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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi

3.1.1 – Primi passi con un elaboratore di testi

Un elaboratore di testi è un programma che ti permette di generare documenti scritti, in formato digitale o

cartaceo. Il più grande errore compiuto dai neofiti del computer è di considerare Word, uno degli elaboratori

di testi più diffusi, e tutti gli altri programmi dello stesso genere, come una macchina da scrivere digitale, e di

pensare che l’unico vantaggio sia di poter modificare il testo liberamente ogni volta che lo desiderano. In

realtà, un elaboratore di testi come Word è in grado di svolgere funzioni che vanno molto oltre il semplice

ausilio nella digitazione del testo. Questo programma, infatti, fornisce una vasta gamma di strumenti

finalizzati a migliorare il tuo ambiente di lavoro, rendendolo sempre più funzionale, e ad aiutarti nella stesura,

nell’impaginazione, nella correzione e nella stampa del testo.

[ 3.1.1.1 ] Prima di tutto verifichiamo come poter aprire il programma. Dal desktop fai clic su Start e scegli

Programmi. Analizza il menu e cerca Microsoft Word o Office 2000, che a sua volta conterrà la prima

voce. Fai clic sul collegamento per lanciare l’applicazione.

Per chiudere il programma, puoi seguire una delle tre strade descritte: fai clic sul pulsante Chiudi, della

finestra di Word; fai clic su Esci, nel menu File, oppure doppio clic sull’icona di Word, nella barra del titolo.

La nostra analisi parte dalla descrizione del menu File. Al suo interno, trovi tutte le funzioni che ti

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permettono di gestire sia file che stai elaborando, sia tutti i file che possono essere letti correttamente

attraverso Word.

[ 3.1.1.2 ] Il menu è diviso in diverse sezioni, la prima delle quali ti permette di aprire, chiudere o generare un

documento di testo.

Con il comando Apri, puoi visualizzare la finestra che ti permette di sfogliare le cartelle del tuo archivio

elettronico. Dopo aver selezionato il file che ti interessa, puoi aprirlo facendo clic sul pulsante Apri. Word

non legge solo i documenti con estensione .doc, tipica di questo ambiente. Infatti, è in grado di elaborare

altri tipi di documenti di testo, con formati .txt o .rtf.

[ 3.1.1.3 ] Agendo sul comando nuovo, visualizzi la finestra di dialogo Nuovo, nella quale trovi tutte le

possibili proposte per generare un nuovo documento. Il punto di partenza, la materia prima da cui partire per

generare il file, infatti, può essere diversa.

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Scegli, ad esempio Documento vuoto, per visualizzare a schermo una pagina bianca, assolutamente priva

di elementi. Puoi, in alternativa, utilizzare Word per generare una pagina Web o un messaggio di posta

elettronica.

Oltre a scegliere la tipologia del documento, puoi generare il file partendo da qualcosa di esistente. Il

modello è un documento contenente elementi reimpostati e modificabili, oppure è una procedura che ti

permette, attraverso una sequenza di impostazioni, di generare un documento con una serie di

caratteristiche. Alcuni dei modelli sono presenti sul tuo disco rigido, perché sono stati registrati durante la

fase di installazione del programma. Una vasta raccolta di stili, inoltre, è presente in rete.

[ 3.1.1.9 ] Il comando Chiudi, infine, ti permette di chiudere il documento sul quale stai lavorando, senza

uscire dal programma.

[ 3.1.1.4 e 3.1.1.5 ] La seconda area del menu File contiene i comandi che ti permettono di salvare il

documento sul quale stai lavorando, collocandolo su un supporto di memoria di massa. I tre comandi

differiscono nelle procedure seguite per il salvataggio. Salva, ti permette di registrare le modifiche apportate

a un documento esistente. Il documento originale viene sostituito integralmente con quello nuovo. Salva con Nome, invece, ti consente di salvare il tuo lavoro, generando un nuovo file o sostituendone un altro, diverso

da quello che hai modificato. Con questa funzione, alla fine del processo, risultano presenti sul supporto di

memorizzazione due file, quello originale e quello modificato. Puoi usare questa funzione anche per

modificare l’estensione, e quindi la tipologia, del nuovo file. Agendo sul comando, viene visualizzata la

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finestra Salva con nome, dove puoi scegliere la cartella nella quale salvare il documento, puoi attribuirgli un

nome e scegliere che tipologia di file creare.

Se scegli il comando Salva, per registrare un documento nuovo che stai elaborando, il sistema, non avendo

alcun riferimento sul nome del file o sulla sua collocazione nell’archivio elettronico, ti chiede di immettere

questi dati aprendo automaticamente la finestra Salva con nome.

Il terzo comando dedicato al salvataggio dei file, Salva come pagina Web, ti permette di generare un

documento html, cioè del formato utile per pubblicarlo in rete. Anche in questo caso viene aperta la finestra

Salva con nome e, nella casella Tipo file, viene inserito automaticamente il parametro Pagina Web.

[ 3.1.1.6 ] Analizziamo brevemente i possibili formati con i quali puoi salvare un documento:

• Word salva il file in formato DOC; che è il formato standard;

• il formato TXT, solo testo, genera un file che può essere letto con semplici programmi di editing;

• il formato RTF (Rich Text Format) viene riconosciuto da molti altri programmi di elaborazione testi,

quindi genera un file che può essere scambiato con un gran numero di utenti;

• il formato modello, genera un file che può essere utilizzato per generare altri documenti con le

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impostazioni che hai utilizzato nel tuo documento;

• i formati tipici di altri programmi di elaborazione testi;

• i formati tipici di precedenti versioni di Word;

• le pagine web, quelle che visualizziamo navigando in internet, che sono scritte in un linguaggio

particolare: HTML (HyperText Markup Language).

Alcuni dei comandi descritti precedentemente, contenuti nel menu file, hanno un pulsante corrispondente

nella barra degli strumenti Standard.

I primi tre pulsanti, partendo da sinistra sono: Nuovo, Apri e Salva. Il pulsante Nuovo agisce in maniera

leggermente diversa rispetto al comando corrispondente del menu. Infatti, non viene aperta la finestra

Nuovo, viene generato un nuovo documento, impostato secondo il modello Documento vuoto.

[ 3.1.1.7 ] Word ti dà la possibilità di lavorare contemporaneamente su più documenti. Agendo più volte sul

comando Apri puoi aprire diversi file che verranno elencati nel menu finestra e avranno una propria icona

sulla barra delle applicazioni.

Per spostarti da un documento all’altro, seleziona il nome desiderato nel menu finestra, oppure agisci

sull’icona.

Come vedremo più avanti nel corso, utilizzando questa opzione puoi, ad esempio, trasferire facilmente parti

di testo da un documento all’altro.

[ 3.1.1.8 ] È difficile, soprattutto per chi inizia a utilizzare Word, conoscere tutte le funzioni e gli strumenti

presenti nel programma. Mentre lavori in Word, per questo motivo, hai sempre a disposizione la funzione di

guida in linea. Gli argomenti in essa contenuti coprono tutte le possibili domande sulla lavorazione di un

documento di testo.

Puoi accedere alla guida in linea: facendo clic sul pulsante ?, presente sulla barra degli strumenti Standard,

oppure premendo F1, o ancora scegliendo Guida in linea di Microsoft Word nel menu ?.

Viene visualizzato l’assistente di Office, una simpatica animazione che, tramite un fumetto, ti propone una

serie di schede riguardanti argomenti generali o ti chiede di digitare una o più parole, inerenti l’argomento sul

quale hai dei problemi.

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Per attivare o disattivare l’assistente di Office, fai clic su Mostra l’Assistente di Office o Nascondi l’Assistente di Office nel menu ?.

Digita una domanda o delle parole chiave nell’apposita casella e fai clic su Cerca.

La ricerca viene effettuata tra gli argomenti della guida e ti viene proposto un elenco di possibili risposte. Fai

clic su un punto dell’elenco per aprire la finestra Guida in linea di Microsoft Word, che contiene le

informazioni da te richieste. Puoi approfondire la tua ricerca facendo clic sul pulsante Mostra:

La finestra si espande e vengono visualizzate tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice.

Nella scheda Sommario, gli argomenti sono suddivisi in ampie aree di funzionalità; puoi sfogliarli attraverso i

collegamenti ipertestuali. La scheda Ricerca libera, ti permette di compiere ricerche attraverso le parole

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chiave. La scheda Indice, infine, contiene un vero e proprio indice analitico. In essa puoi spostarti attraverso

le voci sia scorrendo l’elenco con le barre di scorrimento, sia scrivendo nell’apposita casella il termine

desiderato. In questo modo, l’elenco si posiziona automaticamente in risposta alle lettere digitate.

Puoi avere delle spiegazioni che facciano riferimento direttamente a oggetti presenti nell’area di lavoro come

pulsanti o menu. Per ottenerle attiva il comando Guida rapida dal menu ?. Il cursore si trasforma,

visualizzando una freccia con un punto di domanda. Quindi, fai clic sull’oggetto sul quale desideri ricevere

spiegazioni. Verrà visualizzato un fumetto, contenente l’argomento richiesto.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.1.2 – Modificare le impostazioni

3.1.2 – Modificare le impostazioni

Word è un ambiente di lavoro estremamente versatile e ricco di funzionalità. Per agevolarti, ti offre una

grande varietà di opzioni. In questo tema descriviamo le funzioni che ti permettono di adattare questo

ambiente alle tue esigenze.

Quando lavori su un testo, alterni momenti in cui ti occupi esclusivamente della digitazione, a momenti in cui

completi il tuo lavoro attraverso l’inserimento di immagini o elementi grafici. Oltretutto, abbiamo visto come

sia possibile in Word produrre documenti diversi, sia per caratteristiche sia per finalità. Ogni fase del lavoro e

ogni tipologia di documento presenta caratteristiche proprie, che si rispecchiano in differenti modalità di

visualizzazione del documento stesso.

[ 3.1.2.1 ] Aprendo il menu Visualizza, troviamo quattro differenti modalità di visualizzazione.

Riassumiamone le caratteristiche:

• Normale: visualizza il documento a pieno schermo, privo di spazi in corrispondenza dei salti di

pagina. In questo tipo di visualizzazione, non vengono mostrate le immagini o gli elementi grafici di

altro tipo. Per questo motivo, è il migliore e ti consente di lavorare velocemente sul testo;

• Layout Web: visualizza il documento come se fosse una pagina di un sito web. Questa modalità di

visualizzazione rispecchia fedelmente le caratteristiche di una pagina Web: non esistono divisioni di

pagina e il documento viene considerato un unico blocco di testo;

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• Layout di stampa: mostra il documento simulando l’aspetto che avrà in fase di stampa. In questa

modalità puoi verificare la corretta impaginazione del testo e delle immagini. Molti preferiscono

lavorare direttamente in questo tipo di visualizzazione, sia per la stesura del testo sia per la sua

impaginazione. In effetti, non esistono reali controindicazioni e puoi tranquillamente scrivere il testo

anche servendoti di questo tipo di modalità. Ti sconsiglio, tuttavia, di usarla nel caso il documento

contenga un gran numero di immagini. In questa situazione, procedi alla digitazione del testo in

modalità di visualizzazione Normale, per passare al Layout di stampa, solo quando devi

impaginare.

• Struttura: in questa modalità puoi visualizzare e modificare la struttura del file. Un documento,

infatti, può essere il risultato dell’unione di più documenti, collegati tra loro per formare un

Documento master. Nella visualizzazione Struttura, vengono rese disponibili le barre degli

strumenti utili nella gestione di tale elemento.

Oltre alle possibili varietà di visualizzazione, puoi adattare l’ambiente di lavoro, operando con altre funzioni

disponibili nel programma.

[ 3.1.2.2 ] Facciamo ancora riferimento al menu Visualizza e analizziamo le ultime due funzioni disponibili.

Schermo intero ti permette di lavorare visualizzando sullo schermo solo il documento. Vengono nascosti

tutti gli altri elementi, normalmente presenti. In questo modo, puoi operare con maggiore precisione in fase di

impaginazione. Quando attivi questa funzione, sullo schermo viene visualizzato il documento coerentemente

con la modalità di visualizzazione impostata. Quindi, puoi lavorare a schermo pieno anche su una pagina

Web o sulla struttura del documento.

L’ultimo comando del menu Visualizza è Zoom. Attivandolo, si apre una finestra nella quale puoi impostare

il grado di ingrandimento del documento.

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Se hai bisogno di visualizzare correttamente il testo, sceglierai un livello di zoom elevato, che ti permetta di

vedere con precisione ogni parte del foglio; se, al contrario, devi avere una visione d’insieme, rinuncerai alla

precisione dei particolari, selezionando un grado di ingrandimento inferiore. La finestra contiene anche

alcuni valori particolari, che ti permettono di adattare perfettamente il documento allo schermo:

• Larghezza pagina: imposta lo zoom in modo che la pagina riempia la larghezza dello schermo;

• Larghezza testo: rispetto all’impostazione Larghezza Pagina, elimina i margini, quindi la larghezza

dello schermo viene interamente occupata dal testo;

• Pagina intera: imposta lo zoom in modo da occupare lo spazio verticale dello schermo con una

pagina di documento;

• Più pagine: visualizza sullo schermo il numero di pagine selezionato.

Le opzioni descritte sono presenti anche nel menu a tendina, posizionato sulla barra degli strumenti

Standard.

[ 3.1.2.3 ] La caratteristica fondamentale, che deve possedere un ambiente di lavoro, è di essere ordinato,

con gli strumenti utili sempre a portata di mano. Le barre degli strumenti svolgono questa funzione,

mettendoti a disposizione i rimandi immediati ai comandi di uso più frequente. È ovvio che non sempre il

programma, nelle sue impostazioni predefinite, è in linea con le tue esigenze. Per questo motivo, devi

imparare a modificare il tipo di barre che vengono visualizzate nella finestra di lavoro. Trovi l’elenco

completo delle possibili barre degli strumenti, agendo sul menu Visualizza e selezionando Barre degli strumenti. Nel menu che viene aperto sono indicate con un segno di riconoscimento le barre che sono

visualizzate in quel momento.

