2015 erasmus

İstanbul Teknik Üniversitesi Avrupa Birliği Merkezi Erasmus Ofisi

1 İTÜ 2014-2015 Oryantasyon Programı


Asil Aday Öğrenciyim, Ne Yapmalıyım?

Bana Erasmus Çıktı Ne yapacağım?

• Aslında, Erasmus Asil Aday öğrencisi oldunuz.

•İTÜ, seçildiğiniz kurumlara nominasyonunuzu

yaptı (yani sizi karşı kurumlara bildirdi).

•Şimdi, sırada yerleştirildiğiniz kuruma başvuru

yapmanız ve onlar tarafından seçildiğiniz

taktirde, kabul mektubunuzu almanız gerekiyor.


Bana 1 yıllık Erasmus çıktı, ama ben 1 dönem gitmek istiyorum,ne yapacağım?

•Kısaltma, mücbir (öngöremediğiniz) sebepleriniz olduğu

takdirde, onaylanabilen bir durumdur.

DÖNEM KISALTMAK İÇİN

•Karşı kurumu bilgilendirdiğiniz ve aldığınız onay maili

•Onayları alınmış kısaltma dilekçeniz (ofisten bizzat almalısınız)

•Erasmus Ofisine ikisini birlikte kurum koordinatörü onayı için, bırakabilirsiniz.

Kurum koordinatörü de onay verirse, kısaltmanız onaylanmış demektir.

Onaylanmaz ve siz bir dönem gitmek istiyorsanız, sizden hakkınızdan

vazgeçmeniz istenebilir.


Bana Erasmus 1 dönem çıktı, ama ben 1 yıl gitmek istiyorum,ne yapacağım?

• Gitmeden önce, uzatma yapmayı planlayan öğrencilerimizin,

öncelikle karşı kurumlardan bu onayı alması gerekir, kabul

mektuplarınızı bir yıl üzerinden talep edebilirsiniz. Ancak, buna

İTÜ bölüm ve kurum koordinatörünüzün de onay vermesi gerekir.

UZATMAK İÇİN


•Onayları alınmış uzatma dilekçeniz

•Erasmus ofisine ikisini birlikte kurum koordinatörü onayı için, bırakabilirsiniz.

Kurum koordinatörü de onay verirse, uzatmanız* onaylanmış demektir.

*uzatma öğrencilerinin hibe ile desteklenme durumu o yılki şartlara göre değişebilmektedir.


http://www.eucentre.itu.edu.tr/Belge.aspx?belgeId=12704



Bana Erasmus güz dönemi çıktı, bahar dönemi gidebilir miyim?

• Siz güz dönemini tercih ettiniz ve o kontenjana yerleştirildiniz,

ancak dönem değişikliği yapabilirsiniz. Karşı kurum, bölüm ve

kurum koordinatörünün de onayını aldıktan sonra işleminiz

tamamlanır.

DÖNEM DEĞİŞİKLİĞİ İÇİN


•Onayları alınmış dönem değişikliği dilekçeniz (uzatma dilekçesini uyarlayabilirsiniz)

•Erasmus Ofisine ikisini birlikte kurum koordinatörü onayı için, bırakabilirsiniz.

Kurum koordinatörü de onay verirse, dönem değişikliğiniz onaylanmış

demektir.


Karşı kuruma nasıl başvuracağım?

•Karşı kurumun Erasmus ile ilgili web sayfasını inceleyin. • Her kurumun başvuru süreci birbirinden farklı olabilir. •Son Başvuru tarihi nedir? •İstenen başvuru belgeleri neler?


Karşı kurumun başvuru formundaki hangi ibareleri İTÜ Erasmus Ofisi bilebilir?

• İTÜ Erasmus Kurum Kodu: TR ISTANBU 04 •Departmental Coordinator: İTÜ başvuru formunuzu imzalayan kişi. Aynı zamanda Akademik içerikli tüm sorularınızı yöneltmeniz gereken kişi. •Institutional Coordinator/Co-ordinator: Assoc. Prof. Elif Pehlivanoğlu Mantaş •Erasmus subject Area code (Ders Alan Kodu): Google it!! http://www.eucentre.itu.edu.tr/Belge.aspx?belgeId=8511 Sending Institution/Home Institution: Istanbul Technical University

• İletişim bölümünde ofisimizin adresini de kullanabilirsiniz, kendi iletişim bilgilerinizi kullanacaksanız, sabit bir adres kullanın. Ve, resmi kimlik-iletişim bilgilerinizi asla ve asla ingilizce yazmayın.
















