7.1.1Основни понятия за системаfbm.uni-ruse.bg/d/ist/u-7-2002.pdfВ...

Глава 7. Информационната система и информационната база на фирмата

Всеки потребител си има своя информация, всяка информация си има свой потребител. Из Бази от данни с бизнес-информация

Глава 7. ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА И ИНФОРМАЦИОННАТА БАЗА НА ФИРМАТА

7.1.СЪЩНОСТ, МЯСТО И РОЛЯ НА ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА

7.1.1Основни понятия за система Съществуват множество определения за понятието система: Система е множество от обекти и връзките между тях, които

образуват едно цяло...Системата притежава качествено нови свойства, каквито не притежава никой от съставящите я елементи (новото свойство на системата от части, която образува часовник е, че показва времето) [12].

Системата е съвкупността от реални или въображаеми елементи, обособени от остана лия свят по какъвто и да е начин. Тази съвкупност се счита за система, ако:

а). са зададени връзките между тези елементи; б). вътре в себе си всеки от елементите се приема за неделим; в). взаимодейства с извънсистемния (външния) свят като цяло; г). в случай на еволюция във времето, съвкупността ще се счита за

една система, ако между нейните елементи в разновременните моменти се запазва еднозначно съответствие.

Системата е цяло, съставено от много части., ансамбъл от признаци, множество от обекти. взети заедно с отношенията между обектите и между техните признаци.

От дадените определения на система могат да се изведат същностните й характеристики:

системата е съвкупност (множество, комплекс, ансамбъл) от елементи (части, обекти, променливи и др.), свързани взаимно помежду си и подредени, т.е. тя се състои от елементи и връзки;

системата има нови свойства, които не притежава никой от съставящите я елементи и функционирането й има определена цел;

всяка система взаимодейства с околната среда; всяка система е елемент на друга система, която е от по-висок ранг; всяка система може да бъде разглеждана като съставена от системи

от по-нисък ранг (подсистеми). Подсистемата включва един или повече елемента от една система,

заедно с връзките, които ги обединяват, представлява обособена част от тази система с определено самостоятелно значение. Например, в системата предприятие като отделни подсистеми могат да се разглеждат производствената дейност, складовото стопанство, фирменият магазин,


7.2транспортният парк, маркетинговата дейност и др. При това всяка от така обособените подсистеми е съставна на подсистема от по-висок ранг или съдържа подсистеми от по-нисък ранг - подсистема производствена дейност има съставни подсистеми производствените звена или участъци, а складовото стопанство е елемент на подсистема снабдяване и др.

С едни и същи елементи могат да се изграждат различни структури. Това се дължи на различните връзки, на различния ред и начин, по които елементите се обединяват в система.

Елементите и връзките на една система се характеризират с параметри. Ако параметрите се изменят - системата е динамична

Структурата на системата се определя от съвкупността и характера на връзките в нея. Тя се разглежда като качествено определен устойчив ред на връзките между елементите на системата. Една връзка може да свързва два, три или по-вече елемента.

Всяка система се характеризира с цели, вход, изход, процес, управление, системна среда и граници.

Целта на системата се определя от нейното предназначение, от смисъла на нейното функциониране. Тя представлява критерий, съобразно който се разработва решението и се оценяват изходите. Например, целта на една система за комплексно автоматизиране на счетоводната дейност може да бъде подобряване качеството и оперативността на счетоводната информация.

Входовете на системата са сигналите, които тя приема и обработва. Например, вход на системата за окачествяване на продукцията на една фирма са показателите, характеризиращи качеството на постъпващата от производството готова продукция.

Изходите на системата са обработените, в резултат на протичащите вътре в нея процеси, входове. Например, в резултат на обработката на въведените в автоматизираната счетоводна система данни, се получават финансово-счетоводни показатели и отчети, които представляват изходите на тази система. Дадените сертификати за качество на продукцията представляват изход на системата за окачествяване на продукцията.

Степента на свързаност между изходите и входовете на подсистемите може да бъде по-силно или по-слабо изразена. Две системи са силно свързани, ако зависимостта между тях е голяма, т.е. промяната в изходите на едната силно влияе на състоянието на другата. Слабо свързани са системите, при които промяната в изходите на първата не оказва съществено влияние върху състоянието на втората. В стопанската практика е целесъобразно да се избягват силно свързаните подсистеми, защото съществува вероятност за нарушаване на нормалното им функциониране. На фиг.7.1. е даден вариант на силна степен на свързаност между подсистемите на производството и продажбите (а) и два варианта за намаляване на свързаността между тях чрез създаване на запас (буферен склад за готова продукция) - (б) и чрез свободен производствен капацитет - (в).Границите на системата се определят от нейните цели, обсег на действие и възможности за контрол. Например, системата за складово стопанство на една производствена фирма обхваща организацията вътре в складовете, площи, оборудване, персонал, документи и процедури, но


7.3извън обсега й остават производството на продукция, пласмента, маркетинга и др.

Системна среда - всичко онова, което е извън границите на системата, но взаимодейства с нея, т.е има връзки на входа или изхода.

Например, системата за

складовото стопанство, по отношение на суровините и

материалите, използва на входа си сигнали от системата за снабдяването, а нейният изход се използва от системата за производството, а по отношение на продукцията - получава входни сигнали

от производството и предава изхода си на системата по пласмента. Процесите в системата характеризират обработките, които се

извършват върху входовете по определени правила и алгоритми (селектиране, сортиране, изчисление, сводиране, сравнение и др.) за получаване на изходите. Например, счетоводните данни, получавани в KФСД, се обработват по изискванията на методите на счетоводството, счетоводните нормативни актове и потребностите на фирмата и осигуряват изходите - регламентирани счетоводни отчети, както и счетоводни отчети и справки в съответствие с конкретните нужди на фирмата.

Управлението извършва оценката на изходите съобразно поставените цели на системата и взема решение. например, в KФСД управляващият орган е финансовият мениджър (или главният счетоводител), а в системата за складовото стопанство - мениджърът на складовото стопанство.

Основните понятия за системи, разгледаните елементи и съставни части на системите спомагат за изясняване на същността и

Фиг.7.1. Степени на свързаност между подсистемите

производство продажби

А) производствени изисквания

производство продажби

Б) производствени изисквания

буферен запас

свободен капацитет

продажби

В) производствени изисквания

производство


7.4характеристиките на системата за управление и на информационната система на фирмата.

7.1.2. Система за управление и информационна система Системите за управление (СУ) принадлежат към кибернетичните

системи. Връзките в тези системи имат информационен характер. Кибернетичните системи са клас системи, динамични, активно взаимодействащи си с околната среда, които включват в състава на елементите си управляващо устройство.

Системата за управление се състои от две части (подсистеми): Управляема (обект на управлението); управляваща (субект на управлението). Управляемата система включва елементи с материално-

енергетичен характер - хора, машини, съоръжения, материали, капитали и др.

Управляващата част обхваща информацията за обекта на управление, техническите средства и методите за събиране, предаване и обработка на информация, управленския персонал и информационните работници, методите на управление и др.

Връзките между управляемата и управляващата система имат информационен характер, те са информационни. Управляващата система оперира не с материалните елементи на обекта за управление, а с тяхното информационно отражение. Следователно СУ функционира само тогава, когато в нея се въвежда, обработва и извежда информация. Управленският процес може да се разглежда като информационен процес (фиг. 7.2.).

Отделят се информационните процеси от процеса на вземане на решение, т.е. управляващата система включва като свой елемент, система от по-нисък ранг или подсистема - информационната система.