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Per attivarne una devi semplicemente fare clic su di essa. Tieni, comunque, presente che alcune delle barre

vengono visualizzate automaticamente quando attivi la funzione specifica, per la quale la barra può risultare

utile. Non tutte vengono collocate allineate a quelle presenti: alcune possono comparire ai piedi della pagina,

mentre altre compaiono come finestre indipendenti sul piano di lavoro. Puoi posizionare ogni barra dove ti è

più comoda, facendo clic sul suo margine sinistro o sulla barra del titolo e trascinandola nella nuova

posizione.

L’elenco delle barre disponibili può essere visualizzato come menu di scelta rapida, con un semplice clic

con il pulsante destro del mouse nell’area occupata da loro.

Nell’elenco descritto, balza agli occhi l’ultimo comando, Personalizza. Utilizzandolo, puoi modificare il

contenuto delle barre degli strumenti, aggiungere i pulsanti utili o eliminare quelli che non ti servono, in modo

da liberare spazio prezioso. Vediamo la procedura da seguire per compiere queste modifiche. Posizionati

sulla barra e fai clic con il tasto destro del mouse, quindi seleziona il comando Personalizza. Fai clic su

Comandi, per visualizzare la scheda relativa.

Al suo interno trovi l’elenco dei pulsanti disponibili. Seleziona quello da importare e, mantenendo premuto il

tasto del mouse, trascinalo sulla barra nella posizione in cui vuoi collocarlo. Completa la procedura

rilasciando il tasto del mouse.

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Puoi anche decidere di generare una barra degli strumenti nuova, che contenga una selezione personale di

pulsanti. Questa opzione ti consente di adattare l’ambiente di lavoro alle tue esigenze, mettendoti a

disposizione i comandi che effettivamente ti sono utili. Nella finestra di dialogo Personalizza, nella scheda

Barre degli strumenti, fai clic sul pulsante Nuova. Indica il nome da attribuire alla nuova barra, nome che

comparirà nell’elenco descritto, e indica per quale tipo di documento vuoi che sia disponibile. Fai clic su Ok e

torna alla scheda comandi, per importare i pulsanti che ti interessano.

[ 3.1.2.5 ] Word, al momento dell’installazione, memorizza all’interno di archivi alcuni dati sul sistema che lo

ospita. Viene memorizzato il nome del proprietario del PC, per essere indicato come autore. Vengono

memorizzati i percorsi per arrivare direttamente alla cartella documenti del disco rigido. Vengono impostate

automaticamente una serie di informazioni, che si riflettono sul modo di usare il programma e sulle sue

possibili funzionalità.

Tutte queste informazioni sono contenute nella finestra di dialogo Opzioni.

Per aprirla scegli Opzioni, nel menu Strumenti. La finestra è composta da dieci schede che suddividono i

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dati per argomenti. Non è il caso di descrivere tutte le possibili opzioni. Vogliamo solo farti notare: la scheda

Inf. utente, nella quale puoi modificare il nome e inserire il tuo indirizzo, e la scheda Directory predefinite,

per impostare il percorso Cartelle/sottocartelle, utile per la memorizzazione del documento.

[ 3.1.2.4 ] Come ultima opzione per la personalizzazione dell’ambiente di lavoro, descriviamo uno strumento

molto particolare che, se usato correttamente, può migliorare la qualità del tuo lavoro.

Normalmente siamo abituati a considerare il foglio bianco come uno spazio vuoto. Questa considerazione è

vera se stiamo scrivendo su un foglio di carta, con una penna o una macchina da scrivere. Al contrario, in un

documento elettronico lo spazio bianco è ottenuto mediante l’inserimento di elementi particolari, che non

verranno visualizzati in fase di stampa e che, di solito, non sono visibili neanche a video. Rientrano in questa

categoria: la spaziatura; il salto a nuova riga; l’indicatore di fine paragrafo; la tabulazione; l’interruzione di

pagina, di colonna o di sezione.

In fase di scrittura o di correzione del documento, è utile vedere anche questi caratteri. Solo in questo modo,

infatti, puoi intervenire su tutti gli aspetti dell’impaginazione del documento. L’errata presenza di uno spazio

può, ad esempio, provocare il rimando a capo di un segno di punteggiature che dovrebbe essere attaccato

alla parola che lo precede. Solo visualizzando i caratteri nascosti puoi verificare queste piccole anomalie nel

testo e apportare le correzioni necessarie.

Per visualizzare i caratteri non stampati, fai clic sul pulsante Mostra/Nascondi della barra degli strumenti.

Quando i caratteri sono visibili, fai clic nuovamente sul pulsante per nasconderli. Tieni, comunque, presente

che i caratteri di controllo non verranno stampati, anche se stampi un documento che li visualizza.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.1 – Inserire i dati

3.2.1 – Inserire i dati

Una volta illustrate le caratteristiche principali del programma, è il momento di entrare nel merito della

descrizione del funzionamento di Word.

[ 3.2.1.1 ] Lo scopo principale di un elaboratore di testi è, ovviamente, di produrre documenti che

contengano testo, immagini ed elementi grafici. Dedicheremo agli ultimi due oggetti ampio spazio più avanti

nel corso, ora focalizziamo la nostra attenzione sul testo.

In generale, possiamo affermare che il testo si compone sostanzialmente di due elementi: i caratteri e i

simboli. Sulla tastiera del computer sono presenti i tasti che ti permettono di inserire nel documento

elettronico i caratteri più utilizzati. Come in una macchina da scrivere, premi i tasti per digitare il testo.

Sulla tastiera sono presenti anche tasti che ti consentono di aumentare le possibilità di digitazione. Ad

esempio, premendo il tasto Shift (Maiusc) puoi inserire nel testo un carattere maiuscolo o uno dei simboli

presenti nella parte superiore di alcuni tasti. Altri caratteri sono disponibili se viene premuto il tasto Alt Gr, che si trova a destra della barra spaziatrice.

[ 3.2.1.2 ] Nonostante il gran numero di combinazioni presenti sulla tastiera, è impensabile riuscire ad

abbinare un tasto o una combinazione rapida di tasti a ogni simbolo o carattere che ti serve. L’inserimento di

altri elementi nel testo è reso possibile dall’opzione Simbolo, presente nel menu Inserisci. Attivandola,

viene aperta una finestra di dialogo che elenca tutti i simboli inseribili nel testo.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.1 – Inserire i dati

Fai attenzione, perché ogni tipologia di font è correlata a simboli peculiari. Con un po’ di pazienza e di tempo

potrai trovare simboli particolari, per personalizzare il tuo documento. Una volta trovato l’elemento adatto alle

tue esigenze, selezionalo facendo un semplice clic su di esso e premi Inserisci, per completare

l’operazione.

Se usi spesso un simbolo particolare puoi attribuirgli una nuova combinazione di tasti, per averlo subito a

disposizione senza passare dalla finestra descritta. Per compiere questa operazione, dopo aver selezionato

il simbolo desiderato, fai clic sul pulsante Scelta rapida. Digita la nuova sequenza nell’apposita casella e fai

clic su Assegna. Ora, digitando la sequenza corretta, il simbolo viene inserito automaticamente nel testo.

Quando lavori con una macchina da scrivere, il punto di inserimento di un carattere o di un simbolo è

determinato dalla posizione del foglio rispetto alla testina. In un documento elettronico, questa struttura

ovviamente non è presente. Puoi avere un preciso riferimento sullo schermo, in qualsiasi momento, grazie a

una piccola linea verticale lampeggiante, chiamata Cursore.

Nel punto in cui si trova il cursore vengono inseriti i caratteri digitati sulla tastiera o i simboli prelevati

dall’elenco. Puoi spostarlo in qualsiasi punto del testo per aggiungere alcune parti o modificarne altre. Non è,

invece, possibile posizionarlo in zone bianche dello schermo senza introdurre elementi nascosti particolari

come: interruzioni di pagina, interruzioni di colonna, ecc.

Il grande vantaggio nell’uso di un elaboratore di testi, rispetto a una tradizionale macchina da scrivere, è che

si crea un documento virtuale che può essere modificato in qualsiasi momento. Puoi, infatti, cancellare parti

del testo, aggiungere nuovo testo o modificare ciò che hai scritto.

Inoltre, Word contiene numerosi automatismi che ti fanno risparmiare tempo e fatica. Il funzionamento di

questi strumenti dipende dalla capacità del programma di riconoscere gli elementi del testo. È per questo

motivo che, durante la digitazione, è necessario osservare alcune semplici regole.

Alcune di queste derivano direttamente da quelle imposte in seguito alla nascita della stampa, altre, invece,

si sono sviluppate ex novo, proprio per le ragioni appena descritte.

Vediamo rapidamente quali sono:

• la punteggiatura deve essere attaccata alla parola che la precede;

• parentesi e virgolette devono essere attaccate al contenuto;

• articolo, apostrofo e termine devono essere uniti.

Osservando queste semplici regole hai la garanzia che il tuo documento venga elaborato correttamente

dalle funzioni automatiche, come, ad esempio, il controllo dell'ortografia.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.2 – Selezionare i dati

3.2.2 – Selezionare i dati

Per usare correttamente Word è indispensabile familiarizzare con il concetto di selezione del testo. Ogni

azione che compi sul documento deve essere riferita a qualcosa. In pratica, devi indicare al sistema l’oggetto

sul quale vuoi operare.

[ 3.2.2.1 ] La selezione del testo può essere fatta in differenti modi. Non esiste un metodo valido e uno

scorretto: la validità di ognuno dei sistemi che ti descriverò in seguito dipende esclusivamente dalla tua

comodità nel loro utilizzo. In altre parole, conoscendo le diverse procedure per operare una selezione, sarai

in grado, di volta in volta, di sceglierne una piuttosto che un’altra, a seconda della situazione in cui ti trovi e

di ciò che devi selezionare.

Prima di descrivere i metodi per compiere una selezione, è importante analizzare i termini che indicano i

diversi componenti del testo. Partendo dall’unità più piccola, abbiamo: caratteri, parole, righe, paragrafi,

documento.

Sono tutti termini conosciuti e di uso comune; l’unico che merita una precisazione è il termine paragrafo. Un

Paragrafo è tutto il testo compreso tra due invii consecutivi. Quindi, tutte le volte che vai a capo, premendo

Invio sulla tastiera, termini un paragrafo e ne inizi uno nuovo. Durante il corso avremo modo di verificare che

ognuna di queste componenti ha proprietà differenti e a ognuna è possibile applicare operazioni particolari.

Per lavorare sul testo hai due strumenti di input con i quali comunicare con il sistema: il mouse e la tastiera.

Analizziamo separatamente come riuscire a compiere selezioni attraverso di loro.

Usando il mouse, devi pensare che il puntatore sullo schermo sia la punta di un evidenziatore. Posizionalo

dove vuoi che inizi la selezione e fai clic per attivare l’operazione. Quindi, tenendo premuto il tasto sinistro

del mouse, trascina il puntatore sul testo che vuoi selezionare. Una volta "annerita" la zona di testo che ti

interessa, lascia il tasto del mouse. La parte di testo compresa dal movimento del cursore risulterà

selezionata.

Il mouse, però, opera anche in altri modi. È possibile compiere una selezione facendo clic ripetutamente

sull’elemento da selezionare. Quando posizioni il puntatore in una zona del testo e fai clic, compare il

cursore lampeggiante, che indica il punto dove puoi modificare il testo. Se fai clic due volte, viene

selezionata la parola che si trova sotto il puntatore. La selezione si allarga se fai clic tre volte, passando

dalla parola al paragrafo.

Un ulteriore metodo di selezione consiste nell’utilizzo della barra invisibile. Questa è una zona del

documento, non visibile e senza delimitazioni precise, che occupa la parte sinistra del foglio. L’aspetto del

puntatore si modifica, se lo sposti in questa zona. Al posto del normale aspetto, compare sullo schermo una

freccia rivolta in alto a destra. Se fai clic viene selezionata l’intera riga di testo accanto al puntatore. Se

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.2 – Selezionare i dati

sposti il puntatore, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, la selezione si espande, inglobando nuove

righe.

Il secondo strumento di input, che usi normalmente nella lavorazione di un testo, è la tastiera. Anche se le

funzioni previste per il mouse sono complete, in alcune circostanze, per compiere le selezioni sul testo, può

essere più utile usare la tastiera. Questo può accadere nel caso di malfunzionamenti del mouse che, oltre a

non permetterti un lavoro preciso, ti fanno innervosire. Un altro caso, abbastanza frequente, si verifica

quando devi selezionare ampie parti del documento: spostando la selezione verso il basso, il testo scorre

troppo velocemente per riuscire a compiere una selezione precisa.

Nei casi descritti e ogni volta che il procedimento ti sembra più efficiente, opera in questo modo: posiziona il

cursore nel punto dal quale vuoi far iniziare la selezione, poi, con i tasti di direzione, spostati nel documento,

tenendo premuto il tasto Shift (Maiusc). Il testo viene selezionato in conseguenza agli spostamenti del

cursore. Per ampliare la selezione puoi anche utilizzare i tasti di spostamento rapido, come Fine, che sposta

il cursore a fine riga, o Home, che lo sposta all’inizio, o le combinazioni di tasti.

Anche il tasto Ctrl altera le funzionalità di selezione dei metodi descritti finora. Se usi la barra di selezione e

tieni premuto Ctrl, quando fai clic viene selezionato l’intero documento. Se, invece, usi il tasto Ctrl con i tasti

direzionali e in combinazione con Shift, selezioni un’intera parola, a ogni spostamento. Per selezionare

un’intera frase fai clic su di essa tenendo premuto Ctrl.

