7 tips para crear una oficina de digitalización en mi empresa

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Contenido

El proceso de transformación de los Centros de Documentación.

1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestión Electrónica..................................... 3

2. Crear una metodología para el uso de los documentos electrónicos........................................ 5

3. Implementar la distribución automática...................................................................................... 11

4. Documentar para institucionalizar los cambios.......................................................................... 14

5. Aplicar políticas consistentes de adiestramiento al personal......................................................17

6. Desarrollar flujos de trabajo para aplicar el ciclo de vida de los documentos electrónicos....... 21

7. Valerse de la medición y la evaluación............................................................................................. 23

ANEXOS. Lista de chequeo para la instauración de una oficina de digitalización.............................. 29

Bibliografía …..................................................................................................................................... 31

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El proceso de transformación de los Centros de Documentación.

La implementación progresiva de la gestión electrónica y la consiguiente generalización de su uso como soporte para la administración de los documentos de archivo que generan las organizaciones cada vez tiene mayores implicaciones en el ámbito de la gestión documental y archivística de las empresas. Aunque es posible afirmar que más del 55% de la información administrativa de una unidad organizativa se manipula en papel, la tendencia se inclina hacia la transformación de los centros de archivo para la información técnica y administrativa, generando así una alternativa que optimice los recursos de la compañía, mediante el apoyo tecnológico para el acceso de los documentos en formato digital.

Es obvio suponer que tanto el documento de archivo como el soporte electrónico deben coexistir. Pero lo importante es que cada uno de ellos pueda utilizarse en forma distintiva y ventajosa para satisfacer los requerimientos de información durante su ciclo de vida o tiempo en el cual posea valor documental. El formato digital en particular posee una versatilidad significativa en estos tiempos en que la tecnología es de uso común y donde es posible ofrecer una sólida integración con los formatos de documentos más utilizados. Cuando se combinan ambos (el documento de archivo y el registro electrónico), se pueden ofrecer soluciones efectivas a problemas que involucran a la gestión del mismo.

Todo este proceso requiere el uso aplicaciones tecnológicas orientadas a la gestión de contenidos, la modificación de los procedimientos administrativos que guían a las unidades organizativas y una gestión del cambio orientada a fortalecer la integración del recurso humano con las nuevas tendencias que incluyen el formato digital como insumo para la toma de decisiones. El presente documento aborda una parte asociada a la metodología que 'empodera' el uso de la tecnología, es decir, a la importancia que se deriva de implementar las oficinas de digitalización en los archivos de gestión o centros de

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documentación con la finalidad de coordinar las labores de transformación de los documentos de archivo en registros digitalizados para su publicación y uso en la empresa.

¿Pero cómo podemos describir una oficina de digitalización en términos sencillos? Pues no es más que una estructura funcional que se encarga de manipular el documento al momento de su llegada o salida de una unidad organizativa, realiza los pasos necesarios para su digitalización, aplica el procedimiento de registro, distribución y publicación, almacena el documento físico dejando constancia de su ubicación, preserva los documentos y planifica su desincorporación. De este modo, una oficina de digitalización posee, entre sus funciones más importantes, las siguientes:

• Manipulación del documento físico, que involucra la preservación, custodia, determinación de autenticidad, gestión y resguardo del papel o medio impreso durante el proceso de digitalización o aplicación del reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

• Valoración documental en formato electrónico (identificación de requerimientos archivísticos), determinando su importancia para la organización desde el punto de vista digital, para la aplicación de un tratamiento distintivo en la organización.

• El registro electrónico de los documentos, así como la asignación de al menos un atributo de búsqueda (descriptivo) que lo caracterice de manera unívoca, dejando tal vez el resto de los atributos (técnicos o de preservación) al resto de las unidades usuarias que conocen el contenido y aplicación en la organización.

• Asignación inicial de las permisologías y roles de acceso para asegurarse de que el contenido sea manipulado por el personal que lo requiera, lo anterior por supuesto en función a la valoración de las series documentales seleccionadas por la organización.

• Distribución electrónica de la información mediante mecanismos de publicación dispuestos por la herramienta de gestión de contenidos ó a través de flujos de trabajo (workflow) diseñados para tal fin.

• Mantenimiento de la integridad de la información, canalizando mediante una metodología específica la gestión de versiones, eliminación de redundancias,

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aplicación de referencias cruzadas para enlazar lógicamente los documentos electrónicos, entre otros.

• Actualización de la documentación (o por lo menos una participación activa) de los procedimientos de registro y distribución de la información en formato digital dentro de la organización.

Por lo anterior, disponer de un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo en una oficina especializada para tal fin garantiza el valor evidencial de la información que se gestiona con aplicaciones ofimáticas; de este modo, mediante la implementación de buenas prácticas en la creación, gestión, archivado y conservación de los documentos generados por estas, se puede garantizar un descenso en el uso del papel y un aprovechamiento organizado del esfuerzo tecnológico dispuesto por la empresa. A continuación se describe un conjunto de recomendaciones que permitirán apoyar el proceso de creación de las oficinas de digitalización.

