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AUDITORIA- VENTAS Y COBRANZAS 1
TALLER DE AUDITORIA II
ACTIVIDAD No 02
PROCESO DE AUDITORIA AL CLICO DE VENTAS Y COBRANZAS
EDITH PARRA ROA
DI: 000122263
CORPORACION UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS
CONTADURIA PBLICA
VII SEMESTRE
BUCARAMANGA
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Contenido
TABLA DE ILUSTRACIONES .......................................................................................... 2
INTRODUCCION ................................................................................................................ 3
OBJETIVOS ......................................................................................................................... 3
MEMORANDO .................................................................................................................... 4
REUNION DE APERTURA ............................................................................................... 5
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA ........................................ 7
4. GENERACIN DE HALLAZGOS DE AUDITORA: ...... ERROR! BOOKMARKNOT DEFINED.
CONCLUCIONES ..............................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
BIBLIOGRAFIA .................................................ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
TABLA DE ILUSTRACIONES
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Tabla 1. Memorando, asistencia a la reunin de apertura ................................................................. 4
Tabla 2, acta de apertura, auditoria .................................................................................................... 5
Tabla 3, lista de asistencia ................................................................................................................... 7
Tabla 4,OBJETIVOS DE AUDITORIA, CONTROLES CLAVES, PRUEBAS DE CONTROL, DEFICIENCIAS Y
PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS OPERACIONES DE VENTAS Y COBRANZAS. ...................................... 9
INTRODUCCION
Estos cuestionarios son una gua de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin o alcance
depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que
figuran en el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del Control Interno, se detallan en
el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora
aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias
OBJETIVOS
Identificar las clases de operaciones y cuentas en el ciclo de ventas y cobranzas Describir las funciones de negocio los documentos relacionados y registros en el
ciclo de ventas y cobranza Entender como las actividades del comercio electrnico afectan el ciclo de ventas y
cobranza. Entender la estructura del control interno, disear y desarrollar pruebas de controles
y pruebas sustantivas de operaciones de venta. Aplicar la metodologa indicada para controles sobre las operaciones de venta a los
controles de las devoluciones y rebajas sobre ventas.
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ACTIVIDAD N2
Tabla 1. Memorando, asistencia a la reunin de apertura
CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO:
Representante de control internoLder de ventasLder de cobranzas
MEMORANDO
FECHA: agosto 01 de 2014
DE: GERENCIA BANCO SUDAMERISPARA: CICLO DE VENTAS Y COBRANZASREF: APLICACIN DEL PROCESO DE AUDITORIA AL CLICO DE VENTAS YCOBRANZAS DE LA ORGANIZACIN BANCO SUDAMERIS
La Gerencia del banco SUDAMERIS realizar Auditoria Interna al proceso del ciclo deventas y cobranzas de la organizacin del banco SUDAMERIS ; con el objeto de verificary evaluar que se estn aplicando los procesos inherentes al ciclo de ventas, ycobranzas dentro del banco y con el operador del rea encargada dentro de los estndaresestablecidos como modelo. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de ventas y
cobranzas implementado para cumplir objetivos especficos de calidad y control.Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema del ciclo de ventas ycobranzas implementado en el Banco Sudameris.
La visita ser realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por elCoordinador de cobranzas, el funcionario encargado de ventas, el funcionario de tesorera,el 30 de agosto del presente ao a las 8:00 a.m. con una duracin de 6 horas, en lasinstalaciones del BANCO SUEDAMERIS.
Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el procesoen cuestin. En caso de tener alguna observacin o aclaracin a la agenda recibida o a
alguna de sus partes, por favor comunicarla al Auditor Lder antes del 25 de agostoprximo.
Atentamente,
Gerencia de control interno.
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COBRANZAS: Que estn todas contabilizadas, en el periodoen que se realizaron y estn acumuladas en los registroscorrespondiente, submayores de clientes, submayor de caja
ingresos
CUENTAS POR COBRAR: Que todas las operaciones queinvolucra movimiento de cuentas a cobrar se hayan registradosen los registros correspondiente.
VALUACIN Y EXPOSICION
Si todas las operaciones vinculadas con ventas, cobranzas y cuentas
por cobrar se registraron, se resumieron y expusieron de acuerdo a las
Normas Tcnicas correspondiente.-
Determinacin del grado de conformidad del sistema de ventas ycobranzas con los criterios de establecidos en la norma ISO9001:2008.Evaluacin de la capacidad del sistema de gestin de ventas ycobranzas para asegurar el cumplimiento de los requisitos delcliente, legales y reglamentarios del servicio.