Başvuru formundaki hangi ibareleri Erasmus Ofisi bilemez?

• Aslında bir önceki sayfada saydıklarımız dışında, hiç bir şeyi. •Lütfen başvuru formlarınızı doldururken, karşı kurumların yönlendirmelerini kullanın ve o yönlendirmeler dışına çıkmayın. •Aksi belirtilmiyorsa, başvuru formunu özgürce ve dilediğinizce hazırlamanızda bir sakınca yoktur. •Erasmus Ofisi başvuru belgenizde istenilen ibareler hakkında yalnızca yorum yapabilir, ancak bu da sağlıklı bir durum değildir.

• Karşı kurum başvuru aşamasında istenilen belgeleri lütfen Türkçe yollamayınız!


Kabul edilmeme durumu olur mu? •Tercihlerinizi yaparken de, dikkat etmenizi önemle vurguladığımız üzere, kabul edilmeyebilirsiniz, çünkü bazı okullar özel başvuru şartları -TOEFL puanı, portfolio, transkript notu yetersizliği vb. nedenler- sunabilir.

Kabul edilmeme durumda ne yapabiliriz? •Maalesef, hiç bir şey. Karşı kurumların iç prosedürlerine karışamayız. İptal prosedürünü uygulamanız gerekiyor.

Peki bir daha Erasmus’a gidemez miyim? •Tabi ki gidebilirsiniz, seneye tekrar başvurabilrsiniz.

İPTAL PROSEDÜRÜ

•Karşı kurumdan gelen red maili

•Onayları alınmış iptal dilekçeniz

•Erasmus Ofisine ikisini birlikte öğrenci görüşme saatleri içerisinde

bırakabilirsiniz. Bu işlemi yapmazsanız, sistemsel olarak bir sonraki başvurunuz

da veya ders kayıt aşamasında problem yaşarsınız.


• Arkadaşıma mail gelmiş, ama bana gelmemiş?

Her okulun başvuru prosedürü ve deadline’i farklı olabilir. Deadline’i farklı olduğu için de, size mail daha sonra yönlendirilebilir.

• Karşı kurum LA (Learning Agreement – Öğrenim Sözleşmesi) istiyor, ama istediği belgeler arasında LA yok?

İTÜ LA’ini uyarlayabilirsiniz.

• Karşı kuruma,mail attım ama cevap vermediler!

Resmi kurumların maillere cevap vermeme hakkı saklıdır.

• Karşı kuruma İTÜ LA orjinal belgemi de göndermeli miyim?

Hayır, ama istiyorlarsa, bir fotokopisini gönderebilirsiniz. İTÜ LA belgeniz, dönüş işlemlerinizi tamamlamak için, bize teslim etmek durumunda olduğunuz en önemli belgelerden biri.

• Kabul mektubum nereye gelecek?

Kabul mektubunuz başvuru formunuzda bildirdiğiniz adrese gelecektir, ama bazı kurumlar, hem size, hem de ofise kabul mektuplarınızı yönlendirebilmektedir. Kabul mektubunuz ofisimize gelirse, “Önemli!!Postanız Var!!’’ konulu mail alıyorsunuz.

Karşı Kurum başvuru aşamasında sıkça sorulan sorular


Learning Agreement (Öğrenim Sözleşmesi) Nedir? •Ulusal Ajans kuralı gereği, tam zamanlı lisans veya lisansüstü (tez aşamasındakiler dahil) Erasmus öğrencisi, 1 dönem için 30 ECTS, 2 dönem için 60 ECTS ders yükü almalıdır. Tam zamanlı öğrenci olduğunuzu gösteren belge LA’inizdir.

30/60 ECTS değerinde ders nasıl seçeceğim?