Come ultima opzione, se hai la necessità di selezionare il testo dell’intero documento, invece di ricorrere a

uno dei metodi appena visti, sei più comodo, puoi utilizzare un comando del menu. Lascia il cursore nella

posizione in cui si trova, perché in questo caso non influenza l’area di selezione, fai clic sul menu Modifica e

scegli il comando Seleziona tutto.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.3 – Modificare i dati

3.2.3 – Modificare i dati

Una delle caratteristiche che rendono molto pratico l’uso di un elaboratore di testi, è la possibilità di

modificare il lavoro svolto in modo semplice e veloce. Il testo in formato digitale, infatti, può essere

modificato in qualsiasi momento, aggiungendo elementi, eliminandoli o ricollocandoli all’interno di un

documento. Abbiamo visto che, quando modifichi un testo, puoi salvare i cambiamenti sovrascrivendo il file

originale o creandone uno nuovo. Grazie a queste opzioni, nella generazione di un documento, puoi sfruttare

testi esistenti, compiendo le modifiche del caso e salvando il lavoro come nuovo file.

[ 3.2.3.2 ] Fino a quando non salvi il documento, le modifiche che hai apportato vengono tenute in memoria

dal sistema e puoi decidere di annullare le ultime che hai fatto, semplicemente facendo clic sul pulsante

Annulla o scegliendo il comando corrispondente, dal menu Modifica. Questa opportunità è utile, perché ti

permette di lavorare con la tranquillità di poter sbagliare, senza la paura di fare alcun danno al documento o

di perdere dati importanti.

Puoi anche avere un ripensamento e ripristinare il testo presente prima di aver attivato il comando Annulla.

In questo caso, fai clic sul pulsante Ripristina o scegli il comando omonimo dal menu Modifica.

[ 3.2.3.1 ] In condizioni normali il testo viene inserito, quando digiti sulla tastiera. Puoi cancellarne alcune

parti, selezionandolo e premendo il tasto Canc della tastiera. Nello stesso modo, puoi sostituire un testo

selezionato con nuovi caratteri, semplicemente digitando le nuove parole. Quando posizioni il cursore

all’interno di un blocco di testo e inizi la digitazione, i nuovi caratteri si aggiungono a quelli già esistenti e il

testo scorre per lasciare spazio ai nuovi elementi. Puoi avere la necessità di sostituire il testo, invece di

aggiungerlo. Per attivare la funzione sovrascrivi, premi Ins sulla tastiera o fai doppio clic sul pulsante SSC,

presente sulla barra di stato. Per tornare alle impostazioni standard ripeti l’operazione.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare

3.2.4 – Copiare, spostare e cancellare

Abbiamo accennato alle grandi potenzialità che un documento elettronico, in formato digitale, presenta

rispetto a un documento cartaceo realizzato, ad esempio, con una macchina da scrivere. In questo tema

verifichiamo un gruppo di funzioni che, meglio di tutte le altre, ti aiutano a capire questo concetto. Il testo in

formato digitale, infatti, dopo che è stato inserito può essere utilizzato in qualsiasi documento, facendone

copie illimitate. Come hai visto, può essere modificato. Questo ti consente di migliorare il tuo documento,

fino a raggiungere la versione definitiva e, se è il caso, procedere alla stampa. I comandi che ti permettono

di modificare il testo sono raccolti nel menu Modifica.

[ 3.2.4.1 e 3.2.4.2 ] I comandi Taglia, Copia, Incolla ti consentono di spostare il testo all’interno di uno

stesso documento o tra documenti diversi, e di crearne delle copie da inserire in qualsiasi file di testo.

Prima di tutto, devi selezionare il testo sul quale vuoi agire. A questo punto, apri il menu Modifica e attiva la

funzione desiderata, scegliendo tra Copia e Taglia. La prima ti permette di memorizzare la parte di testo

selezionata per renderla disponibile all’inserimento in altri punti del documento o in documenti diversi. Il testo

selezionato, in questo caso, rimane presente sul documento. La funzione Taglia, al contrario, ti dà la

possibilità di memorizzare il testo selezionato, ma lo elimina dal documento originale. In altre parole, la prima

funzione ti consente di fare delle copie di parti di testo, mentre la seconda di trasferirlo da un punto all’altro

del documento.

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Il processo si conclude quando posizioni il cursore nel punto di inserimento del testo, sia questo copiato o

tagliato, e scegli Incolla, dal menu Formato. Una volta che il testo è memorizzato, puoi attivare la funzione

Incolla tutte le volte che vuoi, in modo da crearne molteplici copie.

Quando trasferisci parti di testo da un documento all’altro, può esserti utile ridimensionare le finestre in modo

da visualizzare sullo schermo entrambi i file. La funzione, in questo modo, è estremamente rapida e non si

corre il rischio di perdere parti di documenti per clic errati, fatti per distrazione. I comandi Taglia, Copia,

Incolla sono anche disponibili nel menu di scelta rapida, che puoi aprire facendo clic sul testo selezionato

con il tasto destro del mouse.

Esistono altre strade per richiamare i comandi Taglia, Copia, Incolla.

La barra degli strumenti standard contiene i pulsanti corrispondenti alle funzioni descritte, nell’ordine in cui le

abbiamo citate.

Il comportamento di questi pulsanti è identico a quello descritto per le funzioni da menu. In più, in caso sia

scomodo lavorare con il mouse, puoi agire attraverso la tastiera, con le combinazioni di tasti: Ctrl + C

(copia), Ctrl + X (taglia), Ctrl + V (incolla).

Per copiare o spostare il testo puoi usare anche la funzione Drag & Drop. Dopo aver selezionato il testo sul

quale vuoi agire, fai clic su di esso con il tasto sinistro del mouse e, tenendo premuto, trascina il cursore nel

punto di destinazione, indicato da un cursore grigio chiaro. Il testo viene collocato nella nuova posizione,

svolgendo l’operazione corrispondente a quella richiamabile con il Taglia, Incolla.

Se il tuo obiettivo è fare una copia del testo, prima di rilasciare il tasto del mouse per liberare la selezione,

premi Ctrl sulla tastiera. Il cambio della funzionalità viene evidenziato dalla comparsa di un simbolo +

accanto al cursore.

Indipendentemente dal metodo usato, quando effettui operazioni di Copia o Taglia, il testo selezionato viene

copiato o trasferito nell’area Appunti, un’area di memoria provvisoria dedicata a tale scopo. Normalmente,

quando agisci su un altro elemento, questo sostituisce il precedente e l’oggetto che puoi incollare è sempre

l’ultimo selezionato. In quest’area, però, puoi memorizzare fino a 12 elementi tagliati o copiati, che possono

essere parti di testo Word, ma anche immagini, grafici, ecc.

Puoi attivare questa funzione in due modi. Il primo consiste nel visualizzare la barra degli strumenti Appunti,

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utilizzando il metodo per attivare le barre degli strumenti, descritto in precedenza.

La barra compare sul video anche quando attivi la funzione Copia o Taglia su due oggetti

consecutivamente, senza incollare il primo appunto. Nella barra degli strumenti Appunti sono elencati, in

ordine cronologico, gli oggetti copiati o tagliati. Per incollare un appunto, posiziona correttamente il cursore e

fai clic sull’icona corrispondente all’oggetto desiderato. La barra contiene oltre al pulsante Copia, Incolla tutto, che ti permette con un’unica operazione di incollare sul documento tutti gli appunti memorizzati, e

Cancella appunti, che svuota l’area appunti. Se tenti di memorizzare il tredicesimo elemento nell’area

appunti, il sistema ti chiede se vuoi cancellare il primo memorizzato, per salvare quest’ultimo. In caso di

risposta affermativa, l’ultimo elemento si va ad aggiungere in coda all’elenco, dal quale viene escluso il

primo. Se ripeti l’operazione non ti viene più riproposta la domanda.

[ 3.2.4.3 ] Fa parte delle modifiche che puoi apportare a un documento anche quella di cancellare parti di

testo. La cancellazione può essere fatta a blocchi: seleziona il testo da cancellare e premi Canc o

Backspace sulla tastiera. Puoi anche eliminare ogni singolo carattere: posiziona il cursore prima

dell’elemento da cancellare e premi ripetutamente Canc, fino a quando scompaiono tutti i caratteri da

eliminare. Allo stesso modo, puoi cancellare i caratteri posizionati prima del cursore, premendo Backspace.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.2.5 – Trovare e sostituire

3.2.5 – Trovare e sostituire

[ 3.2.5.1 e 3.2.5.2 ] Proseguiamo nella nostra analisi del menu Modifica, descrivendo due comandi molto

interessanti. Le voci Trova e Sostituisci fanno capo a un unico strumento, che ti permette di rintracciare

elementi specifici nel testo, analizzandolo, e di sostituirli, se lo ritieni necessario. Alla stessa famiglia

appartiene anche il comando Vai a, che ti consente di spostarti nel documento, indicando dei riferimenti fissi:

numeri di pagina, titoli, commenti, ecc. I controlli di questi strumenti sono contenuti nella finestra di dialogo

Trova e sostituisci, che è divisa in tre schede ed è visualizzabile attivando uno qualsiasi dei comandi citati.

La prima scheda, Trova, contiene una casella di testo nella quale puoi immettere l’elemento da ricercare nel

testo.

Inserisci il testo che vuoi trovare nel documento e fai clic su Trova successivo per iniziare la ricerca. Il

sistema inizia a ricercare dal punto in cui è posizionato il cursore. Quando arriva in fondo al documento, ti

avverte e ti chiede se vuoi cominciare la ricerca dall’inizio.

La seconda scheda, Sostituisci, presenta due caselle di testo. Nella prima, Trova, immetti il termine della

ricerca, nella seconda, Sostituisci con, inserisci il termine con cui sostituire quello originale.

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Oltre al pulsante Trova successivo, nella scheda sono presenti i pulsanti Sostituisci e Sostituisci tutto.

Dopo che hai immesso il testo nelle caselle, premi Trova successivo per avviare la ricerca. Il sistema

evidenzia la prima occorrenza del termine indicato. A questo punto, puoi procedere alla sostituzione

premendo Sostituisci. Se sei sicuro che la sostituzione avvenga correttamente, puoi evitare di verificare

ogni singola sostituzione, premendo Sostituisci tutto. Questa scelta ti può creare alcuni problemi; infatti, il

sistema ricerca, salvo diverse impostazioni, la stringa di caratteri, sia come parola singola, sia come parte di

parole composte. Se, ad esempio, vuoi sostituire “auto” con “macchina” e premi Sostituisci tutto senza

verificare le singole occorrenze, può capitarti di ritrovare nel testo “macchinamobile”, al posto di

“automobile”.

Per ovviare a questo problema e per avere un controllo maggiore su questo strumento, da entrambe le

schede descritte, puoi visualizzare una seconda parte della finestra, contenente le funzioni avanzate.

Premi Altro per accedere a questi controlli. Vediamo brevemente il significato di queste voci:

• Maiuscole/minuscole: attivi la ricerca solo per una corrispondenza perfetta con ciò che hai inserito

come argomento di ricerca;

• Solo parole intere: se non vuoi che la ricerca sia effettuata su una stringa di caratteri inserita in

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altre parole;

• Usa caratteri jolly: per mascherare una parte di testo;

• Parole simili: per individuare anche termini con pronuncia simile;

• Forme flesse: per estendere la ricerca alle varie forme del termine specificato.

L’ultima scheda, presente nella finestra Trova e sostituisci, è Vai. Attraverso il menu di sinistra e la casella

che ti permette di inserire termini specifici, hai la possibilità di navigare all’interno di un documento, anche di

grandi dimensioni, trovando riferimenti specifici a colpo sicuro. Una volta scelta la tipologia del riferimento,

leggi le indicazioni che ti vengono date, per immettere correttamente i parametri per lo spostamento.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.3.1 – Formattare un testo

3.3.1 – Formattare un testo

Formattare un testo significa dargli forma, significa impostare tutte le proprietà relative al suo formato.

Quando realizzi un documento, sia finalizzato alla visualizzazione a schermo sia alla stampa, è importante

raggiungere un buon livello estetico. Il lettore, infatti, deve essere attirato anche dalla veste grafica.

Non affermo nulla di strano quando sostengo che la scelta di leggere un testo dipende anche dall’impatto

visivo che ha sul lettore.

Quando elabori un testo il tuo scopo primario è fornire informazioni, far conoscere a qualcuno qualcosa. In

questo senso la carta stampata o, ultimamente, i testi elettronici rappresentano un genere di comunicazione

attivo, dove, cioè, il fruitore del documento deve decidere di leggerne il contenuto. Risulta, quindi, ancora più

chiaro il fatto che tale scelta dipenda, in primo luogo, più da fattori grafici che dal reale contenuto del

documento.

Word ti mette a disposizione una serie di opzioni per controllare l’aspetto del testo. Puoi accedere all’insieme

completo di tali elementi scegliendo Carattere, dal menu Formato.

Per compiere la stessa operazione puoi anche utilizzare il menu di scelta rapida, attivabile con il tasto

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destro del mouse, nel quale selezionerai la voce Carattere.

La finestra che si apre contiene tre schede che presentano pulsanti, controlli, menu, divisi per argomenti.

L’oggetto delle impostazioni che stiamo per descrivere è il singolo carattere; quindi, le scelte compiute in

questa finestra, si riflettono sull’aspetto solo del testo selezionato.

[ 3.3.1.1 e 3.3.1.2 ] La prima scheda, Tipo, è divisa in tre zone.

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Partendo dall’alto trovi le caselle nelle quali impostare il tipo di carattere, lo stile e la dimensione. Per

determinare un valore preciso è sufficiente selezionarlo dall’elenco, l’opzione prescelta compare nella

casella. Solo il valore della dimensione può essere impostato anche manualmente, digitando il numero

desiderato, compreso di eventuali cifre decimali.

