63

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT.Multi Garmenjaya yang terletak di Jl.Krawang No.1 Bandung,

Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang garment. Tahun 1970

perusahaan ini bermula dari industri rumahan, dan pada tahun 1987 menjadi

perusahaan garment dengan akta notaries tanggal 10 Mei 2006 dengan No TDP

(Tanda Daftar Perusahaan) : 101115101614 Tanggal 20 September 2007 dan No

SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan) : 510/3-566/1992/008-disindag/2006.

Sampai sekarang PT.Multi Garmenjaya memiliki 10 unit pabrik yang tersebar di

ibukota Jawa Barat, Bandung, Indonesia. Hampir 65% produksi di eksport

keluar negeri , sisanya untuk pasar dalam negeri.

Dulu PT.Multi Garmenjaya hanya memproduksi celana, sejak beberapa

tahun yang lalu PT.Multi Garmenjaya telah memproduksi beberapa jenis garmen.

Produk PT.Multi Garmenjaya sekarang terdiri dari celana bahan, jeans, rompi,

pakaian kerja, Bermuda, dan lain sebagainya. Perusahaan menggunakan kapas,

polyester, dan beragam material kain tergantung pada kebutuhan pasar. Salah

satu merek paten perusahaan adalah "CARDINAL", pasar dalam negeri.

• Tahun 1988 mulai ekspor ke Timur Tengah dan Rusia.

• Tahun 1996 menerima penghargaan UPAKARTI atas keberhasilan dalam

kemitraan dan pembinaan usaha-usaha kecil.

64

 

• Tahun 1997 menerima penghargaan PRIMANIYARTA, atas

keberhasilan dalam meningkatkan nilai ekspor non migas secara

konsisten mendukung perolehan devisa non migas bagi pemerintah

Indonesia.

• Tahun 1999 memperoleh sertifikat ISO 9002 untuk sistem manajemen

mutu yang diterapkan

Visi dan Misi Perusahaan

Visi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah Menjadi Nomor Satu

Dalam Bisnis Apparel

Misi perusahaan PT.Multi Garmenjaya adalah senantiasa menghasilkan

produk yang berkualitas tinggi dan memberikan pelayanan yang terbaik secara

konsisten bagi kepuasan pelanggan.

65

 

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan dan Pembagian Tugas, Tanggung Jawab,

Wewenang dan hal-hal lain yang menyangkut perusahaan

3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

66

 

3.2.2 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab, Wewenang dan hal-hal lain

yang menyangkut perusahaan

Berikut ini adalah penjelasan mengenai tugas dan wewenang dari masing-

masing bagian:

1. General Manager

a. Memimpin dan mengawasi seluruh kegiatan kerja

b. Mengelola seluruh data-data perusahaan

c. Memberikan surat perintah kerja ke bagian produksi

2. Finance

a. Menerima pembayaran dari distributor dalam negeri maupun

distributor luar negeri.

b. Melakukan pembayaran kepada supplier.

c. Mengontrol jalannya aliran uang di dalam perusahaan.

d. Membuat laporan keuangan setiap bulan untuk diserahkan kepada

General Manager.

3. Marketing

a. Menerima enquiry dari buyer

b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan

dibuat

67

 

c. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari

engineering

d. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample (invoice)

e. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories,

embro/print dan washing

f. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian

purchasing

g. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier

h. Mengecek harga CM dan pemakaian fabric serta accessories ke

bagian engineering

i. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer

j. Menerima PO dari buyer dan membuat sales confirmation atau

sales contract

k. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke

Merchandiser, Accounting dan Finance

4. Sample Room

a. Menerima job order sample, bahan dan accessories

b. Product Planning Meeting (PPM) dengan bagian follow up

sample

c. Membuat schedule bersama dengan bagian follow up sample

d. Membuat pola, potong bahan, jahit dan mengecek hasilnya

kemudian di kirim untuk di washing melalui follow up sample

68

 

