10 лет с docsvision - опыт внедрения, эксплуатации и развития

10 лет с Docsvision - опыт внедрения,

эксплуатации и развития

Как это начиналось• В конце 2006 года руководством банка было принято

решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭДО).

• Руководителям ключевых подразделений были презентованы СЭДО на платформах Docsvision, Documentum и Directum.

• В качестве системы электронного-документооборота была выбрана система Docsvision 3.6.

• Из небольшого на тот момент списка партнеров Docsvision в уральском регионе была выбрана компания Юнисофт, которая и производила все работы по внедрению платформы СЭДО и разработке необходимого нам решения.

• Работы по реализации проекта были начаты в 2007 году. Проект был разделен на два этапа.

Цели первичного внедрения

Первый этап:•Развертывание платформы Docsvison:

1. создание сервера приложений, 2. настройка WorkFlow, 3. подготовка БД, 4. расстановка клиентских мест.

•Настройка базовых компонентов системы: 1. «Делопроизводство» (справочники сотрудников,

контрагентов, номенклатуры дел, ссылок и другие настройки)

2. «Управление бизнес-процессами» (системные БП: мониторинги задач и согласований)


…Первый этап:• Создание структуры папок, для хранения и доступа к создаваемым карточкам документов\заданий• Создание карточек документов:

1. служебных записок 2. входящей корреспонденции3. исходящей корреспонденции

• Создание бизнес-процессов, обрабатывающих эти документы• Конфигурация и привязка соответствующих элементов модуля делопроизводства для работы с этими документам (набор задач/резолюций, согласований, шаблонов документов)• Написание документации и обучение персонала


Второй этап : Автоматизация бизнес-процессов обработки •приказов, •распоряжений, •договоров, •заявок на оплату, •согласований внутренних регламентов и инструкций.

Результаты первичного внедрения, что получилось, что не получилось

В результате первого этапа внедрения в системе Docsvision партнером была настроена платформа и базовые элементы системы. Также были реализованы и запущены в эксплуатацию: •служебные записки, •входящая корреспонденция, •исходящая корреспонденцияБыли реализованы документы и по второму этапу, но в эксплуатацию запущены только приказы и распоряжения. Также была реализована универсальная печатная форма протокола согласования, которая использовалась в различных видах документов при согласовании.

Развитие проекта, какая функциональность добавлялась или развивалась в решении

В процессе эксплуатации нами самостоятельно вносились изменения в существующее решение: •претерпели некоторые изменения карточки документов, •внесены изменения или переписаны заново БПпо обработке документов,•реализованы печатные формы документов и отчеты (реализованы штатными средствами системы, с использованием скриптов VBS и средствами MS Office )•созданы новые виды документов; за все время эксплуатации системы было реализовано 25 документов, часть из которых в данный момент не используется В 2008 году было произведено обновление системы до версии 4.1.1632

Сегодняшние результаты (перечень имеющейся функциональности)

На текущий момент в системе используется 16 видов документов. Из них можно выделить следующие виды документов:•служебные записки,•входящие письма,•исходящие письма,•согласования договоров,•неблагоприятные события,•обращения клиентов,•заявки на оплату,•хоз.заявки,•заявки на автотранспорт.

Плюсы и минусы Docvision 4.1 (IMHO)

+ + +•Быстрый процесс разработки документа штатными средствами, предоставляющими простой и понятный функционал по настройке без использования сложных инструментов и написания программного кода (хотя данная возможность имеется в виде написания скриптов), что позволяет в рамках типовых решений задействовать специалистов, не обладающих серьезными знаниями в области программирования.•Использование функционала “из коробки” с минимальными настройками, к примеру, удобные и относительно простые инструменты при использовании согласований и выдачи\контроля поручений

Плюсы и минусы Docvision 4.1 (IMHO)

- - -•Использование штатных инструментов при разработке сложных кастомных решений, •Настройка прав на объекты системы,•Скорость работы системы при выдачи задачи с большим количеством исполнителей (более 50) .

Цели внедрения Docsvision 5

В конце 2013 года от управления персоналом поступила заявка на реализацию решения по усовершенствованию кадрового делопроизводства банка с целью сокращения времени оформления документов (прием, увольнение, переход на другую должность, отпуска). Часть работ по кадровому делопроизводству проводилась в системе Контур-Персонал, а часть в СЭДО. Также ряд кадровых документов продолжал обрабатываться на бумажных носителях. Было необходимо:•реализовать связку системы Контур-Персонал и СЭДО,•автоматизировать обработку заявлений (подача, контроль, согласование, подписание).


Реализация данных требований должна была:•сократить скорость обработки кадровых документов,•уменьшить риск потери кадровых документов.На тот момент было принято решение использовать при реализации данной задачи новую версию системы электронного документооборота Docsvision 5 с дальнейшим переносом решения из Docsvision 4 в Docsvision 5К реализации данного проекта был привлечен партнер Docsvision – Unidoc.


Проект был разделен на два этапа: Первый этап:•развертывание новой 5-й версии платформы Docsvision (создание сервера приложений, настройка WF, подготовка БД, расстановка клиентских мест) •настройка элементов системы для ее использования•реализация решения по усовершенствованию кадрового делопроизводства банка, которая включала в себя создание карточек Заявлений, Служебных заданий, Приказов по ЛС\ОД, Распоряжений, а также функционал по взаимодействию с системой Контур – Персонал•создание справочника номенклатуры дел


Второй этап:•реализация входящей и исходящей корреспонденции банка, а также служебных записок•дальнейший перенос всех используемых видов документов из Docsvision 4 в Docsvision 5.