Целта на информационната система (ИС) е да преработва и доставя на управленските органи необходимата им информация. В тесен смисъл ИС се разглежда като система , която осигурява информацията, необходима на управлението за обосноваване и вземане на решение, а в широк смисъл - като система за преобразуване и преместване на информация [2].

Смесването на понятията управляваща система и ИС може да доведе до известно надценяване на ролята на информацията и да се изпуснат творческите управленски функции по определяне на целите, критериите и методите на управление, изборът и вземане на решение. Не може да съществува самостоятелно обособена ИС, откъсната от СУ, както и не може да функционира СУ без ИС.

ИС като елемент на СУ осъществява връзката между обекта на управление и субекта на управление, както и връзката с външната среда.

Информационната система може да се определи като съвкупност от информационни задачи и методите за тяхното решаване, техническите и програмните средства и технологии за събиране,


7.5натрупване, съхраняване, обработване и предаване на информация за управлението, както и персонала, зает с това. Най-обща структура на информационната система на една фирма и мястото и в системата за управление e дадена на фиг. 7.2.

Информационната система може да се определи като съвкупност от информационни задачи и методите за тяхното решаване, техническите и програмните средства и технологии за събиране, натрупване, съхраняване, обработване и предаване на информация за управлението, както и персонала, зает с това. Най-обща структура на информационната система на една фирма и мястото и в системата за управление e дадена на фиг. 7.2.

7.1.3. Видове информационни системи В зависимост от степен на развитие, степента на зрялост на ИС на

фирмата, се различават следните видове ИС (фиг.7.3). На първо ниво се намират ръчните ИС - това са традиционните ИС, при

които за обработване на поръчките, водене на счетоводните сметки, изготвяне на планове и бюджети и др. не се използва компютър.

На второ ниво са автоматизираните ИС, при които е осигурено пряко преработване на ръчните системи в компютърно базирани, т.е. запазена е същата функционалност.

На трето ниво се явяват оптимизиращите ИС - те осигуряват възможност за вариантни изчисления, контрол и оценка на множество фактори и оптимизиране на някой производствено-икономически или финансов показател, т.е. получаване на възможно най-добрия при конкретните условия вариант на цена, приход, печалба, качество и др.

Фиг.7.2. Място на информационната система в системата за управление

ВЪНШНА СРЕДА Държавни органи

Бъншни бази данни Контрагенти

ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА

СИСТЕМА за УПРАВЛЕНИЕ

Субект на управление

Обект на управление

Нормативно-справочна информация

Обработващ

център

Първични данни-

транзакционни масиви


7.6На четвърто ниво са допълващите ИС - те включват допълнителни

функции над осигурените с традиционните ръчни системи, осъществявани и от автоматизираните и оптимизиращите ИС - например, въвеждане на CAD/CAM системи, нови функции на финансовия анализ, планиране на себестойността на поръчките и др., които е съществуващата ИС не са включени.

На пето ниво следват коордиращите ИС - чрез ИС, намиращи се на този етап на развитие, може да се помогне за по-добрата координация на различните дейности на фирмата - например, по-добро съгласуване между магазините и производствените цехове във фирма за готово облекло.

На шесто място се явяват интегрираните ИС - това са системите, които осигуряват пълно обвързване на дейностите по цялостната верига от маркетинга, проектирането, снабдяването, производството и пласмента на продукцията чрез единен компютъризиран информационно-управляващ център. Такива са КИПС (Компютърно-интегрирани производствени системи).

Пример за КИПС на машиностроителна фирма е даден на фиг.7.4. На седмо ниво се намират разширяващите ИС - те осигуряват

разпространението на вече обхванати функции върху повече обекти, нови производства и продукти, дейности, поделения, магазини и др.

Фиг.7.3. Видове МИС според степента на разви тие

саморегулираща

оптимизираща

автоматична

ръчна

допълваща

координираща

интегрирана

разширена


7.7На върха на пирамидата, според Портър, се намират ИС, които се

пренастройват (претрансформират), имат елементи на самоорганизация и саморегулиране - те изискват напълно изградени връзки и завършена трансформация на вътрешните работни процеси или продукти и услуги.

ИС на фирмата се нарича още ИС за мениджмънт или Мениджърска информационна система (МИС). Терминът МИС е “почти изцяло запазен за компютърни ИС” [11].

7.2 СТРУКТУРА НА ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА ИС като всяка друга система може да има различни структури, т.е.

елементите в нея могат да се свързват по различен начин, в различен ред. При изграждането на ИС структуроопределящи фактори са

организационно-стопанската и управленската структура на предприятието, управленските функции, спецификата на информационните задачи и изискванията към информационното осигуряване и др. Разделянето или

Фиг.7.4. Компютърно интегрирана производствена система (КИПС)

Единна база данни

Автоматизация на оргнизационно-управленската дейност – АСИУ

Маркетинг – параметри на изделията (техническозадание)

Прогнози и планови отчети Оперативни планове и графици, ежедневни

задания, анализи

Автоматизация на проектирането – САПР Конструктивна документация,

Технологична документация, управляващи програми за машини с ЦПУ

Автоматизация на производството - ГАПС

Какво? Как?

Къде? Кога? Колко?

Обратна информация за анализ на технологиите и

Обратна информация за анализ на организацията и производствените резултати


7.8декомпозицията на ИС може да се извърши на основата на тези фактори или критерии. Най-често за структуриране на ИС се използват критериите:

Функционален принцип за структуриране на МИС. Системите се обособяват в зависимост от управленските функции.

Обособяват се подсистеми (модули): информационно осигуряване на планирането; информационно осигуряване на организирането; отчитане и анализ; информационно осигуряване на контрола и регулирането и др. Тази декомпозиция е полезна за осигуряване на единство в информационните показатели, методи и алгоритми при реализирането на определена управленска функция, независимо от обекта на управление.


7.9Използването на функционалния принцип е особено целесъобразно

при определяне на обхвата и декомпозицията на Автоматизирана информационна система (АИС) или МИС на малките фирми, поради опростената им организационно-управленска структура и съвместяване на функции и дейности.

АИС, изградена на функционален принцип обхваща компютърни приложения (модули) по основни функции и дейности: организиране,

Фиг.7.5. Обхват и декомпозиция на АИС (МИС) на функционален принцип

База данни БД Нормативно-справочна база (НСБ) Технологии Маркетинг Ресурси Архив (информационни показатели от минали периоди)

Бизнес администрация (офис дейности

Бизнес кореспонденция и деловодство Бизнес комуникации Личен състав Контрол на решенията и др.

Планово-прогнозна дейност

Стратегии, прогнози, планове и графици Маркетинг Производство Финанси

Финансово-счетоводна дейност

Дълготрайни активи Материални запаси Финансови средства Разчети, персонал Производство (разходи за дейността) Капитали

Контрол, анализ и регулиране Анализ на продажбите Анализ на производството Анализ на разходитег Анализ на финансовото състояние Анализ на използването на капитала


7.10планиране, отчетност и контрол и отделен модул за общата база данни (БД) (фиг.7.5.).

Чрез модула БД се постига единство между информационните показатели и рационалност при поддържането и използването на информационната база. Той обхваща:

НСБ (Нормативно-справочна база) - съвкупност от нормативни изисквания, норми и нормативи за стопанската дейност, номенклатури и класификатори.

БД - Технологии - съдържа технологични операции и технологични нормативи за развиваните дейности, както и технико-икономически характеристики на ново производствено - технологично оборудване, нови суровини, материали и др.

БД - Маркетинг - включва маркетингови проучвания за пазарите, потребителите, конкурентите, цените, продуктите, вкл. функционалните характеристики на новите продукти и стоки, предложения за цените и др.

