1 vertrauensarbeitszeit – ein referenzmodell zur einführung und gestaltung dieses...
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Vertrauensarbeitszeit –
ein Referenzmodell zur
Einführung und Gestaltung
dieses Managementkonzeptes
Basis des Vortrages: Das Projekt "Vertrauens-arbeitszeit - Neue Entwicklung gesellschaftlicher Arbeitszeitstrukturen“ –
Projekt F 1853 der BAuA, Autoren: S. Wingen, T. Hohmann, U. Bensch, W. Plum, 2004
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Gliederung
• 3 Thesen zum Thema
• Voraussetzungen einer erfolgreichen Einführung von Vertrauensarbeitszeit
• Das Referenzmodell Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit
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These I:• Vertrauensarbeitszeit (VAZ)
– ... ist ein Arbeitszeitmodell, dass sich grundsätzlich von anderen Arbeitszeitmodellen unterscheidet, weil
• die Arbeitszeit als Leistungsmaßstab in den Hinter-grund rückt.
• die Ergebnisorientierung das vorherrschende Steu-erungsprinzip in der Arbeit wird. Hierdurch erhält die VAZ den Charakter eines Managementkonzeptes.
• Neben der Arbeitszeitgestaltung ist eine Verände-rung weiterer Gestaltungsfelder von der Personal-führung über die Arbeitsorganisation bis hin zur Ent-geltgestaltung in der Regel notwendig.
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These II:
• Vertrauensarbeitszeit– ...wird zukünftig immer häufiger in den Unternehmen
zum Zuge kommen.– ... ist ein Oberbegriff für eine Reihe von Variations-
möglichkeiten.– ... ist kein geschlossenes Konzept. Unter dem
Schlagwort können beliebige Modelle in Angriff ge-nommen werden.
– Der Begriff „Vertrauen“ erweckt dabei den Eindruck, modern und mitarbeiterorientiert zu sein.
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These III:
• Vertrauensarbeitszeit– ... ist weder gut noch schlecht.
• Wie werden die betrieblichen Rahmenbedingun-gen berücksichtigt?
• Welche flankierenden Maßnahmen werden ergrif-fen?
• Wie werden die Beschäftigten, die Schwerbehin-dertenvertretung, Betriebsrat und Gewerkschaft beteiligt?
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von VAZ
• Ein gemeinsam getragener ´nachhaltiger` Leistungskompromiss– Entscheidend ist nicht das jeweilige Niveau des Leis-
tungskompromisses, sondern die Beteiligung der Be-troffenen am Aushandlungsprozess
– Es wird nicht einseitig u. „verdeckt“ an der Leistungs-schraube gedreht?
– Die Belegschaft signalisiert aus Sicht des Unterneh-mens hinreichend ihre Leistungsbereitschaft
– Erwartungen an die Belegschaft werden konkret for-muliert
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...
• Anerkennung von Vielfalt und Differenz in Be-zug auf die individuelle Arbeitszeitgestaltung– Die Beschäftigten haben die Sicherheit nicht miss-
trauisch beäugt zu werden, wenn eine unkonventio-nelle Zeitgestaltung praktiziert wird, weder von Kolleg-Innen noch von Vorgesetzen
– Unternehmensseitig bedarf es der positiven Unter-stellung, dass Beschäftigte stets ihren Leistungs-beitrag zum Unternehmenserfolg erbringen
– Es bedarf intensiver kommunikativer Vermittlung, da individuelle Zeitinteressen nicht mehr offenkundig sind
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...
• Offene Kommunikation über die Praxis von VAZ– auf horizontaler Ebene zw. den Beschäftigten sowie
auf vertikaler Ebene zw. Vorgesetzten und Beschäf-tigten
– Wie denkt das mittlere Management?– Welchen „geheimen“ Spielregeln hängen sie an? – Welchen „geheimen“ Spielregeln sind sie unterwor-
fen?– Dürfen sie ihre eigenen „Unsicherheiten“ diskutieren
ohne gleich als „innovationsresistent“ etikettiert zu werden?
