MAKALAH MANAGEMENT PROYEK

MANAGEMENT INTEGERASI PROYEK

KELOMPOK III

Dosen

Disusun oleh :

1. Dwi Nurcahyo

2. Aristia Maulana

3. Edwin Suganda

4. Alit Ibrahim

TEKNIK INFORMATIKA UNPAM Jl.Surya Kencana No.1 Pamulang Telp (021)7412566,Fax. (021)7412566

Tangerang Selatan - Banten

1. Definisi Integerasi Proyek

Proses dan kegiatan yang diperlukan untuk mengidentifikasi, menentukan,

menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan proses dan kegiatan proyek

manajemen dalam Grup Manajemen Proyek termasuk dalam Kawasan Pengetahuan

Proyek Integrasi Manajemen. Karakteristik penyatuan, konsolidasi, artikulasi dan

tindakan integratif sangat penting bagi penyelesaian suatu proyek

dalam konteks integrasi.

Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen

Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batas-batas. Interaksi antara proses-

proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek.

Tidak ada cara tunggal untuk mengelola proyek. Manajemen Proyek yang

berpengalaman dalam praktek menerapkan pengetahuan, keterampilan, dan proses unik

untuk setiap situasi, tergantung pada keadaan tersebut, variabel, dan tujuan. Kenyataan

bahwa suatu proses tertentu atau teknik yang tidak digunakan dalam suatu proyek tidak

berarti bahwa itu tidak dianggap. Sebaliknya, Proyek Integrasi Manajemen dan Tim

Manajemen dibebankan dengan menilai penerapan semua proses dan tingkat pelaksanaan

yang dianggap tepat untuk keberhasilan proyek saat merumuskan keseluruhan Proyek

Integrasi Rencana Pengelolaan.

Integration manajemen merupakan unsur manajemen proyek yang

mengkoordinasikan semua aspek proyek. Proyek integrasi, ketika dilakukan dengan

benar, akan menghasilkan segala proses dari proyek berjalan lancar. Integrasi manajemen

akan menghasilkan serangkaian tujuan yang menghasilkan. Hasil ini termasuk chart

proyek, rencana proyek, dan awal dari pernyataan ruang lingkup proyek..

Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuan,

keterampilan, saran dan teknik untukmenjalani segala aktivitas yang sesuai dengan

kebutuhn pelaksanaan proyek. Ruanglingkup pengetahuan tentang manajemen

proyek( project management knowledge) meliputi:

Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: Pemgembangan perencanaan

proyek,pelaksanaan proyek dan control terhadap perubahan secara terpadu. Ini

dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan

baik.

Manajemen ruang lingkup proyek Dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu

terhadap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan,

sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan

dan syarat keberhasilan proyek.

Manajemen waktu Mulai dari merumuskan aktivitas-aktiitas, terhadap

aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga control kerja.

Manajemen waktu penting dalam memperkirakan beberapa panjang waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada

waktinya.

Menjamin biaya Meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan beserta biaya,

penganggaran hingga control pembelajaran. Hal ini penting, terutama untuk

pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksaannya proyek dipastikan

seleisai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan.

Manajemen mutu Dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan control,

penetepan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan

hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihaklain-pihak (stakeholder).

Manajemen sumber daya manusia(SDM) Mulai dari perencanaan

organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana harus terdiri

dari atas menusia-manusia yang memiliki kemampuan dedikasi dan integritas.

Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi

pelaksaan proyek.

Manajemen komunikasi proyek, terdiri dari: Perencanaan komunikasi,

sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administrative lain, ini

untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik

Manajemen resiko Mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen

resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan

control resiko yang mungkin muncul (butir ini jarang dipersiapkan oleh sebagian

besar pelaksana proyek, sehinggaketika muncul krisis tidak mampu menggapi dengan

cepat dan tepat). Proses ini eret kaiatannya dengan identifikasi, analisis dan respon

terhadap resiko yang muncul.

Manajemen pengadaan Mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan

kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini

tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksaan proyek

perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari mitra kerja ataupun dari

pemerintah.

