4. Kreiranje elektronskih obrazaca - formi

Forme, maske, elektronski obrasci ili formulari su neki od naziva koji su odomaćeni za englesku reč Forms. Elektronski obrasci predstavljaju ekvivalent papirnim obrascima, a koriste se za unos podataka u elektronske, računaru razumljive, baze podataka. Prednost elektronskih obrazaca nad papirnim je višestruka: unos podataka može biti delimično kontrolisan, u određenim poljima se mogu unapred ponuditi vrednosti (recimo tekućim datumom) dok se pojedina polja mogu popuniti automatski proračunom jedne ili više unetih vrednosti u druga polja. Pre osmišljavanja izgleda elektronskih obrazaca (u daljem tekstu: formi) valja uzeti na uvid papirne obrasce sa kojima su operatori do sada radili. U principu, nama je svejedno kako ćemo ih dizajnirati dok god poštujemo određena pravila, ali na taj način bismo olakšali operaterima prilagođavanja na nov način rada.

Osnovna pravila kojih se treba držati su da se ne koriste blještave boje i ukrasni fontovi. Naše kreativne sposobnosti za ukrašavanje ćemo ostaviti za neko drugo mesto. Operateru koji često provodi i više godina na istom radnom mestu će biti vrlo zamorno da gleda u šaren ekran i da čita kitnjasta slova po ceo dan. Raspored polja koji se popunjava mora biti logičan i ravnomerno uravnat. Takođe valja predvideti da se kompletan unos može obaviti sa tastature, dakle, BEZ korišćenja miša. Kada se jednom usvoji ova navika unos može predstavljati pravo zadovoljstvo uz veliku uštedu u vremenu.

U Access-u postoji šest osnovnih vrsta obrazaca:

1. Obrazac sa poljima rasporedenim u kolone

2. Tabelarni obrazac

3. Tabelarni prikaz

4. Glavni/Podobrazac

5. Obrazac za izvedene tabele

6. Dijagram

Najlakši način za pravljenje jednostavnih obrazaca je da se klikne na tabelu za koju želimo napraviti obrazac, a zatim kliknuti na stavku gornjeg menija Create i izabrati Form i obrazac će se sam izgenerisati.

Nešto složeniji način za pravljenje obrazaca je korišćenjem čarobnjaka za obrasce (Form Wizards). On se pokreće izborom stavke gornjeg menija Create, a zatim More Forms, pa Form Wizard. On postavlja niz pitanja u vezi sa željenim obrascem, a zatim ga sam automatski pravi. Ovi obrasci se retko koriste u finalnoj verziji, ali predstavljaju dobru polaznu osnovu za pravljenje složenijih formi. U ovom delu moguće je izabrati izgled obrasca.

U stavci menija Create, moguće je izabrati i druge opcije za kreiranje obrazaca.

Izborom opcije Blank Form prikazuje se potpuno prazan obrazac od kojeg se kreće u prozoru za oblikovanje obrazaca. Pravi obrazac sa jednim od četiri unapred zadata izgleda (s poljima rasporedenim u kolonu, tabelarni obrazac, tabelarni ili poravnati prikaz) najefikasnije se kreira pomoću opcije Form Wizard.

Za pravljenje obrasca sa poslovnim dijagramom služi opcija PivotChart, dok će se za formiranje Excel-ove izvedene tabele kliknuti na More Forms, a zatim PivotTable.

Na obrazac se primenjuju iste tehnike za manipulisanje zapisima koje se koriste u tabelarnom prikazu. Jedina razlika je što je kod obrazaca, umesto pomeranja na određeni zapis, potrebno prikazivati jedan po jedan zapis. Iako su za štampanje prvenstveno namenjeni izveštaji, mogu se odštampati i jedan ili više zapisa koje obrazac prikazuje, tačno onako kako oni izgledaju na ekranu.

4. 1. Prva forma - Čitaoci

Pod pretpostavkom da je tabela Citaoci dobro organizovana, možemo preći na kreiranje prve forme. Iz tab-a Create izabrati More Forms, pa Form Wizard, kao što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 1

Izabrati tabelu Citaoci i sva polja prebaciti u desno prazno polje klikom na dvostruku strelicu (>>) i kliknuti na Next, kao što je prikazano na slededoj slici.

Slika 2

Sada je moguće izabrati na koji način će se prikazivati polja na formi, da li svako polje odvojeno jedno od drugog ili tabelarno. Sa leve strane prikazuje se izgled svake opcije. Izabrati, npr. Columnar, što znači da se polja ređaju jedno za drugim u koloni i kliknuti Next. Ovo je prikazano na slededoj slici.

Slika 3

Dalje, moguće je izabrati stil forme. Ovo izabrati po želji, a ukoliko se izabere None, izgled forme biće najjednostavniji, odnosno forme neće biti dizajnirane. Ovaj korak prikazan je na slededoj slici. Kliknuti na Next.

Slika 4

Na kraju, unosi se ime forme, a po default-u je ponuđeno ime tabele za koju se forma kreira. Neka ostane ime Citaoci1, kao što je prikazano na sledećoj slici. Kliknuti na Finish.

Slika 5

Design View forme

Nakon klika na dugme Finish, otvara se upravo kreirana forma. Desnim klikom na tab ove forme otvara se meni iz kog je moguće izabrati opciju Design View, tj. mod koji dozvoljava izmene dizajna forme. Ovaj pomoćni meni prikazan je na slededoj slici.