Evaluacin de la eficacia del sistema de gestin de ventas ycobranzas para lograr los objetivos especificados.
Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestinde ventas y cobranzas Verificar y evaluar que se estn aplicandolos procesos inherentes a servicio al cliente, horario, oportunidadde atencin y accin de las transferencias documentales.
Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de ventas ycobranzas implementado para cumplir objetivos especficos decontrol.
Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistemade ventas y cobranzas implementado en la empresa.
Alcance:
realizaremos labores de investigacin, Observacin y Seguimiento. ElProceso de auditoria iniciara el da 07 de septiembre del 2014 y seespera finalizar el 20 de septiembre del 2014, tiempo en el que seexaminara y evaluara el sistema de ciclo de ventas y cobranzas de lasactividades realizadas por el banco sudameris en el ao 2012 y 2013, sedeterminara la calidad del desempeo la auditoria en la realizacin de
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las responsabilidades asignadas-
El alcance apropiado del trabajo de auditora se logra:
- asegurando que la informacin sea confiable- asegurando la concordancia con los procedimientos- asegurando que los activos estn salvaguardados- asegurando un uso eficiente de los recursos
ENFOQUE DE
AUDITORIA:
De acuerdo al anlisis del nivel de riesgo se determinara el enfoque. Si la
empresa tiene un nivel de riesgo inherente alto y est controlado por el
sistema de control, implica que la empresa tiene un nivel de riesgo que le
permitira realizar un enfoque orientado a pruebas de cumplimiento. Esto
significa que todo el esfuerzo estar orientado a probar si los controles que
dice tener la empresa y que el auditor considerado clave en la prctica oen la realidad funcionan adecuadamente. Si esto no fuera as el enfoque
estar basado en un enfoque sustantivo, en cuyo caso las pruebas a aplicar
sern de carcter sustantivo.
Criterio ISO 9001/2008
Metodologa
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarialpara el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin oaclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favorcomunicarla al Auditor Lder antes de 17 de septiembre prximo.
Tabla 3, lista de asistencia
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA
Edison Eduardo umaa Representante de Calidad Edison Eduardo umaaErika Matilde Patio Auditor Lder Erika Matilde PatioEdith Parra Roa Equipo Auditor Edith Parra Roa
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Cindy Paola malaver Equipo Auditor Cindy Paola malaver
2. Informe la revisin documental durante la realizacin de la auditora. Yla comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias decomunicacin que usar durante la auditora
Comunicacin durante la auditora: defina las tcnicas o estrategias de comunicacinque usar durante la auditora.
El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de direccin y a la alta gerencia
sobre la eficacia de la gobernanza, la gestin de los riesgos y el control. Para desarrollaresta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estndares de comunicacin y usa estahabilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas adesarrollar.
PRUEBAS DE AUDITORIA Y SU SOPORTE
MODELO DE CONFIRMACION POSITIVA
Membrete de la Empresa
Lugar y fecha...................................
Sr.
Juan Canario Blanco
De nuestra mayor consideracin
Con el objeto de comprobar los saldos de nuestra cuentas con Uds., mucho agradeceremos
tengan a bien expresar directamente a nuestro auditores, su conformidad o discrepancia con lossaldos abajo indicados, AUN EN EL CASO QUE HUBIESEN SIDO LIQUIDADOS CON
POSTERIORIDAD A LA FECHA MANCIONADA, para lo cual acompaamos un sobre con repuesta
postal paga.
Agradeceremos que en caso de discrepancia acompaen a su repuesta un estado de nuestra
cuenta a la fecha indicada.
Dejamos constancia que la presente no es un reclamo de pago y no tiene otro fin que el
sealado precedentemente.
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Saludamos a ustedes muy atentamente
Sres.
Auditores
Contadores Pblicos
5.800- Ro CuartoCba.
Tenemos el agrado de confirmar a ustedes, excepto por las observaciones expuestas ms abajo, que los
siguientes saldo con.. JUAN CANARIO BLANCO, al 31 de diciembre de 2000, eran correctos.
