4. pengumpulan dan pengolahan data 4.1. gambaran … · 4. pengumpulan dan pengolahan data 4.1....
TRANSCRIPT
15 Universitas Kristen Petra
4. PENGUMPULAN DAN PENGOLAHAN DATA
4.1. Gambaran Umum Perusahaan
PT.X merupakan perusahaan manufaktur dan jasa offset printing. PT. X
beridiri sejak tahun 1983 yang hanya berskala home industry dan hanya mencetak
brosur, buku dan formulir. Pada tahun 1990 pabrik pertama dibangun dan berubah
nama menjadi PT. Produk yang diproduksi perusahaan ini seperti packaging yang
berfokus pada makanan dan minuman. Bahan baku yang digunakan dalam
pembuatan contohnya seperti kertas duplex, single face dan lain sebagainya.
Perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur sangat membutuhkan sumber
daya manusia sebagai faktor keberhasilan perusahaan. Oleh dari itu, perusahaan
menerapkan sebuah sistem yang telah dipegang kuat yaitu CIIRA (Competitive,
Improvement, Inovation, Reliable, Accountable) yang diberikan kepada setiap
karyawan sebagai motivasi dalam melakukan pekerjaan.
4.2 Struktur Organisasi Departemen PPIC
Berikut merupakan struktur organisasi departemen PPIC dapat dilihat
pada Gambar 4.1.
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Departemen PPIC
PT. X memiliki struktur organisasi departemen PPIC yang terdiri atas
beberapa bagian. Tahap awal adalah kepala bagian PPIC untuk memimpin
struktur organisasi. Kepala bagian membawahi beberapa jabatan yang terdiri atas
16 Universitas Kristen Petra
3 cabang yaitu bagian Planner, Admin dan bagian Inventory. Planner sendiri
terdapat 4 bagian yaitu Planner Offset, Planner Finishing 1, Planner Finishing 2
dan planner subcontract. Sisi bawah bagian planner offset memiliki 1 struktur
yaitu bagian persiapan. Bagian Inventory memiliki 3 bagian yaitu Inventory
kertas, Inventory Supporting Material, Inventory Single Face. Total pekerja yang
mengerjakan bagian PPIC di luar Kepala Bagian dan Persiapan ini bukanlah 8
orang, tetapi hanya 6 orang saja. Terdapat beberapa bagian yang mengerjakan
tugas gabungan. Planner untuk Finishing 1 dan Finishing 2 dikerjakan oleh 1
orang saja. Planner Subcontract dan Inventory Single Face juga dikerjakan oleh 1
orang saja.
4.3 Teknik Pengumpulan Data
Pengumpulan data sangat diperlukan untuk pengolahan hasil nantinya.
Terdapat beberapa cara untuk melakukan pengumpulan data. Berikut langkah
yang dilakukan untuk pengumpulan data.
4.3.1 Wawancara
Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung
oleh pekerja. Cara yang dilakukan yaitu melakukan tatap muka secara langsung
kemudian wawancara bebas dengan mengajukan pertanyaan kepada seluruh staff
PPIC. Tujuan dari dilakukannya untuk mengetahui jenis pekerjaan yang dilakukan
oleh pekerja, apa saja aktivitas yang dilakukan setiap harinya. Selain untuk
mengetahui jenis pekerjaan yang dilakukan, juga dapat digunakan untuk
mengelompokkan jenis pekerjaan yang produktif dan tidak produktif. Teknik
wawancara dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi
dalam melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.
4.3.2 Observasi
Teknik observasi dilakukan oleh peneliti dengan cara melakukan
pengamatan secara langsung di lapangan. Cara ini dapat digunakan untuk
mengetahui kondisi yang terjadi di lapangan secara langsung. Informasi yang
diambil saat observasi yaitu kejadian, ruang, kegiatan, waktu, perasaan, perilaku
dan lain sebagainya. Observasi yang dilakukan yaitu observasi partisipan yang
17 Universitas Kristen Petra
berarti peneliti mengamati secara langsung hal-hal yang terjadi di lapangan.
Pengumpulan data dengan observasi dilakukan dengan memantau seluruh
aktivitas karyawan dan mencocokkan kegiatan-kegiatan sesuai hasil wawancara.
Teknik observasi dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi
dalam melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.
4.3.3 Pencatatan Secara Langsung
Tahap ini digunakan untuk mengetahui aktivitas dan waktu yang
dilakukan oleh pekerja. Aktivitas yang telah dilakukan oleh pekerja kemudian
dicatat dan dihitung waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tersebut. Pencatatan
ini diperlukan untuk perhitungan FTE pada hasil akhir. Pencatatan dilakukan
untuk semua staff. Data yang didapat berupa jenis aktivitas masing-masing staff
dan waktu yang digunakan untuk melakukan aktivitas. Teknik observasi
dilakukan sebanyak 15 hari pada hari yang berbeda-beda. Lokasi dalam
melakukan wawancara berada pada ruang lingkup departemen PPIC.
4.4 Tugas Utama Masing-masing Staff
4.4.1 Administration
Fungsi Pokok: Melakukan rekap untuk setiap aktivitas agar dapat berjalan ke
tahap departemen selanjutnya.
Tugas utama:
1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, OPI (Order Production Internal), PO
(Production Order), PRR (Production Request Real), pengecekan ke persiapan
serta melakukan input job. (Ad1)
2. Melakukan simulate dari hasil PRR. (Ad2)
3. Membuat, mencetak, merapikan serta menyiapkan PO dan PRR. (Ad3)
4. Mencari kebutuhan material yang diperlukan dari setiap job. (Ad4)
5. Memantau dan membalas E-Mail. (Ad5)
18 Universitas Kristen Petra
4.4.2 Planner
Fungsi Pokok: Mengatur perencanaan produksi beberapa periode ke depan untuk
setiap proses produksi agar tidak terjadi keterlambatan dalam perjanjian
pengiriman barang terhadap customer.
Planner Offset
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, Hasil Produksi dari sistem, OPI, PO,
PRR dan melakukan acc PO dan PRR. (PO1)
2. Memantau dan membalas E-Mail. (PO2)
3. Melakukan update job ke jadwal induk perusahaan. (PO3)
4. Membuat dan mengecek schedule perencanaan produksi dan melakukan
update apabila ada perubahan serta mencetak schedule. (PO4)
5. Melakukan pemantauan terhadap hasil produksi aktual setiap hari di
lapangan dan melakukan update hasil ke sistem. (PO5)
6. Membuat laporan harian antara target dengan actual planning dan
melakukan evaluasi dari hasil. (PO6)
7. Mendistribusikan hasil planning minggu berikutnya kepada departemen
lainnya. (PO7)
8. Melakukan pemantauan job sebelum dicetak pada departemen persiapan.
(PO8)
Planner Finishing
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan Jadwal Induk, Hasil Produksi dari sistem, OPI, PO,
PRR dan melakukan acc PO dan PRR. (PF1)
2. Memantau dan membalas E-Mail. (PF2)
3. Melakukan cek dan update job ke jadwal induk perusahaan. (PF3)
4. Membuat dan mengecek schedule perencanaan produksi dan melakukan
update apabila ada perubahan serta mencetak schedule. (PF4)
5. Melakukan pengecekan rencana offset dan data WIP (Work In Process).
(PF5)
19 Universitas Kristen Petra
6. Melakukan pemantauan terhadap hasil produksi aktual setiap hari di
lapangan dan melakukan update hasil ke sistem. (PFF6)
7. Membuat laporan harian antara target dengan actual planning dan
melakukan evaluasi dari hasil. (PF7).
8. Mendistribusikan hasil planning minggu berikutnya kepada departemen
lainnya. (PF8)
Planner Subcontract
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan dan acc jadwal induk, OPI, PRR, PO. (PS1)
2. Mengecek, Membuat, mencetak menyiapkan dan meminta acc: Purchase
Request, receiving, surat jalan kemudian mendistribusikan. (PS2)
3. Memantau dan membalas E-Mail. (PS3)
4. Melakukan pengecekan kedatangan dan pengiriman di area produksi dan
update hasil subkon pada sistem. (PS4)
5. Membuat dan memberikan laporan hasil subcont. (PS5)
6. Mengecek dan membuat nota tagihan supplier. (PS6)
4.4.3 Inventory
Fungsi Pokok: Melakukan pengaturan untuk ketersediaan material, mengatur
perencanaan untuk pembelian material, mengalokasikan material yang ada untuk
kebutuhan produksi, menjaga stok materialuntuk beberapa periode ke depan.
