Instrucciones para el envío de Informe de Dotación de Personal:

Personal con horas extraordinarias y

compensación horaria

2011

Período informado:

Personal que percibió pago por horas extraordinarias y compensación horaria

entre el 1 de junio y el 30 de septiembre de 2011

Archivo E

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Contenido

TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011 ..................................................... 3

1. Ingreso de informes .................................................................................................. 3

2. Actualizar Datos de contacto.................................................................................... 3

3. Consultas .................................................................................................................. 3

4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de 2011 ....... 3

4.1 Instrucciones generales ...................................................................................... 3

4.2 Personal con horas extraordinarias y compensación horaria (archivo E) .......... 5

4.2.1 Personal que debe ser informado ............................................................... 5

4.2.2 Nombre del archivo ..................................................................................... 6

4.2.3 Características del archivo ........................................................................... 6

4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices .......... 7

4.2.5 Definiciones ................................................................................................. 7

4.2.6 Tablas de Conversión ................................................................................. 14

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TERCER INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL 2011

1. Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección “Acceso Restringido”, seleccionando el proceso “Envío informe Trimestral Dot. Personal” e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario –i). Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío.

2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación.

La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes.

Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el trimestre anterior.

Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen.

3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo estadisticas@dipres.cl, y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe.

Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico en las siguientes fechas:

Primer grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 7 de octubre de 2011.

Segundo grupo de información: enviar consultas por correo electrónico a más tardar el día 21 de octubre de 2011.

4. Información de dotación de personal solicitada al 30 de Septiembre de 2011

4.1 Instrucciones generales

A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones.

En este tercer informe se solicita la entrega de 10 matrices de datos y 1 formulario. Esta información se solicitará en dos envíos diferidos, quedando el calendario del tercer trimestre como sigue:

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Calendario Proceso de Recepción Tercer Informe Trimestral 2011 Hito Fecha

Publicación de Instrucciones 21 de septiembre

Apertura del proceso 26 de septiembre

Fecha de corte de la información 30 de septiembre

Recepción dentro del plazo, hasta:

Primer grupo de información: Antecedentes generales (Archivos D, S, H, R, C, V, Z)

11 de octubre

Segundo grupo de información: Otras Características (Archivos F, L, E, A)

24 de octubre

En el segundo envío se solicita la entrega de 4 matrices de datos, de acuerdo con lo siguiente:

1. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de enero y el 30 de septiembre. Se solicita informar la situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la institución en el período 1 de enero al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe:

a) Función Crítica (archivo F): Personal que percibió asignación por función crítica durante el período informado. Las características deben declararse según el cargo que desempeña la persona al 30 de septiembre o que desempeñaba al momento del cese, e informando acumulativamente el monto de la asignación percibida durante el período informado.

b) Licencias médicas (archivo L): Licencias médicas presentadas por funcionarios de la institución (dotación o fuera de dotación) durante el período informado. Se informan en el mes en que se inicia la licencia.

En ambas matrices se solicita informar acumulativamente los casos presentados entre el 1 de enero y el 30 de septiembre, aún cuando se hayan declarado en informe anterior y no hayan sufrido modificaciones.

Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el período Enero-Septiembre 2011

2. Matrices de datos con situaciones entre el 1 de junio y el 30 de septiembre. Con el fin de complementar la información entregada en el proceso de elaboración presupuestaria, se solicita informar la situación del personal de la dotación o fuera de dotación, que se desempeñó en la institución en el período 1 de junio al 30 de septiembre de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe. Se requiere remitir nuevamente la situación correspondiente al mes de Junio, aún cuando haya sido informada en el proceso anterior.

c) Horas Extraordinarias (archivo E): Personal que realizó horas extraordinarias en la institución durante el período informado, entendiéndose como horas extraordinarias realizadas, aquellas autorizadas por la autoridad competente y que derivan en un pago monetario o en descanso complementario. Se informan en el mes en que fueron realizadas y no en el mes en que fueron pagadas o derivadas a descanso complementario.

d) Días no trabajados (archivo A): Personal que presentó días no trabajados por causales diferentes a licencia médica, durante el período informado. Se informa el número de días utilizados por el personal en el mes indicado.