[ 3.3.1.2 e 3.3.1.5 ] A queste caselle seguono tre menu a tendina che ti permettono di impostare il colore del

carattere, lo stile e il colore di un’eventuale sottolineatura. Quest’ultimo controllo si attiva solo se viene

selezionata una sottolineatura.

[ 3.3.1.3 e 3.3.1.4 ] La seconda zona di questa scheda è riservata agli effetti che possono essere applicati a

un carattere. Per attivarne uno devi spuntare la casella di controllo relativa, facendo clic su di essa. Gli effetti

possono essere combinati, anche se alcuni risultano esclusivi, per ovvie ragioni. Non sarebbe, infatti,

possibile impostare un carattere in modo che sia pedice e apice nello stesso tempo, al contrario può essere

barrato e incassato. La terza zona che si vede in questa scheda è, in realtà, comune alle tre schede della

finestra e risulta sempre visibile. Puoi verificare nel riquadro anteprima le impostazioni che hai scelto di

applicare sul testo, potendo correggere immediatamente le scelte, che non sono in linea con le tue

necessità.

La seconda scheda, Spaziatura e posizione, contiene i controlli per regolare la spaziatura all’interno delle

parole, tra le singole lettere, e tra parole differenti in una stessa riga.

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Puoi impostare una sorta di zoom che ti permette di restringere una parola, adattandola a occupare una data

percentuale dello spazio normalmente utilizzato. In questa scheda trovi un controllo raffinato sulla posizione

del testo nella riga, non solo pedice o apice, ma un valore esatto di quanto spostarlo in alto o in basso.

La terza scheda, Effetti di testo, contiene un elenco di effetti che possono essere utilizzati per migliorare

l’aspetto di un testo divulgato in formato elettronico.

Questi effetti non sono visibili su carta. Per impostare un effetto è sufficiente selezionarlo dall’elenco. Anche

in questo caso, puoi avere il riscontro immediato della scelta fatta nel riquadro Anteprima.

Come spesso accade in questo ambiente di lavoro, puoi ottenere gli stessi risultati, seguendo procedure

differenti. Le opzioni più usate, contenute nella finestra descritta, hanno un pulsante corrispondente sulla

barra degli strumenti Formattazione.

L’uso di questi pulsanti rispecchia quanto detto finora: dopo aver selezionato la parte di testo che vuoi

formattare, premi il pulsante adatto per applicare l’opzione desiderata.

La barra Formattazione è divisa in cinque gruppi di funzioni.

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Nel primo troviamo i tre menu a tendina che ti permettono di impostare nel testo: Stile, Tipo di carattere e

Dimensione.

Seguono i pulsanti dedicati all’attivazione del Grassetto, Corsivo e Sottolineato.

Le altre funzioni previste in questa barra, riguardano la formattazione del paragrafo e verranno analizzate in

seguito.

L’unico pulsante che ci interessa descrivere è l’ultimo della barra, Colore carattere. La sua funzionalità è

particolare e merita di essere descritta con precisione. Il pulsante, come si deduce facilmente dal nome,

serve per attribuire un colore al testo selezionato. Sotto la lettera A, che rappresenta il testo, è evidenziata

una fascetta colorata che indica il colore attivo quello, cioè, che viene applicato al testo se viene premuto il

pulsante. Puoi modificare il colore attivo, scegliendolo dall’elenco che compare, quando fai clic sulla freccia a

destra del pulsante stesso. Il colore viene automaticamente applicato al testo e impostato come attivo.

Un’altra funzione ripetuta all’interno del programma è quella che ti permette di impostare il testo come tutto

maiuscolo, piuttosto che tutto minuscolo. Abbiamo già descritto i controlli che ti consentono di impostare

questi attributi nella finestra Formato paragrafo. Esiste una seconda finestra dedicata esclusivamente a tali

opzioni che puoi aprire scegliendo Maiuscole/minuscole, dal menu Formato. Anche in questo caso attiva il

controllo e dai l’Ok.

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[ 3.3.1.7 ] Descrivendo la barra degli strumenti abbiamo parlato di Stili, vediamo in dettaglio cosa sono e

come possono migliorarti il lavoro. Gli Stili sono una serie di gruppi di impostazioni grafiche o funzionali che

possono essere usate per produrre un documento, ottenendo al suo interno una formattazione omogenea e

coerente. Uno stile, in altre parole, contiene tutte le informazioni che riguardano la formattazione del testo,

tipo di carattere, dimensione, colore, eventuali effetti, oltre, come vedremo, gli attributi che riguardano i

controlli sui paragrafi. Approfondiremo questo aspetto nel tema successivo.

Alcuni stili, inoltre, vengono riconosciuti dal sistema e, al testo formattato, viene attribuito un ruolo e una

funzionalità in opzioni avanzate, come la creazione di indici e sommari. In generale, si può affermare che

l’uso degli stili può semplificarti il lavoro e accorciare i tempi di realizzazione di un testo. Una volta collegato

a uno stile, infatti, il testo viene modificato automaticamente qualora venga modificato lo stile stesso. Questo

ti permette di correggere le impostazioni di tutte le diverse tipologie di testo contenute nel documento con

una semplice operazione.

[ 3.3.1.6 ] Un pulsante particolarmente utile in questa fase della lavorazione di un documento è Copia formato, che ti permette di copiare da un testo, formattato in modo particolare, tutti gli attributi del formato su

un altro blocco di testo.

L’utilizzo corretto di questa funzione ti consente di attribuire le stesse caratteristiche a gruppi di testo diversi,

senza, ogni volta, dover procedere alla selezione di tutte le impostazioni prescelte. Per utilizzare questo

pulsante, seleziona il testo di cui vuoi copiare il formato, premi il pulsante per attivarlo e seleziona il testo che

vuoi adattare alle impostazioni copiate. Nota come il pulsante cambia aspetto quando la funzione è attiva.

Se fai clic una sola volta sul pulsante, puoi copiare le impostazioni del formato a un solo blocco di testo se,

invece, fai doppio clic, il pulsante rimane attivo fino a quando non viene deselezionato, facendo clic

nuovamente su di esso.

[ 3.3.1.8 ] L’ultimo argomento che devi conoscere, per sfruttare correttamente le funzioni di controllo sul

testo, è la sillabazione. Con questo termine ci si riferisce all’operazione con la quale una parola, divisa in

due parti, viene collocata su due righe consecutive. Questa operazione viene eseguita per bilanciare

correttamente il testo nelle varie righe del documento. La sillabazione potrebbe essere fatta spezzando la

parola con il segno “-“. Questa procedura, però, genera una serie di problemi, primo tra tutti lo slittamento

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del testo, che può essere provocato da ogni modifica del documento, in seguito al quale la parola sillabata

viene portata in un’unica riga. Il risultato, in questo caso, sarebbe quello di avere una parola divisa da un “-“, senza un evidente motivo. Esistono due sistemi che ti permettono di ovviare a questo problema. Il primo

consiste nel compiere la sillabazione manualmente, attraverso l’inserimento di un carattere particolare

chiamato Trattino facoltativo. Decidi dove dividere la parola e premi CTRL + “-“, per inserire il trattino

facoltativo. In questo modo il “-“ scompare nel momento in cui la parola risulta essere su un’unica riga di

testo. La stessa operazione può essere fatta automaticamente attivando la sillabazione automatica del testo.

Attraverso questa funzione, Word introduce trattini facoltativi per dividere le parole che oltrepassano i limiti

dell'impaginazione, permettendoti di evitare effetti antiestetici su alcune righe. Dal menu Strumenti seleziona Sillabazione, nel sottomenu Lingua, quindi, nella nuova finestra, seleziona Sillaba

automaticamente documento.

La finestra contiene una serie di opzioni e controlli che ti consentono di sillabare o meno le parole maiuscole,

di impostare correttamente l’area di sillabazione Dove lo riterrà opportuno, il programma aggiungerà la

sillabazione al testo. Per ottenere un controllo maggiore sul processo, fai clic sul pulsante Manuale. A ogni

parola ti viene proposta una possibile sillabazione. Premi Sì, per confermare l’inserimento; No, per rifiutarlo;

Annulla per interrompere la sillabazione automatica. Con gli altri controlli presenti nella finestra Sillabazione

puoi indicare: un numero massimo di righe da sillabare; se sillabare le parole maiuscole o meno; l’area di

sillabazione, cioè la distanza tra l’ultima parola di una riga e il margine destro. Aumentando le dimensioni

dell'area di sillabazione, ottieni un numero ridotto di parole sillabate, mentre, riducendola, ottieni un testo

distribuito più fittamente, ma con molte più sillabazioni.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.3.2 – Formattare un paragrafo

3.3.2 – Formattare un paragrafo

Con il termine paragrafo, come hai visto, viene indicata la parte di testo che termina con uno speciale

carattere di controllo, ¶, che ne rappresenta appunto la fine. Ogni volta che vai a capo, premendo Invio, inizi

un nuovo paragrafo.

L’impostazione della formattazione dei paragrafi risulta particolarmente importante, perché ogni singolo

paragrafo può essere impostato con proprietà peculiari, assumendo, all’interno del testo, ruoli e significati

differenti.

[ 3.3.2.1 ] Prima di iniziare la descrizione delle funzioni legate al formato del paragrafo, verifichiamo come

generare i paragrafi o eliminarli dal testo. Abbiamo detto che, ogni volta che vai a capo premendo Invio, inizi

un nuovo paragrafo. In pratica, generare un nuovo paragrafo equivale a inserire nel testo il simbolo ¶.

Questo è uno dei caratteri nascosti e viene chiamato Segno di paragrafo. Puoi visualizzarlo premendo il

pulsante Mostra/Nascondi, che abbiamo descritto in precedenza.

Il nuovo paragrafo avrà le stesse proprietà di quello che lo precede, a meno che non siano state impostate

particolari condizioni. Esiste, infatti, la possibilità di indicare lo stile che dovrà avere il paragrafo successivo a

quello corrente. Questa opzione può essere impostata nella modifica degli stili. In questo modo, ad esempio,

si stabilisce che il paragrafo successivo al titolo avrà lo stile Normale, piuttosto che Titolo 2.

Da quanto detto, risulta ovvio che per eliminare un paragrafo devi semplicemente cancellare il segno di

paragrafo a monte. Il testo si unirà al paragrafo precedente, assumendone le caratteristiche.

[ 3.3.2.2 ] Esistono delle situazioni nelle quali hai la necessità di andare a capo senza iniziare un nuovo

paragrafo. Normalmente, questo problema si pone all’interno di strutture particolari come, ad esempio, gli

elenchi puntati. In questi casi, andare a capo con il semplice Invio, significa introdurre un nuovo punto

all’elenco. Se vuoi evitare questo automatismo, premi Invio + Maiusc (Shift). Se visualizzi i caratteri

nascosti puoi facilmente verificare come il simbolo inserito sia diverso dal normale segno di paragrafo. Puoi

ottenere lo stesso risultato scegliendo la voce Interruzione, dal menu Inserisci, e attivando l’opzione di testo.

Prima di proseguire è indispensabile capire come si selezionano i paragrafi o, comunque, come si indica al

sistema su quale paragrafo applicare una certa opzione. Quando lavori in Word, il cursore è sempre

posizionato sul foglio e la sua presenza rende attivo il paragrafo che lo contiene. Se ti interessa impostare

determinate opzioni per il solo paragrafo attivo, è sufficiente posizionarvi il cursore. Il discorso cambia

quando vuoi applicare la stessa proprietà a più paragrafi contemporaneamente. In questo caso, devi

selezionare tutto il blocco di testo desiderato, attraverso le procedure che abbiamo analizzato.

Le opzioni con le quali puoi variare le impostazioni della formattazione di un paragrafo sono contenute nella

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finestra di dialogo che si apre scegliendo Paragrafo, dal menu Formato. La finestra Paragrafo è divisa in

due schede.

[ 3.3.2.3 ] La prima, Rientri e spaziatura, contiene, oltre all’Anteprima, comune anche alla seconda

scheda, tre sezioni che dividono le opzioni per argomenti.

La prima area contiene due menu a cascata, con i quali puoi impostare l’allineamento del testo nel

paragrafo. Puoi scegliere tra quattro differenti tipi di allineamento: A sinistra, Centrato, A destra,

Giustificato. I primi tre non hanno bisogno di ulteriori spiegazioni, in quanto il nome indica come viene

allineato il testo, la quarta opzione, al contrario, potrebbe risultare sconosciuta. Quando leggi un libro o una

rivista, il testo comincia sempre nello stesso punto sul lato sinistro del foglio e finisce sempre alla stessa

distanza dal margine destro, a meno che la riga non sia interrotta. Questa distribuzione del testo viene

ottenuta variando le dimensioni degli spazi che separano le parole e, in casi particolari, anche lo spazio che

divide le singole lettere all’interno della stessa parola.

Se il testo è ben distribuito e lo spazio tra i margini è sufficiente, si ottiene l’effetto di un documento ordinato

e preciso. Word è in grado di tarare correttamente queste distanze, allineando il testo su entrambi i lati,

giustificandolo, appunto.

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Trovi i pulsanti relativi alle stesse impostazioni anche sulla barra degli strumenti Formattazione.

La seconda casella ti permette di impostare il livello su cui applicare il tipo di allineamento. Normalmente si

lavora sul Corpo del testo. Esistono, tuttavia, situazioni in cui un paragrafo è organizzato su più livelli. Il

classico esempio è un elenco puntato nel quale sono presenti due o più livelli. Attraverso la selezione di

questa opzione, puoi applicare un tipo di allineamento solo al livello desiderato, all’interno del paragrafo

attivo.

