Principper og retningslinjer for

styring af byggeprojektet Nyt Aal-

borg Universitetshospital

3. udgave november 2015

Styringsmanual Nyt Aalborg Universitetshospital

2

Indholdsfortegnelse 1. Indhold i styringsmanualen ................................................................................................................... 3 2. Projektbeskrivelse ................................................................................................................................. 4 3. Organisation og ansvar ......................................................................................................................... 5

3.1 Regionsrådet som bygherre ................................................................................................................ 5 3.2 Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg ................................................................................ 5 3.3 Projektorganisation ............................................................................................................................. 6

4. Økonomistyring ....................................................................................................................................10

4.1 Formål med økonomistyringen ...........................................................................................................10

4.2 Systemunderstøttelse ........................................................................................................................10

4.3 Overordnede regelsæt .......................................................................................................................11

4.4 Finansiering .......................................................................................................................................11 4.5 Projekttilpasninger og budgetreserve .................................................................................................12

4.6 Løbende styring .................................................................................................................................12

4.7 Anlægsregnskab................................................................................................................................13

4.8 Uvildig controlling ..............................................................................................................................14 5. Risikostyring .........................................................................................................................................15

5.1 Formål med risikostyringen ................................................................................................................15 5.2 Projektgranskning ..............................................................................................................................15 5.3 Risikoregister.....................................................................................................................................16 5.4 Risikostyring i byggeprocessen ..........................................................................................................18

6. Rapportering .........................................................................................................................................20 6.1 Målgruppe .........................................................................................................................................20 6.2 Hyppighed for rapporteringen ............................................................................................................20 6.3 Indhold i rapporteringen .....................................................................................................................20 6.4 Ansvar for rapporteringen ..................................................................................................................20

7. Dokumentation og arkivering ..............................................................................................................22 8. Aftale- og kontraktforhold ...................................................................................................................23 9. Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse ..................................................................................24 Bilag 1: Sager vedr. Nyt Universitetshospital Aalborg behandlet i Regionsråd eller Forretningsudvalg ...................................................................................................................................................................25 Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur ........................................................................................29 Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber ...................................................................................................30 Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet ...............................................................................31 Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer ....................................................................32 Bilag 6: Beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører ............................................................................................................................................34 Bilag 7: Digital granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning..........................................................35 Bilag 8: Håndtering af entreprenørkonkurs .............................................................................................36

1. Indhold i styringsmanualen

Formålet med denne styringsmanual er at beskrive de retningslinjer, der skal danne grundlag for gennemfø-relse af byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital finansieret af kvalitetsfondsmidler. Danske Regioner har vedtaget en række hovedprincipper i forbindelse med økonomisk styring af større an-lægsprojekter. De fem hovedprincipper er beskrevet i en rapport fra revisionsfirmaet KPMG

1:

Politisk involvering i projekternes kritiske faser

Robust projektorganisation

Systematisk risikostyring

Uafhængig controlling

Udarbejdelse af styringsmanual Styringsmanualen skal beskrive, hvordan de centrale dele af byggeprocessen tilrettelægges og styres, herunder den løbende økonomiopfølgning og – rapportering. Styringsmanualen udmønter overvågningsansvaret for den politiske ledelse og der fastlægges pejlemærker for, hvordan og på hvilke tidspunkter, der rapporteres til den politiske ledelse. Styringsmanualen skal efterleves af alle projektets aktører og er Region Nordjyllands primære styringsred-skab i forhold til anvendelsen af kvalitetsfondsmidlerne. Styringsmanualen er udarbejdet med udgangspunkt i anbefalingerne fra KPMG og tager ligeledes højde for de kontrol- og opfølgningsprocedurer der fremgår dels af ”Aftale om regionernes økonomi 2012” og dels af det administrationsgrundlag, der udmeldes fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere drøftes manua-len løbende med Region Nordjyllands revision. I det omfang byggeriet bliver omfattet af statsbyggelovens bestemmelser, vil kravene heri indarbejdes i sty-ringen af projektet. Denne styringsmanual afspejler, at projektet befinder sig i en tidlig fase. Det vil være nødvendigt løbende at tilpasse den i takt med ændring i styringsbehovene gennem projektets faser. Styringsmanualen er godkendt i Regionsrådet d. 20. september 2011 Den gældende udgave af styringsmanualen er tilgængelig på hjemmesiden for Nyt Aalborg Universitetsho-spital på følgende link: www.nau.rn.dk. Projektchefen bemyndiges til at indarbejde nødvendige korrektioner, som efterfølgende godkendes i den politiske følgegruppe. Regionsrådet orienteres i det omfang, det vurde-res påkrævet.

1 ”Økonomisk styring af større anlægsprojekter/sygehusbyggerier. Rapport til Danske Regioner” 2. oktober 2008.

4

2. Projektbeskrivelse

I forbindelse med drøftelse af strukturplanen for det somatiske sygehusvæsen i Region Nordjylland beslutte-de Regionsrådet i juni 2007 at udarbejde en grovallokeringsplan/arealdisponeringsplan for samling af Aal-borg Universitetshospital, Syd og Aalborg Universitetshospital, Nord på én matrikel. Region Nordjylland har herefter ansøgt Regeringen om midler fra kvalitetsfonden til investeringer i en ny og forbedret sygehusstruktur. Regeringen gav i marts 2012 regionen endelig tilsagn på 4,1 mia. kr. (2009 p/l) til et samlet Aalborg Universitetshospital på en matrikel i Aalborg Øst, og i juni 2012 blev konsortiet Indigo ud-peget som totalrådgiver. Dimensioneringen af Nyt Aalborg Universitetshospital følger ekspertpanelets principper og blev på baggrund af tilsagnet fra 2012 beregnet til 185.400 m

2. Herfra blev trukket arealer til de funktioner, som i en årrække

efter ibrugtagningen af nybyggeriet skal forblive i eksisterende bygninger på Aalborg Universitetshospital, Syd (medicinerhus og onkologibygning). Dette areal blev i forbindelse med endelig tilsagn om kvalitets-fondsmidler fastsat til ca. 51.000 m

2 af ekspertpanelet, således at behovet for nybyggeri i Aalborg Øst blev

opgjort til ca. 134.400 m2. Med udgangspunkt i ekspertpanelets udmelding om en byggepris for universitets-

hospital/barmarksprojekter på 29.000 kr. pr m² blev der på den baggrund givet tilsagn om kvalitetsfondmidler til nybyggeriet i Aalborg Øst på i alt 4,1 mia. kr. (2009 p/l). Siden 2012 er projektet bearbejdet flere gange, og dette har medført nogle arealjusteringer, hvilket betyder, at kvalitetsfondsprojektet nu har en størrelse på cirka 155.000 m

2. Hertil kommer en udvidet serviceby på

9.000 m2. I servicebyen skal der etableres funktioner som f.eks. produktionskøkken, sterilcentral, modtagel-

ses- og distributionsenhed, energicentral, dele af værksteds- og administrationsfaciliteter til teknisk afdeling m.v., der kan understøtte et fuldt funktionsdygtigt nyt universitetshospital. Som en del af Nyt Aalborg Universitetshospital etableres arealer og funktioner, der skal understøtte samar-bejdet med Aalborg Universitet. Der er endvidere afsat midler på regionens anlægsbudget til byggeri af nye faciliteter til psykiatrien, som planlægges opført i umiddelbar tilknytning til Nyt Aalborg Universitetshospital. Tidsplan for projektet samt delprojekter er skitseret i figuren nedenfor

5

3. Organisation og ansvar

3.1 Regionsrådet som bygherre

Region Nordjyllands anliggender styres af Regionsrådet, og de nærmere regler for Region Nordjyllands sty-relse er fastlagt i Styrelsesvedtægt for Region Nordjylland. Styrelsesvedtægten indeholder de generelle reg-ler for den overordnede styring af regionen, herunder Regionsrådets og Forretningsudvalgets opgaveområ-der. Regionsrådet/Forretningsudvalget har som bygherre det overordnede politiske og administrative ansvar for styringen af byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Regionsrådet/Forretningsudvalget skal bl.a. sikre at

byggeorganisationen gennem hele projektforløbet har de rigtige kompetencer til at gennemføre byggeriet på betryggende vis

organisering og ansvarsfordeling tilsikrer en effektiv og troværdig byggestyring

økonomistyringsprocessen er tilrettelagt med fokus på rettidig og troværdig rapportering, herunder fokus på relevante afstemninger, kontroller mv.

risikopolitikken er defineret og at procedurer for risikovurdering, risikostyring og opfølgning på risici er udarbejdet og implementeret

arbejdsinstrukser for byggestyring er udarbejdet, følges og om nødvendigt revurderes løbende. Styringsmanualen er grundlaget for, at Regionsrådet kan udøve sit ansvar.

3.2 Inddragelse af Regionsråd og Forretningsudvalg

Kompetenceplanen fastlægger, hvilke sagstyper, der skal forelægges for politisk niveau – Regionsrådet eller Forretningsudvalget, og hvilke sagstyper der kan besluttes i administrationen. Formålet med kompetence-planen er at tydeliggøre, i hvilket omfang Regionsrådet og Forretningsudvalget har delegeret beslutnings-kompetencen til administrationen. Etableringen af et Nyt Aalborg Universitetshospital vil som udgangspunkt følge de retningslinjer, der er be-skrevet i kompetenceplanen, med de tilføjelser og præciseringer, der følger af nærværende styringsmanual. Afvejningen af, hvilke af projektets beslutninger Regionsrådet skal godkende, handler på den ene side om, at Regionsrådet skal opnå en tæt føling med og passende indholdsmæssig styring af projektet og på den anden side at undgå beslutningsmæssige flaskehalse i spørgsmål, der lader sig delegere til administrativ afgørelse. Det vil med andre ord sige, at det skal sikres, at det politiske niveau involveres i tide og ikke i uti-de. Foruden ovenstående vil Regionsrådet få en løbende rapportering om fremdriften i projektet som specificeret i afsnit 6. I bilag 1 er vist de sager vedrørende Nyt Aalborg Universitetshospital, som allerede er behandlet i Regions-rådet/Forretningsudvalget i Region Nordjylland.

