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A COSA SERVE UN UFFICIO STAMPA ?

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360@books

1 Il Giornalista Attirare la sua (positiva) attenzione !2 Il Portavoce

Un filtro informato ed efficace

3 I Materiali Testi, foto, video e post

4 La Relazione Come costruire la fiducia

5 I Risultati Misurare l’Ufficio Stampa

A COSA SERVE UNUFFICIO STAMPA ?

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Vi ha mai cercato un giornalista? Sapreste distinguere la richiesta di informazioni giornalistiche da una proposta pubblicitaria? Avete già organizzato una conferenza stampa? Se la risposta è no può esservi utile questo piccolo vademecum!

CAPITOLO 1 Il Giornalista

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Ordine dei

Giornalisti:

tutela la

professiona

lità e

l’indipendenza

dei

suoi associa

ti

Volete organizzare una conferenza stampa? Chiamare a raccolta i giornalisti per presentare una vostra novità?

Ricordate che ciò vorrà anche dire mettere a nudo un po’ tutte le scelte che vi riguardano, comprese quelle economiche o produttive!Vi è capitato di essere stati pubblicati? Vi siete sentiti fraintesi?

Strutturare un servizio di Ufficio Stampa significa appunto prevenire questi problemi e operare per ottenere il massimo dell’attenzione (positiva) da parte dei giornalisti.

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CERCATE ATTENZIONE? Preparatevi prima!

1 IL GIORNALISTA

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Il giornalista (o reporter) si occupa di scoprire, analizzare, descrivere e scegliere notizie per poi diffonderle.

Scrive articoli, inchieste o editoriali per testate giornalistiche periodiche o agenzie di stampa o altri mezzi di comunicazione di massa (carta stampata, radio, televisione, internet). Per definirsi tale una testata giornalistica deve essere diretta da un giornalista iscritto all’Ordine dei Giornalisti, che si fa carico dei contenuti e delle scelte editoriali della redazione. In ambito editoriale i messaggi pubblicitari devono essere sempre distinguibili dai testi giornalistici. Al giornalista è vietato fare pubblicità se non a titolo informativo, gratuito e nell’ambito di iniziative che non abbiano carattere speculativo.“

Chi di voi vorrà fare il giornalista, si ricordi di scegliere il proprio padrone: il lettore!

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1 IL GIORNALISTA

Indro Montanelli

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Ogni rivista dichiara in un colophon il Direttore Responsabile nonché la composizione della redazione e i collaboratori. A parte viene eventualmente inserita la concessionaria pubblicitaria.

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TEST: cercate il colophon su quotidiani o riviste che leggete abitualmente, scoprite quante persone si occupano dei contenuti. In genere la parte giornalistica non può essere inferiore agli spazi a pagamento.

1 IL GIORNALISTA

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Per contattare in modo appropriato ed efficace i giornalisti (tutti: da quelli che scrivono per riviste specializzate a quelli televisivi o dei quotidiani) si attiva un servizio dedicato: l’Ufficio Stampa. Il vostro portavoce professionale.

CAPITOLO 2 Il Portavoce

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Storytelling: la scrittura

nutre la rete. Per ‘esserci’

bisogna raccontarsi.

Come raccontare la vostra qualità? Come far scrivere di voi ciò che vi sta a cuore? L’ufficio Stampa analizza i vostri messaggi poi sceglie il linguaggio più adatto ad ogni Media per farsene portavoce. Un ruolo di responsabilità che vi rende più professionali agli occhi degli operatori dell’informazione e allo stesso tempo vi ‘tutela’ .

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NARRARE Costruire le notizie

2 IL PORTAVOCE

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L’Ufficio Stampa vi mette a disposizione gli strumenti per muovervi nel complesso mondo dei Media, districarvi fra periodicità, tipologie e gerarchie.

Scrivere al direttore o al redattore? Quanto tempo prima va contattato un settimanale? e quali saranno le caratteristiche di un documento davvero utile e pubblicabile per un quotidiano o una tv?

Indire una conferenza stampa o invitare a pranzo un singolo giornalista? “ Ma come fa quella donna a dire che io

sono dislessico, se non l'ho mai intervistata?

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George W.Bush

2 IL PORTAVOCE

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L’Ufficio stampa recupera informazioni oltre a inviarne all’esterno! Vi aiuta cioè a sentire il polso del mercato, avere un quadro delle tendenze, capire quanto i vostri contenuti siano effettivamente interessanti per il pubblico finale…

2 IL PORTAVOCE

© Threesixty

Utilizza

te il vos

tro

ufficio

stampa!

per

informazio

ni, repo

rt,

tendenze

Inutile sollecitare l’attenzione di un giornalista se non avrete pronto il materiale (testi e immagini) per documentare la notizia che gli state proponendo! Dossier stampa e corredo iconografico saranno il primo passo (= capitale informativo) dell’Ufficio Stampa.

CAPITOLO 3 I Materiali

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Corredo icon

ografico:

senza immagini

non c’è

notizia! E s

i parla di

fotografie

professiona

li

in alta riso

luzione

Quale è la differenza fra un articolo/segnalazione del giornalista e un annuncio pubblicitario? Come cambia il linguaggio? Se il giornalista si occupa di farsi leggere dal suo lettore (e forse prima ancora da colleghi e direttore) di cosa di preoccuperà il vostro Ufficio Stampa nello scrivere un testo destinato al giornalista? Tanto più l’Ufficio Stampa utilizza un linguaggio adatto a quello specifico giornalista quanto più il vostro messaggio prima o poi si tradurrà in pubblicazione.