Inventory Tinta dan Supporting Material
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan jadwal induk, jadwal planning, layout, OPI, PRR,
PO serta acc PO, PRR. (IT1)
2. Melakukan pengecekan dan pemantauan di area mixing tinta dan
memberikan Surat Perintah Kerja (SPK). (IT2)
3. Melakukan cek stok material dan menjaga ketersediaan inventory material.
(IT3)
4. Memantau dan membalas E-Mail. (IT4)
20 Universitas Kristen Petra
5. Membuat, mencetak, menyiapkan dan meminta acc: Surat Perintah Kerja
(SPK), PR (Purchase Request) serta memberikan ke departemen
selanjutnya. (IT5)
6. Membuat planning matching tinta, planning mixing tinta. (IT6)
7. Melakukan update penggunaan material. (IT7)
Inventory Single Face
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan dan acc jadwal induk, OPI, PRR, PO. (ISF1)
2. Membuat schedule planning singleface dan melakukan update jika ada
perubahan. (ISF2)
3. Melakukan pengecekan material, menjaga ketersediaan material dan
melakukan update penggunaan material. (ISF3)
4. Melakukan pengecekan hasil produksi, dan melakukan update pada sistem.
(ISF4)
5. Membuat dan memberikan laporan hasil singleface. (ISF5)
6. Memastikan kedatangan singleface. (ISF6)
7. Memantau dan membalas E-Mail. (ISF7)
Inventory Kertas
Tugas Utama:
1. Melakukan pengecekan jadwal induk, layout, OPI, PRR, PO. (IK1)
2. Melakukan cek stok jumlah kertas sesuai PRR dan menjaga ketersediaan
material. (IK2)
3. Menghitung kebutuhan kertas dan menulis penggunaan kertas di PRR.
(IK3)
4. Melakukan input booking kertas kebutuhan cetak dan input job planning
potong kertas serta update penggunaan kertas ke sistem. (IK4)
5. Membuat Purchase Request, mencetak dan meminta Acc kepada kepala
bagian serta memberikan form ke Purchasing. (IK5)
6. Memantau dan membalas E-Mail. (IK6)
7. Melakukan pemantauan penggunaan kertas pada offset. (IK7)
21 Universitas Kristen Petra
4.5 Flowchart Kerja Departemen PPIC
Merupakan flowchart alur hubungan semua staff PPIC dalam
mengerjakan tugasnya. Flowchart ini menjelaskan pendistribusian tugas secara
garis besar. Berikut agar lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.2 Flowchart Alur Penugasan Departemen PPIC
Pendistribusian job dari awal dimulai dari Staff Administration
melakukan pengecekan OPI untuk dibuat PRR kemudian didistribusikan ke staff
22 Universitas Kristen Petra
lainnya. Distribusi PRR yang pertama diberikan kepada Staff Inventory Kertas
untuk dilakukan pengecekan material terlebih dahulu. Inventory Kertas kemudian
mendistribusikan ke Inventory Single Face dan Planner Subcontract untuk
dilakukan pengecekan job. Langkah berikut Inventory Single Face dan Planner
Subcontract mendistribusikan ke Inventory Tinta dan Supporting Material untuk
dilakukan pengecekan material sesuai PRR. Inventory Tinta dan Supporting
Material kemudian akan mendistribusikan ke Planner Offset. Planner Offset akan
mengecek job planning sesuai PRR. Langkah terakhir dari distribusi PRR ini yaitu
ke Planner Finishing, kemudian Planner Finishing akan mengembalikan PRR
kembali ke Staff Administration untuk dibuat PO. Langkah berikut jika PO belum
dilakukan pengecekan oleh semua staff, maka harus didistribusikan ulang seperti
PRR agar tidak terjadi kesalahan saat produksi. Jika telah dilakukan pengecekan
maka Staff Administration mendistribusikan ke tahap persiapan yang merupakan
langkah terakhir yang dilakukan departemen PPIC.
4.6 Flowchart Penugasan Masing-masing Staff
Flowchart ini menjelaskan alur penugasan masing-masing staff. Alur
pendistribusian dari terimanya OPI (Order Production Internal) sampai tahap
akhir job terjalankan yaitu pada persiapan akan melewati beberapa staff sesuai
dengan tugasnya. Flowchart digunakan agar pekerjaan lebih terstruktur dan
terbaca alurnya dengan jelas.
4.6.1 Flowchart Staff Administration
Berikut merupakan Flowchart Staff Administration dapat dilihat pada
Gambar 4.3.
23 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.3 Flowchart Staff Administration
Pekerjaan untuk Staff Administration dimulai dengan pengecek OPI.
Apabila OPI terdapat masalah maka perlu dikonfirmasikan ke pihak marketing
apabila tidak ada masalah maka langsung dilakukan update di jadwal induk.
Langkah berikutnya yaitu membuat PRR. PRR yang sudah dibuat kemudian
didistribusikan kepada Staff PPIC lainnya untuk dilakukan dengan pengecekan.
Pengecekan yang sudah dilakukan akan dikembalikan kepada Staff
Administration, jika masih terdapat kendala maka perlu dilakukan distribusi
ulang, apabila tidak maka langsung dibuat PO. PO yang telah dibuat kemudian
dilakukan pengecekan ulang sebelum didistribusikan ke pihak persiapan.
Pengecekan PO ini dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan, jika
24 Universitas Kristen Petra
terjadi masalah maka perlu dilakukan konfirmasi kembali di pihak desain. PO
yang sudah fix, maka didistribusikan kepada pihak persiapan yang merupakan
tahap akhir.
4.6.2 Flowchart Staff Inventory Kertas
Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Kertas dapat dilihat pada
Gambar 4.4.
Gambar 4.4 Flowchart Staff Inventory Kertas
Pekerjaan yang dilakukan oleh Staff Inventory Kertas dimulai dari
pengecekan PRR, dari PRR dapat diketahui kebutuhan kertas yang akan
digunakan untuk setiap job. Tahap selanjutnya apabila terdapat desain yang tidak
pas maka Staff perlu melakukan konfrimasi ke departemen RND, apabila tidak ada
masalah maka langsung dilakukan pencarian stok kertas secara sistem di gudang
bahan baku perusahaan. Jika stok kertas di gudang bahan baku perusahaan kosong
25 Universitas Kristen Petra
maka perlu dilakukan pengecekan kertas di semua perusahaan cabang yang
dimiliki, apabila masih tidak menemukan maka solusi terakhir yaitu melakukan
pembelian kertas. Aktivitas yang dilakukan dalam pembelian yaitu membuat surat
purchase request kemudian dicetak dan kepala bagian harus memberi persetujuan
sebelum surat tersebut didistribusikan ke departemen purchasing. Langkah
berikutnya yaitu melakukan perhitungan kertas untuk disesuaikan dengan layout
cetak yang sudah ada. Setelah menemukan perhitungan maka Staff menuliskan
kebutuhan kertas yang akan digunakan ke kertas PRR. Kertas yang akan
diproduksi apabila terdapat pemotongan, maka Staff harus melakukan planning
potong, jika tidak selanjutnya dilakukan input booking kertas ke dalam sistem.
Hal ini berguna agar kertas tersiapkan dan terdistribusikan dari gudang bahan
baku ke area produksi. Langkah terakhir yang perlu dilakukan yaitu melakukan
update penggunaan kertas. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan
pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan
kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.
4.6.3 Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting
Material dapat dilihat pada Gambar 4.5.
26 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.5 Flowchart Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Inventory Tinta dan Supporting
Material dimulai dari pengecekan PRR. PRR akan menentukan kebutuhan
material sesuai dengan job masing-masing. Langkah berikut yaitu mencari stok
material secara sistem. Material yang dibutuhkan apabila kosong maka Staff perlu
melakukan pembelian dengan cara membuat surat purchase request yang sudah
dilakukan persetujuan juga. Jika terdapat job yang memerlukan mixing tinta, maka
langkah yang dilakukan yaitu membuat surat perintah kerja (SPK) yang tentunya
sudah dilakukan persetujuan oleh kepala bagian selanjutnya diberikan kepada
departemen mixing tinta. Apabila terdapat job yang belum terdapat formula untuk
tinta, maka diperlukan pembuatan surat untuk matching tinta. Langkah yang
dilakukan sama seperti untuk job mixing yaitu membuat surat kemudian mencetak
dan harus terdapat persetujuan dari kepala bagian sebelum didistribusikan ke
departemen mixing tinta. Semua job mixing dan matching yang telah selesai maka
dilanjutkan melakukan acc PRR sebagai tanda bahwa PRR sudah selesai
dilakukan pengecekakan. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan
27 Universitas Kristen Petra
pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan
kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.
