PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Todas las empresas que se encuentran dentro del mbito de lo formal cuentan con una planilla de remuneraciones,planilla de jornalesocomo la denominenen tu pas; la gran mayora suele llevar esta informacin en Excel ya que es mas flexible a la hora de trabajarEn los casos que el empleador cuente con menos de 100 trabajadores, la boleta de pago deber ser sellada y firmada manualmente por el empleador o su representante legal. En los casos en que se cuente con 100 o ms trabajadores, la firma olgrafa y el sellado manual de las boletas de pago podrn ser reemplazados por la firma digitalizada, previo acuerdo con los trabajadores (que se recomienda sea por escrito) e inscripcin en el Registro de Firmas a cargo del Ministerio de Trabajo y Promocin del EmpleoSe reitera que la boleta de pago debe entregarse al trabajador a ms tardar al 03 da hbil siguiente a la fecha de pagoSi el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador ser opcional; siempre que, previo acuerdo con el trabajador (que se recomienda sea por escrito), se pacte la entrega de la boleta de pago a travs del empleo de tecnologas de la informacin y comunicacin (intranet, correo electrnico u otros de similar naturaleza), y siempre y cuando se deje debida constancia de su emisin por parte del empleador y se garantice su efectiva recepcin por parte del trabajadorEn caso la entrega sea por medios fsicos, si el trabajador no supiera firmar, imprimir su huella digital en la boleta de pagoPara acreditar el pago de la remuneracin basta con la boleta de pago firmada por el trabajador o con la constancia de entrega de sta por medios electrnicos, siempre que el pago se haga directamente; mientras que si se hace por medio de terceros, entonces adems es necesario contar con la constancia de depsito o transferencia.Sea que la entrega de la boleta de pago sea manual o electrnica, corresponder al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneracin y la entrega de la boleta de pago al trabajadorLa firma o envo de la boleta de pago no niega el derecho del trabajador de reclamar la existencia de un pago diminuto o la falta de pago de determinadas remuneraciones o beneficiosEn cuanto a la vigencia del presente dispositivo legal, sta se ha efectuado desde el pasado 24.07.2011, con excepcin de lo referente al numeral 1 del presente informe, puesto que para ello es necesario que se implemente el Registro de Firmas a cargo del MTPE; por tanto ,mientras esto no suceda se deben seguir firmando y sellando manualmente las boletas de pago.NATURALEZA JURDICAEn el Derecho Laboral rige tambin, la regla del Artculo 1229 del Cdigo Civil, a saber: La prueba del pago incumbe a quien pretende haberlo efectuado. Esta prueba se materializa a travs de un documento escrito, que acredita el abono al titular del crdito y la conformidad de ste con el pago recibido, mediante su firma en dicho documento, extinguiendo la obligacin.En este sentido, la naturaleza jurdica de la planilla y las boletas de pago radica en el valor probatorio del cumplimiento de la contraprestacin econmica que corresponde al empleador en la ejecucin del contrato de trabajo, dado que dichos documentos jurdicos contables son la prueba escrita del pago de la remuneracin y del cumplimiento de las obligaciones legales de orden pblico, por lo menos durante 5 aos de cerrada la planilla. Este documento reviste formas especiales, construida sobre la nocin del simple recibo, desarrollada segn el principio contable de la partida doble (Debe/Haber) y complementada en funcin de las necesidades del empleador, del trabajador y del Estado.EFECTO TRIDIMENSIONALLa Planilla tiene un efecto tridimensional de valor sobre las partes de la relacin laboral y de utilidad pblica, por lo siguiente: En la esfera empresarial, no slo es un documento de prueba del empleador que demuestra el cumplimiento de su obligacin de pago de remuneracin del trabajador, sino un medio idneo que otorga conformidad a los descuentos y retenciones por l aplicados. Adems, acredita el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y provisionales, y como gasto es deducible del impuesto a la renta de 3ra. Categora; y por ltimo, es un documento contable que registra un egreso de la empresa de efecto inmediato sobre su rentabilidad y estructura de costos.En la esfera del trabajador, la planilla y la boleta de pago es de capital importancia, para que ste acredite su relacin laboral y pueda comprobar que la suma de dinero recibida es exacta con la registrada en tales documentos. Adicionalmente, le posibilita verificar los conceptos abonados y cantidades retenidas o descontadas por fuente convencional, legal o judicial, el tiempo de servicio reconocido, a fin de confirmar si el empleador ha cumplido con lo pactado al inicio o durante la relacin laboral. En la esfera pblica, es el Ministerio de Trabajo el que autoriza la apertura y cierre de las planillas; as tambin, los empleadores que cuenten con 5 o ms trabajadores, estn obligados a presentar un resumen de sus planillas de remuneraciones correspondiente al mes de junio de cada ao, pues el Estado requiere informarse sobre la poblacin laboral y su capacidad de consumo, lo que se traduce en estadsticas de indicadores laborales, y que son herramientas fundamentales de gestin gubernamental, utilizados para delinear polticas econmicas y de empleo. Por otro lado, es objetivo de la inspeccin del trabajo, velar para que el empleador cumpla con emitir boletas de pago y llevar sus planillas en forma legal, entre otros, a fin de facilitar la labor de fiscalizacin de los entes recaudadores de tributos y aportes sociales o previsionales (Sunat y Afp). Finalmente, en la administracin de justicia laboral, este documento es prueba PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 4privilegiada en la solucin de conflictos jurdicos emergentes de la relacin laboral. 1. DEFINICION:Etimolgicamente, planilla es un derivado de plana, equivalente de pgina, carilla; es decir, cada una de las dos caras de la hoja de papel. El espaol de Amrica lo renominaliz como planilla, lo que en Espaa se llama plantilla (trmino derivado, a su vez, de planta y con el mismo sufijo- illa); es decir la nmina.El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Espaola del 2001, refiere que la nmina es la relacin nominal de los individuos que en una oficina pblica o particular han de percibir haberes y justificar con su firma haberlos recibido. Ser de plantilla es estar en la nmina, lo que en el Per y otros pases de Amrica se expresa con la locucin verbal estar en planilla. El uso peruano de planilla por nmina se documenta tambin en Ecuador, Colombia, Argentina, Uruguay y Paraguay, y tiene antecedentes de su uso andaluz de planilla por relacin de gastos diarios.En cuanto concepto, la planilla es la nmina de trabajadores vinculados en un determinado centro de trabajo, que contiene los principales datos del contrato de trabajo, y registra las operaciones relativas a las remuneraciones y dems ingresos y egresos (retenciones) del personal, que suceden durante su vida laboral y en cumplimiento de los dispositivos legales que regulan este importante documento jurdico contable.Se designa con el trmino de Planilla a aquel formulario o impreso que cuenta con espacios en blanco destinados a ser completados conforme por cualquier individuo, generalmente, se pide que a los mencionados espacios en blanco se los llene con los datos personales de filiacin, de domicilio, actividad estudios realizados, u otros datos requeridos por quien emite la planilla, como ser la administracin pblica en algunas de sus tantas dependencias y oficinas en las cuales la gente realiza trmites que requieren de un tipo de informacin especfica y organizada para luego poder ser resueltos satisfactoriamente.2. EVOLUCION HISTORICA DE LAS PLANILLAS:LOTUS: es el primer programa de hoja de clculo en introducir rangos de celdas, macros para las planillas y celdas con nombres. Con Lotus 1-2-3 es ms fcil la utilizacin de planillas de clculo y agrega la posibilidad de hacer grficos y bases de datos.