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COMUNICARE Testi, immagini, post

3 I MATERIALI

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Le 5 W: what, why, who,

when , where. Ogni

informazione deve

rispondere a questi 5 punti

in poche righe.

Mettere a disposizione di giornalisti e blogger informazioni scritte in linguaggio giornalistico, aggiornate in tempo reale (possibilmente non stampate come brochure!), in file facilmente utilizzabili… consente loro di sveltire il lavoro e a voi di controllare i messaggi, comprese le dichiarazioni!

!Oltre a un dossier dedicato ai giornalisti con tutte le informazioni che potranno essere utili verranno messi a punto testi ‘ad hoc’ per ogni contatto stampa.“

Vedo un sorriso come nemmeno Giotto seppe fare alla Gioconda!

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Maria Teresa Ruta

3 I MATERIALI

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Per sollecitare l’attenzione dei giornalisti non sarà sufficiente raccontare che …esistete! Sarà invece importante dare vita a un flusso di informazioni che possano aiutarlo a comprendere il valore della vostra attività …per i suoi lettori!Inoltre - fondamentale- la documentazione fotografica dovrà essere abbondante, professionale, in alta risoluzione e facilmente scaricabile completa di didascalie.

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3 I MATERIALI

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Dopo che avrete chiarito il vostro messaggio, lo avrete tradotto in materiali pensati per i giornalisti, potrete contattarli -direttamente o attraverso un portavoce- ricordando che saranno loro in ultima analisi a decidere se c’è o meno “la notizia”.

CAPITOLO 4 La Relazione

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Nutrire le r

elazioni:

l’ascolto è

il segreto d

i

ogni dialogo

efficace

nella vita p

rivata come

in quella pr

ofessionale

!

Perché anche se spedite dei comunicati stampa non vengono pubblicati? Perché si parla di altri e non altrettanto di voi? Come trasformare un contatto stampa in una relazione davvero efficace?

Ogni giornalista ha ruoli, obbiettivi e strumenti diversi. Ognuno ha una sua storia, un percorso professionale, passioni, interessi, curiosità. Leggere ciò che scrive, conoscerlo, rispettarlo, è il primo passo per instaurare una relazione efficace con lui.

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CONOSCENZA L’ABC delle relazioni

4 LA RELAZIONE

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Conferenze stampa: uno

strumento utile? solo in

alcuni casi e solo quando

non sia più utile un

incontro vis-à-vis

Mettere a disposizione di giornalisti e blogger informazioni scritte in linguaggio giornalistico, aggiornate in tempo reale (possibilmente non stampate come brochure!), in file facilmente utilizzabili… consente loro di sveltire il lavoro e a voi di controllare i messaggi, comprese… le dichiarazioni! !Oltre a un dossier dedicato ai giornalisti con tutte le informazioni che potranno essere utili verranno messi a punto testi ‘ad hoc’ per ogni contatto stampa. !Il comunicato stampa risponderà alle 5 domande-chiave: chi, cosa, quando, dove, come e conterrà l'intera 'notizia' nelle prime 5 righe.“

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Carrie Bradshaw

4 LA RELAZIONE

La relazione più importante, difficile ed emozionante è quella che si ha con se

stessi.

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Il rispetto per la professionalità dei giornalisti e la chiara distinzione fra contenuti “publi-redazionali” -a pagamento e obbligatoriamente segnalati come tali- e articoli o segnalazioni giornalistiche, sono alla base di ogni relazione efficace fra voi e il mondo della stampa o dei blogger.

4 LA RELAZIONE

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Solo in un rapporto pubblicitario, potrete avere

il controllo su testi o

immagini pubblicati. E mai in uno spazio giornalistico!

Dopo aver ringraziato il giornalista per la pubblicazione che vi riguarda, potrete condividerla con i vostri pubblici (amici, clienti, agenti) e aggiornare una Rassegna Stampa che-periodicamente- potrà essere valorizzata.

CAPITOLO 5 I Risultati

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Come si misura l’efficacia dell’Ufficio Stampa? Davvero essere citati su un grande quotidiano ad esempio può avere un valore paragonabile a quello dei cm di spazi pubblicitari?

Da anni chi si occupa di Ufficio Stampa si interroga sulla valorizzazione dei risultati. Pur essendo chiaramente incompleto l’indice AVE -utilizzato anche da metrica.net- resta uno strumento utile.

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COMUNICARE E poi…misurare!

5 I RISULTATI

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AVE : Advertising Value

Equivalency traduce in

equivalenza pubblicitaria lo

spazio informativo conquistato

dall’Ufficio Stampa

Il servizio di Ufficio Stampa vi porta sui giornali oppure vi fa capire perché non avete i requisiti per andarci! Il feedback è uno dei valori più tangibili della relazione con i giornalisti. Visibilità vs Notorietà pubblicitaria? L’ideale sarebbe avere entrambe, dipenderà dal vostro budget! Quanto costa la pubblicità? Cosa produce? Come ne misurate gli effetti?“

Il mezzo più efficace di ottener fama è quello di far creder al mondo di esser già

famoso

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Giacomo Leopardi

5 I RISULTATI

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Threesixty è un’agenzia specializzata

in servizi di Ufficio Stampa dal 1994.

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