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...
• Verstärkte Anstrengungen zur Teamentwicklung sind notwendig, um die - stets prekäre - Balance zwischen individuellen Arbeitszeitwünschen und gemeinsamer Arbeitsaufgabe herzustellen
• Beschäftigte müssen in der Lage sein, ihre Leis-tungsfähigkeit adäquat einzuschätzen, um Über- wie Unterlastsituationen von vornherein vermei-den zu können
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...
• Eine angemessene Regulierung der VAZ be-grenzt mögliche Problemzonen von vornherein
• Beispiele hierfür:– Festschreibung der Möglichkeit individueller Zeitdoku-
mentation (via PC, Exceltool etc.)– Einführung (virtueller) Ampel-Konten, auf deren
Grundlage sich Beschäftigte im Überlast-Fall an eine Clearing-Stelle wenden können.
– Installation eines solchen Gremiums unter Beteiligung des Betriebsrates (Beschwerden/ strittige Fragen)
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Voraussetzungen für eine erfolgreiche...
• Weitere Beispiele für sinnvolle Regularien können sein:– Ermöglichen von (angeordneter) Mehrarbeit und
Kompensation dieser Mehrarbeit durch Zeitguthaben– Optionale Modelle der VAZ, die berufsbiografisch und
lebensphasenspezifisch bedingte Unterschiede „einfängt“
Das Referenzmodell zur Einführung und Gestaltung von Vertrauensarbeitszeit
Personal
Motivation
& Anreize
Zeit & Geld
Wissen & Kompetenzen
Ressourcen
Beschäftigten-sicht
Unternehmens-sicht
Ziele
Aufbau-/Ablauf-organisation
KooperationUnternehmens-kultur
Arbeits-/Betriebszeiten-management
Führung
Organisationsstrukturen
und –kulturen
Rechtlicher Rahmen
Lebenswelten der Beschäftigten
Arbeitsmarkt
Kunden
Umfeldanforderungen und –einflüsse
Einführung
Test
Regelung
Qualifizierung
Organisations-
entwicklung
Information
Partizipation
Entwicklung
Prozesse
mitarbeiter-
bezogen
kundenbezogen
unternehmens-bezogen
Ergebnisse
Optimierung
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Ziele
Unternehmens-sicht
Beschäftigten-sicht
Beschäftigtensicht: Erhöhung Arbeitszeitsouveränität keine Leistungsverdichtung Verbesserung der Personalbemessung verändertes Führungsverhalten ...
Ziele
Unternehmenssicht: verbesserte Wirtschaftlichkeit Einsparung der Zeiterfassungskosten "Entgrenzung der Arbeit" Erhöhung der Eigenverantwortlichkeit ....
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Organisationsstrukturen und –kulturen
Organisationsstrukturen
und –kulturen
Führung
Führung: "Vertrauen"-arbeitszeit, dies erfordert eine kooperative, situa-tive Führung
Zielvereinbarung als Führungsinstrument kooperative Aushandlung von Arbeitsergebnissen Feedback
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Organisationsstrukturen und –kulturen
Organisationsstrukturen
und –kulturen
Unternehmens-kultur
Unternehmenskultur: von der "Anwesenheits- zur Vertrauenskultur" (Hoff 2002a) VAZ verlangt neue Werte, Normen und Einstellungen out: Pünktlichkeit, Fleiß, lange Anwesenheitszeiten, Überstunden Misstrauenskultur ist ein guter Nährboden für das Scheitern von VAZ in: Transparenz und Offenheit, Beteiligung bei Veränderungsprozes-sen
...