Slika 6

U Design View-u moguće je pomerati, smanjivati i proširivati polja. Primećuje se da nije moguće pomeriti pojedinačno polje. Za to je potrebno selektovati željeno polje (polja) i na njega kliknuti desnim tasterom miša. Tada se pojavljuje meni gde treba izabrati Layout -> Stacked, pri čemu de se selektovana polja odvojiti od ostalih i moći de da se premeste na neko drugo mesto. Ovo se vidi na slededoj slici.

Slika 7

Pomeriti selektovana polja nadesnu stranu, kao što je prikazano na slededoj slici.

Slika 8

Kreiranje dugmeta (button) za navigaciju

Dok je forma otvorena u Design View, mogu se postaviti i dugmidi za jednostavnije kretanje kroz podatke o zaposlenima. Izabrati opciju Button iz Design tab-a, kao što je prikazano na slededoj slici.

Slika 9

Kliknuti na prazno mesto na formi gde je pogodno postaviti dugme. Nakon toga, otvara se prozor prikazan na slededoj slici.

Slika 10

Na levoj strani izabrati Record Navigation, a na desnoj Go To First Record i kliknuti na Next. Ovim izborom vrši se kreiranje dugmeta koje prikazuje prvog zapisanog radnika. U sledećem prozoru izabrati da se na dugmetu prikazuje slika (ili izabrati Text, pa ispisati npr. Idi na prvi). Ovo je prikazano na sledećoj slici. Kliknuti Next.

Slika 11

U sledećem prozoru omogućeno je imenovanje samog dugmeta, a taj naziv mora biti jedinstven. Ostaviti ponuđeno ime. Ovaj korak vidi se na sledećoj slici. Kliknuti na Finish.

Važno je razumeti razliku između naziva dugmeta i teksta koji se ispisuje na dugmetu. Naziv dugmeta je jedinstven, a tekst na dugmetu nije. Takođe, umesto teksta, mogude je postaviti sličicu na dugme kojom de se slikovito objasniti funkcija koju dugme vrši.

Slika 12

Na isti način kreiraju se preostala tri dugmeta: Prethodni (Previous), Slededi (Next) i Idi na Poslednji (Go To Last).

Kreiranje dugmeta za dodavanje nove instance

Takođe, mogude je kreirati dugme za dodavanje novog čitaoca. Ovo se razlikuje samo po tome što se u prvom prozoru na desnoj strani izabere Record Operations, a na levoj Add New Record…..Dakle, forma sada izgleda kao na sledećoj slici.

Slika 13

Sakrivanje polja na formi

Da bi se sakrilo polje, potrebno je prvo otvoriti formu u Design View, kliknuti desnim tasterom miša na ovo polje i izabrati Properties, kao što je prikazano na sledećoj slici.

Sa leve strane ekrana pojaviće se prozor Property Sheet u kom je potrebno, u okviru tab-a Format, polje Visible postaviti na No.

Slika 14

Dizajn forme

Sledeće, potrebno je kreirati formu za tabelu Knjige. Ponoviti postupak za kreiranje formi, dakle iz tab-a Create izabrati More Forms, pa Form Wizard…

Otvoriti formu u Design View i srediti je. Mogu se npr. obojiti redovi. Ukoliko nije otvoren prozor Property Sheet, otvoriti ga desnim klikom na formu izabravši opciju Properties. Iz padajuće liste u Property Sheet-u izabrati Detail, gde se vrše podešavanja za taj deo, što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 15

Da bi se obojilo i zaglavlje forme, u Property Sheet-u vrednost u padajudoj listi postaviti na FormHeader i izabrati boju u polju Back Color. Izabrati, npr. ponovo istu zelenu boju i sačuvati formu.

Kreiranje Tab kontrole

Sada je potrebno spojiti formu Citaoci i Knjige, jer za svakog čitaoca može da se unosi više knjiga. Zbog estetike, ali i budućih potreba za dodavanjem novih podformi, korisno je iskoristiti kontrolu Tab (Tab Control). Ona se nalazi u tab-u Design i prikazana je na sledećoj slici.

Slika 16

Izabrati ovu kontrolu i postaviti je na željeno mesto, kao što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 17

Pri dodavanju tab kontrole, automatski se kreiraju dva tab-a, tj. dve strane, imenovane sa Page# i Page#. Naravno, u svakom trenutku se može obrisati neki od tab, ili dodati novi, ali i promeniti njihov redosled. Da bi se promenio naziv tab-a, potrebno je kliknuti na željeni, a zatim desnim tasterom miša otvoriti pomoćni meni i izabrati Properties, ukoliko Properties prozor nije već otvoren. Za ovu kontrolu ne postoji puno opcija koje je moguće podesiti. Najčešće korišćene su Name, gde se specificira naziv tab-a koji se prikazuje na formi, zatim Page Index, koji označava redosled tab-a (počinje od 0), i ControlTip Text, gde se upisuje tekst koji će se prikazivati kada se kursor miša prisloni na tab. Dakle, za Name je potrebno upisati KNJIGE, za Page Index neka ostane nula, a za ControlTip Text neka piše po izboru. Ova podešavanja prikazana su na sledećoj slici.

Nakon ovih podešavanja, forma izgleda kao što je prikazano na sledećoj slici, kada se otvori u Form view.

Drugi tab je potrebno obrisati klikom desnim tasterom miša na jezičak tab-a i izborom opcije Delete Page. Ukoliko se javi potreba za dodavanjem nove tab strane, to se vrši izborom opcije Insert Page.