1.1. Berikut ringkasan dari apa yang melibatkan integerasi proyek.

Integrasi Manajemen Proyek

• Risiko Kondisi

1. perencanaan yang tidak memadai, integrasi atau alokasi sumber daya

2. Kurangnya tujuan yang jelas dan indikator kunci keberhasilan

3. Kurangnya manajemen proyek secara menyeluruh

4. tidak memadai atau kurangnya tinjauan siklus hidup proyek

• Resiko akibat Event

1. Tidak adanya atau mulai akhir manajemen proyek terpadu

2. Classic manajemen proyek kegagalan dan kekacauan

3. Kecelakaan Proyek

4. berhenti bekerja

Lingkup Manajemen

• Risiko Kondisi

1. persyaratan penilaian yang tidak memadai

2. Kurangnya perencanaan – kurangnya lead time

3. Miskin definisi ruang lingkup dan rincian paket pekerjaan

4. Lingkup perubahan tanpa waktu yang sesuai dan perubahan anggaran

• Resiko akibat Event Perubahan

1. dalam lingkup “untuk membuat sesuatu pekerjaan”

2. Unbudgeted kerja dan ulang

3. Menghasilkan overruns biaya dan serius waktu

Manajemen Waktu

• Risiko Kondisi

1. Miskin memperkirakan waktu atau kebutuhan sumber daya

2. manajemen yang buruk dari jalur kritis, dan / atau mengapung

3. lembur berlebihan

• Resiko akibat Event

1. khusus penundaan: keterampilan tenaga kerja atau materi kekurangan, tanpa motivasi,

pemogokan

2. Perlu untuk percepatan Sebelumnya

3. Rilis produk kompetitif

4. keunggulan kompetitif dan proyek dibatalkan

Manajemen Biaya

• Risiko Kondisi

1. kesalahan / kelalaian

2. Tidak ada investigasi masalah diprediksi

3. asumsi produktivitas over-optimis

4. Kurangnya biaya, perubahan atau pengendalian kontinjensi

• Resiko akibat Event

1. Serius anggaran overruns

2. Uang habis dan proyek dibatalkan

Manajemen Mutu

• Risiko Kondisi

1. tidak konsisten, definisi tidak lengkap atau tidak jelas kualitas

2. Miskin sikap terhadap kualitas

3. desain / material / pengerjaan

4. jaminan kualitas yang tidak memadai / program kontrol

• Resiko akibat Event

1. Penolakan kerja

2. kualitas produk tidak kompetitif

3. Produk kinerja kegagalan

Manajemen Sumber Daya Manusia

• Risiko Kondisi

1. tidak tepat struktur organisasi atau alokasi tanggung jawab

2. inferior kepemimpinan atau gaya manajemen bimbang

3. Tidak adanya motivasi dan akuntabilitas Konflik

4. tidak dikelola

5. pekerja yang tidak kompeten

• Resiko akibat Event

1. Umum tidak ada upaya tim

2. Organisasi kegagalan, penghentian pemogokan

Komunikasi Manajemen

• Risiko Kondisi

1. Kecerobohan dalam perencanaan dan dalam berkomunikasi rencana

2. Kurangnya pemahaman dan penanganan yang tidak tepat kompleksitas

3. Kurangnya konsultasi dengan pemangku kepentingan

• Resiko akibat Event

1. tidak dapat dipercaya atau tidak benar informasi yang mengarah ke tindakan yang

salah atau kelambanan

2. Gagal harapan stakeholder

Manajemen Risiko

• Risiko Kondisi

1. risiko Mengabaikan atau “diasumsikan begitu saja”

2. tidak jelas tugas tanggung jawab risiko – internal tim, kontraktor, dan pihak ketiga