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Organisationsstrukturen und –kulturen
Organisationsstrukturen
und –kulturen
Kooperation
Kooperation: Ziel: Verbindlichkeit intensivere Abstimmungsprozesse, Vereinbarungen zwischen
Mitarbeitern als auch zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten stärkere Nutzung von Informations- und Kommunikationstech-nologien
Jour fix
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Organisationsstrukturen und –kulturen
Organisationsstrukturen
und –kulturen
Arbeits-/Betriebszeiten-management
Arbeits- und Betriebszeitenmanagement: Welche Arbeitszeitkultur herrschte früher? Welche Arbeitszeitmodelle gibt es bereits? Wie wurde bisher mit gesetzlichen, tarif-, betriebsverfassungsrechtlichen Normen umgegangen?
Welche formellen/ informellen Sanktionen drohten bei Nichteinhaltung von Verabredungen?
Wie wird mit Pausen, Weiterbildungs- und Reisezeiten umgegangen? Wie wird mit Teilzeitbeschäftigten verfahren?
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Organisationsstrukturen und –kulturenOrganisationsstrukturen
und –kulturen
Aufbau-/Ablauf-
organisation
Aufbau- und Ablauforganisation:Optimal für VAZ sind klar strukturierte Prozesse klar strukturierte Zuständigkeiten klar strukturierte Verantwortlichkeiten realistische individuelle Aufgabenzuschnitte Wille zur Erhöhung des Handlungs- und Entscheidungsspielraumes Definition der bereichsbezogenen Funktions- und Anwesenheitszeiten sichere Erreichbarkeiten und klar definierte Vertretungsregeln teilautonome Gruppen- und Teamarbeit, Projektarbeit, Entgeltsysteme, die ergebnis- und nicht anwesenheitsorientiert sind unbürokratische Genehmigungsverfahren
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Umfeldanforderungen und -einflüsse
Umfeldanforderungen und –einflüsse
Kunden
Kunden:Einerseits: steigende Anforderungen an
Flexibilität, Schnelligkeit, Erreichbarkeitu.Termintreue als Auslöser für VAZ
andererseits: Erreichbarkeit der Beschäftigten
"rund um die Uhr", Leistungsverdichtung und Über-lastsituationen
Kommunikation nach außen:
Regelungen und Grenzen der allge-meinen Betriebsöffnungszeiten,
spezielle Servicezeiten,
Möglichkeiten der persönlichen Ter-minabsprachen
Reaktionszeiten gegenüber Kunden
Kommunikation nach innen:
Kundenanforderungen an Auftragser-füllung und Aufgabenbearbeitung
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Zu welchenZeiten garantiertdie betriebliche
Einheit (Gruppe,Abteilung) dieLeistungs-
erbringung?z. B.: ab 8 Uhr
2 MA, ab 10 Uhr 3 MA,ab 17 Uhr 1MA
von 5 MA
Servicezeit
Welche Leistungen werden dem internen/externen Kunden während der Servicezeit garantiert?
z. B.: alle Sofort- und Standardleistungen, kundenspezifische Anfragenwerden unverzüglich an kompetente Mitarbeiter/innen weitergeleitet
Serviceversprechen
Service
Besetzungsstärke
Wie vieleMitarbeiter derbetrieblichen
Einheit solltenwann anwesend
sein, um dasServicever-sprechen
Einhalten zukönnen?
z. B.:Mo-Fr, 8-19 Uhr,
Sa, 8-16 Uhr
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Umfeldanforderungen und –einflüsse
Umfeldanforderungen und –einflüsse
Lebenswelten der Beschäftigten
Lebenswelten der Beschäftigten: Wird durch VAZ die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gefördert? Sind selbst geregelte, starre, tägliche Arbeitszeiten aus persönlichen
Gründen vereinbar?
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Umfeldanforderungen und –einflüsse
Umfeldanforderungen und –einflüsse
Arbeitsmarkt
Arbeitsmarkt: VAZ soll ein Merkmal für attraktive Arbeitsbedingungen sein,
wenn ja, dann nutzen für Personalmarketing
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Umfeldanforderungen und –einflüsse
Umfeldanforderungen und –einflüsse
Rechtlicher Rahmen
Rechtlicher Rahmen: zu beachten sind: gesetzliche, tarifliche und arbeitsvertragliche Regelungen
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Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen
Gesetz /
Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte
Arbeitszeitgesetz(ArbZG / 01.01.04)
§§ 1 – 7, 10, 16 tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeit
Ausgleichszeitraum für MehrarbeitDauer, Lage, Verteilung von
RuhepausenDauer von RuhezeitenBesonderer Ausgleichszeitraum
für Mehrarbeit bei NachtarbeitSonn-/FeiertagsarbeitAufzeichnungspflicht bei Mehrar-
beit
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Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen
Gesetz /
Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte
Arbeitsschutzgesetz
(ArbSchG / 23.12.03) §§ 3, 5 Überwachungspflicht des Arbeit-
gebers zur Einhaltung der Vor-gaben des ArbZG
Gefährdungsbeurteilung bzgl. Arbeitszeit
Bürgerliches Gesetz-
buch (BGB / 01.01.04) §§ 611ff. Regelung des Dienstvertrags
(Pflichten, Vergütung, etc.) Mitbestimmung bei Arbeitszeitrah-men, Pausen-, Urlaubsregelung, ZeiterfassungVorschlagsrecht bei Arbeitszeit-flexibilisierungÜberwachungsfunktion der Ein-haltung von gesetzlichen Vorschrif-ten
§§ 80, 87, 92 Betriebsverfassungs-gesetz
(BetrVG / 23.07.01)
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Für Vertrauensarbeitszeit relevantegesetzliche Regelungen
Gesetz /
Aktualisierungsstand Vorschriften Regelungsaspekte
Dauer, Lage von Arbeits-, Pau-sen- und Ruhezeiten
Nacht- u. Schichtarbeit, Sonn-/ Feiertagsarbeit,
UrlaubstageFreistellung für Berufsschule, Prü-
fungen
§§ 8 - 21 Jugendarbeitsschutz-gesetz(JarbSchG / 21.12.00)
MehrarbeitNacht-, Sonn-/FeiertagsarbeitStillzeitBeschäftigungsverbote
MehrarbeitZusatzurlaubSchichtarbeit
§§ 6 - 8 Mutterschutzgesetz(MuSchG / 14.11.03)
§§ 81, 124 - 125 Schwerbehindertenrecht(SGB IX, Teil 2 / 24.12.03)
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Ressourcen
Wissen und Kompetenzen: Arbeits(zeit)recht Planungskompetenz Moderationsmethoden Projektmanagement Wissensmanagement Selbstorganisation Stressmanagement Zeitmanagement Flexibilität Teamfähigkeit Konfliktfähigkeit Selbstvertrauen
Ressourcen
Wissen & Kompetenzen
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Ressourcen
Ressourcen
Motivation
& Anreize
Motivation & Anreize:Ansatzpunkte: Zielvereinbarung
- leistungsbezogen- beruflich- persönliche Lern- und Entwicklungsziele- Weiterentwicklung der Handlungskompetenz- Karriereentwicklung
regelmäßiger Feedback Monetäre Anreize?!
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Ressourcen
Ressourcen
Zeit & Geld
Zeit und Geld:durch Finanzielle und zeitliche RessourcenZeitlicher Aufwand: für Zielfindung und -vereinbarung Analyse der Ausgangssituation Konzeptionierung des Modells, Information und Befragung der Beschäftigten Vereinbarung der Elemente einer Arbeitszeitregelung sorgfältige Ausarbeitung im Detail
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Ressourcen
administrativer Aufwand: z.B. erstellen von Formularen zur Zeitausschreibung flankierende Maßnahmen wie
FührungskräfteworkshopsUnterweisungenQualifizierungsmaßnahmenAnpassungen der Arbeitsorganisationu.U. Anpassungen des EntgeltsystemsPersonal- und Sachkostenu.U. externe Berater oder TrainerErstellung eines Budgets für VAZ
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Ressourcen
Ressourcen
Personal
Personal:Personelle Ressourcen: Geschäftsleitung Betriebsrat Vertreter der Führungskräfte Personalleitung Arbeitsschutz, Schwerbehinderten- vertretung Betroffene
Überprüfung der Personalplanung:
These: VAZ löst nicht die Probleme von bereits vorhandenen Personalengpäs-sen und Kapazitätsproblemen, sondern verschärft sie!
Gefahr: Spaltung der Belegschaft in die "allzeit Bereiten" und den "Züruckhal-tenden"
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Prozesse
Prozesse
Entwicklung
Partizipation
Information
Entwicklung: Ist-Analyse der Arbeits- und Betriebszeiten in Bezug auf ihre Ebenen, Stärken, Defizite durch moderierte Arbeitsgruppen
Konzepterstellung
Partizipation: aktive Beteiligung aller relevanten Akteure
Information: frühzeitig Diskussion des Modellentwurfes
Ziel: grundsätzliche Bereitschaft der Beschäftigten gewinnen
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Prozesse
Prozesse
Organisations-
entwicklungOrganisationsentwicklung:Zwei zentrale Aspekte: beteiligungsorientierte Festlegung der bereichs-
spezifischen Funktions- und Servicezeiten. Überprüfung der Aufgabenzuschnitte auf per-
sönlicher und betriebsspezifischer Ebene, ob die personellen Kapazitäten gewährleistet sind.
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Prozesse
Qualifizierung:Sinnvoll sind in der Regel: rechtliche Unterweisungen für Führungskräfte,
Mitarbeiter und Arbeitsschutzakteure Workshops zur Vermittlung der Grundlagen zur
Vertrauensarbeitszeit Führungskräfteschulungen zu veränderten
Anforderungen an das Führungsverhalten Job rotation und Schulungsangebote zur
Erweiterung der fachlichen Kompetenzen und zur Erhöhung der Vertretungsfähigkeit
Teamentwicklungsseminare zur Förderung der Kooperation der Beschäftigten
...
Prozesse
Qualifizierung
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Prozesse
Regelung: Dokumentation des betrieblichen Modells in
einer BV unter Berücksichtigung von MTV und Einzelarbeitsverträge
Test: empfehlenswert: Testphase 6 - 12 Monate Auswertung der Erfahrungen Auswahl des Pilotbereiches Möglichkeit: Teilnahme auf individueller Ebene
mit einer jederzeitigen Widerrufsmöglichkeit
Prozesse
Regelung
Test
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Prozesse
Einführung:Info-Veranstaltung zu Beginn der TestphaseVorstellung der Inhalte, Verfahrensweisen,festgelegten Arbeitszeitregelungen,praktischer Umgang mit verschiedenen
Werkzeugen(z.B. Tools zur Arbeitszeiterfassung, Formulare
für Überlastgespräche u.a.)Benennung von kompetenten Ansprechpartnern
Prozesse
Einführung
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Ergebnisse
Ergebnisse
unternehmens-bezogen
kundenbezogen
mitarbeiter-
bezogen
Ergebnisse: Anhand von messbaren Ergebniskriterien (Kennzahlen,
Indikatoren) Übersicht über "Erfolg" der Einführung schaffen Auswahl der geeigneten Methoden zur Messung der
Ergebniskriterien (z.B. (Kennzahlenberechnung, Befragungen) wer führt die Erfolgsmessung durch
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Optimierung
Optimierung
Optimierung:"Rückkoppelungsschleifen" von den Ergebnissen zu den einzelnen Kriterien wie Ziele, Ressourcen etc., z.B. in Rahmen von jährlichen Mitarbeiter- Kundenbefragun-gen, Führungskräfteklausuren.