1. Documentar apropiadamente el tratamiento de la Gestión Electrónica.

Con la finalidad de contribuir en la generación de procedimientos de trabajo estandarizados para disponer de una base documental eficiente en las organizaciones que desean incorporar oficinas de digitalización en sus unidades administrativas y aplicar modelos de gestión de documentos electrónicos, es imperativo aplicar estrategias que se orienten a unificar y simplificar las tareas mediante la aplicación de los siguientes elementos:

Desarrollar procedimientos, instrucciones de trabajo, políticas y normas técnicas para la recepción, manipulación y distribución de la información electrónica que se desea gestionar en la organización. Generalmente las unidades organizativas ya poseen estos procedimientos para administrar los documentos de archivo, por tal razón es recomendable partir de allí par generar los nuevos lineamientos organizacionales.

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Mediante una revisión detallada de las instrucciones de trabajo disponibles es posible incorporar los pasos para generar el tratamiento adecuado de los documentos electrónicos; lo anterior se traduce en la posibilidad de agregar ó modificar pasos en los mismos documentos existentes y de este modo incorporar las instrucciones destinadas a gestionar los archivos digitales de las bases de datos de contenido. Otra visión corresponde a la de crear normativas adicionales que no interfieran con los procedimientos preexistentes para complementar lo que ya esté anticipadamente preestablecido. En la oportunidad de crear documentos que gestionen la información documental electrónica es recomendable lo siguiente:

• Conformar un equipo multidisciplinario que se encargue de evaluar los procedimientos e instrucciones de trabajo preexistentes que ameriten modificaciones para incorporar el tratamiento del documento digital y determinar el número de documentos nuevos que deberán ser desarrollados.

• Desarrollar un plan de trabajo para efectuar las tares que se requieran en función del alcance propuesto e incorporar una lista de los recursos que deben proveerse para efectuar las actividades.

• Evaluar los resultados mediante la publicación de las modificaciones asociadas a la gestión electrónica de los documentos e incorporar mecanismos que permitan validar la factibilidad de su implementación.

• Efectuar las modificaciones a la infraestructura física que se requiera para poner en funcionamiento el procedimiento que afecte a las unidades organizativas existentes.

• Instaurar un mecanismo de evaluación y gestión de mejoras que verifiquen y evalúen los resultados de los cambios efectuados mediante el seguimiento de indicadores propuestos, manejo de encuestas, etc.

Divulgar apropiadamente en las diferentes áreas de la organización la visión de la empresa con respecto al cambio de paradigma mediante la manipulación de la información en formato electrónico.

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En ocasiones 'muchos cambios' generan incertidumbre, que pueden conllevar a que no todos los miembros de la organización apunten hacia los mismos objetivos. Las implementaciones deberán estar orientadas de tal forma que el personal administrativo o técnico aproveche apropiadamente la oferta tecnológica disponible, para ello es realmente importante aplicar mecanismos que generen conciencia de los recursos puestos a disposición. De este modo los usuarios serán capaces de mejorar sus tiempos de respuesta en la localización de la información, disminuir el uso de fotocopiado y reproducción de los documentos de archivo.

Lleva tiempo hacer el 'Click' que se requiere cuando las unidades organizativas han interactuado durante mucho tiempo con metodologías meramente manuales, no obstante cuando se logra desarrollar un mecanismo de seguimiento y aplicación de la mejora continua los resultados y recompensas se hacen presentes. Algunas empresas suelen invertir en trípticos, material informativo, incorporación de contenidos promocionales en su intranet y todo aquello que divulgue efectivamente los canales regulares que se han puesto a disposición para los trabajadores de la compañía.

2. Crear una metodología para el uso de los documentos electrónicos.

Existen diversas formas de hacer que las organizaciones utilicen los documentos de archivo en formato electrónico y en la mayoría de los casos dependen de la inversión en infraestructura y hardware destinada a tal fin. Para ello debe considerarse no solo la formación de un grupo de trabajo que transforma los centros de documentación en verdaderas oficinas de digitalización sino que además debe incluirse el personal que se nutre de la información que gestionan los archivos de gestión, por lo que el alcance e impacto de la digitalización producida en la empresa debe abarcar las fuentes que solicitan la información. A continuación se presentan algunos modelos que desarrollados apropiadamente logran promover el uso de los documentos de archivo en formato electrónico para las unidades administrativas o técnicas que los requieren:

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Disponer de un Centro de Documentación o Archivo de Gestión que se encargue de digitalizar los documentos de archivo que sean requeridos por las unidades administrativas mediante criterios de selección y valoración documental previamente establecidos. Equipada apropiadamente con la tecnología, los procedimientos y el recurso humano requerido para tal fin; esta unidad administrativa puede afrontar las funciones que le permiten conformarse como una oficina de digitalización que incorpore los mecanismos para escanear los documentos de archivo e incorporarlos a la base de datos de contenidos de la compañía. En la siguiente figura (ver figura 1) se muestra un ejemplo de la interacción de la oficina de digitalización con las unidades administrativas usuarias.

En el esquema simple hay una oficina de digitalización que centraliza las tareas asociadas a la recepción de los documentos de archivo, determina su valoración documental para saber si efectivamente deben participar en el proceso de digitalización y su posterior distribución.