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 5Lotus 1-2-3 es an uno de los paquetes de aplicaciones ms vendido de todos los tiempos.Lotus 1-2-3 estableci el software de planillas de clculo como un paquete de presentacin de datos importantes as como una herramienta de clculo compleja.EXCELL: fue originalmente escrito para la Apple Macintosh de 512k en 1984-1985. Excel es una de las primeras planillas de clculo en utilizar una interfaz grfica con mens desplegables y la capacidad de clickear utilizando un puntero. Anteriormente se consideraba, que la planilla de clculo Excel era para mucha gente ms fcil que usar que el comando de interfaz de lnea de los productos de PC-DOS.3. GNESIS NORMATIVAEl antecedente ms remoto de la planilla es el recibo, del que deriva este central documento y que vendra a ser un recibo pormenorizado que incluye la nmina de las personas que reciben su retribucin por el trabajo realizado en un tiempo determinado.La historia registra que fue en Francia, durante el Siglo XVI, cuando se crea el boletn de pago, documento escrito emitido por el empleador al trabajador, cuya copia firmaba este ltimo en seal de recibo. Esta tcnica de administracin de personal fue reconocida legislativamente en esa repblica mediante Ley del 4 de mayo de 1931.En el Per, la gnesis legislativa de este documento es la Ley 2851 del 23 de noviembre de 1918, Ley de Trabajo de Mujeres y Menores, y que estableca la obligacin del empleador de llevar un registro permanente con datos mnimos de identificacin de los menores empleados y el tiempo trabajado. Asimismo, por Decreto Supremo del 23 de marzo de1936, se cre el padrn de empleados de comercio, entre otros dispositivos que normaban la planilla en forma dispersa e incoherente.Posteriormente, por Decreto Supremo N 015-72-TR del 28 de septiembre de 1972, los libros de planillas de pagos de sueldos y salarios fueron regulados en forma tcnica e integral, constituyndose desde entonces en el documento jurdico contable central en la administracin de personal. Sin embargo, luego de 16 aos de vigencia, dicha norma legal fue derogada por el Decreto Supremo N 001-98-TR, publicado el 22 de enero de 1998, cuyo objetivo de modernizar, simplificar y acelerar los procesos de pago de remuneraciones, que fue modificado en algunos de sus artculos por el Decreto Supremo N 017-2001-TR publicado el 7 de junio del 2001.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 64. HOJA DE RESUMEN DE PLANILLAS(Ministerio De Trabajo)Este documento ha sido implementado por el Ministerio de Trabajo mediante decreto supremo 018-91-TR, establecindose la obligacin de las empresas para presentarlas hasta el 15 de Julio cada ao, ante dicha entidad pblica, sobre informacin de planillas al 30 de junio. A travs de este formulario la empresa (persona natural o jurdica) proporcionar anualmente, informacin al ministerio de trabajo sobre el nmero de trabajadores, total de remuneraciones, situacin de los trabajadores, tanto de ejecutivos empleados y obreros.En particular para el ao 1996 la oficina de economa del trabajo y productividad del ministerio de trabajo y promocin social a publicado la directiva 001-96-TR/0ETP del 28 de junio estableciendo las normas que regula esta obligacin de carcter laboral por parte de las empresas del sector privado. Precisamente dicha obligacin la deben cumplir las empresas ubicadas en Lima que cuenten con ms de diez (10) trabajadores y las empresas ubicadas en las dems provincias con ms de cinco (5) trabajadores.El dispositivo en mencin a fijado sanciones pecuniarias o multas que van desde el 15% de UIT hasta 1 UIT. Dependiendo del nmero de trabajadores de la empresa, con un incremento del 50% adicional si la presentacin se realiza despus del 30 de setiembre de 1996 a propsito de la U.I.T; debemos precisar que sta equivala a S/.2,200.00 a la fecha de obligacin (15 de julio de 1996).Las empresas obligas (ms de 10 trabajadores para Lima y ms de 5 trabajadores para las dems provincias) sern convocadas por el ministerio de trabajo de acuerdo a l cronograma conforme al ltimo dgito de su RUC, establecido por este, pudiendo establecerse fecha posterior al 15 de julio.5. BASE LEGAL: PLANILLASNORMAS REGLAMENTARIAS RELATIVAS A OBLIGACIN DE LOS EMPLEADORES DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGO; DECRETO SUPREMO N 001-98-TRCONCORDANCIA: Art. 25, trcer prrafo, del TUO del Reglamento de la Ley N 27866, aprobado por D.S. N 013-2004-TRCONSIDERANDO:Que, por Decreto Supremo N 015-72-TR de 28 de setiembre de 1972, se establecieron las disposiciones relativas a la obligacin de los empleadores de llevar libro de planillas de pago de remuneraciones y otros derechos sociales de sus trabajadores;Que, desde la vigencia del acotado Decreto Supremo, se han producido modificaciones sustanciales en nuestro ordenamiento laboral y avances tecnolgicos que hacen necesaria la expedicin de un nuevo marco legal sobre la materia, cautelando los derechos de los trabajadores;PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 7En uso de las facultades conferidas por el inciso 8) del Artculo 118 de la Constitucin Poltica del Per;DECRETA: DE LA OBLIGACION DE LLEVAR PLANILLAS DE PAGOArtculo 1.- Los empleadores cuyos trabajadores se encuentren sujetos al rgimen laboral de la actividad privada y las cooperativas de trabajadores, con relacin a sus trabajadores y socios trabajadores, estn obligados a llevar Planillas de Pago, de conformidad con las normas contenidas en el presente Decreto Supremo.Toda referencia al trmino empleador en el presente Decreto Supremo comprende a las cooperativas de trabajadores y el trmino trabajador a los socios trabajadores.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001Artculo 2.- Las planillas podrn ser llevadas, a eleccin del empleador, en libros, hojas sueltas o microformas.De elegirse el uso de microformas, ser de aplicacin el Decreto Legislativo N 681, sus modificatorias, normas complementarias y reglamentarias.Artculo 3.- Los empleadores debern registrar a sus trabajadores en las planillas, dentro de las setentids (72) horas de ingresados a prestar sus servicios, independientemente de que se trate de un contrato por tiempo indeterminado sujeto a modalidad o a tiempo parcial.Artculo 4.- Es facultad del empleador llevar ms de una Planilla de Pago, en funcin a la categora, centro de trabajo o cualquier otra pauta que considere conveniente, dentro de un criterio de razonabilidad.Las planillas de diferentes centros de trabajo de una misma empresa, podrn ser centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos. En este caso cada centro de trabajo deber contar con una copia simple de las planillas que les correspondan y de las boletas de pago a que se refiere el Artculo 18 del presente Decreto Supremo, siempre que se encuentre en una circunscripcin territorial distinta al de la Autoridad Administrativa de Trabajo que autoriz la planilla centralizada.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001.Artculo 5.- Cuando el empleador opte por llevar sus planillas mediante microformas, deber utilizar un medio fsico de almacenamiento de informacin que no permita ser regrabado y que sea individualmente indentificable.DE LA AUTORIZACION DE LAS PLANILLASDel Libro de Planillas u Hojas SueltasPLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 8Artculo 6.- El libro de planillas o las hojas sueltas correspondientes, sern autorizadas previamente a su utilizacin por la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se encuentre ubicado el centro de trabajo.En caso de empresas que cuentan con ms de un centro de trabajo en diferentes lugares, se podr solicitar la autorizacin en cualquiera de ellos, teniendo en cuenta lo dispuesto en el segundo prrafo del Artculo 4.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001.Artculo 7.- Para efectos de la autorizacin del libro de planillas, as como de las hojas sueltas, el empleador presentar una solicitud, adjuntando copia del comprobante de informacin registrada conteniendo el Registro Unico del Contribuyente (RUC) y el libro de planillas de pago u hojas sueltas a ser autorizados, debidamente numerados.LA SOLICITUD DEBE CONSIGNAR LOS SIGUIENTES DATOS:a.b. Nombre o razn social y domicilio del empleador;Nombre del representante legal del empleador y nmero de su documento de identidad;c.d.e. Nmero de RUC del empleador;Direccin del centro de trabajo;Nmero de folios del libro o de las hojas sueltas a ser autorizados;f.De tener ms de un centro de trabajo y haberse optado por la centralizacin de planillas, segn el Artculo 4 , la direccin de los centros de trabajos incluidos en ella y el lugar donde se encuentren los originales de las planillas y los duplicados de las boletas de pago.g. Tipo de planilla a autorizar conforme al primer prrafo del Artculo 4 del presente Decreto Supremo.Para efectos de la autorizacin del segundo libro o posteriores, as como de las hojas sueltas, el empleador adjuntar a su solicitud el libro de planillas anterior debidamente autorizado o en el caso de hojas sueltas, la autorizacin anterior y la ltima hoja trabajada, dejando constancia la Autoridad Administrativa de Trabajo de su conclusin, cumpliendo adems con los requisitos establecidos en el prrafo anterior.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001.Artculo 8.