Slika 18

Slika 19

Kreiranje podforme (Subform)

Sada potrebno otvoriti formu Citaoci u Design View i iz tab-a Design izabrati Subform/Subreport, kako bi se dodala podforma knjige, i kliknuti na prazan deo prethodno kreirane tab strane Knjige. Otvoriće se prozor SubForm Wizard. Potrebno je izabrati Use an existing form (tj. koristiti postojeću, već kreiranu, formu) i kliknuti na Knjige, kao što je prikazano na sledećoj slici, a zatim i na dugme Next.

Slika 20

Sada je ponuđen način na koji de forme Citaoci i Knjige biti povezani. Kliknuti na Define my own i iz polja za Form izabrati IDcitalac, a iz polja za Subform, takođe, izabrati IDknjiga. Ovo se vidi na sledećoj slici.

Slika 21

Ovim je podešeno da se ove dve forme spajaju. Kliknuti na Finish. Sada se u donjem delu forme nalazi subform (podforma). Potrebno je proširiti je da bi se videlo više knjiga. Da bi forma izgledala lepše, pozadina forme Citaoci se može, takođe, obojiti. Kada otvorimo formu u Form View ona izgleda kao na sledećoj slici.

Slika 22

Dugmići Minimize, Maximize, Close Button, Record Selectors, Navigation Buttons

Na prethodnoj slici vidi se da se na dnu svake forme pojavljuje navigacija, što nije potrebno, jer se sada na formi nalaze dugmidi za navigaciju. Evo kako se ovo uklanja. Otvoriti formu u Design View, a zatim prozor Property Sheet. U padajudoj listi Property Sheet-a izabrati Form. Polja Record Selectors i Navigation Buttons postaviti na No. Takođe, mogu se skloniti dugmidi Maximize i Minimize, ako se vrednost polja Min Max Buttons postavi na None, a može se ukloniti i dugme za zatvaranje forme, ako se Close Button postavi na No. Ova podešavanja su označena na slededoj slici.

Forma Knjige neće moći da se otvori u Design View dok je otvorena forma Citaoci, jer ona sadrži formu Knjige kao podformu, pa je potrebno prvo zatvoriti formu citaoci.

Slika 23

Sakrivanje kolona na formi

Dok je otvorena forma Citaoci, može se podesiti da se ne vide kolone IdCitalac. Dakle, potrebno je selektovati svaku od njih posebno (i smanjiti širinu kolone kako ne bi bilo puno praznog mesta tamo gde se kolona nalazi), pa u Property Sheet-u vrednost polja Visible postaviti na No.

Korišćenje kalendara za datumska polja

Uneti jednog citaoca. Ukoliko se ne unese ime i/ili prezime pojaviće se upozorenje. Dalje, kada se postavi kursor miša na polje datum rođenja, sa leve strane polja pojaviće se integrisani kalendarčić iz kojeg je moguće izabrati željeni datum. Ova opcija je već objašnjena u prethodnom poglavlju. Takođe, u okviru kalendara postoji dugme Today, kako bi se olakšao unos trenutnog datuma.

Korišćenje polja tipa Attachment

Evo kako se unosi fotografija. Kliknuti mišem na polje fotografija. Pojaviće se tri dugmića, a treba kliknuti na ono koje je obeleženo spajalicom (attachment). Ovo je prikazano na sledećoj slici.

Slika 24

Kreiranje nove forme bez korišćenja čarobnjaka (Wizard)

Dakle, potrebno je otvoriti praznu formu izborom opcije Form Design iz Create tab-a, kao što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 25

Otvoriće se prazna forma u Design View na koju je mogude dodati željene kontrole (combo box, list box, text box, button, subform/subreport, radio button, i itd.). Izgled prazne forme vidi se na sledećoj slici.

Slika 26

Sekcije u okviru forme

Kao što se moglo primetiti na prethodno kreiranim formama, svaka je imala deo Form Header – zaglavlje forme gde se najčešde nalazio naslov forme i/ili zaglavlje tabele, zatim Detail – centralni deo forme gde se nalaze polja za unos podataka, podforme, tabele, i sl., i Form Footer – zaglavlje u dnu forme. Forma prikazana na prethodnoj slici ima samo Detail deo, a ostali delovi forme se mogu dodati klikom desnim tasterom miša na površinu forme i izborom opcije Form Header/Footer, a takođe se može dodati i Page Header/Footer, koji se koristi najčešće zbog štampanja, kao zaglavlja strane. Ovo je prikazano na sledećoj slici.

Slika 27

Sledi dodavanje polja na formu. Ova forma treba da sadrži polja iz tabele Poslovanje. Njihovo dodavanje vrši se pomodu opcije Add Existing Fields iz tab-a Design. Izborom ove opcije otvara se novi prozor sa desne strane ekrana, Fields List, iz kog je potrebno izabrati tabelu Poslovanje, odnosno prevući sve njene atribute na formu, kao što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 28

Promena Text Field u Combo Box

Kada se ova forma otvori u Form View, unos nove instance u tabelu nije prilagođen krajnjem korisniku, jer se od njega očekuje da unese broj, tj. IDcitalac, kao i IDknjiga, umesto da bira konkretne vrednosti iz padajuće liste. Zato je potrebno ova dva polja promeniti iz trenutnog oblika, Text Box, u oblik padajuće liste, Combo Box. Ovo se postiže klikom desnim tasterom miša na polje za unos IDcitalac, pri čemu se otvara pomoćni meni iz kog treba izabrati Change To, pa zatim Combo Box. Ovo je prikazano na sledećoj slici.