Figura 1. Distribución simple de la información digitalizada

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Transforma los Documentos Transforma los Documentos de Archivo en informacide Archivo en informacióón n Digital para el resto de la Digital para el resto de la

organizaciorganizacióónn

Oficina de DigitalizaciOficina de Digitalizaci óónn

Las unidades administrativas Las unidades administrativas gestionan los documentos gestionan los documentos

mediante consultas al mediante consultas al Manejador de ContenidosManejador de Contenidos

Esquema simple de distribuciEsquema simple de distribucióón electrn electróónica de la informacinica de la informacióónn

Recursos Recursos HumanosHumanos

FinanzasFinanzas

ContratacionesContrataciones

IngenierIngenierííaaCartasCartasContratosContratosSolicitudesSolicitudes

PlanosPlanosInformesInformesPresupuestosPresupuestos



Las oficinas de digitalización se encargan de asignarle los atributos de búsqueda para identificarlos unívocamente y las unidades administrativas o técnicas pueden colocarle el resto de los atributos de búsqueda ya que posiblemente dispongan del dominio técnico y manipulen la información asociada a su contenido. Esta estrategia de dos etapas en la asignación de los metadatos (atributos de búsqueda) permite aplicar mecanismos de verificación, validación y aseguramiento de la calidad de la imagen.

Este esquema sencillo se utiliza generalmente en el caso de que la información tenga un acceso predeterminado a la empresa y hacia el exterior, permitiendo ejercer un control único y registrando efectivamente los documentos principales y que poseen valor para la organización.

Registrar la información mediante implementaciones federadas donde se distribuya la carga de trabajo entre la Oficina de Digitalización que contribuye en el mantenimiento de los documentos electrónicos que son generados con la información contenida en el Archivo de Gestión, así como las recepciones y distribución de información que se canaliza en esta unidad y por otro lado a través de la selección, digitalización, asignación de atributos de búsqueda y registro al Gestor de Contenidos de información que manejan las unidades administrativas o técnicas en sus propios puestos de trabajo.

Este tipo de implementaciones requiere una gestión especializada para que en sintonía puedan operar sin contribuir a la aparición de inconsistencias debido a la redundancia en los registros, manejo de versiones, vulnerabilidades en la configuración de los permisos de registro y modificación, entre otros. No obstante, resulta muy conveniente para acortar el tiempo de madurez en la empresa con respecto a una implementación acelerada del uso de los documentos electrónicos.

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Figura 2. Distribución federada de la digitalización

Uno de los inconvenientes que usualmente se presentan en este tipo de implementación es que aumenta los costos debido a la necesidad de dotar a las unidades administrativas del equipo requerido para la digitalización, así como el software que realiza los procesos de validación y registro, adicionalmente se asignan estas actividades al personal que ya labora en la unidad o se requiere contratar recurso humano especializado para efectuar este proceso.

No obstante esta arquitectura es ampliamente aceptada en los casos que se requieran disponer de equipos orientados a la digitalización por unidad geográfica, donde hay distancias considerables que hacen más costoso la transportación de los documentos para su escaneo. Adicionalmente este tipo de implementaciones permite que el personal conocedor de la información pueda efectuar un registro exitoso basado en la asignación

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Digitaliza y Registra los Documentos Digitaliza y Registra los Documentos inherentes a su procesoinherentes a su proceso

Oficina de DigitalizaciOficina de Digitalizaci óónn

Esquema federado de registro y distribuciEsquema federado de registro y distribucióón electrn electróónicanica

ContratosContratos PresupuestosPresupuestos

Unidad administrativaUnidad administrativa

Digitaliza, Registra y procesa la Digitaliza, Registra y procesa la informaciinformacióón propia de su gestin propia de su gestióónn

CartasCartasSolicitudesSolicitudes

PlanosPlanosInformesInformes RegistrosRegistros

ContratacionesContrataciones

Recursos Recursos HumanosHumanosFinanzasFinanzas



correcta de los atributos de búsqueda que permiten posteriormente localizar la información digital.

Otro caso de aplicación ocurre cuando deben tratarse documentos de archivo de valor histórico en la organización para lo cual es imperativo efectuar el proceso de digitalización en su sitio de resguardo, bajo condiciones ambientales óptimas. Tal es el caso de información escrita en documentos deteriorados por el tiempo, que no han sido adecuadamente preservados y su manipulación debe ajustarse a los mecanismos que en mayor grado permitan su debida protección.

3. Implementar la distribución automática.

Aunque no siempre una Oficina de Digitalización requiere de este objetivo para operar eficientemente, se puede decir que hacerlo beneficia la interacción efectiva entre las unidades administrativas. Los flujos de trabajo corresponden a la implementación de un modelo funcional que rige las actividades diarias de una empresa. De este modo permiten sincronizar las tareas con el apoyo de la tecnología mediante la unión de los procedimientos administrativos y una secuencia automatizada que la gestione. Obviamente para que los flujos de trabajo puedan existir, 'muchos pasos' deben haberse llevado a cabo, es por ello que una práctica muy sana puede ser la de madurar los aspectos relacionados con la gestión de contenidos antes de emprender una automatización de los procedimientos empresariales.

Cuando se crea una oficina de digitalización uno de los aspectos que primeramente se desea dominar es lograr reunir un número representativo de documentos en formato digital. Así pues, se invierte más tiempo en lograr que se organicen las actividades de recepción, digitalización, registro, asignación de atributos de búsqueda, determinación de la seguridad y privilegios de acceso de los documentos, entre otros. Básicamente se pretenden desarrollar de primero las siguientes variables:

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La capacidad de afrontar una carga de trabajo que involucre las actividades efectuadas por un centro de documentación pero con el agregado de tener que incrementar los pasos a ejecutar mediante el proceso de digitalización de la información. Adicionalmente existen los casos en que se requiere aplicar OCR a los documentos, es decir, poner a disposición el contenido en formato electrónico además de la imagen; este procedimiento retarda aún más la cadena de registro el los manejadores de contenidos.