CUENTA
Saldo al 31 de diciembre de 2000
A SU FAVOR A NUESTRO FAVOR
4406Cliente JNB. $ 3500,00
5406DOC. A COBRAR $1600,00
Observaciones:................................................................................
Tabla 4, OBJETIVOS DE AUDITORIA, CONTROLES CLAVES, PRUEBAS DE CONTROL, DEFICIENCIAS Y PRUEBAS
SUSTANTIVAS DE LAS OPERACIONES DE VENTAS Y COBRANZAS.
OBJETIVO DE
AUDITORIA
RELACIONADO CON
LAS OPERACIONES
CONTROL EXISTENTE
CLAVE
PRUEVA DE
CONTROL
DEFICIENCIAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
DE LAS OPERACIONES
Las ventas asentadas se
refieren a entregas
efectuadas a clientes.
(Existencia)
Registrar todos los
ingresos de manerainmediata. En los procesos
de ventas al contado.c1
Las ventas son respaldadas
por los documentos de
entrega autorizados y las
ordenes aprobadas de
clientes.c2
En procesos de ventas acrdito, elaborar una lista
de cobranza y archivar unacopia de la lista con el
propsito de compararlacon las fichas de depsito
y las plizas de ingreso.c6
Los estados de cuenta se
envan a los clientes cada
mes.c9
Depositar en formaintacta los ingresos
Examinar la orden
del cliente comoevidencia de la
aprobacin del
cliente.13e
Examinar la factura
de venta como
respaldo del
conocimiento de la
entrega y la orden
del cliente. 13b
Examinar el archivo
de los totales en lote
para verificar la
rbrica del
responsable de
control interno. 8
Observar si se
enviaron los estados
Existeuna falta
de verificacininterna por la
posibilidad de
que se estn
registrando ms
de una vez las
facturas de venta
w1
Contabilizar la secuencia de
los documentos deentrega.12
Revisar el diario de ventas y
el archivo maestro para
operaciones inusuales y
montos 1
Rastrear las entradas en el
diario de ventas para
respaldar los documentos,
incluyendo el duplicado de
facturas de venta,
conocimiento de la entrega,
rdenes de venta y orden delcliente.14
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diariamente.c10 financieros
mensuales6
Se asientan las
operaciones de ventas
existentes. (integridad)
Los documentos de entrega
estn pre numerados y
justificados de forma
semanal. C5
Los totales en caja de las
cantidades entregadas se
comparan con las cantidades
facturadas.c6
Contabilizar la
secuencia de los
documentos de
entrega .10
Examinar el archivo
de los totales en caja
para verificar la
rbrica del
responsable de
control interno. 8
Rastrear documentos de
entrega seleccionados hasta
el diario de ventas para
asegurarse de que cada unoest incluido 11
El asiento de ventas se
refiere a la cantidad de
productos entregados y
que estn facturados y
Registrados en forma
adecuada. (precisin)
Las ventas se respaldan con
los documentos de entrega
autorizados y las ordenes
aprobadas de clientesc2
Los totales en caja de las
cantidades entrega das secomparan con las cantidades
facturadas.C6
Los precios de venta
unitarios se obtienen del
archivo maestro de lista de
precios de los precios
aprobados.c7
Los estados financieros se
envan a los clientes cada
mes.c9
Examinar las facturas
de venta para
respaldar los
documentos.13b
Examinar los totales
en caja para verificarla rbrica del
responsable de
control interno.8
Examina la lista de
precios en busca de
la autorizacin
adecuada y precisa.
Observa si se
enviaron los estados
financieros
mensuales 6
Rastrear los asientos en el
diario de ventas hasta las
facturas de venta. 13
Recalcular los valores e
intereses y las extensiones
en las facturas de venta. 13b
Rastrear los detalles en las
facturas de ventas hasta:
entrega del producto
Los documentos 13c
Las rdenes de venta13d
Las rdenes del
cliente13e
Las operaciones estn
debidamente
clasificadas.
(clasificacin)
Las clasificaciones de cuenta
se verifican internamente.
C8
Examinar el paquete
de documentos para
su verificacin
interna13b
Examinar la facturacin
duplicada en venta en busca
de una clasificacin
adecuada de cuentas.13b
Se asientan las ventas
en las fechas correctas.