Semua material yang telah digunakan maka perlu dilakukan update quantity
material ke dalam sistem perusahaan.
4.6.4 Flowchart Staff Planner Offset
Berikut merupakan Flowchart Staff Planner Offset dapat dilihat pada
Gambar 4.6
Gambar 4.6 Flowchart Staff Planner Offset
Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Planner Offset pertama kali adalah
melakukan pengecekan OPI yang masuk dari Marketing, kemudian langsung
dilakukan update pada jadwal induk pribadi. Langkah berikut yaitu pengecekan
OPI dan PRR, jika terjadi masalah pada hasil produksi yang tidak sesuai dengan
target maka Staff perlu menginformasikan kepada pihak marketing. Jika terjadi
masalah selanjutnya pada desain yang baru maka perlu dikonfirmasikan kepada
pihak RND. Berikutnya Staff Planner Offset melakukan planning. Planning yang
telah jalan maka perlu dilakukan pemantauan hasil produksi, apabila terjadi
28 Universitas Kristen Petra
masalah pada hasil produksi maka perlu dikonfirmasikan kepada departemen
produksi, jika tidak maka Staff Planner Offset perlu turun langsung ke lapangan
untuk memantau dan memastikan agar job berjalan dengan lancar. Selanjutnya
diperlukan update pada hasil produksi. Konfirmasi pada departemen persiapan ini
berguna untuk melakukan pengecekan agar job tidak terjadi keterlambatan.
Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan pengecekan PO yang telah
dibuat oleh Staff Administration untuk memastikan kemabali bahwa PO sudah
siap untuk didistribusikan oleh Staff Administration.
4.6.5 Flowchart Staff Planner Finishing
Berikut merupakan Flowchart Staff Planner Finishing dapat dilihat pada
Gambar 4.7.
Gambar 4.7 Flowchart Staff Planner Finishing
Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Planner Offset pertama kali adalah
melakukan pengecekan OPI yang masuk dari Marketing, kemudian langsung
dilakukan update pada jadwal induk pribadi. Langkah berikut yaitu pengecekan
OPI dan PRR, jika terjadi masalah pada hasil produksi yang tidak sesuai dengan
29 Universitas Kristen Petra
target maka Staff perlu menginformasikan kepada pihak marketing. Jika terjadi
masalah selanjutnya pada desain yang baru maka perlu dikonfirmasikan kepada
pihak RND. Berikutnya Staff Planner Offset melakukan planning. Planning yang
telah jalan maka perlu dilakukan pemantauan hasil produksi, apabila terjadi
masalah pada hasil produksi maka perlu dikonfirmasikan kepada departemen
produksi, jika tidak maka Staff Planner Offset perlu turun langsung ke lapangan
untuk memantau dan memastikan agar job berjalan dengan lancar. Selanjutnya
diperlukan update pada hasil produksi. Aktivitas yang dilakukan berikutnya yaitu
melakukan pengecekan PO yang telah dibuat oleh Staff Administration untuk
memastikan kemabali bahwa PO sudah siap untuk didistribusikan oleh Staff
Administration.
4.6.6 Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
Berikut merupakan Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner
Subcontract dapat dilihat pada Gambar 4.8.
Gambar 4.8 Flowchart Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
30 Universitas Kristen Petra
Aktivitas yang dilakukan oleh Staff Inventory Single Face and Planner
dimulai dari melakukan pengecekan PRR yang berguna untuk menentukan job
single face atau job subcontract. Apabila terdapat job single face maka diperlukan
planning untuk produksi. Langkah berikut yaitu pengecekan stok material untuk
memproduksi single face, jika material tersebut kosong maka diperlukan
pembuatan surat purchase request yang tentunya diperlukan persetujuan dari
kepala bagian sebelum surat didistribusikan ke departemen purchasing.
Selanjutnya dilakukan acc PRR sebagai bukti bahwa telah dilakukan pengecekan.
Langkah berikut melakukan input job di jadwal induk pribadi, kemudian
dilakukan update hasil produksi. Apabila terdapat kendala pada hasil produksi
maka perlu dikonfirmasikan kembali ke departemen produksi.
Job Subcontract dimulai dengan melakukan planning untuk subcontract,
kemudian job akan diinfokan kepada departemen Purchasing lewat E-Mail juga
dilakukan pembuatan surat purchase request dan diperlukan persetujuan juga dari
kepala bagian sebelum surat didistribusikan. Jika terdapat pengiriman maka
diperlukan pembuatan surat jalan juga diperlukan persetujuan dari kepala bagian
sebelum surat tersebut didistribusikan. Jika terdapat kedatangan hasil subcontract
maka diperlukan pembuatan surat receiving juga diperlukan persetujuan kepala
bagian sebelum surat didistribusikan ke departemen purchasing. Jika terdapat
complain pada hasil subcontract, maka dilakukan informasi kepada pihak
purchasing untuk mendatangkan pihak supplier. Semua job yang telah selesai
juga harus perlu dilakukan update hasil subcontract ke dalam sistem. Aktivitas
yang dilakukan berikutnya yaitu melakukan pengecekan PO yang telah dibuat
oleh Staff Administration untuk memastikan kemabali bahwa PO sudah siap untuk
didistribusikan oleh Staff Administration.
4.7 Waktu Operasional Perusahaan
Data waktu pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.1.
31 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.1 Waktu Pengamatan
Nama Staff Jumlah Hari
Pengamatan
Total Waktu
Operasional (menit)
Staff Administration 15 6525
Staff Inventory Kertas 15 6525
Staff Inventory Tinta dan
Supporting Material 15 6405
Staff Planner Offset 14 5850
Staff Planner Finishing 15 6525
Staff Inventory Single Face
and Planner Subcontract 15 6525
Pengamatan karyawan dilakukan pada hari Selasa-Sabtu, akan tetapi
tidak dilakukan secara berurutan setiap minggunya. Meskipun waktu dalam
pengamatan tidak berurutan tetapi sudah cukup menggambarkan aktivitas
karyawan dalam 1 bulan. Total hari pengamatan Staff Administration adalah 15
hari dengan total jam operasional perusahaan sebesar 6525 menit. Total hari
pengamatan Staff Inventory Kertas adalah 15 hari dengan total jam operasional
perusahaan sebesar 6525 menit. Total hari pengamatan Staff Inventory Tinta dan
Supporting Material adalah 15 hari dengan total waktu operasional perusahaan
sebesar 6405 menit. Waktu lebih sedikit daripada staff lainnya dikarenakan staff
ijin datang telambat karena berhalangan hal. Total hari pengamatan Staff Planner
Offset adalah 14 hari, dikarenakan pada hari pengamatan terdapat 1 hari yang
melakukan cuti, dan ada juga yang ijin pulang lebih awal karena ada sesuatu hal.
Total waktu operasional perusahaan adalah 5850 menit. Total hari pengamatan
Staff Planner Finishing adalah 15 hari dengan total jam operasional perusahaan
sebesar 6525 menit. Total hari pengamatan Staff Inventory Single Face and
Planner Subcontract adalah 15 hari dengan total jam operasional perusahaan
sebesar 6525 menit.
32 Universitas Kristen Petra
4.8 Perhitungan Allowance
Perhitungan Allowance digunakan sebagai toleransi staff dalam
menyelesaikan tugasnya. Toleransi ini sangat dibutuhkan bagi staff untuk
menghilangkan kejenuhan yang ada pada saat bekerja. Berikut merupakan
perhitungan allowance sesuai kebutuhan masing-masing staff berdasarkan
pengamatan.
4.8.1 Staff Administration
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Administration
berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Allowance Staff Administration
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Dapat Diabaikan 3
B Sikap kerja Duduk 1
C Gerakan kerja Normal 0
D Kelelahan mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan temperatur tempat
kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
G Keadaan lingkungan yang
baik Bersih, sehat 0
Personal needs Wanita 5
Total 16
Pekerjaan Staff Administration memerlukan kelonggaran yang ditentukan
oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16 yang
dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang
dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori dapat diabaikan
dengan nilai sebesar 3. Nilai sebesar 3 ini diambil berdasarkan interval nilai 0-6.
Pemilihan nilai 3 ditentukan berdasarkan pengamatan, dikarenakan aktivitas yang
33 Universitas Kristen Petra
dilakukan tidak berhubungan dengan lantai produksi, sehingga tidak memerlukan
angka yang cukup besar.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Administration adalah
seorang wanita, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan
sebesar 5.