[ 3.3.2.4 ] Nella seconda area della scheda Rientri e spaziatura, Rientri, sono presenti i comandi che ti

permettono di applicare un’indentazione ai paragrafi: in pratica, puoi stabilire a che distanza dai margini del

foglio vuoi che inizi e finisca il testo. Il paragrafo viene distinto in prima riga e corpo. La prime due caselle

contengono il valore, in centimetri, della distanza dell’intero paragrafo dal margine sinistro e destro del foglio.

Per sfalsare il corpo del paragrafo dalla prima riga, agisci sul menu a tendina e scegli quale elemento deve

essere spostato ulteriormente. Scegli Prima riga, per fare in modo che la prima riga del paragrafo abbia una

distanza maggiore dal margine sinistro, rispetto al corpo. Scegli Sporgente, per ottenere l’effetto contrario.

Per impostare un valore particolare ai rientri del paragrafo puoi agire anche sul righello. A destra dello stesso

trovi un riferimento, un triangolo con la punta rivolta verso l’alto. Puoi fare clic su di esso e trascinarlo in una

nuova posizione, per modificare il rientro di destra del paragrafo. A sinistra hai tre riferimenti. Dall’alto trovi: il

riferimento alla prima riga, il riferimento al corpo del paragrafo, l’equivalente dello Sporgente nella finestra

Paragrafo, e il riferimento all’intero paragrafo. Quando agisci sul primo, sposti il rientro della prima riga,

quando agisci sul secondo, sposti quello del corpo, mentre, muovendo il terzo, sposti tutti i riferimenti e lasci

inalterate le posizioni relative.

Solitamente il Righello è visibile sul piano di lavoro. Nel caso non fosse attivo, devi semplicemente

selezionare il comando corrispondente dal menu Visualizza.

[ 3.3.2.6 ] Dopo questa piccola divagazione, torniamo a descrivere la nostra finestra Paragrafo. La terza

area della scheda Rientri e spaziatura è indicata con il nome Spaziatura. I quattro controlli che puoi

regolare ti permettono di modificare il valore della distanza tra le righe all’interno di un paragrafo o la

distanza che separa due paragrafi tra di loro. Le caselle Prima e Dopo indicano, espresso in punti, lo spazio

che il sistema deve lasciare prima e dopo un paragrafo. Regolando questi valori, ottieni un bellissimo effetto

nel tuo documento perché, dividendo in modo più netto ogni paragrafo, dai una cadenza al testo,

sottolineando l’alternarsi di differenti argomenti.

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[ 3.3.2.5 ] Attraverso il menu a cascata Interlinea, regoli la distanza che deve separare due righe

successive, scegliendo una delle impostazione elencate. L’impostazione può essere molto più precisa se

indichi un valore preciso nella casella accanto. Il valore da inserire dipende da quello che hai scelto come

tipo di interlinea e può essere espresso in punti o in righe, multipli della distanza tradizionale.

Possiamo passare alla seconda scheda della finestra Paragrafo.

La scheda Distribuzione Testo ti consente di regolare il modo in cui i paragrafi vengono interrotti tra le

pagine. Puoi attivare o disattivare ogni controllo, facendo clic per inserire o togliere il segno di spunta

relativo. Vediamo il significato delle singole voci:

• Controlla righe isolate: quando è attiva, un paragrafo non verrà interrotto tra due pagine di un

documento, se in una di esse dovesse rimanere un’unica riga isolata;

• Mantieni assieme le righe: se è presente il segno di spunta, la funzione impedisce che un

paragrafo venga diviso su due pagine;

• Mantieni con il successivo: impedisce che due paragrafi consecutivi vengano posizionati su

pagine separate;

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• Anteponi interruzione: fa in modo che il paragrafo sia preceduto da un’interruzione di pagina

manuale.

• Ometti numeri di riga: non stampa i numeri di riga del paragrafo. L’operatività di questa funzione è

condizionata all’impostazione della numerazione automatica delle righe;

• Non sillabare: se è attivata la funzione di sillabazione automatica, questa opzione impedisce

l’applicazione del procedimento al paragrafo attivo.

Ai piedi della finestra Paragrafo, in entrambe le schede, puoi visualizzare l’effetto delle impostazioni attivate,

attraverso l’Anteprima. Per confermare le scelte fatte, premi Ok.

Se fai clic sul pulsante Tabulazioni, in basso a sinistra, sempre nella finestra Paragrafo, apri una finestra

dedicata a questo strumento. Le tabulazioni sono uno dei due modi con cui puoi allineare il testo in colonne.

L’altro, lo vedremo più avanti nel corso, è rappresentato dalle tabelle.

[ 3.3.2.7 ] Le tabulazioni sono dei riferimenti da inserire sul righello, che spostano il cursore su punti precisi

di ogni riga. In questo modo, ti trovi a inserire elementi di testo, partendo sempre da uno stesso punto. Ogni

riga può contenere tante tabulazioni contemporaneamente, con lo scopo di creare più colonne di testo. Il

classico esempio per capire le tabulazioni è di utilizzarle per generare un listino prezzi, nel quale avrai una

prima colonna con il codice di ogni articolo, una seconda con la descrizione dell’articolo, una terza con il

prezzo. Per ogni tabulazione, non solo scegli la posizione, ma anche che tipo di allineamento dovrà avere il

testo che viene incolonnato sotto di essa.

Nella finestra Tabulazioni trovi i controlli che ti permettono di inserire i riferimenti sul righello.

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Inserisci il valore della distanza della tabulazione dal margine sinistro nella casella Posizione tabulazioni. Scegli l’allineamento desiderato, attivando una delle caselle di controllo e imposta un eventuale carattere di

riempimento, cioè l’aspetto che dovrà avere lo spazio tra due colonne consecutive. Fai clic sul pulsante

Imposta per aggiungere la tabulazione all’elenco, sotto la casella della posizione. Dallo stesso elenco puoi

eliminare una tabulazione esistente, selezionandola e facendo clic su Cancella. Se vuoi eliminarle tutte, fai

clic su Cancella tutto.

Quando hai finito di impostare le tabulazioni, fai clic su Ok per tornare al documento. Guarda il righello, il suo

aspetto è cambiato, o meglio sono presenti dei simboli che prima non c’erano. Sono, appunto, i riferimenti

delle tabulazioni che hai impostato. Un occhio più attento si accorgerà che, oltre alla loro comparsa, dal

righello sono scomparsi alcuni elementi. Non ti preoccupare se non lo noti, in effetti solo chi conosce la loro

esistenza ne nota la presenza. Sto parlando delle tabulazioni standard, segnalate con un piccolo trattino

verticale presente ogni 1,25 cm, subito sotto il righello.

Le tabulazioni manuali e quelle standard funzionano nello stesso modo. Dopo che le hai impostate, partendo

dal margine sinistro del foglio, puoi spostarti sotto la prima tabulazione, sia questa manuale o standard,

premendo il tasto TAB della tastiera. Viene inserito un carattere nascosto con l’aspetto di una freccia e il

cursore si sposta in corrispondenza della prima tabulazione. Quando imposti tabulazioni manuali, vengono

automaticamente eliminate tutte quelle standard, che si trovano tra il margine e i nuovi riferimenti. Inserisci il

testo e verifica che questo sia allineato come avevi impostato nella fase di preparazione. Nella finestra

Tabulazioni, puoi alterare anche il valore che separa le tabulazioni standard, attraverso la casella

Tabulazioni predefinite.

Quando hai terminato l’inserimento degli elementi di una riga, premi Invio. Il nuovo paragrafo conserva le

impostazioni delle tabulazioni di quello precedente. Eventuali modifiche saranno valide solo per il paragrafo

attivo o per i paragrafi selezionati. Non hai l’obbligo di utilizzare le tabulazioni, se le hai impostate. In questo

modo, puoi alternare parti del documento con il testo allineato e parti nelle quali il testo scorre normalmente.

La finestra Tabulazioni, a cui puoi accedere anche direttamente dal menu Formato, facendo clic su

Tabulazioni, non è l’unico mezzo per impostare le proprietà di questi strumenti. Infatti, se non hai particolari

necessità di precisione, puoi lavorare direttamente sul righello. Sull’angolo di sinistra del righello è presente

un pulsante che, quando viene premuto, cambia aspetto, visualizzando tutti i possibili oggetti da inserire nel

righello. Tra questi trovi le quattro tabulazioni e la barra. Sfoglia i simboli del pulsante fino a trovare quello

che ti interessa, quindi spostati sul righello e fai clic nel punto in cui lo vuoi inserire.

Verifichiamo ora il significato di ogni tipo di tabulazione:

• A sinistra: allinea il testo a sinistra, sotto la tabulazione;

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• Centrato: centra il testo sotto la tabulazione;

• A destra: allinea il testo a destra, sotto la tabulazione;

• Decimale: allinea i numeri, incolonnati sotto la tabulazione, sulla virgola;

• Barra: inserisce nel testo una barra verticale che occupa la riga di testo.

Puoi modificare le impostazioni di ogni singola tabulazione, sia attraverso la finestra di dialogo, sia sul

righello, trascinando direttamente il simbolo nella nuova posizione. L’inserimento di una nuova tabulazione in

un’area del testo organizzata può generare qualche problema. In questi casi, ti consiglio di visualizzare i

caratteri nascosti e di fare riferimenti ai segni di tabulazione, per capire com’è organizzato il testo.

[ 3.3.2.8 e 3.3.2.9 ] Le tabulazioni e rientri vengono utilizzati automaticamente dal sistema nell’impostazione

di strutture particolari come, ad esempio, gli elenchi puntati o numerati. Queste strutture ti permettono di

generare degli elenchi a uno o più livelli, gestiti automaticamente dal sistema. Negli elenchi numerati, ogni

punto avrà un numero progressivo, aggiornato automaticamente; negli elenchi puntati, invece, il sistema ti

permetterà di impostare il tipo di punto, che utilizzerà automaticamente in tutto l’elenco.

Per attivare gli elenchi puntati o numerati, agisci su uno dei due pulsanti dedicati, presenti sulla barra degli

strumenti Formattazione, oppure sceglie Elenchi puntati e numerati, dal menu Formato.

Nel primo caso viene impostato il primo punto dell’elenco, coerentemente con le impostazioni predefinite. Se

usi della finestra, invece, ti vengono proposti una serie di modelli, tra i quali puoi scegliere l’impostazione

desiderata. Se attivi la funzione, indipendentemente dalla strada usata, su un gruppo di paragrafi selezionati,

questi verranno automaticamente numerati o segnati con un simbolo grafico. Allo stesso modo, puoi

modificare le impostazioni di un elenco, richiamando la finestra di dialogo dal menu Formato, oppure

scegliendo Elenchi puntati e numerati, dal menu di scelta rapida.

Per eliminare un elenco puntato esistente, seleziona tutti i punti dell’elenco e disattiva il pulsante

corrispondente all’elenco scelto, sulla barra degli strumenti. Per terminare la compilazione di un elenco e

tornare al testo normale, puoi andare a capo e disattivare l’elenco, oppure andare a capo due volte, e poi, se

la struttura della pagina lo richiede, tornare alla riga precedente cancellando l’ultima interruzione di riga.

[ 3.3.2.10 ] L’ultimo strumento che puoi utilizzare nella formattazione di un paragrafo è l’impostazione di

bordi. Come in altri casi, anche per inserire tutto il documento all’interno di bordi, è necessario selezionare

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tutto il testo prima di dare le impostazioni. Trovi i comandi che ti servono selezionando l’opzione Bordi e sfondo, nel menu Formato. Nella finestra che si apre, nella scheda Bordi, puoi impostare, appunto, i bordi.

Seleziona il tipo di bordo, lo stile, il colore e lo spessore della linea. Attiva poi il bordo facendo clic sul

pulsante di controllo, o all’interno dello schema dell’anteprima, in corrispondenza del bordo desiderato. Il

procedimento risulta facile solo dopo un po’ di pratica. Non ti scoraggiare se inizialmente dovrai litigare con

questa funzione. Nella finestra Anteprima puoi verificare immediatamente l’operazione svolta durante il

lavoro di impostazione.

Ci sono altre due schede in questa finestra. Selezionando Sfondo, puoi modificare le impostazioni dello

sfondo, come il colore o lo stile del motivo. Puoi indicare anche l’oggetto a cui vuoi applicare le impostazioni.

Il contenuto del menu Applica a cambia a seconda della selezione attivata.

Nella scheda Bordo pagina, invece, puoi applicare un bordo con le stesse caratteristiche viste in

precedenza, non più a un solo paragrafo ma all’intera pagina.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.3.3 – Formattare un documento

3.3.3 – Formattare un documento

Siamo arrivati a descrivere l’ultimo oggetto che puoi formattare, il documento. Abbiamo descritto le opzioni

che ti permettono di variare l’aspetto del carattere, siamo passati a quelle che riguardano il paragrafo, ora

analizziamo le possibilità che il sistema ti offre per controllare l’aspetto dell’intero documento.

In questo caso, dobbiamo andare alla ricerca di una finestra dedicata, non più nel menu Formato, ma nel

menu File. In esso, fai clic su Imposta pagina. La finestra è divisa in quattro schede di cui una, Layout, contiene funzioni avanzate che citeremo soltanto, perché esulano dagli scopi di questo corso.

[ 3.3.3.2 ] La prima scheda che troviamo è indicata con il nome Margini. Come al solito trovi una divisione

per temi. Nell’area Margini hai la possibilità di variare la dimensione dei margini della pagina. I margini sono

i contorni dell’area che, sul foglio, può contenere del testo. Abbiamo visto, parlando dei rientri, che tutte le

misurazioni che riguardano le distanze del testo dei paragrafi, prendono come riferimento i margini, non il

bordo del foglio. I valori di ciascun margine (Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro) sono espressi in

centimetri. Puoi inserire il valore desiderato, oppure agire sui pulsanti collegati per aumentare o diminuire la

distanza dal bordo del foglio.