En ambas matrices se requiere informar el número de horas extraordinarias o número de días de días no trabajados según lo acumulado por el funcionario en cada uno de los meses del período informado.

Si el servicio no tiene situación que informar en una o ambas matrices, no debe enviar archivos en blanco; en este caso, debe incorporar una nota en el Registro de Observaciones donde se identifique

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claramente el tipo de información y se indique que el servicio no tiene casos que informar para el período Junio-Septiembre 2011.

El detalle de los datos requeridos para este tercer trimestre, se entregan a continuación.

4.2 Personal con horas extraordinarias y compensación horaria (archivo E)

4.2.1 Personal que debe ser informado

Se debe informar a todo el personal de la dotación y fuera de dotación que realizó horas extraordinarias autorizadas por la autoridad competente, y que dieron origen a un pago remunerado o a una compensación horaria en cada mes del período informado; asimismo, se debe informar a todo el personal con compensación horaria producto de asistir a una actividad de capacitación fuera del horario de trabajo, aún cuando no hayan realizado horas extraordinarias durante el período informado. Se solicita informar nuevamente la situación al mes de junio, aún cuando no haya sufrido cambios en relación con lo declarado en el informe enviado anteriormente.

IMPORTANTE:

Si el funcionario informado cesó en funciones, también debe ser declarado en la matriz sobre personal con cese de funciones (archivo C). Si el funcionario se encuentra en funciones, también debió ser declarado en la matriz sobre personal de la dotación (archivo D).

Para cada funcionario, y para cada mes del período, se deberá declarar lo siguiente:

Número de horas extraordinarias, diurnas y nocturnas, pagadas y compensadas; declaradas en el mes en que fueron realizadas las horas extraordinarias.

Se entiende como hora extraordinaria realizada, aquella autorizada por la autoridad competente.

Se entiende como hora extraordinaria diurna aquellas horas extraordinarias realizadas desde el término de la jornada de trabajo y hasta antes de las 21:00 hrs.

Se entiende como hora extraordinaria nocturna aquellas realizadas entre las 21:00 y las 8:00 hrs., además de las realizadas los días sábados, domingos y festivos; para el personal afecto a la Ley N°19.664 se considera en esta categoría el horario nocturno.

Se entiende como hora extraordinaria pagada, aquella que dio origen a un pago remunerado con posterioridad a su realización. No obstante, se solicita informar las horas pagadas en el mes en que fueron realizadas.

Se entiende como hora extraordinaria compensada, aquella que dio origen a una compensación horaria con posterioridad a su realización. Se solicita informar el número de horas extraordinarias que dan origen a la compensación horaria, sin sumar el incremento correspondiente a la hora extraordinaria diurna o nocturna. Se solicita declarar el total de horas de descanso complementario acumuladas en cada mes del período, aún cuando el funcionario haya hecho uso de ellas durante el período informado.

Monto total pagado por concepto de horas extraordinarias diurnas y nocturnas, declarado en el mes que fueron realizadas las horas extraordinarias. Esto, a diferencia de lo que la Institución señala en la página de Transparencia activa.

Número de horas de descanso complementario originadas de la realización de actividad de capacitación fuera del horario de trabajo, declarado en el mes en que se inició la actividad de capacitación.

Para efectos de la información solicitada en este archivo, se entenderá como funcionario a todo el personal que se desempeña o desempeñó en la institución durante el período informado, aún cuando no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe, e independiente de su calidad jurídica, tipo de contrato o si se contabiliza o no en la dotación de personal del servicio informante.

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4.2.2 Nombre del archivo

El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura

EPACA00TAA.xls, donde:

E: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que varía

según el tipo de información entregada, a saber: Matriz de personal con horas extraordinarias y compensación horaria.

PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario

correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras.

