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3. Proceso de Facturación

3.1 Factura

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3.1.1 Tipos de Facturación

El proceso de creación de las facturas para BI a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de las siguientes opciones:

✓ Generar sus facturas con un par de “clicks”

desde la orden de compra

✓ Toma aproximadamente dos minutos

prepararla y enviarla

✓ El timbrado de sus facturas se genera con

EDICOM desde Ariba Network, el costo está

incluido en las cuotas por volumen de

transacciones en Ariba Network (Programa de

Miembro proveedor)

✓ Menor riesgo de errores en la gestión de sus

facturas, ya que son vinculadas a la orden de

compra en Ariba Network.

✓ Envío seguro y automático del 100% de sus

Facturas en formato electrónico

✓ La plataforma de emisión de CFDI de

EDICOM importa los datos de las facturas

residentes en su sistema de gestión contable

y pasa por las validaciones de Ariba Network.

✓ Las facturas son entregadas al mismo tiempo

en que son emitidas.

✓ El emisor controla el estado de su factura, y si

el destinatario ha accedido al portal para su

consulta.

✓ Todo esto desde su propio PAC

* En ambas opciones el Registro en

EDICOM es indispensable


3.1.2 Facturación PO FLIP

La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“

El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, esto desde la bandeja de

entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la orden de compra.

Seleccionar orden de compra a

facturar

Dar clic en el botón de Crear

factura y seleccionar Factura

estándar


En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:

En el Resumen de la Factura:

✓ No. de Factura

✓ Fecha de Factura



En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:

En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar “Impuesto a Nivel de Linea” esto es requisito del SAT

para la versión 3.3 del CFDI.

En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera.



En la sección de Campos Adicionales:

✓ Completar el campo “Elegir dirección cliente” con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que se está

facturando

✓ Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante confirmarla.



En la sección de Información adicional específica de

México de la Factura:

✓ Completar el campo “Uso del CFDI”: Ingresar la información

de acuerdo al Catálogo del SAT.

c_UsoCFDI DescripciónAplica para tipo persona

Física Moral

G01 Adquisición de mercancias Sí Sí

G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí

G03 Gastos en general Sí Sí

I01 Construcciones Sí Sí

I02 Mobilario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí

I03 Equipo de transporte Sí Sí

I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí

I05Dados, troqueles, moldes, matrices y

herramentalSí Sí

I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí

I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí

I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí

D01Honorarios médicos, dentales y gastos

hospitalarios.Sí No

D02Gastos médicos por incapacidad o

discapacidadSí No

D03 Gastos funerales. Sí No

D04 Donativos. Sí No

D05Intereses reales efectivamente pagados por

créditos hipotecarios (casa habitación).Sí No

D06 Aportaciones voluntarias al SAR. Sí No

D07 Primas por seguros de gastos médicos. Sí No

D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. Sí No

D09Depósitos en cuentas para el ahorro, primas

que tengan como base planes de pensiones.Sí No

D10Pagos por servicios educativos

(colegiaturas)Sí No

P01 Por definir Sí Sí

IMPORTANTE: Antes de factuar es importante que

cualquier duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte

con el SAT o internamente dentro de su organización para

asegurar que la información que vaya a introducir cumpla con

los requerimientos del SAT.



✓ Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer Ingelheim aplica “Pago realizado

a plazos o diferido”

IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir

siempre para la facturación de Boehringer

Ingelheim y significa que el pago de dicha factura

se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que

tiene con su cliente. Cualquier duda le sugerimos

contactar al equipo de cuentas por pagar de

Boehringer Ingelheim.



En la sección de Líneas de Factura

✓ Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del impuesto

aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a incluir, con la finalidad de

que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim. Esto aplica para cada una de las líneas*

Eliminar el régimen existente para evitar

confusión.

✓ Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al catálogo del

SAT.

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls




Resumen de campos requeridos

✓ Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén palomeadas


En la sección de Clasificación

✓ Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y validación de

la factura.

✓ Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el catálogo del

SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link:

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx

Código de 8 dígitos de

acuerdo al Catálogo del SAT.