L’altro parametro ti consente, nel caso tu voglia far rilegare il documento, di lasciare uno spazio sulla pagina

che non sia occupato da nessun elemento e che non abbia alcun ruolo se non quello di contenere la

rilegatura. Puoi decidere dove collocare la rilegatura attivando il controllo desiderato tra i due disponibili.

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La scheda Margini ti offre anche la possibilità di inserire due pagine sullo stesso foglio. In questo modo,

andando in fase di stampa puoi utilizzare un foglio piegato in due per ottenere una sorta di opuscolo. Infine,

puoi decidere per quale area del documento vuoi che vengano accettate le impostazioni che hai scelto.

Seleziona un valore dal menu a cascata Applica a.

[ 3.3.3.1 ] La seconda scheda, Dimensioni, contiene le caselle che ti permettono di scegliere uno specifico

formato di carta, per produrre il documento stampato.

Puoi selezionare uno dei formati standard, riconosciuti dal sistema, elencati nel menu a tendina Dimensioni foglio.

Puoi, anche, impostare le dimensioni corrette di un foglio che non rientra tra quelli standard.

Nell’area Orientamento hai due controlli che ti consentono di impostare la modalità con le quali puoi

utilizzare il foglio di carta. Puoi scegliere, facendo clic sull’impostazione preferita, se usare il foglio in

orizzontale o in verticale. Segue ancora la casella Applica a, già descritta.

Con la scheda Alimentazione, decidi da quale cassetto della stampante prelevare la carta per procedere

alla stampa. Puoi scegliere tipi di alimentazione differenti per la prima pagina e il resto del documento.

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L’ultima scheda della finestra Imposta pagina, come avevamo premesso, contiene delle funzioni avanzate

che ti permettono di controllare le impostazioni delle sezioni del documento.

Non avendo trattato le sezioni come argomento del corso, è inutile descrivere i controlli. Ti ricordo che, nel

caso volessi approfondire argomenti non trattati, puoi sempre fare riferimento alla Guida in linea.

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Una volta scelte le dimensioni della pagina e il suo orientamento, puoi verificare come viene distribuito il

testo nel documento e intervenire con l’aggiunta di oggetti e strutture, che rendono il tuo lavoro un prodotto

completo.

[ 3.3.3.3 ] Come prima cosa puoi verificare che, nel momento in cui modifichi le dimensioni del foglio, cambia

la disposizione del testo nel documento. In questa fase di verifica, ti puoi rendere conto che alcuni punti nel

testo dovrebbero essere più evidenziati. Il modo migliore per ottenere tale effetto è di posizionare tale testo

all’inizio di un nuovo foglio. Molti vanno a capo fino ad arrivare alla nuova pagina. Abbiamo visto, però, che

quello che a noi sembra spazio bianco, in realtà, è riempito con simboli e caratteri nascosti. In un eventuale

riposizionamento del testo, queste linee possono fare in modo che l’impaginazione risulti diversa da quella

desiderata. Per fare in modo che il testo cominci in una nuova pagina, devi introdurre un elemento chiamato,

appunto, Interruzione di pagina. Posiziona il cursore subito prima dell’elemento che vuoi venga posizionato

nella nuova pagina e scegli Interruzione, dal menu Inserisci. Nella finestra, attiva il controllo sulla voce Di pagina e fai clic su Ok.

Per renderti conto di cosa è stato inserito nel testo, visualizza i caratteri nascosti. Appare sullo schermo una

linea tratteggiata con la dicitura Interruzione di pagina al centro. Per eliminare il salto di pagina è sufficiente

cancellarlo come se fosse del testo. Quindi, selezionalo o poni il cursore subito prima di esso e premi Canc

sulla tastiera.

[ 3.3.3.4 e 3.3.3.5 ] Dopo aver verificato la disposizione del testo nelle pagine, puoi migliorare ulteriormente

la qualità del tuo lavoro utilizzando due aree della pagina che svolgono una funzione particolare. Sono

l’Intestazione e il Piè di pagina. Sono le uniche aree del foglio, esterne ai margini, che possono contenere

del testo. La particolarità di queste strutture è che qualsiasi elemento introdotto in esse viene ripetuto in tutte

le pagine del documento. Apri il menu Visualizza e fai clic su Intestazione e piè di pagina. Il testo che vedi

normalmente sul video si trasforma, diventando grigio chiaro e sembrando disattivato.

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In cima alla pagina compare un’area circondata da un perimetro tratteggiato, l’Intestazione. Se scorri il

documento fino a visualizzare la parte bassa del foglio, trovi l’area del Piè di pagina. In queste due aree

puoi inserire testo, immagini, disegni, campi calcolati e qualsiasi altro elemento che ti venga in mente, con le

stesse modalità che seguiresti per lavorare sul testo normale. L’unica differenza è che ciò che metti in

questa zona, viene visualizzato automaticamente in tutte le pagine del documento. Quando hai finito di

lavorare su Intestazione e Piè di pagina, fai clic su Chiudi nella barra degli strumenti dedicata. La

peculiarità di queste strutture le rende adatte a contenere dati particolari. È in quest’area del foglio che

vengono inseriti: la numerazione automatica delle pagine; il nome dell’autore, prelevato automaticamente dal

sistema; data e ora; percorso del file nell’archivio elettronico. Tutta la possibile gamma di campi è a tua

disposizione scegliendo Campo, dal menu Inserisci. I più usati hanno anche il pulsante dedicato nella barra

degli strumenti Intestazione e piè di pagina.

Prendi dimestichezza con questi accessori che potrebbero sembrarti inutili ma, al contrario, possono

risolverti molti problemi, se usati con un minimo di furbizia.

[ 3.3.3.6 ] La numerazione automatica delle pagine è ottenuta anch’essa attraverso l’inserimento di uno o più

campi nell’Intestazione o nel Piè di pagina. L’importanza di questo elemento lo ha reso, però, un

accessorio talmente usato da meritare una voce dedicata nel menu Inserisci. Scegli, quindi, Numeri di pagina, dal menu Inserisci. Nella finestra che compare trovi i comandi per impostare la posizione del

campo che visualizzerà il numero della pagina.

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Seleziona la combinazione desiderata tra quelle presenti nei menu a tendina.

Se lo desideri, puoi variare il formato della numerazione, anche se la hai già impostata. Per fare ciò, entra

nella finestra Numeri di pagina e fai clic sul pulsante Formato. Si apre un’ulteriore finestra di dialogo che ti

permette, attraverso l’uso di semplici menu a cascata, di scegliere che tipo di carattere e che tipo di

numerazione usare nel documento corrente.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.4.1 – Tabelle

3.4.1 – Tabelle

Abbiamo segnalato le tabulazioni come metodi validi per allineare il testo in colonne e, in quel caso, abbiamo

indicato le tabelle come valida alternativa. In realtà, le tabelle sono più di un’alternativa alle tabulazioni,

avendo proprietà e funzionalità proprie, estremamente versatili e potenti. Alcune di queste funzionalità sono

da inserire tra le funzioni avanzate e non verranno trattate in questo corso.

Iniziamo, descrivendo cos’è una tabella: è una struttura formata da elementi verticali, le colonne, ed

elementi orizzontali, le righe. L’intersezione tra righe e colonne genera degli spazi rettangolari delimitati dai

bordi, le celle. Le celle rappresentano l’elemento unitario della tabella.

[ 3.4.1.1 ] Per generare una nuova tabella seleziona Inserisci, dal menu Tabella, e scegli Tabella. Nella

finestra di dialogo che si apre puoi definire il numero di righe e di colonne desiderate, tenendo presente che

puoi modificarlo in qualsiasi momento.

Dopo aver impostato i parametri corretti, fai clic su Ok. La finestra viene chiusa e nel testo viene inserita una

tabella vuota, con le specifiche richieste. Puoi, anche, usare il pulsante Inserisci Tabella della barra degli

strumenti e annerire il numero di celle che vuoi compaiano sul foglio.

Nella tabella sono facilmente riconoscibili le colonne, le righe, le celle. Nota come le posizioni delle linee di

separazione tra le righe e le colonne siano riportate sui righelli mediante rettangoli di colore grigio scuro.

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[ 3.4.1.2 ] Una volta che hai generato la tabella, puoi procedere all’inserimento dei dati nelle singole celle.

Fai clic all’interno della cella, per posizionare il cursore, e inserisci i dati tramite la tastiera. Per spostarti da

una cella a un’altra puoi utilizzare il mouse, i tasti di tabulazione o le frecce direzionali. Fai attenzione, però,

perché se ti muovi tra le celle di una tabella compilata, l’effetto delle tre operazioni è differente. Con il mouse

puoi selezionare il punto preciso sul quale vuoi intervenire per modificare i dati; se, però, fai clic nel punto

iniziale della cella, selezioni automaticamente l’intera cella, e, quindi, i nuovi dati sostituiscono i precedenti.

Se ti sposti con il tasto di tabulazione, viene automaticamente selezionata l’intera cella e, quindi, si ricade nel

discorso precedente. Se, infine, ti sposti con le frecce direzionali in celle già compilate, gli spostamenti

riguardano la singola cella.

[ 3.4.1.3 ] Come tutti gli oggetti che abbiamo descritto finora e che possono essere inseriti in un documento

di Word, anche per le tabelle è importante saper selezionare con precisione i vari elementi. La selezione di

parti della tabella, infatti, ti permette sia di operare con gli strumenti di formattazione del testo o della tabella,

sia di applicare operazioni di copia e incolla o taglia e incolla.

Per selezionare una cella puoi fare clic all’inizio della cella, nella posizione nella quale il puntatore assume

l’aspetto di una freccia rivolta verso sinistra in alto. Dopo la selezione, la cella si presenta totalmente

annerita, oppure, se selezioni una cella vuota, compare annerita solo la prima riga.

Per selezionare una riga con il mouse, puoi fare clic sulla barra invisibile a sinistra della riga, oppure, puoi

selezionare la prima cella e trascinare il mouse, estendendo la selezione alle celle che ti interessano.

Per selezionare una colonna, puoi posizionare il mouse in testa alla colonna, fino a raggiungere la posizione

in cui il puntatore assume l’aspetto di una freccia rivolta verso il basso. Se fai clic in questo punto, selezioni

l’intera colonna. Anche in questo caso, puoi selezionare la prima cella e trascinare il mouse, estendendo la

selezione a tutte le celle che compongono la colonna.

Puoi, anche selezionare righe, colonne o l’intera tabella, posizionandoti in una cella appartenente all’insieme

che vuoi selezionare e facendo clic sulla relativa scelta del menu Tabella.

[ 3.4.1.4 ] Non sempre la struttura che hai dato alla tabella risponde alle tue esigenze, in tal caso puoi

modificarla aggiungendo o eliminando righe e colonne. Per l'inserimento di una nuova riga o di una nuova

colonna all'interno di una tabella, scegli Inserisci, dal menu Tabella, dopo aver selezionato la riga o la

colonna vicino alla quale vuoi inserire quella nuova. Quindi, scegli l’elemento da inserire e la posizione che

dovrà occupare rispetto alla selezione. Se selezioni più righe o più colonne, avverrà l’inserimento di un

numero di righe o di colonne pari a quelle selezionate.

All’interno del menu Tabella troviamo un altro sottomenu che ci interessa particolarmente. Seleziona la voce

Elimina per visualizzarne il contenuto. A seconda della selezione attiva puoi eliminare righe, colonne, celle o

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l’intera tabella.

Puoi trovare gli stessi comandi, che abbiamo descritto, nel menu di scelta rapida riferito a una tabella o a

ogni suo singolo elemento. Ovviamente, le opzioni disponibili variano in base al contenuto della selezione

attiva.

Rispetto a quanto detto, esiste un’eccezione. Quando compili una tabella, inserendo i dati nelle celle e

spostandoti con il tasto Tab, se attivi l’ultima cella, un’ulteriore pressione del tasto Tab, provoca la

generazione di una nuova riga ai piedi della tabella, con le medesime caratteristiche delle righe precedenti.

[ 3.4.1.5 ] Quando viene generata una tabella, questa occupa tutta la larghezza del foglio e le celle vengono

dimensionate, in modo da dividere omogeneamente lo spazio interno. In certi casi questa caratteristica è

estremamente utile, in quanto produce documenti eleganti e ordinati. Altre volte, al contrario, hai la necessità

di modificare queste impostazioni per adattare le dimensioni di righe e colonne al tipo di dato che devono

contenere. Nel menu Tabella, trovi tutte la funzioni che ti consentono di modificare l'aspetto di ogni elemento

della tabella.

Per variare le dimensioni delle righe e delle colonne, se non hai l’esigenza di definire misure precise, puoi

operare direttamente sulla tabella, trascinando con il mouse le linee di delimitazione degli elementi, oppure

servirti degli elementi presenti sul righello. Le indicazioni Sposta colonna di tabella e Regola riga di tabella, infatti, possono essere trascinate e collocate nel punto desiderato. Tieni, comunque, presente che

l’altezza di una riga, se non viene specificata, si adatta automaticamente alla quantità di testo che deve

contenere.

[ 3.4.1.6 e 3.4.1.7 ] Oltre a quella di ordinare il testo in un documento, la tabella può avere una funzione

estetica. In questo senso è importante avere la possibilità di dare una formattazione personalizzata alle linee

che ne disegnano la struttura. Per modificare il formato delle linee della tabella, puoi utilizzare la finestra di

dialogo Bordi e sfondo, che puoi richiamare dal menu Formato. Abbiamo descritto questa finestra nel tema

Formattare un paragrafo. È ovvio che, lavorando con una tabella, saranno diverse le voci presenti nel

menu Applica a. Anche nel riquadro dell’anteprima possiamo notare qualche differenza, soprattutto rispetto

ai bordi: la struttura di una tabella, infatti, prevede l’inserimento non solo dei bordi esterni, ma anche di quelli

che, internamente, dividono le celle. Tale struttura è rispecchiata a pieno nello schema dell’anteprima, dove

hai la possibilità di scegliere le caratteristiche del bordo, distinguendo se applicarle ai bordi esterni, a quelli

interni o entrambi.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.4.2 – Disegni, immagini, grafici

3.4.2 – Disegni, immagini, grafici

Le grandi potenzialità grafiche di Word ti permettono di elaborare documenti molto complessi e curati

nell’aspetto. Anche se non è il suo compito principale, infatti, Word ti mette a disposizione una serie di

controlli per l’inserimento di oggetti grafici. In questo modo, puoi abbellire il documento con immagini,

disegni, fotografie, grafici e forme.