•Karşı Kurum ders içerikleri incelenir. Karşı kurumun belirlediği ECTS değerleri geçerlidir (web sayfaları, course catalog, vb). •İTÜ ders içerikleri ile karşılaştırılır. •İçerikleri uygun olduğu düşünülen dersler, bölüm koordinatörünün onayına sunulur. •Eğer dersler uyumluysa, LA hazırlama süreci başlar.


Learning Agreement (Öğrenim Sözleşmesi) hazırlarken nelere dikkat etmeliyim?

•Öğrenim sözleşmenizi önlü arkalı basın. •Aşağıda belirttiğimiz kısımları doldurduğunuzdan emin olun. Akademik yıl: 2014-2015 Dönem: Bir yıl iseniz, güz ve bahar seçeneklerinin ikisini de işaretleyin. Bölüm program: Karşı kurum adı ve Ülkesi: Total ECTS : * •LA’inizi mümkünse, bilgisayarda hazırlayın.

*Lisansüstü tez öğrencileri de muhakhak ECTS değerlerini bildirmelidir!!

•Özellikle, İTÜ LA’inde istenilen her bilginin, tahmin edebileceğinizden daha fazla bir önemi bulunmaktadır, o yüzden belgenizi dikkatli ve özenlice doldurun!!


Siz

Bölüm koordinatörünüz

Kurum koordinatörü

Karşı Kurum LA hazırlarken takip etmeniz gereken imza

süreci:

Kurum Koordinatörü imzası için, belge en az iki gün öncesinden Erasmus Ofisine, öğrenci görüşme saatlerinde bırakılır. *Belgelerinizi imzaya

bizzat bırakmak veya imzadan bizzat almak durumunda değilsiniz.

•Belgelerinizi ofisimize imzaya bıraktıktan sonra, ofisimizi arayarak, belgemi XXX günü

imzaya bırakmıştım, imzadan çıkmış mıdır? diye sorarak takibini yapabilirsiniz. 14 İTÜ 2014-2015 Oryantasyon Programı

İTÜ LA hazırlarken takip etmeniz gereken imza süreci:

Siz

Bölüm Koordinatörünüz

Fakülte/Enstitü Komisyon onayı

Dekanlık/Enstitü onay ve mührü

Kurum Koordinatörü onay ve mührü

Lisanüstü Öğrencilerin dikkatine

LA’in 2. sayfasında yer alan,

ABD, AKTS ve ABD program

Koordinatörü, bölüm

koordinatörünüz ile aynı kişi olabilir.

Ancak, imzalar tamamlanmadıkça,

Enstitü belgenizi onaylamaz.


LA hazırlama sürecinde sıkça sorulan sorular;

• Derslerin ECTS değerlerini bulamıyorum, ne yapmalıyım? Karşı kurum web sayfasından Course Catalog’larını incelemelisiniz. Eğer

gerekli bilgiye ulaşamıyorsanız, direkt karşı kurum incoming student advisor ile iletişime geçebilirsiniz.

• Yandal/Çap öğrencisiyim, LA ime diğer bölümümden ders yazabilir miyim? Yandal/Çap bölüm koordinatörünüzün onayı ile alabilirsiniz. Ama yine de

LA’inizi, ana bölüm koordinatörünüz ve fakültenizin onayına sunmanız gerekir.

• Gerekli ECTS kredilerini tamamlayamıyorum, ne yapmalıyım? Ne olursa olsun, UA kuralı gereği, tam zamanlı öğrenci olabilme koşulunu

yerine getirmek zorundasınız. Alabileceğiniz dersleri, durumunuzu da bildirerek, karşı kuruma danışabilirsiniz.


İTÜ 2014-2015 Oryantasyon Programı 17

Gitmeden Önce

Kabul mektubum geldi, ne yapacağım?

•Tebrikler Artık asil bir Erasmus öğrencisi oldunuz!! •İTÜ ile ilgili resmi evrakları hazırlama ve pasaport/vize/oturma* izni işlemlerinizi başlatma vaktiniz geldi demektir. •İTÜ Erasmus Ofisi olarak bu evraklara gidiş belgeleriniz diyoruz. Karşı kuruma gitmeden evvel evraklarınızı tamamlamazsanız, hibenizi alma konusunda sıkıntı yaşarsınız.