4.8.2 Staff Inventory Kertas
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Kertas
berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.3.
34 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.3 Allowance Staff Inventory Kertas
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6
B Sikap Kerja Duduk 1
C Gerakan Kerja Normal 0
D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan Temperatur Tempat
Kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
G Keadaan Lingkungan yang
Baik Bersih, sehat 0
Personal Needs Pria 2.5
Total 16.5
Pekerjaan Staff Inventory Kertas memerlukan kelonggaran yang
ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5
yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang
dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori Sangat Ringan
dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil berdasarkan interval nilai 6-7.5.
Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan pengamatan, dikarenakan aktivitas yang
dilakukan tidak hanya dilakukan pada kantor, melainkan memerlukan tenaga
untuk melakukan pengecekan di berbagai area lapangan produksi. Contoh
aktivitasnya seperti melakukan pengecekan kertas pada gudang bahan baku.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
35 Universitas Kristen Petra
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Kertas adalah
seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan sebesar
2.5.
4.8.3 Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Tinta dan
Supporting Material berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada Tabel 4.4.
Tabel 4.4 Allowance Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6
B Sikap Kerja Duduk 1
C Gerakan Kerja Normal 0
D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan Temperatur Tempat
Kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
36 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.4 Allowance Staff Inventory Tinta dan Supporting Material (sambungan)
Jenis Faktor Kategori Nilai
G Keadaan Lingkungan yang
Baik Bersih, sehat 0
Personal Needs Pria 2.5
Total 16.5
Pekerjaan Staff Inventory Tinta dan Supporting Material memerlukan
kelonggaran yang ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang
diperlukan sebesar 16.5 yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang
pertama adalah Tenaga yang dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam
kategori Sangat Ringan dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil
berdasarkan interval nilai 6-7.5. Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya dilakukan pada
kantor, melainkan memerlukan tenaga untuk melakukan pengecekan di berbagai
area lapangan produksi. Contoh aktivitasnya seperti melakukan pengecekan tinta
di departemen mixing tinta.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
37 Universitas Kristen Petra
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Tinta dan
Supporting Material adalah seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang
mendesak diberikan sebesar 2.5.
4.8.4 Staff Planner Offset
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Planner Offset
berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel 4.5.
Tabel 4.5 Allowance Staff Planner Offset
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6
B Sikap Kerja Duduk 1
C Gerakan Kerja Normal 0
D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan Temperatur Tempat
Kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
G Keadaan Lingkungan yang
Baik Bersih, sehat 0
Personal Needs Pria 2.5
Total 16.5
Pekerjaan Staff Planner Offset memerlukan kelonggaran yang ditentukan
oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5 yang
38 Universitas Kristen Petra
dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang
dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori Sangat Ringan
dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil berdasarkan interval nilai 6-7.5.
Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan pengamatan, dikarenakan aktivitas yang
dilakukan tidak hanya dilakukan pada kantor, melainkan memerlukan tenaga
untuk melakukan pengecekan di berbagai area lapangan produksi. Contoh
aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil produksi pada setiap mesin di
area produksi.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Planner Offset adalah
seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan sebesar
2.5.
39 Universitas Kristen Petra
4.8.5 Staff Planner Finishing
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Planner Finishing
berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel 4.6.
Tabel 4.6 Allowance Staff Planner Finishing
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6
B Sikap Kerja Duduk 1
C Gerakan Kerja Normal 0
D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan Temperatur Tempat
Kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
G Keadaan Lingkungan yang
Baik Bersih, sehat 0
Personal Needs Pria 2.5
Total 16.5
Pekerjaan Staff Planner Finishing memerlukan kelonggaran yang
ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance yang diperlukan sebesar 16.5
yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang pertama adalah Tenaga yang
dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam kategori Sangat Ringan
dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil berdasarkan interval nilai 6-7.5.
Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan pengamatan, dikarenakan aktivitas yang
dilakukan tidak hanya dilakukan pada kantor, melainkan memerlukan tenaga
untuk melakukan pengecekan di berbagai area lapangan produksi. Contoh
aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil produksi pada setiap mesin di
area produksi.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
40 Universitas Kristen Petra
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Planner Finishing adalah
seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang mendesak diberikan sebesar
2.5.
4.8.6 Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
Berikut merupakan perhitungan Allowance Staff Inventory Single Face
and Planner Subcontract berdasarkan hasil pengamatan dapat dilihat pada tabel
4.7.
Tabel 4.7 Allowance Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
Jenis Faktor Kategori Nilai
A Tenaga yang dikeluarkan Sangat Ringan 6
B Sikap Kerja Duduk 1
C Gerakan Kerja Normal 0
41 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.7 Allowance Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
(sambungan)
Jenis Faktor Kategori Nilai
D Kelelahan Mata Pandangan yang hampir terus
menerus 6
E Keadaan Temperatur Tempat
Kerja Normal 0
F Keadaan atmosfer Cukup 1
G Keadaan Lingkungan yang
Baik Bersih, sehat 0
Personal Needs Pria 2.5
Total 16.5
Pekerjaan Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
memerlukan kelonggaran yang ditentukan oleh beberapa faktor. Total Allowance
yang diperlukan sebesar 16.5 yang dipengaruhi oleh beberapa faktor. Faktor yang
pertama adalah Tenaga yang dikeluarkan. Tenaga yang dikeluarkan masuk dalam
kategori Sangat Ringan dengan nilai sebesar 6. Nilai sebesar 6 ini diambil
berdasarkan interval nilai 6-7.5. Pemilihan nilai 6 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya dilakukan pada
kantor, melainkan memerlukan tenaga untuk melakukan pengecekan di berbagai
area lapangan produksi. Contoh aktivitasnya seperti melakukan pengecekan hasil
produksi pada setiap mesin di area produksi.
Faktor yang kedua yaitu Sikap Kerja. Sikap Kerja yang dikeluarkan
masuk dalam kategori duduk dengan nilai sebesar 1. Nilai sebesar 1 ini diambil
berdasarkan interval nilai 0-1. Pemilihan nilai 1 ditentukan berdasarkan
pengamatan, dikarenakan aktivitas yang dilakukan tidak hanya duduk, melainkan
juga jalan ke departemen lainnya.
Faktor yang ketiga yaitu Gerakan Kerja. Gerakan Kerja masuk dalam
kategori normal dengan nilai 0. Pengambilan nilai 0 dikarenakan pada saat staff
melakukan aktivitas, tidak sedang memanggul beban yang berat.
42 Universitas Kristen Petra
Faktor yang keempat yaitu Kelelahan Mata. Kelalahan Mata masuk
dalam kategori penglihatan yang hampir terus menerus dengan nilai 6. Nilai
sebesar 6 ini dikarenakan untuk keperluan seorang staff yang harus bekerja
memasukkan data ke dalam komputer diperlukan ketelitian yang cukup.
Faktor yang kelima yaitu Keadaaan Temperatur Tempat Kerja. Keadaan
Temperatur Tempat Kerja masuk dalam kategori normal dengan nilai 0. Nilai 0 ini
dikarenakan suhu pada ruangan saat staff bekerja tidak terlalu panas dan tidak
terlalu dingin yaitu pada interval temperatur 22-28 derajat celcius.
Faktor yang keenam yaitu Keadaan Atmosfer. Keadaan Atmosfer
tergolong pada kategori cukup dengan nilai 1. Nilai 1 ini diberikan karena pada
lingkungan kerja terkdang terdapat bau-bau yang tidak sedap dari luar ruangan
yang masuk. Hal tersebut tentu dapat mengganggu kinerja karyawan.
Faktor yang terakhir yaitu Personal Needs. Personal Needs digunakan
berdasarkan golongan jenis kelamin seorang staff. Staff Inventory Single Face and
Planner Subcontract adalah seorang pria, maka nilai untuk keperluan pribadi yang
mendesak diberikan sebesar 2.5.
4.9 Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja dengan Metode FTE
Hasil perhitungan kebutuhan tenaga kerja juga dapat digunkaan untuk
menentukan beban kerja yang diberikan sudah sesuai, kurang atau overload. Cara
perhitungan didapatkan dari menjumlahkan semua aktivitas yang produktif
ditambahkan dengan allowance yang diperlukan, kemudian dibagi dengan total
waktu operasional perusahaan. Hasil perhitungan dapat dilihat pada subbab
berikut.