Slika 29

Izborom ove opcije, Text Box postaje Combo Box i kao što se može primetiti kada se forma otvori u Form View, taj Combo Box ne sadrži vrednosti koje bi trebalo. Za popunjavanje ove padajuće liste konkretnim vrednostima, potrebno je otvoriti prozor Properties Sheet za polje IDCitalac i izabrati tab Data. Na tom mestu vrše se podešavanja vezana za podatke koje ova podajuća lista treba da prikaže. Control Source odnosi se na naziv kontrole za koju se vrše podešavanja, a to je u ovom slučaju IDCitalac, Row Source odnosi se na izvor vrednosti

upisanih u padajudu listu. Izvor ovih vrednosti treba da bude tabela Citaoci. Bound Column odnosi se na kolonu koja će se vezati za padajuću listu na kojoj se ova podešavanja vrše. Kako se vrši podešavanje za IDcitalac koje predstavlja polje tipa Number, potrebno je vezati ga za isti tip podatka. Ostala podešavanja su slična podešavanjima tabele. Na sledećoj slici označena su opisana podešavanja.

Slika 30

Efekat se može pogledati otvaranjem forme u Form View, a prikazan je i na slici u nastavku.

Slika 31

Promena Text Field u List Box

Kao što je prikazano da se Text Box može promeniti u Combo Box, tako je moguće i obrnuto, a takođe se može izvršiti promena i u neku drugu kontrolu, u zavisnosti od kontrole nad kojom se promena vrši. Tako je moguće umesto u Combo Box, pretvoriti polje za unos u npr. List Box.

Pretraga u formi

Na formu postaviti kontrolu Combobox, a zatim,

Slika 32

Izabrati polje po kojem će se vršiti pretraga.

Slika 33

Zatim Next, pa Finish. Na kraju bi forma bi trebalo da izgleda:

Slika 34

Postavljanje polja za izračunavanje

Na formu postaviti Text Box polje. U okviru Propertz Sheet aktivirati karticu Data , a zatima Control Source, nakon čega aktivirati Expression Builder i napisati formulu kao što je prikazano na sledećoj slici. Da bi kontrola prikazivala broj potrebno je na kartici Format podesiti ispis numeričkog formata.

Slika 35

5 . U P I T I

Upiti (Query, Queries) predstavljaju moćan alat koji pruža pogled na podatke u bazi podataka ili daje odgovore na specifična pitanja u vezi tih podataka. Na primer, ukoliko je potrebno izlistati, tj. pogledati samo imena i prezimena svih čitalaca i grad u kojem žive, ali ne i ostale podatke, moguće je kreirati upit koji prikazuje samo ova tri podatka. Ili, ukoliko je potrebno pogledati imena i prezimena samo onih čitalaca koji žive, recimo, u Lazarevcu, onda bi se upit ograničio samo na njih. Upiti se pišu posebnim upitnim jezikom koji se naziva SQL. Upiti se mogu kreirati na osnovu tabela ili drugih upita. U svakom trenutku, upiti pružaju svež pogled na podatke u bazi podataka.

Access-ov upit je pitanje koje se postavlja u vezi sa podacima koji se nalaze u tabelama baze podataka. Postavljanje pitanja u vezi sa tim podacima omogućavaju alatke za sastavljanje upita (Query Tools). Upit može da bude jednostavno pitanje o podacima koji su svi u jednoj tabeli, ili složeno pitanje koje se odnosi na podatke razmeštene u više tabela. Na postavljeno pitanje Access prikazuje samo podatke koji su traženi (ako ih ima).

Vrste upita

Access podržava šest vrsta upita:

Select je najcešća vrsta upita. Upiti za izdvajanje podataka pronalaze i izdvajaju

podatke iz jedne ili više tabela i prikazuje ih u dinamičkom skupu čiji se sadržaj može

pregledati, analizirati i ažurirati.

Total je posebna verzija upita za izdvajanje podataka. Zbirni upiti omogućavaju

izračunavanje suma ili zbirnih vrednosti u upitima za izdvajanje podataka. Po

zadavanju ove vrste upita Access dodaje red Total u okno QBE (Query By Example).

Action upiti omogućavaju pravljenje nove tabele (Make Tables) ili ažuriranje

podataka u postojećim tabelama. Kada se unose izmene u upit za izdvajanje

podataka, te izmene se mogu praviti samo u jednom po jednom zapisu. Za razliku od

toga akcioni upiti omogućavaju ažuriranje više zapisa u istoj operaciji.

Crosstab - ovi upiti prikazuju zbirne podatke u tabelarnom obliku poput programa za

tabelarne proračune, s tim što su zaglavlja redova i kolona zasnovana na poljima iz

tabele. Pojedinačne ćelije u rezultirajućem dinamičkom skupu su tabelarne.

Uz pomoć upita možemo izdvajati podatke iz jedne ili više tabela ukoliko ih povezuju kolone sa istim podacima. Kada se koristi više tabela istovremeno, Access prikazuje podatke iz njih u jednom kombinovanom tabelarnom prikazu.

Omogućavaju biranje polja (moguće je zadavanje polja koja su potrebna za skup rezultata upita) i biranje zapisa (koji ce zapisi biti izdvojeni u skup rezultata, moguće je zadati pomoću odredjenih uslova).

