54.cdgplus.fr · web viewvid-19 et sur la reprise progressive de l’activité. conformément à la...

22
Plan de continuité d’activité (PCA) et Plan de reprise d’activité (PRA) Notice d’information sur la création et la mise en œuvre d’un Plan de Continuité d’Activité relatif à la gestion de la crise sanitaire COVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification de défense et de sécurité nationale, chaque administration nationale ou locale doit élaborer un Plan de Continuité d’Activité (PCA). Dans le contexte de crise sanitaire actuelle liée au COVID-19, la mise en œuvre de cette règlementation trouve une application concrète. De nombreuses structures locales étant confrontées dans l’urgence à la nécessité de remettre en question leurs missions, leurs modes d’organisation et de prévention des risques professionnels classiques. Le Centre de Gestion de Meurthe-et- Moselle souhaite vous accompagner au mieux dans la gestion de cette crise sanitaire inédite en vous mettant à disposition les outils et conseils de bonnes pratiques pour adapter vos organisations à ce contexte. Qu’est-ce qu’un PCA ? Le plan de continuité d’activité est un outil de référence qui met en évidence la stratégie et les mesures organisationnelles permettant à la collectivité d’assurer, en fonction de la situation de crise sanitaire rencontrée, ses missions essentielles de service public. Le PCA permet en outre d’identifier et de prioriser les services qui doivent être maintenus parce qu’ils sont essentiels au bon fonctionnement de la société ou en raison de la règlementation. Il met en évidence les moyens de le faire en cas d'indisponibilité du personnel habituel à son poste. Il peut donc concerner les personnels techniques comme les personnels administratifs. Il

Upload: others

Post on 10-Aug-2021

0 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

Plan de continuité d’activité (PCA) et

Plan de reprise d’activité (PRA)

Notice d’information sur la création et la mise en œuvre d’un Plan de Continuité d’Activité relatif à la gestion de la crise sanitaire COVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité.

Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification de défense et de sécurité nationale, chaque administration nationale ou locale doit élaborer un Plan de Continuité d’Activité (PCA).

Dans le contexte de crise sanitaire actuelle liée au COVID-19, la mise en œuvre de cette règlementation trouve une application concrète. De nombreuses structures locales étant confrontées dans l’urgence à la nécessité de remettre en question leurs missions, leurs modes d’organisation et de prévention des risques professionnels classiques. Le Centre de Gestion de Meurthe-et-Moselle souhaite vous accompagner au mieux dans la gestion de cette crise sanitaire inédite en vous mettant à disposition les outils et conseils de bonnes pratiques pour adapter vos organisations à ce contexte.

Qu’est-ce qu’un PCA   ?

Le plan de continuité d’activité est un outil de référence qui met en évidence la stratégie et les mesures organisationnelles permettant à la collectivité d’assurer, en fonction de la situation de crise sanitaire rencontrée, ses missions essentielles de service public. Le PCA permet en outre d’identifier et de prioriser les services qui doivent être maintenus parce qu’ils sont essentiels au bon fonctionnement de la société ou en raison de la règlementation. Il met en évidence les moyens de le faire en cas d'indisponibilité du personnel habituel à son poste. Il peut donc concerner les personnels techniques comme les personnels administratifs. Il précise les mesures à prendre pour répondre aux enjeux de sécurisation des populations et des agents ainsi que les processus décisionnels et de travail associés.

Quelle est son utilité   ?

Le PCA relatif à la crise sanitaire COVID-19 permet de définir les modalités de fonctionnement des services face à un événement qui perturbe gravement l’organisation normale de l'entité et d’en limiter l’impact. Il doit permettre de mettre en œuvre des modalités de travail en mode dégradé tout en :

- maintenant les missions «essentielles» à la population et leur capacité de mise en œuvre,

- permettant la mise en œuvre de processus de décision,- protégeant les agents par des mesures de prévention limitant la propagation du virus,- protégeant les usagers contre ce risque de transmission,- anticipant la reprise d’activité.

Page 2: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

Ce plan est généralement complété par des fiches techniques qui apportent des précisions sur certaines mesures à mettre en place en termes d’organisation et de gestion des ressources humaines ou de prévention des risques professionnels.