3. Keengganan untuk menerima kepemilikan tanggung jawab risiko

4. Miskin asuransi manajemen

• Resiko akibat Event

1. dihindari terjadi peristiwa risiko

2. Dengan penundaan akibat dan overruns biaya

3. Kerusakan terhadap kualitas

4. Kerusakan Merek Kelembagaan

Manajemen Pengadaan

• Risiko Kondisi

1. kompetitif pembelian

2. klausul kontrak tidak dapat dilaksanakan, kondisi

3. Keuangan kelemahan tertular pihak

4. permusuhan dan hubungan kontrak non-kooperatif

5. tidak pantas tugas kontrak risiko

• Resiko akibat Event

1. Klaim litigasi, pemukiman

2. Kontraktor tidak mampu, kepailitan, kegagalan

1.2. Proses Utama dalam integerasi manajemen Proyek

1. Mengembangkan Project Charter ( Piagam Proyek)

2. Mengembangkan Preliminary Scope Statement (Pernyataan Pendahuluan Ruang

Lingkup Proyek)

3. Kembangkan Project Management Plan (Rencana Manajemen Proyek)

4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek

5. Memantau dan Kerja Pengendalian Proyek

6. Kontrol Ubah Terpadu

7. Menuutup Proyek

1.2.1. Mengembangkan Project Charter

Pengertian Menurut Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor

atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan

memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada

aktivitas-aktivitas project.

Selain itu, project charter juga mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project

(mencakup yang termasuk dan tidak termasuk di dalam project). Project charter juga

membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung.

Project Charter adalah dokumen formal yang menyatakan keberadaan proyek dan

memberikan arahan akan tujuan dan manajemen proyek

Input:

o Kontrak proyek

o Statement of work (menggambarkan produk/servis yang harus dibuat)

o Enterprise environmental factors (struktur organisasi, budaya organisasi,dsb)

o Organizational process assets (aturan yang berlaku, prosedur, sistem keuangan, dsb)

Informasi dalam project charter

o Nama Proyek & masa berlaku proyek

o Nama Manajer Proyek beserta informasinya

o Ringkasan jadwal proyek

o Ringkasan budget proyek

o Gambaran singkat mengenai tujuan proyek, termasuk kebutuhan bisnis, dan

justifikasi lainnya

o Ringkasan pendekatan dalam manajemen proyek (kebutustakeholders, asumsi,

batasan)

o Tugas umum dari masing-masing anggota tim proyek

o Tanda tangan key project stakeholders

o Kolom komentar yang disediakan agar dapat diisi oleh stakeholder

1.2.2. Mengembangkan Preliminary Scope Statement

Develop preliminary project scope statement adalah dokumen yang digunakan

untuk membangun dan mengkonfirmasikan pemahaman bersama akan ruang

lingkup/batasan proyek. Preliminary Scope Statement adalah scope statement awal

yang dibangun selama inisiasi proyek agar seluruh tim proyek dapat segera memulai

diskusi pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan proyek sesuai dengan ruang

lingkup

Proyek. Informasi yang terkandung dalam preliminary scope statement antara

lain: tujuan proyek, deskripsi produk/servis, kriteria produk yang akan diterima,

asumsi dan hambatan terhadap proyek, struktur organisasi, resiko, jadwal, gambaran

awal biaya.

1.2.3. Kembangkan Project Management Plan

Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk

mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah

memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat

digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan

proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline

plan.

Atribut Project Plans :

• Dinamis

• Fleksibel

• Harus dapat diperbaharui jika terjadi perubahan

• Harus menjadi acuan utama dalam eksekusi proyek

Elemen-elemen Umum dalam Project Plans :

• Gambaran Umum mengenai proyek

• Deskripsi bagaimana proyek diorganisir

• Manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam proyek

• Pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal dan informasi biaya proyek

1.2.4. Mengarahkan dan mengelola eksekusi proyek

Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah

digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam

eksekusi

Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena

selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Keterampilan Penting dalam Develop and project execution :

• Kepemimpinan

• Komunikasi

• Politik

• Kemampuan menggunakan tools dan techniques

Tools dan Techniques untuk Develop and project execution :

• Work Authorization System: metoda yang digunakan untuk menjamin orang yang

memiliki kualifikasi yang cukup, melakukan pekerjaan yang tepat, pada waktu yang

tepat dan dengan urutan yanag benar.

• Status Review Meetings: rapat terencana dan terjadwa yang digunakan untuk saling

bertukar informasi mengenai proyek yang sedang berjalan.