Generar un número significativo de 'contenido digital' para que sea atractivo al resto de las unidades organizativas. Esto ocurre con mucha frecuencia debido a que las consultas de la información documental deben arrojar resultados de búsqueda y los usuarios desean que al efectuar una petición de información a la aplicación informática el contenido de que se quiere localizar debe aparecer en pantalla.

Mantener la información de valor documental disponible, accesible en tiempo real y con un asertivo manejo de versiones. No hay nada más incómodo que no tener la certeza por ejemplo: de que la carta de respuesta escrita sea la última versión, el informe que se publicará ya pasó por todas las correcciones necesarias, los planos como construidos corresponden a la última revisión, etc. La 'organización' es muy importante en esta área del negocio.

La generación de contenidos como una etapa inicial en las Oficinas de Digitalización se logra mediante el registro diario de los documentos de archivo o gracias a mecanismos masivos de carga a la Base de Datos; estas también son llamadas 'migraciones de datos' y aprovechan esfuerzos previos que la empresa ha efectuado y guardado mediante usos no estructurados, tal es el caso de digitalizaciones puntuales de planos, informes que se encontraban deteriorados y fueron digitalizados para preservar su contenido, entre otros.

Esta información está en formato electrónico pero no ha sido organizada para su publicación, entonces se procede a 'subirla' al gestor de contenidos a través del uso de programas o código fuente, luego de ello son valorados, se le asignan atributos, se valida la

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carga de datos y luego es publicada para su distribución. En la siguiente figura se representa un esquema donde se realizan esfuerzos conjuntos para digitalizar los documentos de archivo y efectuar labores simultáneas de carga masiva de información.

Figura 3. Aplicación de la digitalización y la migración de datos

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Migraciones Migraciones PreviasPrevias

La distribuciLa distribucióón electrn electróónica nica ejecutada desde un Repositorio ejecutada desde un Repositorio

de Contenidos unificadode Contenidos unificado

Documentos Documentos de Archivode Archivo

ConsultasConsultasEscEscáánerner

EscEscáánerner



4. Documentar para institucionalizar los cambios.

Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente la preparación de las normas técnicas, instructivos y procedimientos documentados que se utilizan para enmarcar las actividades relacionadas con la gestión electrónica de documentos. Esto normalmente obedece al hecho de que el personal encargado de la instalación y la infraestructura no se especializa en la elaboración de la normativa requerida. O en determinadas ocasiones se debe simplemente al hecho de que la dinámica no permite dedicar el tiempo requerido para documentar las tareas. Esto trae como consecuencia que se presenten los siguientes síntomas:

• Las digitalización se efectúa sin considerar el formato apropiado para la tipología documental a la que pertenece el documento de archivo.

• La resolución seleccionada en el escaneo sobrepasa los rangos promedio de registro y almacenamiento.

• La definición utilizada para crear las carpetas lógicas de almacenamiento no obedecen a un patrón establecido que permita su estandarización.

• Se generan inconsistencias con la selección y mantenimiento de la última versión de cada documento.

• Con frecuencia se presentan definiciones ambiguas de los roles y privilegios de acceso a los documentos de archivo registrados en la base de datos de contenido.

• Se registra información en la base de datos de contenidos que no obedece a la tipología documental seleccionada como candidata para su escaneo.

• Los flujos de trabajo utilizados para reproducir el ciclo de vida de los documentos electrónicos no cumplen las expectativas planteadas por sus diseñadores.

Los puntos expuestos anteriormente son algunos de los síntomas típicos derivados de una documentación inadecuada de los procedimientos de digitalización, no obstante estas desviaciones son corregidas invirtiendo el tiempo y esfuerzo adecuado para plasmar por

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escrito las reglas de juego. En algunos casos el personal de IT (Tecnologías de la información) cumple esta etapa mediante la generación de documentos que soporten la estandarización de las actividades, en otros casos el equipo de Desarrollo de la Organización se encarga de realizar la documentación pero lo importante en ambos casos es que debe existir una participación multidisciplinaria donde sean involucrados a los usuarios de las aplicaciones informáticas durante el desarrollo de las normas e instrucciones de trabajo para asegurarse de que efectivamente se adapten y sean comprendidas claramente para su fiel ejecución. Un análisis de tendencias para la mejora continua del servicio (trend analisys) puede predecir entre otros elementos, posibles fallas en la definición del comportamiento de la gestión del servicio.

La forma como se puede desarrollar una instrucción de trabajo varía dependiendo de cada organización, no obstante entre las características comunes que se incluyen podemos mencionar:

1. Objetivo de la instrucción de trabajo Explícito y conciso2. Alcance Delimitado por la unidad3. Definición de términos clave Relacionados con el proyecto4. Descripción de la instrucción De lo general a lo particular

◦ Instrucciones generales Definir ámbito y roles◦ Instrucciones específicas Incluir responsabilidades

5. Anexos Material de apoyo y soportes

Figura 4. Componentes básicos de una instrucción de trabajo

El objetivo y alcance debe representar de manera explícita los controles necesarios para la gestión de los documentos electrónicos de las unidades organizativas involucradas y por otra parte el alcance debe contener el rango de aplicación (ej. registro, distribución y publicación de los documentos electrónicos) así como las unidades administrativas participantes en el proceso.

