tipos de controles que en los formularios, aunque en la vista tipo preliminar algunos, como los bo-tones de comando, carecen de sentido. Además, en ninguna de las distintas vistas posibles se pueden editar los valores de los controles.

En el formulario Lista de contactos, junto a los botones de comando, encon-tramos un cuadro combinado denominado Informes que, al desplegarlo, muestra los dos informes de nuestra aplicación (Libreta de direcciones de contactos y Lista de teléfonos de contactos).

Al seleccionar Lista de teléfono de contactos, se abrirá el informe en Vista Informes, tipo de vista que constituye una novedad de la versión 2007 de Access y que se aleja del concepto clásico de informe. Podemos cambiar esta vista en la cinta de opciones, en Inicio, en el grupo Ver>Vista preliminar.

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Este tipo de vista es la clásica de los informes, la que los muestra tal como se van a imprimir.

En la captura de pantalla anterior, se presenta una lista de teléfonos ordenada alfabéticamente y agrupada por la letra inicial del contacto, que se muestra en la parte izquierda y con un buen tamaño con el fin de facilitar la búsqueda del contacto cuando el informe se imprima. También la fecha y el número de página tienen sobre el papel un sentido del que carecen en un formulario.

En la cinta de opciones de la vista tipo preliminar del informe, se presentan varios grupos de opciones, algunos de ellos orientados a la impresión del infor-me como, por ejemplo, Imprimir o Diseño de página.

En el grupo de opciones Datos podemos comprobar la facilidad con la que se puede convertir el informe en otro tipo de fichero como, por ejemplo, PDF1 (Portable Document Format, formato portátil de documento). Estas son posi-bilidades de Access 2007 que estarán disponibles para todos los informes sin necesidad de hacer nada especial para ello.

Hasta aquí hemos visto la parte con la que trabaja el usuario final, la aplica-ción. Falta analizar los objetos que almacenan y organizan los datos, es decir, las tablas y las consultas.

1 Antes del SP2 (Service Pack 2) de Office 2007, grupo de actualizaciones descarga-bles, la posibilidad de convertir un informe en PDF era un complemento que había que instalar de forma independiente.

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Como podemos comprobar en el panel de exploración, la base de datos solo tiene una tabla, Contactos. Haciendo doble clic sobre ella, en dicho panel, ob-servaremos algo similar a la siguiente captura de pantalla:

Ahí están los datos que hemos introducido en los formularios. Podemos modi-ficar los datos sencillamente escribiendo sobre ellos, además, podemos añadir o borrar registros recurriendo a los botones de la cinta de opciones o de la barra de navegación.

La información contenida en las tablas está organizada en filas y columnas, como corresponde al modelo relacional. A las filas les llamaremos «registros» y a las columnas, «campos». En este caso en concreto, cada fila corresponde a un contacto distinto.

1.6. Tablas

En las tablas se almacenan los datos. Cuando introducimos datos en un formulario, esa información se guarda en una o varias tablas; de la misma ma-nera, la información que vemos en los formularios o en los informes se toma de esas tablas.

Microsoft® Access® no es solo un sistema de gestión de bases de datos, sino también un entorno de de-sarrollo rápido de aplicaciones. El contenido de este libro está orientado precisamente al aprendizaje de esas posibilidades de desarrollo.

Está concebido como una guía de iniciación en la que se explican los conceptos, objetos y mecanismos que en su conjunto forman una aplicación. En el momen-to de escribir el libro, ya se había lanzado una nueva versión, Access 2010, también con grandes mejoras. No es problema; desde el principio, la perspectiva está puesta en el futuro, de manera que, cuando algo cambia, se explica cómo es en una y otra versión.

Además, este material didáctico incorpora un CD, en el que se incluyen videotutoriales que le servirán de apoyo educativo para dominar esta aplicación y, así, poder gestionar cualquier tipo de información sin la menor dificultad.

José Bengoechea Ibaceta, reconocido por Microsoft como MVP (Most Valuable Professional) desde 2003 hasta 2011 por su labor como líder excepcional den-tro de la comunidad tecnológica, es el autor de esta obra didáctica publicada por Ideaspropias Editorial.

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