Ce document doit être évolutif afin d’adapter les missions à mettre en œuvre en fonction des mesures gouvernementales ou sanitaires prescrites ainsi que de la stratégie locale définie en terme de priorité d’action.

Comment le mettre en place   ?

Les collectivités territoriales et établissements publics locaux sont un relais des décisions qui émanent de l’Etat. A ce titre, dans la gestion de la crise sanitaire actuelle, le Préfet coordonne l’ensemble des acteurs publics et assure le relais des mesures nationales auprès de ces derniers. L’Agence Régionale de Santé est quant à elle mobilisée afin de coordonner les acteurs de santé.

Les étapes essentielles de la mise en œuvre d’un PCA sont résumées dans le schéma d’élaboration ci-dessous.

Comment passer du PCA au PRA   ?

Le PRA dans le cadre de la crise sanitaire COVID-19 s’inscrit dans la durée, comme le 1er

Ministre l’a dit dans son discours du 28 avril 2020 devant l’Assemblée nationale, « il faut apprendre à vivre avec le virus ». Une nouvelle période s’ouvre à compter du 11 mai 2020

2

Tester le plan de continuité d'activité et l'ajuster si nécessaire

Mettre en oeuvre des mesures de protection des agents

Communiquer les mesures auprès des agents et de la population

Définir, par service, les modalité de mise en oeuvre de la continuité d'activité

Définir les différents scénarios possibles d'exercice de ces missions selon les effectifs présents

Définir les missions à mettre en oeuvre selon les différents niveaux d'alerte

Identifier les missions essentielles qui nécessitent un maintien d'activité obligatoire

Recensement de tous les services et missions assurés habituellement par la collectivité

Mise en place d'une cellule de crise et choix des participants

Page 3: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

avec la nécessité de poursuivre la mise en œuvre du PCA pour glisser progressivement vers une reprise d’activité dans une période d’incertitude durable.

Cette nouvelle période induit la nécessité de concilier plusieurs enjeux :- la protection des agents et de la population face au risque toujours présent de

transmission du virus,- la nécessité de répondre aux besoins des usagers,- socio-économiques,- le lien social,- les attentes des agents, élus et habitants « d’un monde d’après ».

Modèle de PCA tenant lieu de PRA

Un modèle de PCA - PRA et ses annexes vous sont proposés. Ce document évolutif s’inscrit également dans la perspective d’une reprise progressive de l’activité à compter du 11 mai 2020 telle qu’annoncée par le gouvernement. Ces documents sont transmis à titre indicatif. Ils doivent être adaptés à votre structure et au contexte local :

- les éléments surlignés en gris écriture droite sont à adapter,- les éléments surlignés en gris écriture italique sont des conseils ou informations.

3

Page 4: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

PLAN DE CONTINUITE ET DE REPRISE D’ACTIVITE

COVID-19

[NOM DE LA COLLECTIVITE / DE L’ETABLISSEMENT]

Sommaire

Introduction........................................................................................................................2

I. Mise en place d’une cellule de crise et activation du PCA................................................2

A. Modalité d’activation.......................................................................................................2

B. Cellule de crise et référent PCA.....................................................................................2

C. Modalités de transmission des informations..................................................................3

II. Le recensement des missions et actions de la structure...................................................3

A. Inventaire et priorisation.................................................................................................3

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités essentielles ou nouvellement engendrées par la crise..................................................................................4

C. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités non essentielles pouvant être différées............................................................................................................5

III. La gestion des moyens humains et matériels à disposition...........................................6

A. La gestion des moyens humains....................................................................................6

B. La gestion des moyens matériels...................................................................................7

IV. Les modalités de gestion de la communication externe et interne................................7

A. La communication interne..............................................................................................7

B. La communication externe.............................................................................................8

V. Mesures relatives à la reprise d’activité.............................................................................9

A. La priorisation des missions et activités.........................................................................9

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités priorisées..................10

VI. La protection du personnel...........................................................................................12

VII. Les modalités de communication et de mise à jour du PCA / PRA.............................12

1

Page 5: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

Introduction

Dans le cadre de la mise en œuvre du plan national de prévention et de lutte contre la pandémie COVID-19, la collectivité / établissement public [Nom] doit adapter l’organisation de ses services afin de répondre aux enjeux de :

maintien des missions «essentielles» à la population et de leur capacité de mise en œuvre,

mise en œuvre de processus de décision et de continuité de direction, protection des agents afin de limiter la propagation du virus au sein de ses services, protection des usagers contre ce risque de transmission, reprise anticipée d’une activité « normale ».