00: Incluir dos ceros antes del número del período informado

T: Período que se informa, a saber:

Valor T Período informado Informe al que corresponde

8 1 de junio al 30 de septiembre Tercer trimestre

AA: Año que se informa, expresado en dos cifras.

xls: Extensión del archivo, puede ser .txt, .xls.

En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen.

Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: DPACAPRTAA.ext

Los servicios en esta situación son: - Dirección General de Obras Públicas. - Dirección de Contabilidad y Finanzas. - Fiscalía. - Dirección de Arquitectura. - Dirección de Obras Hidráulicas. - Dirección de Vialidad. - Dirección de Obras Portuarias. - Dirección de Aeropuertos. - Administración sistema de concesiones. - Dirección de Planeamiento. - Agua Potable Rural.

4.2.3 Características del archivo

Archivo plano, en formato .txt, .xls o .xlsx.

Un registro por línea; cada registro debe identificar a una persona. En el caso del personal afecto a las leyes 15.076 y 19.664, se debe informar un registro por cargo desempeñado.

Campos separados con signo "|" (pipe), sólo para el envío de archivos en formato .txt.

Largo de registro variable, de acuerdo con la definición de cada campo.

Los datos numéricos deben ser números enteros sin decimales, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso use una coma para separar el número entero del decimal.

Los datos alfanuméricos y alfabéticos deben estar alineados a la izquierda.

Los caracteres a informar en los campos alfabéticos deben corresponder al rango de letras entre la A y la Z (en mayúsculas), además de caracteres de puntuación, guiones y apostrofes.

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Las fechas que no corresponda informar deben registrarse como 00-00-0000.

4.2.4 Instrucciones generales sobre entrega de información en matrices

Además de lo señalado anteriormente, tenga en consideración lo siguiente:

Las matrices deben presentar información por funcionario (o por cargo, según corresponda) en cada una de sus filas, y en las columnas debe incluir las características que correspondan a cada campo consultado, conforme a las definiciones y a la codificación establecida en este documento.

Debe incluir el nombre del campo establecida en las definiciones de la matriz (columna NOMBRE DEL CAMPO de las tablas presentadas en el punto 4.2.5 de este documento).

No agregue columnas entre los campos, al inicio o al final de la matriz

Mantenga el orden señalado para los campos en las definiciones de la matriz (punto 4.2.5 de este documento).

No agregue fila con el número de los campos.

Respete la codificación establecida en las tablas de conversión (punto 4.2.6 de este documento). Al respecto, utilice la codificación señalada en la columna CÓDIGO de cada tabla.

Asegúrese de no agregar espacios en blanco antes o después de cada código o dato ingresado.

Cada matriz tiene sus propias tablas de conversión. Por tanto, utilice las tablas de conversión que correspondan a cada una.

Si va a entregar su matriz en formato EXCEL, además de lo anterior, tenga en consideración lo siguiente:

La matriz debe comenzar en la celda A1, sin incluir otro encabezado que el nombre establecido para cada campo.

Entregue la información en valores; no incluya fórmulas de ningún tipo.

No utilice formatos de ningún tipo para las celdas, con excepción de lo siguiente: Para los campos numéricos donde se le solicite informar códigos que incluyan

ceros a la izquierda, ingréselos en formato de texto; Para los campos donde se solicita ingresar fechas, puede utilizar el formato

de fecha respetando el ingreso de datos en formato DD-MM-AAAA.

Si va a entregar la información en formato Excel incluya solo una hoja por archivo. Nombre la hoja según la letra inicial del nombre del archivo (que en este caso corresponde a la letra E).

4.2.5 Definiciones

Para cada persona que durante el período informado realizó horas extraordinarias y/o actividades de capacitación que dieron origen a compensación horaria, según lo señalado en el punto 4.2.1 de este documento, se solicita entregar los datos presentados en las tablas a continuación, las que contienen las definiciones principales para el envío de información, a saber:

- El nombre que le debe entregar al campo (columna) - Largo máximo de la variable - Descripción, formato y contenido de cada campo, que incluye el o los validadores técnico del

campo y/o el o los validadores de consistencia considerados. - Observaciones: donde se incluyen situaciones a considerar al momento de llenar cada campo.