e. Finishing dan mengecek hasilnya baru kemudian dikirim ke

Marketing

f. Menerima sample, gambar, sizepack dan ratio size dari

engineering

g. Membuat basic patrun dan grading size sesuai dengan permintaan

Engineering

h. Menyerahkan pola yang sudah di grading ke bagian Engineering

5. Engineering

a. Menerima sample, gambar, sizepack, ratio size dan detail fabric

dari merchandiser

b. Mengeluarkan permintaan pembuatan pola dan grading pola ke

sample room

c. Menerima pola yang sudah degrading dari sample room

d. Menyusun marker sesuai dengan ratio size dan lebar bahan

e. Menghitung pemakaian bahan dan accessories per pieces dengan

memasukkan allowance susut bahan

f. Menghitung pemakaian bahan dasar (kain), bahan pendukung

(kain kantong, kain keras, tape, benang dsb)

g. Membuat rooting proses

h. Menghitung target output jahit perjam/orang (untuk dasar

perhitungan biaya jahit)

69

 

i. Menghitung target output finishing perjam/orang (untuk dasar

perhitungan biaya finishing)

j. Melaporkan hasil perhitungan ke Marketing

k. Menyerahkan pemakaian bahan dan accessories ke Merchandiser

6. Shipping

a. Menerima shipping request , packing list dan invoice

b. Menyiapkan dokumen export

c. Koordinasi dengan pihak forwarder dan shipping buyer

d. Mengatur pengiriman barang dari factory ke forwarder

7. PPIC

a. Menerima permintaan space produksi dari Marketing

b. Mengecek jadwal produksi sebelummya

c. Mengecek lead time produksi order baru ke bagian engineering

d. Mengecek lead time embro / print

e. Melakukan penjadwalan order baru dan menentukan duedatenya

f. Melaporkan hasil penjadwalan kepada Marketing. Jika jadwal

tidak masuk negosiasi dengan marketing

g. Menerima konfirmasi order diterima dari Marketing

h. Memasukkan order baru dalam jadwal induk produksi

i. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan bagian terkait

j. Mengecek kesiapan PP Meeting

70

 

k. Melakukan PP Meeting dengan buyer

l. Menyiapkan jadwal produksi dan mengkoordinasikan dengan

semua pihak terkait termasuk dengan pihak sub contract

m. Menerima informasi dari Merchandiser berupa trim chart, PDC,

comment hasil PPM dan sample PPS

n. Menerima permintaan turun job dari Merchandiser

o. Membuat job order (worksheet)

p. Membuat PPBL bahan dan acceesories 1

q. Mengecek kesesuaian worksheet dan PPBL dengan trim chart

r. Menyerahkan worksheet dan sample ke bagian marker

s. Menyerahkan worksheet dan PPBL ke gudang bahan dan

accessories

t. Menyerahkan worksheet dan PDC ke bagian jahit / sewing

u. Menyerahkan worksheet ke bagian finishing

v. Menerima laporan realisasi potong dari bagian cutting dan

mengkonfirmasikan ke Merchandiser jika ada penyimpangan dari

buyer order

w. Membuat PPBL accessories 2 dan menyerahkannya ke gudang

accessories

x. Memonitor jalannya proses produksi dan memastikan produksi

berjalan sesuai rencana

y. Menerima laporan dari bagian cutting

z. Memonitor dan meng-follow up proses embro / print ke supplier

71

 