Ce plan de continuité d’activité implique la mise en œuvre de mesures exceptionnelles de réorganisation de ses missions induites par des mesures de confinement, l’absence des moyens humains affectés traditionnellement aux activités en raison de leur indisponibilité et l’application de règles sanitaires strictes.

I. Mise en place d’une cellule de crise et activation du PCA

A. Modalité d’activation

L’autorité territoriale est chargée de l’activation du PCA au regard des différents stades d’alerte de la pandémie, qualifiés par les autorités nationales.

B. Cellule de crise et référent PCA

La gestion du PCA sera de la responsabilité de l’autorité hiérarchique [Nom, Direction générale / secrétaire de mairie] ou de son suppléant [Nom, qualité]. Il est désigné référent PCA et à ce titre, il prépare et coordonne la mise en œuvre du dispositif de gestion de la crise COVID-19 en lien avec l’autorité territoriale décisionnelle ou son suppléant [Nom, qualité].

Une cellule de crise est constituée afin de :- piloter l’élaboration et la mise en place du PCA,- s’assurer de son efficience et l’ajuster au besoin,- prendre les décisions et gérer les situations nécessaires pour faire face à l’évolution

de la situation.

La cellule de crise est composée des personnes suivantes :

Nom, Prénom Fonction/Poste Tel fixe et portable Courriel

2

Page 6: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

Elle peut être composée des membres suivants : L’autorité territoriale, Un ou deux élus délégués particulièrement concernés (sécurité, affaires sociales ou

scolaires), Du directeur général des services (DGS) ou secrétaire de mairie, référent PCA, Du responsable des ressources humaines, Des cadres ou agents référents des services « essentiels », D’une personne chargée de la communication interne et/ou externe, De l’assistant ou du conseiller de prévention, D’un membre du CHSCT.

C. Modalités de transmission des informations

Les échanges à distance étant privilégiés, les membres de la cellule de crise conviennent de se transmettre des informations régulièrement par mail et d’assurer un point [hebdomadaire] de gestion de crise par [téléconférence / visio-conférence]. Ces échanges donnent lieu à un relevé de décision qui sera transmis aux membres de la cellule de crise au plus tard dans les [24 / 48 heures].

II. Le recensement des missions et actions de la structure

L’ensemble des informations est regroupée dans un fichier Excel annexe permettant le tri et le filtre des données. Cf. Annexe n°1. Les éléments indiqués dans ce tableur sont donnés à titre indicatif, ils doivent être adaptés à votre structure.

A. Inventaire et priorisation

Au regard des missions et actions traditionnellement mises en œuvre par la collectivité / établissement public [Nom], il convient de réévaluer le niveau de continuité des missions et de prioriser les actions à mettre en œuvre selon la classification suivante :

- Missions et activités essentielles : elles doivent être assurées en permanence, elles sont prioritaires – Priorité 1.

- Missions et activités nouvellement engendrées par la crise : missions assurées uniquement le temps de la crise, elles sont prioritaires – Priorité 1.

- Missions et activités non essentielles pouvant être différées : elles ne sont pas prioritaires mais peuvent être réalisées à distance ou de manière ponctuelle – Priorité 2.

- Missions et activités suspendues : elles ne sont pas prioritaires et doivent être interrompues durant la période de crise – Priorité 3.

Dans le cadre de la gestion de la crise COVID-19, il semble qu’une présence sur site est requise pour les agents assurant les activités « essentielles » suivantes :

- la police municipale,- les services eau, assainissement, électricité,- les services assurant la gestion de la propreté urbaine, la collecte, l’élimination et le

traitement des déchets,

3

Page 7: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

- les services techniques pour répondre à une urgence technique (sur un bâtiment ou une sécurisation de voirie par exemple),

- l’entretien ménager des locaux utilisés pour les missions essentielles uniquement,- le service public de l’action sociale s’il permet de maintenir le lien avec les personnes

vulnérables (portage de repas, soins à domicile, accompagnement des résidents EHPAD et EHPA, aides et secours d’urgence etc.),

- les services assurant les gardes d’enfants de 0 à 16 ans des personnels soignants mobilisés dans la gestion de la crise sanitaire,

- les services assurant l’état civil pour les actes liés aux naissances et décès,- le service funéraire.