- Recibida la solicitud en la forma indicada en el artculo anterior, la Autoridad Administrativa de Trabajo proceder a sellar la PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 9primera hoja del libro de planilla de pago o de las hojas sueltas, indicando en ella el nombre o razn social del empleador, nmero de RUC, direccin del centro de trabajo, tipo de planilla, nmero de registro de autorizacin, nmero de folios autorizados y fecha de la autorizacin. En el caso de segundo libro o posteriores se indicar el nmero de libro, de tratarse de hojas sueltas la numeracin correlativa correspondiente. Si el empleador opta por llevar sus planillas en hojas sueltas, la Autoridad Administrativa de Trabajo sellar cada una de ellas, pudiendo utilizar cualquier otro medio tcnico que considere conveniente.De haber optado el empleador por la centralizacin de planillas, se dejar constancia de este hecho en la autorizacin correspondiente. De tener el empleador planillas autorizadas en distintos centros de trabajo, podr centralizarlas en uno de ellos, previo cierre de las planillas de los otros centros de trabajo y solicitud dirigida a la Autoridad Administrativa de Trabajo del lugar donde se proceder a centralizar.El cambio de los datos consignados en la autorizacin debe ser comunicado por el empleador a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando la documentacin sustentatoria.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001.Artculo 9.- En los lugares donde no haya Autoridad Administrativa de Trabajo, sern los Jueces de Paz Letrados respectivos, quienes autorizarn los libros de planillas y las hojas sueltas, en la forma indicada en el Artculo 8 del presente Decreto Supremo.DE LAS MICROFORMAS:Artculo 10.- La autorizacin del uso de microformas necesariamente estar a cargo de la Autoridad Administrativa de Trabajo, siendo en este caso aplicable lo dispuesto en la parte pertinente del tercer prrafo del Artculo 6 del presente Decreto Supremo.Artculo 11.- La solicitud de autorizacin para llevar planillas en microforma deber contener los datos a que se refiere el Artculo 7, en cuanto fuere aplicable y adems deber indicar con precisin el nmero de cdigo, serie u otra referencia anloga que permita identificar individualmente el medio fsico a ser utilizado. Asimismo, deber adjuntar el certificado de idoneidad tcnica expedido por el organismo competente, de acuerdo a lo dispuesto por el Artculo 6 del Decreto Legislativo N 681, modificado por la Ley N 26612 o norma que la sustituya.En este caso, la Autoridad Administrativa de Trabajo emitir resolucin expresa precisando la identificacin del medio fsico autorizado, el cual no podr ser sustituido por el empleador sin autorizacin previa.(*)PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 10Artculo 12.- El empleador que opte por llevar sus planillas en microformas ser responsable de proporcionar los equipos y sistemas idneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la autoridad competente, de requerirlo, puedan revisar el contenido de las planillas.DEL CONTENIDO DE LAS PLANILLAS:Artculo 13.- Al inicio del libro de planillas, de la hoja suelta o de la microforma, deber registrarse por una sola vez, dentro del plazo establecido en el Artculo 3, la siguiente informacin referida a cada trabajador:a.b.c.d.e. Nombre completo, sexo y fecha de nacimiento;Domicilio;Nacionalidad y documento de identidad;Fecha de ingreso o reingreso a la empresa;Cargo u ocupacin;f.Nmero de registro o cdigo de asegurado o afiliado a los Sistemas Previsionales correspondientes; y,g. Fecha de cese.De agotarse la disponibilidad de espacio para esta informacin, podrn utilizarse nuevas hojas, sin necesidad de que estas sean autorizadas por la Autoridad Administrativa de Trabajo.Artculo 14.- Las planillas, adems del nombre y apellidos del trabajador, debern consignar por separado y segn la periodicidad de pago, los siguientes conceptos:a. Remuneraciones que se abonen al trabajador tomando en consideracin para este efecto, lo previsto en el Artculo 6 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, aprobado por Decreto Supremo N 003-97-TR;b.c.d. Nmero de das y horas trabajadas;Nmero de horas trabajadas en sobretiempo;Deducciones de cargo del trabajador por concepto de tributos, aportes a los Sistema Previsionales, cuotas sindicales, descuentos autorizados u ordenados por mandato judicial y otros conceptos similares.e. Cualquier otro pago que no tenga carcter remunerativo, segn el Artculo 7 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral;PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 11f.Tributos y aportes de cargo del empleador;g. Cualquier otra informacin adicional que el empleador considere conveniente.Asimismo, se registrar la fecha de salida y retorno de vacaciones, salvo que por la naturaleza del trabajo o por el tiempo trabajado slo hubiera lugar al pago de la remuneracin vacacional.Artculo 15.- Tratndose de trabajadores que perciban una remuneracin integral cuyo abono sea pactado con periodicidad superior a un mes, el empleador deber registrar mensualmente en la planilla, el importe de la alcuota correspondiente a cada mes de labores.Artculo 16.- La rectificacin de cualquier error o la omisin de informacin en las planillas se har constar en la hoja siguiente a la ltima utilizada, debiendo expedirse una boleta que contenga la informacin rectificada u omitida, la misma que deber ser firmada por el trabajador, no aplicndose lo dispuesto en el tercer prrafo del Artculo 19 del presente Decreto Supremo.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001.DE LAS PLANILLAS DE PAGO DE LOS TRABAJADORES DE CONSTRUCCION CIVILArtculo 17.- Las planillas de las empresas que desarrollan actividades de construccin civil, podrn ser llevadas por cada obra o en conjunto para varias obras, conforme al Artculo 4 del presente Decreto Supremo.En dichas planillas deber indicarse el nombre o razn social del empleador, ya sea contratista o subcontratista y el nombre del propietario de la obra, salvo que ste sea el empleador, en cuyo caso se indicar que rene ambas calidades.A la terminacin de su contrato, el contratista o subcontratista entregar al propietario una copia certificada de la planilla de pago correspondiente a la obra y los duplicados de las boletas de pago referidas en el Artculo 18 del presente Decreto Supremo, lo cual no lo exime de responder por el pago de las obligaciones laborales, ni al propietario de la responsabilidad que pudiera corresponderle por las mismas.DEL PAGO DE LA REMUNERACION Y ENTREGA DE LA BOLETA DE PAGOArtculo 18.- El pago de la remuneracin podr ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros, siempre que en este caso permita al trabajador disponer de aquella en la oportunidad establecida. (*)PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 12(*) Prrafo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001,"El pago de la remuneracin podr ser efectuado directamente por el empleador o por intermedio de terceros, siempre que en este caso permita al trabajador disponer de aquella en la oportunidad establecida, en su integridad y sin costo alguno.El pago se acreditar con la boleta firmada por el trabajador o con la constancia respectiva, cuando aqul se haga a travs de terceros, sin perjuicio de la entrega de la boleta correspondiente dentro del plazo establecido en el artculo siguiente.La boleta de pago, contendr los mismos datos que figuran en planillas y deber ser sellada y firmada por el empleador o su representante legal.Artculo 19.- El original de la boleta ser entregado al trabajador a ms tardar el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago.El duplicado de la boleta quedar en poder del empleador, el cual ser firmado por el trabajador. Si el trabajador no supiera firmar, imprimir su huella digital.Si el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador ser opcional. Sin embargo, en este caso, corresponder al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneracin.(*)(*) Prrafo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR publicado el 07-06-2001, cuyo texto es el siguiente:"Si el empleador lo considera conveniente, la firma de la boleta por el trabajador ser opcional. Sin embargo, en este caso, corresponder al empleador la carga de la prueba respecto al pago de la remuneracin y la entrega de la boleta de pago al trabajador.Artculo 20.- La firma del trabajador en la boleta de pago no implicar renuncia por ste a cobrar las sumas que considere le corresponden y no figuran en la boleta.DE LA OBLIGACION DE CONSERVAR LAS PLANILLAS Y LAS BOLETAS DE PAGOArtculo 21.- Los empleadores estn obligados a conservar sus planillas, el duplicado de las boletas y las constancias correspondientes, hasta cinco aos despus de efectuado el pago.Luego de transcurrido el indicado plazo, la prueba de los derechos que se pudieran derivar del contenido de los citados documentos, ser de cargo de quien alegue el derecho.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 13Artculo 22.- Los empleadores estn obligados a exhibir ante las Autoridades competentes que lo requieran, las planillas, el duplicado de las boletas y las constancias de pago.DEL CIERRE DE PLANILLASArtculo 23.- Se considerarn cerradas las planillas en la fecha en que el empleador lo comunique a la Autoridad Administrativa de Trabajo, adjuntando copia de la ltima planilla utilizada e indicando el motivo del cierre.