• Kabul mektubum geldi, ancak gitmekten vazgeçtim, ne yapacağım? İptal Prosedürü, slayt 10. *Her ülkenin vize prosedürü de birbirinden farklı olabileceği için, lütfen kabulünüz gelmeden önce ilgili prosedürleri incelemeye başlayınız.


Pasaport ve vize için ne yapmalıyım?

•Kabul mektubunu Erasmus Ofisine teslim eden öğrenciye, 2 DİLEKÇE verilecektir: 1. Vize alınmasını kolaylaştırıcı dilekçe (İngilizce): Asıl belge öğrencide

kalmalı, mümkünse renkli fotokopisi kullanılmalıdır. 2. Erasmus öğrencisi olunduğunu ve aylık hibe miktarını teyid eden

dilekçe (Türkçe): Bu dilekçenin renkli fotokopisi fakülte/enstitü izni için kullanılabileceği gibi, harçsız öğrenci pasaportu çıkarılabilmesi için de kullanılabilecektir. Öğrenci pasaportu ile ilgili lütfen kendi bölümünüzün Öğrenci İşleri ile görüşünüz.

•Önemli!! Erasmus Ofisi sözkonusu mektupları, pzt. ve çarş. günleri hazırlıyor. Yani, mailinizi bu günlerden önce atmaya özen gösterin, yoksa, bir hafta beklemek durumunda kalabilirsiniz.


•E-maille gelen kabul mektubunuzu Erasmus Ofisine konu kısmına “Kabul Mektubu” yazarak, e-mail yoluyla yönlendirin. •Kabul mektubunuz ofisimize direkt postalanmışsa, ‘’Önemli!Postanız Var!’’ konulu mail alıyorsunuz. Bu durumda, bize e-mail atmanıza gerek yoktur.

Gidiş evrakları nelerdir?

1. Kabul mektubu fotokopisi 2. İTÜ LA fotokopisi 3. Fakülte/enstitü izni (daha sonra gelebiliyor) 4. Hibe sözleşmesi (ıslak imzanız olmalı) 5. Öğrenci Bilgi Formu 6. Vakıfbank Maslak Şubesinden açılmış olan hesap cüzdanı

fotokopisi (EURO) 7. Banka hesap no bildirim dilekçesi (ıslak imzanız olmalı) 8. Sağlık Sigortası fotokopisi

20

•Önemli!! Lütfen, gidiş evraklarınızı web sitemizde yayınladığımız örneklere bakarak hazırlayın.

İTÜ 2014-2015 Oryantasyon Programı

Fakülte/enstitü izni nasıl alınır? • Fakülte/enstitü dilekçesi doldurulur, bölüm/program

koordinatöründen onay alınır.* •Onayları alınmış dilekçeye, Erasmus Ofisinden alınmış olan izin mektubu ve İTÜ LA fotokopisi** eklenerek, fakülte/enstitü onayına sunulur. •Fakülte/enstitü izninizi hem size, hem Öğrenci İşlerine hem de Erasmus Ofisine yönlendirir. •Gidiş evraklarınızı fakülte izniniz çıkmadan da, ofisimize teslim edebilirsiniz, ancak fakülte/enstitü izninin* ofise ulaşıp ulaşmadığını takip etmek öğrencinin sorumluluğundadır.

21

*Lisansüstü öğrenciler, dilekçelerine danışmanlarından da onay alır.

**Bazı fakülteler LA’inizin orjinalini isteyebilir, vermeyiniz.


Hatırlatma!! Erasmus Ofisi, Öğrenci İşleri/Otomasyon ve fakültenizden bağımsız çalışmaktadır. İzninizin Otomasyona da ulaştığından emin olmak durumundasınız. Sistemden kayıt durumunuzu sorgulayabilirsiniz.

Gidiş evraklarını ne zamana kadar Erasmus Ofisine teslim etmem gerekir, bizzat ben mi teslim etmeliyim?

•Gidiş evraklarınızı, bizzat sizin teslim etmenize gerek yok, güvenilir bir arkadaşınız da teslim edebilir. Ancak, evraklarınızın eksiksiz olduğundan ve sizin imzalamanız gereken yerleri imzalamış olduğunuzdan emin olarak ofisimize iletilmesi gerekir.

22

Erasmus Ofisinin istediği sağlık belgesi nedir?

