Rol de la Asistente Rol de la Asistente en Epoca de Crisisen Epoca de Crisis

Expositora

Dra. Carmen Quintero R.

La Clave para el ÉxitoEntiendase a si mismo

Este Seminario está diseñado para ayudar a la gente a ganar y a obtener un nivel más alto de éxito en su vida personal y profesional. Los hombres y

mujeres exitosos a través de la historia tienen una cosa en común – se conocen a si mismos. Los

ganadores no se subestiman frente a los demás. Conocen sus propias limitaciones, al conocer sus debilidades desarrollan planes para sobrepasarlas

y sacarle mayor ventaja a sus cualidades.

El Nuevo Perfil ProfesionalEl Nuevo Perfil Profesional

La Asistente constituye un elemento vital si se quiere llevar a cabo una buena gestión empresarial.

Hoy en día un panorama real, muestra a la Asistente como una persona eficaz, dinámica y con capacidad de liderazgo, que asume a diario y sin complejos, todo tipo de retos profesionales.

MISIÓN Brindar a su jefe un

apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercado o de cada departamento.

Al igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visión a largo plazo, las Asistentes van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras.

Una Asistente es una colaboradora inmediata de un centro de gestión, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, además está capacitada para la delegación de ciertas áreas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.

Es una profesional que trabaja en equipo. Es decir, en general se ocupa de: Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones Establecer buenos contactos telefónicos Redactar y presentar correctamente informes,

comunicados, etc Planificar su tiempo y el de su jefe Preparar y tratar la información adecuadamente Concertar, acoger y atender a las visitas Preparar presentaciones de productos o servicios Organizar los viajes de negocios, etcétera.

Resumiendo, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa.

DEBE SABER LIDERARDEBE SABER LIDERAR……

la gente que está dispuesta a estar contigo

“El liderazgo reside en la capacidad de llevar a otras personas a un destino al cual nunca

irían solas”- Joel Barker

Influencia

Autoridad: una instancia superior me Autoridad: una instancia superior me designa porque mi firma tiene valor.designa porque mi firma tiene valor.Poder: Por autoridad, o por “necesidad”.Poder: Por autoridad, o por “necesidad”.Influencia: capacidad que tiene una Influencia: capacidad que tiene una persona, para lograr que los demás se persona, para lograr que los demás se muevan, sin necesidad de usar su muevan, sin necesidad de usar su autoridad o poder.autoridad o poder.

DEFINICION:DEFINICION:

Comunicar es un verbo activo, es la acción y efecto de trasmitir conocimientos e información a otro.

Su raíz latina es “comunicare” que significa “común unión” poner en común.

¿Con qué o quién comulgas?

Habilidades deHabilidades de comunicación comunicaciónHabilidades deHabilidades de comunicación comunicación

Pensamientos

EscucharVerVer

SentimientosSentimientosHablar

Contacto

Presteza/Presencia

La apertura de sí mismo.

Ésta no depende tanto de temperamento y rasgos de carácter, cuanto de LA VOLUNTAD DE COMPARTIR, PARTICIPAR, INVOLUCRARSE, DE DARSE.

Principio de comunicación:

el hombre llega a sí mismo cuando es capaz de salir de sí mismo, se descubre cuando logra expresarse ante otro que lo acepta y lo acoge tal como es.

Des

arro

llar

nues

tras

hab

ilida

des

en

este

cam

po p

erm

itirá

: Integrarnos mejor.

Trabajar con mayor eficiencia.

Incrementar nuestras posibilidades

de éxito en nuestras actividades.

Mejorar nuestras relaciones y

ayudar a otros.

Influir positivamente.

Habilidades vitales para la Habilidades vitales para la comunicacicomunicacióón y el liderazgo.n y el liderazgo.

La imagen somática. El sistema de necesidades. El sistema de valores y actitudes. El sistema de sentimientos o emociones. El sistema de ideas y opiniones.

¿Qué tan comunicados estamos con nosotros mismos?

Ningún concepto o juicio es más trascendental para una persona que el que ella forma sobre sella forma sobre síí misma misma.