aa. Menerima laporan hasil jahit dari bagian jahit

bb. Menerima laporan hasil cuci, hasil finishing, packinglist actual

dan laporan rinci shipment dari bagian finishing

cc. Membuat packinglist sesuai buyer order

dd. Membuat performa packinglist sesuai kondisi barang

ee. Melakukan closing setiap artikel bersama finishing

ff. Membuat laporan produksi

gg. Melaporkan status kondisi barang ke Merchandiser

8. Purchasing

a. Menerima permintaan bahan dan material dari marketing

b. Menerima permintaan pembuatan contoh accessories dari

merchandiser dan menyerahkan ke supplier

c. Menerima contoh accessories dari supplier dan menyerahkannya

ke merchandiser

d. Menerima permintaan pembelian accessories dari merchandiser

e. Membuat PO dan mengirimkan ke supplier

f. Menyerahkan copy PO dan invoice ke merchandiser dan

accounting

g. Memonitor kedatangan barang dan memastikan delivery tepat

waktu

h. Menginformasikan kedatangan barang ke merchandiser dan PPIC

i. Mengecek delivery dan harga ke supplier

72

 

j. Memberikan informasi kepada marketing

9. Merchandiser

a. Menerima informasi order baru dari marketing

b. Membuat T&A calendar dan menyerahkannya ke marketing dan

PPIC

c. Menerima detail produk dari marketing yang meliputi PO, sample,

gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan menyerahkannya ke

bagian engineering

d. Menerima informasi pemakaian bahan dan accessories dari

engineering

e. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan dan accessories ke

bagian purchasing

f. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing

g. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga,

quantity dan delivery

h. Memonitor delivery fabric dan accessories melalui bagian

purchasing

i. Menyerahkan detail accessories ke bagian purchasing untuk

pembuatan contoh accessories untuk di approve ke buyer

j. Menerima detail artwork dan jenis washing dari marketing

k. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh

untuk di approve ke buyer

73

 

l. Menerima embro / print dari supplier

m. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke

supplier embro / print

n. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing internal untuk

dibuatkan contoh untuk approve ke buyer

o. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing

p. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing

q. Menyerahkan contoh embro/print/washing ke buyer

r. Menerima comment atau approval dari buyer

s. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dan PP

sample dari buyer

t. Membuat job size set sample dan PP sample

u. Menyiapkan bahan dan material

v. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample

room (PPM)

w. Membuat schedule pembuatan size set sample dengan bagian

sample room

x. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke

washing internal bersama dengan standar dan comment buyer

y. Membuat atau menyiapkan PDC

z. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum

di kirim ke buyer

aa. Mengirim size set sample, PP sample dan PDC ke buyer

74

 

bb. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer

cc. Menerima comment buyer

dd. Meng-follow up comment buyer

ee. Mengecek kedatangan bahan dan accessories

ff. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC

gg. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer

ke PPIC

hh. Melakukan PP Meeting dengan buyer

ii. Membantu pihak produksi dalam melakukan Tanya jawab secara

detail dengan buyer

jj. Mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus

kk. Menerima laporan status produksi dari PPIC

ll. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan

mengkoordinasikan waktu untuk QC buyer

mm. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC

nn. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah

benar

oo. Mengecek hasil cuci dan memastikan proses finishing sudah benar

pp. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar

10. Warehouse

a. Menerima copy PO dari purchasing

b. Menerima barang dari supplier

75

 

c. Mengecek jumlah dan quantity barang

d. Membuat Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB)

e. Melaporkan kedatangan barang ke bagian purchasing dan

accounting

11. Warehouse Bahan

a. Menerima worksheet dan PPBL bahan dari PPIC

b. Menyiapkan dan menyerahkan bahan, Bukti Penerimaan Barang

(BPB) dan data rincian bahan ke bagian cutting

12. Warehouse Accessories

a. Menerima worksheet dan PPBL accessories 1 dari PPIC

b. Menyiapkan dan menyerahkan accessories 1 dan BPB ke bagian

jahit

c. Menerima PPBL accessories 2 dari PPIC

d. Menyerahkan accessories 2 ke bagian finishing

13. Washing internal

a. Menerima standar cuci, size set sample, PP sample dan comment

buyer dari merchandiser

b. Menyerahkan standar cuci ke bagian supplier washing

c. Menerima contoh hasil cuci dari supplier

d. Meng-approve hasil cuci

76

 