4.9.1 Staff Administration
Berikut merupakan total waktu aktivitas pada saat melakukan
pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.8. Sebagai
contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc Ad2
yang berartikan jobdesc membuat PO dan berlaku pada kode relasi lainnya.
43 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.8 Aktivitas Staff Administration
Activity
Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of Waktu
Tidak Produktif
(menit)
Membenarkan Printer 5
Membersihkan kertas 15
BREAK 1038
ke Toilet 126
Bermain HP 111
Membersikan meja kerja 6
Membuat Kopi 5
Minum 18
Menempel Jadwal Kalender 3
Berbincang-bincang 39
Makan Ringan 15
Refresh 311
Sholat 115
Cek Jadwal Induk Ad1 28
Cek OPI Ad1 203
Cek PO Ad1 71
Cek PRR Ad1 163
Diskusi Produksi - 533
Input Job Ad1 495
ke desain Ad4 12
ke Marketing Ad1 259
ke Persiapan Ad1 35
ke RND Ad4 81
Konfirmasi dengan HP - 13
Meeting - 232
Membuat Activity List - 17
Membuat PO Ad2 2032
44 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.8 Aktivitas Staff Administration (sambungan)
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.8,
didapatkan total waktu produktif Staff Administration sebesar 5977 menit, dan
total waktu tidak produktif sebesar 1807 menit. Total jam operasional perusahaan
selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan
untuk Staff Administration sebesar 16%. Hasil dari total waktu yang produktif ini
akan digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Administration
sebesar 1.063 yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut belum melewati batas
Activity
Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of Waktu
Tidak Produktif
(menit)
Membuat PRR Ad2 586
Cek dan Menulis
Ad5 74
Menyiapkan PO Ad3 8
Menyusun PRR Ad3 21
Merapikan Berkas Ad3 24
Merapikan PO Ad3 129
Minta ACC - 7
Mencetak Ad3 710
Restart Komputer - 5
Simulate Ad2 32
Start UP - 49
Telepon
Konfirmasi
- 158
Grand Total 5977 1807
45 Universitas Kristen Petra
indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk karyawan yang bekerja normal
adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan adalah karyawan bekerja dalam
kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan adanya penambahan atau
pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat
karyawan melakukan aktivitas membuat PO dengan total waktu sebesar 2032
menit. Pembuatan PO dibutuhkan waktu yang cukup tinggi, karena butuh
kecermatan dalam input data untuk meminimalisasi kesalahaan pada pembuatan
PO. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat
membantu dalam menyelesaikan jobdesc.
4.9.2 Staff Inventory Kertas
Berikut merupakan total waktu aktivitas pada saat melakukan
pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.9. Sebagai
contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc IK3
yang berartikan jobdesc cek kebutuhan kertas di PRR dan berlaku pada kode
relasi lainnya.
Tabel 4.9 Aktivitas Staff Inventory Kertas (sambungan)
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
BREAK 971
Bermain HP 29
Mengangkat Air Galon 6
Merapikan kertas 4
Merapikan PRR 3
Minum 10
Makan Ringan 4
Refresh 150
SHOLAT 58
Cek Jadwal Induk IK1 89
Cek Layout IK1 230
46 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.9 Aktivitas Staff Inventory Kertas (sambungan)
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Cek OPI IK1 5
Cek PO IK1 12
Cek PRR IK1 510
Cek Stock Kertas IK2 1269
Diskusi Produksi - 659
Input Booking Kertas
Kebutuhan Cetak IK4 650
ke Gudang Cek Stock Kertas IK2 559
Ke Marketing - 34
ke Offset IK7 120
Ke Purchasing IK5 77
Ke RND Cek Layout kertas IK1 239
Konfirmasi dengan HP - 34
Meeting - 356
Membuat Activity List - 44
Membuat PR IK5 119
Cek dan Menulis E-Mail IK6 108
Menghitung Kebutuhan Kertas IK3 435
Minta Acc IK5 29
Mencetak IK5 71
Menulis Kebutuhan Kertas di
PRR IK3 257
Planning Potong Kertas IK4 285
Start Up - 48
Telepon Konfirmasi - 454
Update Penggunaan Kertas IK4 183
Grand Total 6876 1235
47 Universitas Kristen Petra
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.9,
didapatkan total waktu Staff Inventory Kertas sebesar 6876 menit, dan total waktu
tidak produktif sebesar 1235 menit. Total jam operasional perusahaan selama
pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan untuk
Staff Inventory Kertas sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini
akan digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Kertas
sebesar 1.228 yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut belum melewati batas
indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk karyawan yang bekerja normal
adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan adalah karyawan bekerja dalam
kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan adanya penambahan atau
pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat
karyawan melakukan aktivitas Cek Stock Kertas dengan total waktu sebesar 1269
menit. Pengecekan ini butuh dilakukan ketelitian karena merupakan tugas utama
yaitu mencari kebutuhan kertas pada setiap job. Kesalahaan dalam penggunaan
kertas juga akan mempengaruhi kinerja departemen lainnya. Aktivitas yang tidak
ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan
jobdesc.
4.9.3 Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Berikut merupakan total waktu aktivitas pada saat melakukan
pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.10.
Sebagai contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc
IT3 yang berartikan membuat penjadwalan mesin tinta dan berlaku pada kode
relasi lainnya.
48 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.10 Aktivitas Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
BREAK
970
Bermain HP
95
Membuat Kopi
27
Mengisi Air Galon
2
Minum
16
Berbincang-bincang
63
Makan Ringan
6
Refresh
402
Acc PO IT1 104
Acc PRR IT1 120
Acc SPK IT1 17
Mengambil SPK di Mixing IT2 5
Cek data IT3 15
Cek Jadwal Induk IT1 29
Cek Jadwal Planning IT1 4
Cek ke Mixing IT2 24
Cek Material IT1 616
Cek PO IT3 133
Cek PR IT1 3
Cek PRR IT1 221
Diskusi Produksi - 647
Input Job IT5 14
Input SPK IT5 11
isi form IT5 8
ke Marketing - 4
ke Mixing Cek dan
Konfirmasi IT2 1932
49 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.10 Aktivitas Staff Inventory Tinta dan Supporting Material (sambungan)
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu
Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
ke Purchasing IT5 49
Konfirmasi dengan HP - 42
Meeting - 606
Membuat Activity List - 50
Membuat PR IT5 60
Membuat SPK IT5 272
Mencocokkan Hasil IT7 22
Cek dan Menulis E-Mail IT4 119
Menyiapkan PR IT5 10
Menyiapkan SPK IT5 77
Menyusun PO IT1 6
Minta Acc IT5 70
Mencetak IT5 268
Planning Matching IT6 53
Planning Mixing IT6 147
Start Up - 28
Telepon Konfirmasi - 274
Update Material IT7 223
Grand Total 6283 1581
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.10,
didapatkan total waktu Staff Inventory Tinta dan Supporting Material sebesar
6283 menit, dan total waktu tidak produktif sebesar 1581 menit. Total jam
operasional perusahaan selama pengamatan adalah sebesar 6405 menit. Besar
allowance yang diberikan untuk Staff Inventory Tinta dan Supporting Material
sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan digunakan dalam
rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
50 Universitas Kristen Petra
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Tinta
dan Supporting Material sebesar 1.143 yang menunjukkan bahwa karyawan
tersebut belum melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk
karyawan yang bekerja normal adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan
adalah karyawan bekerja dalam kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan
adanya penambahan atau pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat
pengamatan aktivitas yaitu saat karyawan melakukan pengecekan dan konfirmasi
di departemen Mixing dengan total waktu sebesar 1932 menit. Pengecekan ini
butuh dilakukan ketelitian karena merupakan tugas utama untuk mencari
kebutuhan tinta yang akan digunakan dalam proses produksi. Kurangnya
pemantauan pada di saat memberikan job pada area mixing juga akan
mempengaruhi keterlambatan pembuatan tinta yang juga akan berpengaruh pada
proses produksi sampai pengiriman. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti
produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan jobdesc.
4.9.4 Staff Planner Offset
Berikut merupakan total waktu aktivitas pada saat melakukan
pengamatan dengan jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.11.
Sebagai contoh untuk mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc
PO3 yang berartikan membuat schedule perencanaan produksi dan berlaku pada
kode relasi lainnya.
Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Angkat Air Galon 3
BREAK 937
51 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset (sambungan)
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Membuat kopi 25
ke Toilet 77
Bermain Hp 202
Membuat Kopi 42
Mengangkat Air Galon 1
Minum 5
Berbincang-bincang 17
Makan Ringan 65
Refresh 149
Acc PO PO1 51
Acc PRR PO1 152
Cek Hasil Produksi PO1 78
Cek Jadwal Induk PO1 59
Cek OPI PO1 3
Cek Planning PO4 324
Cek PO PO1 9
Cek PRR PO1 89
Diskusi Produksi - 683
Ke Departement Produksi
Konfirmasi PO7 127
ke Marketing PO7 108
ke Persiapan Konfirmasi PO8 44
ke Produksi Cek PO5 542
ke RND - 29
Konfirmasi dengan Hp - 194
Meeting - 1323
Membuat Activity List - 43
52 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.11 Aktivitas Staff Planner Offset (sambungan)
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Membuat Laporan
Pencapaian PO6 34
Mencocokkan Hasil PO5 31
Cek dan Menulis E-Mail PO2 26
Mencetak PO4 59
Planning PO4 657
Start Up - 40
Telepon Konfirmasi - 517
Update Hasil Produksi PO5 233
Update Jadwal Induk PO3 86
Update Planning PO4 220
Grand Total 5761 1523
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.11,
didapatkan total waktu Staff Planner Offset sebesar 5761 menit, dan total waktu
tidak produktif sebesar 1523 menit. Total jam operasional perusahaan selama
pengamatan adalah sebesar 5850 menit. Besar allowance yang diberikan untuk
Staff Planner Offset sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan
digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Planner Offset
sebesar 1.147 yang menunjukkan bahwa karyawan tersebut belum melewati batas
indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk karyawan yang bekerja normal
adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan adalah karyawan bekerja dalam
kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan adanya penambahan atau
53 Universitas Kristen Petra
pengurangan pekerja. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat
karyawan melakukan aktivitas Meeting dengan total waktu sebesar 1323 menit.
Meeting untuk planner offset sangat dibutuhkan sehingga memakan waktu yang
cukup besar. Aktivitas ini dilakukan untuk menentukan job apa saja yang
dilakukan planning kedepannya, selain itu juga membahas tentang perubahan
tanggal pengiriman dan lain sebagainya. Kurangnya informasi pada saat Meeting
tentu akan menghambat berjalannya produksi juga tanggal pengiriman akan
tertunda. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat
membantu dalam menyelesaikan jobdesc.
4.9.5 Staff Planner Finishing
Berikut merupakan aktivitas pada saat melakukan pengamatan dengan
jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.12. Sebagai contoh untuk
mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc PF6 yang berartikan
membuat laporan planning dan berlaku pada kode relasi lainnya.
Tabel 4.12 Aktivitas Staff Planner Finishing
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Mengangkat Air Galon 3
BREAK 935
Membuat Kopi 9
Ke Toilet 25
Bermain HP 8
Membuat Kopi 3
Makan Ringan 8
Minum 37
Refresh 132
Acc PO PF1 19
Acc PRR PF1 67
Cek Data WIP PF5 68
54 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.12 Aktivitas Staff Planner Finishing (sambungan)
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.12,
didapatkan total waktu produktif Staff Planner Finishing sebesar 7239 menit, dan
Activity Relasi
Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif (menit)
Cek Hasil Finishing di
Produksi PF6 1723
Cek Jadwal Induk PF3 64
Cek PO PF1 28
Cek PRR PF1 77
Cek Rencana Offset PF5 7
Diskusi Produksi - 856
ke Marketing PF8 21
ke RND - 15
Konfirmasi dengan HP - 60
Meeting - 655
Membuat Activity List - 32
Membuat Laporan
Hasil PF7 13
Mencocokan Hasil PF7 214
Cek dan Menulis
E-Mail PF2 140
Mencetak PF4 19
Planning PF4 1214
Startup - 43
Telepon Konfirmasi - 693
Update Hasil Produksi PF6 1199
Update Jadwal Induk PF3 12
Grand Total 7239 1160
55 Universitas Kristen Petra
total waktu tidak produktif sebesar 1160 menit. Total jam operasional perusahaan
selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar allowance yang diberikan
untuk Staff Administration sebesar 16.5%. Hasil pengamatan ini akan digunakan
dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan FTE menunjukkan bahwa karyawan
tersebut sudah melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Melebihi batas indeks
menunjukan bahwa karyawan tersebut sudah dianggap overload dalam bekerja.
Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu saat karyawan melakukan
pengecekan hasil finishing di area produksi dengan total waktu sebesar 1723
menit. Usulan penyebab overload akan dibahas pada subbab 4.9. Aktivitas yang
tidak ada relasinya (-) berarti produktif, namun sangat membantu dalam
menyelesaikan jobdesc.
4.9.6 Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
Berikut merupakan aktivitas pada saat melakukan pengamatan dengan
jumlah waktu produktif dan non produktif Tabel 4.13. Sebagai contoh untuk
mewakili aktivitas berdasarkan jobdesc yaitu relasi jobdesc ISF2 yang berartikan
update hasil produksi dan berlaku pada kode relasi lainnya.
Tabel 4.13 Aktivitas Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
Activity Relasi Jobdesc
Total Sum of
Waktu Produktif
(menit)
Total Sum of Waktu
Tidak Produktif
(menit)
BREAK 992
ke Toilet 31
Bermain Hp 5
Minum 36
Berbincang-bincang 10
56 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.13 Aktivitas Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
(sambungan)
Activity Relasi Jobdesc
Total Sum of
Waktu
Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif
(menit)
Refresh 165
Acc PRR PS1, ISF1 10
Bertemu dengan Supplier - 129
Membuat konfirmasi
komplain - 17
Membuat PR PS2 12
Cek Hasil Produksi ISF3 97
Cek Hasil Subkon PS4 157
Cek Jadwal Induk PS1, ISF1 41
Cek Material ISF3 137
Cek Pengiriman PS4 6
Cek Planning ISF2 47
Cek PO PS1, ISF1 17
Cek PRR PS1, ISF1 11
Cek Receiving PS2 18
Cek Stok Material ISF3 132
Cek Subkon di Produksi PS4 1429
Cek Tagihan Supplier PS6 106
Diskusi Produksi - 609
ke Accounting PS2 11
Ke Departement Produksi PS5, ISF5 5
ke Produksi PS4, ISF6 431
Ke Purchasing PS2 87
Konfirmasi dengan HP - 104
Meeting - 494
57 Universitas Kristen Petra
Tabel 4.13 Aktivitas Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
(sambungan)
Activity Relasi Jobdesc
Total Sum of
Waktu
Produktif
(menit)
Total Sum of
Waktu Tidak
Produktif
(menit)
Membuat Activity List - 30
Membuat PR PS2 155
Membuat Receiving PS2 104
Membuat Surat Jalan PS2 20
Menata Nota - 27
Cek dan Menulis E-Mail PS2 279
Menulis Hasil Update PS2 17
Menyiapkan Receiving PS7 54
Minta Acc PS3 81
Mencetak PS2 75
Menulis Hasil di kertas PS2 15
Planning ISF2 200
Start Up - 33
Telepon Konfirmasi - 565
Update hasil Subkon PS4 782
Update Penggunaan Material ISF3 180
Update Planning ISF2 23
Membereskan Surat Jalan PS2 11
Grand Total 6758 1239
Berdasarkan hasil pengamatan yang dapat dilihat di Tabel 4.13,
didapatkan total waktu Staff Inventory Single Face and Planner Subcontract
sebesar 6758 menit, dan total waktu tidak produktif sebesar 1239 menit. Total jam
operasional perusahaan selama pengamatan adalah sebesar 6525 menit. Besar
allowance yang diberikan untuk Staff Inventory Single Face and Planner
58 Universitas Kristen Petra
Subcontract sebesar 16.5%. Hasil dari total waktu yang produktif ini akan
digunakan dalam rumus FTE dengan perhitungan sebagai berikut:
Perhitungan dimulai dari total waktu produktif dikalikan dengan presentase
allowance yang telah ditentukan kemudian dibagi dengan total waktu operasional
perusahaan. Berdasarkan hasil perhitungan, nilai FTE untuk Staff Inventory Single
Face and Planner Subcontract sebesar 1.207 yang menunjukkan bahwa karyawan
tersebut belum melewati batas indeks FTE yaitu 1.28. Batas interval FTE untuk
karyawan yang bekerja normal adalah 1-1.28. Kesimpulan hasil perhitungan
adalah karyawan bekerja dalam kondisi yang normal, sehingga tidak diperlukan
adanya penambahan atau pengurangan pekerja. Jadi untuk Staff Inventory Single
Face and Planner Subcontract tidak diperlukan 2 orang akan tetapi 1 orang saja
dapat mengerjakan 2 jabatan. Total waktu terbesar saat pengamatan aktivitas yaitu
saat karyawan melakukan aktivitas pengecekan subkon di produksi dengan total
waktu sebesar 1429 menit. Pengecekan subkon diperlukan apabila hasil subkon
sudah datang. Apabila terjadi kecacatan pada hasil subkon, staff harus melakukan
tindakan tertentu agar produksi dapat menghasilkan kualitas yang baik. Hasil
kualitas yang kurang baik akan mempengaruhi kepercayaan customer apabila
memesan produk di perusahaan tersebut. Aktivitas yang tidak ada relasinya (-)
berarti produktif, namun sangat membantu dalam menyelesaikan jobdesc.