Rezultati upita mogu se prikazati sortirani po odredjenom redosledu, koristiti za razne proračune na osnovu podataka. Ponekad je potrebno da se u bazi podataka kreira nova

tabela koja ce sadržati podatke koji se dobijaju kao rezultat upita. Ova vrsta upita pravi novu tabelu na osnovu podataka iz dinamičkog skupa.

Dinamički skup, nastao kao rezultat upita može da ima upravo ona polja ili podatke koji su potrebni na izveštaju ili na obrascu. Kada se izveštaj ili obrazac zasniva na upitu, svaki put kada se odštampa izveštaj ili otvori obrazac, upit će izdvojiti najsvežije podatke iz tabela.

Upite dalje možemo koristiti za pravljenje dijagrama, tj. na osnovu podataka dobijenih upitom može se napraviti dijagram, koji ce se kasnije koristiti na obrascu ili izveštaju. Mogu se praviti dodatni upiti koji se zasnivaju na skupu zapisa koji su izdvojeni prethodim upitom. To je veoma korisno za ad hoc upite, u kojima može biti potrebno ponavljanje upita sa malo izmenjenim uslovima. Sekundarni upit (podupit) može da se koristi za izmenu uslova, dok primarni upit i njegovi podaci ostaju nepromenjeni. Access-ovi upiti mogu da izdvajaju podatke iz široke lepeze izvora. Mogu se postavljati pitanja u vezi sa podacima koji se nalaze u dBase, Paradox, Btrieve i Microsoft SQL Server bazama podataka.

Kreiranje upita

Za početak, potrebno je kreirati upit koji de prikazati imena i prezimena čitalaca i naziv grada u kojem žive. U ovom, kao i narednim primerima, koristiće se Query Design koji se nalazi u tab-u Create, u delu Other, što je prikazano na sledećoj slici.

Slika 36

U pop-up prozoru Show Table potrebno je izabrati tabelu(e) nad kojom će se upit kreirati. Za opisani primer potrebna je tabela Citaoci. Izabrati je, kliknuti na dugme Add, pa Close. Tada će se izabrana tabela pojaviti u prostoru za kreiranje upita.

Kada pritisnete tater Close naći ćete se u QBE (Query By Example specijalna aplikacija u Access-u namenjena za jednostavnije kreiranje upita ) prozoru. Prozor se sastoji od dva dela. U gornjem nalaze se tabele koje ste u prethodnom dijalogu izabrali. Donji prozor sastoji se od nekoliko redova korisnih za sastavljanje upita:

Field - U ovaj red se upisuju ili dodaju imena polja

Table - U ovom redu se prikazuju imena tabela iz kojih potiču polja

Sort - U ovom redu se zadaje način sortiranja podataka iz upita

Show - Ovo polje je za potvrđivanje i odredjuje da li ce polje biti prikazano ili ne

Criteria - U ovaj red se upisuje prvi red uslova za izdvajanje zapisa

Or - Ovo je prvi sledeći red u koji se mogu uneti dodatni uslovi za izdvajanje zapisa

Da bi obeležio koje tabele su povezane Access koristi linije. Linija koja spaja dve tabele je spoljna linija. Gornjem delu prozora se može promeniti veličina, i u njemu se mogu premeštati tabele, ukoliko je potreban pregledniji prikaz tabela i spojeva između njih.

Slika 37

Slika 38

Rezultat prethodno kreiranog upita može se pogledati klikom na opciju Run iz Design tab-a, u delu Results. Postoji i drugi način da se vidi rezultat upita, a to je klikom desnim tasterom miša na jezičak upita, pri čemu se otvara pomoćni meni iz kojeg treba izabrati Datasheet View. Ovo je prikazano na sledećoj slici.

Slika 39

Da bi se dodale nove tabele potrebno je pomeriti pokazivač miša u gornje okno i pritisnuti desni taster prilikom čega će se otvoriti meni u kojem treba odabrati opciju Show table. Izbor tabele se može napraviti duplim pritiskom na njeno ime. Tabela se može najjednostavnije obrisati pomoću selektovanja pritiskom na tabelu ili na neko njeno polje, i pritiskom tastera Delete.

Nakon izbora tabela koje će učestvovati u upitu, neophodno je izabrati polja iz datih tabela i dodati ih u red Filed donjeg prozora Table Query-a. Polja se mogu izdvajati jedno po jedno, može se vršiti odabir više polja istovremeno, ili jednostavno izabrati sva polja. Za to se mogu koristiti tastatura ili miš.

Prethodno selektovana polja prenose se u red za izbor polja ili se biraju sa padajuće liste u redovima Field, odnosno Table. Za selektovanje više polja istovremeno koriste se funkcijski tasteri Ctrl i Shift.

Osim dodavanja polja pojedinačno ili grupno u QBE okno mogu se umetnuti i sva polja tabele istovremeno. Access nudi dve metode izbora svih polja: prevlačenje svih polja kao grupe ili biranjem referentne oznake za sva polja-zvezdice (*). Ukoliko se upit sastoji od polja dve ili više tabele postupak je isti, dodamo željena polja iz prve, potom iz druge... Najjednostavniji način za to je odabir grupe polja i prevlačenje nadole u QBE okno.