Les responsables de services de la structure établissent un inventaire exhaustif de toutes les missions et activités assurées en temps normal par les agents. L’organigramme, les fiches de postes, listes de tâches sont mises à leur disposition pour ce faire. Cet inventaire met en évidence :

- dans la partie « commentaires » les raisons qui justifient le niveau de priorité attribué à l’action,

- le nombre d’agents assurant habituellement ces missions.

L’ensemble des informations est inscrit dans l’annexe n°1 - onglet « Identification».

Le [M/Mme X, Directeur Général des Services / secrétaire de mairie], destinataire de ces informations propose à l’autorité territoriale un tableau de classification des missions et activités selon les critères suivants :

- activités essentielles à la population ou services publics locaux indispensables en raison de la crise sanitaire,

- nécessité de limiter la propagation du virus au sein de la structure,- mesures de protection des agents en activité contre ce risque.

L’autorité territoriale ou son suppléant, en cas d’indisponibilité, acte la priorisation des missions.

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités essentielles ou nouvellement engendrées par la crise

Pour chacune des missions et activités dont la continuité doit être assuré (Priorité 1), le responsable de service identifie le nombre minimum de personnel requis pour assurer une continuité indispensable des activités.

L’épidémie étant évolutive, le taux d’absentéisme et la disponibilité des agents est susceptible de fluctuer d’une période à l’autre et de se dégrader. Ainsi les informations relatives au nombre d’agents disponibles et mobilisables pour maintenir l’activité doivent être indiquées de manière continue. Pour ce faire, un outil de gestion et de suivi des ressources humaines est complété quotidiennement dans l’annexe n°1 - onglets « suivi RH » hebdomadaire.

4

Page 8: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

En tenant compte du nombre des données relatives à la disponibilité des agents et pour chaque activité il est mis en évidence :

- Le responsable de l’activité : personne de référence pour l’agent qui assurera l’activité sur le terrain (responsable hiérarchique direct ou son suppléant).

- Le nom de l’agent mobilisé pour mettre en œuvre l’activité.- Ses suppléants : scénarios de remplacement de l’agent mobilisé qui peut être

absent.- Les mesures organisationnelles spécifiques à mettre en œuvre du fait de la

crise sanitaire (elles peuvent varier en fonction des recommandations gouvernementales). Elles peuvent apporter des précisions sur le planning à mettre en place, le travail en présentiel ou à distance, la nature des relations aux usagers (téléphonique, mail, dématérialisation des procédures…), les procédures spécifiques à prévoir, etc.

- Les moyens matériels nécessaires pour mettre en œuvre l’activité : moyens de communication, de déplacements, outils de travail, équipements de protection individuels indépendants de la situation de crise.

- Les procédures de suppléances à prévoir : la nécessité ou non d’avoir une procédure de travail écrite, de se former, de transmettre des compétences par la mise en place d’une période de tuilage ou procédures etc.

- Les modalités de transmission d’informations et de suivi de l’activité : il s’agit de mettre en évidence par exemple la nécessité pour le responsable de service de qualifier en amont de l’intervention son niveau d’urgence, les modalités de reporting (téléphonique, mail, papier) de la bonne réalisation de l’activité, l’organisation de points réguliers etc.

- Les mesures de prévention à mettre en œuvre en situation de crise : il s’agit de mesure de prévention complémentaires à celles prévues par le document unique de la structure.

L’ensemble des informations est inscrit dans l’annexe n°1 – onglet « Missions essentielles».

C. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités non essentielles pouvant être différées

Pour les missions et activités définies comme étant non essentielles, elles sont susceptibles d’être réalisées à distance si le poste de travail le permet, en l’application des directives du gouvernement. Ainsi, le télétravail est à privilégier en priorité.

Concernant l’accueil du public les mesures d’ordre général suivantes sont mises en œuvre :

- Accueil physique uniquement sur rendez-vous si cela est jugé indispensable par M./Mme.X,

- Accueil téléphonique renforcé sur la ligne n° 03…..