Este concepto es la VARIABLE NUMERO UNO EN LA COMUNICACIÓN HUMANA.

la gente que está dispuesta a estar contigo

Importante, capaz, talentoso, valiosoImportante, capaz, talentoso, valiosoEsfuerzo Superior: Escucha ActivaEsfuerzo Superior: Escucha Activa

Diferencia entre oír y escuchar: entender, comprender o dar sentido a lo que se oye.

La escucha activa se refiere a la habilidad de escuchar no sólo lo que la persona está expresando directamente, sino también los sentimientos, ideas o pensamientos que subyacen a lo que se está diciendo.

Disposición psicológica: prepararse interiormente para escuchar.

Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos.

Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal y no verbal.

No distraernos.

No interrumpir al que habla: Síndrome del experto

No juzgar.

No ofrecer ayuda o soluciones prematuras.

No rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada“.

No contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte.

No contraargumentar. "me siento mal“ .

La comunicación no verbal debe de ir

acorde con la verbal .

Contacto visual. Es el porcentaje de

tiempo que se está mirando a los ojos de

la otra persona.

Afecto. Es el tono emocional adecuado

para la situación en la que se está

interactuando.

• Describe la capacidad de una persona de vivenciar la manera en que siente otra persona y de compartir sus sentimientos, lo cual puede llevar a una mejor comprensión de su comportamiento o de su forma de tomar decisiones.

No solo es simpatíaEs la habilidad para entender las necesidades, sentimientos y problemas de los demás, poniéndose en su lugar, y responder correctamente a sus reacciones emocionales.

Es la habilidad para entender las necesidades, sentimientos y problemas de los demás, poniéndose en su lugar, y responder correctamente a sus reacciones emocionales.

Lideres con visión:

Beneficios:

» Tener una visión optimista del mundo. El mundo es un lugar lleno de posibilidades y ustedes pueden influir para hacerlo mejor.

» Son proactivos, es decir en vez de esperar que las cosas sucedan para reaccionar hay que tomar la iniciativa de hacer que las cosas sucedan.

Formulada por líderes.Compartida.Exitosa: amplia y detallada, ¿qué, como, cuando?.

Visión de futuro: Positiva y alentadora; justificar el esfuerzo.

Valores: dirección.

PROVOCANDESEQUILIBRIO EINCERTIDUMBRE

SUPONE RUPTURA DE REGULARIDAD QUE IMPIDEPREVER EVENTOS FUTUROSCRUCIALES PARA LASUPERVIVENCIA

SE ASUMEN DOS ACTITUDES:

ACTITUD PASIVA: SE PADECE CRISIS SIN INTENTAR REVERSIÓN O MODIFICACIÓN DEL FENÓMENO, POR PÁNICO O POR

ACTITUD CONSERVADORA

ACTITUD ACTIVA: SE ASUME ANALISIS Y REFLEXION DEL FENOMENO Y SE INICIA PROCESO DE OBSERVACIÓN PARA

REELABORAR LAS ANSIEDADES QUE SE REACTIVAN ANTE LA SITUACIÓN.

AFECTAN A LA ORGANIZACIÓNpor tantoA LOS HOMBRES/MUJERES

CRISISCRISISCAMBIOS

SE PRODUCEN PORACONTECIMIENTOSECONOMICOS, POLITICOS,SOCIALES, QUE PRODUCENCAMBIOS EN LA ORIENTACION DE LOS PROPOSITOS, INTENCIONES,MOTIVACIONES DE

COMPRENDER LOS ASPECTOS INTERPERSONALES AUNADO A LOS ASPECTOS ORGANIZATIVOS,PRODUCTIVOS Y AXIOLÓGICOS

3 TIPOS CAMBIOS:DE SUSTITUCIÓNDE CRECIMIENTOX PÉRDIDA

INTELIGENCIA EMOCIONAL (IE)

SENTIR ACTUAR

PENSAR

Desarrollo Cognitivo

Desarrollo Emocional

Desarrollo Conductual

IE

GerenciaEmocional

Gerencia con Inteligencia Emocional (IE)

Conocimientotécnico

PNL

Planificación

Comunicación efectiva

Liderazgo

Toma de decisiones

El funcionamiento

emocional optimizado es indispensable

para potenciar otras

competencias gerenciales

"La manera de atraer y motivar a las personas determina el éxito del líder.", Warren Bennis