Kreiranje kriterijumskog upita

Za zadavanje uslova koje slogovi moraju da ispunjavaju koristi se red Criteria. Uslovi tekstualnog tipa unose se u polja za tekst na isti način kao i drugi podaci. Da bi se koristili takvi uslovi, potrebno je upisati primer vrednosti podatka koji treba da bude pronađen u tom polju. Može se koristiti i negacija Not ispred nekog teksta, i na taj način će biti prikazani svi slogovi koji ne sadrže tu vrednost.

Takođe, kod uslova za numerička ili datumska polja mogu se koristiti operatori za upoređivanje, kao što su (>)veće, (<) manje, (=)jednako.

Dalje, potrebno je kreirati upit koji prikazuje imena i prezimena samo onih čitalaca koji žive u Lazarevcu.

Slika 40

Ako tražimo čitaoce iz Lazarevca ili Beograda..

Slika 41

Ako želimo da sakrijemo neko polje uradićemo dečekiranje.

Slika 42

Na kraju možete izabrati 5 načina prikaza upita:

Design View - standardni QBE prikaz upita, Datasheet View - prikazuje se sadržaj dinamičkog skupa u tabelarnom obliku, SQL View - Može se videti izgled odgovarajuće SQL komande, PivotTable View i PivotChart View. Neke upite moguće je kreirati jedino pomoću SQL-a.

SQL View

Kreiranje upita na ovaj način, tj. kroz Query Design, u pozadini generiše SQL kod koji se izvršava i daje rezultat. SQL kod se može videti otvaranjem upita u SQL View, tj. klikom desnim tasterom miša na jezičak upita, gde se otvara pomoćni meni, odakle treba izabrati opciju SQL View.

Slika 43

Slika 44

U SQL kodu primećuju se sledeće klauzule: select, from, inner join i where. U okviru select klauzule upisuju se atributi koje upit treba da prikaže, u from klauzuli specificiraju se tabele čiji atributi se koriste, inner join klauzula specificira vezu između tabela, odnosno tabele i upita, i povezujući atribut koristeći reč ON, dok klauzula where služi za specificiranje uslova, odnosno kriterijuma.

Prilikom projektovanja tabele možete naći ograničenja u pogledu ažuriranja. Access neće uvek dozvoliti ažuriranje sadržaja tabela. Ažuriranje se može izvršiti samo u slučaju da su sva polja iz samo jedne tabele ili iz tabela između kojih postoji veza 1:1. Svaki upit za čije kreiranje je potrebno napraviti snimak podataka ne omogućava ažuriranje (unakrsni, zbirni upiti, polja u kojima je vrednost Unique Value Yes, upiti za zadavanje SQL komandi, izračunata polja, polja sa pravom samo za čitanje, korisnici koji nemaju pravo pristupa i ODBC tabele bez primarnog ključa). Tabele neće automatski biti povezane ukoliko to nije učinjeno na nivou baze podataka, ili ako je isključena opcija AutoJoin. Promena vrste spoja vrši se odabirom spoljne linije i duplim pritiskom na nju, prilikom čega će se pojaviti okvir za dijalog Edit Relationships gde je potrebno izabrati Join Type (slika).

Tada se otvara okvir za dijalog Join Properties pruža izbor jednog od tri dugmeta za opcije koje pružaju sledeće mogućnosti:

Slika 45

Only Include Rows Where the joined filds from both tables are equal (uključiti iz obe

tabele samo redove u kojima je sadržaj spoljnih polja jednak. Ova opcija nalaže

Access-u da iz obe tabele izdvoji sve zapise u kojima spoljna polja sadrže iste

vrednosti. Ovo su jednakovredni ili unutrašnji spojevi.

Include ALL Record Form (ime prve tabele) and only those records from (ime druge

tabele) where the joined fields are equal (obavezno je uključivanje svih zapisa iz prve

tabele i samo onih zapisa iz druge tabele u kojima je sadržaj spoljnih polja jednak).

Ako se kao prva koristi tabela, Artikal, a kao druga tabela StavlaKataloga, biće

prikazani svi artikli (čak i oni kojih nema u katalogu) i samo ona stavkakataloga koja

imaju odgovarajući artikal. Ovo su desni spoljni spojevi.

Include ALL records form (ime druge tabele) and only those records from (ime prve

tabele) where the joined fields are equal (uključiti sve zapise iz druge tabele i samo

one zapise iz prve tabele u kojima je sadržaj spoljnih polja jednak).

Access omogućava rad samo sa specifičnim delovima tabele u slučaju kada tabela sadrži veliki broj slogova (samo sa slogovima koji ispunjavaju određene uslove) uz pomoć upita za izdvajanje podataka. Oni izdvajaju podatke iz jedne ili više međusobno povezanih tabela i omogućavaju postavljanje pitanja i dobijanje odgovora koji se tiču podataka smeštenih u tabelama baze podataka.

Uslovi se postavljaju u kolonama odgovarajućih polja u redu Criteria.

Za pravljenje slogova koji ispunjavaju istovremeno više uslova vezanih za različita polja

potrebno je staviti ih u jedan isti red (koji ih povezuje logičkim i ). U slučaju izdvajanja

slogova koji ispunjavaju bilo koji od navedenih uslova, oni se smeštaju jedan ispod drugog ili povezuju operatorom Or.