e. Menyerahkan ke merchandiser

f. Menerima laporan hasil jahit yang dikirim ke cuci

g. Meng-follow up proses cuci bulk production

h. Meng-approve hasil cuci bulk production

14. Produksi

a. Mempersiapkan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk PP Meeting

b. Melakukan Tanya jawab secara detail dengan buyer untuk

membahas detail produk dari segi teknis

15. Cutting

a. Menerima worksheet, sample, marker dan data rincian ampar dari

bagian marker

b. Menjelaskan ke supervisor potong dan seri QC

c. Mengamparkan kain sesuai dengan rincian ampar dan member

tanda cacat pada kain yang harus diganti

d. Menyiapkan bahan pengganti cacar dari roll kain yang sama

e. Melakukan proses potong

f. Melakukan proses seri/sobar

g. Melakukan QC dan mengganti kain yang cacat dengan roll yang

sama

h. Menyerahkan hasil cutting ke bagian jahit dengan disertakan

sample dan data rincian potong

77

 

i. Jika ada embro/print maka hasil bahan hasil potong diserahkan ke

supplier embro/print

j. Melaporkan ke bagian PPIC

16. Jahit / Sewing

a. Menerima hasil potong, sample dan data rincian potong dari

bagian cutting

b. Menerima worksheet dan PDC dari bagian PPIC

c. Menerima accessories 1 dari bagian gudang accessories

d. Melakukan PPM dengan supervisor persiapan line dan supervisor

line yang akan dipakai

e. Menentukan target output pertama dari setiap line

f. Mengirim beberapa potong output pertama untuk test cuci

g. Memonitor proses jahit disetiap line

h. Melakukan QC hasil jahit 100%

i. Melakukan perbaikan jika ada yang reject jahit

j. Member tanda berupa tali rapia pada barang yang reject bahan

k. Mendata hasil jahit yang bagus dan reject per size dan per warna

l. Mengirim hasil jahit ke washing

m. Melaporkan status harian produksi, data kirim cuci dan data

rincian batang reject ke bagian PPIC

17. Finishing

78

 

a. Menerima worksheet dari bagian PPIC dan schedule shipment

b. Menerima sample dan PDC dari bagian jahit

c. Melakukan PPM dengan supervisor

d. Menyiapkan alat bantu matres dan handmade lainnya

e. Menerima hasil cuci, standar cuci dan informasi jumlat lot warna

f. Melakukan pengelompokkan lot warna dan memeriksa qualitas

g. Melakukan proses finishing sampai dengan staffing

h. Mendata dan melaporkan kondisi barang ke PPIC dan

merchandiser

i. Melakukan closing

j. Menyerahkan rincian laporan shipment ke PPIC

79

 

3.3 Prosedur

3.3.1 Prosedur Pembuatan Proto Sample

 

Gambar 3.2 Flow Chart Prosedur Pembuatan Proto Sample

80

 

Bagian Marketing

a. Menerima enquery dari buyer

b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat

c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample

Bagian Follow Up Sample

a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing

b. Membuat job sample

c. Menyiapkan bahan dan material (jika tidak ada, akan melakukan purchase

order melalui bagian sample room)

d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM)

e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room

f. Meng-follow up embro/print/washing

g. Mengecek hasil sample dari Sample Room

h. Mengirim sample ke buyer

i. Mengecek penerimaan sample di buyer

j. Menerima comment buyer

k. Meng-follow up comment buyer

81

 

3.3.2 Prosedur Pembuatan Salesman Sample

 

Gambar 3.3 Flow Chart Prosedur Pembuatan Salesman Sample

82

 