• Project Management Software: perangkat lunak khusus yang digunakan dalam

manajemen proyek.

1.2.5. Kontrol Ubah Terpadu

Monitor and control project work adalah proses yang terdokumentasi yang

menggambarkan kapan dan bagaimana dokumen-dokumen proyek dan pekerjaannya

dapat diubah. Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan

bagaimana cara membuat perubahan

Tersebut. Seringkali melibatkan Change Control Board(CCB), manajemen

konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya.

Saran-saran dalam Monitor and control project work :

• Pandanglah manajemen proyek sebagai sebuah proses komunikasi dan negosiasi

yang konstan.

• Rencanakan menghadapi perubahan.

• Bentuklah sistem kontrol dan CCB.

• Manfaatkan manajemen konfigurasi.

• Definisikan prosedur agar pengambilan keputusan akan perubahan yang kecil dapat

dilakukan dengan segera.

• Gunakan laporan lisan dan tulisan untuk mengidentifikasi dan mengelola perubahan.

• Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak untuk memudahkan mengelola dan

mengkomunikasikan perubahan.

1.2.6. Menuutup Proyek

Akhirnya, proyek harus ditutup bila telah selesai. Penutupan proyek melibatkan

meninjau proses, keberhasilan dan defisit yang ditemukan selama siklus hidup proyek.

Selama fase ini, sebuah pelajaran dokumen yang dihasilkan oleh tim manajemen

proyek.

1.3. Tools dan Techniques untuk Eksekusi Proyek

Eksekusi Proyek adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project

plan

o Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi proyek

Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam

sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan

lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen

waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang

suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada

membengkaknya biaya.

Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada

intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan

dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor

sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang

lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.

o Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama

eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Metodologi manajemen proyek. Para manajer proyek yang telah berpengalaman

percaya bahwa cara yang palig efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah

dengan mengikuti metodologi yang menggambarkan apa yang harus dilakukan dalam

menjalankan proyek dan bagaimana cara melakukannya Sistem informasi manajemen

proyek. Ratusan produk perangkat lunak utk manajemen proyek ada di pasaran

bahkan yg dpt di akses via internet

2.1. Proses Perencanaan Strategis

Rencana strategis mencakup pendefinisian tujuan jangka panjang, memprediksikan

kecenderungan di masa depan, dan memproyeksikan kebutuhan akan produk-produk atau

jasa-jasa baru

o Organisasi seringkali melaksanakan analisis SWOT

Strength – Weaknesses – Opportunities – Threats

• Sebagai bagian dari rencana strategis, organisasi harus:

- Mengidentifikasi proyek-proyek yg potensial

- Menggunakan metode yg realistis utk memilih proyek mana yg akan

dikerjakan (proses seleksi)

- Memformalkan proyek dgn membuat project charter

2.2. Cara Memilih Proyek

Metode Pemilihan Proyek

Dalam memilih sebuah proyek harus di ikuti dengan metode yang meliputi :Berfokus pada

kebutuhan utama organisasi

o Kategorisasi proyek IT

o Analisis Finansial

o Weighted Scoring Model

o Implementasi Balanced Scorecard

Kategori Proyek TI

a. Apakah proyek merupakan sebuah peluang agar organisasi lebih berkembang

b. Lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkanya proyek tersebut

c. Prioritas Proyek

Analisis Finansial

Didalam analisis dibutuhkan pertimbangan finansial yang merupakan hal terpenting dalam

pemilihan proyek.

Sehingga dibutuhkan metode metode dalam melakukan pertimbangan tersebut yang terdiri

dari :

a. Net Present Value (NPV) analysis

b. Return on Investment (ROI)

c. Payback analysis

Weighted Scoring Model

Adalah tool yang dapat memberikan proses yang sistematis dalam memilih proyek

berdasarkan beberapa kriteria.