Las instrucciones generales pueden contener la información relacionada con las normativas que se cumplen en la organización para todos los sistemas existentes, las responsabilidades

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adscritas a los procesos involucrados y los mecanismos generales de regulación de la tecnología en la empresa. Las instrucciones específicas se enfocan directamente a las actividades particulares contenidas en el alcance de la norma o instrucción, tal como: el registro de los documentos en el sistema, la clasificación de los documentos, los atributos de búsqueda, la identificación de los archivos, la digitalización, la distribución electrónica, la revisión y validación, el almacenamiento, el tiempo de retención y expurgo electrónico.

Es preferible no incluir los aspectos técnicos destinados a la administración de las herramientas de software que utiliza el personal de IT en las normas e instrucciones de trabajo para los usuarios finales y de esta manera separar los documentos que utilizará el personal administrativo en contraposición a los que servirán de guía para los administradores de las aplicaciones informáticas. Adicionalmente se debe plantear el desarrollo de normativas lo más dinámicas posible para que puedan mantener su validez en el tiempo.

Entre las definiciones de términos clave es recomendable especificar información aclarativa y que permita aportar conocimiento a los empleados. Entre los más comunes se describen: definiciones de archivo electrónico, expediente electrónico, metadatos o atributos de búsqueda, referencias cruzadas, ciclo de vida de los documentos, expurgo electrónico de documentos, política de gestión documental, etc.

A pesar de que será necesario crear nuevos procedimientos e instrucciones de trabajo es obvio pensar que debemos invertir tiempo y esfuerzo en la modificación de los ya existentes. De este modo los administradores y el personal de las diversas unidades organizativas deberán efectuar una revisión de sus normativas a fin de evitar posibles inconsistencias, integrando la reglamentación existente con el uso de nos nuevos habilitadores tecnológicos.

En general, las organizaciones que muestren interés en la implementación de bases de datos de contenidos deberían definir y documentar las políticas de gestión de documentos y garantizar que efectivamente se llevan a cabo y se mantienen en todos los niveles de la organización. Una declaración de política de gestión de documentos expone en grandes

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líneas lo que la organización pretende hacer y en algunas ocasiones, se incluye un resumen del plan de actuación y de los procedimientos para lograrlo. No obstante, una declaración de este tipo no garantiza una buena gestión de los documentos: su éxito dependerá del aval y respaldo de la dirección así como de la atribución de los recursos necesarios para llevar a cabo su implementación. Por lo tanto, una política efectiva asignará a un Gerente la responsabilidad principal en materia de gestión de documentos y la supervisión de su implementación correspondiente.

La declaración de políticas de gestión documental debe hacer referencia a otras que estén relacionadas o asociadas en la organización. Deberá a su vez, estar respaldada por procedimientos e instrucciones de trabajo que la descompongan en tareas y actividades específicas. Las políticas además deben describir el cumplimiento de lineamientos legales, leyes fiscales, lineamientos archivísticos y en general todo aquello que enmarque el derecho legal que administra la información en el referido país.

5. Aplicar políticas consistentes de adiestramiento al personal.

La capacitación de personal y el adiestramiento en el área de la gestión documental corresponde a un proceso que se relaciona con el mejoramiento y el crecimiento de las aptitudes de los individuos y de los grupos que forman parte del proceso al cual pertenecen. La empresa está en el deber de capacitar y adiestrar a su personal para obtener un mejor rendimiento, pero también el personal tiene la obligación de aprovechar la capacitación y el adiestramiento que la empresa brinda y transferir a otros empleados los conocimientos y habilidades adquiridas al desarrollar su trabajo (efecto multiplicador). Toda capacitación debe orientarse a mejorar la productividad en la empresa. La capacitación en el área de la gestión documental tiene como propósitos fundamentales:

• Actualizar los conocimientos y las habilidades que requiere el trabajador para realizar las actividades asociadas a la digitalización, registro y distribución electrónica.

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• Enseñar al empleado cómo aplicar la nueva tecnología de gestión de contenidos y equipos de escaneo.

• Incrementar los niveles de desempeño.

• Prevenir riesgos de trabajo, producto de la manipulación indebida de los equipos electrónicos.

• Preparar al trabajador para ocupar un puesto disponible o un cargo de nueva creación.

• Contribuir al desarrollo integral de los individuos que forman las unidades organizativas relacionadas con la gestión electrónica de documentos.

Básicamente, el adiestramiento que normalmente se utiliza en la implementación de las oficinas de digitalización está destinado a obtener una aplicación eficientemente de los procedimientos y normas establecidas para la manipulación de los registros electrónicos, no obstante es importante destacar que si los documentos digitales no se consultan, actualizan o distribuyen adecuadamente todo el esfuerzo económico y tecnológico que se ha realizado posiblemente pierda valor. En la siguiente figura se puede visualizar el procedimiento básico para desarrollar un plan de evaluación del adiestramiento del equipo de trabajo que participará en las labores de gestión electrónica de documentos.