•Aslında, sizden vize veya oturma izniniz için de istedikleri sağlık sigortasının aynısı. Amaç, öğrencilerimizin, sağlık güvencesi alarak yurtdışına çıktıklarından emin olmak.


İTÜ 2014-2015 Oryantasyon Programı 23

Gider Gitmez

Peki, hibem ne zaman yatacak?

•Hibe işlemleriniz, yerleştirildiğiniz üniversiteye gittikten sonra, karşı kuruma onaylattığınız Confirmation of Arrival ve LA’i bize mail yoluyla yönlendirdikten sonra başlayacaktır. •Hibeleriniz vakti zamanında yapılan ikili anlaşmalar üzerinde belirtilen kontenjan ayı üzerinden hesaplanarak yatırılıyor. (Acceptance belgenizde belirtilen süreye göre değil!!) •Dönüşünüzde ise Confirmation of Arrival belgenizin üzerinde yer alan kutucuklarda belirtilen arrival ve departure tarihlerine göre yeniden hesaplanıyor. •Önemli!! Hibenizi Vakıfbank’tan nasıl çekeceğinizi muhakhak araştırın. •Hibelerinizin %80’i topluca hesabınıza yatırılacaktır.


1-3 gün 4-10 gün arası 11-17 gün arası 18-24 gün arası 25 gün ve fazlası

0 € (0 ay)

¼ aylık hibe (0,25 ay)

½ aylık hibe (0,50 ay)

¾ aylık hibe (0,75 ay)

Tam aylık hibe (1 ay)

Hibe Hesaplama Tablosu

Karşı kurum bazı dersler açılmadığı için ilk LA imi imzalamıyor? Bu durumda hibemi alamayacak mıyım?

•İlk LA inizi imzalamamaları hibenizden daha çok ders saydırma aşamasında sizi sıkıntıya sokacaktır aslında. O yüzden, ilk LA inizi imzalamazlarsa, kendi kurumunuzla sıkıntılar yaşayacağınız belirterek onlardan bunu rica edebilirsiniz. •CC’ye de bizi koyarak, bu durumu mail yoluyla onlara iletmeniz daha verimli olacaktır.


LA change nasıl hazırlanır, hazırlarken nelere dikkat etmeliyim?

26

•LA change aşamasını bizdeki add/drop haftası gibi düşünebilirsiniz. •LA iniz de var olan dersleri ise, kayıt şenliklerinde zar zor aldığınız dersler gibi düşünebilirsiniz. •Bu durumda, ikisi arasındaki tutarsızlık size dönüşünüzde yapacağınız ders saydırma aşamasına geldiğinizde sorun yaşatacaktır. •LA change’nizi oranın akademik takvimi başladıktan max. 1.5 ay içerisinde tamamlamanız gerekiyor.


LA change imza prosedürünü nasıl takip edeceğiz?

27

•LA hazırlarken izlediğiniz aynı imza prosedürünü izlemeniz gerekiyor. •Ancak, bu sefer yurtdışında olacağınız için, karşı kurum onayları alınmış LA changenizi scan edip bir yakınınıza buradaki imza prosedürlerini takip etmek üzere yönlendireceksiniz.


Siz

Önce, ilgili kısımları karşı kurum onaylayacak

Fakülte/Enstitü Komisyon Onayı

Dekanlık/Enstitü Onay ve Mührü

Kurum koordinatörü

Onay ve Mührü

Bölüm Koordinatörünüz

Ne için kime danışacağım?

28

• Akademik içerikli tüm sorularınız için, bölüm koordinatörünüze

danışmanız gerekiyor.

•Ders saydırma, not denklikleri vb. sorularınız için, Otomasyondan

İlyas Bey ile görüşmeniz gerekiyor.

•Geri kalan diğer konularda, vize hariç, Erasmus Ofisine, önce

mail, sonra telefon ile danışabilirsiniz.