(*) Artculo modificado por el Artculo 1 del Decreto Supremo N 017-2001-TR del 07-06-2001DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y COMPLEMENTARIASPrimera.- El presente Decreto Supremo entrar en vigencia a partir del 1 de febrero de 1998, fecha a partir de la cual quedar derogado el Decreto Supremo N 015-72-TR as como todas las dems disposiciones que se opongan al presente Decreto Supremo.Segunda.- El uso de las planillas a travs de microformas, estar supeditado a la expedicin de las normas reglamentarias por el Sector competente, de conformidad con el Artculo 6 del Decreto Legislativo N 681, modificado por la Ley N 26612.Tercera.- Conservan su valor y efectos hasta el 30 de junio de 1998(*)(**), las planillas autorizadas con fecha anterior a la vigencia de este Decreto Supremo, salvo que el empleador quiera darlas por terminadas antes y solicitar la autorizacin de nuevas planillas de conformidad con el presente dispositivo legal.(*) Por medio del Artculo 1 del Decreto Supremo N 005-98-TR, publicado el 23-06-98, se ampla hasta el 30 de setiembre de 1998, el plazo a que se refiere esta Disposicin para que los empleadores se adecuen a sus alcances y sustituyan sus planillas de pago, de conformidad con el referido dispositivo legal.(**) Por medio del Artculo 1 del Decreto Supremo N 011-98-TR, publicado el 26-09-98, se ampla hasta el 30 de octubre de 1998, el plazo a que se refiere esta Disposicin para que los empleadores se adecuen a sus alcances y sustituyan sus planillas de pago.Cuarta.- En el caso de los trabajadores del hogar no existe la obligacin de llevar las planillas a que se refiere el presente Decreto Supremo. La prueba de pago de los derechos que les corresponden, se rige por las disposiciones especficas.Dado en la Casa de Gobierno, en Lima, a los veinte das del mes de enero de mil novecientos noventa y ocho.6. OBJETIVOS Y FIUNCIONALIDAD DE LAS PLANILLASPLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 146.1 OBJETIVOS El mdulo de Planillas, tiene como objetivo administrar y controlar las compensaciones remunerativas al personal de la empresa de manera eficiente. El modulo de planillas tiene por objetivo la gestin del proceso de pago de planillas de los trabajadores de la empresa. En el proceso de planillas se incluye todos los procesos necesarios para cumplir con las leyes laborales, as como el intercambio de informacin con entidades externar como bancos, AFPs, SUNAT, etc. Resumir los resultados del trabajo de auditora y decidir si se han alcanzado los objetivos relativos a cada componente especfico de los estados financieros. Mejorar y disear soluciones en los procesos de gestin y administracin de planillas o nminas empresariales. Desarrollar tcnicas que potencien la optimizacin de procedimientos con suma confidencialidad y que favorezcan el crecimiento de su organizacin. Buscar agilizar y economizar los procesos administrativos para el cumplimiento eficiente de sus objetivos en la administracin de planillas y nminas 6.2 FUNCIONALIDAD BSICA El sistema permite lo siguiente: Define los tipos de Planilla (empleados, obreros, practicantes, etc.). Definicin de los conceptos remunerativos y no remunerativos que pueden ser: ingresos, deducciones o rubros proyectados para pagos posteriores. Cada concepto remunerativo deber tener definido un conjunto de atributos los cuales especifican su forma de clculo, as como, si estn o no afectos a impuestos. Es flexible en la definicin de conceptos, de acuerdo a las necesidades de la empresa o a cambios de la legislacin laboral. Flexible para definir frmulas por parte del usuario. Procesa planilla de pagos: Boletas, Adelantos, Gratificaciones, CTS, Liquidacin de Beneficios Sociales, Vacaciones, Utilidades y Reintegros. Procesa planilla de Provisiones: Gratificaciones, CTS y Vacaciones. Imprime la Boleta de Pagos y planillas de acuerdo a ley. Procesa adelantos de sueldo, flexible acorde con las polticas de la empresa. Emite certificados de 5ta categora, CTS, utilidades, pagos a la AFP mensual y anual de acuerdo a los formatos de ley, liquidacin de beneficios sociales, constancias de trabajo, devolucin de cts., etc. Calcula vacaciones, pendientes de tomar y pendientes de programar por cada trabajador, poniendo fechas lmites segn la poltica de la empresa.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 15 Emite el resumen anual de las planillas de haberes, de 5ta Categora y de AFP. Asigna descuentos fijos y por cuenta corriente. Permite el manejo y emisin de informacin de acuerdo a lo dispuesto en el Registro de Trabajadores y Prestadores de Servicios (RTPS) definido segn D.S N 015-2005-TR y el 014-2006 TR y cualquier otro decreto complementario vigente a la fecha de presentacin de la propuesta. Emite los formatos legales: PDT y archivo para AFP Net Permite interfases con el sistema de control de accesos e intercambio de informacin con: Bancos, AFP, PDT, Modulo Contable y Sunat. Provee informacin automatizada para los depsitos en cuentas de ahorro. Generar el archivo para depsitos en Bancos. Controla retenciones judiciales. Seguro de vida ley y privado. Simulacin de liquidaciones, cambios de sueldo. Gestin de categoras y grados salariales. Genera aumentos en forma individual, grupal o selectiva. Flexible en cuanto a consultas con diferentes parmetros de bsqueda. Registro de Declaracin Jurada para el Ministerio de Trabajo. El mdulo de Planillas se integra con el mdulo de Asistencia para leer las horas extras y las tardanzas realizadas por el trabajador y en caso que el pago est sujeto a ley, procede a hacer el clculo respectivo automticamente, previa autorizacin del usuario responsable para tal tarea. Asimismo, en la boleta de pago figura las horas extras realizadas por el trabajador en el mes, se pague en efectivo o no.7. PROCESOS INVOLUCRADOS Clculo y pago de planillas de remuneraciones: quincenal, mensual, gratificaciones. Pago de planillas de vacaciones. Pago de Subvencin Econmica de colaboradores en modalidad formativa. Pago de la compensacin por tiempo de servicios-CTS. Pago de liquidacin de beneficios sociales. Pago de reparto de utilidades Administracin de cuentas corrientes del trabajador. Asignacin flexible de conceptos remunerativos y no remunerativos. Pago de subsidios por enfermedad o maternidad. Pago de tributos y aportes derivados de las planillas de pagos. Pago de retenciones y descuentos a favor de terceros realizados al personal. Contabilizacin de pagos y descuentos realizados a los trabajadores de la empresa.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 16 Proceso de pagos a travs de interfaz con bancos, AFPs, SUNAT.8. FINES Asegurando el cumplimiento de la normatividad laboral vigente y guardando la confidencialidad requerida Consignar los haberes de los empleados de una empresa con sus respectivos premios por asistencia, aportes previsionales correspondientes, entre otras cuestiones. Elaboracin de planilla, (Ing. Asistencias, Faltas, Subsidios, Adel. Quincenas, Ingresos y Dsctos. Varios) Clculo de Renta de 5ta.Categora -Emisin de Boletas de Pago Elaboracin y presentacin de Planillas de AFP y CTS Elaboracin de liquidaciones y Beneficios Sociales - Presentacin de Contratos ante el Ministerio de Trabajo -Llenado de Pdt 601Artculo 48.- Depende jerrquicamente del Jefe de rea de Gestin Administrativa, cumple las siguientes funciones: Dirige, distribuye, orienta y controla las acciones y tareas del equipo a su cargo. 1. Depura mensualmente bajo responsabilidad, la planilla matriz de activos y cesantes para su actualizacin. 2. Realiza el control de nmero de plazas presupuestadas y pagadas.3. Coordina con los rganos competentes de la Sede Central (Informtica) y la Direccin de Educacin de Lima todo lo relacionado al proceso de elaboracin de planillas.4. Remite el calendario de compromisos al rea de Gestin Institucional para su requerimiento al Tesoro Pblico. 5. Supervisa el chequeo de planillas y remite a Tesorera para el pago mensual. 6. Revisa y firma los informes de liquidaciones, adelanto por compensatoria, planillas mensuales, proyectos de resoluciones y crditos internos (devengados).7. Verifica las liquidaciones de expedientes de reconocimiento, tiempo de servicios y otros. 8. Supervisa el consolidado de inasistencias y tardanzas del personal de la sede y de las Instituciones Educativas del mbito jurisdiccional de la UGEL 07.DEL TCNICO ADMINISTRATIVO (Planillas)Artculo 49.- Depende jerrquicamente del especialista de Planillas, cumple las siguientes funciones: 1. Emite la planilla de remuneraciones en forma oportuna. 2. Ejecuta bajo responsabilidad, las resoluciones emitidas por la Direccin por conceptos relacionados al pago de haberes y remuneraciones.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 173. Depura expedientes relacionados con pensin definitiva, incorporacin a la Ley N 20530, subsidio por luto, ceses y devengados. 4. Ejecuta las liquidaciones de los expedientes presentados por los usuarios de crditos internos, gratificaciones, ceses, compensacin de tiempo de servicios, pensiones, etc.5. Realiza las liquidaciones de descuentos mensuales efectuados en las planillas de pago, cuadratura de judiciales, caja, CAFAE, SUBCAFAE, cooperativas. Etc.6. Revisa las planillas antes de efectuarse el pago. 7. Depura y actualiza mensualmente las planillas de pago.8. Prepara la informacin y participa en coordinacin con el rea de Gestin Institucional en la elaboracin del calendario de compromisos para requerimiento ante el Tesoro Pblico. 9. Formula las Resoluciones de traslado y transferencia de pensiones, cese, pensiones de la Ley N 20530 y otros conceptos. 10.Controla el nmero de plazas presupuestadas y pagadas a nivel de Instituciones Educativos y la Direccin de la Seda Institucional de la UGEL 07.DEL OFICINISTA (Planillas) Artculo 50.- Depende jerrquicamente del especialista de planillas, cumple las siguientes funciones: 1.2. Participa en la elaboracin de las planillas de remuneraciones.Realiza el informe mensual de discriminacin de caja y otros descuentos.3. Efecta clculos mensuales para el procesamiento de las planillas de pago, ejecutando las resoluciones, por diversos conceptos como bonificacin, beneficios, cambio de nivel, contratos nombramientos, encargos, etc.4. Verifica bajo responsabilidad funcional, las Resoluciones emitidas que generan pagos, evitando su duplicidad, ejecutndola en los meses correspondientes evitando los crditos por devengados. 5. Depura y mantiene actualizado las planillas de pago de remuneraciones del personal activo y cesante. 6. Apoya en la digitacin y revisin de planillas antes de efectuarse el pago. 7. Realiza otras funciones de su competencia que le encargue el Jefe del rea de Gestin Administrativa9. CLASIFICACION DE PLANILLAS: 9.1 PLANILLAS DE CLCULO9.1.1 ORGENES DE LAS HOJAS DE CLCULOPLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 18 En 1961 se vislumbr el concepto de una hoja de clculo electrnica en el artculo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich.Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de clculo. Bricklin cont la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de clculos en una pizarra. Cuando el profesor encontr un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podra replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de clculo para ver los resultados de las frmulas que intervenan en el proceso.Su idea se convirti en VisiCalc, la primera hoja de clculo, y la "aplicacin fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser slo un hobby para entusiastas del computador para convertirse tambin una herramienta en los negocios y en las empresas.9.1.2 DEFINICIN:Programa de aplicacin utilizado normalmente en tareas de creacin de presupuestos o previsiones, y en otras tareas financieras. En un programa de hoja de clculo, los datos y las frmulas necesarios se introducen en formularios tabulares (hojas de clculo u hojas de trabajo), y se utilizan para analizar, controlar, planificar o evaluar el impacto de los cambios reales o propuestos sobre una estrategia econmica. Los programas de hoja de clculo usan filas, columnas y celdas. Cada celda puede contener texto, datos numricos o una frmula que use valores existentes en otras celdas para hacer un clculo determinado. Para facilitar los clculos, estos programas incluyen funciones incorporadas que realizan operaciones estndar. Dependiendo del programa, una sola hoja de clculo puede contener miles o millones de celdas. Algunos programas de hoja de clculo permiten tambin vincular una hoja de clculo a otra que contenga informacin relacionada y pueden actualizar de forma automtica los datos de las hojas vinculadas. Los programas de hoja de clculo pueden incluir tambin utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos. Los programas de hoja de clculo cuentan por lo general con capacidades grficas para imprimir sus resultados. Tambin proporcionan un buen nmero de opciones de formato tanto para las pginas y el texto impreso como para los valores numricos y las leyendas de los grficos.La utilizacin de una planilla de clculo se extiende a:La realizacin de clculos sobre la base del desarrollo de frmulas,La creacin de grficos, a partir de los datos introducidos en la planilla,PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGOPgina 19 La gestin de informacin, etc.Para llevar a cabo cualquiera de estas tareas, es necesario: organizar los datos, categorizar la informacin, establecer relaciones identificando variables dependientes e independienteplantear hiptesis, analizar resultados, etc. Bsicamente una hoja de clculo es una matriz o tabla de doble entrada en la que se introducen, se editan y se visualizan datos. Como toda tabla, posee filas y columnas, las filas se identifican con nmeros, y las columnas con letras.9.1.3 LA VENTANA DE MICROSOFT EXCELBarra de MensBarras de Herra-Filas Cuadros de nombresIndicador de celda activa Modificar frmula Barra de frmulas Barra de Ttulo Barra EstndarBarra de FormatoBarra de Estado Etiquetas de las hojas de trabajo rea de la hoja de trabajo ColumnasAl iniciar el programa Excel, el primer libro de trabajo vaco que se visualiza, ya se encuentra identificado como Libro1. Aclaremos que el archivo de Excel se denomina Libro, como en Word se denomina Documento al archivo creado con este programa.Al abrir uno nuevo durante la sesin, este ser identificado como Libro2. Un libro de trabajo esta compuesto, originalmente, por tres hojas de clculo. Es posible agregar hojas nuevas, mediante Insertar/Hoja de Clculo, o con un click sobre una de las etiquetas de las hojas de trabajo.9.1.4 USOSDebido a la versatilidad de las hojas de clculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeas bases de datos, informes, grficos PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 20estadsticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones ms frecuentes se basan en clculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el nmero de la fila, por ejemplo =B1*C1.Usos generales de las planillas de clculo:Almacenamiento de datos;Clculos completos, por ejemplo presupuestos;Aplicaciones en matemtica (teoremas, graficando funciones polinominales, aproximacin de races irracionales, hiptesis); comparaciones, estadsticas, encuestas9.1.5 PARA QU SIRVE UNA PLANILLA DE CLCULOS?Su principal funcin es realizar operaciones matemticas de la misma manera que trabaja la ms potente calculadora-, pero tambin la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de grfico los resultados obtenidos. Adems, Excel 97 como todas las versiones avanzadas de planillas de clculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, as como insertar bloques de texto e imgenesEsta tcnica bsicamente contiene las siguientes caractersticas: rpida construccin, control efectivo y la reutilizacin de los procesos ya desarrollados; su objetivo a futuro es: facilitar las acciones de mejoras y de cambios que el sistema pueda requerir.Las planillas de clculo son herramientas fundamentales para la gestin de la informacin en muchas organizaciones. Pero tambin pueden ser origen de tremendos dolores de cabeza en caso de no gestionarse adecuadamente.9.2 PLANILLA ELECTR NICA9.2.1 DEFINICION:Es el documento llevado a travs de medios electrnicos, presentado mensualmente a travs del medio informtico desarrollado por la SUNAT, en el que se encuentra registrada la informacin de los trabajadores, pensionistas, prestadores de servicios - modalidad formativa, personal de terceros y derecho habientes.9.2.2 PREGUNTAS MAS FRECUENTES ACERCA DE LAS PLANILLAS ELECTRONICAS:LEGALMENTE, QU IMPLICANCIAS TIENE LA PLANILLA ELECTRNICA PARA LAS EMPRESAS? PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 21 Es una obligacin laboral formal. Es una obligacin de periodicidad mensual. Sustituye a las planillas de pagos y remuneraciones, que son llevadas en libros, hojas sueltas o microformas. Su llevado hace que se considere cumplida la obligacin establecida en el artculo 48 de la Ley N 28518, referida a la inscripcin de los beneficiarios de las diferentes modalidades formativas mediante un libro especial y la autorizacin de ste por el MTPE. No requiere se autorizada por la Autoridad Administrativa de Trabajo; se remite directamente a travs de aplicativo informtico descargado del portal de la SUNAT y el MTPE.HAY EMPLEADORES EXCEPTUADOS DE PRESENTAR PLANILLA ELECTRNICA?S, las normas que aprueban el uso de la Planilla Electrnica, establece que se encuentran exceptuados los siguientes:a. Empleadores de trabajadores del hogar.b. Empleadores de trabajadores de construccin civil eventuales.c. Aquellos que contraten exclusivamente prestadores de servicios de cuarta categora, QU EFECTOS POSITIVOS TENDR LA PLANILLA ELECTRNICA?La Planilla Electrnica tendr diversos efectos positivos entre los que se puede destacar:Eliminar el costo de tramitacin de las planillas de pago y del libro especial de modalidades formativas.