6

3.3 Projektorganisation

I forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital er der etableret en Projektorganisation, som skal varetage alle opgaver vedrørende planlægning, økonomi og byggeri af det nye universitetshospital. Projektorganisationen er opdelt i en politisk og en administrativ del, - Projektafdelingen. Projektafdelingen vedrørende Nyt Aalborg Universitetshospital refererer til direktionen – jf. figuren nedenfor.

Anlægsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital er i sin planlæggende og udførende fase. Planlægning er koncentreret om aptering, mens det udførende er koncentreret om udførelse af hospitalets råhus. Projektorganisationen skal løbende tilpasses forløbet i byggeprocessen. Der antages eksterne rådgivere efterhånden som processen skrider frem.

7

I bilag 2 er vist en oversigt over ansvarsfordelingen og mødestrukturen i projektorganisationen mellem de politiske og administrative enheder. Projektorganisation for Nyt Aalborg Universitetshospital

Politisk niveau Jf. konstitueringsaftalen november 2009 blev det aftalt, at Forretningsudvalget udgør byggeudvalget for det kommende universitetshospital i Aalborg Øst, og at der nedsættes en følgegruppe under Forretningsudval-get. Regionsrådet orienteres om projektets fremdrift og stade med faste intervaller dels på ordinære Regi-onsrådsmøder og dels på temadage. Politisk Følgegruppe Følgegruppen består efter regionsrådsvalget i 2013 af Regionsrådets formandskab og 1 repræsentant for Det Konservative Folkeparti. Følgegruppen skal på vegne af Forretningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital. Følgegruppen mødes ca. 1 gang om måneden, idet møde-frekvensen løbende aftales i følgegruppen under hensyn til projektets aktuelle stade. Direktionen deltager i den politiske følgegruppes møder. Sager vil blive forelagt den politiske følgegruppe forinden behandling i Forretningsudvalg og Regionsråd.

8

Direktionen i Region Nordjylland Direktionen er en fælles koncernledelse, som har det overordnede ansvar for den daglige ledelse af regio-nen. Direktionen har ansvaret for tilvejebringelse af beslutningsgrundlag, herunder strategiske mål til det politiske niveau og har efterfølgende ansvaret for, at de politiske beslutninger gennemføres i overensstem-melse med de meddelte forudsætninger herfor. Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for Nyt Aalborg Universitetshospital. Projektchefen for Nyt Aalborg Universitetshospital deltager 1 gang månedligt i direktionens møder. Projektledelse Nyt Aalborg Universitetshospital Projektledelsen udgøres af projektchefen for Nyt Aalborg Universitetshospital og direktøren for Aalborg Uni-versitetshospital. Projektledelsen refererer til Direktionen Projektafdelingen Projektafdelingen ledes af projektchefen for Nyt Aalborg Universitetshospital. Projektchefen har ansvaret for at sikre sammenhæng i bl.a. følgende hovedopgaver:

Finansiering

Fysisk planlægning (byggeprogram, planlægningsprogram, kommune- og lokalplaner, screeninger)

Udbudsforløb for byggeri (stillingtagen til konkurrencepræget dialog, bygherrerådgivning, EU-licitationer og gennemførelse af byggeri)

Fagligt fundament (organisering og faglig struktur, faglige fællesskaber mm.) Projektlederen/projektstaben deltager i alle hovedopgaver for at sikre, at der er tæt sammenhæng mellem de enkelte dele i projektet. Projektafdelingen bemandes med medarbejdere, der har ekspertise og mange års erfaring med store byggeprojekter i regionen og som har vist, at de er i stand til at planlægge, gennemføre og styre store anlægsprojekter indenfor det vedtagne budget. Projektafdelingen skal være en fleksibel og dynamisk afdeling, der til enhver tid kan matche opgaverne og de eksterne rådgivere gennem hele forløbet, således at den fornødne sparring og fremdrift i projektet sikres. Arbejdsgrupper I løbet af projektet vil der løbende blive nedsat arbejdsgrupper, der varetager udredningen af de enkelte elementer i relation til projektforslag både indenfor det kliniske område samt servicefunktionerne. Arbejds-grupperne vil kunne variere meget i antal og karakter gennem forløbet. De enkelte arbejdsgruppers sam-mensætning bliver præciseret med repræsentanter for alle relevante interessenter for det konkrete område. Stabsafdelingerne i Region Nordjylland På grund af sin størrelse og kompleksitet må projektet forventes at få afsmittende virkning på den øvrige del af Regionens virksomhed. Dermed er det nødvendigt at præcisere opgave- og ansvarsfordelingen mellem Projektafdelingen og de øvrige stabsafdelinger i Regionen for de enkelte elementer i projektet. Som over-ordnet princip gælder, at de elementer, der er direkte målrettet byggeprojektet, er Projektafdelingens an-svarsområde, mens de dele, der har generel gyldighed og får konsekvens for hele organisationen, ligger i de respektive afdelinger. Projektafdelingen har ansvaret for at koordinere de forskellige dele og at sikre den fornødne medinddragelse fra relevante afdelinger i sin opgaveløsning. Det betyder således, at hele regionens organisation i fornødent omfang bidrager til projektet. Rådgivere Der vil i forbindelse med projektets planlægning og gennemførelse være behov for en række forskellige for-mer for rådgivningsbistand (teknisk, juridisk, finansiel m.v.) I juni 2012 blev konsortiet Indigo valgt som totalrådgiver. Efterfølgende er Niras i april 2013 antaget til at varetage byggeledelsen på projektet.

9

Det forudsættes, at der undervejs i projektet vil blive udbudt og indgået en række rådgivningsaftaler af korte-re og længere varighed afhængig af det konkrete behov. Jf. krav til konvertering af foreløbigt tilsagn til endeligt tilsagn vedr. kvalitetsfondsmidler udarbejdes en eks-tern risikovurdering af anlægsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital. Risikovurderingen er udarbejdet af Region Nordjyllands udbudsrådgiver.

10

4. Økonomistyring

4.1 Formål med økonomistyringen

Formålet med økonomistyringen er at sikre:

• at Nyt Aalborg Universitetshospital bygges inden for den godkendte økonomiske ramme • at der træffes økonomisk forsvarlige beslutninger • at regnskabsføringen udføres korrekt og understøtter den løbende rapportering Styringsmanualen definerer ansvar, opgaver og forretningsgange for økonomistyringen. Økonomistyringen kan opdeles i: 1. Budget og bevilling

• løbende styring • regnskab (kontoplan, bogføring mv.)

2. Rapportering 3. Regnskabsaflæggelse Udgangspunktet er, at der er sammenhæng gennem de tre dele af økonomistyringen, så der kan følges op, afstemmes og styres i og på tværs af alle faser i projektet. Uddybende beskrivelse af økonomistyringen fin-des i efterfølgende afsnit.

4.2 Systemunderstøttelse

Til brug for økonomistyringen af projektet anvendes flere forskellige systemer. ØS-Indsigt Regionen Nordjyllands økonomisystem ”ØS-Indsigt” indeholder den fulde dokumentation for de afholdte udgifter. Registreringerne i ØS-Indsigt vil danne baggrund for den overordnede bevillingskontrol og regn-skabsaflæggelse. Projektstyringsværktøj ØS-Indsigt omfatter imidlertid ikke den fornødne funktionalitet til at kunne understøtte bygge- og entreprise-styring samt anlægsbudgettering. Derfor benytter Region Nordjylland i forbindelse med den interne styring af anlægsprojektet i udførelsesfasen et internt udviklet projektstyringsværktøj baseret på en SAS database der tilgås via Excel regneark. Projektstyringsværktøjet skal håndtere den detaljerede daglige styring af projektets økonomi, fremdrift og risiko. Heri registreres de nødvendige dokumenter og oplysninger til brug for styrings-processen. Bygningsdatabase Som yderligere understøttelse af projektet anvender Region Nordjylland en ”bygningsdatabase”, der inde-holder information om samtlige rum i bygningskomplekset. Bygningsdatabasen er bindeleddet mellem bruge-re, planlæggere og projekterende til at fastholde projektets behov og intentioner og er en vigtig forudsætning for at minimere behov for at foretage ændringer sent i projekteringsfasen og i byggefasen. Indkøb Lager System Indkøb af IT, apparatur og inventar sker via Regionens Indkøb Lager System (ILS) Den nærmere sammen-kobling mellem ILS, projektstyringsværktøjet og bygningsdatabasen er ikke etableret, men opbygges såle-

11

des, at informationerne om det apparatur, inventar, udstyr mv. som er registreret i Bygningsdatabasen, over-føres til ILS, der derefter benyttes til styring af udbud og indkøb.

4.3 Overordnede regelsæt

Den økonomiske styring af projektet tilrettelægges i henhold til reglerne fastsat i Region Nordjyllands øko-nomiguide, der indeholder de overordnede bestemmelser for regionens økonomistyring. I bilag 3 er vist de anvendte budget- og regnskabsbegreber. Regionsrådet fastsætter de nærmere regler for indretningen af regionens kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabs-væsenet, jfr. § 29 i Lov om regioner, jfr. Lov om kommunernes styrelse § 42, stk.7. Kompetencen til at god-kende økonomiguiden med tilhørende bilag og administrative retningslinjer og ændringer hertil ligger hos Regionsrådet. Nærmere beskrivelse af kompetencefordelingen i Regionens organisation fremgår af Region Nordjyllands Styrelsesvedtægt. Kompetencefordelingen i forhold til økonomiske dispositioner følger gældende bestemmelser i regionen hvad angår ansvarsfordelingen mellem Regionsråd, Forretningsudvalg og administrationen.