Bagian Marketing

a. Menerima enquery dari buyer untuk pembuatan salesman sample

b. Berkomunikasi dengan buyer untuk detail sample yang akan dibuat

c. Menjelaskan sample yang diminta buyer ke bagian follow up sample

d. Menghitung harga pokok penjualan dengan dasar perhitungan dari bagian

Engineering

e. Mempersiapkan dokumen penjualan salesman sample ( invoice )

Bagian Follow Up Sample

a. Menerima detail permintaan buyer dari bagian Marketing

b. Membuat job sample

c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)

d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian Sample Room (PPM)

e. Membuat schedule / jadwal pembuatan sample dengan bagian Sample Room

f. Meng-follow up embro/print/washing

g. Mengecek hasil sample dari Sample Room sebelum dikirim ke buyer

h. Mengirim sample ke buyer dan koordinasi dengan pihak shipping jika

diperlukan

i. Jika barang di-export langsung maka di buat packing list dan buat

permintaan shipment ke bagian shipping (shipment request)

j. Mengecek penerimaan sample di buyer

k. Menerima comment buyer

l. Meng-follow up comment buyer

83

 

3.3.3 Prosedur Penerimaan Order Baru

 

Gambar 3.4 Flow Chart Prosedur Penerimaan Order Baru

84

 

a. Menerima enquery order baru dari buyer

b. Mengkoordinasikan pemilihan supplier bahan, accessories, embro/print dan

washing

c. Mengecek leadtime dan harga fabric dan accessories ke bagian purchasing

d. Mengecek harga dan leadtime embro/print/washing ke supplier

e. Mengecek harga CM dan pemakaian facbric serta accessories ke bagian

engineering

f. Mengecek space dan leadtime produksi ke bagian PPIC

g. Melakukan negosiasi harga dan waktu dengan buyer

h. Menerima purchase order (PO) dari buyer dan membuat sales confirmation

atau sales contract

i. Menyerahkan PO, sales contract dan perhitungan harga ke bagian

Accounting dan Finance

85

 

3.3.4 Prosedur Pemesanan Bahan

 

Gambar 3.5 Flow Chart Prosedur Pemesanan Bahan

86

 

a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample,

gambar, sizepack, ratio size, detail fabric

b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis

washing ke bagian engineering untuk di approve ke buyer

c. Menerima informasi pemakaian bahan dari bagian engineering

d. Mengeluarkan permintaan pembelian bahan ke bagian purchasing (di

approve manager)

e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing

f. Monitor delivery fabric melalui bagian purchasing

87

 

3.3.5 Prosedur Pemesanan Accessories

 

Gambar 3.6 Flow Chart Prosedur Pemesanan Accessroies

88

 

a. Menerima detail produk dari bagian marketing yang meliputi PO, sample.

Gambar, sizepack, ratio size, detail fabric

b. Menyerahkan sample, gambar, sizepack, ratio size, detail fabric dan jenis

washing ke bagian engineering

c. Menerima informasi pemakaian accessories dari bagian engineering

d. Mengeluarkan permintaan pembelian accessories ke bagian purchasing (di

approve manager)

e. Menerima copy PO dan invoice dari bagian purchasing

f. Mengecek kesesuaian PO dan invoice yang meliputi harga, quantity dan

delivery

g. Monitor delivery accessories melalui bagian purchasing

89

 

3.3.6 Prosedur Approval Embro / Print / Washing

  

Gambar 3.7 Flow Chart Prosedur Approval Embro / Print / Washing

90

 

a. Menerima detail artwork dan jenis washing dari bagian marketing

b. Menyerahkan detail artwork ke supplier untuk dibuatkan contoh untuk

approve ke buyer

c. Menerima contoh embro / print dari bagian supplier

d. Mengeluarkan permintaan (kontrak kerja) booking space ke supplier embro /

print

e. Menyerahkan standar cucian ke bagian washing(internal) untuk dibuatkan

contoh untuk approve ke buyer

f. Menerima contoh hasil washing dari bagian washing

g. Mengeluarkan permintaan booking space ke supplier washing

h. Menyerahkan contoh embro / print / washing ke buyer

i. Menerima comment atau approval dari buyer

91

 