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Figura 5. Evaluación del proceso de capacitación

De este modo es necesario invertirse el tiempo adecuado en el desarrollo de un programa de entrenamiento 'pre operación' y considerar los diversos tipos de usuarios potenciales. Es por ello que los cursos de enseñanza en esta área deben abarcar los siguientes tipos de usuarios:

• Personal encargado de la digitalización. Involucra al recurso humano que prestará labores en las oficinas de digitalización, así como aquellos que intervengan en procesos de escaneo y pertenezcan a unidades organizativas que también se encarguen de registrar información en la base de datos de contenido.

• Personal técnico que prestará servicios en la administración de la información contenida en las bases de datos, diseñará los flujos de trabajo y atenderá posibles eventualidades con la plataforma de software que sean reportadas por los usuarios de la aplicación informática.

• Usuarios finales que ejecutan las consultas, participan en los flujos de trabajo, modifican la documentación existente en la base de datos de contenido, aplica expurgo electrónico, entre otros.

Igual que en otras áreas administrativas, es importante promover mecanismos que estimulen la rotación, ampliar la experiencia de los trabajadores, ofrecer políticas de

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Desarrollar los criterios de

capacitación y desempeño

Recopilar los datos

asociados a la capacitación

Elegir el diseño para el

entrenamiento

Seleccionar las medidas para el

desempeño

Efectuar un análisis y

evaluación de resultados



ascenso en base a la demostración de las competencias, aprovechamiento de las nuevas ideas, entre otras.

Otro aspecto que deberá quedar claro corresponde al hecho de que uno de los objetivos del adiestramiento es que los roles y las responsabilidades queden plenamente establecidos para lograr que en caso de una necesidad, no queden dudas de quien es el responsable de tomar las medidas oportunas. Es importante que en función del perfil del cargo y la responsabilidad asignada, las decisiones fluyan sin inconvenientes. A continuación se describe una tabla resumen con las principales competencias que deben estar presentes para lograr este objetivo.

Capacitación Personal

Responde activamente a responsabilidades decisorias en materia de gestión documental a alto nivel dentro del organismo.

Gerentes, líderes de proyectos, administradores.

Atiende el mantenimiento de criterios y reglas, esquemas de clasificación e identificación, acciones de valoración, soporte documental a los usuarios.

Analistas, registradores, personal administrativo.

Gestiona la responsabilidad sobre la administración y mantenimiento de los sistemas relacionados con la manipulación de los documentos.

Personal técnico, analistas de informática, responsables de la base de datos de contenido.

Realizar actividades de escaneado y digitalización, catalogación de documentos, apertura y cierre de expedientes electrónicos.

Analistas del archivo de gestión, personal administrativo, responsables de las áreas de documentación.

Figura 6. Elementos de capacitación por puestos de trabajo

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6. Desarrollar flujos de trabajo sobre el ciclo de vida de los documentos electrónicos.

Cada organización está en la necesidad de construir su propia estrategia de distribución de los documentos de archivo electrónicos y un plan de ejecución del mismo. Un buen punto de partida puede ser la norma UNE-ISO 15489 que 'recomienda' la adopción de un enfoque sistemático, una visión integral de la gestión documental y la formulación de políticas orientadas a la administración de los documentos electrónicos. Esta información puede ser utilizada para explotar el potencial particular de cada organización y efectuar las adecuaciones que sean requeridas.

Luego de analizar en detalle los documentos y los procesos que los originan es posible simular el recorrido, las personas que intervienen en su producción, el material complementario que se necesita durante el proceso, los requerimientos organizacionales y todo aquello que permita generar un modelo detallado para de este modo desarrollar un flujo de trabajo que de manera análoga automatice sus etapas de manipulación, todo esto mediante una herramienta informática que apoye la gestión documental.

En el momento de tomar la decisión de ¿cuáles serán los habilitadores tecnológicos que apoyarán el proceso de automatización?, debemos enfocarnos a desarrollar los primeros modelos y ejecutar pruebas iniciales para validar el recorrido de la información digital a través de la empresa para así verificar que los tiempos de respuesta sean adecuados a las demandas existentes. Por ejemplo, si una correspondencia de un proyecto es recibida en el centro de documentación, debería ser digitalizada en un periodo de tiempo específico, almacenarse en el repositorio de contenidos y proceder a su publicación o iniciar el flujo de trabajo ya establecido para procesar las etapas que deben llevarse a cabo sobre ella.

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Figura 7. Modelo de flujo de trabajo.

En la figura 7 se puede observar un flujo de trabajo documental sencillo que solicita el registro de metadatos adicionales de 'planos de proyectos' y que requieren de personal técnico para que sea posible interpretar el contenido de los archivos digitales. Adicionalmente envía notificaciones destinadas a validar el registro para su distribución. Los flujos de trabajo participan activamente en la dinámica de trabajo promoviendo una facilidad enorme al automatizar ciertas actividades que requieren tiempos de respuesta específicos y donde se necesita llevar un control de las personas que intervienen en el proceso.

Los flujos de trabajo promueven el ahorro de tiempo y mejora de la productividad de algunos procesos de la empresa, debido a la automatización de procedimientos y actividades que involucran la manipulación de registros electrónicos. Adicionalmente promueve:

• La estandarización de los métodos de trabajo. • Atención oportuna al cliente.• La mejora continua en los procesos.

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Digitalizar planos del proyecto

Asignar metadatostécnicos

Notificar solicitudde registro

Distribución desolicitudes

RegistroDiario



• Optimiza la circulación de información interna y con los proveedores. • Participa en la integración de procesos empresariales.