(oportunidad)
Los documentos de entrega
estn pre numerados y
justificados de forma
semanal
Por el contador c5
Justificar la
secuencia de los
documentos de
embarque10
Existe una falta
de control para
probar el registr
en el tiempo
oportuno w2
Comparar la fecha del
registro de venta en el diario
de ventas con los duplicados
de las facturas de venta y el
conocimiento de la entrega.
13b y 13c
Las operaciones de
ventas estn incluidas
debidamente en el
archivo maestro de
cuentas por cobrar y
estn resumidas de
forma correcta.
(asientos y resumen)
En la computadora registra
de forma automtica las
operaciones en el archiv
maestro de cuentas porpagar y el libro mayor
general c10
El archivo maestro de
cuentas por cobrar se
concilia con el libro mayor
general cada mes. C11
Los estados financieros se
Examina la evidencia
relativa a que el
archivo maestro de
las cuentas porcobrar este
conciliado con el
libro mayor general.
C7
Examinar la
evidencia relativa
que el archivo
maestro de las
Rastrear las facturas de venta
seleccionadas del diario de
ventas hasta el archivo
maestro de cuentas porcobrar y probar el monto ,
fecha y numero de factura
13a
Utilizar un software de
auditoria para realizar auto
totalizacin directa y cruzada
del diario de ventas y rastrear
los totales hasta libro mayor
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Controles c Debilidades wprovienen de la matriz ventas, los controles c3 y c4 de la matriz de
controle que no incluyen aqu. E l nmero que hay en pruebas de control y prueba sustantiva de
operacin se refiere a un procedimiento de auditoria en el programa de auditoria.
.5 Prepare y realice las conclusiones de auditora con controles y debilidades.
CLIENTE:
Atributo
Numero de
excepciones
Naturaleza de las excepciones Efecto en la auditoria de
ciclo de ventas y cobranza
Conclusiones de auditora.
3. INFORMEAUDITORAINTERNA DECALIDAD -
CONCLUSIONESDE AUDITORIA
ACTIVIDADESDESARROLLADAS
Verificacin de la implementacin ymantenimiento eficaz del Sistema de ventas ycobranzas de acuerdo con los requisitos de lanorma ISO 9001:2000, siguiendo el plan deauditora, el da 30 de agosto de 2014 en lasinstalaciones del Banco Sudameris en
envan al cliente una vez al
mes c9
cuentas por cobrar
este conciliado con
el libro mayor
general. C7
Observar si se
enviaron los estados
financierosmensualesc6
y balance.2
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Bucaramanga. Verificacin de la capacidad de laorganizacin para cumplir aspectosreglamentariosse detectaron seis (6)no conformidadesmenores relacionadas con las cobranzas 5.4.2
Planificacin del Sistema de ventas ycobranzas(1); 6.2.2 Competencia, toma deconciencia y formacin (1); 7.5.1 Control de laproduccin y de la prestacin del servicio(1); 8.2.2 Auditora interna (1); y 8.5.2 Accincorrectiva (1). el Banco Sudameris present lasacciones correctivas para dar respuesta a las Noconformidades encontradas.
ASPECTOSRELEVANTES
El liderazgo del representante del controlinterno de ventas y cobranzas, por interiorizar entodo el equipo de trabajo el modelo de ventas ycobranzas bajo parmetros de la Norma ISO9001:2008, a travs de la coordinacin yparticipacin activa en el desarrollo de losprocesos del sistema. El liderazgo del representante del controlinterno, por interiorizar en todo el equipo detrabajo el modelo de ventas y cobranzas bajoparmetros de la Norma ISO 9001:2008, atravs de la coordinacin y participacin activaen el desarrollo de los procesos del sistema. Se destaca el compromiso del personal del
rea y de los clientes internos, quienes seunen para desarrollar un proceso alto sentidode responsabilidad y cumplimiento con unenfoque de productividad y eficiencia para ellogro de los objetivos propuestos.
ASPECTOS PORMEJORAR
La definicin y ubicacin explcita de lasAcciones de Mejoramiento, del ciclo decobranzas, dentro de la caracterizacin de losprocesos, realizadas a partir del anlisis de losresultados de los indicadores de seguimiento ymedicin, con el fin de resaltar la importancia ybeneficios del ciclo completo para alcanzar losresultados planificados y facilitar la gestin delos procesos por el personal responsable.