Concernant le télétravail les mesures d’ordre général suivantes s’appliquent :

- Les agents placés en télétravail sont joignables sur leur numéro de téléphone portable professionnel ou à défaut sur le numéro qu’ils ont communiqué à leur chef de service,

5

Page 9: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

- Ils utilisent en priorité le matériel fourni par la collectivité ou à défaut leur équipement personnel,

- Les horaires de télétravail sont ….,- L’organisation de réunions est privilégiée par téléconférence / visioconférence via

l’outil « Skype / Zoom etc. », pour rompre l’isolement des agents, il est convenu que les responsables de service organisent des réunions hebdomadaires avec leurs équipes.

Si la structure a déjà instauré le télétravail, des modalités dérogatoires peuvent être envisagées comme par exemple : le nombre de jours d’autorisation d’exercice du télétravail, les plages horaires de connexion, l’utilisation d’outils de communication inhabituels etc.

D’autres missions ou activités non essentielles peuvent être reportées ou réalisées ponctuellement en fonction des moyens humains disponibles et au regard des mesures de prévention à appliquer.

L’ensemble des mesures organisationnelles est décrit par mission et activité dans l’onglet « Missions non essentielles » du document annexe n°1.

III. La gestion des moyens humains et matériels à disposition

Afin d’assurer une continuité des activités sur les missions essentielles et non essentielles selon les modalités prévues ci-dessus, il convient de gérer quotidiennement les moyens humains et matériels disponibles.

Cette gestion des moyens humains sera assurée de manière identique dans le cadre d’une prise progressive des activités.

A. La gestion des moyens humains

Les agents affectés sur des missions qui sont totalement suspendues et pour lesquelles aucune mission (de suppléance ou en télétravail) ne peut être réalisée, sont placés en Autorisation Spéciale d’Absence (ASA).

Pour l’ensemble des autres missions, un planning prévisionnel de gestion des ressources humaines est réalisé par le responsable de service ou son suppléant chaque semaine. Le planning est communiqué par mail / téléphone aux agents au plus tard le mercredi pour la semaine suivante.

Ce planning met en évidence pour toutes les actions réalisées en temps normal par la collectivité / établissement public [Nom] :

- Les noms et coordonnées des agents titulaires ou remplaçants afin d’identifier la personne à contacter en priorité (titulaire) ou son suppléant en cas d’absence.

- Jour par jour le planning prévisionnel des agents selon qu’ils se trouvent dans les situations suivantes :

o Présents sur leur lieu de travail : PRESo Présent à distance en télétravail : TWo En autorisation spéciale d’absence : ASA

6

Page 10: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

o Absent (congés, maladie, accident de travail, récupérations etc.) : ABS- Jour par jour le planning réellement réalisé par les agents selon les mêmes états de

situation.

Chaque lundi, le responsable des activités communique à M/Mme X le planning réellement réalisé par les agents la semaine précédente. M/Mme X met à jour le document global de suivi des activités et le communique au responsable du PCA qui prend toutes les mesures utiles pour assurer la continuité des activités essentielles.

Les responsables de service et les agents en situation d’encadrement intermédiaire des équipes doivent apporter une vigilance particulière à :

- Mettre en place une organisation la plus simple et fluide possible en tenant compte de la nature des activités à réaliser,

- Définir clairement les missions et objectifs individuels ou collectifs,- écouter, faire confiance et rassurer les équipes.

Des conseils et bonnes pratiques sont disponible sur le « Guide du management à distance en situation exceptionnelle », réalisé par la Région Grand Est, il est consultable à l’adresse suivante :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/publications/hors_collections/guide_manager_teletravail_externe_region_Grand_Est.pdf

B. La gestion des moyens matériels

Pour mener à bien les activités durant la période de crise, les mesures exceptionnelles suivantes sont mises en œuvre :

- Recensement des besoins de covoiturage via le groupe de discussion « … » .- Mise à disposition d’un véhicule de service utilisable pour les trajets domicile –

travail : uniquement pour les agents dont les activités sont essentielles et dont les moyens de déplacement sont inexistants en raison de la réduction des transports en commun.

- Suivi journalier du stock de produits d’entretien selon les modalités suivantes : …- Mise à disposition d’une flotte de téléphonie mobile pour les agents qui assurent les

activités essentielles et ne disposent pas de moyens de communication sur site.

IV. Les modalités de gestion de la communication externe et interne

A. La communication interne

La survenance de la crise sanitaire implique la remise en question des processus de travail habituels et génère des incertitudes, inquiétudes ou du stress pour l’ensemble des équipes. Certains agents peuvent se trouver davantage isolés. Il est donc essentiel de rassurer et de transmettre des informations claires, transparentes et régulières à l’ensemble du personnel. Cela afin d’éviter d’alimenter les angoisses ou les rumeurs.

7

Page 11: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

Pour cela M/Mme X sera tout au long de la mise en œuvre du PCA chargée de la communication interne. A ce titre il/elle assure les missions suivantes :

- La transmission à l’ensemble du personnel d’un fil d’information hebdomadaire relatif aux informations d’ordre général sur : la prévention des risques professionnels, les principales actualités impactant les collectivités et établissements publics locaux, les actualités en matière de gestion des ressources humaines, …

- La transmission chaque mois, avec la contribution des responsables de services, d’un rapport d’activité succinct sur les principales missions assurées par les services.

- La mise en place d’une ligne téléphonique gérée par Mme/M. X pour répondre aux demandes d’informations des agents sur ….

Les managers de la collectivité, indifféremment de leur niveau hiérarchique, ont également un rôle central à jouer dans la communication interne et le suivi des équipes qu’ils encadrent. A ce titre, ils adaptent leur posture à la situation de crise actuelle. Ils veillent également à mettre en place :

- Des points téléphoniques hebdomadaires avec les agents, - Ils diffusent régulièrement des messages de remerciement et d’encouragement par

mail, - Ils restent joignables par téléphone pour toute question

En complément, dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19, le service prévention des risques professionnels du Centre de gestion de Meurthe-et-Moselle ouvre sa cellule d’écoute psychologique pour soutenir les professionnels en situation de détresse morale ou d’inquiétude à travers une écoute bienveillante et des conseils individualisés.

Lien vers la cellule d’écoute : https://54.cdgplus.fr/ouverture-du-dispositif-de-soutien-psychologique/

B. La communication externe

La collectivité / établissement public [Nom] assure à la population la transmission des informations :

- essentielles prises par le gouvernement dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19,

- essentielles prises par les autorités locales dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19,

- relatives à la continuité des services publics locaux gérés par les collectivités et ses établissements partenaires (établissements publics, départements, région),

- relatives aux activités essentielles mises en œuvre par ses services,- relatives aux pratiques de solidarité locale (commerces de proximité, réseau

d’entraide à destination des personnes vulnérables, dons du sang, etc.).

La transmission de ces informations à la population est assurée via les supports de communication suivants :

- site internet de la ville,

8

Page 12: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

- affichage à la porte de l’hôtel de ville, - via les panneaux d’affichage lumineux,- par message radiodiffusé,- par l’envoi de SMS ou de messages vocaux,- via la page Facebook officielle,- par le fil d’information auquel les habitants peuvent s’inscrire via …

L’accueil de public n’est plus réalisé dans des conditions normales de fonctionnement ainsi, le service d’accueil téléphonique est assuré et/ou renforcé dans les conditions suivantes :

- Numéro de téléphone- Jours- Horaires

Une réponse est également apportée par mail dans des délais … à l’adresse xxx@xxx

V. Mesures relatives à la reprise d’activité

La gestion de la crise liée au COVID-19 a nécessité une adaptation et une réorganisation importantes des activités conduites en temps normal par la collectivité / établissement public [Nom].

Le retour à une activité normale sera progressif et conduit au regard :

- des mesures édictées par le gouvernement, - des moyens humains disponibles ou pouvant être disponibles (renforcement ponctuel

des équipes),- des moyens financiers.

L’objectif étant d’assurer aux usagers un service public répondant à leurs besoins en préservant leur santé et celle des agents.

A. La priorisation des missions et activités

Certaines missions essentielles et secondaires ont été inscrites au PCA. Il convient désormais de mettre à jour ce document afin de glisser progressivement vers une reprise de l’activité.