3.3.7 Prosedur Pembuatan Size Set Sample

 

Gambar 3.8 Flow Chart Prosedur Pembuatan Size Set Sample

92

 

a. Menerima comment dan permintaan pembuatan size set dari buyer

b. Membuat job size set sample

c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)

d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM)

e. Membuat schedule / jadwal pembuatan size set sample dengan bagian

sample room

f. Follow up embro / print / washing

g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing

internal bersama dengan standard an comment buyer

h. Menerima dan mengecek sample jadi dari sample room sebelum dikirim ke

buyer

i. Mengirim size set sample ke buyer

j. Mengecek penerimaan sample di buyer

k. Menerima comment buyer

l. Meng-follow up comment buyer

93

 

3.3.8 Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS)

 

Gambar 3.9 Flow Chart Prosedur Pembuatan Preproduction Sample (PPS)

94

 

a. Menerima comment dan permintaan pembuatan PP Sample dari buyer

b. Membuat job PP Sample

c. Menyiapkan bahan dan material (jika ada)

d. Menjelaskan secara detail permintaan buyer ke bagian sample room (PPM)

e. Membuat schedule pembuatan PP Sample dengan bagian sample room (PPM)

f. Follow up embro / print / washing

g. Menerima hasil jahit dari sample room dan menyerahkannya ke washing

internal bersama dengan standar-an comment buyer

h. Membuat dan menyiapkan PDC

i. Mengirim PP Sample dan PDC ke buyer

j. Mengecek penerimaan sample dan PDC di buyer

k. Menerima comment buyer

l. Meng-follow up comment buyer

m. Mengecek kedatangan bahan dan accessories

n. Mengkoordinasikan jadwal PP Meeting dengan buyer dan PPIC

o. Menyerahkan PDC dan PP Sample yang sudah di approve buyer ke PPIC

95

 

3.3.9 Prosedur PP Meeting

  

Gambar 3.10 Flow Chart Prosedur PP Metting

96

 

a. Mengecek kedatangan material

b. Mengumpulkan dan mempersiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk PP

Meeting seperti:

- Buyer’s worksheet

- Original Artwork untuk embro / print

- PPS Comment

c. Jika diperlukan, memeriksa dokumen internal apakah sudah sesuai dengan

buyer’s requirement

d. Melakukan PP Meeting dengan buyer

e. membantu pihak produksi dalam melakukan tanya jawab secara detail

dengan buyer

f. mencatat jalannya PP Meeting dalam form khusus

97

 

3.3.10 Prosedur Produksi

 

Gambar 3.11 Flow Chart Prosedur Produksi

98

 

a. Menerima laporan status produksi dari bagian PPIC

b. Menginformasikan status produksi kepada buyer dan mengkoordinasikan

waktu untuk QC buyer

c. Mendampingi QC buyer pada saat inline QC dan final QC

d. Mengecek hasil jahit pertama dan memastikan proses jahit sudah benar

e. Mengecek hasil cuci dan memastikan hasil cuci sesuai dengan standar

f. Mengecek hasil finishing dan memastikan proses finishing sudah benar

g. Memonitor proses staffing dan memastikannya dengan benar

99

 

3.4 Diagram Aliran Data

3.4.1 Diagram Hubungan Sistem Informasi

SYSTEMSCM P.T. MULTI GARMENT JAYA

Buyer

Supplier

Marketing

Merchandiser

Inquery dan sample pesanan

Inquery dan sample pesanan

Perbandingan Harga

Perbandingan Harga

Purchase Order

Negoisasi harga dan waktu

Purchase Order

Negoisasi harga dan waktu

Permintaan Bahan

Permintaan Bahan

Kontrak kerja

Kontrak kerja

Pengecakan sample jad i

Sample jadi di ikrim

PP metting

PP metting

Barang Belum produksi

Barang hasi l produksi

barang sudah jad i

barang sudah jadi

 

Gambar 3.12 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan

100

 

3.4.2 Diagram Nol

 

Gambar 3.13 Diagram Nol Sistem yang sedang Berjalan

101

 

3.5 Permasalahan yang Dihadapi.

Pada PT Multi Garment Jaya terjadi beberapa masalah dalam menghadapi

proses produksi, disini akan dijelaskan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT

Multi Garment Jaya.