БД - Ресурси - съдържа информация за наличните ресурси и техните специфични характеристики - дълготрайни активи по видове, материални запаси, финансови средства, данни за персонала и др.

БД - Архив - предназначен е за съхраняване на пазарни, производствено-технологични и икономически показатели от минали периоди и др.

Модул - Бизнес - администрация (офис – дейности) - обхваща компютърните приложения, които са свързани с бизнес-кореспонденцията, подготовка на договори, обработка на документи за персонала - назначаване, освобождаване, отпуски, промяна в трудовите договори и др., организиране на личното време на мениджъра и сътрудниците - дневни графици, доклади, бележки, телефонен указател, изчисления и др., контрол по изпълнението на взетите решения, на възложените задачи по изпълнители, сроковете и др.

Модул - Планово-прогнозна дейност - обхваща приложенията, с чиято помощ се разработват маркетинговите прогнози, концепции и стратегии, планове за продажбите, планира се производството - годишна продуктова листа, обеми по периоди, потребности от ресурси и др., финансово планиране - планове и графици за финансовите разходи по направления и на постъпленията по източници и др.

Модул - Финансово-счетоводна дейност - предназначен е за компютъризиране на счетоводството и финансовата дейност - регистрация на счетоводните документи, осчетоводяване, оперативни справки за състоянието по синтетичните и аналитични сметки, хронологични, аналитични и оборотни ведомости, баланс, отчет за приходите и разходите, отчет за паричния поток и собствения капитал и др.

Модул - Контрол, анализ и регулиране - включва приложения, които осигуряват генерирането на показатели, характеризиращи състоянието и тенденциите в развитието на фирмата като цяло и на отделните и елементи, както и използването на основните й ресурси. Извършва се съпоставка на планови и отчетни данни, сравнение с данни от


7.11минали периоди, определят се структурни дялове, извеждат се зависимости и др.

Предметен принцип за структуриране на МИС Системите се обособяват в зависимост от различните видове

информационни множества, които отразяват материалните елементи на обекта за управление. Съобразно този критерий се обособяват подсистемите: информационно осигуряване на дълготрайните активи; информационно осигуряване на материалните запаси; информационно осигуряване на труда и работната заплата; информационно осигуряване на производството; информационно осигуряване на продукцията; информационно осигуряване на капитала и др.

Организационен принцип за структуриране на МИС Системите се разделят в зависимост от организационно-управленското

звено. По този принцип могат да бъдат обособени подсистемите: информационно осигуряване на планово-икономическия отдел (служба, специалист); информационно осигуряване на отдел ТРЗ (Труд и работна заплата); информационно осигуряване на производствено-технологичен отдел; информационно осигуряване на отдел “Маркетинг и реклама” и др.

Смесен или комбиниран принцип за структуриране на МИС -- (фиг.7.6.) Системите се разделят в зависимост от два критерия, например

функционален и организационен. Някои от подсистемите са обособени на функционален принцип (планиране, оперативно управление и регулиране, отчитане и анализ), а други - на организационен принцип - информационно осигуряване на труда и работната заплата (отдел ТРЗ), информационно осигуряване на пласмента и реализацията на продукцията (отдел Пласмент и реализация); информационно осигуряване на материалните запаси (отдел Снабдяване) и др.

По-нататъшната декомпозиция на ИС, т.е. разчленяването на подсистемите става на следните нива:

комплекс от задачи (дейности); задачи;


7.12 процедури.

Комплексът от

задачи (дейността) представлява

съвкупност от задачи, които имат обща

организационно-икономическа същност. Например, като комплекс от задачи могат да се разглежда разчленяването на подсистема, обособена на функционален принцип по предмет (обект на въздействие) - планиране на

производството; планиране на материалните запаси;

планиране на труда и работната заплата (ТРЗ); планиране на постъпленията и др. или на подсистема, обособена на предметен принцип - по функции - планиране на ТРЗ; отчитане на ТРЗ; анализ на ТРЗ; оперативно управление и регулиране на ТРЗ и др.

Задачата в ИС е съвкупността от взаимосвързани процедури, позволяващи на база един или няколко входни показатели да се формират един или няколко изходни показатели [12]. Критерий за обособяване на задачата е степента на автономност на алгоритъма за решение, общност на входните данни, удобство за оформяне на изходните документи. Например, в комплекса от задачи за отчитане на материалните запаси или на дълготрайните материални активи отделна задача е създаването на инвентаризационни описи, специфична задача за отчитането на ДМА е начисляването на амортизация, а за материални запаси - преоценката на материални запаси и др.:

Процедурата е съставен елемент на задачата и осигурява изпълнението на отделна нейна част, най-често отделен етап от процеса на обработката на данните. Например, в задачата за начисляване на амортизациите на ДМА, отделни процедури са: въвеждане на данни за извършения обем работа от ДМА; актуализирането на счетоводната база с начислените амортизации; отпечатване на начислените амортизации и др.

Декомпозицията на ИС, нейното разчленяване на подсистеми, комплекс от задачи, задачи и процедури, т.е. определянето на йерархията в изграждането й е от голямо значение при проучването на съществуваща ИС и проектирането на нова, усъвършенствана ИС. Йерархичната структура на ИС лежи в основата на създаването на съвременните ПП, които работят в диалогов режим тип “меню”, както и на внедряваните с тяхна помощ информационни технологии.

Фиг. 7.6. Обхват и декомпозиция на АИС (МИС) на организационно-функционален принцип

оперативно управление

на производството

финансово-

счетоводна дейност

труд и работна заплата

снабдяване и складово стопанство

спомагателни и обслужващи деийности

пласмент и реализация

планиране

ТИП

Обща база данни (БД)


7.13

7.3. ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИ НА ПРОУЧВАНЕ И АНАЛИЗ

Проучването и анализът са едни от най-съществените дейности, които следва да се осъществят при изграждането на нова автоматизирана информационна система или при усъвършенстването на съществуваща такава По време на този етап на работа трябва да се отговори на следните основни въпроси:

- какви са характеристиките на съществуващата система; - кои са силните и слаби страни, диспропорциите в информационното

осигуряване, новите информационни потребности; - какви предложения се правят за обхвата и структурата на новата

система и какви са условията и изискванията за нейното изграждане. Проучването и анализът се извършва в три главни направления: Проучване и анализ на обекта за управление - развитие на

производствено-стопанската дейност, специфика, влияние и изисквания на производствено-технологичния процес, материални потоци и др.

Проучване и анализ на взаимодействието на системата за управление с околната среда - материалните и информационни потоци на входа и изхода на системата.

Проучване и анализ на управляващата система - функционалнална структура на предприятието, информационни потоци, системата от показатели, методи за планиране, отчитане и анализ, технически средства, използвани в управлението и др.

7.3.1. Методи за изследване и анализ В проучването и анализа на системата за управление на предприятие

намират приложение различни методи. По-широко и успешно използвани в практиката са следните:

- провеждане на интервю (беседа); - анкетиране - използване на въпросници ; - лични наблюдения; - проучване на документи и анализ на данни и др. Провеждане на интервю С помощта на този метод за проучване може да се събере много ценна

информация за съществуващата система, която представлява виждания и оценки на ръководители и специалисти за информационното осигуряване на различните управленски функции и задачи на различните управленски равнища. Търси се отговор на въпросите : "Какво?', "Защо?" "Кой?", "Кога?", "Къде?""Как?"..

Въпросите от типа "Какво?" трябва да изяснят обхвата и обема на информационните потребности, видовете информационни показатели, които се използват или са необходими, но не се предоставят, определят се


7.14излишните и неизползвани такива. Изводите служат като основа за оценка на съществуващата информационна база, както и за проектиране на нова.

Въпросите от типа "Защо?" са предназначени за изследване ролята, полезността и ценността на използваната информация, какъв е резултатът върху управляваната дейност наличието или отсъствието на един или друг показател.

Въпросите от типа "Кой?" изясняват кои структурни звена получават съществуващите документи, съответства ли получаваната информация на функциите на звеното, кой още се нуждае от нея и причините, поради които не я получава.

Въпросите от типа "Кога?" служат за определяне периодичността на получаването и използването на информацията, търси се съответствие между сроковете за получаване на информацията и сроковете за вземане на решенията, прави се оценка за своевременността на информацията.

Въпросите от типа "Къде?" изясняват източниците на информацията - от външната среда (доставчици, клиенти, кредитни организации и др.) или от вътрешната среда (производствени звена, функционални отдели, административно-стопански служби и др.). Анализират се възможните алтернативи за получаването на информацията и се оценява пригодността на съществуващите източници.

Въпросите от типа "Как?" са свързани с начините и формите за получаването на информацията - документално, устно, на технически носител, монитор и др. Прави се съпоставка между наличните и възможните методи за доставяне на информацията и се установява най-подходящите начини за всеки конкретен случай - в зависимост от обема, съдържанието и изискванията към данните и скоростта на техническите средства.

При подготовката на интервюто е необходимо не само да се определят въпросите и темите, но и да се извърши разпределението им в зависимост от управленското ниво и изпълняваните функции от интервюираните мениджъри и специалисти.

За мениджърите от най-високо равнище следва да се задават въпроси във връзка с информационното осигуряване на стратегическите решения - развитието на предприятието, новите продукти и пазари, организационно-производствените структури, иновациите и др.

Към функционалните ръководители трябва да се отнесат въпросите, които изясняват проблемите по планирането, отчитането, контрола и анализа на фирмените дейности. С тяхна помощ се установява обхвата на информационните потребности, сроковете и източниците на информация, методите за нейното получаване, набелязват се нерешените проблеми, както и възможностите за усъвършенстване информационното осигуряване на конкретната управленска функция.

Въпросите, ориентирани към конкретните изпълнители , имат за цел доизясняване на методите за обработка и начините за получаването на информацията, както и на проблемите в това отношение.


7.15При провеждането на интервюто е целесъобразно да се спазват

някои правила, по-важните от които са следните: да се взема съгласието на ръководителя преди интервюирането на

персонала му;

предварително изясняване на целта и предмета на интервюто, както и на задълженията на интервюирания, съгласуване на времето и мястото за провеждането му;

интервюто по възможност да се провежда с участието на един човек и да не трае дълго време;

в края на интервюто да се направи резюме на разглежданите проблеми, констатациите и изводите. Анкетиране - използване на въпросници Трудността при използването на този метод за проучване и анализ е

във формулирането на въпросите и изготвянето на анкетните карти. Случаите, при които е целесъобразно неговото приложение са следните: когато системният анализатор е отдалечен от изследвания обект и е твърде скъпо провеждането на интервюта; при голям брой лица, които не могат да бъдат интервюирани в необходимия срок; когато въпросите са много елементарни и изискват избор на един от няколко точни и преки отговори; за контрол и проверка на информацията, получена при други методи за проучване и анализ.

При разработването на въпросниците е целесъобразно спазването на следните изисквания:

въпросите да бъдат кратки, ясни и недвусмислени;

да не предизвикват объркване и пристрастие в отговорите;

да включва кратко пояснение за предназначението на въпросника и начина на попълването му, както и за крайния му срок;

да се отчита нивото на интелекта и интереса на отговарящите и др. Лично наблюдение Този метод е предназначен за получаване на информация, която не

може да бъде получена по никакъв друг начин. Особено е подходящ при изследване на звена с разнообразни задачи, в които се изпълняват нерутинни или недобре регламентирани дейности. Целта на личното, непосредствено наблюдение е да се проучи нерегулярната информация - справки по телефони, устна размяна на информация с посетители от други звена или външни организации, подготовка на неофициални документи, разпределение на натоварването между сътрудниците в звената, между различните звена, в различните периоди на деня, седмицата, месеца и др.

Проучване на документи и анализ на данните Този метод за проучване и анализ е основен за установяване на

състоянието и развитието на предприятието, силните и слабите страни на информационната му система, направленията и възможностите за нейното усъвършенстване. На проучване подлежат нормативните документи, регламентиращи функционирането на предприятието - договори, правилници, решения, организационно-управленски структури и др. От плановете и отчетите могат да се направят оценки за състоянието и нивото


7.16на плановата и отчетна работа, детайлността, пълнотата и достоверността на плановата и отчетна информация.

Анализът на данните позволява количествено измерване и нагледно представяне на състоянието и тенденциите в развитието на изследвания обект.

7.3.2. Проучване и анализ на обекта за управление Проучването и анализа на обекта за управление, т.е. на управляемата

система, има за цел да се установят тенденциите в развитието и спецификата на производствено-стопанските дейности на предприятието и тяхното влияние и изисквания, които поставят към информационната система. Особено значение има установяването на слабостите и диспропорции в тези дейности, породени от проблеми в информационното осигуряване на решенията.

Проучването и анализа на обекта за управление се извършва в следните направления:

1. Проучване и анализ на спецификата на производството - обхващат се въпросите за спецификата на изделията или услугите, продължителност на производствения цикъл, серийност, номенклатура, използваните технологии, множеството на технологичните операции, машините и оборудването, кооперираните доставки, обработваните суровини и материали и др.

2 Проучване и анализ на производствено-стопанската дейност - включва се изследване на динамиката в развитието на предприятието и измененията в структурата на продуктовата листа (фирмените дейности). Обхващат се показатели за общо характеризиране на предприятието - капиталова структура, показатели за финансовото състояние на фирмата, ефективност на инвестициите, ефективност на дълготрайните активи, рентабилността, обем на приходите, продукция по видове в натурално изражение, размер на дълготрайните активи, съучастията, печалбата, численост и структура на персонала, фонд работна заплата и др.

3. Проучване и анализ на материалните потоци - има за цел установяване на обемите и маршрутите на потоците от суровини, основни и спомагателни материали, полуфабрикати, готова продукция и др. и оценка на рационалността на движението на материалните потоци, организацията на вътрешния транспорт и използването на транспортните средства.

7.3.3. Проучване и анализ на взаимодействието с външната среда Проучването и анализа на взаимодействието с външната среда се

извършва в следните направления: проучване на пазарните условия, в които функционира фирмата; проучване на контрагентите; нормативни документи;


7.17Въздействието на пазара върху предприятието и неговата

информационна система се проявява чрез пазарните условия за предлаганите от него на пазара продукти или услуги, пазарните условия за доставяните материални ресурси, пазара на работна сила и др. Трябва да се събере и анализира информация за външните и вътрешни пазари, на които продава фирмата, относителен дял в общия размер на продажбите, цени, конкуренти, разходи по продажбите, транспортни разстояния, срокове за реализация на продукцията и др. По отношение на пазарните условия за материалите, суровините, полуфабрикатите и др., които използва предприятието е необходима информация за пазарите, откъдето се доставят, количествата, динамиката на цените, разходи по доставката, възможни нови доставчици, периодичност на доставките и др. Изследването на пазара на работната сила има значение във връзка с решения за развитието на предприятието, както и при производства с по-кратък производствен цикъл или сезонен характер - събира се информация за източниците за осигуряване на работници и специалисти, мениджъри и служители със съответната квалификация, работните заплати, изискванията за социални осигуровки и др.

Проучването на контрагентите е предназначено за събиране на информация за броя на клиентите и техните характеристики, броя на доставчиците, видовете доставки и тяхната периодичност, броя на съдружниците, дебиторите и кредиторите, честота на разчетите и др.

Проучването на нормативните документи, чрез които се регламентира дейността на предприятието включва запознаване със закони, наредби, разпореждания, инструкции и др. и оценка на обема на използваната информация, нейната променливост, честота на използване и др.

7.3.4. Проучване и анализ на управляващата система Проучването и анализът на управляващата част на системата за

управление обхваща: управленската структура на предприятието; информационната система. Проучването на структурата на управление на предприятието

изисква информация в следните направления: структура и състав на управленските звена; разпределение на функциите и задачите между звената, връзките и

взаимоотношенията между тях; състав и периодичност на решенията, които се вземат в отделните

звена; Проучването и анализът на информационната система на

предприятието обхваща: проучване на информационната база; проучване на използваните технологии, методи и алгоритми за

обработка на данните; проучване на информационното осигуряване на функциите,

задачите и отделните решения в управленските звена


7.18 проучване на техническото осигуряване; проучване на организационното осигуряване и др. Най-голям относителен дял заема работата по изследването и

анализирането на информационната база. Тя включва изучаването на всички документи по отношение на форма и съдържание, предназначение, срок за създаване и получаване, начин на обработка, връзки с други документи, маршрут, съхраняване и др. Събраните документи се групират в съответствие с различни критерии на:

- външни и вътрешни - постъпващи от външната среда (доставчици, банки, клиенти и др.) и създавани в предприятието;

- задължителни и незадължителни - нормативно регламентирани (статистически, счетоводни, ведомствени и др.) и установени по решение на предприятието;

- първични и производни - в зависимост от характера на данните, които съдържат първични или междинни (производни) данни;

- едноредови и многоредови - с един ред или с няколко реда данни; - ръчно обработвани и машинно обработвани; - нормативни, планови, отчетни и аналитични - в зависимост от

тяхното икономическо съдържание и др. Изучават се количествените и качествените характеристики и се прави

оценка на всички документи: формите на документите; техниката на тяхното попълване и обработка; предназначение на документа, броя на издаваните екземпляри, наименованието на реквизитите и показателите, броя на знаците във всяко поле, периодичността на попълването; алгоритмите за формиране на показателите и т.н.

Въз основа на систематизираните документи се изготвя пълен списък на всички показатели, включени в тях, с пълно съдържание на реквизитите - признаци, след което се извършва класифицирането им. Към този списък се добавят и показателите, установени в резултат от личните наблюдения и интервюта и се определя цялата съвкупност от показатели, използвани в предприятието. В този процес се установяват връзките и зависимостите между показателите, документите и функциите на управление. Разкрива се дублирането на показателите в различните документи, използвани в различните звена. Съпоставят се наличните показатели с потребностите на отделните управленски функции и звена и се посочват несъответствията.

Успоредно с определяне на системата от показатели, се изясняват и методите и алгоритмите за формиране на отделните показатели. Изследват се методите и алгоритмите, използвани в:

- планово-прогнозната дейност - за разработване на планове и прогнози, материални и трудови баланси, бюджети и др.;

- отчетността - за калкулиране себестойността на продукцията, определяне на амортизационните квоти, цените на материалите, начисляването и разпределението на трудовите разходи, отчитане на услугите от собствени спомагателни дейности и др.


7.19- оперативното управление и регулиране на дейността - за

съставяне на календарните план-графици и тяхната корекция, регулиране и контрол на запасите, диспечиране и др.

- финансово-икономическия анализ - за използване на капитала, материалните и трудови ресурси, финансовото състояние, разходите и себестойността, резултатите от продажбите, рентабилността и др.

Проучването на управленската структура, разпределението на функциите по управленски звена, документите, системата от показатели и методите за тяхното формиране е основа за определяне на документооборота - информационните потоци. Информационният поток представлява движението на документите последователно от момента на тяхното съставяне или получаване, през обработването и използването до момента на предаването им за съхранение или извън предприятието. Изследва се: взаимната връзка между документите; своевременността на съставянето им; рационалност на обработката; маршрутът, изминаван от всеки документ - включват се последователно всички операции, които се извършват върху документа в различните управленски звена и др.

Проучването и анализът на информационните потоци се извършва най-често с помощта на метода на технологичните схеми. Те се разработват по задачи и представляват таблици, в които във всеки ред се указват документите и операциите по тяхната обработка, а в колоните - управленските звена - изпълнители на съответните операции. Съдържат: първичните документи, въз основа на които се осъществява обработката на информацията по дадена задача, резултативните документи; операциите и управленските звена, които ги извършват и др. За всяка операция се установяват:

документите на входа и изхода на операцията; характерът на операцията; изчислителните процеси за получаването на показателите; звеното, в които се извършва операцията. Въз основа на извършения анализ на документите и системата от

показатели и разработените технологични схеми се изграждат информационните модели. Те биват: матрични (таблични), графични, йерархични и др. От тях по-широко в нашата практика са използвани графичните и йерархичните.

Графичният информационен модел, наречен информационен граф отразява връзките между показателите в графичен вид. Показателите се свързват помежду си посредством адресите си. Включват се само количествени характеристики, които са основа за изчисление на други показатели или са резултат от изчисления. Информационният граф се развива от ляво на дясно. Една количествена характеристика и адресите и могат да се появят еднократно в информационния граф.

Информационният граф се разработва за всяка технологична схема отделно. Въз основа на частните информационни модели по технологични схеми се създава общият информационен граф на системата.


7.20В резултат от констатациите и изводите, направени на етап

проучване и анализ, се изготвя предложение (концепция) за усъвършенстване на съществуващата информационна система. То включва:

предложение за обхвата и декомпозицията на системата - основни елементи (модули) и технологичните връзки между тях, място, задачи и предназначение, изисквания към функционирането им и др.

предложение за информационното осигуряване - входни и изходни документи, състав и структура на информационната база, изисквания за информационна съвместимост, шифро-кодови системи и класификатори, контрол на данните и др.

изисквания към програмното осигуряване; изисквания към техническото осигуряване; изисквания към организацията на изграждане и функциониране -

разходи за технически и програмни средства, разходи по експлоатацията, обезпечаване с обучени кадри, управление, очакван ефект и др.

7.4. ПРОЕКТИРАНЕ НА ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ И ТЕХНОЛОГИИ

Концепцията за усъвършенстване на информационната система - изграждане на нова автоматизирана система или усъвършенстване на съществуваща такава е основата за нейното проектиране. Най-често се проектират и изграждат отделни модули (елементи) на системата като се имат предвид функционалните изисквания, изискванията към програмното и техническото осигуряване, информационната база, организацията и др. за системата като цяло.

При проектирането на мениджърската ИС (МИС) от особено значение е изясняването на структурата на решенията за различните нива на мениджърска дейност. (Решенията се разделят на структурирани и неструктурирани. Към структурираните се отнасят тези, които се подчиняват на точно определени правила. Процедурата за вземане на структурирано решение може да се представи като логическа последователност от определени стъпки на изпълнение, т.е. като логическа блок-схема, а използваната информация е точна и недвусмислена. За пример на структурирано решение може да послужи вземането на решение за доставка на материал при изчерпване на следения запас. Към неструктурираните решения се отнасят тези, за чието достигане не могат да се ползват определени процедури и ясни правила, а се основават на опита и интуицията. Информацията е неопределена и недостатъчно точна. Пример за неструктурирано решение е назначаването на сътрудник във фирмата, когато трябва да се съпоставя квалификацията на единия кандидат с опита на втория и интелигентността на третия).