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Identificación del Archivo

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

01 TIPO_INFO 1 Corresponde al tipo de información que solicita DIPRES, esto es: H: Personal con horas extraordinarias. Validador técnico del campo

Campo alfabético.

Valor posible: “H”.

Debe informarse siempre.

Identificación del Servicio

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

02 ID_SERV 6 Identificación presupuestaria del servicio informante, conforme a la ley de presupuestos vigente, que debe señalarse en formato PACAPR, donde: PA: Corresponden a la partida presupuestaria; CA: Corresponde al capítulo; PR: Corresponde al programa presupuestario al cual se imputa la persona informada; Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de cero.

Debe informarse siempre.

Partida: nivel superior de agrupación asignada a la Presidencia de la República, al Congreso Nacional, al Poder Judicial, a la Contraloría General de la República, Ministerio Público y a cada uno de los Ministerios. Capítulo: Subdivisión de la Partida, que corresponde a cada uno de los organismos que se identifican con presupuestos aprobados en forma indirecta en la Ley de Presupuestos. Programa: División presupuestaria de los Capítulos, en relación a funciones u objetivos específicos identificados dentro de los presupuestos de los organismos públicos.

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Identificación del funcionario

N° Nombre del campo Largo Descripción del formato o contenido Observación

03 RUN 8 Corresponde al número de RUN del funcionario informado, campo NO incluye dígito verificador y debe informarse sin puntos. En caso de extranjeros sin CI nacional, informar el número de TI o de pasaporte. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de cero (0).

Debe informarse siempre.

No debe ser menor a 1.000 Validador de consistencia con otros campos

Si el valor del campo DV es diferente a E, el valor de este campo debe ser validado con el valor del campo DV, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil

Manual de validación RUN http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_Run.pdf

04 DV 1 Corresponde al dígito verificador del RUN informado en el campo 03. En caso de extranjeros sin CI nacional, señalar en este campo la letra E. Validador técnico del campo

Valores posibles 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, K, E.

Debe informarse siempre.

Validador de consistencia con otros campos

Si el valor de este campo es diferente a E, se debe verificar según el número declarado en el campo RUN, conforme a instrucciones del Servicio de Registro Civil.

Manual de validación RUN http://www.registrocivil.cl/Manuales/Validacion_de_Run.pdf

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Característica de la hora extraordinaria y/o compensación horaria

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

05 MES 2 Código del mes en el cual se realizaron las horas extraordinarias informadas, o se inició la actividad de capacitación que dio origen a compensación horaria. Ingresar el valor de este campo en formato de texto. Validador técnico del campo

Campo alfanumérico distinto de blanco o cero (0).

Debe informarse siempre

Valores posibles: 06 al 09 (tabla de conversión N°01).

Señalar conforme a la codificación establecida en la tabla N°01.

06 N_HEDP 2 De las horas extraordinarias diurnas realizadas en el mes indicado en el campo MES, señalar el número de horas extraordinarias diurnas que fueron pagadas al funcionario informado, independiente del mes que se hizo efectivo el pago. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

Se entiende como hora extraordinaria diurna aquellas horas extraordinarias realizadas desde el término de la jornada de trabajo y hasta antes de las 21:00 hrs. Se entiende como hora extraordinaria pagada, aquella que dio origen a un pago remunerado con posterioridad a su realización. No obstante, se solicita informar las horas pagadas en el mes en que fueron realizadas.

07 VALOR_HED 7 Monto pagado por concepto de las horas extraordinarias diurnas informadas en el campo N_HEDP. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

No debe utilizarse carácter “$”.

Validador de consistencia con otros campos

Si el campo N_HEDP tiene un valor mayor a cero (0), este campo debe tener un valor mayor a cero (0).

