ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ANDREA SANMARTIN MAESTRE

TUTOR

SILVIA TURIZO

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Tabla de contenido

1. Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualización.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio

4. Los aportes realizados en el foro temático.

1. Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

De acuerdo al video visto del acuerdo 060, es muy importante seguir el

proceso cuando se realiza la recepción de correspondencia en este caso, es la

correspondencia recibida en ventanilla única de la Universidad del Cauca, es

importante revisar factores como los cogidos, las series, las subseries, el

consecutivo del documento, la fechas los anexos y también las copias. Es

importante también entregar la carta de recibido y luego el funcionario debe

ingresar todos los datos mencionados en el sistema y también debe registrar

una planilla de control de entrega de documentos. En conclusión es muy

importante seguir los pasos del proceso al recepcionar correspondencia para

tener un eficiente orden.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualización.

1. Es muy importante clasificar la documentación ya sean: correspondencia,

documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales

2. Es importante mantener las copias de la documentación.

3. El manejo de la radicación es muy importante dentro del manejo de la

correspondencia.

4. Es importante garantizar que la documentación al destinatario.

5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de

trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales

en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina

o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución

de un documento?

R. Escogí una empresa que vende servicios para realizar este ejercicio. La

empresa maneja el siguiente proceso en el uso de documentación:

Cuando una carta llega primero se realiza la recepción revisando los

datos más importantes como fecha, numero de documento, anexos y

también las copias.

Una vez se realizó la revisión se procede a recepcionar el

documento a través de una plantilla de recepción donde se registran

los datos más relevantes como la fecha de recepción, tipo de

documento, nombre y firma de la persona que entrega el documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el

documento.

Luego la persona encargada de la recepción de la documentación

que en este caso es la asistente procede a guardar la

documentación y anexos si fuera el caso en una carpeta, dicha

carpeta está organizada por nombre alfabético de la empresa.

Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

R. La comunicación dentro de la empresa se genera de forma interna y

externa. Interna cuando se realiza comunicaciones en general o también

individuales hacia los empleados, esta comunicación se realiza mediante el

uso de correo electrónico, el cual tiene la respectiva numeración y

radicación.

La comunicación externa se realiza mediante él envió de documentos y

correspondencia. Parte de la comunicación externa también se la realiza

mediante correo electrónico.

Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la

empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para

llegar a su destino?

R. la comunicación interna se realiza mediante correo electrónico y para

que esta comunicación sea efectiva se utiliza una carpeta de Outlook donde

se maneja toda la información relacionada de manera muy clasificada es

decir, está clasificada por el tipo de comunicación como: información al

personal, memorándums, comunicación individual por empleado.

Una vez que se tiene la información se procede a mandarla al destinatario

que va con copia al gerente general de la empresa y se activa la opción de

correo leído para verificar que la comunicación haya sido recibida en tiempo

y al destinatario correcto.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la

información obtenida en esta actividad.

Comunicación dentro de una

empresa

Comunicación Interna

Comunicación Externa

Comunicación interna a traves de correo electronico

Comunicación externa a traves de correspondencia

Mandar email al destinatario

Confirmación de recibido destinatario

Revisión de correspondenciaAnexos, radicación, fecha, etc.

Recpecion de correspondencia, plantilla de recepción

Carta de recibido de documentación

Almacenamiento de documentacion

Evaluación

4. Los aportes realizados en el foro temático.

¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las

comunicaciones internas y externas?

R. la importancia de la comunicación interna y externa es muy relevante

pues, la comunicación interna permite definir y realizar controles y

procedimientos establecidos dentro de una empresa y la comunicación

externa tiene importancia porque esta comunicación permite realizar un

cruce de comunicación entre entidades.

¿En relación con la normatividad e información expuesta en las

lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos

aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó

en la actividad de apropiación.

R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia

por lo tanto tiende a que la información de la misma se desorganice.

A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento,

nombre de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se

sigue el correcto registro de la radicación ni la fecha para poder organizar la

documentación de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de

empresa de cual viene aun cuando la experiencia teórica demuestra lo

contrario, es decir cuando se realizó la investigación el conocimiento teórico

funciona muy distinto al funcionamiento real del día a día referente al

manejo de la documentación.