Възможностите на МИС за подпомагане вземането на решения е в зависимост от структурираността на решенията, (която определя функциите, задачите и процедурите, които са напълно или частично


7.21пригодни или са съвсем неподходящи за компютърна обработка) и нивото на мениджърската дейност (фиг. 7.7).

Проектирането на всеки модул от ИС обхваща:

- цел и предназначение - описва се целта, която трябва да се постигне

с автоматизирането на съответната дейност (нови показатели., по-голяма аналитичност на съществуващите, своевременност и точност на данните, вариантност и оптималност на решенията и др.);

- обхват и функционална структура - какви информационни задачи и подзадачи включва, връзките между тях, взаимодействие на входа и изхода с други модули на ИС (съществуващи или предвидени за изграждане);

- схема - описание на информационните процеси, технологичната последователност на операциите по регистрирането, обработката по определени алгоритми и движението на информацията по структурни звена;

- проектиране на изхода - резултативните документи, които съдържат обработената информация - обхват и структура, носител - на печат, монитор, предназначение, ползватели и др.

- проектиране на входните документи - обхват и структура, начин на създаване, начин на въвеждане, контрол и др.

Фиг.7.7. Структурираност на решенията и роля на МИС

Внедряване на нов продукт

Реорганизация на компанията

Планиране на финансовата структура

Анализ на резултатите

Краткосрочно планиране на

производството

Управление на персонала

Обработка на исканията на клиентите

Неструктурирани

Решения за попълване на

запасите

Структурирани

Полуструктурирани

Разпределение на бюджетите

Стратегическо планиране

Мениджърско управление

Оперативно управление

Възможно е много малко подпомагане от МИС

Възможно е подпомагане от МИС

Възможност за автоматизация


7.22- кодове и класификатори - използвани шифро-кодови системи,

структура на кодовете, номенклатури и класификатори и др. - проектиране на информационната база - описание на файловете ,

записите и елементите в тях; за всеки информационен масив се дава - наименование, предназначение, метод на организация, типове записи, дължина и др.; за всеки запис - идентификация, ключове, структура, елементи, дължина и др.; за всеки елемент - име, дължина, тип на данните (букви, букви и цифри, цифри) и др.

- описание на програмното осигуряване - обосновава се използването на определени операционни системи и програмни продукти;

- описание на техническото осигуряване - дава се комплексът от технически средства (компютри, печатащи устройства, средства за мрежи и комуникации), които са необходими за обезпечаване функционирането на модула при определения обхват и програмно осигуряване.

- описание на организационното осигуряване - функции и задачи на отделните звена и изпълнители при експлоатацията на модула, контрол и защита на данните, срокове и графици за обработките, задължения на администратора на БД и др.

7.5. СЪЩНОСТ И СТРУКТУРА НА ИНФОРМАЦИОННАТА БАЗА НА ФИРМАТА

Информационната база на фирмата представлява цялата съвкупност

от информационни показатели, които характеризират стопанските обекти, явления и процеси, вкл. използваните документи, шифри, кодове и номенклатури, речници и др. и са необходими за вземането на решения за управление на фирмените дейности, както и методите за тяхната организация, съхранение и контрол. Тя представлява основен компонент на информационната система на фирмата (фиг.7.8.).

ИНФОРМАЦИОННА СИСТЕМА

Методи Информационна база

и средства Методи

за обработка за организация

на

И н ф о р м а ц и о н е н

на данни информационния

фонд ф о н д

Фиг. 7.8 Структура и място на информационната база на фирмата Например, ако трябва да вземете решение за състава на продуктовата

листа с цел осигуряване на максимална печалба за фирмата, Вие се нуждаете от голямо количество най-разнообразна информация:


7.23маркетингова - продаваемост на всеки продукт, включен в списъка на видовете продукти, които бихте могли да произвеждате (подходящо оборудване, опит и традиция, налични суровини и материали, нисколихвени кредити, данъчни облекчения и др.), на кои пазари се търси и на какви цени, транспортни разходи; технологична - усъвършенствани или нови технологии за производството на продуктите, нормативи за разход на материали и труд, необходимост от машинни ресурси и др.; икономическа - налични ресурси и условия за закупуване на ресурси, очаквана себестойност и рентабилност по видове продукти, очаквани приходи, разходи и печалба при различни варианти на продуктовата структура и др. Цялата тази съвкупност от информационни показатели, която трябва да бъде осигурена, организирана по подходящ начин, контролирана и съхранявана за определен период представлява част от информационната база на предприятието. Примерен състав и структура на информационната база на фирмата (базата от данни) е дадена на фиг.7.9.

7.5.1. Информационни масиви и бази данни Различните видове информационни показатели в предприятията се

групират в отделни информационни съвкупности. Информационна съвкупност, описваща елементите на определени производствено-стопански или други обекти , явления и процеси, записани върху традиционни или машинни носители, е прието да се нарича и н ф о р м а ц и о н е н м а с и в (ИМ). (При електронната обработка на данни (ЕОД) по-често се използва понятието ф а й л. Файлът е по-широко понятие и включва освен понятието ИМ и понятието п р о г р а м а , разглеждана като съвкупност от записи, които съдържат инструкции за обработка на данните).

Всеки ИМ се състои

от записи и полета (елементи)

Е л е м е н т ъ т (полето) е най-малката

информационна единица, която участва в процеса на обработката на данни. Тя може да се представи във вид на текст или число.

Обикновено текстови елементи са

наименованието (призначните части) на

показателите. Например, име на фирмата, име на продукта, име на клиента, име на

Фиг. 7.9. Структура на общата база данни (БД) на АИС (МИС)

��

��

��

��

��

��

��

Б Д - Т е х н о л о г и и

Б Д - П о к а з а т е л и - п л а н о в о -о т ч е т н и д а н н и п о

п р о и з в о д с т в а

Н о р м а т и в н о -С п р а в о ч н а б а з а

- н о м е к л а т у р и , н о р м и , н о р м а т и в и , ц е н н и ц и , к а т а л о з и

и д р .

Б Д - Р е с у р с и - м а т е р и а л н и з а п а с и ,

т р у д о в и р е с у р с и , т е х н и к а и о б о р у д в а н е , ф и н а н с и

и д р .

Б Д - К о н т р а г е н т и д о го в о р и , в з е м а н и я ,

з а д ъ л ж е н и я , д я л о в е и д р .


7.24материално-отговорното лице и др. Чрез числа се представят количествените части на показателите. Посредством числа могат да се представят и шифрите, условните обозначения на качествените характеристики (призначните части) на показателите (номер на фирмата, номенклатурен номер на продукта, номер на клиента, табелен номер на материално-отговорното лице и др.)

Различава се ключово поле или идентификатор, което определя (идентифицира) еднозначно отделния запис (например, табелен номер на сътрудник на фирмата, шифър на клиент, номенклатурен номер на изделие и др.)

З а п и с ъ т е информационна структура, която позволява обединяването на фиксиран брой разнородни елементи (реквизити, характеристики), наречени полета. Той е съвкупност от елементи, между които съществува определена връзка и данните се отнасят към един и същ идентификатор, една и съща единица на информационната съвкупност. Броят на информационните единици в ИМ определя броят на записите в него. Например, в ИМ - Персонал, броят на записите е толкова, колкото са работниците и служителите на фирмата.Всяко поле за идентифициране на записа представлява индекс, като всеки индекс се характеризира с дадено множество от допустими стойности.

Например, всеки служител на фирмата има определени характеристики - длъжност, образование, трудов стаж, семейно положение и др., които се съдържат в съответните множества (номенклатури, класификатори) на длъжностите, видовете образование, степените на трудовия стаж, семейното положение и др.

7.5.2. Класификация на информационните масиви Според начина на представяне при ЕОД, информационните

масиви (ИМ) се делят на: Логически - съдържат структурата на записите, т.е. имената на

полетата и начинът на подреждането им; Физически - отразяват начина на съхраняване на физическите

записи, т.е. съдържат конкретните стойности на полетата за всички записи на файла и физическата им организация.

Според броя на индексите (поетата, реквизитите), които характеризират информационната съвкупност се различават:

едномерни ИМ - с един индекс; двумерни - с два индекса; N- мерни - с повече от два индекса. Най-често в практиката се използват N- мерните ИМ. Едномерни и

двумерни ИМ представляват голяма част от номенклатурите. Едномерен ИМ е например номенклатурата на произвежданите във

фирмата продукти, списъкът на клиентите, класификаторът за мерните единици и др. Двумерен ИМ е таблицата, която дава рентабилността по видове продукти, съдържанието на химически елементи в материалите за получаване на шихти,

Според спецификата на обработваните данни, ИМ биват:


7.25 първични (входни) - съдържат данни, въведени от първични

документи или регистриращи устройства; междинни - съдържат данни, претърпели известна обработка; изходящи (резултативни) - съдържат преработена в окончателен,

подходящ за използване от потребителя вид. Първичен е ИМ, който съдържа въведените за деня счетоводни

документи. Междинен е ИМ, който дава подредена по определен начин информация за въведените счетоводни записвания с цел предварителен контрол преди осчетоводяването. Резултативни са ИМ, които съдържат аналитичните и хронологични счетоводни регистри, оборотна ведомост и баланс и др.

Според функционалното им предназначение ИМ са: - справочни - служат за извличане на справки от информационните

множества по определени признаци; (например, от ИМ - Персонал могат да се извличат справки за структурата на персонала на фирмата по степен на образование, трудов стаж, професия и др.);

- проблемни - свързани са с информационното осигуряване на определен проблем, съдържат резултати от обработката на данните; (например, ИМ с данни за начисленото трудово възнаграждение, разходите на труд по направления (дейности), разходи по статии на калкулацията за дейностите, развивани от фирмата и др.;

- трансакционни - осигуряват данни за настъпилите изменения в отразяваните явления и процеси; (например, ИМ за фактурираната продукция).

Според участието си в отделните задачи (приложения) ИМ се разделят на:

общи - използват се при две и повече приложения (модули, задачи, подсистеми) и се включват в базите данни; (например, ИМ - Персонал се използва при автоматизиране дейността на звено "Личен състав' и за автоматизирано изчисляване на работната заплата);

частни - участват само в една задача; (например, ИМ - Други дебитори и кредитори се използва за автоматизираното отчитане на разчетите).

Според броя и честотата на внасяните изменения (необходимостта от актуализация на данните) ИМ биват:

променливи - съдържащите се в тях данни се обновяват много често, (например, ИМ за продажбите, материалните разходи, финансовите приходи и др.

постоянни (основни) - съдържат относително постоянна информация; (например, ИМ - Персонал, материални дълготрайни активи, технологични нормативи и др.)

Според използването им в процеса на обработката на данни, ИМ могат да се разделят на:

работни - непосредствено участват в обработката, извличането и разпечатване на данни;


7.26 архивни - представляват резервно копие на работните ИМ и се

използват само при аварийни ситуации, ако данните от ИМ са изгубени; (например, копия на ИМ в автоматизираните счетоводни системи се препоръчва да се правят най-малко един път дневно;); към архивните ИМ се отнасят и тези, които съдържат информацията, необходима за съхраняване съгласно Закона за държавния архивен фонд или като статистика на информационни показатели от минали години - те се използват при необходимост (ИМ, които съдържат ведомостите за заплати се съхраняват 50 години, счетоводните регистри и отчети - 10 години, ИМ , който съдържа икономическите показатели за минали години по изделия може да се използва за анализ, с цел разкриване на тенденции и прогнози и др.).

Според организацията на данните, ИМ се разделят на: последователни - търсенето в ИМ се осъществява чрез

последователен преглед на записите; (например, ИМ - Производствена програма, който съдържа плановите количества продукция по изделия може да има последователна организация - последователно се извършва изчисляване на потребностите от суровини, материали, труд и др.);

индексно-последователни - създават се при индексно-последователната организация на данните, която изисква записите да се подреждат по някои от полетата си и да се образуват отделни съвкупности (блокове) с последователна организация, разположени на различни места в носителя; създава се и втори файл, наречен индексен, който съдържа записи с адреси на блоковете от паметта и стойността на първите записи, разположени върху блоковете; (например, ИМ, който съдържа технологични операции по изделия може да има индексно-последователна организация - за всяко изделие се формира блок от записи, които вътре в блока са подредени последователно);

ИМ с пряк (директен) достъп - създават се при пряка организация и виртуална памет; директно, без предварително търсене във външната памет, се определя адресът на блока, върху който е разположен записът; (например, ИМ - Персонал може да бъде с пряк достъп, за да позволява бързи справка за отделни работници или служители). Традиционния процес на съхраняване на информацията във файлове е

представен на фиг. 7.10. При него отделните информационни единици се съхраняват във файлове.

Фиг. 7.10. Файлов подход към съхраняването на информацията. Сметки на продавачи

файл потребители

Главна книга на покупките

файл доставчици

Контрол на производството

Файл производствот

о

Контрол назапасите

Файл продукция


7.27 Принципите за управление на данните, съхранявани във файлове са:

Всеки файл се обновява от своето приложение Съществува дублиране на данни Данните се използват чрез трансфер на файлове Управлението на създаване на отчети се реализира чрез специални програми за отчети

Практиката показва, че такъв начин за съхраняване и работа с информация е подходящ при малки фирми, сравнително малко количество на информацията и неголям брой персонал използващ обща информация. При по-големите компании и когато с информацията боравят повече хора е наложително да се изгради по-стройна система за управление на информацията, да се спазват определени принципи за нейното създаване, обновяване и обобщаване, да се използват съвременни информационни технологии за тяхното управление.

7.5.3. Бази данни - същност и предимства. Базата данни (БД) представлява организиран комплекс от свързани

данни, който се характеризира с логическа постройка и пълнота. Системите за управление на бази данни СУБД (Data Base Management Systems - DBMS) фиг.7.11 се изграждат с цел съхраняване, бърз и лесен достъп до фирмена информация; автоматизиране на рутинните процеси по обработката й, генериране на обобщаваща информация – отчети за нуждите на управлението; осигуряване на достъп до информационните ресурси на фирмата за всички специалисти и мениджъри, които се нуждаят от нея.

Предимствата, които могат да се реализират чрез въвеждане на обща фирмена база данни се състоят в: Избягване на многократно въвеждане на едни и същи данни от различни служители във фирмата

Достъп до всички данни и по-добра информираност на всички нива на мениджмънта улеснява актуализирането на данните - актуализира се един ИМ от отговорен за това потребител, а се използва от всички потребители;

Подобрява се контрола и сигурността на данните; Осъществява се независимост на данните от програмите - това

означава, че при необходимост от добавяне на нови типове данни или на нови приложения, БД ще може да се разшири и измени, без да се нарушат функциите на съществуващите програми, т.е. без да се изисква съответно изменение в тях; БД е динамична и постоянно изменяща се структура, позволява включването на все нови и нови приложения и осигурява работата на съществуващите;

Осигурява се по-ефективна организация на данните и относително снижаване на разходите за обновяването, обработката и съхранение им; най-често всеки от потребителите се интересува само от определени части от БД, като със своите приложни програми извлича, обработва обновява или отстранява (изтрива) определен вид данни като при това,


7.28различни приложни програми могат да ползват едно и също подмножество от данни.

Фирмената база данни позволява във всеки момент да се извлича актуална информация, което е особено важно за динамични – бързо изменящи се условия на бизнес

Обобщаване на информацията и анализи за големи периоди от време, което дава възможност за реален поглед върху развитието на фирмата, подпомагане контрола на изпълнението в стратегически аспект

При добре структурирана база данни и подходящи обобщаващи справки и анализи може да се следи и при необходимост да се коригира навреме реализирането на фирмената стратегия и цели.

Спомага за преодоляването на неопределеността при вземане на решения от мениджърите на всички нива и по-точно и обосновано предприемане на стъпки на действия. За мениджърите във фирмата е важно да знаят каква информация

съдържа базата данни, нейната структура като цяло, да формулират изисквания за справките, анализите и отчетите, които да се формират като изход от базата на определени периоди от време. Така базата ще изпълни предназначението си и средствата за нейното създаване и поддържане ще се оправдаят. Ако изходящите справки са твърде подробни, може между детайлите и подробностите да се изпусне главния проблем и обратно, при по-обобщени справки и анализи има опасност да убягнат някой важни подробности.

DBMS – система за управление на база данни – софтуер който събира,

записите в базата, осигурява различни погледи за различни потребители,

Фиг. 7.11. Система за управление на база данни СУБД

Локална база данни Модул 1 Модул 2 Модул 3 Модул 4 и др.

Система за управление на база данни DBMS

Сметки на продавачи

Главна книгана

покупките

Контрол на производството

Контрол назапасите

Диск 1 Диск 2 Диск 3 Диск ...


7.29осигурява достъп, обновяване на данните. DBMS съхраняват информацията на всяка бизнес среда. Те съхраняват и разпространяват данните, на които разчитаме от големите системи за проследяване и управление на резервациите в самолетните превозвачи до системите за поддържане на лична информация – бележник - телефонен указател. Настоящото поколение мощни и евтини работни станции позволява да се създаде софтуер, който поддържа и разпространява информацията бързо и евтино.

7.5.4. Модели на Бази данни Организацията на данните във вертикален разрез има показаната по-

долу структура. На най-горното ниво се намира БД. - БД е съвкупност от ИМ; - ИМ (файл) е съвкупност от записи; - записът е съвкупност от елементи - състои се от един или няколко идентификатора (ключове, признаци) и количествени данни. - елементът е най-малката единица наименовани данни. В теорията и практиката на изграждането на БД се

използват и термините агрегат и сегмент. Агрегатът от данни е наименована съвкупност от елементи от данни вътре в записа, т.е. подсъвкупност на съвкупността от елементи, която образува записа. Агрегатите от данни в различните приложни програми се разглеждат като единно цяло (например, д а т а - включва елементите ден, месец, година). Сегментът се използва като наименование на групировка от еднотипни записи, (а от някои автори като общо наименование на записите и агрегатите).

При работа с БД намират приложение и понятията: - връзка - отразява наличието на определена логическа общност

между два типа (класа) записи; - схема - графическо изображение на всички предполагаеми връзки за

определени типове записи. Връзките са три типа[16]: 1:М - "един към много", т. е. на един изходен запис, (от който изхожда

връзката) съответстват М на брой записи от типа, в който връзката влиза (породен клас);

1:1 - "един към 1", т.е. на един запис от изходния тип съответства един запис от породения;

М:M (M:N) - "много към много", т.е. на няколко записа от изходния тип записи съответстват няколко записа от породения.

Използват се три равнища на представяне на данните: Външно (потребителско) равнище -отразява представянето на

данните от гледна точка на потребителите; Концептуално равнище- обединява описанията на различните

потребители от единни позиции;

База данни

Информационен масив

Запис

Елемент


7.30 Физическо (машинно) равнище - разглежда разположението на

данните върху външни носители (външната памет) на компютрите. Концептуалното равнище служи като връзка между външните

описания и физическото представяне на БД. На този етап се изгражда логическият модел на БД. На физическото ниво се изгражда физическият модел на БД.

Моделът на данните е описание на предметната област чрез определен вид информационни структури. При изграждането на БД, моделът играе много съществена роля, тъй като определя начина на организацията на данните и в много голяма степен ефективността от използването на самата БД. Различават се три вида модели на данни [8]: Йерархичен модел - данните се съхраняват в определена йерархия, основава се на информационната структура дърво, обърнато с корените нагоре. Неговото използване е подходящо, когато класовете (типовете) от обекти образуват естествена йерархия; преобладават връзките от типа "един към много” или "много към един” и всеки клас е изходен най-много в една връзка. Връзките са насочени само от горните към долните (ниските) равнища. Това обяснява принципното свойство на йерархичното представяне на данните - всеки запис да има смисъл само тогава, когато се разглежда с предшестващите го записи по йерархията. На фиг.7.12 е показан примерен йерархичен модел на счетоводна база от данни - изграждането на индивидуалния сметкоплан е на йерархичен принцип и данните по синтетични и аналитични сметки е подходящо да се организират йерархично. Предимството на този модел на БД е бързият достъп до данните. Недостатъкът е необходимостта от съхраняване на излишна информация.


7.31

Мрежови модел - изгражда се също само въз основа на връзки от вида "един към много" и "много към един" както и йерархичния модел, но е по-общ и по-гъвкав от него - допуска един клас (тип) записи да имат няколко предшественика (изходни класове). Такъв тип модел може да бъде изграден за връзките между специалисти, техните функционални отдели и екипите, в които те временно участват във връзка с разработване на определени проекти (фиг.7.13.). Всеки специалист може да участва в повече от един проект и във всеки проект може да бъдат включени повече от един специалист, а назначението показва връзката между специалистите и проектите. Релационен модел - описва се чрез отношенията (релацииите) между класовете обекти (типовете записи) във вид на таблици. Няма ограничения за използваните видове връзки - те могат да бъдат от трите вида - 1:М (М:1), 1:1 и М:М. Всеки обект се представя чрез запис, полетата на който са съответните му признаци. Информационните множества се представят като таблици, редовете на които съответстват на записите за отделните обекти, а полетата на записите - на признаците. Връзките между информационните съвкупности се отразяват чрез общи ключове - повтарящи се в двете свързани таблици идентификатори.

Фиг.7.12. Примерен йерархичен модел на счетоводна БД Групи с/ки

Раздел с/ки по националния сметкоплан 2. Дълготрайни

активи

20 МДА материални

21 НДА нематериални

22 ФДА финансови

201 202 203 208 211 221 214 229

1 ..... n1 1 …… n2 1 ……. n3 1……. n11 1………n29

партиди


7.32Примерен

релационен модел на БД е даден в глава 3, т.3.3. - Информационни технологии в управление на персонала за БД Персонал.

Йерархичният и мрежовият модел за

организация на БД имат предимства по отношение на ефективността на изпълнението на заявките, а релационният модел е по-прост и по-гъвкав и осигурява възможности и средства за бързо адаптиране към изменящите се условия на потребителите.

Фиг.7.13. Примерен мрежови модел на БД

Специалист Назначение

Отдел ЕКИП - ПРОЕКТ

Съдържание

7.1.1Основни понятия за системаfbm.uni-ruse.bg/d/ist/u-7-2002.pdfВ...

Documents