1 | P a g e

i | P a g e

MENGATUR PERJALANAN BISNIS

MODUL

Untuk memenuhi tugas matakuliah

Pengembangan Bahan Ajar

Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammas Arief, M.Si

Oleh:

Ririn Saputri 130412616398

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

November 2015

iii | P a g e

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta

nikmat kesempatan dan kesehatan sehingga penulis dapat menyelesaikan modul ini sesuai

dengan tugas yang diberikan pada mata kuliah “Pengembangan Bahan Ajar ADP”.

Kemudian shalawat serta salam kita sampaikan kepada junjungan Nabi besar Muhammad

SAW kerena telah membebaskan kita dari masa yang gelap gulita hingga ke masa yang terang

benderang ini, serta memberikan pedoman hidup yakni Al-Qur’an dan sunnah untuk

keselamatan umat di dunia.

Ucapan terimakasih dengan setulus hati penyusun sampaikan kepada Bapak Drs. H.

Mohammad Arief, M.Si sebagai dosen pengampu matakuliah Pengembangan Bahan Ajar

ADP. Kemudian pada semua pihak yang tidak bisa disebut satu-persatu namanya yang telah

membantu dan memberikan motivasi kepada penyusun sehingga modul dengan topik

pembelajaran mengenai “ Mengatur Perjalanan Bisnis” ini dapat terselesaikan. Dan

penyusun berharap semoga semua pihak yang sudah membantu dan memotivasi mendapat

balasan dan amal baiknya dicatat oleh Tuhan Yang Maha Esa.

Semoga penulisan modul ini dapat bermanfaat. Meskipun penulis berharap modul ini

bebas dari kekurangan dan kesalahan, namun pasti terdapat kekurangan. Oleh karena itu

penulis mengharapkan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca demi kesempurnaan

modul ini.

Malang, 22 November 2015

Penulis

iv | P a g e

Halaman Sampul.................................................................................................................. i

Kata Pengantar..................................................................................................................... iii

Daftar Isi............................................................................................................................... iv

BAB 1 PENDAHULUAN.................................................................................................... 1

Latar Belakang...................................................................................................................... 1

Deskriptif Singkat................................................................................................................. 2

Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar............................................................................... 3

Relevansi atau Manfaat........................................................................................................ 4

Tujuan Modul....................................................................................................................... 4

Petunjuk Penggunaan modul................................................................................................. 4

BAB II MATERI PEMBELAJARAN.................................................................................. 5

Mengatur Perjalanan Bisnis.................................................................................................. 5

Merencanakan Perjalanan Bisnis.......................................................................................... 5

Macam-Macam Perjalanan Bisnis....................................................................................... 12

Pengaturan Perjalanan Bisnis.............................................................................................. 13

Menyusun Laporan perjalanan Bisnis................................................................................. 15

BAB III EVALUASI........................................................................................................... 18

Maksud dan Tujuan evaluasi............................................................................................... 18

Soal-Soal Latihan dan Evaluasi........................................................................................... 18

Latihan 1.............................................................................................................................. 19

Glosarium............................................................................................................................ 26

Daftar Pustaka..................................................................................................................... 27

1 | P a g e

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Selain Tugas Sekretaris pada umunya, terkadang seorang sekretaris juga harus mampu

menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan mempersiapkan

perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit, tetapi juga tidak mudah. Karena sebagai

seorang skretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat berjalan

dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai emmbuat

kesalahan dalam mengatur pertemuan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan

memiliki waktu yang cukup untuk beristirahat.

Perjalanan dinas pimpinan biasanya dilakukan karena berbagai kepentingan, antara lain

karena adanya pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,

diklat, tender, janji perusahaan, penjajakan kerja sama, menghadiri acara ceremonial, kegiatan

social dan kegiatan lainnya. Sehubungan dengan perjalanan bisnis tersebut, pimpinan tidak

perlu mempersiapkan sendiri segala sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau

sekretaris, seorang sekkretaris harus memiliki pengetahuan dan keterampilan yang salah

satunya adalah pengaturan perjalanan bisnis.

Dalam modul ini, terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dan tahap-tahap yang

harus dilakukan dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan. Selaain dalam

mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan terdapat hal yang tak kalah penting, yaitu

mengenai penyusunan laporan perjalanan bisnis. Dalam modul ini sudah penulis jelaskan

mengenai hal-hal yang harus diperhatikan dan perlu untuk dicantumkan dalam penulisan

laporan. Diharapkan modul ini dapat membantu pembaca dalam mendapatkan informasi

mengenai perencanaan hingga pembuatan laporan perjalanan bisnis pimpinan.

B. DESKRIPTIF SINGKAT

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Pengaturan dilakukan

melalui proses dan diatur berdasarkan urutan dan fungsi-fungsi manajemen itu. Manajemen

sarana dan prasarana adalah kegiatan/usaha yang mengatur dan mengelola semua

peralatan/material terlaksananya suatu proses pendidikan di dalam kantor agar tujuan kantor

atau perusahaan dapat tercapai dengan efektif dan efisien.

Manajemen ini digunakan untuk membantu kelancaran proses pekerjaan. Sebagai

sekretaris kita harus pintar dan cerdas dalam me-manajeri semua hal, terutama management

waktu. Terdapat banyak tugas yang di kerjakan oleh sekretaris. Terutama tugas mengenai

2 | P a g e

urusan atasan. Salah satu tugas sekretaris yang sangat erat hubungannya dengan waktu dan

pimpinan adalah mengatur perjalann bisnis pimpinan.