En definitiva, lograr implementar algunos flujos de trabajo tiene muchos beneficios pero hay que considerar el hecho de que lograrlo es una tarea que en ocasiones puede requerir un esfuerzo inicial y la inversión de recursos que tal vez no se dispongan. Por esta razón hay organizaciones que optan por iniciarse mediante el uso de gestores de contenidos, madurar el proyecto de creación y puesta en marcha de las Oficinas de Digitalización y luego de esto desarrollar un proyecto nuevo que incluya los flujos de trabajo como una etapa posterior.

7. Valerse de la medición y la evaluación.

Uno de los aspectos menos atendidos sea posiblemente el relacionado con la evaluación y la gestión de la información que tienen que ver con los resultados obtenidos en la creación de las Oficinas de Digitalización. Muchos datos deberían ser recopilados para determinar ahorros en costos, mejoras operacionales, incremento en la productividad, entre otros. Es posible por ejemplo determinar elementos tales como:

• La incidencia económica que representa una disminución del espacio que utilizan los documentos en los archivos intermedios o de gestión en contraposición del área que ocuparían los equipos electrónicos que propician el acceso a la información. La comparación del costo asociado a preservar las condiciones ambientales óptimas, los archivadores, carpetas, etc. versus la inversión de servidores y equipamiento electrónico para la digitalización.

• El tiempo que se invierte en localizar un documento (en los archivos existentes), solicitarlo o 'fotocopiarlo' para su utilización, el tratamiento que se le dará, el deterioro a que pudiera ser objeto, en contraste al acceso oportuno desde el puesto de trabajo del usuario en cualquier unidad administrativa o

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técnica que requiera la información y posea los privilegios de acceso para visualizarlo. En definitiva ¿cuánto tardan los individuos en encontrar un documento cuando hay más de una posible ubicación física?

• Los ahorros directos asociados al uso del papel, toners, impresoras, fotocopiadoras, faxes, que pueden llegar a ser de más del 50%, generan una conciencia de disminución del consumo innecesario y que en ocasiones contradice las recomendaciones que promueven la confiabilidad de las versiones y uso de los documentos oficiales.

• El grado de optimización de los procesos, que en ocasiones es difícil de medir, pero mediante el uso de indicadores garantiza su entendimiento y permiten visualizar su evolución en el tiempo para generar medidas que promuevan el mejoramiento continuo.

En ocasiones, la generación de tablas comparativas puede aportar información útil para la toma de decisiones y darnos una idea, a modo general, de mejoras que se visualizan a corto plazo, producto de la implementación de gestores de contenidos en las Oficinas de Digitalización.

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Áreas de evaluaciónMedición

Archivos de Gestión o Intermedios Oficinas de Digitalización

Búsqueda y acceso 190 tomos 56 mts2 en almacenamiento16 archivos móviles14 archivos fijos

10 DVD 28 mts2 en almacenamiento 8 archivos móviles 6 mts2 en equipamiento 6 archivos fijos

Transferencia de los documentos Costos asociados al volumen y frecuencia requerida

Transferencia mediante procesos electrónicos

Reutilización Material y recursos dedicados a preservar el documento durante su vida útil

Medio no impreso con acceso visual

DesincorporaciónMecanismos de desincorporación y expurgo, transferencia al archivo central, semi-activo o inactivo

Borrado (expurgo electrónico), preservación en medios de almacenamiento secundario

Costos de manipulaciónCarpetas colgantes, cajas de seguridad, archivadores tipo pedestal y material apoyado

Almacenamiento en discos primarios

Figura 8. Comparación entre el uso de recursos requeridos para los documentos de archivo

Ahondar en estos renglones permite lograr una administración saludable de los costos y recursos utilizados para ofrecer a las unidades administrativas los documentos que requieren diariamente, promoviendo el mejoramiento continuo en los procesos organizacionales. Adicionalmente, el procesamiento de estos datos ayuda a generar gráficas que aportan a la alta gerencia la capacidad de tomar decisiones relacionadas con el dinero que se debe invertir en este tipo de proyectos para lograr beneficios y asegurar una rentabilidad apropiada.

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Figura 9. Variables que determinan la productividad en las Oficinas de Digitalización

La evaluación mediante indicadores se considera una buena práctica para generar una expresión cuantitativa del desempeño de un proceso, cuya medición, al ser comparada con algún nivel de referencia, puede determinar una desviación sobre la cual se tomen acciones correctivas o preventivas según sean requeridas. De este modo es posible determinar si una Oficina de Digitalización cumple con los objetivos propuestos en cuanto a la Gestión de Contenidos se refiere.

Un indicador asociado a la Gestión Documental es una medida de la condición de un proceso específico o evento en un momento determinado. La suma de los indicadores en conjunto puede ofrecer un panorama de la situación de su proceso considerando parámetros preexistentes que dan a entender una tendencia particular.

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Existen indicadores que pueden reflejar el grado de satisfacción del cliente, monitorear un proceso existente, implementar benchmarking, ofrecer mecanismos para la gerencia del cambio y en general promover la medición de variables de interés para la organización en los diferentes niveles de toma de decisiones. Entre las características más comunes que deben ofrecer los indicadores de gestión en las oficinas de digitalización se destacan:

• Debe ofrecer un grado de simplicidad por naturaleza y de manera clara definir el evento que se deba medir, con la menor inversión de tiempo y recursos.