4.10 Analisa FTE Staff Planner Finishing yang Overload
Berdasarkan perhitungan yang telah dibahas pada subbab 4.8.5 dikatakan
bahwa Staff Planner Finishing bekerja overload. Dilihat dari hasil nilai FTE
sebesar 1.2925 yang telah melebihi indeks 1.28, karyawan tersbut dikatakan
bekerja tidak secara efektif. Total waktu aktivitas yang dihabiskan untuk
mengerjakan dapat dilihat pada Gambar 4.9.
59 Universitas Kristen Petra
Waktu Produktif 77 68 67 333172312141199856693655214140
Percent 1.1 0.9 0.9 4.623.816.816.611.8 9.6 9.0 3.0 1.9
Cum % 93.594.595.4100.023.840.657.169.078.587.690.592.5
Aktivitas
Oth
er
ACC
PRR
Cek Dat
a W
IP
Cek PR
R
Cek da
n Men
ulis E-
Men
coco
kkan
Has
il
Mee
ting
Telep
on K
onfir
masi
Disk
usi P
rodu
ksi
Updat
e Has
il Pr
oduk
si
Plan
ning
Cek Has
il Finish
ing
di P
rodu
ksi
8000
7000
6000
5000
4000
3000
2000
1000
0
100
80
60
40
20
0
Waktu
Pro
du
ktif
Perc
en
t
Pareto Chart of Aktivitas
Gambar 4.9 Pareto Chart Activity Staff Planner Finishing
Hasil dari diagram pareto yang mencakup 80% waktu yang dihabiskan
untuk melakukan 20% pekerjaan, yang pertama terdapat pada aktivitas Cek Hasil
Finishing di Produksi dengan total waktu sebesar 1723 menit. Planning untuk
urutan yang kedua dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 1214 menit.
Update Hasil Produksi terbesar ketiga dengan total waktu yang dihabiskan sebesar
1199 menit. Planning untuk urutan yang ketiga dengan total waktu yang
dihabiskan sebesar 987 menit. Diskusi Produksi terbesar keempat dengan total
waktu yang dihabiskan sebesar 856 menit. Telepon Konfirmasi terbesar kelima
dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 693 menit. Meeting untuk urutan
terakhir dengan total waktu yang dihabiskan sebesar 655 menit. Analisa penyebab
80% waktu yang terpakai untuk setiap aktivitas dapat dilihat lebih lanjut pada
subbab berikutnya.
4.10.1 Cek Hasil Finishing di Produksi
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.10.
60 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.10 Fishbone Diagram Cek Hasil Finishing di Produksi
Aktivitas Cek Hasil Finishing di Produksi dilakukan dengan cara turun
langsung di lapangan untuk pengecekan. Total waktu yang dibutuhkan untuk
melakukan aktivitas pengecekan sebesar 1723 menit, hal tersebut disebabkan oleh
faktor man dan methode. Faktor man menjadi salah satu penentu dari masalah
yang terjadi. Saat pengecekan di lapangan, karyawan bingung dalam melakukan
pengecekan. Faktor dari bingung ini disebabkan karyawan tidak mempunyai
daftar apa saja yang harus dicek secara urut. Tidak adanya daftar tersebut
dikarenakan karyawan tidak membuat activity list untuk pengecekan di area
produksi, sehingga mengakibatkan kebingungan. Faktor methode yaitu lama
dalam pengontrolan yang dikarenakan operator tidak memahami cara mengambil
hasil. Hal itu disebabkan pada saat pelatihan, karyawan tidak memahami konsep
dengan jelas.
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan terdapat beberapa poin penting dalam Cek Hasil Finishing di Produksi
yaitu mengethaui target dan hasil produksi, problem yang ada dan langkah yang
akan/sudah diambil dalam menganganinya dan potensi terjadi permasalahan. Oleh
61 Universitas Kristen Petra
dari itu dibutuhkan solusi untuk menurunkan waktu yang diperlukan dan
melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Membuat daftar aktivitas secara teratur serta poin-poin penting yang harus
dilakukan sesuai job yang akan dicek. Pembuatan ini akan membantu kepala
bagian dalam melakukan kontrol terhadap Staff Finishing.
Tabel 4.14 Activity List untuk Pengecekan di Lapangan
Jam Melakukan Pengecekan xx.xx – xx.xx Tanggal: dd/mm/yy
No Nama
Mesin
Nama
Job
Hasil
Produksi
Target
Produksi
Waktu Pengambilan
Hasil
1 A1 A xxxx xx % xx.xx
2
3
dst
Tabel 4.14 akan digunakan Staff Planner Finishing pada saat melakukan
pengecekan di lapangan. Tabel tersebut berisikan Nama Mesin untuk mengetahui
mesin apa yang dicek, Nama Job yang digunakan untuk mengetahui job apa yang
sedang dicek, Hasil Produksi yang digunakan untuk update hasil, Target Produksi
sebagai pembanding hasil produksi dan Waktu Pengambilan Hasil yang
digunakan sebagai estimasi sementara.
Tabel 4.15 Laporan Permasalahan
No Job yang
Bermasalah
Penyebab
Permasalahan Keterangan
Tanggal: dd/mm/yy
Solusi
1
2
3
dst
Tabel 4.15 akan digunakan sebagai laporan permasalahan yang terjadi
saat mengontrol di area produksi. Laporan permasalahan berisikan Job yang
62 Universitas Kristen Petra
bermasalah. Kedua yaitu Penyebab Permasalahan yaitu untuk mengetahui
mengapa terjadi permasalahan pada job tersebut, contohnya karena target tidak
tercapai. Ketiga Keterangan yaitu untuk memperjelas penyebab permasalahan,
contohnya target tidak tercapai karena mesin sedang bermasalah. Keempat Solusi
untuk mengatasi permasalahan yang ada, contohnya dengan menanyakan
kejelasan kapan mesin selesai perbaikan dan bagaimana kejelasan berjalannya job.
Tabel 4.16 Laporan Permasalahan Lainnya
No Keterangan Permasalahan Lain-lain Tanggal: dd/mm/yy
1
2
3
dst
Tabel 4.16 digunakan apabila terjadi permasalahan lain. Tabel ini sebagai catatan
lain-lain untuk memberi keterangan apabila terjadi permasalahan lain selain di
job. Contohnya sebagai laporan kepada departemen produksi apabila ada
permasalahan.
Hasil diskusi dengan kepala bagian dengan adanya daftar aktivitas untuk
pengecekan, kepala bagian memberikan batasan waktu sebanyak 60 menit untuk
pengecekan di area produksi setiap harinya. Pengurangan waktu tersebut sudah
cukup membantu dalam menangani overload. Perhitungan FTE apabila
pengecekan diturunkan yaitu:
1 hari : 60 menit
15 hari pengamatan : 15*60 = 900 menit
Selisih waktu dengan pengamatan : 1723 menit – 900 menit : 823 menit.
Jadi dengan adanya solusi pembatasan waktu dapat menghemat 823 menit yang
dapat digunakan untuk aktivitas lainnya.
FTE :
Maka dengan usulan ini, pekerjaan untuk staff finishing menjadi normal.
Staff Finishing perlu bekerjasama dengan kepala bagian setiap mesin untuk
memberikan laporan target hasil dan permasalahan yang muncul.
63 Universitas Kristen Petra
Hasil dari pengecekan di lapangan, kepala bagian akan meminta report yang jelas
dari hasil turun di lapangan. Sehingga pada akhirnya, waktu untuk turun ke area
produksi tidak membutuhkan waktu yang cukup tinggi dan karyawan dapat
bekerja lebih produktif.
4.10.2 Planning
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.11.