1. Identifikasi kriteria yang penting

2. Tentukan bobot pada setiap kriteria

3. Tentukan score pada tiap kriteria

4. Kalikan score terhadap kriteria untuk memperoleh bobot total

5. Makin tinggi bobot total makin baik proyek yang didapatkan.

Balanced Scorecard

Scorecard yang seimbang adalah perencanaan strategis dan sistem manajemen yang

digunakan secara ekstensif dalam bisnis dan industri, pemerintah, dan organisasi nirlaba di

seluruh dunia untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi,

meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap

strategis tujuan.

Balanced Scorecard tetap mempertahankan ukuran finansial tradisional Tapi ukuran finansial

menceritakan kisah tentang peristiwa masa lalu, cerita yang memadai untuk perusahaan abad

industri di mana investasi dalam kapabilitas jangka panjang dan hubungan dengan pelanggan

tidak penting untuk keberhasilan.. Langkah-langkah keuangan tidak memadai, namun , untuk

menuntun dan mengevaluasi perjalanan perusahaan bahwa informasi usia harus membuat

untuk menciptakan nilai masa depan melalui investasi pada pelanggan, pemasok, karyawan,

proses, teknologi, dan inovasi.

2.3. Pentingnya Cara Proyek Untuk Memulai Proyek Secara Formal

• Mengarahkan dan memanajemen eksekusi proyek: menjalankan rencana manajemen

proyek dgn melaksanakan aktivitas-aktivitas yg tercakup di dalamnya

• Memonitor dan mengendalikan pekerjaan proyek: memantau pekerjaan proyek utk

menjaga kinerjanya tetap pd tujuan proyek

• Melaksanakan kendali perubahan terintegrasi: mengkoordinir perubahan yg

mempengaruhi hasil-hasil proyek dan aset-aset proses organisasional

• Menutup proyek: mengakhiri semua aktivitas proyek utk scr formal menutup proyek

3.1 Pentingnya Peran Stakeholder

Analisis Stakeholder

Setiap manajer proyek harus memilah milih stakeholderbsebagaimana keterampilan dari

setiap stakeholder yang ada. Adapun karena itu manajer harus menganalisis setiap

stakeholder yang dibutuhkanya.

.Definisi Stakeholder

Aktor atau institusi yang bisa atau mampu mempengaruhi proses pencapaian hasil dan

tujuan program Pihak-pihak yang terkena dampak dari implementasi program

. Tujuan analisis stakeholder

Mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait dalam isu-isu yang digarap dalam program,

peran-perannya, kepentingannya, dan dampak/efek yang ditimbulkan oleh adanya pihak-

pihak tersebut terhadap isu

Dengan identifikasi tersebut, pengelola program menjadi sensitif terhadap kepentingan-

kepentingan stakeholder; dan dalam jangka panjang dapat menciptakan strategi untuk

meminta dukungan daristakeholder tertentu

Seorang manajer proyek harus mengidentifikasi stakeholder lalu menyeleksi setiap

stakeholder yang dibutuhkan dalam proyek.

Analisis stakeholder adalah dokumen penting mengenai informasi tentang stakeholder

(bahkan kadang mrpk informasi yg sensitif), misalnya tentang

Nama dan organisasi stakeholder

Peran stakeholder dalam proyek

Fakta-fakta unik mengenai setiap stakeholder

Tingkat pengaruh stakeholder pd proyek

Ketertarikan stakeholder pada proyek

Saran-saran untuk membina hubungan dengan setiap stakeholder

CONTOH ANALISIS SKATEHOLDER

3.2 Pentingnya Komitmen Manajemen Puncak

Manajemen puncak adalah manajemen tertinggi. Jenjang manajemen tertinggi atau

biasanya terdiri atas dewan direksi dan direktur utama. Dewan direksi mempunyai tugas

memutuskan hal – hal yang sifatnya sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan.

Manajemen puncak bertugas menetapkan kebujakan operasional dan membimbing interaksi

organisasi dan lingkungan.

Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu faktor kunci

yang terkait dengan keberhasilan proyek.

Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek :

o Keamanan sumber daya yang memadai.

o Dapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik pada waktu yang tepat.

o Menerima kerjasama dari orang-orang di seluruh organisasi.

o Mempelajari bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.