- A diferencia del libro de planillas (que debe ser autorizado por la Autoridad Administrativa de Trabajo, o por Jueces de Paz Letrados en los lugares donde no haya dicha Autoridad); la planilla electrnica no requiere de autorizacin alguna. Ello significa que el costo que representa la autorizacin del libro de planillas (que hasta la entrega de la Resolucin Ministerial N 285-2007-TR, vino siendo de 1% de la Unidad Impositiva Tributaria UIT, por cada 100 pginas; y que a partir de la modificacin introducida por sta es de 0.32% de la UIT por cada 100 pginas), desparecer. En unidades en que el nmero de personal es elevado, el efecto de la eliminacin de este costo ser sumamente importante.Consolidacin de obligaciones laborales.- La obligacin de llevar libro de planillas, en los trminos del Decreto Supremo N 001-98-TR, y Libro de Modalidades Formativas, en los de la Ley N 28518, se considerar cumplida mediante la presentacin de la planilla electrnica.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 22 As, laboralmente, una sola declaracin sustituir dos obligaciones que antes deban cumplirse de manera separada, generando costos diferenciados a las empresas obligadas.Desaparicin del costo para almacenamiento fsico de las planillas.- Con el llevado de la Planilla Electrnica, se eliminar el costo que genera la obligacin de almacenamiento fsico de documentacin. As, los obligados a llevar el documento electrnico, no debern destinar ms recursos, fsicos como humanos, para la conservacin segura de los libros de planillas por el plazo exigido por la normativa vigente.Contribucin a los fines de la administracin de justicia: reduccin del tiempo de procesos judiciales.- La planilla electrnica contribuir a mejorar sustancialmente el servicio de administracin de justicia. El Poder Judicial podr acceder a la informacin que le proporcione el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo, tanto en el marco de convenios de cooperacin, como en el de cumplimiento de mandatos judiciales (si es que un rgano jurisdiccional requiriese informacin adicional a la que le fue remitida), respecto de aquellos datos contenidos en la planilla electrnica que resulten de utilidad para la resolucin de las causa que son de su conocimiento. El acto revisorio de planillas, y la emisin del informe a partir del mismo, cuyo plazo mximo de acuerdo a la Ley Procesal del Trabajo, es de 20 das, pero que en la prctica suele implicar un lapso mayor, se ver notablemente simplificado, contribuyendo a reducir la duracin de los procesos judiciales; y con ello, al cumplimiento de unos de los principios que inspiran el proceso del trabajo: el de celeridad.Informacin de calidad para el establecimiento de polticas y legislacin ajustada a la realidad.- El Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo contar con informacin de calidad para el diseo de polticas pblicas. Podr conocer con mayor detalle los niveles de mano de obra en relacin con las actividades empresariales y los ingresos; el grado de tercerizacin e intermediacin; identificar la inexistencia de trabajadores en el ncleo del negocio; conocer la vida laboral de los trabajadores y prestadores de servicios y la dependencia econmica de estos ltimos.Acceso a los sistemas de seguridad social en pensiones.- Desde la perspectiva de la seguridad social en pensiones, en el mediano plazo, la planilla electrnica posibilitar que las entidades competentes en la materia evalen de manera automatizada e inmediata el cumplimiento de los requisitos exigidos por los diversos regmenes pensionarios, procediendo al otorgamiento de pensiones en las situaciones en que resulte procedente. PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 23 A este respecto, debe sealarse que el Decreto Supremo N 018-2007 ha establecido en su artculo 6, que el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo podr emitir disposiciones o celebrar convenios con entidades estatales u organizaciones a fin de proveer la informacin incluida en la Planilla Electrnica, siempre que no se vulneren las excepciones reguladas en el Texto nico Ordenado de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, aprobado mediante Decreto Supremo N 043-2003-PCM. Entre tales instituciones se encuentran, precisamente, aquellas que tiene a su cargo la administracin de los diversos regmenes pensionarios existentes; las que podrn ser destinatarias de la informacin de la planilla electrnica.Beneficios para otras Entidades.La Planilla Electrnica ser igualmente de importancia para el cumplimiento de las funciones legalmente atribuidas a Entidades como: El Seguro Social de Salud EsSalud El Ministerio del Interior - Direccin General de Migraciones La Superintendencia de Banca, Seguros y AFP La Superintendencia de Entidades Prestadoras de SaludPara este fin, el Ministerio de Trabajo y Promocin del Empleo suscribir los convenios y emitir las disposiciones correspondientes.DESDE CUNDO EST VIGENTE LA OBLIGACIN DE REMITIR LA PLANILLA ELECTRNICA?Est vigente a partir del 1 de enero de 2008. Esto supone que el primer envo se efectuar en febrero de 2008 informando los registros laborales producidos en el mes anterior.QU EMPLEADORES ESTN OBLIGADOS A ENVIAR LA PLANILLA ELECTRNICA?Estn obligados a llevar la Planilla Electrnica los siguientes empleadores:* Las personas jurdicas.* Las personas naturales que cumplan con alguno de los siguientes supuestos:a) Cuenten con ms de tres (3) trabajadores.b) Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios y/o personal de terceros.c) Cuenten con uno (1) o ms trabajadores o pensionistas que sean asegurados obligatorios del Sistema Nacional de Pensiones.d) Cuando estn obligados a efectuar alguna retencin del Impuesto a la Renta de cuarta o quinta categora.e) Tengan a su cargo uno (1) o ms artistas, de acuerdo con lo previsto en la Ley N 28131.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 24f) Hubieran contratado los servicios de una Entidad Prestadora de Salud EPS u otorguen servicios propios de salud conforme lo dispuesto en la Ley N 26790, normas reglamentarias y complementarias.g) Hubieran suscrito con el Seguro Social de Salud - Es Salud un contrato por Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo.h) Gocen de estabilidad jurdica y/o tributaria.i) Cuenten con uno (1) o ms prestadores de servicios modalidad formativaCOMO PUEDEN SER LLEVADAS LAS PLANILLAS?En Libros, Hojas Sueltas o Microformas; a eleccin del Empleador.DENTRO DE QUE PERIODO SE INSCRIBE AL TRABAJADOR A LA PLANILLA?Dentro de las (72) horas, de Ingresado a Laborar; Independientemente que se encuentre a Plazo Intedeterminado, con Contrato sujeto a Modalidad o a tiempo Parcial.ES FACTIBLE CENTRALIZAR LAS PLANILLAS DE DIFERENTES CENTROS DE TRABAJO DE UNA MISMA EMPRESA?Pueden ser Centralizadas y llevadas en cualquiera de ellos; Sin embargo debe cada Centro de Trabajo contar con una Copia Simple de las Planillas que les corresponde as como de las Boletas de Pago, para el trmite de Centralizacin de Planillas se deber presentar:1. Solicitud indicando haber optado por la centralizacin de planillas, sealando la direccin de los centros de trabajo que se va a centralizar y el lugar donde se van a encontrar los originales de la planilla y los duplicados de las boletas de pago adjuntando el libro de planillas de pago u hojas sueltas con la autorizacin correspondiente, en el caso de centralizar planillas ya autorizadas deber acreditar el cierre de dichas planillas.COMO SE AUTORIZA EL LIBRO DE PLANILLAS U HOJAS SUELTAS?El Empleador presentar una solicitud, adjuntando copia del comprobante de informacin registrada conteniendo el RUC, y el Libro de Planillas u hojas sueltas debidamente numerados.EN QUE LUGAR PUEDE SER AUTORIZADO EL LIBRO Y HOJAS SUELTAS DE PLANILLAS?Le corresponder a la A.A.T.; del lugar donde se Encuentre el Centro de Trabajo. En el caso de que existan Empresas que cuenten con ms de un Centro de Trabajo ubicados en diferentes Lugares; Puede solicitarse la Autorizacin en cualquiera de ellos.