Gambar 4.11 Fishbone Diagram Planning
Aktivitas Planning membutuhkan waktu sebesar 987 menit, hal tersebut
disebabkan oleh faktor man dan methode. Faktor man yang menyebabkan
lamanya melakukan aktivitas adalah lama dalam melakukan planning yang
dipengaruhi oleh tidak fokusnya karyawan saat melakukan planning. Faktor kedua
yaitu dari faktor metode kerja. Planning harus dilakukan pengulangan karena
disebabkan karena target planning yang sudah ditentukan tidak tercapai. Kendala
seperti itu disebabkan karena terdapat masalah pada mesin produksi. Faktor yang
ketiga dari faktor mesin. Penyebab dilakukan planning yang lama karena adanya
downtime mesin sehingga target produksi tidak bisa terpenuhi. Penyebab adanya
64 Universitas Kristen Petra
downtime karena proses maintence schedule untuk mesin tidak tertata dengan
baik.
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan, Planning ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu yang
diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Mengkonfirmasi kembali jadwal maintenance mesin kepada departemen
produksi agar tidak terjadi downtime. Adanya waktu untuk perbaikan ini sangat
diperlukan untuk menghindari downtime, sehingga dapat memberikan estimasi
job cetak selesai dikerjakan.
Melakukan pembatasan waktu khusus untuk planning. Pembatasan waktu
sangat berguna sebagai target dalam melakukan pekerjaan, dengan pembatasan
waktu karyawan akan termotivasi untuk menyelesaikan tepat waktu.
Memberikan laporan hasil planning kepada kepala bagian, sehingga kepala bagian
dapat melakukan pengawasan lebih apabila terdapat masalah dalam job nantinya.
4.10.3 Update Hasil Produksi
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.12.
Gambar 4.12 Fishbone Diagram Update Hasil Produksi
65 Universitas Kristen Petra
Aktivitas Update hasil Produksi merupakan aktivitas update yang
dilakukan secara sistem ataupun dengan data pribadi yang dimilikinya. Total
waktu yang dibutuhkan sebesar 1199 menit, hal tersebut disebabkan oleh faktor
man dan methode. Faktor man yang menyebabkan lamanya melakukan aktivitas
adalah kurangnya teliti saat melakukan update. Kurangnya teliti disebabkan oleh
faktor karyawan yang kurang mahir dalam menggunakan rumus, sehingga
memerlukan cara manual dalam update, selain itu lalainya karyawan juga sebagai
penyebab faktor tersebut. Kelalaian karyawan bersumber karena karyawan kurang
fokus dalam melakukan sesuatu, sehingga membutuhkan waktu yang cukup
banyak. Faktor methode yaitu kesulitan dalam melakukan update. Penyebab
kesulitan tersbut karena layout data pribadi dengan data sistem terdapat perbedaan
yang cukup banyak, sehingga harus melakukan pemindahan secara bertahap. Hal
tersebut disebabkan karena layout tidak terstruktur dengan baik sehingga
memakan waktu yang lama sat update.
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan, Update Hasil Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan
waktu yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Memberikan target waktu untuk menyelesaikan hasil update setelah
pengecekan di lapangan dilakukan.
Melaporkan hasil update kepada kepala bagian serta melaporkan permasalahan
yang ada, sehingga permasalahan dapat terpecahkan secara bersama-sama.
4.10.4 Diskusi Produksi
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.13.
66 Universitas Kristen Petra
Gambar 4.13 Fishbone Diagram Diskusi Produksi
Aktivitas Diskusi Produksi membutuhkan waktu sebesar 856 menit, hal
tersebut disebabkan oleh faktor man dalam melakukannya. Faktor man yang
menyebabkan lamanya melakukan aktivitas seperti kurangnya informasi karyawan
dalam menerima job cetak. Faktor yang menyebabkan sampai kurangnya
informasi yaitu kelalaian karyawan saat diberi penjelasan. Apabila karyawan
sangat aktif untuk bertanya informasi penting saat penjelasan, maka diskusi
produksi ini akan terminimalkan waktunya. Hal tersebut disebabkan karena tidak
fokusnya saat karyawan diberikan penjelasan, sehingga memicu aktivitas diskusi
produksi secara terus-menerus.
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan, Diskusi Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu
yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Potensi kelupaan dapat diminimalkan dengan pembuatan catatan pribadi
tentang apa saja yang telah diberikan penjelasan. Catatan ini sangat membantu
seseorang dengan karakter sedikit pelupa. Contohnya dengan menuliskan poin-
poin penting ketika diterangkan untuk meminimalisasi waktu juga. Apabila hal
tersebut diterapkan, maka waktu untuk diskusi produksi lebih terminimalkan
dari hasil penelitian ini.
67 Universitas Kristen Petra
4.10.5 Telepon Konfirmasi
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.14.
Gambar 4.14 Fishbone Diagram Telepon Konfirmasi
Aktivitas Telepon Konfirmasi hampir mirip dengan Diskusi Produksi,
perbedaannya hanya tidak dilakukan dengan tatap muka secara langsung
melainkan menggunakan HP atau telepon kantor. Total waktu yang dibutuhkan
untuk melakukan aktivitas ini sebesar 693 menit. Penyebab waktu yang
dibutuhkan terlalu besar adalah faktor man dalam melakukannya. Faktor man
yang menyebabkan lamanya melakukan aktivitas seperti kurangnya informasi
karyawan dalam menerima job cetak. Faktor yang menyebabkan sampai
kurangnya informasi yaitu kelalaian karyawan saat diberi penjelasan. Apabila
karyawan sangat aktif untuk bertanya informasi penting saat penjelasan, maka
diskusi produksi ini akan terminimalkan waktunya. Hal tersebut disebabkan
karena tidak fokusnya saat karyawan diberikan penjelasan, sehingga memicu
aktivitas diskusi produksi secara terus-menerus.
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan, Telepon Konfirmasi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan
waktu yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Potensi kelupaan dapat diminimalkan dengan pembuatan catatan pribadi
tentang apa saja yang telah diberikan penjelasan. Catatan ini sangat membantu
seseorang dengan karakter sedikit pelupa. Contohnya dengan menuliskan poin-
68 Universitas Kristen Petra
poin penting ketika diterangkan untuk meminimalisasi waktu juga. Apabila hal
tersebut diterapkan, maka waktu untuk diskusi produksi lebih terminimalkan
dari hasil penelitian ini.
4.10.6 Meeting
Analisa dari akar penyebab pekerja menghabiskan waktu terbanyak akan
dibahas menggunakan Fishbone Diagram. Berikut merupakan Fishbone Diagram
penyebab lamanya dalam melakukan aktivitas dapat dilihat pada Gambar 4.15.
Gambar 4.15 Fishbone Diagram Meeting
Aktivitas Meeting dapat dilakukan dengan karyawan internal maupun
karyawan external. Total waktu yang dibutuhkan untuk meeting selama
pengamatan sebesar 655 menit. Penyebab waktu yang dibutuhkan terlalu besar
adalah faktor man dalam melakukannya. Faktor man yang menyebabkan lamanya
melakukan aktivitas adalah karyawan tidak datang tepat waktu, sehingga meeting
menjadi tertunda karena menunggu kedatangan. Penyebab karyawan tidak datang
tepat waktu adalah kurangnya persiapan data untuk disampaikan dalam meeting,
selain itu karyawan kurang dapat membagi waktu dengan baik. Faktor lainnya
yaitu adanya meeting ulang yang disebabkan karena informasi saat meeting tidak
terinformasikan dengan lengkap. Tidak lengkapnya informasi disebabkan karena
pada saat meeting karyawan kurang memahami bahsa meeting dengan baik, dan
tidak adanya inisiatif karyawan dalam bertanya.
69 Universitas Kristen Petra
Hasil dari analisa akar permasalahan dan diskusi dengan kepala bagian
perusahaan, Diskusi Produksi ini membutuhkan solusi untuk menurunkan waktu
yang diperlukan dan melakukan kontrol untuk kedepannya dengan cara:
Keterlambatan datang dapat diminimalkan dengan memberi persiapan untuk 30
menit sebelum meeting dimulai, persiapannya dengan menyiapkan data yang
dibutuhkan pada meeting nantinya, sehingga tidak menunggu untuk mencetak
data yang dibutuhkan.
Lebih terampil dalam bertanya dalam meeting tentang kejelasan job ketika
diinfokan. Selain itu juga perlu menuliskan poin penting yang diperlukan untuk
meminimalkan kelupaan pada karyawan.