Dengan begitu banyaknya hal yang perlu diperhatikan dan perlu untuk dipersiapkan

maka seorang sekretaris harus mengetahui segala hal mengenai perjalanan bisnis yang akan

dilakukan oleh pimpinan. Hal ini bertujuan agar perjalanan bisnis yang dilakukan pimpinan

dapat berjalan dengan baik dan lancar serta menghindari hambatan yang mungkin akan

terjadi.

3 | P a g e

KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR MATA PELAJARAN HUMAS DAN

KEPROTOKOLAN SMK KELAS XI SEMESTER GASAL KURIKULUM 2013

KI DAN KD

1. Menghayati dan mengamalkan ajaran

agama yang dianutnya

1.1 Bertambah keimanannya dengan

menyadari hubungan keteraturan dan

kompleksitas alam dan jagad raya terhadap

kebesaran Tuhan yang menciptakannya

1.2 Penerapan penggunaan sarana prasarana

kantor sebagai wujud penerapan nilai-nilai

agama yang dianut

1.3 Meyakini bahwa mengelola sarana dan

prasarana dengan baik adalah salah satu

bentuk pengalaman perintah Tuhan yang

harus dilakukan secara sungguh-sungguh

2. Mengembangkan perilaku (jujur,

disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong,

kerjasama, cinta damai, responsif, dan pro-

aktif) dan menunjukkan sikap sebagai

bagian dari solusi atas berbagai

permasalahan bangsa dalam berinteraksi

secara efektif dengan lingkungan sosial dan

alam serta dalam menempatkan diri sebagai

cerminan bangsa dalam pergaulan dunia

2.1 Memiliki motivasi internal dan

menunjukkan rasa ingin tahu dalam

pembelajaran, menyiapkan, menggunakan

administrasi sarana dan prasarana

2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur,

disiplin, tanggung jawab, peduli, santun,

ramah lingkungan, gotong royong) dalam

melakukan pembelajaran sarana prasarana

sebagai bagian dari sikap ilmiah

2.3 Menghargai kerja individu dan

kelompok dalam pembelajaran sehari-hari

sebagai wujud implementasi sikap kerja

2.4 Memiliki sikap proaktif dalam

melakukan kegiatan administrasi sarana dan

prasarana

4 | P a g e

3. Memahami dan menerapkan

pengetahuan faktual, konseptual, prosedural

dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni,

budaya, dan humaniora dengan wawasan

kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan

peradaban terkait fenomena dan

3.1 Mengidentifikasi cara mengatur

perjalanan bisnis

3.2 Menyusun perencanaan perjalanan

bisnis pimpinan

C. RELEVANSI ATAU MANFAAT

Sebagai pedoman guru untuk memberikan materi pembelajaran

Sebagai pedoman agar peserta didik dapat belajar secara mandiri tanpa arahan

atau bimbingan guru

meningkatkan motivasi dan gairah belajar bagi siswa

memungkinkan siswa atau peserta didik untuk dapat mengukur atau

mengevaluasi sendiri hasil belajarnya

Memperjelas dan mempermudah penyajian pesan agar tidak terlalu bersifat

verbal

D. TUJUAN PEMBELAJARAN

- Siswa mampu menjelaskan tentang pemeliharaan dan penyimpanan sarana dan

prasarana

- Siswa mampu mengemukakan tentang pengertian, fungsi dan teknik membuat

laporan

- Siswa mampu menyebutkan hal-hal yang berkaitan dengan sarana dan prasarana

kantor melalui system komputerisasi

- Siswa mampu menggambarkan format-format laporan sarana dan prasarana

- Siswa mampu mengimplementasikan dalam pekerjaan perkantoran

E. PETUNTUK PENGGUNAAN MODUL

1. Bagi Siswa:

Untuk memperoleh hasil belajar secara maksimal, dalam menggunakan modul ini maka

langkah-langkah yang perlu dilaksanakan antara lain :

a. Bacalah dan pahami dengan seksama uraian-uraian materi yang ada pada

masing-masing kegiatan belajar. Bila ada materi yang kurang jelas, siswa dapat

bertanya pada guru atau instruktur yang mengampu kegiatan belajar.

5 | P a g e

b. Kerjakan setiap tugas formatif (soal latihan) untuk mengetahui seberapa besar

pemahaman yang telah dimiliki terhadap materimateri yang dibahas dalam

setiap kegiatan belajar.

c. Untuk kegiatan belajar yang terdiri dari teori dan praktik, perhatikanlah hal-hal

berikut ini

1. Perhatikan petunjuk-petunjuk keselamatan kerja yang berlaku.

2. Pahami setiap langkah kerja (prosedur praktikum) dengan baik.

3. Sebelum melaksanakan praktikum, identifikasi (tentukan) peralatan dan

bahan yang diperlukan dengan cermat.

4. Gunakan alat sesuai prosedur pemakaian yang benar.

5. Untuk melakukan kegiatan praktikum yang belum jelas, harus meminta

ijin guru atau instruktur terlebih dahulu.

6. Setelah selesai, kembalikan alat dan bahan ke tempat semula

d. Jika belum menguasai level materi yang diharapkan, ulangi lagi pada kegiatan

belajar sebelumnya atau bertanyalah kepada guru atau instruktur yang

mengampu kegiatan pembelajaran yang bersangkutan.