Se solicita declarar el monto pagado en el mes en que fueron realizadas las horas extraordinarias, a diferencia de lo que la institución señala en la página de Transparencia Activa. Ejemplo: si la persona realizó 10 horas extraordinaria en diciembre por un monto de $10000, las que fueron pagadas en enero; y en enero realizó 5 horas extraordinarias por un monto de $5000 y estas fueron pagadas en febrero. Lo que debe declarar en el mes de enero es: 5 horas extraordinarias por un monto de 5000.

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Característica de la hora extraordinaria y/o compensación horaria

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

08 N_HEDC 2 De las horas extraordinarias diurnas realizadas por el funcionario en el mes indicado en el campo MES, señalar el número de horas extraordinarias diurnas que fueron compensadas con descanso, independiente del mes que se haga efectivo el uso de este descanso. Se solicita informar el número de horas extraordinarias que dan origen a la compensación horaria, sin sumar el incremento correspondiente a la hora extraordinaria diurna. Se solicita declarar el total de horas de descanso complementario acumuladas en cada mes del período, aún cuando el funcionario haya hecho uso de ellas durante el período informado Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

Se entiende como hora extraordinaria compensada, aquella que dio origen a una compensación horaria con posterioridad a su realización.

09 N_HENP 2 De las horas extraordinarias nocturnas realizadas en el mes indicado en el campo MES, señalar el número de horas extraordinarias nocturnas que fueron pagadas al funcionario informado, independiente del mes que se hizo efectivo el pago. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

Se entiende como hora extraordinaria nocturna aquellas realizadas entre las 21:00 y las 8:00 hrs., además de las realizadas los días sábados, domingos y festivos; para el personal afecto a la Ley N°19.664 se considera en esta categoría el horario nocturno. Se entiende como hora extraordinaria pagada, aquella que dio origen a un pago remunerado con posterioridad a su realización. No obstante, se solicita informar las horas pagadas en el mes en que fueron realizadas.

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Característica de la hora extraordinaria y/o compensación horaria

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

10 VALOR_HEN 7 Monto pagado por concepto de las horas extraordinarias nocturnas informadas en el campo N_HENP. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

No debe utilizarse carácter “$”.

Validador de consistencia con otros campos

Si el campo N_HENP tiene un valor mayor a cero (0), este campo debe tener un valor mayor a cero (0).

Se solicita declarar el monto pagado en el mes en que fueron realizadas las horas extraordinarias, a diferencia de lo que la institución señala en la página de Transparencia Activa. Ejemplo: si la persona realizó 10 horas extraordinaria en diciembre por un monto de $10000, las que fueron pagadas en enero; y en enero realizó 5 horas extraordinarias por un monto de $5000 y estas fueron pagadas en febrero. Lo que debe declarar en el mes de enero es: 5 horas extraordinarias por un monto de 5000.

11 N_HENC 2 De las horas extraordinarias nocturnas realizadas por el funcionario en el mes indicado en el campo MES, señalar el número de horas extraordinarias nocturnas que fueron compensadas con descanso, independiente del mes que se haga efectivo el uso de este descanso. Se solicita informar el número de horas extraordinarias que dan origen a la compensación horaria, sin sumar el incremento correspondiente a la hora extraordinaria nocturna. Se solicita declarar el total de horas de descanso complementario acumuladas en cada mes del período, aún cuando el funcionario haya hecho uso de ellas durante el período informado Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

Se entiende como hora extraordinaria compensada, aquella que dio origen a una compensación horaria con posterioridad a su realización.

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Característica de la hora extraordinaria y/o compensación horaria

N° Nombre del campo Largo Descripción del campo Formato o contenido Observación

12 N_HDCC 2 Número de horas de descanso complementario originadas de la realización de cualquier actividad de capacitación realizada fuera del horario de trabajo, e iniciada en el mes declarado en el campo MES. Validador técnico del campo

Campo numérico distinto de blanco, igual o superior a cero (0).

Debe informarse siempre.

En caso que no corresponda informar, señalar cero (0).

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4.2.6 Tablas de Conversión

TABLA N°01

Mes

Descripción Código

Junio 06

Julio 07

Agosto 08

Septiembre 09