RESPONSABILIDAD DELA DIRECCION
La planificacin de los cambios que puedanafectar la integridad del Sistema de ventas ycobranzas, considerando entre ellos los quesurgen de los cambios en la reglamentacinaplicable al objeto del negocio del
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Banco Sudameris. La metodologa para hacer seguimiento a laeficacia de las acciones correctivas ypreventivas, mediante definicin de plazos ycriterios que permitan asegurar el cumplimientode los objetivos previstos, respecto tanto a la
prevencin de los problemas como a laeliminacin de sus causas. La metodologa parahacer seguimiento a la eficacia de las accionescorrectivas y preventivas, mediante definicin deplazos y criterios que permitan asegurar elcumplimiento de los objetivos previstos,respecto tanto a la prevencin de los problemascomo a la eliminacin de sus causas.
CONFIABILIDAD DE LAAUDITORIA INTERNA
el BancoSudameris cuenta con personalcalificado para la realizacin de auditorasinternas de calidad. Para cada auditoria sedesarrolla un Plan y un Informe en el que seregistran los hallazgos, se analizan las causasde las No conformidades, y a partir de ellos seestablecen las acciones correctivas pertinentes.Se evidencia un adecuado control y seguimientodel cumplimiento de las actividades relacionadascon la auditoria por parte del auditor principal. En la planificacin y realizacin de lasauditoras es importante asegurar que secubren todos los procesos del Sistema deventas y cobranzas y se evale con laprofundidad requerida, el nivel de cumplimientode cada uno de los requisitos de la Norma ISO
9001 asociados a los diferentes procesos.
Fecha de ejecucin: 25 de agosto de 2014
Reunin de apertura: CONTROL INTERNOLugar:8:00a.m.
Reunin de cierre: CONTROL INTERNOLugar:3:00p.m.
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CONCLUCIONES
Auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o
incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos que la
conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua)
La auditoras internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para
obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener un buen
procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una frecuencia
adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos, garantizando as la
calidad de la labor que desempea en su campo econmico.
Realizacin de reunin de cierre
REUNION DECIERRE
control interno Fecha: agosto 29 de 2014
Representante deControl Interno:
Dr.Raul Alfonso Prada
Auditor Lder: Edith Parra Roa
Equipo Auditor: Cindy Paola Malaver
Jhon Sebastin Jimnez
SECTOR CICLO DE VENTAS Y COBRANZAS
Objetivo deauditoria.
Obtener elementos de juicios vlidos y suficientes para validar lasafirmaciones contenidas en el componente relacionado con:Veracidad, Integridad, Valuacin y Exposicin
VERACIDAD:
que los ingresos registrados se correspondan con las ventas oprestacin de servicio que desarrolle el ente y que estn reducidas porlas bonificaciones y devoluciones correspondiente, reales y esperadas
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que los medios de pagos hubieren sido efectivamenterecibidos
Que representen los derechos que el ente posee contraterceros originados por ventas o prestaciones de servicios, segn el
objeto del ente.
INTEGRIDAD que todas las ventas estn registradas en los registroscorrespondientes, subdiario de ventas, Submayores y se hayarealizado un adecuado corte de operaciones. Que estn todas contabilizadas, en el periodo en que serealizaron y estn acumuladas en los registros correspondiente,submayores de clientes, submayor de caja ingresos Que todas las operaciones que involucra movimiento decuentas a cobrar se hayan registrados en los registroscorrespondiente.
VALUACIN Y EXPOSICION Si todas las operaciones vinculadas con ventas, cobranzas ycuentas por cobrar se registraron, se resumieron y expusieron deacuerdo a las Normas Tcnicas correspondiente.-
Alcance:Auditoria Interna de Observacin y Seguimiento. Proceso desarrolladodurante la fecha de la Auditoria Interna.
Criterio ISO 9001/2008
Metodologa
Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial
para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin oaclaracin a la agenda recibida o a alguna de sus partes, por favorcomunicarla al Auditor Lder antes del 25 de agosto prximo.
FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DECIERRE
NOMBRE Y APELLIDOS CARGO FIRMA
Ral Alfonso Prada
Representante de control
interno
Edith Parra Roa Auditor Lder
Cindy Paola Malaver Equipo Auditor
Johan Sebastin Jimnez Equipo Auditor
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BIBLIOGRAFIA
http://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtml
Libro de auditoria
http://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos64/ciclos-transacciones/ciclos-transacciones2.shtml