Logički operatori u upitu

Operatori su pored funkcija izraza osnovni delovi Access-ovih operacija. Koriste se u operacijama kao što su postavljanje standardnih (default) vrednosti, zadavanje uslova prilikom unosa vrednosti u tabele, korišćenje uslova u upitima, postavljanje izračunatih polja na obrasce i dodavanje objekata za sumarne operacije na izveštaje. Operatori omogućavaju izvršavanje računskih operacija, poređenje vrednosti, spajanje znakovnih nizova i sastavljanje

složenih relacionih izraza. Korišćenje operatora nalaže Access-u da izvrši odrećene operacije nad jednim ili više operanada. Postoji pet operatora koji su prikazani u tabeli.

Reč like se može upotrebiti u kombinaciji sa znakom „?“ ili „*“. Znak „?“ zamenjuje jedan karakter, dok znak „*“ zamenjuje niz karaktera. Dakle, ukoliko bi kriterijum za ime radnika bio specificiran sa like Ivan?, upit bi vratio rezultat Ivana, ali ne i Ivanka, dok bi upit sa kriterijumom like Ivan* vratio i Ivana i Ivanka.

U Access je ugrađeno stotine standardnih funkcija koje se koriste u tabelama, upitima, obrascima i izveštajima.

Funkcije za rad sa datumima i vremenom

Now ( ) Daje tekući datum i vreme: 3.4.02 12:22:34. Time ( ) Daje tekuće vreme: 12:22:34 Date ( ) Daje tekući datum: 3.4.02

Finansijske funkcije (SQL) to su agregatne funkcije koje izvršavaju finansijske operacije nad skupom vrednosti koji je sadržan u određenom polju. To polje može da se nalazi na obrascu, izveštaju ili upitu.

Avg ( ) Izračunava prosek Sum ( ) Izračunava ukupan zbir

Matematičke funkcije

Int ( ) Daje celobrojni deo ulazne vrednosti-zaokružuje na prvu manju vrednost Fix ( ) Daje celobrojni deo negativne vrednosti Sqr ( ) Izračunava kvadratni koren ulazne vrednosti

Funkcije za rad sa znakovnim nizovima-stringovima

Left ( ) Daje zadati broj znakova sa pocetka niza Right ( ) Daje zadati broj znakova od kraja niza Len ( ) Daje dužinu (broj znakova) niza

Lcase ( ) Pretvara slova ulaznog niza u mala

Za postavljanje određenog uslova ili izračunavanje vrednosti određenog polja koriste se izrazi. Oni mogu biti jednostavni ili složeni. Mogu da sadrže razne kombinacije operatora, imena objekata, funkcija i konstanti. Izrazi se mogu sastojati iz sledećih sastavnih delova:

Operatori (+,-,<,>,=,*,And,Or,Not,Like,itd) pokazuju koja će vrsta akcije biti izvršena

nad jednim ili nad više elemenata izraza, imena objekata-predstavljaju postojeće

objekte, funkcije - kao rezultat uvek daju povratnu vrednost, mogu se koristiti

ugrađene Access - ove funkcije ili samostalno kreirane, literali - to su vrednosti koje

se unose u izraz, mogu da budu brojevi, znakovni nizovi ili datumi. Access ih koristi u

istom obliku u kom su unešeni, bez izmene, konstante - (Yes, No, Null, True, False).

Access-ove tabele nude više načina pristupa i prikazivanja sadržaja objekta. Moguće

je koristiti polja i njihov sadržaj, i svaki objekat tipa polje koristiti više puta. Sadržaj

jednog objekta tipa polje moguće je prikazati na više obrazaca i izveštaja koristeći istu

referencu tj. ime objekta tipa polje. Znak uzvika je važan simbol koji se koristi u

kombinaciji sa rezervisanim rečima. Jedna od njih je reč Forms (obrasci). Kada iza te

reči stoji znak uzvika, Access prepoznaje da je sledeće ime objekta ime obrasca koji

želite da referencirate. Na primer, ukoliko se polje SifraArtikla pojavljuje na dva

obrasca, [Artikal] i [StavkaKataloga], da bi se referenciralo polje SifraArtikla na

obrascu [Atrikal] potrebno je koristiti operator ! i rezervisanu reč

Forms:Forms![Atrikal] .

Tačka je simbol koji se koristi u kombinaciji sa operatorima za izraze. Za razliku od

operatora !, operator. obično identifikuje svojstvo određenog objekta. Može se

koristiti i između imena tabele i imena polja ukoliko je potrebno utvrditi sadržaj

nekog polja tabele. Na primer: [StavkaKataloga].[ SifraArtikla]

Sortiranje upita

Upite je, takođe, moguće sortirati u opadajućem (descending) ili rastućem (acsending) redosledu po zadatom atributu. Ovo se vrši u okviru sort polja prozora Query Design. Takođe, rezultat upita se može sortirati po više atributa, a redosled zavisi od redosleda specificiranja sortiranja.

Slika 46

Korišćenje logičkih operatora

Operator NOT.

Slika 47

Operator AND.

Slika 48

Ako uslove upišemo u dve različite kolone QBE tabele, onda su oni povezani operatorom AND.

Slika 49

Relacioni operatori.

Slika 50

Slika 51

Slika 52

Iz baze podataka izdvojiti sve kupce čije ime mesta počinje sa slovom A, a sastoji se iz tri slova ili je ID_KNJIGA između 5 i 15.

Slika 53

Prilikom zadavanja širih uslova možemo koristiti i uglaste zagrade [ ] . Uglastiim zagradama formiramo listu. Bilo koji znak koji se pojavljuje na listi unautar uglastih zagrada pojaviće se na odgovarajućem mestu u skupu rezultata. Iz baze podataka izdvojiti sve čitaoce čije mesto boravka počinje na slova L, B, T.