La 1ère étape consiste à réévaluer le niveau de priorité des actions à mettre en œuvre lors d’un retour progressif à une situation normale selon la classification suivante :

- Priorité n°1 : il s’agit des missions et activités essentielles qui doivent être assurées en permanence dans ce cadre du PCA mais aussi dans le cadre d’une reprise progressive de l’activité. Elles sont prioritaires.

- Priorité n°2: elles sont jugées prioritaires car elles permettent d’assurer un niveau de service public suffisant. Elles répondent à un besoin réel des usagers dans le cadre de la levée des mesures de confinement. Elles peuvent être organisées dans des conditions sanitaires conformes tant pour les usagers que pour les agents.

9

Page 13: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

- Priorité n°3 : elles ne sont pas prioritaires et peuvent être reportées : soit, jusqu’au retour d’une activité normale ou quasi normale, soit jusqu’à ce que le gouvernement les autorisent.

La priorisation des missions pourra tenir compte des échéances ou délais à tenir. Une date prévisionnelle de reprise des actions qui tient compte de la progressivité de la reprise d’activité peut être projetée. Cette date est ajustable au regard des contraintes gouvernementales, sanitaires et locales.

Pour faciliter la priorisation des activités, chaque responsable de services peut utiliser, au besoin la matrice Eisenhower. Cet outil permet de classer chaque activité selon son degré :

d’urgence : le temps nécessaire à la réalisation de l’activité ou sa date d’échéance, d’importance : quel impact sur les résultats du service et quelle valeur ajoutée au

travail (conséquences positives ou négatives).Les activités classées :1 - urgentes et importantes seront à mettre en œuvre en priorité, 2 - non urgentes et importantes à mettre en œuvre à la suite,3 - urgentes et non importantes à limiter,4 - non urgentes et non importantes à réinterroger (report ou suppression).

L’ensemble des informations sont inscrites par les responsables de services dans le document annexe n°1 - onglet n°4 « Reprise d’activité - Priorisation ». L’autorité territoriale décidera des suites à donner.

B. Mesures organisationnelles relatives aux missions et activités priorisées

La crise sanitaire n’étant pas terminée, les moyens humains permettant la mise en œuvre des activités sont susceptibles de fluctuer d’une période à l’autre et de se dégrader.

Ainsi les informations relatives au nombre d’agents disponibles et mobilisables (en télétravail de manière prioritaire et en présentiel à défaut) continuent d’être gérer quotidiennement dans l’annexe n°1 - onglets « suivi RH » hebdomadaire.

En tenant compte des données relatives à la disponibilité des agents et pour chaque activité, la 2ème étape consiste à mettre en évidence :

- La date prévisionnelle de reprise d’activité- Le nombre d’agents affectés à l’activité en temps normal - Le nombre d’agents nécessaires pour la reprise d’activité : il peut varier par

rapport à l’effectif habituel au regard des besoins réels pour la mise en œuvre de l’activité. Le nombre d’agents peut être revu :

o à la hausse si un retard important doit être rattrapé, si la charge de travail prévisionnelle est plus importante,

o à la baisse si l’activité peut toujours fonctionner en mode dégradé ou si le repos des équipes est nécessaire.

- Le responsable de l’activité : personne de référence pour l’agent qui assurera l’activité (responsable hiérarchique direct ou son suppléant).

10

Page 14: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

- Le nom de l’agent mobilisé (ou des agents mobilisés) pour mettre en œuvre l’activité.

- Ses suppléants : scénarios de remplacement de l’agent mobilisé qui peut être absent.

- Les mesures organisationnelles spécifiques à mettre en œuvre en situation de reprise progressive d’activité (elles peuvent varier en fonction des recommandations gouvernementales ou locales). Elles peuvent apporter des précisions sur le planning à mettre en place (horaires de travail en fonction des contraintes liées à l’occupation des locaux ou aux transports en commun), au regard du travail en présentiel ou à distance, de la nature des relations aux usagers (téléphonique, mail, dématérialisation des procédures, prise de rendez-vous…), des procédures spécifiques à prévoir, etc.

- Les modalités d’aménagement des locaux: informations relatives au maintien du travail à distance ou relatives à la présence des agents sur site. Elles mettent en évidence les mesures de distanciation physique nécessaires, la réaffectation des espaces de travail (bureaux, postes informatiques, lieux de prise de poste) en fonction des activités propres à chaque service.