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 25QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD PARA LA AUTORIZACION DE PLANILLAS?PRIMERA PLANILLA:1. Nombre o Razn Social y Domicilio del Empleador.2. Nombre del Representante Legal del Empleador y Nmero de su Documento de Identidad.3. Nmero de RUC del Empleador.4. Direccin del Centro de Trabajo.5. Nmero de Folios del Libro o de las Hojas Sueltas a ser Autorizados.6. De tener ms de un Centro de Trabajo, y haberse optado por la Centralizacin de Planillas, segn el Art.4, y la direccin del Lugar donde se encuentran los Originales de las Planillas y los Duplicados de las Boletas de Pago.7. Tipo de Planilla a Autorizar conforme al primer prrafo del Art.4 del D.S.No.017-2001-TR.8. Comprobante de Pago por cada 100 folios 1.0% UIT equivalente a S/.32.00 Nuevos Soles, en el caso de Autorizacin de Planillas en microformas es de 3.0% de la UIT equivalente a S/.96.00 Nuevos Soles.SEGUNDA PLANILLA:1. Libro u hojas sueltas a ser autorizadas debidamente numerados, en caso de hojas sueltas la remuneracin ser correlativa.2. Libro de Planilla anterior, debidamente autorizado; en caso de hojas sueltas, la autorizacin anterior y la ltima hoja trabajada, asimismo las hojas sobrantes de ser el caso.3. Comprobante de pago del Banco de la Nacin de la tasa correspondiente y Copia del comprobante de informacin registrada conteniendo el Registro Unico del Contribuyente.QUE OCURRE EN CASO DE PERDIDA DE LA PLANILLA?Debe presentarse la Denuncia Policial correspondiente.QUE SUCEDE SI LA PLANILLA HA SIDO SOLICITADA POR EL PODER JUDICIAL U OTRA AUTORIDAD?1. Deber adjuntarse copia del documento que acredite dicha circunstancia y su entrega, as como una Declaracin Jurada de la no devolucin de la Planilla por la autoridad. 2. En caso de empleadores de la actividad agraria, adjuntar copia de la declaracin jurada presentada a la Administracin Tributaria, segn el art.7 del D.S.No.002-98-AG, en reemplazo del comprobante de pago de la tasa.QUE SUCEDE CUANDO SE DESEA CAMBIAR DATOS CONSIGNADOS EN LA AUTORIZACION DE PLANILLAS DE PAGO?1. La solicitud indicar el dato que se requiere cambiar debidamente sustentado y adjuntando la documentacin pertinente, as como el libro de planillas o la hoja suelta con la autorizacin PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 26correspondiente.QUE, SUCEDE RECIBIDA LA SOLICITUD?La A.A.T.; proceder a sellar la Primera Hoja, del Libro de Planilla o de Hojas sueltas, con las especificaciones contenidas en el Art.8 del D.S.No.017-2001-TR. QUIEN AUTORIZARIA, LAS PLANILLAS EN CASO DE NO EXISTIR A.A.T.?Los Jueces de Paz Letrados sean estos Libros u Hojas Sueltas.QUE SON LAS MICROFORMAS?Es una Imagen Condensada, Compactada, reducida, Digitalizada de un documento, que se encuentra grabado en un medio fsico tcnicamente idneo, que le sirva de Soporte Material portador, mediante un Proceso fotoqumico, informtico o, electrnico, electromagntico, o que emplee alguna tecnologa de efectos equivalentes, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leda con la Ayuda de Equipos Visores o Mtodos Anlogos; pudiendo ser reproducidas en copias Impresas, iguales al documento Original. QUIEN AUTORIZARA EL USO DE MICROFORMAS?La Autoridad Administrativa de Trabajo.QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD DE AUTORIZACION PARA LLEVAR PLANILLAS EN MICROFORMAS?Debe contener los datos arriba consignados en cuanto le fuere aplicable, adicionndose:1. El Nmero de Cdigo, Serie u otra referencia anloga que permita Identificar Individualmente el Medio Fsico a ser utilizados.2. Adjuntar el Certificado de Idoneidad Tcnica expedido por el Organismo Competente, de conformidad con el Art.6 del D.Leg.No.681; modificado por la Ley No.26612 o norma que lo sustituya.CUAL ES EL TRAMITE A SEGUIR PRESENTADA LA SOLICITUD?La A.A.T. emitir una Resolucin, precisando la Identificacin del Medio Fsico Autorizado, el cual no puede ser sustitudo por el Empleador sin Autorizacin Previa, as como la vigencia de la autorizacin otorgada, la cual estar en relacin con el plazo de validez del certificado de ideoneidad tcnica.CUAL ES LA OBLIGACION DEL EMPLEADOR, SI LLEVA PLANILLAS EN MICROFORMAS?Es responsable de proporcionar los Equipos y Sistemas Idneos, a fin de que la Autoridad Administrativa de Trabajo o la Autoridad Competente, de requerirlo, pueda revisar el contenido de las Planillas.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 27CUL ES LA OPORTUNIDAD DE PRESENTACIN DE LA PLANILLA ELECTRNICA?La Planilla electrnica deber presentarse en los plazos sealados en el cronograma establecido por la SUNAT para la declaracin y pago de las obligaciones tributarias de periodicidad mensual.CUL ES LA RELACIN ENTRE LOS PDT ADMINISTRADOS POR LA SUNAT Y LA PLANILLA ELECTRNICA?La Planilla Electrnica es un obligacin laboral formal que legalmente debe ser enviada al MTPE, pero en virtud del encargo establecido en el Decreto Supremo N018-2007-TR, la SUNAT lo recibir a nombre del MTPE.Los PDTs vinculados con el impuesto a la renta y las contribuciones sociales, de las personas que generan rentas de cuarta y quinta categora, respectivamente, son obligaciones tributarias formales que por ley deben remitirse a la SUNAT.No obstante esta diferencia jurdica, relevante para efectos de determinar ante qu entidad se est cumplimiento la obligacin, se ha diseado un solo aplicativo informtico cuyo envo tendr por efecto legal el cumplimiento de ambas obligaciones referidas; la obligacin laboral formal y la obligacin tributaria formal.QU SUCEDE SI UN DECLARANTE DEJA DE TENER LAS CONDICIONES QUE LOCOLOCARON DENTRO DE LA OBLIGACIN DE UTILIZAR LA PLANILLA ELECTRNICA?Una vez adquirida la obligacin de utilizar la Planilla Electrnica, deber seguir emplendose este medio an cuando ya no se cumplan las condiciones establecidas para estar inicialmente comprendido en la obligacin. Esta lgica es la misma que informa el uso de los dems Programas de Declaracin Telemtica PDTs.LAS ENTIDADES DEL ESTADO, COMO EL GOBIERNO CENTRAL, LOS GOBIERNOS REGIONALES O LOS GOBIERNOS LOCALES, ESTN OBLIGADAS A PRESENTAR LA PLANILLA ELECTRNICA?S. Entre los empleadores obligados a presentar la Planilla Electrnica se encuentran todas las entidades del Sector Pblico Nacional, inclusive aqullas a las que se refiere el Decreto Supremo N 027-2001-PCM, Texto nico Actualizado de las Normas que rigen la obligacin de determinadas entidades del Sector Pblico de proporcionar informacin sobre sus adquisiciones, y respecto de cualquier trabajador, servidor o funcionario pblico, bajo cualquier rgimen laboral, y de sus prestadores de servicios.QU SUCEDE CON AQUELLOS EMPLEADORES QUE TENGAN DIVERSOS CENTROS DETRABAJO?PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 28En el caso de empleadores que tengan diversos centros de trabajo, su registro y envo se realiza en un solo acto, no pudiendo realizarse diferentes envos por cada centro de trabajo o categoras de trabajadores. En caso de grupos de empresa, la planilla electrnica se lleva por cada persona jurdica que la integra.SI LA PLANILLA ELECTRNICA SUSTITUYE A LAS PLANILLAS FSICAS, QU OCURRIR CON LAS BOLETAS DE PAGO?La obligacin de entregar la boleta de remuneraciones al trabajador se mantiene, en los trminos del Decreto Supremo N 001-98-TR. Ello implica que, con prescindencia del llevado de la Planilla Electrnica, los empleadores debern cumplir con entregar el original de la boleta al trabajador a ms tardar el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago.Entre las funcionalidades de la Planilla Electrnica se encuentra la emisin de una boleta de pago en base a la informacin registrada. Los empleadores podrn optar por utilizar dicha boleta o seguir emitindola a travs del medio que lo han venido haciendo. En caso de utilizarla, debern tener en cuenta lo siguiente:- Podrn hacerlo slo cuando la periodicidad del pago sea mensual; y siempre que el periodo de pago coincida con el inicio y el fin del mes calendario.- Con relacin al nmero de horas de trabajo en el periodo, la boleta debe reflejar de manera exacta el contenido del registro de control y asistencia.El contenido de la boleta generada a partir del aplicativo, constituye un referente de la informacin mnima que debe contener las boletas emitidas por otros medios.UNA VEZ QUE ENTRE EN VIGOR LA OBLIGACIN DE LLEVAR LA PLANILLA ELECTRNICA CMO DEBEN REGISTRARSE LAS PERSONAS QUE PERCIBEN RENTAS DE CUARTA QUINTA CATEGORA?Slo para efectos del llenado de la Planilla Electrnica, estas personas se registran dentro de la categora de trabajadores. Su registro como trabajadores es slo para fines operativos y no cambia la naturalaza jurdica de las relaciones existentes entre dichos perceptores y las empresas o entidades en las que stos prestan servicios.Lo mismo sucede con los pescadores y procesadores artesanales independientes y con los practicantes SENATI.9.2.3 ACTUALIZACIN Y/O MODFICACIN DE DATOS DE IDENTIFICACINse dispone que para la actualizacin y/o modificacin del tipo y nmero de documento de identidad y fecha de nacimiento de los trabajadores, pensionistas, trabajadores independientes que sean PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 29incorporados como asegurados regulares del ESSALUD y personal de terceros, los sujetos obligados a utilizar ya sea el PDT Planilla Electrnica, el PDT remuneraciones o el formulario preimpreso, debern presentar el Formulario Virtual Correccin y/o actualizacin de datos de identificacin, aprobado por la presente norma, accediendo a este a travs de su clave SOL. Los datos as modificados debern tomarse en cuenta para efectos de las posteriores presentaciones de los PDT Planilla Electrnica.Finalmente, se aprueba la nueva versin