Dalam dunia bisnis konsumen memegang peranan penting, saat

konsumen memesan barang mereka menginginkan pesanan tersebut bisa sampai

sesuai dengan waktu yang telah disepakati dan juga sampai sesuai permintaan

dengan spesifikasi yang diminta beserta kualitas yang baik. Proses produksi juga

terjadi semakin rumit. Hal itu dikarenakan banyaknya jenis produk dan

komponen pembentuk bahan baku, seperti : kain, benang, kancing, dan lain

sebagainya. Permasalahan lain yang timbul juga karena banyaknya konsumen.

Pemesanan stock bahan baku yang lebih dari satu supplier juga menjadi masalah

yang terjadi dalam perusahaan ini.

Perusahaan ini sudah menerapkan Supply Chain Management dalam

proses sistem yang berjalan di perusahaannya. Sistem yang dibuat mencakup dua

divisi yang ada di perusahaan ini, yaitu divisi lokal dan ekspor. Permasalahan

timbul karena sistem yang ada di dalam perusahan ini kurang mendukung

kebutuhan divisi ekspor, lebih condong sesuai kebutuhan divisi lokal. Perbedaan

yang mendasar dari kedua divisi itu adalah pada divisi lokal, sistem yang

dijalankan adalah make to stock, perusahaan akan terus memproduksi untuk

sebagai persediaan di perusahaan itu, sedangkan pada divisi ekspor, sistem yang

dijalankan adalah make to order, perusahaan akan melakukan produksi sesuai

102

 

dengan order dari konsumen. Perbedaan sistem tersebut yang menyebabkan

supply chain management di divisi ekspor kurang dapat berjalan dengan baik.

Menurut proses sistemasi yang seharusnya berjalan, untuk memesan

bahan baku kita harus melihat sisa produk di gudang persediaan bahan baku

terlebih dahulu pekerja harus langsung ke tempat penyimpanan, tetapi

kenyataannya untuk mengecek sisa stok memerlukan banyak waktu. Oleh karena

itu penumpukan sisa bahan baku sering terjadi dan ini menyebabkan

permasalahan lain di perusahaan.

Masalah yang paling kritis adalah keterlambatan informasi dan

kedatangan material yang menyebabkan jadwal produksi tidak dapat

terealisasikan dengan baik sehingga menyebabkan overtime atau keterlambatan

pengiriman produk jadi (celana) ke customer. Dan juga banyaknya bahan baku

yang tersisa, sehingga terjadi penumpukan bahan baku di gudang.

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah.

Dari banyak masalah yang ada dalam sistem pada perusahaan ini, kami

mempunyai solusi yaitu membuat suatu aplikasi supply chain management yang

sesuai dengan kebutuhan divisi eksport, aplikasi tersebut membantu para

karyawan untuk memesan barang dan juga untuk membantu dalam pengecekan

barang yang ada di gudang.

103

 

Selain itu aplikasi ini juga dapat membantu memberitahu ke karyawan

kalau barang yang sudah dipesan belum sampai tepat waktu, jadi karyawan bisa

mengingatkan lagi supplier nya untuk mengirimkan barang secepatnya.

Dan juga seperti yang sudah dijelaskan di atas aplikasi ini membantu

untuk mengoptimalkan bahan baku yang ada, jadi tidak terjadi penumpukan

barang di gudang, memesan bahan baku yang sesuai dengan kebutuhan saja.