2. Bagi Guru:

Dalam setiap kegiatan belajar guru atau instruktur berperan untuk :

a) Membantu siswa dalam merencanakan proses belajar

b) Membimbing siswa melalui tugas-tugas pelatihan yang dijelaskan dalam tahap

belajar

c) Membantu siswa dalam memahami konsep, praktik baru, dan menjawab

pertanyaan siswa mengenai proses belajar siswa

d) Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang

diperlukan untuk belajar

e) Mengorganisasikan kegiatan belajar kelompok jika diperlukan

f) Merencanakan seorang ahli / pendamping guru dari tempat kerja untuk

membantu jika diperlukan.

6 | P a g e

BAB II MATERI PEMBELAJARAN

A. MENGATUR PERJALANAN BISNIS

Selain tugasa sekretaris pada umumnya, terkadang seorang sekretaris juga harus

mampu menangani perjalanan bisnis pimpinan. Tugas mengatur, merencanakan, dan

mempersiapkan perjalanan bisnis bukan pekerjaan yang sulit tetapi juga tidak mudah. Karena

sebagi seorang sekretaris harus mengatur kegiatan pimpinan sedemikian rupa, agar dapat

berjalan dengan baik tanpa hambatan. Hindari terjadinya perbenturan jadwal, jangan sampai

membuat kesalahan dengan kolega, sekaligus mengatur supaya pimpinan cukup waktu untuk

istirahat.

KATA KUNCI : Pengelolaan Bisnis, Akomodasi, Transportasi

B. MERENCANAKAN PERJALANAN BISNIS

Perjalanan bisnis perlu direncanakan secara matang agar semua agenda bisnis yang

didapat berjalan lancar. Namun apabila pengaturan perjalanan agak rumit, sebaiknya

sekretaris menghubungi biro perjalanan, namun tanggung jawab tetap pada sekretaris.

Keterangan yang dikumpulkan, antara lain:

- Tujuan Perjalanan;

- Tanggal keberangkatan dan kembalinya;

- Tanggal, waktu dan tempat dengan siapa pimpinan membuat janji;

- Waktu yang dipilih untuk keberangkatan (pagi, siang, sore, atau malam);

- Jenis perjalanan (kelas utama/ekonomi);

- Hotel atau penginapan yang dikehendaki;

- Angkutan yang diperlukan untuk setiap perhentian

Selain itu terdapat beberapa hal yang harus di siapkan dan diperhatikan:

1. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan Bisnis

Dokumen yang harus disiapkan dan dibawa oleh pimpinan dalam perajlanan bisnis

sebagai berikut.

a. Surat Tugas/SPJ

Untuk dapat melakukan perjalanan bisnis, pimpinan yang bersangkutan harus

mendapat surat perintah perjalanan bisnis. Surat tugas dikeluarkan oleh

perusahaan/kantor pemerintah yang bersangkutan.

b. Pasport/paspor

Paspor merupakan tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat

mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa

7 | P a g e

berlaku paspor 5 (lima) tahun dan dapat diperbarui. Paspor dapat diperoleh di kantor

imigrasi setempat dengan persyaratan sebagai berikut.

1) KTP asli yang masih berlaku

2) KK asli yang masih berlaku

3) Akte kelahiran asli

4) Surat nikah bagi yang sudah menikah

5) Surat nikah orang tua (bagi yang belum menikah)

6) 3 (tiga) lembar pas foto terabru berukuran 4x6

7) Paspor lama bagi yang sudah memiliki paspor

Gambar 1 contoh paspor

c. Visa

Visa adalah bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk

mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu. Terdapat dua macam visa

yang perlu diperhatikan oelh pimpinan dalam melakukan perjalanan bisnis, yaitu

sebagai berikut.

1) Single entry, yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke

suatu negara tertentu. Jadi, seseorang yang sudah keluar dari negara itu

maka ia tidak dapat masuk ke negara tersebut tanpa memperbarui visanya.

Jenis visa ini berlaku seakli di negara tertentu.

2) Multiple entry, yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat

masuk ke negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut. Hal

ini dapat dilakukan apabila pimpinan melakukan perjalanan bisnis

beberapa kali di negara tersebut.

8 | P a g e

Gambar 2 contoh visa

d. Yellow card (kartu kesehatan)

Yellow card merupakan kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan

pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke

luar negeri. Kartu ini dapat dipakai untuk menyatakan bahwa yang bersangkutan

bebas dari penyakit menular, misalnya cacar air, flu burung, demam, dan penyakit

kuning. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara mana pun karena sudah

merupakan ketentuan dan diberlakukan oleh WHO.

Gambar 3 contoh yellow card

e. Fiskal

Fiskal adalah hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan

pengeluaran pemerintah, misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang. Bagi mereka

yang akan keluar negeri dikarenakan pajak keberangkatan yang harus dibayarkan

dibandara.

9 | P a g e

Gambar 4 contoh fiskal

2. Mempersiapkan Keuangan, Akomodasi, dan Transportasi

a. Persiapan Keuangan

Selain uang tunai yang akan dibawa oleh pimpinan, tentunya diperlukan pula

uang tidak tunai. Hal ini menyangkut masalah keamanan dan memudahkan

dalam melakukan pembayaran pada setiap transaksi yang dilakukan. Ada

beberapa alat atau tandabayar yang dipakai selama perjalanan bisnis.

1) Uang Tunai

Biasanya pimpinan memakia uang tunai tersebut dipakai selama

mengadakan perjalanan bisnis. Sebagai seorang sekretaris, Anda dituntut

untuk dapat mengalokasikan dengan tepat, berapa uang tunai yang harus

dibawa pimpinan dan berapa uang dalam bank yang digunakan sebagai

perseiapan apabila digunakan secara mendadak.