• Requiere describir el fenómeno a evaluar y el efecto que produce en las unidades organizativas que afectan el proceso.

• Debe gozar de validez en el tiempo para que los datos ofrecidos sirvan de comparación y permitan desarrollar actividades de mejoramiento.

• Precisa la participación de los miembros de la Oficina de Digitalización y los usuarios que reciben el servicio.

• Brinda utilidad y debe estar orientado a indagar las causas que han ocurrido para la generación de los resultados ofreciendo datos confiables y precisos.

• Debe ser oportuno y aportar información para la toma de decisiones.

De este modo es importante definir solamente aquellos que den valor agregado a la organización y no considerar un alto número de indicadores que posiblemente requieran invertir tiempo, dinero y recursos para su producción. Entre los indicadores de gestión más comunes que son desarrollados en las oficinas de digitalización tenemos:

◦ Grado de cumplimiento de las expectativas creadas por los usuarios.

◦ Grado de aplicación de las políticas desarrolladas por la Oficina de Digitalización.

◦ Valoración en el uso de la documentación digital en los Gestores de Contenidos.

◦ Grado del utilización del fotocopiado en las unidades organizativas.

◦ Crecimiento en la disponibilidad de la información.

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◦ Aumento de las competencias del personal de las Oficinas de Digitalización.

Así pues, los indicadores de gestión demuestran la necesidad de asegurar la integración de los resultados operacionales y estratégicos de la organización. Dan a conocer y representan la estrategia corporativa así como del resto de los empleados y representa en definitiva el plan o camino a seguir para lograr la visión de futuro de la empresa.

Solo mediante un seguimiento continuo a los logros obtenidos será posible retroalimentar el proceso para efectuar las correcciones o adecuaciones y hacer valer de los cambios que sean requeridos para aplicar el mejoramiento continuo.

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AnexosDurante el proceso de planificación requerido para actualizar los centros de documentación y conformar las Oficinas de Digitalización existen elementos comunes que ocurren casi constantemente, es por ello que en la siguiente tabla se muestra un conjunto de tareas que formarán parte de las labores a ejecutar para implementar las funciones que soporten el uso de la tecnología.

Lista de chequeo para la instauración de una oficina de digitalización.Elementos comunes.

Etapa 1. La planificación de la Oficina de Digitalización.

1.a.Estudio de las adecuaciones que deben efectuarse al espacio físico para operar con el nuevo equipamiento (tecnología de digitalización, áreas de almacenamiento intermedio, escáner de planos, etc.).

1.b. Reajuste a la infraestructura eléctrica, cableado y redes de transmisión de datos para proteger el nuevo equipamiento y asegurar un ancho de banda adecuado.

1.c.Identificación del software requerido para la digitalización y el registro de los documentos de archivo en la base de datos de contenido. Licencias, instalaciones requeridas y permisología de acceso.

1.d.Preparación del software y hardware necesario para la ejecución del proyecto en las áreas administrativas que ameriten disponibilidad y funcionalidad. Ejecución de pruebas, verificación de funcionalidades y pruebas de aceptación.

1.e. Elaboración del flujograma que regirá el proceso de digitalización, así como la presentación de los mecanismos de validación, calidad y auditoria.

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Etapa 2. Inicio de las pruebas, digitalización y registro.

2.a.Puesta en producción de la plataforma tecnológica para el inicio de las actividades de escaneo y registro de los documentos de archivo. Pruebas de estrés y configuración del software.

2.b.Suministro y divulgación de los procedimientos de registro y publicación de los documentos electrónicos, normas técnicas y procedimientos para efectuar las tareas en la oficina de digitalización. Normativas de calidad en los procesos de escaneo y validación.

2.c. Preparación de los documentos de archivo, selección y manipulación desde el archivo de gestión.

2.d.Inicio del proceso de digitalización, asignación de metadatos, permisos de acceso y publicación de la información. En el caso de que existan flujos de trabajo, iniciarlos junto con los anexos requeridos y la información digitalizada.

2.e

Resguardo del original, asignación de su vida útil (del documento en formato electrónico), registro de referencias cruzadas (es decir, relacionar lógicamente los documentos electrónicos que tienen elementos en común o están asociados por su contenido) y ejecución de solicitud de eventos específicos (como por ejemplo solicitud de registro de atributos de búsqueda adicionales, validación de calidad de la información en las unidades usuarias, etc.).

Etapa 3. Consolidación y puesta a punto

3.a. Implementación de estrategias para optimizar el proceso de digitalización, selección de los mecanismos y puesta a punto de la plataforma tecnológica.

3.b. Aseguramiento de la calidad mediante la aplicación de indicadores de gestión y establecimiento de metas de producción.

3.c.Establecimiento de planes para la carga masiva de registros, migraciones de datos y la incorporación de digitalizaciones producto de esfuerzos individuales realizados por unidades organizativas que han escaneado su propia información sin haberla puesto en los repositorios de contenidos.

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Bibliografía

[1] ISO 15489-1, Información y Documentación – Gestión de documentos – Parte 1: Generalidades

[2] Gestión Electrónica de Documentos. Una guía práctica para aplicar la Gestión de Contenidos y efectuar una implementación exitosa en la Organización. Pascual Gravina. 2012.

[3] Manual de Gestión Documental. Publicado por la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. 2008.

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7 tips para crear una oficina de digitalización en mi empresa

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