Grazie ai controlli presenti nel programma, puoi integrare questi oggetti nel testo, modificando le proprietà

dell’immagine e ottenere che il testo venga posizionato solo sopra e sotto all’immagine, che la circondi, che i

due elementi si sovrappongano in un effetto filigrana.

In un documento di testo puoi inserire anche file elaborati con altri programmi applicativi come file di Excel,

diapositive di PowerPoint, tabelle di Access, ecc.

[ 3.4.2.1 ] Gli elementi e i pulsanti che ti consentono di gestire la creazione, l’inserimento e la modifica di

disegni e immagini sono contenuti nella barra degli strumenti Disegno, normalmente visibile sul lato inferiore

della finestra di lavoro, e in quella Immagine, da visualizzare secondo il procedimento descritto.

Sulla barra Disegno sono disponibili: forme, linee, frecce, rettangoli, ovali, caselle di testo e pulsanti per la

loro formattazione. In particolare il pulsante Forme apre un menu nel quale sono disponibili linee predefinite,

frecce, blocchi di diagrammi di flusso, stelle e decorazioni, fumetti. Per inserire un elemento, fai clic sul

relativo pulsante e traccialo nell’area del documento nella quale vuoi inserirlo. Quando l’elemento disegnato

è impostato, risulta ancora selezionato e a esso puoi applicare i vari formati, utilizzando i pulsanti disponibili

sulla barra degli strumenti. In alternativa, facendo clic due volte sull’elemento, si apre una finestra di dialogo

che ti permette di impostare le formattazioni volute.

Nel documento puoi inserire immagini anche da file personali: seleziona la voce Immagine, nel menu

Inserisci, e fai clic su Da file. La finestra che si apre ti permette di sfogliare le varie cartelle, sino a trovare

l’immagine voluta. A questo punto, selezionala e fai clic sul pulsante Inserisci. L'immagine viene inserita nel

documento nel punto indicato dal cursore.

Una libreria di immagini, la libreria ClipArt, fa parte dell’ambiente MS Office. Per accedere a essa, fai clic su

Immagine, nel menu Inserisci, e, seleziona ClipArt. Più semplicemente puoi utilizzare il pulsante Inserisci

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ClipArt della barra degli strumenti Disegno.

Sul piano di lavoro di Word compare la finestra Inserisci ClipArt.

Questa è divisa in tre schede: immagini, suoni, filmati. Dopo aver scelto l’oggetto da importare, seleziona la

scheda e visualizza il contenuto di una delle categorie proposte, facendo clic sull’icona corrispondente. Nel

riquadro vengono raffigurate una serie di icone che visualizzano l’anteprima dell’oggetto collegato. Fai clic

sull’icona prescelta, per aprire una barra degli strumenti dedicata.

Questa contiene nell’ordine i pulsanti per: inserire l’oggetto selezionato, visualizzare un’anteprima più

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dettagliata della sola icona, aggiungere l’oggetto alla categoria preferiti o a un’altra di quelle esistenti,

cercare oggetti simili nella libreria ClipArt.

Se fai clic sul pulsante Inserisci oggetto ClipArt, l’oggetto viene posizionato, allineato a sinistra, sulla riga

dove è presente il cursore. Sul piano di lavoro compare anche la barra degli strumenti Immagine, che

contiene i pulsanti utili per modificare le immagini.

All’interno di un documento possiamo anche inserire grafici, sia prodotti all’interno dell’ambiente Word, sia

importati come file di altri formati. Per generare un grafico in un documento, seleziona Grafico, nel menu

Inserisci, Immagine. Viene inserita una bozza del grafico e compare il foglio dei dati rappresentati al suo

interno. Puoi usare questa finestra per variarli, cancellarli o aggiungerne di nuovi. Facendo clic due volte sui

singoli elementi, dopo che sono stati selezionati il grafico e l’elemento stesso, puoi modificarne il colore e il

motivo di riempimento. Facendo clic due volte sull’area del grafico, nella barra degli strumenti Standard

viene aggiunto il pulsante Tipo di grafico. Aprendo il menu a tendina associato al pulsante, puoi modificare

il tipo di grafico, selezionando uno dei tipi presenti nel menu. Puoi verificare subito le nuove impostazione e

modificarle ancora.

Quando viene inserito un elemento in un documento, si posiziona sul margine sinistro del foglio e il testo

presente si sposta, collocandosi sopra e sotto di esso. Puoi modificare le impostazioni dell’oggetto in modo

che il testo gli scorra intorno, creando una vera e propria impaginazione. Per fare questo, se non è già

presente, visualizza la barra degli strumenti Immagine, quindi seleziona l’oggetto e fai clic sul pulsante

Disposizione Testo. Dall’elenco che ti viene proposto, attraverso una lettura delle icone, scegli il

comportamento più idoneo. A seconda delle proprietà che vengono date all’oggetto, cambiano le modifiche

che puoi apportare.

[ 3.4.2.2 ] Un disegno, un’immagine o un grafico possono essere selezionati, semplicemente facendo clic su

di essi. A conferma che è stato selezionato, l’oggetto appare contornato da piccoli quadrati sui lati e ai vertici

dell’area occupata. Devi selezionare un oggetto ogni volta che vuoi modificarne la dimensione, la posizione,

gli attributi. Il tipo di selezione può cambiare se vengono attivate funzioni particolari.

[ 3.4.2.3 ] Una volta selezionato, l’oggetto grafico può essere copiato agendo sul comando Copia disponibile

in vari modi. Puoi trovarlo sulla barra degli strumenti Standard, nel menu di scelta rapida o nel menu

Modifica; oppure puoi usare i comandi sulla tastiera. Una volta memorizzato nell’area Appunti, puoi creare

tutte le copie che desideri, semplicemente attivando il comando Incolla, disponibile nelle stesse modalità.

[ 3.4.2.4 ] Un discorso identico può essere fatto per il comando Taglia. In questo caso, ricordati, non ottieni

una copia dell’oggetto, lo trasferisci. Per questa funzione è disponibile anche una procedura che abbiamo

incontrato diverse volte, il Drag & Drop. Per applicarla, è sufficiente fare clic sull’oggetto da spostare e

trascinarlo nella nuova posizione, tenendo premuto il pulsante del mouse. Fai attenzione perché non tutti i

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tipi di spostamenti sono compatibili con le proprietà che hai impostato per l’oggetto.

[ 3.4.2.5 ] Qualsiasi oggetto inserito in un documento può essere ridimensionato al fine di ottenere un

rapporto equilibrato tra testo e grafica. Come abbiamo avuto modo di dire, quando un oggetto viene

selezionato, vengono visualizzati dei quadratini lungo i bordi e agli angoli del riquadro della sua area.

Operando su di loro, possono essere modificate le dimensioni dell’oggetto grafico.

Se trascini i quadratini posti sui lati, modifichi le dimensioni di uno solo dei lati dell’area e, di conseguenza,

deformi l’immagine. Se trascini i quadratini agli angoli, l’oggetto viene ingrandito o rimpicciolito, mantenendo

inalterate le proporzioni.

Per assegnare a un’immagine delle dimensioni precise, dopo aver selezionato l’oggetto, fai clic su

Immagine, nel menu Formato. Puoi anche scegliere Formato immagine, nel menu di scelta rapida. Si

apre una finestra di dialogo che, con l’aiuto di varie schede, permette di impostare i valori voluti.

[ 3.4.2.6 ] Per cancellare un oggetto (disegno, immagine o grafico) è sufficiente selezionarlo e premere il

tasto Canc della tastiera, oppure fare clic su Cancella, nel menu Modifica. Puoi annullare l’operazione

premendo il pulsante Annulla sulla barra degli strumenti.

Anche se con le funzioni di Word puoi generare ogni sorta di elemento, puoi avere la necessità di dover

importare un file realizzato con un altro programma applicativo. Per importare un foglio elettronico o un

qualsiasi altro file in un documento, è sufficiente selezionare la voce File, dal menu Inserisci. Nella nuova

finestra seleziona il file che desideri importare e fai clic sul pulsante Ok. Possono apparire delle finestre

ausiliarie nelle quali è necessario inserire delle opzioni, che variano a seconda del tipo di file.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.5.1 – Teoria e pratica

3.5.1 – Teoria e pratica

[ 3.5.1.1 ] Prima di affrontare la descrizione di questa funzione avanzata, è necessario introdurre alcuni

concetti di base su come è strutturato un database.

È sufficiente analizzare la struttura dell’unità principale di un database, tralasciando gli aspetti correlati.

Un database è un archivio che contiene una serie di dati ordinati in strutture, chiamate tabelle. Quindi, è

composto da una o più tabelle.

Ogni tabella è formata da colonne, i Campi, e da righe, i Record. I campi sono i tipi di dato che possono

essere memorizzati, quindi, ogni colonna della tabella può contenere un dato specifico: in una rubrica può

essere il cognome o il numero di telefono. Invece, l’insieme dei dati presenti su una stessa riga è un record:

in una rubrica, ogni singolo contatto.

Una tabella così costituita e un documento Word possono essere uniti per generare un insieme di nuovi

documenti, contenenti ognuno i dati di un singolo record.

Approfondiamo meglio questo concetto, per comprendere a fondo l’obiettivo di questa funzione. La Stampa unione ti consente di generare un documento principale, contenente elementi fissi, che chiameremo

Matrice, e di personalizzarlo con i dati prelevati da un file distinto. Questo secondo file viene indicato come

Origine dei dati o Lista di distribuzione.

L’operazione avviene inserendo nella matrice i riferimenti ai campi che compongono la struttura dell’origine

dei dati. Dopo aver generato un documento di questo tipo, puoi decidere di produrre una serie di documenti,

l’uno diverso dagli altri, che contengono lo schema e il testo della matrice e, al posto dell’indicazione dei

campi, i dati contenuti nell’origine dei dati.

Questi nuovi documenti personalizzati possono essere generati in fase di stampa, quindi su carta, oppure in

formato digitale. Nel secondo caso, potrai salvare un solo file formato da tutti i documenti ottenuti mediante

l’unione. Il numero di pagine di questo nuovo documento sarà pari al numero delle pagine della matrice,

moltiplicato per quello dei record. Attraverso questa semplicissima “prova del nove”, avrai la certezza che il

processo sia andato a buon fine.

[ 3.5.1.2 ] La preparazione di un documento per la stampa unione consiste nell’individuare l’Origine dei dati, il file da collegare al documento e contenente i dati.

Esistono diversi modi per costruire questo tipo di file e ci sono tantissimi tipi di file che possono essere

utilizzati a tale scopo.

Partendo dal documento principale, avvia il processo selezionando Stampa unione, dal menu Strumenti.

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Sul piano di lavoro si apre la finestra Stampa unione, che contiene le funzioni per arrivare alla realizzazione

del documento finale.

Nel primo passaggio seleziona la tipologia di documento che vuoi elaborare. Scegli Lettere tipo, dal menu

Crea, per produrre un testo come una lettera, una relazione, un biglietto di invito, ecc. Scegli Finestra attiva,

per usare come matrice il documento attivo.

Passa al punto successivo nel quale puoi scegliere l’origine dei dati. Se esiste già un file, fai clic su Dati e

scegli Apri origine dati per aprirlo, seleziona il file e segui i passaggi che ti vengono proposti, per la scelta

delle tabelle e dei record da importare.

Al termine di questa operazione, il sistema ti chiede se vuoi modificare il documento principale, la matrice.

Fai clic sul pulsante Modifica documento principale, per tornare a visualizzare il documento di Word e

poter inserire i campi al suo interno, nella posizione voluta. Per inserire i riferimenti ai campi usa il menu a

tendina Inserisci campo unione, presente sulla barra degli strumenti Stampa unione.

In questa fase di inserimento dei singoli campi, utilizza gli strumenti che ti sono familiari, relativi

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all’impaginazione (allineamenti, invii a capo, tabulazioni), per ottenere l’effetto grafico desiderato sul

documento finale.

I campi inseriti compaiono nel documento nel formato <<Nome del campo>>.

Tutti questi passaggi possono essere svolti o richiamati attraverso la barra degli strumenti dedicata alla

stampa unione. Puoi verificare che, per attivare le funzioni viste in precedenza, su tale barra sono presenti i

pulsanti:

• Inserisci campo unione: per inserire i campi nel documento, secondo formati standard o sulla base

delle tue indicazioni;

• Inserisci campo Word: per inserire campi preimpostati disponibili in Word;

• Visualizza dati uniti: che ti permette di vedere in anteprima il risultato finale, e i pulsanti per

scorrere i documenti prodotti;

• una pulsantiera che ti permette di visualizzare la matrice contenente un particolare record;

• Prepara stampa unione: che riapre la finestra omonima;

• Individua errori: ti consente di verificare se l’indicazione dei campi all’interno del documento è stata

fatta in modo corretto;

• Unisci in un nuovo documento: per generare un documento elettronico formato da tutti quelli che

hai ottenuto mediante l’unione;

• Unisci alla stampante: ti permette di stampare direttamente tutti i documenti generati dall’unione;

• Inizia stampa unione: apre la finestra Opzioni unione, nella quale trovi i controlli avanzati per

adattare la stampa del documento alle tue esigenze;

• Trova record: per compiere ricerche semplici all’interno dell’archivio dell’origine dei dati;

• Modifica origine dati: per aprire la tabella dell’origine dei dati e modificarne il contenuto.