4.4 Finansiering

Der er den 15. marts 2012 meddelt endeligt tilsagn inden for den fastlagte ramme på 4,1 mia. kr. (2009 p/l-niveau) fra kvalitetsfonden til etablering af Nyt Aalborg Universitetshospital. Kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital finansieres af Kvalitetsfondsmidler, egenfinansiering (hensættelse) og låneramme, med nedenstående fordeling i henhold til det foreløbige tilsagn. Kvalitetsfondsmidler 59,78 % 2,451 mia. kr. Egenfinansiering 27,72 % 1,136 mia. kr. Låneoptagelse (forventet salgsprovenu) 12,50 % 0,513 mia. kr. I alt 4,100 mia. kr. I økonomiaftalen 2013 mellem Regeringen og Danske Regioner er der indgået aftale om en lånepulje til energiinvesteringer i kvalitetsfondsprojekterne. Via denne pulje har Nyt Aalborg Universitetshospital optaget et lån på 90,7 mio. kr. til energiinvesteringer, der muliggør, at kvalitetsfondsprojektet lever op til Bygnings-klasse 2020 (BK2020). Dette lån ligger ud over de 4,1 mia. kr., som er anført ovenfor. Kvalitetsfondsmidler Der oprettes en øremærket konto for Nyt Aalborg Universitetshospital. Kvalitetsfondsmidler udbetales i hen-hold til den fastlagte udbetalingsprofil i tilsagnet. Den årlige udbetaling er betinget af, at regionen på kontoen har hensat den forudsatte egenfinansiering i henhold tilsagnet. Det er endvidere en forudsætning for udbeta-ling af midler, at Regionen indsender kvartalsvis rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet (jf. afsnit 6). Egenfinansiering Jf. økonomiaftale om regionernes økonomi tilføres regionerne årligt 1 mia. kr. Det er forudsat, at disse mid-ler, som fordeles efter bloktilskudsnøglen, hensættes til regionernes egenfinansiering af kvalitetsfondsprojek-terne. For Region Nordjylland svarer det til 111 mio. kr. i 2015. Beløbet justeres løbende.

Låneoptagelse

Låneadgangen, som modsvarer fremtidigt salgsprovenu for de nedlagte sygehusbygninger, udgør op til 1/3 af den samlede regionale egenfinansiering svarende til 12,5% af den samlede ramme inkl. egenfinansiering. Låneoptagelsen tilknyttes de år, hvor finansieringsbehovet er størst.

12

4.5 Projekttilpasninger og budgetreserve

Det er vigtigt at have fokus på styring i alle faser i projektet for at nå i mål med et byggeri af den ønskede kvalitet inden for både den økonomiske og tidsmæssige ramme. De udfordringer, der opstår i løbet af pro-cessen, skal håndteres, så Region Nordjylland som bygherre i tide kan agere og sikre, at økonomien bliver på sporet. Er det nødvendigt at korrigere byggeopgaven, skal det ske så tidligt i processen som muligt, da væsentlige ændringer ikke kan gennemføres i byggeriets afsluttende faser. En nærmere definition af de for-skellige faser er angivet i bilag 4. En væsentlig forudsætning er, at Regionen er bevidst om de grundlæggende ønsker og behov, byggeopga-ven skal dække. Det er Region Nordjyllands erfaring, at mange projektoverskridelser skyldes, at bygherren selv gennem projektforløbet har større byggeambitioner, end der reelt er afsat midler til. Her ligger der for Regionen en stor opgave i sammen med brugerne at skitsere løsninger, der er i overensstemmelse med den økonomiske ramme. For at sikre økonomien igennem hele byggeriet stopper muligheden for bygningsmæssige ændringer med projektforslaget. Det vil sige, at der skal vægtige argumenter til for at indarbejde ændringer i projektet efter dette tidspunkt. Hvad angår inventar og apparatur fastlægges de endelige løsninger dog først senere i pro-jektforløbet med henblik på at kunne indarbejde de nyeste teknologier. En forudsætning for en sikker projektøkonomi er en god kvalitetssikring af, at det udbudte projekt indeholder alle bygherrens nødvendig ønsker og at alle ydelser er beskrevet. Hvis der er ydelser, der på projekterings-tidspunktet ikke er defineret præcist, bør disse udbudsmæssigt udskydes i forhold til hovedudbuddet og økonomien medtages som et senere tilkøb. Regionens erfaring er, at bygherreusikkerhed i forbindelse med udbud medfører for høje tilbudspriser og efterfølgende for store træk på kontoen for uforudseelige udgifter. Foruden ændringer i bygherrens ønsker i løbet af byggeprocessen kan også ændringer i konjunkturforhold sætte projektets budget under pres og nødvendiggøre en reduktion i f.eks. byggeriets omfang, udstyrsniveau eller kvalitet. I forbindelse med budgettering af projektet afsætter Region Nordjylland en budgetreserve på 5% af den sam-lede investeringsramme. Formålet med budgetreserven er bl.a. at kunne imødegå udgifter, det ikke er muligt at forudse på nuværende tidspunkt f.eks. som følge af udvikling i ny teknologi og nye behandlingsmulighe-der. Budgetreserven afsættes ud over midler til imødegåelse af sædvanlige uforudseelige udgifter. Regionen har endvidere i henhold til tilsagnsvilkårene et prioriteret katalog over de umiddelbare projekttil-pasninger, der konkret kan gennemføres, hvis der opstår budgetproblemer, så den fastlagte investerings-ramme overholdes.

4.6 Løbende styring

Kontoplan Etableringen af Nyt Aalborg Universitetshospital er opdelt i selvstændige byggeafsnit, og der oprettes en kontoplan for hvert anlægsprojekt, således at de enkelte projekter kan styres frem til anlægsregnskab. Kon-toplanen opbygges således, at der kan trækkes oplysninger svarende til hovedposter i det detaljerede bud-get. Kontoplanerne understøtter regionens styringsbehov og er i overensstemmelse med Indenrigs- og sund-hedsministeriets ”Budget og regnskabssystem for regioner”. Fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet tilknyttes særlige autoriserede grupperinger vedrørende finansiering, hensættelser, låneoptag mv. Indeksering Ved pris- og lønregulering af kvalitetsfondsmidlerne benyttes PL-indekset for regionale anlægsudgifter i overensstemmelse med Finansministeriets udmelding herom.

13

Anlægsudgifterne prisreguleres efter principperne i statens cirkulære om pris og tid på bygge- og anlægsar-bejder. Byggeomkostningsindekset anvendes ved prisreguleringen. Løbende disponeringer Behandlingen af regnskabsbilag er tilrettelagt i overensstemmelse med Region Nordjyllands retningslinier. Al bilagsbehandling foretages elektronisk i overensstemmelse med lov om offentlige betalinger. Rådgiver udarbejder en foreløbig godkendelse af udbetalinger på entrepriser, som efterfølgende bekræftes af bygherren, hvorefter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. På tilsvarende måde skal aftaler om ekstra arbejder indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Det gælder alle udgifter uanset størrelse. I bilag 5 er vist proceduren, der skal sikre en entydig bilagsgang i forbindelse med håndtering af fakturaer og aftalesedler. Af bilag 6 fremgår en mere generel beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører. Afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet I forbindelse med økonomistyringen af Kvalitetsfondsprojektet Nyt Aalborg Universitetshospital anvendes to forskellige systemer: ØS Indsigt og projektstyringsværktøj. Der er ikke direkte integration mellem de to sy-stemer, og der vil derfor blive foretaget afstemning mellem systemerne. I begge systemer benyttes identisk kontoplan. Projektstyringsværktøjet indeholder bl.a. oplysninger om: • Investeringsprofil og anlægsbevillinger • Alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører (jf. bilag 4) • Udbetalinger (til rådgivere, entreprenører, indeksering, andre) ØS-Indsigt indeholder dokumentation for alle afholdte udgifter tillige med det indeværende års rådighedsbe-løb. Ved årsskiftet sker der en automatisk overførsel af saldi i ØS-Indsigt til nyt regnskabsår. Med udgangspunkt i den identiske kontoplan kan der fra både ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet ud-trækkes en oversigt med samme gruppering, således at de afholdte udgifter registreret i systemerne kan holdes op mod hinanden. I projektstyringsværktøjet etableres en afstemningsskabelon til udarbejdelse og dokumentation af afstemninger mellem de to systemer. Afstemning vil blive foretaget løbende og mindst en gang i kvartalet og vil således altid være på plads inden rapportering til Forretningsudvalg og Regionsråd (jf. afsnit 6) og i forbindelse med rapportering til Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Risikobaseret økonomistyring Der er en tæt sammenhæng mellem økonomistyringen og risikostyringen, hvorfor der anvendes risikoindika-torer i den løbende økonomistyring via brugen af projektstyringsværktøjet. Dette er beskrevet nærmere i afsnit 5.4. Endvidere er der udarbejdet en særskilt procedure for effektiv håndtering af entreprenørkonkurs (bilag 8). Fordelingsnøgler Kvalitetsfondsbyggeriet er ikke det eneste byggeri, der etableres på matriklen i Øst. Der er derfor udarbejdet to fordelingsnøgler til fordeling af fællesudgifter som f.eks. hegn om byggeplads, veje og parkeringspladser. Den ene fordelingsnøgle anvendes til at fordele udgifter mellem kvalitetsfondsbyggeriet og regionale an-lægsprojekter, mens den anden fordelingsnøgle udover førnævnte byggerier også inkluderer udgifter vedrø-rende byggeriet af SUND. Fordelingsnøglerne er godkendt på regionsrådets møde d. 18. november 2014. Den konkrete håndtering af bilag, der skal fordeles fremgår af bilag 5.

4.7 Anlægsregnskab

Anlægsregnskab aflægges på grundlag af registreringerne i ØS-Indsigt i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets regnskabsregler og bestemmelserne i Regionens Økonomiguide.

14

Selve anlægsarbejdet for de enkelte anlægsprojekter anses for afsluttet, når der har været gennemført en mangelfri gennemgang af byggeriet, og der er udstedt ibrugtagningstilladelse. Der vil blive aflagt anlægsregnskaber for hver etape i det omfang, byggeriet etapeopdeles.

4.8 Uvildig controlling

Som et væsentligt princip i styringen af kvalitetsfondsprojekterne skal der inddrages eksterne, uvildige eks-perter med særlig viden om styring af større byggeprojekter og revisionsmæssige kompetencer. I henhold til ”Aftale om regionernes økonomi for 2012” udarbejdes der for hvert kvalitetsfondsprojekt kvar-talsvise, revisionspåtegnede redegørelser til Regionsrådet, som også danner grundlag for Indenrigs- og Sundhedsministeriets opfølgning.

