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V. RISORSE PER IL PROGETTO 1. Introduzione ai concetti di economicità ed efficacia Economicità = Validità economica L’Economicità si scompone in :

§ Efficacia § Efficienza

Con il termine EFFICACIA si intende la misura del grado di raggiungimento degli obiettivi definiti nella stesura iniziale del progetto.

Risultati

EFFICACIA = Obiettivi di risultato

Con il termine EFFICIENZA si intende la misura del grado di assorbimento delle risorse impiegate per raggiungere gli obiettivi definitivi

Risultati EFFICIENZA =

Risorse consumate

Il concetto di economicità si basa sul paradigma: costi – tempi – qualità La pianificazione e il controllo dell’economicità di un progetto devono avere come riferimento congiunto le dimensioni di costo, tempo e qualità della prestazione. Dato che i progetti, come si è detto nelle lezioni precedenti, hanno alcune caratteristiche quali:

§ Non ripetitività dell’attività § Non ripetitività degli output

si differenziano di molto dalle normali attività aziendali, soprattutto per quanto riguarda le attività e gli strumenti di controllo. Proprio per questo motivo è importante presidiare il progetto in corso d’opera. Se si volesse parlare per metafore, per descrivere la disponibilità economica di un progetto, si potrebbe affermare che: “La coperta del progetto è sempre corta!”

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1.1 Analisi del progetto sulla base dell’economicità Il semplice rilevamento di eventuali scostamenti dei costi di progetto rispetto alle previsioni evidenzia problemi sulle performance, ma non fornisce soluzioni a tali problemi.

La pianificazione economica di un progetto è fondamentale e, in alcuni casi, gli effetti della pianificazione economica hanno ripercussioni anche sullo scheduling di progetto (vd. seguito)

La curva di costo tipica, o lineare, non rispecchia quella reale.

CostiReale

Lineare

Tempo Vediamo come procedere:

1. Definire i costi revisionali per ogni attività e la durata delle stesse:

cost slopecosto attività

durata attività

2. definire il PCS ( Project Cost Schedule) = suddividere i costi previsionali sulla base dello scheduling di progetto.

3. definire il GANTT Cost Schedule.

4. Visualizzare il Bar Chart Cost Schedule definendo un’unità minima in tempo:

1 settimana 5 settimane 3 mesi etc…

Quando si giunge alla visualizzazione del Bar Chart Cost Schedule si può iniziare l’attività di tuning sui costi, sempre che non sia in contrasto con i CPM di progetto.

§ Ad esempio:

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10

20

30

Tempo0-5week

6-10week

11-15week

16-20week

Il Bar Chart Cost Schedule evidenzia una distribuzione dei costi non ottimale, Scheduling e CPM permettendo, sarebbe meglio la distribuzione seguente:

10

20

30

Tempo0-5week

6-10week

11-15week

16-20week

1.2 La tentazione di comprimere i tempi

Spesso il Project Manager è soggetto a pressioni per la riduzione dei tempi. Le fonti e in motivi di tali pressioni possono essere diverse:

§ Il commerciale vuole fare bella figura con il cliente; § Un altro progetto deve partire; § Il project manager stesso vuole fare “bella figura” e quindi consegnare il progetto in

anticipo sulla scadenza. ATTENZIONE: Il tempo non è una variabile ininfluente, agire riducendo la variabile tempo spesso produce:

§ Più costi § Meno qualità

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In generale, l’effetto che più spesso si verifica è l’aumento dei costi a causa di:

§ Straordinari ai lavoratori § Onorari di consulenti esterni § etc…

Definite le grandezze di riferimento la formula di costo è la seguente:

§ Normal cost = costo in situazione standard § Crash cost = costo in situazione di rottura § Normal timing = tempi standard § Crash timing = tempi di rottura

cost slopeCrash cost - normal cost

Normal timing - crash timing

4

8

12

€

6week

9week

+

2

6

10

Crash Cost10.000

Normal Cost6.000

Crash Timing Normal Timing

cost slope (normale) = 6.000/9 = 666,66 € cost slope (media) = 1.333,33 €

Naturalmente ciò che si è detto non significa che i tempi di un progetto non si possono mai ridurre, i tempi si possono comprimere, prestando particolare attenzione a:

§ Ridurre solo le attività critiche § Ridurre prima le attività con cost slope basso.

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Esercitazioni

1) Costituire due Team 2) Eleggere due Project Manager 3) Eleggere due Segretari

1 BRAINSTORMING Tempo a disposizione: 30 minuti Output richiesti:

I. Chiarirsi le idee II. Comporre un set di domande da presentare al committente in fase di Problem

Setting.

2 PROBLEM SETTING Tempo a disposizione: 30 minuti Output richiesti:

I. Risposte alle domande II. Nuove informazioni aggiuntive

3 POP_cap.1 : OBIETTIVI DEL PROGETTO Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:

I. Elenco Obiettivi

4 POP_cap.2: ATTIVITA’ DA SVOLGERE Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:

I. Elenco delle macro-attività da svolgere

5 POP_cap.6 : DEFINIZIONE RISORSE ECONOMICHE Tempo a disposizione: 15 minuti Output richiesti:

I. Preventivo committente

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Argomento del Progetto: creazione del software per una pizzeria

SCENARIO: ü La pizzeria Acme ci ha contattati per avere la quotazione di un Software di gestione. ü Hanno fretta, siamo entrati a giochi fatti e, quindi, entro domani dobbiamo fornire loro

la nostra quotazione!

PROBLEMA:

1) La Acme passa da una situazione di 40 coperti su 10 tavoli a una situazione di 200 coperti su 50 tavoli.

2) Le ordinazioni non si possono più gestire “a vista” 3) Must! Velocità alla cassa. 4) Evitare le piccole truffe. IL RIGATINO