1) Propenden a nuestro bienestar psicológico, base para el desarrollo armónico y equilibrado de nuestra personalidad.   2) Contribuyen a nuestra buena salud física, moderando o eliminando patrones y/o hábitos psicosomáticos dañinos o destructivos, y previniendo enfermedades producidas por desequilibrios emocionales permanentes (angustia, miedo, ansiedad, ira, irritabilidad, etc.). 3) Propenden a las soluciones creativas y fomentan el trabajo en equipo

4) Crean un clima de confianza en el entorno laboral, haciendo más participativas y voluntariosas las labores de los empleados 

Habilidades Prácticas de la Inteligencia Emocional

"La función de un líder es elevar las aspiraciones de las personas y liberar sus energías para que traten de realizarlas.", David Gergen

Habilidades Prácticas de la Inteligencia Emocional

6) Permiten un mejor desarrollo de nuestras relaciones con las personas, en el área familiar-afectiva, social y laboral-profesional. significa llevar a un nivel óptimo la relación entre las personas: determina qué tipo de relación mantendremos con subordinados (liderazgo), con superiores (adaptabilidad) o con nuestros pares (trabajo en equipo). Las emociones determinan cómo respondemos, nos comunicamos, nos comportamos y funcionamos en el trabajo y/o la empresa.

5) Favorecen nuestro entusiasmo y motivación. Gran parte de nuestra motivación en distintas áreas de la vida está basada en estímulos emocionales.

No somos responsables de las emociones, pero sí de lo que hacemos con las emociones. Jorge Bucay

PORQUE EVALUAR MIS COMPETENCIAS?

CONOCER MEJOR MIS FORTALEZAS Y DEBILIDADES

CORREGIR CONDUCTAS LABORALES ERRÓNEAS

TENER MAS ÉXITO EN EL TRABAJO ESTAR MEJOR PREPARADO MEJORAR MI DESARROLLO COMO

PERSONA

Competencias Profesionales de la Asistente

Las asistentes desempeñan un rol muy relevante en pro de la colaboración, de que el gerente desempeñe sus funciones de la manera más eficiente que garantice el desempeño esperado en pro del desarrollo y éxito de la empresa.

Para que lo anterior se dé, es necesario contar con una asistente que además de sus competencias administrativas, destrezas y habilidades en el ejercicio de su función (conocimientos técnicos) tenga una alta confiabilidad en lo concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales descuidamos mucho y requieren la atención necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva moderna.

Consultores:Juan Carlos Pacheco y Gloria A.

Valenzuela B.Derechos Reservados

DESCUBRIENDO NUESTRASCOMPETENCIAS DE EXCELENCIA

Competencias Comportamientos que algunas personas dominan

mejor que otras, y que las hace más eficaces en una determinada situación" (Levy Leboyer).

Podemos también designarlas con las siglas CHAI (conocimientos, habilidades, actitudes e intereses) que, puestas en acción, diferencian a unas personas de otras.

El profesional más adecuado es aquel que, además de conocimientos, tiene habilidades, actitudes e intereses compatibles con su función.

QUÉ COMPETENCIAS DEBO EVALUAR?

8 COMPETENCIAS UNIVERSALES QUE APLICAN A CUALQUIER TIPO DE TRABAJO

APRENDIZAJE: capacidad para asimilar nueva información y aplicarla eficazmente

AUTORESPONSABILIDAD: atribuir éxitos y fracasos laborales al comportamiento de uno mismo y no a otras personas. Hacerse cargo de las propias acciones.

FLEXIBILIDAD: capacidad para adaptarse a situaciones y condiciones nuevas o imprevistas, tolerando la incertidumbre y el cambio. Apertura a lo nuevo.

MANEJO DE CONFLICTOS: capacidad para manejar con éxito situaciones conflictivas buscando Soluciones favorables para las partes.

PLANIFICACION: capacidad para determinar metas y prioridades estipulando acción, plazos y recursos para alcanzarlos

PROACTIVIDAD: capacidad para tomar iniciativa ante situaciones críticas o difíciles y de planificar a largo plazo en vez de reaccionar.