Jf. afsnit 6 afgiver den eksterne controller en gang årligt en statusrapport til Regionsrådet om projektet.

15

5. Risikostyring

5.1 Formål med risikostyringen

Det overordnede formål med risikostyringen er at sikre, at projektet kan gennemføres uden unødige overra-skelser og inden for de fastsatte tids- og økonomiske rammer. Risikostyringen indebærer en løbende vurde-ring af projektets risici og usikkerheder samt etablering af et overblik over risikoscenarierne. På den bag-grund iværksættes handlinger på grundlag af en på forhånd defineret risikopolitik. Risikostyringen retter sig mod tre mål: økonomi, tid og kvalitet. Risikostyringens metodik er at:

identificere hændelser, der potentielt kan få indflydelse på de fastsatte mål for projektet

skabe grundlag for, at der kan tages kvalificerede beslutninger vedrørende risikoreduktion og opfølgning på identificerede risici

skabe overblik over roller og ansvar i risikostyringen. Risikostyringen i projektet består af flere elementer tilpasset projektets forskellige faser og de udfordringer, der særligt er knyttet til hver fase. De forskellige elementer er illustreret i nedenstående figur og beskrevet uddybende nedenfor:

Projektgranskning

Risikoregister

Risikostyring i byggeprocessen Risikostyringen indgår i alle de elementer, der arbejdes med i projektet og er dermed et ansvar for alle relevante medarbejdere i henhold til de principper, der er beskrevet i styringsmanualen. Desuden nedsættes en risikoledelsesgruppe med repræsentanter fra Bygherre, totalrådgiver og byggeledelse, der har som særligt ansvarsområde at udvikle og koordinere det samlede risikoarbejde. Risikoledelsesgruppen har til opgave at udarbejde risikohåndbøger og kvartalsvise risikorapporter.Endvidere skal gruppen vedligeholde risikoregistere.Det er en forudsætning for risikoarbejdet, at totalrådgiver og byggeledelsen benytter de identiske risikostyrings- og kalkulationsværktøjer, således at risici er sammenlignelige på tværs.

5.2 Projektgranskning

Et vigtigt element i risikostyringen i projektet er projektgranskning, der er en dokumenteret, sammenhæn-gende og systematisk gennemgang af et projekt for at vurdere projektets evne til at opfylde specificerede og underforståede krav samt for at identificere problemer. Projektgranskningen bør finde sted i alle projektets faser indtil udførelse.

16

Ved projektgranskningen kan man f.eks. sikre, at

der er et entydigt aftalegrundlag

der er sammenhæng mellem bygherrens forventninger, løsningsforslag, budget og tidsplan

løsningsforslag til udformning, funktion og byggetekniske detaljer er i overensstemmelse med gældende forskrifter og god byggeskik

der kommer fokus på dispositioner og løsninger, hvor sandsynligheden for svigt og byggeskader er størst

der er sammenhæng i grænseflader mellem forskellige entrepriser. Projektgranskning er en integreret del af hele programmerings- og projekteringsforløbet og foregår således ikke efter, men samtidig med at valgene træffes. Alle parter i byggeriet skal granske egne ydelser. For Region Nordjylland som bygherre er der tre hovedopgaver i den forbindelse: 1. En overordnet granskning af rådgivernes projekt. Her kontrolleres, om projektet lever op til

byggeprogrammets hovedkrav . Der skal være fokus på, om der er sammenhæng mellem projektet og de krav, bygherren har til byggeriets fremtidige drift – funktion, levetider, totaløkonomi mv.

2. Region Nordjylland skal sikre, at rådgiveren foretager en nøjere granskning af projektets byggetekniske detaljer og overordnede sammenhæng – om projektet hele vejen rundt er i overensstemmelse med god byggeskik.

3. Endelig skal Region Nordjylland sikre, at projektgranskningen fører til den nødvendige handling. Det sker blandt andet gennem løbende opfølgning på byggemøder.

For at optimerer projektets granskning indgår digital granskning af projekt-/udbudsmateriale og udførelses-tidsplaner som et centralt, forebyggende element i den systematiske risikostyring i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Den digitale granskning indebærer, at der inden iværksættelse af udbud sker en systematisk gennemgang af projektets digitale 3D-modeller med henblik på at sikre, at der kan udbydes et færdigprojekteret og bygbart projekt. Herudover anvendes lokationsbaseret tidsplanlægning som grundlag for projektets udførelse, hvilket giver en væsentlig mere effektiv arbejdstilrettelæggelse for de enkelte entrepriser. I bilag 7 beskrives de nærmere forhold omkring digital granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning

5.3 Risikoregister

Der vil i projektet blive opbygget et risikoregister, der identificerer og dokumenterer de enkelte risici, der lig-ger ud over de bygningsmæssige risici, der håndteres i forbindelse med den digitale granskning. Risikoregi-steret giver et overblik over risici, en rangordning af disse ud fra sandsynlighed og konsekvens (økonomi, tid eller kvalitet), et eller flere forslag til løsninger og en placering af ansvaret for udførelse af løsninger, herun-der håndteringen af sammenhængende risici. Arbejdet med risikoregistret igangsættes ved at projektafdelingen på baggrund af erfaringer fra tidligere byg-geprojekter indledningsvis identificerer og beskriver centrale risikoelementer. Disse kan relatere sig til for-skellige dele i projektet (f.eks. planprocessen, økonomi, tidsplan, organisering, projektering, udbud, bygge-processen). Dette udkast til risikoregister vil efterfølgende blive valideret ved inddragelse af relevante interne og eksterne parter samt gennem drøftelser i risikoledelsesgruppen Risikoregisteret vil løbende blive opdate-ret med revideret status på risici. Endvidere tilføjes nye risici og tilsvarende fjernes risici, der ikke længere er relevante. For hver risiko opgøres: 1. En beskrivelse af den identificerede risiko og årsagen til at den kan optræde 2. En kategorisering af risikoen (hvor, hvordan og hvornår den kan optræde i projektforløbet) 3. En beskrivelse af tiltag, der har til formål at minimere sandsynligheden og konsekvenserne af, at den

pågældende risiko optræder samt en angivelse af, hvornår disse tiltag skal gennemføres. 4. Vurdering af risikoens potentielle effekt på projektet i form af en bedømmelse af risikosandsynlighed og -

konsekvens. 5. En risikoejer, der har ansvaret for, at aktioner relateret til risikoen bliver udført.

17

Risici vurderes på følgende parametre:

Økonomi

Tid

Kvalitet

Sandsynlighed

Risikoprofil (Trafiklys) – rød, gul eller grøn risiko

De anførte parametre som der vurderes risici ud fra, beskrives nærmere i det følgende: Eksempel på risikolog ligger som bilag til risikomanualen. (Bilag 1) Kvalitet Kvalitet vurderes i forhold til opfyldelse af Ekspertpanelets forudsætninger målt på fleksibelt byggeri, høj patientsikkerhed og gode patientforhold samt bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse end tidligere (effektivisering).

1. Risikoen har ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger

2. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger.

Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger

3. Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger.

Dette kan give kritiske bemærkninger

4. Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger.

Det vil give kritiske bemærkninger

5. Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger

Ud over de kvalitative data skal en risiko i udgangspunktet også beskrives kvantitativt. Dette gøres ved at vurdere konsekvensen for økonomi og tid i henhold til nedenstående skalaer. Det skal tilstræbes, at flest mulige effekter af risiko beskrives kvantitativt. Økonomi Følgende skala anvendes i vurderingen af den økonomiske konsekvens når/hvis en risiko materialiseres:

1. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 5 mio.

2. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 10 mio.

3. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 50 mio.

4. En samlet effekt på projektøkonomien på op til kr. 125 mio.

5. En samlet effekt på projektøkonomien på over kr. 125 mio.

Tid Følgende skala anvendes i vurderingen af den tidsmæssige konsekvens når/hvis en risiko materialiseres:

1. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet en uge eller mindre

2. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til en måned

3. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til to måneder

4. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet op til fem måneder

5. den anførte risiko kan forsinke afslutningen af kvalitetsfondsprojektet seks måneder eller mere

Sandsynlighed Når der er foretaget en konsekvensevaluering inden for kvalitet, økonomi og tid, anføres en samlet konse-kvensscore. Den samlede konsekvensscore er den højeste konsekvensscore fra hver af de tre konsekven-ser.

18

Der skal bruges en fast skala til vurdering af sandsynligheden af identificerede risici. Der skal bruges en fem-trins-skala med følgende definitioner:

1. 0-9 pct. (Risikoen indtræffer næsten aldrig)

2. 10-19 pct. (Risikoen indtræffer ca. hver femte gang eller sjældnere)

3. 20-39 pct. (Risikoen indtræffer hver tredje gang eller sjældnere)

4. 40-59 pct. (Risikoen indtræffer ca. hver anden gang)

5. < 60 pct. (Risikoen indtræffer næsten hver gang)

Risikoprofil (Trafiklys) – rød, gul eller grøn risiko Afslutningsvis beregnes hver risikos samlede risikoscore som ”samlet konsekvensscore” x ”sandsynligheds-score”. Projektets risici kan efterfølgende illustreres i en figur som nedenstående.

Vurderingen er grundlag for, at hver enkelt risiko kan indplaceres i grøn, gul eller rød zone. For projektet som helhed kan der således dannes et overblik over antallet af risici i de tre zoner.

5.4 Risikostyring i byggeprocessen

Risikostyringen i selve byggeprocessen vedrører tid og økonomi og håndteres via Regionens projektsty-ringsværktøj. Økonomi I forbindelse med gennemførelse af byggefasen er det nødvendigt, at regionen løbende har overblik over alle økonomiske risikoparametre. Da alle budgetposter fra investeringsprofilen, bevillinger, aftaler og udbeta-linger er inddateret i projektstyringsværktøjet, danner det grundlag for den økonomiske risikostyring. Systemet giver et overblik over og vurdering af de afholdte uforudseelige udgifter i forhold til de midler, der er afsat hertil. Der tages højde for, at forbruget af tillægsydelser ikke er jævnt fordelt over byggeperioden og heller ikke på de enkelte entrepriser. På baggrund af erfaringer opnået i tidligere byggeprojekter fastsættes et maksimalt forbrug på tillægsydelser i forhold til den økonomiske fremdrift. En anden vigtig del af risikostyringen består i at have et overblik over mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgivere, som bygherren ikke er enig i. Så snart kravet er kendt, er det byggelederens ansvar at foretage en vurdering af den sandsynlige økonomiske risiko for hvert krav samt at registrere dette i projektstyringsværktøjet. Systemet giver således et overblik over samtlige krav og en vurdering af deres økonomiske konsekvens. Tid

19

Den tidsmæssige styring foretages på to niveauer. Det overordnede niveau foretages i regionens projektsty-ringsværktøj, mens regionens rådgiver, der varetager byggelederrollen, løbende via den overordnede pro-jekttidsplan og arbejdstidsplanerne skal sikre, at fremdriften på byggepladsen følger de arbejdsgange, der ligger til grund for arbejdsrækkefølgen aftalt mellem bygherren og de enkelte entreprenører. Projektstyringsværktøjet tager udgangspunkt i, at der på en byggeplads er en fuld sammenhæng mellem mandskab, omsætning og fremdrift. Derved er det muligt via den økonomiske omsætning at danne et robust overblik over projektets tidsmæssige fremdrift. Projektstyringsværktøjet kan således ved hjælp af denne opgørelse over forbrug af personale på byggeplad-sen følge byggeriets fremdrift og byggelederen kan herudfra iværksætte eventuelle tiltag for at bringe frem-driften på rette forløb.

20

6. Rapportering

Rapportering vedrørende projektet skal sikre, at man på politisk og administrativt ledelsesniveau til stadighed har et retvisende billede af projektets status og fremdrift.

6.1 Målgruppe

I et projekt af denne størrelse skal der rapporteres til flere forskellige niveauer i organisationen, ligesom der skal finde en rapportering sted til statslige myndigheder, Sundheds – og Ældreministeriet. Rapporteringen vil således skulle rette sig imod:

Den administrative del af byggeorganisationen

Det politiske niveau i Region Nordjylland

Statslige myndigheder

6.2 Hyppighed for rapporteringen

I henhold til ”Aftale om regionernes økonomi for 2012” udarbejdes kvartalsvise, revisionspåtegnede redegø-relser til regionsrådene, som også danner grundlag for Sundheds – og Ældreministeriet opfølgning. Det fast-lægger kadencen for rapporteringen til Regionsrådet, som indpasses i den ordinære aktivitets- og økonomi-opfølgning. Den Politiske Følgegruppe behandler den kvartalsvise rapportering inden forelæggelse for Re-gionsrådet. En gang årligt afgiver den eksterne controller en statusrapport til Regionsrådet om projektet.

6.3 Indhold i rapporteringen

Overordnet rapporteres om:

Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er meddelt i forbindelse med endeligt tilsagn om kvalitetsfondsmidler

Opfyldelsen af de forudsætninger og bevillinger, der er angivet i Regionsrådets anlægsbevilling Mere konkret vil rapporteringen ske i forhold til følgende parametre:

Økonomi: rapportering i forhold til de afgivne bevillinger, det udarbejdede budget samt det realiserede og forventede forbrug. I forbindelse med årets sidste rapportering skal oplyses om overførsler af over-/underskud i forhold til rådighedsbeløbet.

Tid: rapportering i forhold til den gældende fremdriftsplan

Kvalitet: rapportering i forhold til om projektet fortsat lever op til de indholdsmæssige kriterier som nævnt i ansøgningen

Risiko: rapportering i forhold til de kortlagte risikofaktorer og de beskrevne handlingsplaner, herunder sammenhæng mellem økonomisk forbrug og tidsplan

Rapporteringen sker efter en fastlagt skabelon, der er beskrevet i ”Regnskabsinstruks til behandling af til-skud fra Kvalitetsfonden til sygehusbyggeri”. Af 26. juni 2014

6.4 Ansvar for rapporteringen

Projektafdelingen for Nyt Universitetshospital Aalborg er ansvarlig for rapporteringen til Regionsrådet samt Sundheds – og Ældreministeriet.

21

Efter modtagelse af endeligt tilsagn om støtte fra kvalitetsfonden er Projektafdelingen ligeledes ansvarlig for fremsendelse af detaljeret udgiftsprofil til Indenrigs- og Sundhedsministeriet jf. brev af 17. januar 2011.

22

7. Dokumentation og arkivering

I forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetssygehus er det en særlig udfordring at etablere en systematisk dokumentation og arkivering af relevant materiale i projektet. Regionen skal i den forbindelse leve op til kravene i følgende love:

Forvaltningsloven

Offentlighedsloven

Persondataloven

Arkivloven Derudover bør regionen følge god forvaltningsskik, som ifølge Ombudsmandens årsberetning 1993 indebæ-rer følgende: ”..god forvaltningsskik tilsiger, at en myndighed i almindelighed bør foretage systematisk jour-nalisering af indkommen og udgående post, og at dette i særlig grad må gælde, hvor undladelse vil stride mod hensynet til borgernes adgang til aktindsigt..”. Projektet er omfattet af lov om offentlig byggevirksomhed, og dermed også, jf. Bekendtgørelse nr. 118 af 6. februar 2013 om krav til anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i byggerier, og der er på den baggrund udarbejdet en redegørelse, der beskriver valg og brug af IKT-værktøjer og arbejdsmetoder, herunder bl.a.:

Digital kommunikation og brug af projektweb

Brug af 3D bygningsmodeller

Gennemførelse af digitalt udbud og tilbud

Aflevering af digitale data

Ovennævnte bekendtgørelse indebærer desuden, at der skal anvendes projektweb i forbindelse med sagens gennemførelse. Til opfyldelse heraf er valgt iBinder, som anvendes af sagens parter (bygherre, totalrådgiver, byggeledelse, øvrige bygherrerådgivere og entreprenører. I forbindelse med arkivering anvender projektet regionens Elektroniske Sags- og Dokument Håndterings (ESDH) system og følger de fælles retningslinjer, der er gældende for brugen heraf.

23

8. Aftale- og kontraktforhold

Der er efter afholdelse af projektkonkurrence i henhold til EU’s udbudsdirektiv indgået aftale med konsortiet Indigo som totalrådgiver. Byggeledelse er ikke omfattet af aftalen med Indigo, og der er derfor efter EU-udbud indgået aftale med Niras om denne ydelse. Der er desuden indgået enkelte aftaler om særlig bygher-rerådgivning vedrørende afgrænsede problemstillinger, hvilket også forventes at ske fremover, idet der ikke planlægges indgået aftale med en gennemgående bygherrerådgiver. Udbudsstrategi for entreprenørydelser er ikke endeligt vedtaget endnu, men det er forudsat i aftalerne med totalrådgiver og byggeledelse, at byggeriet som udgangspunkt udbydes som fagentrepriser i offentligt udbud i henhold til EU’s udbudsdirektiv, idet valg af entreprise-/udbudsform i øvrigt vil ske på grundlag af markeds-situationen på udbudstidspunktet, og regionens evt. ønsker om etapevis udbud og gennemførelse af bygge-riet. Aftale-/-udbudsgrundlag er under udarbejdelse med bistand fra totalrådgiver og ekstern juridisk rådgiver.

24

9. Kommunikationsstrategi og brugerinddragelse

Region Nordjylland har udarbejdet en overordnet kommunikationsstrategi. Den sætter rammen for kommu-nikation om det nye universitetshospital frem til ibrugtagelse. Strategien følges op med delplaner og kommu-nikationsplaner for udvalgte aktiviteter i processen. Strategien sikrer sammenhængen til Region Nordjyllands overordnede kommunikationspolitik. Der udarbejdes endvidere en overordnet plan for brugerinddragelsen i relation til hver af projektets faser. I hver fase gennemføres en række møder og øvrige aktiviteter i relation til projektets målgrupper og delområ-der.

25

Bilag 1: Sager vedr. Nyt Universitetshospital Aalborg behandlet i Regionsråd eller Forretningsudvalg

Dagsorden Udvalg Beslutningsdato

Temamøde om udbygningsplanerne på Aalborg Sygehus Regionsrådet 29. november 2006

Orientering om processen for ekspertpane-lets arbejde samt udmøntning af midler til sygehusinvesteringer Forretningsudvalget 5. maj 2008

Status vedrørende ekspertpanelets besøg den 17. juni 2008 Forretningsudvalget 9. juni 2008

Ekspertpanelet vedr. sygehusinvesteringer - screeningsmateriale Regionsrådet 19. august 2008

Orientering om Ekspertpanelets indstilling vedrørende sygehusbyggerier i Region Nordjylland Forretningsudvalget 1. december 2008

Drøftelse af Erik Juhl-udvalgets indstilling vedrørende sygehusbyggerier i Region Nordjylland Regionsrådet 10. december 2008

Drøftelse af Erik Juhl udvalgets indstilling vedrørende sygehusbyggerier i Region Nordjylland Regionsrådet 16. december 2008

Supplerende redegørelse til Erik Juhl-udvalget vedrørende etablering af nyt Aal-borg Sygehus Regionsrådet 12. maj 2009

Orientering om henvendelse fra Ekspert-panelet af 26. juni 2009 Forretningsudvalget 10. august 2009

Orientering om henvendelse fra Panorama Invest A/S Forretningsudvalget 5. oktober 2009

Anlægsbevilling på 10,0 mio. kr. som øko-nomisk ramme til igangsætning af plan-lægningen af det nye Aalborg Sygehus, Aalborg Øst Regionsrådet 15. december 2009

Antagelse af ekstern rådgiver til planlæg-ningsopgave vedr. Nyt Universitetssygehus i Aalborg Øst Forretningsudvalget 1. februar 2010

Projektorganisation vedrørende Nyt Uni-versitetssygehus i Aalborg Regionsrådet 20. april 2010

Etablering af projektafdeling vedrørende Nyt Universitetssygehus i Aalborg Regionsrådet 18. maj 2010

Ansøgningsmateriale vedr. udvidelse af tilsagn om Kvalitetsfondsmidler til et Nyt Universitetssygehus i Aalborg Regionsrådet 18. maj 2010

Orientering om fordebat og planproces vedrørende Nyt Universitetssygehus Aal-borg Forretningsudvalget 21. juni 2010

Temadag om nyt sygehusbyggeri Regionsrådet 23. september 2010

Antagelse af rådgivningsbistand til forbere-delse af arkitektkonkurrence vedrørende Nyt Universitetssygehus Forretningsudvalget 27. september 2010

26

Nyt Universitetssygehus Aalborg - godken-delse af friholdelseserklæring i forbindelse med fysisk planlægning Regionsrådet 14. december 2010

Nyt Universitetssygehus Aalborg - oriente-ring om forslag til plangrundlag Regionsrådet 18. januar 2011

Orientering om status vedrørende Nyt Uni-versitetssygehus Aalborg Regionsrådet 18. januar 2011

Nyt Universitetssygehus Aalborg - drøftel-se af problemstilling vedrørende den fre-dede ejendom Postgården Forretningsudvalget 7. marts 2011

Nyt Universitetssygehus Aalborg - oriente-ring om endelige forslag til plangrundlag Regionsrådet 14. juni 2011

Nyt Universitetssygehus Aalborg - iværk-sættelse af arkitektkonkurrence Regionsrådet 14. juni 2011

Køb af ejendommen Postgårdsvej 33, 9260 Gistrup Regionsrådet 14. juni 2011

Anlægsbevilling på 35 mio. kr. som øko-nomisk ramme til fortsættelse af planlæg-ningen af Nyt Universitetssygehus Aalborg Regionsrådet 20. september 2011

Nedsættelse af bedømmelseskomité i for-bindelse med valg af konkurrenceforslag til det nye universitetssygehus Regionsrådet 20. september 2011

Prækvalifikation af deltagere i projektkon-kurrencen vedrørende Nyt Universitetssy-gehus Aalborg Regionsrådet 20. september 2011

Nyt Universitetssygehus Aalborg - godken-delse af konkurrencemateriale Regionsrådet 20. september 2011

Ansøgningsmateriale vedrørende endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler til et Nyt Universitetssygehus i Aalborg Regionsrådet 20. september 2011

Afgørelse af navnekonkurrence Regionsrådet 11. oktober 2011

Høring ved Statsrevisorernes beretning nr. 3/2011 om sygehusbyggerier Regionsrådet 7. februar 2012

Nyt Aalborg Universitetshospital Regionsrådet 13. marts 2012

Nyt Aalborg Universitetshospital - Udpeg-ning af vinderprojekt Regionsrådet 26. juni 2012

Tildeling af kontrakt om projektforsikring af Nyt Aalborg Universitetshospital Aalborg Forretningsudvalget 13. august 2012

Nyt Aalborg Universitetshospital - udbud af byggeledelse - prækvalifikation Forretningsudvalget 24. september 2012

Nedrivning af ejendomme i forbindelse med opførelsen af Nyt Aalborg Universi-tetshospital Forretningsudvalget 26. november 2012

Nyt Aalborg Universitetshospital - oriente-ring om byggeretsgivende lokalplan og VVM samt godkendelse af udbygningsafta-le vedrørende infrastruktur Regionsrådet 11. december 2012

Nyt Aalborg Universitetshospital - oriente-ring om kontraktforhold Forretningsudvalget 17. december 2012

Anlægsbevilling på 221 mio. kr. som øko-nomisk ramme til Nyt Aalborg Universitets-hospital Regionsrådet 22. januar 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - anlægs-bevilling på 45,0 mio. kr. til antagelse af byggeledelse m.v. Regionsrådet 26. februar 2013

27

Nyt Aalborg Universitetshospital - udbud af byggeledelse - tildeling af kontrakt Regionsrådet 26. februar 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - ekspro-priation Regionsrådet 19. marts 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - anlægs-bevilling på 23,5 mio. kr. til arealerhvervel-ser Regionsrådet 19. marts 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - oriente-ring om endelige forslag til byggeretsgi-vende lokalplan, miljørapport m.v. Regionsrådet 30. april 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - ekspro-priation Regionsrådet 25. juni 2013

Nyt Aalborg Universitetshospital - anlægs-bevilling på 28,5 mio. kr. til arealerhvervel-ser (Regional finansiering 24 mio. kr. - NAU 4,5 mio. kr.) Regionsrådet 25. juni 2013

Anlægsbevilling på 77,5 mio. kr. til igang-sætning af indledende arbejder på Nyt Aalborg Universitetshospital Regionsrådet 17. september 2013

Rapportering til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse i forbindelse med afslutning af byggeprogrammet for Nyt Aalborg Uni-versitetshospital Regionsrådet 17. december 2013

Byggeprogram, Nyt Aalborg Universitets-hospital Regionsrådet 17. december 2013

Anlægsbevilling på 32 mio. kr. som øko-nomisk ramme til Nyt Aalborg Universitets-hospital Regionsrådet 17. december 2013

Høring ved Statsrevisorernes beretning nr. 2/2013 om sygehusbyggerier II Regionsrådet 17. december 2013

Anlægsbevilling på 63,0 mio. kr. til igang-sætning af indledende arbejder på Nyt Aalborg Universitetshospital - etape II Regionsrådet 20. maj 2014

Dispositionsforslag - Nyt Aalborg Universi-tetshospital Regionsrådet 24. juni 2014

Anlægsbevilling på 81,9 mio. kr. til arealer-hvervelser, fælles infrastruktur m.v. i til-knytning til Nyt Aalborg Universitetshospital (Kvalitetsfondsmidler 50,9 mio. kr. - Regio-nal finansiering 7 mio. kr. og 24 mio. kr. - i alt 81,9 mio. kr.) Regionsrådet 18. november 2014

Taksationskommissionens afgørelse ved-rørende erstatning for arealer til byggeri af Nyt Aalborg Universitetshospital Regionsrådet 18. november 2014

Anlægsbevilling på 23 mio. kr. som øko-nomisk ramme til Nyt Aalborg Universitets-hospital Regionsrådet 16. december 2014

Udbetalingsanmodning og rapportering til Sundhedsministeriet 4. kvartal 2014 - Nyt Aalborg Universitetshospital Regionsrådet 24. marts 2015

Nyt Aalborg Universitetshospital - kendelse fra Taksationskommissionen Regionsrådet 24. marts 2015

Anlægsbevilling på 607,9 mio. kr. til etable-ring af råhus ved Nyt Aalborg Universitets-hospital Regionsrådet 23. juni 2015

Anlægsbevilling på 104,15 mio. kr. til byg-gepladsdrift på Nyt Aalborg Universitetsho- Regionsrådet 23. juni 2015

28

spital (Kvalitetsfondsmidler 89,1 mio.kr. - Regional finansiering 5,7 mio. kr. Udvidet Serviceby og 9,35 mio. kr. til etablering af lokaler til projektafdelingen)

Nyt Aalborg Universitetshospital - kendelse fra Overtaksationskommissionen vedr. arealerstatning Regionsrådet 29. september 2015

29

Bilag 2: Ansvarsbeskrivelse og mødestruktur

Politisk niveau Mødestruktur

Regionsrådet Øverste politiske myndighed og bygherre for Nyt Universitetssygehus Aalborg. Træffer alle beslutninger, der ikke er dele-geret til Forretningsudvalget eller Projekt-afdelingen

Månedlige møder ekskl. juli Temadage Ekstraordinære møder

Forretningsudvalget Fungerer som byggeudvalg for Nyt Uni-versitetssygehus Aalborg, træffer politiske beslutninger som er uddelegeret fra Re-gionsrådet og indstiller beslutninger, der skal træffes af Regionsrådet

Ugentligt ekskl. uger, hvor der afholdes Regi-onsrådsmøder

Politisk Følgegruppe

Følgegruppen skal på vegne af Forret-ningsudvalget og Regionsrådet følge etableringen af Nyt Universitetssygehus Aalborg

Ca. 1 gang pr. måned

Administrative enheder

Direktion Direktionen fungerer som administrativ styregruppe for byggeriet

Ugentlige møder

Projektledelse

Øverste ansvarlige ledelse for gennemfø-relse af projektet Nyt Universitetssygehus Aalborg.

Projektafdeling Leder af Projektafdelingen: Projektchefen for Nyt Universitetssygehus Aalborg er den daglige administrative leder af projektet og Regionens bygherrerepræ-sentant. Ansvarlig for gennemførelse af byggeriet inden for projektets rammer.

Eksterne rådgivere Totalrådgiver Byggeledelse Diverse bygherrerådgivere (tekniske og juridiske)

Samarbejdsorganer mellem bygherre og rådgiver

Styregruppe Risikoledelsesgruppe

30

Bilag 3: Budget og regnskabsbegreber

De anvendte budget- og regnskabsbegreber er defineret i Region Nordjyllands økonomiguide og ses i tabel-len nedenfor. Budget og bevilling

Bevilling Regionsrådets bemyndigelse til den ansvarlige ledelse til at afholde udgifter og erhverve indtægter til en opgave i overensstemmelse med de beløbsmæs-sige og materielle forudsætninger for bevillingen. I forbindelse med anlægsprojektet Nyt Universitetssygehus Aalborg godken-der Regionsrådet ansøgning om endeligt tilsagn om Kvalitetsfondsmidler, hvori der er beskrevet en investeringsprofil for det samlede anlægsprojekt. Denne investeringsprofil svarer til bevilling til anlægsprojektet.

Rådighedsbeløb Herved forstås beløb, der er opført i de enkelte år på investeringsprofilen i det endelige tilsagn til Kvalitetsfondsprojektet. Beløbene angiver de maksimale årlige rådighedsbeløb. Summen af rådighedsbeløbene = den samlede bevil-ling til et anlægsprojekt.

Anlægsbevilling

Regionsrådets godkendelse af/frigivelse af rådighedsbeløb, som er opført på Kvalitetsfondsprojektets investeringsprofil.

Regnskab

Varemodtagelse Varemodtageren kvitterer for: - at Region Nordjylland har modtaget den omhandlede vare/ydelse - at kvalitet, mængde og pris er kontrolleret - at ydelser beroende på et kontraktforhold er i overensstemmelse med

dette

Kontering Fakturaer konteres på den relevante konto i det rigtige regnskabsår. Med rig-tigt regnskabsår henvises til transaktionsprincippet. Det betyder, at varen er modtaget / ydelsen leveret i det pågældende regnskabsår.

Attestation Den attesterende har ansvaret for: - at der er kvitteret for varemodtagelse og - at bilaget er konteret i overensstemmelse med indhold og på det rigtige

regnskabsår.

Anvisning Anviser indestår for: - at det anviste beløb har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslut-

ning og

- at bilaget er behørigt attesteret

31

Bilag 4: Definition af de forskellige faser i projektet

Programmering Programoplæg Programoplægget konkretiserer visioner, forventet produktion, afledte driftsmæssige konsekvenser ved forventet og fuld drift samt principielle krav til byggeriet. Programoplægget er det indledende dokument i programfasen. Hovedindholdet er syge-husfagligt og i mindre grad byggeteknisk.

Byggeprogram Hovedindholdet i byggeprogrammet er en koordineret sammen-fatning af krav til og forudsætninger for byggeriet. Byggepro-grammet er det afsluttende dokument i programfasen. Hensig-ten er at få konkretiseret byggeopgaven i byggeteknisk forstand, så der foreligger et anvendeligt materiale til udarbejdelse af projektforslag og projektering.

Projektforslag Dispositionsforslag Dispositionsforslaget er udarbejdet på grundlag af det vedtagne byggeprogram og fastlægger opgavens idemæssige hovedlinje og de vigtigste tidsmæssige og økonomiske data.

Projektforslag Projektforslaget er udarbejdet på grundlag af dispositionsforsla-get. Det angiver opgavens tekniske og økonomiske detaljer i en sådan grad, at alle afgørende beslutninger om projektets miljø-mæssige, æstetiske, funktionelle, tekniske og økonomiske løs-ninger er truffet og indgår i forslaget.

Projektering Forprojekt Forprojektet omfatter en viderebearbejdning af projektforslaget, herunder en detaljeret udformning af delfunktioner med rumskema for hvert rum med detaljerede oplysninger om instal-lationer og fast inventar og detaljeret forslag til materialevalg for de enkelte bygningsdele. Detaljeringsniveauet er i et sådant omfang, at det kan danne grundlag for myndighedsgodkendel-se. Forprojektet indgår som en integreret del af hovedprojektet.

Hovedprojekt Hovedprojektet fastlægger opgaven entydigt og med en sådan detaljeringsgrad, at det kan danne grundlag for endelig afklaring af byggetilladelsens betingelser samt for udbud og udførelse.

Udbud og licitation Udbud af entrepriser kan ske på baggrund af hovedprojektet

Udførelse Udførelsen sker på baggrund af hovedprojektet

32

Bilag 5: Procedure for godkendelse af aftaler og fakturaer

Nedenfor beskrives godkendelsesproceduren gældende for:

Fakturaer som modtages fra leverandører/entreprenører

Registrering af aftaler og accepter Proceduren gælder alle udgifter uanset størrelse. Det er illustreret i nedenstående figur.

Faktura Ved bilagsbehandlingen skelnes mellem to typer: 1. Honorar til totalrådgiver, bygherrerådgiver, bygherreleverancer og bygherreudgifter som styres af byg-

herre - tekniker 2. Entreprenørydelser mv. som styres af byggeledelse Ad. 1) Hvis der er tale om en faktura, der skal godkendes direkte af bygherren, godkender tekniker eller an-den medarbejder fra Projektafdelingen inden bogføring og anvisning. Illustreret ved sagsgang 1 på ovenstå-ende tegning. Ad. 2) Byggeledelsen udarbejder indstilling af udbetalinger, som efterfølgende bekræftes af bygherre, hvor-efter bogføring og betaling sker i ØS-Indsigt. Byggeledelsens indstilling skal vedlægges stadeopgørelse. Fakturaer, som godkendes af byggeledelse, godkendes også af en tekniker fra Projektafdelingen. Derefter ekspederes den til økonomifunktionen i Projektafdelingen, hvor to medarbejdere henholdsvis bogfører og anviser fakturaen, inden udbetaling finder sted. Illustreret ved sagsgang 2 på ovenstående tegning. Fakturaer modtages elektronisk i ØS Indsigt og fremsendes fra Projektafdelingen til rådgiveren til godken-delse og registrering i projektstyringsværktøjet. Der er således identiske oplysninger i ØS-Indsigt og projekt-styringsværktøjet. Ved fakturaer, der godkendes af bygherren alene, er det bygherren, som registrerer op-lysningerne i projektstyringsværktøjet. Teknikeren vurderer altid i forbindelse med godkendelsen af en faktura, om udgiften skal fordeles efter en af de godkendte fordelingsnøgler jf. Økonomiafsnittet. Hvis dette er tilfældet påføres teknikeren den pågælden-de fordelingsnøgle på fakturaen.

33

Aftaler/accepter I anlægsprojektets forskellige faser indgås en række aftaler og accepter, der binder både bygherren og de eksterne parter, der indgås aftaler med. Det gælder både for rådgivningsopgaver og entreprisearbejder. Det drejer sig om:

Rådgivningsaftale med totalrådgiver

Aftaler om ekstra rådgivning (enten med totalrådgiver eller øvrige rådgivere)

Aftaler med entreprenører

Aftalesedler (vedr. uforudsete arbejder, der ikke er omfattet af en accept med bygherren)

Vejrligsaftaler

Andre aftaler Økonomiske aftaler med både rådgivere og entreprenører oprettes og udskrives via projektstyringsværktøjet der dermed indeholder en oversigt, der viser omfanget af alle indgåede økonomiske aftaler med både rådgi-vere og entreprenører. Aftaler om ekstra arbejder (aftalesedler) indstilles af rådgiver inden bygherrens godkendelse. Rådgiver op-retter aftalesedler via projektstyringsværktøjet og indhenter entreprenørens underskrift med henblik på frem-sendelse til bygherres godkendelse/underskrift. Efter godkendelse/underskrift fremsendes kopi til entrepre-nøren. Projektstyringsværktøjet indeholder dermed en oversigt for indgåede aftalesedler. Jf. afsnit 5.4 registrerer en rådgiver ligeledes mulige udgifter som følge af krav fra entreprenører og rådgive-re, som bygherre ikke er enig i. Inventar Inventar opgøres og registreres i regionens bygningsdatabase på rumniveau, således der inden byggeriets start er en samlet opgørelse rum for rum for al inventarbehov i nybyggeriet. I forbindelse med opgørelsen registreres det ligeledes, hvilke inventardele der overføres fra den eksisterende bygningsmasse og hvilke, der skal nyanskaffes. For de inventargrupper, som Region Nordjylland selv indkøber, vil de opgjorte behov overføres til regionens ILS system, hvor de prissættes. Denne prissætning anvendes til økonomisk disponering i forbindelse med fastsættelse af den endelige projektøkonomi. For inventargrupper, hvor rådgiverne er regionen behjælpelig med beskrivelse og udbud, vil rådgiverens budgetberegninger anvendes til økonomisk disponering. I forbindelse med gennemførelse af de faktiske indkøb anvender regionen ILS systemet for gennemførelse af indkøb, varemodtagelse og betaling. I forbindelse med den kvartalsvise afstemning mellem ØS-Indsigt og projektstyringsværktøjet vil de indgåede aftaler, disponeringer og løbende udbetalinger fra ILS ligeledes blive registreret i projektstyringsværktøjet på sumniveau.

34

Bilag 6: Beskrivelse af beslutningskompetencer i samarbejde med totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører

I forbindelse med udførselsfasen af Nyt Aalborg Universitetshospital har bygherre fundet det formålstjenstligt at udarbejde et tillæg til projektets styringsmanual i form af nærværende beskrivelse af beslutningskompe-tencer i samarbejdet mellem totalrådgiver, byggeledelse og entreprenører. Formålet er, at skabe et fælles ejerskab til den løbende kommunikation og overholdelse af beslutningsprocesser i projektets udførelsesfase. Under udførelsesfasen er det byggeledelsens, NIRAS, ansvar løbende at samle op på projektafklaringer og deraf eventuelle tillægskrav, som entreprenører måtte rejse. En kontinuerlig opfølgning er central i forhold til at imødegå en ophobning af krav. I den sammenhæng indgår ugentlige byggemøder som et vigtigt led i for-hold til at sikre en god og løbende kommunikation mellem entreprenører, totalrådgiver og byggeledelse. Det er byggeledelsens opgave at forelægge opståede problemer og eventuelle forslag til projektændringer under udførelsen for projekteringsledelsen og træffe aftale om, hvordan sådanne problemer eller ændringer håndteres. Projektafklaringer og tillægskrav drøftes dog indledningsvist med projektets totalrådgiver, Indigo, med hen-blik på at nå en løsning uden inddragelse af bygherren. Bygherre deltager dog i byggemøderne, hvorfor der på et tidligt stade kan foretages en afvejning og filtrering af krav fra entreprenører. Hverken byggeledelse eller totalrådgiver har dog mandat til at træffe beslutning om ændringer, der har be-tydning af økonomisk, tidsmæssig og/eller kvalitetsmæssig karakter. Byggeledelsen har derfor ikke et selv-stændigt regnskab, men arbejder direkte i bygherres byggeregnskab. Alle tillægs – og fradragsaftaler admi-nistreres således i bygherrens projektstyringsprogram. Beslutningsprocesserne i projektets udførselsfase er skitseret i nedenstående figur:

35

Bilag 7: Digital granskning og lokationsbaseret tidsplanlægning

I forbindelse med byggeri vil der være en række forhold vedrørende navnlig bygbarhed og arbejdets tilrette-læggelse, som traditionelt først afdækkes i forbindelse med udbud og udførelsesfasen. Konsekvensen heraf er en væsentlig risiko for uforudsete udgifter til dækning af entreprenørernes berettigede krav på betaling for projektændringer og forsinkelser. For at imødegå og i videst mulig udstrækning eliminere sådanne risici indgår digital granskning af projekt-/udbudsmateriale og udførelsestidsplaner som et centralt, forebyggende element i den systematiske risiko-styring i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospital. Den digitale granskning indebærer, at der inden iværksættelse af udbud sker en systematisk gennemgang af projektets digitale 3D-modeller med henblik på at sikre, at der kan udbydes et færdigprojekteret og bygbart projekt. Herudover anvendes lokationsbaseret tidsplanlægning som grundlag for projektets udførelse, hvilket giver en væsentlig mere effektiv arbejdstilrettelæggelse for de enkelte entrepriser. Den digitale granskning og lokationsbaserede tidsplanlægning, som er beskrevet i det følgende, udføres med bistand fra firmaet Exigo, som har den fornødne ekspertise og software til formålet. Granskning før udbud I forbindelse med entrepriseudbud er tre hovedelementer afgørende for prissætning af en given entreprise: a) 3D-model b) tilbudsliste c) arbejdsbeskrivelser 3D-modellen angiver geometri og omfang af entreprisen, mens tilbudslisten opsamler mængderne af byg-ningsdelene og sammenkæder dem med typekoder og arbejdsbeskrivelser. Arbejdsbeskrivelsen beskriver detaljeret arbejdet med indbygning af den enkelte bygningsdel. For at opnå en konkurrencedygtig og sam-menlignelig pris de bydende entreprenører imellem er det vigtigt, at der er fuldstændig overensstemmelse mellem de tre hovedelementer. Den digitale granskning gør det muligt at afdække, om projektmaterialets mængder og materialer er korrekte, således at projektmangler håndteres allerede i projekteringen. a) Granskning af model Projektets model granskes på flere niveauer. Først og fremmest foretages automatiske udtræk af modellens mængder, som efterfølgende sammenlignes med tilbudslistens opgjorte mængder og en visuel gennemgang af modellens tegnetekniske opbygning. De automatiske mængdeudtræk fungerer ved at udtrække bygnings-delene på deres unikke typekodning til Excel, hvor bygningsdelene summeres op pr. typekode. Dette kan være gjort op som stk., areal, længde eller vægt. De summerede mængder sammenholdes med mængderne opgjort i tilbudslisten. Ved afvigelser kontrolleres modellen for alle bygningsdelsobjekter, der er kodet med den pågældende typekode. Objekter der i modellen ikke er typekodet, vil naturligvis ikke komme med i mængdeudtrækket. Derfor er det essentielt, at disse elementer fanges inden udbud så de kan typekodes korrekt og prissættes i tilbudsfasen. Modellen tømmes således for alle data, så intet er glemt i mængdeud-trækket. Hvis elementer fremgår af modellen, men ikke skal udføres inden for den pågældende entreprise, er det muligt at kode det således, at udtrækket af mængder kan sorteres på entreprisenummer. Denne form for systematisk granskning sikrer kvaliteten af udbudsmaterialet og skaber højere grad af budgetsikkerhed. b) + c) Granskning af tilbudsliste og arbejdsbeskrivelser Tilbudslistens bygningsdele sammenholdes med arbejdsbeskrivelserne for den pågældende entreprise. For hver enkelt bygningsdel skal der i arbejdsbeskrivelsen findes en direkte henvisning på typekoden, der linker bygningsdelen og dens mængder sammen med selve udførelsen. Prisen på en bygningsdel afhænger i høj grad af kompleksiteten i udførelsen af denne. Derfor er der store fordele forbundet med at sikre udførli-ge beskrivelser af bygningsdelene således entreprenøren i tilbudsfasen kan give den mest nøjagtige pris. Hvis arbejdsbeskrivelserne er fejlbehæftede eller ikke tilstrækkeligt detaljerede, giver det potentielt entrepre-

36

nøren mulighed for at rejse tillægskrav. Den eksterne kontrol, som Exigo udfører, er med til at sikre korrekte og tilstrækkelige arbejdsbeskrivelser i udbudsmaterialet. Lokationsbaseret tidsplanlægning En gennemarbejdet og holdbar tidsplan er afgørende for overholdelse af fastsatte afleveringsfrister. Traditionelle planlægningsmetoder gør det ikke altid nemt at overskue, om man har en holdbar tidsplan. Det resulterer ofte i, at forskellige arbejder påbegyndes, hvor der tilfældigvis er plads. Det kan give dage, hvor byggepladsen er overfyldt og dage hvor byggepladsen er ”tom”. Det dårlige flow kan medføre krav fra de enkelte entreprenører om betaling for forlænget byggeperiode og i sidste ende medføre forsinkelse af byggeriets aflevering. Med den lokationsbaserede tidsplanlægning kan tid, aktiviteter og lokationer integreres i en samlet model, som synliggør, hvor og hvornår entreprenørerne risikerer at ”gå i vejen for hinanden”, og modellen kan der-med anvendes til en optimering af hele udførelsesfasen. Lokationsbaseret tidsplanlægning, hvor bygnings-modellen opdeles i "bider" af 500kvm, gør det således muligt at styre de forskellige udførende aktører helt ned på de eksakte lokationer. Derved forebygges kollisioner mellem udførende arbejder, der sikres et bedre flow samt bedre arbejdsmiljø på pladsen, og udførelsestidsplanen bliver ekstremt nøjagtig. Detaljeringen i tidsplanen sikrer, at man fra dag til dag kan se, hvordan ”den kritiske vej” bevæger sig. Dette giver en stor sikkerhed for, at tidsplanen kan overholdes, og koblingen til bygningsmodellen sikrer konstant føling med fremdriften på pladsen. Konkret sker lokationsplanlægningen ved, at der udarbejdes en risikoanalyse imellem udbudstidsplanen og entreprenørens arbejdstidplan. Her trækkes mængder fra BIM-modellen og fordeles dem på lokationer i byggeriet ud fra hierarkiet 1) bygninger, 2) etager og, 3) arbejdsområder. Indvendige arbejder er fordelt hori-sontalt, og udvendige arbejder som facader er inddelt vertikalt, således at man undgår arbejder over hinan-den. Lokationsbaseret tidsplanlægning giver også mulighed for en mere præcis opgørelse og styring af beman-ding på pladsen. Ved at inddele byggeriet i overskuelige arbejdsområder kan man have flere udførende side om side, uden at de forstyrrer hinandens arbejde. Bemandingen på pladsen defineres i tidsplanlægningen, men kan justeres afhængigt af forskellige lokationer og arbejdsopgavernes kompleksitet. Hvis tidsplanen ser ud til at skride, eller man ønsker at indbygge ekstraarbejde, kan man justere på beman-dingen i forhold til udførelsen på pladsen. Lokationsbaseret tidsplanlægning er således en væsentlig forud-sætning for hele projektets tidsplan.

Bilag 8: Håndtering af entreprenørkonkurs

Håndtering af entreprenørkonkurs kan være en mangefacetteret og kompleks proces. Kompleksiteten af-hænger af mange faktorer såsom entreprisens størrelse, hvor langt i arbejdet entreprenøren er nået og gæl-

37

dende udbudsretlige forhold. Udarbejdelse af en detaljeret beredskabsplan for håndtering af entreprenør-konkurs er derfor vanskelig. Overordnet vil håndtering af entreprenørkonkurs omfatte følgende:

- Bygherre tager indledningsvist kontakt til dennes eksterne juridiske rådgiver med henblik på, at kon-

kursboet forespørges om indtrædelse i entrepriseaftalen.

- Såfremt konkursboet ikke ønsker at indtræde i entrepriseaftalen træffer bygherre, på baggrund af

anbefalinger fra den juridiske rådgiver, beslutning om, hvorvidt den pågældende entreprise(r) skal

genudbydes, eller om der kan tegnes kontrakt med en ny entreprenør uden udbud.

- Bygherre tager kontakt til entreprenørens garantiselskab med henblik på udbetaling af garantistillel-

se. Håndtering af en eventuel entreprenørkonkurs i forbindelse med byggeriet af Nyt Aalborg Universitetshospi-tal sikres overordnet via entreprenørernes sikkerhedsstillelse. Entreprenører stiller sikkerhed mod fejl og mangler ved byggeri og andre forpligtigelser over for bygherre f.eks. i forbindelse med konkurs. Tillige stiller totalrådgiveren sikkerhed i projekteringsforløbet for at imødegå eventuel konkurs. Bygherren stiller som offentlig bygherre ikke sikkerhed. ”Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed” (AB 92) § 6 fastsætter nedenstående hovedregel vedrørende entreprenørens sikkerhedsstillelse for et byggeri: ”…Medmindre andet fremgår af udbudsmaterialet, skal entreprenøren senest 8 arbejdsdage efter entrepri-seaftalens indgåelse stille sikkerhed for opfyldelse af sine forpligtelser over for bygherren. Sikkerheden stil-les i form af betryggende bank- eller sparekassegaranti, kautionsforsikring eller på anden, betryggende må-de…” Sikkerhedsstillelse administreres af Projektafdelingen. Sikkerheder (totalt eller nedskrevet) på 30.000 DKK eller derunder stilles ikke/frigives. Forretningsgangen vedr. entreprenørers sikkerhedsstillelse fremgår af nedenstående tabel, hvor sikkerhed angives som procent af entreprisesum excl. moms. Periode Sikkerheds størrelse Ansvarlig for registre-

ring, opbevaring og nedskrivning af sik-

kerhed

Indgåelse af kontrakt Fra aftale indgås til

aflevering

15 % Projektafdelingen

Aflevering Fra aflevering til 1-års

eftersyn

10 % Projektafdelingen

1-årseftersyn Fra 1-års til 5-ars efter-

syn

2 % Projektafdelingen

5-års eftersyn 0 % Drift*

*)Drift i skemaet vil sige: den fremtidige driftsorganisation.

Styringsmanual Nyt Aalborg Universitetshospital

Projektafdelingen

Nyt Aalborg Universitetshospital

Niels Bohrs Vej 30

9260 Gistrup

www.rn.dk

November 2015

Læs mere om Region Nordjylland på www.rn.dk