Slika 54

Parametarski upiti

Parametar se u upit unosi tako što u polje criteria željeni parametar upisujemo između uglastih zagrada.

Slika 55

Izvođenje računskih operacija

Račinske operacije u QBE tabeli možemo da izvodimo u polju Criteria ili korišćenjem izračunatih polja.

Računske operacije u polju Criteria predstavljaju uslove za izvršavanje upita.

Izračunato polje je novo polje koje pravimo u praznoj ćeliji Field QBE tabele. obično se novom izračunatom polju dodeljuje ime koje se upisuje na početku ćelije Field. nakon toga se stavlja dvotačka, a potom unosi izraz koji treba da se izračuna. Ako se u izrazu koriste neka druga polja iz QBE tabele, ta polja se upisuju u uglastim zagradama.

Slika 56

Rezultat:

Slika 57

Zbirni proračuni

Ovi proračuni, za razliku od izračunatih polja, za dobijanje rezultata uzimaju vrednosti iz više zapisa u tabeli. Da bi napravili zbirni proračun u nekom upitu, potrbno je uraditi sledeće:

1. Aktivirati komandu Totals. 2. U novom redu Total QBE tabele pojaviće se izraz Group By za sva polja koja smo koristili u upitu. Izraz Group By treba da ostavimo za sva ona polja želimo da grupišemo ili koja će da učestvuju u zbirnom proračunu. Kod onih polja po kojima radimo zbirni proračun umesto izraza Group By biramo jednu od sledećih operacija:

Avg: prosek Count: broj popunjenih vrednosti First: vrednost u prvom zapisu Last: vrednost u poslednjem zapisu Max: najveća vrednost Min: najmanja vrednost StdDev: standardna devijacija Sum: zbir Var: varijacija

Slika 58

Ukoliko u upitu koristimo i zbirne proračune i kriterijume za izbor podataka, u polje total svih kolona u kojima smo definisali kriterijum za izbor treba upisati izraz Where. Ako kriterijum za izbor podataka želimo da primenimo pre zbirnog obračuna, operator Where treba upisati u ćeliju Total onog polja po kome želimo da napravimo izbor zapisa.

Slika 59

Slika 60

Ukoliko u upit koristimo i zbirne proračune i izračunata polja, u polja total svih kolona u kojima smo definisali izračunata polja ( a ne želimo grupisanje ) treba upisati izraz Expression.

Slika 61

Zbirne proračune možemo raditi i sa izračunatim poljima, ali izraz u svakom izračunatom polju ne sme da se odnosi na neka druga izračunata polja.

Slika 62

U ovom primeru je korišćen izraz: UKUPNA VREDNOST: [Cena]*1,18 koji se može pisati u posebnom okviru Expression Builder ili u polju QBE. Ako pišemo u polju izraz zumiramo tako što aktiviramo desni klik na polje pa onda Zoom.

Slika 63

Promena imena polja u QBE tabeli

1. U polje Field u QBE tabeli ispred starog imena polja treba upisati novo ime i dvotačku (novo ime: staro ime) 2. Treba otvoriti prozor sa svojstvima polja kojem menjamo ime ( obeležavamo polje i biramo Properties) i u svojstvo caption upisujemo novo ime polja.

Crosstab Query - unakrsni upiti

Unakrsni upiti rezultate izračunavanja prikazuju tabelarno. kreira se na sledeći način: 1. Potrebno je napraviti QBE tabelu sa svim potrebnim poljima i kriterijumima za izbor podataka. Mogu se koristiti i izračunata polja.

2. Sa kartice Design aktivirati alatku Crosstab

Slika 64

U QBE tabeli pojavljuju se dva nova reda: Total i Crosstab.

3. U ćeliji Crosstab polja koja će se pojaviti u zaglavljima redova treba izabrati opciju Row Heading. Za zaglavlja redova možemo koristiti više polja, ali barem jedno mora imati Group By u svojoj ćeliji Total.

4. Za zaglavlja kolona biramo opciju Column Heading. Ovde možemo imati samo jedno polje koje mora imati Group By u svojoj ćeliji Total.

5. U ćeliji Crosstab polja za koje se računa zbirna vrednost treba izabrati opciju Value, a potom u ćeliji Total tog istog polja treba izabrati agregatnu funkciju. Opcija Group Bz za ovo polje nije dozvoljena

6. Ako želimo da grupišemo po dodatim poljima koja neće biti prikazana u skupu rezultata, u ćelijama crosstab ovih polja treba da izaberemo Not shown.

Slika 65

Upit za ažuriranje

Ovaj upit omogućava promenu određenih zapisa u tabeli. kreira se na sledeći način.

1. Aktivirati ikonicu Update Query. U QBE se pojavljuje novi red Update TO.

2. U ćeliju Criteria upisujemo kriterijume za izbor polja koja želimo da ažuriramo, a u ćeliju Update To upisujemo novu vrednost polja ili izraz za izračunavanje vrednosti

Sledeći upit će povećati cene knjiga za 20% za sve čitaoce iz Lazarevca.

Slika 66

Upit za izradu tabela

Omogućava izradu nove tabele od grupe zapisa iz neke druge tabele. Kreira se na sledeći način:

1. Formiramo QBE tabelu.

2.Aaktiviramo opciju Make Table, pojaviće se prozor Make Table u kojem zadajemo ime nove tabele.

Slika 67