del PDT Planilla Electrnica (Versin 1.6), la cual ser puesta a disposicin de los contribuyentes y podr ser utilizada por los sujetos obligados a presentar la Planilla Electrnica, o por aquellos omisos a la presentacin del referido PDT. PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 33B) 1. DEFINICIONLa boleta de pago es el medio, por el cual se acredita el cumplimiento de la prestacin en una relacin laboral. Es decir, la boleta confirma que le ha entregado al trabajador una remuneracin como contraprestacin por la labor que ha realizado. En la boleta de pago debe registrar los mismos datos que figuran en la planilla de pagos.Los empleadores obligados a utilizar la Planilla Electrnica deben entregar el original de la boleta de pago al trabajador, a ms tardar, el tercer da hbil siguiente a la fecha de pago.2. BASE LEGAL:Numeral 3 del artculo 4, numeral 3 del artculo 8 y numeral 4 del artculo 9 del Reglamento de Comprobantes de Pago, aprobado por Resolucin de Superintendencia N 007-99/SUNAT(en adelante Reglamento de Comprobantes de Pago).3. ANLISIS:En principio, esta Superintendencia Nacional no es competente para interpretar el sentido y alcance de lo dispuesto en el Decreto Supremo N 018-93-ITINCI, por tratarse de una norma que no es de ndole tributario, correspondiendo por consiguiente al Ministerio de Industrias, Turismo Integracin y Negociaciones Comerciales Internacionales pronunciarse al respecto.En ese sentido, el presente anlisis se ceir a lo dispuesto en el Reglamento de Comprobantes de Pago, norma que establece entre otros aspectos, los obligados a emitir comprobantes de pago, los documentos que son considerados como tales, los requisitos mnimos y caractersticas que deben reunir los comprobantes de pago, la oportunidad de entrega de los mismos y las obligaciones que deben cumplir quienes emiten los comprobantes de pago.As el citado Reglamento establece lo siguiente:A)En las operaciones con consumidores o usuarios finales corresponde emitir boletas de venta (numeral 3 del artculo 4).Las boletas de venta tendrn los siguientes requisitos mnimos (numeral 3 del artculo 8): INFORMACIN IMPRESA:PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGOPgina 34Datos de identificacin del obligado: Apellidos y nombres o denominacin o razn social, nombre comercial, si lo tuvieran; direccin de la casa matriz y del establecimiento donde est localizado el punto de emisin -pudiendo indicarse la totalidad de direcciones de los diversos establecimientos que posee el contribuyente- y el nmero de RUC.Denominacin del comprobante: Boleta de Venta.Numeracin: Serie y nmero correlativo. Datos de la imprenta o empresa grfica que efectu la impresin: Apellidos y nombres, o denominacin o razn social, pudiendo consignarse el nombre comercial; nmero de RUC y fecha de impresin.Nmero de autorizacin de impresin otorgado por la SUNAT, el cual se consignar conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa grfica.Destino del original y copia: El original para el emisor y la copia para el adquirente o usuario.Informacin no necesariamente impresa: Bien vendido o cedido en uso, tipo de servicio prestado y/o cdigo que lo identifique, nmero de serie y/o nmero de motor si se trata de un bien identificable, de ser el caso. Si no fuera posible indicar el nmero de serie y/o nmero de motor del bien vendido o cedido en uso al momento de la emisin del comprobante, dicha informacin se consignar al momento de la entrega del bien.Importe de la venta, cesin en uso o del servicio prestado. Tratndose de la transferencia de bienes no producidos en el pas efectuada antes de solicitado su despacho a consumo, se consignar el valor CIF, el valor de la transferencia y la diferencia entre el valor de la transferencia y el valor CIF. Cada boleta de venta debe ser totalizada y cerrada independientemente.Fecha de emisin.En los casos en que el importe de la venta, cesin en uso o servicio prestado supere media () UIT por operacin, ser necesario consignar los datos de identificacin del adquirente o usuario: Apellidos y nombres; direccin; nmero de su documento de identidad.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 35Tratndose de la venta de bienes en la zona de comercializacin de Tacna, en los casos en que el importe de la venta supere los US $ 25.00 (veinticinco dlares americanos) o su equivalente en moneda nacional, se deber consignar los siguientes datos de identificacin del adquirente: Apellidos y nombres; direccin en el pas o lugar de destino y nmero de su documento de identidad.La numeracin de los comprobantes de pago, a excepcin de los tickets o cintas emitidos por mquinas registradoras, constar de diez (10) dgitos, de los cuales: Los tres (3) primeros, de izquierda a derecha corresponden a la serie, y sern empleados para identificar el punto de emisin. En un mismo establecimiento se puede establecer ms de un punto de emisin. Las series fijadas no podrn variarse ni intercambiarse entre establecimientos de una misma empresa. La asignacin de las series por puntos de emisin no ser necesariamente correlativa.Los siete (7) nmeros restantes, corresponden al nmero correlativo. Estn separados de la serie por un guin (-) o por el smbolo de nmero (N). Por cada serie establecida el nmero correlativo comenzar sin excepcin del 0000001, pudiendo omitirse la impresin de los ceros a la izquierda (numeral 4 del artculo 9).Como puede apreciarse de las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago antes glosadas, tratndose de operaciones con consumidores finales corresponde emitir boletas de venta, debiendo las mismas reunir los requisitos mnimos que se sealan en el numeral 3 del artculo 8 de dicho Reglamento, entre los cuales se encuentra la serie y el nmero correlativo, los que deben consignarse en forma impresa.Ahora bien, resulta posible que en un mismo establecimiento se cuente con ms de un punto de emisin, es decir que se admite la posibilidad que en un establecimiento puedan llevarse diferentes series de comprobantes de pago. Sin embargo, los comprobantes de pago de cada una de las series deben tener numeracin correlativa.4. CONTENIDO DE BOLETA DE PAGOEs el documento de carcter laboral debe ser otorgado por la empresa al trabajador bajo su cargo, el mismo que debe ser impreso teniendo en cuenta los requisitos que seala el dispositivo legal (Ley 27029; D.S. 017-2001-TR) La boleta de pago debe contener la siguiente informacin mnima referida al empleador:PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 36Apellidos y nombres, en caso de ser persona natural; o razn social o denominacin, en caso de ser persona jurdica.Nmero de RUC. Asimismo, deber contener la siguiente informacin mnima sobre el trabajador:Apellidos y nombresPeriodo de pagoTipo y nmero de documento de identificacinTipo o categora).Rgimen pensionarioCUSPP (Cdigo nico de Identificacin del Sistema Privado de Pensiones)Fecha de inicio de la relacin laboralNmero de das efectivamente laboradosNmero de das subsidiadosNmero de das no laborados y no subsidiadosNmero de horas ordinariasNmero.de horas en sobretiempoRemuneraciones que se abonenCualquier otro pago que no tenga carcter remunerativoDescuentosTributos y aportes a cargo del trabajadorTributos y aportes a cargo del empleadorCon relacin al nmero de horas laboradas en el periodo, la boleta de pago deber reflejar de manera exacta el contenido del registro de control y asistencia.PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 375. PREGUNTAS MS FRECUENTES ACERCA DE LAS BOLETAS DE PAGO:SE ENCUENTRA OBLIGADO EL EMPLEADOR A ENTREGAR LA BOLETA DE PAGO AL TRABAJADOR?Si, el Original de la Boleta de Pago, sera entregada al Trabajador a ms tardar el tercer da Hbil siguiente a la fecha de Pago.QUE SUCEDE CON EL DUPLICADO DE LA BOLETA DE PAGO?Deber quedar en poder del Empleador, el cual ser firmado por el Trabajador; en caso de que el Trabajador no supiera firmar, deber tener impresa su Huella Digital.QUIEN POSEE LA CARGA DE LA PRUEBA, RESPECTO AL PAGO DE REMUNERACIONES?Se encuentra a cargo del Empleador, en caso de que el halla considerado conveniente, que la firma del Trabajador fuera opcional.SE CONSIDERA RENUNCIA DEL TRABAJADOR A COBRAR ALGUN CONCEPTO NO FIGURADO EN LA BOLETA DE PAGO?No, pues el hecho, de que el trabajador firmara la Boleta de Pago, y no figuraran algunos conceptos que corresponde a cobrar por ste, no implica Renuncia.CUAL ES LA OBLIGACION DEL EMPLEADOR RESPECTO A LA CONSERVACION DE LAS PLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO?Se encuentra obligado a conservarlas, hasta cinco aos despus de efectuado el Pago.QUINES DEBEN EMITIR BOLETAS DE PAGO Y CULES SON SUS CARACTERSTICAS? Este comprobante debe ser emitido por todos los contribuyentes que vendan bienes o presten servicios a los consumidores finales, as como por aqullos comprendidos en el Rgimen nico Simplificado (RUS).http://www.youtube.com/watch?v=5S0vLDv5heAPLANILLAS Y BOLETAS DE PAGO Pgina 38