[ 3.5.1.3 ] Per utilizzare la funzione Stampa unione, puoi prelevare i dati da file già pronti e salvati in diversi

tipi di formato. Ad esempio, puoi prendere i dati da un foglio di Excel o da una tabella di Access. Word

contiene anche le funzioni che ti permettono di generare un nuovo file di dati.

Abbiamo visto come dare inizio alla sequenza di operazioni con le quali preparare il documento per la

stampa unione. Arrivato alla scelta dell’origine dei dati, invece di usarne una esistente, puoi decidere di

generarne una nuova. Dal menu Dati, seleziona Crea origine dati. Compare la finestra relativa che ti

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consente di generare una nuova tabella partendo da una standard.

Attraverso le caselle e i pulsanti presenti nella finestra, modifica la sequenza, i nomi e la tipologia dei campi

presenti nella tabella. Scegli Ok, quando hai ottenuto la tabella desiderata.

Il sistema ti chiede di salvare su un supporto di memoria la nuova banca dati, scegliendo il percorso e il

nome del nuovo file. Il file generato ha estensione .doc e può essere aperto e modificato con Word. Prova

ad aprirlo per renderti conto di come vengono memorizzati i dati inseriti nell’archivio.

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Dopo aver compiuto l’operazione, compare sullo schermo la finestra Modulo dati, dove viene presentata

una maschera che ti consente di inserire i dati all’interno del database appena creato.

Spostati tra le caselle di testo usando il mouse, i tasti di spostamento o il tasto Tab. Quando concludi

l’inserimento di un record puoi passare al primo campo del record successivo, facendo clic su Nuovo. Al

contrario, puoi tornare al documento principale premendo Ok.

Puoi utilizzare la stessa procedura per modificare i dati dell’origine dati. Aprila e attiva la relativa funzione

con il pulsante Modifica, nella finestra di dialogo Prepara stampa unione.

Anche in questo caso, come descritto prima, all’interno della matrice devi inserire i riferimenti ai campi della

tua origine dei dati, per poter svolgere la funzione di stampa unione. Agisci attraverso il menu a cascata

Inserisci campo unione.

[ 3.5.1.4 ] Abbiamo detto che l’unione della matrice e della lista di distribuzione può generare un documento

cartaceo o un nuovo file. Puoi agire attraverso i pulsanti Unisci in un nuovo documento e Unisci alla stampante, presenti sulla barra degli strumenti Stampa unione, oppure azionare il pulsante Unisci, presente nella finestra Prepara stampa unione.

Ricordati che in entrambi i casi puoi verificare la correttezza della procedura. Quando hai terminato la

fusione, il documento, che sia cartaceo o digitale, deve essere composto da un numero di pagine pari al

numero di pagine della matrice, moltiplicato per quello dei record selezionati per l’unione. Con questa

verifica controlli di aver ottenuto il risultato desiderato.

Puoi trovarti nella situazione di dover fare una scelta dei record da utilizzare per compiere l’unione. Tra gli

strumenti che Word ti mette a disposizione puoi utilizzare il generatore di query.

Premi il pulsante Prepara stampa unione, sulla barra degli strumenti dedicata. Nella finestra, descritta in

precedenza, fai clic sul pulsante Opzioni query per aprire la finestra omonima. Questa è divisa in due

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schede. Nella prima, Filtra i record, generi delle semplici query, impostando anche criteri multipli.

Nella seconda, Ordina i record, puoi impostare i criteri di ordinamento che devono essere osservati durante

la fase di unione, sia questa mirata alla produzione di un documento digitale o cartaceo.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.6.1 – Preparazione

3.6.1 – Preparazione

[ 3.6.1.1 ] Entriamo con questo tema nella fase conclusiva del processo che ti ha portato alla produzione di

un documento di testo, la stampa. Prima di descrivere le procedure peculiari della fase di stampa,

descriviamo alcune buone abitudini che ti possono far risparmiare tempo, carta e fatica.

In altre parole, prima di mandare in stampa un documento, ti consiglio di compiere una serie di verifiche

preliminari. In primo luogo, oltre all’aspetto grafico, che hai curato abbondantemente durante la lavorazione

del documento, verifica le impostazioni della pagina e lo scorrimento del testo. In questa fase, ti può aiutare

l’uso della funzionalità Anteprima di stampa. In seguito, effettua l’ultima verifica sulla correttezza ortografica

del documento. Anche in questo caso, Word ti aiuta con la funzione del controllo automatico di ortografia e

grammatica.

L’aspetto finale di un documento stampato dipende da una serie di fattori, come l’impostazione del

documento, le dimensioni dei margini in relazione alla parte occupata dal testo, il tipo e le dimensioni dei

caratteri utilizzati, ecc. Per renderti conto della loro importanza, sfoglia i vari modelli disponibili nella finestra

Nuovo, che puoi aprire mediante un clic su Nuovo, nel menu File. Osserva come, all’interno di ogni

modello, sia evidente l’attenzione per l’equilibrio delle varie parti del documento. Una delle funzioni più

importanti in questa fase della lavorazione è l’impostazione della pagina che, come abbiamo visto, puoi

attivare facendo clic su Imposta pagina, nel menu File.

[ 3.6.1.4 ] Per avere una visione di insieme, che sia una reale simulazione di quello che ti ritroverai nel

cassettino della stampante a conclusione del processo di stampa, puoi usare una modalità particolare di

visualizzazione del documento. Tale modalità, l'anteprima del documento, ti consente di visualizzare sullo

schermo come verrà stampato il documento che stai elaborando.

Per visualizzare l'anteprima fai clic sul pulsante Anteprima di stampa, oppure scegli Anteprima di stampa,

dal menu File.

Una volta attivata la visualizzazione, puoi variare la grandezza del documento che stai osservando facendo

clic sul foglio attivo o variando la percentuale di ingrandimento. Puoi anche visualizzare

contemporaneamente più pagine consecutive. Poiché è stata realizzata per darti la possibilità di valutare il

reale aspetto del documento su carta stampata, questa modalità di visualizzazione non ti consente di

modificare il testo. Coerentemente con quanto detto, invece, puoi variare la dimensione dei margini del

documento lavorando direttamente sull’Anteprima di stampa.

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Per tornare dall’Anteprima di stampa alla visualizzazione normale, fai clic sul pulsante Chiudi, oppure sul

tasto Esc della tastiera.

[ 3.6.1.2 e 3.6.1.3 ] Uno degli eventi più negativi che si può verificare distribuendo un documento stampato è

che questo contenga degli errori di grammatica o di ortografia. È incredibile quanto l’occhio umano sia

sensibile agli errori, di qualsiasi tipo. Per evitare che il tuo lavoro venga ricordato solo come quello che

conteneva quell’incredibile errore ortografico, è opportuno non solo controllarlo in modo approfondito, ma

anche utilizzare gli aiuti che ti offre il sistema. Quando lavori con le impostazioni standard di Word, nella fase

di immissione del testo vengono sottolineate in rosso le parole che presentano degli errori grammaticali o

che non sono presenti nel vocabolario interno al programma. In questa fase, puoi intervenire subito per

correggere l’errore, utilizzando il menu di scelta rapida riferito al termine errato. Il menu presenta un elenco

di possibili correzioni. Se tra queste trovi la soluzione corretta, fai clic su di essa per effettuare la

sostituzione, altrimenti scegli Controllo di ortografia. Questa opzione attiva il controllo ortografico su tutto il

documento ed equivale a fare clic sul pulsante Controllo ortografia, presente sulla barra degli strumenti

Standard; a scegliere l’omonimo comando nel menu Strumenti; a premere F7 sulla tastiera.

In tutti i casi si apre la finestra di dialogo Ortografia e grammatica, con la quale puoi gestire tutte le parole

che si presentano sottolineate, avendo l'ausilio di suggerimenti.

La finestra presenta: una casella, Non nel dizionario, nella quale viene visualizzata la parola giudicata

errata; un elenco di suggerimenti; un menu a cascata, con il quale è possibile selezionare la lingua del

vocabolario da utilizzare; una serie di pulsanti.

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Vediamo il significato di ogni pulsante presente nella finestra:

• Ignora: ti permette di segnalare al sistema che la parola segnalata come sbagliata, solo nel caso

specifico, va considerata corretta;

• Ignora tutto: nel documento in elaborazione, tutte le occorrenze del termine segnalato errato

devono essere considerate corrette. Di solito si usa per far riconoscere come corretti nomi propri o

cognomi non presenti nel vocabolario;

• Aggiungi: la parola che ti è stata indicata è corretta, non solo nel documento attivo, ma in generale;

attraverso questo comando viene aggiunta al dizionario e sarà riconosciuta valida anche negli altri

documenti che verranno elaborati;

• Cambia: sostituisce il termine non corretto con il suggerimento selezionato;

• Cambia tutto: sostituisce il termine non corretto con il suggerimento selezionato in tutte le

occorrenze del documento;

• Correzione autom.: registra l’errore e la correzione scelta nell’elenco delle correzioni automatiche.

In questo modo, tutte le volte che digiterai la parola in maniera non corretta, il sistema interverrà

automaticamente a correggerla;

• Opzioni: ti consente di accedere a una finestra che contiene una serie di controlli avanzati, con i

quali puoi personalizzare le funzionalità del controllo ortografico e grammaticale;

• Annulla ultimo: ti permette di tornare all’ultima parola, per modificare la scelta che avevi fatto.

Il controllo grammaticale funziona con modalità simili a quello ortografico. La parola, o la parte di testo, che

presenta dei problemi, però, viene sottolineata in verde. A molti utenti non piace questa funzione e tendono

a disattivarla. Per compiere o meno il controllo grammaticale basta inserire o eliminare il segno di spunto

nella casella di controllo Controlla grammatica.

Come abbiamo accennato nella descrizione delle funzioni, Word opera una serie di correzioni automatiche

durante la digitazione. Sono esempi evidenti di questa attività la trasformazione della parola “perchè” in

“perché” o l’inserimento della lettera maiuscolo all’inizio di un nuovo periodo. In alcuni casi, questo

automatismo risulta più dannoso che utile, perciò puoi disattivare le funzioni che non corrispondono alle tue

esigenze. La finestra che contiene i controlli dedicati a questa attività è richiamabile scegliendo Correzione automatica, dal menu Strumenti.

Tieni presente che Word ti segnala come errori solo le parole che non sono presenti nel dizionario. Non

vengono segnalati errori di digitazione tipo “caso”, scritto al posto di “casa”. Entrambi i termini, infatti, sono

corretti, pur avendo significati differenti.

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.6.2 – Stampa

3.6.2 – Stampa

Siamo giunti al passaggio finale della realizzazione di un documento di testo stampato su carta. Hai corretto

tutto ciò che potevi controllare sul documento. Ora devi solo dare l’ordine finale di stampa. In questo ultimo

tema, vedremo che Word ti dà la possibilità di compiere altre scelte per variare le opzioni che regolano il

processo di stampa.

[ 3.6.2.1 e 3.6.2.2 ] Per accedere al controllo sulla stampa del documento, seleziona Stampa, dal menu File.

La finestra è composta da diverse aree che contengono funzioni raggruppate in categorie.

L’area Stampante ti permette di selezionare la stampante da utilizzare, scegliendola dall’elenco presente nel

menu a tendina Nome. Ogni stampante ha caratteristiche proprie e puoi modificarle agendo sul pulsante

Proprietà. Con il controllo Stampa su file puoi utilizzare i driver della stampante per produrre un file di

stampa, con formato .prn, da salvare su disco e che, successivamente, può essere mandato in stampa

attraverso comandi MS DOS.

Non sei obbligato a stampare tutte le pagine del documento. Usa le opzioni presenti nell’area Pagine da stampare per indicare al sistema quale intervallo di pagine stampare. Puoi scegliere: Tutte, per stampare

tutte le pagine del documento; Pagina corrente, solo quella attiva, cioè quella contenente il cursore;

Selezione, per mandare in stampa solo il testo selezionato; Pagine, per indicare un intervallo o un elenco di

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Modulo 3 – Elaborazione testi (Office 2000)3.6.2 – Stampa

pagine da stampare, utilizzando la sintassi indicata sotto la casella.

Nell’area Copie puoi impostare quante copie desideri dello stesso documento. In caso il numero sia

maggiore di uno, un controllo ti permette di indicare al sistema se fascicolare le stampe o meno, cioè se

stampare la prima copia di tutto il documento e poi passare alla seconda, oppure stampare più copie della

prima pagina, poi della seconda, e così via fino a completare il documento.

L’area Zoom contiene due menu a tendina. Nel primo, Pagine per foglio, puoi impostare un numero di

pagine da stampare contemporaneamente sullo stesso foglio. Il secondo menu, Adatta al formato, ti

permette di selezionare un tipo di carta differente da quella indicata come proprietà del documento. Se usi

questa funzione non devi cambiare le impostazioni nella finestra Imposta pagina, ma solo selezionare il tipo

di carta che stai usando.

Gli ultimi due controlli che hai a disposizione sono: Stampa di, che ti consente di scegliere dall’elenco cosa

stampare del documento attivo, se il testo o informazioni a esso collegate (commenti, stili, voci di glossario);

Stampa, con il quale imposti la stampa di tutte le pagine indicate, solo le pari o solo le dispari. Questa

funzione è molto comoda, se vuoi stampare fronte retro con una stampante che non supporta tale funzione

in modo automatico.

Non è necessario impostare i parametri ogni volta che decidi di stampare. Se sai che le impostazioni sono

corrette, per mandare in stampa il documento premi semplicemente il pulsante Stampa, sulla barra degli

strumenti. Il documento verrà inviato alla stampante predefinita con le relative impostazioni.

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311 – primi passi con un elaboratore di testi3.1.1 – primi passi con un elaboratore di testi...

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