Ejemplo:




Los campos a llenar en la creación de la factura

son:

Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en

el “switch” de la sección Incluir en las líneas de

factura

Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar

la información que se ingresó en la factura y

para finalizar dar clic en el botón Enviar


Aparecerá la leyenda “La Factura (# de Factura)

se ha enviado“


Recursos Adicionales

http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx



Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión

3.3 y contar con la información requerida como:

✓ Uso del CFDI

✓ Régimen Fiscal

✓ Unidad de medida

✓ Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio







En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a esta informacion desde su Bandeja de Salida dando clic en

el número de la Factura.


La factura cumple con las reglas de

negocio de Ariba Network y se envió a

los sistemas de BI para su

procesamiento final.



El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente

El timbrado de la factura es generado por

EDICOM y una vez que pasa las validaciones de

Ariba (Reglas de Negocio), la factura es timbrada

por EDICOM. Si la factura no cumple con las

reglas de negocio establecidas por BI en Ariba

Network, la factura se rechaza y por lo tanto no

llega al SAT.

Reglas de Negocio en Ariba Network



3.1.4 Factura sin Orden de compra


3.1.4 Factura sin Orden de compra

**Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea


3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM

La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su propio PAC, el archivo que se genera en formato XML de la

factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validacion, incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la

comunicación e intercambio de información entre BI – Ariba - Proveedor.

Para cargar el archivo XML en el Portal Ariba-EDICOM se ingresa al portal utilizando las credenciales creadas en el registro.

Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm

https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm


Una vez en el portal, seleccionamos la pestaña

de Documentos, y del menú desplegable

seleccione la opcion importar.

Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic

en el botón de Abrir. El Portal Ariba-Edicom permite

la carga de un archivo comprimido .zip conteniendo

hasta 100 facturas CFDI.

El archivo zip no debe contener carpetas en su

interior sino solo los archivos XML.



Una vez que ya tengamos el archivo cargado en

el portal, dar clic en el botón de Aceptar. Al importar el archivo XML, a falta de la Addenda

Ariba: se generá un error.



Los archivos con error los encontraremos en la sección de

Documentos enviados > Pendientes por enviar,

seleccionamos el archivo, hacer clic con el botón derecho y

seleccionamos la opción de Editar

En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el número de orden

de compra (requerido) e „Interno“ para las referencias de

Factura en notas de crédito *

* Esta información la podemos encontrar en los detalles de la

orden de compra y en los documentos relacionados



Posteriormente, es necesario ingresar:

Número de línea: consecutivo (1, 2,3..)

Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de

manera manual de acuerdo a la información en la sección

de Articulos en Linea de la orden de compra de Ariba

Network

IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo tomaremos del numero de

línea en la orden de compra en Ariba Network (10, 20, 30…o 1, 2, 3)

puede variar

Al terminar dar clic en el boton de Guardar y

Enviar.



Una vez enviada la factura con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la reglas de negocio establecidas por

BI en Ariba Network, la factura pasará a la sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la

factura cumple con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la sección de

Rechazados


Nota: Este proceso se completa

automáticamente al cumplir dichas

validaciones (Reglas de Negocio).

Si tiene un error la factura, puede

reenviarse una vez corregido

seleccionar la factura y “Cambiar

situación”, sigue el mismo proceso

anterior hasta que llega a

Recuperados nuevamente.

Validar en Ariba Network si se

procesó y no tiene fallo o rechazo.


Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de Ariba Network, el método de envío

mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío.



La factura cumple con las reglas de

negocio de Ariba Network y se envió a

los sistemas de BI para su

procesamiento final. El estado se

muestra en el Histórico de Ariba

Network (Bandeja de salida)

La factura se procesó exitosamente

y fue aceptada por BI.

3.1.2 Facturación por Propio PAC


3.1.4 Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM

son las siguientes:

✓ Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML

✓ Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado .cer informado en el registro.

✓ Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM

✓ Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante

✓ Que el documento contenga la Addenda Ariba

✓ Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI.

✓ Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD, EUR, etc), Es decir,

pueden enviar sus CFDIs en Pesos Mexicanos u otras monedas pero siempre usando el formato ISO. El SAT dice

además que si va en otra moneda debe ir el tipo de cambio en el campo correspondiente


IMPORTANTE:

Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un rechazo en

Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las referencias correctas.

Nota: Enviar correctamente sus documentos para que no sea necesario generar un nuevo

CFDI.


1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC]

2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.

POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30]

3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía.

ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS)

1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda debe contener por lo menos

una referencia.

2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una referencia de Venta, Interna o

Contrato

4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD1. CRIPTO=Error al verificar la firma. No coincide el Hash calculado con el Hash del documento original

3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:


5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.

No se han importado documentos

6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a nivel de línea en la Addenda Aribasegún punto 5 de esta guía.

VALIDACIÓN SINTÁCTICA1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:Comprobante/cfdi:Addenda/Ariba/Detalle/Referencia/NoLinea] Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0

7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde.

CONTROL DE DUPLICADOS1. Ya existe un documento con Referencia:XXX ,Origen:YYY ,Destino:ZZZ ,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: 22913701)

8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que contiene Moneda = “MXN”. Si loanterior es correcto, contactar a soporte de Ariba.

3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:

4.1 Estado de la Factura


4.1 Estado de la Factura

Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida para visualizar todas las facturas que

hemos ingresado, y el estado de las mismas.

Los diferentes estados de una facturas son:

• Enviado

Se envía la factura a BI, pero no la verificó con órdenes de compra y recibos.

• Fallo

Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la factura.

• Rechazado

BI rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de validación de Ariba

Network. Si BI acepta la factura o la aprueba para pagarla, el estado se

actualiza a "Enviada" o "Aprobada".

• Aprobado

BI ha verificado la factura y las órdenes de compra y recibos y aprobó el pago.

• Pagado

BI pagó la factura o está por hacerlo.

• Cancelado

BI aprobó la cancelación de la factura.

• Pendiente de aprobación

La Factura esta en revisión por parte de BI para su aprobación y posterior pago.

Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar

entre nuestras facturas de acuerdo a su estado.

5. Soporte en Ariba Network


Canales de Asistencia

Los canales de asistencia están disponibles para todos los proveedores

habilitados en Ariba Network, en la sección Centro de Ayuda e ingresando a

Servicio de Asistencia:


Ingresar en el recuadro:

“Necesito ayuda con…” una

palabra clave relacionada con su

pregunta o duda y dar clic en el

botón Inicio.

Posteriormente se desplegaran

una serie de preguntas más

frecuentes donde podrá buscar

aquellas relacionadas a su

inquietud.

Si no encuentra la respuesta que

estaba buscando, puede utilizar la

opción “Llamame ahora” dando

clic en el botón Obtenga ayuda

por teléfono.

1

“Llámame Ahora” o “Call me Now

Nuevo canal de asistencia disponible donde

los proveedores podrán ponerse en contacto

con el equipo de Soporte a Proveedores sin

tener que esperar en la línea.

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato


Ahora visualizará la opción

“Llamarme Ahora” cuya

funcionalidad es que reciba la

llamada inmediatamente del

primer agente disponible y evitar

estar en la línea esperando.

También podrá visualizar la opción

“Llamarnos” que permite la

opción de seleccionar un rango de

horario para recibir la llamada del

agente.

Se deberá proporcionar

información y descripción del

problema y confirmar datos de

contacto.

2






botón Inicio.





inquietud.



opción “Chat en Directo”, para

conectarse con un agente en ese

momento.

1

Chat en Directo

*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato


En la ventana emergente se

ingresan los datos requeridos (*),

se realiza una pregunta inicial y se

da clic en “Iniciar Chat”

2






botón Inicio.





inquietud.



opción “Enviar correo

electrónico al servicio de

asistencia al cliente de SAP

Ariba”.

1

Correo Electrónico o WebForm

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs


Se deberá de ingresar información

requerida como una descripción

breve del problema, tipo de problema,

detalles e inclusive se pueden

agregar capturas de pantalla como

archivos adjuntos.

2


Se podrán hacer preguntas en

Community, este canal le permitirá

interactuar con especialistas de

Ariba Network y toda la

comunidad de proveedores.

El proveedor puede realizar

preguntas o bien responder a

preguntas de otros proveedores

según su experiencia

Para preguntar en Community dar

clic en el botón “Preguntar en

Community”

Realizar la pregunta y enviarla.

1

Community

*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs


En esta sección el proveedor

podrá encontrar documentos y

tutoriales sobre Ariba Network

1

Aprendizaje

*Auto-gestionable