Требование к реализации было - как можно больше использовать штатный функционал системы.При реализации на новой платформе мы хотели по возможности исключить проблемы с функциональностью, с которой мы сталкивались в Docsvision 4. Одной из таких задач было создание универсального механизма раздачи прав, который позволял бы оперативно предоставлять права на документы\задания пользователям системы по требованию (к примеру, когда в рамках одного вида документа необходимо предоставить доступ к документам определенной номенклатуры).


Данный механизм мы хотели реализовать с помощью справочника номенклатуры дел, где в настройках каждого номенклатурного дела была возможность определить сотрудника\группу\подразделение, которое бы имело доступ к документам с этим номенклатурным делом. Также иметь возможность ограничить список доступных номенклатурных дел для пользователя.Здесь сразу возникла проблема с тем, что в стандартной поставке “из коробки” не было справочника номенклатуры дел и его пришлось создавать.


Функционал по взаимодействию систем Docsvision и Контур-Персонал должен был предоставить возможность:•передавать данные по созданным и обработанным в СЭДО Заявлениям и Служебным заданиям в Контур-Персонал для формирования приказов и распоряжений в рамках кадрового делопроизводства• передавать созданные приказы (по личному составу, по основной деятельности) и распоряжения из КП в Docsvision для дальнейшего согласования, утверждения и ознакомления. т.е. передаются реквизиты документа (номер, дата создания, автор, подписант, получатель и т.д.) + печатная форма приказа в формате Word, по которым создается карточка приказа\распоряжения в СЭДО


Данная задача требовала создания новых видов документов Заявления и Служебного задания в СЭДО 5Т.к. было принято решение о реализации данной задачи в СЭДО 5, то было необходимо внедрить процесс обработки с приказами и распоряжениями в новой версии системы.Для взаимодействия двух систем использовался обмен файлами в формате XML определенной структурыВ банке используется несколько видов заявлений со своим набором атрибутов. Для этого была реализована одна универсальная карточка Заявления, которая меняет свой интерфейс (набор заполняемых полей) в зависимости от вида, который выбирается в карточке


Карточки документов должны позволять пользователю формировать печатные формы, принятые в банке, для соответствующих видов документов: различные формы заявлений, форма служебного задания на командировку, лист согласования и ознакомления с приказом \ распоряжениемПроцесс согласования и утверждения документов был реализован с помощью конструктора согласования

Результаты, что получилось

В Docsvision 5 были созданы и введены в эксплуатацию 5 видов документов:

1. Приказ по ЛС, 2. Приказ по ОД, 3. Распоряжение, 4. Заявления, 5. Служебные задания

•Реализован процесс выгрузки данных (вызов операции по кнопке) из Docsvision в Контур-Персонал и загрузки данных (мониторинг БП) из Контур-Персонала в Docsvision •Созданы печатные формы для различных видов документов•Создана структура папок для доступа к документам и заданиям


• Созданы маршруты согласования с помощью конструктора согласований для используемых видов документов (для каждого свой)

• Реализован справочник номенклатуры дел• Осуществлено обновление системы с версии Docvision 5.3

(начиналась разработка) на версию Docvision 5.4 (перед началом эксплуатации)

Развитие проекта

• Устранялись некоторые проблемы и ошибки с помощью оперативных исправлений как на этапе внедрения, так и в процессе эксплуатации

• Небольшие изменения в БП и скрипты решения, которые мы вносили для устранения некоторых «багов»

• Созданы новые виды документов, но не введены в эксплуатацию: служебные записки (используются в рамках ДИТ), входящая и исходящая корреспонденция

• Созданы документы и введены в эксплуатацию: Инциденты ИБ (информационной безопасности) и Заявки на отпуск (оповещение сотрудника о предстоящем отпуске)

• Настроены новые маршруты согласований для новых видов документов

• Внесены изменения в структуру папок и имеющиеся представления для отображения новых видов документов

Планы

• В настоящее время идет разработка двух видов документов: Заявки на оплату и Неблагоприятные события. Данные работы ведутся в рамках ревнедрения в Docsvison 5 документов, использующихся в Docsvison 4

• Помимо этого, идет процесс тестирования установки накопительного обновления 8 (столкнулись с проблемами установки как на этапе обновления базы данных, так и настройками самого решения (слетели скрипты, операции редактирования кнопок, сами кнопки))

+ + +

• Инструменты по созданию карточек документов, которые предоставляют намного больше возможностей, чем в Docsvison 4.1.

• Ролевая модель, позволяющая произвести гибкую и оперативную настройку прав на объекты в системе (чего не могла Docsvison 4.1)

• Конструктор согласований (!)

- - -

• У нас скорость работы с интерфейсом системы не быстрее Docsvision 4.1, а местами и медленнее

• Широкие и гибкие возможности разработки решения требуют более высокого уровня подготовки специалистов, обслуживающих Docsvision 5, чем в Docsvision 4.1, где штатный функционал «из коробки» предлагал не такой широкий и гибкий инструментарий по реализации решения, но был проще в освоении и настройке.

• Функционал, который предлагал Docsvision 3-4 с модулем Делопроизводство, был вполне готов для создания типовых решений без каких-либо сложных манипуляций и был шире, чем в Docsvision 5 на момент внедрения. Сейчас в накопительных обновлениях Docsvision 5 много уже реализовано.

10 лет с docsvision - опыт внедрения, эксплуатации и развития

Software