- Mesure de ré-accueil des agents et modalités de transmission des informations : la singularité de la période de confinement vécue par tous de manière différente nécessite de permettre l’expression des expériences individuelles. Le ressenti individuel ne peut pas être ignoré et appelle à donner du sens, non pas pour gommer les singularités mais pour en faire la base d’un récit collectif. Les objectifs collectifs et individuels des agents peuvent être revus. Cela peut se faire par le biais d’un questionnaire, d’un temps d’échange (à distance ou en présentiel si les conditions le permettent), d’outils collaboratifs ou ludiques.Les mesures relatives à la reprise progressive d’activité doivent aussi être communiquées à l’ensemble des agents.

- Modalités d'information des usagers : identifier les modalités de communication des informations spécifiques relatives à la reprise de l’activité à destination des usagers.

- Les moyens matériels nécessaires pour mettre en œuvre l’activité : moyens de communication, de déplacements, outils de travail, équipements de protection individuels indépendants de la situation de crise. Cela peut concerner également les mesures relatives à la remise en fonctionnement du matériel ou des locaux.

- Les mesures de prévention à mettre en œuvre en situation de reprise du travail en période de crise sanitaire: il s’agit de mesures de prévention complémentaires à celles prévues par le document unique de la structure.

L’ensemble des informations sont inscrites dans l’annexe n°1 – onglet « Reprise d’activité – Priorité 1 à 3 ».

VI. La protection du personnel

Dans le cadre du PCA, en parallèle de la gestion des activités essentielles et de la réduction progressive et potentiellement importante des ressources humaines disponibles, l’autorité

11

Page 15: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

territoriale prendra toutes les mesures nécessaires de prévention pour limiter la propagation du virus et assurer la meilleure protection possible aux agents intervenant encore sur site.

L’autorité territoriale, dans le cadre d’une reprise progressive d’activité en présentiel, sera chargée de définir et de mettre en œuvre les mesures de protection les plus appropriées. Lorsqu’il existe, le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail sera intégré à cette démarche.

Les documents annexes au PCA - PRA décrivent les mesures de prévention des risques professionnels à mettre en place :

- annexe n°2 : ensemble des mesures de prévention d’ordre général et par secteur d’activité,

- annexe n°3 : mesures relatives au protocole de nettoyage des locaux,- annexe n°4 : utilisation des gants à usage unique- annexe n°5 : le port du masque- annexe n°6 : les mesures pour la reprise des activités en collectivité- annexe n°7 : le lavage des mains

Les mesures spécifiques à mettre en œuvre sont également reportées sur le document annexe n°1 pour chacune des activités poursuivies en présentiel par les agents.

VII. Les modalités de communication et de mise à jour du PCA / PRA

Le PCA / PRA sera communiqué, dès son déclenchement, auprès de chaque responsable de service. Il sera actualisé régulièrement :

- en fonction de l’évolution des directives gouvernementales et de la situation sanitaire,- de l’organisation interne à mettre en œuvre et des moyens disponibles pour assurer

une continuité des activités qui doivent perdurer.

Les responsables de services et managers doivent veiller à l’application des mesures de prévention.

Les principaux prestataires seront informés des mesures de prévention et d’organisation du PCA et du PRA afin qu’ils puissent s’y conformer (dans le cas où des livraisons sont à prévoir par exemple).

Un retour d’expérience sera assuré afin de mettre en évidence les points forts et les points à améliorer dans la gestion de cette situation de crise. Cela permettra d’anticiper au mieux la survenance d’évènements similaires. Ce retour d’expérience sera organisé par les membres de la cellule de crise en prenant en compte :

- les caractéristiques de l’évènement,- l’efficience et la rapidité des décisions prises, - les modalités de communication et moyens associés, - les modalités de gestion des ressources, - les conditions du retour à la normale.

12

Page 16: 54.cdgplus.fr · Web viewVID-19 et sur la reprise progressive de l’activité. Conformément à la directive générale interministérielle du 11 juin 2015 relative à la planification

L’ensemble des personnels mobilisés dans le cadre de la crise COVID-19 sera associé à cette démarche selon les modalités suivantes :

- groupes de travail thématiques, - réunions de services,- questionnaires individuels…

13