2) Kartu kredit (credit card)

Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain yang

memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam

batas nilai tertentu menurut persyaratan yang ditentukan.

3) Cek bepergian (travellers cheque)

Travellers cheque ialah alat pembayaran semacam cek yang diciptakan

khusus untuk orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang

mengeluarkan cek. Cek ini dikeluarkan dalam jumlah tertentu.

10 | P a g e

4) Letter of credit (L/C)

Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana

yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat.

Biaya yang digunakan untuk mengeluarkan L/C ini lebih murah dibanding

biaya traveller cheque. Letter of credit ini dikeluarkan atas nama seseorang

yang memintanya dan dengan membubuhkan tanda tangannya maka ia

dapat menukar di bank yang ditunjuk di kota yang dikunjunginya. Setiap

pengambilan di bank, maka bank akan menunjukkan neraca dalam letter of

credit.

b. Persiapan Akomodasi

Akomodasi adalah tempat/hotel/penginapan yang digunakan untuk istirahatan

pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Sekretaris dapat memesan

lewat biro perjalanan hotel beserta fasilitasnya yang diperlukan oleh pimpinan,

baik itu menyangkut jenis kamar, kelas yang diinginkan, nomor penerbangan

(estimed time of arrival) atau waktu kedatangan (estimed time of departure).

Hal ini penting agar pihak hotel dapat menjemput pimpinan di bandara kota

tujuan.

Hal yang perlu juga dipikirkan dalam memilih hotel sebagai berikut.

1) Pilihlah hotel/penginapan yang tidak terlalu jauh dari tempat rapat/seminar

yang akan dilakukan oleh pimpinan.

2) Ppilihlah hotel yang senyaman mungkin bagi pimpinan.

3) Pilihlah hotel dengan fasilitas yang lengkap.

4) Biaya penginapan yang digunakan.

Sedapat mungkin berilah keterangan yang selengkap-lengkapnya mengenai diri

pimpinan, seperti nama pimpinan, nomor telepon, alamat tinggal, nama perusahaan,

jenis akomodasi yang diperlukan, perkiraan tanggal meninggalkan hotel, nama kantor,

dan sebagainya. Keterangan ini biasanya digunakan oleh pihak hotel apabila akan

mennjemput pimpinan di bandara.

c. Persiapan Transportasi

Transportasi yang digunakan untuk mengadakan perjalanan bisnis, dapat

dilakukan lewat darat, laut, maupun udara.

1) Transportasi melalui darat

Langkah-langkah yang harus dilakukan apabila menggunakan transportasi

darat, sebagai berikut.

11 | P a g e

a) Menggunakan kereta api

Untuk sekarang perjalanan melalui kereta api umumnya dilakukan oleh

pimpinan, apalagi pelayanan yang diberikan pleh pihak KAI sekarang

ini semakin representatif. Namun, yang penting sekretaris harus dapat

mempersiapkannya dengan baik, antara lain, menyangkut masalah tiket

dan tempat duduk, adanya penjemputan di stasiun, sediakan bacaan

agar pimpinan tidak jenuh selama perjalanan. Sebelum berangkat cek

kembali semua dokumen dan perlengkapan yang diperlukan dalam

perjalanan.

Gambar 5 contoh transportasi darat (kereta api)

Gambar 6 contoh transportasi darat (bus)

b) Menggunakan travel

Travel merupakan sarana transportasi angkutan antarkota yang dikelola

oleh perusahaan jasa yang melayani konsumen sampai ke tujuan denga

ntarif tertentu. Jasa travel biasanya digunakan apabila jarak perusahaan

dengan tempat tujuan relatif jauh.

12 | P a g e

c) Menggunakan mobil perusahaan

Biasanya perjalanan bisnis dengan menggunakan mobil

dinas/perusahaan apabila jarak yang ditempuh relatif dekat. Yang

terpenting mobil dalam ondisi baik, bahan bakar cukup, dan sopir siap

mengantar pimpinan.

2) Transportasi melalui udara

Perjalanan bisnis lewat udara hendaknya dipertimbangkan tingkat

efisiensinya. Apabila masih memiliki waktu yang cukup untuk

menyelesaikan suatu urusan dan dapat ditempuh lewat darat, sebaiknya

dilakukan lewat darat karena lebih ekonomis. Namun demikian,

apabila pestise dirasa perlu, untuk menjaga perusahaan dianggap

penting.

a) Periksalah tiket pesawat terbang pimpinan.

b) Periksalah paspor pimpinan apakah masih berlaku dan apakah visa

yang diperlukan sudah ada.

c) Persiapkan keuangan pimpinan, baik itu uang tunai, travellers

cheque, surat kredit bepergian.

d) Periksa semua bawaan pimpinan tidak ada yang tertinggal, baik

iotu mengenai surat-surat, koper, tiket, dan lain-lain.

3) Transportasi melalui laut

Perjalanan dinas lewat laut sekarang jarang digunakan, kecuali jika tempat

yang dituju tidak dapat dijangkau lewat darat. Untuk melakukan perjalanan

dinas dengan melakukan pemesanan dan pembelian tiket.

C. MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

1. Ditinjau dari wilayah tujuan, dibedakan menjadi :

a. Perjalanan bisnis dalam negeri.

Contohnya : antarkota, antardaerah, antar provinsi

b. Perjalanan bisnis luar negeri.

Contohnya : antarnegara

2. Ditinjau dari tansportasi

13 | P a g e

a. Perjalanan lewat darat

b. Perjalanan lewat laut

c. Perjalanan lewat udara

3. Ditinjau dari tujuan, dibedakan menjadi:

a. Perjalanan dinas untuk rakernas

b. Perjalanan dinas untuk seminar nasional

c. Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja

d. Perjalanan dinas untuk pendidikan dan pelatihan

e. Perjalanan dinas untuk pelatihan

f. Perjalanan dinas untuk pengadaan kerjasama.

g. Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial.

h. Perjalanan dinas untuk tender.

i. Perjalanan dinas untuk acara seremonial.

j. Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi.

D. PENGATURAN PERJALANAN BISNIS

Dalam mengatur perjalanan bisnis yang dilakukan oleh pimpinan, seorang sekretaris

harus menyusun rencana perjalanan bisnis. Ada beberapa langkuh yang harus dilakukan oleh

seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan bisnis pimpinan, sebagai berikut.

1. Melakukan klarifikasi nama, alamat, dan nomor telepon pada semua perusahaan yang

akan dikunjungan. Hal ini bertujuan apabila pimpinan telah sampai maka dapat segera

menghubunginya.

2. Melakukan klarifikasi terhadap semua orang yang akan ditemui, baik itu menyangkut

nama maupun jabatannya, serta semua informasi mengenai perusahaan tempat mereka

bekerja.

3. Mencari keterangan mengenai politik, letak geografis, keadaan perdagangan, iklim,

adat istiadat pada negara yang akan dikunjungi. Hal ini bertujuan agar sekretaris dapat

mempersiapkan pakaian yang akan digunkan dalam perjalanan.

4. Menentukan maksud dan tujuan dilakukannya perjalanna bisnis.

5. Menentukan waktu keberangkatan, lama perjalanan, jenis transportasi yang akan

digunakan, serta akomodasi yang sesuai dengan pilihan pimpinan.

6. Siapa yang akan ditemui pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis.

7. Menentukan pokok pembicaraan.

14 | P a g e

Mempersiapkan Daftar Perjalanan

Daftar perjalanan bisnis merupakan perpaduan antara daftar kunjungan perjalanan dan

daftar janji temu. Akan tetapi, daftar janji temu dan daftar perjalanan mempunyai

perbedaan tersendiri. Dalam hal penyiapan, seorang sekretaris harus mampu

mempesiapkan secara terpisah antara daftar janji temu dengan daftra perjalanan.

Daftar perjalanan berisi tentang catatan mengenai hari, tanggal, eaktu keberangkatan,

nama lapangan terbang, stasiun, nomor perbincangan, waktu kedatangan, nama hotel pada

daerah yang dikunjungi, sedangkan daftar janji temu merupakan catatan yang berisi

tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa akan bertemu, di mana, tujuan pertemuan,

dokumen yang diperlukan pimpinan, dan lain-lain yang perlu diingat wajib dicantumkan

di dalam daftar janji temu tersebut.

Berdasarkan penjelasan di atas, maka dapat kita simpulkan bahwa dafta perjalanan

merupakan suatu daftar perincian perjalanan yang berisi tentang jam, tnaggal, hari

keberangkatan, dan kedatangan di tempat tujuan, nama lapangan terbang, stasiun, nomoer

penerbangan, dan nama hotel di daerah yang akan di kunjungi.

Daftar perjalanan bisnis dibuat rangkap 4, denga perincian sebagai berikut.

1. Asli diberikan kepada pimpinan.

2. Tembusan 1 diberikan untuk wakil pimpinan.

3. Tembusan 2 diberikan untuk keluarga pimpinan.

4. Tembusan 3 untuk arsip sekretaris.

Contoh Daftar Perjalangan

Hari/

Tanggal

Waktu

Keberangkatan

Tempat

Tujuan

Tipe

Angkutan

Waktu

Tiba

Hotel/

Penginapan

Janji

Temu

Waktu

Temu

Catatan

Beberapa hal yang perlu dilakukan saat persiapan perjalanan bisnis, antara lain:

1. Memeriksa berbagai sarana, dan prasarana yang akan dibawa pimpinan;

2. Memastikan hari, tanggal, dan jam pertemuan dengan rekan bisnis;

3. Memastikan alat transportasi yang akan digunakan;

4. Memastikan adanya penjemputan (jika dibutuhkan);

5. Memastikan semua dokumen yang dibutuhkan lengkap dan tidak tercecer;

6. Mempersiapkan keuangan yang cukup.

15 | P a g e

E. MENYUSUN LAPORAN PERJALANAN BISNIS

Laporan merupakan kegiatan komunikasi tertulis yang disampaikan dari bawahan kepada

atasan, atau sebaliknya. Untuk menyusun laporan tidak hanya dibutuhkan kompetensi dan

kreativitas karena laporan tidak hanya berisi hal-hal yang bersifat informatif, tetapi juga

menentukan gagasan atau pemikiran penyusun laporan.

Untuk membuat laporan diperlukan adanya data dan fakta, yaitu segala kegiatan yang

dilakukan oleh pimpinan selama mengadakan perjalanan bisnis. Data ini biasanya berupa:

1. Kuitansi pembayaran,

2. Bukti pembayaran hotel,

3. Makalah tentang materi pertemuan (bila dibuat secara tertulis),

4. Tiket pesawat (atau transportasi lain yang digunakan),

5. Jadwal kegiatan selama bepergian,

6. Hasil pertemuan.

Teknik menyusun laporan dapat dibuat dalam beragam cara atau model, tetapi yang

penting dari sebuah laporan adalah menyusun atau mendokumentasikan segala kegiatan dari

pimpinan selama melakukan perjalanan bisnis. Beberapa hal yang peru diperhatikan dalam

menyusun laporan perjalanan bisnis adalah:

1) Pembukaan pengumpulan data,

2) Jadwal kegiatan yang dilakukan,

3) Tujuan kegiatan,

4) Laporan akomodasi,

5) Hasil pertemuan,

6) Laporan keuangan, dan

7) Penutup.

16 | P a g e

1. Perencanaan Isi dan Susunan Laporan

Setelah mengadakan perjalanan bisnis, perlu adanya laporan yang harus dibuat.

Proses kegiatan pimpinan dalam menyusun laporan itu adalah sebagai berikut:

a. Menyusun garis besar laporan, kemudian membuat outline dari hal-hal yang

ingin dicakup secara lebih mendalam.

b. Membuat konsep laporan.

c. Mengolah materi sehingga hasilnya lebih urut dan memriksa kalimat demi

kalimat.

d. Setelah selesai konsep laporan, barulah sekretaris mengetiknya.

e. Pimpinan mengoreksi apakah masih ada kesalahan atau tidak. Jika masih,

maka sekretaris mengetik ulang untuk memperbaikinya.

2. Tata Cara Penyusunan Laporan

Agar suatu laporan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, harus memerhatikan

prinsip syarat dalam penyusunannya. Di samping itu, juga harus memerhatikan tata

caranya. Pada prinsipnya penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan, pengumpulan

dan penyajian data, sistematika laporan dan penulisan laporan.

a. Tahap Persiapan

Pada tahap ini harus dapat menjawab pertanyaan, misalnya.

1) Apa yang harus dilaporkan.

2) Mengapa hal itu dilaporkan.

3) Kapan laporan itu disampaikan

4) Data apa yang penting, baik sebagai data utama maupun data pendukung.

Jika semua pertanyaan itu dapat terjawab, maka dapat dirumuskan secara jelas

latar belakan dan masalah laporan, tujuan laporan, target dan waktu laporan, dan data

yang relevan untuk disajikan, begitu pula sumber laporan.

b. Pengumpulan Data dan Penyajian Data

Dalam proses pengumpulan data harus mengacu pada permasalahan dan tujuan

yang telah ditetapkan. Data dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain:

1) Data primer, meliputi:

a) Hasil wawancara,

b) Hasil Diskusi,

c) Hasil Pengisian daftar Pertanyaan,

d) Hasil observasi langsung.

2) Data sekunder, meliputi:

17 | P a g e

a) Data hasil perjalanan dinas pimpinan dan akomodasi dari hotel,

b) Tempat pertemuan,

c) Acara dan transportasi,

d) Dari dalam organisasi, misalnya tentang kepegawaian, keuangan dan lain-

lain.

c. Sistematika Laporan

Pada dasarnya bentuk laporan setiap perusahaan berbeda-beda. Namun sebagai

metode dasar dalam menentukan sistematika penulisan laporan adalah sebagai

berikut.

1) Laporan informatif

a) Pengantar

b) Isi laporan

c) Penutup

2) Laporan rekomendasi

a) Pengantar

b) Isi laporan

c) Rekomendasi

d) Penutup

3) Laporan pertanggungjawaban

a) Pengantar

b) Isi laporan

c) Evaluasi

d) Kesinmpulan

4) Laparan kelayakan

a) Pengantar

b) Rumusan masalah

c) Alternatif pemecahan masalah dan analisa masing-masing alternatif

d) Evaluasi

e) Rekomendasi

d. Penulisan Laporan

Dalam penulisan laporan ini harus mengacu pada sistematika yang telah

ditetapkan sebelumnya, sehingga laporan tersebut tersaji secara urut, mudah

dipahami, dan enak dibaca. Untuk laporan perjalanan bisnis pimpinan dapat dbuat 2

18 | P a g e

macam laporan, yaitu laporan hasil kegiatan, dan laporan pertanggung jawaban

keuangan.

e. Laporan Kegiatan

Laporan kegiatan berupa laporan kegiatan dari seluruh hasil kegiatan yang

sudah dilaksanakan pada waktu mengadakan perjalanan bisnis.

BAB III

EVALUASI

A. Maksud dan Tujuan Evaluasi

Evaluasi pembelajaran memilki berbagai tujuan diantaranya adalah untuk :

1. Menentukan angka kemajuan atau hasil belajar pada siswa. Berfungsi sebagai :

a) Laporan kepada orang tua / wali siswa.

b) Penentuan kenaikan kelas

c) Penentuan kelulusan siswa.

2. Penempatan siswa ke dalam situasi belajar mengajar yang tepat dan serasi dengan

tingkat kemampuan, minat dan berbagai karakteristik yang dimiliki.

3. Mengenal latar belakang siswa (psikologis, fisik dan lingkungan) yang berguna baik

bagi penempatan maupun penentuan sebab-sebab kesulitan belajar para siswa, yakni

berfungsi sebagai masukan bagi tugas Bimbingan dan Penyuluhan (BP).

4. Sebagai umpan balik bagi guru, yang pada gilirannya dapat digunakan untuk

memperbaiki proses belajar mengajar dan program remdial bagi siswa.

B. Soal-Soal Latihan dan Evaluasi

Buatlah kelompok dengan masing-masing beranggotakan 2 orang.

Buatlah contoh tabel perjalanan bisnis. Kerjakan bersama teman

kelompokmu, tulis di kertas folio bergaris!

19 | P a g e

LATIHAN 1

A. Berilah tanda silang (x) pada huruf a, b,c, d, atau e di depan jawaban benar!

1. Tanda izin untuk mengunjungi negara lain, serta memberi perlindungan kepada

pemegangnya disebut ...

a. Paspor

b. Visa

c. Yellow card

d. Surat perjalanan dinas

e. SPJ

2. Bukti izin yang distempel pada lembaran-lembaran paspor tertentu yang

digunakan untuk mengunjungi negara tertentu disebut ...

a. Surat tugas

b. Yellow card

c. Surat perjalanan

d. Visa

e. Paspor

3. Visa yang dapat dipakai hanya sekali perjalanan untuk masuk ke suatu negara

tertentu disebut ...

a. Single entry

b. Multiple entry

c. Double entry

d. Triple entry

e. Trio entry

4. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui visa tersebut

disebut ...

a. Single entry

b. Multiple entry

c. Double entry

d. Triple entry

e. Trio entry

5. Masa berlaku paspor ... tahun, dapat diperbarui kembali.

a. 1

b. 3

c. 5

20 | P a g e

d. 10

e. 20

6. Berikut syarat-syarat untuk mendapatkan paspor adalah ...

a. KTP, KK, rekening listrik, rekening telepon

b. KTP, KK, SK pengangkatan pegawai

c. KTP, KK, slip gaji, kartu golongan darah

d. KTP, KK, pas photo, surat nikah bagi yang sudah menikah

e. KTP, KK, pas photo, slip gaji, SK pegawai

7. Kartu yang dikeluarkan oleh bank/badan lain yang memberikan hak kepada

pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai tertentu disebut ...

a. Travellers cheque

b. Yellow card

c. Fiskal

d. Credit card

e. Letter of credit

8. Berhubungan dengan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah,

sehubungan dengan perjalanan seseorang ke luar negeri disebut ...

a. Fiskal

b. Pasport

c. Visa

d. Yellow card

e. Letter of credit

9. Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada

warga negara yang akan ke luar negeri sebagai tanda warga negara tersebut tidak

emmiliki penyakit menular disebut ...

a. Fuskal

b. Pasport

c. Visa

d. Yellow card

e. Letter of credit

10. Alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk orang yang akan

bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek tersebut disebut

...

a. Letter of credit

21 | P a g e

b. Travellers cheque

c. Giro

d. Fiskal

e. cheque

11. Surat yang dikeluarkan oelh bank apabila seseorang memerlukan dana yang

jumlahnya besar selama dalam perjalannya di beberapa tempat ...

a. Letter of credit

b. Travellers cheque

c. Giro

d. Fiskal

e. cheque

12. Apabila pengaturan perjalanan dinas agak rumit, dan sekretaris mempunyai

banyak pekerjaan di kantor, maka sebaiknya pengaturan perjalanan dinas

diserahkan kepada ...

a. Biro iklan

b. Biro perjalanan

c. Jasa makelar

d. Perwakilan organisasi

e. Kantor cabang

13. Daftar perjalanan dinas pimpinan dibuat rangkap 4, dan untuk yang asli digunakan

kepada ...

a. Wakil pimpinan

b. Keluarga pimpinan

c. Arsip

d. Pimpinan cabang

e. Pimpinan

14. Berikut keterangan yang diperlukan seorang sekretaris dalam mengatur perjalanan

dinas adalah ...

a. Jenis transportasi, pelayanan hotel, angkutan yang diperlukan

b. Tanggal, waktu, tempat, dengan siapa pimpinan mengadakan pertemuan

c. Tujuan perjalanan, persinggahan, tanggal keberangkatan

d. Waktu yang dipilih untuk pemberangkatan dan kembalinya

e. Semua benar

22 | P a g e

15. Dalam mempersiapkan dokumen perjalanan, yang perlu dipersiapkan oleh

sekretaris adalah ...

a. Paspor

b. Visa

c. Yellow card

d. Fiskal

e. Semua benar

16. Dalam membuat daftar perjalanan dinas pimpinan, sekretaris membuat 4, yang

tidak harus menerima tembusan dalam daftar perjalanan dinas tersebut adalah ...

a. Pimpinan

b. Wakil pimpinan

c. Arsip

d. Keluarga pimpinan

e. Semua benar

17. Syarat yang tidak diperlukan dalam memilih hotel/penginapan adalah ...

a. Kenyamanan hotel

b. Kelengkapan fasilitas

c. Dekat dengan tempat rapat

d. Mewah dan lux

e. Biaya penginapan

18. Berikut bukan manfaat dari kartu kredit ...

a. Mengurangi pengeluaran uang secara tunai

b. Mempermudah pembayaran

c. Mendapatkan barang dengan cara cepat

d. Menambah prestise pemegang kartu

e. Menambah keinginan untuk selalu berbelanja

19. Sistematika dari laporan rekomendasi adalah ...

a. Pendahuluan, isi laporan, pembahasan, penutup

b. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, penutup

c. Pengantar, isi laporan, evaluasi, penutup

d. Pengantar, rumusan masalah, rekomendasi, penutup

e. Pengantar, isi laporan, rekomendasi, evaluasi

20. Berikut yang tidak termasuk fungsi surat tugas adalah ...

a. Memberikan jaminan keamanan

23 | P a g e

b. Memberikan alamat

c. Menjamin kredibilitas perusahaan yang memberi tugas

d. Memberi jaminan makan secara cuma-Cuma

e. Menghindari terjadinya penipuan

21. Berikut tidak termasuk unsur-unsur dalam surat tugas adalah ...

a. Alamat yang dituju

b. Nama pemberi tugas

c. Nama yang diberi tugas

d. Tujuan penugasan

e. Alamat keluarga

22. Dalam melakukan perjalanan dinas melalui darat disarankan untuk membawa

peta. Fungsi dari peta antara lain ...

a. Menemukan tempat tujuan dengan mudah

b. Sebagai pelengkap dokumen

c. Untuk menghemat biaya

d. Mencari restoran yang murah

e. Memberikan prestise bagi si pembawa

23. 1. Nama perusahaan

2. Nomor telepon dan alamat

3. Nama pimpinan

4. Akomodasi yang diperlukan

5. Perkiraan tanggal akan meninggalkan hotel

Unsur di atas merupakan data pimpinan yang harus diserahkan sekretaris kepada

pihak...

a. Hotel

b. Sekretaris

c. Kantor pos

d. Kantor

e. Manajemen

24. Faktor yang mempengaruhi kerja sekretaris dan menentukan keberhasilannya

adalah ...

a. Kepribadian

b. Hubungan dengan pimpinan dibantu

c. Pengetahuan yang luas berkaitan dengan kesekretariatan

24 | P a g e

d. Praktik kerja

e. Semua benar

25. Biro perjalanan bertugas ...

a. Mengumpulkan segala keterangan

b. Memberitahukan tentang keberangkatan perjalanan

c. Mempersiapkan dokumen perjalanan

d. Mengatur perjalanan luar negeri

e. Mengatur keuangan

B. Isilah titik-titik dibawah ini dengan singkat dan jelas!

1. Visa yang dapat dipakai beberapa kali tanpa harus memperbarui adalah .....

2. Kartu yang dikeluarkan bank yang memberikan hak kepasa pembawa untuk

memperoleh barang/jasa dalam batas tertentu disebut ....

3. Kartu yang digunakan sebagai bukti bahwa seseorang terbebas dari penyakit

menular adalah .....

4. Pajak yang harus dibayarkan apabila seseorang akan bepergian ke luar negeri

disebut .....

5. Masa berlakunya paspor adalah ..... tahun

6. Urutan pembuatan laporan disebut .....

7. Tanda izin yang dicap pada lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara

disebut .....

8. Laporan yang melaporkan dari penilaian terhadap suatu hal atau dasar pengamatan

sekilas disebut laporan .....

9. Pihak yang berhak memperoleh lembar asli daftar perjalanan dinas pimpinan

adalah .....

10. Alat pembayaran yang digunakan untuk bepergian dan dapat diuangkan pada bank

yang mengeluarkan disebut .....

C. Jawablah pertanyaan berikut dengan jawaban yang benar!

1. Sebutkan syarat-syarat utnuk mendapatkan paspor!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

2. Sebut dan jelaskan macam-macam visa!

25 | P a g e

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

3. Sebut dan jelaskan macam-macam alat pembayaran yang dapat dipakai selama

mengadakan perjalanan bisnis!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

4. Sebutkan langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengatur

perjalanan bisnis!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

5. Sebutkan siapa saja yang menerima daftar perjalann bisnis pimpinan!

Jawab:

....................................................................................................................................

....................................................................................................................................

26 | P a g e

PASPOR : Tanda bukti kewarganegaraan/tanda izin untuk dapat mengunjungi negara lain,

serta memberi perlindungan kepada pemegangnya. Masa berlaku paspor 5 (lima) tahun dan

dapat diperbarui.

VISA : Bukti izin yang di stempel pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu

negara tertentu dalam waktu tertentu.

YELLOW CARD : Kartu yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk

dipergunakan oleh warga negara Indonesia yang akan bepergian ke luar negeri.

FISKAL : Hal-hal mengenai keuangan, terutama pendapatan dan pengeluaran pemerintah,

misalnya, berbagai pajakn dan uatang piutang.

SINGLE ENTRY : yaitu visa yang berlaku untuk sekali perjalanan masuk ke suatu negara

tertentu.

MULTIPLE ENTRY : yaitu visa yang dapat diapkai oleh seseorang untuk dapat masuk ke

negara lain beberapa kali tanpa mempebarui visa tersebut.

KARTU KREDIT : Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan/badan lain

yang memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang/jasa dalam batas nilai

tertentu menurut persyaratan yang ditentukan.

TRAVELLERS CHEQUE : alat pembayaran semacam cek yang diciptakan khusus untuk

orang yang bepergian dan dapat diuangkan pada bank yang mengeluarkan cek.

LETTER OF CREDIT : Surat ini dapat dikeluarkan oleh bank apabila seseorang

memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanannya di beberapa tempat.

GLOSARIUM

27 | P a g e

DAFTAR PUSTAKA

Atep adya Banata.1996.Bisnis dan Hukum Perdata Dagang. Bandung;Armico

Cut Rozanna,dkk.1999.Surat Menyurat dan Komunikasi.Bandung:angkasa

Juhana Wijaya.2001.Etika Komunikasi kelas 2 Perkantoran.Bandung:Armico

Slamet,dkk.1996.Surat Menyurat jilid 2.Surakarta:Setiaji

Sutrina.2007.Melakukan Negosiasi:Yudistira