Erasmus Ofisi Organizasyon Şeması

Doç. Dr. Elif Pehlivanoğlu

Kurum Koordinatörü

Sanem Albayrak

Ofis Direktörü

Emel Kanbur

İkiili Anlaşmalar

İlteriş Güçlüer

Gelen Öğrenciler

Cihan Çapçı

Giden Öğrenciler

Z.Berna Beycan

Giden Öğrenciler


Erasmus Öğrenci Görüşme Saatleri

•Öğrenci görüşme saatleri, bir tek İTÜ’nün değil, Avrupa ve Türk

Üniversitelerinin de uyguladığı bir sistemdir.

•Daha fazla bilgi için, “why student office hours?” veya ekşi sözlük’

te öğrenci görüşme saatleri entry’sini inceleyebilirsiniz.

•Öğrenci görüşme saatlerimiz;

Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe: 14:00-16:00

Bu saatlerin size uymaması halinde, en az bir gün önceden telefonla

randevu alabilirsiniz.


Erasmus Öğrenci Görüşme Saatleri

• Her türlü belge, dilekçe, vb. bırakmak veya almak için Erasmus Ofisini

öğrenci görüşme saatlerinde ziyaret etmelisiniz.

•Her türlü soru ve sorunlarınız için öncelikle e-mail atabilirsiniz, konunun

aciliyeti varsa telefon da açabilirsiniz.


Önemli Uyarılar!! •Bizimle veya karşı kurumla yazışırken isim/soyad/ülke/okul vb.

bilgilendirmeleri e-mail içerisinde verin.

•Yazışmalarınızda ayrıntıya girmemeye özen gösterin, olayı kısa, net ve resmi

bir dil ile iletin.

•Mail boxınızda Erasmus için, ayrı bir kategori oluşturun, ve olayların

(geçmişin) takibini hem siz, hem de ofisin daha kolay yapabilmesi için, ilgili

mailleri reply edin, cc’de birileri olabilir, bu durumda, reply all kullanın.


Önemli Uyarılar!! •Kulaktan dolma bilgilere güvenmeyin, söz uçar yazı kalır. Bilgiyi yazılı

olarak talep edin.

•Her bir belgenizin ayrı bir ismi var!! Ofisimize geldiğinizde, lütfen

belgenizi isimleri ile talep edin.

•Resmi belgelerin geçerliliği max. 3 ay’dır.

•İmzaladığınız her belgeyi lütfen dikkatlice okuyunuz.


Erken dönersem sorun olur mu?

•3 aydan önce dönerseniz Erasmus döneminiz geçersiz sayılır ve size ödenen paranın hepsi geri alınır. 3 ay veya daha fazla süreden sonra döndüğünüzde, kaldığınız süre kadar hibeniz hesaplanır ve paranın hak ettiğinizden fazlası alınır veya kalan miktar ödenir. •Erken dönmeniz akademik anlamda dönem kaybına da yol açabilir.


Ya derslerden başarısız olursam ?

•Aldığınız derslerin % 70’inden başarılı olamazsanız (1 dönem için 21/30 ECTS, 2 dönem için 42/60 ECTS), % 20’lik son ödeme yapılmaz. Akademik olarak da ders hatta dönem tekrarı gibi yaptırımlarla karşılaşabilirsiniz.


•ECTS değerlerini karşı kurum belirliyor. İTÜ’nün belirlediği ECTS değerleri geçerli değildir. •Otomasyon web sayfasında Erasmus ile ilgili duyuruları takip etmeyi ihmal etmeyin!! (Ders saydırma, senato esasları vb.) •Fakülte izin süreleriniz sadece, başvuru yaptığınız dönemi kapsamaktadır. Sonra sistemdeki kaydınızın tekrar açılması gerekir. •2014-2015 Erasmus akademik takvimi 1 Haziran 2014’de başlar, 30 Eylül 2015’de biter.

Son Hatırlatmalar


Ayazağa Kampüsü Otomasyon Binası Kat: 2

(Öğrenci İşleri Daire Bşk./Otomasyon üstü) 34469 Maslak, İstanbul

Giden Öğrenci Yetkilileri: Uzm. Z. Berna Beycan

Uzm. Cihan Çapçı

Tel: 0212 285 71 83 0212 285 71 84

E-posta: [email protected]

Web: www.erasmus.itu.edu.tr)

AB Merkezi Erasmus Ofisi


mailto:[email protected]





http://www.erasmus.itu.edu.tr/










Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe:

14:00-16:00

2015 erasmus

Documents