RESISTENCIA: capacidad de mantener bajo control las propias reacciones emocionales. Rápida superación de fracasos y alta tolerancia al estrés.

TRABAJO EN EQUIPO: disposición para cooperar con otros y apoyar activamente las decisiones de grupo anteponiendo los objetivos de la organización y/o grupo a los personales

HABILIDADES CLAVES EN LAS HABILIDADES CLAVES EN LAS RELACIONES LABORALESRELACIONES LABORALES

• HABILIDADES DE PERCEPCION:• percibir señales no verbalizadas, situarse en la posición del

otro.

• HABILIDADES PARA ESCUCHAR:• emplear indicios no verbalizados para alentar la conversación.

Qué dicen los demás y cómo lo dicen?

• HABILIDADES PARA EL MANEJO DE LOS SENTIMIENTOS:• expresar las emociones para mejorar la comunicación. Tomar

en cuenta los sentimientos de los otros.

• HABILIDADES PARA LA INTIMIDAD/AUTENTICIDAD:• desarrollar simpatía personal por los demás.

• HABILIDADES PARA DAR DEVOLUCIONES:• realimentar mi yo y a los otros.

• HABILIDADES PARA EVALUAR EL IMPACTO PERSONAL:• comprender el impacto de mi conducta.

“La gente eficaz no solamente hace las cosas de diferente manera; sino que

hace cosas diferentes”.

Stephen Covey

“No e el estilo lo que lo hace: es lo que usted hace con lo que es”

Bill J. Bonnstetter

CLAVES PARA EL EXITOEntiendase a sí mismoReconozca, entienda y aprecie a los

demásAdapte su estiloPractique las claves a menudoSugerimos seguimiento

REDACCIÓN COMERCIAL

"Antes de hablar, piensa una vez; antes de escribir, piensa tres veces".

Consideraciones generalesConsideraciones generales: : comunicacicomunicacióón escritan escrita

Escribir no es más que producir símbolos gráficos. Los símbolos se organizan por convenciones para producir una secuencia de oraciones dispuestas en un orden denominado “texto”.

Escribimos para un lector. Escribir implica codificar y decodificar un mensaje. Escribir bien y escribir eficaz.

El escribir es una tarea difícil, pero posible

En lEn la comunicacia comunicacióón n escritescritaa

Hay que asegurarse de: Qué los detalles están claros Tener a mano cualquier documentación

que se necesite consultar Dar los detalles con un orden lógico Transmitir la información en palabras y

expresiones precisas y apropiadas del oyente

La La AperturaApertura del Mensaje del Mensaje

Persigue captar la atención del lector

Trata de dejar una buena sensación

Debe tener una estructura lógica y un orden secuencial

El El CuerpoCuerpo del Mensajedel Mensaje

Consiste en el desarrollo de

un mensajeDebe despertar el interés

La La ConclusiConclusióónn

Debe resumir el contenido Proponer o resolver algo que se

presenta en el documento (objetivo) Terminar con agradecimiento y

despedida

PRIMERA REGLA DE PRIMERA REGLA DE LLA A BUENA REDACCIÓNBUENA REDACCIÓN

Escribir de forma sencilla:Párrafos cortosFrases cortasPalabras cortas

Etapas de la Escritura

1. Planificar Registrar y organizar la información

2. Redactar Pasar del plan a la prosa Redacción de un borrador

3. Revisar Corregir y rehacer el escrito

4. Editar Preparar el escrito para una presentación

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

Utilice un lenguaje normal Sustantivos concretos que den

una imagen clara de algo específico (palabras que denominen cosas: coche, perro, vacaciones, teléfono, periódico).

La carta

Es una conversación por escrito. Es como una tarjeta de presentación. Es la más importante de todos los documentos

escritos.  Contribuye  a la buena marcha de los negocios.  Sirve para fortalecer de las relaciones

administrativas y profesionales.

La carta comercial

La carta comercial es aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa.

Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro.

EJERCICIO 1EJERCICIO 1

Escriba una carta de presentación para optar por una posición laboral, donde describa sus competencias.O una carta relativa a un tema específico de su empresa

GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN